Repblica Bolivariana De Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la educacin Superior.

Instituto Universitario Politcnico
Santiago Mario
Sede Barcelona
Ingeniera Industrial

Sistemas de Informacin de
Mantenimiento. Evaluacin de los
Sistemas de Mantenimiento

Profesor:

Bachilleres:

Ing. Alberto Franco

Michael Armas C.I: 19.673.642

Barcelona, noviembre de 2015

ndice
Contenido

pag

Introduccin..........................................................................................................3
Desarrollo................................................................................................................4
Sistemas de Informacin de Mantenimiento..............................................4
Justificacin de los Sistemas de Informacin............................................4
Componentes de un Sistema de Informacin............................................5
Procedimiento General..............................................................................5
Qu problemas se evitan con un Sistema de Informacin?...................8
reas a Evaluar en la Funcin del Mantenimiento Industrial....................8
Beneficios de Implementar un Sistema de Informacin.........................13
Elementos fundamentales de un programa de mantenimiento...............14
Conclusin.............................................................................................................16
Bibliografa.............................................................................................................17

Introduccin
Durante el proceso creativo del hombre, este comenz a generar
informacin que transmita verbalmente de generacin en generacin, la cual era
en ocasiones tergiversada durante su divulgacin, surgiendo as la necesidad de
buscar algn elemento que permitiera dejar evidencia documentada del hecho, las
tallas en piedra hechas por los egipcios y los papiros son evidencias
documentadas de un pasado muy lejano que han llegado hasta nuestros das.El
desarrollo cientfico y tecnolgico del hombre ha marcado desde sus inicios el
nivel de desarrollo de los pases y este nivel est bien identificado en el
tratamiento de la informacin (datos), en la capacidad de procesamiento de la
misma y en toma de acciones segn los resultados obtenidos lo que dan al traste
con el xito del negocio a escala micro cuando se trata de una pequea empresa
o macro cuando hablamos de empresas corporativas que se han convertido en
referencias y en lderes mundiales.

Los sistemas de informacin se han ido convirtiendo con el tiempo, en otra

rea funcional de la empresa, tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo, o
produccin. En la actualidad toda organizacin exitosa se ha concientizado de la
3

importancia del manejo de las tecnologas de informacin (TI) como elemento que
brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia.Es importante tener
en cuenta que un sistema de informacin necesita justificar su implementacin
desde el punto de vista - costo / beneficio.

El mantenimiento siempre fue un eslabn importante en este xito antes a

la zaga y ahora con un papel protagnico al dejar atrs su rol de corrector y
convertirse en previsor al incorporar un grupo de herramientas como la informtica
que le ayudan a agilizar el trabajo y facilitar el procesamiento de la informacin.
Siendo necesario para ello, el establecimiento de un sistema de informacin eficaz
que garantice la calidad de la misma como aspecto vital para la gestin de la
informacin.
Desarrollo
Sistemas de Informacin de Mantenimiento

Un sistema de informacin es una disposicin de componentes integrados

entre s cuyo objetivo es satisfacer las necesidades de informacin de una
organizacin. En l participan las personas, comprende actividades que generan
datos y se emplean las redes y la tecnologa adecuada. El sistema de informacin
debe ser eficiente, confiable y de fcil manejo por los usuarios.
Un sistema de informacin comprende todos los procesos, procedimientos y
recursos involucrados en mantener una organizacin en funcionamiento, se
realimenta a travs de su propia produccin de informacin y a travs de
generacin de informacin externa a ella. El sistema de informacin ejerce un
control dinmico sobre todas las actividades vitales de la empresa. El sistema de
informacin debe formalizarse y establecerse como la columna vertebral de la
organizacin.

