Vous êtes sur la page 1sur 70

ANALISIS A LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN LA

FACTURACION DEL AREA DE CUENTAS MEDICAS DE COOMEVA EPS


PARA 2010

GLORIA ALEJANDRA ZEA LOAIZA

INSTITUCION UNIVERSITARIA ANTONIO JOSE CAMACHO


FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTABILIDAD SISTEMATIZADA
SANTIAGO DE CALI
2010

ANALISIS A LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN LA


FACTURACION DEL AREA DE CUENTAS MEDICAS DE COOMEVA EPS
PARA 2010

GLORIA ALEJANDRA ZEA LOAIZA

DIRECTOR DEL PROYECTO


JAIRO CARDONA
CONTADOR PBLICO

INSTITUCION UNIVERSITARIA ANTONIO JOSE CAMACHO


FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTABILIDAD SISTEMATIZADA
SANTIAGO DE CALI
2010

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION
1PLANTEAMENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 1
1.1

FORMULACIN DEL PROBLEMA ......................................................... 2

1.2

SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA ................................................... 2

2OBJETIVOS ..................................................................................................... 3
2.1

OBJETIVO GENERAL............................................................................. 3

2.2

OBJETIVOS ESPECIFICOS.................................................................... 3

3JUSTIFICACION .............................................................................................. 4
3.1

JUSTIFICACIN TERICA..................................................................... 4

3.2

JUSTIFICACIN METODOLGICA ....................................................... 4

3.3

JUSTIFICACIN PRCTICA .................................................................. 5

4MARCO DE REFERENCIA .............................................................................. 6


4.1

MARCO TEORICO .................................................................................. 6

4.1.1

Evolucin del control interno ............................................................ 6

4.1.2

Objetivos del sistema de control interno ......................................... 7

4.1.3

Concepto general de control ............................................................. 8

4.1.4

Concepto de control interno .............................................................. 9

4.1.5

Importancia del control interno ...................................................... 10

4.1.6

Estructura del control interno ......................................................... 10

4.1.7

Fundamentos del control interno .................................................... 11

4.1.8

Elementos del control interno ......................................................... 12

4.1.9

Riesgos por ausencia de control interno ....................................... 13

4.1.10

Etapas del control ............................................................................ 13

4.1.11

Tipos de control ................................................................................ 15

4.1.12

Controles y servicios en las entidades de salud ........................... 20

Superintendencia nacional de salud ............................................................. 20


4.2

MARCO CONCEPTUAL ........................................................................ 29

4.3

MARCO LEGAL .................................................................................... 33

4.4

MARCO CONTEXTUAL ........................................................................ 41

4.4.1

Resea histrica ............................................................................... 41

5METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION .................................................... 44


6DESARROLLO DE LA INVESTIGACION ...................................................... 46
6.1

ESTUDIO ESTRUCTURAL DEL REA ................................................ 46

7PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES DEL AREA ......................................... 49


7.1

FLUJOGRAMA

DE

PROCEDIMIENTOS

DEL

REA

CUENTAS

MDICAS ......................................................................................................... 51
8ESQUEMA CUESTIONARIOS ....................................................................... 56
EVALUACION Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO.................... 56
9DEBILIDADES ENCONTRADAS ................................................................... 59
10BIBLIOGRAFIA ............................................................................................ 63
11ANEXOS ....................................................................................................... 64

INTRODUCCION
Dentro de un entorno cambiante y en un mercado altamente competitivo y
globalizado como el que enfrenta actualmente las Organizaciones, los riesgos
amenazan da a da el logro de los objetivos y es por eso que las entidades se
han visto en la necesidad de crear mecanismos que le permitan mitigar dichos
riesgos y brindar una seguridad razonable en cuanto al cumplimiento de sus
objetivos; y es en este punto en el que el Control Interno comienza a jugar un
papel fundamental, ya que provee de tcnicas y herramientas que facilitan el
monitoreo constante tanto del ambiente que la rodea como del desarrollo de
operaciones al interior de las Empresas.

Es por esto que este proyecto tiene como finalidad conocer los procedimientos
que se llevan a cabo en el rea de cuentas mdicas de Coomeva EPS, por
consiguiente se realiza un anlisis a los procedimientos de cuentas mdicas,
con base a la informacin recopilada se podrn definir las posibles falencias en
cada procedimiento del rea. Posteriormente, presentare a la empresa una
propuesta con acciones de mejora que le den como resultado un servicio de
excelente calidad que satisfaga las necesidades, exigencias del cliente y
consolide las bases o recursos de la compaa.

PLANTEAMENTO DEL PROBLEMA

COOMEVA, Entidad Promotora de Salud S.A., domiciliada en la ciudad de Cali


(Valle) tiene como objeto social principal, la afiliacin y registro de la poblacin
al sistema general de seguridad social en salud, el recaudo de las cotizaciones
y la promocin, gestin, coordinacin, y control de los servicios de la salud de
las instituciones prestadoras de servicio con las cuales atiende a sus afiliados y
sus beneficiarios.
En el anlisis que se realiz se presentan algunas inconsistencias en cuanto a
los procedimientos de cuentas mdicas, esto puede ser originado desde el
momento de la recepcin de las facturas.

En el momento de recepcin de las cuentas mdicas de los prestadores de


servicio de salud se coloca sello de recibido, pero cuando se procede a
crear el lote al ingresar al sistema, las facturas del prestador de servicio de
salud, en ocasiones no coincide la fecha del sistema con el sello de
radicado.

La circunstancia anterior puede ocasionar al rea una serie de inconvenientes,


ya que las facturas identificadas con objeto de recobro y las facturas de
cuentas por pagar pueden generar un retraso o devolucin de los documentos
al rea encargada de tramitarlas para su respectivo recobro o pago por esta
razn, se presenta un vaci en el proceso de las cuentas mdicas y de acuerdo
a esta circunstancia, formulo el siguiente problema:

1.1

FORMULACIN DEL PROBLEMA

Cmo realizar un anlisis a los procedimientos que se llevan a cabo en el


rea de cuentas mdicas de Coomeva EPS?

1.2

SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA

Cmo determinar los posibles errores que se pueden estar presentando en


los procedimientos del rea de cuentas mdicas?

cules son los procedimientos y/o normas que estn involucrados en la


recepcin de las facturas?

Cmo evaluar los procedimientos que se realizan en el rea de cuentas


mdicas por medio de cuestionario?

De qu manera se puede proponer a la empresa Coomeva EPS


recomendaciones que permitan mejorar las debilidades encontradas en
cada uno de los procedimientos que se realizan?

2
2.1

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Realizar un anlisis de los procedimientos de control interno en la facturacin


del rea de cuentas mdicas de Coomeva EPS

2.2

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Detectar los posibles errores que se pueden estar presentando en el rea


de cuentas medias.

Identificar los procedimientos y/o normas que estn involucrados en la


recepcin de las facturas.

Evaluar los procedimientos que se realizan en el rea de cuentas mdicas


por medio de Cuestionario.

Proponer a

la empresa recomendaciones

que

ayuden a mejorar las

debilidades encontradas en cada uno de los procedimientos que

se

realizan.

JUSTIFICACION

El control interno de una empresa contribuye a la seguridad del sistema


contable, fijando y evaluando cada una de las funciones, mtodos y
procedimientos administrativos, contables y financieros que se llevan a cabo en
una organizacin.

3.1

JUSTIFICACIN TERICA

La investigacin planteada, el deseo de la aplicacin de las

teoras y

conceptos bsicos del sistema de control interno debe disponer de medidas


objetivas de resultado, indicadores de gestin alrededor de diversos objetivos
de la empresa de acuerdo con las Normas Constitucionales y Legales vigentes
y en especial la ley 87de 1993 que ayuden a la mejora del rea referidos a la
solucin de los problemas

3.2

JUSTIFICACIN METODOLGICA

Para lograr el cumplimiento de los objetivos del proyecto que sustentan un


aporte para la creacin o utilizacin de instrumentos de investigacin, en este
proceso se utilizan tcnicas de evaluacin mediante la aplicacin de
cuestionario y flujograma el cual servir para obtencin de informacin del
rea analizada y procedimientos establecidos con el fin de conocer su
operatividad.
El anlisis a los procedimientos de control interno planteado en esta
investigacin, parte de una sola concepcin del mejoramiento continuo de la
organizacin para el cumplimiento de su objetivo el cual se hace necesaria la
evaluacin adecuada de los procedimientos que realizan en el rea, el cual
permite identificar posibles inconsistencias, para finalizar con una propuesta de
mejoramiento.

3.3

JUSTIFICACIN PRCTICA

Con el anlisis a los procedimientos que se llevara a cabo en el rea de


cuentas mdicas planteada en esta investigacin, ayudara en la solucin de
problema o en la toma de decisiones a la organizacin y cumplir con su objetivo
establecido que contribuye con el mejoramiento continuo.

4
4.1

MARCO DE REFERENCIA

MARCO TEORICO

4.1.1 Evolucin del control interno


Para el desarrollo de esta investigacin, me apoye en los postulados de
Gustavo Cepeda (1997) en su libro Auditora y Control Interno,1 La importancia
del SCI se manifest inicialmente en el sector privado, donde se reconoci
como fundamental e indispensable, en virtud del crecimiento de las
organizaciones, el volumen de las operaciones, los niveles de riesgo, la
complejidad de los sistemas de informacin y el aumento en los niveles de
riesgos reales y potenciales.
De igual manera, la consideracin sobre el funcionamiento del control interno
de las organizaciones se constituy en factor prioritario dentro de las normas
de auditora; con tal fin se ha desarrollado diferentes enfoques orientados a
lograr mecanismos giles de evaluacin del control interno, cuyos resultados,
debidamente ponderados sirvan de herramienta bsica para que el auditor
proyecte y determine el alcance, la naturaleza y la extensin de los
procedimientos de autora por aplicar.
Entre los diferentes aspectos que

consagra la ley 87 de 1993 merecen

especial mencin los siguientes: establece las diferencias de significado entre


el control interno como sistema y control interno como estructura o auditoria
interna, y sus alcances; identifica y establece obligaciones a los distintos
agentes responsables del SCI; define objetivos, caractersticas y elementos
fundamentales del SCI; identifica el campo de aplicacin de la norma; fija las
funciones de los auditores internos a los cuales les queda prohibida la prctica
del control previo, entendido
administrativos

de

las

ste como la participacin en los procesos

organizaciones

travs

de

autorizaciones

refrendaciones; igualmente, hace referencia al valor probatorio de los informes


de control o auditora interna en procesos disciplinarios, administrativos,
judiciales y fiscales.
1

CEPEDA,Gustavo.Auditoria y Control interno, Editorial McGRAW-HILL, Santa fe de Bogot


1997,p.5,7

La filosofa y el enfoque de la ley 87 de 1993 consiste en retomar del sector


privado la prctica de la auditora, el control interno y otra serie de herramientas
de tipo gerencial, debido a las bondades de stas, y trasladarlas al sector
pblico haciendo obligatoria su aplicacin.

