Programa de Gestión Documental - MDN

. . . . . . . . . . . . . . . .
Programa de Gestin Documental PDG para la

Unidad de Gestin General, Comando General,
Fuerzas Militares y Polica Nacional
Hacia la Implementacin del Sistema de Gestin de
Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA
. . . . . . . . . . . . . . . .
GRUPO DE ARCHIVO GENERAL

Direccin Administrativa
Secretaria General
Bogot D.C., Noviembre de 2012
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIN ____________________________________________________________9
INTRODUCCIN _________________________________________________________ 10
1. OBJETIVO _________________________________________________________ 11
2. ALCANCE _________________________________________________________ 11
3. MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL ________________________________ 12
3.1. Componentes del Modelo _____________________________________ 13
3.1.1.
Programa de Gestin Documental PGD _______________________ 13
3.1.2.
Sistema de Unidades de Informacin __________________________ 14
3.1.3.
Normalizacin _______________________________________________ 16
3.1.4.
Sistema de Registros __________________________________________ 16
3.1.5.
Ciclo Vital de los Documentos ________________________________ 18
4. RESPONSABILIDADES GENERALES____________________________________ 19
4.1. Secretara General _____________________________________________ 20
4.2. Ayudantes Generales de Comando General, las Fuerzas Militares y
Secretario General en la Polica Nacional ____________________________ 20
4.3. Jefes de Oficina /Direccin /Unidad ____________________________ 24
4.4. Direccin /Grupo de Sistemas __________________________________ 25
4.5. Sistema Educativo de las Fuerzas Armadas SEFA _______________ 25
4.6. RESPONSABILIDADES ESPECFICAS _______________________________ 25
5. CONCEPTUALIZACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL___ 29
5.1. Lineamientos de la Poltica Cero Papel en la Administracin Pblica
29
5.2. Firma Electrnica ______________________________________________ 30
tica, Disciplina e Innovacin

Carrera 54 No. 26-25 CAN
Conmutador (57 1) 3150111
www.mindefensa.gov.co - archivo@mindefensa.gov.co
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5.3. Radicacin para el Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos

de Archivo -SGDEA __________________________________________________ 31
5.4. Poltica de Gestin de Seguridad de la Informacin _____________ 32
5.5. Clasificacin de las Comunicaciones Oficiales __________________ 33
5.6. Poltica Administrativa __________________________________________ 35
5.7. Poltica Ambiental _____________________________________________ 36
5.8. Poltica de Integracin del PGD con el Sistema de Gestin de
Calidad ____________________________________________________________ 38
5.9. Poltica de Procesos Tcnicos de Archivo Fsicos y Electrnicos ___ 39
5.10.
Sistema Integrado de Conservacin SIC ______________________ 40
6. MEJORA CONTINUA PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PGD __ 41

6.1. Implementacin del PGD_______________________________________ 45
6.2. Mantenimiento del PGD ________________________________________ 48
6.3. Evaluacin y Mejora del PGD ___________________________________ 49
6.4. Plan de Capacitacin para la Implementacin y Ejecucin del PGD
50
6.5. Plan de Seguimiento y Actualizacin de las Tablas de Retencin
Documental ________________________________________________________ 51
DESARROLLO PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL _____________________ 52
7. PRODUCCIN DOCUMENTAL _______________________________________ 53
7.1. Instrucciones
Documentadas
para
la
Elaboracin
de
los
Documentos ________________________________________________________ 53
7.2. Consideraciones de Estilo e Identidad Corporativa ______________ 54
7.3. Caractersticas Internas o de Contenido ________________________ 55
7.3.1.
Redaccin de los Documentos _______________________________ 55

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7.3.2.
Numeracin y Registros de Comunicaciones __________________ 57
7.3.3.
Lugar y Fecha ________________________________________________ 57
7.3.4.
Datos del Destinatario y Lugar de Destino _____________________ 57
7.3.5.
Asunto _______________________________________________________ 59
7.3.6.
Cuerpo o Texto ______________________________________________ 59
7.3.7.
Final _________________________________________________________ 60
7.3.8.
Lneas Especiales _____________________________________________ 62
7.3.9.
Identificacin de pginas subsiguientes _______________________ 62
7.4. Caractersticas Externas o de Forma ____________________________ 63

7.4.1
Encabezamiento _____________________________________________ 63
7.4.2
Elaboracin de Sobres _______________________________________ 66
7.4.3
Otros Aspectos para Elaboracin de Comunicaciones Oficiales 66
7.5. Produccin Documental Basada en Gestin de Procesos de

Negocio ____________________________________________________________ 68
7.5.1
Servicios y Funcionalidades para la Produccin Electrnica de
Documentos ________________________________________________________ 70
8. RECEPCIN DE DOCUMENTOS ______________________________________ 74
8.1. Numeracin ___________________________________________________ 74
8.2. Clasificacin en la Recepcin __________________________________ 75
8.3. Recepcin de Documentos por Ventanilla ______________________ 76
8.3.1.
Seleccin ____________________________________________________ 76
8.3.2.
Apertura _____________________________________________________ 77
8.3.3.
Registro ______________________________________________________ 77
8.4. Radicacin ____________________________________________________ 78

8.5. Recepcin de Documentos por Fax _____________________________ 80

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8.6. Recepcin de Mensajes de Correo Electrnico __________________ 81

8.7. Oficina Virtual de Atencin al Ciudadano _______________________ 81
9. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ____________________________________ 83
9.1. Distribucin de Comunicaciones Oficiales Externas ______________ 83
9.1.1.
Planillas de Distribucin _______________________________________ 83
9.1.2.
Apoyos ______________________________________________________ 84
9.2. Distribucin de Comunicaciones Oficiales Internas _______________ 84

9.3. Distribucin de Documentos a travs de Correo Electrnico______ 85
9.4. Pautas para la Distribucin de Documentos _____________________ 85
10.
TRMITE DE DOCUMENTOS _______________________________________ 87
10.1.
Recepcin de Solicitud o Trmite _____________________________ 87
10.2.
Respuesta ___________________________________________________ 87
10.3.
Trmite de Mensajes de Datos ________________________________ 87
11.
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS _______________________________ 88
11.1.
Clasificacin documental ____________________________________ 89
11.2.
Depuracin y Alistamiento fsico de los documentos ___________ 90
11.3.
Ordenacin documental _____________________________________ 92
11.4.
Foliacin _____________________________________________________ 93
11.5.
Rotulacin ___________________________________________________ 94
11.6.
Inventario documental _______________________________________ 94
11.7.
Detalle del procedimiento para organizacin de archivos de
gestin _____________________________________________________________ 95
11.7.1.
Transferencias Documentales _______________________________ 98
11.7.2.
Detalle procedimiento para las transferencias primarias ______ 99

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11.7.3.
Detalle
procedimiento
para
la
incorporacin
de
las
transferencias documentales al Archivo Central _____________________ 100

12.
CONSULTA DE DOCUMENTOS ____________________________________ 103
12.1.
Directivas de Consulta y Prstamo con la implementacin del
SGDEA 104
12.2.
13.
Etapas para la bsqueda a travs del SGDEA ________________ 104
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ______________________________ 107
13.1.
Normas de Procedimiento ___________________________________ 108
13.2.
Conservacin de Documentos _______________________________ 109
13.2.1.
Ubicacin_________________________________________________ 109
13.2.2.
Aspectos Estructurales _____________________________________ 110
13.2.3.
Capacidad de Almacenamiento __________________________ 110
13.2.4.
Distribucin _______________________________________________ 110
13.2.5.
reas de Depsito _________________________________________ 111
13.2.6.
Condiciones Ambientales y Tcnicas _______________________ 114
13.3.
Sistema Integrado de Conservacin de Documentos _________ 115
13.3.1.
Programas de Conservacin Preventiva ____________________ 116
13.3.2.
Programa de Inspeccin y Mantenimiento _________________ 118
13.3.3.
Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

121
13.3.4.
Programa de Limpieza de reas ___________________________ 124
13.3.5.
Programa de Control de Plagas ____________________________ 126
13.3.6.
Programa de Conservacin en la Produccin y Manejo
Documental _______________________________________________________ 128

13.3.7.
Plan de Capacitacin del SIC______________________________ 131

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14.
DISPOSICIN FINAL______________________________________________ 141
14.1.
Disposicin Final de Documentos ____________________________ 141
14.2.
Conservacin Total __________________________________________ 141
14.3.
Eliminacin _________________________________________________ 142
14.4.
Seleccin ___________________________________________________ 143
14.5.
Microfilmacin ______________________________________________ 143
8.6. Digitalizacin___________________________________________________ 143

GLOSARIO _____________________________________________________________ 144
ANEXOS _______________________________________________________________ 156
Ejemplo Formato de Oficio o Comunicacin Oficial ____________________ 156
Ejemplo Formato Memorando ________________________________________ 157
Ejemplo Formato Acta General _______________________________________ 158
Ejemplo Formato Circular _____________________________________________ 159
Ejemplo Formato Directiva ____________________________________________ 160
Ejemplo Formato Rotulo para Mobiliario de Archivo ____________________ 162
Ejemplo Formato Hoja de Control _____________________________________ 163
Ejemplo Foliacin de Documentos ____________________________________ 165
Ejemplo Formato Acta de Eliminacin Documental ____________________ 166
Ejemplo Formato Planilla Consulta y Prstamo de Documentos _________ 167
Ejemplo Formato nico de Inventario Documental _____________________ 168
Ejemplo Formato Tabla de Retencin Documental _____________________ 170

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Tabla de Control de Cambio
Versin
1
Descripcin de Cambio
Documento inicial

Motivante de Cambio
Fecha
Luz Marina Aguilera. Archivo

General
18-dic-12
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PRESENTACIN
El trmite de los documentos se inicia en el rea de Gestin Documental buscando
identificar con precisin, los vnculos tericos que se dan entre el Unidad de Gestin
General, Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional; el manejo de las
comunicaciones oficiales que reciben y envan las dependencias, con otros
procesos archivsticos esenciales que fortalecen la eficacia de la administracin y de
la conservacin del patrimonio documental del sector defensa.
Todas las actividades relacionadas con la administracin documental,
necesariamente deben estar inscritas dentro de los principios que establece la
Constitucin Nacional y la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, actividades
ceidas a las ms altas exigencias de la tica y de la moral en el servicio al
ciudadano. Es importante insistir en la necesidad de respetar esos principios
fundamentales, que deben guiar a quien se encarga de desarrollar todo tipo de
procesos archivsticos, y en particular al rea de Gestin Documental, dado que es
all el primer contacto que se tiene con la comunidad.
El presente manual indica la manera de elaborar en el sector defensa: la directiva,
la nota interna, la carta, la circular, el acta, entre otros, teniendo en cuenta las
directrices que sobre el particular establece el compendio de Normas Tcnicas
Colombianas sobre Documentacin (NTC 185), involucrando el concepto de
imagen corporativa, la cual incluye, entre otros, la leyenda de pie de pgina.
Se evidencia la puesta en marcha del Programa de Gestin Documental en la
Entidad, estableciendo los responsables de la elaboracin de las comunicaciones
oficiales a travs del ciclo vital del documento.
Con el propsito de sustentar y respetar los derechos de autor de las fuentes
documentales y de informacin que se consult para la elaboracin del presente
Programa de Gestin Documental, se relaciona la bibliografa general de acuerdo
al esquema bibliotecolgico establecido para tal fin.
Finalmente, La Unidad de Gestin General, Comando General, Fuerzas Militares y la
Polica Nacional, actualizarn el listado de siglas con las cuales se distinguen sus
Unidades, de acuerdo a los cambios estructurales de la Entidad y se socializar
dicha informacin al interior de cada rea de Gestin Documental o quien haga sus
veces, permitiendo el direccionamiento correcto de las comunicaciones oficiales en
la Entidad.

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INTRODUCCIN
A partir del Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nacin, el trmino
CORRESPONDENCIA debe ser reemplazado por COMUNICACIONES OFICIALES, dado
que el primer trmino hace alusin a la correspondencia de carcter privado a ttulo
personal y que no demanda trmites para la institucin.
La Administracin Pblica requiere integridad y continuidad en la medida en que
pueda documentar los procesos administrativos y facilitar el desarrollo de las
actividades a los servidores pblicos de la Entidad a travs de un sistema de
referencia uniforme y estandarizada para operar con los mismos mtodos y normas
en la elaboracin de las comunicaciones. El presente manual tiene por objeto
establecer los principios, normas y el marco conceptual para la administracin de
las comunicaciones, que fundamentan la gestin documental y determina los
criterios para la elaboracin, recepcin, registro, alistamiento, radicacin y
distribucin de la documentacin producida y recibida por el Unidad de Gestin
General, Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional.
Para que se convierta en una verdadera herramienta, es importante tener en
cuenta, que este manual debe ser difundido en todos los niveles jerrquicos, siendo
responsable el jefe de la dependencia y cada uno de los servidores pblicos, es
decir, todos deben conocer las normas y procedimientos para la elaboracin y
trmite de las comunicaciones oficiales dentro del Unidad de Gestin General,
Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional.
En virtud de lo anterior, el personal adquiere conocimiento de las normas, para tener
control sobre la documentacin y la forma de elaborar las comunicaciones oficiales,
generando un seguimiento completo de las mismas, desde el inicio del proceso
hasta su finalizacin, atendiendo al Programa de Gestin Documental.

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CAPTULO I
1.
OBJETIVO
Apoyar la misin del Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, las Fuerzas
Militares y Polica Nacional, de cada Unidad y su Comandante, mediante la
salvaguarda de los documentos que en forma inmediata o a futuro se constituyen
en prueba de las correctas actuaciones tanto del Ministerio de Defensa Nacional,
Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional, como de sus integrantes, por
lo tanto se busca que los documentos, se conserven por el tiempo establecido en la
Tablas de Retencin Documental TRD vigentes, adems de contar con informacin
en forma rpida, oportuna y completa, favorece el trabajo de cada Unidad y
coadyuva en la toma de decisiones.
2.
ALCANCE
El Programa de Gestin Documental PGD, comprende actividades administrativas

y tcnicas tendientes a lograr un eficiente y eficaz manejo documental que facilite
la produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin
y disposicin final de los documentos de archivo, independiente de su soporte.
El PGD establece la poltica de gestin documental del MDN y su articulacin con los
diferentes sistemas de gestin ya existentes, como punto de partida para la
implementacin del Sistema de Gestin de Documentos Electrnico de Archivo
SGDEA. Servir como base de la instruccin para el personal militar o civil que recibe
la administracin de los archivos, orientar el trabajo de organizacin y
administracin de los archivos de gestin, central e histrico y, servir como gua a
los Comandantes, Directores, Jefes de Oficina, Coordinadores y dems responsables
de la informacin, para que a travs de la excelente administracin de documentos
se coadyuve a fortalecer el principio de transparencia del Estado. La aplicacin del
presente Programa de Gestin Documental PGD, es obligatoria para la Unidad de
Gestin General y sus unidades descentralizadas, Comando General, Fuerzas
Militares y Polica Nacional a fin de propender por que la informacin fluya
eficientemente para la toma de decisiones.

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CAPTULO II
3.
MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL
El Modelo de Gestin Documental del Ministerio de Defensa Nacional, est

sustentado en los requisitos definidos en la Norma Tcnica Colombiana NTC 15489
Informacin y Documentacin. Gestin de Documentos. Mediante la
implementacin de esta norma se espera que el Ministerio supere la fase inicial de
organizacin e intervencin documental, para iniciar una etapa orientada al uso de
nuevas tecnologas de informacin que apoyen integralmente la gestin
institucional, el servicio al ciudadano y preservacin de la informacin.
Como antecedente para la revisin de los elementos definidos en el presente
documento se tom en cuenta las recomendaciones y directrices impartidas por el
Archivo General de la Nacin y las polticas documentales definidas por el Ministerio
en cuanto a organizacin y administracin de la informacin, a partir de este marco
de accin, se plantea un modelo de gestin que responde a las necesidades
normativas y procedimentales para la implementacin del SGDEA.
El objeto del Modelo consiste en la definicin de los elementos y reglas de
interaccin que sustentan la Gestin Documental Integral en el Ministerio de Defensa
Nacional, a travs del Grupo Archivo General MDN, brindando un marco de accin
coherente e incluyente con los dems Sistemas de Gestin de la Entidad e
impactando de manera positiva el vnculo existente entre el Ministerio y sus grupos
de inters. Dentro de sus funciones y beneficios se encuentran:
-
Orientar a las dependencias en la adecuada gestin de la informacin

producida en cumplimiento de las funciones, procesos, procedimientos,
misin y visin del Ministerio de Defensa Nacional Unidad de Gestin
General, Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional.
Fortalecer las polticas y lineamientos para orientar a las dependencias en la

adopcin de buenas prcticas en gestin documental.
Dar cumplimiento a la normatividad legal vigente en relacin a la gestin

documental del Ministerio.
Presentar alternativas para la simplificacin y agilizacin de trmites mediante

el uso de nuevas tecnologas.

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3.1.
Desarrollar e implementar los esquemas de archivos administrativos y archivos

especializados a nivel nacional.
Componentes del Modelo
3.1.1. Programa de Gestin Documental PGD

El PGD establece la poltica de Gestin Documental del Ministerio de Defensa
Nacional- Unidad de Gestin General, Comando General, Fuerzas Militares y Polica
Nacional y su articulacin con los diferentes Sistemas de Gestin ya existentes, como
punto de partida para la implementacin del sistema de gestin de documentos
electrnicos de archivo SGDEA.

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3.1.2. Sistema de Unidades de Informacin

El sistema de archivo del MDN est sustentado en el ciclo vital del documento, es
decir los archivos de gestin, central e histrico de conformidad con lo establecido
en la normatividad vigente. Los resultados del Diagnstico Integral de Gestin
Documental del MDN han permitido identificar tres grandes agrupaciones
documentales, cada una con caractersticas y propiedades diferentes, las cuales
exigen acciones particulares para garantizar su apropiada gestin, conservacin,
uso y acceso. Estas agrupaciones son:
-
Archivos Administrativos: Corresponde a la documentacin e informacin

derivada de los procesos y procedimientos Gerenciales y de Apoyo, as como
de las Dependencias que hacen parte de los mismos. Esta informacin y
documentacin es por lo general comn a todas las entidades del Estado,
siendo objeto de consulta y verificacin permanente por parte de los
interesados y los entes de control disciplinario y fiscal. Tambin se considera
parte de esta agrupacin, los archivos e informacin del Grupo Social y
Empresarial de la Defensa GSED y sus Entidades descentralizadas.
Archivos del Talento Humano: Comprende los archivos de mayor volumen en

el Ministerio de Defensa Nacional UGG, siendo objeto de controles ms
rigurosos en cuanto a la integridad, oportunidad, trmite y acceso. Est
documentacin se refiere al vnculo laboral con el Ministerio, las
incorporaciones al Servicio Militar Obligatorio, as como de los beneficios y
servicios derivados al personal militar activo, retirado, pensionados y civiles.
Dentro de estas agrupaciones documentales se consideran los documentos
de Sanidad, entendida como el conjunto de bienes y servicios orientados a
proteccin y salud integral de los integrantes de las Fuerzas Militares y la
Polica Nacional; y los archivos y documentos relacionados con la funcin
acadmica en cada una de las escuelas de formacin de las Fuerzas Militares
y La Polica Nacional.
Los Archivos del Talento Humano son objeto de consulta permanente por
parte de los ciudadanos con fines prestacionales, pensionales y otros
beneficios derivados del servicio.
Archivos de Defensa y Seguridad Nacional: Se consideran aquellos archivos,

documentos e informacin relacionada con el cumplimiento del Artculo 5 del
Decreto Nmero 1512. Agosto de 2000.

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1. Participar en la definicin, desarrollo y ejecucin de las polticas de

defensa y seguridad nacionales, para garantizar la soberana nacional, la
independencia, la integridad territorial y el orden constitucional, el
mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio y el derecho
de libertades pblicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia
convivan en paz.
2. Contribuir con los dems organismos del Estado para alcanzar las
condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos, obligaciones y
libertades pblicas.
3. Coadyuvar al mantenimiento de la paz y la tranquilidad de los colombianos
en procura de la seguridad que facilite el desarrollo econmico, la
proteccin y conservacin de los recursos naturales y la promocin y
proteccin de los Derechos Humanos.
Tambin se vinculan dentro de los archivos de defensa y seguridad nacional
todos los documentos, archivos e informacin de la Justicia Penal Militar,
entendida como una jurisdiccin especializada, encargada de las
investigaciones y juzgamiento de los hechos relacionados con el servicio, de
conformidad con la Ley 522 de 1999 Cdigo Penal Militar.
Igualmente la custodia, conservacin y unificacin de los y archivos de tipo
operacional y de los Derechos Humanos y DIH debern reglamentarse bajo
la responsabilidad de las mismas y los Archivos Centrales. Teniendo en cuenta
que este tipo de informacin exige un control mximo de seguridad
proteccin y acceso, de conformidad a las condiciones definidas por el
Ministerio de Defensa Nacional, Comando General de las Fuerzas Militares,
Ejercito Nacional, Armada Nacional, Fuerza Area Colombiana y Polica
Nacional.
-
Centros de Documentacin, Audiovisuales, Museos y Bibliotecas: Comprende

las unidades de informacin relacionadas con la formacin y capacitacin
de las Escuelas de Formacin del Ministerio de Defensa Nacional - UGG, las
Fuerzas Militares y la Polica Nacional. Estas Unidades estn enmarcadas bajo
los principios de servicio a los usuarios y la comunidad en general, as mismo
se rigen bajo estndares internacionales para la administracin bibliogrfica y
el desarrollo de colecciones. En todo caso,

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3.1.3. Normalizacin
Comprende una estructura de normas y procedimientos aprobados por el Ministerio
de Defensa Nacional UGG para garantizar la ptima implementacin de la poltica
integral de gestin documental. Las normas se destacan:
-
El Reglamentacin del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de

Archivo SGDEA del MDN UGG. Consiste en conjunto de normas
administrativos para regular el quehacer archivstico y de gestin
documental. Con la expedicin de estos actos, se fortalecer el marco
estratgico para la administracin de la informacin y har institucional el
concepto del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo
SGDEA.
Sistema de Clasificacin Documental. Est conformado por el Cuadro de

Clasificacin Documental, el Mapa Documental y la Tabla de Retencin
Documental. Mediante el reglamento el sistema de clasificacin estar
posicionado como un instrumento fundamental para administrar toda la
informacin del MDN-UGG indistintamente de su soporte o medio de
reproduccin.
Procedimientos de Gestin Documental. Las directrices de organizacin

comprenden instrucciones documentadas mediante procedimientos e
Instructivos tales como, Organizacin de los Archivos de Gestin y Central,
como tambin los criterios y metodologa para la eliminacin o borrado de los
archivos.
3.1.4. Sistema de Registros

El sistema de registros esta formulado para el establecimiento de criterios y
recomendaciones tcnicas que deben cumplir los registros del SGDEA. La
implementacin de las recomendaciones del sistema de registros considera buenas
prcticas y mejoramiento continuo en la organizacin, garantizando la
productividad de las actividades y la optimizacin de los recursos, alineado con la
acreditacin de calidad y el desarrollo de competencias para el personal y usuarios
del Sistema.
-
Caractersticas de los Registros. Representa las capacidades que deben tener

los registros para convertirse en una evidencia de las acciones y procesos
ejecutados en el Ministerio. Estas propiedades estn orientadas a validar la
estructura de los registros evidenciando su relacin con otros. Contexto de las

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actividades, procesos y evidencias cronolgicas y la interrelacin entre

documentos y categoras de clasificacin.
Procesos del Sistema de Gestin de Calidad. Las directrices del Sistema de Gestin
de Calidad y Gestin Documental se armonizan a travs del Grupo de Archivo
General MDN en la implementacin de los flujos de trabajo de cada procedimiento
y de la informacin contenida en el Sistema de Clasificacin, especficamente en el
Mapa Documental. As mismo, otros Sistemas de Gestin se pueden acoplar con
facilidad debido a que los controles y funcionalidades del SGDEA, se orientan a la
satisfaccin de los requisitos definidos en los procesos o procedimientos
implementados en el Ministerio de Defensa Nacional- Unidad de Gestin General,
Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional.
-
Seguridad y Auditoria. El propsito de la definicin de estos esquemas consiste

en asegurar la conformidad de los estndares establecidos por el MDN,
garantizar que los registros y archivos contenidos y administrados por el
SGDEA son aceptados como evidencia probatoria y mejorar la productividad
y desempeo del Ministerio.
Capacitacin: Gran parte del xito del proceso de implementacin, est

concentrado en los usuarios y beneficiarios del SGDEA, por ello conviene que
las actividades de capacitacin obedezcan a una metodologa sistmica y
permanente del Ministerio, de otra parte tambin corresponde al compromiso
y voluntad que los funcionarios imprimen a la hora de asegurar el desempeo
del Sistema. Con la capacitacin formal al interior del ministerio, se pretende
que el usuario adquiera las competencias y habilidades necesarias para
desempearse en cualquier proceso de gestin o administracin de
informacin en el Ministerio.

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3.1.5. Ciclo Vital de los Documentos

El ciclo vital del documento se entiende bajo el concepto de Archivo Total, es decir,
el control y seguimiento de todo el proceso archivstico que comprende las
diferentes fases de formacin del archivo, descritas a continuacin.

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CAPTULO III
4.
RESPONSABILIDADES GENERALES
El Grupo de Archivo General de la Unidad de Gestin General del Ministerio de

Defensa Nacional, es el ente rector de la poltica archivstica en el Sector Defensa 1 y
est bajo la responsabilidad, de la Direccin Administrativa del MDN - Unidad de
Gestin General; en las Fuerzas Militares de las Ayudantas Generales, en la Polica
Nacional de la Secretaria Privada y en las Unidades u Oficinas, de las
Ayudantas/Secretarias del Comando de cada una, o quin haga sus veces.
As mismo, los servidores pblicos deben cumplir lo establecido en la Ley 594 de 2000.
Articulo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores
pblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones
titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el
Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la
responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
Artculo 16.
Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las
entidades pblicas. Los secretarios generales o los funcionarios
administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las
entidades pblicas, a cuyo carga estn los archivos pblicos, tendrn la
obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad
de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de
su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios
archivsticos.
NOTA: para las Fuerzas Militares y Polica Nacional, deber crearse por acto
administrativo el rea de gestin documental (correspondencia y archivo),
dependiente de la Ayudanta del Comando de cada Fuerza o quien haga sus
veces.
Entindase Sector Defensa: Unidad de Gestin General, Descentralizados, Comando

General, Fuerzas Militares y Polica Nacional.
1

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4.1.
Secretara General
A travs del Grupo de Archivo General del MDN de la Direccin Administrativa, la

Secretara General MDN centraliza y orienta los grupos de trabajo de los Archivos de
Gestin y los Archivos Centrales: MDN-UGG, CGFM, FF MM y PONAL. As como:
-
Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin

de los documentos de archivo, de acuerdo con lo establecido en la Ley
General de Archivos.
Velar por la adecuada organizacin y conservacin de los documentos.
Velar por la oportuna, eficiente y eficaz prestacin de servicios archivsticos.
Ordenar la implementacin, controlar el proceso de gestin documental y

ordenar acciones de mejora continua de la misma en el MDN-UGG.
Presidir el Comit Tcnico de Archivo del MDN y apoyar la emisin de las

polticas archivsticas a aplicar.
Para la gestin de documentos electrnicos de archivo, se propone:
Respaldar las instrucciones necesarias dadas para el cumplimiento y

aplicacin del PGD y la implementacin del SGDEA.
Aprobar el plan de trabajo para la implementacin del SGDEA en el MDN

UGG, en representacin de la Alta Direccin.
Aprobar las polticas para definir los perfiles de acceso y el uso del software
que soporta el SGDEA.
Analizar y aprobar los cambios de alto impacto que requieran modificar el

diseo original del software que soporta el SGDEA.
4.2.
Ayudantes Generales de Comando General, las Fuerzas Militares y

Secretario General en la Polica Nacional
El rea de Gestin Documental (Correspondencia y Archivo) en cada una de las

fuerzas son los ayudantes o quien haga sus veces, frente a las tareas que demanda

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cada uno de los procesos del PGD de cara a la implementacin del SGDEA, tendr
las siguientes competencias y responsabilidades:
-
Emitir a travs de los archivos centrales de cada fuerza, los cronogramas de

capacitacin, de transferencia documental y de visitas de seguimiento
generando los informes respectivos, para la gestin de documentos en
soporte papel y electrnicos de archivo atendiendo los lineamientos
archivsticos del Archivo General de la Nacin. Inclusive de los fondos
documentales de sanidad, Justicia Penal Militar, acadmicos, de
reclutamiento e incorporacin, inteligencia y contrainteligencia, expedientes
de derechos humanos y operacionales.
En coordinacin con los Ayudantes Generales de cada Fuerza y Polica, se

velar por la conservacin de los medios y en especial la estructura de los
metadatos de los archivos y documentos para garantizar la bsqueda,
recuperacin de la informacin y la interoperabilidad de los sistemas de
informacin.
Evaluar de manera objetiva y sistmica, los sistemas de informacin

relacionados con el quehacer archivstico y de gestin documental, tomando
como criterios de validacin y anlisis, la normatividad expedida por el
Archivo General de la Nacin y estndares internacionales tales como
MOREQ, ISO 15489 y DoD 5015.2 STD (Electronic Record Management
Software Applications Desing Criteria Standard), del Departamento de
Defensa de los Estados Unidos de Amrica.
Simplificar y racionalizar la gestin documental, a travs de la

implementacin de nuevas tecnologas, que garanticen la cobertura total del
ciclo vital del documento junto con los ocho procesos del Programa de
Gestin de Documentos.
Reglamentar mediante acto administrativo el despliegue y responsabilidades

del quehacer archivstico y de gestin documental al interior de cada
Entidad.
Adelantar proyectos de adecuacin y mejoramiento de las instalaciones de

las unidades de informacin para la adecuada conservacin de los
documentos y archivos indistintamente de su soporte o medio de
reproduccin, (Material fotogrfico, audiovisual, cartogrfico, colecciones
bibliogrficas y elementos magnticos u pticos).

