PDF 1 Los Proyectos y La Gerencia de Proyectos 2

Gestin de la
Integracin del
Proyecto
Procesos de la Gestin de Costes del Proyecto
2014 Instituto Europeo de Posgrado
Contenido
1
Plan de Gestin de los Costes del Proyecto.
Estimacin de Costes de un Proyecto
Determinar el Presupuesto de un Proyecto
10
El Control de los Costes en un Proyecto
16
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO 2014

Nota Tcnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado.
Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusin, reproduccin o uso total o parcial para
cualquier otro propsito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
Para que las premisas vistas anteriormente puedan cumplirse, la

gestin de costes debe incluir, fundamentalmente, tres procesos:
estimar los costes, elaborar el presupuesto y controlar el
presupuesto, aunque en proyectos pequeos los dos primeros se
realizan en conjunto, a continuacin los veremos por separado
para una mayor ilustracin.
1
Plan de Gestin de los Costes del Proyecto.
Este nuevo proceso, que incluye como novedad A Guide to the Project
Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) - Fifth Edition,
Project Management Institute, Inc., 20131, tiene como finalidad
establecer las polticas, procedimientos y documentacin para la
planificacin, gestin, gasto y control de los costes del proyecto.
Figura 7-2. Plan Cost Management: Inputs, Tools&Techniques, and

Outputs2
Este plan tiene como entradas:

El plan de gestin del proyecto, que cuenta a su vez con
informacin importante de
la lnea base del alcance, la
programacin y otras informaciones relevantes.

El acta del proyecto.
Factores
ambientales
de
la
empresa,
como
la
cultura
organizacional, las condiciones del mercado, el ratio actual de

cambio de moneda, informacin comercial publicada o los
1
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK
Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figura 7-2, Pgina 195.
2

sistemas de informacin para la gestin del proyecto propios de

la empresa.
Procesos organizacionales fuertes, que incluyen entre otros los
procedimientos de control financiero, las lecciones aprendidas,
bases de datos financieras y estimaciones de costes formales y
no formales.
Para llevar a
buen
trmino
este subproceso, contamos
con
herramientas como el juicio de expertos, las reuniones y las tcnicas de

anlisis.
Los resultados de este subproceso sern, las unidades de medida, el
nivel de precisin de las estimaciones, el nivel de certeza de las
predicciones, los enlaces a procedimientos organizacionales, el control
de mrgenes y las reglas de medicin del desempeo.
2
Estimacin de Costes de un Proyecto
Este proceso comprende una valoracin de todos aquellos recursos

necesarios para la ejecucin del proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
Aunque la estimacin de costes se realiza al inicio, en la planificacin
del proyecto, esta puede verse afectada en el desarrollo del mismo,
como consecuencia de las decisiones adoptadas en la ejecucin o por
los interesados, por ello, es importante tener en cuenta las
circunstancias locales, globales y de coyuntura, as como otros factores
que puedan afectar las estimaciones iniciales.

Figura 7-4. Estimate Costs: Inputs, Tools&Techniques, and Outputs3
Para estimar los costes de un proyecto es necesario realizar una

aproximacin de los recursos monetarios necesarios para desarrollar
cada una de las actividades, lo cual requiere de una prediccin basada
en la informacin disponible al inicio del proyecto. Tambin se deben
considerar las concesiones entre costes, riesgos y calidad del producto
o servicio resultante, por ejemplo: si es posible comprar un insumo en
vez de fabricarlo o comprar una propiedad en vez de arrendarla.
Una estimacin de costes efectiva debe incluir todos aquellos
materiales, equipos, trabajos, servicios, instalaciones y condiciones
especiales como la inflacin o la contingencia. Es recomendable
realizar una estimacin ascendente, en la cual se parte de la
estimacin de cada tarea, tambin se pueden dividir en tareas
pequeas para que el clculo de recursos sea ms sencillo, hay tres
tipos principales de estimacin de costes, veamos:
Estimacin
aproximada:
tambin
conocida
como
orden
aproximado de magnitud (ROM). Se basa en objetivos de alto

nivel, ofrece una vista de pjaro de los entregables del proyecto y
tiene
mucho
margen
de
maniobra.
Generalmente,
las
estimaciones ROM, tienen un rango de variacin de -25% hasta

