4.

UNIDAD DE COMPRAS
Esta unidad es la responsable de gestionar todos los procesos de compra y
contrataciones de bienes, obras y servicios de conformidad con la normativa
contenida en la Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92 del Congreso de
la Repblica, Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS, Manual de Clasificacin Presupuestaria para el Sector
Pblico y el Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales -SICOIN
GL-.

Objetivo General
Verificar que el proceso de compra se lleve a cabo transparentemente y velar que
las adquisiciones se realicen en el rgimen al que apliquen segn el monto de la
compra.

Base Legal
La unidad de compras se rige por el Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del
Estado.

RGIMEN DE COMPRA DIRECTA

El proceso inicia con la realizacin de la solicitud/entrega de bienes por las
diferentes unidades de la Municipalidad para la adquisicin de bienes, materiales,
suministros y/o servicios necesarios para el funcionamiento de la institucin y el
proceso termina con la recepcin de facturas y pago de cheques a los
proveedores de la compra directa. Los bienes adquiridos por este rgimen no
deben sobrepasar un monto de Q90,000.00.

Objetivos
Los propsitos que se desean alcanzar en este Rgimen son los siguientes:

189

Contar con normas y procedimientos de compra claros, actualizados y

modernos, que den respuesta a la situacin real y garanticen tanto la
transparencia como los controles necesarios.

Realizar una contratacin que promueva condiciones ms ventajosas para la

Administracin y el inters pblico, la cual por su limitado volumen y
transcendencia econmica no amerita someterla a concurso pblico.

Requisitos
La documentacin bsica para la realizacin de la compra directa es la siguiente:

Formulario de solicitud/entrega de bienes

Constancia de Disponibilidad Presupuestaria

Solicitud de la compra aprobada por el Alcalde

Orden de compra

Facturas

Normas
Las reglas que deben tomarse en cuenta en el proceso de compra directa se
describen a continuacin:

Todas las transacciones deben permitir una competencia abierta entre

contratistas y proveedores, permitindose el libre concurso de los que estn
en capacidad de proveer lo solicitado y evitar la participacin de intermediarios;

Deber obtenerse en lo posible tres facturas pro-forma solicitadas a

proveedores que se dediquen en forma permanente al giro normal de las
obras, bienes o servicios que se solicitan y que estn legalmente establecidos;

No se podr hacer compras directas que sean mayores a Q90,000.00 a un

mismo proveedor, en un solo acto.

Solamente se podr hacer compras directas que estn bajo la responsabilidad

y autorizacin previa de la autoridad administrativa superior de la
Municipalidad, en este caso el Alcalde.
190

Debe cuidarse que los bienes o servicios a adquirir sean de la calidad deseable
para el fin al que estn destinados. Deber tomarse en cuenta el precio,
calidad, plazo de entrega y dems condiciones que favorezcan los intereses
del Municipio.

Es prohibido que se fraccione en cualquier forma la negociacin, con el objeto

de evadir la prctica de la cotizacin y licitacin y as realizarlo como compra
directa, ya que ser sancionado con una multa equivalente al dos punto cinco
por ciento (2.5%) del monto de la negociacin, segn lo establecido en el
Artculo 81 de la Ley de Contrataciones del Estado y el Artculo 55 del
Reglamento.

Se debe publicar en El Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del Estado

de Guatemala -GUATECOMPRAS- la informacin mnima de la compra
directa, que se establece en el Artculo 43 de la Ley de Contrataciones del
Estado. Cuando la compra directa sea menor de diez mil Quetzales
(Q10,000.00), no quedan obligados a cumplir con dicha publicacin en El
Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del Estado de Guatemala
-GUATECOMPRAS-.

191

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE COMPRA DIRECTA

No.
1

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Emisin de solicitud/entrega de bienes
Unidad
El interesado deber llenar el formulario de
Solicitante
solicitud/entrega de bienes.
Firmas de solicitud/entrega de bienes
El interesado firmar como solicitante, obtendr la firma
Unidad
de su jefe inmediato superior y la firma de autorizacin
Solicitante
de la administracin superior.
Entrega de solicitud a Unidad de Almacn
El solicitante trasladar al Encargado de Almacn la
Unidad
solicitud para que certifique la existencia o inexistencia
Solicitante
de lo solicitado.
Certificacin por parte de Almacn
Si no hay existencia de lo solicitado en el Almacn se
proceder a poner el sello correspondiente para Encargado de
certificar la inexistencia del producto, se devolver al
Almacn
interesado y continuar el proceso. De lo contrario Si lo
solicitado tiene existencia finalizar el proceso.
Recepcin de solicitud en Unidad de Compras
El Encargado de Compras recibe la solicitud/entrega de Encargado de
bienes que vendr sellada de Almacn
como
Compras
constancia de que lo solicitado no tiene existencia.
Entrega de solicitud a Unidad de Presupuesto
El Encargado de Compras trasladar la solicitud a la Encargado de
Unidad de Presupuesto, para efectos de codificacin
Compras
presupuestaria.
Emisin de Constancias de Disponibilidad
Presupuestaria y Financiera
Encargado
La Unidad de Presupuesto codificar, rubricar y sellar,
Unidad de
como seal de que existe disponibilidad en los renglones
Presupuesto
afectados.
Entrega
de
Constancia
de
Disponibilidad
Encargado
Presupuestaria
Unidad de
La Unidad de Presupuesto devolver la solicitud sellada
Presupuesto
a la Unidad de Compras.
Obtencin de proveedores
La Unidad de Compras proceder a obtener de los
proveedores que se indiquen, el giro comercial Encargado de
relacionado con los bienes, materiales y suministros o
Compras
servicios que se solicitan y seleccionar al proveedor
que cumpla con los requisitos.
192

No.

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicitud de autorizacin de Compra Directa
Si la compra a realizar es hasta por un monto de
Q90,000.00 se proceder a pedir la autorizacin previa
de la autoridad administrativa superior de la
Encargado de
10 Municipalidad, en este caso el Alcalde, para realizar la
Compras
compra directa. De lo contrario si el monto es mayor a
Q90,000.00 se finalizar el proceso ya que procedera
realizar la compra por el Rgimen de Cotizacin o
Licitacin segn sea el caso.
11

12

13

14

15

Realizacin de orden de compra firmada

Se formular la orden de compra segn lo solicitado.
Solicitud de firmas de Orden de Compra
La Orden de Compra se firmar y se obtendrn las
firmas as: Encargado de Presupuesto, Tesorero
Municipal y Alcalde Municipal.
Recepcin de orden de Compra en Unidad de
Presupuesto
Recibe del encargado de compras la orden de compra
con las firmas correspondientes.
Revisin del ordenamiento de pagos y asiento del
compromiso
La Unidad de Presupuesto procede a verificar las cuotas
de programacin financiera y luego al registro del
compromiso
presupuestario,
firmar
donde
corresponde.
Archivo de Orden de Compra
Al obtener la orden de compra ya firmada por parte de
Presupuesto, se desglosar la copia para el archivo
correspondiente y el original junto a las dems copias las
devolver al Encargado de Compras.

Solicitud de entrega al proveedor

Con la orden de compra original el Encargado de
16 Compras solicitar al proveedor ya determinado que
proceda a entregar al almacn municipal los bienes,
materiales o suministros en la misma requeridos.