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Para la gestin de documentos en soporte papel:

-
Velar por la continuidad del PGD y coordinar la aplicacin de las polticas que
se establezcan para el MDN.
Desempear la funcin de secretario en el Comit de Archivo de cada una

de las Fuerzas y la Polica Nacional.
Canalizar las solicitudes y requerimientos de la UGG en lo que respecta a la

Gestin Documental, frente a la aplicacin del PGD y la implementacin del
SGDEA.
Programar visitas peridicas y en cada nivel para evidenciar y evaluar los

avances en la aplicacin del PGD y en la implementacin del SGDEA, con el
fin de contribuir al sostenimiento de los logros inicialmente planteados.
Recibir y administrar las transferencias documentales.
Determinar la asignacin de espacios y depsito adecuados, con las medidas

de seguridad requeridas para el almacenamiento de la documentacin de
los archivos de gestin de la oficina.
Designar formalmente un responsable (preferiblemente funcionario civil, para

dar continuidad al cargo), encargado de administrar el recurso documental
en cada una de las dependencias.
Para la gestin de documentos electrnicos de archivo:

-
Impartir con apoyo del rea de Sistemas y desarrollo organizacional o su

equivalente en cada Fuerza, las instrucciones para integrar las TRD al manejo
y organizacin de los documentos electrnicos contenidos en los
computadores de cada dependencia, de manera que correspondan en su
estructura a los archivos existentes en papel.
Administrar el Archivo central de cada Fuerza y de Polica Nacional.
Asesorar en el manejo de los Archivos de Gestin no centralizados

(intermedios) en cada nivel de acuerdo a su estructura orgnico funcional.
Elaborar y custodiar las actas de eliminacin documental, de saltos de

numeracin de consecutivos, de anulacin de numeracin y de todas

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aquellas implicadas en el desarrollo de los procesos de gestin documental

del MDN.
-
Mantener actualizada las TRD, atendiendo la evaluacin continua y las

solicitudes que al respecto se presenten.
Responder por la parametrizacin de las TRD de la entidad en el SGDEA.
Aplicar los principios del MDN, dando cumplimiento a la implementacin del

PGD y del SGDEA, con la aplicacin de las TRD y el desarrollo de
transferencias documentales.
Para la gestin de documentos electrnicos de archivo.

-
Responder por la recepcin de mensajes de datos de carcter oficial, que

son dirigidos a su dependencia, velando por su radicacin en el sistema.
Distribuir tareas al interior de su dependencia y realizar el seguimiento

correspondiente a travs del sistema.
Una vez tramitada y atendida la comunicacin oficial virtual, asegurar la

integracin del documento recibido y la respectiva respuesta en el
expediente que corresponda, de acuerdo con las instrucciones recibidas.

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4.3.
Jefes de Oficina /Direccin /Unidad
Cada productor debe velar por la conformacin, organizacin, preservacin

y control de los archivos de gestin, respetando los principios de procedencia
y orden original, el ciclo vital de los documentos la normatividad archivstica y
la TRD aprobada en cumplimiento de lo anterior el productor debe actualizar
sus TRD en coordinacin con el Grupo de Archivo General del MDN y/o
Archivo Central en cada Fuerza y Polica.
El respectivo jefe de oficina es el responsable de velar por la organizacin,

consulta, conservacin y custodia del archivo de gestin de su dependencia,
sin perjuicio de la responsabilidad sealada en el numeral cinco (5) de la Ley
734 de 2002 para todo servidor pblico.
En caso de centralizar los archivos de gestin, la responsabilidad no se delega

o traslada, por lo que el Jefe de Oficina debe establecer mecanismos de
verificacin que le permitan evidenciar la organizacin adecuada de sus
expedientes, tarea que en este caso realizar el Grupo Gestin Documental o
quien haga sus veces.
La responsabilidad de la administracin de documentos virtuales y/o

electrnicos estar a cargo del jefe de dependencia a travs de sus
colaboradores y del responsable de la correspondencia designado por el jefe
de la dependencia.
Frente al control de firmas autorizadas, el jefe de la dependencia como

responsable de la documentacin recibida y producida en sta, informar a
la Direccin/Oficina Gestin Documental y Archivo, respectiva los nombres de
los funcionarios autorizados para firmar documentos oficiales.
Las dependencias sern las responsables del manejo de sus expedientes y

administrarn su archivo de gestin a travs de cada servidor pblico
productor de los documentos, que desarrollar el proceso de organizacin
documental aplicando las directrices establecidas en el PGD y realizar las
transferencias documentales al archivo central de acuerdo con lo
establecido en la TRD.
Los funcionarios de las dependencias del MDN-UGG estn en la obligacin de

revisar a diario los espacios de notificaciones del sistema.

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4.4.
Direccin /Grupo de Sistemas
Para la gestin de documentos electrnicos de archivo.

-
Fijar la poltica de generacin de backups y copias de respaldo de

documentos contenidos en los ordenadores, estableciendo su medio,
periodicidad y condiciones de produccin para todas las dependencias, de
manera que se garantice la autenticidad, restauracin y conservacin de la
informacin almacenada en este medio y se atienda lo pertinente a la
interoperabilidad del SGDEA.
En coordinacin con el Grupo Archivo General, Archivos Centrales en cada

Fuerza y Polica Nacional, velar por la conservacin de los medios y en
especial de los metadatos, garantizando la restauracin adecuada de
copias como medio alterno de almacenamiento de informacin,
estableciendo para ello los sitios y condiciones ms adecuadas.
La responsabilidad de la conformacin de expedientes virtuales y

electrnicos, compete a los profesionales de cada dependencia, de
acuerdo con las funciones y responsabilidades asignadas en los procesos y en
atencin a las directrices impartidas a travs del PGD.
Administrar el SGDEA, parametrizando y estableciendo roles y perfiles de

funcionalidades.
Brindar soporte a los usuarios, realizar los backups de la informacin y

presentar propuestas de mejora al SGDEA.
4.5.
-
4.6.
Sistema Educativo de las Fuerzas Armadas SEFA

Emite las instrucciones en las escuelas de formacin, capacitacin y
entrenamiento, en coordinacin con el Grupo de Archivo General del MDN a
travs de la asignatura Sistemas de la Informacin y Documentacin.
RESPONSABILIDADES ESPECFICAS
El Grupo de Archivo General del MDN y los Archivos Centrales de Comando

General, Fuerzas Militares y Polica Nacional, tiene la misin de asesorar a los
servidores pblicos, en cuanto al manejo adecuado de las Comunicaciones

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Oficiales y de su control por medio del registro nico, adems se fundamenta en

atender con diligencia su administracin y el servicio de informacin a los usuarios
marcando el inicio de la gestin documental con arreglo a los procedimientos
institucionales previamente establecidos y propiciando el fortalecimiento y
transparencia de la gestin administrativa.
Para el Archivo central de las unidades operativas mayores, menores o quien haga
sus veces, gestionaran de manera centralizada, los pasos concernientes a:
produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y
disposicin final de las comunicaciones oficiales, de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de Gestin Documental.
Los Archivos Centrales adelantan actividades de asesora, seguimiento, control,
vigilancia, acompaamiento y sensibilizacin a los procesos de gestin documental
y de todas las unidades de informacin del Ministerio de Defensa Nacional.
Atendiendo las directrices del Acuerdo 041 de 2002 expedido por el Archivo General
de la Nacin, el Ministerio de Defensa Nacional UGG, el Comando General, las
Fuerzas Militares y la Polica Nacional, deben atender la reglamentacin pertinente
en cuanto a la entrega de documentos y archivos de las unidades u oficinas que se
liquiden o fusionen.
4.6.1. Perfil Gestores Documentales
El personal asignado debe ser preferiblemente civil para dar una proyeccin en el
cargo y mantener continuidad en el proceso de capacitacin y con el perfil de
Tcnico administrativo o su equivalente en las Fuerzas, quienes debern ser
nombrados por la Orden Interna, Semanal o del Da y cumplir con los siguientes
lineamientos:
a. Actuar bajo promesa de reserva, de acuerdo con la normativa vigente para
el efecto.
b. Estar informado de los cambios y actualizaciones que surjan en materia de
organizacin y administracin de las comunicaciones oficiales, de
conformidad con los lineamientos internos que se emitan y la normativa
vigente, en especial la Ley General de Archivos, y dems normas que la
complementen, adicionen o modifiquen.
c. Conocer y mantener actualizado el software de registro de comunicaciones
oficiales.

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d. Conocer y utilizar los medios disponibles para prestar asistencia de manera

oportuna, en la bsqueda y consulta de informacin.
e. Conocimiento de los procesos de GPA - BG (Buen Gobierno) y de las
herramientas de informacin gerencial (SUITE).
f. Ser agente multiplicador de la poltica archivstica.
g. Hacer cumplir los parmetros de organizacin de archivo
h. Ejercer control sobre el prstamo de los documentos de archivo
i.
Mantener actualizado el inventario documental
j.
Realizar las transferencias primarias al Archivo Central
k. Desarrollar las tareas, operaciones, acciones y trmites reglados por las

normas de procedimiento de archivo para la organizacin, control,
evaluacin, conservacin, preservacin y servicios.
l.
Apoyar la implementacin de nuevas tecnologas para la gestin

documental, informando sobre procesos y procedimientos que se desarrollan
en su dependencia.
m. Recibir las solicitudes e inquietudes que presenten los funcionarios de su

dependencia para mejorar el SGDEA, con el fin de informarlas al responsable
del rea de Gestin Documental del MDN o quien haga sus veces.
n. Asesorar en la conformacin fsica de los expedientes atendiendo los
principios de orden original y procedencia, incorporando expedientes
virtuales que hayan sido ingresados al sistema de gestin documental de
manera que el expediente virtual corresponda al expediente fsico.
o. Cumplir con los cronogramas de transferencias primarias y capacitaciones.
p. Participar en la elaboracin del presupuesto y asignacin de recursos
destinados al mejoramiento de las actividades y proyectos del Archivo
Central en cada una de las Fuerzas Militares y la Polica Nacional.
NOTA: La responsabilidad administrativa sobre los archivos de gestin est en
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cabeza del Jefe de cada una de las dependencias u oficinas.

El Gestor Documental debe garantizar la eficiencia en los procesos archivsticos
a travs del cumplimiento de las tareas descritas anteriormente.
La conformacin y organizacin de los expedientes ser responsabilidad de los
servidores pblicos o reas que intervienen en el trmite de los distintos asuntos
de las dependencias.
4.6.2. Perfil Directores de Unidades de Informacin

Los Directores de las unidades de informacin tales como: Archivos, Bibliotecas,
Museos, Centros Documentales, Centros Audiovisuales entre otros, debe ser
preferiblemente un civil o un Militar profesional en el rea de archivstica o
bibliotecologa, con el fin de cumplir con los requisitos tcnicos para la
implementacin de servicios de informacin, desarrollo de colecciones, estudios de
usuarios, optimizacin de recursos enmarcados con los criterios de conservacin de
la memoria y recuperacin del patrimonio documental del Ministerio, al igual que en
la promocin de sus programas y servicios generando un sentido de pertenencia por
la Institucin. As mismo, tener conocimientos en sistemas de gestin de calidad,
habilidades y competencias en el manejo de sistemas y tecnologas de la
informacin que apoyen a la Entidad en la optimizacin de sus actividades y
recursos.

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CAPTULO IV
5.
CONCEPTUALIZACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
La poltica de gestin documental est inscrita en los planes de accin del Grupo de
Archivo General - UGG, CGFM; FF.MM y PONAL el cual tiene una interaccin directa
con los planes de accin de los Grupos de Sistemas y de Desarrollo Organizacional,
en lo que respecta a temas de calidad.
El personal de Gestores Documentales, cuentan con el perfil mencionado
anteriormente, adems de conocer la estructura organizacional de la entidad y las
funciones de cada una de sus dependencias.
5.1.
Lineamientos de la Poltica Cero Papel en la Administracin Pblica
INTERPRETACIN DIRECTIVA PRESIDENCIAL No. 04 - Eficiencia Administrativa y

Lineamientos de la Poltica Cero Papel en la Administracin Pblica.
Definicin cero Papel: El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se
relaciona con la reduccin sistemtica del uso del papel mediante la sustitucin de
los flujos documentales en papel por soportes y medios electrnicos.

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Es una consecuencia de la administracin electrnica que se refleja en la creacin,

gestin y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrnicos,
gracias a la utilizacin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
La oficina Cero Papel no concibe la eliminacin radical de los documentos en
papel. La experiencia de pases que han adelantado iniciativas similares ha
demostrado que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos
electrnicos en la medida que el Estado no puede negar a los administrados la
utilizacin de canales presenciales o en papel2. (Gua de buenas prcticas para
reducir el consumo de papel- Ministerio de tecnologas de la informacin y las
comunicaciones- 28 septiembre de 2011).
5.2.
Firma Electrnica
De acuerdo con el decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012 mediante el cual se

reglamenta el artculo 7 de la ley 527 de 1999 sobre la firma electrnica.se define a
la firma electrnica bajo mtodos tales como, cdigos, contraseas, datos
biomtricos, o claves criptogrficas privadas, que permite identificar a una persona,
en relacin con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y
apropiado con respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas
las circunstancias del caso, as como cualquier acuerdo pertinente.
El uso de una firma electrnica tendr la misma fuerza y efectos que el uso de una
firma manuscrita, si aqulla incorpora los siguientes atributos:
1.
2.
3.
4.
Es nica a la persona que la usa.

Es susceptible de ser verificada.
Est bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
Est ligada a la informacin o mensaje, de tal manera que si stos son
cambiados, la firma digital es invalidada.
5. Est conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.
6. Emitida por una entidad de certificacin autorizada por la Superintendencia
de Industria y Comercio.
Para los procesos de certificacin. para aquellas oficinas con funciones de
certificar, la Direccin/Oficina de Sistemas o sus equivalentes en cada fuerza, debe
tener en cuenta que esta firma digital electrnica proporcione la seguridad jurdica
a las relaciones comerciales por va informtica. Teniendo en cuenta las
Colombia. Ministerio de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones. Gua de buenas
prcticas para reducir el consumo de papel. Bogot, 28 de Septiembre de 2011.
2

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caractersticas de autenticidad, veracidad y legitimidad de las claves criptogrficas

y la integridad de un mensaje de datos, contemplado en la Ley 527 de 1999.
La naturaleza de la funcin de las entidades de certificacin se considera como la
prestacin de un servicio pblico.
Uso de los servicios de certificacin es el archivo confiable de datos, Ley 527 de 1999
5.3.
Radicacin para el Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de

Archivo -SGDEA
Servicio de Estampado Cronolgico Certificado (Artculo 30 de la Ley 527): El servicio

de estampado cronolgico en la generacin, transmisin y recepcin de mensajes
de datos es aquel en el cual la Entidad de Certificacin Abierta autorizada
suministra, de manera electrnica una estampa cronolgica certificada que permite
verificar que otro mensaje de datos generado, transmitido o recibido no ha
cambiado desde la fecha y el tiempo del da en que se gener, envi o recibi.

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5.4.
Poltica de Gestin de Seguridad de la Informacin
5.4.1. Medidas de Seguridad en Recepcin de Documentos Fsicos

Todo sobre, paquete o envo postal, ser revisado por el detector de metales, perro
antiexplosivos u otros mecanismos contemplados en cada una de las Fuerzas y
Polica Nacional.
Se proceder con especial cuidado con las comunicaciones que presenten las
siguientes seales sospechosas, entre otras:
-
Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metlico que sobresalga.

Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.
Correspondencia sin datos del remitente o para devolucin de correo.
Correspondencia en la cual slo figura como destinatario el cargo, sin
nombre.
Los documentos con clasificacin de seguridad secreto y ultrasecreto, deben ser

archivados en la bveda de seguridad de la seccin de contrainteligencia. Los
clasificados como restringido, confidencial y reservado, en archivador o caja fuerte
de las secciones correspondientes. La documentacin marcada exclusivo de
comando, debe ser tramitada por la Ayudantas.
5.4.2. Caratula de Seguridad

Los documentos clasificados mientras no se encuentren archivados, deben estar
cubiertos por la caratula nica de seguridad establecida en el manual de
inteligencia y contrainteligencia MACI.
5.4.3. Acceso a los Documentos Clasificados

Los documentos as protegidos solo pueden ser consultados por el Comandante,
Jefe de dependencia oficial de seguridad y personal autorizado.
Para cada una de las Fuerzas aplicar los aspectos contemplados en el MACI.
Frente al control sobre el acceso y consulta de informacin, la Direccin / secciones
de seguridad/inteligencia elabora y mantiene actualizados los documentos de
promesas de reserva y tarjetas de autorizacin, para manejar documentacin

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clasificada, asimismo, coordina la realizacin de los estudios de seguridad del

personal que vaya a laborar en la institucin.
5.5.
Clasificacin de las Comunicaciones Oficiales
5.5.1. Comunicacin Normal y/ o de Rutina

son las comunicaciones que ingresan y salen a travs de las mesas de entrada de
las reas de Gestin Documental o quien haga sus veces, de la Unidad de Gestin
General, Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional, y a sus servidores
pblicos en calidad de tales y cuyo contenido es de conocimiento pblico.
5.5.2.
Comunicacin de Tipo Ultrasecreto, Secreto, Reservado, Confidencial,

Restringido y Exclusivo de Comando
Son las comunicaciones que ingresan y salen a travs de las mesas de entrada de
las reas de Gestin Documental o quien haga sus veces, dirigidas o recibidas de las
Unidades que integran el sector defensa y a sus servidores pblicos en calidad de
tales y cuyo contenido debe ser conocido nicamente por el destinatario. Esta
comunicacin, slo se definir as cuando el sobre o empaque que la contiene
haga explcita su categora y ser registrada en el sistema con la informacin
disponible del remitente y el destinatario institucional y debe ser manejada de
acuerdo al manual de contrainteligencia:
a. Ultrasecreto: informacin pertinente a actividades o planes de Defensa
Nacional interna o externa y a operaciones de inteligencia relativas a la
misma, cuya divulgacin no autorizada podra conducir a un rompimiento
diplomtico que afecte los intereses de la nacin, a un ataque armado
contra la misma o a destruir su estabilidad interna.
b. Secreto: informacin pertinente a actividades o planes de Defensa Nacional
interna y operaciones de inteligencia relativa a la misma, cuya divulgacin no
autorizada podra afectar las relaciones internas, lesionar el prestigio del pas
o poner en peligro la estabilidad interna del mismo.
c. Reservado: informacin cuya divulgacin no autorizada puede ser perjudicial
para los intereses o prestigio de la institucin, proporcionar ventajas a la
amenaza actual o potencial o causar bajas o prdidas propias en acciones
de defensa nacional.

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d. Confidencial: informacin que por su contenido solo interesa a quien va

dirigida y cuya divulgacin no autorizada puede ocasionar perjuicios a
determinada entidad o personas.
e. Restringido: es aquella informacin dirigida a los miembros de la institucin y
que se debe proteger del conocimiento de personas extraas a la misma.
f. Exclusivo de Comando: no corresponde a ningn grado de clasificacin de
seguridad. Se emplea cuando se requiere que la informacin contenida en
el documento as marcada sea conocida directamente por el comandante.
Dicha informacin puede ser clasificada o no y su divulgacin queda a
discrecin del Comando que la recibe.
Las comunicaciones oficiales que lleguen al rea de Gestin Documental o quien
haga sus veces y tengan en el sobre cualquiera de las anteriores clasificaciones, no
se abren y solo se les asigna el nmero consecutivo, registrando fecha, su
clasificacin de seguridad, destino y los datos que figuren en el sobre.
5.5.3.
Segn el Grado de Prioridad. (Recibidas)
a. Comunicaciones de rutina: son las que deben ser tratadas bajo el

procedimiento normal teniendo en cuenta los principios de eficiencia,
eficacia y celeridad.
b. Comunicacin (urgentes, quejas, requerimientos, peticiones, derechos de
peticin, acciones constitucionales): son las que de acuerdo al tipo de
prioridad tienen un plazo de respuesta cierta y obligatoria por su implicacin
jurdica.
c. Mensaje de datos: son las comunicaciones que ingresan a la direccin de
correo electrnico establecida para tal fin, dirigidas a la Unidad de Gestin
General, Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional y a sus
servidores pblicos en calidad de tales. Las comunicaciones que sean
recibidas a travs de correo electrnico, sern registradas a travs del
estampado cronolgico.

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5.5.4.
Promesa de Reserva
Es un documento donde se registra el compromiso con la institucin militar o policial,

con implicaciones jurdicas, de acuerdo a la legislacin vigente, que se toma por
escrito al servidor pblico de la Unidad de Gestin General, Comando General,
Fuerzas Militares y Polica Nacional, autorizado para el manejo de informacin con el
fin de no divulgar su contenido. A este personal se le debe ilustrar las consecuencias
disciplinarias o penales de su incumplimiento de conformidad con la normativa
vigente.
5.5.5.
Medidas de Seguridad en Recepcin de Documentos Electrnicos de Archivo
El SGDEA podr interoperar con algunos de los Sistemas de Informacin ya existentes

en el MDN, CGFM, FF MM y PONAL para lo cual se establecer la informacin que
deba compartir con cada uno de ellos en su implementacin.
En la parametrizacin del SGDEA se establecern perfiles y roles con relacin directa
a los cargos y responsabilidades de los funcionarios, con el fin de proteger la
documentacin en lo que respecta a su consulta, utilizacin, modificacin o
destruccin sin la debida autorizacin, adems de la realizacin de auditoras y
seguimiento a los cambios o modificaciones de los documentos, para lo cual, se
deber establecer usuarios y contraseas para los funcionarios, respetando los
sistemas de autenticacin existentes en el MDN.
5.6.
Poltica Administrativa
Las polticas administrativas para la gestin de documentos fsicos y electrnicos de

archivo en el MDN-UGG, son:
-
Incluir presupuesto anual para el desarrollo de los planes para el rea Gestin
Documental y Archivo a mediano y largo plazo de acuerdo a las necesidades
existentes.
Asignacin y distribucin de correspondencia fsica y/o electrnica

respetando la estructura orgnica, funciones y jerarquas establecidas en el
MDN-UGG, CGFM, FF MM y PONAL de manera que los jefes de las
dependencias estn siempre informados de los trmites teniendo en cuenta
los plazos establecidos por ley.

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5.7.
Poltica Ambiental
Con el fin de integrar acciones de gestin documental y Archivo a la poltica

ambiental del MDN3, que permitan reducir el impacto producido por el
calentamiento global y los cambios climticos4, los servidores pblicos debern
realizar las actividades descritas a continuacin:
5.7.1.
Ahorro en Servicios Pblicos
Dirigido al ahorro de energa y agua en las dependencias de archivo MDN-UGG,

CGFM, FF MM y PONAL, a travs de:
-
La ubicacin de dispositivos automticos de apagado de luz en las reas de

archivo y depsitos, que no se ocupan ni son utilizadas continuamente.
Encender la iluminacin de acuerdo con los programas establecidos para las

dependencias de archivo y solo cuando no hay luz natural suficiente en las
reas de trabajo.
Verificar que los equipos queden desconectados y la luz apagada al salir de

las oficinas.
Verificar la programacin de encendido de equipos tcnicos en las

dependencias de archivo.
5.7.2.
Aprovechamiento de Residuos Slidos Recuperables
Dirigido al aprovechamiento de los recursos fsicos suministrados a los funcionarios del

MDN-UGG, CGFM, FF MM y PONAL a travs de:
a. La separacin del papel o material que habiendo sido utilizado, se considera
puede ser desechado para reciclar como papel de impresin y escritura,
formas continuas, sobres, guas telefnicas, catlogos, folletos, peridicos,
Directiva Permanente 05 de 2001. Imparte instrucciones y asigna responsabilidades

relacionadas con la gestin ambiental o su equivalente en cada Fuerza y Polica.
4 Directiva Permanente 29 de 2009. Normas que el MDN tendr en cuenta para la proteccin
del medio ambiente y evitar infracciones de la ley ambiental o su equivalente en cada
Fuerza y Polica
3

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revistas, libros, carpetas de papel o cartulina, impresos publicitarios, embalajes

de papel o cartn.
b. La clasificacin del material para reciclar, ubicndolo en los recipientes que
sean seleccionados para ello, diferenciando papel, plstico, vidrio, etc.
c. La recoleccin mediante el mecanismo y frecuencia que sea dispuesto por el
MDN-UGG CGFM, FF MM y PONAL para recoger el contenido de los
recipientes de las diferentes dependencias y proceder a su almacenamiento.
d. El almacenamiento como acopio del material reciclable recolectado en el
punto que sea definido por el MDN-UGG, CGFM, FF MM y PONAL para
entregar a la persona natural o jurdica que se haya designado para su
reciclaje.
e. El control y monitoreo de vectores y zoonosis, relacionado directamente con
aquellos factores que son identificados en el SIC y que corresponde a las
fumigaciones en las reas de Archivo de acuerdo con el plan propuesto.
f. La gestin integral de residuos peligrosos con la recoleccin y el
almacenamiento de los residuos de extintores y balastros daados, que sern
entregados a empresas especializadas en su disposicin final. (ver cuadro)
5.7.3.
Responsabilidades Frente a la Gestin Ambiental5

RESPONSABLE
ACTIVIDAD (ES)
Ayudanta en cada
nivel
Controla el cumplimiento de la poltica ambiental y lleva el

registro consolidado del cumplimiento de esta por parte de
las dependencias, requiriendo a aquellas que presenten
incumplimiento.
Direccin/oficinas
Administrativa Talento
Humano y Medio
Ambiente
Socializa, sensibiliza y capacita a los funcionarios en cada

nivel sobre la aplicacin de la poltica ambiental
relacionada con la gestin documental.
Coordina con la compaa de seguridad del Complejo
Militar, la entrega del material reciclable que haya sido
clasificado, recolectado y almacenado a la empresa
encargada de su reciclaje.
Circular 771 de 2009. Campaa MDN Defensa Unida por el Medio Ambiente.

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RESPONSABLE
ACTIVIDAD (ES)
Realiza seguimiento de las cantidades entregadas al
programa de reciclaje para establecer la reduccin de los
volmenes de residuos generados y el ahorro de gastos de
papelera.
Asesora en el acondicionamiento del centro de acopio,
verificando la capacidad
y destino del material
recolectado.
Coordina la publicacin bimensual de las estadsticas de
cumplimiento de la poltica ambiental y la relacionada con
la gestin documental, a travs de los indicadores
establecidos para tal efecto.
Grupo Logstico o quien

haga sus veces.
Asesora en el control de fumigaciones y coordina la

entrega de residuos de acuerdo con el mantenimiento
realizado a las instalaciones.
Coordina el centro de acopio para el MDN, CGFM, Fuerzas
Militares y Polica Nacional.
Coordina la disponibilidad del personal de apoyo requerido
para la actividad de recoleccin y almacenamiento.
Coordina la adquisicin y ubicacin de los elementos
requeridos para la actividad de clasificacin del material
reciclable en cada una de las dependencias del MDN,
Fuerzas Militares y Polica
Servidores Pblicos en
General
5.8.
Coordina el control de roedores en todas las edificaciones

donde funcionan las oficinas, incluyendo el centro de
acopio.
Dar cumplimiento a las actividades que se dispongan para
el desarrollo de la poltica ambiental en lo relacionado con
la gestin documental.
Poltica de Integracin del PGD con el Sistema de Gestin de Calidad
Las polticas de integracin del PGD para los documentos fsicos y electrnicos de
archivo con el Sistema de Gestin de Calidad, son:

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Las instrucciones documentadas, tales como, procedimientos, instructivos

guas, formatos y directrices de gestin documental, se incluyen dentro del
ciclo de aprobacin de los documentos de sistema de gestin de calidad
como un mecanismo de apoyo a la gestin y como normalizacin de las
actividades archivsticas del Ministerio de Defensa Nacional.
El mecanismo idneo para realizar la verificacin del cumplimiento de las

normas y directrices de gestin documental, es la auditoria interna, siendo
este proceso vinculante de los profesionales con idoneidad y criterios tcnicos
necesarios para verificar el cumplimiento de los requisitos.
Las actividades relacionadas con la implementacin del programa de gestin

documental en el ministerio de Defensa Nacional, estn sustentadas en el
ciclo de mejoramiento continuo Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
5.9.
Poltica de Procesos Tcnicos de Archivo Fsicos y Electrnicos
Estas polticas para la gestin de documentos fsicos, electrnicos y digitales de

archivo en el MDN-UGG, CGFM; FF.MM y PONAL, son:
-
La TRD es la herramienta gua para las organizacin de los archivos, por lo que
debe aplicarse en todo el MDN-UGG. CGFM; FF.MM y PONAL
El SGDEA interopera con los dems sistemas de informacin existentes en el

MDN-UGG. CGFM; FF.MM y PONAL.
Debe asignarse un espacio en cada una de las sedes del MDN-UGG, CGFM;
FF.MM y PONAL adecuado y dotado con los implementos requeridos para la
administracin de los archivos de Gestin Centralizado y Archivos Centrales
de la Polica Nacional, asignando zonas para desarrollar tareas archivsticas
como organizacin y consulta de documentos.
Las reas que no tengan su documentacin centralizada o que por seguridad

requieran manejar su propio archivo de gestin directamente en la oficina,
deben contar con un espacio, mobiliario y equipos de escaneo adecuados
para el correcto funcionamiento tanto del archivo de gestin en soporte
papel como de las series y expedientes virtuales que se administren en el
SGDEA.

