La empresa sin papeles

The paperless company

Sistema de gestión documental en

tecnología web intranet/extranet

Web-technology Document
Management System for
intranet/extranet

Rápida instalación con resultados

a corto plazo

Quick setup with short-term results

Ampliable a ECM mediante la

plataforma abox

Scalable to ECM through the

abox platform

Totalmente personalizable mediante

panel de parametrización

Fully customizable by means of the

parameterization panel

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gestión documental
abox document posibilita el procesamiento y
publicación en intra/extranet de documentos en
cualquier formato (texto o multimedia), incluyendo
documentación técnica, comercial, calidad, I+D...
Se trata de un repositorio virtual siempre accesible
por medio de un navegador, y protegido contra
accesos no autorizados.
Los documentos se personalizan a roles o a
personas concretas, con o sin autenticación
mediante firma digital.
Cada documento posee una ficha técnica de
descripción (“metadatos”). El usuario, después de
leerla, puede descargarse el documento.
La ficha de metadatos se configura según el tipo
documental, pudiendo definir la naturaleza de los
campos y si se trata de un campo buscable.
Dispone de un buscador avanzado de documentos
que es capaz de buscar por ocurrencias de texto
o por palabras clave, aparte de la navegación
habitual por carpetas como Windows.
Permite implementar un flujo de trabajo con varios
estados de trámite y control de versiones.
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document management
abox document enables the processing and
publication on the intra/extranet of documents in
any format (text or multimedia), including technical
documentation, commercial, quality, R&D...
It contains a virtual repository which is always
accessible through a web browser and protected
against non-authorized access.
Document access is personalized to specific people
or roles, with or without digital signature
authentication.
Each document has a summary with technical
description ("metadata"). The user can read the
summary on line or download the document.
According to the documentary type different
metadata may be defined and declared searchable.
The system has advanced search possibilities apart
from normal navigation by folders as in “Windows”.
A complete workflow with several processing status
and version control can be easily implemented.
módulos
El módulo de integración permite que la empresa
pueda integrar los contenidos digitales con sus
aplicaciones de gestión y producción, así como
asegurarse de que en un futuro los nuevos
desarrollos también podrán conectarse.
abox document ofrece una interfaz de integración
mediante servicios web que permite realizar las
siguientes conexiones:
Integración con MS Office.
Integración con Windows ADSI.
Integración con ERP SAP.
Integración con ERP Microsoft Dynamics NAV.
Integración “single sign-on” con otros sistemas.
El módulo de captura facilita la introducción
individual o masiva de documentos al sistema.
Manual: por medio del navegador, rellenando un
sencillo formulario, al cual se le adjunta uno o
más ficheros de cualquier tamaño y formato
electrónico (en la versión básica).
Escáner: Desde el propio expediente abierto,
pulsando sobre el icono de escáner junto a la lista
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modules
The integration module allows the company to
integrate the digital content with their management
and production applications. It is also a guarantee
that new developments can also be connected in
the future.
abox document provides an interface for integration
using web services that allows the following
connections:
MS Office integration.
Integration with Windows ADSI.
Integration with SAP.
Integration with Microsoft Dynamics NAV.
“Single sign-on” integration.
The capture module facilitates individual or massive
introduction of documents into the system.
Manual: through the web browser by filling out a
simple form, with one or several files attached of
any size and electronic format (basic version).
Scanner: by clicking on “Scanner” icon next to the
documents list and scanning the document to
include in the system.
de documentos y escaneando seguidamente el
documento a introducir.
Impresora Virtual: convierte el fichero a PDF y lo
indexa automáticamente en el gestor documental
a modo de impresora virtual, que se puede
accionar desde cualquier aplicación de Windows.
Directorio Activo: Se configura un directorio para
que todo fichero que sea depositado en él se
transfiera automáticamente al gestor documental,
según diferentes criterios, que dependen del
nombre del fichero, su tipología, la carpeta donde
son depositados, etc.
Conectores Office: se importa desde el Word o
Excel, pulsando un comando, y desde Windows
pulsando el botón derecho del ratón. El sistema
permite mantener la trazabilidad de los
documentos Office, añadiéndoles una marca
