ndice General

Ed.1.1

NDICE GENERAL

TEMA 1. ESTRUCTURA DE BASES DE DATOS RELACIONALES.

1.1. PELIGROS EN EL DISEO DE BASES DE DATOS RELACIONALES. ........1
1.2. FORMAS NORMALES......................................................................3
1.3. DISEO DE LA ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS ........................3
IDEAS CLAVE. ..............................................................................6
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 1. .....................................................7

TEMA 2. CREACIN DE TABLAS Y PROPIEDADES.

2.1. CREAR O ABRIR UNA BASE DE DATOS.............................................9
2.2. DEFINICIN Y CREACIN DE TABLAS ............................................11
2.3. DISEO DE UNA TABLA ...............................................................14
2.4. LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS .............................................15
2.5. LA FICHA BSQUEDA ..................................................................22
2.6. GUARDAR UNA TABLA..................................................................22
2.7. PROPIEDADES DE LA TABLA .........................................................22
IDEAS CLAVE..............................................................................24
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 2.....................................................25

TEMA 3. MANEJO DE DATOS.

3.1. AGREGAR REGISTROS .................................................................27
3.2. EDITAR REGISTROS ....................................................................28
3.3. SELECCIONAR DATOS..................................................................29
3.4. COPIAR, MOVER O ELIMINAR DATOS .............................................30
3.5. MODIFICAR LA HOJA DE DATOS....................................................31

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Ed.1.1

3.6. BUSCAR DATOS ..........................................................................35

3.7. BUSCAR Y REEMPLAZAR ..............................................................37
3.8. ORDENAR REGISTROS .................................................................38
3.9. FILTRAR REGISTROS ...................................................................38
IDEAS CLAVE..............................................................................41
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 3.....................................................42

TEMA 4. RELACIONES DE LA BASE DE DATOS.

4.1. LA CLAVE PRINCIPAL ...................................................................45
4.2. LAS RELACIONES ENTRE TABLAS ..................................................47
4.3. TIPOS DE RELACIONES................................................................48
4.4. CREAR UNA RELACIN ................................................................49
4.5. VER Y EDITAR LAS RELACIONES EXISTENTES.................................51
IDEAS CLAVE..............................................................................52
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 4.....................................................53

TEMA 5. SEGURIDAD DE UNA BASE DE DATOS. PERMISOS

PARA USUARIOS Y GRUPOS DE TRABAJO.
5.1. CONTRASEA .............................................................................55
5.2. SEGURIDAD A NIVEL DE USUARIO ..............................................56
5.3. CREACIN DE UNA CUENTA DE ADMINISTRADOR DE SEGURIDAD ..56
5.4. PERMISOS DE USUARIO Y DE GRUPO ...........................................57
5.5. EL ASISTENTE PARA SEGURIDAD POR USUARIOS ...........................57
5.6. CODIFICAR O DESCODIFICAR UNA BASE DE DATOS........................58
IDEAS CLAVE..............................................................................60
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 5.....................................................61

II

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ndice General

Ed.1.1

TEMA 6. CONVERTIR, COMPACTAR Y REPARAR UNA BASE DE

DATOS. IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS.
6.1. CONVERTIR BASES DE DATOS ......................................................63
6.2. COMPACTAR UNA BASE DE DATOS ................................................63
6.3. REPARAR UNA BASE DE DATOS DAADA .......................................64
6.4. IMPORTAR O VINCULAR TABLAS EXTERNAS....................................64
6.5. IMPORTAR O VINCULAR OBJETOS DE BASES DE DATOS DE
MICROSOFT ACCESS ...................................................................65
6.6. IMPORTAR HOJAS DE CLCULO Y ARCHIVOS DE TEXTO ...................66
6.7. EXPORTAR DATOS DESDE ACCESS ................................................67
6.8. EXPORTAR UN OBJETO A OTRA BASE DE DATOS DE
MICROSOFT ACCESS ...................................................................68
6.9. INTERCAMBIAR DATOS DE MICROSOFT ACCESS CON
MICROSOFT WORD .................................................................................68
6.10. EXPORTAR UNA TABLA, CONSULTA, FORMULARIO O INFORME
A FORMATO HTML.......................................................................68
IDEAS CLAVE..............................................................................70
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 6.....................................................71

TEMA 7.

