UNIDAD 2

AUDITORA ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTOS BSICOS DE AUDITORA.

LA OBTENCIN DE EVIDENCIA DE AUDITORA

Objetivo de la evidencia de auditora
El auditor debe obtener la evidencia necesaria que le permita juzgar si las
transacciones, los registros contables y los saldos de los estados financieros son
verdaderos y exactos.
Esta evidencia de auditora debe ser de tal ndole que se puede confiar en ella,
debe ser apropiada, y debe ser suficiente, para que las conclusiones obtenidas en
cada caso soporten de forma razonable la opinin sobre los estados financieros.
La evidencia necesita de un conocimiento profundo de la empresa y de todas las
transacciones que origina. Las fuentes de la evidencia de auditora abarcan desde
los sistemas contables y la documentacin en que se fundamentan hasta el
contacto con los clientes y proveedores y otros terceros que, de alguna forma,
operan con la empresa o tienen conocimiento de sus actividades.
Lo normal es que el auditor disponga de mltiples fuentes de evidencia de
auditora, pero no es prctico ni necesario utilizarlas todas, sino slo aqullas que
se consideran suficientes para sustentar las opiniones. Lo deseable es obtener la
evidencia a partir de las fuentes que, en conjunto, proporcionan la necesaria
satisfaccin de auditora. Las decisiones sobre qu fuentes y qu "cantidad" de
evidencia se debe obtener dependern de la importancia del punto que se est
analizando y el tiempo que se requiere para obtenerla.
En un trabajo de auditora es imposible obtener la certeza absoluta, es decir, el
grado mximo de seguridad. Lo que se intenta es alcanzar el grado de seguridad
suficiente que permita que el juicio del auditor se efecte con la plena confianza de
que sus afirmaciones no son arriesgadas.
Como ya hemos comentado anteriormente, el trabajo del auditor debe guiarse en
base a los criterios de "importancia relativa" y de riesgo. Estos criterios deben estar
presentes tanto en la ejecucin del trabajo como en la preparacin del informe.
Por tanto, es lgico que el auditor busque mayor evidencia en las reas o partidas
cuya "importancia relativa" o riesgo sea mayor. Por ejemplo, supongamos una
empresa que tiene miles de clientes, todos ellos con saldos muy pequeos, y otra
que, con el mismo saldo global, lo tiene repartido slo en una docena de clientes.
La certeza que deba obtenerse sobre si los saldos individuales son exactos debe
ser mayor en la segunda empresa que en la primera, por cuanto las desviaciones
en un slo cliente pueden tener mucho mayor peso especfico. Por otro lado, si en
un inventario fsico se debe validar el peso de un material, es natural que la

evidencia necesaria para comprobar la existencia de diez kilogramos de oro sea

mucho mayor que la necesaria para comprobar diez kilogramos de plomo.

Caractersticas de la evidencia de auditora

Caractersticas especficas que debe tener la evidencia de auditora:
A) La evidencia de auditora debe ser suficiente
Como ya hemos dicho, la certeza absoluta, como en las Ciencias Matemticas, no
es posible en auditora. Dar a la evidencia una categora de suficiente depender
de factores tales como:

El conocimiento de la empresa y el entorno donde opera.

La facilidad con que la evidencia puede haber sido manipulada y, en

consecuencia, el grado de convencimiento que sta aporta.

B) La evidencia obtenida debe ser la apropiada

Deben obtenerse slo las evidencias que respondan a los objetivos especficos de
la auditora, que son los de averiguar si los estados financieros son completos,
autnticos, razonables y uniformes. Por tanto, cualquier evidencia que se aparte de
la consecucin de estos objetivos no deber ser tenida en cuenta.
En general, la evidencia obtenida debe responder a las siguientes cuestiones:

Asegurarse de que todos los activos y pasivos han sido contabilizados y

existen.

Garantizar que los activos son propiedad de la empresa y los pasivos le

corresponden.

Asegurarse de que todos los ingresos y gastos han sido contabilizados y

han tenido lugar.

Comprobar si se siguen polticas contables aceptables y uniformes.

Verificar la correcta exposicin de los estados financieros.

C) La evidencia obtenida debe ser fiable

La confianza que el auditor deposita en la evidencia obtenida depende de varios
factores:

Independencia: Es ms fiable una informacin obtenida de una fuente

ajena.

Control interno: Si el control es adecuado, la informacin contable es ms

fiable.

