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INTRODUCTION

Bienvenue dans ce guide pratique, où vous allez découvrir mon arme secrète pour se concentrer en un clin d'oeil au travail.

Une formule que j'ai raffinée jour après jour dans mon activité professionnelle, et qui fonctionne comme un charme, même sur des tâches très rebutantes.

Si vous avez téléchargé ce guide, j'imagine que vous êtes aujourd'hui dans une situation d'échec concernant votre capacité à vous concentrer au travail.

- Peut-être parce que vous êtes un butineur, un curieux invétéré qui se laisse séduire par la moindre distraction.

- Peut-être parce que vous jonglez avec beaucoup de projets différents, et que vous avez tendance à les mélanger.

- Ou bien encore parce que vous êtes sans cesse interrompu par de nombreuses demandes dans votre travail.

Résultat : vous perdez souvent le fil de votre travail, et vous avez du mal à reprendre le droit chemin.

Tout cela est parfaitement humain. Vous n'êtes pas une machine à travailler. Et TOUT le monde a des moments d'égarement.

Moi-même, je ne suis pas épargné. C’est la raison pour laquelle j’ai entamé mes recherches sur le domaine de l’attention et de la concentration. Et cest la raison pour laquelle je peux aujourd’hui vous proposer les solutions regroupées dans ce guide.

Ce que vous allez découvrir ici, c'est une formule basée sur les trois étapes que voici :

1. Nettoyer

2. Clarifier

3. Plonger

Fastoche ! N'est-ce pas ?

Mais comment quelque chose d'aussi simple pourrait avoir autant d'impact sur votre concentration ?

En principe, ces 3 étapes correspondent au flot naturel dexécution de vos tâches.

C'est ce qu'on fait plus ou moins inconsciemment quand on travaille sur des choses simples, dans un environnement propice au travail intellectuel.

Seulement, on a tendance à oublier ces choses dès que le niveau augmente. Et c'est dans ces moments difficiles que vous devrez utiliser ces étapes de manière consciente comme support pour vous concentrer rapidement dans vos tâches.

Ok, il est temps de découvrir chacune de ces étapes en détail.

Vous êtes prêt ? Allez go !

ÉTAPE N°1 : NETTOYEZ

UN NOUVEAU DÉPART

La première étape consiste à nettoyer.

Ici, votre objectif est de faire de la place pour la tâche que vous souhaitez accomplir, à la fois dans votre environnement de travail et dans votre esprit.

Trop souvent, on n’arrive pas à bien rentrer dans une tâche parce qu’on a l’esprit ailleurs :

- Soit parce qu’on est à cheval entre deux tâches, et qu’on pense encore trop à l’ancienne tâche

- Soit parce qu’on a l’esprit tourmenté par des pensées parasites

- Ou encore parce qu’on travaille dans un environnement de travail inadapté, qui nous fait diverger de notre tâche

Idéalement, vous devriez toujours ranger après chaque tâche accomplie, pour avoir un environnement de travail propre, et être d’attaque pour la prochaine tâche à exécuter.

Mais en pratique, ce n’est pas toujours ce qu’il se passe. Et même en début de journée, il se peut que vous soyez perturbé par une tâche que vous n’avez pas rangée la veille.

L’EFFET ZEIGARNICK

Ce qu’il faut bien comprendre, c’est que lorsqu’une ou plusieurs tâches précédentes n’ont pas été rangées correctement, elles ont un poids non négligeable sur votre esprit.

Cest un sentiment d’inachevé qui s’empare de votre esprit, et vous empêche de vous consacrer pleinement à votre nouvelle tâche.

On appelle aussi cela lEffet Zeigarnick. Du nom de la psychologue Bluma Zeigarnick, qui avait remarqué que nous avons tendance à mieux se souvenir des tâches interrompues ou inachevées, parce qu’elles gardent une empreinte plus profonde sur notre esprit.

Je vais prendre un exemple (un peu geek, pardonnez moi…) pour illustrer cela.

Est-ce que vous connaissez la fonction « hibernation » de Windows ?

