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PODER LEGISLATIVO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MATO GROSSO SECRETARIA GERAL Superintendência de Planejamento

PODER LEGISLATIVO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MATO GROSSO

SECRETARIA GERAL Superintendência de Planejamento Estratégico

PLANO TÁTICO DA ESCOLA DO LEGISLATIVO

Dezembro/2013

MESA DIRETORA 2013/2015

Presidente em exercício Deputado Romoaldo Júnior

2º Vice- Presidente Deputado Luiz Marinho

1º Secretário Deputado Mauro Savi

2º Secretário Dilmar Dal’Bosco

3º Secretário Deputado Airton Português

4º Secretário Deputado Wagner Ramos

FICHA CATOLOGRÁFICA

Dados para Catalogação na Publicação (CIP)

2013, Edições ALMT

Mato Grosso, Assembleia Legislativa ALMT Plano Tático Escola do Legislativo/Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso - Cuiabá, MT: ALMT, 2013

1. Administração Pública. 2. Poder Legislativo. 3. Serviço Público.

2. Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso. II. Título.

Secretário-Geral Luiz Márcio Bastos Pommot

Coordenador da Escola do Legislativo Ataíde Pereira de Almeida

Superintendente de Planejamento Estratégico Abilio Camilo Fernandes Neto

Equipe de Elaboração do Plano Ana Paula Gonçalves de Siqueira Carlos Alberto N. Araujo Cleudes Mario Teixeira Faro Denize Maria S.M. Siqueira Durcilene M. de Arruda Erica Bussili Figueiredo José Walter Zacarias Manoel Theodoro S. Filho Milton Barbosa de Andrade Regina Claudia Furtado de Souza Tathiana Ap. Saldanha Pinheiro

É permitida a reprodução total ou parcial desde que citada a fonte.

Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso Edifício Gov. Dante Martins de Oliveira. Avenida André Antônio Maggi, Lote 6, Setor A, Centro Político Administrativo CEP: 78049-901, Cuiabá MT Fones: (65) 3313-6930 - (65) 3313-6315 e-mail:profzacariaz@gmail.com

IDENTIDADE ORGANIZACIONAL

ÁREA DE ATUAÇÃO

Representação da Sociedade

MISSÃO

Legislar em defesa da sociedade, fiscalizar os atos do Poder Executivo, otimizar as forças internas, ampliar e fortalecer a participação da sociedade nas discussões legislativas.

VISÃO

Ser uma instituição de excelência, comprometida com o desenvolvimento sustentável, referência na representação da sociedade e na prestação de serviços.

VALORES

Credibilidade

Ética

Responsabilidade

Transparência

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO

6

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

7

PLANEJAMENTO TÁTICO

8

DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

9

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

11

OBJETIVOS TÁTICOS

12

PROJETOS ESTRATÉGICOS

12

MÉTODO DE GESTÃO

14

GERENCIAMENTO

15

RESULTADOS ESPERADOS

18

GLOSSÁRIO

19

REFERÊNCIAS

24

6

APRESENTAÇÃO

A Escola do Legislativo foi criada pela Lei 7.127 de 02 de julho de 1999,

publicada no Diário Oficial do Estado de Mato Grosso na Edição do dia 02/07/1999.

Com a missão inicial de capacitar e qualificar os Servidores da Assembleia Legislativa, objetivando a elevação da qualidade e da eficiência do serviço público legislativo, a escola ampliou o seu atendimento, passando a oferecer seus serviços também aos dependentes de servidores e sociedade em geral.

Nesses 14 anos de existência, já capacitou aproximadamente 6.000 pessoas, entre servidores, dependentes e sociedade em geral, em diversos cursos, como informática, gramática, inglês, espanhol, processo legislativo, cerimonial, dentre outros.

Ampliando o seu atendimento, a escola firmou convênio com o ICE, possibilitando também a realização de 14 graduações, com aproximadamente 720 formandos, em Gestão Pública, Gestão de Pessoas, Empreendedorismo, Gestão de Logística, etc.

Nos Cursos de Pós-Graduação, com 34 turmas finalizadas, possibilitou quase 1.700 alunos, obtivessem seu certificado de conclusão, em diferentes áreas, como Direito Eleitoral, Público e Tributário, Orçamento Público, Gestão de Cidades, entre outros.

A Escola do Legislativo, além de capacitar, possui outras ações, como

participações em mutirões da cidadania, programa de interiorização, capacitação a distância, dentre outros.

Ataide Pereira de Almeida Coordenador da Escola do Legislativo

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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Sem planejamento não há meios para decidir no presente o melhor caminho a seguir para alcançar no futuro os resultados almejados. Quanto melhor o planejamento maior será a possibilidade de realização do futuro desejado.

As afirmações abaixo respondem à questão: Por que planejar?

Planejar é tomar decisões.

É a necessidade de adaptação organizacional.

Planejar é saber como se prevenir. Antecipar situações desejadas e

evitar as não desejadas.

Planejar é conhecer e entender o contexto.

Planejar é a arte de se adaptar às constantes mudanças no meio

ambiente.

Planejamento é atitude.

Envolvimento da administração.

É fundamental conhecer.

É primordial se comprometer.

Planejamento envolve não apenas a formulação, mas também a

implementação.