imborrable (p.ej. código de barras) para su
reconocimiento y recuperación inmediatos.
Cargas masivas: desde hojas Excel/ficheros
externos o desde carpetas que permiten un volcado
masivo de la información contenida en la Excel o
de los archivos en la carpeta seleccionada.
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Virtual printer: converts the file to PDF and
automatically indexes it on the document manager
as virtual printer mode, which can be activated
from any Windows application.
Active Directory: a directory is set up where every
file placed in it is transferred automatically to the
document management system, according to
different criteria, depending on the file name, its
type, the origin folder, and so on.
Office Connectors: imports from Word or Excel just
by clicking a command, and from Windows by right
clicking the mouse button. The system supports
traceability of the MS Office documents, adding a
watermark (e.g. bar code) for recognition and
immediate retrieval.
Bulk import: from Excel spreadsheets, from
external files or from folders that allow a massive
dump of the information contained on the Excel or
from files in the selector folder.
El módulo OCR / ICR permite clasificar, etiquetar
y almacenar directamente los documentos de
papel dentro del gestor documental de la intranet,
sin necesidad de tocar el teclado de su ordenador.
Las imágenes digitales escaneadas son leídas por
un software automático que es capaz de interpretar
códigos de barras, letras impresas o manuscritas,
marcas, formularios, y que realiza un proceso de
importación automático al gestor documental.
El módulo de registro de entrada/salida permite
registrar documentos de relevancia para la
organización, dotándoles de un número de registro
específico, tanto de entrada como de salida.
Identifica cualquier documento en papel con una
etiqueta adhesiva, que permite su rápida
localización en el gestor documental mediante un
lector óptico.
El módulo de facturación electrónica recibe y
envía facturas en formato digital, que cumplan
con la normativa vigente de la AEAT. Puede incluir
la digitalización certificada de facturas en papel.
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The OCR / ICR module enables classifying, labeling
and storing directly the paper documents into the
document management system, without even
touching the keyboard of your computer.
The digital scanned images are read by an
automated software that interprets bar codes,
printed or handwritten letters, forms, marks, and
that performs the automatic import process to the
document manager.
The input/output registration module allows
recording documents relevant to the organization,
providing them with a specific registration number,
both input and output. It identifies any paper
document with a sticker, which allows a quick
retrieval of the document with an optical reader.
The e-invoice module receives and sends electronic
invoices in digital format. In Spain, this module
may include the certified digitalization functionality
for paper invoices.
implantación y soluciones
El proyecto típico de implantación incluye:
Consultoría, para analizar las necesidades y
preferencias de cada organización.
Parametrización, para ajustar el producto
conforme a los resultados de la consultoría.
Instalación del producto en servidor del cliente y
puesta en marcha.
Formación en el uso de la herramienta a usuarios
y administradores incluyendo documentación.
Soporte técnico y mantenimiento.
Algunas de las aplicaciones de abox document son:
Archivística: para empresas de digitalización y
custodia documental a gran escala.
Registros: para organizaciones que requieren un
registro de entradas y salidas de documentación.
Servicios: para entidades que ofrecen servicios
de tramitación de documentación e información.
Automoción: para la gestión de expedientes de
vehículos en concesionarios.
Promoción/Ventas: expedientes comerciales
completos con workflow de colaboración.
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implementation & solutions
The typical project of implementation includes:
Consulting to analyze the needs and preferences
of each organization.
Parameterization to adjust the product according
to the results of the consultancy.
Installation of the product on the client server and
setup process.
Training in the use of the tool to users and
administrators, including documentation.
Technical support and manteinance.
abox document typical applications are:
Archives: for digitizing and large-scale document
custody.
Records: for organizations requiring a record of
incoming and outgoing documentation.
Services: for entities which offer processing services
or provide documentation and information.
Automotive: for management of vehicle records in
a concessionaire.
Promotion/Sales: business records with
collaborative workflow.
 Adapting, S.L.
Parque Tecnológico
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