La fonction « hibernation » de Windows permet d’éteindre votre ordinateur sans fermer les applications qui sont en train de tourner. Ainsi, quand vous rallumez, toutes les applications sur lesquelles vous étiez en train de travailler sont encore ouvertes, et vous pouvez reprendre votre travail là où vous en étiez.

Si vous utilisez comme moi cette fonction « hibernation », il y a une chose que vous aurez forcément remarquée : si vous utilisez à chaque fois le mode « hibernation » pour éteindre votre ordinateur, sans jamais redémarrer, votre ordinateur va commencer à devenir atrocement lent.

Ce qu’il se passe au niveau de la machine, c’est un peu comme l’histoire des tâches précédentes qui restent dans votre esprit. Certaines applications de l’ordinateur restent en mémoire, et à force ça s’accumule, et la mémoire sature. Du coup, on est obligé de redémarrer pour libérer l’espace.

Ca vous parle cet exemple ?

Ce qu’il faut retenir, c’est de bien faire attention à ranger tout ce qui concerne vos anciennes tâches avant d’attaquer une nouvelle tâche. Vous améliorerez ainsi la qualité de votre concentration sur votre nouvelle tâche.

Bien ! Passons aux pensées parasites.

LES PENSÉES PARASITES

Dites-moi si je me trompe, mais au cours de votre journée, j’imagine qu’il arrive souvent que des pensées qui n’ont rien à voir avec votre travail viennent vous déranger.

Et ce genre de pensées parasites peuvent vous tourmenter à tel point qu’ils vous empêchent de vous concentrer dans votre travail.

L’exemple classique, c’est celui des courses :

« Ah au fait, il faut surtout pas que j’oublie d’acheter du lait ce soir »

Pour sortir cette pensée parasite de votre esprit, la parade est simple : vous notez cela sur votre liste de courses, et vous reprenez votre travail, comme si de rien n’était.

Autre exemple, celui des idées :

« Ah mais j’y pense, ça me donne une très bonne idée pour le projet XY »

De même pour ce deuxième exemple : notez cette idée sur votre carnet à idées. Ainsi, vous n’aurez plus peur de l’oublier, et vous pourrez ne plus y penser.

Par contre, ça se complique quand ce sont des pensées culpabilisatrices qui viennent vous tourmenter, soit envers vous-même, soit envers une autre personne.

Bien que noter votre rancœur pourrait éventuellement vous aider (après tout, il existe des thérapies basées sur l’écriture), je préconise plutôt une autre stratégie.

Il s’agit d’utiliser une des techniques d’ « apaisement de l’esprit » suivantes :

- Se lever de son siège et prendre une pause hors de son ordinateur

- Respirer profondément, ou même prendre quelques minutes pour méditer

- Aller se laver les mains : curieusement, cette action de nettoyage physique a aussi un effet de nettoyage de l’esprit.

Faites votre choix et appliquez.

Vous allez voir : les pensées parasites vont peu à peu disparaître de votre esprit, et ne vous dérangeront plus.

LE SANCTUAIRE

Nettoyer, c’est aussi se débarrasser des sources de distraction qui pourraient vous interrompre.

J’aime beaucoup comparer l’environnement de travail à l’image d’un sanctuaire.

Vous voyez le concept ?

Un sanctuaire, par définition, est un lieu inviolable.

Or, c’est précisément à ça que devrait ressembler votre environnement de travail : un lieu où vous vous sentez en sécurité pour travailler, et où vous êtes à l’abri des distractions.

Surtout, soyez sans pitié : éteignez toutes les applications perturbatrices, telles que Facebook, Skype. Fermez la porte, et enfermez-vous à clé si vous le pouvez.

…ok , c’est un peu radical, je vous l’accorde

Non seulement c’est radical, mais en plus, c’est un peu utopique pour quelqu’un qui ne travaille pas en tant que travailleur indépendant.

Par exemple, vous ne pourrez pas vous enfermer si vous travaillez dans un Open Space. Vous ne pourrez pas non plus éteindre Skype si votre société requiert que vous soyez joignable sur Skype.

Mais vous voyez l’idée. Voyez simplement ce que vous pouvez faire pour vous protéger au maximum des distractions.