Ainda, “Planejamento é a determinação da direção a ser seguida para se alcançar um resultado desejado. É a determinação consciente de cursos de ação, isto é, dos rumos, com base em objetivos, em fatos e na estimativa do que ocorreria em cada alternativa disponível.” (LACOMBE; HEILBORN, 2003, p.162).

O planejamento busca estabelecer o equilíbrio entre as três dimensões: os

objetivos, os recursos financeiros e a estrutura organizacional, de tal forma que os objetivos tornem-se viáveis, os recursos suficientes e a estrutura seja mais adequada

e flexível.

Os três níveis de planejamento compreende: Planejamento Estratégico → Plano Estratégico, Planejamento Estratégico → Plano Tático e Planejamento Operacional → Plano Operacional.

O planejamento estratégico relaciona-se com objetivos de longo prazo e com estratégias e ações para alcançá-los que afetam a instituição como um todo. De forma isolada, ele é insuficiente, uma vez que o estabelecimento de objetivos a longo prazo, bem como seu alcance, resulta numa situação nebulosa, pois não existem ações mais imediatas que o operacionalizem.

Este planejamento é o processo administrativo que proporciona sustentação metodológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela instituição,

visando ao otimizado grau de interação com o ambiente e atuando de forma inovadora

e diferenciada.

8

A Mesa Diretora da Assembleia Legislativa ofereceu todas as condições para que a equipe de elaboração do Plano Estratégico 2012/2016, pudesse realizar os seus trabalhos e atingir os seus objetivos.

Essa equipe discutiu os elementos e sugestões apresentados e definiu as partes básicas do Plano: a Missão, a Área de Atuação, os Valores, a Visão, o Mapa Estratégico com quatro perspectivas, dez temas estratégicos e vinte e nove objetivos que orientarão o desenvolvimento de ações e projetos da Assembleia Legislativa e de suas unidades gerenciais até o ano de 2016.

Na mesma ocasião, definiu-se que o planejamento institucional, em todos os

níveis, terá por base os objetivos estratégicos e seus indicadores que avaliarão o desempenho da ALMT e de todas as suas unidades.

PLANEJAMENTO TÁTICO

Este Planejamento integra a estrutura da instituição para fazer frente aos desafios estratégicos estabelecidos. É importante ressaltar a temporalidade deste processo. Ele não é de longo prazo (isso está no estratégico), mas vai além dia-a-dia, tendo uma visão de médio prazo e é neste momento que os “gestores executivos” têm a oportunidade de colocar suas contribuições, analisando a instituição como um todo e estabelecendo os planos para alcançar os objetivos estratégicos.

É nesta fase onde os recursos começam a ser detalhados para atender os programas, projetos e atividades.

O planejamento tático dá segurança administrativa e tem por objetivo a

realização de um estudo prático de análise de riscos corporativos que afetam os ativos

tangíveis e intangíveis da instituição. Nele compara-se o custo versus os benefícios, sempre integrando os meios organizacionais, com a reformulação ou criação de normas e procedimentos, com os recursos humanos e os meios técnicos, sejam ativos ou passivos.

Lembrando que esses três fatores somados são primordiais para alcançar os objetivos pretendidos, por meio da eficiência, eficácia e efetividade esperadas em um planejamento organizacional.

Ele representa, ainda, uma tentativa da instituição de integrar o processo decisório e alinhá-lo à estratégia adotada para orientar o nível operacional em suas tarefas e atividades, a fim de atingir os objetivos propostos.

Características principais do planejamento tático:

Processo permanente e contínuo;

Aproxima o estratégico do operacional;

Aproxima os aspectos incertos da realidade;

É executado pelos níveis intermediários da organização;

Pode ser considerado uma forma de alocação de recursos;

Tem alcance mais limitado do que o planejamento estratégico, ou seja,

é de médio prazo;

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Produz planos mais bem direcionados às atividades organizacionais.

Questões

essenciais

que

foram

analisadas

quando

da

definição

dos

programas, projetos e atividades que constam do Plano Tático:

O quê fazer?

Dá para fazer?

Vale a pena fazer?

Quem faz?

Como fazer bem?

Funciona?

Quando fazer?

O planejamento tático traduz os objetivos estratégicos amplos em objetivos e

planos mais específicos aplicáveis a cada área da instituição.

Para

a

elaboração

do

Plano

Tático

da

desenvolvidas as seguintes etapas:

Escola

do

Legislativo

foram

1. Realizado diagnóstico estratégico utilizando a matriz SWOT ou FOFA;

2. Identificado no Mapa Estratégico em quais objetivos a Escola do

Legislativo poderá desenvolver ações, em curto prazo;

3.

Discutido quais projetos podem ser elaboradas para atingir os objetivos

selecionados;

4.

Elaborado os projetos e seus planos de ação;

5.

Indicação dos responsáveis pelos projetos.

A participação do gestor e da equipe da Escola do Legislativo da Assembleia

Legislativa foi importante para que os objetivos propostos fossem atingidos e este plano elaborado.

DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

O diagnóstico estratégico corresponde a uma das principais etapas do processo de planejamento tático e procura responder à pergunta básica “qual a real situação da unidade gerencial quanto aos seus aspectos externos e internos?”.

Ele tem ainda, a finalidade de apontar a situação atual da unidade gerencial, levantando informações sobre o modelo de gestão utilizado, também conhecer o seu posicionamento perante os servidores, como ela toma decisões, como se relaciona com os seus clientes e de que forma oferece seus produtos e serviços a eles.

