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UNIDAD
N 2
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
MOTIVACIN
COMUNICACIN
LIDERAZGO
CONTROL
EVALUACIN
Fayol
Urwik
Gulick
Koontz y
Newuma
ODonnell
Dale
Wadia
Miner
Prever
Organizar
Organizaci Organizaci
Organizaci
Comandar
Previsin
Planeacin n
Coordinar
Direccin
Innovacin Direccin
Organizaci
personal
Control
Control
Direccin
de
Control
Direccin
Organizaci
Motivacin n
Coordinaci
n
Direccin
Comando
Apoyo
Control
Control
Control
Fig1. Tomada de Becker, JOHN. La organizacin eficiente.
Definiremos
entonces
los
puntos
de
convergencia
de
dichos
autores.
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Juan Francisco Gutirrez B.
PLANEACIN :
M todos N o r m a s
Procedimientos
Programas
M etas
D irectrices
Polticas
Obj.Organizacionales
La planeacin como parte del proceso administrativo constituye un elemento complejo que
esta relacionado con anticiparse al futuro, a veces incierto, y que se inicia con el objetivo de
optimizar nuestra actuacin en una tarea o de facilitar la resolucin de un problema activa o
previsible.
Cuando hablamos de planeacin no nos estamos refiriendo a un constructo alejado de las
situaciones que se nos presentan cada da, sino que esta ntimamente vinculada a los
problemas que debemos resolver habitualmente
asumimos.
Estas situaciones nos hacen involucrar necesariamente las variables
de los elementos
Planificacin a corto, medio y largo plazo: Es importante crear una cultura en torno
a la planeacin organizacional.
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DIRECCIN
Organiz
Previa
GESTIN
DIRECCIN Y GESTIN
Estratgica
Gestin
Control
interno
y Implem,entacin
Control
cin de de la externo
Procesos Organi Formulacin
Evaluacin
de Elaboracin
del
plan Retroalimentacin.
Ejecucin
Para efecto de esta reflexin partiremos por definir el concepto de estrategias para tener
claridad de que es lo que pretendemos formular y en ltima instacia implementar.
TIPOS DE PLANEACIN :
Estratgica : proyectada a largo plazo. Definida por la cima organizacional.
Tctica : efectuada a nivel de departamento. A mediano plazo.
Operacional : efectuada para cada tarea, constituida por niveles programas,
procedimientos y normas.
Tipos de Planes
- Los relacionados con los mtodos........ ................................ Procedimientos
- Los relacionados con el dinero.............................................. Presupuestos.
- Los relacionados con el tiempo............................................. Programas.
- Los relacionados con los comportamientos............................ Reglamentos.
EJERCICIO PROPUESTO
Plantee una propuesta de planeacin organizacional utilizando herramientas como
la planeacin estratgica, planeacin por objetivos planeacin por escenarios
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TIPOS DE O RGANIZACIN
ORGANIZACIN LINEAL : Forma estructural ms simple, posee principios de autoridad lineal
( existe una jerarquizacin de la autoridad, en la cual los superiores son obedecidos por sus
respectivos subalternos ). Lneas directas de autoridad y responsabilidad, lneas de
comunicacin rgidas.
Caractersticas : Autoridad nica basada en la jerarqua, los canales formales de comunicacin,
centralizacin de decisiones y configuracin piramidal.
ORGANIZACIN FUNCIONAL : Se basa en el principio funcional ( especializacin ).
Caractersticas :
LINEA STAFF : Combinacin De las dos anteriores, maximiza las ventajas y minimiza las
desventajas.
ORGANIZACIN
LINEAL
VENTAJAS
DESVENTAJAS
*Mando autocrtico.
*Facilidad de implantacin
*Falta de especializacin
*Estabilidad y adecuacin a organizaciones de tamao ms Enfasis en jefes que quieran hacerlo todo
pequeo.
FUNCIONAL
de los rganos y a las comunicaciones directas y sin *Confusin en cuanto a los objetivos
intermediarios.
LINEA -STAFF
*Oferta interna de asesora especializada e innovadora, Posibilidad de conflicto entre rganos operativos
manteniendo el principio de unidad de mando y la actividad (lnea)y asesora(staff)y la dificultad para mantener
conjunta y coordinada de los rganos de lnea y staff
EJERCICIO PROPUESTO
Presente el organigrama de una institucin deportiva ( el actual y sugiera una
modificacin segn las funciones observadas.