ATTENTION AU PIEGE DU RANGEUR MANIAQUE

En parlant d’utopie, il y a un piège qu’il faut absolument que vous évitiez dans cette étape de nettoyage. Il s’agit du piège du « rangeur maniaque ».

Pour savoir si vous êtes tombé dans ce piège, c’est simple. Comptez combien de temps l’étape de nettoyage vous prend. Si c’est plus de 5 minutes, vous vous êtes fait avoir !

Ce n’est pas difficile de comprendre pourquoi vous pourriez être tenté de prolonger l’étape de nettoyage.

Pour peu que vous soyez un perfectionniste et que la tâche à faire est rebutante, vous allez vous mettre d’un coup en tête de revoir de fond en comble votre système de rangement, rien que pour ne pas commencer cette tâche qui vous fait peur.

Mais ne vous y trompez pas, ce n’est pas du travail, car c’est totalement improductif de peaufiner à l’infini un système de rangement, ou de ne tolérer aucun désordre.

Pour bien vous fixer les idées, contentez-vous d’avoir ce que j’appellerai une vision de rangement, c’est- à-dire un état visuel de rangement où vous revenez grosso-modo à chaque fois que vous terminez une tâche.

ÉTAPE N°2 : CLARIFIEZ

CLAIR COMME DU CRYSTAL

C’est bien connu : un esprit confus freine toujours des quatre fers pour avancer.

Voilà pourquoi dans l’étape numéro 2, vous allez clarifier votre tâche pour lever cette confusion.

Pour cela, vous devrez savoir clairement ce que vous devez faire pour atteindre le but que vous vous êtes fixé.

EST-CE QUE ÇA VA PAYER ?

Selon la théorie des attentes de Vroom, la force de votre motivation est proportionnelle à la probabilité perçue de l’atteinte du résultat.

En d’autres termes, plus vous êtes persuadé que vous allez atteindre le but de cette tâche, plus vous êtes motivé pour effectuer cette tâche.

Or, si la tâche n’est pas claire :

Vous ne savez pas si vous êtes capable de la faire sans vous tromper

Vous ne savez pas si elle est prioritaire

Vous ne savez même pas si elle a un quelconque intérêt pour l’entreprise dans laquelle vous travaillez !

Et si vous n’êtes pas sûr que votre effort va payer, vous aurez tendance instinctivement à économiser cet effort en ne faisant rien.

Voilà pourquoi vous devez avoir une vision la plus claire possible de cette tâche.

Mais comment s’y prendre ?

QUELLE EST LA PREMIERE ACTION ?

Une façon simple de clarifier une tâche est de déterminer la première action à accomplir.

Quand on arrive à déterminer la première action pratique d’une tâche, celle-ci devient de suite plus concrète. Et cela augmente automatiquement votre motivation pour la réaliser.

En fait, vous n’avez même pas besoin forcément de commencer par le début « logique » de votre tâche. Vous pouvez simplement commencer par la fin si ça vous chante.

Par exemple, je pense que vous connaissez ces jeux pour enfants où le chien doit retrouver sa balle au bout d’un labyrinthe. Pour gagner à tous les coups, il y a un truc imparable : partir de la balle pour retrouver le chien.

Dans le cas d’une tâche inhabituelle ou complexe, vous pouvez aussi commencer par une tâche de préparation ou d’analyse, pour mieux vous familiariser avec le problème.

Enfin, pour une tâche créative, ce sera plutôt une tâche de type « brainstorming ».

L’IMPORTANCE DES ROUTINES

Si vous avez déjà accompli une tâche similaire par le passé, peut-être avez-vous pris le temps de vous faire un petit guide dans un fichier texte ? Ou bien peut-être aviez-vous gardé quelques indices pour vous faciliter la tâche, juste au cas où elle reviendrait sur le tapis ?

C’est toujours une bonne idée de penser à votre futur-moi lorsque vous avez réalisé une tâche « douloureuse » et qu’il y a des chances qu’elle revienne.

Pour cela, faites-vous un dossier sur votre ordinateur où vous rangerez ces fameux guides, ou tutoriels personnels, dans lesquels vous prendrez soin d’indiquer les étapes à accomplir pour effectuer la tâche.

Avec ce genre d’outil, vous n’aurez plus aucune résistance pour effectuer cette tâche tant redoutée.

