PLANEACIN

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LA FUNCION DE LA
PLANEACIN
La planeacin es la funcin administrativa
bsica que implica:
el establecimiento de objetivos y
el planteamiento de las acciones necesarias para
cumplirlos,
apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el
manejo adecuado de los recursos
organizacionales.

LA FUNCION DE LA
PLANEACIN
La administracin sin planeacin no tiene
razn de ser:
Sin objetivos especficos que lograr y estrategias
para alcanzarlos, la organizacin, la direccin y el
control se vuelven innecesarios o carentes de un
sentido prctico.

PLANEACION
Es un proceso de decidir de antemano qu se
har y de qu manera.
Incluye determinar:

las misiones globales,

identificar los resultados claves y
fijar objetivos especficos,
as como polticas para el desarrollo, programas y
procedimientos para alcanzarlos.

PLANEACION
Es un proceso que comienza por los objetivos,
define estrategias, polticas y planes
detallados para alcanzarlos.
Establece una organizacin para la
instrumentacin de las decisiones e incluye
una revisin del desempeo y mecanismos de
retroalimentacin para el inicio de un nuevo
ciclo de planeacin.

PLANEACION
En conclusin, la planeacin es:
el proceso de establecer lo que la organizacin
quiere lograr en el futuro, por medio de la
misin y los objetivos organizacionales,
definiendo resultados claves y las estrategias,
polticas, programas y procedimientos para
alcanzarlos.

PLANEACION
SE OCUPA DE LOS FINES:
QUE DEBE HACERSE?
SE OCUPA DE LOS MEDIOS:
COMO DEBE HACERSE?

PLANEACION

ES UN PROCESO CONTINUO QUE

REFLEJA LOS CAMBIOS DEL
AMBIENTE ALREDEDOR DE LA
EMPRESA.

Importancia de la planeacin
Da sentido de direccin
Facilita el control

Planeacin
Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios

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SUPREMACA DE LA
PLANEACIN
La planeacin y el control son inseparables.
Los planes establecen los estndares de
control.
Cualquier control sin planes carece de
sentido.

ESTRECHA RELACIN
Planeacin y Control

Planeacin

Instrumentacin
de los planes

Control
Desviacin
Accin
correctiva

Principales objetivos de la
planeacin
Facilitar el control:
Al planear se desarrollan objetivos y por su
parte, en la funcin de control se comparar
el desempeo real contra los objetivos.
Sin la planeacin no puede haber control.

Principales objetivos de la
planeacin
Reducir la incertidumbre:
Obliga a los administradores a ver hacia el
futuro, anticipar los cambios, considerar su
impacto y desarrollar las respuestas
adecuadas.

Principales objetivos de la
planeacin
Reducir la duplicidad de funciones y la
ineficiencia:
Evita que dos personas realicen la misma
actividad y que el proceso para su realizacin
sea muy largo, confuso o tardado.

Principales objetivos de la
planeacin
Establecer el esfuerzo coordinado:
Cuando todos lo que estn involucrados sepan
hacia dnde se dirige la organizacin y qu es
lo que deben aportar para lograr los objetivos
organizacionales, pueden empezar a
coordinar sus actividades, cooperar unos con
otros y trabajar en equipos.

FUNDAMENTOS DE PLANEACIN:
EL PROCESO BSICO Y SUS PASOS

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PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIN
Principio de contribucin al objetivo.
Todos los planes tiene que ser elaborados en
funcin de los objetivos organizacionales.

PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIN
Principio de primaca de la planeacin.
Indica que la planeacin precede a todas la
dems funciones administrativas

PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIN
Principio de eficacia de los planes.
Indica que todos los planes debern generar
ms beneficios en su relacin con los costos.

PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIN
Principio de adhesin al objetivo.
Los objetivos deben tener significado y ser
atractivos por los miembros de la
organizacin.

PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIN
Principio de flexibilidad.
Con este principio se establecen los mrgenes
de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos
inesperados en un plan de trabajo).

PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIN
Principio de cambio de ruta.
Bajo este principio se establece la revisin de
los planes y su reelaboracin en caso de que
as se requiera, para el cumplimiento de
objetivos.

El proceso bsico de planeacin: sus

etapas y pasos
Partes de la planeacin
Fines. Especificar metas y objetivos
Medios. Elegir polticas, programas, procedimientos, para
alcanzar los objetivos.
Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos
necesarios para alcanzar los objetivos.
Realizacin. Disear los procedimientos para la toma de
decisiones
Control. Disear un proceso para prever y detectar los errores o
fallas del plan.

Tipos de planes
Planes por su mbito de influencia
Planes por su horizonte temporal

Planes por su mbito de

influencia
Planes estratgicos: buscan lograr las metas
generales de la organizacin, colocndola en
trminos de su ambiente y afecta a todas las
reas funcionales.
Planes operacionales. Son aquellos que
especifican los detalles respecto a la forma
como se van a alcanzar los objetivos de la
organizacin. Se derivan de los planes
estratgicos.

Planes por su horizonte

temporal
Planes a corto plazo. Cubren periodo menores
a un ao.
Planes a mediano plazo. Cubren periodos
entre un y tres aos.
Planes a largo plazo. Abarcan periodos
mayores de tres aos.
Los planes estratgicos se establecen a largo
plazo y los operacionales a mediano y corto
plazo.

Planes por especificidad

Planes especficos. Son aquellos que estn
claramente definidos y no dan lugar a
interpretaciones.
Planes direccionales. Son flexibles y se
establecen como patrones generales.
Proporcionan un enfoque, pero dan libertad
de accin.

