REGISTROS CONTABLES VIRTUALES:

Evolucin del Diario, Mayor y Balance a los Sistema del tipo Business Intelligence BI-:

Por: Cr. Javier A Portal

Introduccin:
Desde que el Fraile Franciscano y matemtico italiano Fray Luca Paciolli (1445-1510) public su Tractatus
particularis de computis et scripturis en 1494, donde expone el primer anlisis del mtodo contable y de la
partida doble, muchas cosas han cambiado, no obstante desde el mundo acadmico, seguimos enseando
y aprehendiendo conceptos vinculados a la contabilidad manual que en muchos casos han quedado
desactualizados. Por ello motiva la presente, la necesidad de actualizar algunos conceptos.
Cuando decimos que muchas cosas han cambiado, A qu cambios nos referimos?
Los cambios para llegar a la situacin actual son la consecuencia de:
Las Nuevas Tecnologa: SGBD- (Sistema de Gestin de Bases de Datos), Sistema transmisin
de datos, Internet, ms Velocidad de Procesamiento y mayor capacidad de almacenamiento de
datos; etc.
Integracin de Sistemas altamente complejos, descompuestos en subsistemas simples.
Complejidad y globalizacin de los negocios.
Incorporacin de Conceptos provenientes de otras Disciplinas, Economa, Administracin de
Empresas y Ecologa como ser: Costo de Oportunidad, Costos Sociales o Medioambientales,
Ingresos Sociales Supletorios.
La posibilidad de obtener en un mismo sistema resultados provenientes de criterios
aparentemente contradictorios. Ej. A travs de la utilizacin cuentas llamadas Diferencia de
incorporacin o Campos especficos de Bases de datos que cumplan el mismo propsito, Como
ser obtener Resultados con Criterios Contables Profesionales por una parte y Resultados
con Criterios Contables Propios de la Empresa.
Evolucin de la Registracin Contable:
Primera Etapa: Registros Manuales: Desde esta perspectiva los registros contables son libros soportes
fsicos- de los que se vale la tenedura de libros para registrar las operaciones que realiza un ente y/o hechos
del contexto, que producen variaciones patrimoniales permutativas o modificativas, siempre que estn
respaldadas en comprobantes y sean objetivamente medibles.
Queda claro que la registracin contable es un proceso, secuencial, segn el detalle siguiente:
Generacin del Documento: Factura, Recibo, ND, NC, etc.:
o Registros Cronolgicos Diario y Sub-diarios-.
Registros Sistemticos -Mayores y Sub-mayoresRegistros Sistemticos Sintticos Balance de Sumas y Saldos, Cuadro
Constructivo, Estados Contables.