Con la norma en referencia se busca apoyar y jalonar el cambio esperado de


un Estado desgastado e ineficiente a otro Estado moderno, gil y eficiente, en
el cual se garantice que cada empleado, sin importar su nivel, desarrolle, desde
el inicio hasta el final, un proceso de calidad, como si se tratara de su propia
empresa, a partir de una ptima asignacin y aprovechamiento de los
diferentes recursos con que cuentan las organizaciones para permitir el logro
de los fines propuestos.

La

aplicacin de la filosofa de calidad total trae consigo la aplicacin del

auto control como sistema bsico del control. La concepcin moderna es el


control permanente, ejercido por cada persona desde el comienzo de cada
proceso, cuyo fin primordial y compromiso es el mejoramiento continuo.

4.1.2 Objetivos del sistema de control interno


El diseo, la implantacin, el desarrollo, la revisin permanente y el
fortalecimiento del SCI se debe orientar de manera fundamental al logro de los
siguientes objetivos:

Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada


administracin ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar
(control interno contable).

Garantizar la eficacia, eficiencia y economa en todas las operaciones de


la organizacin, promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las
funciones y actividades establecidas (control interno administrativo).

Velar por que todas las actividades y recursos de la organizacin estn


dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos (control interno
administrativo).

Garantizar la correcta y oportuna evaluacin y seguimiento de la gestin


de la organizacin (control interno administrativo)

Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la


informacin y los registros que respaldan la gestin de la organizacin
(control interno contable),

Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y


corregir las desviaciones que se presentan en la organizacin y que
puedan comprometer el logro de los objetivos programados (control
interno administrativo).

Garantizar que el sistema de SCI disponga de sus propios mecanismos


de verificacin y evaluacin, de los cuales hace parte la auditoria interna
(control interno administrativo).

Velar porque la organizacin disponga de instrumentos y mecanismos de


planeacin y para el diseo y desarrollo organizacional de acuerdo con
su naturaleza, estructura, caractersticas y funciones ( control interno
administrativo)

4.1.3 Concepto general de control


Para Humberto L. Ruiz enuncia: es una forma de participacin que permite
determinar condiciones (como, cuando, dnde, quien) en que se desarrolla una
accin. Esta intervencin es importante para la toma de decisiones de la
administracin y requiere el conocimiento oportuno de la informacin

relacionada con el campo de accin de la entidad u organizacin. El control es


inherente a toda democracia.2
Para unos, el control es un complejo sistema de informacin, tanto de las
condiciones de operacin de una organizacin (control interno), como de los
efectos de su actividad en el entorno (control de gestin), cuyo objetivo debe
centrarse en el logro de la eficacia y la eficiencia.

Para otros, el control, dentro de los mismos parmetros de diseo y operacin,


tiene como finalidad da cuenta del desempeo de las variables relacionadas
con la equidad y el desarrollo sostenible.
El control es una actividad usual, consciente o no, que forma parte de la vida
cotidiana del ser humano, cuya finalidad bsica consiste en modificar el
comportamiento de la persona u objeto bajo control. Por esta razn, frente al
diseo de sistemas de control, es importante preguntar, en primera instancia,
cul es el tipo de modificacin que deber acarrear aquella en el
comportamiento de la persona, del objeto o proceso sometido a control.
Cuando se trata de implantar controles administrativos o gerenciales, estos se
dirigen bsicamente hacia el comportamiento humano, de las actividades o del
os recursos empleados.
El control es una funcin que se realiza mediante parmetros o patrones
organizacionales

de

comportamiento

establecidos

con

anterioridad

al

surgimiento del fenmeno controlado; es decir, el mecanismo de control es


fruto de una planificacin y por lo tanto se orienta para que actu

frente a una

eventual situacin futura.


4.1.4 Concepto de control interno3
El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de
Gestin de tipo tctico y est constituido por el plan de organizacin, la
asignacin de deberes y responsabilidades, el sistema de informacin
financiero y todas las medidas y mtodos encaminados a proteger los activos,

RUIZ SANCHEZ, Humberto L. Control Interno, Editorial Filigrana, Santa fe de Bogot 2002, p 10
BLANCO LUNA, Yanel, Manual de Auditoria y Revisin Fiscal. Bogot D.C.: Editorial Roesga 1987
Pg. 33
3

promover la eficiencia, obtener informacin financiera confiable, segura y


oportuna y lograr la comunicacin de polticas administrativas y estimular y
evaluar el cumplimientos de estas ltimas.

4.1.5 Importancia del control interno


El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza
en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos,
contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto.
Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solucin factible
evaluando todos los niveles de autoridad, la administracin del personal, los
mtodos y sistemas contables para que asiera el auditor pueda dar cuenta
veraz de las transacciones y manejos empresariales.

4.1.6 Estructura del control interno

Las caractersticas de un sistema de control interno satisfactorio deberan


incluir:

Un plan de organizacin que provea segregacin adecuada de las


responsabilidades y deberes.

Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea


adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y
gastos.

Prcticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de


los departamentos de la organizacin

Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las


responsabilidades.

Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio


pero son tan bsicos para un sistema de control interno adecuado que

10

cualquier

deficiencia

importante

en

uno

de

ellos

evitara

el

funcionamiento satisfactorio de todo el sistema.


4.1.7 Fundamentos del control interno4
El control interno se define, como: Son todas las medidas empleadas para
propsitos de negocios

Salvaguardar los recursos contra prdidas, fraude o ineficiencias;

Promueve la exactitud y confiabilidad de la informacin contable;

Realiza pruebas de cumplimiento respecto a las polticas;

Juzga la eficiencia de las operaciones en todas las reas de la


organizacin.

El sistema de control interno comprende el plan de organizacin y todos los


mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin
de salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos
contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesin las polticas
administrativas prescritas.
El control interno se extiende a todas las funciones contables y financieras; su
alcance son todas las actividades de la entidad, como los programas de
desarrollo del personal, el anlisis estadstico, el control de calidad, los
programas de produccin etc.
Se denomina control interno contable en una institucin, al conjunto de normas
mediante las cuales se lleva a cabo la administracin dentro de la organizacin
y tambin a cualquiera de los numerosos recursos para supervisar, controlar y
dirigir una operacin determinada, o las operaciones en general.

Las polticas administrativas de una entidad originada y mantenida por los


controles internos son de tres clases:

Aquellas

representadas

por

decisiones

de

direccin,

reglamentos,

manuales, o procedimientos escritos sobre determinadas actividades.

PINTO BLANCO, Eduardo, Auditoria control interno control fiscal. Bogot D.C.: Opciones Creativas
Ltda., 2000, P. 170,

11

Aquellas involucradas dentro del marco de trabajo de tipo informal,


mediante disposiciones verbales, tales como instrucciones de procedimiento
de un jefe al personal a su cargo, etc.

Aquellos mtodos de operacin y normas usuales no escritas ni expresadas


oralmente, ms o menos comunes a una institucin u organizacin.

4.1.8 Elementos del control interno


Los principales elementos que constituyen un buen sistema de control interno
pueden ser:

El desarrollo y mantenimiento de una estructura organizacional slida.

Una clara delimitacin de funciones y responsabilidades en formal tal, que ms


de un funcionario participe en el ciclo de una transaccin, evitando as que una
sola persona tenga control completo sobre una operacin.

Un sistema de informacin que suministre una oportuna, completa y exacta


informacin de los resultados y operaciones.

Un sistema de informes para la alta direccin basado en registros y


documentos confiables.

Personal competente cuyos conocimientos y habilidades concuerden con


las obligaciones y responsabilidades que le sean asignadas, es decir,
intelectualmente idneas y moralmente intachables.

Ejecucin adecuada y continua de los procedimientos prescritos por la alta


direccin, documentados y actualizados.

Vigilancia

permanente

sobre

la

eficiencia

de

los

procedimientos

establecidos para proteger los intereses de la entidad, es decir, una


evaluacin de controles.

Un sistema adecuado de proteccin de activos.

12

4.1.9 Riesgos por ausencia de control interno


Si una administracin no asume la responsabilidad de crear, implantar, mejorar,
evaluar y mantener un adecuado sistema de control, asume los siguientes
riesgos:

Incumplimiento de su misin, metas y objetivos;

Desorganizacin administrativa;

Informacin no confiable;

Sanciones fiscales;

Perdidas de activos;

Marginacin del mercado;

Desmotivacin del factor humano.

Utilidades no razonables.

4.1.10 Etapas del control 5


La funcin de control mide el desempeo real con lo esperado, constituyndose
como la fase del proceso administrativo que mantiene la actividad
organizacional dentro de los lmites favorables, al compararlos con los
objetivos. Etapas de control interno; dichas etapas son:

Implantacin de normas. El establecimiento de normas proporciona la base


sobre la cual se mide el desempeo real o esperado. Cuando por
circunstancias especiales la auditoria detecta la carencia de normas, estas
de inmediato se deben establecer por escrito ya que en muchas ocasiones
no existen y se hacen determinadas funciones por costumbre.

PINTO BLANCO, Eduardo, Auditoria control interno control fiscal. Bogot D.C. Opciones Creativas
Ltda., 2000. P172.

13

Grafica etapas del control

1
Implantacin de Normas
o bases para control

4
Accin correctiva
Recomendaciones

EMPRESA

Medida de la actuacin
Evaluar lo realizado

3
Comparar lo realizado con
las normas
Establecer la diferencia

Evaluar lo realizado. Mostrar lo que se ha logrado. En esta etapa la


auditoria procede no solamente constatar el cumplimiento de la norma sino
tambin evaluarla, con el fin de poder medir el desempeo y compararlo
con dichas normas.

Comparar lo realizado con las normas y determinar sus diferencias. En esta


etapa el auditor compara el trabajo realizado y lo confronta con la
normatividad vigente. Para determinar si existe o no diferencia, el auditor
debe aplicar su gran experiencia profesional.

Correccin de las diferencias. Esta ltima etapa del proceso de control se


considera como la de la implantacin de las recomendaciones que ha
realizado el auditor en su informe de auditora.