Encargado de
Compras
Encargado de
Compras
Encargado
Unidad de
Presupuesto

Encargado
Unidad de
Presupuesto

Encargado
Unidad de
Presupuesto

Encargado de
Compras

193

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE COMPRA DIRECTA

No.

Actividad

Emisin de solicitud/entrega
de bienes

Firmas de Solicitud/entrega
de bienes

Entrega de solicitud a
Unidad de Almacn

Certificacin por parte

de Almacn

Encargado de Almacn
B

INICIO

Recepcin de solicitud en
Unidad de Compras
Entrega de solicitud a
Unidad de Presupuesto

Emisin de Constancias de
Disponibilidad
Presupuestaria
y Financiera

Encargado de Compras
C

NO
6
Existencias?

C
Se entrega lo
solicitado y
finaliza el proceso

Se procede a poner
el sello y se
devuelve al
interesado

Obtencin de proveedores

Solicitud de autorizacin
de compra directa

11

Realizacin de Orden de
Compra firmada

12

Solicitud de firmas de Orden

de Compra

13

Recepcin de orden de
compra en Unidad de
Presupuesto

14

Revisin del ordenamiento

de pagos y asiento del
compromiso

15

Archivo de Orden de Compra

16

Solicitud de entrega al
proveedor

D
5

Entrega de Constancia de
Disponibilidad
Presupuestaria

10

Encargado de Presupuesto
D

SI

Unidad Solicitante
A

13

10

14

SI

NO
Monto de cero
a Q90,000..00

15
Se pide
autorizacin para
realizar la compra
directa.

11

Finaliza el proceso
y verificar rgimen
de Licitacin o
Cotizacin

12

16

FIN

194

RGIMEN DE COMPRA POR COTIZACIN O LICITACIN PBLICA

En estos regmenes la cotizaciones y licitaciones son la regla general para la
adquisicin de bienes, suministros, obras y servicios que requiera la
Municipalidad; se realiza la divulgacin mediante una convocatoria pblica para
que se presenten propuestas libremente, en sobre cerrado mismo que es abierto
pblicamente, se elige de una forma adecuada la oferta ms conveniente y
favorable para los intereses de la entidad, mediante los criterios siguientes:
calidad, precio, tiempo, caractersticas y dems condiciones que se fijan en las
bases publicadas.

Objetivos
Las metas que se pretenden alcanzar en el procedimiento de Compra por
Cotizacin o Licitacin son las siguientes:

Asegurar la transparencia de las compras realizadas en la Municipalidad.

Verificar la oferta ms conveniente para la Institucin.

Comprobar los criterios necesarios para la adquisicin de bienes o servicios.

Llevar un control de las ofertas realizadas por los diversos proveedores.

Impedir que se realicen compras con bajos niveles de calidad.

Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en las compras por cotizacin o
licitacin es la siguiente:

Solicitud de Pedido

Orden de Compra

Formularios de Cotizacin o de Licitacin

Plicas

Certificacin de Disponibilidad Presupuestaria

Dictamen Tcnico

Constancia de Precalificacin
195

Constancia Especfica de la Obra

Cuadro Tabulador

Orden de pago

Normas
Las polticas principales que deben de tomarse en cuenta en el proceso de
Compra por Cotizacin o Licitacin son las siguientes:

De conformidad con el Artculo 42 de la Ley de Contrataciones del Estado y 17

del Reglamento, las disposiciones que rigen las licitaciones se aplicarn
supletoriamente en el rgimen de cotizaciones, en lo que fueren procedentes;
especialmente cuando el monto no exceda de novecientos mil quetzales
(Q900,000.00).

Previo a la solicitud de cotizaciones, deber contarse con el pedido suscrito

por el Jefe de la oficina que corresponda, justificar la necesidad de la compra
o contratacin de los bienes, suministros, obras o servicios, para lo cual debe
contarse con la descripcin y especificaciones de lo que se requiere, bases de
contratacin cuando proceda y en el caso de obras, tambin con estudios,
diseos, planos y referencias sobre el costo probable de las mismas, todo
aprobado por la autoridad administrativa superior de la dependencia
interesada, segn lo menciona el Artculo 15 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado.

Las ofertas y contratos que se presenten y/o suscriban, para el suministro de

bienes y servicios, en la contratacin de obras, deben contener el precio
unitario de cada uno de los renglones que lo integran, expresados en
quetzales, tanto en nmeros como en letras, cuando corresponda. (Artculo 6
de la mencionada Ley).

Corresponde la designacin de los integrantes de la Junta de Cotizacin o

Licitacin, segn sea el caso, as como a la aprobacin de la adjudicacin de
196

toda cotizacin o licitacin, a las autoridades que se especifican: a) Al Alcalde

Municipal cuando el monto no exceda de novecientos mil quetzales
(Q900,000.00); b) Al Concejo Municipal, cuando el valor total exceda de
novecientos mil quetzales (Q900,000.00), (Artculo 9 numeral 5 de la Ley).
Adems se debe tomar en cuenta lo determinado en el numeral seis del
Artculo nueve del referido cuerpo legal.

Las Juntas de Licitacin y/o Cotizacin, son el nico rgano competente para
recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio.

Obtener un mnimo de tres ofertas firmes, solicitadas a proveedores que se

dediquen en forma permanente a este giro comercial y estn legalmente
establecidos, mediante formulario de cotizacin o licitacin que debern ser
aprobados por la autoridad superior de la entidad contratante, antes de requerir
las ofertas.

197

PROCEDIMIENTO DE LA FASE PBLICA PARA LA REALIZACIN DE

COMPRAS POR COTIZACIN O LICITACIN PBLICA
No.

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Presentacin de Ofertas
Recibir directamente de los oferentes, en la direccin,
fecha y hora establecidas en las publicaciones, si se
Junta de
trata de licitaciones o en los requisitos de las
Cotizacin o
cotizaciones, cuando sea esta clase de convocatoria.
Licitacin
No se recibir ninguna oferta despus de 30 minutos
de la hora fijada.
Verificacin de Plicas
Junta de
Al recibir las plicas que contengan las ofertas, se debe
Cotizacin o
revisar que los sobres estn debidamente cerrados.
Licitacin
Identificar los sobres
Junta de
En el momento de recibir las plicas se le pondr al
Cotizacin o
sobre la fecha, hora de recibido y el respectivo nmero
Licitacin
de orden.
Apertura de Plicas
Junta de
Se abrirn las plicas en el orden en que stas fueron
Cotizacin
o
recibidas, dar lectura al valor total de cada oferta y a
Licitacin
su vez debe hacer mencin del nombre del oferente.
Verificacin de los documentos
Junta de
Se proceder a numerar, firmar y sellar la
Cotizacin o
documentacin de cada oferta, a la que se adjuntar el
Licitacin
sobre en la que fue recibida.
Acta de Apertura de Plicas
Se levantar el acta correspondiente, en la cual se
Junta de
dejar constancia de las actuaciones, har nfasis en
Cotizacin o
detallar el nombre de los oferentes y el precio total de
Licitacin
cada oferta. Si se trata de ofertas que correspondan a
construccin de obras se prosigue con el siguiente
paso de lo contrario finaliza el proceso.
Integracin del Precio Oficial
Cuando se trate de la construccin de obras se
Junta de
proceder a la integracin del precio oficial, de
Cotizacin o
conformidad con lo establecido en el Artculo 29 de la
Licitacin
Ley de Contrataciones del Estado. De esta actuacin,
tambin se dejar constancia en el Acta ya referida.

