Gua de LibreOffice 4 Calc

Diseo de una hoja

Antonio Roldn

DISEO DE UNA HOJA

El uso de una hoja de clculo no se limita a tablas y grficos. Tambin es un excelente medio
para comunicar resultados sin tener que acudir a textos o presentaciones. Para lograr informes
atractivos se dispone de muchas herramientas y objetos que complementan los contenidos
numricos.

CONTENIDO
Diseo de una hoja ........................................................................................................... 1
Objetos elementales ..................................................................................................... 2
Objetos elementales ..................................................................................................... 2
Cuadros de texto ........................................................................................................ 3
Insercin de formas bsicas ....................................................................................... 5
Importar una forma ................................................................................................... 9
Insercin de imgenes .................................................................................................. 9
Filtros ....................................................................................................................... 10
Color ......................................................................................................................... 11
Resto de cambios ..................................................................................................... 11
Cambios en el diseo .................................................................................................. 12
Inmovilizar paneles .................................................................................................. 12
Subndices y superndices ........................................................................................ 13
Textos largos y salto de lnea ................................................................................... 14
Proteccin de una hoja ............................................................................................ 14
Vnculos ....................................................................................................................... 15
Insertar objetos vinculados...................................................................................... 15
Hipervnculos ........................................................................................................... 16

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Otros objetos ............................................................................................................... 18

Insercin de caracteres especiales .......................................................................... 18
Insercin de otros objetos ....................................................................................... 19

OBJETOS ELEMENTALES
Una de las utilidades ms apreciadas de las Hojas de Clculo es la posibilidad de insertar
grficos e imgenes de todo tipo en los estudios e informes que se confeccionen. LibreOffice
Calc posee una gestin de objetos visuales bastante aceptable, y en su uso en la enseanza y
en pequeas oficinas permite cumplir la mayora de los objetivos para la confeccin de
documentos atractivos.

OBJETOS ELEMENTALES
Veremos algunos de los objetos que se pueden insertar en una hoja. Todos admiten varios
niveles de profundidad en su uso, lo que hace imprescindible la exploracin personal para
dominar su uso.
COMENTARIOS
Se pueden insertar comentarios o notas en una celda determinada. Esto es til cuando varias
personas acceden a un mismo libro de Calc o bien si no se quiere olvidar algn hecho
concerniente a los datos de esa celda. Por ejemplo, en una cantidad en euros se desea
destacar que el apunte no est actualizado:

Para ello es muy til insertar un comentario. Selecciona la celda deseada y busca en el men
Insertar la opcin de Comentarios.

Obtendrs un cuadro de texto en el que podrs escribir lo que desees, e incluso seleccionando
el escrito, cambiar fuentes y colores:

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Cuando se selecciona la celda se abre el comentario automticamente, y se oculta si mueves el

cursor a otra celda. Sin embargo, un pequeo triangulo rojo en el vrtice superior derecho te
avisa de que es una celda con comentario.

Si sealas la celda con una pulsacin del botn derecho, obtienes, entre otras, las acciones que
se te permiten efectuar sobre el comentario. Como ves en la imagen, insertarlo, eliminar un
comentario o mostrar. Esta ltima te permite que el comentario quede fijo en la celda y que
no slo aparezca cuando sealas la celda con el ratn. Esta misma accin lo oculta si la usas de
nuevo.

CUADROS DE TEXTO
Muy parecidos a los anteriores son los cuadros de texto, pero estos no se ocultan. Permiten
controlar su texto y fondo de una forma muy potente. Por ejemplo, en una tabla cualquiera se
desea destacar las autoras y la fecha de confeccin, con vistas a un informe, y se quiere que
aparezcan como algo independiente de los datos. Para ello es muy til el uso de un cuadro de
texto

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Busca en la Barra de Dibujo el icono de cuadro de texto (si no ves esa barra, actvala en Ver
Barras de herramientas)

El cursor se transformar en una cruz que nos servir para determinar las dimensiones del
cuadro. En ese momento se puede escribir el texto del cuadro.

En un segundo paso, si pulsas en su interior, obtienes automticamente la barra de objetos

Si la recorres vers que puedes cambiar el fondo, bordes y dems caractersticas. Es preferible
aqu la experimentacin personal

Lo hemos recargado de color para que veas las posibilidades. Si pulsas con doble clic en su
interior podrs cambiar el texto y sus caractersticas. Puedes tambin llevarlo al fondo y hacer
clculos sobre l. Experimenta, que es lo mejor. Si no te gusta, lo eliminas con la tecla Supr
como cualquier otro objeto. El de la imagen lo hemos girado y trado al frente. Intenta t ms
cambios.