Documentos: Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil. Estos documentos permiten
controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de
contabilidad.
El Libro Diario recoge por orden cronolgico todas las operaciones que se van produciendo en una empresa.
El Libro Mayor se divide en hojas, y cada hoja est dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos
los apuntes que afectan a esa cuenta concreta: por ejemplo, una hoja estar dedicada a la cuenta de "caja",
otra a "bancos", otra a "capital", etc.
El Balance nos permite conocer la situacin financiera de la empresa en un momento determinado: el Balance
nos dice lo que tiene la empresa y lo que debe.
La Cuenta de Resultados recoge el beneficio o prdida que obtiene la empresa a lo largo de su ejercicio
econmico (normalmente de un ao).
Balance y Cuenta de Resultados estn interrelacionados, su nexo principal consiste en la ltima lnea de la
Cuenta de Resultados (aquella que recoge el beneficio o prdida), que tambin se refleja en el Balance,
incrementando los fondos propios (si fueron beneficios) o disminuyndolos (si fueron prdidas).
Segunda Etapa Registros Directos Mecanizados: Son llevados a cabo con la colaboracin de Mquinas
de contabilidad de Registro Directo Se utiliza Lenguaje humano (Alfabeto tradicional, Espaol, Ingls, etc. Y
nmeros arbigos decimales) y Mantienen el carcter secuencial, abreviando algunas operaciones Ej.:
Confeccionar Libro Diario en Papel copiativo y Ficha Mayor a la Vez.
Tercera Etapa Sistema Computacional por lotes, No Integrales: Constituye la primera era de la
contabilidad computarizada, se emplea lenguaje de mquina Programas en lenguajes de computacin,
bases de datos, etc. Y los registros adquieren el carcter de virtuales, puesto que estn grabadas en
soportes magnticos y ya no en soportes fsicos, (La computarizacin no siempre es total. Ej.
Comprobantes manuales y registros total o parcialmente computarizados) Mantiene el carcter secuencial e
histrico, ms all de acortar plazos donde los centros de carga procesan informacin de noche para tener los
saldos actualizado a primera hora del da el sistema sigue siendo secuencial.
Cuarta Etapa Sistema computacional - en Tiempo real- Integrados a nivel Contabilidad empresarial:
Los Libros de contabilidad ya no son los registros contables, valga la contradiccin, sino que son reportes o
informes generados a partir de los archivos existentes en Registros Magnticos. La caracterstica principales
de estos sistemas, en contraposicin a los generados por Tenedura de Libros Tradicional, son: a) la
intangibilidad de los registros y b) la simultaneidad de las operaciones y c) La centralizacin de la informacin
en Sistemas de Bases de Datos; a continuacin se detalla sobre ello:
Eliminar la registracin mltiple, (facturacin, libro Diario, Libro Mayor, Registro Stock, Cuenta
corriente,) y lo har en un solo paso.
Los soportes fsicos son totalmente reemplazados por soportes magnticos, ilegibles para el ojo
humano.
Concentrar todos los movimientos en una o ms tablas de transacciones contables,
administrada por Sistemas operativos, programas de computacin y SGBD Sistema de Gestin
de Bases de Datos-.
El Sistema producir adems del comprobante de la transaccin, informes susceptibles de ser
ordenadas de mltiples formas, por fecha y numero de asiento Libro Diario-, por cuentas y
subcuentas Mayores y submayores-, por secciones o centros de resultados Resultados