O objetivo do diagnóstico estratégico é levantar estratégias para manter pontos

fortes, reduzir a intensidade de pontos fracos, aproveitando-se de oportunidades e protegendo-se de ameaças.

A matriz SWOT (em inglês) ou FOFA (em português) foi a ferramenta utilizada

para fazer o diagnóstico estratégico.

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Para atingir os objetivos estabelecidos e a definição da FOFA, a Escola do Legislativo contou com a colaboração de técnicos da Superintendência de Planejamento Estratégico da ALMT. Esta parceria foi consolidada através de reunião de trabalho com duração de 10 horas.

ANÁLISE INTERNA

Tem por finalidade colocar em evidência as forças (qualidades) e fraquezas (deficiências) da unidade gerencial que está sendo analisada.

Está relacionada às vantagens que sua unidade possui como fundamentais para desenvolver ações estratégicas, não somente sobre um produto ou serviço, mas de uma forma geral.

Forças

São características internas à unidade gerencial, que podem influenciar positivamente no seu desempenho. São ainda, as variáveis internas e controláveis que propiciam uma condição favorável para ao gestor, em relação ao seu ambiente.

Após discussão entre os membros da equipe que elabora o Plano Tático, foram identificadas as seguintes forças da Escola do Legislativo:

Equipe multidisciplinar

Acesso a todas as Unidades Gerencias da ALMT

Acesso à Mesa Diretora

Convênios

Professores bem qualificados

Fraquezas

As fraquezas de uma unidade gerencial estão diretamente relacionadas às deficiências que ela possui. Consideram-se ainda, tudo aquilo que a unidade tem de dificuldade, possui reclamações e pode melhorar, já que está relacionado à parte interna e pode ser controlado pela mesma (ambiente interno).

Depois de discussão entre os membros da equipe que elabora o Plano Tático da Escola do Legislativo, foram definidas as seguintes fraquezas:

Recursos financeiros

Comprometimento profissional

Falta de planejamento orçamentário

Ausência de Banco de Professores em áreas diversas

Falta de treinamento e atualização dos colaboradores

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ANÁLISE EXTERNA

Para realizar a análise do ambiente externo é necessário que se faça uma reflexão sobre o que está acontecendo no âmbito político, econômico, social, demográfico, etc e tentar correlacionar esse ambiente com o da unidade gerencial.

Esta análise tem por finalidade estudar a relação existente entre a unidade gerencial e o seu ambiente externo em termos de oportunidades e ameaças.

Oportunidades

São situações atuais ou futuras que influenciam positivamente a unidade gerencial, mas que os gestores e demais servidores não tem controle sobre elas.

Através

da

análise

dessas

situações

é

possível

emergir

a

visão

dos

desenvolvimentos realmente importantes que ocorrem em torno da unidade gerencial.

As situações que foram consideradas como oportunidades para a Escola do Legislativo, estão elencadas abaixo:

Convênios com instituições de ensino

Construção da Escola do Legislativo com estrutura necessária

Orçamento

Apoio da Mesa Diretora

Ameaças

Ameaças são situações externas à unidade gerencial, atuais ou futuras que, se não eliminadas, minimizadas ou evitadas por ela, podem influenciá-la negativamente. Ao contrário das oportunidades, as ameaças são situações externas ao ambiente da unidade gerencial que influenciam negativamente a sua área de atuação.

O envolvimento dos servidores foi importante para a definição das principais ameaças da Escola do Legislativo apresentadas a seguir:

Falta de incentivo da alta administração

Falta de recursos financeiros

Oposição de gestores externos a Escola do Legislativo

Não valorização da Escola do Legislativo como importante setor social

Ao construir a matriz FOFA ou SWOT as variáveis são sobrepostas, facilitando a sua análise e a procura de sugestões para a tomada de decisões, sendo uma ferramenta imprescindível na elaboração de Planos e na formação de estratégias na área de atuação. Apenas fazer a matriz SWOT não é suficiente, é preciso saber o que fazer com ele. Lembre-se da seguinte associação de palavras: forças internas uso; fraquezas internas prevenção; oportunidades aproveitamento; ameaças proteção.

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OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

A definição dos objetivos estratégicos é de grande importância na construção

da hipótese estratégica institucional. É através da definição destes objetivos e da mensuração de seu alcance, utilizando os indicadores, que a instituição elabora seu modelo rastreável de desempenho corporativo. O alcance destes objetivos deve representar o alcance da visão da instituição.

Um objetivo é estratégico na medida em que o seu alcance represente de forma inquestionável a geração de vantagem competitiva sustentável. Isso, por sua vez significa um fator que contribuirá de forma significativa para que a instituição conquiste maior participação em sua área de atuação, seja esta participação quantitativa ou qualitativa ou ainda ambas.

Os objetivos estratégicos são grupos de atividades, relacionados às quatro perspectivas do mapa estratégico, para os quais o alcance de resultados favoráveis é absolutamente necessário para o êxito no cumprimento da missão da instituição; são desafios que, se alcançados, são suficientes para a implementação da estratégia e a concretização da visão de futuro da instituição.

No Mapa Estratégico da ALMT estão definidos vinte e nove objetivos que, quando atingidos, terão contribuído para o alcance da missão institucional.