Justificacin de los Sistemas de Informacin

Las estrategias, tcnicas, operaciones e instrumentos que se utilizan en la

Gestin y Operacin de Mantenimiento, requieren de una plataforma informtica
especializada para su adecuada administracin. Los datos, la informacin y su
anlisis en tiempo real permiten tomar mejores y ms acertadas decisiones en
Mantenimiento. La industria de la tecnologa de Informacin es la de ms
crecimiento y desarrollo, la mayor comercialmente y la de mayor potencial de
transformacin a personas e industrias. Representa oportunidades de trabajo y
mayor competitividad.
Componentes de un Sistema de Informacin

Procesos y Procedimientos.

Formatos, Flujos y Logstica.

Controles y Mecanismos de Seguridad.

Estrategias, Objetivos y Polticas.

El software de aplicacin.

Responsables.
El Sistema de Informacin en la gestin del mantenimiento industrial sirve

para organizar, controlar y administrar la informacin que se requiere en la gestin

del mantenimiento para la toma de decisiones.
Es una herramienta poderosa porque:
Documenta la informacin de los equipos y su localizacin en la empresa;
referente a los manuales de operacin, manuales tcnicos, planos,
diagramas, fotografas, proveedores.
Organiza, programa y documenta los planes de gestin del mantenimiento
preventivo y correctivo.
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 Documenta el historial de los trabajos realizados y recursos empleados.

Procedimientos o Pasos que sigue un Sistema de Informacin de
Mantenimiento
El sistema de informacin est conformado por una serie de procedimientos.
Procedimiento General.

Inventario de los Equipos

Es el punto de partida del sistema de informacin de mantenimiento, se alistan

los componentes, equipos, mquinas, instalaciones y otros objetos. Consiste en
una descripcin superficial de cada objeto sujeto a acciones de mantenimiento.
Codificacin de los equipos
Consiste en la asignacin de combinaciones alfa-numricas a cada equipo
sujeto a acciones de mantenimiento, para su ubicacin rpida dentro del Sistema
de Produccin.

Registro de Objetos de Mantenimiento

Su objeto es el de registrar la informacin necesaria para el conocimiento de

cada equipo sujeto a acciones de mantenimiento.

Instrucciones Tcnicas de Mantenimiento

Son una lista de acciones de mantenimiento a ejecutar sobre cada equipo.

Esta tambin puede ser utilizada en ms de un elemento o en ms de un

subsistema.

Procedimiento de Ejecucin

Se describen los pasos a seguir en la ejecucin de cada una de las

instrucciones tcnicas, estableciendo de forma paralela una lista de equipos,
instrumentos, herramientas, materiales y repuestos necesarios para la ejecucin
de dicha actividad as como la cantidad de personal involucrado y el tiempo
estimado para su realizacin.

Programacin del Mantenimiento

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Consiste en sealar cuando se deben realizar las diferentes instrucciones

tcnicas de cada equipo componente de la Organizacin de Mantenimiento, segn
las listas elaboradas y el procedimiento descrito.

Cuantificacin del personal de Mantenimiento

A partir de este se obtienen los datos necesarios para saber cunto y qu tipo
de personal satisface las necesidades de la empresa. Semana a semana se van
acumulando los tiempos para cada tipo de frecuencia y cada tipo de actividad de
mantenimiento segn lo programado.

Ticket de Trabajo

Es una orden de trabajo programada y es utilizada cada vez que los programas
de mantenimiento indiquen la ejecucin de una instruccin tcnica.

Chequeo de Mantenimiento Rutinario

El objetivo de este procedimiento es chequear el funcionamiento de los

equipos inspeccionando el estado de los diferentes componentes de una manera
rpida y prestando atencin a las acciones de mantenimiento que debe realizar el
operario para lograr la operatividad en los sistemas.

Recorrido de Inspeccin

Consiste en registrar los equipos que presentan fallas, realizando un chequeo

rpido de su funcionamiento y una verificacin de las acciones que han debido
ejecutarse segn la descripcin de las instrucciones tcnicas.