198

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LA FASE PBLICA PARA LA REALIZACIN DE COMPRAS

POR COTIZACIN O LICITACIN PBLICA

No.

Actividad

Junta de Cotizacin o Licitacin

INICIO

Presentacin de Ofertas

Verificacin de Plicas

Identificar los sobres

Apertura de Plicas

Verificacin de los documentos

Acta de Apertura de Plicas

Integracin del Precio Oficial

SI

Ofertas de obras
de construccin

NO

Finaliza el proceso

FIN

199

PROCEDIMIENTO DE LA FASE PRIVADA PARA LA REALIZACION DE

COMPRAS POR COTIZACIN O LICITACIN PBLICA
No.
1

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

ACTIVIDAD
Expedientes de las Ofertas
Realizar el examen y revisin de los expedientes
que conforma cada una de las ofertas presentadas,
para el efecto, observar:
Disponibilidades Presupuestarias
Solicitar la certificacin de la disponibilidad
presupuestaria del caso (Artculo 3 de la Ley).
Dictmenes
Tener a la vista y adjuntar al expediente respectivo,
el dictamen tcnico (Artculo 6 del Reglamento y 21
de la Ley).
Pedidos y Requisitos
Establecer el cumplimiento de los Artculos 15 y 16
del Reglamento que indica que previo a la solicitud
deber contarse con el pedido junto con los
requisitos que desea y deber adjuntar copia del
documento al expediente.
Publicaciones
Obtener las publicaciones originales hechas en el
diario oficial y el de mayor circulacin. Artculo 23 de
la Ley y 8 de su Reglamento.
Expediente
Una vez obtenida las publicaciones se proceder a
conformar el expediente de la Junta.
Formulario de Cotizacin
Comprobar el cumplimiento de lo establecido en la
Ley especficamente en los Artculos 39
Procedimientos de Cotizacin y 40 Aprobacin de
Formulario y de Documentos. En lo que se refiere al
Artculo 39, establecer por medio de la Patente de
Comercio, el giro comercial de cada uno de los
oferentes y en cuanto al Artculo 40 obtener copias
de la resolucin modificada respectiva.
Prevalencia de documentos
En caso de discrepancia en los documentos de
cotizacin o licitacin, segn sea el caso, se debe
tomar en cuenta los lineamientos establecidos en el
Artculo 5 del Reglamento.

RESPONSABLE
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Junta de
Cotizacin o
Licitacin

200

No.

1.8

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

ACTIVIDAD
Verificar Cumplimiento de Requisitos
Establecer el cumplimiento de lo que menciona el
Reglamento en los Artculos 15 que hace referencia
a los pedidos y 16 que se refiere a los requisitos de
cotizacin y adjuntar copia del documento al
expediente.
Comprobacin de cumplimiento de normas
legales
Proceder a formular una tabulacin con la
informacin que se haya especificado en las bases
de licitacin o convocatoria de cotizacin, las ofertas
se colocarn, en el orden en que stas fueron
recibidas, se inicia con el nombre comercial o
personal de los oferentes y a continuacin en forma
horizontal, cada uno de los requisitos exigidos.
Documentacin
Para llevar a cabo la Cotizacin o Licitacin debern
elaborarse segn sea el caso, los documentos
siguientes: bases de licitacin o cotizacin,
especificaciones
generales,
especificaciones
tcnicas, disposiciones especiales y planos de
construccin cuando se trate de obras. (Artculo 18
de la Ley).
Bases de Licitacin
Verificar el contenido mnimo de las bases de
licitacin representado en requisitos segn el
Artculo 19 de la Ley.
Plicas
Revisar que contengan como mnimo lo establecido
en el Artculo 9 del Reglamento que detalla el
Contenido de las plicas.
Precios
Se calcular en definitiva el costo total oficial
estimado que servir de base para fijar la franja de
fluctuacin. (Artculo 29 de la Ley; solo cuando se
trata de obras).
Precalificados de Obras y de Consultores
Verificar la documentacin relacionada con la
constancia de precalificacin que es totalmente
diferente a la constancia especfica de la obra.
(Artculos 71 y 72 de la Ley).

RESPONSABLE
Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Junta de
Cotizacin o
Licitacin

201

No.

2.6

2.7

2.8

2.9

ACTIVIDAD
Verificacin de Acreedores
Cuando se trate de proveedores de bienes
materiales y suministros debe observarse lo
establecido por el Artculo 73 de la Ley, Artculo 54
del Reglamento y sus modificaciones.
Oferente nico
Si se presentare nicamente un oferente, a este se
podr adjudicar la misma, siempre que a juicio de la
Junta sea conveniente como lo establece el Artculo
31 de la Ley.
Una Oferta por Persona
La Junta verificar que solo se reciba una sola oferta
por participante. (Artculo 25 de la Ley).
Declaracin Jurada
Comprobar que los oferentes han cumplido con
presentar la declaracin jurada que indica el Artculo
26 y que hace referencia el Artculo 80 de la Ley.

RESPONSABLE
Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Tabulacin de precios e informacin adicional

Desarrollar la actividad de gabinete que consistir
en formular una tabulacin que ser firmada por los
integrantes de la misma y tendr la siguiente
informacin:
Nombre individual o empresa comercial que
present la oferta, se pondrn en el orden en que
fueron presentadas y recibidas las ofertas.
Descripcin de todos los renglones que integran
los bienes u obra, razn de la licitacin o
convocatoria de cotizacin.
Precios unitarios y totales.
Tiempo oficial de entrega.
Tiempo de entrega
En caso de obra, aplicacin de la franja de
fluctuacin y fijacin de lmite inferior y superior.
Artculo 29.

Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Bases de licitacin o cotizacin

Formular un cuadro tabular que le permita detallar
todos los requisitos establecidos en las bases, as
como de aspectos tcnicos contenidos en las
mismas. (Artculos 18, 19 y 20 de la Ley).

Junta de
Cotizacin o
Licitacin

202

No.

10

11

ACTIVIDAD
Comparacin de cumplimiento de requisitos
legales, financieros y tcnicos
Elaborar una tabulacin que le permita hacer una
comparacin de las ofertas, en cuanto a aspectos
legales, financieros y tcnicos.
Adjudicacin
Una vez efectuado y finalizado el anlisis pertinente
sobre las ofertas presentadas, por medio de los
cuadros conformados, segn se detall en los
numerales anteriores, proceder a la adjudicacin
del negocio, se tomar en consideracin lo
establecido en los Artculos 10, 11, 16, 28 y 33 de la
Ley, y 12 del Reglamento.
Acta de Adjudicacin
Una vez hecha la adjudicacin, se proceder a
fraccionar el Acta respectiva.
Notificacin de la Adjudicacin
Dictaminada la resolucin razonada, la Junta deber
hacer la respectiva notificacin a cada uno de los
oferentes, segn lo establece el Artculo 35 de la Ley
de Contrataciones del Estado.
Resolucin de Adjudicacin
Se deber realizar en un plazo de dos das y
conforme lo establece el Artculo 36 de la Ley
Aprobacin de la Adjudicacin, debe emitir la
resolucin respectiva.
Envi de Expediente
Una vez emitida la resolucin se remitir el
expediente a la autoridad superior correspondiente,
para su aprobacin.
Resolucin de Aprobacin
Recibe el expediente con la resolucin emitida por la
Junta, proceder a su estudio y anlisis, dentro del
plazo de cinco das emitir la resolucin de
aprobacin, conforme lo establecido en el Artculo 36
de la Ley.

