Herramientas Utiles en La Oficina Moderna

"Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin"
TEMA: HERRAMIENTAS
UTILES EN LA OFICINA
MODERNA
CARRERA
SECRETARIADO EJECUTIVO
CICLO
TURNO
TARDE
DOCENTE
KELLY QUEVEDO PAIMA
ALUMNA
GREYSI DAZA SNCHEZ
PUCALLPA PER
Herramientas tiles en la Oficina Moderna TELESUP
2015
Dedicatoria:
El
presente
trabajo
monogrfico lo he dedicado,
principalmente,
a
mis
queridos padres, personas
que
siempre
me
han
brindado su apoyo en los
estudios, de forma moral y
econmica.
Muchas gracias a ellos.
INTRODUCCION
En el siglo XXI, la oficina moderna utiliza una gran cantidad y variedad de
equipos para realizar las tareas cotidianas de manera eficiente y eficaz.
Recorre toda la gama de aditamentos utilizados a diario que necesitan ser
reemplazados frecuentemente POR piezas importantes y costosos equipos que
suelen durar en una oficina durante aos, siempre y cuando sean atendidos
correctamente.
Una oficina es un local que se destina a la realizacin de algn trabajo. Se trata
de un espacio fsico que puede estar organizado de distintas formas y
presentar diversas caractersticas de acuerdo a su funcin y a la cantidad de
personas que deba alojar.
Un equipo, por otra parte, es un conjunto de personas o cosas que est
organizado para cumplir con un objetivo determinado. Cada integrante del
equipo tiene una funcin y satisface una cierta necesidad.
Estos conceptos nos permiten comenzar a elaborar la definicin de equipo de
oficina: puede decirse que se trata del conjunto de mquinas y dispositivo que
se necesitan para llevar a cabo tareas propias de una oficina.
En la actualidad, el equipo de oficina suele estar compuesto de ordenadores,
telfonos, equipos de fax, impresoras con escner, escritorios y sillas. A simple
vista, muchos de dichos elementos parecen haber formado parte del
ecosistema de las oficinas por varias dcadas; sin embargo, es necesario
tomar en cuenta la evolucin que han atravesado muchos de ellos, a pesar de
haber conservado el nombre original.
HERRAMIENTAS UTILES EN LA OFICINA MODERNA

La oficina o el centro de trabajo son como el segundo hogar de un
empresario y su equipo de trabajo. Es el lugar donde a diario pasa ocho
horas o ms. Por tal motivo, la oficina debe ser lugar que cuente con las
comodidades necesarias y seguridad. Adems, debe ser un espacio dnde
se pueda compartir, pero tambin donde pueda encontrar la intimidad para
poder desarrollar nuevas ideas.
La oficina o el lugar de trabajo deben de contar con ciertas caractersticas
mnimas para aportar a un clima laboral positivo para los trabajadores. Aqu
te indicamos que comodidades bsicas requiere una oficina.
La iluminacin entre las comodidades
Una oficina tiene que tener, entre sus comodidades, una buena iluminacin
porque la luz natural mejora
el nimo de las personas. No
es lo mismo trabajar en un
stano con luz artificial todo
el
tiempo
que
espacio
estar
que
un
tiene
iluminacin natural, dnde se