Evidencia documental: Las evidencias obtenidas mediante la comprobacin

documental son ms fiables que las comprobaciones orales.

Fuentes de evidencia de auditora

Para obtenerla, el auditor acude a diversas fuentes:
A) Evidencia fsica: Identifica la existencia de los activos propiedad de la
empresa y permite cuantificar las unidades. Pruebas tales como arqueos de
caja y de efectos comerciales, recuentos fsicos de existencias,
inspecciones fsicas de inmovilizados, etc. son ejemplos de las evidencias
fsicas que obtiene el auditor.
B) Documentacin: Es uno de los tipos de evidencia ms importantes que
utiliza el auditor, y en el cual se apoyar con mayor o menor intensidad
dependiendo de la confianza que le ofrezca el sistema de control interno de
la empresa. Comprobaciones de facturas, albaranes, contratos,
documentacin bancaria, etc., son muy usuales en el desarrollo del trabajo
del auditor.
C) Registros contables: Los libros diarios y mayores de contabilidad son la
base de la preparacin de los estados financieros. Como reflejo de todas
las transacciones efectuadas por la compaa, constituyen una importante
fuente de informacin.
D) Clculos, comparaciones y ratios: Cualquier dato contable que sea fruto
de un clculo es susceptible de validacin para comprobar que se ha
efectuado de forma correcta. Asimismo, se realizan comparaciones de
saldos, ratios y clculos globales que pueden evidenciar, inicialmente, la
razonabilidad y correlacin lgica entre diversas partidas. Por ejemplo, si
las ventas se han incrementado sustancialmente de un ao a otro, el
volumen de las cuentas a cobrar de clientes se habr engrosado
proporcionalmente.
E) Evidencia oral: Por medio de consultas y comentarios con el personal y
la direccin de la empresa se pueden obtener muchas explicaciones sobre
hechos o circunstancias determinadas. Aunque, en s misma, este tipo de
evidencia no es suficiente, sirve para detectar situaciones que requieren un
anlisis posterior, o para confirmar resultados obtenidos a travs de otras
evidencias.
F) Evidencia de control: sirve para que el auditor se satisfaga del estricto
cumplimiento de los controles contables que la empresa tiene establecidos.
G) Observacin: Se obtiene evidencia adicional visitando directamente los
lugares de trabajo y observando los controles concretos que aplican los
empleados sobre las operaciones, as como comentando con el personal
las funciones a su cargo.

H) Evidencia sobre muestras: Es un tipo de evidencia muy utilizada por el

auditor. Mediante el anlisis en detalle de partidas individuales
representativas de un universo de similares caractersticas, se pueden
extrapolar los resultados obtenidos para la muestra al universo total.
Profundizaremos esta unidad didctica en el captulo siguiente.

Procedimientos bsicos de auditora

Comparacin de estados financieros con registros bsicos
Los estados financieros son el reflejo de los libros diarios y mayores de
contabilidad que se han llevado actualizados durante todo el ejercicio. El proceso
de auditora es el contrario: a partir de los estados financieros, el auditor verifica la
exacta coincidencia con los auxiliares de los que se ha partido. La complejidad de
esta operacin depende de los registros intermedios que utilice la empresa, tales
como balances de comprobacin de saldos, cuentas de mayor, libros diarios, etc.
Anlisis de registros y documentos
Cualquier transaccin que ha tenido lugar en la empresa ha sufrido un tratamiento
escalonado. En primer lugar, se registra por su cronologa en un libro diario general
o en un auxiliar especfico. Posteriormente, se traspasa a las cuentas de mayor
correspondientes y, por ltimo, queda reflejada en los balances de comprobacin
intermedios y en los estados financieros finales. Esta descripcin debe entenderse
en lneas generales, puesto que cada empresa utiliza todos aquellos auxiliares que
crea convenientes.
Las pruebas de auditora se dirigen en un doble sentido:
A) Partiendo de los registros contables, llegar hasta los documentos
concretos que los originan.
B) Partiendo de los documentos, verificar su inclusin en la contabilidad.
Para el anlisis de los comprobantes no basta con su mera observacin,
sino que el auditor se fija en su correcta emisin, autorizacin -si es
necesaria-, adecuada contabilizacin, contenido, y cualquier otra
particularidad que sea de inters para la prueba concreta que se est
realizando.
Tal como indicamos anteriormente, no todos los documentos y
comprobantes ofrecen al auditor idntica confianza: los documentos
originados por terceros totalmente ajenos a la empresa aportan ms
garantas al auditor que los originados en la propia empresa.
Inspecciones fsicas