Chequeo de Mantenimiento Circunstancial

Los equipos que funcionan de manera alterna, o cuyos programas de

mantenimiento no tienen una fecha porque su arranque depende de exigencias no
contempladas por la organizacin, ameritan para su puesta en marcha ciertos
chequeos de funcionamiento de los diferentes componentes.
Ejemplo:
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Sistema de informacin de mantenimiento de lneas de transmisin

Cmo opera el Sistema?
-

Se coloca en cada torre de transmisin un dispositivo de memoria para su

identificacin, luego se usa un colector de informacin para dar de alta el
dispositivo de memoria durante la instalacin del sistema y posteriormente

introducir los datos del mantenimiento.

Al ingresar el personal al centro de trabajo descarga la informacin a una
consola la cual tiene una base de datos donde se encuentra la informacin

de cada torre y los datos de su mantenimiento.

Finalmente la informacin se traslada a las oficinas principales donde la
comunicacin entre estas y los estudios de trabajo se realiza por medio de
redes de datos, lnea conmutada y discos flexibles.

Qu problemas se evitan con un Sistema de Informacin?

Reportes ilegibles
Reportes inventados
Costumbres de reportar solo algunas anomalas
Variacin de criterios del personal
Falta de rastreabilidad de la informacin
Largos tiempos de procesamientos por explotacin manual de la

informacin
Indisponibilidad de informacin
Falta de bases de datos
Formatos complicados
Sistemas de reportes con libretas y lpiz

reas a Evaluar en la Funcin del Mantenimiento Industrial.

Mantenimiento Programado.
En este tipo de mantenimiento, se hace nfasis en la proteccin de bienes o
equipos, teniendo en cuenta las recomendaciones de los fabricantes, la frecuencia
de utilizacin, si trabajan o no en condiciones normales de diseo, se incluyen las
inspecciones, los reemplazos de partes que estn prximas a cumplir su vida til.
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Durante las actividades que estn programadas, se siguen las instrucciones

detalladas sobre los trabajos a realizar para reducir la probabilidad de que se
presenten fallas durante el periodo que se sigue hasta el nuevo servicio.
Mantenimiento Rutinario.
Es el que comprende actividades tales como: lubricacin, limpieza, proteccin,
ajustes, calibracin u otras; su frecuencia de ejecucin es hasta perodos
semanales, generalmente es ejecutado por los mismos operarios de los Sistemas
Productivos (SP) y su objetivo es mantener y alargar la vida til de dichos SP
evitando su desgaste.
Mantenimiento Circunstancial.
Este tipo de mantenimiento es una mezcla entre rutinario, programado, avera
y correctivo ya que por su intermedio se ejecutan acciones de rutina pero no
tienen un punto fijo en el tiempo para iniciar su ejecucin, porque los sistemas
atendidos funcionan de manera alterna; se ejecutan acciones que estn
programadas en un calendario anual pero que tampoco tienen un punto fijo de
inicio por la razn anterior.
Mantenimiento por Avera.
Se define como la atencin a un Sistema Productivo cuando aparece una falla.
Su

objetivo

es mantener en

servicio

adecuadamente

dichos

sistemas,

minimizando sus tiempos de parada. Es ejecutado por el personal de la

organizacin de mantenimiento. La atencin a las fallas debe ser inmediata y por
tanto no da tiempo a ser programada pues implica el aumento en costos y de
paradas innecesarias de personal y equipos.
Mantenimiento Correctivo.
Comprende las actividades de todo tipo encaminadas a tratar de eliminar la
necesidad de mantenimiento, corrigiendo las fallas de una manera integral a
mediano plazo.
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En el Sistema de Informacin del mantenimiento correctivo:

El usuario solicita la reparacin del equipo a travs de una Solicitud de

Servicio; puede ser desde la intranet de la empresa o va internet.

Al llegar la solicitud de servicio el administrador del software de

mantenimiento genera una Orden de Trabajo, agrupado por especialidades
y el personal tcnico que va a realizar el trabajo.

Posteriormente se puede reportar las actividades realizadas y los recursos

utilizados en el software e imprimirlas.