analticos por centros-, Por actividad, por variabilidad de costes, Todos ellos con apariencia
similar a los libros de contabilidad, aunque en realidad NO SON REGISTROS CONTABLES,
sino que son reportes o informes provenientes de Registros contables que se hallan soportes
virtuales Magnticos, pticos, o lo que venga en el futuro-.
Los Registros Diarios, Mayor y Balances de Sumas y Saldos como componentes separados
desaparecen.
Ilustracin:
Una cajera de supermercado, antes de pasar los artculos por la lectora pregunta, efectivo,
tarjeta de dbito o crdito. Lugo lee el cdigo de barra de los artculos. Lee la banda magntica
de la tarjeta de crdito, y al final cierra el proceso, cobra, etc. Descomposicin del Proceso: a) al
leer los cdigos de los artculos confeccion una parte del comprobante el detalle de productosRegistro las ventas y el movimiento de Inventario Permanente y por ende el costo de venta. b)
Al leer la Tarjeta de Crdito, por un lado concluy la confeccin del comprobante de ventas y
confeccion el cupn de la Tarjeta de Crdito Documentos por cobrar-, adems registr el
dbito del asiento: Banco Santander- Tarjeta de Crdito N 9999999999-.
ERGO: La
registracin es simultanea y en tiempo real y los Registros Contables son intangibles.
Dilema a Resolver: Cmo se concilia la rigidez de las normas con el vrtigo del progreso?
En algunos pases, aunque parezca anacrnico, siguen existiendo normativa acerca de llevar libros
encuadernados, foliados y rubricados, sin raspaduras ni enmienda; Cmo se concilia esto con lo antes
aludido en materia de Sistemas Contables actuales?
Las Alternativas de Solucin, oscilarn entre posiciones ms conservadoras e innovadoras, a saber:
a. Sistema Contable Dualista llevado por un Sistema de Bases de Datos Con Reportes Contables para
la Contabilidad Financiera y de costos.
b. Sistema Contable Dualista llevado por un Sistemas de Bases de Datos Con Reportes Contables para
la Contabilidad Financiera y Cuadros estadsticos para la Contabilidad Analtica. -Ver Grfico 1:
Modelo de Un Sistema Contable Computarizado Integrado a Nivel empresa -.
Presente y Futuro Perspectiva:
Hemos visto que en una primera etapa la integralidad de los sistemas se referan a nivel de todos los
datos contables de la empresa, la tendencia marca la integracin con datos de otras fuentes del
interior y exterior de la empresa, en algunos casos en el presente y para la gran mayora de las empresas
en el futuro, la evolucin de los sistemas de informacin empresarial van hacia lo que podemos catalogar
como Software de Gestin Integral o Modelo Integral de del Tipo BI - Business Intelligence-: A.Q.&R, ERP,
CRM, RRHH, DM, OLAP, Indicadores KPLs y Cuadro de mando Integral (Ver distintos Modelos Grfico 2 y 3):
Business Intelligence: Se denomina inteligencia empresarial, inteligencia de negocios o BI
business intelligence, al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administracin
y creacin de conocimiento mediante el anlisis de datos existentes en una organizacin o
empresa.
A.R.&.Q -Accounting Reporting and Query-: Reportes y Consultas de la Contabilidad, abarca las
provenientes de las transacciones externas Contabilidad General y aquella que comprenda las
transferencia interna de valores propia de la contabilidad analtica.

ERP: Planificacin de Recursos Empresariales - Enterprise Resource Planning, sistema de

informacin gerencial que integra muchas de las prcticas de los negocios asociados con las
operaciones de produccin y gestin.
CRM (de la sigla del trmino en ingls "Customer Relationship Management"), posee varios
significados: La administracin basada en la relacin con los clientes. es un modelo de
gestin de toda la organizacin, basada en la orientacin al cliente (u orientacin al mercado
segn otros autores), el concepto ms cercano es Marketing relacional (segn se usa en
Espaa) y tiene mucha relacin con otros conceptos como: Clienting, Marketing 1x1, Marketing
directo de base de datos, etctera.
RRHH: Gestin de Recursos Humanos.
La minera de datos (DM, Data Mining) consiste en la extraccin no trivial de informacin que
reside de manera implcita en los datos. Dicha informacin era previamente desconocida y podr
resultar til para algn proceso. En otras palabras, la minera de datos prepara, sondea y
explora los datos para sacar la informacin oculta en ellos.
Anlisis OLAP: Mediante la funcionalidad OLAP es posible llevar adelante la forma ms sencilla
de anlisis, permitiendo que cualquier persona pueda ver de manera minuciosa subconjuntos de
datos interrelacionados o "cubos", simplemente con un clic. Los usuarios pueden analizar los
datos empleando caractersticas OLAP estndar, como page-by, sort, filtros, drill-up/down para
obtener distintas vistas de los reportes. Los Anlisis OLAP ofrecen a los usuarios acceso a sus
data warehouses para que puedan obtener las funcionalidades de anlisis avanzados que
requieren los power users y los analistas.
Indicadores KPs Los indicadores claves de desempeo son medidores que permiten monitorear
el desempeo del programa y cuantificar sus beneficios. Estos indicadores cubren un amplio
rango de factores que incluyen: tiempo y costo de paradas planeadas y no planeadas,
disponibilidad y eficiencia de la planta, costos de mantenimiento y productividad.
Un Sistema de Informacin Ejecutiva: (Executive information system, EIS) es una herramienta
de Inteligencia empresarial (Business Intelligence, BI), orientada a usuarios de nivel gerencial,
que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir de
informacin interna y externa a la misma.
DSS: (del ingls Decision support system) es muy amplio. Un DSS puede adoptar muchas
formas diferentes. En general, podemos decir que un DSS es un sistema informtico utilizado
para servir de apoyo, ms que automatizar, el proceso de toma de decisiones.
Cuadro de Mando Integral: El concepto de cuadro de mando integral CMI (Balanced
Scorecard BSC) Publicado en 1992 en la revista Harvard Business Review, con base en un
trabajo realizado para una empresa de semiconductores (La empresa en cuestin sera Analog
Devices Inc.). Sus autores, Robert Kaplan y David Norton, plantean que el CMI es un sistema de
administracin o sistema administrativo (Management system), que va ms all de la
perspectiva financiera con la que los gerentes acostumbran evaluar la marcha de una empresa.
Bibliografa:
Contabilidad de costes y de gestin SEZ TORRECILLA, A.; FERNNDEZ FERNNDEZ, A. y GUTIRREZ DAZ, G. 1993-.
Contabilidad de costos: tradiciones e innovaciones Jesse T. Barfield, Cecily A. Raiborn, Michael R. Kinney - 2005Principios de sistemas de informacin: enfoque administrativo Ralph M. Stair, George W. Reynolds 2000Prof. Cr. Rubn Federico Piceda: Plan de Actividad Docentes -2009CONTABILIDAD PRESENTE Y FUTURO. VIEGAS, JC - FRONTI DE GARCIA - PAHLEN ACUA.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/contaysiscontable.htm
http://www.bracht.com.ar/espanol/servicios/serv_software.htm
http://www.ibermatica.com/ibermatica/businessintelligence2/imagenes/GraficoBusinessIntelligence.jpg
http://www.businessintelligence.info/imagenes-bi/herramientas-business-intelligence-soporte-toma-decisiones.jpg
http://www.microstrategy.com.ar/Solutions/5Styles/olap_analysis.asp
http://es.wikipedia.org/wiki