POSEZ DES QUESTIONS

Si votre tâche est encore floue, il est temps de faire appel à un expert. C’est là que vous allez demander de l’aide à un collègue, à votre chef de service, ou au commanditaire de votre tâche.

Trop souvent, on hésite à poser des questions, alors que cela peut vous débloquer d’un coup. Imaginez tout le temps que vous allez gagner ! Imaginez la frustration que vous allez économiser !

Bien sûr, il y a des limites à ne pas dépasser. Vos interlocuteurs ne veulent pas être dérangés tout le temps car eux aussi doivent se concentrer sur leur travail. Et si vous appelez à longueur de journée la même personne, vous risquez de venir à bout de sa bonne volonté.

Mais vous auriez tort de galérer tout seul sur votre tâche juste parce que vous ne voulez pas déranger.

Mettez-donc votre fierté de côté et allez demander. Rappelez-vous du proverbe chinois : « Celui qui demande est un imbécile pendant 5 minutes, mais celui qui ne demande pas est un imbécile pour toujours. »

Si vraiment votre question est dérangeante, par exemple si vous demandez au commanditaire de votre tâche sil est sûr de bien vouloir que vous fassiez cette tâche comme il l’a indiqué, s’il paraît agacé, faites appel à vos talents de négociateur.

Faites-lui comprendre que votre but n’est pas de mettre en doute son expertise mais simplement d’avancer dans votre travail.

Vous pouvez même en profiter pour lui demander quelle est la première action à accomplir tant que vous y êtes !

Cela aide en particulier dans les cas où la personne vous donne une réponse vague qui ne vous avance pas du tout dans la clarification de votre tâche.

ÉTAPE N°3 : PLONGEZ

COMMENCEZ, TOUT SIMPLEMENT !

Si vous avez bien suivi les deux étapes précédentes, vous avez maintenant un espace de travail propre et une tâche clairement définie.

Voici donc venue la troisième étape, où vous allez vous plonger dans votre tâche.

Pour cela, c’est tout simple. Il suffit de prendre la première action que vous avez définie dans l’étape 2, et de commencer cette première action.

Mais attention, ce moment est délicat. Car c’est généralement à ce moment précis que vont sortir toutes sortes d’excuses du genre :

- Je suis fatigué

- J’ai le temps, je le ferai plus tard

- Je travaille mieux sous pression

Si vous avez ce genre de pensée, cela doit vous interpeler, tel un gros panneau lumineux où est inscrit la mention : « Attention : vous êtes sur le point de reporter au lendemain ! »

Pour ne pas succomber à cette tentation, ignorez cette petite voix dans votre tête et plongez dans votre tâche quand même, et le plus vite possible !

Plongez directement dans le bain de votre tâche, en commençant par la première action.

Ouf, vous êtes sauvé ! Vous voilà pleinement concentré sur votre tâche !

FAUT-IL VRAIMENT SE FORCER ?

Maintenant, vous allez peut-être me dire :

« Ok, mais est-ce que je dois vraiment me forcer si je ne le sens pas ? »

Oui et non.

Si un malaise s'empare de vous, c'est peut-être un indicateur :

- Peut-être que cette tâche est encore trop floue et que vous ne savez pas par où commencer

- Peut-être que ce n'est pas la tâche la plus prioritaire à faire là-maintenant

Dans ces deux cas, repartez à l’étape 2 pour clarifier votre tâche.

MAIS définitivement, certaines tâches requièrent un effort mental conséquent (par exemple :

comprendre un théorème ou une étude scientifique), et ça peut être tout à fait naturel d'avoir cette résistance.

Si c’est le cas, ne faites pas confiance en votre instinct, et agissez. Vous serez heureux de l’avoir fait !

LES 5 MINUTES DE PROBATION

Alternativement, vous pouvez aussi vous proposer un DEAL à vous-même.

Si vous ressentez une résistance qui vous empêche de commencer cette tâche, dites-vous que vous allez vérifier si cette tâche est si terrible que ça, ou si c’est seulement le fruit de votre imagination.