llegar a 75%, lo que significa un montn de espacio de maniobra.
En este tipo de estimacin, el director del proyecto no invierte
mucho tiempo en la creacin de las estimaciones iniciales, al
igual que el cliente no confa mucho en la precisin de la
estimacin ROM, pues hay una crisis constante en las
expectativas cuando se trata de estimaciones ROM. A semejanza
de esto, el director del proyecto a ciegas arroja la estimacin
ROM como una novia lanza su ramo, y el cliente se adhiere a la
ROM como el ramo de la dama de honor en la boda misma.
Es decir, las estimaciones ROM, independientemente de su

papel en el proyecto, permiten echar un vistazo de los costes
iniciales percibidos para el proyecto.
Estimacin presupuestaria: popularmente se conoce como de
arriba hacia abajo, es un poco ms precisa que la anterior, se
formula en la etapa de planificacin del proyecto, el presupuesto
se basa en la estimacin anloga, tomando lecciones aprendidas
de presupuesto de un proyecto similar y su aplicacin al proyecto
actual.
Teniendo el presupuesto, se comienza en la parte superior y
luego se trabaja en los detalles del proyecto. Al igual que la
ROM, esta estimacin debe incluir en las condiciones un rango
de variacin, y posibles hiptesis entre en los clculos. Es una
estimacin rpida, pero no muy precisa, el rango de variacin en
la estimacin presupuestaria es de -10% a 25%.
Estimacin definitiva: popularmente se conoce como de abajo
hacia arriba: Es la ms precisa de los tipos de estimar, pero
toma ms tiempo para crear. La estimacin definitiva requiere
una estructura de desglose del trabajo (EDT o ms conocida (*)
Work Breakdown Structure (WBS)4),
la cual comprende una
descomposicin orientada a los resultados del alcance del

proyecto.
Dependiendo del tipo y el carcter del proyecto la estimacin de
los costes se realiza en unidades monetarias tales como el dlar,
euro o yen, tambin se pueden usar horas y das de trabajo, los
detalles de la estimacin se van logrando a la medida que son
necesarios para el desarrollo del proyecto, as que muchas
consideraciones se modificarn permanentemente.
El equipo del proyecto debe tener en cuenta que la estimacin de
costes es un proceso iterativo que cambia conforme a las fases
(*) This definition is taken from the Glossary of Project Management Institute, A Guide to the
Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project
Management Institute, Inc., 2013.
La estimacin
presupuestaria debe
incluir en las
condiciones un
rango de variacin,
y posibles hiptesis
entre en los
clculos.
del proyecto, por ejemplo: si la duracin de una actividad del

proyecto es de 6 meses y su estimado es de 10.000,00, en el 1
mes la estimacin aproximada puede estar en el rango de 50%
(orden de magnitud ROM), sin embargo, de acuerdo al
porcentaje de trabajo realizado, al final del 5 mes las
estimaciones pueden reducirse a un rango de 10%. Es posible
que el equipo pueda identificar patrones y proponer pautas a
efectuarse en momentos oportunos del proyecto, esto requiere
un alto grado de confiabilidad y exactitud.
La estimacin debe proporcionar un rango aceptable de variacin, las
condiciones de las proyecciones y suposiciones hechas por el
proveedor de estimacin. Por ejemplo, una estimacin para construir un
nuevo taller puede afirmar que el taller tendr un coste de $350.000, + /
- 10%, tiene una validez de 30 das, y se supone que el taller se
construir en el mes de mayo, consideremos entonces el rango de
variacin, los supuestos, y el trabajo establecido, una buena estimacin
debe definir claramente lo que el proyecto llevar a cabo, sobre todo
los supuestos y el tiempo en que la estimacin ser vlida, y el coste
del proyecto sobre la base de informacin actual.
Para estimar los costes es necesario contar con los siguientes datos de
entrada:
La lnea base del alcance del proyecto: consiste en la descripcin
del producto o servicio que contenga los criterios de aceptacin,
supuestos, entregables, lmites y restricciones que puedan
presentarse durante el proyecto. Por ejemplo, se deben
establecer los lmites para los costes, de manera que se pueda
identificar cuando estos son directos o indirectos para el proyecto
y como proceder contablemente con los mismos.
Adems es importante que este documento contenga todos los
requisitos del alcance relacionados con las condiciones legales y
contractuales as como las restricciones para las fechas de
entrega requeridas, tanto por el cliente como por la organizacin.

