ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS 1

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1. DEFINICIN. Es un instrumento que tiene como objetivo

complementar la informacin para el desarrollo de los
procedimientos de orden administrativo que aplican para el proceso
de logstica y abastecimiento de la Polica Nacional. Est
fundamentado sobre el propsito de mejorar el desempeo de la
Institucin como respuesta al enfoque basado en los procesos, el
cual consiste en identificar y hacer gestin sobre un conjunto de
actividades interrelacionadas que se realizan o suceden con un fin
determinado.
2. FINALIDAD. Es el resultado de las experiencias sobre el manejo de
los bienes, acatando las disposiciones vigentes sobre la materia y
concordantes con la Constitucin Poltica. Tiene como propsito
impartir lineamientos de orden administrativo y contable, a fin de
mejorar los procesos, salvaguardar y proteger el patrimonio
institucional y generar doctrina con relacin a la administracin y
cuidado de los bienes de la Polica Nacional. El Manual Logstico se
convertir en un instrumento de permanente consulta y aplicacin
por parte de los servidores pblicos de la Polica Nacional,
constituyndose en la disposicin administrativa rectora sobre el
manejo, conservacin y uso de los bienes.

5. MARCO CONCEPTUAL. Se desarrollar sobre la base de los

principios de eficiencia, oportunidad, cobertura y transparencia de
los recursos disponibles para la Institucin, para asegurar el alcance
de los objetivos estratgicos y la utilizacin ptima de los recursos
que apoyan la prestacin del servicio policial. Para tal fin se requiere
conocer de manera introductoria los siguientes conceptos.
Eficiencia. Cualquier componente logstico tiene que ser
desarrollado bajo esquemas eficientes de planeamiento, control y
evaluacin, con el fin ltimo de generar los impactos necesarios que
mejoren las condiciones de los uniformados dentro de todo el
territorio nacional.
Oportunidad. Es medida en trminos del tiempo mnimo requerido
para cubrir la necesidad y cuando esta es reemplazada de acuerdo
con los requerimientos tcnicos especificados por el servicio. Se
deben desarrollar todos los anlisis de prospectiva que guen los
conceptos de mejoramiento continuo, referidos a la administracin,
conservacin y uso de los bienes.

3. MBITO DE APLICACIN. Ser de aplicacin en las unidades

policiales que estn involucradas en la administracin, conservacin
y uso de los bienes que apoyan la prestacin del servicio de Polica.
4. ALCANCE LEGAL. Son responsables de la aplicacin y observacin
todos los servidores pblicos pertenecientes a la Institucin, que
desempeen tareas administrativas en concordancia con la
aplicacin de los procedimientos contemplados en los procesos de
Administracin de recursos financieros y Logstica y
abastecimiento, y de conformidad con lo sealado en la
Constitucin Poltica.

Elaborado por: Carlos Mesa y Alexander Riveros http://www.tumundovirtual.net

Cobertura. Entendida como la proporcin de funcionarios policiales,

con necesidad de bienes servicios, a los que se le ha suplido su
necesidad. La cobertura tiene que ser un concepto integral y sobre
ella se deben fundamentar los planes de necesidades y de
distribucin de los elementos logsticos institucionales.
Transparencia. Este principio debe regir el quehacer de las
actividades y acciones derivadas de la administracin, conservacin
y uso de los bienes. Se traduce en la responsabilidad de los procesos
logsticos frente a la ejecucin de todos los procedimientos; estos
deben estar siempre ajustados a la normatividad y la ley, deben ser
visibles y de obligatorio cumplimiento por todas las unidades
policiales.

polica dentro de un marco constitucional. Aplicando los

lineamientos de la normatividad vigente para tal fin.
CONCEPTOS GENERALES. El manejo de los bienes de propiedad,
planta y equipo estn bajo la responsabilidad de los entes pblicos,
a travs de los funcionarios, los cuales han de ser claros, precisos y
metdicos ante los mecanismos de clasificacin, valoracin,
identificacin, registro, orden, control y conservacin que se
adoptan en forma permanente. Bajo este criterio se podr medir el
grado de organizacin, calidad de la gestin, eficiencia, eficacia,
economa y celeridad en el desarrollo de su actividad, adems de
conseguir la confiabilidad y utilidad de la informacin contable.
Finalmente, facilitar el control fiscal administrativo y la evaluacin
del cumplimiento para la toma de decisiones. Las instrucciones para
el manejo administrativo y contable de los bienes de propiedad,
planta y equipo de la Polica Nacional, se describen a continuacin:
1. Concepto de bien. Se define como todo artculo inventariable o
activo de cualquier clase incluyendo el efectivo, activos fijos,
materiales y artculos en proceso de produccin. Para efectos de
este manual se consideran como tales nicamente los elementos en
depsito, los bienes que componen el grupo de propiedad, planta y
equipo de la Institucin, intangibles y los recibidos para la
administracin uso y explotacin excluyendo el dinero, ttulos
valores y similares; estos se manejan y controlan de acuerdo con su
naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas
establecidas en el Plan General de Contabilidad Pblica.

Austeridad. Son estrategias que permitan mayor eficiencia en la

utilizacin de los recursos asignados al gasto pblico a travs de un
plan que a su vez permita coadyuvar con la proteccin del medio
ambiente y los recursos naturales, a travs del compromiso de todas
unidades policiales, de una manera participativa, transparente, leal y
eficiente, con el fin de garantizar el cumplimiento de la funcin de

2. Finalidad de los bienes. Los bienes muebles e inmuebles de

propiedad de la Polica Nacional tienen como finalidad apoyar
logsticamente el desarrollo de las actividades encaminadas al
cumplimiento de la misionalidad Institucional.
3 Clasificacin de los bienes. De acuerdo con sus caractersticas, se
catalogan en bienes inmuebles, aquellos que no se pueden mover

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de un lado a otro sin su destruccin o deterioro y los elementos que,

por su uso, destino o aplicacin, forman parte del inmueble y no
pueden trasladarse sin menoscabo de este, ejemplo: edificios,
tuberas, lotes, cableados, los CAD, centros de cmputo, entre otros.
Y bienes muebles, son los que pueden trasladarse fcilmente de un
lugar a otro, sea movindose ellos mismos como los animales
manteniendo su integridad, sea que solo se muevan por una fuerza
externa, como las cosas inanimadas; estos a su vez se clasifican en:
3.1 Elementos de consumo. Son todos aquellos bienes no
retornables, que por su utilizacin en el desarrollo de las actividades
que realiza la entidad, tienen desgaste parcial o total, o porque al
ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen
como unidad o materia independiente y entran a formar parte
integrante o constitutiva de otros . No son objeto de depreciacin,
provisiones y amortizacin.
3.1.1 Insumos. Son los que se extinguen con el primer uso que se
hace de ellos o que una vez utilizados se deben desechar. Se
encuentran identificados en el Catlogo General de Cuentas del Plan
General de Contabilidad Pblica.
3.1.2 Repuestos y accesorios. Son los que al ponerlos, agregarlos o
aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o
materia independiente y entran a formar parte integrante o
constitutiva de otros. Se encuentran identificados en el Catlogo
General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pblica.
3.1.3 Reparables. Son todos los componentes de equipos areos o
martimos, que han cumplido su ciclo de vida o que se daan por el
uso, y cuya orden tcnica acepta reparacin. Para lo anterior se
deber ejercer un control en el sistema de informacin adoptado
por el sector defensa para la administracin de los recursos
disponibles en el desarrollo de su gestin SILOG.