puede distinguir el da de la
noche. Por otro lado, la
iluminacin natural evitar el
desgaste de la vista y la
concentracin
de
tus
trabajadores.
Si se trabaja de noche lo mejor es utilizar un buen sistema de iluminacin
que inspire a tus trabajadores a continuar con las labores.
El ruido
Una oficina no debe tener ruido del exterior. El silencio es una de las
comodidades ms buscadas en estos tiempos. El silencio es necesario y
bsico para la concentracin. Se debe ubicar la oficina en un lugar donde no
haya construcciones, lugares donde se practican deportes o exista una alta
carga de trfico vehicular.
Si las instalaciones de tu oficina cuentan con materiales que evitan el ruido
del exterior entonces es un buen espacio para echar races.
Los muebles, parte de las comodidades
Es importante comprar los muebles adecuados para el trabajo. Por ejemplo
las sillas deben tener una altura que corresponda a las mesas de trabajo.
De otra forma, los trabajadores van a estar incmodos tratado de hacer su
trabajo. Lo ideal es comprar sillas y mesas que se adapten a la altura de los
trabajadores. Estas comodidades, muchas veces suelen pasarse por alto.
Espacios
Parte de las comodidades de una oficina son las reas compartidas y las
reas donde se pueden realizar reuniones, llamadas por telfono, lectura o
el trabajador pueda estar solo y enfocado en un tema que necesita de su
mayor concentracin.
El Blog de la corporacin financiera Regin se seala que Denise Cherry,
directora de diseo de Studio O+A, que ha diseado oficinas para Facebook
y otros gigantes de la informtica, manifest que es importante contar con
espacios terciarios en la oficina, es decir reas que no son salas de
conferencias o reunin y que tampoco son escritorios personales. Estas
son lugares silenciosos donde el equipo de trabajo puede concentrarse sin
estar encerrado.
Consejos
Asimismo, es importante que la oficina cuente con Internet Wi-Fi y laptops,
de esta forma los trabajadores pueden movilizarse con su equipo y su
informacin a las reas donde sea necesaria su presencia.
No olvides tener plantas en tu oficina, siempre son un descanso para la

vista, mejoran el ambiente e incluso hay quienes dicen que pueden limpiar
la mala energa.
Vivir en la oficina
Hace tan solo un par de dcadas, no todos contaban con los medios
econmicos para adquirir un ordenador para uso personal. Adems, los
avances tecnolgicos de comienzos de los aos 90 se daban de una forma
vertiginosa: los procesadores, los diferentes tipos de memoria y los
monitores evolucionaban rpidamente, sin mostrar piedad alguna por los
consumidores, dejando obsoletos equipos que haban estado en el mercado
apenas unos meses.
En esa poca, no muy distante, aquellos primeros colonos de Windows 3 y,
poco despus, de su impactante versin del ao 95, acomodaban sus caros
y modestos equipos informticos en un rinconcito de la casa, como parte del
estudio quizs, o simplemente en el dormitorio; las mesas de ordenador
eran pequeos altares que simbolizaban una mirada hacia ese futuro en el
cual nos vestiramos con ropa metalizada y viviramos en el espacio.
Pero, como si de un sueo se tratara, en menos de veinte aos, los
ordenadores se convirtieron en una de las posesiones ms comunes de
cualquier vivienda de
clase media, y pasaron
a formar parte de un
equipo de dispositivos
interconectados, como
son los televisores, las
consolas
de
videojuegos
telfonos
mviles.
Mientras
que
los
en
el
pasado era necesario

navegar
hasta
una
habitacin en particular para dar con el aparato ms avanzado de la casa, la

actualidad ha convertido nuestros hogares en autnticas oficinas con cama.
Los ordenadores del presente son tan poderosos, tan configurables y, sobre
todo, tan econmicos, que hacen cada vez ms cuestionable la necesidad
de otros dispositivos: nos permiten navegar en Internet, desarrollar
aplicaciones, ver pelculas, escribir libros, ver e imprimir fotografas, grabar
programas televisivos, jugar En fin, la diferencia entre el equipo de oficina
de la actualidad y las herramientas con las que cuenta un hogar promedio
son tan sutiles, que en muchos casos son imperceptibles.
La Oficina del Futuro
La tendencia de la innovacin tecnolgica aplicada a la vida diaria y al
trabajo es clara: la omnipresencia de Internet. Segn los expertos esta
herramienta, que naci
a fines de la dcada de
los sesenta con fines
militares, en muy poco
tiempo copar todas
las
actividades
humanas,
incluyendo
la laboral.
Es un hecho que los
adelantos tecnolgicos
cambiarn
apariencia
la
de
las
oficinas actuales. No
ms
arrumados,
papeles
ni
sillas
incmodas, ni telfonos fijos. Las oficinas del futuro estarn dominadas por
computadoras porttiles, Bluetooths, sillas inteligentes, webcams y PDAs.
Los conceptos que prevalezcan sern: conectividad, teletrabajo, identidad
digital, oficina sin papel.
7
Las siguientes son algunas de las innovaciones aplicadas al trabajo de