A Escola do Legislativo orientará seus esforços de acordo com os objetivos

constantes do Mapa Estratégico e seus respectivos significados, através do desdobramento desses objetivos em iniciativas estratégicas.

Após ampla discussão, definiu-se em quais objetivos estratégicos a Escola do Legislativo poderá desenvolver ações, até o final do ano de 2014, dentro de cada perspectiva:

Adequar a infraestrutura às demandas da sociedade

Divulgar o papel institucional da ALMT

Atender a sociedade com foco na excelência

Desenvolver práticas de incentivo ao exercício de cidadania

Assegurar a capacitação dos servidores de acordo com a demanda

Os objetivos organizacionais proporcionam benefícios, como: guias para a ação, motivação e envolvimento dos colaboradores e racionalidade na tomada de decisão.

OBJETIVOS TÁTICOS

São chamados de objetivos táticos os objetivos de médio prazo e que abrangem os projetos de cada unidade específica da instituição. Obviamente, o alcance dos objetivos táticos deve contribuir com a aproximação, ou mesmo com o alcance, dos objetivos estratégicos.

Esses objetivos, que podem ser enunciados como alvos bastante precisos focalizam indicadores de desempenho que permitam medir os resultados de determinada unidade gerencial da instituição. É a tática que encarna a Unidade

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Gerencial na realidade concreta, atual, o que a traduz em feitos. As opções táticas, à medida que respondem a problemas mais precisos, concretos e imediatos, podem ser mais variadas, mais flexíveis.

PROJETOS ESTRATÉGICOS

Projeto é um empreendimento único, inovador, conduzido por pessoas, com início e fim claramente definidos, que visa atingir seus objetivos, respeitando os parâmetros de prazo, custo e qualidade. É um esforço único não repetitivo, de duração determinada (início e fim), formalmente organizado e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos pré-estabelecidos.

Projetos estratégicos estão alinhados à missão da instituição e contribuem diretamente para o alcance dos objetivos estratégicos.

Na seleção dos projetos estratégicos foram aplicados os critérios abaixo indicados, com a finalidade de priorizar os projetos mais adequados, necessários e suficientes para atingir os objetivos estratégicos definidos:

Complexidade - Analisou a abrangência do escopo do projeto, o custo benefício e o esforço alocado para a sua implementação;

Custo - Avaliou o investimento necessário em termos de orçamento para a operacionalização da iniciativa;

Impacto na meta - Mediu a relevância estratégica, ou seja, a contribuição do projeto para o alcance da meta estratégica à qual ele se relaciona;

Prazo - Avaliou a duração, o cronograma de implementação, bem como o prazo final de conclusão do projeto;

Probabilidade de sucesso - Considerou os riscos envolvidos no projeto para o alcance dos resultados esperados;

Resultados a curto e médio prazo - Examinou o tempo necessário para que o projeto comece a gerar os resultados esperados.

Projeto 1: Cresce,Escola

o

Perspectiva: Sociedade

o

Tema: Excelência no Atendimento

o

Objetivo Estratégico: Adequar a infraestrutura às demandas da sociedade

o

Objetivo Tático: Oferecer espaço físico para atender as necessidades da escola e dos servidores da Assembleia Legislativa.

o

Descrição do objetivo: Recursos para ampliação das salas de aulas e estrutura administrativa, Recursos para aquisição de equipamentos, Disponibilidade de um auditório.

o

Meta: Ampliar em 80% o espaço da escola até dezembro/2014.

o

Indicador: Porcentagem de ampliação do espaço físico.

o

Equipe do Projeto: José Walter Zacarias, Cleudes Mario Teixeira Faro, Ana Paula Gonçalves de Siqueira, Carlos Alberto N. Araujo.

14

Projeto 2: O Parlamento na Sociedade

o

Perspectiva: Sociedade

o

Tema: Participação da Sociedade

o

Objetivo Estratégico: Divulgar o papel Institucional da ALMT

o

Objetivo Tático: Ministrar palestras divulgando o papel institucional da ALMT, por meio da escola.

o

Descrição do objetivo: Organizar palestrar e seminários públicos internos e externos, buscar interação permanente com a Secom.

o

Meta: Ministrar 08(oito) palestras até dezembro de 2014.

o

Indicador: Quantidade de palestras ministradas.

o

Equipe do Projeto: José Walter Zacarias, Cleudes Mario Teixeira Faro, Ana Paula Gonçalves de Siqueira, Carlos Alberto N. Araujo.

Projeto 3: Reestruturando a Escola

o

Perspectiva: Sociedade

o

Tema: Excelência no Atendimento

o

Objetivo Estratégico: Atender a sociedade com foco na excelência

o

Objetivo Tático: Melhorar a comunicação e a interação interna, Organizar a estrutura administrativa da escola(setores).

o

Descrição do objetivo: Distribuir as tarefas conforme mapa de atribuições.

Elaborar um organograma da escola conforme regimento da Escola.

o

Meta: Distribuir as tarefas conforme mapa de atribuições até março de

2014.

o

Indicador: Porcentagem das tarefas distribuídas. Percentual da conclusão de organograma.

o

Equipe do Projeto: José Walter Zacarias, Cleudes Mario Teixeira Faro, Ana Paula Gonçalves de Siqueira, Carlos Alberto N. Araujo.