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Todas las dependencias debern implementar en el SGDEA, las directrices

fijadas en el PGD para la conformacin de series y expedientes electrnicos.
La conformacin de expedientes virtuales y/o electrnicos con

documentacin electrnica de archivo cumplir con los principios
archivsticos de procedencia y orden original, para lo cual se establecer una
relacin entre documentos y registros a travs de identificadores (metadatos).
Un expediente virtual est conformado por documentos de archivo

producidos electrnicamente que son inmodificables y/o documentos
digitalizados que hagan parte integral del expediente.
En la implementacin del SGDEA los usuarios tendrn una cuenta de acceso

que los identifica, razn por la cual son responsables del manejo que den a la
citada clave de acceso, de acuerdo con el sistema de autenticacin
existente en el MDN-UGG. CGFM; FF.MM y PONAL.
5.10.
Sistema Integrado de Conservacin SIC
El Ministerio de Defensa Nacional adopta las siguientes directrices como marco de

actuacin para la implementacin del Sistema Integrado de Conservacin SIC, as:
-
La implementacin del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin bajo

la norma ISO 27000, considera los elementos de proteccin, prevencin y
salvaguarda de la informacin de conformidad con el Sistema Integrado de
Conservacin.
El Plan de Atencin de Emergencias del Ministerio vincula al Sistema Integrado

de Conservacin como un mecanismo de salvamento y proteccin de los
archivos luego de un siniestro.
Los archivos histricos del Ministerio constituyen parte fundamental del

patrimonio documental de la Nacin, por lo que deben estar administrados y
custodiados con las medidas de conservacin, gestin, seguridad y
preservacin adecuadas.
Administrar y preservar la informacin del Ministerio de Defensa Nacional,

basado en los principios de respeto al original, mnima intervencin,
compatibilidad y estabilidad de materiales, reversibilidad de materiales,
integridad del original, y conservacin integral.

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CAPITULO V
6.
MEJORA CONTINUA PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PGD
La gestin documental busca coordinar las actividades administrativas y tcnicas

tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin,
facilitando su utilizacin y conservacin, por lo que el PGD se asume con la
adopcin e integracin de todos los procesos institucionales del MDN-UGG.
Por tanto, a travs del PGD se logra una administracin documental eficiente,
partiendo del manejo de la documentacin en soporte fsico proyectado a la
automatizacin y la utilizacin de nuevas tecnologas en los archivos a travs de la
implementacin del SGDEA, con el fin de asegurar la oportuna toma de decisiones,
la optimizacin de recursos, la eficiencia y la eficacia en la gestin administrativa del
MDN-UGG.
Por lo anterior el Sistema de Gestin del PGD obedece a un ciclo PHVA (planear,
hacer, verificar, actuar), con lneas concretas que faciliten su implementacin de
manera efectiva, contemplando su establecimiento, la determinacin y anlisis de
requerimientos de informacin y documentacin, su mantenimiento, evaluacin y
mejoramiento continuo, como un plan a corto, mediano y largo plazo, donde el
Grupo Gestin Documental o quien haga sus veces, garantice su adecuado
desarrollo, defina polticas generales de gestin documental y seale directrices que
faciliten el planeamiento de la administracin documental en el MDN-UGG.

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Ciclo PHVA de Programa de Gestin Documental
Por tanto, el presente documento adems de contener las directrices para cada
uno de sus procesos, cuenta con los siguientes documentos como parte esencial del
mismo:
-
Plan de Capacitacin para la Implementacin y Ejecucin del PGD.

Plan de Seguimiento y Actualizacin de las TRD.
Finalmente, parte de la documentacin que apoya y aporta a la conceptualizacin

del PGD es la normatividad externa sobre el manejo de la documentacin en
soporte fsico y electrnico, relacionada a continuacin.

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DOCUMENTACIN EXTERNA

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Actualmente el MDN-UGG, CGFM, EJC. ARM, FAC y PONAL, ha normalizado

actividades frente a su Gestin Documental, sin embargo, para la implementacin
del PGD es necesario que la reglamentacin, se ajuste a las directrices establecidas
en este documento.
6.1.
Implementacin del PGD
Por tanto, teniendo en cuenta esta realidad y la proyeccin de sus necesidades, la

implementacin del PGD se desarrolla en tres (3) etapas bsicas, de acuerdo al
grado de madurez que vaya presentando el Sistema de Gestin Documental
abarcando el manejo de la documentacin en soporte papel y electrnico, tal
como se muestra en el siguiente grfico.

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Etapas para la Implementacin del PGD en el MDN-UGG.
6.1.1.
Etapa 1. Manejo de Expedientes en Soporte Papel
La primera etapa atender los procesos del PGD para los archivos en soporte papel,
por lo que para cada uno de ellos se deben aplicar las directrices fijadas en el
captulo tres (3) del presente documento, con el fin de dar un buen manejo a esta
documentacin y asegurar la transicin de informacin a soporte electrnico con la
implementacin del SGDEA.
Por otra parte el MDN-UGG actualmente cuenta con un procedimiento de
organizacin de sus archivos fsicos, que se complementa con el proceso que se
adelanta para la organizacin de archivos de gran volumen (historias laborales,
contratos, nminas y procesos contencioso constitucional), el cual atiende las
recomendaciones dadas por el Archivo General del Ministerio, as como los criterios
fijados para el proceso de organizacin documental en el PGD.
En lo que respecta a la disposicin final de los expedientes en soporte papel, se
deber aplicar lo fijado en las TRD aprobadas y lo expuesto en el PGD, por ello para
la documentacin que se encuentra microfilmada se tiene en cuenta la
normatividad vigente en la materia, los instructivos que al respecto tiene el MDNUGG y los aspectos a considerar para la conservacin de este medio.

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Asimismo, teniendo en cuenta las caractersticas de los depsitos donde se

almacenan y custodian los archivos, el rea encargada de su administracin y
control deber considerar lo fijado en el Sistema Integrado de Conservacin SIC,
con el fin de garantizar la conservacin de aquellos documentos que se encuentren
en soporte papel.
Finalmente el Grupo Gestin Documental o quien haga sus veces, realizar
acompaamiento a las dependencias para la aplicacin de las directrices del PGD
y para hacer seguimiento de las actividades del mismo.
La implementacin del SGDEA se har de forma gradual, sin que ello considere
desaparecer la administracin de los actuales expedientes en soporte papel, el
sistema comprende nuevas funcionalidades que buscan optimizar los recursos y
tiempos de respuesta. En tal sentido, las dependencias continuaran recibiendo y
tramitando las comunicaciones en papel que se reciban a travs de las unidades de
correspondencia. La implementacin de los procedimientos de negocio del
Ministerio de Defensa Nacional UGG, transforma la tradicional manera de
administrar la informacin, optimizando las actividades y almacenando las
evidencias necesarias en cumplimiento de sus funciones.
6.1.2.
Etapa 2. Inclusin de Imgenes Digitalizadas
La segunda etapa toma las imgenes digitalizadas, producto del proceso que
actualmente desarrolla el MDN-UGG con la digitalizacin de la correspondencia de
entrada, siendo necesario digitalizar tambin la documentacin de salida y aquellos
documentos en soporte papel que se requieran para la conformacin e integridad
de los expedientes virtuales.
En esta etapa para los documentos en soporte papel que se digitalicen, se
considera lo expuesto en el PGD tanto para la conformacin de expedientes como
para su conservacin, con el fin de asegurar un fcil acceso a la informacin y la
transicin de estas imgenes como insumo para el SGDEA.
Este proceso considera la sustitucin gradual de documentos digitalizados mediante
escner, por documentos electrnicos certificados digitalmente. Esta actividad
alcanza su objetivo en la medida que el Ministerio de Defensa Nacional avance en
la implementacin de los procedimientos en la Plataforma tecnolgica del SGDEA.

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6.1.3.
Etapa 3. Inclusin de Documentos Electrnicos de Archivo
La tercera etapa atiende a los procesos del PGD para los documentos electrnicos
de archivo y el manejo de mensajes de datos. En esta etapa el SGDEA se
implementar en los procesos y procedimientos elegidos por el MDN-UGG de
acuerdo con los resultados obtenidos y las recomendaciones dadas en el
Diagnstico Integral de gestin documental, calidad y TIC, para la documentacin
que ha sido producida y almacenada nicamente en medio magntico.
De esta manera el MDN-UGG a travs del uso de nuevas tecnologas y la
implementacin del SGDEA lograr un incremento de su productividad, optimizando
el manejo documental, facilitando y haciendo oportuno el acceso a la informacin,
reduciendo grandes volmenes documentales.
En resumen para la implementacin del PGD en el MDN-UGG, el responsable de la
Gestin Documental o quien haga sus veces, deber adelantar cada una de estas
etapas, desarrollar el Plan de Capacitacin atendiendo las necesidades de la
entidad, sus dependencias y la normatividad.
6.2.
Mantenimiento del PGD
Para el mantenimiento del PGD desde el aspecto documental fsico, hasta la

implementacin del SGDEA, el responsable de la Gestin Documental del MDN-UGG
o quien haga sus veces, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
-
Solicitar la inclusin de registros relacionados con el control de documentos

de los procesos del PGD en el listado maestro de registros del Sistema de
Calidad, para apoyar el control de la implementacin del PGD.
Cada vez que se generen actualizaciones o modificaciones en el GPA por

nuevos procesos y/o procedimientos, se deben realizar los ajustes pertinentes
en la TRD y en el PGD de manera que estn acordes con la realidad de la
entidad.
Frente a la creacin de nuevas dependencias, se debe analizar su

produccin documental con el fin de proyectar los cambios que requieran las
TRD y el PGD.
La informacin suministrada por los lderes de la Gestin Documental en cada

una de las dependencias, solicitudes de actualizacin de documentos,

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registros y/o TRD, as como el cambio en procesos y/o procedimientos,

ocasionar una actualizacin inmediata al PGD.
-
Realizar de forma permanente evaluaciones para mejorar formatos de los

documentos de archivo, como fuente de informacin para los flujos
documentales y por consiguiente la actualizacin del PGD.
Mantener al da los reportes de los indicadores establecidos para el proceso

de Gestin Documental, de manera que se pueda realizar una constante
retroalimentacin como herramienta til para la toma de decisiones de cara
a las exigencias y necesidades que surjan.
Con la implementacin del SGDEA, es necesario adecuar el PGD atendiendo

a las situaciones que surjan, evitando que ste quede obsoleto, inservible y/o
inaplicable.
6.3.
Evaluacin y Mejora del PGD
Para perfeccionar los resultados esperados frente a la ejecucin del PGD, el

responsable del Grupo Gestin Documental o quien haga sus veces, deber:
-
Planear el seguimiento de la Gestin Documental y la implementacin del

PGD desarrollando cada ao una evaluacin que permita analizar el
impacto, las desviaciones y los logros de su ejecucin.
Realizar las evaluaciones de Gestin Documental, de acuerdo con lo

establecido en el plan de accin del rea encargada.
Elaborar informes de los resultados obtenidos en la evaluacin de la Gestin

Documental, con el fin de divulgar las recomendaciones de mejora que se
consideren.
Evaluar anualmente el PGD partiendo de su planeacin y mantenimiento,

frente al funcionamiento de la gestin de documentos en soporte fsico y
electrnico, teniendo en cuenta las directrices dadas en el presente
documento y las sugerencias de cada dependencia.
Evaluar semestralmente a los lderes de la Gestin Documental de cada

dependencia, con visitas de observacin e informes de medicin de tiempos
de ejecucin de actividades, lo cual permitir evidenciar la afectacin e

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impacto del PGD segn los procesos y procedimientos en los que se involucre
la dependencia, la verificacin de las actividades programadas y el
cumplimiento de la normatividad interna y externa en materia de Gestin
Documental.
-
Mejorar y ajustar continuamente los mecanismos de control frente a la

Gestin Documental, de manera que se logre una retroalimentacin en lo
que respecta a cambios en la realidad sobre la que aplica el PGD.
Evaluar anualmente el desarrollo de la Gestin Documental en el MDN-UGG,

de acuerdo con los planes, programas, proyectos, polticas y normatividad en
materia de archivos, con el fin de garantizar un desempeo efectivo.
Llevar al Subcomit Tcnico de Archivo del MDN-UGG los resultados

obtenidos en las evaluaciones para su verificacin, as como las sugerencias y
recomendaciones para la aprobacin de cambios y/o ajustes que se
requieran.
Socializar constantemente los resultados obtenidos en las evaluaciones al

interior del MDN-UGG, como mecanismo de enlace entre los usuarios y el
SGDEA, donde se muestren las ventajas del sistema, las contribuciones a la
Gestin Administrativa y el apoyo al logro de los objetivos institucionales.
Verificar la disponibilidad documental de la informacin que evidencia la

toma de decisiones en los diferentes niveles jerrquicos de la estructura
organizacional del MDN-UGG, para asegurar el cumplimiento de las
directrices frente a acceso y consulta de informacin.
En conclusin, el desarrollo de este ciclo PHVA permitir al MDN-UGG mantener un

PGD que comprenda directrices acordes con la realidad institucional y responda a
las necesidades y exigencias de la Gestin Documental.
6.4.
Plan de Capacitacin para la Implementacin y Ejecucin del PGD
El Plan de Capacitacin para la Implementacin y Ejecucin del PGD debe

relacionarse directamente con el Plan de Capacitacin del Archivo Central de
cada una de las fuerzas o quien haga sus veces, como un proceso estratgico
mediante el cual todos los funcionarios del MDN, CGFM, EJC, ARM, FAC y PONAL
adquirirn nuevos conocimientos y desarrollarn habilidades en materia de Gestin
Documental.

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El Plan de Capacitacin para la Implementacin y Ejecucin del PGD en el MDNUGG, est dirigido a funcionarios de la Alta Direccin, Jefes de Unidades,
Dependencias y Grupos, Profesionales de las reas de Archivo y Tecnologa y
Personal involucrado en procesos de Gestin Documental, y sean agentes
multiplicadores de la poltica archivstica, para brindar conocimientos bsicos a los
colaboradores en materia de archivo para la documentacin en soporte fsico y/o
electrnico, teniendo en cuenta que la Gestin Documental afecta y apoya todas
las actividades administrativas en concordancia con la poltica de transparencia
administrativa.
6.5.
Plan de Seguimiento y Actualizacin de las Tablas de Retencin

Documental
El Plan de Seguimiento y Actualizacin de las TRD, se desarrolla teniendo en cuenta

los siguientes aspectos:
-
Las TRD se aplican en cada dependencia a partir de su aprobacin por parte

del Comit Tcnico de Archivo del MDN-UGG y sirven de referente para la
organizacin y conformacin de series y subseries de los documentos ya
producidos, siempre y cuando correspondan a la misma estructura
organizacional sobre la cual se bas su elaboracin.
Las modificaciones a las TRD que surjan del seguimiento o por solicitud directa
del jefe de la dependencia, debern ser evaluadas por el Archivo Central
/Grupo Gestin Documental de cada fuerza y presentadas al Comit Tcnico
de Archivo del MDN-UGG.
El Comit Tcnico de Archivo del MDN-UGG ordenar la difusin de las TRD

aprobadas en todas las dependencias de la UGG y el responsable de la
Gestin Documental o quien haga sus veces deber difundir los instructivos
para reforzar y normalizar la organizacin de archivos de gestin y la
preparacin de transferencias documentales, adems de capacitar a todos
los funcionarios para la aplicacin de las TRD.

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DESARROLLO PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

El Programa de Gestin Documental debe integrarse con todas las funciones
administrativas, as como con otros sistemas de gestin e informacin, aplicativos y
dems herramientas informticas de las que haga uso el MDN, UGG, CGFM, FF.MM y
PONAL.
As mismo en cada una de las etapas del Programa de Gestin Documental se
tendr en cuenta lo establecido en la norma NTC GP1000:2009 en los numerales
4.2.3 y 4.2.4 en relacin con el control y gestin de los documentos y registros
requeridos por el sistema de gestin de calidad. Adems de la Norma ISO 15489
Informacin y Documentacin y Norma ISO 27001, Seguridad de la Informacin,
cuyo objetivo es normalizar las polticas, procedimientos y prcticas de la gestin de
documentos de archivo con el fin de asegurar que se crean, capturan y administran
de manera adecuada, como evidencia de las actividades y facilitando su
recuperacin de modo ms eficiente y eficaz.
Esta metodologa se basa en la mejora continua, de acuerdo con la definicin de
objetivos y la elaboracin de procedimientos que permiten la medicin de
resultados y la incorporacin de acciones correctivas.

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7.
PRODUCCIN DOCUMENTAL
El subproceso de produccin documental, considera la identificacin y descripcin

de los elementos necesarios para garantizar la elaboracin normalizada de los
documentos y comunicaciones que el Ministerio de Defensa Nacional, UGG, CGFM,
FF.MM y PONAL, utilizan como evidencia objetiva en cumplimiento de sus funciones.
A continuacin se describen las directrices, para la elaboracin de los documentos:
7.1.
Instrucciones Documentadas para la Elaboracin de los Documentos
El Ministerio De Defensa Nacional, UGG, CGFM, FF.MM y PONAL, tienen procesos y

procedimientos aprobados dentro del Sistema de Gestin de Calidad.
La produccin de los documentos est sustentada en la satisfaccin de las
necesidades, directrices y normatividad vigente descrita en cumplimiento de los
procesos, procedimientos y funciones.
Aspectos a tener en cuenta:
-
Los documentos se elaboran, controlan y actualizan de conformidad al

numeral 4.2.3. Control de Documentos de la Norma ISO 9000:2008.
El Ministerio de Defensa Nacional, adopta las recomendaciones y parmetros

establecidos en la Gua Tcnica Colombiana GTC 185 Documentacin
Organizacional. Esta norma tiene en cuenta los aspectos generales de las
comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de
documento, con base en el estilo y la presentacin que demandan los
protocolos organizaciones y que se establecen en los manuales de
procedimientos de cada organizacin, para la produccin de documentos.
Cada proceso, procedimiento o instruccin documentada tiene relacionados

sus formatos y plantillas, siendo controlados y aprobados por el Archivo
General del MDN en colaboracin con el Sistema de Gestin de Calidad.
Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Las actividades

descritas en los procesos y procedimientos estn definidas por las
dependencias y funcionarios responsables de su cumplimiento. Los
documentos se producen como evidencia objetiva, verificable y trazable del
cumplimiento de las actividades, procesos y procedimientos del sistema de
gestin integrado del Ministerio de Defensa Nacional.

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Los documentos generales para uso de toda la Organizacin esta disponibles

en el Sistema Gestin Pblica Activa GPA:
o
o
o
o
o
Oficios o Comunicaciones Oficiales,

Memorando,
Circular,
Actas de Reuniones y
Directivas.
Los formatos y plantillas vinculadas a los procesos y procedimientos se

acompaan de un instructivo o ayuda para su apropiado diligenciamiento.
La elaboracin de plantillas y formatos debe centrarse en el usuario,

facilitando su diligenciamiento y acceso.
En cuanto a la elaboracin de la hoja de transmisin por telefax de telefaxs,

es preciso seguir las recomendaciones de la Norma Tcnica Colombiana NTC
No. 3580.
7.2.
Consideraciones de Estilo e Identidad Corporativa
El Ministerio de Defensa Nacional tiene aprobado el Manual de Estilo e Identidad

Corporativa el cual rene los estndares de diseo e identidad corporativa,
necesarios para establecer un mensaje visual claro y definido aplicado a todos los
materiales que se utilicen para su proyeccin. Con el fin de hacer entendible el
desarrollo de elementos, smbolos, identificadores y grficas complementarias, se
hace necesario remitirse al libro Sistema de Identidad Visual Gobierno de Colombia:
Manual Bsico.
A travs del manual de estilo el Ministerio elabora las plantillas oficiales para producir
los documentos que hacen parte de los expedientes.
-
Los mrgenes deben guardar los siguientes espacios:

o
o
o
o
Margen superior cuatro (4) centmetros.

Margen inferior (3) centmetros como mnimo.
Margen derecho (2) centmetros.
Margen izquierdo (3) centmetros.

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Las comunicaciones oficiales se elaborarn en original y una copia:

o Original para el destinatario.
o Copia para la dependencia de origen, la cual se encuentra certificada
y almacenada en el Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos
de Archivo SGDEA.
7.3.
Caractersticas Internas o de Contenido
7.3.1. Redaccin de los Documentos

o Redaccin sencilla, clara, concreta, breve y corts.
o En lo posible un solo asunto o tema por comunicacin.
-
Es recomendable tildar las vocales escritas en mayscula sostenida.
Se debe utilizar mayscula sostenida para resaltar algn dato sin exagerar su
uso.
Se deben escribir con mayscula inicial los nombres propios de las personas,
lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Los nombres
genricos (Sustantivos comunes como banco etc.) no se distinguen con
mayscula.
Para transcripcin de un texto se deja una sangra de cuatro espacios a la

izquierda y cuatro a la derecha.
La transcripcin del texto que se haga debe iniciar con comillas y finalizar con
comillas. Se pueden incluir puntos suspensivos dentro del texto transcrito que
indica que la existencia del texto en ese aparte no es necesario transcribirlo.
En las comunicaciones oficiales es incorrecto usar abreviaturas, y por tanto

deben escribirse las palabras completas a excepcin de las que forman parte
del nombre o razn social de una empresa que las tenga registradas, como
Ca., Ltda., etc.
Si en una comunicacin oficial se requiere que vaya un visto bueno, el mismo

se ubica contra el margen izquierdo de cuatro a seis interlneas del firmante
con la abreviatura (Vo. Bo.), seguida del nombre y cargo del funcionario que
debe dar el visto bueno.

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7.3.2. Numeracin y Registros de Comunicaciones

Las comunicaciones oficiales tienen asignado un nmero consecutivo de registro de
salida, el cual identifica la dependencia a la que pertenece y la fecha de registro.
El Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA, tiene
implementado los procedimientos de Gestin de Comunicaciones Oficiales, el cual
administra la numeracin consecutiva por ao para los siguientes documentos:
-
Actos administrativos (resoluciones, circulares, directivas),

Memorandos,
rdenes,
Contratos,
Oficios o Comunicaciones oficiales de entrada o salida y
Actas.
7.3.3. Lugar y Fecha

Toda comunicacin oficial tiene relacionado el lugar o sitio geogrfico donde se
origina el documento y la fecha de produccin. La estructura de la informacin es la
siguiente: el lugar (sitio geogrfico) donde se encuentra la Unidad o dependencia
que origina el documento, seguido de una coma, la fecha, as: el da en letras y
numero separados entre s por una coma, luego el mes en letra minscula y ao en
nmero.
Ejemplo:
Bogot D.C., 17 de abril de 2012
7.3.4. Datos del Destinatario y Lugar de Destino

Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada es decir, a un servidor
pblico especfico o a una persona natural determinada. A partir del lugar y fecha
se dejan cuatro a seis interlneas segn la extensin de la comunicacin oficial. Estos
datos pueden ocupar hasta ocho lneas en interlineacin sencilla sin sobrepasar la
mitad del escrito.

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Ejemplo:
Bogot D.C., 17 de abril de 2012
Seora
MARA NORMELBA RENGIFO DE MOLINA
Calle 11 No. 17 50 Barrio Ricaurte
Buga, Valle del Cauca
Los datos del destinatario y lugar de destino, se insertarn de la siguiente forma:

-
Tratamiento o ttulo acadmico con mayscula inicial y en la primera lnea;
Nombre del destinatario en la segunda lnea, en mayscula sostenida o con

mayscula inicial sin negrilla;
Cargo del destinatario en la tercera lnea, se escribe con mayscula inicial, si

es muy extenso se puede repartir en la lnea siguiente;
Entidad o empresa a la que pertenece el destinatario, se escribe en la lnea

siguiente al cargo con la denominacin ms ampliamente conocida. En caso
de nombre completo de la empresa se escribe con mayscula inicial;
Direccin o apartado del destinatario y se escribe en la lnea siguiente a la

entidad o empresa destinataria, dejando dos a cuatro espacios entre el
nmero de la calle y el de la puerta y solo se usa abreviatura de nmero y no
de las palabras calle, carrera, avenida y dems, de acuerdo con la Gua
Tcnica Colombiana No. 185.
Nombre de la ciudad aun tratndose de una unidad o guarnicin militar o

policial, se escribe en la lnea siguiente a la direccin;
Pas, si la comunicacin va a dirigida al exterior se escribe el nombre del pas

en la misma lnea de la ciudad o en la lnea siguiente dependiendo de la
extensin de los datos.

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7.3.5. Asunto
Es la sntesis del tema de la comunicacin oficial, expresada en mximo cuatro
palabras, con mayscula inicial y sin subrayar.
El asunto se escribe contra el margen izquierdo si se usa el estilo bloque extremo, si se
escribe en estilo bloque el asunto se escribe en la parte del centro del escrito hacia
la derecha, alineando con el nmero y la fecha.
Se escribe a tres interlneas de los datos del destinatario cuando no hay saludo
independiente y a dos cuando lo hay.
Cuando se d respuesta a una comunicacin sta debe ligarse o derivarse en el
software del documento que la gener e indicarse el nmero, la sigla de la
dependencia de origen y la fecha.
Ejemplo:
Asunto: Refirame a su comunicacin-003241-CGFM-EM-CD3 del 28Noviembre-2006. Solicito aclaracin a lo dispuesto por ese Comando en
radiograma No. 25
7.3.6. Cuerpo o Texto

El cuerpo o texto es la parte principal del documento en el que, se expone
completamente el asunto o el terna por tratar. Cuando una comunicacin tiene
como mximo diez renglones, el cuerpo se escribe a espacio sencillo
El cuerpo o texto puede estar precedido del saludo o vocativo que es opcional. En
caso de usarse el saludo debe ser escrito a tres interlneas de los datos del
destinatario cuando no hay asunto o a dos cuando lo hay.
Para elaborar el cuerpo o texto del documento se deben tener en cuenta los
siguientes lineamientos:
a. Se debe escribir a una interlnea o espacio entre renglones y a dos entre
prrafos.
b. Debe iniciar a cuatro o seis interlneas o espacios de los datos del destinatario

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cuando no hay asunto ni saludo y a tres interlneas o espacios del asunto o

saludo si los hay.
c. El texto debe ser redactado en forma clara, breve, directa, sencilla y corts.
d. En lo posible debe tratarse un solo terna por documento y es importante que
no presente errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin y no
debe tener borrones, ni repisados.
e. Si la comunicacin oficial tiene ms de una hoja o pgina deben seguir las
siguientes reglas:
-
Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso solo el

membrete;
La calidad, el color y el tamao del papel deben ser los mismos en

todas las hojas;
El encabezado de la segunda hoja o pgina en adelante se ubica

entre 2 y 3 centmetros del borde superior de la hoja;
La ltima pgina debe contener como mnimo el prrafo de cierre

antes de la despedida;
En caso de que se termine la pgina antes de finalizar un prrafo

completo se dejan mnimo dos renglones en esta y dos en la siguiente.
7.3.7. Final
El final en una comunicacin oficial comprende la despedida, los datos del
remitente y si se requiere lneas especiales para anexo, copias y transcriptores.
Eventualmente lnea de mando, cuando se requiera.
a. Despedida: Expresin de cortesa que se escribe a dos interlneas o espacios
del texto, tanto en estilo de bloque extremo como estilo de bloque. Puede ser
breve v.g. Atentamente, Cordialmente; o con frase de cortesa, v.g.
Agradecemos su gentil colaboracin, respetuosamente, etc.
b. Remitente: Corresponde al espacio de la comunicacin oficial para incluir la
firma, y datos del remitente.