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DIRECCIN:
Es hacer que las cosas marchen y acontezcan. Es accionar y dinamizar la organizacin activa
sobre el recurso humano.. La Funcin de la Direccin se relaciona directamente con la manera
por la cual los objetivos deben alcanzarse por medio de la actividad de las personas que
conforman la organizacin. Es una de las funciones mas complejas del proceso administrativo,
ya que es aquella en la cual se influencia el grupo humano combinando aspectos como la
comunicacin , el liderazgo, la motivacin y la creatividad. De la misma manera se conjugan
conceptos como el de autoridad y poder, como medios de influencia. El Poder significa
potencial para influir, mientras que la autoridad se refiere al poder institucionalizado. Ella se
delega a travs de la descripcin de los cargos organizacionales.
Dirigir es interpretar los planes para los dems, dar las instrucciones sobre como ejecutarlos en
funcin de los objetivos a alcanzar.
PEARCE,J.A. y ROBINSON, R.B. (1988) la definen como un conjunto de decisiones y acciones
resultantes en la formulacin e implantacin de las estrategias diseadas para alcanzar los
objetivos de la organizacin1
Citado por SACRISTAN, Carmen Alberto y Otros. Gestin y Direccin de Empresas Deportivas. Teora y Prctica.
Editorial Gymnos. Madrid.1996
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N E C .
S E C U N D A R IA S
N E C . . S O C I A L E S
N E C .
N E C .
S E G U R I D A D
N E C .
P R IM A R IA S
F I S I O L G I C A S
N IV E L E S D E N E C E S ID A D E S
S E G N M A S L O W
Maslow hace nfasis slo en las necesidades internas del hombre sin considerar la situacin en
la que acta.
Tradicionalmente tareas y cargos han sido diseados y definidos con la preocupacin de
atender a los principios de eficiencia y economa, suprimiendo aspectos de reto y oportunidad
para la creatividad individual. Con esto pierden el significado psicolgico para el individuo que
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los ejecuta y tienen un factor de "desmotivacin" que provoca apata, desinters y falta de
sentido psicolgico ya que la empresa solo ofrece un lugar decente para el trabajador.
Un aspecto importante en la teora del comportamiento es el proceso de decisin. Todo
individuo es un agente decisorio que se basa en la informacin que recibe de su ambiente, la
procesa de acuerdo con sus convicciones y actitudes, opiniones y puntos de vista en todas sus
circunstancias. As la organizacin es vista como un sistema de decisiones, en donde todos se
comportan racionalmente segn un conjunto de informaciones que consiguen obtener respecto
de sus ambientes.
El nfasis en la planeacin y el control, el crecimiento acelerado de las empresas, el avance
tecnolgico, la creciente necesidad de especializacin y el volumen y complejidad de las leyes
y reglamentos han condicionado y restringido las actividades de las empresa las cuales ven la
necesidad de aplicar cada vez ms la organizacin tipo lnea staff.
Ac existen rganos de lnea ( rganos de ejecucin) y de asesora ( de apoyo y consultora )
que mantienen relaciones entre s.
Los rganos de lnea, responsables por el alcance de los objetivos bsicos de la organizacin,
producen resultados para la organizacin.
Los rganos de staff son de apoyo y de ayuda que asesoran los rganos de lnea. Sus
principales funciones son:
* Servicios: Actividades especializadas como compras, contabilidad, personal, investigacin y
desarrollo, procesamiento de datos, publicidad, etc., realizadas y ejecutadas por el staff.
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COMUNICACIN:
La comunicacin es el proceso mediante el cual dos personas - como mnimocomparten una misma informacin, transmitida y recibida a travs de un medio. La
comunicacin implica abrir las ventanas de nuestra conciencia y de nuestra
personalidad y buscar los medios para que los otros sepan nuestras intenciones2
COMUNICACIN-INFORMACION:
La comunicacin es un proceso bidireccional, en el cual se transmite la informacin de un
sujeto a otro, para afectarlo, al menos en cuanto pasa de desinformado a informado.
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ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN:
La comunicacin est integrada por los siguientes elementos:
Mensaje: Es aquello que el emisor quiere que conozca el receptor, o dicho de otra manera:
cuando el receptor asimila el contenido y lo convierte en respuesta.
Canal: es el vehculo a travs del cual se enva el mensaje. Cualquier medio fsico que nos
sirve para transmitir un contenido. Ejemplo: la televisin, la voz humana, la radio.
BARRERAS DE LA COMUNICACIN:
Interferencia: presencia de un obstculo que impide que la comunicacin sea efectiva.
Distorsin: cambio en el contenido. Este puede ser consciente o inconsciente.
Filtracin: cuando se toma solo una parte del contenido con algn inters
Bloqueo: cuando existe una muralla tan fuerte que todo intento de comunicacin fracasa.
Los rumores:
interpersonal.
TIPOS DE COMUNICACIN:
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Verbal: Se hace por medio de la palabra hablada, donde el tono de la voz influye, es decir,
que podemos expresar: tristeza, alegra, ira, autoritarismo, amabilidad, despotismo, etc.