RESPONSABLE
Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin

Alcalde Municipal

203

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LA FASE PRIVADA PARA LA REALIZACIN DE COMPRAS

POR COTIZACIN O LICITACIN PBLICA (1 / 2)
No.

Actividad

Junta de Cotizacin o Licitacin

A

Alcalde Municipal
B

INICIO

Expedientes de las Ofertas

1.1

Disponibilidades Presupuestarias

1.2

Dictmenes

1.3

Pedidos y Requisitos

1.4

Publicaciones

1.5

Expediente

1.6

Formulario de Cotizacin

1.7

Prevalencia de documentos

1.8

Verificar Cumplimiento de
Requisitos

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

P. 2/2

204

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LA FASE PRIVADA PARA LA REALIZACIN DE COMPRAS POR
COTIZACIN O LICITACIN PBLICA (2 / 2)
No.

Actividad

Comprobacin de cumplimiento de
normas legales

2.1

Documentacin

2.2

Bases de Licitacin

2.3

Plicas

2.4

Precios

2.5

Precalificados de Obras y de
Consultores

2.6

Verificacin de Acreedores

2.7

Oferente nico

2.8

Una Oferta por Persona

2.9

Declaracin Jurada

Tabulacin de precios e informacin

adicional

Junta de Cotizacin o
Licitacin
A

Alcalde M unicipal
B

P. 1/2

2.1

2.3

2.4

Bases de Licitacin o Cotizacin

2.5

Comparacin de cumplimiento de
requisitos, legales, financieros y
tcnicos

2.6

Adjudicacin
Acta de Adjudicacin

Notificacin de la Adjudicacin

Resolucin de Adjudicacin

10

Envi de Expediente

11

Resolucin de Aprobacin

FIN

2.2

11

2.7

2.8

2.9

10

205

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE COMPRAS POR

COTIZACIN Y LICITACIN PBLICA
No.
1

10

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicitud de Servicio
Persona Solicitante
Llena el pedido, y solicita el bien o servicio.
Visto Bueno
Si est de acuerdo autoriza el pedido, firma para
Jefe Inmediato
dar su aprobacin y contina el proceso. De lo
contrario regresa el pedido al solicitante, Paso 1.
Verificacin de Existencia
Encargado de
El encargado de Almacn debe comprobar la
Almacn
existencia o inexistencia de lo solicitado.
Decisin del proceso
Debe analizar lo siguiente: si hay en existencia,
Encargado de
proporciona el bien solicitado, se registra el egreso
Almacn
en el libro de almacn y finaliza el proceso. Si no
hay en existencia, lo har saber para su compra y
contina con el siguiente paso.
Disponibilidad Presupuestaria
Verifica si existe rengln presupuestario con saldo
Encargado de
disponible, caso contrario tramitar la transferencia
Presupuesto
de renglones que correspondan.
Evaluacin de la Compra
Si estima que la compra necesita cotizacin o
Encargado de
licitacin pblica, solicitar al Alcalde, autorizacin
Compras
para el evento.
Autorizacin de Compra
Autoriza la negociacin, y ordena la elaboracin de
Alcalde Municipal
las bases de cotizacin o licitacin, estudios,
planos, etc.
Aprobacin de Bases
Aprueba las bases de cotizacin o licitacin, y
Alcalde Municipal
emite la resolucin correspondiente.
Llena Formularios
Encargado de
Llena en triplicado los formularios de cotizacin o
Compras
licitacin y los enva a los oferentes o participantes.
Publicacin de la Cotizacin o Licitacin
Redacta el anuncio y pide su publicacin en el
Diario Oficial y otro de mayor circulacin, con las Secretario Municipal
fechas en que debe publicarse y con la informacin
necesaria.

206

No.
11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

ACTIVIDAD
Entrega de la Oferta
Recibe la cotizacin, y llena los datos solicitados
adems entrega su oferta en el da y hora indicada.
Recibe las Bases
Recoge las bases de licitacin y dems papelera
que debe pagar por ella o reponer el material
empleado, siempre que acredite estar inscrito en el
registro de precalificados respectivo.
Preparacin de Oferta
El licitante despus de obtener las bases arregla
sus documentos para presentarlos el da y la hora
indicada en la publicacin.
Recepcin de Plicas
Se rene el da y hora sealados para efectuar el
proceso de recepciones y apertura de ofertas, el
cual debe conceder media hora de espera a los
participantes.
Apertura de Plicas
Despus de recibida las ofertas se procede a abrir
las plicas.
Fraccionamiento de Acta
Luego de la apertura de plicas se procede a
levantar el Acta correspondiente
Revisin de la Documentacin
Se examinan y califican las ofertas, se adjudica la
que convenga con los intereses municipales y
realiza el Acta correspondiente.
Eleccin de la Oferta
Una vez decidida la oferta ms conveniente se
enva al Alcalde Municipal para su aprobacin
respectiva.
Notificacin
Se procede a comunicar a los oferentes lo resuelto.
Aprobacin de Expediente
Recibe el expediente completo, para su
aprobacin, al mismo tiempo debe emitir la
resolucin correspondiente y continua con el
siguiente paso, de no aprobarla se regresa al paso
17 y se devolver el expediente a la Junta con las
objeciones del caso.

RESPONSABLE
Proveedor

Licitante

Licitante

Junta de Licitacin o
Cotizacin
Junta de Licitacin o
Cotizacin
Junta de Licitacin o
Cotizacin
Junta de Licitacin o
Cotizacin

Junta de Licitacin o
Cotizacin
Junta de Licitacin o
Cotizacin

Alcalde Municipal

207

No.
21

22

23

24

25

26

27
28

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Discusin de las Adjudicaciones
Elabora proyecto de contrato y cita al adjudicatario Secretario Municipal
para discutir su contenido.
Elaboracin de Contrato
Elabora el contrato respectivo, el cual debe cumplir Secretario Municipal
con el procedimiento legal.
Aprobacin de Contrato
Aprueba el contrato, hacindolo constar en punto Concejo Municipal
de Acta de la sesin correspondiente.
Verificacin de Requisitos
Solicita al contratista todas las fianzas y requisitos Secretario Municipal
que exige la Ley y su Reglamento.
Compromiso
Encargado de
Registra el compromiso para el pago de la
Presupuesto
adjudicacin.
Orden de Pago
Llena la orden de pago ya sea para bienes o
Encargado de
servicios o para pagar el anticipo cuando se trate
Compras
de obras o proyectos por contrato.
Autoriza Orden de Pago
Firma la orden de pago, con el cual brinda su
autorizacin.
Solicita Comprobantes de Pago
Si se trata de bienes pide al proveedor la entrega
de los mismos la factura correspondiente. Si se
tratar de anticipo de obras, pedir la factura de
mrito, y el expediente completo que lo respalde. Si
se tratar de pago de estimaciones, pedir la
factura correspondiente, la certificacin del acta de
avance fsico fraccionada por la Oficina Municipal
de Planificacin y el reporte de renglones de trabajo
ejecutados. Si se tratar del ltimo pago, pedir la
certificacin de las actas de recepcin, liquidacin
y las fianzas correspondientes. Si se tratar de
estudios tcnicos, entregar tres juegos completos
del
mismo,
juntamente
con
la
factura
correspondiente.

