Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin

Liceo Nocturno "Tres Picos"
Cuman, Estado Sucre

La Oficina

Profesora:

Nombre:

Gleudys Guzmn

Manuel Salazar
Yomaira Mrquez

Semestre 1

Cuman, Febrero de 2016

Introduccin

La oficina, representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse

como individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades,
actitudes y hbitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactorias
en la vida.
Desde el punto de vista de la sociedad cuando se instala una oficina en una
comunidad, sta se beneficia de diferentes maneras. Uno de los beneficios ms
importantes es la creacin de nuevos empleos en el lugar donde se establece, con
lo cual se mejoran las condiciones de vida ya que permiten elevar sus ingresos y
con ello la capacidad de satisfacer sus necesidades.
Por su parte los oficinistas, son las personas que tienen la responsabilidad
de realizar todas las labores de asistencia y de apoyo al personal gerencial o
ejecutivo responsable de las actividades administrativas de una empresa.
Constituye un recurso humano invalorable

Oficinista
Descripcin del cargo: es a menudo el elemento que mantiene la cohesin
en una oficina o negocio, proveyendo apoyo a una variedad de empleados y
departamentos. No necesitan ninguna educacin formal, pero la mayora de las
empresas prefieren que cuenten con cursos de computacin y otras habilidades
relacionadas con la oficina. Debe asistir en las actividades secretariales
desarrolladas, recibiendo, chequeando, clasificando, distribuyendo, archivando,
registrando y transcribiendo documentos. No obstante se pueden mencionar las
siguientes:
Funciones, Actividades y/o Tareas

Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y dems

documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad.
Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos
similares.
Efecta y atiende llamadas telefnicas.
Atiende a profesores, estudiantes, empleados y pblico en general.
Suministra informacin a las personas que la requieran.
Opera una fotocopiadora.
Lleva el control de ingresos y egresos de material.
Recibe informacin para transcribirla.
Procesa en el computador informacin solicitada.
Transcribe correspondencia general, notas de exmenes, datos de inscripcin y
cualquier documento que se le asigne.
Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos
soporte.
Transcribe informacin para mantener bases de datos.
Realiza respaldos a la informacin procesada en el computador.
Graba informacin para mantener bases de datos.
Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros
documentos con la informacin procesada.
Imprime el trabajo realizado.

Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la informacin

procesada.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral,
establecidos por la organizacin.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

Caractersticas de una Oficina

Una oficina es un saln destinado al trabajo. Existen muchas formas de
distribuir el espacio en una oficina segn la funcin y cuntas personas trabajarn
dentro del mismo local.
En un extremo cada trabajador tendr su propio sitio, en el otro una oficina
grande abierta que se puede componer de un sitio principal con muchas personas
que trabajan en el mismo espacio.
Los estudios acerca de esto ltimo han demostrado que dan productividad a
corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la prdida de
privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la prdida
de secretos de la compaa.
Un tipo de oficina intermedia es el cubculo, que soluciona el aislamiento
visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separacin y la seguridad
acstica.
En toda oficina se maneja un cdigo de polticas de oficina propias.
Existen varios tipos de oficina como la abierta, la cerrada, la moderna,
integrada, mobiliaria y de equipos.
Caractersticas:

Est integrada por recursos humanos: son todos los empleados que cumplen las

tareas de la oficina
Recursos materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las
diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para

visitantes, sillas giratorias, mesas para telfonos, bibliotecas o vitrinas para libros,

archiveros, entre otros

Existen equipos como el telfono, computadoras, impresoras, fax, equipos de
sonido, televisores.
Como influye el ruido en una oficina
Si hay algo que despiste y haga perder la concentracin es el ruido en la
oficina; sobre todo ruidos molestos y muy agudos. Un estudio elaborado por Oi2
cita como son los ruidos ms molestos para los trabajadores de oficina. Dentro de
estos ruidos molestos o insoportables se encuentra el timbre del telfono, el fax y
la impresora, las conversaciones con los compaeros, el rumor de la calefaccin y
aire acondicionado, el ventilador de los ordenadores o el murmullo del teclado y el
ratn.
Si bien es cierto no todos tienen la misma tolerancia al ruido y hay personas
que pierden la concentracin con suma facilidad. Al igual, no todos los perfiles
tienen la misma tolerancia o resistencia a los sonidos graves o agudos. Por
ejemplo, hay personas que no aguantan un sonido agudo y otras uno grave.
Siguiendo solamente la lgica, podemos crear un ambiente agradable en la
oficina y evitar los principales ruidos siguiendo las siguientes normas:

Bajar el volumen de los telfonos y colocar un tono intermedio, ni muy grave, ni

muy agudo.
Un mvil en modo vibracin encima de la mesa hace el ruido suficiente para que

se oiga.
A la hora de comprar los equipos informticos, aires acondicionados y resto de

aparatos, se debe comprobar que no son excesivamente ruidosos.

Hablar con un volumen de voz medio-bajo; se obliga al resto de los compaeros a

bajar el volumen.
Utiliza una msica ambiental suave, con volumen de fondo. Favorece que el resto

de ruidos pasen ms desapercibidos.

No obstante, existen personas que son maniticas del silencio y les molesta hasta
el vuelo de una mosca. En estos casos, da igual lo que hagamos, nunca
crearemos un ambiente de trabajo adecuado.

Conclusin

Una terminada la presente investigacin se puede concluir que, la oficina es

el lugar de la empresa donde la informacin recibida es procesada con el objeto
de aportar datos necesarios para la administracin. De esta manera se ayuda a
que las actividades u operaciones de la empresa sean ms efectivas.
Adems que, la oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se
organizan para realizar una gran variedad de actividades, representa para el
oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar
destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y hbitos de trabajo, que le
permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.