No verbal: puede ser visual, tctil, corporal, escrita.
En un sentido mucho ms amplio, si analizamos los actos comunicativos que se realizan a
diario entre los hombres, resulta interesante encontrar combinaciones de diversos tipos de
comunicacin: por ejemplo, en la emisin-recepcin de un mensaje oral por radio podra
distinguirse una comunicacin lingstica, formal, unilateral, pblica, etc.
PRINCIPIOS DE LA COMUNICACIN:
Comunicarse es dialogar con los dems, es poner las ideas en comn para que todos
aprendamos de todos.
Saber expresarse adecuadamente con el lenguaje utilizado, ya sea verbal o no verbal. Que lo
que digamos est de acuerdo con lo que comunicamos con nuestro cuerpo o nuestro modo
de actuar.
Decir slo aquello que sea de inters o necesite la persona o grupo con el que nos
comunicamos, teniendo en cuenta su cultura y forma de ser.
Comprobar que lo que comunicamos fu claro y que haya sido recibido, por la persona o
grupo al cual se di el mensaje.
Son de desear preguntas claras, directas y respetuosas, las cuales siempre merecen una
respuesta.
COMUNICACIN COMUNITARIA:
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La persona vive en grupo, trabaja en grupo y se divierte en grupo. La persona es un ser social,
es decir, necesita comunicarse e integrarse con sus semejantes para poder vivir y realizarse
como ser humano.
Esta integracin empieza desde el nacimiento. Integracin-comunicacin, cuya clula bsica es
la familia. El segundo lugar de integracin y comunicacin se da en el ambiente fsico, social y
cultural inmediato que nos rodea, es decir, en el barrio y la comuna, en el municipio.
Estos ambientes propician nuestra comunicacin e integracin social, porque las personas que
ah vivimos compartimos un territorio comn. La convivencia nos lleva a compartir valores,
creencias, costumbres y formas de comportamiento social.
Cuando nos comunicamos y organizamos, y con nuestro esfuerzo y trabajo colectivo
satisfacemos nuestras necesidades comunes, ya sean materiales o espirituales, somos una
comunidad.
La participacin comunitaria es un proceso educativo que debe desarrollar la capacidad
intelectual y tcnica de la poblacin y generar procesos de transformacin social y cultural.
NUEVAS TECNOLOGIAS:
La Unesco define nuevas tecnologas, al conjunto de disciplinas cientficas, tecnolgicas,
de investigacin y tcnicas de gestin utilizadas en el manejo y procesamiento de la
informacin, sus aplicaciones y su interaccin con la poblacin.
En los aos 80 la anterior definicin se centraba en la aportacin del ordenador como medio de
gestin de informacin con gran capacidad y eficiencia. En la actualidad este concepto se ha
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conversin de todo tipo de informacin: texto, sonido, dibujos, vdeo y nmeros, en un cdigo
especial que las mquinas electrnicas reconocen y comprenden. La invencin del CD-ROM,
capaz de almacenar grandes cantidades de informacin, se ha comparado por su gran
relevancia con la del papel, la imprenta y la fotografa (Reed, J., 1996).
La implicaciones de estas tecnologas en los procesos de comunicacin , tanto individual como
comunitaria son impredecibles. Al menos es importante que empecemos a prepararnos para un
cambio de velocidad en nuestras relaciones interpersonales y comunitarias, asumindolas en la
perspectiva de hacernos cada vez ms humanos para no convertirnos en idlatras de la
tecnologa.
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LIDERAZGO
Los lderes transformadores son aquellos que consiguen sacar el verdadero potencial
de los dems y enfocarlos hacia un mismo objetivo, consiguiendo a su vez la realizacin
personal de todos los componentes3
Cuando
exacta que cubra el verdadero sentido y razn de ser del liderazgo; por lo tanto, a continuacin
se presentan cinco premisas desde las cuales el lector puede formarse su propia idea de
liderazgo o sacar su propia conclusin; ellas son:
EL LIDERAZGO COMO FUNCIN DE INTERACCIN ENTRE SITUACIONES Y PERSONALIDAD: El
liderazgo es un concepto que se aplica a la relacin existente entre persona-situacin para
designar en que forma una o varias personas son colocadas en una situacin o en un medio
determinado de tal manera que su voluntad, sentimientos e inteligencia dirijan a otros al logro
de ciertos fines.
.EL LIDERAZGO EN FUNCIN DE LOS FINES DE UN GRUPO: Es necesario partir de que todo
grupo humano bien organizado trabaja en procura de unas metas y unos fines preestablecidos.