Esta informacin puede ser utilizada para graficar y analizar fallas,

actividades realizadas peridicamente, costos, etc.

Mantenimiento Preventivo
El estudio de fallas de un Sistema Productivo deriva dos tipos de averas;
aquellas que generan resultados que obliguen a la atencin de los SP mediante
mantenimiento correctivo y las que se presentan con cierta regularidad y que
ameritan su prevencin. El mantenimiento preventivo es el que utiliza todos los
medios disponibles, incluso los estadsticos, para determinar la frecuencia de las
inspecciones, revisiones, sustitucin de piezas claves, probabilidad de aparicin
de averas, vida til, u otras. Su objetivo es adelantarse a la paricin o predecir la
presencia de las fallas.
En el mantenimiento preventivo:

El administrador del software de mantenimiento genera una Orden de

Trabajo, agrupado por especialidades y el personal tcnico que va a realizar
el trabajo.

El software automticamente genera los calendarios de mantenimiento.

Automticamente se puede reportar las actividades realizadas y los

recursos utilizados en el software e imprimirlas.

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Esta informacin puede ser utilizada para graficar y analizar fallas,

actividades realizadas peridicamente, costos, etc.

Evaluacin y Caracterstica del Sistema de informacin para el mantenimiento.

Estas caractersticas comprenden la informacin bsica que debe poseer
un sistema computarizado de informacin para mantenimiento, estableciendo
cinco mdulos:
1) Administracin del equipo.
2) Control de rdenes de trabajo.
3) Administracin de las especialidades de mantenimiento.
4) Abastecimiento y control de materiales.
5) Informes de desempeo.
Para esta caracterizacin se incluy el elemento de tecnologas de
informacin como factor primordial en los sistemas de informacin.
1. Administracin del equipo
La mejora de la eficacia del equipo requiere la medicin de las prdidas que
afectan la disponibilidad del equipo, su eficiencia y la calidad del producto
considerndose como informacin bsica:
Su identificacin (normalmente asociada a un cdigo)
Ubicacin, nmero de serie, fabricante
Fecha de instalacin, Fecha de fabricacin
Estado o condicin,
Informacin tcnica
Historia del equipo incluye fallas registradas, tipo de fallas y programa de
mantenimiento, herramientas especiales y procedimientos de seguridad.
2. rdenes de trabajo (OT)
El propsito del sistema de rdenes de trabajo es proporcionar medios, solicitar
por escrito el trabajo que va realizar el departamento de mantenimiento,
seleccionar por operacin el trabajo solicitado, asignar el mejor mtodo y
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trabajadores ms calificados para el trabajo, reducir el costo mediante una

utilizacin eficaz de los recursos, mejorar la planeacin y la programacin del
trabajo.
En el proceso de elaboracin de una OT, el planificador identifica los materiales
que se requerirn, para lo cual debe verificar que se cuente con las existencias
necesarias. La disponibilidad de los materiales es decisiva para una planeacin,
programacin y control sin contratiempos de los trabajos de mantenimiento.

3. Administracin de las especialidades de mantenimiento

El seguimiento a las especialidades de mantenimiento resulta crucial
suministrar a la unidad de planificacin la informacin necesaria para programar
las OT. El sistema de informacin debe contener informacin referente nombre del
personal, fecha de contratacin, especialidad, salario, cargo, cdigo de la
especialidad, estado de la especialidad (asignacin, vacaciones, mdico, en
servicio), entre otras.
4. Abastecimiento y control de materiales
Un funcionamiento adecuado del sistema de mantenimiento depende en gran
medida de la administracin de los inventarios de materiales. De hecho, una
significativa del presupuesto de mantenimiento est representada por rubro, lo
cual induce a la consideracin de factores econmicos. Si la inversin es excesiva
los resultados son elevados costos de mantenimiento de inventarios
Por el contrario, si no se cuenta con refacciones y materiales necesarios las
reparaciones y servicios de los equipos, el costo de tiempo muerto se puede
incrementar enormemente. Por lo que los esfuerzos deben estar dirigidos a lograr
un sistema de administracin de inventarios equilibrado.
5. Informes de desempeo
El control de las actividades de mantenimiento debe estar soportado por
sistema de informacin que permita la recopilacin de los datos de mantenimiento