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INSERCIN DE FORMAS BSICAS

En la misma Barra de Dibujo dispondrs de un catlogo amplio de flechas, elipses, polgonos,
diagramas de bloques y muchas ms.
Con cada forma debes seguir tres pasos: Elegir, dibujar y concretar su formato
Ejemplo
Deseamos insertar una estrella que nos sirva de llamada de atencin en una hoja. En primer
lugar la elegimos. Observa que en la Barra de Dibujo existen entradas diversas, para formas,
flechas, dilogosSi elegimos las estrellas, podemos concretar la que deseamos:

Despus, el puntero del ratn cambia a una pequea cruz que te invita a extender la forma
con el botn izquierdo pulsado. Intenta esa operacin con cualquier forma y no sueltes el
dedo hasta que adquiera el tamao deseado.

Si una vez insertada deseas cambiar su aspecto, seleccinala y acude al botn derecho o a la
barra superior de herramientas para elegir rellenos, sombras, texturas, lneas o aadido de
textos.
Estos ltimos se pueden escribir directamente y despus cambian de aspecto si los seleccionas
con doble clic (negrita, tamao, color, etc.)

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Recorre la barra que aparece arriba cuando seleccionas una forma:

En ella figura el botn de girar, que aunque no es muy til, te permite rotar la forma a tu
gusto.

Combinaciones de formas
Son tantas las posibilidades, que es preferible que las experimentes poco a poco. Se insertan a
continuacin algunos resultados por si deseas conseguirlos.

Un ejemplo bsico de agrupacin de formas es el de los organigramas:

En la imagen hemos dejado abierta la forma de
la derecha para que descubras el botn amarillo.
Con l se puede alterar la forma del objeto. Lo
hemos efectuado en los tres de abajo, que
aparecen ms redondeados que el de arriba.
Como en otros temas, dejamos a los lectores
que experimenten.

Efectos 3D
En algunas formas se puede activar el efecto en 3D, mediante el ltimo botn de la
barra de dibujo rotulado como Activar o desactivar extrusin. Al activar se abre una
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barra de Configuracin 3D con muchas opciones de posicin, perspectiva y sombra que

pueden enriquecer la forma elegida.

Dejamos a los lectores que experimenten posibilidades.

FONTWORKS
Puedes insertar tambin ttulos llamativos (fontworks). Los tienes al final a la derecha de la
Barra de Dibujo.
Abres un catlogo y eliges el formato del ttulo.

Despus, en un segundo paso, puedes cambiar el texto, que por defecto es Fontworks,
pulsando sobre la forma con doble clic y esperando a que aparezca el texto en negro.
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Igual que en otras ocasiones, al pulsar sobre el fontwork se abre arriba la herramienta de
imgenes, en la que puedes cambiar colores, fondos o lneas.

Puedes usar tambin los puntos del contorno para cambiar la curvatura. Experimenta todo lo
que puedas con el doble clic y el botn derecho.

De la misma forma, la pulsacin sobre la forma abre una barra

especial para este tipo. El primer botn te vuelve a la Galera. El
segundo te permite cambiar la forma del fontwork sin alterar su tipo.
Sealalo y se abrir el catlogo de formas.
Los otros tres se entienden sin tener que explicarlos: igualar el tamao
de las letras, alinear y controlar la separacin de letras en el texto.

A los Fontworks se les puede, con el icono de Activar extrusin, aadir efectos en 3D como los
que conseguimos con las formas bsicas:

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IMPORTAR UNA FORMA

El ltimo botn de la Barra de Dibujo te permite importar una forma que tengas
diseada en un archivo.
Aqu hemos usado el rbol que nos sirvi para los grficos, al que podemos aadir texto

Tambin dispones de una barra para estos objetos que se abre automticamente cuando los
sealas

Con estas herramientas puedes aprovechar diseos que hayas creado para otros
trabajos. Aqu hemos convertido en forma con texto una imagen procedente de
nuestra web:

INSERCIN DE IMGENES
En un documento de Calc se puede desear incluir un logotipo de la organizacin, una imagen
que lo haga ms atractivo, o cualquier figura que aclare un proceso. Esta operacin se puede
hacer fundamentalmente de dos formas, o insertando desde un archivo o con las operaciones
de copiar y pegar.