Este documento deber contener la estructura de desglose del

trabajo: denominada EDT del proyecto, la cual provee todas las
posibles relaciones entre los componentes y entregables del
proyecto. Adems debern contemplar el diccionario con los
enunciados del trabajo del proyecto (denominados comnmente
SOWScope of Work) los cuales permiten identificar los
entregables y el trabajo de cada componente de la EDT
necesario para su entrega.
El cronograma del proyecto: consiste en la estimacin de la
duracin de cada una de las actividades del proyecto, estas
duraciones pueden llegar a afectar los costes unitarios tales
como las subidas salariales o las revisiones; y a los gastos
financieros como los cargos por intereses en lneas de crdito, en
algunos casos se consideran costes unitarios diferentes para
intervalos temporales distintos.
En
este
sentido
el
cronograma
deber
contemplar
la
La estimacin debe
contemplar un registro de la
amenazas y oportunidades q
pueden impactar los costes
proyecto tanto a nivel
focalizado como global
determinacin, disponibilidad y cantidad necesaria de personal y

materiales requeridos para desarrollar las actividades del
proyecto, puesto que el tiempo de las actividades influye
decisivamente en las estimaciones del presupuesto.
Riesgos y factores ambientales del proyecto: debe contemplarse
un registro de las amenazas y oportunidades que pueden
impactar los costes del proyecto tanto a nivel focalizado como
global. Es recomendable que se tengan en cuenta los riesgos
negativos que pueden lograr un atraso en el cronograma, y crear
estrategias para contrarrestar estos inconvenientes.
En los
factores ambientales se incluyen las condiciones que rigen en el

mercado a nivel de los productos, servicios y resultados del
proyecto, por ejemplo la oferta y demanda regional y/o global del
coste de los recursos.
Plan de gestin de los costes.
Plan de gestin de los recursos humanos.

Los activos de los procesos de la organizacin: es necesario que

se tengan en cuenta tanto las polticas como las plantillas,
registros histricos, prcticas y experiencias de la organizacin.
Para estimar los costes del proyecto es posible utilizar herramientas y
tcnicas como:
Estimacin por analoga: la informacin se basa en proyectos
previos, esta prediccin se realiza en fases iniciales del proyecto,
es sencilla pero se puede presentar margen de error, de acuerdo
a las condiciones del proyecto.
Estimacin por tarifas de recursos: se calculan los costes de
personal de acuerdo a sus categoras, ms el coste de materiales
o insumos para el proyecto, todo ello en el marco del cronograma
establecido.
Estimacin paramtrica: la informacin para esta prediccin se
basa en mtricas de proyectos previos, las cuales se extrapolan
al proyecto, aqu tambin es necesario tener en cuenta las
condiciones propias generadas por el proyecto.
Estimacin por anlisis de reserva: se utiliza fundamentalmente
para la gestin de imprevistos o problemas, los cuales pueden
subir mucho los costes del proyecto.
Recuerde que los costes van

siendo refinados en la medida
que avanza el proyecto,
logrando establecer diversas
categoras segn la precisin
esperada
Como herramientas para la estimacin de costes, debemos

considerar tambin el juicio de expertos, la estimacin de abajo a
arriba, estimacin de tres puntos, coste de calidad, software de
gestin de proyectos, anlisis de las facturas de los proveedores
y tcnicas grupales de creacin de decisiones.
Al finalizar la estimacin de costes se logran los siguientes productos o
salidas:
Estimacin de costes: es una evaluacin cuantitativa de los
costes ms probables de los recursos necesarios para desarrollar
el proyecto. Esto incluye las previsiones, contingencias y margen
destinado a la inflacin del proyecto. Se sugiere usar unidades
monetarias para evitar tener que diferenciar entre recursos de
muy diferentes coste, por ejemplo las horas de trabajo de un

ingeniero respecto a las horas de un obrero.
Recuerde que estos costes van siendo refinados en la medida
que avanza el proyecto, logrando establecer diversas categoras
segn la precisin esperada, por ejemplo el orden de magnitud
conceptual, preliminar, definitiva y de control.
Informacin de soporte: las bases de las estimaciones deben ser
documentadas y organizadas para facilitar su uso en el proyecto,
identificando las hiptesis y restricciones consideradas y, siempre
y cuando sea posible, los rangos de variacin de las
estimaciones efectuadas.
El plan de gestin de costes: este documento describe la forma
cmo deben gestionarse las variaciones de coste, por ejemplo,
las respuestas ante los problemas de repercusiones leves y
graves. El plan puede ser formal o informal de acuerdo a su nivel
detalle y de frente a las necesidades de los interesados del
proyecto.
3
Determinar el Presupuesto de un Proyecto
Figura 7-6. Determine Budget: Inputs, Tools&Techniques, and Outputs5
En este documento presentaremos las directrices para desarrollar y