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Nota: Se debe firmar con esfero de tinta negra insoluble y no otros colores ya
que cuando el documento es sometido a proceso de microfilmacin
difcilmente se ve, as mismo no se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta
hmeda. Estos bolgrafos, por la clase de colorantes y solventes que contienen,
son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloracin en corto
tiempo; an en condiciones estables de almacenamiento, pueden presentar
prdida de legibilidad en la informacin.
Cuando quien firma la comunicacin lo hace en calidad de encargado por acto
administrativo, a continuacin de la lnea del cargo debe colocarse una (E), que
indica encargado, as:
Ejemplo:
Coronel MAURICIO RAFAEL TORRES GARZN
Director Administrativo Ejrcito Nacional (E)
En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en
pareja. En caso de ms de dos firmantes, si el nmero es impar, el ltimo se centra,
as:
Ejemplo:
PT. NSTOR ALEJANDRO PEZ CORTS
SV. LUZ MARINA GARCA LEN
JT. GUSTAVO MORENO LPEZ
CR. JOS EDGAR JIMNEZ PREZ
BG. JOS HERNANDO MATIZ BURGOS

Inspector General
Nota: nicamente se aceptaran firmas por ausencia cuando estn

debidamente autorizadas por acto administrativo, esto es en los casos de
ausencias por vacaciones, por licencias, entre otras.

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7.3.8. Lneas Especiales

Anexos: se detallan en el texto, al final de la comunicacin, a 2 espacios del
firmante, se registra la palabra anexo o anexos, seguida de dos puntos (:); a 2
espacios se enuncia la cantidad, especificando el nmero de folios o el tipo de
anexo.
Ejemplo:
Anexo: diez (10) folios
Anexos: dos (02) disquetes, un (01) cheque
Identificacin del Transcriptor: a 2 espacios del firmante o del ltimo rengln escrito
se anota el nombre y apellido con mayscula inicial de la persona que elabora,
digita y del revisor de la comunicacin. Se recomienda emplear letra del mismo tipo
de la comunicacin, tamao 8:
Ejemplo:
Elabor: TA07 Mara Ramrez.
Digit: AS05 Ral Prez
Revis: MY. Paulo Gmez
Elabor: TA07 Mara Ramrez.
Digit: AS05 Ral Prez.
Revis: MY. Paulo Gmez
Nota: si la persona que firma es la misma que elabora, digita y revisa la

comunicacin no necesita la identificacin.
7.3.9. Identificacin de pginas subsiguientes
Consiste en ubicar el encabezado y el nmero de pgina correspondiente, se
escribe a dos (2) centmetros del borde superior de la hoja; con el fin de identificar
los documentos a partir de la segunda pgina.
El encabezado de la segunda pgina se ubica contra el margen izquierdo, est
conformado por el tipo de documento, (oficio, circular, directiva,), nmero de la
Comunicacin Oficial, la sigla que identifica la lnea de mando de la dependencia
productora y separado con un guion (-), el cdigo de la serie o subserie

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documental, el nmero de pgina se ubica contra el margen derecho, a una (1)

interlinea libre se continua con el texto del documento.
Se escribe en fuente tipo Arial con tamao ocho (8). Se suprime el uso de la
abreviatura No.
Ejemplo:
7.4.
Caractersticas Externas o de Forma
7.4.1 Encabezamiento
Es la primera parte de un oficio o comunicacin y est conformado por los siguientes
elementos:
a. Membrete
Es la inscripcin que se emplea en las comunicaciones oficiales, en los sobres,
cubiertas y cartulas de la documentacin militar o policial. Consta de dos
renglones escritos a tres centmetros por debajo del borde superior y alineado a la
margen izquierda;
La iconografa y descripcin de uso de los membretes, se encuentra aprobada por
el Ministerio de Defensa Nacional a travs del Manual de Estilo e Identidad
Corporativa, el cual est disponible en la Intranet del Ministerio.
Para brindar facilidad de uso, acceso y normalizacin a la produccin documental
el Ministerio de Defensa Nacional pone a disposicin de los funcionarios y
contratistas, a travs de la intranet y el Sistema Gestin Publica Activa - GPA, las
plantillas y formatos ajustados a las recomendaciones del Manual de Estilo.
El membrete puede ser timbrado o impreso y en todo caso ajustado a las directrices
del Manual de Estilo.
El Comando General de las Fuerzas Militares, El Ejrcito Nacional, La Fuerza Area, La
Armada Nacional y la Polica Nacional, apropian las directrices contenidas en el

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presente documento, ajustando lo propio para su iconografa e identidad

corporativa descritas en el Manual Bsico Sistema de Identidad Visual del Gobierno
de Colombia
b. La impresin del membrete debe ser en el siguiente orden y esquema:

Para la Unidad de Gestin General:
Para las Fuerzas Militares y la Polica Nacional:

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Escudo de la institucin alineado a la izquierda

En la primera lnea: Ministerio de Defensa Nacional
En la segunda lnea: Nombre de la Institucin
En la tercera lnea: Nombre de la Dependencia o Unidad productora de los
documentos
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NOTA: En caso de existencia de un logo para cada periodo presidencial, est

se ubica de conformidad al Manual de Estilo e Identidad Corporativa
aprobado por el Ministerio de Defensa Nacional.
c. Impresin
La utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de cido y exento
de lignina cuyo valor de pH est en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos
contemplados en la NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para
la permanencia y durabilidad (Acuerdo 060/2001 del AGN).
La marca de agua se debe emplear en toda la papelera empleada por la UGG.
CGFM, EJC; ARC; FAC y PONAL y corresponde a la oficina o unidad productora y no
a la de destino.
La impresin de documentos atiende la Directiva Presidencial No.04 de 2012 Cero
Papel, teniendo como principios el uso racional de los servicios de impresin y
reprografa.
7.4.2
Elaboracin de Sobres
La oficina de origen elabora los sobres que las comunicaciones oficiales requieran
con los parmetros establecidos como remitente, nmero de comunicacin,
cdigo, siglas o lnea de mando y datos completos del destinatario, comprobando
que se incluyan los documentos relacionados en su anexo.
Nota: toda comunicacin oficial que requiera sobre, este debe ir debidamente
sellado y marcado.
7.4.3 Otros Aspectos para Elaboracin de Comunicaciones Oficiales
a. Sellos
El sello es el elemento empleado para satisfacer las exigencias de clasificacin de
seguridad y precedencia, por lo que su empleo y especificacin se da de la
siguiente manera:

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El uso de sellos cuando as est ordenado, se debe ceir a los siguientes

aspectos:
o Emplearse tinta de color negro en las almohadillas para los sellos en
general.
o Para sellos de clasificacin de seguridad debe emplearse tinta de color
rojo o de acuerdo a lo establecido en los manuales de
contrainteligencia.
La denominacin y uso en las comunicaciones oficiales militares se da con los

siguientes sellos:
- Sellos de Clasificacin de Seguridad.

Se usan para imprimir en los documentos la clasificacin de seguridad que les
corresponda de acuerdo con su contenido y de conformidad con el Manual
de Contrainteligencia MACI, este debe estamparse en color rojo o en el
dispuesto segn sea el caso, centrado en las mrgenes superior e inferior de
cada una de las hojas y en sobres, as:
Ejemplo:
- Sellos de Precedencia.
Se emplea para imprimir en forma resaltante, la prioridad de tramitacin de las
comunicaciones oficiales de acuerdo con el contenido de estas. Esta clase de
sellos se usa solo para precedencia de operaciones inmediatas o urgentes.
Se estampa a la altura y lado izquierdo del membrete, en los sobres y
comunicaciones oficiales que lo requieran.
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Ejemplo:
b. Abreviaturas o Siglas
Las abreviaturas o siglas del MDN-UGG, son responsabilidad del Grupo Archivo
General y en las Fuerzas Militares y Polica Nacional, las Oficinas de Planeacin o
quien haga sus veces, con el objeto de facilitar el cambio de las siglas cuando las
necesidades lo requieran.
7.5.
Produccin Documental Basada en Gestin de Procesos de Negocio
La produccin documental dentro de un Sistema de Gestin de Documentos

Electrnicos de Archivo SGDEA, est relacionada con la Gestin de Procesos de
Negocio o Business Process Management (BPM), donde se describen elementos tales
como:
-
Actividades
Actores intervinientes del proceso (internos o externos)
Ciclos de aprobacin
Decisiones
Documentos externos
Formularios y plantillas
Notificaciones y sus tipos
Reglas de negocio
Polticas de confidencialidad y acceso a la informacin
Polticas para la atencin de comunicaciones
Tiempos de respuesta
Registros de auditoria
Los procedimientos estn relacionados directamente con la produccin de

documentos, toda vez que el detalle y evidencia de las actividades se registra en

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documentos, formatos y registros. Para ello el SGDEA integra los siguientes elementos
y servicios que permiten la produccin normalizada de los documentos electrnicos.
ARQUITECTURA DE SERVICIOS DEL SGDEA
El servicio BPM WF (Business Process Management Workflow), corresponde a un

modelo de notacin grfica estandarizada que permite el modelamiento de
procesos de negocio, en un formato de flujo de trabajo (Workflow)

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Ejemplo de Modelamiento de Procedimiento de Registro de Correspondencia
7.5.1 Servicios y Funcionalidades para la Produccin Electrnica de Documentos

El SGDEA permite la definicin y automatizacin los procedimientos de negocio del
Ministerio de Defensa Nacional - UGG, incorporando los documentos y evidencias
generadas al repositorio de documentos que para el caso del Ministerio es Alfresco
Enterprise. Los documentos y archivos generados se envan a travs del sistema, de
una persona a otra, para que realice cierta accin, de acuerdo con una serie de
reglas definidas.
Cada fuerza puede adoptar su propio sistema siempre y cuando cumpla con las
especificaciones mnimas contempladas en el presente documento; es decir que
dentro de sus funcionalidades vincule los ocho (8) procesos de PGD.
La tecnologa incorpora de forma totalmente integrada la firma electrnica.

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Servicios y Funcionalidades
del SGDEA para Produccin
de Documentos
Descripcin
El SGDEA integra Certificados

de Firma Electrnica
Permite la firma electrnica de documentos y la

encriptacin en cualquier estado del proceso, permitiendo
la produccin, registro, trmite y conservacin de
documentos y archivos electrnicos, de esta forma se
minimiza la impresin antes de continuar con las siguientes
actividades. Firma masiva de documentos. Definicin de
circuitos de firma. Estampado cronolgico. Autentificacin
de personal en servicios y plataformas.
Reglas
del
modelo
procedimental y documental
Controla la relacin entre las actividades de un

procedimiento, los formularios que se presentan, los avisos y
notificaciones generados, de forma automtica.
Disponibilidad de actividades abiertas mediante las cuales el
personal con competencia podr asignar la informacin o
documentacin para revisin, aprobacin o firma
electrnica.
Escritorio o rea de trabajo
Corresponde al mdulo de seguimiento a las tareas

asignadas, donde se listan las tareas pendientes para cada
usuario y facilitando el acceso directo a cada una de las
tareas.
Opciones de orden para visualizar la informacin y atender
con prioridad aquellas que se encuentran prximas a su
vencimiento.
Avisos y notas
Gestin
de
Formularios
Herramienta para la configuracin de avisos relacionados a

una actividad o documento, los cuales estn disponibles
para su consulta. Las notas y avisos son susceptibles de
auditoria como evidencia de las acciones u observaciones
registradas por un usuario.
Plantillas
En cada una de las etapas de un procedimiento el usuario

dispone de las plantillas y formularios necesarios para el
cumplimiento de una actividad. Cada uno de los estados
que compone el procedimiento se alimenta con formularios
electrnicos o plantillas predefinidas de documentos. De
esta forma, la documentacin de cada trmite se normaliza
en base a modelos predefinidos.

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Servicios y Funcionalidades
del SGDEA para Produccin
de Documentos
Integracin de documentos
Descripcin
El SGDEA integra cualquier tipo de documento,

adjuntndolo al expediente y registrando la informacin
complementaria para garantizar su recuperacin y
firmndolos electrnicamente.
Incorpora documentos firmados
usuarios externos al Ministerio.
Elaboracin distribuida
documentos
de
electrnicamente
por
Facilita a un grupo de trabajo o usuarios compartir un

documento para su elaboracin, garantizando las
inserciones y controlando las versiones hasta su aprobacin
o firma.
Administracin
Contiene un usuario administrador para la gestin y

configuracin general, en cuanto a servicios, usuarios, roles y
permisos, organizando a los usuarios por dependencias.
Control gerencial, que tiene acceso a informacin
estadstica para realizar acciones especiales sobre el
expediente.
Bsqueda y Recuperacin
de la informacin
Notacin e indexacin del contenido de los expedientes y

sus
documentos,
permitiendo
realizar
bsquedas
independientemente de la ubicacin del documento, por su
contenido y por los atributos y metadatos.
Para la captura y registro de la documentacin basada en mensajes de datos frente

a la implementacin del SGDEA en el MDN-UGG, se tienen en cuenta los siguientes
aspectos:
-
Los documentos de respuesta que sean producidos en el SGDEA que

requieran para su formalizacin firma electrnica y su responsable no la tenga
autorizada, se imprimirn, se firmarn y se seguir el procedimiento normal de
las comunicaciones producidas en papel, con el fin de que el sistema
conserve la copia del documento enviado y se digitalice la comunicacin
firmada.
Los documentos electrnicos de archivo tienen los metadatos necesarios que

los identifique como nicos, les indique el expediente al que pertenecen

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siendo solamente producidos en las dependencias que sean autorizadas

para generarlos. Todos estos documentos electrnicos de archivo autorizados
pertenecen por lo menos a un expediente igualmente electrnico.
-
La determinacin de la conformacin del expediente a que pertenece el

documento electrnico de archivo, es responsabilidad de la oficina que de
acuerdo a su Tabla de Retencin Documental TRD.
De igual manera, frente a la implementacin del SGDEA podrn presentarse algunos

de los siguientes casos de anulacin:
-
Cuando por error involuntario del funcionario o errores del sistema, sea
necesaria la anulacin de consecutivos ya asignados, esta accin slo se
realizar bajo la autorizacin del jefe de la dependencia. El registro de
anulacin, se registra en el sistema dejando para ello la justificacin y firma
electrnica del funcionario responsable.
No existir remplazo de imgenes digitalizadas, el SGDEA conservar los

registros de auditoria que evidencian el control de cambios de los
documentos.
Cuando por error de un funcionario se genere un documento y requiera ser

modificado, esta actividad se realizar asignando un nuevo nmero
consecutivo sin remplazar al anterior en el cual se har referencia con una
anotacin de su anulacin que indique: DOCUMENTO FUE MAL RADICADO,
POR TANTO SE REALIZA NUEVO REGISTRO SUBSANANDO EL ERROR, lo que
genera confiabilidad en los clientes externos e internos.

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8.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS
Este proceso atiende a la radicacin de comunicaciones y documentos tanto de

entrada como de salida que responden a un acto administrativo, haciendo uso de
un nico consecutivo que har parte del cdigo de radicacin establecido en la
entidad logrando diferenciar y controlar dicha numeracin, segn lo estipulado en
el Acuerdo 060 de 2001 expedido por el Archivo General de la Nacin.
La recepcin de las comunicaciones oficiales por correo o entrega personalizada,
ser nicamente por la ventanilla del rea de Gestin Documental o quien haga sus
veces en la Unidad de Gestin General, Comando General, Fuerzas Militares y
Polica Nacional, este punto incluye algunas tareas tales como:
8.1.
Numeracin
En lo que respecta a la numeracin se deben tener

aspectos:
en cuenta los siguientes
El nmero de radicacin de la documentacin de entrada est conformado as:

Ejemplo Nmero de Radicacin.
EXT11-123456.
La sigla EXT, que significa documentacin recibida externa.

Los dos (2) ltimos dgitos del ao.
Un guion (-).
El consecutivo de radicacin hasta de seis (6) dgitos numricos.
Para cada ao calendario se iniciar una nueva numeracin partiendo del 00001,
por lo que este nmero ser el nico que identificar el documento6.
Todo documento que llegue a la entidad debe ser radicado el mismo da,
atendiendo el orden de llegada en que se reciba.
6 Resolucin 1345 de 2003. Aplicacin del Acuerdo 060 de 2001 del Consejo Directivo el AGN.

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8.2.
Clasificacin en la Recepcin
En lo que respecta a la clasificacin se deben tener en cuenta los siguientes

aspectos:
Las comunicaciones oficiales recibidas se clasificarn:
- Segn su grado de confidencialidad en:
- Segn el grado de prioridad en:

o
o
o
o
o
Rutina.
Queja.
Requerimientos.
Derecho de Peticin.
Tutelas.
- Segn los medios de recepcin en:

o Mensaje de Datos.
o Correo.
o Mensajero.
o Telefax.
o Telegrama y otros que puedan presentarse con el avance de la
tcnica.
Para el caso de documentacin recibida procedente de la Contralora General de
la Repblica y de la Comisin de Cuentas, se debe generar una copia con destino a
la Oficina de Control Interno del Ministerio de Defensa Nacional UGG.
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8.3.
Recepcin de Documentos por Ventanilla
En lo que respecta a la recepcin de documentos por ventanilla se deben tener en

cuenta los siguientes aspectos:
- El funcionario encargado de la recepcin documental debe controlar la
admisin de los documentos remitidos por una persona natural o jurdica,
verificando que estn completos, que correspondan a lo anunciado y que
sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con
el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.
- Las comunicaciones oficiales recibidas deben seguir el siguiente proceso:
8.3.1. Seleccin
Consiste en separar la correspondencia que debe abrirse, es decir, aquellas
comunicaciones oficiales que deben entregarse sin abrir, que sean dirigidas a ttulo
personal o con clasificacin de seguridad, por lo que:
- Cuando un documento llega con nombre propio debe entregarse al
destinatario y si al abrirlo resulta ser una comunicacin oficial, debe devolverse
para su registro.
- La documentacin con clasificacin de seguridad se registra pero no se abre y
se siguen las normas del Manual de Contrainteligencia MACI.
- A documentos como tutelas, acciones de cumplimiento, solicitudes del
Congreso y derechos de peticin e informacin, se les debe dar prioridad en la
radicacin y digitalizacin por sus tiempos de respuesta.
- A los ttulos valores que lleguen sin oficio remisorio, se les elabora un documento
donde se relacione su nmero, ya que ste no puede alterarse con sticker ni
anotaciones.
- No se reciben CD, planos o casetes, sin oficio remisorio.
- La correspondencia particular, folletos, publicaciones peridicas y material
bibliogrfico que no haga parte de una suscripcin institucional, no dar lugar
a trmite, por lo que no debe radicarse.

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- Los documentos deben ser foliados por el usuario e indicarlo en el folio primero
de la documentacin, de igual manera ocurre cuando anexan libros, disquetes
o fotos.
8.3.2. Apertura
Consiste en abrir los sobres y efectuar una nueva seleccin a fin de separar la
correspondencia que tiene clasificacin de precedencia, seguridad y rutina,
comprobando la existencia de anexos y elementos adjuntos enunciados, por lo que:
- Se verifica que la gua corresponda a los documentos que contiene el sobre.
- Si el sobre es de agencia de correo se verifica la planilla o gua, se abre, se
anota el nmero de folios y se sella nuevamente.
- En caso de que falte algn documento relacionado, se recibe, se deja
constancia del faltante y se da inmediato aviso al jefe de la dependencia,
quien debe tomar la accin correspondiente.
- La documentacin con clasificacin de precedencia debe pasar a registro
antes de la rutina, dando prelacin al trmite.
- La documentacin con clasificacin de seguridad pasa a la persona
encargada de su trmite (oficial de inteligencia o custodia), quien para el
efecto se rige por el Manual de Contrainteligencia.
- La documentacin rutinaria contina su trmite normal.
8.3.3. Registro
Consiste en estampar sobre el documento el sello de registro y distribucin, por lo
que:
- El rotulo, sello o manuscrito de recibo del documento, se debe estampar en la
parte superior o inferior derecha de la cara principal del documento, sin daar
el contenido del mismo. y en la copia del usuario. Si se anexan CD, planos, etc.,
se les colocar un identificador con el mismo nmero del radicado del
documento al cual pertenecen.

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- El rtulo para comunicaciones oficiales recibidas debe contener como mnimo

los siguientes datos: nombre de la entidad, nmero de radicacin, remitente,
fecha y hora, asunto, cdigo de la dependencia, anexos y folios. En caso que
el recibido sea en manuscrito este deber contener como mnimo: postfirma,
fecha y hora.
- El tamao del Rtulo no debe superar de 3 cm de alto x 10 cm de ancho, el
cual ser generado por el software implementado en cada entidad y se
ubicar en la parte superior derecha del documento.
- En caso de contar con un sello radicador este debe tener las mismas
dimensiones y caractersticas del rotulo antes mencionadas.
- Previo a la radicacin, el funcionario encargado debe consultar los datos
identificadores (cdula de ciudadana, Nit, oficio, remitente, asunto y entidad),
para determinar si el documento ya fue recibido por otro medio y es idntico
en oficio remisorio, anexos y cantidad de folios, con el fin de generar el mismo
identificador y colocarlo o imprimirlo en el documento, haciendo la anotacin
copia manualmente con la firma de la persona que lo revisa.
- Si la cantidad de folios anexos no coincide, se radica el documento
estableciendo una relacin en el sistema con el documento anterior.
- En el SGDEA se debe registrar la siguiente informacin general del emisor:
o Apellido, nombre y vocativo.
o Nmero de documento, telfono, fax, e-mail, direccin personal,
direccin laboral, informacin institucional, institucin y cargo (cuando
estos datos correspondan o estn disponibles).
o Previo a este registro se verifica el directorio interno del SGDEA para
establecer si el usuario existe en el sistema, con el fin de tomar
nicamente los datos que se requieren para la radicacin.
8.4.
Radicacin
En lo que respecta a la radicacin se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

El registro de la radicacin, deber incluir los siguientes datos:

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- Asunto o Descripcin: resumen de una lnea que debe caracterizar el

contenido de la comunicacin.
- Fecha de Origen: fecha en la que la comunicacin fue emitida.
- Nmero de Origen.
o Cdigo de radicacin de origen.
o Nmero de radicacin de origen.
- Grado de Reserva.
o Normal.
o Reservado.
- Prioridad o Tipo: Tutela de ocho (8), veinticuatro (24) y cuarenta y ocho (48)
horas.
- Peticin o Derecho de Peticin: de diez (10) das hbiles.
- Requerimiento: segn lo solicitado.
- Medio de Recepcin:
o
o
o
o
o
Intermediario o portador de la correspondencia.

Mensaje de datos.
Correo o Mensajero.
Telefax.
Telegrama.
- Documento Referencia. Referencia con comunicaciones ingresadas, internas o

enviadas que hacen parte de un mismo objeto, para generar una estructura
relacionada que brinde la posibilidad de conformar el legajo o carpeta. Su
articulacin se realiza ubicando el cdigo con la comunicacin radicada y el
nmero que le corresponde.
- Destinatario. Nombre y Apellido completo del funcionario al que va dirigida la
comunicacin oficial.
- Responsable. Nombre y Apellido completo del funcionario que se hace
responsable de la gestin de la comunicacin.

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- Resumen del Texto. Resumen objetivo y sinttico del contenido de la

comunicacin.
- Clasificar. Indica la dependencia responsable del trmite del documento y
establece la serie y subserie documental inicial que intuye el radicador de
acuerdo con la Tabla de Retencin Documental.
- El documento recibido se digitaliza utilizando los medios tecnolgicos instalados
en la mesa de entrada, anexando los archivos magnticos que la
comunicacin incluya.
- Cuando una comunicacin no est firmada, ni presente el nombre del
responsable de su contenido, se considerar annima y ser registrada en el
sistema con la mayor informacin disponible para remitir a la oficina de su
competencia, quien determinar las acciones a seguir.
8.5.
Recepcin de Documentos por Fax
En lo que respecta a la recepcin de documentos por fax se deben tener en cuenta

los siguientes aspectos:
- Verificar si los documentos que han sido remitidos repetidamente son idnticos,
si el documento est cortado o si diferentes consecutivos pertenecen a un
mismo radicado.
- El personal de radicacin debe unir las imgenes cuando pertenezcan a un
mismo documento verificando si este ya ha sido remitido por otro medio a la
entidad, si esto ocurre se eliminar el fax del sistema y se anotar el radicado
que le fue asignado anteriormente al documento.
- El funcionario radicar los fax nuevos incluyendo a la imagen el radicado
generado por el sistema y el identificador correspondiente, para remitirla a la
dependencia respectiva segn la directriz de distribucin, mientras que su
registro se realizar de forma similar a la radicacin por ventanilla.

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8.6.
Recepcin de Mensajes de Correo Electrnico
En lo que respecta a la recepcin de mensajes de datos por medio de cuentas de

correo electrnico se propone tener en cuenta los siguientes aspectos:
- La cuenta de correo electrnico institucional (establecida en cada una de las
Fuerzas) recibe los mensajes de datos que por este medio enven usuarios y los
considerados como oficiales.
- Frente a la cuenta de correo electrnico institucional, el funcionario
responsable define y justifica los mensajes de datos que deben radicarse.
- Se considerarn oficiales aquellos mensajes de datos de las cuentas de correo
electrnico de funcionarios que sean autorizados para recibir informacin
institucional.
- El SGDEA asigna el consecutivo de entrada y el identificador que le
corresponda al mensaje de datos.
8.7.
Oficina Virtual de Atencin al Ciudadano
La Oficina Virtual de Atencin al Ciudadano (OVAC) o Sede Electrnica, es un

servicio electrnico disponible en la pgina web del Ministerio de Defensa Nacional,
que facilita al personal encargado de atender los trmites in-situ de un ciudadano.
Unifica varios servicios y trmites institucionales en uno, para llevar a cabo una
correcta atencin al ciudadano. Entre sus funcionalidades ms destacadas se
encuentran:
- Recuperar toda la informacin asociada a un ciudadano a partir de los datos
de identificacin.
- Obtener informacin asociada a un trmite, permitiendo entregar al
ciudadano toda la documentacin necesaria para iniciar una nueva solicitud
o diligenciamiento administrativo.
- Asistente de trmite, a travs de un sistema de paso a paso, el usuario solicitar
la informacin que necesite el ciudadano, hasta completar la solicitud.
- Rectificar la documentacin requerida a una solicitud o expediente ya abierto.
- Recuperar cualquier tipo de documentacin entregada o recibida por un
ciudadano a travs del identificador nico de documento o radicado.

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Ejemplo de la Sede Electrnica del Ministerio de Defensa Nacional

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9.
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
El proceso de distribucin documental corresponde al flujo de los documentos

oficiales al interior y exterior del MDN-UGG, CGFM, EJC, ARM. FAC Y PONAL para lo
cual se establecen las siguientes tareas con el fin de controlar y verificar el envo y
recepcin de los mismos.
Cada dependencia y rea de Gestin Documental ser responsable del proceso de
distribucin de las comunicaciones oficiales internas y externas que produce y
deber establecer el control que permita su adecuado seguimiento.
9.1.
Distribucin de Comunicaciones Oficiales Externas
Una vez clasificada, registrada y direccionada la documentacin se procede a

entregarla a la oficina correspondiente o colocarlas en el casillero correspondiente,
a fin de que las dependencias retiren sus comunicaciones oficiales para continuar
con el trmite correspondiente.
El ayudante o responsable de la dependencia que reciba el documento, debe
realizar una nueva seleccin para separar:
- La documentacin que por su trascendencia requiere ser conocida por el
superior.
- La documentacin que por su propia importancia no requiere llegar a
conocimiento del superior en forma directa y debe ser remitida para trmite a
un grupo interno de trabajo o a una dependencia subalterna.
En caso de que la dependencia a la cual se le ha radicado la comunicacin oficial,
no sea competente para su resolucin, no podr devolverla, ni negarse a recibirla,
sin perjuicio que en forma inmediata proceda a dar traslado del mismo al
competente, informando de dicho trmite al peticionario, de conformidad con la
Ley 1437 de 2011, Artculo 21 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo
9.1.1. Planillas de Distribucin
Para la distribucin fsica de los documentos, se emplear el formato de Planilla de
Entrega de Comunicaciones Oficiales

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Los originales de las planillas de registro de comunicaciones se archivarn en la

mesa de entrada del Grupo Gestin Documental o quien haga sus veces y ser
conservada en la misma por el trmino establecido en las Tablas de Retencin
Documental. Cumplido este plazo, se proceder a su envo al Archivo General del
MDN para el proceso que corresponda.
9.1.2. Apoyos
Los apoyos constituyen la forma de tramitar por escrito en forma rpida una
comunicacin oficial interna en una hoja anexa y se utilizar en las dependencias
que tengan previsto este procedimiento.
Los apoyos se emplean para el trmite de comunicaciones oficiales internas y para
tramitar solicitudes de carcter personal, que normalmente tienen una leyenda
invariable.
Nota: Estos apoyos corresponden a un formato en el cual el jefe anota las
indicaciones sobre el sentido que desea que se d la respuesta a la
solicitud.
9.2.
Distribucin de Comunicaciones Oficiales Internas
Las comunicaciones oficiales enviadas, est sujeta al siguiente proceso: Registro,

(descrito anteriormente) despacho y archivo.
La oficina de origen elabora los sobres, que los documentos requieran,
comprobando que se incluyan los documentos adicionales respectivos que cita la
relacin de Anexos del documento.
-
Despacho: De acuerdo con el medio de envo (correo areo, correo ordinario,

mensajeros, etc.) si el servicio es local y motorizado se clasifica por direcciones,
cuando el servicio es nacional se clasifica por servicio y ciudad. Y se hacen as
anotaciones respectivas en el Libro o Legajo de Entrega de Correspondencia o
Planilla de Correo, segn el caso.
Archivo: La oficina que produce la comunicacin, archiva la copia con todos sus
antecedentes, a la serie o subserie correspondiente de acuerdo a la Tabla de
Retencin Documental.