Projeto 4: Escola Cidadã

o

Perspectiva: Sociedade

o

Tema: Participação da Sociedade

o

Objetivo Estratégico: Desenvolver práticas de incentivo ao exercício de cidadania

o

Objetivo Tático: Ministrar palestras de incentivo ao exercício da cidadania.

o

Descrição do objetivo: Organizar palestras e seminários públicos internos e externos, buscar interação permanente com a Secom.

o

Meta: Ministrar 06(seis) palestras até dezembro/2014.

o

Indicador: Quantidade de palestras ministradas.

o

Equipe do Projeto: José Walter Zacarias, Cleudes Mario Teixeira Faro, Ana Paula Gonçalves de Siqueira, Carlos Alberto N. Araujo.

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Projeto 5: Evolução Constante

o

Perspectiva: Aprendizado e Crescimento

o

Tema: Gestão de Pessoas

o

Objetivo Estratégico: Assegurar a capacitação dos servidores de acordo com a demanda.

o

Objetivo Tático: Elaborar o plano de desenvolvimento dos servidores conforme o mapa de competências técnicas.

o

Descrição do objetivo: Identificar as lacunas de competências dos servidores e capacitá-los.

o

Meta: Mapear as competências de 100% dos servidores da Escola, até maio de 2014. Elaborar o plano de desenvolvimento dos servidores da Escola, até dezembro de 2014.

o

Indicador: Percentual de competências mapeadas. Percentual de Servidores capacitados.

o

Equipe do Projeto: José Walter Zacarias, Cleudes Mario Teixeira Faro, Ana Paula Gonçalves de Siqueira, Carlos Alberto N. Araujo.

MÉTODO DE GESTÃO

Para atingir as metas precisamos de um método, de um caminho para se atingir os resultados desejados. O método do Sistema de Gestão é o PDCA.

Para que os resultados possam ser atingidos é necessário que todos os responsáveis pelas ações do Plano Tático tenham conhecimento do método e que desenvolvam estratégias para o seu sucesso.

6. Treinar e

padronizar

no sucesso

1. Localizar problemas e estabelecer metas

2. Estabelecer

Planos de Ação

A P C D
A
P
C
D

5. Tomar ação

corretiva do

insucesso

4. Verificar o atingimento da meta

3. Conduzir a

execução do Plano

Um dos fatores de sucesso deste Plano é a formação de uma equipe competente e comprometida, dentro da Escola do Legislativo, voltada para implementar o PDCA. A equipe envolvida nessa implementação deverá assumir compromisso com a qualidade e com a obtenção de resultados que levem a Assembléia Legislativa do Estado de Mato Grosso a cumprir a sua missão e a atingir a sua visão.

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Para que os compromissos possam ser transformados em resultados é fundamental a formação de parcerias tanto interna quanto externamente, pois é essencial acreditar no trabalho compartilhado e não isolado.

Na consolidação deste Sistema de Gestão há a necessidade do envolvimento da alta administração da Assembléia Legislativa e da Escola do Legislativo para que se alcance os resultados que verdadeiramente interessem a sociedade mato-grossense.

GERENCIAMENTO

O modelo de gerenciamento a ser utilizado na implementação do Plano Tático

da Escola do Legislativo será de OBTENÇÃO DE RESULTADOS, focalizando no

seguinte:

 

Ações articuladas;

Gerentes responsáveis por resultados;

Sistema de informações gerenciais;

Cooperação para eliminar restrições.

O

Sistema de Gestão para Obtenção de Resultados consiste num conjunto de

métodos e técnicas aplicadas sobre os meios (causas) para atingir os fins desejados (metas). Neste tipo de gerenciamento o foco está nos fins, isto é, na produção de

resultados para atender às necessidades da sociedade.

A supervisão deste Plano Tático é de responsabilidade do Coordenador da

Escola do Legislativo, enquanto que o acompanhamento de sua implementação e

avaliação dos resultados ficará a cargo do responsável do referido Plano.

O responsável pelo Plano Tático tem as seguintes atribuições:

I. atuar na elaboração e no acompanhamento da execução do Plano Tático;

II. acompanhar a implantação de projetos estratégicos

III. requisitar informações aos responsáveis pelos projetos estratégicos;

IV. avaliar relatórios emitidos pelo responsáveis pelos projetos;

V. reunir-se mensalmente com os responsáveis pelos projetos, para realizar análise estratégica;

VI. avaliar periodicamente os resultados do Plano Tático da unidade;

VII. sugerir alterações de diretrizes e estratégias contidas no Plano Tático, para alcançar os objetivos propostos; VIII. emitir parecer com a finalidade de subsidiar decisões estratégicas do gestor

da unidade gerencial;

17

O Coordenador da Escola, juntamente com o responsável do Plano tem, entre

outras, as seguintes responsabilidades:

- Assegurar as prioridades definidas dentro do Plano Estratégico;

- Promover ações necessárias para que sejam alcançados os resultados

previstos.

Para que os resultados possam ser alcançados, o gerenciamento contará, complementarmente, com esforços dos servidores da ALMT e dos seus órgãos integrantes, além de um eficiente processo de comunicação interna.

Cada técnico responsável por projeto presta as informações ao responsável pelo Plano, que finalmente as repassará ao Coordenador da Escola que os repassará à Superintendência de Planejamento Estratégico.