controlar un presupuesto, bien sea a nivel global para una organizacin
10
o para un proyecto especfico. Existen diferentes herramientas para

calcular costes y consejos para asegurar que el presupuesto cumple
las necesidades de la organizacin o proyecto, los cuales veremos a
continuacin.
El Project Management Institute (PMI)6 en PMBOK Guide7, define
que Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar
los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo
para establecer una lnea base de coste autorizada(*)8. En este
sentido, el presupuesto del proyecto conforma todos aquellos fondos
autorizados para ejecutar las actividades propuestas.
El presupuesto del
proyecto conforma todos
aquellos fondos
autorizados para ejecutar
las actividades
propuestas
La elaboracin de un presupuesto es clave para la gestin de

proyectos. Pues ayuda a planificar, desarrollar y usar los costes de
manera efectiva. Cuando se tiene un firme entendimiento de los
principios sobre la elaboracin de presupuestos, entonces estamos
bien situados para una firme administracin de los costes de un
proyecto, lo cual incrementar su capacidad de xito a lo largo de los
proceso de planificacin, ejecucin, control y cierre.
Cuando estamos desarrollando un presupuesto, es recomendable no
improvisar, al igual que todas las fases del proyecto, el buen ejercicio
de la gestin de costes implica claridad de propsito, planificacin
detallada y tener pensamiento considerable. Adems es necesario que
este proceso est 100% articulado con todas y cada una de las reas
del conocimiento y del ciclo de vida del proyecto, especialmente con la
gestin de costes.
En resumen, un presupuesto es un documento que traduce la
planeacin objetiva de los costes del proyecto, dinero necesario para el
desarrollo de cada una de las actividades planificadas por el equipo. Se
deben estimar y conjeturar con fundamento cada una de las
necesidades en trminos monetarios.
6
PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

8
(*) Tomado del diccionario de Project Management Institute, A Guide to the Project
Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management
Institute, Inc., 2013, Pgina 208.
7

11
Segn Janet Shapiro9 un presupuesto no es:

Inamovible: cuando sea necesario, un presupuesto puede
cambiarse, siempre que
consecuencias
del
tomes medidas para
cambio.
As,
por
ejemplo,
tratar las
si
has
presupuestado 10 nuevos ordenadores pero descubres que

realmente lo que necesitas es un generador, entonces podras
comprar menos ordenadores y adquirir el generador.
Un simple registro de los gastos del ltimo ao, con un 15% extra
aadido para cubrir la inflacin: cada ao es distinto (ver tambin
el apartado sobre diferentes tcnicas presupuestarias) y las
organizaciones necesitan utilizar el proceso presupuestario para
examinar lo que realmente es necesario para poner en prctica
sus planes.
Slo un requerimiento administrativo y financiero de los
donantes: el presupuesto no debera formar parte de una
propuesta financiera y luego desestimada y olvidada a la hora de
realizar un informe financiero para los donantes; es una
herramienta viviente que se debe consultar en el trabajo diario,
comprobar mensualmente, controlar constantemente y usar con
creatividad.
Un cuadro optimista e irreal del coste real de las cosas: no
subestimes el coste real de las cosas con la esperanza de que te
El presupuesto indica
cunto dinero
necesitamos para realizar
las actividades,
exigindonos pensar
rigurosamente las
consecuencias de la
planificacin
ayudar a recaudar el dinero que necesitas; es mejor devolver a

los donantes el dinero que no se ha empleado, que pedir un
poco ms para poder acabar el trabajo.
El presupuesto indica cunto dinero necesitamos para realizar las
actividades del proyecto, exigindonos pensar rigurosamente las
consecuencias de la planificacin de las actividades, sobretodo porque
en algunos momentos la realidad de los proyectos obligan a replantear
los planes de accin presupuestaria.
Manual de Elaboracin del presupuesto por Janet Shapiro, Traductor: Daniel Fernndez.
Disponible en
http://www.civicus.org/new/media/Elaboracion%20de%20un%20propuesto%20Part%201.pdf
12
Cuando el presupuesto se usa de manera correcta este indica cundo