3.1.4 Intangibles. Son todos aquellos bienes que no tienen forma

fsica (derechos, licencias, software, patentes, entre otros), pero que
tienen un valor econmico a causa de los derechos o privilegios que
confieren a la Polica Nacional. Los intangibles deben registrarse por
el costo histrico, entendindose como tal, el costo de adquisicin o
el valor de las erogaciones atribuibles a su formacin o desarrollo y
amortizarse como lo establece el Rgimen de Contabilidad Pblica.
Se encuentran identificados en el Catlogo General de Cuentas del
Plan General de Contabilidad Pblica.
3.2 Elementos devolutivos. Son los bienes y equipos que por su
naturaleza no se extinguen con el uso y perecen por deterioro,
obsolescencia, nmero de horas de uso, trmino de su vida til, o
por razn de su naturaleza; cabe resaltar que estos bienes deben ser
devueltos por los funcionarios a quienes la administracin se los
entreg para su uso y cumplimiento de las funciones asignadas.
3.2.1 En bodega. Representa el valor de los bienes muebles,
adquiridos a cualquier ttulo, que tienen las caractersticas de
permanencia y cuya finalidad es que sean utilizados en el futuro, en
desarrollo de la funcin administrativa o en cumplimiento de la
misin. Es el conjunto de bienes nuevos tanto devolutivos como de
consumo, en los almacenes de la unidad. Identificados en el
catlogo general de cuentas del plan general de contabilidad
pblica; si el saldo de los bienes en bodega es significativo, debe
indicar al contador de la unidad, el motivo (ingreso de remesas,
cumplimiento a planes de distribucin), en caso de no cumplir con la
distribucin de los bienes, dar a conocer las razones a fin de ser
reflejados en las notas a la informacin contable.
3.2.2 En servicio. Representa el valor de los bienes muebles de
propiedad de las unidades policiales, adquiridas a cualquier ttulo,
para el desarrollo de su cometido estatal y se encuentran prestando
servicio en las diferentes dependencias, asumiendo los jefes la
responsabilidad de los mismos.

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La depreciacin de los bienes devolutivos se realiza por el mtodo

de lnea recta y los aos de vida til. Se toma la normatividad
vigente, expedida por la Contadura General de la Nacin; as
mismo, su reconocimiento y revelacin contable estar determinada
por la norma anual expedida por este rgano rector, la cual
establece las cuantas para llevarlos directamente al gasto y/o para
realizar la depreciacin dentro del mismo periodo en el cual fueron
adquiridos o segn su vida til. Se encuentran identificados en el
Catlogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad
Pblica.

informacin adoptado por el sector defensa para la administracin

de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestin
ARTCULO 5 HERRAMIENTAS INFORMTICAS : Se establece la
obligatoriedad del uso de la herramienta informtica SAP, sistema
de informacin adoptado por el sector defensa para la
administracin de los recursos disponibles en el desarrollo de su
gestin, as mismo sistemas informticos como son SIGEA, SIFAC,
SIBIN, SIASE, SINVE, SINCO Y SISAP, utilizados para el registro de
todos los movimientos de los bienes, clasificacin, manejo de
inventarios de la Polica Nacional, al igual servirn de base para la
aplicacin de los mecanismos de control y seguimientos estipulados
en el presente manual.
Si en el mbito institucional surge una necesidad de informacin,
previamente se debe explorar si dicha necesidad es suplida por el
sistema de informacin adoptado por el sector defensa para la
administracin de los recursos disponibles en el desarrollo de su
gestin antes de la implementacin de una nueva herramienta, en
busca de optimizar los recursos y cumplir con los principios de
oportunidad, celeridad e integralidad entre otros.
Almacenamiento de materiales. Para el almacenamiento de bienes,
el almacenista debe considerar los siguientes aspectos, siendo este
responsable de su correcta aplicacin, as:
- Brindar proteccin contra efectos que deterioran por la accin del
paso del tiempo, calor, luz, humedad, insectos y roedores.

3.2.3 Plizas de seguros. Todos los bienes de la Polica Nacional

deben estar asegurados, de conformidad con las disposiciones
legales vigentes; as mismo, los empleados de manejo deben tener
plizas de seguros.
PARGRAFO: El personal de la unidad funcional o almacn debe
poseer el conocimiento certificado del manejo del sistema de

- Distribuir adecuada y suficientemente el espacio de los estantes,

entarimados o sitios de almacenamiento, teniendo en cuenta que
no se deben almacenar en el mismo estante materiales y bienes de
clases diferentes que puedan causarse dao, cindose a las normas
tcnicas. No quiere decir ello que no se pueda almacenar diferente
clase de bienes dentro de un mismo almacn o rea, lo que se debe

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tener claro es que unos no ocasionen dao o deterioro a los otros;

por lo tanto, debe haber una adecuada clasificacin que determine
su ubicacin.

- Unidad de medida (caja, paquete, kilo, etc.)

- Espacio suficiente y adecuado en los estantes, entarimados y sitios

para colocar toda clase de materiales.

- Ubicacin en el almacn

- Cantidad

- Fechas de vencimiento y fin de garanta

- La ubicacin de los bienes debe permitir la toma fsica de los
inventarios sin dificultad y facilitar su inspeccin.
- El retiro de bienes de los estantes para entrega, debe llevarse a
cabo con un mnimo de manipulacin.

- Lote
- Nmero de serie, cuando el elemento as lo indique
- Cantidad mxima, mnima y de urgencia establecida (stock).

- Reducir al mnimo el desperdicio, brindando un almacenamiento

eficiente y econmico.

- Materiales voluminosos y pesados deben colocarse sobre

empalizadas, facilitando as su manejo con montacargas.

- La colocacin del material no debe inferir con el sistema de

extincin de incendios, ni con el libre trnsito por las puertas.
- No debe apilarse el material en cajas, sino hasta un mximo de
carga permitido, segn recomendaciones del proveedor, a fin de
evitar el dao de los que se hallan como base del arrume y sobre
piso (debe usarse avisos del peso permitido); as mismo, tener en
cuenta las recomendaciones emitidas por el fabricante para la
seguridad, manipulacin, preservacin y almacenaje de los
elementos recibidos para su ubicacin.
Cada clase de bienes debe estar identificada con su respectiva
tarjeta de identificacin, la cual debe contener como mnimo la
siguiente informacin:
- Nombre del bien
- Codificacin de inventario

- No se debe tarjetear ni rotular cada artculo suelto o almacenado

en un entarimado cuando todos los bienes son idnticos; en este
caso solo se colocar en la tarima una tarjeta con las
especificaciones del bien.

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- Los materiales almacenados al descubierto deben colocarse

cuidadosamente sobre entarimados o estibas, como si estuviesen
bajo techo, respetando su altura y carga mxima permitida para su
bodegaje.

la ficha de seguridad y capacitar al personal sobre su manejo

adecuado.

- En el almacenamiento al descubierto (sin techo), se usar lona,

plstico u otra clase de cubierta para proteger los materiales y
equipos, tomndose medidas apropiadas para evitar su deterioro.

- Corresponde al almacenista identificar los estantes numrica o

alfanumricamente, as como cada entrepao y divisin dentro de
este, con el fin de dar una rpida localizacin al bien requerido, la
cual debe estar registrada en el sistema de informacin adoptado
por el sector defensa para la administracin de los recursos
disponibles en el desarrollo de su gestin SAP ECC6.0 y/o dems
aplicativos implementados en la polica nacional.

