Sicubo
Gestión Integral de Documentos

QATRIS DOCUGEST
DIGITALIZACIÓN, ARCHIVO Y CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA
DE FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS
   

   
¿QUÉ ES QATRIS DOCUGEST?
 

“La solución software para gestionar de forma

eficiente toda la documentación en papel que se

mueve a diario en su empresa”

Lleva la información del papel al ordenador de forma fácil y rápida. Dele valor a

su información, evitando la dependencia del papel y permitiendo el acceso seguro a

los documentos dónde y cuándo quiera.

Qatris Docugest es un conjunto de herramientas software y servicios de consultoría

pensados para PYMES que tramitan a diario grandes cantidades de papel (Facturas,

Nóminas, Modelos Oficiales, Documentos Bancarios, y un largo etcétera).

Mejore el funcionamiento diario de su negocio con el simple gesto de escanear los

documentos y de obtener la información relevante de éstos de forma automática

con tecnología de OCR zonal.

El primer objetivo de Sicubo es hacer que sus clientes ahorren costes y generen

nuevos ingresos en tiempos de crisis.

 
¿QUÉ HACE QATRIS DOCUGEST?
 

• Digitalización Automatizada de lotes de

Documentos. Con escáneres de última
generación, con alimentación automática, soporte
de múltiples tamaños y durezas, ultrasonidos
para evitar alimentación múltiple, etc.

• Lectura de datos con OCR Zonal. Lectura con OCR de datos

estructurados mediante plantillas fáciles, potentes e intuitivas. La
tecnología de reconocimiento de texto estructurado más potente
del mercado.

• Contabilización Automática de Facturas y Nóminas. Si disponemos

de la información no es necesario tenerla que teclear manualmente en
mi programa de gestión. Se importa directamente.

• Digitalización Certificada de Facturas de Proveedores. Integrada con

Legal Snap Scan. Primera solución homologada por la AEAT.

• Búsqueda avanzada de Documentos por contenido. Buscar

documentos por uno o varios conceptos, ordenando secuencialmente,
filtrando por rangos de importes, etc.

• Acceso a los Documentos desde Internet. Como la información está

catalogada y archivada de forma centralizada, la puedo hacer accesible
desde cualquier punto de la red mundial con todas las medidas de
seguridad que exige la LOPD.
¿PARA SOLUCIONAR QUÉ?
 

Forma común de trabajar ¡¡ Gestión Manual de las Facturas !!

1. Recepción y archivo provisional de facturas de los clientes

2. Introducción periódica de facturas en la contabilidad

3. Marcar documentos como contabilizados

4. Archivarlos con una pauta clásica (ordenados por fecha) en un A-Z.

5. Colocar A-Z en estantería del Archivo.

Forma común de trabajar ¡¡ Consulta de las Facturas !!

1. Levantarse al archivo

2. Buscar el A-Z de la empresa cliente y llevarlo al puesto del trabajo

3. Buscar y sacar la factura para realizar la consulta o trámite.

4. Volver a archivar la factura en el A-Z y devolver éste al archivo.

¿Y EN QUÉ VA A CAMBIAR ESTO AHORA?
 

Nueva forma de trabajo ¡¡ Gestión Automática de las Facturas !!

1. Recepción y archivo provisional de facturas de los clientes

2. AUTOMÁTICO Digitalizar el lote de facturas del mes

3. AUTOMÁTICO Lectura con OCR de los datos relevantes

4. AUTOMÁTICO Archivo de las facturas en formato digital

5. AUTOMÁTICO Generación supervisada de asientos contables

6. AUTOMÁTICO Digitalización certificada del lote de facturas

Nueva Forma de Trabajo ¡¡ Consulta de las Facturas !!

1. Acceder a Internet. Explorer, Mozilla, Opera, Chrome, el que sea.

2. Buscar la factura mediante cualquiera de los datos obtenidos

3. Ofrecer a los clientes que ellos mismos consulten sus facturas

¿Y QUÉ VOY A GANAR?

El objetivo de Qatris Docugest es incrementar la rentabilidad de sus clientes

permitiéndoles:

• Reducir los costes generales de su actividad principal

• Aumentar los ingresos con nuevos servicios de valor

añadido para los clientes

Ahorro de costes

• Menos tiempo en tramitar las facturas y nóminas

• Menos tiempo en buscarlas por estar mejor organizadas

• Menos costes de archivo e impresión

• Mayor rendimiento de mi personal administrativo

Nuevos Ingresos con nuevos servicios

• Servicio de Consulta Online para sus clientes

• Servicio de Digitalización Certificada de

Facturas

• Servicio de emisión de Factura Electrónica

• Servicio de Seguridad de Datos

¿QUIÉN ES SICUBO?
Sicubo SL es una empresa formada por

profesionales especialmente cualificados

en el campo de la informática, su desarrollo

y aplicación.