necesitars
ciertas
cantidades
de
dinero
para
desarrollar
las
actividades, adems permite controlar los ingresos y gastos e identificar

cualquier problema que se presente. El presupuesto es una buena
base para la contabilidad y la transparencia frente a los interesados del
proyecto, ya que les permite ver cunto debera haberse gastado y
recibido,
as
plantear
preguntas
bien
fundadas
sobre
las
discrepancias que consideren o por el contrario dar seguridad al

desarrollo del proyecto.
Para elaborar el presupuesto se necesitan la siguiente informacin de
entrada:
La estimacin de los costes de cada una de las actividades del
proyecto
La estructura de desglose del trabajo del proyecto (EDT)
El cronograma de actividades por fases
Los recursos y contratos
Cuando se elabora el presupuesto se deben utilizar una amplia serie de
aportaciones tales como personas, informacin, equipamiento y
destrezas, las cuales implicarn un coste agregado, que debe ser
calculado en el presupuesto. Para calcular los costes de un proyecto se
pueden utilizar mltiples tcnicas, en las cuales se debe tener en
cuenta la clasificacin de los costes:
Costes operacionales: son todos aquellos costes resultantes de
la realizacin del trabajo, tambin se denominan costes directos.
Un ejemplo de ellos son los materiales, equipamiento, transporte
y servicios que necesitan las actividades del proyecto.
Costes organizativos: son los costes bsicos, es decir costes de
la base organizativa, incluyen la direccin, administracin o
coordinacin del proyecto. Por ejemplo la compra o alquiler de
instalaciones para administracin o eventos del proyecto.
Para calcular los costes

de un proyecto se pueden
utilizar mltiples tcnicas,
en las cuales se debe
tener en cuenta la
clasificacin de los
costes

13
Costes de personal: son los recursos necesarios para el pago de

salarios, subsidios, compensaciones, pensiones al personal del
proyecto. Estos costes se puede expresar en relacin al tiempo
dedicado al trabajo.
Costes de inversin: dependiendo el tipo de proyecto podrn
existir costes para recursos que permanecern como capital para
la organizacin terminado el proyecto, por ejemplo los terrenos,
equipos o vehculos comprados en la ejecucin, estos bienes
tambin pueden ser usados en otros proyectos.
Adems de la suma de costes se puede realizar un anlisis de la
financiacin o anlisis de reserva que determina la cuanta destinadas
a las contingencias, imprevistos y cambios en el curso del proyecto. Se
recomienda no gastar demasiado dinero antes de recibir ingresos,
estimar la evolucin de los ingresos de acuerdo a las fases del proyecto
y los interesados y tener en cuenta una posible modificacin de los
hitos del proyecto.
En muchas organizaciones, para la elaboracin del presupuesto se
tiene en cuenta la recopilacin financiera de los registros histricos,
esto genera mayor realismo y confiabilidad a los estimados, tambin
puede ser necesario consultar expertos o personal especializado de
acuerdo al tipo de proyecto desarrollado.
Es importante resaltar que cada uno de los gastos debe pasar por un
proceso de conciliacin respecto a los lmites de la financiacin que se
hayan propuesto para el proyecto, para lo cual es necesario planificar
cada gasto respecto a los fondos necesarios, es posible que estas
fechas sufran reprogramaciones respecto al avance del proyecto, pero
deben ser definidas en la preparacin del presupuesto. Toda la
informacin del presupuesto debe ser retroalimentada hacia las
diferentes fases del proyecto y documentada de manera integral.
Al finalizar la preparacin del proyecto, debemos tener una lnea base
de los costes del proyecto denominada BAC, esta se usa para
monitorear y controlar el desempeo del proyecto en cuanto a los
costes del mismo. La lnea base debe relacionar los costes, gastos y
14
los requisitos de financiamiento del proyecto, su representacin grfica

denominada curvas S se utiliza para el seguimiento de las fases
importantes y para la globalidad del proyecto.
En algunos proyectos se utiliza la PMB o medicin de desempeo, esta
estructura permite la elaboracin de tablas e informes clasificados de
diversa manera organizados en las cabeceras de las columnas y las
filas. Los proyectos grandes pueden tener varios presupuestos base del
proyecto, por ejemplo uno para los pagos y otro para flujo de carga.
Veamos un ejemplo de presupuesto de un pequeo proyecto de obras
civiles:
Tabla 1
A partir de la informacin contenida en la Tabla1 se construy un
archivo en project para la presentacin, seguimiento y control de los
costes del proyecto, resultando el siguiente documento:

15
Cuadro1. Presupuesto Elaborado en Project.
Cuadro 2. Presupuesto Elaborado en Project.

4
El Control de los Costes en un Proyecto
El control del presupuesto es una estrategia fundamental y permanente

en el desarrollo del proyecto, ya que permite conocer los costes que se

16
Un adecuado control
de presupuesto estudia
la forma de intervenir
en los factores que
podran crear cambios
o imprevistos sobre el
presupuesto del
proyecto
estn produciendo y actuar sobre ellos para conservar o, incluso,

reducir el presupuesto del proyecto.
Figura 7-10. Control Costs: Inputs, Tools&Techniques, and Outputs10
Un adecuado control de presupuesto estudia la forma de intervenir en

los factores que podran crear cambios o imprevistos sobre el
presupuesto del proyecto y permite asegurar que estos cambios sean
beneficiosos. Tambin anticipa los cambios en el presupuesto y
gestiona todos los cambios que se lleguen a producir, por eso este
proceso est integrado con el proceso de control de cambios.
El control de costes incluye adems un seguimiento de los avances en
materia de costes, con lo cual se busca identificar las variaciones
respecto a lo planificado, documentar y archivar los cambios
producidos en relacin al presupuesto del proyecto. Adems permite
prevenir aquellas modificaciones inapropiadas o no autorizadas y busca
una adecuada distribucin de la informacin entre los procesos del
proyecto.
El control de los costes en un proyecto permite prevenir e influir en los
factores que pueden producir cambios en el presupuesto o gestionar
estos cambios oportunamente, especialmente si se incurre en
sobrecostes. Adems permite ejercer una vigilancia sobre los gastos,
de manera que no excedan el lmite de financiamiento aprobado, y
monitorea permanentemente el desempeo de los costes en relacin al
trabajo desarrollado detectando sus variaciones, lo cual permite
10
17
presentar un avance real a los interesados del proyecto en el momento

en que estos lo soliciten.
Para un adecuado control de los costes es fundamental tener claridad
en los datos de partida, las herramientas a utilizar y los productos
resultantes del proceso, a continuacin expondremos brevemente cada
una de estas cuestiones.
Las entradas del proceso de control de los costes son:
El plan para la direccin del proyecto: este documento contiene la lnea
base del desempeo de los costes y el plan de gestin (visto
anteriormente) lo cual permite comparar lo planeado con resultados
reales, de manera que se puedan tomar medidas preventivas,
correctivas o realizar cambios oportunos.
Los requisitos de financiamiento del proyecto: siempre es necesario
tener a la mano toda la informacin correspondiente a la inversin a
realizar de acuerdo a cada fase o actividad programada.
Informacin sobre el desempeo del trabajo. Resulta del control y
seguimiento de la ejecucin del proyecto, se debe recopilar
documentacin del avance: los entregables de cada fase, los costes
aprobados y las proyecciones para finalizar el proyecto.
Activos de los procesos organizacionales.
Veamos ahora algunas de las herramientas y tcnicas ms usadas
para controlar los costes, descritas en la PMBOK Guide11.
Gestin del Valor Ganado (EVM). Este mtodo se utiliza para la
medicin del desempeo. Integra las mediciones del alcance del
proyecto, coste y cronograma para ayudar al equipo de direccin del
proyecto a evaluar y medir el desempeo y el avance del proyecto.
Requiere la constitucin de una lnea base integrada con respecto a la
cual se puede medir el desempeo durante la ejecucin del proyecto,
los principios de la EVM pueden aplicarse a todos los proyectos, en
cualquier tipo de industria. En esta tcnica se monitorean tres
dimensiones fundamentalmente:
11