- Todos los materiales almacenados al descubierto requieren

inspeccin y atencin frecuente para garantizar la preservacin,
evitando as que se presenten daos por la falta de prevencin por
parte del almacenista, siendo esta su responsabilidad.
- En temporadas de lluvias intensas, huracanes y cambios bruscos de
clima debern inspeccionarse las reas de almacenamiento para
comprobar si hay cubiertas rotas o desplazadas, acumulaciones de
agua, arena en los equipos, o si se ha perdido la accin de los
anticorrosivos de las superficies metlicas.
- Los equipos retirados del servicio por inservibles, irreparables u
obsoletos, debern ser ubicados en la bodega destinada para tal fin
en el almacn al cual pertenecen.
- Los bienes txicos deben almacenarse en un lugar adecuado con el
fin de evitar la contaminacin de otros materiales.
- Cuando se almacenen medicamentos, estos deben contar cuando
as lo requieran, con mecanismos de control de temperatura
verificables de manera visible, mediante formatos establecidos en la
suite visin empresarial.
PARGRAFO: Cuando los bienes almacenados sean considerados
como peligrosos para el ambiente o la salud humana se debe tener

3 Estantes

- Los estantes deben colocarse mnimo a un metro de las paredes y

entre ellos, con el fin de obtener su completa utilizacin,
permitiendo una rpida y fcil toma de inventarios.
- La distancia entre estantes colocados de frente deben ser mnimo
de un metro, con el fin de ofrecer suficiente espacio entre ellos.
- Los estantes en madera requieren mnimo de dos inspecciones
anuales para verificar su estado de conservacin y daos causados
por plagas de la madera. Se practicar, por lo menos dos veces al
ao, mantenimiento preventivo, basado en fumigacin o
inmunizacin de aquellos.
- En los almacenes ubicados en mezanines deben usarse estantes
livianos para el almacenaje de materiales o bienes de la misma
condicin, a fin de evitar el sobrepeso y consecuentes daos en
material y vidas humanas.
- Los pasillos ubicados debajo de los mezanines y formados entre
estantes deben estar iluminados; lo anterior coadyuva a una rpida
y certera entrega de los materiales solicitados que se hallen en ese
sitio.

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- Para los estante que superen la altura de 1.50 metros se debe

aplicar la resolucin 1409 de julio 23 del 2012 que trata de las
nuevas disposiciones- trabajos en alturas.
ARTCULO 14 RESPONSABILIDADES:
1 Generalidades. Los directos responsables de ejercer los controles
permanentes de los bienes en depsito y en servicio, ordenados y
clasificados de acuerdo con su naturaleza, identificacin y ubicacin,
sern: el almacenista como custodio de los bienes en bodegas, los
funcionarios a los que se les ha encomendado bienes para el
cumplimiento de su cargo y desempeo de sus funciones, los
contratistas a los que se les ha entregado bienes para el
cumplimiento del objeto contractual y los que la administracin
determine en las unidades.
2 Almacenistas. Es competencia de los funcionarios de los
almacenes divulgar la responsabilidad que establece la ley: Es
deber de los servidores pblicos vigilar y salvaguardar los bienes y
valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y
racionalmente segn los fines a que han sido destinados y
responder por la conservacin de documentos, tiles, equipos,
muebles y bienes confiados a su guarda y administracin, rendir
oportunamente cuenta de su utilizacin y poner en conocimiento
del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la
administracin, en relacin con el manejo de bienes. Es importante
aclarar que su responsabilidad se limita a aquellos bienes que bajo
cualquier ttulo tengan en existencia en sus bodegas y los que le
hayan sido entregados para su servicio y los de su oficina. Es
responsabilidad de los almacenistas elaborar y rendir en forma
consolidada el listado valorizado, elemento a elemento, de los
diferentes almacenes que funcionan en la unidad, de los bienes en
bodega, servicio, inmuebles, recibidos de terceros, incautados y
decomisados, etc. ., que se tengan a treinta y uno (31) de diciembre
de cada ao, el cual se rendir con la cuenta fiscal de la unidad, en

medio magntico (CD), durante los primeros cinco (5) das despus
del cierre fiscal del Sistema Integrado de Informacin Financiera del
Ministerio de Hacienda. El jefe logstico, o quien haga sus veces,
velar por la consolidacin y presentacin del inventario de bienes
en bodega y en servicio.
3 Funcionarios. cada uno de los funcionarios de la Polica Nacional
deben responder personalmente por los bienes que se les
entreguen para uso, custodia, administracin y transporte, as como
la prdida o dao que sufran, cuando lo anterior no se ocasione por
el deterioro natural, por su uso normal o por otra causa justificada.
La responsabilidad por actos irregulares en el manejo de los bienes
que se ejecuten atendiendo rdenes superiores (verbales o escritas),
se determinar contra quien las emiti.

Para establecer la responsabilidad de funcionarios por la prdida o

dao de bienes, cuando no provengan del deterioro natural, se
ordenar la prctica de una investigacin administrativa.
El jefe de almacn deber reportar mensualmente los movimientos
de bienes por este concepto (el servicio) al Grupo de Contabilidad

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de la respectiva unidad policial, con el fin de realizar los registros

contables a que haya lugar. Los almacenistas tienen la obligacin de
firmar los comprobantes de salida de los elementos devolutivos que
reciben; esta obligacin no es delegable en otros funcionarios.
3.1 Obligatoriedad del diligenciamiento del paz y salvo (CESE) Los
funcionarios que en desarrollo de la funcin que desempean
tengan a cargo bienes muebles e inmuebles de la Polica Nacional,
tendrn la obligacin de diligenciar el paz y salvo que certifique la
entrega de los bienes ante los almacenes de la unidad, ante
novedades de personal como traslado, retiro, excusas, vacaciones,
licencias, comisiones permanentes, etc.
4 Responsable de los bienes inmuebles. Llevar carpetas
actualizadas de todos los bienes inmuebles de propiedad de la
Polica Nacional y de aquellos que le hayan sido entregados por el
Estado bajo su custodia, mediante acto administrativo o contrato de
comodato. La Direccin Administrativa y Financiera vigilar la
permanente actualizacin de los bienes inmuebles a travs del
aplicativo SAP ECC6.0 y/o dems aplicativos implementados,
requiriendo que las escrituras, avalos, contratos y dems
documentos queden debidamente incorporados y reposen en la
unidad con la debida seguridad. Igualmente, deben enviar copia de
estos a la Direccin Administrativa y Financiera, Grupo Bienes
Races.
ARTCULO 15 ENTRADA DE BIENES :Se define como la accin que
determina el ingreso fsico y real de los bienes al almacn, segn la
naturaleza del bien y el mecanismo de adquisicin.
1 Criterios bsicos. Teniendo en cuenta la clasificacin y
caractersticas de los bienes, el almacenista debe definir la zona de
ubicacin en el almacn, organizndolos en estanteras con cdigos
estandarizados por la Polica Nacional en concordancia con el
aplicativo SAP ECC 6.0 y/o dems aplicativos, que faciliten