oficina que estarn disponibles, siendo optimistas, dentro de dos o tres
aos.
Reconocimiento de voz: En el futuro todas las funciones de la
computadora podrn ser manejadas oralmente, a travs de la voz de
cualquier persona, sin la necesidad de un reconocimiento previo.
No ms puestos fijos: Al entrar a la oficina el empleado se registrar
biomtricamente en el administrador central y podr acceder a toda su
informacin almacenada en un archivo principal, a travs de telefona IP. Su
anexo siempre ser el mismo.
Dos en uno: Las computadoras estarn conectadas con todo el mundo a
travs de las lneas de alta capacidad. El aparato telefnico se integrar a la
computadora, con el teclado se marcar el nmero y en la pantalla
aparecer la imagen de quien recibe la llamada, a travs de una webcam
tambin integrada.
Personalizacin: Cada equipo ser armado pensando en quin lo usar,
segn las funciones que le correspondan, es decir, tendremos PC
personalizadas tambin a nivel de hardware. As el equipo de un vendedor
ser fsicamente distinto al del encargado de marketing.
Movilidad: La posibilidad de romper los lmites de la oficina no slo consiste
en poder trabajar en algn otro lugar, no se trata slo de llevar la oficina a la
casa. Un portal de la compaa permitir a los trabajadores el acceso a
aplicaciones e informaciones a travs de Internet.
Espacios inteligentes: La idea es integrar la tecnologa inalmbrica y
proporcionar al usuario el control total de su entorno fsico. Una pantalla
permite al usuario, a travs de iconos interactivos, ajustar la temperatura,
los flujos de aire, la iluminacin, los niveles de humedad o aumentar el
volumen del sonido ambiental.
Computadoras
de
bolsillo:
Los
fabricantes
de
hardware
estn
desarrollando dispositivos de bolsillo con mayor capacidad de conectividad y

procesamiento. Por ejemplo, las PDAs han sido dotadas de teclado
completo y pantalla a color, con capacidad de crear, editar e intercambiar
8
documentos por e-mail, puerto infrarrojo y fax, navegar en Internet,

reproducir archivos de video y audio, y hacer llamadas en conferencia.
Muchos de estos adelantos estn ya disponibles de manera incipiente.
Nunca la frase el futuro es ahora estuvo ms vigente.
MATERIAL FSICO
Papelera
Es una parte tradicional del entorno de oficina, y sigue siendo esencial en el
siglo XXI. Incluye elementos tales como bolgrafos, reglas, engrapadoras,
clips y otros equipos utilizados para tomar notas y realizar tareas bsicas
relacionadas con actividades tales como los conceptos de intercambio de
ideas y mantenimiento de registros, por ejemplo. Los blocs de notas se
utilizan comnmente para registrar minutas en las reuniones, mientras las
notas
autoadheribles
se
utilizan
para
comunicar
mensajes
cortos
eficazmente dentro de la oficina.
Computadoras
Las computadoras se usan en una gran cantidad de tareas basadas en la
oficina. Los programas de procesador de texto se utilizan para escribir notas
y actas y producir informes y comunicados, mientras que los programas de
hojas de clculo se utilizan en el mantenimiento de cuentas. Las
9
computadoras permiten el acceso a Internet, que proporciona herramientas

de comunicacin internas y externas en forma de correo electrnico, as
como inmensas capacidades de investigacin. El tipo de computadora
utilizada por una oficina puede variar dependiendo de lo requerido en el
trabajo. Se necesitara un equipo ms actualizado para autoedicin y
paquetes de produccin de grficos, por ejemplo, mientras que los
trabajadores
de
oficina
pueden
utilizar
computadoras
porttiles,
especialmente si trabajan regularmente en movimiento.
Hardware basado en computadoras