São

atribuições

dos

responsáveis

pelos

projetos,

sob

a

ótica

da

Superintendência de Planejamento Estratégico da ALMT:

I.

elaborar e manter atualizado um plano de ação para o projeto

II.

definir os recursos materiais, a equipe e os treinamentos necessários para a realização do projeto;

III.

negociar a cessão de servidores para compor a equipe do projeto;

IV.

negociar prazos e ações conjuntas com outras unidades intervenientes (interfaces);

V.

prever aquisições, atestar compras e prestação de serviços de acordo com as especificações negociadas e a legislação pertinente, e tomar as providências necessárias, observando o trâmite administrativo;

VI.

prever treinamentos necessários à implementação dos projetos, bem como solicitá-los previamente à área de gestão de pessoas;

VII.

identificar os riscos envolvidos nos projetos e mantê-los sob controle;

VIII.

elaborar e implementar plano de comunicação do projeto;

IX.

controlar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos, adotando metodologia e ferramentas próprias para gestão de projetos, tendo como referência o Manual de Gestão de Projetos da ALMT e as orientações repassadas pela Superintendência de Planejamento Estratégico;

X.

tomar providências corretivas e, caso seja necessário, ajustar o plano de ação do projeto;

XI.

informar o desempenho, bem como as ações executadas e as novas ações planejadas, atualizando o andamento do projeto, conforme orientação da Superintendência de Planejamento Estratégico;

XII.

gerenciar os projetos estratégicos sob sua responsabilidade, garantindo o cumprimento dos prazos estabelecidos;

XIII.

encerrar o projeto, elaborando relatório e documentando os procedimentos relativos à gestão do projeto, visando à definição de padrões ou melhorias para trabalhos futuros

Mensalmente será elaborado um Relatório Técnico com os resultados obtidos em cada um dos planos de ação dos projetos do Plano Tático, e no mês de novembro dos anos 2014 será realizado um seminário de avaliação e revisão das ações programadas.

18

Ao final do mês de dezembro de 2014, será elaborado o Relatório Final deste

Plano, onde além dos resultados deverá ser elaborado o cronograma para elaboração do novo Plano Tático para o de 2015.

RESULTADOS ESPERADOS

É preciso que haja planos para que a organização tenha seus objetivos e para que se estabeleça a melhor maneira para alcançá-los. Além disso, os planos permitem que a organização consiga e aplique recursos necessários para a consecução de seus objetivos, os membros da organização executem atividades compatíveis com os objetivos e os métodos escolhidos e o progresso feito rumo aos objetivos seja acompanhado e medido, para que se possam tomar medidas corretivas se o ritmo do progresso for insatisfatório.

O Planejamento Tático integra a estrutura da organização para fazer frente aos desafios estratégicos estabelecidos. É importante ressaltar a temporalidade deste processo. Ele não é de longo prazo (isso esta no estratégico), mas devem ir além dia- a-dia, tendo uma visão de médio prazo e é neste momento que os “gestores executivos” tem a oportunidade de colocar suas contribuições, analisando a organização como um todo e estabelecendo os planos para alcançar os objetivos estratégicos.

plano

estratégico, utilizando suas definições para estabelecer políticas de trabalho e

resultados a serem alcançados, gerando assim o plano tático de trabalho.

O planejamento

tático

é

realizado

posteriormente

a

análise

do

Mediante o trabalho realizado na Escola do Legislativo, temos a certeza que criará oportunidades e melhorias para os servidores e, consequentemente para a sociedade.

Através dos objetivos estratégicos definidos e ao longo de sua execução, a Escola do Legislativo disponibilizará estrutura física e humana necessária para se tornar referência não só na Assembleia Legislativa do Estado de Mato de Grosso, bem como nos demais órgãos do Estado e Assembleias do nosso país.

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XVI GLOSSÁRIO

AÇÃO CORRETIVA: Procedimento adotado caso a meta padrão não tenha sido atingida. Envolve os seguintes procedimentos: relato da anomalia, remoção do sintoma, análise da anomalia e revisão diária. Mudança que se introduz em um processo objetivando restabelecer ou alcançar um estado de conformidade com a padronização existente ou com o plano de metas que se pretende atingir. Etapa A do ciclo PDCA onde, após detectar desvios, se atuará no sentido de fazer a correção para que o problema nunca volte a ocorrer.

AMBIENTE EXTERNO: Tudo o que acontece fora da organização (portanto não está sob seu controle) e que pode interferir positiva ou negativamente no alcance de seus objetivos.

AMBIENTE INTERNO: Tudo o que acontece dentro da organização (portanto está sob seu controle) e que pode interferir positiva ou negativamente no seu desempenho.

AMEAÇAS: São situações externas a organização, atuais ou futuras que, se não eliminadas, minimizadas ou evitadas por ela, podem influênciá-la negativamente.

ANÁLISE DE PROCESSO: Método para identificar o relacionamento entre as principais causas e seus efeitos. Pode ser utilizada para identificar a causa principal de um problema, para se determinar padrões de valores ótimos para as causas de um modo a se obter os melhores efeitos para reduzir a dispersão, etc. Consiste em partir de um resultado e procurar a causa fundamental entre várias que compõem o processo.