facilitando su localizacin, manejo, control y entrega; contar con

las instalaciones apropiadas y adoptar los mecanismos,
demarcaciones, equipos de seguridad, normas de seguridad
industrial, bioseguridad y de almacenaje para cada tipo de bien. La
orden de entrada no debe contener tachones, borrones,
enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones.
El almacenista y los jefes de las dependencias, en los casos
especficos, sern los directos responsables del cumplimiento de las
normas administrativas, fiscales y ambientales de los bienes que
ingresen a la Institucin. nicamente se deben ingresar a la cuenta
contable de bienes muebles en bodega los bienes nuevos.
2 Excepciones. No ingresarn al almacn los bienes que por su
volumen, peso, fragilidad y dems especificaciones especiales, sea
ms conveniente y econmico recibirlos directamente en su lugar de
instalacin y utilizacin. En estos casos se coordinar la accin de
recepcin entre el almacenista, el proveedor, el usuario, el
supervisor del contrato y tcnico en la materia, si el bien as lo
requiere. Igualmente ocurrir con los bienes que por las condiciones
geogrficas de contratacin sea necesario recibirlos en el lugar de
destino, para lo cual el jefe de la dependencia certificar el recibido
a satisfaccin, verificando que la cantidad, calidad, marca, unidad de
medida, importe y fechas de vencimiento (que no sean inferiores
con las necesidades de consumo de la unidad) estn de acuerdo con
el contrato.
3 Objetivos de la entrada de bienes. De conformidad con los
principios bsicos de administracin y almacenamiento o bodegaje,
el ingreso de bienes se realiza para:
- Confrontar las especificaciones de los bienes como cantidad, peso,
unidades de medida, dimensiones, marcas, modelos, calidades, etc.
- Dar conformidad de recibo a satisfaccin.

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- Efectuar registros matemticos, contables y computarizados.

4 Legalizacin de las entradas. El ingreso de los bienes debe estar
respaldado por la orden de entrada elaborada por el almacenista,
soportada por los documentos que den origen a la operacin. Para
los registros de almacn, la operacin de recepcin se considerar
perfeccionada cuando los elementos se reciban o se den por
recibidos y se produzca el documento de entrada, independiente
que el pago de los mismos est o no realizado. Copia de la misma o
relacin de los documentos generados por el sistema debe ser
tramitada al Grupo de Contabilidad con el reporte diario de almacn
y con el lleno de los requisitos. Cuando la unidad policial cuenta con
un software integral, el envo de la copia del reporte diario del
almacn, al Grupo de Contabilidad, debe ser omitido teniendo en
cuenta que este reporte es automtico, ya que al hacer el ingreso al
sistema el Grupo de Contabilidad puede consultarlo, en
cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000, Ley General de
Archivos.

5 Contenido del documento de entrada. El documento de entrada

debe contener la siguiente informacin bsica:
- Lugar y fecha
- Nmero de orden en forma ascendente
- Identificacin del almacn
- Concepto de la transaccin y nmero del documento soporte
- Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor o el
lugar de origen, documento de identidad o NIT, cuenta contable,
nombre y cdigo del elemento con sus caractersticas especficas,
unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total por
elementos, valor total del comprobante .
- Firma del almacenista.
6 Clasificacin de las entradas. De acuerdo con el acto que genere el
ingreso de los bienes, estas se pueden clasificar en:
6.1 Contrato. Cuando por caractersticas y especificaciones tcnicas
se estipule en los contratos el control de la calidad mediante
ensayos o pruebas de funcionamiento e instalacin, la recepcin de
estos bienes se realizar en el almacn o en las dependencias a
ttulo de depsito mientras se conoce el resultado de las pruebas
requeridas. Las anomalas deben informarse de inmediato por el
almacenista y el supervisor del contrato al ordenador del gasto, para
exigir al contratista el cumplimiento estricto de lo pactado en el
contrato. El recibido a satisfaccin tcnico se requiere como medio
para garantizar la calidad de los bienes adquiridos, dependiendo de
las caractersticas y complejidad de los mismos. Este recibido a
satisfaccin tcnico se determinar en la siguiente forma:

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- Por detallada observacin fsica del bien y prueba de

funcionamiento, con la presencia del proveedor, el usuario, el
supervisor del contrato y el tcnico especializado designado para el
efecto. De esta diligencia se levantar acta firmada por los
participantes y se entregar al almacenista.
- Las cantidades a ingresar son responsabilidad del almacenista.
PARGRAFO: Cuando en cumplimiento a la clusula de fluctuacin
en la tasa de cambio, las cantidades hayan variado de acuerdo con
lo pactado en el contrato, deber elaborarse este tipo de entrada y
el soporte ser el documento suscrito con el proveedor.
6.2 Caja menor. Para su registro en el almacn se debe anexar a la
entrada de bienes los siguientes documentos.
- Factura comercial o cuenta de cobro original.
- Documento soporte del requerimiento.
6.3 Sobrantes. Se considera que hay entrada por sobrantes cuando
al practicar un inventario fsico se encuentra que el nmero de
unidades o especies de determinado elemento es superior a los que
en esa fecha muestre el inventario terico, suministrado por el
sistema de informacin adoptado por el sector defensa para la
administracin de los recursos disponibles en el desarrollo de su
gestin SAP ECC6.0 y/o dems aplicativos implementados por la
Polica Nacional. Antes de proceder a realizar la entrada de almacn
se debe: Analizar y determinar la causa que la ocasion; si se
establece el motivo, se producir la correccin; si no se encuentra,
se solicitar al ordenador del gasto la expedicin de la orden de
entrada, con la observacin de que se trata de una orden de entrada
por sobrantes, cuya causa no pudo establecerse. El valor del
elemento es dado por el registrado en el sistema, cotizacin o
peritaje. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales,

disciplinarias, administrativas y fiscales que puedan derivarse. Estos

sobrantes deben ser evidenciados en el acta de cruce de
informacin realizada junto con el grupo contable, con el fin de
tener control de los elementos que ingresan a los inventarios.
6.4 Compensacin. Cuando se encuentren elementos sobrantes que
en el movimiento de almacn o bodega se hayan podido confundir
con otros semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes, podrn
hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de
artculos similares, de una misma naturaleza o clase, que puedan ser
causa de confusin. Se expedir la orden de entrada por la cantidad
sobrante compensada, y la salida por compensacin para el egreso
de los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de alta con el
sistema de informacin adoptado por el sector defensa para la
administracin de los recursos disponibles en el desarrollo de su
gestin SAP ECC6.0 y/o dems aplicativos implementados por la
Polica Nacional. Estas compensaciones deben ser evidenciadas en el
acta de cruce de informacin realizada junto con el grupo contable,
con el fin de tener control de los elementos que ingresan a los
inventarios.
6.5 Transferencias. Una transferencia de bienes es la entrega o
recepcin material de una entidad pblica a otra conforme con lo
establecido en el Decreto 734 de 2012. Previo el cumplimiento a los
requisitos exigidos para el traspaso, se elaborar el acto
administrativo mediante el cual se autoriza la entrega de los bienes
a la entidad solicitante, siendo competencia de la Secretara General
de la Polica Nacional la revisin y aprobacin del proyecto de
Resolucin que ser firmada por el director general de la Polica
Nacional. Para efectuar la transferencia se requieren los siguientes
requisitos adicionales a los establecidos por cada especialidad:
- Autorizacin emitida por el ordenador del gasto.