Hay diversos saldos de los estados financieros cuya verificacin ms eficaz es la

de su comprobacin fsica. De hecho, es una de las formas ms tradicionales de
obtencin de evidencia de auditora, ya comentada al hablar de esta unidad
didctica. Resulta evidente que la mejor manera de comprobar un saldo de caja es
efectuando un arqueo. Lo mismo ocurre con los ttulos, acciones, efectos
comerciales en cartera y cualesquiera otros saldos susceptibles de tal verificacin.
Sin embargo, el solo hecho de efectuar el recuento no es suficiente. Hay que
prestar atencin a otros aspectos:
A) Asegurarse de que el recuento es completo.
B) Comparar el resultado del recuento con los registros contables y obtener
explicacin de las diferencias, si existiesen.
C) Comprobar el correcto "corte" de las operaciones, es decir, comprobar
que se ha contabilizado todo lo que corresponde hasta el momento de la
realizacin del recuento y no se ha incluido ninguna operacin posterior.
Para ilustrar este ltimo punto, supongamos que lo que se est haciendo es un
recuento fsico de existencias. Habr que asegurarse de que las ltimas entradas
en almacn, anteriores a la realizacin del recuento, se incluyen en ste y que las
correspondientes facturas han quedado contabilizadas en el mismo perodo. Los
primeros materiales que se reciban con posterioridad y sus facturas deben
pertenecer al perodo siguiente. Si no se efectuase un control riguroso en este
sentido, podra ocurrir que, por retraso en la recepcin de las facturas, se
registrasen como propias una parte de las existencias, cuyo coste -su
contrapartida en la cuenta de "Proveedores"- no estara contabilizado. Los estados
financieros no seran, por consiguiente, completos.
Confirmaciones de terceros
Aunque este procedimiento de auditora es utilizado por los auditores externos,
sirve al auditor interno para complementar su trabajo en las diferentes reas a que
afecte la circularizacin (Consiste en obtener una manifestacin de un hecho o una opinin
de parte de un tercero independiente al ente pero involucrado con las operaciones del mismo).

La obtencin de confirmaciones de terceros es una de las pruebas ms tiles para

el auditor, puesto que los datos provienen de fuentes independientes de la
empresa y, por tanto, llevan una carga de objetividad que no se puede poner en
duda. Estas confirmaciones suelen obtenerse por escrito.
En general, puede decirse que es conveniente que se solicite confirmacin de
cualquier saldo contable o circunstancia que afecte a la empresa del que puedan
responder terceras personas, siempre que aqullos sean significativos.
Suele solicitarse confirmacin de:
A) Todos los saldos de cuentas y las operaciones relacionadas con bancos
y entidades financieras.
B) Cuentas a cobrar de clientes, deudores, etc.

C) Cuentas a pagar de proveedores y otros acreedores.

D) Existencias y otros activos en poder de terceros.
E) Plizas vigentes con las compaas de seguros.
F) Aspectos jurdicos y fiscales relacionados con la empresa.
El trabajo que conlleva la obtencin de confirmaciones necesita de un minucioso
seguimiento para que los resultados sean fiables. Los pasos a seguir pueden
resumirse en los siguientes:
1) Seleccionar la muestra sobre la cul se va a solicitar confirmacin
Si se est analizando, por ejemplo, las cuentas deudoras de clientes, compuestas
por numerosos saldos individuales, no es preciso inspeccionarlos todos. Lo usual
es escoger una serie de saldos importantes y otros al azar que, en conjunto,
cubran una parte significativa del saldo total del grupo.
En los casos de cuentas a cobrar y a pagar se puede pedir la informacin
detallando el saldo que debe confirmarse o, de otro modo, solicitando que el
tercero indique el saldo pendiente a una fecha determinada.
Para la confirmacin de operaciones y saldos bancarios, lo conveniente no es
seleccionar varios sino todos los bancos con que opera la empresa. sto se debe
a que pueden existir riesgos u otros saldos distintos a los reflejados en la
contabilidad que, de lo contrario, no podran ser detectados.
Es importante, como ya comentbamos en la unidad didctica referida a la
planificacin, que se decida de antemano cul va a ser la fecha sobre la cual van a
pedirse las confirmaciones. Si la entrega del informe es muy cercana a la fecha de
cierre del balance, no hay tiempo de realizar este trabajo a partir de los saldos de
cierre. En este caso, es ms conveniente utilizar saldos anteriores, y efectuar un
seguimiento hasta los saldos finales.
2) Confeccin de las listas de control
En estas listas se detallan todos los terceros a los que se pide confirmacin, con
sus datos individuales, tales como nombre, nmero de cuenta, saldo, etc. Estas
listas sirven de control para anotar los datos de las respuestas que se van
recibiendo, as como para resumir las incidencias surgidas y cmo stas han sido
solucionadas.
3) Preparacin de las cartas
Deben ser preparadas y firmadas por la propia empresa, siguiendo las directrices
del auditor. En las cartas debe indicarse que las respuestas han de ir dirigidas a los
auditores, que deben ser quienes controlan su recepcin para evitar posibles
manipulaciones. Incluso el remite de las cartas es el de las propias oficinas del
auditor para que se las devuelvan a l directamente, en caso de no llegar a su
destinatario.