Copiar y Pegar
Si se ha creado una imagen en un programa de dibujo y se quiere transferir a Calc se usar el
procedimiento universal de Copiar (CTRL+C) y Pegar (CTRL+V).

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Insertar desde archivo

Si disponemos de la imagen en un archivo, es preferible usar la opcin Imagen A partir de
archivo del men Insertar para buscarla en un explorador de carpetas
Una vez insertada, si pulsas sobre ella aparecer la barra de herramientas de Imagen con
muchas opciones que recorreremos pausadamente.

FILTROS
Imaginemos que hemos insertado desde un archivo la imagen de un
utensilio de cocina. La primera operacin posible es la de cambiar su
tamao. Como las cmaras fotogrficas actuales trabajan con mucha
resolucin aparecen muy grandes al insertarlas.
Despus podemos usar los filtros del segundo botn de la barra.

Hay un buen catlogo, unos ms eficaces que otros, por lo que se aconseja ir probando para
ver su efecto. Presentamos algunos de ellos como ejemplo:

Junto al botn de filtros dispones de algunos ms en una lista desplegable

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COLOR
A continuacin de los filtros se ofrece la posibilidad de alterar la proporcin de
rojo, azul y verde en la imagen, as como el grado de brillo y contraste. Tambin
ofrece la correccin gamma, pero a nuestro nivel podemos prescindir de ella.
Funcionan de manera aceptable y en algunos detalles con ms precisin que otras
hojas.

RESTO DE CAMBIOS
Los siguientes botones de la barra de imgenes tienen ya menos inters:

Transparencia
Dispones de un control que va aadiendo transparencia a la imagen, en formato de
porcentaje. Lo puedes usar si deseas que la imagen quede ms desvada e incluso que parezca
una marca de agua. Aqu tienes un ejemplo del efecto:

Lnea
Permite rodear la imagen con un marco de color. Debes concretar el estilo, que suele ser
continuo, el grosor y el color. En nuestro caso hemos rodeado la foto con un marco verde
oscuro grueso.

A continuacin de la barra se te ofrece la opcin de Relleno, pero con imgenes de este tipo
no funciona. S puedes aadir una sombra (siguiente botn)

Recortar
Est pensado para ser muy preciso, pero resulta premioso. Si pides recortar se abre una serie
de controles para desplazar el recorte de la izquierda, derecha, arriba y abajo, guiados por una
pequea imagen situada al lado.

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Como en una hoja de clculo no son demasiado

importantes las imgenes, slo te sugerimos que
practiques con todos los recortes puestos a tu
disposicin.

CAMBIOS EN EL DISEO
INMOVILIZAR PANELES
Si deseas que la cabecera de una hoja de Calc se siga viendo en pantalla aunque te desplaces
hacia abajo en una tabla muy larga, puedes hacer lo siguiente:
Selecciona una celda que est situada debajo y a la derecha de las celdas que deseas
inmovilizar

Abre el men Ventana y activa Fijar. De esta forma, todo lo que est situado arriba o a la
izquierda de esa celda quedar inmovilizado aunque cambies de pgina.

De esta forma, si mueves la tabla arriba y abajo, ese panel no se mover. Para anular la fijacin
sigue la misma ruta de comandos y desactiva.
Si en lugar de Fijar hubieras elegido Dividir, tendrs a tu disposicin dos ventanas distintas
para ver la misma hoja desde celdas diferentes. Tambin se anula siguiendo el mismo camino.

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SUBNDICES Y SUPERNDICES
Los subndices y superndices slo se necesitan en las celdas con formato de texto, pues no se
reconocen en los clculos numricos. El procedimiento para incluirlos es el de ir escribiendo el
texto, seleccionando despus los caracteres que irn a una altura diferente y una vez
concretados acudir al botn derecho para acceder al Formato de celda. Si esta ya estaba
editada, puedes usar un doble clic para poder efectuar este cambio.
Observa que, adems del superndice y subndice se te ofrecen varios
estilos distintos de fuente.
Elegimos superndice si deseamos una potencia y nos quedar X2, que,
como hemos recordado, no tiene valor numrico

Con el mismo procedimiento lograramos subndices.