Varias piezas de equipo de oficina que comnmente se encuentran estn
diseadas para usarse junto con los sistemas informticos, y suelen estar
conectados a ellos. Esto incluye a las impresoras, que permiten a los
trabajadores de la oficina producir copias impresas de los documentos,
como los informes y cuentas, y los escneres. Los escneres permiten a los
profesionales reproducir documentos y grficos en las computadoras en
forma digital, por ejemplo, para su uso en una pgina web, y estn
disponibles en una variedad de resoluciones que ofrecen diferentes niveles
de detalle. Los escneres ms caros, que tienen resoluciones de 3200 DPI
10
(puntos por pulgada) y ms, son adecuados para los diseadores grficos y
profesionales en campos afines.
Impresora
Una impresora es un dispositivo perifrico del ordenador que permite
producir una gama permanente de textos o grficos de documentos
almacenados en un formato electrnico, imprimindolos en medios fsicos,
normalmente en papel, utilizando cartuchos de tinta o tecnologa lser.
Muchas impresoras son usadas como perifricos, y estn permanentemente
unidas al ordenador por un cable. Otras impresoras, llamadas impresoras
de red, tienen una interfaz de red interno (tpicamente wireless o ethernet), y
que puede servir como un dispositivo para imprimir en papel algn
documento para cualquier usuario de la red.
Adems, muchas impresoras modernas permiten la conexin directa de
aparatos de multimedia electrnicos como las tarjetas CompactFlash,
Secure Digital o Memory Stick, pendrives, o aparatos de captura de imagen
como cmaras digitales y escneres. Tambin existen aparatos multifuncin
que constan de impresora, escner o mquinas de fax en un solo aparato.
Una impresora combinada con un escner puede funcionar bsicamente
como una fotocopiadora.
Las impresoras suelen disearse para realizar trabajos repetitivos de poco
volumen, que no requieran virtualmente un tiempo de configuracin para
conseguir una copia de un determinado documento. Sin embargo, las
impresoras son generalmente dispositivos lentos (10 pginas por minuto es
considerado rpido), y los gastos por pgina es relativamente alto.
Fotocopiadora
Una fotocopiadora es una mquina que permite reproducir un documento o
parte de este en una hoja de papel normalmente, aunque puede ser
tambin a otro tipo de material, como una transparencia, opalina, etc. El
tamao de los papeles es muy variado: carta, oficio, A4, A5, y muchos ms
hasta llegar a los especiales para planos.
11
El proceso de fotocopiado se realiza por medios pticos y fotosensibles. Se

coloca el original sobre una superficie de cristal o algn otro material
transparente y la mquina procede a realizar a copia del mismo
imprimindola en la hoja requerida.
Las mquinas ms sofisticadas, poseen un sistema automtico que permite
alimentarlas con gran cantidad de originales, los cuales la mquina va
tomando de a uno y copindolos. Algunas mquinas pueden realizar copias
de originales escritos en los dos lados de la hoja procediendo a imprimirlos
en los dos lados de la copia. Muchas fotocopiadoras poseen la capacidad
de ampliar o reducir.
Existen fotocopiadoras que funcionan solo con tinta negra y otras que
realizan copias a color.
Actualmente hay fotocopiadoras de tamaos y funciones variadas; hay
personales, de escritorio, de estacin, de planos, etc. Algunas se pueden
conectar en red, otras son multifuncionales (que son tambin escner, fax,
impresora, etc.), adems de que se dividen en analgicas y digitales.
Manipulacin de documentos
12
Otras mquinas tiles que generalmente se encuentran en las oficinas

incluyen la fotocopiadora y la trituradora, que permite a los trabajadores
realizar varias copias de un documento de referencia para compartir con los
compaeros. La trituradora es cada vez ms importante con el predominio
de fraude de identidad. Las trituradoras son usadas para destruir los
documentos que contienen informacin potencialmente importante acerca
de las cuentas de un individuo o compaa, evitando que los aspirantes a
defraudadores den uso a esta informacin.
Comunicaciones
Los profesionales necesitan comunicarse con las personas, tanto dentro
como fuera de su empresa, por lo que en la mayora de las oficinas se
utiliza un sistema telefnico. Este sistema conectar a todos los
trabajadores de la oficina y tendr caractersticas incluidas, que permiten a
una persona desviar una llamada a un colega, por ejemplo. Otras funciones
de los sistemas de telefona incluyen conferencias, que permiten a varios
trabajadores participar en la misma conversacin, y la capacidad de
grabacin de mensajes. Los profesionales tambin pueden utilizar los
telfonos celulares avanzados, como los dispositivos BlackBerry, mientras
estn lejos de su escritorio.
TECNOLOGAS DE LAS COMUNICACIONES
Redes
Las computadoras se comunican por medio de redes. La red ms sencilla
es una conexin directa entre dos computadoras. Sin embargo, tambin
pueden conectarse a travs de grandes redes que permiten a los usuarios
intercambiar datos, comunicarse mediante correo electrnico y compartir
recursos, por ejemplo, impresoras.
13
Las computadoras pueden conectarse de distintas formas. En una