14

4.1.11 Tipos de control6


Segn Gustavo Cepeda, en su obra auditora y control interno (1997), existen
seis tipos de control: el gerencial, el contable, el administrativo u operativo, el
operativo de gestin, el presupuestario y el de informtica.

El control gerencial est orientado a las personas con el objetivo de influir en


los individuos para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con
los objetivos de la organizacin. Los elementos propios del control gerencial
interno son:

Definicin clara y precisa de metas, objetivos y valores.

Sistemas de administracin participativa.

Comunicaciones abiertas.

Motivacin.

La gerencia de la organizacin es responsable de este tipo de controles.

El control contable comprende tanto las normas y procedimientos contables


establecidos, como todos los mtodos y procedimientos que tienen que ver o
estar relacionados directamente con la proteccin de los bienes y fondos y la
confiabilidad de los registros contables, presupuestales y financieros de las
organizaciones.

La integridad de la informacin: que todas las operaciones efectuadas


queden incluidas en los registros contables.

La validez de la informacin: que todas las operaciones registradas


representen acontecimientos econmicos que en verdad ocurrieron y fueron
debidamente autorizados.

La exactitud de la informacin: que las operaciones se registren por su


importe correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.

El mantenimiento de la informacin: que los registro contables, una vez


asentadas todas las operaciones, siguen reflejando los resultados y la
situacin financiera del negocio.

CEPEDA, Gustavo. Auditora y Control Interno. Editorial Mc GRAW-HILL, Santa fe de Bogot


1997.p.29

15

La seguridad fsica: que el acceso a los activos y a los documentos que


controlan su movimiento este restringido al personal autorizado.

Los elementos del control contable interno son:

Definicin de autoridad y responsabilidad: Las organizaciones deben


contar con definiciones y descripciones de los deberes relacionados con las
funciones contables, de recaudo, contratacin, pago, alta y baja de bienes y
presupuesto, ajustada a las normas que le sean aplicables.

Segregacin de deberes:
Las funciones de operacin, registros y custodia deben estar separadas, de
tal manera que ningn funcionario ejerza simultneamente tanto el control
fsico como el control contables y presupuestal sobre cualquier activo,
pasivo y patrimonio.

Las organizaciones deben establecer unidades de operaciones o de


servicios y de contabilidad, separadas y autnomas.

Ningn funcionario debe tener completa autoridad sobre una parte


importante de cualquier transaccin para efectos contables y de operacin.

Establecimiento

de

comprobaciones

internas

pruebas

independientes: La parte de comprobacin interna consiste en la


disposicin de los controles de las transacciones para que aseguren una
organizacin y un funcionamiento eficientes y para que ofrezcan proteccin
contra fraudes. En el establecimiento de mtodos y procedimientos de
comprobacin interna se tendr en cuenta lo siguientes:
-

La comprobacin se basa en la revisin o el control cruzado de las


transacciones a travs del trabajo normal de otro funcionario o grupo.

Los

mtodos

procedimientos

deben

incluir

los

procesos

de

comprobaciones rutinarias, manuales o sistematizadas y la obtencin


independiente de informaciones de control, contra la cual pueden
comprobarse las transacciones detallas.

16

Los mecanismos de la comprobacin interna son independientes de la


funcin de asistencia y asesoramiento a travs de la evaluacin permanente
del control interno por parte de la auditora interna.

Uso de procedimientos de auditora interna: representan una verificacin


posterior y selectiva de la razonabilidad y lo apropiado de las transacciones
registradas o de los datos contables o de operacin. En el establecimiento
de los respectivos mtodos y procedimientos se debe tener en cuenta:

Dichos mtodos y procedimientos deben incluir en forma detallada las


pruebas de auditora, segn la estrategia de auditora que se defina con la
gerencia general o comit de auditora. Estas pruebas podrn ser, entre
otras: revisiones analticas, revisiones detalladas de saldos, de operaciones
mensuales, esenciales, circularizaciones, observaciones fsicas, pruebas de
corte de documentos, conciliaciones de cuentas de control, practicas de
auditora enfocadas a las reas de alto riesgo en cada entidad para prevenir
o reducir los errores e irregularidades.

Los programas de trabajo deben incluir pruebas de exactitud matemtica de


la acumulacin de datos contables y presupuestales, revisin de las normas
y practicas autorizadas de contabilidad, practicas operativas y de la
concordancia de mtodos y registros con las polticas establecidas.

Los programas deben incluir procedimientos tales como la observacin e


inspeccin fsica de los activos y la confirmacin selectiva con terceros de
las cuentas, compromisos y contingencias sobre una base selectiva.

El control administrativo u operativo est orientado a las polticas


administrativas de las organizaciones y a todos los mtodos y procedimientos
que estn relacionados, en primer lugar, con el debido acatamiento de las
disposiciones legales, reglamentarias y la adhesin

a las polticas de los

niveles de direccin y administracin y, en segundo lugar; con la eficiencia de


las operaciones.

17

El control administrativo interno debe incluir controles tales como anlisis,


estadsticas, informes de actuacin, programas de entrenamiento del personal
y controles de calidad. Los elementos del control administrativo interno son:

Desarrollo y mantenimiento de una lnea funcional de autoridad.

Clara definicin de funciones y responsabilidades.

Un mecanismo de comprobacin interna.

Un mecanismo de comprobacin interna en la estructura de operacin con


el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la mxima proteccin contra
fraudes, despilfarros, abusos, errores e irregularidades.

El mantenimiento, dentro de la organizacin, de la actividad de evaluacin


independiente, representada por la auditoria interna a cargo de la
responsabilidad de revisar polticas, disposiciones legales y reglamentarias,
prcticas financieras y operaciones en general como un servicio
constructivo y de proteccin para los niveles de direccin y administracin.

La disposicin de los controles anteriores de tal manera que estimulen y


obtengan una completa y continua participacin de los recursos humanos
de las entidades y de sus habilidades especificas.

Otro tipo de control es el operativo de gestin, orientado a procesos y tareas ya


ejecutados. Se trata de procedimientos diseados para tener un control
permanente sobre los procesos con el fin de velar por el mantenimiento de
ciertos estndares de desempeo y calidad que sirvan como base de
comparacin con lo presupuestado.
Comprende el conjunto de planes, polticas, procedimientos y mtodos que se
necesitan para alcanzar los objetivos de la organizacin.
El control de gestin debe incluir el fomento de los principios de economa,
eficiencia y eficacia en todas las actividades para producir el mximo de
utilidades, bienes y servicios. Los elementos del control operativo de gestin
son:

Fijacin de estndares de trabajo de acuerdo con la actividad.

Fijacin de indicadores de gestin.

18

Un sistema de evaluacin de resultados y de anlisis de desviaciones.

Definicin clara y precisa de procedimientos, normas y polticas.

Planificacin estratgica de elementos funcionales de la organizacin a


corto, mediano y largo plazo.

Estudios de productividad y eficiencia operacionales y administrativas.

Normas de calidad y rendimiento claramente definidas y comunicadas a los


funcionarios.

Un sistema de informes para los niveles de la administracin y los niveles


de operacin, basado en los datos de los registros y documentos contables
y presupuestales, diseado para presentar un resumen informativo de las
operaciones, as como para informar a la administracin los factores
favorables y adversos.

El control presupuestario es una herramienta tcnica en la que se apoya el


control de gestin, basado en la direccin por objetivos. Como uno de los
objetivos prioritarios de las empresas es alcanzar determinada rentabilidad, la
eficiencia de la gestin, en relacin con las desviaciones hacia esa rentabilidad
se puede controlar recurriendo al control presupuestario.
El control presupuestario consiste en confrontar peridicamente el presupuesto
frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner
en evidencia las desviaciones.
Para poder realizar su misin comparativa analtica, el control presupuestario
supone la distribucin de ingresos y gastos por centros de costos, registrados
por la contabilidad general y la fijacin de estndares.
Este reparto lo realiza la contabilidad analtica que constituye as el instrumento
esencial del control presupuestario. Los elementos del control presupuestario
son:

Un presupuesto.

Una constatacin de las realizaciones.

Un aviso de las desviaciones producidas.

19

El control de informtica est orientado a lograr el uso de la tecnologa y la


informtica como herramienta de control; su objetivo ser mantener controles
automticos efectivos y oportunos sobre las operaciones. Los elementos del
control de informtica son:

Definicin clara y precisa de las transacciones que se han de sistematizar.

Fijacin de diferentes niveles de acceso a la informtica.

4.1.12 Controles y servicios en las entidades de salud


Superintendencia nacional de salud
es el organismo que formula, dirige y coordina la poltica de inspeccin,
vigilancia y control del sector salud y del sistema general de seguridad social
en salud, adems liquida y recaudar la tasa que corresponde sufragar a las
entidades sometidas a su vigilancia, autoriza la constitucin o habilitacin de
EPS e IPS, y supervisa el monopolio rentstico de juegos de suerte y azar y de
licores; as como a la oportuna, eficiente explotacin, administracin y
aplicacin del IVA cedido al sector salud entre otros.
Para poder acceder a los beneficios de la seguridad social colombiana es
obligatorio vincularse a una empresa aseguradora de servicios de salud (EPS),
de accidentes profesionales (ARP) y voluntariamente un fondo de pensiones
(AFP) por medio de una afiliacin.
Funciones generales de la Superintendencia Nacional de Salud
Artculo 8. Funciones generales. La Superintendencia Nacional de Salud
deber cumplir las siguientes funciones, sin perjuicio de las que le sealen la
Constitucin, la ley y dems normas especiales.
1. Velar por el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y las
dems disposiciones vigentes por parte de los diversos actores del sector, a fin
de garantizar la operatividad del Sistema General de Seguridad Social en
Salud.
2. Inspeccionar, vigilar y controlar el desarrollo de la normatividad vigente en lo
referente a la operatividad de los regmenes contributivo y subsidiado en el
Sistema General de Seguridad Social en Salud.