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Devolucin de comunicaciones: Se dejar constancia del motivo de la

devolucin tanto en la planilla como en el software y se lleva el seguimiento
respectivo mensual para informar a quien corresponda respecto del servicio
contratado dejando las evidencias que requiere GPA-Calidad cuando el
proceso este certificado.
9.3.
Distribucin de Documentos a travs de Correo Electrnico
Las comunicaciones oficiales enviadas por correo electrnico debern incluir el

siguiente mensaje:
Nota: La informacin contenida en esta comunicacin es confidencial y
slo puede ser utilizada por la persona natural o jurdica a la cual est
dirigida. Si no es el destinatario autorizado, cualquier retencin, difusin,
distribucin o copia de este mensaje, se encuentra prohibida y sancionada
por la ley. Si por error recibe este mensaje, favor reenviar y borrarlo
inmediatamente.
9.4.
Pautas para la Distribucin de Documentos
La prctica de las notificaciones y entregas por va virtual y electrnica se debe

realizar de la siguiente manera:
- A travs de la unidad de recepcin de las comunicaciones oficiales
registradas, capturadas y digitalizadas en forma digital y electrnica, la oficina
enva el fichero o grupo de documentos capturados, a los funcionarios o
usuarios a los cuales se seleccionaron y que se desea notificar.
- En este proceso se enva un aviso de notificacin de carcter informativo,
mediante correo electrnico, que comunica al interesado la existencia de una
notificacin dirigida a l mismo, as como los documentos capturados para
acceder, visualizarlos y dar comienzo al trmite.
- Las notificaciones se cifran con los certificados pblicos para los destinatarios,
esto con el fin de que slo stos puedan visualizarlos y se almacenen en los
buzones o bandejas de recepcin de cada uno de los funcionarios
destinatarios.

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- El aviso de notificacin contendr los datos que permiten la identificacin de la

notificacin junto con la informacin de los das naturales que dispone para
dar respuesta.
- Los destinatarios para acceder a las notificaciones recibidas, deben
autentificarse en la plataforma. Una vez autentificado tendr acceso a la lista
de notificaciones recibidas sin abrir, indicndole para cada una de ellas los
datos ms relevantes que permiten identificar la notificacin.
- Respuesta del interesado:
o Corresponde a las acciones de notificacin electrnica que el
Ministerio de Defensa Nacional realiza para dar a conocer a un usuario
el contenido o existencia de un documento o informacin de su
inters.
- En este momento se enva un aviso a la oficina que se desea notificar,
indicando la aceptacin o rechazo del destinatario.

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10.
TRMITE DE DOCUMENTOS
Se define trmite como el proceso que sigue una comunicacin oficial a travs de
las dependencias responsables de su gestin. Su trmite se hace tanto de manera
fsica como virtual. Cada dependencia designar un responsable del rea de
Gestin Documental, quien se encargar de recibir las comunicaciones oficiales y
realizar el reparto de trabajo de acuerdo con las indicaciones del Jefe de rea.
En este proceso se sealan las actividades de:
10.1. Recepcin de Solicitud o Trmite

-
Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite

Identificacin del trmite
Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias
Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta
10.2. Respuesta
-
Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin

Proyeccin y preparacin de respuesta
Tramites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la
culminacin del asunto.
El responsable de dar respuesta a la solicitud seguir el procedimiento establecido

en cada caso. Cuando se refiera a solicitud de certificaciones de historias laborales
o servicio, se seguir el procedimiento establecido para tal fin de acuerdo al y
Decreto 1747 de 2000 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 527 de 1999, en
lo relacionado con las entidades de certificacin, los certificados y las firmas
digitales.
10.3. Trmite de Mensajes de Datos

Con la implementacin del SGDEA se autorizar el trmite de solicitudes por medio
de cuentas de correo electrnico respondiendo directamente por el mismo, sin
embargo, se respetar lo establecido para la recepcin y envo de mensajes de
datos.
El SGDEA conservar la informacin de la trazabilidad que las solicitudes y mensajes
de datos tengan. De igual forma registrar cada uno de los movimientos de los
mensajes de datos, su responsable y tiempo de atencin.

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11.
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
Dentro de este punto se presentan las indicaciones generales que son consideradas
para unificar criterios en el sector defensa, el cual ser la herramienta fundamental
para la conformacin y organizacin bsica del archivo y se deber organizar de
acuerdo con lo establecido en las TRD y en concordancia con los manuales de
procedimientos y funciones relacionados con el tema.
Nota: Para el proceso de organizacin de fondo documentales anteriores a

la aprobacin de las TRD en cada una de las fuerzas; debe aplicarse el
Reglamento de Correspondencia y Archivo 3-25 cuarta edicin.
Acuerdo 009/2002 del AGN TRD Mindefensa

Acuerdo 047/2002 del AGN TRD Comando Fuerza Area
Acuerdo 006/2003 del AGN TRD Comando General
Acuerdo 007/2003 del AGN TRD Comando Ejrcito
Acuerdo 013/2004 del AGN TRD Comando Armada
Acuerdo 016/2005 del AGN TRD Polica Nacional
Es decir, para el MDN (Unidad de Gestin General), Comando General,

Fuerzas Militares y Polica Nacional, para organizar un fondo documental
anterior al 2002 debe aplicar el reglamento de Correspondencia y a partir
del 2002 en adelante debe aplicar las TRD.

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Se deben elaborar Tablas de Retencin Documental solo para las dependencias

que han sido creadas mediante acto administrativo y tengan funciones asignadas o
delegadas.
Nota: Toda Unidad o Dependencia debe conformar una carpeta de archivo
la cual debe contener los siguientes documentos:
-
Organigrama actual de la Entidad identificando la ubicacin de la

Dependencia o Unidad.
Acto administrativo de creacin y asignacin de funciones de la
Unidad o Dependencia.
Listado General de Series y Subseries y Tabla de Retencin
Documental especifica vigente.
Inventarios documentales tanto de los archivos de gestin como de
las transferencias primarias.
Original de las Actas de Eliminacin Documental.
Para una ptima organizacin de los archivos de gestin tenga en cuenta las
siguientes pautas:
11.1. Clasificacin documental

-
La TRD es la herramienta que gua la conformacin de los expedientes fsicos y

electrnicos del MDN, por tanto la clasificacin debe seguir la estructura de
series, subseries y tipos documentales que este definida y aprobada por el
Comit Tcnico de Archivo del Ministerio de Defensa Nacional.
Los ajustes y modificaciones a la Tabla de Retencin Documental de la

dependencia se deben tramitar mediante comunicacin oficial fsica o
electrnica dirigida al Grupo Archivo General.
La informacin, documentos y archivos de defensa y seguridad nacional

deben clasificarse acorde con lo establecido en las Tablas de Retencin
Documental toda vez que son documentos e informacin que representa el
patrimonio documental de la Nacin. La clasificacin de los productos a
travs de la Tabla de Retencin Documental obedece al cumplimiento de los
requisitos establecidos en la Ley 594 de 2000 y la norma NTCGP 1000. Es de
aclarar que las normas de acceso, proteccin y custodia se deben relacionar
en el procedimiento de la respectiva Tabla de Retencin Documental.

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Los documentos de apoyo, deben agruparse y ordenarse por asuntos acorde

con sus necesidades, estos documentos no hacen parte de la Tabla de
Retencin Documental.
11.2. Depuracin y Alistamiento fsico de los documentos

Evite archivar documentos que no se consideran de archivo:
- Las notas post-It,
- Copias de actos administrativos como leyes, decretos y resoluciones de
otras entidades (siempre y cuando no hagan parte integral de los
expedientes),
- Circulares informativas,
- Hojas en blanco, formatos sin diligenciar,
- Comunicaciones informativas que no requieren trmite,
- Invitaciones a eventos sociales,
- Revistas, Folletos publicitarios,
- Duplicidad de documentos,
- Listados de actualizacin permanente,
- Publicaciones (material bibliogrfico y revistas),
-
Cuando se requiera agrupar documentos mediante el uso de ganchos de

cosedora, se debe utilizar un papel aislante blanco que proteja los
documentos de la oxidacin.
Evite archivar documentos en papel de fax (qumico o trmico), la

informacin registrada se pierde a los pocos meses. Tome una fotocopia
legible del documento y archvelo en la carpeta o expediente que
corresponda.
Las carpetas deben contener entre 200 y 210 folios (hojas).
Las cajas X200 soportan un mximo de 1200 folios (hojas).
No se deben subrayar o resaltar los documentos. La tinta de los resaltadores

ocasiona manchas y deterioro irreversible en los documentos.
Las unidades de almacenamiento son carpetas tamao oficio, gancho

legajador plstico y cajas para archivo (X100, X200, X300).

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Los depsitos y mobiliario destinado para el archivo, no se debe compartir

con el almacenamiento de otro tipo de materiales.
Antes de iniciar la apertura de las carpetas o expedientes rena los elementos

e insumos necesarios para archivar los documentos.

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11.3. Ordenacin documental

-
El orden de los documentos dentro de la carpeta fsica y electrnica

responde al orden natural en que fueron generados (de la fecha ms antigua
a la fecha ms reciente). En forma ascendente, es decir, como se lee un libro.
a ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el principio

de orden original, es decir, que est de acuerdo con los trmites que dieron
lugar a su produccin. El orden original ms comn es el orden cronolgico
Para los expedientes fsicos debe implementarse en las dependencias el

sistema de ordenacin ms apropiado que facilite la bsqueda y
recuperacin de la informacin. Se pueden utilizar varios sistemas de
ordenacin que materializan la secuencia documental, como numricos
(ordinales y cronolgicos), alfabticos (onomsticos, topnimos y temticos) y
los mixtos o alfanumricos7.
Ejemplo:
Ordenacin Cronolgica
Ordenacin alfabtica
7Archivo
General de la Nacin. Ordenacin Documental / Gladys Jimnez Gonzlez. Bogot: El Archivo, Divisin de
Clasificacin y Descripcin, 2003, 11-14 p [Disponible en Internet: http://goo.gl/SGNMf] (Consultado el 14 de
noviembre de 2012).

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Ordenacin numrica
11.4. Foliacin
-
Los documentos fsicos deben numerarse consecutiva y cronolgicamente al

interior de la carpeta, numerando desde 1 y no superar los 200 folios por
carpeta.
Utilizar lpiz de mina negra 2H o HB.
Se debe numerar en la esquina superior derecha de la hoja, de manera

legible y sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco, y sin alterar
membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
Los planos o cualquier documento que por su formato o tamao estn

doblados, se numeran como un solo folio.
Las fotografas se deben foliar al respaldo.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos

pticos CD ROM, disquetes, videos, cintas magnticas, etc.), se debe
relacionar su existencia en el campo observaciones del Formato nico de
Inventario Documental y utilizar una referencia cruzada como Testigo
Documental, conservando los medios y elementos en el mobiliario apropiado.

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Los documentos electrnicos que conforman el expediente deben ser

foliados o indizados, en el momento que se cierra el expediente, la
plataforma debe garantizar la ejecucin de esta actividad.
11.5. Rotulacin
-
Para la marcacin de las carpetas de expedientes fsicos que no tengan el

Formato Rotulo impreso, es vlido marcar la carpeta en la pestaa horizontal
de la carpeta, con los siguientes datos, cdigo de la serie y/o Subserie y
nombre de la carpeta; en letra imprenta Arial 14, en mayscula sostenida.
Las carpetas de expedientes fsicos deben identificarse con la informacin y

datos que faciliten la bsqueda y recuperacin de la informacin y en todo
caso de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental.
Los expedientes electrnicos que se creen deben ser identificados
respondiendo a la gestin por la cual fueron generados y basados en la
estructura de la TRD.
11.6. Inventario documental

-
Los archivos de gestin deben estar debidamente inventariados.
El inventario documental es la fuente de informacin para realizar el control

de entrega de los documentos entre el personal, las transferencias y la
eliminacin documental.
El encargado de la gestin documental en las dependencias y en el archivo

general debe realizar seguimientos peridicos al estado de los prstamos y
consultas y de esta forma mantener el inventario de los documentos
completo. Desde la plataforma se notificar por medio de un correo
electrnico, a los funcionarios que excedieron el tiempo lmite de consulta (5
das hbiles), con el fin de renovar el prstamo o entregar los documentos.
El Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA,

provee la funcionalidad necesaria para administrar el inventario de los
expedientes fsicos, utilizando el Formato nico de Inventario Documental.

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11.7. Detalle del procedimiento para organizacin de archivos de gestin

RESPONSABLE
Grupo
Archivo
General
MDN
ACTIVIDAD
1. Sensibilizar
y
orientar
al
personal
encargado
de
la
produccin
y
organizacin de los documentos en las
Dependencias.
La
sensibilizacin
debe
considerar
aspectos generales del Programa de
Gestin Documental y el Sistema de
Gestin de Documentos Electrnicos de
Archivo SGDEA, principios archivsticos y
de
conservacin,
as
como
la
implementacin especfica de la Tabla de
Retencin Documental (TRD).
Al terminar la sensibilizacin el personal
debe estar en capacidad de interpretar e
implementar la TRD en su dependencia.
Dependencia
Dependencia
Dependencia
Dependencia
Los funcionarios deben conocer las

alternativas de comunicacin para
resolver
inquietudes
o
novedades
presentadas.
2. Los funcionarios y contratistas deben
estudiar y conocer la TRD y las funciones y
procedimientos de su dependencia.
RECUERDE
Contar con la Tabla de
Retencin
Documental
(TRD) y los formatos que
acompaan
la
organizacin
de
los
documentos.
Las
inquietudes
y
observaciones al proceso
de implementacin de la
TRD se atienden a travs del
correo electrnico
(archivo@mindefensa.gov.c
o).
Conocer la TRD permitir

documentar con facilidad
sus actividades. As como
brindar alternativas para la
bsqueda y recuperacin
de la informacin.
3. Identificar la informacin que ser objeto

de organizacin.
Recuperar los documentos de los puestos
de trabajo para proceder a su
organizacin.
4. Identificar la versin de la TRD con la cual
debe organizar los archivos.
5. Disponer del espacio, mobiliario, personal
calificado
e
insumos
de
archivo
necesarios para su intervencin.

Las TRD se encuentran

disponibles para su consulta
en la Intranet del Ministerio.
Tenga
en
cuenta
las
especificaciones
y
recomendaciones para los
depsitos,
mobiliario
e
insumos que el Grupo
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Dependencia
6. Separar los documentos que hacen parte

de la TRD y agruparlos de acuerdo con las
series y subseries documentales. Teniendo en
cuenta la Tabla de Retencin Documental
TRD, para realizar la clasificacin.
-
Dependencia
Dependencia
Retirar los documentos que no son de

archivo o que no hacen parte del
expediente o carpeta.
7. Conformar los expedientes o carpetas de

acuerdo con la secuencia y produccin
de los documentos.
Verificar que los tipos documentales
correspondan con la Serie y/o Subserie,
ordnelos
de
acuerdo
con
la
ejecucin de las actividades y
procedimientos
garantizando
la
evidencia documental al proceso.
Mantener la integridad del trmite de
los documentos, es decir que las
solicitudes o comunicaciones deben
estar
acompaadas
de
su
correspondiente
respuesta
y/o
antecedentes.
8. El Sistema de Gestin de Documentos

Electrnicos de Archivo SGDEA, crea los
repositorios digitales necesarios para
conservar
los
archivos
electrnicos
derivados de los expedientes o procesos.
El repositorio digital se identifica de
conformidad
al
procedimiento
implementado y las series documentales
de la TRD.

Archivo
General,
ha
dispuesto
para
la
organizacin
de
los
archivos.
Es natural que durante el
trmite o ejecucin de un
expediente o proyecto se
creen
documentos
de
apoyo o borradores. Al
finalizar su trmite estos
documentos
pueden
retirarse
y
conservar
aquellos que evidencien la
actividad.
Tenga en cuenta las normas
de
Depuracin
y
alistamiento fsico de los
documentos del presente
Instructivo.
Los
procedimientos
implementados
en
el
SGDEA
contienen
las
instrucciones
mnimas
necesarias
para
documentar una serie o
subserie.
En caso de requerir la
modificacin
de
un
procedimiento
implementado, el Jefe o
Coordinador
de
la
dependencia, debe enviar
una solicitud a la Oficina
Asesora de Sistemas para su
modificacin.
Asigne y solicite los permisos
y restricciones necesarios
para
proteger
la
informacin, de acuerdo
con
el
nivel
de
confidencialidad
de
la
informacin y perfil de
usuario.
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Dependencia
9. Los medios magnticos u pticos como

Diskettes, cintas magnticas, CD Rom,
DVD, entre otros, no se deben archivar en
carpetas junto con otros documentos y se
deben conservar fuera de las carpetas de
archivo manteniendo las referencias
cruzadas entre los elementos y sus
expedientes,
para
facilitar
su
recuperacin.
Dependencia
10. Evite archivar en las carpetas o

expedientes, materiales grficos como
dibujos,
croquis,
mapas,
planos,
fotografas, ilustraciones, entre otros. Para
tal fin, se debe colocar una referencia
cruzada en el lugar que ocupa el
documento grfico indicando los datos
bsicos como la unidad documental a la
que
pertenece,
el
nombre
del
documento, fecha, autor, nmero de
folio, relacionar la ubicacin y la unidad
de conservacin del material grfico.
Dependencia
11. Conformar e identificar las carpetas con

los documentos de apoyo que requiera
la dependencia para cumplir con sus
actividades.
12. Retirar el exceso de material metlico
(grapas o clips), que evita el deterioro
por rasgaduras y oxidacin en los
documentos.
Dependencia
Dependencia
Dependencia
13. Aplicar los sistemas de ordenacin ms

apropiados para la documentacin de
la Dependencia.
14. Proceder a foliar los documentos de las
carpetas o expedientes. El nmero uno
(1) corresponde al primer folio del
documento que dio inicio al trmite en
consecuencia corresponde a la fecha
ms antigua.

Para
garantizar
la
conservacin de los medios
magnticos u pticos se
deben
seguir
las
recomendaciones
impartidas por la Oficina
Asesora de Sistemas.
Estas carpetas no hacen

parte de la TRD y no se
deben transferir al Archivo
Central.
Cuando
se
requiera
agrupar
documentos
mediante
el
uso
de
ganchos de cosedora, se
debe utilizar un papel
aislante blanco que proteja
los documentos de la
oxidacin.
Tenga en cuenta las normas
de Ordenacin Documental
del presente Instructivo.
La documentacin que va
a ser objeto de foliacin
debe estar previamente
ordenada.
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Dependencia
15. Rotular las Unidades de conservacin

(carpetas y cajas de archivo).
Dependencia
16. Ubicar las carpetas en cajas

archivo o carpetas colgantes.
Identificar el
mobiliario
donde
encuentran los documentos.
Dependencia
para
se
Diligencie los formatos para

la rotulacin de carpetas y
cajas de archivo.
La organizacin de las
carpetas y cajas de archivo
debe estar acorde con la
Tabla
de
Retencin
Documental.
Diligencie el formato para la
marcacin
de
muebles
para archivo.
17. Ubicar las unidades de conservacin

(cajas de archivo X200 o Carpetas
colgantes) en el mobiliario de archivo.
Los depsitos o reas con estantera fija o
rodante, se deben organizar as:
Empezar a ubicar los archivos de
adentro hacia fuera, de izquierda a
derecha y de arriba hacia abajo.
18. Levantar el inventario documental de los
archivos de gestin.
-
Dependencia
Diligencie el Formato nico

de Inventario Documental.
Registrar la consulta y prstamo de los

documentos
realizados
por
los
funcionarios y contratistas.
11.7.1. Transferencias Documentales

-
Las transferencias primarias de los Archivos de Gestin a los Archivos

Centrales, deben corresponder al Cronograma Anual de transferencias para
los archivos en soporte papel.
Toda transferencia documental debe estar sustentada en el Formato nico

Inventario Documental debidamente diligenciado.
Las transferencias documentales deben corresponder con la estructura

orgnica del Ministerio de Defensa Nacional y la Tabla de Retencin
Documental.

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El Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA,

transferir de manera automtica los archivos electrnicos de los
expedientes, previa aprobacin por parte del jefe de la dependencia
productora de los documentos del cierre de los expedientes, para iniciar el
conteo de los tiempos de retencin documental, la plataforma enviar una
alerta al funcionario y al archivo central notificando el estado del proceso de
transferencia.
11.7.2. Detalle procedimiento para las transferencias primarias

RESPONSABLE
Grupo Archivo
General
MDN
ACTIVIDAD
1. Elaborar el cronograma anual de
transferencias documentales.
2. Notificar a las Dependencias el
Cronograma Anual de Transferencias
documentales.
3. Identificar los documentos que
cumplieron su tiempo de retencin
en el Archivo de Gestin y deben
transferirse al Archivo Central, segn
la Tabla de Retencin Documental.
4. Alistar los documentos que son
objeto de transferencia primaria al
Archivo Central.
Dependencia
5. Levantar el inventario documental
de los archivos a transferir.
6. Solicitar mediante correo electrnico
una visita de verificacin al Grupo
Archivo General.
Grupo Archivo
General
MDN
Dependencia
7. Verificar los documentos contra el

inventario
documental
y
el
cumplimiento
del
tiempo
de
retencin establecido en la TRD,
mediante una revisin aleatoria.
8. Si cumple con los requisitos, traslade

RECUERDE
El cronograma se debe enviar
mediante circular a las
dependencias y publicarse
en la intranet del Ministerio de
Defensa Nacional.
No se transferirn a los
Archivos
Centrales
documentos vigentes o en
trmite.
Tenga
en
cuenta
las
actividades
del
Procedimiento
para
la
organizacin de los archivos
de gestin del presente
Instructivo.
Diligencie el Formato nico
de Inventario Documental.
Envi al correo electrnico,
(archivo@mindefensa.gov.co)
la solicitud de visita y el
Formato nico de Inventario
Documental
de
los
documentos
a
transferir.
Aplica slo para Archivos en
soporte papel.
Notifica mediante correo
electrnico el rechazo o
aprobacin preliminar de la
transferencia, argumentando
la decisin.
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Grupo Archivo
General
MDN
Dependencia
Grupo Archivo
General
MDN
Grupo Archivo
General
MDN
los documentos al Archivo Central.

9. Comparar el contenido de las cajas
de archivo contra el inventario
documental y verifique que la
documentacin cumpla con los
requisitos de organizacin.
10. Notificar
a
la
dependencia
mediante correo electrnico las
observaciones
y
hallazgos
encontrados en la documentacin.
11. Corregir
las observaciones y
hallazgos reportados para llevar a
buen
trmino
la
transferencia
documental.
12. Enviar al Archivo General el Formato
nico de Inventario Documental
corregido para su aprobacin.
13. Si cumple con los requisitos, el
Coordinador del Grupo Archivo
General y el Jefe o Coordinador de
la Dependencia firman el Formato
de nico de Inventario Documental
aprobando la transferencia.
14. Conservar el original del Formato
nico de Inventario Documental de
la transferencia al Archivo Central.
11.7.3. Detalle procedimiento para la

documentales al Archivo Central
RESPONSABLE
Funcionario
Responsable
del
Archivo
General
o
Central
Tenga
en
cuenta
las
actividades
del
Procedimiento
para
la
organizacin de los archivos
de gestin del presente
Instructivo.
Las observaciones y hallazgos
se registran en el Formato
nico
de
Inventario
Documental
E-mail:
archivo@mindefensa.gov.co
Aplica slo para la Unidad de
Gestin General.
El campo Objetivo del
Formato nico de Inventario
Documental debe especificar
que
se
trata
de
una
transferencia
al
Archivo
General.
incorporacin
de
ACTIVIDAD
1. Recibir los documentos de las dependencias por
transferencia documental primaria al Archivo
General o Central.
2. Ubicar los documentos en un espacio temporal
con el mobiliario necesario, mientras se legaliza la
transferencia, se verifica su estado de conservacin
y se incorporan los documentos al inventario
documental del Archivo General o Central.
3. Oficializar la transferencia documental mediante la
firma del inventario documental.

las
transferencias
RECUERDE
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RESPONSABLE
Funcionario
Responsable
del
Archivo
General
o
Central
Auxiliar
Archivo
Central
de
Auxiliar
Archivo
Central
de
ACTIVIDAD
4. Verificar el estado de conservacin de los
documentos en cuanto a limpieza, existencia de
materiales metlicos e inestables, deterioros y el
uso de las unidades de conservacin apropiadas
de acuerdo con la disposicin final de los
documentos transferidos.
5. Documentar los hallazgos identificados acerca de

la conservacin de los documentos y registre las
observaciones en el Formato nico de Inventario
Documental y envelo al Grupo Archivo General, al
correo electrnico archivo@mindefensa.gov.co
donde recibir las instrucciones necesarias para
intervenir los documentos.
6. Separar
los
documentos
deteriorados
identificndolos y ubicndolos en un lugar fresco y
seco, donde no afecten la conservacin de los
documentos en buen estado. Almacenar los
documentos en cajas de archivo X200 e
identifquelos como Documentos Deteriorados
7. Limpiar la documentacin que se encuentra en
buen estado as:
- Retirar el polvo de las unidades de conservacin
con una aspiradora con cepillo redondo de
cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o
liencillo blanco. Tambin pude hacerlo con una
brocha ancha comercial de cerda suave. La
limpieza de los documentos se debe hacer en
un lugar diferente al depsito de archivo con
buena ventilacin para evitar la propagacin
de la suciedad y el polvo.
- Retirar el material metlico (ganchos de
cosedora, clips o gancho legajador metlico)
que pueda existir en los documentos trasferidos.
8. Embalar en las unidades de conservacin
apropiadas (cajas y carpetas para archivo) los
documentos que hayan sido limpiados y estn
libres de elementos metlicos.
9. Relacionar en el Inventario nico Documental los
documentos transferidos y las observaciones en
cuanto a los documentos deteriorados.
10. Numerar las cajas de archivo, de acuerdo con el
consecutivo correspondiente al Inventario nico

RECUERDE
Los documentos
cuya disposicin
final
es
la
Conservacin
Total
deben
almacenarse en
unidades
desacidificadas.
La limpieza de los
documentos
se
debe hacer en
seco y por ningn
motivo
aplicar
algn
tipo
de
producto sobre los
documentos.
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RESPONSABLE
Funcionario
Responsable
del
Archivo
Central
ACTIVIDAD
Documental del Archivo General o Central.
11. Numerar las carpetas de archivo con el
consecutivo de la caja en el Archivo General o
Central para facilitar su bsqueda y recuperacin.
12. Actualizar el Inventario nico Documental del
Archivo Central.
13. Ubicar las cajas de archivo con los documentos
transferidos en el depsito siguiendo el orden
consecutivo del Inventario nico Documental del
Archivo Central.
14. Archivar los documentos relacionados con la
transferencia documental como evidencia de la
entrega en custodia de los documentos al Archivo
Central.

RECUERDE
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12.
CONSULTA DE DOCUMENTOS
El proceso de consulta de documentos corresponde al acceso de cualquier servidor

pblico o usuario (entidad, dependencia, persona natural), a un documento, grupo
de documentos, con el fin de conocer la informacin que contienen, siempre y
cuando se cumpla con lo establecido en la normatividad referente a la reserva
legal de los documentos del Ministerio.
La consulta garantiza el derecho de acceso que tiene un usuario (entidad,
dependencia, persona natural, etc.) a la informacin contenida en los documentos
de archivo y de ser necesario a la obtencin de copia de los mismos.
Para el cumplimiento de este propsito sobre bsqueda, recuperacin, consulta y
prstamo de documentos, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Los Archivo Centrales del MDN-UGG, las Fuerzas Militares y la Polica Nacional,
atiende los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, por
correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente para su
atencin.
El acceso a los documentos de archivo para conocer su informacin respeta

los niveles de seguridad y acceso establecidos para los documentos de
acuerdo con su grado de confidencialidad.
En ningn caso se suministra informacin a personal de otras reas o externos

a la unidad, a excepcin de las solicitudes realizadas por intermedio de la
dependencia que la origin o por orden superior, por lo que cuando un
rgano de Control o de Justicia solicite informacin, dicha solicitud se
atender, observando el conducto regular para autorizar al Responsable del
rea de Gestin Documental o quien haga sus veces, a prestar la consulta
requerida y si es necesario expedir copia autentica, pero en todos los casos el
original siempre permanecer en el archivo respectivo.
De igual forma el Responsable del rea de Gestin Documental no suministra

informacin fsica o virtual que no corresponde a lo solicitado.
El SGDEA administra la consulta y acceso a los documentos, mediante

funcionalidades del sistema, tales como permisos por rol a usuarios, grupos o
nivel de confidencialidad.