Alcalde Municipal

Encargado de
Compras

208

No.

29

30

31

32

33
34

ACTIVIDAD
Entrega de los Bienes
Entrega el bien al Encargado de Almacn,
acompaado de la factura. Si se tratar de anticipo
de obras, entregar la factura de mrito y un cuadro
que revele la inversin del anticipo. Si se tratar de
pago de estimaciones, entregar la factura
correspondiente y el reporte de renglones de
trabajo ejecutados. Si se trata del ltimo pago,
entregar la factura.
Recepcin de Bienes
Recibe el bien, lo ingresa y extiende la constancia
de ingreso a almacn y a inventario.
Recepcin de Documentacin
Recibe toda la documentacin, la revisa y
contabiliza el gasto.
Autorizacin de Orden de Pago
Firma la orden de pago, emite el cheque con las
firmas correspondientes y lo entrega al contratista.
Recibe el pago de acuerdo a la compra
Recibe el cheque, el cual firma de conformidad con
la orden de compra y el Boucher.
Recepcin de Bienes
Recibe los bienes solicitados.

RESPONSABLE

Proveedor

Encargado de
Almacn
Encargado de
Tesorera
Encargado de
Tesorera
Proveedor
Unidad Solicitante

209

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR COTIZACIN Y LICITACIN PBLICA (1 / 2)

No.

Actividad

Solicitud de Servicio

Visto Bueno

Verificacin de Existencia

Decisin del proceso

Disponibilidad Presupuestaria

Evaluacin de la Compra

Autorizacin de Compra

Persona Solicitante
A

Jefe Inmediato
B

Aprobacin de Bases

Llena Formularios

10

Publicacin de la Cotizacin o
Licitacin

11

Entrega de la Oferta

Encargado de
Presupuesto
D

INCIO

Encargado de Almacn
C

Encargado de
Compras
E

P. 2/2

20

G
B

SI

Esta de
acuerdo?

NO
4
25

Autoriza el pedido
y firma para
aprobacin

Alcalde Municipal
F

1
NO

SI
Existencias?

34

FIN

Se har saber pa ra
su compra y
continua con el
siguiente pa so

Se entrega lo
solicitado y finaliza
el proceso.

D
12

Recibe las Bases

13

Preparacin de Oferta

14

Recepcin de Plicas

E
5

26
15

Apertura de Plicas

16

Fraccionamiento de Acta

17

Revisin de la Documentacin

18

Eleccin de la Oferta

19

Notificacin

20

Aprobacin de Expediente

21

Discusin de las
Adjudicaciones

22

Elaboracin de Contrato

23

Aprobacin de Contrato

24

Verificacin de Requisitos

27
F

30
E

F
L

28

25

Compromiso

26

Orden de Pago

27

Autoriza Orden de Pago

28

Solicita Comprobantes de
Pago

29

Entrega de Bienes

30

Recepcin de Bienes

31

Recepcin de Documentacin

32

Autorizacin de Orden de
Pago

33

Recibe el pago de acuerdo a

la compra

34

Recepcin de Bienes

210

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS POR COTIZACIN Y LICITACIN PBLICA (2 / 2)
No.

Actividad

Solicitud de Servicio

Visto Bueno

Verificacin de Existencia

Decisin del proceso

Secretario
Municipal
G

P.

Disponibilidad

1/2

Proveedor
H

Evaluacin de la Compra

Autorizacin de Compra

Aprobacin de Bases

Junta de Licitacin o
Cotizacin
J

10

11

12

Llena Formularios

Publicacin de la Cotizacin o
Licitacin

11

Entrega de la Oferta

12

Recibe las Bases

13

Preparacin de Oferta

14

Recepcin de Plicas

15

Apertura de Plicas

15
23

13

16

32

17

Encargado de Tesorera
L

31

10

Concejo Municipal
K

14

Presupuestaria

Licitante
I

21

29

22

18

19

16

Fraccionamiento de Acta

17

Revisin de la Documentacin

18

Eleccin de la Oferta

19

Notificacin

20

Aprobacin de Expediente

21

Discusin de las
Adjudicaciones

22

Elaboracin de Contrato

23

Aprobacin de Contrato

24

Verificacin de Requisitos

25

Compromiso

26

Orden de Pago

27

Autoriza Orden de Pago

28

Solicita Comprobantes de
Pago

29

Entrega de Bienes

30

Recepcin de Bienes

31

Recepcin de Documentacin

32

Autorizacin de Orden de
Pago

33

Recibe el pago de acuerdo a

la compra

34

Recepcin de Bienes

33

24

A
D

211

5. UNIDAD DE ALMACN
Esta Unidad se encarga de controlar y resguardar los materiales, tiles de
escritorio, equipo, mobiliario y otros bienes de consumo que por su naturaleza
requieren de un espacio fsico adecuado para su conservacin. El almacn
municipal debe contar con un encargado llamado guardalmacn, quien ser el
responsable de la custodia y control de los materiales y suministros que posea la
entidad.

Objetivo General
Velar porque los suministros y materiales de construccin sean controlados y
resguardados correctamente y que se clasifiquen segn su naturaleza.

5.1 ALMACN DE SUMINISTROS

Contiene todos aquellos recursos adquiridos por la Municipalidad de San Miguel
Petapa para proveer a las dems unidades, con el propsito de contribuir al
funcionamiento eficiente de las mismas.

RECEPCIN Y REGISTRO DEL INGRESO DE SUMINISTROS

Este proceso inicia cuando la empresa adjudicada enva al almacn, los artculos
solicitados en el Plan Anual de Compras realizado por las diferentes unidades de
la Municipalidad de San Miguel Petapa, con el fin de abastecerse de recursos
necesarios para desempear sus labores eficientemente. El Encargado del
Almacn debe verificar, registrar, controlar y acondicionar los recursos para evitar
que los suministros adquiridos por la Municipalidad se desperdicien.

Objetivos
Las metas que se pretenden alcanzar en el proceso de recepcin y registro del
ingreso de suministros son las siguientes:

212

Verificar que la recepcin de suministros se realice contra factura

proporcionada por el proveedor.

Asegurar la integridad de los suministros resguardados.

Ordenar los suministros de acuerdo a su naturaleza.

Verificar que los recursos que se ingresen al almacn sean registrados

correctamente.

Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse para llevar a cabo este proceso es
la siguiente:

Constancia de recepcin de suministros recibidos del proveedor

Tarjetas Kardex

Reporte de existencias

Formulario de requerimiento de suministros

Constancia de solicitud y entrega de bienes

Normas
Las normas bsicas que deben cumplirse al realizar este procedimiento son las
siguientes:

Se deben recibir los suministros contra factura proporcionada por el proveedor.

Emisin de constancia de recepcin de bienes recibidos del proveedor, la cual

deber ser sellada de recibido y firmada por el Encargado de Almacn y el
representante del proveedor.