20

3. Inspeccionar, vigilar y controlar directamente o en coordinacin con las


entidades territoriales, la aplicacin de la normatividad vigente en lo referente a
la calidad de la prestacin de servicios a las personas vinculadas dentro del
Sistema General de Seguridad Social en Salud.
4. Inspeccionar, vigilar y controlar el conjunto de personas y entidades pblicas,
privadas o mixtas cualquiera sea su naturaleza o denominacin, que cumplan
funciones de aseguramiento, administracin o prestacin de servicios, para
exigir el cumplimiento de los requisitos y procedimientos en relacin con el
sistema obligatorio de garanta de calidad de la atencin en salud.
5. Inspeccionar, vigilar y controlar la prestacin de los diferentes planes de
salud contemplados en el Sistema de Seguridad Social en Salud.
6. Ejercer inspeccin, vigilancia y control, directamente o a travs de las
direcciones territoriales de salud, sobre los prestadores de servicios con el
objeto de garantizar la calidad de la atencin en salud.
7. Inspeccionar, vigilar y controlar la aplicacin de la normatividad vigente en la
generacin y flujo de recursos financieros del sector, cualquiera sea su origen.
8. Hacer el seguimiento de las transferencias que por ley realicen las entidades
territoriales al sector de la salud.
9. Velar por la aplicacin de la normatividad vigente en relacin con el
cumplimiento de las funciones y competencias de Inspeccin, vigilancia y
control atribuidas a las Direcciones Territoriales de Salud.
10. Desarrollar un sistema de atencin integral al usuario, que permita su
adecuada informacin, oportuna atencin de quejas y reclamos y la solucin
alterna de conflictos de acuerdo con la ley.
11. Propiciar el fortalecimiento efectivo de los mecanismos de control social
sobre el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
12. Ejercer inspeccin, vigilancia y control, sobre el aseguramiento en salud,
para garantizar la adecuada afiliacin, carnetizacin, acceso a los servicios de
salud, informacin y reconocimiento de los derechos de los usuarios.
13. Publicar u ordenar la publicacin de los estados financieros, indicadores de
desempeo, e informes de gestin de las entidades sometidas a su control, u
ordenar que stas les suministren a los usuarios dicha informacin, de tal

21

manera que les permita conocer la situacin de las mismas y la del sector en
su conjunto, para garantizar la libre eleccin y movilidad por parte del usuario
dentro del Sistema, de suerte que les facilite a travs de elementos de juicio
claros y objetivos escoger las mejores opciones del mercado.

14. Solicitar a los organismos de control competentes, con base en el principio


de concurrencia, los informes de revisora fiscal, control interno, auditoras y
dems informes obtenidos en el cumplimiento de sus competencias, para la
realizacin de un control integral al sector.

15. Coadyuvar al desarrollo de un sistema de informacin nico para identificar


situaciones de evasin, elusin y riesgo financiero del sector salud y articular
las actuaciones a que haya lugar con las dems entidades de control acorde
con sus competencias.
16. Establecer un sistema de indicadores que permita la evaluacin de los
vigilados, la identificacin de situaciones de riesgo y la toma de correctivos por
parte de las entidades promotoras de salud, administradoras de rgimen,
subsidiado y dems entidades que realicen aseguramiento, as como de las
prestadoras de servicios para garantizar la calidad de la atencin en salud.
17. Ejercer inspeccin, vigilancia y control, para garantizar la efectiva
explotacin de los monopolios rentsticos, generadores de recursos con destino
a la salud.
18. Ejercer funciones especiales de polica judicial y como autoridad de polica
administrativa, de conformidad con el artculo 310 del Cdigo de Procedimiento
Penal, el Decreto 1355 de 1970 y las normas que lo modifiquen o adicionen.
19. Ejercer inspeccin, vigilancia y control, sobre las fuentes de financiamiento
del Fondo de Solidaridad y Garanta, Fosyga, las subcuentas establecidas por
ley y el flujo de los recursos hacia los diferentes actores.
20. Ejercer inspeccin, vigilancia y control, sobre el fondo del seguro obligatorio
de accidentes de trnsito y las entidades vinculadas a su administracin, en
cuanto a la aplicacin y flujo de sus recursos y la adecuada prestacin con
calidad de los servicios de salud.

22

21. Ejercer inspeccin, vigilancia y control, sobre el financiamiento y ejecucin


de los recursos asignados a los Planes de Atencin Bsica municipal, as como
a los recursos del orden departamental y nacional que de manera
complementaria se asignen para tal fin.

Comisin de Regulacin en Salud -CRESEste organismo, creado mediante la Ley 1122 de 2007, sustituy al CNSSS
como organismo de direccin del SGSSS y es una unidad administrativa
especial, con personera jurdica, autonoma administrativa, tcnica y
patrimonial, adscrita al Ministerio de la Proteccin Social y est compuesta por
los Ministros de la Proteccin Social (quien preside la comisin), el Ministro de
Hacienda y Crdito Pblico y por cinco comisionados expertos elegidos por el
Presidente de la Repblica. Entre sus funciones asignadas en la Ley estn:

1. Definir y modificar los Planes Obligatorios de Salud


2. Definir y revisar, como mnimo una vez al ao, el listado de
medicamentos esenciales y genricos que harn parte de los Planes
de beneficio.
3. Definir el valor de la Unidad de Pago

por Capitacin de cada

Rgimen.
4. Definir el valor por beneficiario de los subsidios parciales en salud, sus
beneficios y los mecanismos para hacer efectivo el subsidio.
5. Definir los criterios para establecer los pagos moderadores que hacen
los usuarios cada vez que reciben un servicio.
6. Definir el rgimen que debern aplicar las EPS para el reconocimiento
y pago de las incapacidades originadas en enfermedad general o en
las

licencias de maternidad, segn las normas del rgimen

contributivo.
7. Establecer y actualizar un Sistema de tarifas.

23

Entidades Promotoras de Salud EPS


Su funcin es organizar y garantizar, directa o indirectamente, la prestacin de
los servicios de salud que se encuentran en el POS (Plan Obligatorio de
Salud). Es posible vincularse a salud por medio de dos modelos de
aseguramiento, mediante el sistema del rgimen contributivo y el rgimen
subsidiado, en el primero estn vinculados todos los empleados y empleadores
con capacidad de pago quienes hacen un aporte mensual para salud y pensin
y el rgimen subsidiado cobija a todas las personas pobres y vulnerables en
donde los servicios de salud estn amparados con los recaudos de solidaridad
de los dems entes participantes en el sistema. La EPS contributiva o la EPS
subsidiada son las responsables de la afiliacin, el registro de los afiliados y el
recaudo de sus aportes. Las EPS contratan la prestacin de los servicios de
salud con las IPS (hospitales, clnicas, laboratorios, etc). La Superintendencia
de Salud define cuales organizaciones privadas califican como Empresas
Promotoras de Salud (EPS) basndose en la infraestructura, capital, nmero de
usuarios afiliados, funcionalidad y cubrimiento. Las EPS deben garantizar a sus
afiliados el POS y para cumplir con esa obligacin deben conformar una red de
servicios con sus propias instituciones de salud o contratando servicios con
otras empresas prestadoras de salud o IPS.

Servicios
Cada EPS posee caractersticas propias en cuanto a servicio y proporciona
diferentes alternativas de planes de atencin, permitiendo de este modo a los
trabajadores la eleccin del plan de salud que ms les convenga y se adapte a
sus necesidades.

Las EPS brindan servicios a sus afiliados con infraestructura propia, pudiendo
complementarla con atenciones y servicios de terceros, previo convenio con las
dems EPS y otras personas naturales o jurdicas, pblicas o privadas,
debidamente acreditadas.

24

El Ministerio de Salud ha delegado a Indecopi el reconocimiento de las


entidades privadas encargadas de acreditar si las instalaciones mdico
sanitarias de dichas personas naturales o jurdicas renen las condiciones
mnimas suficientes para cumplir con la cobertura simple.

ENTIDADES ASEGURADORAS
1.

Instituciones prestadoras de salud - IPS

Son los hospitales, clnicas, laboratorios, consultorios, etc. que prestan el


servicio de salud. Para efectos de clasificacin se dividen en niveles de
complejidad de acuerdo al tipo de procedimientos e intervenciones que estn
en capacidad de realizar segn su capacidad instalada, tecnologa y personal
as:
Primer nivel de atencin: Son aquellas instituciones que se encargan
principalmente de la atencin primaria entendindola como una estrategia
mundial concebida para la intervencin del individuo desde la perspectiva
preventiva y no meramente curativa como hasta ahora se ha venido manejando
en Colombia, es as como las entidades de primer nivel se dedican a realizar
intervenciones y actividades de promocin de la salud y prevencin de la
enfermedad as como tambin consulta mdica y odontolgica, internacin y
atencin de urgencias y partos de baja complejidad y servicios de ayuda
diagnstica bsicos.

Segundo nivel de atencin: Son instituciones que cuentan con atencin de las
especialidades bsicas como lo son pediatra, ciruga general, medicina
interna, ortopedia y ginecobstetricia con disponibilidad las 24 horas en
internacin y valoracin de urgencias, adems ofrecen servicios de consulta
externa por especialista y laboratorios de mayor complejidad.
Tercer nivel de atencin; Cuenta con subespecialidades tales como
neurociruga, ciruga vascular, neumologa, nefrologa, dermatologa, etc. con
atencin por especialista las 24 horas, consulta, servicio de urgencias,
radiologa intervencionista, medicina nuclear, unidades especiales como
cuidados intensivos y unidad renal.

25

Cuarto nivel: Es aquella institucin dedicada a una sola especialidad con todos
los medios diagnsticos, la tecnologa e infraestructura necesaria para brindar
una atencin ptima en aquellos pacientes de difcil manejo.

2.

Aseguradoras de Riesgos Profesionales ARP

Todo empleador tiene la obligacin de afiliar a sus empleados a una ARP. Con
esa afiliacin se cubren todos los gastos de salud que ocasionen los accidentes
o enfermedades que produzca su trabajo, as como el pago de los das en que
no pueda trabajar a causa de ellos. La atencin de los accidentes o
enfermedades ser realizada por la EPS a la que se encuentre afiliado quien
cobrar los gastos ocasionados a la ARP El empleado por esta afiliacin, no
debe pagar nada. El valor total de la misma corre por cuenta del empleador

3.

Administradoras de fondos de pensiones AFP

Son instituciones financieras de carcter previsional, vigiladas por la


Superintendencia Financiera de Colombia, cuyo objeto exclusivo es la
administracin y manejo de fondos y planes de pensiones del Rgimen de
Ahorro Individual con Solidaridad y de fondos de cesanta. Su papel en el
sector salud se limita al pago de cotizaciones al Fosyga descontando el monto
correspondiente de las pensiones que administran para la afiliacin en el
rgimen contributivo de las personas pensionadas.

PLAN OBLIGATORIO DE SALUD


El POS Es el conjunto de servicios de atencin en salud a los que tiene
derecho un usuario, cuya finalidad es la proteccin de la salud, la prevencin y
curacin de enfermedades, el suministro de medicamentos para el afiliado y su
grupo familiar y el reconocimiento econmico de incapacidades y licencias de
maternidad.
El POS vigente, definido por la CRES en su Acuerdo 008, es un conjunto de
5832 actividades, procedimientos e intervenciones en salud y servicios
hospitalarios, as como ms de 660 medicamentos para atencin de toda y
cualquier condicin de salud o enfermedad o patologa para usuarios de

26

cualquier edad en el Rgimen Contributivo y afiliados menores de 18 aos en


el Rgimen Subsidiado.