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- Relacin detallada de los bienes, con caractersticas, cantidades,

valor unitario y valor total que figuran en los inventarios.
- Certificacin por parte del ordenador del gasto y almacenista,
indicando que los bienes no se requieren en la entidad, o que siendo
necesarios hay disposicin que ordena la donacin.
- Elaborar acta de entrega de los bienes con intervencin del
ordenador del gasto y el almacenista, detallando los bienes con sus
caractersticas; se debe hacer firmar tambin por el representante
legal de la entidad que recibe.
- Finalmente, elaborar la orden de salida, con soporte en los
documentos anteriores, debidamente firmada por todos los que
intervienen.
Cuando se trata de transferencia de inmuebles, adems de los
requisitos anteriores, se requiere el cumplimiento de las siguientes
condiciones:
- Escritura pblica, disposicin legal que autorice la transferencia
con sujecin a las normas legales y estatutarias.
- Relacin del inmueble con su inventario.
- Entrega, a la entidad a quien se transfiere el inmueble, del registro
de la escritura pblica.
- Elaborar la orden de Salida, para efectos y registros contables a
que haya lugar y descargarlos del listado de bienes.
Para el caso de semovientes equinos y caninos que sean evaluados
por el Grupo Remonta y Veterinaria de la Direccin de Carabineros y
Seguridad Rural como no aptos para el servicio de la Polica Nacional
y aquellos que hayan llegado al trmino de su vida til en la

Institucin (se ha establecido como fecha lmite de servicio para los

equinos desde los tres (03) aos de edad a los quince (15) aos y
caninos de un (01) ao de edad a los ocho (08) aos) podrn ser
transferidos a la entidad que as lo desee y posea las condiciones de
mantenimiento y albergue para los mismos. El Grupo Remonta y
Veterinaria de la Direccin de Carabineros y Seguridad Rural
determinar si los semovientes a donar debern ser sometidos a
una previa esterilizacin, teniendo en cuenta su calidad gentica,
edad o estado del sistema reproductivo.
6.6 Remesa. Movimientos de bienes realizados entre almacenes
pertenecientes a la Institucin, para lo cual se elabora la orden de
entrada de acuerdo con los datos emitidos (cantidad, valor,
depreciacin, clasificacin, etc.) por el almacn de origen. En este
tipo de operaciones, el almacenista que produce la orden de salida
debe informar por escrito al almacenista de la unidad que recibe
(por medio de polgrama, correo electrnico, etc...), con el propsito
de efectuar los cruces contables y conciliaciones necesarias, las
cuales se realizaran mensualmente y se relacionaran en el formato
de remesas, con el fin de obtener el control de los bienes por parte
de las unidades policiales.
6.7 Reconstruccin de equipo. El valor que se dar a los elementos
ser igual al que tena antes de su arreglo, ms el costo de los
materiales, repuestos y gastos de reconstruccin, previa
confirmacin que haya sido dado de baja por inservible. Si la
reconstruccin del bien tiene caractersticas considerables que
ameritan realizar un avalo, este deber ser realizado por personal
idneo en el tema, quien expedir una constancia con destino al
almacenista. Se elabora acta detallando las caractersticas, valor
unitario y total, la cual debe ir firmada por el subcomandante
administrativo y el almacenista, la que servir de soporte a la
entrada en mencin. Estos elementos reconstruidos deben ser
almacenados y sern registrados en el aplicativo SAP ECC6.0. y/o
dems aplicativos implementados por la polica nacional.

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6.8 Aprovechamiento de inservibles. Cuando se den de baja

elementos inservibles, de los cuales puedan aprovecharse partes
utilizables, que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se har
una relacin de estas. Luego se procede a realizar un avalo para
elaborar la orden de entrada, firmada por el funcionario idneo en
la materia.
6.9 Nacimiento de semovientes. La reproduccin de semovientes
equinos y caninos estar sujeta a los programas de reproduccin
aprobados por el grupo remonta y veterinaria DICAR. Para la
reproduccin equina estn autorizados los criaderos del Grupo
Remonta y Veterinaria de la Direccin de Carabineros y Seguridad
Rural. La reproduccin canina solamente se autoriza a la Escuela de
Formacin de Guas y Adiestramiento Canino bajo la supervisin del
grupo remonta y veterinaria DICAR, para lo cual debe darse estricto
cumplimiento al siguiente procedimiento: Los jefes de criadero
dentro de las primeras 48 horas de nacido un semoviente
elaboraran el acta de nacimiento, especificando el sexo, raza, color,
seales particulares y datos de los padres. Adems se registrar en
la base de datos del Sistema de Informacin Administrativa de
Semovientes SIASE. Entre los treinta (30) y sesenta (60) das, se
elaborarn las tarjetas de filiacin, actas de avalo y entrada de
bienes por nacimiento a los inventarios de la Polica Nacional de los
semovientes equinos y caninos. Los nombres y nmeros de filiacin
dados a los semovientes sern asignados alfabticamente en cada
vigencia solamente por el Grupo Remonta y Veterinaria, sin repetir
por especie el de un ejemplar existente. Debern elaborarse actas
de necropsia por sistemas y de defuncin, para todos los siniestros
de neonatos que se presenten, previos a su inclusin en los
inventarios de bienes fiscales de la Institucin. En los equinos, antes
de cumplir el primer mes de edad, se implantar el microchip de
identificacin a nivel del ligamento de la nuca lado izquierdo. En los
caninos, antes de los ocho meses de edad, en el espacio subcutneo
a la altura de la cruz. Los semovientes equinos debern ser
marcados mediante el sistema de identificacin en fro con

nitrgeno lquido a los 30 meses de edad, con la estrella de la Polica

Nacional a la altura del encuentro lado izquierdo y en la misma
ubicacin del lado derecho con la serie y nmero de filiacin,
asignado al momento de ser dado de alta. Si se producen preeces o
nacimientos de semovientes equinos o caninos en una unidad no
autorizada por el Grupo Remonta y Veterinaria de la Direccin de
Carabineros y Seguridad Rural, se deber informar inmediatamente
la novedad al citado grupo (GREVE-DICAR) y este ser el encargado
de ordenar el traslado y evaluar a los semovientes, deber
determinarse si es apto o no para el servicio. El ordenador del gasto
de la unidad donde se produzca la preez o nacimiento informar a
quien corresponda para iniciar las investigaciones disciplinarias,
administrativas o fiscales a que haya lugar. En caso de defuncin de
los semovientes durante el nacimiento, se debe cumplir con la
normatividad ambiental vigente sobre la Recoleccin de animales
muertos.
6.10 Donacin. Hay donacin de bienes muebles e inmuebles
cuando por liberalidad de una persona natural o jurdica, nacional o
extranjera, se trasmite gratuitamente el dominio de una cosa que le
pertenece a favor de la entidad que la acepta.
Cuando se produzcan entradas por donacin, provenientes de
personas naturales o jurdicas, debe elaborarse la orden de entrada
con los siguientes requisitos:
- Cuando se produzcan entradas por donacin, provenientes de
personas naturales o jurdicas, debe elaborarse la orden de entrada
con los siguientes requisitos:
- ofrecimiento escrito del donante, detallando los bienes con sus
caractersticas y condiciones que exige sobre el uso, manejo y
destino que se les va a dar.