configuracin en anillo, los datos se transmiten a lo largo del anillo, y cada
computadora examina los datos para determinar si van dirigidos a ella. Si no
es as, los transmite a la siguiente computadora del anillo.
Este proceso se repite hasta que los datos llegan a su destino. Una red en
anillo permite la transmisin simultnea de mltiples mensajes, pero como
varias computadoras comprueban cada mensaje, la transmisin de datos
resulta ms lenta.
En una configuracin de bus, los ordenadores estn conectados a travs de

un nico conjunto de cables denominado bus. Un ordenador enva datos a
otro transmitiendo a travs del bus la direccin del receptor y los datos.
Todos los ordenadores de la red examinan la direccin simultneamente, y
el indicado como receptor acepta los datos. A diferencia de una red en
anillo, una red de bus permite que un ordenador enve directamente datos a
otro. Sin embargo, en cada momento slo puede transmitir datos una de las
computadoras, y las dems tienen que esperar para enviar sus mensajes.
Internet
Internet no es un servicio electrnico al estilo usual, pues no pertenece a
ninguna compaa (simplemente, no pertenece a nadie) y se mueve
14
mediante estndares que decide la propia comunidad de usuarios. Naci

como una comunicacin libre y espontnea entre redes de ordenadores;
algo as como "por qu no conectamos mi red con la tuya?, yo me encargo
de vigilar y mantener en funcionamiento mi sistema, y t el tuyo". De esta
forma tan simple, Internet ha llegado a tener ms de 100 millones de
usuarios en ms de 159 pases que utilizan Internet de forma habitual. La
tasa de crecimiento anual de Internet es del 180%.
Estas cifras ilustran de forma clara el alcance de este fenmeno que es
Internet. Todo el mundo habla de esta red de redes. Todas las compaas
importantes empiezan a tener su propia oferta para competir en este nuevo
mercado.
Internet es bsicamente una red de ordenadores. Eso s, se trata de una

gigantesca red formada por cientos de miles de ordenadores conectados
permanentemente por todo el mundo. Por ello, ms que una red, Internet se
ha de considerar una red de redes.
Esa es la idea ms importante: Internet slo es una red, es decir, un
conjunto de ordenadores conectados fsicamente entre s, de forma
permanente, mediante un cable.
Correo electrnico (e-mail)
15
El correo electrnico es una de las caractersticas bsicas de Internet. Casi

todos los usuarios con una cuenta en Internet tienen una direccin en el
formato
nombre@compaa.organizacin,
prcticamente
cualquier
sistema de mensajera es capaz de ofrecer algn mtodo para transferir

mensajes de correo con los usuarios de Internet. Se puede enviar o recibir
mensajes de Internet de dos formas: directamente a travs de una cuenta
con Internet, o a travs de una cuenta en algn otro servicio web (por
ejemplo, hotmail.com o yahoo.com).
Intranet
Intranet es la implantacin o integracin en una red local o corporativa de
tecnologas avanzadas de publicacin electrnica basadas en WEB en
combinacin con servicios de mensajera, comparticin de recursos, acceso
remoto y toda una serie de facilidades cliente/servidor proporcionadas por la
pila de protocolos TCP/IP, diseados inicialmente para la red global Internet.
Su propsito fundamental es optimizar el flujo de informacin con el objeto
de lograr una importante reduccin de costes en el manejo de documentos y
comunicacin interna
Probablemente el campo de accin ms importante del especialista en

