EL PROCESO CONTABLE

A. CONCEPTO.
Es el proceso ordenado y sistemtico de registros contables a travs de las cuales la
Contadura Pblica obtiene y comprueba la informacin financiera, desde la elaboracin de
comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparacin de estados
financieros que se repiten en cada perodo contable, durante la vida de un negocio.
Se inicia con el registro de las transacciones, contina con la labor de pase de las cantidades
registradas del diario al libro mayor, la elaboracin del balance de comprobacin, la hoja de
trabajo, los estados financieros, la contabilizacin en el libro diario de los asientos de
ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobacin
posterior al cierre.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde
el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. El pasar a un
nuevo perodo contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina
que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros
para el comienzo de un nuevo ciclo contable.
Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el
ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al
pblico. Una auditora le agrega credibilidad a los estados financieros.
Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades desconocidas.
La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y saldos
conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.
B. FASES DEL CICLO CONTABLE
A continuacin se presentan los pasos del Ciclo CONTABLE:

1. ENTRADA O CAPTACION DE DATOS:

Revelacin o toma de conocimiento de los hechos econmicos que alteran el patrimonio

esto a travs de identificacin e interpretacin de los comprobantes o documentos respalda
torios como las facturas, comprobantes de egreso, recibos de caja, ect; este se inicia al
constituirse una empresa con los aportes de los dueos generndose el Balance General
Inicial y se aperturan los libros de contabilidad principales y auxiliares.
2. PROCESAMIENTO DE DATOS
Clasificacin de los hechos respaldados por la documentacin, empleo de cuentas y
denominaciones comunes; se asignan valores a los hechos clasificados, medicin de los
efectos posteriormente se registran los hechos en los libros de contabilidad mediante
asientos y mayorizan, arrojando calculo de saldos para el Almacenamiento de registros y
finalizando con el Clculo-medicin del patrimonio y de los resultados para el cierre del
ao fiscal. Se puede graficar de la siguiente forma:

2.1 CLASIFICACIN DE LOS DATOS.

Los datos en la contabilidad se clasifican por medio de la Cuenta. La CUENTA es el
instrumento que se utiliza para clasificar los elementos que intervienen en una transaccin
financiera.
La cuenta se representa por una cuenta T mayscula, lo que equivale a un campo dividido
en dos partes por una lnea vertical.

2.2 REGISTRO Y CALCULO DE LOS DATOS

2.2.1 La Partida Doble.

Al examinar cualquier operacin mercantil, nos podemos dar cuenta en el manejo de las
cuentas, que cada una de ellas afectan por lo menos, dos cuentas, una que se debita y otra
que se acredita.
2.2.2 Asientos Contables.
Es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.
2.2.2.1 Asiento simple.
Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un debito y a un crdito.
2.2.2.2 Asiento compuesto.
Cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o
ms cuentas acreedoras, o viceversa.
Para determinar la cuenta que se debito y la Cuenta que se acredita debemos
primero identificar el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo
en cuenta cuando aumenta su saldo y cuando disminuye su saldo, luego se procede a afectar
cada una de ellas.
2.2.3 Partida Doble o Ecuacin Patrimonial
Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales del Activo, de Pasivo, y de
Patrimonio de un ente econmico. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas se
utiliza una frmula matemtica conocida con el nombre de Ecuacin Patrimonial. Esta
frmula da a conocer, independientemente, el valor del Activo, Del Pasivo o del
Patrimonio.
La Ecuacin Patrimonial es igual a:
ACTIVO

PASIVO + PATRIMONIO

2.2.4 Comprobante de Contabilidad

Documento de origen interno y externo en el cual se resumen las operaciones financieras,
econmicas y sociales del ente pblico y sirve de fuente para registrar los movimientos en
el libro correspondiente. Pueden ser elaborados de manera manual, mecnica o electrnica.
2.3 REGISTO EN LIBROS
Los hay principales y Auxiliares en los cuales el comerciante registra en orden cronolgico
las operaciones mercantiles de acuerdo con las normas legales vigentes.
2.3.1 Libros Principales
Permiten el resumen de las operaciones mercantiles que se realizan en un lapso
determinado a partir de los asientos contables; se deben llevar obligatoriamente por los
comerciantes.

1. Libro de Inventarios Y balances:

Es donde se registra el inventario por lo menos una vez al ao.
2. Libro Diario Columnario:
Se registran da a da y en forma cronolgica todos los hechos econmicos de una empresa;
las partidas dbito y crdito que afectaron una cuenta durante un perodo, es un libro de
movimientos. Este se abre con el Comprobante de Apertura el cual contiene los valores del
Balance e Inventarios y se cierra con el Comprobante de cierre donde se registra los
asientos de cierre del ao fiscal. El resumen de movimientos del Libro Diario Columnario
se traslada al Libro Mayor y Balances.
3. El Libro Mayor y Balances:
Libro que recoge los hechos que estn en el libro de diario pero sin fecha de realizacin de
la operacin en la cuenta, sino la cuenta que ha sido operada o con la que se ha trabajado,
para
conocer
aumentos
y
disminuciones
que
ha
experimentado.
Este libro no es de carcter obligatorio para la empresa, aunque es muy til al recoger de
una en una, todas las cuentas que se han utilizado y los movimientos de las mismas durante
el periodo contable.
El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de
Resultados.
2.3.2 Libros auxiliares
Son los libros de las subcuentas y su funcin es ampliar la informacin recogida en
los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos
fotocopiados y adems pueden recogerse en cualquier soporte informtico.
3. SALIDAS DE LA INFORMACION
Esta se realiza a travs de la exposicin de la informacin en informes contables, de los que
hay dos tipos:
a. Informes Contables para usuarios Internos (propietarios, administradores, etc.):
Presupuestos, clculos de costos, estimaciones, anlisis de cifras, etc.
b. Informes contables para usuarios externos (inversores, acreedores, organismos
estatales, bancos, clientes, etc.): estados contables

3.1.1 Estados Financieros

Son los informes que deben preparar las empresas con el fin de conocer la situacin
financiera y los resultados econmicos obtenidos en sus actividades a lo largo de un
periodo. Estos son importantes para la administracin, los propietarios, los acreedores y el
Estado. Consiste en reagrupar la informacin proporcionada por El libro Mayor o la

Balance de Prueba para as elaborar el Balance General, el Estado de Resultados, Estado de

Cambio en el Patrimonio; Estado de Cambio en la Situacin Financiera y Estado de Flujo
de Efectivo.
3.1.1.1 Balance General
Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de
lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.
Al elaborar el balance general el empresario obtiene la informacin valiosa sobre su
negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en
el momento o en un futuro prximo.
Este est compuesto solo de las cuentas del ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO
3.1.1.2 Estado de Resultados
Es un financiero conformado por un documento que muestra detalladamente los ingresos,
los gastos y el beneficio o prdida que ha generado una empresa durante un periodo de
tiempo determinado; tambin es llamado Estado de Ganancias y prdidas; est compuesto
por ingresos, costos, gastos y renglones no operacionales
El estado de resultados nos permite saber cules han sido los ingresos, los gastos y el
beneficio o prdida que ha generado una empresa, analizar esta informacin permite tomar
decisiones sobre dicha empresa
3.1.2 Cierre de Libros
Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de
capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o
prdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en
los saldos iniciales para el perodo siguiente.
4. RETROALIMENTACION
La informacin generada suele ser consultada para generar nueva informacin y para
efectuar anlisis y comparaciones. Adems se le practican las correcciones necesarias.