OPTIMIZAR EL USO DE LA BASE DE DATOS.

7.1. USAR EL ANALIZADOR DE TABLAS ................................................73

7.2. UTILIZAR EL ANALIZADOR DE RENDIMIENTO .................................78
7.3. USAR EL DOCUMENTADOR DE BASE DE DATOS ..............................80
IDEAS CLAVE..............................................................................83
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 7.....................................................84

TEMA 8.

CONSULTAS DE ACCIONES.

8.1. COMPRENDER LAS CONSULTAS DE ACCIONES ................................87

8.2. CREAR CONSULTA DE CREACIN DE TABLA....................................87

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III

ndice General

Ed.1.1

8.3. ACTUALIZAR REGISTROS USANDO UNA CONSULTA DE ACCIONES ....90

8.4. AGREGAR REGISTROS USANDO UNA CONSULTA DE ACCIONES ........91
8.5. ELIMINAR REGISTROS USANDO UNA CONSULTA DE ACCIONES ........93
IDEAS CLAVE..............................................................................95
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 8.....................................................96

TEMA 9.

CONSULTAS ESPECIALIZADAS.

9.1. CREAR CONSULTAS DE PARMETROS ............................................99

9.2. CREAR CONSULTAS DE PARMETROS AVANZADAS ........................101
9.3. USAR CONSULTAS PARA CREAR FORMULARIOS E INFORMES ..........103
9.4. CREAR CONSULTAS DE TOTALES .................................................106
9.5. CREAR UNA CONSULTA DE AUTOBSQUEDA .................................107
9.6. USAR COMBINACIONES EN CONSULTAS .......................................108
IDEAS CLAVE. ...........................................................................112
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 9...................................................113

TEMA 10. INICIACIN A SQL.

10.1. SENTENCIAS SQL......................................................................115
10.2. CONSULTAS DE SELECCIN........................................................116
10.3. CONSULTAS DE ACCIN.............................................................121
10.4. SUBCONSULTAS ........................................................................123
10.5. CONSULTAS MULTITABLA ...........................................................123
10.6. AGRUPAMIENTOS DE REGISTRO .................................................126
10.7. FUNCIONES PREDEFINIDAS EN ACCESS.......................................126
10.8. CASOS PRCTICOS ...................................................................126
IDEAS CLAVE. ..........................................................................132
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 10. ...............................................133

IV

Aplicaciones Avanzandas de Access en la gestin del comercio

ndice General

Ed.1.1

TEMA 11. FORMULARIOS Y CONTROLES.

11.1. DEFINICIN DE FORMULARIO.....................................................135
11.2. TIPOS DE FORMULARIO .............................................................135
11.3. CREAR UN FORMULARIO ............................................................137
11.4. VISTAS DE LA VENTANA FORMULARIO .........................................138
11.5. SECCIONES ..............................................................................139
11.6. CONTROLES PARA FORMULARIOS ...............................................141
IDEAS CLAVE. ..........................................................................161
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 11. ...............................................162

TEMA 12. INFORMES.

12.1. DEFINICIN DE INFORME ..........................................................165
12.2. CREAR UN INFORME ..................................................................166
12.3. VISTAS EN LA VENTANA INFORME...............................................168
12.4. IMPRIMIR UN INFORME..............................................................170
12.5. SECCIONES ..............................................................................172
12.6. GUARDAR UN INFORME .............................................................174
IDEAS CLAVE. ..........................................................................175
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 12. ...............................................176

TEMA 13. MACROS.

13.1. INTRODUCCIN ........................................................................179
13.2. TIPOS DE MACROS....................................................................180
13.3. CREAR MACROS........................................................................181
13.4. TRABAJAR CON MACROS............................................................183
13.5. GRUPO DE MACROS ..................................................................184
13.6. ASIGNAR MACROS ....................................................................186
13.7. MACROS AUTOMATICAS .............................................................187
IDEAS CLAVE. ..........................................................................189
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 13. ...............................................190

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ndice General

Ed.1.1

TEMA 14. CREAR UN FORMULARIO AUTOMATIZADO CON MACROS.