18
En primera medida se calcula el Valor Planificado
(PV) que es el
presupuesto aprobado para finalizar una actividad o fase del proyecto,

esta dimensin tambin se suele llamar lnea base para la medicin del
desempeo (PMB) o (BAC) cuando se establece el valor planificado
total hasta la conclusin del proyecto.
Tambin se mide el Valor Ganado (EV) que es el valor del trabajo
completado expresado en trminos del presupuesto aprobado asignado
a dicho trabajo para una actividad del cronograma o un componente de
la EDT. Este EV medido debe corresponderse con la lnea base del PV
(PMB) y no puede ser mayor que el presupuesto aprobado del PV para
un componente. El trmino EV se usa ms que todo para describir el
porcentaje completado de un proyecto, pues establece los criterios de
medicin del avance para cada componente de la EDT, con objeto de
medir el estado actual y el total acumulado, para realizar proyecciones
en tiempo.
Finalmente, se maneja el Coste real (AC), que constituye el valor total
en el que se ha incurrido, registrado durante la ejecucin del trabajo
realizado para una actividad o componente de la EDT. Este AC debe
relacionarse con lo que haya sido presupuestado para el PV y medido
para el EV, es importante resaltar que el AC no tiene lmite superior,
por lo cual incluye todos los costes incurridos en el desarrollo del
trabajo.12
Variacin del cronograma

Las variaciones del cronograma
se emplean mejor en conjunto
con la planificacin segn el
mtodo de la ruta crtica (CPM).
Variacin del coste
La CV es particularmente crtica
porque indica la relacin entre el
desempeo real y los costes
gastados.
SV = EV PV
SV es una medida
del desempeo
EV es el valor
ganado
PV es el valor
planificado
CV = EV AC
CV es una medida
del desempeo
EV es el valor
ganado
12
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,

(PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page 217 -219.
19
ndice
de
desempeo
del
cronograma
Permite determinar si el proyecto
terminar antes o despus de la
fecha
de
finalizacin
programada.
ndice del desempeo del coste
Un valor de CPI inferior a 1.0
indica
un
sobrecoste
con
respecto al trabajo completado.
Un valor de CPI superior a 1.0
indica un coste inferior con
respecto al desempeo a la
fecha.
AC son los costes

reales
SPI =EV/PV
SPI es una medida
del avance logrado
EV es el valor
ganado
PV es el valor
planificado
CPI = EV/AC
EV es el valor
ganado
AC son los costes
reales
En la gestin del valor ganado tambin se miden las variaciones

respecto al cronograma, a los costes con sus respectivos ndices de
desempeo, los cuales se calculan de la siguiente forma:
Las proyecciones: las proyecciones se generan, se actualizan y se
emiten nuevamente basndose en la informacin sobre el desempeo
del trabajo, en la medida en que avanza el proyecto es posible elaborar
una proyeccin de la estimacin a la conclusin (EAC) que implica
hacer estimaciones o predicciones de condiciones y eventos futuros
para el proyecto, basadas en la informacin y el conocimiento
disponibles en el momento de realizar la proyeccin, lo cual puede ser
diferente a un presupuesto hasta la conclusin (BAC).
El mtodo EAC toma en cuenta el desempeo real del proyecto a la
fecha como lo representan los costes reales, y prev que el trabajo
segn la ETC se llevar a cabo de acuerdo con el ratio presupuestado,
para ello se utiliza la siguiente ecuacin: EAC = AC + BAC EV.
Tambin es posible hacer una proyeccin EAC basada en el trabajo
correspondiente a la ETC, realizado segn el CPI actual. Para ello se
utiliza la ecuacin: EAC = BAC / CPI acumulativo. Peor si queremos
realizar una proyeccin EAC basada en el trabajo correspondiente a la
ETC, realizado considerando ambos factores (SPI y CPI), se medir
segn la ecuacin: AC + [(BAC EV) / (CPI acumulativo x SPI
acumulativo)].
20
El uso de estos mtodos depende del carcter del proyecto, lo

importante es que permitan al equipo advertir oportunamente algn
imprevisto en costes.
El ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI): es una
proyeccin que calcula el desempeo del coste que debe lograrse para
el trabajo restante, para cumplir con la meta especificada. Se calcula
dividiendo el trabajo restante entre el presupuesto restante, as: (BAC
EV) / (BAC AC).
El resultado de esta ecuacin permite conocer el grado de eficiencia de
que debe alcanzar el proyecto para cumplir con el punto final de
culminacin del presupuesto. De acuerdo a los valores que tome este
ndice es posible inferir lo siguiente:
Si
SV=0
El proyecto est a tiempo
El proyecto est adelantado con respecto al
SPI= 1
Si
SV>0
SPI>1
Si
SV<0
cronograma
y
SPI<1
Si
CV=0
El proyecto est retrasado con respecto al