Commencez à travailler pendant 5 minutes de probation sur votre tâche. Et si au bout de 5 minutes, vous constatez que vous avez toujours autant d’aversion pour cette tâche, vous avez le droit d’arrêter.

En général, vous allez voir que le simple fait d’être dans le bain de votre tâche ancre profondément votre esprit sur cette tâche.

A la fin des 5 minutes, vous aurez l’esprit tellement rempli de tous les détails de la tâche que vous ne pourrez plus la quitter. Arrivé à ce point, vous allez naturellement choisir de continuer sur votre lancée.

Au pire, si vous prenez la décision d’arrêter, vous pourrez essayer de détailler encore plus la tâche.

Choisissez une sous-tâche simple, pratique et spécifique qui ne servira à rien d’autre qu'à vous jeter à l'eau. Par exemple, si vous devez écrire un livre, commencez par un mot, une phrase, un titre de chapitre. Pas besoin de plus.

Efficacité garantie !

PLONGER À PLUSIEURS

Sachant que la volonté est une ressource qui s’épuise (d’après les expériences du psychologue Roy Baumeister) vous aurez peut-être du mal parfois, à trouver la volonté nécessaire pour vous plonger dans une tâche difficile.

Si vous ne vous sentez pas d’attaque, une stratégie possible est de travailler en binôme avec un collègue.

C’est une stratégie que j’applique parfois au travail et qui donne de très bons résultats. Et ce n’est pas trop difficile de comprendre pourquoi.

Quand on est à plusieurs, l’énergie est contagieuse : on se motive mutuellement. De plus, réfléchir à plusieurs sur un problème permet de générer plus facilement des idées pour contourner les problèmes rencontrés.

J’ajouterai en plus cette forme de respect du travail. Si vous travaillez à deux, vous ne pouvez pas, par exemple, vous permettre de consulter vos emails personnels pendant que vous travaillez avec votre binôme !

Malgré ces avantages, il y a quelques inconvénients : déjà il faut que la tâche intéresse les deux partis. De plus, la séance doit vraiment être très productive pour compenser l’investissement en temps de deux personnes sur une même tâche.

LE PLAISIR DU FLOW

Enfin, pour une solution à long terme, il va falloir revoir vos croyances.

Je sais que ce n’est pas facile, mais c’est crucial pour ne plus avoir cette aversion pour l’action, qui vous empêche d’avancer dans votre travail.

La plupart du temps, on ne veut pas agir parce qu’on projette des sentiments négatifs sur l’exécution de la tâche. C’est pourquoi on trouve toutes sortes d’excuses pour l’éviter.

La tâche est perçue comme excessivement stressante, difficile et déplaisante.

Pourtant, dans la pratique, dès qu’on a commencé une tâche et qu’on est dans le flot de l’action, on perçoit la tâche comme beaucoup moins aversive (voir les travaux d’échantillonage de l’expérience par le chercheur Timothy A. Pychyl).

Lorsque vous êtes complètement absorbé dans une tâche, celle-ci peu même devenir une source de plaisir et de bonheur. C’est un phénomène appelé le Flow par le psychologue hongrois Mihály Csíkszentmihályi.

Dans cet état de concentration intense, la tâche est si bien ancrée dans votre esprit que les envies pressantes et les distractions « ricochent » contre votre concentration, et ne vous affectent pas.

Alors au lieu de craindre la difficulté de la tâche, pourquoi ne pas vous réjouir de goûter au plaisir délicat de ce moment de Flow qui s’annonce pour votre tâche ?

POUR ALLER PLUS LOIN

Eh bien voilà, c'est la fin de ce guide !

Surtout, gardez bien à l'esprit les 3 étapes que nous venons de voir.

Je vous les rappelle :

1. Nettoyez

2. Clarifiez

3. Plongez

Appliquez tout ce que nous avons vu, et vous m'en direz des nouvelles :)

Maintenant, si vous voulez aller plus loin, je vous propose de continuer l’aventure grâce à ma formation :

Vous y trouverez un concentré de bonnes pratiques pour augmenter votre puissance de concentration et rester durablement scotché à vos tâches.

Si ça vous tente, c'est par ici :

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Je vous souhaite le meilleur dans la réalisation de vos tâches !

Alexandre Philippe