ÁREA DE ATUAÇÃO (NEGÓCIO): Âmbito de atuação da organização. Representa o espaço que a organização deseja ocupar em relação às demandas da sociedade. Permite alinhar todas as ações com os propósitos da Alta Administração.

ATIVIDADE: Menor divisão de trabalho, isto é, a ação exercida pelo executor para realizar uma tarefa. Um conjunto de atividades constitui uma tarefa.

CAPACITAÇÃO DE PESSOAL: Procedimento de educação e treinamento que visa conferir um conjunto de conhecimentos e habilidades a um indivíduo, de modo que o mesmo possa exercer uma determinada função.

CARACTERÍSTICA: Qualquer propriedade distinta de um item, de um processo, de um produto ou de um serviço que possa ser diferenciada quantitativamente ou qualitativamente.

CENÁRIOS: São descrições qualitativas e/ou qualitativas de situações futuras, hipotéticas, à respeito de uma organização, setor, região ou país, dentro de um determinado horizonte de tempo.

CICLO PDCA: Método de controle de processos (caminho para atingir metas estabelecidas), composto de quatro fases básicas: P (Plan) Planejamento, D (Do) Execução, C (Check) Verificação e A (Act) Ação Corretiva. Em sua forma mais

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simples e reduzida temos as fazes: P definição das metas e determinação dos métodos para alcançar as metas; D educação, treinamento e execução do trabalho;

C verificação dos efeitos (resultados) do trabalho executado; A atuação no

processo em função dos resultados.

CLIENTE: Toda pessoa ou organização que é afetada pelo processo, ou seja, que adquire ou utiliza um produto ou serviço. Um dos métodos básicos para a identificação de clientes consiste em seguir o produto para verificar quem é afetado por ele. Qualquer pessoa ou organização pode ser cliente.

CLINTE EXTERNO: Cliente que não pertence à organização que presta o serviço ou

fabrica um produto. Pessoa ou organização que recebe ou compra e utiliza um produto

ou serviço e que não faz parte da equipe daquela organização.

CLIENTE INTERNO: Pessoa ou unidade de trabalho (setor, departamento, etc.) que recebe o produto ou serviço.

DIAGNÓSTICO: Atividade que visa descobrir a causa ou causas de deficiência de Qualidade.

DIRETRIZ: Uma diretriz é formada por uma meta e as medidas prioritárias e suficientes para atingi-la.

EDUCAÇÃO: Processo de desenvolvimento da capacidade física, intelectual e moral

do ser humano, visando a sua melhor integração moral e social.

ESTRATÉGIA: Ação de médios e longos prazos necessária para se atingir a visão. Caminho a ser seguido pela organização para garantir a sua sobrevivência em longo prazo.

FORÇAS: “São características internas a organização, que podem influenciar positivamente no seu desempenho”.

FORMULAÇÃO ESTRATÉGICA: É processo mediante o qual a organização estabelece a sua identidade organizacional, analisa o seu ambiente externo e interno, atual e futuro e elabora estratégias orientadas para o mercado. O processo de Formulação Estratégia é focado no melhor caminho a ser seguido para garantir a sobrevivência e crescimento sustentável da organização em longo prazo. O processo proporciona condições favoráveis para o desenvolvimento do pensamento estratégico, permitindo que os envolvidos internalize os conceitos, metodologias e ferramentas e possam utiliza-las nas suas organizações. A formulação Estratégica tem interface direta com o GPD e Gerenciamento de Projetos.

FRAQUEZAS: “São características internas a organização, que podem influenciar negativamente no seu desempenho”.

FUNÇÃO: Tendo em vista que a organização é constituída de muitas pessoas, definir a função é definir sobre qual processo cada um é responsável, qual o seu produto, qual ou quais os seus clientes.

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GERENCIAMNETO DE MELHORIAS: Gerenciamento que busca a melhoria dos processos, mediante a alteração dos seus padrões, para níveis nunca antes atingidos.

GERENCIAMENTO FUNCIOANAL: Cuida da manutenção e melhoria continua das operações do dia-a-dia de uma organização. O mesmo que o Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia.

GERENCIAMENTO: É o processo de estabelecer planos de ação para atingi-las, implementar esses planos, verificar seus resultados e adotar medidas corretivas quando necessário. Significa conduzir simultaneamente duas ações: Rotinas e Melhorias. Segundo McGregor, D. “gerenciar é essencialmente resolver problemas”, e segundo Campos, V.F. “gerenciar é essencialmente atingir meta”.

INSUMO: Combinação dos fatores que entram na produção de determinado serviço.

ITEM DE CONTRLE: Índice numérico estabelecido sobre os efeitos de cada processo para medir a sua qualidade. Os itens de controle visam medir a qualidade total e os resultados de um processo, permitindo que este processo se já gerenciado, atuando na causa dos desvios. “Quem não tem itens de controle não gerencia” (Ishikawa, K.). Conjunto de características mensuráveis de um produto cuja verificação devera garantir a satisfação do cliente em relação ao mesmo. São, pois as medidas que deverão controlar a qualidade do produto ou serviço em questão.

MEDIDA: ”È a ação a ser conduzido no processo para que se consiga atingir uma meta”.

MELHORIA: Mudança organizada, movimento para se obter níveis de desempenho nunca antes alcançados, criar novos produtos, novos processos e mercados, reduzir custos, aumentar a produção, qualidade e lucro. Melhorar é solucionar problemas.