14.1. COMPRENDER EVENTOS DE FORMULARIOS ..................................193
14.2. TRABAJAR CON EL EVENTO ABRIR ..............................................194
14.3. TRABAJAR CON EL EVENTO CLIC.................................................195
14.4. ESTABLECER EL CONTROL BOTN DE COMANDO CON EL ASISTENTE .......196
14.5. ACCIONES EN LA MACRO CERRAR...............................................199
14.6. ESTABLECER EL CONTROL BOTN DE COMANDO MANUALMENTE...........199
14.7. ACCIONES EN LA MACRO IMPRIMIR ............................................200
14.8. TRABAJAR CON MACROS CONDICIONALES ...................................201
14.9. TRABAJAR CON EL EVENTO SALIR ...............................................203
14.10. TRABAJAR CON EL EVENTO MOUSE ...........................................205
14.11. ACCIONES EN LA MACRO TIPON ...............................................205
14.12. ACCIONES EN LA MACRO TIPOFF ..............................................205
14.13. CAPTURA DE ERRORES CON EL EVENTO CLIC .............................206
14.14. RESUMIR EVENTOS Y ACCIONES DE MACROS .............................207
IDEAS CLAVE. .........................................................................209
AUTOEVALUACIN DEL TEMA 14. ..............................................210

VI

Aplicaciones Avanzandas de Access en la gestin del comercio

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Tema 1: Estructura de bases de datos relacionales

TEMA 1
ESTRUCTURA DE BASES DE DATOS RELACIONALES
1.1
1.2
1.3

PELIGROS EN EL DISEO DE BASES DE DATOS RELACIONALES

FORMAS NORMALES
DISEO DE LA ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS

Se pueden desarrollar sistemas de procesamiento de archivo e incluso manejadores

de bases de datos basndose en la experiencia del equipo de desarrollo de software
logrando resultados altamente aceptables, siempre es aconsejable la
recomendacin de determinados estndares de diseo que garanticen el nivel de
eficiencia ms alto en lo que se refiere a almacenamiento y recuperacin de la
informacin. De igual manera se obtiene modelos que optimizan el
aprovechamiento secundario y la sencillez y flexibilidad en las consultas que pueden
proporcionarse al usuario.
OBJETIVOS DEL DISEO DE BASES DE DATOS
Entre las metas ms importantes que se persiguen al disear un modelo de bases
de datos, se encuentran las siguientes que pueden observarse en esta figura.

Acceso eficiente a la informacin (fcil y

rpido) con redundancia mnima.

Diseo de esquemas con la FORMA NORMAL.

Informacin adicional.

Especificacin de limitantes (dependencias

funcionales).

1.1 PELIGROS EN EL DISEO DE BASES DE DATOS RELACIONALES.

Los principales inconvenientes que se presentan cuando el diseo de un modelo no
satisface las formas normales son:
* Repeticin de la informacin
* Dificultad para representar y/o interpretar cierta informacin.
* Prdida de la informacin
Ejemplo: Suponga que se desea controlar el prstamo de libros a los alumnos de
una universidad. Se asume que existe una base de datos de todos los libros de los
que disponen cuya llave es la clasificacin.

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Tema 1: Estructura de bases de datos relacionales

Versin 1
Tabla de Prestamos
NC NOMBRE CARRERA

CLASIFICACION

FECHA

DIAS

PROBLEMAS
x

Repeticin de datos del alumno en cada prstamo

Al modificar un atributo del alumno deber recorrerse todo el archivo. Por

ejemplo si tuviramos que cambiar el nombre de un alumno tendramos que
revisar todos los registros y modificar uno a uno el nombre del alumno en
todos los registros donde estuviera equivocado.

Versin 2
Tabla de Prestamos
CLASIF FECHA DIAS
Tabla de Alumnos
NC NOMBRE CARRERA

No funciona porque no hay relacin entre las dos tablas.

Versin 3
Tabla de Alumnos
NC NOMBRE CARRERA

CLASIF

Tabla de Prestamos
CLASIF FECHA DIAS

PROBLEMAS
x

No es posible determinar fechas de prestamos de un libro a un alumno en

particular.