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TEXTOS LARGOS Y SALT O DE LNEA

Cuando un texto excede la capacidad de una celda
podemos obligar a que aparezcan saltos de lnea
para cortarlo. Normalmente se aumenta antes la
altura de la fila o se combinan celdas. El ajuste de
texto se logra, una vez escrito, con Formato
Celdas Alineacin y activando el ajuste
automtico de texto.

Si deseamos escribir el texto despus de configurar la celda, podremos usar la combinacin de

teclas Ctrl+INTRO (o ENTER) para crear un salto de lnea.

PROTECCIN DE UNA HOJA

Esta opcin no la usars a menudo, pero a veces puedes desear que nadie altere lo que has
escrito. Se puede proteger el libro completo para dejar inalterada su estructura en hojas, o
bien proteger una hoja individualmente.
Antes de proteger una hoja debemos declarar, si lo deseamos, qu celdas estarn libres de esa
proteccin, para que cualquier usuario pueda editarlas. Lo vemos con un ejemplo:
En este esquema podemos querer dejar libres las
tres primeras celdas y proteger las otras dos para
que no se puedan alterar las frmulas.
En primer lugar deberemos desproteger las tres
primeras. Las seleccionamos y pedimos Formato de
Celda, Abrimos la pestaa de Proteccin de celda y las desbloquemos desactivando la opcin
de Protegido.
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De esta forma, si ahora protegemos toda la hoja, esas tres quedarn sin proteger y las dems
s.
Busca ahora en Herramientas la opcin de Proteger Documento - Hoja:

En la ventana que se abre puedes concretar una contrasea y definir

los permisos de uso.
Para trabajos individuales no es muy necesaria la proteccin y menos
an la contrasea, que a veces se olvida irremediablemente.

VNCULOS
Con la palabra vnculos nos referiremos a dos clases de ellos:
Objetos vinculados, que insertan en un documento un vnculo a un objeto situado en otro, de
forma que permita las actualizaciones.
Hipervnculos (o enlaces, hiperenlaces, vnculos, links, que de todas estas formas se nombran),
que son los propios de Internet y de los hipertextos
INSERTAR OBJETOS VINCULADOS
En algunas ocasiones se desea disponer en un documento (no necesariamente de Calc) de una
copia de una tabla u objeto situados en otro documento distinto, pero que al cambiar los datos
originales, esos cambios se reflejen en la copia. Esta operacin se conoce con el nombre de
vincular. En ellos se leen los datos directamente del archivo que contiene el original. Por eso,
si se abre el archivo que contiene la copia, se nos preguntar si deseamos actualizar los
vnculos.
Como la gestin de los vnculos puede ser compleja, slo incluiremos la forma ms sencilla de
insertar una tabla o grfico de un archivo de Calc en cualquier otro documento.
Abre un archivo de Calc, selecciona en l cualquier tabla de datos y pide Copiar.

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Abre otro documento de Writer o Impress y sigue estos pasos:

Copias un rango de Calc

Pasa al otro programa y pides Pegado especial Vnculo DDE.
De esta forma los cambios realizados en Calc se reflejarn de forma instantnea en
Writer o Impress. A veces no funciona bien si no has guardado previamente el archivo
origen.

NOTA: Con programas de Microsoft Office en Windows 8.1 ha dado problemas esta
vinculacin.

HIPERVNCULOS
Es bueno que un documento posea vnculos (o enlaces, o hiperenlaces) que al ser pulsados nos
lleven a los archivos, hojas o celdas que contienen los datos originales. Ya conoces de sobra
los vnculos, tan usados en Internet y en todos los hipertextos. A continuacin aprenders a
insertarlos en tus documentos.
No es difcil insertar un hipervnculo en Calc. En la barra de herramientas Estndar
dispones del botn correspondiente. Tambin puedes usar el men Insertar y elegir
despus Hiperenlace. Con ambos mtodos accedes a esta ventana

De las opciones ofrecidas nos interesarn dos:

Internet
Deja marcada la opcin Web y escribe o copia una direccin de Internet
En la imagen hemos enlazado con la pgina oficial de LibreOffice

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Al pulsar sobre Aplicar y despus Cerrar, la celda actual cambiar de aspecto y contendr un
enlace a la pgina dada. La vers con fondo oscuro, y al pasar el puntero del ratn por ella se
ver una una mano sealando en logar de la flecha. Pulsa sobre ella y se abrir la pgina
solicitada.

