PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES

Artculo 1: Objetivos
El presente procedimiento tiene los siguientes objetivos:
a) Asegurar el correcto funcionamiento y administracin de las Cajas Chicas
del Organismo.
b) Establecer adecuados procedimientos administrativos para la asignacin,
utilizacin, reposicin y rendicin de Caja Chica.
c) Establecer las funciones y responsabilidades que deben cumplir los
responsables en el manejo, administracin y presentacin de los
documentos que respaldan las rendiciones de las transacciones efectuadas.
Artculo 2: Alcance
Ser de aplicacin obligatoria en todas las reas del Organismo que
soliciten, administren y rindan fondos para el funcionamiento de Caja Chica,
as como aquellas que aprueben la apertura, autoricen ciertos gastos,
informen sobre la existencia de determinados bienes y realicen el control de
la rendicin.
Artculo 3: Definiciones y Conceptos
Concepto de Caja Chica La Caja Chica es un fondo asignado a determinadas
reas del Organismo, que tiene como objetivo principal cubrir los gastos
menores, no previsibles y/o urgentes y que no pueden ser provistos en
tiempo y forma a travs del proceso habitual de adquisiciones y
contrataciones.
De este modo, se garantiza el normal funcionamiento de las reas, evitando
que sus actividades programadas se paralicen o posterguen debido a la
falta de ciertos bienes o servicios que son considerados crticos para el
cumplimiento de las mismas.
Otros Conceptos
Con la finalidad de facilitar el uso y comprensin del presente Procedimiento
a continuacin se definen algunos de los trminos ms utilizados:
a) Documentacin sustentatoria: documentos que sustentan las
operaciones, tanto internas (solicitud de apertura, acreditacin de
inexistencia de artculos en stock, etc.) como realizadas con terceros
(facturas, recibos, remitos, tickets, tickets factura, presupuestos).
b) Bienes de Uso: son aquellos bienes que no se consumen en el primer uso
que de ellos se hace, tienen una duracin superior a un ao y estn sujetos
a depreciacin.

c) Responsable/Subresponsable de Caja Chica: personas designadas

mediante acto administrativo suscripto por el Gerente General del
Organismo para administrar los fondos de caja chica de su rea.
Artculo 4: Gastos Permitidos
La Caja Chica se utilizar para atender gastos de menor cuanta que no
tengan el carcter de previsibles y/o que por razones de urgencia deban ser
atendidos de inmediato, tales como:
a) Para todas las Cajas Chicas:
1) tiles de oficina y escritorio, siempre y cuando no existan los artculos
requeridos en stock y se haya obtenido la certificacin de su inexistencia, a
travs de la consulta al responsable de suministros.
2) Arreglo y adquisicin de cerraduras y otros elementos de seguridad.
3) Fotocopias para uso oficial cuando no se disponga de una fotocopiadora
en el rea, en forma permanente o transitoria.
4) Gastos de servicio de comunicaciones: fax, telefona fija, Internet,
(siempre que no se trate de abonos peridicos) cuando por razones de
urgencia no puedan ser realizados por medios propios.
Artculo 5: Gastos Prohibidos
No podr utilizarse la Caja Chica en gastos que sean previsibles y que no
tengan el carcter de urgentes, ni en aquellos que individualmente superen
el importe de S/. 1,000.00 (mil nuevos soles).
A modo meramente enunciativo, no podrn aplicarse los fondos en los
siguientes conceptos:
1) Gastos personales de funcionarios o empleados.
2) Compras de bienes inventariables.
3) Servicios peridicos y otras adquisiciones que renan las caractersticas
de regulares y continuas, por cuanto ello significara eludir el trmite normal
que rija para las adquisiciones y contrataciones, tales como: suscripciones,
alquileres, servicio de limpieza, provisin de agua de mesa envasada,
servicios de mantenimiento, otros.
4) Servicios por provisin de energa elctrica, gas, agua corriente, telefona
bsica y celular, video cable, internet.
5) Impuestos y tasas municipales.
6) Compra de comestibles (alimentos, bebidas ni productos para su
elaboracin, servicios de catering, vajilla y utensilios).
7) Apertura de cuentas corrientes, cajas de ahorro y plazos fijos.

8) Cambio de cheques personales o de terceros.