Solo se registran alumnos con prstamos o se desperdicia atributo CLASIF.

Repetir datos del alumno por el prstamo o reutilizar el campo CLASIF, lo

ultimo tiene dos problemas:
x

Se pierde historial de prestamos

Un alumno solo puede tener un prstamo a la vez.

Al caso mostrado en la Versin 3 se le denomina DESCOMPOSICIN CON PERDIDA

dado que al realizar la especializacin se pierde informacin que exista por la
relacin entre los atributos.

Aplicaciones avanzadas de Access en la gestin del comercio

Tema 1: Estructura de bases de datos relacionales

Versin 4
Tabla de Alumnos
NC NOMBRE CARRERA

Tabla de Prestamos
NC CLASIF FECHA

DIAS

Este es el modelo ptimo ya que no tenemos datos duplicados por cada

prstamo y en cualquier momento podemos saber todos los datos tanto de
un alumno como de un alquiler en concreto. En este caso el campo NC acta
como unin de todos los datos entre las dos tablas.

1.2 FORMAS NORMALES

La razn de ser de las formas normales consiste en la estandarizacin de los conceptos
relacionados al diseo eficiente de las estructuras y esquemas de una base de datos.
Durante mucho tiempo se ha dependido en extremo de la experiencia y capacidad de
los analistas y diseadores de bases de datos. Como es obvio, existirn discrepancias
entre los mtodos que estos aplican para obtener un modelo eficiente. Las formas
normales permitirn la aplicacin de un estndar de eficiencia en niveles ascendentes
mediante la aplicacin de las mencionadas formas normales.
Se dice que una relacin (tabla) esta en una forma normal determinada si satisface
cierto conjunto especifico de restricciones.
Para avanzar de una forma normal a otra deben verificarse las restricciones de la
actual y la nueva forma normal. Una de las herramientas ms utilizadas para
alcanzar una nueva forma normal es la DESCOMPOSICIN esta debe presentar las
siguientes caractersticas:
- Debe realizarse sin perdida.
- Deben mantenerse las dependencias funcionales.
- Se debe evitar o reducir hasta donde sea posible la redundancia.

1.3 DISEO DE LA ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS

A la hora de crear nuestra estructura de tablas en la base de datos lo primero que
tenemos que tener claro son los campos que vamos a necesitar crear para guardar
toda nuestra informacin. Una vez que tengamos claro los campos que van a
componer nuestra base de datos separaremos los campos en distintas tablas
agrupando entre si los campos que guarden una relacin entre ellos. Por ejemplo si
vamos a hacer una base de datos sobre una biblioteca tendremos que agrupar en una
tabla todos los campos que tengamos de los libros, en otra tabla los campos que
tengamos de los socios, en otra los campos de los prstamos y as sucesivamente con
todos los campos. Esto se hace para que los datos queden bien agrupados y nos sea
muy sencillo buscar algn dato en concreto en un momento dado.

Aplicaciones avanzadas de Access en la gestin del comercio

Tema 1: Estructura de bases de datos relacionales

Una vez que hemos hecho esta operacin puede parecer que ya hayamos terminado
de crear nuestra estructura de tablas pero nada ms lejos de la realidad. Si nosotros
dejramos la base tal y como esta seria una base de datos no optimizada ya que
aunque tengamos ya las tablas necesarias para guardar la informacin necesaria nos
surgiran problemas a la hora de administrar nuestra base de datos, ya que los datos
se encontraran duplicados y no habra relaciones entre tablas por lo que seria mas
difcil conseguir informacin a travs de las consultas.
Una vez que tengamos los campos agrupados en tablas lo que haremos ser crear
unas tablas de unin o incluiremos campos comunes que nos permitan tener
relaciones entre varias tablas para que as todo quede relacionado.
Ejemplo: Supongamos que queremos crear una base de datos para una tienda de
ropa en la que controlemos las ventas que hagamos en nuestro negocio. Lo primero
que haremos ser crear las tablas que pensemos que necesitamos con todos sus
campos organizndolos en datos comunes a los mismos conceptos.
PROVEEDORES