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- Acta de aceptacin de los bienes que, de acuerdo con el anlisis del

punto anterior, sern de utilidad para la Institucin.
- Se elabora la entrada adjuntando el acta de donacin de los
bienes, detallando las caractersticas, cantidades, valor unitario,
total y el estado en que se encuentren. Esta acta debe ser firmada
por las partes que intervienen, como son el ordenador del gasto de
la unidad, Jefe Administrativo o quien haga sus veces y el
almacenista, quienes reciben, y por parte de quienes entregan.
- En caso de no poseer el valor histrico, se procede a practicar un
avalo por parte de personal experto en la materia.
- Los procesos de recepcin y alta de semovientes equinos y caninos,
por concepto de donacin, se realizarn con la autorizacin y previa
evaluacin tcnica del Grupo Remonta y Veterinaria de la Direccin
de Carabineros y Seguridad Rural, para lo cual deben observarse los
parmetros tcnicos requeridos para los semovientes descritos en el
captulo

- Para el caso de bienes inmuebles, adicional a los requisitos

anteriores, se deber protocolizar la escritura pblica y registrarla
en la oficina de instrumentos pblicos del lugar donde se encuentre
el bien.
Cuando se produzcan entradas por donacin, provenientes de la
cooperacin internacional, debe surtirse el procedimiento
establecido en la directiva Ministerial N .33 /Mdpse-023 del 22 de
diciembre de 2005, Planeamiento y manejo de los recursos
provenientes de la cooperacin internacional.
6.11 Reposicin por prdida, obsolescencia, vencimiento, garanta.
Hay reposicin cuando se reemplaza o se entrega lo que hace falta.
Para recibir bienes por reposicin, cuando el responsable los
entrega en similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad,
medida y estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento de
los siguientes requisitos: Solicitud escrita por parte del responsable
de los bienes faltantes, ofreciendo los que va a reponer y detalle de
los mismos. Aceptacin por escrito, de que se haga la reposicin,
por parte del ordenador del gasto. Se debe constituir una junta de
reposicin para que estudie los bienes ofrecidos, la cual debe estar
integrada por el ordenador del gasto, el subcomandante
administrativo o quien haga sus veces, el almacenista y dos tcnicos
peritos o expertos segn el caso, quienes darn concepto de si los
bienes ofrecidos son iguales o no a los faltantes. Se elaborar la
entrada de bienes anexando acta de recepcin, la cual debe ser
firmada por las personas que conforman la comisin. El valor
asignado a estos bienes debe ser el que figura en la factura de
compra; es de anotar que al bien debe drsele salida del sistema y
contablemente en el momento en que desaparece fsicamente. Con
lo anterior se elabora la orden de entrada, especificando y
detallando las caractersticas, cantidades, valores y valor total, la
cual ser soportada por el acta y firmada por los funcionarios
integrantes de la comisin. Lo anterior sin detrimento de las
acciones legales, disciplinarias, administrativas o fiscales a que haya

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lugar. Los procesos de recepcin y alta de semovientes equinos y

caninos por concepto de reposicin, se realizarn con la autorizacin
y previa evaluacin tcnica del Grupo Remonta y Veterinaria de la
Direccin de Carabineros y Seguridad Rural. Si existe investigacin
administrativa, a los elementos entregados en reposicin se les dar
ingreso con el auto inhibitorio originado en la Oficina de Asuntos
Jurdicos quienes tambin deben informar al contador de la unidad
para las reclasificaciones pertinentes; este documento har parte de
los dems soportes de la entrada de bienes al almacn. Los
elementos se consideran entregados, una vez sean recibidos por el
almacenista o sea autorizado en el almacn o cuando sean
entregados por parte del proveedor en las dependencias de las
unidades. Con la debida actualizacin en el sistema de informacin
adoptado por el sector defensa para la administracin de los
recursos disponibles en el desarrollo de su gestin SAP ECC6.0 y/o
dems aplicativos implementados por la Polica Nacional.
Pargrafo 1: No afectara costo alguno a la institucin la reposicin
por vencimiento o garanta.
BAJA DE BIENES: La baja de bienes se define como el proceso
administrativo mediante el cual la entidad retira definitivamente de
su patrimonio los bienes y equipos de su propiedad, tanto de forma
fsica como de los registros del patrimonio de la entidad, por
obsolescencia, por inservible, reparacin antieconmica, hurto,
siniestro, fuerza mayor o caso fortuito; o en el caso de insumos, por
encontrarse vencidos, que no son susceptibles de readaptacin,
reparacin o reconfiguracin para su uso. En el caso de
semovientes, cuando sea necesario sacrificarlos por encontrarse en
malas condiciones por enfermedad o accidente.
Corresponde a los ordenadores del gasto o quienes hagan sus veces,
por delegacin o en cumplimiento de sus funciones, autorizar la baja
mediante acto administrativo, sustentado en el concepto tcnico
emitido por personal idneo (persona natural o jurdica), donde se

indique que el bien no se encuentra en condiciones de prestar el

servicio para el cual se adquiri; procedimiento que debe motivarse,
indicando el destino del mismo, ya sea para su venta, destruccin
total o disposicin final, ya sea por enajenacin, remate,
destruccin, sustitucin entre otros.
1 Criterios bsicos. Los trmites de las bajas se regirn en general
por las normas contempladas en la Ley 80 del 28 de octubre de
1993, modificada por la Ley 1150 del 16 de julio de 2007,
normatividad de enajenacin vigente y sus decretos reglamentarios.
Las bajas se producen para bienes inservibles devueltos al almacn,
con la intervencin y trmites de rigor por parte del almacenista
teniendo en cuenta los criterios generales para la baja. Los jefes de
rea y dependencias deben hacer llegar al almacenista los bienes
para dar de baja relacionados en un listado, anexando el concepto
tcnico avalado por personal idneo (peritos) que certifique su
calidad de inservible u obsoleto; as mismo concepto tcnico sobre
la disposicin final adecuada de acuerdo a la normatividad
ambiental vigente. Las bajas se legalizan con el retiro fsico de los
bienes, el descargo de los inventarios y registros contables, previo el
cumplimiento de los requisitos y procedimientos contemplados
segn su destino.
2 Requisitos generales para las bajas
- Solicitud escrita del almacenista al ordenador del gasto, para dar
de baja elementos no susceptibles de reparacin o recuperacin,
soportada por los conceptos tcnicos.
- Acto administrativo motivado por el ordenador del gasto, que
autorice la baja de bienes y defina el destino final que debe darse a
los mismos.
- La baja de bienes debe estar soportada por los siguientes
documentos:

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- Solicitud escrita del almacenista al ordenador del gasto.

- Listado de bienes a dar de baja.
- Conceptos tcnicos de personal idneo segn la clasificacin de
elementos.
- Autorizacin de la Direccin de Carabineros y Seguridad Rural,
Grupo Remonta y Veterinaria para el caso de semovientes as como
para equipos mdicos veterinarios.
- Acto administrativo motivado (resolucin).
- Acta de legalizacin de la disposicin final emitida por el ordenador
del gasto.

- Disposicin emitida por parte del ordenador del gasto que autorice
la venta directa de los bienes, indicando a qu entidad deben
venderse; explicando el destino que debe darse al dinero producto
de la venta.
- Relacin detallada de los bienes por cuentas contables,
caractersticas, cantidad, valor unitario y valor total y el estado en
que se encuentren los mismos.
- Avalo de los bienes, practicado por peritos expertos en la materia,
como base para elaborar acta, la cual ir firmada por el ordenador
del gasto y el almacenista.
- Constitucin de la comisin que debe tramitar la venta.

- Material audiovisual.
- Documento soporte generado por la actualizacin del sistema de
informacin adoptado por el sector defensa para la administracin
de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestin SILOG
y/o dems aplicativos implementados por la Polica Nacional.
3 Clasificacin de las bajas
3.1 Venta directa. La venta directa se efecta en virtud de lo
establecido en la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, por medio de la
cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la
Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratacin con recursos pblicos.
La baja de bienes por venta directa debe estar soportada por los
siguientes documentos:

- Consignacin de la entidad compradora por el valor total de los

bienes que se van a adquirir, y presentacin del recibo expedido.