Por lo tanto en la medida en que uno de sus integrantes contribuya a la realizacin de los
MAESTRO ARCOS, Juan Carlos. En busca de tu estrella polar. Editorial Penta. La Corua. 1998
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El lder paternalista esta siempre a la expectativa de que el grupo le refiere todos los detalles
de su trabajo y todas sus preocupaciones; a cambio de su desvelo y dedicacin por el grupo,
exige completa lealtad y benevolencia.
LIDERAZGO NO INTERVENCIONISTA:
Es conocido tambin como liderazgo de dejar hacer. Su filosofa es dejar obrar a los dems e
intervenir lo menos posible. Deja la mayor libertad a los miembros del grupo. En este tipo de
liderazgo no se presentan soluciones, no se aprueba ni desaprueba, no hay toma de decisiones,
su responsabilidad nicamente consiste en responder si es interrogado y comunicar al grupo
solo las informaciones estrictamente necesarias.
LIDERAZGO DEMOCRTICO: En este estilo de liderazgo el grupo mismo es el punto de
convergencia y no el lder . El lder procura intervenir y clasificar los objetivos y se comporta
mas como un consejero que como la persona poseedora de la decisin y la solucin.
En igual forma el lder democrtico efecta un numero mas elevado de interrelaciones con los
miembros del grupo y se ocupa de los intereses del mismo.
En los grupos de liderazgo democrtico las conversaciones giran en torno a la vida misma del
grupo, de sus actividades y proyectos y cada uno de los integrantes manifiesta un gran inters
por la solucin de los problemas comunes
.
LIDERAZGO TRANSFORMATIVO:
Cuando el liderazgo se convierte en la clave del xito organizacional y hace que las personas
que dirigen las organizaciones sean las que impulsan a la dems gente a la accin y quienes
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FUNCIONES:
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Lectura Recomendada.
En Busca de Tu estrella Polar. Juan Carlos Maestro
Argos. Editorial Penta. 1998.
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EJERCICIOS PROPUESTOS
1. Explique la diferencia entre los conceptos: ejecucin y direccin
2. Qu importancia tiene la comunicacin en la administracin?
3. Disee un plan de motivacin para los empleados de una institucin
deportiva
4. Establezca 10 diferencias entre un jefe y un lder.
CONTROL
Controlar es averiguar lo que se est haciendo, comparar los resultados con lo que se esperaba
y aprobar o desaprobar los mismos para ejercer una funcin correctiva
Su finalidad es asegurar que los resultados de aquello que se plane, organiz y dirigi se
ajusten tanto como sean posible a los objetivos previamente establecidos.
El Control
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Existen dos tipos de controles, los efectuados sobre las personas y los efectuados sobre las
cosas, ya sean mquinas, equipos, procedimientos. Estos controles se establecen con relacin
a los indicadores de gestin trazados en cada una de las reas de la organizacin
Como mecanismos de control se pueden utilizar algunas tcnicas aplicadas a la planeacin
como son:
N Diagramas de Grantt: o de columnas donde se establece la informacin necesaria
para la ejecucin del proyecto.
N Tcnica de Trayectoria: Cuyo objetivo es acortar la duracin de los procesos.
N Control de los presupuestos y estados financieros.
N Tcnica PERT( Program Evaluation and Review Technique): que permite comparar
lo planeado con lo ejecutado mediante un diagrama cronolgico), entre otras.
El control indaga los mtodos utilizados en la ejecucin, la cantidad y calidad del trabajo, la
actitud de los empleados a sugerencias, , las actividades generales de cada departamento y el
comportamiento de los consumidores, entre otros.
Existen tres tipos de control: uno preventivo que permite al director anticiparse a un posible
error, uno concurrente, que permite corregir el error en el momento mismo en que ocurre y un
control de retroalimentacin, posterior a la falla.
EJERCICIOS PROPUESTOS
1. Cmo se vinculan la planeacin y el Control?
2. Cada empleado en lo individual dentro de la organizacin desempea un papel
dentro de las funciones de control Cul cree usted que pueden ser los mecanismos
de control individual que pueden ejercer los individuos al interior de una Organizacin?
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Tipos de evaluacin:
N La Autoevaluacin: Donde cada miembro del grupo evala su propio rol y el de su equipo.
N La Heteroevaluacin: Hecha por un agente externo a la institucin.
Citado por ARENAS E, Nidia. La administracin en la empresa educativa. UPB. 2 Edicin. Medelln 1989. Pg.347.
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EJERCICIO PROPUESTO
Establezca los indicadores de gestin para una organizacin
deportiva
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Los grandes entrenadores insisten en lo fundamental: las habilidades y las jugadas bsicas que
hacen que un equipo sea ganador constante.
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