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y permita determinar el estado de mismas, as como mostrar el desempeo con

relacin a lo planificado.
El departamento de mantenimiento debe contar con un sistema de informes
regulares que reflejen el estado del mantenimiento, un resumen del trabajo de
mantenimiento realizado, una lista de los gastos de mantenimiento por centro de
costos o equipos importantes, informes de trabajos pendientes en trminos de
horas-hombre, informes de inspeccin mantenimiento preventivo, tiempo muerto
del equipo principal, informe de OT abiertas, informes de eficiencia comparando
las horas estimadas contra las horas reales, informes de variacin del presupuesto
mensual de mantenimiento respecto al consumo materiales y mano de obra, entre
otros.
Beneficios de Implementar un Sistema de Informacin.

Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la

organizacin.
Los beneficios que se pueden obtener usando sistemas de informacin son los
siguientes:
-

Acceso rpido a la informacin y por ende mejora en la atencin a los

usuarios.
Mayor motivacin en los mandos medios para anticipar los requerimientos

de las directivas.
Generacin de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difciles

de detectar y controlar con un sistema manual.

Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en

sistemas de informacin que presentan elementos claros y sustentados.

Evitar prdida de tiempo recopilando informacin que ya est almacenada

en bases de datos que se pueden compartir.

Impulso a la creacin de grupos de trabajo e investigacin debido a la

facilidad para encontrar y manipular la informacin.

Soluciona el problema de falta de comunicacin entre las diferentes
instancias.
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A nivel directivo se hace ms efectiva la comunicacin Organizacin en el

manejo de archivos e informacin clasificada por temas de inters general y

particular.
Generacin de nuevas dinmicas, utilizando medios informticos como el
correo electrnico, teleconferencia, acceso directo a bases de datos y

redes.
Acceso a programas y convenios e intercambios institucionales.
Aumento de la productividad gracias a la liberacin de tiempos en
bsqueda y generacin de informacin repetida.

Elementos fundamentales de un programa de mantenimiento.

Cualquier sistema informtico de mantenimiento, necesita una base de
datos de partidas de mantenimiento que permita describir la empresa a mantener.
Por otra parte hay algunos documentos de trabajo que de forma obligada deben
aparecer a ellos se refiere a continuacin.

Las bases de datos

Desde un punto de vista tcnico el primer trabajo importante a realizar en la

implantacin de un sistema informtico, es la descripcin de la empresa. Esta
descripcin no es ms que una descomposicin sistematizada de todos aquellos
elementos que se van a mantener (se deben colocar los datos de procesos,
mquinas o equipos individuales). Depende del tipo de informatizacin elegida, la
necesidad de una descripcin ms o menos exhaustiva de la empresa. Pueden
establecerse dos modos de descomposicin: por subsistemas (cubiertas,
Proteccin contra incendios, aires acondicionados) o por partidas (caldera,
quemador, vlvulas, extintores, boca de incendio). En cualquier caso se deber
disponer de un listado de operaciones de mantenimiento asociadas y su
periodicidad de acuerdo con la normativa vigente.

Los documentos fundamentales de la gestin del mantenimiento.

Son muchas las prestaciones de algunos sistemas informticos. Podemos

encontrar listados de todo tipo, calendarios, clculo de carga de trabajo, control de
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repuestos, empresas subcontratadas, etc. pero sin duda los documentos bsicos
para establecer una sistematizacin mnima son los siguientes.
-

Inventario
Partes de trabajo
Control de costos pendientes
Control de costos realizados
Archivo histrico.

El anlisis del comportamiento de la empresa.

