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3) EL PROCESO DOCUMENTAL

Servicios de Documentacin de Medios de Comunicacin


1. La Cadena Documental
1.1QU ES
a)
b)
c)

Conjunto de tareas documentales


Eslabones: operaciones necesarias para lograr el correcto
funcionamiento del sistema documental
Va desde la seleccin de un documento hasta su
reutilizacin por el usuario

2. Metodologa del anlisis documental


2.1Acceso a mltiples fuentes documentales
2.2Adecuada seleccin
2.3Tratamiento integral de los diversos documentos
2.4Empleo de bases de datos adecuadas
2.5Recuperacin precisa e idnea de la informacin
2.6Difusin rentable de la informacin
3. Funciones de la Cadena Documental
FUNCIONES ENTRADA

FUNCIONES
TRATAMIENTO

Seleccin, adquisicin y
registro

Catalogacin, indizacin,
anlisis de contenido

FUNCIONES SALIDA
Difusin, bsqueda y
recuperacin de la
informacin

3.1 ENTRADA (Fase 1)


3.1.1 SELECCIN
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)

Especializacin del servicio de documentacin


Coste del almacenamiento asumible
Coste de gestin adecuado
Posibilidad de reutilizacin de los documentos
Valor histrico, social, cultural, sociolgico
Criterios propios de la unidad de Documentacin
Seleccionar una amplia gama de documentos, manteniendo
el equilibrio
mbito geogrfico
Idioma preferible el originalEvitar duplicidades
Necesidades usuarios
VAS DE SELECCIN
a) La que resulta de la produccin PROPIA de un medio
de comunicacin, en el que todos los archivos
realizados se almacenan con pocos criterios
selectivos.

3) EL PROCESO DOCUMENTAL

b) La que resulta de la seleccin de archivos externos.


3.1.2 ADQUISICIN
a.
b.
c.
d.

COMPRA
ADQUISICIN POR CANJE (caso de la FORTA)
DONACIN
DEPSITO (durante un tiempo un individuo puede
hacer uso del material de otro que tenga en
almacenamiento de forma limitada, pero si un
tercero quiere hacer uso del material, cobra el
propietario de los derechos).

3.1.3 REGISTRO de Entrada


Fecha

N / Cdigo de
Referencia2

Descripcin del
soporte fsico

Signatura
topogrfica

Observaciones
(fecha de entrada /
tipo de prstamo)

Etiquetado

N de Orden1
Ttulo + Breve
descripcin del
contenido
N de unidades que
componen el
Documento

3.2 TRATAMIENTO (Fase 2)


3.2.1 CATALOGACIN
-Descripcin externa, fsica o formal.
PRINCIPIOS
1- Uniformidad
2- Unificacin
3- Identificacin
4- Compensacin
3.2.2 ANLISIS DE CONTENIDO
-Sntesis de los datos

Resumen indicativo: mencin de los temas.


Resumen informativo: compendio de los datos ms
importantes.

1 Nmero currens
2 Siglas del propio servicio documental

3) EL PROCESO DOCUMENTAL

Resumen de autor / cientfico: sntesis completa y


especializada.

3.2.3 INDIZACIN

Descriptores: trminos clave para recuperar un artculo:

Extraccin de los trminos bsicos del


contenido
Traduccin al lenguaje documental
Diversos ndices: personas, lugares, temas
Elaboracin propia.

3.3 SALIDA (Fase 3)


Bsqueda
Recuperacin
Difusin

Informacin

3.3.1 Criterios de Bsqueda y Recuperacin


USUARIO

CENTRO DE DOCUMENTACIN

Concienciacin por parte del


usuario de sus necesidades de
informacin.

Agrupacin de referencias y
filtrado de la informacin a
travs de campos de bsqueda

Identificacin de las fuentes


documentales.

Comunicacin del resultado al


usuario

Peticin de la informacin

Verificacin de la validez de la
respuesta.

Establecimiento de la estrategia
de bsqueda

3.1.2 Posibilidades de bsqueda


a) BSQUEDA DELEGADA / BAJO DEMANDA: el usuario
efecta una peticin y el servicio de documentacin
realiza la consulta.

3) EL PROCESO DOCUMENTAL

Se utiliza para temas amplios o complejos;


tambin para consultas del archivo histrico.
b) BSQUEDA AUTOSERVICIO: el usuario realiza su
bsqueda desde su propio puesto de trabajo.
Se utiliza para consultas puntales.

BSQUEDA DELEGADA
1) Saber quin formula la demanda (fsica y personalmente)
2) Utilizacin de la informacin
3) Tiempo del que dispone el usuario para el estudio y el trabajo de la
documentacin solicitada
4) Conocimientos del usuario sobre el tema
5) Documentacin de la que ya dispone
6) Formato en el que desea la informacin
7) rea geogrfica en la que el usuario va a focalizar el tema
8) Periodo cronolgico en el que el usuario va a centrar el tema
9) Idiomas que conoce

BSQUEDA DIRECTA
1)
2)
3)
4)
5)

Mayor rapidez
Imprescindible formacin del usuario
Sistemas de bsqueda: SENCILLO y EXPERTO
Sistemas de ayuda
Presentacin apropiada de la informacin recuperada
a. Edicin de referencias
b. Peticin en lnea
c. Acceso directo a los documentos

3.1.3 Difusin de la Informacin


DIFUSIN DIRECTA (bajo demanda)
-Los usuarios desean mantenerse al da de la informacin pero sin acudir al
centro expresamente.
1) Mtodo pregunta-respuesta: existe interrelacin entre las dos reas

3) EL PROCESO DOCUMENTAL
2) Bsqueda retrospectiva de la informacin (se busca material anterior
a la fecha de solicitud)
3) Difusin Selectiva de la Informacin (DSI)
a. Perfil personal individualizado
b. Perfil colectivo o de grupo
c. Perfil normalizado o estndar

DIFUSIN INDIRECTA (productos documentales)


1) Revistas de prensa.- Se recoge informacin sobre todo lo referente
a un tema aparecido en la prensa del da.
2) Dossiers de prensa.- Registro de la prensa escrita del da.
3) Dossiers documentales.- Registro de todo lo aparecido en cualquier
fuente documental.
4) Boletn de adquisiciones.
5) Boletines de informacin.- Relacin de todo tipo de actividades
que una institucin enva a un medio de comunicacin.
6) Boletines de sumarios.- Relacin de los contenidos de una revista.
7) Revista de resmenes.- Informacin especializada que elaboran las
propias instituciones.
8) Directorios.- Relacin de cargos, datos y cifras de una empresa.
9) Otros.

4. Automatizacin en los servicios de documentacin


-Los medios de comunicacin han de automatizar sus servicios de
documentacin. Para ello, deben cumplir con los siguientes factores:
a) Utilizar sistemas que soporten documentacin de carcter
multimedia: prensa, radio televisin
b) Utilizar un sistema de tipo ESCALABLE: ampliable en memoria y
prestaciones segn aumenten las necesidades del medio.
c) El sistema debe permitir la consulta directa y la difusin de la
informacin en cualquier soporte y formato del mercado.

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