9) Otorgamiento de prstamos personales o anticipos de sueldo y/o viticos.
10) Pasajes y/o gastos de movilidad y viticos.
11) Compra de combustible y lubricantes para vehculos oficiales.
12) Pagos de matrculas por cursos, seminarios y otros similares.
13) Regalos, premios, donaciones y arreglos florales de ninguna ndole.
14) Compra de medicamentos en general.
Artculo 6: Responsabilidades
Para la aplicacin del presente procedimiento se establecen los siguientes
niveles de responsabilidad:
a) Gerente General de Administracin
1) Implantar, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento en todas las
reas del Organismo.
2) Autorizar la apertura de las cajas chicas en las reas que lo soliciten
siempre que justifiquen su requerimiento y necesidad.
3) Instruir el cierre de las cajas chicas.
d) Jefe de Departamento Logstica
1) Certificar la inexistencia de bienes en stock, ante la consulta realizada
por los responsables o subresponsables de Caja Chica.
e) Gerente de Tesorera
1) Otorgar los fondos autorizados a cada responsable de Caja Chica, tanto
en la apertura como as tambin en las reposiciones.
2) Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administracin y
custodia de los fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a los criterios
expuestos en el presente Procedimiento.
g) Gerente de Presupuesto y Contabilidad
1) Rubricar los libros de cajas chicas
2) Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administracin y
custodia de los fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a los criterios
expuestos en el presente Procedimiento.
CAPITULO II - AUTORIZACION PARA EL FUNCIONAMIENTO
Artculo 7: Solicitud de Caja chica (depsito)

Deber ser realizada por el mximo responsable de rea solicitante de Caja

Chica mediante el Formulario de Requerimiento de Caja Chica (Anexo A), y
presentada al Gerente General de Administracin. En dicho formulario se
deben considerar los siguientes aspectos:
a) Justificacin de la necesidad de disponer de una Caja Chica.
b) Apellido y nombre, nmero de documento y legajo del agente que ser
responsable de la administracin, manejo y custodia de estos recursos
financieros, as como del o los subresponsables.
Artculo 8: Evaluacin de la Solicitud de Apertura
Deber ser realizada por el Gerente General de Administracin o la persona
en quien ste delegue tal facultad, basndose en criterios tcnicos y
considerando la relevancia, pertinencia, oportunidad y caractersticas del
rea.
Artculo 9: Autorizacin y Vigencia de la Caja Chica
Cumplidos los requisitos establecidos en los artculos precedentes, el
Gerente General de Administracin autorizar las Cajas Chicas solicitadas
por el trmino de un ejercicio presupuestario (enero a diciembre).
Artculo 11: Monto Mximo para otorgar a la Caja Chica
El monto mximo de cada Caja Chica se establecer considerando las
caractersticas del rea solicitante y las justificaciones expuestas en la
solicitud.

PROCEDIMIENTO DE VIATICOS Y MOVILIDADES

I.

OBJETIVO
Establecer normas y procedimientos para la solicitud, asignacin
y otorgamiento y control de viticos, que constituyen los gastos
de viaje por comisin de servicio (en adelante la comisin) que
se otorgan a los trabajadores bajo las distintas modalidades de
contratacin de Microglobal SAC.

II.

FINALIDAD
Brindar una adecuada y oportuna asignacin de recursos para la
ejecucin de las comisiones de servicios.

III.

ALCANCE
La presente directiva ser
funcionarios y trabajadores.

IV.

de

aplicacin

para

todos

los

RESPONSABILIDAD
Son responsables de la aplicacin y cumplimiento de la presente
directiva el personal, los jefes inmediatos (en adelante el/los
responsables) que soliciten y autoricen el otorgamiento de
fondos para gastos por viticos.
La rendicin de cuentas es de exclusiva responsabilidad del
comisionado que la formula, la falsedad de documentos o
informacin dar lugar a las sanciones que correspondan.

V.

GLOSARIO DE TERMINOS
1. Comisin del servicio: Desplazamiento programado o
imprevisto que realiza el comisionado hacia lugares distintos
a su habitual lugar de trabajo donde debe desarrollar
funciones y/o labores estrictamente indispensables y
relacionadas a las actividades propias de Microglobal SAC,
debiendo tener carcter eventual o transitorio.
2. Viticos: Desembolso que tiene por objeto sufragar al
comisionado, los gastos de alimentacin, hospedaje y
movilidad (hacia y desde el lugar de embarque), as como la
movilidad utilizada para este desplazamiento en el lugar
donde se realiza la comisin de servicios.

3. Comisionado: Trabajador, y/o aquel que no presta servicios

y/o no labora en la entidad, el cual estar debidamente
autorizado para desplazarse en comisin de servicios, dentro
y fuera del territorio nacional.
4. Comprobante de Pago: Documento que acredita la
transferencia de un bien, la entrega en uso o la prestacin de
un servicio. Solo se consideran comprobantes de pago
aquellos que cumplan con todas las caractersticas y
requisitos mnimos establecidos en el Reglamento de
Comprobantes de Pago: facturas, recibo por honorarios,
boletas de venta, liquidaciones de compra, tickets o cintas
emitidas por mquinas registradoras y otros documentos
similares que permita su adecuado control tributario y que
expresamente este autorizado por la SUNAT.
5. Declaracin Jurada: Documento sustentatorio de gasto
nicamente cuando se trate de casos, lugares o conceptos
por los que no sea posible obtener comprobantes de pago
reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido
por la SUNAT.
VI.