Para los afiliados mayores de 18 aos en el Rgimen Subsidiado el Plan


Obligatorio de Salud igualmente cubre las actividades, procedimientos e
intervenciones

medicamentos

del

Rgimen

Contributivo

pero

para

determinados eventos o casos especficamente descritos en la norma.


Mediante el mencionado Acuerdo 008 la CRES actualiz y aclar el POS que
estaba vigente hasta diciembre de 2009 lo cual implic el incremento
importante de servicios de salud, al incluir ms de 300 actividades,
procedimientos e intervenciones especializadas, con lo cual este plan de
beneficios es ahora ms claro y favorable para la poblacin cubierta segn las
condiciones de cada rgimen.
El eje del Sistema General de Seguridad Social en Salud en Colombia es el
Plan Obligatorio de Salud, POS que corresponde al paquete de servicios
bsicos en las reas de recuperacin de la salud, prevencin de la enfermedad
y cubrimiento de ingresos de manera transitoria -prestaciones econmicascuando se presenta incapacidad de trabajar por enfermedad, accidentes o por
maternidad.
Incluye un conjunto de acciones de prevencin de la enfermedad y de
recuperacin de la salud desde la medicina preventiva bsica hasta diversos
tratamientos avanzados de alta complejidad, y que entre otros, corresponden a
las siguientes reas de servicios contemplados en el Plan Obligatorio de Salud
(POS):
Acciones de promocin de la salud y prevencin de la enfermedad
relacionados, entre otros, con:
a. Salud de la mujer
b. Salud para la infancia, con control de crecimiento y desarrollo
c. Planificacin familiar
d. Vacunacin definida en el Plan Ampliado de Inmunizaciones (PAI)
Maternidad. Atencin integral a las mujeres en embarazo, parto nacimiento y
lactancia y a su beb

27

Consulta. Medicina general y especializada, se incluye optometra y sicologa


Diagnstico. Laboratorio clnico, radiologa, ecografas, medicina nuclear,
resonancia electromagntica y escenografa
Medicamentos. Incluidos en el listado del Sistema.
Apoyo teraputico. Terapia fsica, respiratoria, ocupacional y del lenguaje
Hospitalizacin
Tratamientos quirrgicos, en servicios de baja, mediana y alta complejidad
Odontologa. Con excepcin de ortodoncia, periodoncia y prtesis.

28

4.2

MARCO CONCEPTUAL

Es ayudar a mejorar los diferentes procesos de la empresa a travs de la


verificacin y seguimientos del rea de cuenta mdicas de Coomeva EPS, se
plantearn cambios en los diferentes procedimientos del rea para as lograr
ms eficiencia y promover las polticas necesarias para evitar las desviaciones
y/o errores.

Control: todo sistema que se encuentre operando requiere que su


funcionamiento sea regulado para de esta manera cumplir con los objetivos
que el mismo se propone. La regulacin consiste en medir el desempeo del
sistema para efectuar las correcciones necesarias que permitan el logro de las
metas y objetivos propuestos. El conjunto de acciones, procedimientos, normas
o tcnicas que aseguran la regulacin de un sistema es lo que se denomina
Control.

Si consideramos un sistema como un conjunto de elementos estrechamente


relacionados que persiguen un fin comn, es posible establecer que todo
aquello que tienda a asegurar el cumplimiento de la finalidad del sistema es
Control.

Para que exista control es necesario que se establezcan primero unas normas
o estndares que indiquen la ruta ideal a seguir por el sistema para cumplir con
los objetivos, luego se debe medir el desempeo del sistema y compararlo con
los estndares anteriormente determinados y por ltimo se deben ejecutar las
acciones necesarias para corregir las desviaciones de la operacin del sistema
con relacin a la ruta ideal para el cumplimiento de los fines.

Por qu interno: a diferencia del control fiscal que efectuado por la contralora,
el control interno es un proceso que realiza desde el interior de la entidad por
los propios miembros de la organizacin y no por agentes externos a ella.

29

Control interno: se entiende por control el sistema integrado por el esquema


de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una
entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro
de las polticas trazadas por la direccin de la entidad y en atencin a las metas
u objetivos previstos.
En algunos mbitos se entiende por control interno las revisiones internas, la
auditora interna, el sistema de controles financieros y los establecidos por la
organizacin, con el fin de desarrollar los objetivos de una manera ordenada,
salvaguardar sus activos y asegurar tanto como sea posible la exactitud y
confiabilidad de sus registros.

Control gerencial: est orientado a las personas con el objetivo de influir en


los individuos para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con
los objetivos de la organizacin. Los elementos propios del control gerencial
interno son:

Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que


tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el
cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.
Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que
ver principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los
datos de contabilidad.

Control presupuestario es una herramienta tcnica en la que se apoya el


control de gestin, basado en la direccin por objetivos. Como uno de los
objetivos prioritarios de las empresas es alcanzar determinada rentabilidad, la
eficiencia de la gestin, en relacin con las desviaciones hacia esa rentabilidad
se puede controlar recurriendo al control presupuestario.

30

Control de informtica: est orientada a lograr el uso de la tecnologa y la


informtica como herramienta de control; su objetivo ser mantener controles
automticos efectivos y oportunos sobre las operaciones. Los elementos del
control de informtica

Cronograma: relacin de actividades por desarrollar en fechas determinadas,


las cuales hacen parte de los planes y programas de las organizaciones y a su
vez se constituye en subelemento y mecanismo del control interno.

Deficiencia: defecto o imperfeccin. El sistema de control interno y su


correspondiente evaluacin debe permitir la identificacin de la existencia de
deficiencias o imperfecciones a nivel de los procesos y operaciones de la
organizacin.

Diagnostico: anlisis que permite determinar el conjunto de sntomas o


caractersticas de la evolucin o el desarrollo de un proceso determinado, el
cual resulta muy til para conocer el grado de desarrollo y fortalecimiento del
sistema de control interno de una organizacin.

Eficiencia: logro de metas y objetivos en trminos de cantidad y calidad. Virtud


y facultad para lograr un efecto determinado. Es una caracterstica que debe
tener toda organizacin y a la cual debe contribuir auditor. El sistema de control
interno y la auditora interna deben ser garantid en el logro de los resultados
previstos.
Evaluacin del control interno: es la estimacin del auditor, hecha sobre los
datos que ya conoce a travs del estudio, y con base en sus conocimientos
profesionales, del grado de efectividad que ese control interno suministre.

Funcin: es el conjunto de actividades u operaciones que dan caractersticas


propias y definidas a un cargo, para determinar niveles de responsabilidad y
autoridad, y deben estar formuladas y documentadas en un manual de

31

funciones y procedimientos el que a su vez construye en un elemento de


control.

Factura electrnica: Es el documento que soporta transacciones de venta de


bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada,
aceptada y conservada por y en medios y formatos electrnicos, a travs de un
proceso de facturacin que utilice procedimientos y tecnologa de informacin,
en forma directa o a travs de terceros, que garantice su autenticidad e
integridad desde su expedicin y durante todo el tiempo de su conservacin,
incluidos los documentos que la afectan como son las notas crdito.

Fundamentos

del

control

interno:

Constituyen

las

condiciones

imprescindibles y bsicas que garantizan la efectividad del Control Interno de


acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas por la
Constitucin y la ley a cada entidad pblica y a las caractersticas que le son
propias. La Autorregulacin, el Autocontrol y la Autogestin son los pilares
esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno

Manual: documento gua que describe asuntos o actividades de acuerdo con


un ordenamiento lgico, y est sujeto a permanente evaluacin y actualizacin.

Planeacin: trazar metas, donde se expondrn tareas a realizar en varios


periodos y as obtener un buen resultado.
Pre factura o Estado de Cuenta Prestador: Documento generado y enviado
por Coomeva EPS SA slo a los prestadores cuya contratacin es por
capitacin por compensacin, y que para cada prestador se constituye en la
base para realizar la facturacin del siguiente mes de recibida la prefectura de
acuerdo a la poblacin efectivamente compensada a cada cierre de mes.
Pruebas de cumplimiento: Una prueba de cumplimiento es el examen de la
evidencia disponible de que una o ms tcnicas de control interno estn
operando durante el periodo de auditora.

32

4.3

MARCO LEGAL
Ley 87 de 1993 (noviembre 29)7

Reglamentada por el Decreto Nacional 1826 de 1994


Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos de tipo privado y se dictan otras
disposiciones,
El Congreso de Colombia
DECRETA:
Articulo 1. Definicin de control interno. Se entiende por control interno el
sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin
adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades,
operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los
recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las
metas u objetivos previstos.

El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad,


moralidad,

eficiencia,

economa,

celeridad,

imparcialidad,

publicidad

valoracin de costos ambientales. En consecuencia, deber concebirse y


organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrnseco al desarrollo de las
funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular
asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.

Pargrafo. El control interno se expresara a travs de las polticas aprobadas


por los niveles de direccin y administracin de las respectivas entidades y se
cumplir en toda la escala

de la estructura administrativa, mediante la

elaboracin y aplicacin de tcnicas de direccin, verificacin y evaluacin de


regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de
sistemas de informacin y programas de seleccin, induccin y capacitacin de
personal.
7

www.secretariasenado.gov.co

33

Articulo 2. Objetivos del sistema de control interno. Atendiendo los principios


constitucionales que debe caracterizar la administracin, el diseo y el
desarrollo del sistema de control interno se orientara al logro del os siguientes
objetivos fundamentales:
a) Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuacin
administracin ante posibles riesgos que los afecten;
b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las operaciones
promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y
actividades definidas para el logro de la misin institucional;
c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn
dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;
d) Garantizar

la

correcta

evaluacin

seguimiento

de

la

gestin

organizacional;
e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad del a informacin y de sus registros.
f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan afectar el
logro de sus objetivos;
g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios
mecanismos de verificacin y evaluacin;
h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeacin y mecanismos
adecuados para el diseo y desarrollo organizacional, de acuerdo con su
naturaleza y caractersticas.