Su objetivo es construir soluciones software

para optimizar el funcionamiento de

empresas de pequeño y mediano tamaño (PYMES), concretamente en el ámbito de la

Gestión Documental.

Con motivo de las nuevas normativas promovidas por las administraciones públicas

para conseguir el objetivo estratégico d  el "papel cero", Sicubo ha centrado sus

esfuerzos en diseñar soluciones para digitalizar, archivar y contabilizar (siempre que

sea necesario) todos los documentos en papel que pasan a diario por una empresa

(facturas, nóminas, modelos oficiales, justificantes bancarios, pólizas, etc.)

Las labores administrativas relacionadas con el papeleo generan mucho trabajo y

poco valor añadido a una empresa. Es necesario invertir en herramientas eficientes

que permitan reducir costes y generar nuevos ingresos ofreciendo servicios de valor

añadido a los clientes.

• Comercialización Qatris Docugest (Icatalog+Contalink+WebAccess)

• Consultoría Gestión Documental (Implantación/Formación Docugest)

• Consultoría en Seguridad de la Información (Backup, LOPD)

• Diseño y programación Web (PHP, JSP, MySQL, Drupal, etc.)

• Desarrollo de soluciones a medida (JAVA, OPENGL, C/C++, XML, etc.)

• Distribución de escáneres y equipos informáticos (Fujitsu, Canon, etc.)

¿Y CÓMO SE ORGANIZA ESTA SOLUCIÓN?
 

Qatris Docugest no es una herramienta sustitutiva, usted seguirá trabajando con la

herramienta de gestión que esté utilizando actualmente (Contaplus, A3,

Contasol, etc.) y con podrá organizar los documentos como hasta ahora si así lo

desea (Carpetas del Sistema de Ficheros, Bases de Datos, Gestores

Documentales, etc.) . Qatris Docugest le va a permitir llevar la información del

papel a sus programas sin tener que teclear los datos, en menos tiempo, de forma

estructurada y totalmente configurable.

“Introduzca sus documentos en el escáner y Qatris Docugest hará el resto”

Módulos
Qatris Icatalog

Módulo para gestionar el proceso de digitalización y catalogación de documentos.

Captura Lectura de Datos Validación de  Indexación y 

(Digitalización) (OCR Zonal) Datos Exportación

1. Captura de Lotes de Documentos (Digitalización). Desde una carpeta o

desde un escáner con interfaz TWAIN32.

2. Lectura de los Datos (Con OCR Zonal). Un OCR 100% tecnología propia

optimizado para la lectura de datos estructurados. Permite personalizar al

usuario las plantillas de OCR de todos los documentos y la organización

jerárquica de los documentos.

3. Validación de los Datos. Sistema de verificación sintáctica, lógica y

aritmética de los datos obtenidos en la catalogación. Documentos con datos

no válidos quedan bloqueados hasta la revisión por parte del usuario.

4. Indexación y Exportación a Sistemas Externos. Si las fases anteriores se

han cumplimentado con éxito el sistema indexará los documentos en su

gestor de documentos interno y, además, exportará la información a cuantos

sistemas externos se desee (Bases de Datos, Sistema de Ficheros, etc.)

Qatris Icatalog es un catalizador de la información y los documentos. A partir del

escaneo del inicia todos los procesos administrativos posteriores que suelen

realizarse de forma manual, que aportan poco valor añadido y que, sin embargo,

tienen un alto coste.

Qatris Contalink

Módulo que incorpora sobre Qatris Icatalog herramientas para el tratamiento

contable y legal de documentos específicos como son las facturas y las nóminas.

Genera asientos contables a partir de las facturas de compra y venta y las nóminas

escaneadas y catalogadas con Qatris Icatalog. Los ficheros generados son

compatibles con las aplicaciones de contabilidad más vendidas del mercado

como Contaplus, A3, Contasol, VisualConta, etc.

Permite utilizar Legal Snap Scan, la primera

solución homologada por la AEAT para el

proceso de Digitalización certificada, de

forma automatizada. Integramos el proceso

de digitalización con firma de las facturas y

el posterior proceso de legalización y

custodia de éstas una vez que se han catalogado con el OCR zonal.

Qatris WebAccess

Módulo para proporcionar acceso a los documentos desde cualquier lugar, con una

simple conexión a internet y un ordenador con navegador Web. Sin instalar ningún

software complementario. Todo esto con las máximas garantías en control de

acceso y seguridad de la información.

Qatris Web Access se licencia por servidor, no

hay límite de usuarios. Si el cliente lo desea se

integra en la zona privada de la Web

corporativa para poder buscar los documentos

de forma segura, intuitiva, fácil y rápida.

“Obtenga los documentos que necesite esté donde esté”