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- Acta de entrega de los bienes, la cual debe ir firmada por el

ordenador del gasto, el almacenista y por quien recibe el bien.
- Elaboracin de la baja correspondiente, con soporte en el acta de
entrega, firmada por los mismos que intervienen en dicha acta.
PARGRAFO 1: La venta de los inmuebles de entidad a entidad
requiere los mismos requisitos anteriores y, adems, los siguientes:

declarado la imposibilidad de su recuperacin; para dar salida a

estos bienes se requiere el cumplimiento de los siguientes
requisitos:
- La persona que tenga a su cargo el bien dar informe detallado al
almacenista de los hechos ocurridos, quien comunicar al ordenador
del gasto.
- El ordenador del gasto levantar la accin legal correspondiente.

- Avalo del inmueble practicado por peritos expertos y avalado por

el Instituto Geogrfico Agustn Codazzi.
- Disposicin legal que autorice su venta, avalada por quien est
facultado para ello, de acuerdo con las normas y estatutos que los
rigen.
- Titulacin completa del inmueble que acredite su propiedad.
- Realizada la consignacin por el valor del inmueble, se otorgar la
escritura pblica.

- Informar a la oficina de seguros lo sucedido, para que se proceda

de forma inmediata a tramitar la reclamacin ante la firma
aseguradora por el valor asegurado.
- Se levanta acta de inspeccin ocular por el responsable de los
bienes, con intervencin del ordenador del gasto o jefe
administrativo, almacenista y de testigos, si los hubiere, a quienes
consten los hechos, especificando:
- Fecha en que el hecho tuvo lugar.

PARGRAFO 2: Los semovientes equinos y caninos que sean

evaluados como no aptos para el servicio de la Polica Nacional por
el Grupo Remonta y Veterinaria de la Direccin de Carabineros y
Seguridad Rural, podrn ser entregados en venta directa mediante
disposicin emitida por parte del ordenador del gasto. De igual
forma, cuando en los programas de reproduccin de los criaderos de
semovientes se obtengan excedentes y estos se consideren aptos, la
Institucin podr realizar su venta, para cuyo caso, el avalo de los
bienes ser realizado por el Grupo Remonta y Veterinaria de la
Direccin de Carabineros y Seguridad Rural.

- Da en que se practica la inspeccin.

3.2 Sustraccin, prdida (descuido, fuerza mayor o caso fortuito).

Esta modalidad de baja se origina cuando aquellos bienes que,
habiendo estado en servicio o en almacn, han desaparecido y se ha

- Con base en el documento o acta de prdida o dao, se elaborar

el comprobante de baja en donde se evidencie el hecho, se
proceder a descargar el valor de los bienes de los registros de la

- Enumerar los detalles ocurridos.

- Lista de bienes perdidos, cantidad y valor (unitario y total).
- Todas las personas que participan firmarn el acta.
- Se requiere la constancia del denuncio puesto personalmente por
el responsable de los bienes ante autoridad competente.

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cuenta contable correspondiente y se dar traslado a la cuenta de

responsabilidades en proceso internas, hasta esclarecer el hecho, as
mismo, deben realizarse los registros en almacn e inventarios.
- Si la prdida corresponde a elementos en servicio, se dar
autorizacin para que sean descargados del krdex del responsable
y se ordenar la baja del almacn o bodega. Igualmente, la orden de
baja debe estar soportada, especficamente, con las mismas
caractersticas y cantidades expresadas en el costo histrico y acta
respectiva.
- En el caso de prdida de semovientes o equipos mdicoveterinarios, deber informarse de manera inmediata al Grupo
Remonta y Veterinaria de la Direccin de Carabineros y Seguridad
Rural.
3.3 Merma, rotura, desuso u obsolescencia, vencimiento. Para
autorizar la baja de bienes por merma, rotura, avera, alteracin,
desuso, vencimiento u otras causas similares, sin culpa o dolo del
responsable, se requiere el cumplimiento de los siguientes
requisitos:
- Aviso por escrito al ordenador del gasto por parte del almacenista,
o persona que tenga a su cargo el bien, en forma detallada y
justificada.
- Acta levantada por el responsable y almacenista, con intervencin
del ordenador del gasto o jefe administrativo, en la que se har una
relacin detallada de los bienes por cuentas contables, con sus
caractersticas, cantidades, valor unitario y valor total que consten
en los mismos, con constancia de la causa que origin la merma,
rotura, o si es por desuso o vencimiento; debidamente firmada por
todos los que participan.

- Con el aviso por escrito, autorizado, y el acta como soporte, se

elabora la orden de baja de los elementos, detallados con el lleno de
los requisitos exigidos para la elaboracin del acta, la cual debe
quedar debidamente firmada por todos los que participarn en ella.
- El ordenador del gasto dispondr lo necesario a fin de contratar los
servicios de una empresa especializada en el transporte y
destruccin de desechos, segn la naturaleza de los bienes, con el
fin de garantizar su destino final de acuerdo con las normas
ambientales. Los funcionarios que intervienen en el acto verificarn,
mediante cotejo, las cantidades y elementos relacionados en el acta
y desarrollarn la labor de acompaamiento, documentando el
evento en el lugar que la empresa tenga destinado para este
servicio.
- Si se trata de drogas o ampolletas alteradas o vencidas, no podr
producirse la baja mientras no se haya solicitado a los fabricantes o
proveedores su cambio por escrito. Cuando se trata de mermas, la
baja se expedir nicamente por la cantidad faltante. Para el control
de los medicamentos, peridicamente, se deben realizar las
verificaciones de la fecha de vencimiento. Lo anterior sin perjuicio a
las acciones legales que el caso amerite.
3.4 Inservibles. Para dar de baja bienes inservibles en uso que por su
cumplimiento de tiempo calculado para servicio o duracin, o que
por su trajn, desgaste, obsolescencia tecnolgica, etc. justifiquen su
baja, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
- Solicitud por escrito del almacenista al ordenador del gasto.
- Relacin detallada de los bienes, con caractersticas, cantidades,
valor unitario y valor total que figuren de ellos, debidamente
firmada por quienes intervienen.

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- Con los documentos anteriores como soporte, se actualiza el

aplicativo SAP ECC6.0 y/o dems aplicativos implementados,
elaborando el documento de baja y el acto administrativo
respectivo.
- El ordenador del gasto dispondr lo necesario a fin de contratar los
servicios de una empresa especializada en el transporte y
destruccin de desechos segn la naturaleza de los bienes, con el fin
de garantizar su destino final de acuerdo con las normas
ambientales. Los funcionarios que intervienen en el acto verificarn
mediante cotejo las cantidades y elementos relacionados en el acta
y desarrollarn la labor de acompaamiento, documentando el
evento en el lugar que la empresa tenga destinado para este
servicio.
3.5 Sacrificio de semovientes. Para dar de baja semovientes se
requiere:

- No se autoriza el sacrificio de animales seniles cuando estos no

presentan lesiones o enfermedades con pronstico desfavorable.
- Una vez realizado el procedimiento, deber enviarse de manera
inmediata, al Grupo Remonta y Veterinaria de la Direccin de
Carabineros y Seguridad Rural, el informe del procedimiento,
anexando lbum fotogrfico donde se observe inclusive la
disposicin final del cadver, el cual debe cumplir con las mnimas
normas de proteccin ambiental existentes.
3.6 Bienes inmuebles por reposicin u obsolescencia.
- Oficio a cargo del Jefe administrativo solicitando demolicin ante
oficina de planeacin (Municipios) y/o curadura (Metropolitanas).
- Certificado de libertad y tradicin no mayor de 1 mes de
expedicin de inmueble o inmuebles en los cuales se pretende
realizar la proyectada actuacin urbanstica.