Registrar los ingresos al almacn en tarjeta kardex la cual debe estar

autorizada por la Contralora de General Cuentas -CGC-.

213

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION Y REGISTRO DEL INGRESO DE

SUMINISTROS
No.
1

ACTIVIDAD
Orden de compra
Traslada al Encargado de Almacn copia de la orden de
compra, con informacin sobre la cantidad, calidad y
dems caractersticas de los suministros.
Recepcin de orden de compra
Recibe y revisa firmas y sellos de aprobacin de la orden
de compra.
Archivo de orden de compra
Las rdenes de compra proceden a archivarse como
pendientes de recepcin.
Entrega de suministros
Sern entregados en el Almacn de suministros contra
factura, envi y documentos relacionados.
Recepcin de suministros
Recibe y revisa lo adquirido del proveedor de acuerdo a
las caractersticas de la factura en la cual se compara
que la informacin escrita coincida entre s.
Entrada de suministros al Almacn
Ingreso fsico al Almacn de los suministros comprados,
los cuales deben ser clasificados segn su naturaleza.

Realizacin de constancia de recepcin

Emite constancia de recepcin de bienes recibidos del
7
proveedor, debe tomar como base la informacin de la
factura, nota de envi u orden de compra.
Sello y firma de constancia de recepcin
Deber ser sellada de recibido y firmada por el
8
Encargado de Almacn y el representante del
proveedor.
Constancia
El original de la constancia ser para el proveedor y
9
deber adjuntarse a la factura. Adjuntar una copia para
la Unidad de Compras para realizar el trmite respectivo.
Aviso de suministros ingresados
10 Se dar aviso a la Unidad de Compras de que los
suministros ya han ingresado a la Unidad de Almacn.

RESPONSABLE
Unidad de
Compras
Encargado de
Almacn
Encargado de
Almacn
Proveedor

Encargado de
Almacn

Encargado de
Almacn

Encargado de
Almacn

Encargado de
Almacn

Encargado de
Almacn
Encargado de
Almacn

214

No.

11

12

13

14

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Envo de copia de constancia
Trasladar a la Unidad de Tesorera una copia de la
Encargado de
constancia de recepcin de suministros para hacer
Almacn
efectivo el pago y guardar otra copia en el archivo de la
Unidad de Almacn.
Registro de ingresos
Incluir los ingresos en tarjeta kardex para el control de Encargado de
ingresos y egresos de almacn autorizada por la
Almacn
Contralora General de Cuentas en hoja electrnica.
Realizacin de reporte
Elaborar mensualmente el reporte que detalle las Encargado de
existencias del almacn debidamente valorizado y
Almacn
totalizado.
Copias de Constancias
Se adjuntar a dicho reporte las copias de las Encargado de
constancias de ingreso al almacn y solicitud y entrega
Almacn
de suministros.

215

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN Y REGISTRO DEL INGRESO DE SUMINISTROS

No.

ACTIVIDAD

Unidad de Compras
A

INICIO
1

Orden de compra

Recepcin orden de compra

Archivo de orden de compra

Entrega de suministros

Recepcin de suministros

Entrada de suministros al
Almacn

Realizacin de constancia de
recepcin

Sello y firma de constancia

de recepcin

Constancia

10

Aviso de suministros
ingresados

11

Envo de copia de constancia

12

Registro de ingresos

13

Realizacin de reporte

14

Copias de constancias

Encargado de Almacn
B

Proveedores
C

10

11

12

13

14

FIN

216

EGRESO Y REGISTRO DE SUMINISTROS

El proceso inicia cuando las diferentes unidades de la Municipalidad de San
Miguel Petapa necesitan suministros para su correcto funcionamiento, debe de
llenar el formulario de requisicin para poder solicitar los recursos y si hubiera en
existencia se har efectiva la entrega por parte del encargado de Almacn. De lo
contrario deber rechazar la solicitud y devolver a la unidad solicitante para que
dicha solicitud sea trasladada a la Unidad de Compras para realizar el trmite
correspondiente.
Objetivos
Las metas que se pretenden alcanzar en el proceso de egreso y registro de
suministros son las siguientes:

Proveer a las unidades de la Municipalidad de suministros para el

funcionamiento adecuado de las mismas.

Llevar un adecuado registro de los suministros que se entregan a las unidades

solicitantes.

Impedir que personas no autorizadas retiren suministros.

Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el proceso de egreso y registro
de suministros es la siguiente:

Tarjetas Kardex

Formulario de requerimiento de suministros

Constancia de solicitud y entrega de bienes

217

Normas
Las normas bsicas que deben cumplirse al realizar este procedimiento son las
siguientes:

Se deben solicitar materiales por medio del formulario de requerimiento de

suministros.

Registrar los ingresos y egresos del almacn en tarjeta kardex la cual debe
estar autorizada por la Contralora General de Cuentas CGC-.

Por los suministros que no hay en existencia en el almacn se sellar la

solicitud con la leyenda "No hay en existencia" y se entregar a la unidad
solicitante para ser trasladada a la Unidad de Compras.

PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO Y REGISTRO DE SUMINISTROS

No.
1

ACTIVIDAD
Requerimiento de suministros
Para que las diferentes dependencias municipales
puedan solicitar suministros al almacn, debern
hacerlo por medio del formulario de requerimiento.
Revisin de existencia de suministros
Verificar la existencia de los suministros solicitados
por las diferentes dependencias municipales. Si hay
existencias continuar con la entrega, paso No. 5 de
lo contrario se procede con el paso No. 3 y 4.
Solicitud sellada
Por los suministros que no hay en existencia en el
almacn se sellar la solicitud con la leyenda "No hay
en existencia".
Entrega de solicitud
Despus de sellar la solicitud se entregar a la
Unidad Solicitante para ser trasladada a la Unidad de
Compras y finaliza el proceso.
Entrega de suministros
Se entregan los suministros que le sean requeridos,
con base al formulario de requerimiento, el cual debe
contener los que estn en existencia.

RESPONSABLE
Encargado de la
Unidad Solicitante

Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares
218

No.

ACTIVIDAD
Comprobacin de recibido
Firma y sella la requisicin cuando le sean
entregados los suministros, como comprobante de
haber recibido lo solicitado por la Unidad de
Almacn.
Resguardo de documentos
Archivar adecuadamente los formularios de
requerimientos de suministros cuando fsicamente
se realiz la entrega.
Registro de egresos
Incluir los egresos en tarjeta kardex para control de
ingresos y egresos de almacn, autorizada por la
Contralora General de Cuentas, que deber
realizarse de manera electrnica.

RESPONSABLE
Encargado de la
Unidad Solicitante

Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares

219

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO Y REGISTRO DE SUMINISTROS

No.

Actividad

Requerimiento de
suministros

Revisin de existencia
de suministros

Solicitud sellada

Entrega de solicitud

Entrega de suministros

Comprobacin de recibido

Resguardo de documentos

Registro de egresos

Encargado de la
Unidad Solicitante
A

Encargado de Almacn y/o Auxiliares

B

INICIO

NO

SI
Existencias?

B
A

FIN

220

5.2 ALMACN DE MATERIALES

Este almacn contiene todos aquellos materiales que son adquiridos por la
Municipalidad a travs de juntas de licitacin y cotizacin que sern utilizados para
realizar obras de infraestructura para beneficio de la comunidad de San Miguel
Petapa.