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Recuerde que dependiendo del nivel de clasificacin del documento

(reservado, secreto, ultrasecreto), de acuerdo a la Ley 57 de 1985 lo de
carcter reservado tiene acceso ante cualquier entidad de control, los que
tiene clasificacin de secreto tiene reserva legal hasta 30 aos.
Nota: Las reas de archivo centralizado y archivo central, establecern un

espacio controlado y diferenciado de las reas de trabajo para la atencin
de consultas de documentos de archivo por parte del pblico en general.
A travs de la plataforma del SGDEA es posible el acceso a la informacin de

los documentos, junto a la utilizacin de procesos de microfilmacin o
digitalizacin que permita recuperarla, dejando evidencia de la consulta,
junto con las autorizaciones respectivas.
12.1. Directivas de Consulta y Prstamo con la implementacin del SGDEA

Con la implementacin del SGDEA, la consulta y prstamo de documentos es
controlada y administrada por la plataforma de la siguiente manera:
La bsqueda y recuperacin de los documentos, se hace a travs de metadatos de
la siguiente forma:
Nota. Metadato: es un dato o propiedad que permite identificar con facilidad un
documento. Ejemplo:
Serie documental CONTRATOS
ndice
Nmero de contrato
Fecha del contrato
Nombre del contratista
Metadato
0011
12 julio de 2012
Reinaldo Ariza
Serie documental HISTORIAS LABORALES

ndice
Cedula de Ciudadana
Nombre del funcionario
Metadato
1032381274
Diana Patricia Rodrguez
12.2. Etapas para la bsqueda a travs del SGDEA

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Para realizar la bsqueda en la plataforma del SGDEA se deben seguir los siguientes
pasos:
1. Se accede a la opcin expedientes para ingresar al mdulo de prestamos
2. Se accede a la opcin prstamos y se ingresa al buscador.

3. En el buscador se realiza el ingreso de los metadatos en la Plataforma del
SGDEA, para poder recuperar los documentos que se requieran.
El registro de prstamo de documentos tendr en cuenta los siguientes aspectos:
Solicitudes de prstamo de documentos fsicos, hora de solicitud y fecha.

Usuario que solicit el prstamo.
Control del plazo del prstamo.

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Generar alarmas por medio de mensajes de datos y reportes de documentos

al responsable del Grupo Gestin Documental o quien haga sus veces, que
realice el prstamo por diferentes campos, tales como usuarios,
dependencia, prstamos vencidos, prstamos pendientes.
Generar alertas al funcionario de archivo que le indiquen los documentos
prestados cuyo plazo se ha vencido.
Generar alertas a los funcionarios que han prestado documentos y han
dejado vencer el plazo establecido para su devolucin.
El sistema indicar aquellos documentos que tienen restriccin de consulta
por el nivel de reserva y confidencialidad.
Registrar las devoluciones de soportes fsicos prestados del archivo de gestin
y central.

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13.
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
Garantizar la preservacin, conservacin, integridad y acceso a la informacin

producida por el Ministerio de Defensa Nacional, durante el tiempo definido por la
Tabla de Retencin Documental y en cada etapa del ciclo vital del documento.
Considera las actividades de conservacin preventiva, conservacin y restauracin
de los documentos y archivos del Ministerio de Defensa Nacional y las Entidades
adscritas o vinculadas.
Implementar las polticas y lneas de accin para la preservacin e integridad de los
acervos documentales del Ministerio de Defensa Nacional, por medio del diseo,
ejecucin, seguimiento y mejoramiento continuo de un Sistema Integrado de
Conservacin SIC, enmarcado dentro del Programa de Gestin Documental
PGD.
El Sistema Integrado de Conservacin est regulado en La Ley 594 de 2000, Artculo
46: Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin Pblica
debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las
fases del ciclo vital de los documentos.
El SIC define el marco general en temas de conservacin y preservacin de la
informacin aplicable para cada componente del Sistema de Unidades de
Informacin: Archivo Administrativo, Archivos del Talento Humano y Archivos de
Defensa y Seguridad Nacional y los Centros de Informacin y Bibliotecas.
Se considera como bien de patrimonio documental, todo aquel que en la Tabla de
Retencin Documental tenga una disposicin final de conservacin total. Estos
bienes deben contar dentro del SIC con programas precisos y estrictos de
conservacin preventiva, conservacin y restauracin, debido a las connotaciones
legales e histricas que estos tienen para la Entidad y la Nacin.
Los proyectos de infraestructura y adecuacin de espacios, seguridad de
informacin, adquisicin de elementos de consumo en oficinas, migracin de
informacin a nuevas tecnologas, entre otros; deben estar enmarcados dentro del
Sistema integrado de conservacin SIC, para garantizar la adecuada
conservacin de los documentos y archivos.

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13.1. Normas de Procedimiento

El Ministerio de Defensa Nacional adopta las siguientes directrices como marco de
actuacin para la implementacin del Sistema Integrado de Conservacin SIC, as:
-
La implementacin del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin bajo

la norma ISO 27000, considera los elementos de proteccin, prevencin y
salvaguarda de la informacin de conformidad con el Sistema Integrado de
Conservacin.
El Plan de Atencin de Emergencias del Ministerio vincula al Sistema Integrado

de Conservacin como un mecanismo de salvamento y proteccin de los
archivos luego de un siniestro.
Los archivos histricos del Ministerio constituyen parte fundamental del

patrimonio documental de la Nacin, por lo que deben estar administrados y
custodiados con las medidas de conservacin, gestin, seguridad y
preservacin adecuadas.
Administrar y preservar la informacin del Ministerio de Defensa Nacional,

basado en los principios de respeto al original, mnima intervencin,
compatibilidad y estabilidad de materiales, reversibilidad de materiales,
integridad del original, y conservacin integral.
Los principios y criterios de conservacin aplicables son:

Principios y Criterios
De Coleccin.
Mnima intervencin.
Respeto al original.
Compatibilidad de
materiales.
Estabilidad de
materiales.
Definicin
Todos los bienes culturales que forman parte de una
misma coleccin, deben intervenirse al mismo nivel y
con procedimientos iguales o similares.
Los procesos de intervencin en un bien deben los
mnimos necesarios para su preservacin en el tiempo, y
conservarlo en su integridad fsica y esttica.
Las intervenciones no pueden alterar o modificar la
naturaleza fsico qumica del documento.
Los materiales empleados en un proceso de
intervencin deben ser compatibles con los materiales
del documento.
Los materiales empleados en una intervencin deben
ser estables en el tiempo y a las condiciones

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Principios y Criterios
Reversibilidad de
materiales.
Compatibilidad con
intervenciones futuras.
Integridad del original.
Diferenciacin entre la
intervencin y el
original.
Conservacin integral.
Definicin
ambientales.
Los materiales y procedimientos aplicados en un
documento deben ser reversibles o eliminables.
Los procesos y materiales de intervencin en el presente
no deben interferir con intervenciones futuras.
Los procesos de intervencin deben proteger el
documento de manera integral, prestando atencin a
su materialidad e informacin explcita e implcita
contenida en ellos.
Los materiales originales y los agregados en el proceso
de intervencin deben ser fcilmente diferenciables, sin
que altere su esttica.
Las intervenciones deben estar precedidas de una
estricta documentacin del documento, del examen
diagnstico que fundamenta, sustenta y justifica el tipo y
alcance de las medidas o tratamientos a realizar o del
establecimiento de proyectos y programas de
conservacin integral.
13.2. Conservacin de Documentos

El proceso de conservacin documental consiste en guardar sistemticamente
documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiada,
establecida en el Sistema Integrado de Conservacin -SIC de este documento, el
cual debe cumplir:
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos debern cumplir con las
condiciones de edificacin, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de los acervos
documentales.
La edificacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
13.2.1. Ubicacin
-
Caractersticas de terreno sin riesgos de humedad subterrnea o problemas

de inundacin y que ofrezca estabilidad.

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Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y en lugares que

disminuyan en lo posible, el riesgo por atentados.
13.2.2. Aspectos Estructurales

-
Si se utilizan estantera de dos con veinte (2.20) metros de alto, la resistencia

de las placas y pisos deber estar dimensionada para soportar una carga
mnima de mil doscientos (1.200) k/m2, cifra que se deber incrementar si se va
a emplear estantera compacta o de mayor tamao sealado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material
ignfugos de alta resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin.
En caso de utilizar pinturas, debern igualmente poseer propiedades

ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento
de sustancias nocivas para la documentacin.
13.2.3. Capacidad de Almacenamiento

Los depsitos se dimensionarn teniendo en cuenta:
-
La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin.
La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin del

material documental.
Prever el espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada y su

natural incremento. de acuerdo con los parmetros archivsticos que
establezcan los procesos de retencin y valoracin documental.
13.2.4. Distribucin
-
Las reas destinadas para la custodia de la documentacin deben contar

con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
acervos.
Las zonas de trabajo archivstico, consulta y prestacin de servicios estarn

preferiblemente fuera de las de almacenamiento tanto por razones de
seguridad como de regulacin y mantenimiento de las condiciones
ambientales en las reas de depsito.

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Las reas tcnicas tendrn relacin con el depsito, tomando en cuenta el

necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la funcin desarrollada,
as como las relaciones de stas con las zonas de custodia, recepcin,
organizacin y tratamiento de los documentos.
El almacenamiento de documentacin debe respetar el concepto de series,

y estar dispuestos en forma consecutiva ascendente, de izquierda a derecha,
iniciando arriba hacia abajo.
13.2.5. reas de Depsito

El almacenamiento de la documentacin, deber establecerse a partir de las
caractersticas tcnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes
aspectos:
Estantera
-
Diseo acorde con las dimensiones de las unidades o cajas que contendr,
evitando bordes o aristas que produzcan daos sobre los documentos.
Los estantes deben estar construidos en lminas metlicas slidas, resistentes y

estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado
qumicamente estable.
Deber tener una altura de dos con veinte (2.20) metros y cada bandeja
soportar un peso de cien (100) kg/m lineal.
Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben

utilizar los prales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En
todo caso se debern anclar los estantes con sistemas de fijacin a piso.
La bandeja o entrepao o balda superior debe estar a un mximo de 180

centmetros, para facilitar la manipulacin y el acceso del operario a la
documentacin.
La bandeja, entrepao o balda inferior debe estar por lo menos a diez (10)
centmetros del piso.
Estas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para

posibilitar el almacenamiento de diversos formatos o tamaos de cajas,
permitiendo una graduacin cada siete (7) centmetros o menos.

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Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados

para evitar desgarres en la documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento

de documentos ni de ningn otro material.
Distribucin de Estanteras
-
La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio

mnimo de veinte (20) centmetros entre stos y la estantera.
El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un

mnimo de setenta (70) centmetros y un corredor central mnimo de ciento
veinte (120) centmetros.
La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la

documentacin acorde con las TRD.
Para unidades de conservacin como libros, legajos o carpetas se

recomienda el empleo de separadores metlicos con el fin de evitar el
deslizamiento y la deformacin de la documentacin almacenada.
Mobiliario para Documentos en otros Formatos

-
Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas

fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros
o digital como disquetes, CD.
Principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento
especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseos desarrollados
acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los
recubrimientos antioxidantes y antiestticos a que haya lugar.
Cajas o Contenedores
-
Las dimensiones de las cajas estn normalizadas por el AGN, as:

o Archivo de Gestin: cajas en cartn corrugado de referencia X-200.
o Archivo Central: cajas en cartn corrugado de referencia X- 200.
o Archivo Histrico: cajas en cartn corrugado de referencia X-300.

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Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas

distintos y eficientes de proteccin, acordes con las caractersticas de
tamao y funcin.
Como sistemas de almacenamiento se utilizarn cajas o contenedores o

sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos
encuadernados con el propsito de prolongar de una manera considerable
la conservacin de los mismos.
Los contenedores o cajas deben ser elaborados en cartn neutro y si no se

dispone de estos, se aplicar al cartn un recubrimiento que impida la
acidificacin por contacto.
El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de almacenamiento

debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamao de la
documentacin conservada. Para el ensamble no se utilizar adhesivo o
materiales metlicos.
La distancia libre entre la unidad de conservacin o caja y la bandeja

superior debe ser mnimo de cuatro (4) centmetros.
Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas,

cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros y digitales
como disquetes y CD, se tendr en cuenta lo siguiente:
Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobre individuales y en

cajas de PH neutro siete (7) y nunca emplear materiales plsticos.
Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor

elaborados en material estable y qumicamente inerte. Cada rollo estar en
una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las
respectivas estanteras diseadas acordes con el formato y con las
especificaciones requeridas para garantizar su preservacin.
Los diskettes y CD podrn contar con una unidad de conservacin plstica en

polipropileno u otro polmero qumicamente estable y que no desprenda
vapores cidos o contener molculas cidos retenidas en su estructura.
Cada unidad de conservacin contendr solo un disquete o CD.

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13.2.6. Condiciones Ambientales y Tcnicas

Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con
las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad
relativa, ventilacin, contaminantes atmosfricos e iluminacin, as:
Condiciones Ambientales para Soporte en Papel.
-
Temperatura de quince (15) a veinte (20) grados centgrados (C) con una
fluctuacin diaria de cuatro (4) grados centgrados (C).
Humedad relativa entre cuarenta y cinco (45) y sesenta (60) porciento (%)
con fluctuacin diaria del cinco (5) porciento (%).
Estas condiciones son en resumen un lugar muy fresco, seco y con muy buena
ventilacin.
Para otros medios especiales tales como fotografas, microfilmes, grabaciones,
medios magnticos, medios digitales y otros, que deben ser preservados en forma
muy especial, se utilizarn espacios diseados especialmente para su
almacenamiento.
Ventilacin
-
El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de

una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las
condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber

permitir una adecuada ventilacin a travs de ellos.
Deber en lo posible contar con medios de filtracin del aire de ingreso tanto
de partculas slidas como de contaminantes atmosfricos. Los niveles de
stos guardan relacin con el sitio de emplazamiento de la edificacin.
Debe haber una ventilacin tan buena que nunca se acalore el archivo, que
nunca se humedezca por falta de aire, que se ventile adecuadamente, en
forma permanente y que los corredores deben estar orientados
paralelamente a la direccin de la ventilacin para mejorar su flujo.

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Iluminacin y Seguridad en Depsitos

-
Debe evitarse el uso de luz incandescente y preferirse la fluorescente, pero

tomando en cuenta que los balastros estn fuera del depsito.
Debe evitar la incidencia de la luz directa sobre documentacin y

contenedores.
Disponer de equipos para atencin de desastres como extintores de CO2,

Solfa clan o Multipropsito y extractores de agua de acuerdo con el material
a conservar. Evitar el empleo de polvo qumico y de agua.
Las especificaciones tcnicas de los extintores y el nmero de unidades

deber estar acorde con las dimensiones del depsito y la capacidad de
almacenamiento.
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Proveer la sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los

diferentes equipos para la atencin de desastres y las rutas de evacuacin y
rescate de las unidades documentales.
Mantenimiento
-
Garantizar la limpieza y fumigacin de las instalaciones y estantera con un

producto que no incremente la humedad ambiental.
Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en seco

y para el efecto se deben emplear aspiradoras e incluirse en el plan de
limpieza de la entidad.
El aseo debe ser una ocupacin diaria para detectar y corregir posibles
problemas con las cubiertas.
13.3. Sistema Integrado de Conservacin de Documentos

La implementacin del SIC diseado para el PGD del MDN-UGG, Comando General,
Armada Nacional, Fuerza Area y Polica Nacional, tiene por objetivo coordinar las
actividades tendientes a la conservacin de su documentacin, mediante la
ejecucin de programas de conservacin preventiva.

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Todas las acciones directas e indirectas en conservacin preventiva que se plantean

en el SIC, tienen por tanto el propsito de regular, controlar, monitorear y minimizar
los factores de deterioro teniendo en cuenta el ciclo vital del documento (desde la
fase de produccin del documento hasta su disposicin final) y su entorno medio
ambiental, para lo cual se requiere tener en cuenta los siguientes aspectos:
-
Manejos administrativos y de Gestin Documental.

Uso de materiales adecuados.
Adopcin de medidas especficas en edificios y locales.
Sistemas de almacenamiento y depsito.
Unidades de conservacin.
Manipulacin y mantenimiento peridico.
Por lo que los procedimientos de conservacin preventiva, se formulan a partir de las

especificidades en cuanto al manejo institucional de los aspectos anteriormente
mencionados y a la optimizacin de la integridad fsica y funcional de los
documentos, limitndose exclusivamente a la implementacin de acciones
enmarcadas en criterios de conservacin preventiva, evitando las intervenciones
complejas de conservacin o restauracin, ya que estas son competencia exclusiva
de profesionales en el rea, sin embargo, es necesario contar con personal
capacitado que pueda llevar a cabo todas las actividades, coordinando los
cronogramas y el seguimiento, con el fin de dar continuidad a las mejoras y avances
que propone la implementacin del SIC.
El SIC define entonces las actividades que deben ejecutarse teniendo en cuenta la
reglamentacin interna del MDN-UGG como el subprograma Control y Monitoreo de
Vectores y Zoonosis estipulado en la Circular 771 de 20098, o su equivalente en cada
Fuerza.
Por su parte las reas de Archivo del MDN-UGG a los cuales va dirigido el SIC,
cuentan con espacios en los cuales se almacena la documentacin
correspondiente al archivo central e histrico que tienen un nivel de consulta medio
y bajo. Asimismo, el programa se aplica a algunas oficinas del MDN-UGG en las
cuales hay archivo de gestin, que no han realizado la transferencia de la
documentacin, dando lugar a archivos mixtos conformados por documentacin
de archivo central y de gestin.
13.3.1. Programas de Conservacin Preventiva
Campaa del MDN-UGG. Defensa unida por el Medio Ambiente.

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Teniendo en cuenta la distribucin que tienen las reas de Archivo del MDN-UGG,
los programas de conservacin preventiva se presentarn de manera genrica, con
el propsito de poder implementarlos en todos los espacios y mostrarn la siguiente
estructura:
Objetivo. En el cual se explica la meta o necesidad a solucionar.
Actividades
Se desglosan y describen las actividades ejecutoras del programa, donde cada
programa tiene un nmero diferente de actividades que pueden modificarse de
acuerdo a las necesidades del PGD y en directa relacin con el dinamismo y
evolucin de la Gestin Documental en el MDN-UGG.
Cuadro de Tiempos, Recursos y Formatos de Registro
Respecto a los tiempos y recursos, se presenta la periodicidad con la cual deben
desarrollarse las actividades y los recursos de personal, insumos y equipos requeridos
para la ejecucin de las mismas.
Asimismo, toda actividad debe ser registrada, con el propsito de hacer su
respectivo seguimiento, por lo que los formatos de registro hacen parte de la
documentacin propia del Grupo Gestin Documental o quien haga sus veces,
pues aunque en algunas actividades el personal de este grupo no acte como
ejecutor, es quien debe realizar el control y seguimiento en pro de la
conservacin documental.
Para ello los formatos e instructivos de aplicacin se describen y presentan como
anexos, para que el personal designado pueda realizar la diligencia adecuada
de estos.

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13.3.2. Programa de Inspeccin y Mantenimiento

Las actividades que hacen parte del programa de inspeccin y mantenimiento se
deben ejecutar en las reas de Archivo de Gestin, Archivos Centrales e Histrico.
Objetivo Minimizar el riesgo que representa el deterioro de la infraestructura para la
conservacin de la documentacin, a partir del desarrollo de actividades que
mantengan el inmueble en el cual se encuentra el archivo en buenas condiciones,
evitando las reparaciones de emergencia o no planeadas.
Actividades
-
Actividades de Inspeccin.
Para las actividades de inspeccin de reas, es necesario crear un cronograma

semestral y diligenciar el formato de Inspeccin reas de Archivo. Teniendo en
cuenta que esta actividad define los requerimientos para el mantenimiento,
reparacin o renovacin, el cronograma debe ser elaborado con un espacio de
tiempo de no ms de treinta (30) das hbiles respecto al cronograma de
mantenimiento, con el fin de dar espacio a las contrataciones y/o consecucin
de insumos y personal.
Las actividades de inspeccin a desarrollar, son:
-
Inspeccin de tomas elctricas, cableado, aire acondicionado, extractores,

desages y tuberas asociados a las reas de Archivo.
Inspeccin del estado de conservacin de muros, techos, cielo raso,

ventanas, puertas y pisos.
Inspeccin de estado de conservacin de estantera y archivadores.
Actividades Previas al Mantenimiento.

Teniendo en cuenta que algunas actividades de mantenimiento generan
suciedad, polvo y en el caso del mantenimiento de la estantera puede requerirse
la reubicacin temporal de la documentacin, es necesario minimizar los riesgos
asociados al traslado de documentos.

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Asimismo, como la inspeccin permite definir las reparaciones que deben

realizarse con una periodicidad especfica, es posible anticiparse y coordinar la
reubicacin o el aislamiento de la documentacin para desarrollar las
actividades de reparacin y/o mantenimiento, asegurando la conservacin de la
documentacin, por lo que las acciones previas al mantenimiento debern
registrarse en el formato de Registro de Mantenimiento de reas de Archivo.
Las actividades previas al mantenimiento a desarrollar, son:
- Proteger la documentacin.
Durante el mantenimiento de pisos, muros, puertas, ventanas, tuberas y tomas
elctricas, puede levantarse material particulado, por lo que es necesario
cubrir las cajas y la documentacin suelta con telas impermeables o plstico,
hasta que terminen las operaciones.
- Reubicacin de la documentacin.
En caso de que el mantenimiento de la estantera o archivadores requiera
reubicar la documentacin, es necesario buscar una estantera provisional con
el propsito de no ubicar la documentacin en el suelo.
- Actividades de Mantenimiento.
Es necesario realizar un cronograma semestral de mantenimiento general para las
reas y diligenciar el formato de Registro de Mantenimiento de reas de Archivo,
adjuntando los recibos e informes de seguimiento de equipos u otros, de manera
que con el mantenimiento continuo se garantice el correcto funcionamiento de
estos.
Las actividades de mantenimiento a desarrollar, son:
- Cambio o reparacin de tomas elctricas, cableado, aire acondicionado,
extractores, desages y tuberas asociados a las reas de Archivo.
- Reparacin de muros, techos, ventanas, puertas y pisos.
- Cambio y/o reparacin de estantera y archivadores.

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Cuadro de Tiempos, Recursos y Formatos de Registro

ACTIVIDAD
Acciones de
Mejora:
Reparacin de
tuberas,
desage, techos
y pisos.
TIEMPO
El tiempo que se
requiera para la
planeacin,
disposicin del
rubro y ejecucin
de reparaciones.
RECURSOS
Personal contratado
por el MDN-UGG.
FORMATOS DE REGISTRO
La empresa contratada
debe presentar una
cotizacin de los servicios
solicitados.
Una vez finalizadas las
reparaciones debe
presentar al MDN-UGG un
reporte lo realizado.
Personal de Servicios
Generales (realiza la
Inspeccin).
Inspeccin en
reas de Archivo.
Semestral
(Dos (2) veces al
ao).
Grupo de Gestin
Documental o quien
haga sus veces
(solicita la Inspeccin,
el formato de registro
y realiza el
seguimiento de la
actividad).
Formato de Inspeccin de
reas de Archivo
Programa de Inspeccin y Mantenimiento.

ACTIVIDAD
TIEMPO
Actividad
dependiente de
la Inspeccin.
Previo al
Mantenimiento
de las reas de
Archivo.
Estas actividades
se deben realizar
mnimo tres (3)
das previos a la
ejecucin de las
Reparaciones
y/o
Mantenimiento.
Mantenimiento
Semestral
RECURSOS
Plsticos o telas
impermeables para
cubrir la
documentacin.
Personal de Servicios
Generales (realiza las
actividades).
Formato de Registro de
Mantenimiento de reas
de Archivo.
Grupo de Gestin
Documental o quien
haga sus veces
(solicita la ejecucin y
realiza el seguimiento
de la actividad).
Contratacin de

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ACTIVIDAD
TIEMPO
RECURSOS
de reas de
Archivo.
(Dos (2) veces al

ao).
personal o empresa
capacitada para la
ejecucin del
mantenimiento
dependiendo de la
actividad a realizar.
Mantenimiento de reas
de Archivo.
Personal del grupo de

Gestin Documental o
quien haga sus veces
(solicita la ejecucin y
realiza el seguimiento
de la actividad).
13.3.3. Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

El programa de Control de Condiciones ambientales va dirigido a las reas de
archivo Central e Histrico, sin embargo teniendo en cuenta que hay reas de
Archivo de gestin del MDN-UGG con un alto volumen documental, o con la
implementacin del modelo de Archivo de Gestin Centralizado, es necesario que
tambin se les implementen las actividades propuestas.
Objetivo.
Garantizar reas de Archivo con condiciones ambientales ptimas para la
conservacin de los documentos.
Actividades.
Monitoreo de Humedad Relativa y Temperatura.
Es necesario que en las reas donde existe documentacin de archivo central y
archivos de gestin centralizado (si existen), para conservacin total, se dispongan
equipos dataloggers para realizar mediciones durante las veinticuatro (24) horas de
los trescientos sesenta y cinco (365) das del ao, con el fin de hacer un seguimiento
a las condiciones ambientales.
Estos equipos tienen un software, que permite acceder a los registros para
descargarlos al computador, por lo que esta accin deber realizarse cada tres (3)
meses para controlar los datos obtenidos.
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Para el caso de las oficinas que albergan un alto volumen de documentacin que
an se encuentra en gestin, se recomienda adquirir un equipo datalogger que rote
por cada una las oficinas y cuya duracin por espacio no sea menor a dos (2)
semanas, para realizar un seguimiento de las condiciones ambientales en todos los
espacio del MDN-UGG.
Es importante recordar que las reas de trabajo no deben compartir el mismo
espacio con las reas de almacenamiento de documentacin9, asimismo, teniendo
en cuenta que los equipos deben rotar por diferentes oficinas, se debern descargar
los datos al computador y diligenciar el formato de Planilla de Monitoreo de
Condiciones Ambientales en Oficinas, cada vez que se cambie el equipo de
espacio.
Control de Humedad Relativa y Temperatura.
En las reas de Archivo, es necesario que se instalen sistemas de ventilacin artificial
con regulacin de temperatura humedad y control de entrada de material
particulado (polvo).
Control de Incidencia Lumnica.
En las reas de Archivo Central e Histrico, por el tiempo de permanencia de la
documentacin, es necesario eliminar el ingreso de iluminacin natural, por lo cual
se recomienda que la iluminacin para estos espacios sea completamente artificial.
Cuadro de Tiempos, Recursos y Formatos de Registro.

ACTIVIDAD
Monitoreo de
Humedad
Relativa y
Temperatura en
Archivo Central
e Histrico.
TIEMPO
RECURSOS
Todo el ao.
Equipos de
medicin de
Humedad
Relativa y
Temperatura
(dataloggers).
Grupo de
Gestin
Documental o
quien haga sus
Registro Electrnico del

datalogger en un software.
Formato de Planilla de
Monitoreo de Condiciones
Ambientales en Oficinas (16).
Acuerdo AGN 049 de 2000.

Pgina 122 de 172
ACTIVIDAD
TIEMPO
RECURSOS
veces.
Equipos de
medicin de
Humedad
Relativa y
Temperatura
(dataloggers).
Monitoreo de
Humedad
Relativa y
Temperatura en
Archivo de
Gestin
Cada dos (2)

semanas por
oficina.
Control de
Humedad
Relativa y
Temperatura.
Adecuaciones
segn
Diagnostico
(segn
disponibilidad
presupuestal del
MDN-UGG).
Adecuaciones
segn
Diagnostico
(segn
disponibilidad
presupuestal del
MDN-UGG).
Mantenimiento de reas de
Archivo.
Control de
Incidencia
Lumnica
Archivo Central
e Histrico.
Adecuaciones
segn
Diagnostico
(segn
disponibilidad
presupuestal del
MDN-UGG).
Adecuaciones
segn
Diagnostico
(segn
disponibilidad
presupuestal del
MDN-UGG).
Mantenimiento de reas de
Archivo.
Grupo de
Gestin
Documental o
quien haga sus
veces.
Registro Electrnico del

datalogger en un software.
Monitoreo de Condiciones
Ambientales en Oficinas.
Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales.