La

adopcin

de

un

sistema

informatizado

debe

permitir

siempre

la

retroalimentacin del sistema, es decir, debe permitir modificar procesos sobre la

base de la experiencia que se va acumulando. El plan de mantenimiento es un
documento abierto, adems una correcta explotacin del archivo histrico
permitir conocer el funcionamiento de determinada soluciones contractivas y
aparatos, de modo que se pueda economizar las inversiones futuras.
La informatizacin permitir:
-

Establecer criterios de mantenimiento uniformes.

Controlar la ejecucin del mantenimiento.
Comprobar la idoneidad de soluciones constructivas, tcnicas o de

materiales.
Controlar la intervencin de terceros.
Controlar el mantenimiento correctivo.
Determinar en funcin de la experiencia

los

presupuestos

de

mantenimiento.
El objetivo a largo plazo debe ser el de conseguir un grado de conocimiento
tal que permita establecer los parmetros a partir de los cuales sea posible
proyectar empresas con soluciones que, a travs de un mnimo mantenimiento
preventivo garantice un mnimo mantenimiento correctivo durante el perodo de
vida til.

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Conclusin
En la mayora de las industrias se observa un alto grado de heterogeneidad
en el diseo y funcionamiento de los sistemas de informacin de mantenimiento,
que va desde sistemas sencillos con procedimientos informales, como respuesta a
necesidades inmediatas, hasta sistemas ms sofisticados con procedimientos
sistemticos y con un alto grado de automatizacin. Si bien las industrias
muestran cumplimiento de las funciones de mantenimiento, sus niveles de
eficiencia estn estrechamente vinculados a los mecanismos de control de
gestin, los cuales difieren significativamente en cantidad y en cualidad.
Por otra parte, aunque existe una generacin suficiente de reportes
peridicos sobre la ejecucin de las actividades de mantenimiento; slo en la
mitad de las industrias son utilizados como una herramienta para el control de
gestin, con ciertas limitaciones en el tipo de estadstica registrada. Indicadores
propios de la funcin de mantenimiento an no son registrados con regularidad en
las industrias, a pesar que un tercio de ellas utilizan sistemas totalmente
automatizados.
Algunas industrias perciben a los sistemas de mantenimiento como una
herramienta de carcter utilitario para el desarrollo de las actividades cotidianas,
posicin cuestionable sobre la prioridad de este tipo de sistemas para las
organizaciones. Otras realmente, los conciben como una forma de lograr una
ventaja competitiva. Esta ltima decisin conlleva a una disposicin hacia la
mejora de los procesos en la organizacin.
Las industrias con un mayor nivel de automatizacin mostraran sistemas de
informacin ms organizados y con mejores posibilidades hacia el control de la
gestin de mantenimiento, lo cual muestra que las tecnologas pueden ser un
elemento potencial para el desarrollo de los sistemas, pero stos junto al accionar
de los gerentes permiten, finalmente, fortalecer el desempeo de las funciones
dentro de una organizacin.

16

Bibliografa

Leyda Gmez Bayona. Desarrollo de Sistemas de Informacin para la Gestin

del

Mantenimiento

Industrial

[en

lnea]

disponible

en:

http://www.slideshare.net/leydagoba/desarrollo-de-sistemas-de-informacin-para-lagestin-del-mantenimiento-industrial?qid=67fe7741-3bb8-4e50-922f
eae4e76a4a8e&v=qf1&b=&from_search=1consultado el da [21 de octubre de
2015] [Hora: 9:49 am]
Fernando Berzal. El Ciclo de vida de un Sistema de Informacin [en lnea]
disponible en: [21 de octubre de 2015] [Hora: 9:49 am]
Daniel Restrepo, Mara Clara Saldarriaga e Ivn Bustamante. Sistema de
Informacin

en

Mantenimiento

[en

http://www.youtube.com/watch?v=bUf5GpJmbIo
de 2015] [Hora: 9:49 am]

17

lnea]

disponible

en:

consultado el da [21 de octubre