tecnologa Internet es el desarrollo de intranets. Si la introduccin de las
computadores constituy una revolucin en las operaciones de todas las
16
empresas, grandes o pequeas, un segundo paso ms importante en estas

operaciones se da con la incorporacin del internet, o propiamente con la
incorporacin de los protocolos de conexin tcp-ip, en las actividades de la
empresas. Hubo una poca, la cual probablemente todava se viva en
nuestro estado y en nuestro pas, en la que todos los controles de la
empresa se computarizaron.
La oficina dentro de una empresa:
La oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccin personal:
La oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se organizan
para realizar una gran variedad de actividades, representa para el
oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de
desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y hbitos de
trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.
La oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccin social:
Desde el punto de vista de la sociedad cuando se instala una oficina en
una comunidad, esta se beneficia de diferentes maneras. Uno de los
beneficios mas importante es la creacion de nuevos empleos en el lugar
donde se establece, con lo cual se mejoran las condiciones de vida ya
que permite elevar sus ingresos y con ellos la capacidad de satisfacer
sus necesidades.
Oficina virtual:
Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse
actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde
desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los
clientes.
La mayora de los organismos pblicos y grandes empresas ofrecen dentro
de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas
utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de
comunicacin en el acceso a informacin y la prestacin de servicios.
17
Otros elementos necesarios en una oficina:

Una impresora lser es necesaria si tenemos que imprimir documentos
con una buena calidad. La podemos comprar en blanco y negro o color,
lo cual depender de lo que queramos. Si es solo para documentos
escritos, con una de blanco y negro bastar. Si lo que necesitamos es
imprimir grficos, fotografas o presentaciones, puede que sea mejor la
de color.
Tener una mquina fax es algo que tarde o temprano necesitaremos. De
todos modos, tambin tenemos la opcin de obtener un servicio de fax
online.
Un reproductor y quemador CD/DVD. Esto es importante por muchos
motivos, donde uno de los ms importantes es hacer un backup de
forma regular de todo tu trabajo. Tambin no vendr bien para poder
llevar nuestro trabajo en disco a otros sitios o hacer entregas a terceras
partes si fuera necesario.
18
CONCLUSIONES
La oficina es el lugar de la empresa donde la informacin recibida es
procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administracin.
De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la
empresa sean ms efectivas.
Una oficina es generalmente un saln destinado al trabajo. Existen muchas
formas de distribuir el espacio en una oficina segn la funcin y cuntas
personas trabajarn dentro del mismo cuarto. En un extremo cada
trabajador tendr su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se
puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas
que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto ltimo han
demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un
solo proyecto.
Est integrada por recursos humanos: son todos los empleados que
cumplen las tareas de la oficina. Recursos materiales: Se refiere al
mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del
mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas
giratorias mesas para telfonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros.
Existen equipos como el telfono, computadoras, televisores.
19
WEBGRAFA
http://es.slideshare.net/albaaltuve/mobiliarios-y-equipos-de-la-oficinamoderna
https://es.wikipedia.org/wiki/M%C3%A1quinas_de_oficina
http://www.ehowenespanol.com/lista-tipos-equipos-oficina-lista_167034/
http://www.monografias.com/trabajos76/herramientas-tecnologicasgestion-moderna/herramientas-tecnologicas-gestion-moderna2.shtml
http://definicion.de/equipo-de-oficina/
http://www.ararteko.net/contenedor.jsp?
seccion=s_fdes_d4_v1.jsp&codbusqueda=418&language=es&codResi=
1&codMenuPN=1&codMenuSN=505&codMenu=521&title=Una+Oficina+
de+servicio+p%FAblico+moderna+y+eficiente
http://destinonegocio.com/pe/gestion-pe/las-comodidades-de-unaoficina-moderna/
http://www.uhu.es/servicio.prevencion/menuservicio/actividades/ergono
mia/mobiliario.pdf
http://www.caretas.com.pe/Main.asp?
T=3082&idE=703&idS=154#.VoGJrE_jUfA
20

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