Nota importante: Si una celda contiene un enlace y la quieres seleccionar, con el ratn te va a
resultar imposible, porque saltar el enlace. Debes acercarte a ella con el teclado, hasta
seleccionarla.
Hipervnculo al mismo documento
Debers elegir Documento y pulsar sobre el botn de la segunda lnea que te abre el
navegador.

Dentro del mismo puedes ir abriendo hojas, reas de datos o rangos hasta dar con el que te
interesa. En la imagen hemos elegido el rango Inicio

Pulsas Aplicar dos veces y ya tienes construido el enlace.

El enlace a una sola celda lo puedes conseguir insertndole un nombre y despus usando el
Navegador, o bien escribiendo directamente su referencia en esa segunda lnea

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Si la celda est en otra hoja y no tiene nombre asignado, puedes escribir su referencia con el
nombre de la hoja delante y separadas ambos por un punto:

Enlace a otro documento

Procede como en los casos anteriores, pero previamente escribe en la primera lnea la ruta
para llegar al documento, o mejor an, usa el botn de bsqueda de su derecha y se abrir un
explorador de archivos que te permitir insertar esa ruta

Despus, en la segunda lnea escribiremos la celda o rango.

Abajo tienes otras opciones menos interesantes, como la de cambiar el texto.

OTROS OBJETOS
INSERCIN DE CARACTERES ESPECIALES
En las hojas de clculo usars fundamentalmente los caracteres usuales de letras, nmeros y
operadores aritmticos, pero a veces desears insertar el smbolo de Copyright, el nmero pi o
una carita sonriente. Para insertarlos puedes acudir al men Insertar y elegir Carcter especial

Obtienes una ventana en la que puedes elegir la fuente y el carcter.

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No olvides usar la fuente adecuada. Por ejemplo, para alfabeto griego y Matemticas es muy
buena Symbol, que es que aparece en la imagen, pero hay otras fuentes, como la Webdings o
la Wingdings que te ofrecen pequeos dibujos muy sugestivos.
Una vez elegido el smbolo deseado, pulsa en el botn Aceptar y se insertar en el texto.
Despus puedes copiarlo como cualquier otro carcter.

INSERCIN DE OTROS OBJETOS

Calc puede ser un contenedor de otros muchos tipos de objetos: frmulas, vdeos, sonido, etc.
Su gestin no es objeto de estas guas, pero es bueno que se conozca esta posibilidad. Damos
algunas ideas
Frmulas: Calc posee un editor de frmulas para el uso de los smbolos matemticos. En el
men Insertar elige Objeto y despus Frmula
No entraremos en detalles, pero con l se pueden
escribir frmulas matemticas con muy buen diseo. No
es difcil aprender su funcionamiento, pero no es
objetivo de esta gua. Su funcionamiento pasa por ir
incorporando distintas estructuras matemticas
rellenando despus sus datos.
Aqu tienes una muestra:

La herramienta no es muy amigable, y tiene fallos, pero ah est para cuando la necesites.
Puedes crear tambin una frmula como archivo nuevo. Pide Archivo Nuevo y elige Frmula.

Otros objetos
Para insertar otros objetos debers acudir, como siempre, al men Insertar y buscar la opcin
Objeto y estudiar el catlogo que se ofrece.

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No es una hoja de clculo el mejor contenedor de sonidos y vdeos, que en ella no parecen
tener mucha utilidad. No obstante, se puede intentar, pero recuerda que no funciona muy
bien el reproductor de medios y que no todos los formatos son adecuados.
Puedes usar Insertar Vdeo y sonido y se abrir el Explorador de Windows para que elijas el
sonido. Una vez elegido y aceptado observars un rectngulo que contiene ese sonido y al
activarlo con doble clic el reproductor de medios se abrir en la parte baja, como vers en la
siguiente imagen:

Ah dispones de los controles clsicos de Play, Stop y Pause, junto con el control de volumen.
Para los vdeos se procede de la misma forma. Pero muy pocos formatos son compatibles con
LibreOffice. Quizs no merezca la pena el esfuerzo.

Insertar objetos OLE

Mediante esta opcin puedes insertar cualquier objeto creado con LibreOffice, como puedes
ver en la imagen, pero tampoco parece presentar gran inters.

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