Articulo 3. Caractersticas del control interno. Son caractersticas del control


interno las siguientes:
a. El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas
contables, financieros, de planeacin, de informacin y operacionales de la
respectiva entidad;

b. Corresponde a la

mxima autoridad del organismo o

entidad, la

responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de

34

control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y


misin de la organizacin;

c. En cada rea de la organizacin, el funcionario encargado de dirigirla es


responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los
niveles de autoridad establecidos en cada entidad;
d. La unidad de control interno o quien haga sus veces es la encargada de
evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad y
proponer

al

representante

legal

del

respectivo

organismo

las

recomendaciones para mejorarlo;


e. Todas las transacciones de las entidades debelan registrase en forma
exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes
operativos, administrativos y financieros;

Articulo 4. Elementos para el sistema de control interno. Toda entidad bajo la


responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes
aspectos que deben orientar la aplicacin del control interno;

a. Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especficas, as


como la formulacin de los planes operativos que sean necesarios;
b. Definicin

de polticas como guas de accin y procedimientos para la

ejecucin de los procesos;


c. Adopcin de un sistema de organizacin adecuado para ejecutar los planes;
d. Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;
e. Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los
recursos;
f. Direccin y administracin del personal conforme a un sistema de meritos y
sanciones;
g. Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del
control interno;
h. Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la
gestin de las entidades;

35

i.

Establecimiento de sistemas modernos de informacin que faciliten la


gestin y el control;

j.

Organizacin de mtodos confiables para la evaluacin de la gestin;

k. Establecimiento de programas de induccin, capacitacin y actualizacin de


directivos y dems personal de la entidad;
l.

Simplificar y actualizacin de normas y procedimientos.

Artculo 6. Responsabilidad del control interno. El establecimiento y


desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades
privadas, ser responsabilidad del representante legal o mximo directivo
correspondiente. No obstante, la aplicacin de los mtodos y procedimientos al
igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, tambin ser de
responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las
entidades y organismos.
Artculo 7.- Contratacin del servicio de control interno con empresas
privadas. Las entidades podrn contratar con empresas privadas colombianas,
de reconocida capacidad y experiencia, el servicio de la organizacin del
Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditoras internas. Sus
contratos debern ser a trmino fijo, no superior a tres aos, y debern ser
escogidos por concurso de mritos en los siguientes casos:
a. Cuando la disponibilidad de los recursos tcnicos, econmicos y humanos
no le permitan a la entidad establecer el Sistema de Control Interno en
forma directa;
b. Cuando se requieran conocimientos tcnicos especializados;
c. Cuando por razones de conveniencia econmica resultare ms favorable.
Se exceptan de esta facultad los organismos de seguridad y de defensa
nacional.

Pargrafo. En las empresas de servicio privado en donde se suprimi el


Control Fiscal ejercido por las Revisoras, el personal de las mismas tendr
prelacin para ser reubicado sin solucin de continuidad en el ejercicio de
control interno de las respectivas empresas, no pudindose alegar inhabilidad
para estos efectos.

36

De no ser posible la reubicacin del personal, las empresas aplicarn de


conformidad

con

el

rgimen

laboral

interno,

las

indemnizaciones

correspondientes.
Artculo 8. Evaluacin y control de gestin en las organizaciones. Como parte
de la aplicacin de un apropiado sistema de control interno el representante
legal en cada organizacin deber velar por el establecimiento formal de un
sistema de evaluacin y control de gestin, segn las caractersticas propias de
la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artculo 343 de la Constitucin
Nacional y dems disposiciones legales vigentes.
Artculo 9. Definicin de la unidad u oficina de coordinacin del control
interno. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel
gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y
economa de los dems controles, asesorando a la direccin en la continuidad
del proceso administrativo, la reevaluacin de los planes establecidos y en la
introduccin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u
objetivos previstos
Pargrafo.- Como mecanismos de verificacin y evaluacin del control interno
se utilizarn las normas de auditora generalmente aceptadas, la seleccin de
indicadores de desempeo, los informes de gestin y de cualquier otro
mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnologa,
eficiencia y seguridad.
Artculo 10. Jefe de la unidad u oficina de coordinacin del Control Interno.
Para la verificacin y evaluacin permanente del Sistema de Control Interno,
las entidades privadas designarn como asesor, coordinador, auditor interno o
cargo similar, a un funcionario que ser adscrito al nivel jerrquico superior y
designado en los trminos de la presente Ley. Reglamentado por el Decreto
Nacional 1826 de 1994. Ver Oficio No. 2-15054/16.04.99. Unidad de
Estudios y Conceptos. Inhabilidades e incompatibilidades en materia
contractual. CJA13101999
Artculo 11.- Designacin del jefe de la unidad u oficina de coordinacin del
Control Interno. El asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces
ser un funcionario del libre nombramiento y remocin, designado por el

37

representante legal o mximo directivo del organismo respectivo, segn sea su


competencia y de acuerdo con lo establecido en las disposiciones propias de
cada entidad.
Pargrafo 1.- Para desempear el cargo de asesor, coordinador o de auditor
interno se deber acreditar formacin profesional o tecnolgica en reas
relacionadas con las actividades objeto del control interno.
Pargrafo 2. El auditor interno o quien haga sus veces, contar con el
personal multidisciplinario que le asigne el jefe del organismo o entidad, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones del mismo. La seleccin de dicho
personal, no implicar, necesariamente, aumento en la planta de cargos
existentes.
Artculo 12. Funciones de los auditores internos. Sern funciones del asesor,
coordinador, auditor interno o similar las siguientes:
a. Planear, dirigir y organizar la verificacin y evaluacin del Sistema de
Control Interno;
b. Verificar que el Sistema de Control Interno est formalmente establecido
dentro de la organizacin y que su ejercicio sea intrnseco al desarrollo
de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que
tengan responsabilidad de mando;
c. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de
la organizacin, se cumplan por los responsables de su ejecucin y en
especial, que las reas o empleados encargados de la aplicacin del
rgimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta funcin;
d. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las
actividades de la organizacin, estn adecuadamente definidos, sean
apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolucin
de la entidad;
e. Velar

por

el

procedimientos,

cumplimiento
planes,

de

las

programas,

leyes,

proyectos

normas,
y

metas

polticas,
de

la

organizacin y recomendar los ajustes necesarios;


f. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a
fin que se obtengan los resultados esperados;

38

g. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos,


bienes y los sistemas de informacin de la entidad y recomendar los
correctivos que sean necesarios;
h. Fomentar en toda la organizacin la formacin de una cultura de control
que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misin
institucional;
i.

Evaluar y verificar la aplicacin de los mecanismos de participacin


ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, disee
la entidad correspondiente;

j.

Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del


estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las
debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;

k. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas;


l.

Las dems que le asigne el jefe del organismo o entidad, de acuerdo


con el carcter de sus funciones.

Pargrafo.- En ningn caso, podr el asesor, coordinador, auditor interno o


quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la
entidad a travs de autorizaciones y refrendaciones.
Artculo 13.- Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno. Los
organismos y entidades a que se refiere el artculo 5 de la presente Ley,
debern establecer el ms alto nivel jerrquico un Comit de Coordinacin del
Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones
propias de la organizacin.
Artculo 14. Informe de los funcionarios del Control Interno. Los informes de
los funcionarios del control interno tendrn valor probatorio en los procesos
disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades
pertinentes as lo soliciten.
Artculo 15. Trmino de Aplicacin. Para los efectos de lo dispuesto en la
presente Ley los directivos de las entidades privadas tendrn un plazo de seis
(6) meses contados a partir de la vigencia de la presente Ley, para determinar,
implantar y complementar el Sistema de Control Interno en sus respectivos
organismos o entidades.

39

As mismo, quienes ya ejerzan algn tipo de control interno debern redefinirlo


en los trminos de la presente Ley.
Artculo 16. Vigencia. La presente Ley rige a partir de la fecha de su
promulgacin.

40

4.4

MARCO CONTEXTUAL

4.4.1 Resea histrica


COOMEVA, consecuente con su misin corporativa para con el Estado, la
sociedad, sus asociados y familiares, no se mantuvo indiferente al reto
planteado por la Ley 100, constituyendo la creacin de Coomeva EPS S.A. en
la Asamblea Ordinaria de Delegados celebrada en Rionegro el 04 de marzo de
1995.
Para el 01 de agosto de 1995, Coomeva EPS abri sus puertas al servicio de
los caleos y ms adelante al servicio de los colombianos.

Trayectoria y logros
1996 2001
En 1996 el crecimiento de Coomeva EPS se hace notar, superando la cifra
propuesta de 156.600 afiliados por 202.272 afiliados en el Rgimen
Contributivo.

En 1997 se comenzaron las primeras aplicaciones de nuestros modelos


conceptuales y planes institucionales; se atenda una poblacin de 444.535
afiliados presentes en el Atlntico, Santander, Antioquia, Cundinamarca,
Bogot D.C., Risaralda, Quindo, Valle del Cauca, Nario, Cauca, Caquet y la
Guajira, mediante tres sucursales en las principales ciudades del pas: Cali,
Medelln y Bogot.

1998 fue la consolidacin de la operacin, desarrollando una nueva plataforma


informtica que responda al gran crecimiento poblacional con 671.510 afiliados
en el Rgimen Contributivo. Se instalaron nuevas unidades de atencin tales
como Mushaisa en la Guajira; en los Ingenios del Valle del Cauca donde se
tena la mayor poblacin cotizante y en Medelln con la Clnica Sommer, Clnica
Las Amricas, Clnica El Prado y Clnica Conquistadores.

En 1999 se inicia una nueva etapa con el Software COOEPS Siglo XXI
desarrollado por la misma EPS. ste se convierte en una plataforma de gran
41

ayuda para la operacin de la empresa, que tena el reto de manejar la


informacin de 841.941 afilados en el Rgimen Contributivo en cuatro
Sucursales en las ciudades principales del pas (Cali, Medelln, Bogot y
Barranquilla)

En el ao 2000 se contaba con una poblacin de 1.294.402 afilados en el


Rgimen Contributivo y presencia en ms de 650 municipios del pas mediante
30 oficinas.
En cuanto a su Administracin se redise la carta de navegacin de la EPS
para los siguientes cinco aos, y se adopt el Modelo de Desarrollo
Organizacional, bajo la premisa: la calidad es la base de nuestra
competitividad
Misin
Mantener saludables a nuestros afiliados. Somos un Sector Estratgico de
Negocios del Grupo Empresarial COOMEVA con vocacin de servicio, que
contribuimos al crecimiento sostenible de COOMEVA y al bienestar y calidad
de vida de las comunidades en las regiones que nos acogen, mediante la
diversidad y calidad de un portafolio de servicios en salud, potencializando
sinergias en las capacidades humanas, tecnolgicas y gerenciales de nuestras
unidades estratgicas de negocio y dems empresas vinculadas, en un
ambiente de confianza, seguridad y respeto por las personas, la sociedad y el
Estado.
Visin
Ser lderes reconocidos por mejorar la calidad de vida de los afiliados y de las
comunidades, mediante la prestacin de excelentes servicios de salud y el
ofrecimiento de productos diferenciados e integrales. Apoyados en procesos
eficientes,

desarrollados

por

personas

competentes

motivadas,

garantizaremos la sostenibilidad financiera y generaremos valor para nuestros


asociados.