- Solicitud escrita al ordenador del gasto por parte del almacenista.

- Concepto tcnico por mdico veterinario (persona natural o
jurdica) donde se justifique su sacrificio por las siguientes causas:
lesiones irreversibles que impidan el trabajo policial, enfermedades
que involucren al hombre (zoonosis) y padecimientos incapacitantes
terminales.
- Autorizacin escrita del Jefe del Grupo Remonta y Veterinaria de la
Direccin de Carabineros y Seguridad Rural.
- Luego se procede al sacrificio de los semovientes con intervencin
del ordenador del gasto y almacenista, de acuerdo con las normas
ambientales vigentes, elaborando acta, la cual debe ser firmada por
todos los que participen en ella.

- Oficio a cargo del grupo bienes races de la unidad justificando y

explicando el motivo, carcter y cantidad a demoler.
- Plano de localizacin del predio o predios objeto de la solicitud,
identificando los vecinos y colindantes.
- El Jefe administrativo de la unidad deber realizar seguimiento y/o
coordinaciones ante la oficina de planeacin (Municipios) y/o
curadura (Metropolitanas), para el trmite, cancelacin o
coordinacin de la licencia de demolicin del inmueble que va ser
objeto de una nueva construccin.
- Una vez expedida el acta de demolicin por la oficina de
planeacin y/o curadura, el jefe administrativo mediante
comunicado oficial remitir dicha documentacin al contador de la

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unidad con el objeto de realizar la baja total o parcial en los estados

contables.
Pargrafo 1: Para los trmites de la licencia de demolicin se
tendrn en cuenta los requisitos legales adems de todos aquellos
que de forma adicional solicite la entidad que tramita este
documento.

ARTCULO 25 PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA ENTREGA DE

ALMACENES:
1 Entrega. Se requiere el acto administrativo donde se designe al
funcionario que deber recibir el almacn; en el mismo documento
se debe indicar, el tiempo aproximado que durar la entrega, de
acuerdo con el volumen. El reemplazo del almacenista, en caso de
vacaciones o licencias, debe ser designado directamente por el

ordenador del gasto o Jefe Administrativo. Adicionalmente, es

necesario que el funcionario que recibe es necesario que se haya
posesionado del cargo y constituido la pliza de seguro que ampare
el manejo del almacn o bodega. Posteriormente, se levantarn
inventarios fsicos con el propsito de entregar los bienes y
transferir la responsabilidad de su registro, manejo y custodia por
cambio del responsable del manejo del almacn y bodega. Cuando
por cualquier motivo (traslado, separacin del cargo, etc.) un
empleado de manejo deba hacer entrega de bodegas, depsitos,
farmacias, etc., que estn bajo su responsabilidad, deber hacerse
un inventario fsico, el cual incluir en forma separada tanto los
bienes que tenga para uso en oficinas o dependencias, como los que
se hayan suministrado a empleados, trabajadores o contratistas que
dependan de l. Cumplido lo anterior, se proceder a realizar el
conteo fsico y entrega de los elementos devolutivos, consumo,
inmuebles e inservibles, que se encuentren en existencia en grupos
de bienes, registrando las siguientes caractersticas: marca, modelo,
cantidad, valor unitario, valor total y su estado de conservacin. Los
bienes deben corresponder exactamente a los registrados en
listados y en el sistema de informacin adoptado por el sector
defensa para la administracin de los recursos disponibles en el
desarrollo de su gestin SILOG Se deben levantar diariamente
borradores de los conteos practicados, debidamente firmados por
quien recibe y entrega, al igual que por los dems funcionarios que
intervengan en la toma o diligencia. Los elementos devolutivos que
se tengan en servicio se entregarn por parte del almacenista
saliente, limitndose a efectuar la comparacin de los saldos de
listados parciales en servicio, de las diferentes dependencias de la
unidad, contra el saldo total que arrojen los registros en el almacn
por cuentas contables, los cuales deben coincidir, ser iguales,
verificando los documentos de salida al servicio con especial
atencin que los elementos se encuentren asignados a la unidad. El
total de los bienes, por grupo, debe ser igual al registrado en el
Movimiento de Bienes por Grupo de Inventarios, que soportan la
cuenta fiscal, y por ende, igual a los valores presentados por cuenta

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contable en el balance general. La entrega total del almacn se har

constar en acta que ser firmada por todos los actuantes, dejando
constancia de las irregularidades, inconsistencias, diferencias
encontradas y por consiguiente los correspondientes compromisos.
Anexado los inventarios de la unidad.
2 Entrega de almacenes cuando el funcionario saliente abandona el
cargo o dilata la entrega
Cuando se presente esta situacin, el ordenador del gasto designar
el funcionario administrativo que deba realizar la toma fsica y
entrega de las existencias al nuevo empleado de manejo, solicitando
por escrito a la compaa que asegur al almacenista saliente, el
envo de un representante; tambin se notificar por escrito al
almacenista saliente si se conoce su paradero, o en caso contrario
mediante edicto, que se fijar en lugar visible indicando la fecha y
hora que comience la diligencia de entrega.
Si el almacenista saliente concurre, se adelantar la entrega en
forma corriente; pero si no lo hace, al igual que el representante de
la compaa aseguradora, se dejar constancia en el acta y se inicia
la entrega con la intervencin del funcionario administrativo
designado y el nuevo almacenista. En el acto se dejar constancia de
los elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar el
nmero de unidades fsicas, con el de los registros actualizados de
listados y el aplicativo SAP ECC6.0 y/o dems aplicativos
implementados en la polica nacional. No se podr disponer de las
existencias hasta que las haya recibido el nuevo almacenista. Si se
requiere algn elemento con urgencia, es necesario que esta salida
sea firmada por el nuevo almacenista en el caso de haber recibido
ya estos elementos; en caso contrario, se firma por el almacenista
saliente. Los bienes que lleguen durante la diligencia de entrega los
recibir el nuevo almacenista, firmando su recibido, registrndose
en el aplicativo SAP ECC6.0 y/o dems aplicativos implementados,
con la constancia de que son elementos que llegan durante el

proceso de recibo del almacn. De estos elementos se pueden

realizar entregas.
3 Requisitos para ejercer el cargo de almacenista. Los requisitos para
ejercer el cargo y funciones de almacenista en las unidades
policiales debern ser los determinados en el Manual de Funciones
establecido para la Polica Nacional, teniendo en cuenta que el
funcionario debe cumplir con la capacitacin sobre el sistema de
informacin adoptado por el sector defensa para la administracin
de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestin SILOG
y/o dems aplicativos implementados.
ARTICULO 26 RECLASIFICACIN: Para los elementos que estn
incluidos o relacionados en la cuenta propiedad planta y equipo que
por sus caractersticas pertenezcan o sean elementos de consumo o
suministros proceder a realizar una baja o salida por clasificacin
de acuerdo a lo precisado en numeral 2.21 Bajas de Bienes.
De otra parte, de encontrase elementos que estando asociados a la
cuenta de suministros o de consumo y cuyas caractersticas estn
vinculadas a elementos devolutivos, se proceder a realizar el
ingreso segn lo estipulado en el numeral 2.12.6.3 sobrantes.

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