Grfico 1: Modelo de Sistema Contable Computarizado Integrado a nivel Contabilidad Empresarial:

Ingresos Datos: Lectura Tarjeta, Cdigo Productos, Teclados, Facturas, Hs. Hombres, Consumos, Transf. Bancarias, Etc

Programas, Procesos y Archivos.

Sistema Operativo.
Programas Fuentes.
Compiladores.
Programas Compilados
.SGBD -Sistemas.
Gestin Bases Datos.

Base de
Datos

Disco c/ Los
Archivos y Registros
Contables

Tablas,
Indices,
Queries.

Buck Up

Reportes para la Contabilidad Financiera

Diario y
Sub-Diario

Mayores y
Sub-Mayores

Cuadro de
Resultados.

Balance

Estados Cont.
De Presentac.

Reportes para la contabilidad Analtica

-1-

Referencias:

-2-

-3-

-4-

-5-

-6-

-7-

-8-

Modelos de informes para contabilidad Analtica presentada Mediante Cuadros:

-1- Cuadro de localizacin de costes indirectos.
-2- Cuadro de reparto de costes indirectos entre centros.
-3- Cuadro de costes indirectos totales por centros.
-4- Cuadro de las diferencias de incorporacin.
-5- Cuadro de la formacin del coste total de las compras.
-6- Cuadro del coste de produccin.
-7- Cuadro de los movimientos de inventario.
-8- Cuadro de costes finales y determinacin de resultados.

Grfico 2: Modelo Integral de una solucin del tipo: Business Intelligence(BI) Fuente del grfico 2:
http://www.ibermatica.com/ibermatica/businessintelligence2/imagenes/GraficoBusinessIntelligence.jpg .-

Grfico 3: Herramientas Business Intelligence para el soporte a la toma de decisiones Fuente grfico 3:
http://www.businessintelligence.info/dss/toma-decisiones-business-intelligence.html