DISPOSICIONES GENERALES
1. DE LA SOLICITUD DE VIATICOS, PASAJES Y OTROS GASTOS
a) Dentro del territorio nacional:

Para la atencin oportuna de los viticos las solicitudes

debern presentarse con una anticipacin de 4 das hbiles
en comisiones debidamente programadas y de 2 das
hbiles de anticipacin cuando no son programadas.
El requerimiento del viaje ser generado a travs del
Formato 01-Solicitud de Viticos, Pasajes y otros gastos
(Anexo N02).
La oficina solicitante deber indicar:
o Nombre completo, cargo, condicin laboral o
contractual del comisionado
o Motivo u objeto de la comisin de servicios.
o Itinerario y duracin del viaje sealando fecha, hora
de salida y hora de retorno de la Comisin de
Servicio.
o Nmero de cuenta Interbancaria.
o Los datos referidos al costo estimado por los das y
horas que durara la comisin de Servicios, pasajes y
otros segn sea el caso.
o Meta y centro de costos al que se aplicara el gasto.
El Formato 01-Solicitud de viticos, pasajes y otros gastos
(Anexo N02) necesariamente deber ser firmado por el
comisionado, el responsable que autoriza la comisin y el

Jefe de la Oficina General de Administracin que aprueba la

comisin.
b) Fuera del territorio nacional:

La oficina solicitante deber indicar:

o Nombre completo, cargo, condicin laboral o
contractual del comisionado.
o Motivo u objeto de la comisin de servicios.
o Itinerario y duracin del viaje sealando fecha, hora
de salida y hora de retorno de la comisin de
servicio.
o Forma de pago y nmero de cuenta bancaria.
o Los datos referidos al costo estimado por los das y
horas que durara la comisin de servicios, pasajes y
otros segn sea el caso.
o Meta y centro de costos al que se aplicara el gasto
o Se acompaa a la solicitud, el sustento de la
necesidad y la importancia de las actividades a
realizarse motivo del viaje.

2. DEL CALCULO DE VIATICOS

Los viticos comprenden los gastos de alimentacin, hospedaje
y movilidad (hacia y desde el lugar de embarque), as como la
movilidad utilizada para el desplazamiento en el lugar donde se
realiza la comisin.
a) Dentro del territorio nacional

Los viticos y pasajes sern establecidos tomando en

consideracin el Decreto Supremo N007-2013-EF,
norma que regula el otorgamiento de viticos para
pasajes en comisin de servicios en el territorio nacional
o la norma que lo sustituya.
Los viticos por comisin de servicio que perciba el
comisionado estarn sujetos a la escala establecida por
da, independientemente de la categora ocupacional del
comisionado, de su relacin laboral con la entidad, o del
motivo de la comisin; cuando la comisin de servicios
tenga una duracin superior a cuatro (04) horas y no
mayor a (24) horas se le otorgara viticos por un da;
caso contrario, se otorgaran los viticos de manera
proporcional a las horas de la comisin y cuando las
comisiones de servicio superan las 24 horas se les
otorgar los viticos por las horas que dure la comisin
de servicios. Por ello, se proceder a redondear los
minutos a la hora inmediata superior y/u hora inmediata
inferior de ser el caso.

Para efectos del clculo de los viticos correspondientes

a las horas de comisin del servicio, se deber
considerar el tiempo efectivo de la misma integrndose
para el caso de traslados areos, 03 horas antes de la
salida del vuelo y 02 horas posteriores al arribo del vuelo
y para el caso de traslados terrestres, 1.5 horas antes de
la salida del transporte y 1.5 horas posteriores al arribo
del transporte.

b) Fuera del territorio nacional

El monto de viticos al exterior por da no exceder los

montos fijados en el Decreto Supremo N056-2013-PCM
o en la norma que lo sustituya.
A los viticos se podrn sumar, por una sola vez, el
equivalente a un da adicional por concepto de gastos de
instalacin y traslado cuando la comisin es a cualquier
pas de Amrica y de dos das cuando la comisin se
realice a otro continente.
El importe de los viticos que se abonaran al
comisionado, es el que finalmente se aprueba en la
correspondiente Resolucin Suprema o Ministerial, segn
corresponda.

3. DE LOS PASAJES

Con el Formato 01 Solicitud de Viaticos, Pasajes y Otros Gastos

(Anexo N02), tambin se solicitaran

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INFORMACION

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE VENTAS

Anexo A: Formulario de requerimiento de caja chica

Anexo B: Formato 01 Solicitud de viticos, pasajes y otros gastos