42

Poltica
Garantizamos y mejoramos continuamente la calidad cientfica, humana y
oportuna de nuestros servicios.

Valores

Solidaridad: Aportamos y potencializamos esfuerzos y recursos para


resolver necesidades y retos comunes, la solidaridad es la que nos lleva a
unirnos para crecer juntos y a interesarnos con lo que le pasa a los dems,
para lograr una mejor calidad de vida, un mundo ms justo y el camino
hacia la paz.

Honestidad: Somos coherentes con el pensar, decir y actuar, enmarcados


dentro de los principios y valores empresariales; es un valor que
manifestamos con actitudes correctas, claras, transparentes y ticas.

Servicio: Satisfacemos y superamos las expectativas de quienes esperan


una respuesta de la empresa, generando un ambiente de tranquilidad,
confianza mutua y fidelidad.

Trabajo en equipo: Somos un grupo de personas que se necesitan entre s;


actuamos comprometidos con un propsito comn y somos mutualmente
responsables por los resultados.

Cumplimiento de compromisos: Somos conscientes y responsables por el


cumplimiento de los resultados esperados; por la satisfaccin del afiliado;
por el compromiso con el entorno y el desarrollo personal de los
colaboradores y de las empresas del grupo.

Confianza: Sentimiento de credibilidad construido y generado por la


Organizacin frente a sus Asociados, clientes y colaboradores. Capacidad
para decidir y actuar individualmente o en grupo, sin reserva, dentro de la
tica y la moral.

43

METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

El tipo de investigacin que se realizara ser:


Explorativo
Consiste en recolectar datos por medio de: cuestionarios hacia el personal del
rea, observacin y seguimiento de cada uno de los procedimientos y a partir
de los datos recolectados permitir saber qu factores son relevantes al
problema por medio de un anlisis de los datos obtenidos

Descriptiva
Ya que me permitir conocer las situaciones, a travs de la descripcin exacta
de las actividades, procesos y personal del rea con el fin de recopilar
informacin de una manera cuidadosa y luego analizar los resultados.

Grafico o diagrama de flujo


Consiste en describir objetivamente la estructura orgnica del rea, as como
los procedimientos a travs de sus distintas actividades. En la descripcin de
los procedimientos se utiliza smbolos convencionales y explicaciones que den
una idea completa de los procedimientos del rea.

Las fuentes utilizadas para la recoleccin de la informacin son:

Primaria: informacin que se recopilara en el trabajo de campo a travs de la


observacin, cuestionario que me suministraran la informacin adecuada para
el anlisis de los resultados.

Secundaria: ya que se recopilara informacin bsica como: libros referentes al


tema y otros materiales documentales, cmo enciclopedias, que servirn de
referencia para llevar a cabo el anlisis.

44

Tcnicas empleadas para la recoleccin de la informacin son:

La observacin y anlisis documental que permiti obtener toda la


informacin necesaria y pertinente con las variables consideradas para el
desarrollo del estudio. El cual se analizaron buscando debilidades de los
procedimientos que se desarrollan en el rea.

El cuestionario: consiste en obtener informacin sobre la percepcin y actitud


de los empleados frente al clima organizacional a partir de sus variables: los
objetivos del rea, los procedimientos, la motivacin, control.

45

6
6.1

DESARROLLO DE LA INVESTIGACION

ESTUDIO ESTRUCTURAL DEL REA

El rea de cuentas mdicas est estructurada de la siguiente manera:

El rea de cuentas medicas esta como cabeza principal el director nacional


de cuentas medicas el cual est encargado de cada regional y el jefe de la
direccin regional y financiera de Coomeva el cual est encargado de la parte
administrativa, y a su mando el jefe regional de cuentas medicas el cual es el
cargado de la parte operacional y a su mando se encuentra el analista, auxiliar
encargado de recibir y liquidar las facturas.

A continuacin se detalla la siguiente estructura general del rea:

46

ESTRUTURA DEL AREA DE CUENTAS MDICAS

Director Nacional de Cuentas


Mdicas
Director Regional Financiero
Administrativo

Jefe Regional de Cuentas


Mdicas

Analista de Cuentas Mdicas

Auxiliar de Cuentas Medicas

Jefe de Auditoria Mdica

Auditoria Medica

47

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DEL REA SON:

MISION
Desarrollar las actividades necesarias para la liquidacin y contabilizacin de
las cuentas medicas de los prestadores de servicios de salud y posterior envi
al rea encargada para su pago.

OBJETIVO
Definir el procedimiento y las normas que rigen la recepcin, verificacin y
contabilizacin de los lotes de Cuentas Medicas de prestadores de salud.

48

PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES DEL AREA

Los procedimientos y controles que llevan a cabo en el rea son:

a) Recepcin cuentas mdicas y medio magntico RIPS del prestador


b) Carga al sistema la informacin validada del RIPS
c) Verificacin lotes en el sistema de informacin
d) Autorizacin lotes en el sistema de informacin
e) Cierre del lote en el sistema y generar listados cuentas por pagar al
prestador.
f) Envi de facturas y soportes con objeto de recobro al rea encargada.

Punto a): Recepcin cuentas mdicas y medio magntico RIPS del prestador

El auxiliar de cuentas mdicas encargado de recibir la informacin enviada por


los prestadores de servicios de salud en medio magntico, debe verificar su
procedencia, el periodo reportado e integrar los datos recibidos para conformar
la base de datos de prestacin de servicios de salud.

Punto b): Carga al sistema la informacin validada del RIPS

Todas las facturas recibidas por el auxiliar de cuentas mdicas deben ser
tramitadas en el sistema de informacin cumpliendo con las actividades del
proceso.

Punto c): Verificacin lotes en el sistema de informacin

El auxiliar de cuentas mdicas debe verificar si todos los servicios se le


realizaron a un usuario, debe identificar el procedimiento no realizado y
modificar el registro del ordenamiento directamente al sistema.

49

Punto d): Autorizacin lotes en el sistema de informacin


Una vez ingresado el lote o factura en el sistema no se le puede cambiar el
estado a autorizado en el sistema de informacin sin antes haber verificada si
existe algn tipo de error o inconsistencia.

Punto e): Cierre del lote en el sistema y generar listados cuentas por pagar al
prestador.

Una vez ingresado el lote y verificado que no exista alguna inconsistencia se


autoriza los lotes que se cierran durante el mes, deben ser entregados el
mismo da del cierre de los lotes al analista de cuentas medicas con sus
respectivos soportes para que al final del mes no haya acumulacin.

Punto f): Envi de facturas y soportes con objeto de recobro al rea


encargada.

El rea de cuentas medicas, una vez autorizado y cerrado el lote se identifican


las facturas con objeto de recobro son punteadas y separadas para enviarlas
los primeros das de cada mes con todos sus soportes originales al rea
encargada.

50

7.1

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DEL REA CUENTAS


MDICAS

* Facturas
* Soportes Facturas
* Medio magntico RIPS

AUX. CUENTAS MEDICAS O CENTRO


DOCUMENTAL
1. Recepcionar cuenta mdica y medio
magntico RIPS del prestador
PC

Devolucin Facturas
y/o Ordenes de
servicio
2. El prestador
cuenta con equipo
de Auditoria
Concurrente?

SI

AUX. CUENTAS MDICAS


3. Verificar que las facturas
se encuentren auditadas

4.
Factura
Auditada

AUX. CUENTAS MDICAS


5. Devolver al prestador las facturas
sin sello de radicado

?
SI
6

NO

Procedimiento Tratamiento
producto/servicio no
conforme, acciones

AUX. CUENTAS MDICAS


6. Validar informacin medio magntico

Control de facturas
de IPS
7. Errores en
Validacin?

SI
AUX. CUENTAS MDICAS
9. Devolver medio magntico RIPS al
Prestador identificando los errores

NO

AUX. CUENTAS MDICAS


8. Cargar al sistema la informacin
validada (sin errores) del RIPS

Medio Magntico
RIPS

11

AUX. CUENTAS MDICAS


10. Crear lote al prestador
manualmente en el sistema

11

51

Numero de lote
asignado

COOEPS
11. Asignar consecutivo a la
Cuenta medica del prestador

(1)
AUX. CUENTAS MDICAS
12. Verificar si factura(s) requieren
revisin del Equipo de Auditoria de
Cuentas Medicas
Facturas y
soportes auditada

Facturas y soportes
para auditar
13. Requiere
revisin?

SI

AUX. CUENTAS MDICAS


14. Entregar factura(s) al Equipo
De Auditoria de Cuentas Mdicas

EQUIPO DE AUDITORIA CUENTAS


MDICAS
15. Entregar facturacin a Auxiliar
Cuentas Medicas

NO
AUX. CUENTAS MDICAS
16. Distribuir lotes con soportes

16

Procedimiento Tratamiento
producto/servicio no
conforme, acciones
correctivas y preventivas

AUX. CUENTAS MDICAS


17. Realizar auditoria de facturas de I y II nivel
de prestadores que no requieren revisin del
Equipo de Auditoria de Cuentas Medicas

NO

18. El cargue se
efecto por RIPS?

(2)

AUX CUENTAS MDICAS


19. Ingresar facturas al sistema

20

SI

AUX. CUENTAS MDICAS


20. Verificar cuadre de lotes en el sistema de
informacin (Valor Total Neto Radicado = Valor
Total Ingresados)

21. Lote
cuadrado?
NO

AUX. CUENTAS MDICAS


22. ingresar facturas faltantes o
corregir valores de las mismas

20

SI

23

52

AUX. CUENTAS MDICAS


23. Verificar que el lote este cuadrado
y con retenciones correctas

(3)
SI

24.Lote con
24
diferencias?

AUX. CUENTAS MDICAS


25. Cuadrar lote hasta
solucionar diferencia

23

NO
AUX. CUENTAS MDICAS
26. Autorizar lote en el sistema
de informacin

(4)
AUX CUENTAS MDICAS
27. Cerrar lote en el sistema

28. Lote con


diferencia?