cronograma
El proyecto est dentro del presupuesto
El
CPI=1
Si
CV>0
CPI>1
Si
CV<0
CPI<1
proyecto
est
por
debajo
del
est
por
encima
del
presupuesto
y
El
proyecto
presupuesto
Las revisiones del desempeo: permite comparar el desempeo del

coste a lo largo del tiempo, las actividades del cronograma o los
paquetes de trabajo que superan el presupuesto o que estn por
debajo del mismo, en relacin a los fondos estimados para completar el
trabajo en ejecucin.
Esta revisin se puede hacer mediante anlisis de variacin (compara
el desempeo real del proyecto con respecto al desempeo planificado
21
o esperado), anlisis de tendencias (analiza el desempeo del proyecto

a lo largo del tiempo para determinar si est mejorando o se est
deteriorando) o el desempeo del valor ganado, que, como vimos
anteriormente,
compara la lnea base del plan con respecto al
desempeo real del cronograma y del coste.

Uso de aplicaciones informticas: existen diversas aplicaciones que
automatizan los anlisis matemticos del control de costes, estos
programas que pueden ser complementados con tcnicas especficas
de medicin de avance de proyectos a efectos de informes de
progreso, por citar alguno de ellos tenemos el software Primavera.
Al finalizar el control de costes debemos obtener las siguientes salidas:
Mediciones del desempeo del trabajo: consiste en documentar y
comunicar a los interesados todos los valores calculados del CV, SV,
CPI y SPI para los componentes de la EDT y las cuentas de control.
Proyecciones del presupuesto: documentar el valor de una EAC
calculada o de una EAC ascendente.
Actualizar los activos de los procesos de la organizacin, los
documentos delo proyecto y, el plan para la direccin del proyecto:
indicar las causas de las variaciones, las acciones correctivas
seleccionadas y todas las lecciones aprendidas del proceso. Tambin
debern actualizarse los documentos del proyecto, el plan de gestin
de costes y el cronograma del proyecto.
Indicar solicitudes de cambio: integrar a la lnea base del proyecto las
acciones preventivas o correctivas tomados durante este proceso.
Especialmente en relacin al proceso del control integrado de cambios.
Ejemplo
A continuacin veremos un ejemplo del informe tabulado de
desempeo de un proyecto de desarrollo de software diseado en
Project Professional, las cifras estn expresadas en miles de millones,
por lo que nos interesa observar los clculos y el anlisis posterior.

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Gestin de la

Procesos de la Gestin de Costes del Proyecto

2014 Instituto Europeo de Posgrado

Procesos de la Gestin de Costes del Proyecto

Plan de Gestin de los Costes del Proyecto.

Estimacin de Costes de un Proyecto

Determinar el Presupuesto de un Proyecto

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Figura 7-2. Plan Cost Management: Inputs, Tools&Techniques, and

Este plan tiene como entradas:

la lnea base del alcance, la

programacin y otras informaciones relevantes.

organizacional, las condiciones del mercado, el ratio actual de

PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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este subproceso, contamos

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Este proceso comprende una valoracin de todos aquellos recursos

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Para estimar los costes de un proyecto es necesario realizar una

aproximado de magnitud (ROM). Se basa en objetivos de alto

estimaciones ROM, tienen un rango de variacin de -25% hasta

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Es decir, las estimaciones ROM, independientemente de su

la cual comprende una

descomposicin orientada a los resultados del alcance del

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del proyecto, por ejemplo: si la duracin de una actividad del

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factores ambientales se incluyen las condiciones que rigen en el

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Los activos de los procesos de la organizacin: es necesario que

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Figura 7-6. Determine Budget: Inputs, Tools&Techniques, and Outputs5

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o para un proyecto especfico. Existen diferentes herramientas para

La elaboracin de un presupuesto es clave para la gestin de

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Segn Janet Shapiro9 un presupuesto no es:

tomes medidas para

presupuestado 10 nuevos ordenadores pero descubres que

ayudar a recaudar el dinero que necesitas; es mejor devolver a

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Cuando el presupuesto se usa de manera correcta este indica cundo