El hecho de que las cartas vayan firmadas por los responsables de la empresa
auditada se debe a que nicamente stos son las personas autorizadas para
permitir que se proporcionen tales informaciones confidenciales a los auditores,
que, al fin y al cabo, son terceros ajenos a la empresa.
4) Envo
Lo realiza directamente el auditor. Normalmente, se preparan tres copias, pues se
efecta una segunda peticin -en caso de no recibir respuesta al cabo de un
perodo prudencial-, quedando la tercera copia archivada entre los papeles de
trabajo del auditor como control de los datos enviados. Al despachar las cartas,
debe comprobarse:

Que se envan todas las solicitudes seleccionadas en la muestra.

Que no hay errores

interpretaciones.

Que los datos son coincidentes con la lista de control.

de redaccin que puedan provocar

malas

La recepcin de las cartas, como ya hemos indicado en el punto 3), corresponde a

los propios auditores.
5) Resumen de los resultados obtenidos
Es conveniente que la propia empresa, a peticin de los auditores, insista ante los
terceros para que stos enven su contestacin. Si la informacin que se necesita
es imprescindible y no ha habido respuesta, a veces se requiere la gestin
personal del auditor. Una vez obtenidas todas las respuestas posibles, debe
procederse a:

Efectuar un seguimiento de las cartas no recibidas, comprobando los saldos

con la documentacin adecuada que los soporte.

Resumir los resultados obtenidos y aclarar las diferencias, si las hubiese,

que podran originar un ajuste en los estados financieros.

Modelo orientativo de carta de solicitud de confirmaciones para proveedores.

Verificacin de saldos relacionados
Cuando se examinan ciertas secciones de los estados financieros, lo ms eficiente
es que el auditor relacione entre s las partidas que, por diversos motivos,
sean contablemente interdependientes.
Por ejemplo, si se analiza el coste del inmovilizado material y la amortizacin del
ejercicio, est ltima tendr su reflejo en la cuenta de resultados, con la que
deber relacionarse.

ACTIVO

PASIVO

CUENTAS DE RESULTADOS

Inmovilizado material

Amortizacin del ejercicio del

inmovilizado material

Clientes

Ventas

Dotacin por deterioro de crditos

comerciales

Provisin de pagas extras y

Seguridad Social

Coste de nminas

Proveedores

Compras

Cuentas de
periodificacin
activas

Ingresos devengados y
no cobrados

Cuentas de periodificacin
pasivas

Inversiones financieras

Ingresos por inversiones

financieras

Prstamos recibidos

Existencias

Costes devengados y
no desembolsados

Costes financieros

Coste de ventas

Examen de documentacin legal

El anlisis de la documentacin que afecte legal o econmicamente a la empresa
puede efectuarse antes o durante la ejecucin de la auditora y es uno de los
procedimientos bsicos que se aplican. Sin embargo, conviene que la lectura de
estos documentos se actualice, dentro de lo posible, hasta la fecha de redaccin
del informe, por si se detecta alguna circunstancia que deba reflejarse en los
estados financieros.
Otros procedimientos
Cuando en la presente unidad didctica hablbamos de la evidencia de auditora
ya nos referamos a una serie de fuentes de sta que ahora tienen que citarse, en
consecuencia, como procedimientos bsicos de auditora. Sin embargo, no por
agruparlos en un solo apartado pensemos que son de menor importancia que los
anteriores, sino que ya han sido comentados.
Estos procedimientos son:

Revisin econmica y financiera.

Conversaciones con el personal y la direccin de la empresa.

Clculos aritmticos.

Observacin de procedimientos de control utilizados por la empresa.