SI

AUX CUENTAS MDICAS


29. Solucionar diferencia hasta
cuadrar lote

AUX CUENTAS MDICAS


30 Generar listado de cruce entre
oficinas y separa las Facturas

AUX CUENTAS MDICAS


31. Enviar copias facturas y soportes
objeto de recobro al Dpto. encargado

AUX CUENTAS MDICAS


32. Generar listado Cuentas por Pagar
a prestatario

Facturas de recobro
al Fosyga

Proceso de
recobros

Listado Cuentas por


pagar a prestatario

33

53

AUX CUENTAS MDICAS


33. Realizar Punteo de cada una de
las facturas contra el listado generado

NO

34. Es oficina
principal?

AUX CUENTAS MDICAS


35. Informar de los lotes cerrados al
encargado de contabilizar el costo
de la oficina principal

36

(5)

SI
ANALISTA DE CUENTAS MDICAS O
AUX. ENCARGADO CONTABILIZAR EL
COSTO
36. cantidad y nmero de factura a las
registradas en el Listado de Cuentas por
Pagar

ANALISTA DE CUENTAS MDICAS O AUX.


ENCARGADO CONTABILIZAR EL COSTO
37. Generar proceso de interfaz contable en
el sistema

Soporte Interfaz de
cuentas por pagar a
prestatarios

SISTEMA DE INFORMACION
38. Consolidar datos de Interfaz y
exportar contablemente a una biblioteca

ANALISTA DE CUENTAS MDICAS O AUX.


ENCARGADO CONTABILIZAR EL COSTO
39. Realizar cambio de estado ha
contabilizado a lotes de prestadores

ANALISTA DE CUENTAS MDICAS O AUX.


ENCARGADO CONTABILIZAR EL COSTO
40. Verificar si el prestador tiene cruces
pendientes

41. Prestador
con cruces?

42

SI
42

54

ANALISTA DE CUENTAS MDICAS O


AUX. ENCARGADO CONTABILIZAR
EL COSTO
42. Organizar las facturas de prestatarios
de acuerdo al soporte de interfaz

Listado Cuentas por


Pagar a Prestatarios
ANALISTA DE CUENTAS MDICAS O AUX.
ENCARGADO CONTABILIZAR EL COSTO
43. Enviar Cuentas Mdicas Contabilizadas a
Generacin de Pagos anexando el Listado
Cuentas por Pagar a Prestatario

Cuentas Mdicas
Contabilizadas

Proceso
Generacin de
Pagos

(6)

(1) Recepcin y carga al sistema de cuentas mdicas y medio magntico RIPS del prestado.
(2) Se realiza la auditoria factura de l y ll nivel.
(3) El auxiliar de cuentas mdicas verifica el lote en el sistema de informacin para identificar
el procedimiento no realizado al usuario.

(4) Se procede a autorizar el lote en el sistema de informacin


(5) se cierra el lote en el sistema y se genera listado de cuentas por pagar y las facturas y
soportes con objeto de recobro se envan al rea encargada.

(6) se contabilizan los lotes se realiza un punteo de las facturas y se enva a tesorera.

55

ESQUEMA CUESTIONARIOS

Como gua para la evaluacin, estudio y comprensin del funcionamiento a


continuacin se detalla en esquema cuestionario el cual servir de base para
analizar los procedimientos y controles a considerar los sistemas de control
interno en el rea de cuentas mdicas
EVALUACION Y PROCEDIMIENTOS

SI

NO

OBSERVACIONES

DE CONTROL INTERNO
(rea de cuentas medicas)
1. Se tiene definida la estructura
organizativa del rea por medio la
existencia de un organigrama jerrquico y
funcional?

2. Existe un manual que defina los


procedimientos y normas que rigen la
recepcin, verificacin y contabilizacin de
las cuentas mdicas?

3. La persona encargada de recibir la


informacin enviada por los prestadores de
servicio de salud en medio magntico
verifica que todos los datos estn
correctamente diligenciados?

4. El rea cuenta con el personal


suficiente para la recepcin de las cuentas
medicas?

5. Existen una fecha establecida para la


recepcin
de
facturas
y
medios
magnticos RIPS de los prestadores?

56

6. Son selladas las facturas del


prestador en el momento de la
recepcin?

7. Se carga al sistema diariamente


la informacin de las facturas que
han sido recepcionadas?

8. Las facturas que han sido


cargadas al sistema son entregadas
Al da siguiente de su recepcin al
equipo de auditora?
9. El auxiliar de cuentas medicas
verifica que el sello de radicado
coincida con la del sistema?

10. Se separan adecuadamente las


facturas identificadas con objeto de
recobro?

11. Durante el punteo de las


facturas son identificados los errores
por :
Falta de sello
Facturas identificadas para recobro

12. Todas las facturas identificadas


como objeto de recobro con sus
respetivos soportes originales son
entregadas oportunamente al rea
correspondiente?

13. Se entregan a analista de


cuentas mdicas los lotes que han
sido cerrados durante el transcurso
de la semana?

14. La persona encargada de


contabilizar el costo revisa que todas
las facturas recibidas tengan los
sellos de radicado y firmas de
auditora?

57

15. Todas las facturas de cuentas


por pagar se entregan al rea de
tesorera para pago al da siguiente
de haberse generado la interfaz?

16. Se mantiene un control


individual de cada empleado en la
gestin del proceso?
17. Se le informa al empleado los
resultados obtenidos
durante el
punteo segn el total de facturas
digitadas?

58

DEBILIDADES ENCONTRADAS

Las debilidades detectadas durante el anlisis fueron principalmente las


siguientes:

a) El rea de cuentas medicas no cuentas con el personal suficiente para la


recepcin ya que solo se encuentran dos personas en la ventanilla que
son las encargadas de recibir las facturas que se van a radicar el cual
esto genera un retraso y congestin ya que los ltimos das estipulados
para recibir es donde ms radican facturas.

b) Se evidencia que las facturas que han sido cargadas al sistema no son
entregadas el mismo da al equipo de auditora

ya

que debido al

tiempo que ocupan en la radicacin y ingreso al sistema se le genera


una congestin, acumulacin de las facturas que son entregadas a
diario para su radicacin .

c) Los lotes que son entregadas al auxiliar para su ingreso al sistema que
en su mayora son con objeto de recobro no son identificadas ya que
muchas veces se le pasa por alto y no tienen muy claro qu tipo de
servicio se debe recobrar.

d) Que en algunas ocasiones el auxiliar coloca el sello de radicacin con la


fecha incorrecta.

e) Cuando es autorizado el lote no son debidamente separados las facturas


con recobro.

59

f) Los lotes que se cierran

a diario en ocasiones no son entregados

durante el transcurso de la semana al analista.

g) Se detecto que las lotes que han sido cerrados nos entregados al
final de mes a tesorera.

En este informe se ha detallado las deficiencias detectadas con ms


relevancia,

las

cuales

se

recomienda

perfeccionamiento del sistema de control

ejecutar

aplique

como

interno en el rea de Cuentas

Medicas.

60

CONCLUSIONES
El proyecto planteado permitir al rea de cuentas mdicas mejorar la
calidad de cada uno de los procedimientos que se realizan por medio
de un control interno.

Se identificaron todos Las debilidades detectadas durante el anlisis


que entorpecan los procedimientos del rea de cuentas mdicas

Se establece el presente anlisis de los procedimientos como base


fundamental para un adecuado aprovechamiento de recursos del
talento humano, fsico e institucional que permita relacionar de forma
asertiva todas las etapas del control interno en el rea de cuentas
medicas de Coomeva EPS logrando maximizar las fortalezas y
disminuir los errores.

Cada una de las etapas est sujeta a control y verificacin que permita
evaluar cada uno de los procedimientos en el rea, adoptar los
correctivos necesarios y poder minimizar los errores.

El anlisis de control interno se convertir en una herramienta de


produccin efectiva que le permitir al personal administrativo lograr
los mejores resultados.

61

RECOMENDACIONES A IMPLANTAR
Las recomendaciones a implantar frente a las debilidades detectadas son las
siguientes:
Es necesario establecer los prestadores y la cantidad de facturas que
radican durante los primeros das del mes y as poder asignar a otros
auxiliares a que prestadores les radican las facturas.
Se debe llegar a un acuerdo con los prestadores que cada mes radican
gran volumen de facturas y que estas sean debidamente identificadas y
separadas de las que son objeto de recobro, y para que estas sean
radicadas la primera semana del mes para no generar una congestin los
ltimos das.
Todas las facturas que se van cerrando a diario sean debidamente
separadas y entregadas en pequeas cantidades al analista para que al
final del mes no se genere una acumulacin y que estas deben ser
entregadas a tesorera para su debido pago.

62

10 BIBLIOGRAFIA

Auditora y control: GRUPO EDITORIAL CULTURA

ARENS A, Alvin y LOEBBECKE, James K. Auditoria un enfoque integral.


6 ed. Bogot: Prentice Hall Hispanoamericana, 1996.

CEPEDA Alonso, Gustavo. Auditora y control interno. Santaf de Bogot:


McGraw-Hill, 1997. 5,7 p

ESTUPIAN Gaitn, Rodrigo. Control Interno y Fraudes, 4a. ed. Santa Fe de


Bogot: Ecoe Ediciones, 2002.

LERMA Gonzlez, Hctor Daniel. Metodologa de la investigacin: propuesta,


anteproyecto y proyecto. 4a. ed. Bogot: Ecoev Ediciones, 2009.

MENDEZ lvarez, Carlos Eduardo. Metodologa. Gua para elaborar diseos


de Investigacin en Ciencias Econmicas, Contables y Administrativas.
2a. ed. santa fe de Bogot: McGraw-Hill, 1995.

PEA BERMUDEZ, Jess Maria. Control, Auditoria, y Revisora Fiscal, Ecoe


ediciones

RODRIGEZ VALENCIA, Joaqun. Control interno un efectivo sistema para la


empresa, dcimo cuarta edicin, WHITTINGTON PANY

RUIZ SANCHEZ, Humberto L. Control Interno, Editorial Filigrana, Santa fe de


Bogot 2002

http//www.gerencie.com/control interno

http//www.secretariasenado.gov.co
63

11 ANEXOS
Anexo A cuestionario para la evaluacin y procedimiento del control interno
rea de cuentas medicas.

EVALUCION Y PROCEDIMIENTOS
DE CONTROL INTERNO
(rea de cuentas mdicas)

SI

NO

OBSERVACIONES

64

Anexo B. cuestionario debilidades encontradas

DEBILIDADES

CAUSA

EFECTOS

CONTROLES A IMPLEMETAR

65