PRODUCTOS

CLIENTES

ID _ proveedor
Proveedor
CIF
Telefono1
Telefono2
FAX
Email
Contacto

ID _ producto
Prenda
Talla
Color
Precio_compra
Precio_venta

NIF
Nombre
Apellidos
Direccin
Provincia
CP
Telfono

Una vez realizado este paso vemos que tenemos tres tablas en las cuales han quedado
bien agrupados los datos que se refieren a los mismos conceptos. Vemos que en la
primera tabla tenemos todos los datos referentes a proveedores, en la segunda todos
los referentes a productos y en la tercera todos los de clientes. Como vemos no hay
ninguna relacin entre las tres tablas. Lo siguiente que haremos ser marcar en cada
una de las tablas uno de los campos como clave principal.
La clave principal ha de marcarse siempre en un campo que nunca se va a poder
repetir o sea que siempre va a tener un valor distinto en cada registro, y que nunca
va a poder quedarse vaco. Hacer esto va a depender del gusto de cada persona, ya
que hay gente que prefiere crearse campos especficos para marcarlo como claves
principales y hay otra gente que aprovecha campos que ya tenemos en una tabla
para marcarlos como clave principal de la tabla.
En nuestro ejemplo se ha utilizado los dos casos para que se comprenda mejor. En la
tabla PROVEEDORES Y PRODUCTOS hemos creado los campos ID_proveedor y
ID_producto para marcarlos como claves principales estos campos pueden ser de
cualquier tipo de datos aunque normalmente se suelen poner numricos o auto
numricos y en ellos los datos no se pueden repetir ni quedar vacos por eso si lo
ponemos auto numrico no nos tenemos que preocupar de rellenarlos porque l
automticamente nos pondr un nmero que ir aumentando con cada nuevo registro.
Y en la tercera tabla utilizamos como clave principal el campo NIF ya que este
campo es nico para cada una de las personas al no poder haber dos NIF iguales,
por lo que nos vale como clave principal ya que es un dato nico. Una vez que
tenemos ya las tablas creadas y la claves principales asignadas tendremos que
pasar a relacionar tablas entre si, para ello lo que tenemos que hacer es aadir
campos comunes en ambas tablas que queremos relacionar o generar tablas de
unin para que queden relacionados los datos.

Aplicaciones avanzadas de Access en la gestin del comercio

Tema 1: Estructura de bases de datos relacionales

Para que exista una relacin entre la tabla PROVEEDORES y la tabla PRODUCTOS lo
nico que tenemos que hacer es aadir un campo comn en las tablas.
PROVEEDORES

PRODUCTOS

ID _ proveedor
Proveedor
CIF
Telefono1
Telefono2
FAX
Email
Contacto

ID _ producto
Prenda
Talla
Color
Precio_compra
Precio_venta
ID _ proveedor

Con solo aadir el campo ID_proveedor en la tabla de productos conseguimos que

las dos tablas estn relacionadas entre si. A la hora de meter datos en la tabla de
productos tendremos que incluir tambin el cdigo de proveedor de la prenda que
estar aadido en la tabla de proveedores.
De esta manera podemos saber cualquier dato del proveedor de una prenda en
concreto o podemos saber cuales son las prendas de un proveedor, en general
podremos realizar cualquier consulta entre las dos tablas, porque aunque sean
tablas distintas guardan una relacin entre si.
En el caso de la tabla donde quedarn registradas nuestras ventas sucede algo
parecido, lo que haremos ser generar una tabla utilizando campos que ya tenemos
en las otras para que se guarden relaciones entre las tablas.
VENTAS
ID _ venta
NIF
ID _ producto
Cantidad
Fecha_venta
Simplemente con esta pequea tabla podemos guardar las ventas que vamos
realizando. En ella aunque parezca que no estamos guardando todos los datos del
cliente, los del producto y a la vez los del proveedor. Todo esto gracias a las relaciones
con las otras tablas. Si nos fijamos al guardar el NIF en esta tabla tenemos acceso a la
tabla de clientes. Lo mismo sucede con el campo ID_producto con el cual tenemos
acceso a la tabla de PRODUCTOS y a su vez como esta tabla esta relacionada con la
tabla de PROVEEDORES pues tambin tenemos relacin con esa tabla.
La estructura final de la base de datos es la siguiente:
PROVEEDORES