META: Resultado a ser atingido no futuro. A meta é constituída de três partes: objetivo

a

ser atingido, valor e prazo. As metas Vêm do mercado (clientes internos ou externos)

e

atingi-las é a essência do trabalho dos gerentes.

MÉTODO: seqüência lógica de procedimentos e operações para se realizar determinada tarefa ou atingir determinado objetivo.

MISSÃO: Compromisso e dever do Poder Judiciário para com a sociedade. Razão da existência da Instituição. Delimita as atividades dentro do espaço que a organização deseja ocupar em relação às oportunidades do negocio.

NORMA: qualquer padrão gerado fora do âmbito da organização. É um padrão de Lei.

OBJETIVO: Alvo ou fim que se pretende atingir.È um resultado desejado.

OPORTUNIDADES: “São situações externas as organizações, atuais ou futuras que, se adequadamente aproveitadas por ela, podem influencia-la positivamente”.

ORGANIZAÇÃO: Termo genérico que designa qualquer organização instituição, entidade etc. Exemplos de organizações: hospital industria, bancos, escolas, etc.

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PADRÃO: Modelo e\ou referencia a ser obedecida que permita atingir os resultados otimizados nas dimensões da qualidade Total (Qualidade, Custo, Entrega, Moral e Segurança).

PADRONIZAÇÃO: Ato ou efeito de padronizar, de estabelecer padrões (ver padrão). A padronização é considerada a mais fundamental das ferramentas gerenciais nas organizações modernas.”Não existe controle sem padronização” (Juran, J. M.). “Só é possível manter o domínio tecnológico de um sistema através da padronização”.

PLANO: Conjunto de ações de curto, médio e longo prazos suficientes para se atingir uma meta.

POLÍTICA: Consiste em um conjunto de regras ou enunciados que orienta a tomada de decisões. São orientações para medidas futuras baseadas em experiências passadas ou em crenças e valores. Enquanto as crenças e valores dizem respeito ao âmbito em geral da organização, a política refere-se, geralmente, a sistemas. Exemplo: Políticas de Compre, Políticas de Recursos Humanos, Políticas da Qualidade, Políticas do Meio Ambiente, etc.

PRINCÍPIOS: Princípios ou crenças e valores constituem a base de sustentação de todas as ações de administradores e empregados da organização. Representam o que se acredita como certo, correto e leal.

PROCEDIMENTO: forma ou modo especificado para realizar tarefa ou atividade.

PROCESSO: È um conjunto de fatores e\ou atividades que interagem entre si paras e atingir um objetivo.

PRODUTO: Qualquer bem ou serviço. Entende-se por bem algo físico, enquanto que serviço significa trabalho feito por alguém.

PROJETO: “Esforço temporário levado a efeito para criar um produto\serviço único”. As fazes de um projeto são inicio, planejamento, execução, controle-verificação se os resultados estão sendo alcançados e se as ações previstas no plano estão sendo executadas tomada de ações corretivas, caso necessárias e encerramento.

QUALIDADE: “Produto ou serviço de qualidade é aquele que atende perfeitamente, de forma confiável, de forma acessível, de forma segura e no tempo certo, as necessidades do cliente” (Campos, V.F.). “Qualidade deve ser definida como cumprimento de requisitos” (Crosy, P.B.). As palavras qualidade têm diversas significadas, todavia podemos especificar alguns desses significados essenciais no planejamento da própria qualidade e no planejamento estratégico da organização. No que se refere ao desempenho, a qualidade aponta para características indicadoras do cliente frente a produtos ou serviços. Relacionadas a satisfação do cliente, a apalavra qualidade também se vincula a “ausência de defeitos ou falhas”. Todavia, não podemos perder de vista que um produto ou serviço sem deficiência não significa necessariamente que satisfaça o cliente, porque algum produto ou serviço concorrente pode apresentar um desempenho melhor, atraindo o cliente. Qualidade também significa adequação ao uso.

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REQUISITO: condição a ser preenchida necessariamente pelo produto ou serviço.

SERVIÇO: Trabalho desempenhado para outra pessoa ou organização. Também inclui trabalho desempenhado para outros dentro da própria organização.

SINTOMA: Evidencia externa de uma deficiência da qualidade de um produto ou serviço.

SISTEMA: conjunto de Processos distintos, interligados, visando cumprir uma missão. (ver Atividade, Processo, tarefa).

SISTEMA DE GESTÃO: Conjunto de métodos e técnicas voltados para a obtenção de resultados.

SOBREVIVÊNCIA: garantir a sobrevivência de uma organização é criar uma equipe de pessoas que saibam montar e operar um sistema, que seja capaz de projetar um produto que conquiste a preferência do consumidor a um custo inferior a do seu concorrente.

TAREFA: Conjunto de atividades distintas realizadas em um posto de trabalho, com o objetivo de cumprir uma função. Um conjunto de tarefas constitui um processo.

TREINAR: Favorecer a aquisição de habilidades e aptidões através da pratica orientada. È a fase que se segue a “educação”.

VISÃO: situação prevista para o futuro da organização. È uma imagem vívida de um estado futuro ambicioso e desejável que esteja associado ao cliente e seja melhor em algum aspecto importante do que existe hoje.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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