Pgina 123 de 172
13.3.4. Programa de Limpieza de reas

El programa de Limpieza de reas se debe implementar en las reas de Archivo de
Gestin, Archivos de Gestin Centralizado (si existen) e Histrico.
Objetivo
Disminuir el riesgo de proliferacin de plagas y acumulacin de suciedad, evitando
acciones de limpieza inadecuadas o ausencia de sta en las reas de Archivo del
MDN-UGG.
Actividades.
Acciones de Limpieza
Para garantizar la continuidad de estas actividades, es necesario coordinar con el
Grupo Logstico una programacin anual en la que se proyecte por mes los insumos,
dotacin y personal que se requiere para la limpieza adecuada de las reas de
Archivo y las Oficinas del MDN-UGG.
Las actividades de acciones de limpieza a desarrollar, son:
- La limpieza de reas de Archivo.
Teniendo en cuenta las caractersticas de las reas de Archivo, es necesario que la
limpieza de estantera y espacios se realice cada quince (15) das (dos (2) veces en
un (1) mes).
- Limpieza de estanteras.
Una vez asignando el personal para el desarrollo de estas actividades, los insumos y
la dotacin requerida, de acuerdo con las indicaciones del Instructivo de Limpieza y
Desinfeccin de reas y Documentos de Archivo del AGN (17), se realizar la
limpieza de estanteras dentro de las oficinas cada quince (15) das (dos (2) veces en
un (1) mes).
- Limpieza de reas de trabajo.
La limpieza de las reas de trabajo debe ser diaria y realizarse de acuerdo con las
indicaciones del Instructivo de Limpieza y Desinfeccin de reas y Documentos de
Archivo del AGN.

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- Dotacin para la limpieza de reas de Archivo.

El personal que se designe para realizar la limpieza de las reas de Archivo, debe
portar la siguiente dotacin para minimizar el riesgo de contaminacin biolgica.
-
Guantes de ltex o plsticos de buen calibre adecuados para la limpieza de

reas y estantera, una vez se presenten roturas en estos debern cambiarse.
Tapabocas o respiradores contra material particulado desechables,
preferiblemente los tipo bozal.
Bata u overol de manga larga, cierre completo y puo ajustado para
minimizar la exposicin del cuerpo al material particulado que se mueve
durante las acciones de limpieza.
- Seguimiento.
Es necesario que el Grupo de Gestin Documental o quien haga sus veces, realice el
seguimiento a la realizacin y frecuencia de la limpieza de las reas de Archivo a
travs de:
Solicitud de formatos de registro y cronograma de limpieza de la empresa
contratada para los servicios generales.
Visitas de verificacin a las reas de Archivo, para observar si la limpieza se est
realizando segn las recomendaciones dadas, estas visitas pueden ser durante la
ejecucin de la actividad o despus de esta.
Para el registro de la visita se debe diligenciar el formato de Planilla de Verificacin
de Limpieza en reas de Archivo, plasmando las observaciones que posteriormente
se presentarn al personal de servicios generales para mejorar la metodologa
utilizada.
ACTIVIDAD
TIEMPO
RECURSOS
Programacin
de Acciones de
Limpieza.
Anual con
proyeccin
mensual del
gasto.
Personal de
Servicios
Generales
apoyado en el
Grupo de
Gestin
Instructivo AGN de Limpieza y

Desinfeccin de reas y
Documentos de Archivo

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ACTIVIDAD
TIEMPO
RECURSOS
Documental o
quien haga sus
veces.
Registro de
Limpieza.
Verificacin.
Mensual.
Personal del
Grupo de
Gestin
Documental o
quien haga sus
veces.
El suministrado y diligenciado
por el personal de Servicios
Generales.
Mensual.
Personal del
Grupo de
Gestin
Documental o
quien haga sus
veces.
Verificacin de Limpieza en
reas de Archivo.
Programa de Limpieza de reas.

13.3.5. Programa de Control de Plagas
El control de plagas, debe realizarse en las reas de archivo histrico, central, de
gestin y de gestin centralizado (si existen), para lo se deber considerar las
siguientes observaciones para la desinfeccin, desinsectacin y control de animales
mayores en cada una de sus sedes, garantizando el bienestar de los funcionarios y la
salvaguarda de los documentos.
Objetivo.
Mantener las reas de Archivo libres de agentes biolgicos que puedan representar
un riesgo para la salud del personal y para la conservacin de los documentos.
Actividades.
- Desinfeccin.
La desinfeccin se encarga de eliminar agentes microbiolgicos como hongos y
bacterias que se encuentran en el ambiente, es necesario contratar este servicio
con una empresa especializada y solicitar que la desinfeccin se realice con
productos cuyo efecto residual no represente un factor de riesgo para la

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documentacin, es decir, productos cuyo agente activo sea amonios cuaternarios

con radicales alqulicos10.
- Desinsectacin.
La desinsectacin se encarga de eliminar la presencia de insectos (cucarachas,
pescaditos de plata, pulgas, etc.), por lo que es necesario contratar este servicio
con una empresa especializada y solicitar que la desinsectacin se realice con
productos cuyo efecto residual no represente un factor de riesgo para la
documentacin, como los insecticidas concentrados a base de piretrinas11.
- Control de Animales Mayores.
El control de animales mayores (ratones, palomas, lagartijas, etc.), se debe realizar
con una empresa especializada y el mtodo de control recomendado es el de
cebo, para evitar la muerte y descomposicin de los animales dentro de las reas
de Archivo12.
- Seguimiento.
El Grupo Gestin Documental o quien haga sus veces debe hacer el seguimiento al
cronograma anual establecido para el control de plagas (desinfeccin,
desinsectacin y control de animales mayores), para lo cual es necesario contar con
los registros que presenta las empresas, como documentacin de apoyo que
evidencia la prestacin de los servicios.
ACTIVIDAD
Desinfeccin.
Desinsectacin.
TIEMPO
RECURSOS
Semestral.
Empresa contratada
MDN-UGG, CGFM.
EJC, ARM, FAC y
PONAL para realizar
la desinfeccin.
Registros generados por

la empresa contratada
por el MDN-UGG, CGFM.
EJC, ARM, FAC y PONAL
Trimestral.
Empresa contratada
MDN-UGG, CGFM.
EJC, ARM, FAC y
PONAL para realizar

Instructivo de Limpieza y Desinfeccin de reas y Documentos de Archivo - AGN.

Idem.
12 Idem.
10
11

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ACTIVIDAD
TIEMPO
RECURSOS
De acuerdo con
el servicio
contratado.
Empresa contratada
MDN-UGG, CGFM.
EJC, ARM, FAC y
PONAL para el
control de animales
mayores.

Anual.
Personal del Grupo

de Gestin
Documental o quien
haga sus veces.

la desinsectacin.
Control de
Animales
Mayores.
Seguimiento.
Programa de Control de Plagas.

13.3.6. Programa de Conservacin en la Produccin y Manejo Documental
Objetivo.
Garantizar la permanencia y funcionalidad de los documentos del MDN-UGG, en
todo su ciclo vital (gestin, central e histrico), de acuerdo con los procesos del
PGD, mediante el uso de materiales adecuados de acuerdo con la normatividad
vigente, por lo que es necesario que el Grupo Gestin Documental o quien haga sus
veces, solicite a la dependencia que corresponda la compra de insumos que
cumplan con lo establecido en cuanto a materiales para garantizar la
perdurabilidad de los documentos y de la informacin.
Actividades.
-
Escogencia de los Materiales para Produccin de Documentos.
Para minimizar el deterioro de los documentos, es importante que los materiales con
los que se producen estos sean de excelente calidad, con el fin de garantizar la
perdurabilidad de la informacin.
Por tanto, segn el tipo de soporte se deber tener en cuenta la siguiente
normatividad:
- NTC 4436:1999 - Informacin y Documentacin. Indica los papeles para los
documentos de archivo, los requisitos para la permanencia y durabilidad

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(numeral 4), excepto el requisito relativo al gramaje que se acepta de setenta

y cinco (75) g/m2.
- NTC1673:1983 - Papel y Cartn (papel para escribir e imprimir). Indica que el
papel para escribir e imprimir (papel tipo bond), es destinado a la escritura y a
la impresin tipogrfica, ya que cuenta con buena resistencia al borrado
mecnico y con superficies libres de pelusas.
Para las tcnicas de impresin se deber tener en cuenta la siguiente
normatividad:
- NTC 2223:1986 - Equipos y tiles para Oficina. Indica que la tinta lquida para
escribir ideal es la permanente, esta debe presentar un nivel despreciable de
prdida de color al ser expuesto a la luz del da, los rayos ultravioleta o
sumergirla en agua o alcohol.
- Circular Nota Interna No. 13 de 1999 (AGN) - Concepto Tcnico del Grupo de
Laboratorio de Restauracin. Indica que no se deben utilizar micropuntas o
esferos de tinta hmeda, pues estos son solubles en agua y pierden su
coloracin en corto tiempo, an en condiciones estables de almacenamiento
pueden presentar prdida de legibilidad en la informacin.
- ISO 11798 (actualmente en revisin). Busca estandarizar las caractersticas
ptimas de tintas o tner para impresin por inyeccin.
- NTC 2334:1987 - Equipos y tiles de Oficina. Indica que los lpices negros de
mina grafito son estables qumicamente frente a solventes como agua, etanol,
isopropanol y acetona.
Escogencia de los Materiales para la Manipulacin de Documentos de Archivo.
La Gestin Documental requiere del uso de diferentes materiales y elementos
(carpetas, ganchos legajadores, cosedoras, clips), que al no utilizarse de la
manera adecuada pueden representar un riesgo para la conservacin de los
documentos.
Por lo que es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
- No usar elementos metlicos de sujecin tales como clips, ganchos de
cosedora y ganchos legajadores.

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En el mercado se pueden conseguir clips con un recubrimiento que asla el

metal y para el caso de los ganchos de cosedora, su uso en ocasiones es
necesario por lo cual debe ponerse un aislante entre el gancho y el
documento que puede ser un trozo de papel pequeo.
- Tener en cuenta lo expuesto en la NTC 5397:200513, donde se mencionan las
caractersticas de calidad para adhesivos, cintas adhesivas, plsticos (para
unidades de conservacin) y borradores.
Escogencia de las Cajas y Carpetas para el Almacenamiento de la Documentacin.
Para la escogencia de las cajas y carpetas que se utilizarn para el
almacenamiento de la documentacin, debe tenerse en cuenta lo establecido en
la NTC 5397:2005, donde se mencionan las caractersticas de calidad de la cartulina,
del cartn corrugado con recubrimiento interno y del cartn de archivo; as como lo
establecido por el AGN respecto a las especificaciones para cajas y carpetas de
archivo.
Manipulacin de Documentos de Archivo Histrico.
La documentacin que conforma el archivo histrico, corresponde a aquella que
ha sido selecciona como de Conservacin Total segn lo establecido en las TRD, por
lo que desde su produccin se debe conocer su disposicin final.
En tal sentido, esta documentacin debe producirse y gestionarse con materiales de
calidad de archivo, evitando el uso de cintas adhesivas, ganchos de cosedora,
perforaciones para legajar u otro tipo de elementos que signifiquen un riesgo para su
conservacin.
Por tanto, el almacenamiento de esta documentacin debe hacerse en carpetas
con cartulina libre de cido de cuatro (4) aletas y en cajas de cartn corrugado con
recubrimiento libre de cido, segn las recomendaciones del AGN.
Almacenamiento, Re-almacenamiento y Empaste de Documentacin.
La documentacin que produce el MDN-UGG a nivel general se encuentra ya
almacenada, por lo que este programa se enfoca a las directrices de
Realmacenamiento. Para el caso de la documentacin suelta que se encuentra en
13 Materiales para Documentos de Archivo con Soporte en Papel.

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el Archivo General correspondiente a Historias Laborales, actualmente se adelanta

su organizacin a travs del contrato 340 de 2010 celebrado entre el AGN y el MDN.
Cambio de Cajas y Carpetas.
Es necesario contar con suficientes cajas y carpetas en almacn, de manera que
cuando se requiera pueda hacerse este cambio a la brevedad posible.
El cambio de carpetas debe hacerse cuando estas presenten rasgaduras que dejen
al descubierto la documentacin de su interior, o cuando presentan suciedad
acumulada, manchas de comida o biodeterioro.
El cambio de cajas debe hacerse cuando estas se encuentran deformadas, se
desarmen fcilmente al manipularlas, estn rotas, presenten suciedad acumulada,
manchas de comida o biodeterioro.
13.3.7. Plan de Capacitacin del SIC
El Plan de Capacitacin del SIC se relacionar directamente con el Plan de
Capacitacin establecido para MDN-UGG, CGFM. EJC, ARM, FAC y PONAL y por
tanto, estar a cargo del responsable de las reas de Gestin Documental o de
quien haga sus veces.
Objetivo
Concientizar al personal del, MDN-UGG, CGFM. EJC, ARM, FAC y PONAL de la
correcta Gestin Documental de sus archivos, con el fin de mejorar la satisfaccin
del usuario interno y externo, a la vez que se garantiza la perdurabilidad de la
informacin en el tiempo.
Temas de Capacitacin
El contenido de las capacitaciones del SIC, permitir a los asistentes conocer temas
relacionados con la conservacin documental, por lo que segn el tipo, modalidad
y nivel de capacitacin que se determine, los temas planteados son:
- Importancia de la conservacin en la Gestin Documental de acuerdo con el
ciclo vital del documento.

Pgina 131 de 172
Dirigido a todo el personal del MDN-UGG, CGFM. EJC, ARM, FAC y PONAL, pues
inherentes a sus procedimientos siempre habr manipulacin y/o creacin de
documentos, por lo que saber la importancia de este aspecto les compete.
- Control de Condiciones Ambientales.
En cada rea de Archivo se debe tener control y realizar un monitoreo de las
condiciones ambientales, por lo que es necesario capacitar al personal encargado
de ello, para saber qu hacer en caso de presentarse alguna irregularidad en los
resultados que se obtengan.
- Intervenciones de Conservacin.
Dirigido al grupo encargado de realizar las intervenciones de conservacin que
requiera la documentacin, para lo cual es necesario recurrir a un profesional de
conservacin y restauracin para el desarrollo de esta temtica.
Responsables y Responsabilidades frente al SIC.
La Gestin de los Programas del SIC, es responsabilidad directa del Secretario
General del MDN-UGG, quien delega esta funcin a la Direccin Administrativa y
especficamente al responsable del Grupo Gestin Documental o quien haga sus
veces en el CGFM, EJC, ARM. FAC y PONAL, como encargado de garantizar la
perdurabilidad, acceso y conservacin de la informacin.
Teniendo en cuenta que el MDN-UGG alberga su documentacin en diferentes
espacios dentro de la ciudad de Bogot, es necesario la centralizacin de todas las
actividades derivadas de los Programas del SIC a un (1) solo grupo, lo cual permitir
articular las acciones de respuesta, control y seguimiento, para garantizar un
impacto general que involucre a todas las reas de Archivo.
El Grupo encargado de la Gestin Documental o quien haga sus veces, deber
contar con personal capacitado y/o profesional, cuyas funciones sean especficas al
desarrollo y seguimiento de las actividades propuestas en el SIC, para realizar visitas
a los diferentes espacios de archivo del MDN-UGG logrando identificar las
necesidades y ejecutar las soluciones en pro del desarrollo articulado del Sistema.
Como el SIC involucra aspectos que inciden en procedimientos de otras reas,
grupos o dependencias, el Grupo de Gestin Documental debe hacer un
seguimiento en estas dependencias hasta la etapa final de sus procedimientos.

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Intervenciones de Conservacin.
A la documentacin de conservacin total, por ser de carcter histrico, debe
garantizrsele su perdurabilidad y originalidad, para lo cual es necesario realizar
intervenciones sobre los deterioros fsico-mecnicos que puedan presentar por la
manipulacin u otro factor. Asimismo, teniendo en cuenta que el MDN-UGG tiene
proyectado realizar la microfilmacin de algunos documentos de acuerdo con las
TRD, se requiere que previo a este proceso se realicen ciertas intervenciones que
faciliten el proceso mismo de microfilmacin, garantizando la lectura de la
informacin contenida en los documentos.
Se debe contar con un profesional Restaurador, Conservador de Bienes Muebles
para que capacite al personal que realizar intervenciones y apoye el proceso a
travs de la supervisin y el seguimiento.
Limpieza de Documentos.
La limpieza es la primera fase metodolgica de cualquier intervencin en donde se
eliminan los elementos ajenos al documento tales como gancho de cosedora, clips,
cintas u otros.
El material metlico, los ganchos de cosedora, clips y legajadores son de fcil
eliminacin si no se encuentran oxidados. En caso de encontrar material metlico
oxidado, la eliminacin debe realizarse con mayor cuidado, para no afectar el
papel.
Para eliminar el polvo y la suciedad superficial, se utiliza una brocha de cerda suave
realizando un barrido por las dos (2) caras del documento de adentro hacia afuera.
Cuando la suciedad es consistente, es necesario utilizar un material abrasivo como
el borrador de nata, sin ejercer mucha presin.
Intervencin de Deterioro Fsico - Mecnico.
- Devolucin (desdoble) de Planos.
Para eliminar los pliegues y dobleces es necesario que se desdoble el pliegue y con
una esptula de hueso o madera se haga algo de presin para devolver el plano.
- Restitucin de Faltantes y solucin de Rasgaduras.

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Este procedimiento requiere de cintas o papeles de conservacin que se

encuentran en el mercado y se realizar con previa autorizacin del productor
documental atendiendo la originalidad y autenticidad del documento, esta tcnica
es compleja y requiere de elementos especiales para su desarrollo. En caso de
requerirse se solicitar asesora del Archivo General del MDN -AGMDN para su
realizacin.
Manipulacin de Documentos con Deterioro Biolgico
Cuando se identifica una unidad con deterioro biolgico, es necesario envolverla en
papel kraf, rotularla con los datos de la unidad y con el logosmbolo de
contaminacin biolgica, se debe aislar la caja completa. El personal que
encuentre la unidad afectada, debe lavar sus manos y usar gel antibacterial. Para
manipular este tipo de unidades el personal debe utilizar implementos tales como
bata, tapabocas y guantes de ltex.
En caso de que las cajas o carpetas presenten biodeterioro, se deben limpiar con
alcohol antisptico y luego eliminarse como desechos con riesgo biolgico.
Asimismo, el lugar donde se asle la documentacin con biodeterioro debe
encontrarse lejos de las reas de Archivo y/o cafetera y contar con espacio
suficiente para la limpieza, desinfeccin y secado de la documentacin.
La desinfeccin debe ser supervisada y dirigida por un profesional en conservacin
documental.

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Conservacin de Soportes de Nuevas Tecnologas

La informacin consignada en soportes de nuevas tecnologas requiere de la
intervencin de dos (2) disciplinas, la primera de conservacin de la materialidad del
objeto, la cual define lineamientos generales que magnifican la conservacin de
estos soportes a partir de acciones preventivas sobre el medioambiente, el correcto
embalaje y la manipulacin.
La segunda es la que concierne al rea de Sistemas, quien se encarga de la
conservacin y el acceso a la informacin, adems de la prevencin de incursin
de virus informticos.
Soportes pticos.
Este grupo est conformado por CD, DVD, BLUREY, entre otros, los cuales permiten el
acceso a la informacin y su reproduccin sin tener que recurrir al original, sin
embargo, su tiempo de duracin es corto (no ms de cinco (5) aos) por lo que
requiere de un seguimiento constante y de la migracin de informacin a nuevos
soportes.
El concepto de documento original, para aquellos almacenados en soporte ptico,
es relativo, ya que ste tipo de soporte permite la modificacin del documento y por
ende la manipulacin de la informacin, frente a esto es necesario generar Sistemas
de Seguridad Informtica para garantizar la originalidad de la informacin.
Por tanto, de acuerdo con la poltica de seguridad para este tipo de soporte, este
podr utilizarse para el transporte de informacin pero no para su conservacin total
en remplazo del papel y el Grupo de Sistemas ser quien de acuerdo con las
polticas del SGDEA deber establecer los medios de conservacin para el material
de audio, video y electrnico, adems de los equipos que albergarn dicha
informacin y los backups necesarios para ello.
De esta manera, para la conservacin fsica de estos soportes se recomienda
realizar las siguientes actividades:
Limpieza.
La limpieza del soporte se debe realizar en forma radial (no en crculos), de adentro
hacia afuera con un pao limpio y seco, adems se recomienda que la
periodicidad para esta limpieza sea cada tres (3) meses mximo.

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Transferencia de Datos.
La transferencia de datos debe hacerse a soportes de alta calidad, para lo cual es

necesario verificar en el mercado cuales soportes ofrecen una mayor eficiencia,
asimismo, se deber llevar un control de la cantidad de transferencias y
modificaciones (cambio de software) realizadas.
Nota: Los mejores soportes existentes en el mercado actualmente son los CD con
lmina reflectante de oro y tinte de flocianina.
Almacenamiento.
Las cajas plsticas de almacenamiento en las que comnmente se encuentran

estos soportes pticos son adecuadas para su conservacin y su disposicin debe
realizarse en sentido vertical, teniendo en cuenta que dependiendo el diseo de la
caja, la cual no deber exceder el volumen de almacenamiento.
Esta clase de soportes no debe almacenarse en espacios con radioactividad o
campos magnticos o electrostticos.
Manipulacin.
Las unidades o soportes pticos tienen dos (2) caras, la cara superior comnmente
oscura u opaca, contiene la marca y las especificaciones tcnicas del disco y la
cara inferior de grabado, tiene una apariencia tornasolada.
Para manipular el disco se debe coger por el agujero del centro o por las esquinas
del borde, evitando colocar los dedos u objetos diferentes sobre su superficie y una
vez utilizado, es preciso devolverlo a su unidad de almacenamiento.
Para el caso que se requiera, deber marcarse nicamente en la cara superior,
evitando el uso de etiquetas auto adhesivas, por lo que se recomienda utilizar
marcadores permanentes libres de alcohol o cualquier otro solvente.
Ambiente.
Evitar su ubicacin cerca de campos magnticos, lugares hmedos, con incidencia

de iluminacin solar directa y/o alto ingreso de material particulado, segn lo
establecido en el Acuerdo AGN 049 de 2000 respecto a las condiciones ambientales
ideales, teniendo en cuenta adems una temperatura de diez y seis (16) a veinte

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(20) grados centgrados (C) y una humedad relativa de treinta y cinco (35) a
cuarenta y cinco (45) porciento (%).
Estos soportes deben cumplir con las cualidades necesarias para la conservacin de
informacin, por lo que es importante adquirir materiales de buena calidad y
adoptar programas de migracin de datos, limpieza y almacenamiento adecuados,
con el fin de garantizar una mayor vida til del objeto, adems de la perdurabilidad
y el fcil acceso a la informacin.
Hay que advertir que tanto CD como USB son elementos para transporte temporal
de informacin, pero en ningn caso sirven para almacenamiento de informacin a
corto, mediano o largo plazo.
Plan de Prevencin de Desastres en Gestin Documental.
El Plan de Emergencias va dirigido a las reas de Archivo de Gestin, Archivos de
Gestin Centralizado (si existen), Central e Histrico del MDN-UGG, que se encuentra
en su Archivo General y otras de sus sedes (CAN, CATAM y Centro Internacional).
A partir del mapa de riesgos, el inmueble puede presentar vulnerabilidad ante
terremoto, inundacin, incendio o vandalismo, el plan de emergencia para
documentos se enfatiza en las medidas preventivas y de rescate, las cuales aplican
para cualquiera de los factores anteriormente enunciados.
Comit de Prevencin y Atencin de Desastres para Documentos.
El Comit Tcnico de Archivo MDN-UGG, CGFM. EJC, ARM, FAC y PONAL debe crear
un Grupo de Prevencin y Atencin de Desastres para Documentos, el cual debe
coordinarse con el Comit de Emergencias con el propsito de apoyar todas las
medidas de reaccin y recuperacin que se requieran para la conservacin
documental.
Por lo que en cada una de las sedes de cada Fuerza, deber haber un brigadista
capacitado para planear y llevar a cabo la evacuacin de documentos en caso de
emergencia, iniciando por los documentos identificados como vitales para la
gestin institucional y recuperacin de documentos afectados por la catstrofe
presentada.
Priorizacin.
La documentacin que sea importante para la misin, visin y gestin de la entidad,

tiene prioridad sobre cualquier otro tipo de documentacin, por lo que es necesario

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conocer su localizacin para poder recatarla en caso de emergencia, luego de un

desastre.
Dispositivos de Prevencin.
Para la Conservacin de Documentos y de acuerdo con lo establecido en el

Acuerdo AGN 050 del 2000 sobre prevencin de deterioro de los documentos de
archivo y situaciones de riesgo, todas las reas de Archivo Central, Histrico, de
Gestin y de Gestin Centralizado (si existen) deben contar con los siguientes
dispositivos de prevencin:
Incendio.
Las reas de archivo, en general, son vulnerables en alto grado a este factor, por lo
que es necesario adaptar medidas preventivas para minimizarla, indistintamente del
tipo de archivo (Gestin, Central e Histrico) al que se haga referencia.
Detectores automticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de
urgencia.
Sistemas de extincin escogidos con la asesora de los bomberos (extinguidores
manuales - SOLKAFLAM y/o MULTIPROPOSITO y sistemas de extincin fijos).
Puertas cortafuego (este aspecto aplica para el Archivo General del MDN-UGG).
Inundacin
Teniendo en cuenta que las reas de archivo del MDN-UGG, CGFM. EJC, ARM, FAC
y PONAL, no se encuentran en riesgo por inundacin, es preciso adelantar
actividades preventivas de mantenimiento e inspeccin a los sistemas hidrulicos o
desages aledaos.
Terremoto.
La estantera metlica, fija, cerrada utilizada para el almacenamiento de la

documentacin en algunas de las reas de archivo, es un elemento que minimiza
los efectos producidos por un sismo.
-
Cambio o adaptacin de la estantera metlica, fija, abierta, para evitar la

cada de la documentacin durante un sismo.
Evaluacin de la capacidad sismoresistente de la edificacin.

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Vandalismo.
EL MDN-UGG, CGFM. EJC, ARM, FAC y PONAL, cuentan con sistemas de vigilancia y
seguridad que minimiza el riesgo de ser objetivo de un siniestro por vandalismo, este
aspecto se refleja en todas sus sedes.
Seguridad y vigilancia.
Acciones de Respuesta.
Para definir las acciones de respuesta se requiere que el personal designado como
brigadista est capacitado para atencin y respuesta en cuanto salvaguarda de
documentos, adems de destinar anualmente un rubro para acciones de
emergencia para el salvamento de los documentos.
Por lo que dependiendo del nivel de la emergencia, los brigadistas deben tener la
capacidad de definir acciones sin poner en riesgo sus vidas o la del resto del
personal, por tanto, en pro de la conservacin de los documentos, algunas de estas
acciones pueden ser:
-
Para el caso de incendio, la manipulacin de extintores manuales.

Para el caso de inundacin, la reubicacin de la documentacin dentro
del mismo inmueble en otro piso u oficina.
En niveles de emergencia altos, la prioridad es la salvaguarda y bienestar
del personal, por lo que se deben preparar acciones de rescate.
Arrendamiento de un espacio dotado con estantera para almacenar,

organizar e intervenir la documentacin rescatada luego de un siniestro, por el
tiempo que se estime conveniente.
Disponer de un medio de transporte adecuado para el traslado de la
documentacin, en caso de que el siniestro afecte la infraestructura en que se
encuentra la documentacin, por si no dispone de un espacio para la re-ubicacin
y/o afectacin de la documentacin que requiera de una intervencin de
conservacin inmediata.
Para la adquisicin de materiales de intervencin, se recomienda tener una
lista de proveedores de insumos de este tipo y actualizarla anualmente, para que en
caso de un salvamento de documentacin puedan gestionarse las compras que se
requieran.

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- Rescate
El MDN-UGG debe capacitar a los brigadistas de las diferentes sedes, para el rescate
de la documentacin luego de un siniestro, a travs de la planeacin de simulacros
con una periodicidad anual, teniendo en cuenta las posibles situaciones (incendio,
vandalismo y/o inundacin), conforme al mapa de riesgos.
Asimismo, los brigadistas de cada una de las sedes del MDN-UGG, debern conocer
la localizacin y el volumen de documentacin que deben rescatar, informacin
esencial para el arrendamiento de un espacio adecuado, estanteras, adquisicin
de unidades para el re-almacenamiento y compra de insumos para intervenciones
de conservacin.

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14.
DISPOSICIN FINAL
14.1. Disposicin Final de Documentos

El proceso de disposicin final de los documentos, se llevar a cabo de acuerdo con
la valoracin resultante a las series y subseries documentales existentes en el MDNUGG y de acuerdo con los valores primarios y valores secundarios de los
documentos, de manera que se logre aplicar los tiempos de retencin establecidos
para el ciclo vital del documento en la TRD y se tenga en cuenta la disposicin final
all establecida.
Disposicin Final de los Documentos.
14.2. Conservacin Total

Los documentos que posean valores secundarios y por tanto sean de conservacin
total, tendrn caractersticas de almacenamiento especiales (carpetas y cajas).
De igual manera, si estas son series documentales que se encuentran en el SGDEA o
en medios de consulta alternos como la digitalizacin, se restringir el acceso al
documento en papel, con el fin de evitar la manipulacin que deteriora con rapidez
el documento y de esta manera garantizar la adecuada conservacin.