PRODUCTOS

CLIENTES

VENTAS

ID _ proveedor
Proveedor
CIF
Telefono1
Telefono2
FAX
Email
Contacto

ID _ producto
Prenda
Talla
Color
Precio_compra
Precio_venta
ID _ proveedor

NIF
Nombre
Apellidos
Direccin
Provincia
CP
Telfono

ID _ venta
NIF
ID _ producto
Cantidad
Fecha_venta

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Tema 1: Estructura de bases de datos relacionales

IDEAS CLAVE

Al disear una base de datos se busca acceso eficiente a la informacin (fcil

y rpido) con redundancia mnima.

La razn de ser de las formas normales consiste en la estandarizacin de los

conceptos relacionados al diseo eficiente de las estructuras y esquemas de
una base de datos.

Lo primero que se debe hacer para disear una base de datos es tener claro
los campos y agruparlos entre si con los que guarden relacin. Puede que se
necesiten crear tablas de unin que nos servirn para que existan relaciones
entre todos los datos de nuestra base de datos.

Aplicaciones avanzadas de Access en la gestin del comercio

Tema 1: Estructura de bases de datos relacionales

AUTOEVALUACION DEL TEMA 1

1.

Una base de datos esta bien diseada cuando:

a)
b)
c)
d)

Tiene pocas tablas

No existen datos duplicados
Hay datos duplicados
Tiene muchas tablas

2. Para que un campo pueda ser clave principal de una tabla debemos
buscar un campo cuyos datos:
a)
b)
c)
d)

3.

A la hora de disear una tabla debemos introducir los campos:

a)
b)
c)
d)

4.

No se puedan repetir y no puedan ser nulos

No puedan ser nulos
No se pueden repetir pero si pueden ser nulos
Ninguna de las anteriores es correcta

Con el mismo tipo de datos

Los campos que guarden una relacin entre s
Los campos que nos permitan relacionar nuestra tabla con otras
B y c son correctas

Para poder relacionar dos tablas entre si se necesita que:

a) Ambas tablas contengan algn campo coincidente
b) Ambas tablas tengan el mismo numero de campos
c) Ambas tablas sean iguales
d) Ninguna es correcta porque se puede relacionar dos campos
totalmente diferentes

5.

Qu sucede si la base de datos no tiene relaciones entre tablas?:

a)
b)
c)
d)

La base de datos no esta optimizada

No seria mas difcil administrar los datos
A la hora de hacer consultas nos seria muy difcil encontrar bien los datos
Todas son correctas

Aplicaciones avanzadas de Access en la gestin del comercio

Tema 1: Estructura de bases de datos relacionales

6.

Qu es mejor para relacionar las tablas de la base de datos?:

a)
b)
c)
d)

Aadir algn campo coincidente en varias tablas

Crear pequeas tablas de unin
A y b son correctas
Ninguna es correcta

7. Los principales inconvenientes que se presentan cuando el diseo de un

modelo no satisface las formas normales son:
a) Repeticin de la informacin, dificultad para representar y/o
interpretar cierta informacin y perdida de la informacin
b) Repeticin de la informacin y perdida de la informacin
c) Dificultad para representar y/o interpretar cierta informacin
d) Dificultad para representar y/o interpretar cierta informacin y
perdida de la informacin

8.

Si tenemos muchos datos duplicados en la base de datos:

a) La base de datos estara optimizada
b) Ser mas sencilla administrar el contenido
c) La base de datos no estara optimizada ya que seria difcil de
administrar su contenido.
d) Nos evitaramos crear relaciones

9.

Las relaciones entre tablas son necesarias:

a)
b)
c)
d)

Para optimizar el rendimiento

Para que mediante consultas veamos mejor los datos
Para que sea mas sencilla administrar
Todas son correctas

10. Una de las caractersticas principales de la descomposicin de la forma

normal es:
a)
b)
c)
d)

Evitar o reducir la redundancia de datos

Evitar la creacin de muchas tablas
Duplicidad de datos
Agrupar todos los datos en una sola tabla

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