Para que el almacn cumpla eficientemente con sus objetivos debe establecer y
aplicar sistemas, procedimientos de ingreso, abastecimiento, almacenaje,
cuidado, despacho, control y saldo de los materiales adquiridos.

RECEPCIN Y REGISTRO DE MATERIALES DE CONSTRUCCIN

El proceso de recepcin y registro de los materiales inicia cuando la empresa
adjudicada enva al almacn, los materiales solicitados por parte de la
Municipalidad para elaborar obras de infraestructura de beneficio comunitario. El
Encargado del Almacn debe verificar, registrar, controlar y acondicionar los
recursos para el correcto funcionamiento de la Unidad.

Objetivos
Las metas que se pretenden alcanzar en el proceso de recepcin y registro de
materiales de construccin son las siguientes:

Verificar que los materiales se reciban y registren adecuadamente.

Asegurar la integridad de los materiales resguardados.

Almacenar los materiales de acuerdo a su naturaleza.

Llevar un control de las existencias o inexistencias de los materiales de

construccin.

221

Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en este proceso es la siguiente:

Constancia de recepcin de materiales de construccin recibidos del

proveedor

Tarjetas Kardex

Reporte de existencias

Normas
Las normas bsicas que deben cumplirse al realizar este procedimiento son las
siguientes:

El proveedor debe entregar al Almacn Municipal materiales de construccin

en buen estado segn la factura, nota de envi u otro.

Clasificar los materiales segn su naturaleza.

Emitir constancias de recepcin de materiales.

Archivar y trasladar las constancias de recepcin de materiales.

Realizar el registro de los materiales de construccin en tarjetas kardex.

Elaboracin de reporte de existencia de materiales de construccin.

Solo se reciben los materiales que estn de acuerdo con la factura.

222

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION Y REGISTRO DEL INGRESO DE

MATERIALES DE CONSTRUCCIN
No.
1

ACTIVIDAD
Orden de Compra
Traslada al Encargado del Almacn copia de la orden de
compra, con informacin sobre la cantidad, calidad y
dems caractersticas de los materiales de construccin.
Recepcin de Orden de Compra
La orden de compra enviada por la Unidad de Compras
deber ser recibida para realizar el proceso de revisin.
Revisin de Orden de Compra
Verifica las firmas y sellos de aprobacin de la orden de
compra enviada por la Unidad de Compras.
Archivo de la Orden de Compra
Agrupar y clasificar las rdenes de compra pendientes
de recepcin.
Entrega de materiales
Los materiales sern entregados en el Almacn
Municipal contra factura, nota de envi y documentos
relacionados.
Revisar Materiales de Construccin
Verificar las caractersticas de los materiales descritos
en facturas, notas de envi y documentos relacionados
de los materiales de construccin.
Ingreso al Almacn
Los materiales de construccin comprados y revisados
previamente deben ser ingresados fsicamente a las
instalaciones del Almacn.
Clasificacin segn su Naturaleza
Los materiales de construccin ingresados a las
instalaciones del Almacn deben ser resguardados,
agrupados y clasificados de acuerdo a
sus
caractersticas.
Emisin de constancia de recepcin
Se emitir una constancia de recepcin de bienes, de los
materiales enviados por el proveedor, y se debe tomar
como base la informacin de la factura, nota de envi u
orden de compra.

RESPONSABLE
Unidad de
Compras
Encargado de
Almacn y/o
auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
auxiliares
Proveedor

Encargado de
Almacn y/o
auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
auxiliares

Encargado de
Almacn y/o
auxiliares

223

No.

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Sellar la constancia de recepcin
Encargado de
Deber ser sellada de recibido y firmada por el
10
Almacn y/o
Encargado de Almacn y el representante del
auxiliares
proveedor.
Entrega de Comprobante
Encargado de
11 El original de la constancia de recepcin de bienes ser
Almacn y/o
para el proveedor y deber adjuntarse a la factura.
auxiliares
Notificacin de recepcin de materiales
Se dar aviso de que los materiales ya han ingresado al
12 Almacn por medio de una copia de la constancia de
recepcin de materiales, que deber ser trasladada a la
Unidad de Compras para realizar el trmite respectivo.

Encargado de
Almacn y/o
auxiliares

Archivar las Constancias de Recepcin

13 Guardar copia de las constancias de recepcin de
bienes en el archivo de la Unidad de Almacn

Encargado de
Almacn y/o
auxiliares

Registro de ingresos en tarjeta kardex

Para controlar adecuadamente la existencia de
materiales de construccin, se deben realizar registros
14
de los ingresos en tarjetas kardex autorizada por la
Contralora General de Cuentas, el cual deber
realizarse en hoja electrnica.

Encargado de
Almacn y/o
auxiliares

Elaboracin de reporte
Elaborar mensualmente el reporte que detalle las
15 existencias del almacn debidamente valorizado y
totalizado, se adjuntar copias de las constancias de
ingreso al Almacn, solicitud y entrega de materiales.

Encargado de
Almacn y/o
auxiliares

224

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN Y REGISTRO DEL INGRESO DE

MATERIALES DE CONSTRUCCIN

No.

Actividad

Orden de Compra

Recepcin de Orden
de Compra

Revisin de Orden de
Compra

Archivo de la Orden de
Compra

Entrega de materiales

Revisar Materiales de
Construccin

Ingreso al Almacn

Clasificacin Segn su
Naturaleza

Emisin de constancia
de recepcin

10

Sellar la constancia de
recepcin

11

Entrega de
Comprobante

12

Notificacin de
recepcin de
materiales

13

Archivar las
constancias de
recepcin

14

Registro de ingresos
en tarjeta kardex

15

Elaboracin de reporte

Unidad de
Compras
A

Encargado de
Almacn/Auxiliares
B

Proveedor
C

INICIO

B
3

10

11

12

13

14

15

Fin

225

EGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES DE CONSTRUCCIN

El proceso inicia cuando las unidades de la Municipalidad de San Miguel Petapa
encargadas de realizar obras necesitan materiales de construccin, deben llenar
el formulario de requisicin para poder solicitar los recursos. El Encargado del
Almacn har entrega y registrar el egreso para determinar la existencia de
materiales.

Objetivos
Los objetivos que persigue el almacn al momento del egreso y registro de los
materiales de construccin son los siguientes:

Verificar que el proceso para egresar los materiales de construccin se realice

de acuerdo a los formularios correspondientes.

Observar que se despachen los materiales correctos y que estn en las

condiciones ptimas para evitar inconvenientes.

Resguardar los materiales de construccin de acuerdo con su naturaleza para

que no se daen y no existan bajas por ineficacia de su cuidado.

Comprobar que no se extraiga mercadera del almacn sin el formulario

correspondiente.

Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el egreso y registro de
materiales de construccin es:

Formulario de requerimiento de materiales

Recibir materiales al proveedor de acuerdo con la factura

Constancia de bienes en existencia

Registro de materiales en tarjeta kardex

226

Normas
Las normas bsicas que deben cumplirse al realizar este procedimiento son las
siguientes:

Si no existe formulario de solicitud de materiales para la construccin, no

procede el despacho.

Se despachan los materiales de construccin que se solicitan nicamente si

hay en existencia.

Los materiales salen del almacn nicamente con la copia que se le entrega
al guardin.

PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES DE

CONSTRUCCIN
No.
1

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicitud de materiales de construccin
Las diferentes dependencias municipales, para solicitar Encargado de la
Unidad
materiales al Almacn, debern hacerlo por medio del
Solicitante.
formulario de requerimiento de materiales.
Confirmacin de disponibilidad de materiales
Verificar la existencia de los materiales solicitados por
Encargado de
las diferentes dependencias municipales. Si hay
Almacn y/o
existencia de los materiales de construccin continuar
Auxiliares
con la entrega, paso No. 5 de lo contrario se procede con
el paso No. 3 y 4.
Sello en constancia por falta de materiales
Encargado de
Por los bienes que no hay en existencia en el almacn
Almacn y/o
se sellar la solicitud con la leyenda No hay en
Auxiliares
existencia.
Devolucin de constancia
Encargado de
Se entregar la solicitud de materiales a la Unidad
Almacn y/o
Solicitante para ser trasladada a la Unidad de Compras
Auxiliares
y finaliza el proceso.
Entrega de materiales solicitados
Encargado de
Entregar los materiales de construccin que le sean
Almacn y/o
solicitados, con base al formulario de requisiciones, el
Auxiliares
cual debe contener los bienes en existencia.

227

No.
6

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Comprobacin de recibido
Encargado de la
Firma y sella la requisicin cuando le sean entregados
Unidad
los materiales de construccin, como comprobante de
Solicitante
haber recibido lo solicitado de Almacn.
Entrega de copia de formulario
Encargado de
Entregar una copia del formulario de requerimiento de
Almacn y/o
materiales al guardin del Almacn.
Auxiliares
Retiro de materiales
Encargado de
Se procede a permitir la extraccin de materiales de
Almacn y/o
construccin del Almacn
Auxiliares
Archivo y entrega de materiales
Archivar adecuadamente las solicitudes de entrega de
materiales, cuando fsicamente se realiz la entrega de
los mismos.

Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares

Registro de ingresos en tarjeta kardex

Debe realizarse el registro para control de ingresos y
10 egresos de Almacn en tarjeta kardex la cual debe estar
autorizada por la Contralora General de Cuentas,
deber realizarse en hoja electrnica.

Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares

228

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO EGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES DE CONSTRUCCIN

No.

Actividad

Encargado Unidad
solicitante
A

Encargado de Almacn
y/o Auxiliares
B
A

INICIO

Solicitud de materiales de
construccin

Confirmacin de disponibilidad
de materiales

Sello en constancia por falta de

materiales

Devolucin de constancia

Entrega de materiales
solicitados

Comprobacin de recibido

Entrega de copia de formulario

Retiro de materiales

Archivo y entrega de materiales

10

Registro de ingresos en tarjeta

Kardex

SI

NO
Existencias?

10

FIN

229

REVISIN Y BAJA DE SUMINISTROS Y/O MATERIALES DE CONSTRUCCIN

El proceso inicia cuando se realiza mensualmente la revisin del inventario fsico
contra lo establecido en el kardex, en el cual se deben determinar los suministros
y/o materiales en buenas condiciones, as como aquellos que se encuentran en
mal estado, inservibles o en desuso.

El Encargado de Almacn es el responsable de verificar los suministros y

materiales en mal estado para ser egresados, con el fin de resguardar nicamente
aquellos recursos que se encuentren en condiciones adecuadas para que las
unidades de la Municipalidad puedan realizar sus labores eficientemente.

Objetivos
Los objetivos que persigue el Almacn al momento de la baja de suministros y/o
materiales de construccin son los siguientes:

Realizar la revisin fsica de los suministros y/o materiales de construccin

por lo menos una vez al mes.

Determinar en qu condiciones estn los materiales dentro del Almacn.

Entregar reporte de los materiales y/o suministros que se den de baja.

Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse para dar de baja los suministros
y/o materiales de construccin es la siguiente:

Tarjeta kardex

Reporte del inventario fsico

Reporte de las bajas de inventario

Formulario para dar de baja a los suministros

230

Normas
Las normas bsicas que deben cumplirse al realizar este procedimiento son las
siguientes:

Realizar inventario fsico de suministros y/o materiales y compararlo con la

hoja kardex.

Efectuar informe del inventario fsico de los suministros y/o materiales que se
darn de baja.

Realizar formulario para dar de baja a los suministros y/o materiales.

PROCEDIMINETO PARA LA REVISIN Y BAJA DE SUMINISTROS Y/O

MATERIALES DE CONSTRUCCIN
No.

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Revisin fsica versus kardex
Mensualmente se realizar revisin fsica versus
kardex para verificar el ingreso y egreso de materiales
Encargado de
y/o suministros que el Almacn ha realizado, con el
Almacn
propsito de determinar la existencia y estado los
recursos.
Determinacin de las condiciones de los
inventarios
Encargado de
Determinar los materiales y/o suministros en buenas
Almacn
condiciones, as como aquellos que se encuentran en
mal estado, inservibles o en desuso.
Elaboracin de reporte de inventario
Elaborar reporte de inventario fsico, el cual debe incluir
Encargado de
si hubiere solicitud de baja de suministros y/o
Almacn
materiales.
Realizar formulario
Encargado de
Elaborar formulario en el cual se solicite la baja y
Almacn
detalle de los suministros y/o materiales en mal estado.
Adjuntar reporte de inventario
Encargado de
Al formulario se le adjuntar el reporte del inventario
Almacn
fsico.

231

No.

ACTIVIDAD
Traslado de copia de reporte y acta de suministros
Trasladar copia del reporte de inventario fsico y
formulario de suministros y/o materiales en mal estado,
si los hubiere al Director Administrativo y Auditora
Interna.
Recepcin de autorizacin de solicitud
Recibir autorizacin de la solicitud de baja de
suministros y/o materiales del Almacn.

Aprobacin de la solicitud
Revisa y aprueba que la solicitud de baja de
8
suministros
y/o
materiales
est
realizada
correctamente.
Recepcin de la solicitud
Recibir la solicitud de baja de suministros y/o
9
materiales de construccin revisada y aprobada por el
Director Administrativo.
Egreso de suministros en mal estado
Egreso de los suministros y/o materiales en mal
10
estado, inservibles o en desuso, en las tarjetas kardex
para el control de ingresos y egresos en el Almacn.
Retiro de suministros del almacn
11 Se procede a descartar los suministros y/o materiales
del almacn.

RESPONSABLE
Encargado de
Almacn

Director
Administrativo y
Auditora Interna
Director
Administrativo y
Auditora Interna
Encargado de
Almacn

Encargado de
Almacn
Encargado de
Almacn

232

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIN Y BAJA DE SUMINISTROS Y/O MATERIALES DE

CONSTRUCCIN
Director Administrativo
Encargado de Almacn
No.
Actividad
y Auditoria Interna
A
B

INICIO
1

Revisin fsica versus kardex

Determinacin de las condiciones de

los inventarios

Elaboracin de reporte de inventario

Realizar formulario

Adjuntar reporte de inventario

Traslado de copia de reporte y acta de

suministros

Recepcin de autorizacin de solicitud

Aprobacin de solicitud

1
7
2

8
3

Recepcin de la solicitud
4

10

Egreso de suministros en mal estado

11

Retiro de suministros del almacn

10

11

FIN

233