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La autorizacin del acceso al documento fsico lo debe realizar el responsable de la

serie documental de acuerdo con la etapa del ciclo vital del documento en que se
encuentre el expediente respectivo.
14.3. Eliminacin
Se aplicar el principio segn el cual los documentos a eliminar corresponden a
aquellos sealados en la TRD o en el Reglamento de Archivo que asume como TVD.
Las eliminaciones que se realicen en el proceso de preparacin de las transferencias
primarias (del archivo de gestin al archivo central) se deben efectuar bajo las
siguientes directrices:
El proceso de eliminacin de documentos en los archivos de gestin, se

adelantar mediante aprobacin del Comit Tcnico de Archivo y bajo la
supervisin del Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional.
Los documentos a eliminar deben ser de apoyo, por tanto no estn

registrados en la TRD, sin embargo deben relacionarse en el acta de
eliminacin documental.
El Comit de Archivo en las Instituciones adscritas o vinculadas al Ministerio de

Defensa Nacional, debe verificar y aprobar la eliminacin de los documentos.
Los documentos deben eliminarse por medio de mquinas destructoras de

papel, para evitar su uso indebido.
Para los documentos que se encuentren en custodia de los archivos centrales y que
estn registrados en la TRD con disposicin final Eliminacin, que hayan cumplido el
tiempo de retencin establecido pueden ser destruidos, previa elaboracin del acta
de eliminacin documental y aprobacin por parte del comit de archivo.
Los procedimientos aplicados para la eliminacin de documentos dependen del
soporte de que se trate y del grado de confidencialidad del documento.
En lo que respecta al papel se realizar por medio de mquinas destructoras de
papel ya sean del MDN o mediante la contratacin de empresas especialistas en el
tema, atendiendo las polticas de seguridad de la informacin y ambientales.

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En cuanto a las cintas magnticas y magnetoscpicas, debern ser tratadas con los
protocolos que se manejan para este aspecto, recurriendo a mtodos drsticos y
seguros (despedazamiento) por la confidencialidad del documento.
14.4. Seleccin
Se aplicar la clase y forma de seleccin establecida en las TRD y el Reglamento de
Archivo Histrico que hace las veces de TVD.
Sin embargo, cuando el procedimiento establecido no sea suficiente, el responsable
del Archivo General presentar una propuesta para ser avalada por el Comit
Tcnico de Archivo del MDN, y la participacin del productor de la serie documental
para su respectiva, lo cual permitir a su vez realizar la respectiva actualizacin de la
TRD.
14.5. Microfilmacin
Para optar por este mtodo se atender lo dispuesto en la TRD y el Reglamento de
Archivo Histrico que hace las veces de TVD, y la legislacin sobre la utilizacin de
microfilm, en especial lo previsto en los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la Ley
80 de 1989, as como las Normas Tcnicas Colombianas (NTC) 3723 y 4080, para su
aplicacin.
Las pelculas originales o mster se deben almacenar en condiciones ambientales
controladas, a fin de garantizar su permanencia.
Humedad relativa de treinta y cinco (35) porciento (%) con tolerancia del cinco (5)
porciento (%). Temperatura de diecisiete (17) grados centgrados (C) con tolerancia
de dos (2) grados centgrados (C).
Estos microfilmes originales o mster nicamente se desarchivarn para obtener
copias en pelcula y no para hacer consultas o copias en papel, esto se hace a
partir de las rollos copias.
8.6. Digitalizacin
Con la implementacin del SGDEA se har una actualizacin de la TRD para
establecer los tiempos de retencin y la disposicin final de las series documentales
cuyos expedientes se encuentran en soporte electrnico y las tcnicas adecuadas
para su conservacin en estos medios.

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GLOSARIO
Administracin de Archivos. Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeacin, direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos,
financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos14.
Abreviatura. Es una convencin ortogrfica para acortar la escritura de cualquier
trmino o expresin, las utilizadas en el presente documento son:
14
Acuerdo AGN 027 de 2006.

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Aplicaciones. Programas de computador que tienen por objetivo desempear

tareas de ndole prctica, en general ligadas al procesamiento de datos.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la
institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la
investigacin y la cultura15.
Archivo Electrnico. Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados
conforme a los principios y procesos archivsticos16.
Archivo Fsico. Conjunto de documentos fsicos, producidos y tratados
archivsticamente por la dependencia del MDN que corresponda, acumulados en el
transcurso de la gestin; opera para las dependencias que no tengan un sistema
electrnico para el manejo de la correspondencia o comunicaciones oficiales.
Archivo General de la Nacin - AGN. Establecimiento pblico encargado de
formular, orientar y controlar la poltica archivstica nacional. Dirige y coordina el
Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio
documental de la nacin y de la conservacin y la difusin del acervo documental
que lo integra y del que se le confa en custodia17.
Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital18.
Brigadas: Grupo organizado y capacitado en una o ms reas de operaciones de
emergencia.
Calidad de Aire. En el medio ambiente, sobre todo en las grandes ciudades, hay
presencia de gases contaminantes de la atmsfera, los cuales son agentes de
deterioro o dao. Estas sustancias reaccionan con el agua contenida en los
materiales y en el ambiente formando cidos que degradan al papel.
Ibid.
Ibid.
17 Ibid.
18 Ibid.
Terminologa utilizada en el Sistema Integrado de Conservacin (SIC).

15
16

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Capacitacin. Proceso que desarrolla y provee conocimientos, habilidades y

conductas para alcanzar los requerimientos de calidad.
Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final19.
Clasificacin Documental. Fase del proceso de organizacin documental, en la cual
se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgnica y funcional de la entidad productora por fondo, seccin, series
y/o asuntos20.
Comit de Archivo. Grupo asesor de la Alta Direccin, responsable de cumplir y
hacer cumplir las polticas archivsticas, definir los programas de gestin de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y
tcnicos de los archivos21.
Comunicaciones Oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de
las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado22.
Confidencialidad. Propiedad de que la informacin no est disponible o divulgada a
individuos, entidades o procesos no autorizados23.
Conservacin de Documentos. Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de
archivo24.
Conservacin Preventiva. La conservacin preventiva en archivo, es el conjunto de polticas,
medidas y estrategias orientadas a reducir el nivel de riesgo al cual estn expuestos los
documentos al interior de cualquier tipo de entidad. La conservacin preventiva se
caracteriza por tener un enfoque global e integral frente a la proteccin documental, esto
implica la articulacin de prcticas de conservacin en la estructura de las entidades y en su
respectiva dinmica de funcionamiento.
Ibid.
Ibid.
21 Ibid.
22 Acuerdo AGN 060 de 2001.
23 ISO/IEC 13335-1:2004.
24 Op. Cit. Acuerdo AGN 060 de 2001.
19
20

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Correspondencia. Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a

las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trmites para las instituciones25.
Descripcin Documental. Fase del proceso de organizacin documental que
consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo
resultado son los instrumentos de descripcin y de consulta26.
Deterioro. Alteracin de los materiales constitutivos de un objeto, el deterioro puede
ser fsico - mecnico, fsico - qumico o qumico.
Digitalizacin. Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se
encuentra guardada de manera analgica en soportes como papel, video,
casetes, cinta, pelcula, microfilm y otros, en una que slo puede leerse o
interpretarse por computador27.
Disponibilidad. Propiedad de estar accesible y utilizable bajo demanda de una
entidad autorizada28.
Disposicin Final de Documentos. Decisin resultante de la valoracin hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retencin y/o tablas de valoracin documental, con miras a su conservacin total,
eliminacin, seleccin y/o reproduccin29.
Documentacin de Entrada. Es la que se recibe a travs de la ventanilla de
correspondencia, valijas y correo certificado, dirigida a cualquier dependencia de
la entidad.
Documento. Informacin que ha quedado registrada de alguna forma con
independencia de su soporte o caractersticas30.
Documento de Apoyo. Documento generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones31.
Ibid.
Op. Cit. Acuerdo AGN 027 de 2006.
Op. Cit. Terminologa utilizada en el Sistema Integrado de Conservacin (SIC).

28 Op. Cit. ISO/IEC 13335-1:2004.
30 ISAD-G. Glosario.
25
26

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Documento de Archivo. Informacin

contenida en cualquier soporte y tipo
documental, producida, recibida y conservada por cualquier organizacin o
persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad record32.
Documento Electrnico de Archivo. Registro de la informacin generada,
almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece
medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
archivsticos33.
recibida,
en estos
razn de
procesos
Documento Original. Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y

caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad34.
Documento Pblico. Documento otorgado por un funcionario pblico en ejercicio
de su cargo o con su intervencin35.
Eliminacin Documental. Actividad resultante de la disposicin final sealada en las
tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
informacin en otros soportes36.
Emergencia. Cuando la capacidad de respuesta se vea superada.
Estado de Conservacin. Identificacin de las alteraciones de los materiales
constitutivos, causadas por factores mecnicos, fsicos y/o qumicos que van en
detrimento de la permanencia y funcionalidad del documento.
Expediente. Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para
su uso corriente, bien durante el proceso de organizacin archivstica, porque se
refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad
bsica de la serie - file37.
Op. Cit. ISAD-G. Glosario.
34 Ibid.

36 Ibid.
37 Op. Cit. ISAD-G. Glosario.
31
32

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Factores de Deterioro. Son aquellos aspectos que generan cambios a la estructura

fsica y/o qumica del documento, causando su deterioro, estos se dividen en
factores intrnsecos y extrnsecos.
Gestin de Documentos de Archivo (Records Management), Gestin de
Documentos, Gestin Documental. rea de gestin responsable de un control eficaz
y sistemtico de la creacin, la recepcin, el mantenimiento, el uso y la disposicin
de documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener en
forma de documentos la informacin y prueba de las actividades y operaciones de
la organizacin38.
Gestin Documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes
a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilizacin y conservacin39.
Humedad Relativa (HR%). La Humedad Relativa est relacionada con el contenido
de vapor de agua en el ambiente; cuando un ambiente es muy hmedo, la
Humedad Relativa es alta, mientras que cuando es seco, sta es baja. Este tipo de
variaciones afecta los materiales orgnicos Se expresa en porcentaje.
Iluminacin Artificial. Irradiacin lumnica generada por un elemento creado por el
hombre tal como velas, lmparas de gasolina, bombillas elctricas y otros.
Iluminacin Natural. Irradiacin generada por el sol.
Infraestructura. Est concebida como todos los elementos del espacio en el cual
funciona el archivo. Su lugar geogrfico, el inmueble y sus alrededores, los
elementos arquitectnicos como cimientos, techos, ventanas, desages, etc.
Inventario Documental. Instrumento de recuperacin de informacin que describe
de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental40.
Luz. Radiacin electromagntica. La luz es una radiacin electromagntica que
emite radiaciones de varias longitudes de onda. Estas radiaciones pueden ser visibles
Modelo de Requisitos para La Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo Especificacin MOREQ.

38

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o invisibles Las radiaciones visibles se encuentran en un rango de longitudes de onda

entre los 380 nanmetros y los 760 nanmetros. Las radiaciones invisibles que ms
afectan las colecciones son: la infrarroja (IR) que tienen longitudes de onda mayores
a los 760nm, y las radiaciones ultravioleta (UV) con longitudes de onda menores a los
360nm.
Marca de Agua - Filigrana. Seal transparente del papel usada como elemento
distintivo del fabricante.
Microfilmacin. Tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos como
pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin41.
Ordenacin Documental. Fase del proceso de organizacin que consiste en
establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la
fase de clasificacin.
Organizacin Documental. Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la
ordenacin y la descripcin de los documentos de una institucin.
Principio de Orden Original. Se trata de un principio fundamental de la teora
archivstica por el cual se establece que la disposicin fsica de los documentos
debe respetar la secuencia de los trmites que los produjo. Es prioritario para la
ordenacin de fondos, series y unidades documentales.
Principio de Procedencia. Se trata de un principio fundamental de la teora
archivstica por el cual se establece que los documentos producidos por una
institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Produccin Documental. Generacin de documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Programa de Gestin Documental - PGD. Conjunto de instrucciones en las que se
detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental
al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, tramite,
organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos42.
Ibid.
42 Gua AGN para la Implementacin de un PGD, 2006 (Pgina 22).
41

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Procedimiento. Documento descriptivo de una actividad a desarrollar en la cual se

fijan las especificaciones, responsables y registros que se deben tomar43.
Radicacin de Comunicaciones Oficiales. Es el procedimiento por medio del cual las
dependencias de que trata la presente resolucin dejan constancia del recibo de
las comunicaciones oficiales recibidas.
En esta radicacin es obligatorio como mnimo dejar constancia de la dependencia
que recibe la comunicacin oficial, la fecha y hora de recibo, con el fin de oficializar
su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley.
En las dependencias de que trata la presente resolucin que cuenten con un
sistema electrnico que permita asignar un nmero consecutivo a las
comunicaciones oficiales recibidas, llevarn esta radicacin con estas
caractersticas.
Recepcin de Documentos. Conjunto de operaciones de verificacin y control que
una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurdica.
Recuperacin de Documentos. Accin y efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
Registro de Comunicaciones Oficiales. Es el procedimiento por medio del cual, las
dependencias de que trata la presente resolucin, ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones oficiales
producidas o elaboradas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y/o dependencia destinataria, nombre o sigla de la
dependencia que elabora o produce la comunicacin oficial, nmero y fecha de la
comunicacin oficial, entre otros.
Reglamento de Archivo. Instrumento que seala los lineamientos administrativos y
tcnicos que regulan la funcin archivstica en una entidad44.
Rescate. Liberacin, extraccin y atencin de los implicados en una emergencia
sea accidental o desastre.
43
44
NTC-GP 1000:2008.

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Respuesta en Plan de Desastres. Las actividades propias de atencin ante un

evento destructivo. Estas actividades se llevan a cabo inmediatamente despus de
ocurrido el evento y tienen por objetivo salvar vidas, reducir el impacto en la
comunidad afectada y disminuir perdidas.
Restauracin. Es retomar la informacin que se ha bajado en un backup y volverla a
colocar en un servidor o equipo de cmputo.
Salvaguardar. Defender, proteger, amparar.
Seguridad de la Informacin. Preservacin de la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la informacin, adicionalmente puede involucrarse otras
propiedades, tales como autenticidad, responsabilidad, no repudio y
confiabilidad45.
Seleccin Documental. Disposicin final sealada en las tablas de retencin o de
valoracin documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carcter representativo para su conservacin
permanente.
Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Simulacro. Un ejercicio prctico, en el cual las organizaciones participantes se
acercan a un escenario de crisis real. Los participantes son los actores sociales que
habitualmente protagonizan una situacin de emergencia o desastre:
organizaciones de respuesta de emergencia como Bomberos, equipos de salud,
Polica, otros, con el propsito de evaluar la calidad de respuesta y grado de
preparacin alcanzados, de acuerdo a una planificacin existente.
Siniestro. Es un evento catastrfico con prdidas materiales y/o humanas.
Sistema de Gestin de Documentos de Archivo (Records System), Sistema de Gestin
de Documentos, Sistema de Gestin Documental. Sistema de informacin que
incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos de archivo a lo largo del
tiempo46.
ISO/IEC 17799:2005.
Op. Cit. Modelo de Requisitos para la Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo Especificacin MOREQ.
45
46

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Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA). La gestin de

documentos electrnicos de archivo es compleja y exige la correcta aplicacin de
una gran variedad de funciones. Es obvio que el sistema - un SGDEA - que colme
tales necesidades precisa software especializado, que puede consistir en un mdulo
especializado, en varios mdulos integrados, en software desarrollado a la medida
del usuario o en una combinacin de varios tipos de programas informticos.
Sistema de Informacin. Se entiende como el conjunto de datos organizados en
registros, los cuales se procesan generando una informacin especfica.
Sistema Integrado de Conservacin. Conjunto de estrategias y proceses de
preservacin y conservacin, acordes con el sistema de archivo establecido por la
entidad, bajo el concepto de archivo total, para asegurar el adecuado
mantenimiento de sus documentos, independientemente del soporte, garantizando
la integridad fsica y funcional de toda la documentacin, desde el momento de su
emisin, durante su periodo de vigencia, hasta su depsito final o sea en cualquier
etapa de su ciclo vital47.
Suite TEA (Total Enterprise Advanced). Producto de antivirus McAfee adquirido por la
UGG del MDN.
Suciedad Acumulada. Material ajeno depositado sobre una superficie que genera
concreciones o manchas de difcil eliminacin.
Suciedad Superficial. Material ajeno comnmente polvo depositado sobre una
superficie que se elimina fcilmente.
Tabla de Retencin Documental - TRD. Listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos48.
Tabla de Valoracin Documental - TVD. Listado de asuntos o series documentales a
los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, as como una
disposicin final.
47
48
Op. Cit. Gua AGN para la Implementacin de un PGD, 2006 (Pgina 57).

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Tecnologas de la Comunicacin: Se encargan del estudio, desarrollo,

implementacin, almacenamiento y distribucin de la informacin mediante la
utilizacin de hardware y software como medio de sistema informtico.
Temperatura. Es la medida de una propiedad fsica que en s misma no puede
causar dao directo a los materiales. Sin embargo, el dao a los objetos es el
resultado de temperaturas incorrectas y su interaccin con la Humedad Relativa.
Trmite de Documentos. Recorrido del documento desde su produccin o
recepcin, hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.
Transferencia Documental. Remisin de los documentos del archivo de gestin al
central, y de ste al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de
valoracin documental vigentes.
Transferencia Documental Primaria. Son los traslados de documentos del archivo de
gestin (o de oficina) al central (o intermedio), sin alteracin de sus propiedades,
para su conservacin precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido o
culminado en el proceso de atencin de trmites. Estas transferencias toman en
cuentas exclusivamente las vigencias y valores primarios de la documentacin y su
carcter es estrictamente institucional.
Transferencia Documental Secundaria. Es el traslado de documentos del archivo
central (o intermedio) al permanente (o histrico). Estas transferencias concluyen los
procesos de valoracin secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la
proteccin de los documentos con valor social (cultural e histrico), ms all de las
necesidades institucionales de conservarlos.
Unidad de Conservacin. Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de
conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Valor Primario de los Documentos49. Cualidad inmediata que adquieren los
documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines
administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor Secundario de los Documentos50. Cualidad atribuida a aquellos documentos
que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un
archivo.
49

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Valoracin Documental. Labor intelectual por la cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases del ciclo vital.
Vocativo. Palabra con la que se invoca, llama o nombra a una persona. Ejemplo:
Doctor, Monseor, etc.
50
Ibd.

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ANEXOS
Ejemplo Formato de Oficio o Comunicacin Oficial

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Ejemplo Formato Memorando

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Ejemplo Formato Acta General

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Ejemplo Formato Circular

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Ejemplo Formato Directiva

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Ejemplo Formato Rotulo para Mobiliario de Archivo

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Ejemplo Formato Hoja de Control

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INSTRUCTIVO HOJA DE CONTROL

El primer procedimiento a seguir es ordenar los documentos de cada historia Laboral o
contrato cronolgicamente de manera que el primer documento sea el que registre la fecha
ms antigua y el ltimo el que registre la fecha ms reciente, respetando el principio de
orden original. En el caso de existir otra foliacin, sta se anular y quedar como vlida la
ltima realizada, la cual debe corresponder con la registrada en la Hoja de Control. Una vez
realizado este procedimiento se proceder a diligenciar la Hoja de Control, as:
Serie: Debe anotarse el nmero y nombre asignado al conjunto de unidades documentales
de estructura y contenidos homogneos al cual corresponde.
Nombre del funcionario: Debe consignarse el nombre completo del funcionario al que
corresponde la historia laboral en el caso de los contratos /nmero razn social, objeto del
contrato y ao.
Fecha: Debe consignarse la data del documento (dd/mm/aa). Si los documentos
corresponden a anexos de otro principal como el Formato nico de Hoja de Vida o de oficio
remisorio, deber tenerse en cuenta las fechas de estos ltimos.
Tipo Documental: Debe consignarse el nombre del documento as: Resolucin de
Nombramiento, Certificado de estudios, Afiliacin a Fondo de Pensiones, etc.
Folios: Debe consignarse el nmero del folio (s) que corresponde(n) al tipo documental
anotado, por ejemplo: Acta de Posesin folio 5, o Resolucin de Comisin de Estudios, folios
7-9 porque este documento tiene 3 folios.
Fecha de elaboracin: Debe consignarse la fecha en que se diligenci el formato para cada
expediente.
Firma y Postfirma del funcionario responsable del manejo de historias laborales: Debe firmar
cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad
o por haberse terminado el espacio en cada hoja que se utilice.
Esta Hoja de Control debe ser adherida a la parte interna de la solapa izquierda de la
carpeta que contiene el expediente de Historia Laboral de cada funcionario o contrato y
deber actualizarse a medida que se vayan ingresando nuevos documentos. Los folios
tienen una relacin directa con la Hoja de Control, la cual se constituye en el instrumento
legal y jurdico que soporta cada uno de los documentos que contiene el expediente.
Las Historias Laborales son series documentales de acceso reservado que contienen toda la
informacin que se produzca sobre la vinculacin y trayectoria laboral de los servidores
pblicos y de los particulares en los casos que establezca la ley en desarrollo de una
relacin laboral, legal y reglamentaria o contractual.

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Ejemplo Foliacin de Documentos

Tenga en cuenta el instructivo sobre foliacin por parte del AGN. Sin embargo para
el sector defensa se debe foliar de manera legible y sin enmendaduras, todos los
documentos incluyendo la caratula, mas no los separadores, con lpiz blando de
grafito.
Si existe informacin por las dos caras, se debe foliar as:
57 R/V (R= Recto, y V= Vuelto)
Cuando existe informacin solo por una cara, se debe foliar as:
57 (Solo el nmero)
La foliacin debe hacerse en el ngulo superior derecho y fuera de cualquier
informacin del documento.
Si existen otras foliaciones, stas debern borrarse o en su defecto anularse
mediante una lnea oblicua.
Cuando la orientacin del documento es horizontal, deber foliarse en el ngulo
superior derecho con respecto a la direccin de la informacin que contiene. Vease
ejemplo a continuacin.

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Ejemplo Formato Acta de Eliminacin Documental

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Ejemplo Formato Planilla Consulta y Prstamo de Documentos

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Ejemplo Formato nico de Inventario Documental

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INSTRUCTIVO FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL FUID

Unidad administrativa: Se registra el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina
productora.
Oficina Productora: Se registra el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio
de sus funciones.
Objeto: Se registra la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias, transferencias secundarias, traslado o retiro.
Hoja de _____ : Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. De
: Se registrar el total de hojas del inventario.
Registro de entrada: Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Consta de dos columnas. En la primera
debe consignarse el ao en el cual se hace la transferencia. En NT se anotar el nmero de la transferencia.
Nmero de orden:
Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que
generalmente corresponde a una unidad documental.
Cdigo: nmero correspondiente a cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.
Serie, Subserie y/o Tipo Documental: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y
contenidos homogneos emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas.
Fechas extremas: Se registra la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dgitos correspondientes
al ao. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f.
Unidad de conservacin: Se registrarn las unidades de conservacin tales como: carpeta, tomo, legajo, libro, entre otros.
No. de folios: Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de conservacin descrita.
Notas: Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Se utilizar esta columna para
anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentacin: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrnicos, soportes
electrnicos (CD, DK, DVD), etc.
Elaborado por: Se registra el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la
fecha en que se realiza la elaboracin del mismo.
Entregado por: Se anotar el nombre y apellido, cargo, firma del Jefe de la dependencia/oficina responsable de entregar la transferencia,
as como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.
Recibido por: Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, as como el lugar y la fecha
en que se recibi.
Fecha de Entrega: se consignar el da, mes y ao en la cual se hace la diligencia el formato.

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Ejemplo Formato Tabla de Retencin Documental

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INSTRUCTIVO FORMATO TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL (TRD)

Entidad Productora. Debe colocarse el nombre completo o Razn social.
Unidad Administrativa: Unidad a la cual pertenece la Oficina Productora por jerarqua.
Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus
funciones.
Sigla: Abreviatura de la lnea de mando hasta la oficina productora.
Hoja _ de_. En el primer espacio debe consignarse el nmero que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinar el total
de las hojas utilizadas para la elaboracin de las tablas de retencin de la entidad. El segundo corresponde al nmero total de hojas
diligenciadas para la entidad.
Cdigo. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas.
Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Retencin. Plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central. Esta
permanencia est determinada por las Tablas de Retencin Documental- TRD vigentes.
Archivo de Gestin. Es el archivo de las oficinas productoras, que generalmente corresponde a los dos (2) ltimos aos.
Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la
entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares
en general.
Disposicin final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoracin con mira permanente, a su eliminacin,
seleccin por muestreo y/o microfilmacin.
Conservacin total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los
que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose
en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva
para la investigacin, la ciencia y la cultura.
Eliminacin. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen
valor histrico y carecen de relevancia para la investigacin, la ciencia y la tecnologa.
Seleccin. Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin por medio de muestreo, entendindose
este como la operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial durante la seleccin con
criterios alfabticos, numricos, cronolgicos, topogrficos, temticos, entre otros.

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Microfilmacin: Tcnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. En esta columna tambin se
indican otros soportes electrnicos o magnticos.
Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmacin y eliminacin.
Responsable: Nombre del funcionario del Archivo encargado de la actualizacin de la Tabla de Retencin Documental TRD.
Fecha: de la actualizacin de la TRD, con el fin de llevar un control de ellas.

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Programa de Gestin Documental PDG para la

GRUPO DE ARCHIVO GENERAL

Programa de Gestin Documental PGD _______________________ 13

Sistema de Unidades de Informacin __________________________ 14

Sistema de Registros __________________________________________ 16

Ciclo Vital de los Documentos ________________________________ 18

tica, Disciplina e Innovacin

5.3. Radicacin para el Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos

Sistema Integrado de Conservacin SIC ______________________ 40

6. MEJORA CONTINUA PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PGD __ 41

Redaccin de los Documentos _______________________________ 55

tica, Disciplina e Innovacin

Numeracin y Registros de Comunicaciones __________________ 57

Lugar y Fecha ________________________________________________ 57

Datos del Destinatario y Lugar de Destino _____________________ 57

Cuerpo o Texto ______________________________________________ 59

Lneas Especiales _____________________________________________ 62

Identificacin de pginas subsiguientes _______________________ 62

7.4. Caractersticas Externas o de Forma ____________________________ 63

Elaboracin de Sobres _______________________________________ 66

Otros Aspectos para Elaboracin de Comunicaciones Oficiales 66

7.5. Produccin Documental Basada en Gestin de Procesos de

Servicios y Funcionalidades para la Produccin Electrnica de

8.4. Radicacin ____________________________________________________ 78

tica, Disciplina e Innovacin

8.6. Recepcin de Mensajes de Correo Electrnico __________________ 81

Planillas de Distribucin _______________________________________ 83

9.2. Distribucin de Comunicaciones Oficiales Internas _______________ 84

TRMITE DE DOCUMENTOS _______________________________________ 87

Recepcin de Solicitud o Trmite _____________________________ 87

Trmite de Mensajes de Datos ________________________________ 87

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS _______________________________ 88

Clasificacin documental ____________________________________ 89

Depuracin y Alistamiento fsico de los documentos ___________ 90

Ordenacin documental _____________________________________ 92

Inventario documental _______________________________________ 94

Detalle del procedimiento para organizacin de archivos de

Transferencias Documentales _______________________________ 98

Detalle procedimiento para las transferencias primarias ______ 99

tica, Disciplina e Innovacin

transferencias documentales al Archivo Central _____________________ 100

CONSULTA DE DOCUMENTOS ____________________________________ 103

Directivas de Consulta y Prstamo con la implementacin del

Etapas para la bsqueda a travs del SGDEA ________________ 104

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ______________________________ 107

Normas de Procedimiento ___________________________________ 108

Conservacin de Documentos _______________________________ 109

Aspectos Estructurales _____________________________________ 110

Capacidad de Almacenamiento __________________________ 110

Distribucin _______________________________________________ 110

reas de Depsito _________________________________________ 111

Condiciones Ambientales y Tcnicas _______________________ 114

Sistema Integrado de Conservacin de Documentos _________ 115

Programas de Conservacin Preventiva ____________________ 116

Programa de Inspeccin y Mantenimiento _________________ 118

Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

Programa de Limpieza de reas ___________________________ 124

Programa de Control de Plagas ____________________________ 126

Programa de Conservacin en la Produccin y Manejo

Documental _______________________________________________________ 128

Plan de Capacitacin del SIC______________________________ 131

tica, Disciplina e Innovacin

DISPOSICIN FINAL______________________________________________ 141