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE
LA PLANEACIN

Propsito y misin estratgicos

Visin
Premisas
Objetivos y metas
Estrategias
Reglas y Polticas
Procedimientos
Programas
Presupuestos

PROPOSITO Y MISION
ESTRATGICOS
La misin o propsito identifica la funcin o
tarea bsica de una empresa.
Es una declaracin concisa de en cul negocio
est la empresa o se quiere estar durante un
perodo establecido.

PROPOSITO Y MISION
ESTRATGICOS
El propsito estratgico se enfoca en el
ambiente interno de la organizacin e implica
identificar sus recursos, valores, capacidades y
aptitudes, reflejando lo que sta puede hacer
para aprovecharlos.

PROPOSITO Y MISION
ESTRATGICOS
La misin se deriva del propsito estratgico,
se enfoca en el exterior e implica la razn de
ser de la organizacin en trminos de
productos a ofrecer y los mercados a cubrir.

VISION
La visin es la orientacin que la alta direccin
le da a la empresa; es decir, expresa cmo se
quiere idealmente que sea la empresa en el
futuro.

VISION
Debe cubrir ciertas caractersticas:
ser formuladas por la alta direccin,
conocida y compartida por todos los
colaboradores,
sustentarse en los valores de la organizacin,
ser positiva y alentadora y, lo ms importante,
orientar a todos los miembros de la organizacin
durante la transicin de lo que se es a lo que debe
ser la empresa en un tiempo determinado.

Premisas
Las premisas de planeacin son las
condiciones previstas en que operan los
planes.
Esto incluye supuestos o pronsticos sobre las
condiciones futuras que afectarn la
operacin de los planes.

Premisas
La tcnica ms conocida para elaborar las
premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:

fortalezas,
oportunidades,
debilidades y
amenazas.

Esto es parte del anlisis del ambiente interno

y externo de la organizacin.

OBJETIVOS Y METAS
Metas: Son generales y expresan deseos que
la alta direccin busca satisfacer.
Son fines a los que se quiere llegar.
Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de
largo plazo.
Surgen de los objetivos.
Las metas se fijan basados en el desempeo
pasado con adaptacin de acuerdo a las fuerzas
futuras de la empresa, las tendencias del
mercado, los recursos.

OBJETIVOS Y METAS
Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las
actividades organizacionales e individuales.
Deben ser claros, precisos y cuantificables
(verificables).
Los objetivos son el fin determinado.
Son los que permiten alcanzar metas.
Constituyen el plan bsico de la empresa.

ESTRATEGIAS
La estrategia es la determinacin del
propsito, misin y objetivos bsicos a largo
plazo de una empresa, as como la adopcin
de cursos de accin y de los recursos
necesarios para cumplirla.
Es una gua de accin para la organizacin y todos
sus miembros.

REGLAS Y POLTICAS
Reglas: Emiten acciones u omisiones
especificas no sujetas a discrecionalidad.
Son normas que dictan la accin o la abstraccin y
no permiten la excepcin o la eleccin personal.
Ejemplo: No fumar.

REGLAS Y POLTICAS
Polticas: Enunciados o criterios generales que
orientan o encausan el pensamiento durante
la toma de decisiones en la empresa.
La esencia de las polticas es la existencia de cierto
grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las
decisiones.
Pueden ser escritas o verbales.
Ejemplo: poltica salarial.

PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos establecen mtodos para
el manejo de actividades cotidianas.
A diferencia de las polticas que son guas de
accin y no de pensamiento.
Son los planes que establecen un mtodo o forma
para llevar a cabo una actividad o serie de
actividades.
Pueden definirse como series cronolgicas, pautas
a seguir, que indican la forma exacta en que se
debe de realizar una actividad.

PROGRAMAS
Los programas son un conjunto de actividades
interrelacionadas y cronolgicamente
ordenadas, que describen las actividades que
se tienen que realizar, quines las van a
realizar y cundo van a terminarse.

PROGRAMAS
Tcnicamente los programas se dira que son
el conjunto de metas, polticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y
otros elementos que son necesarios para
ejecutar un determinado curso de accin,
normalmente respaldado por capital y
prepuestos de operaciones.

PRESUPUESTOS
Un presupuesto es un listado que detalla los
recursos o dinero asignado para la realizacin
de una actividad o un proyecto.
Son una expresiones en trminos numricos.
Obligan a la empresa a prepararse por adelantado
a los recursos que se necesitarn.
Constituyen medios de control.

PRESUPUESTOS
Existen varios tipos de presupuestos:
Presupuesto de operacin: Es el ms importante
se utiliza para planear y controlar los ingresos y
gastos de una organizacin, as como las
utilidades resultantes de la operacin de la
empresa.
Presupuesto de gastos: Contempla los recursos
necesarios para la operacin de cada una de las
reas funcionales de la empresa.

PRESUPUESTOS
Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas
las entradas de dinero provenientes de las ventas.
Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de
efectivo, contempla las entradas y salidas de
dinero en efectivo producto de la operacin
normal de la empresa.
Presupuesto de capital. Es utilizado para el
control de grandes proyectos o inversiones
actualizndose cada ao.

JERARQUIA DE LAS
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS
DE LA PLANEACIN

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Propsito
y misin
Visin
Premisas
Objetivos y metas
Estrategias
Reglas y polticas
Procedimientos
Programas
Presupuestos
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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
(APO)

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OBJETIVOS
Son los fines importantes hacia los que se
dirigen las actividades organizacionales e
individuos.
Existen objetivos:
a largo y corto plazo,
generales y especficos.

Los objetivos deben ser verificables:

se debe determinar si se alcanzan o no en un
perodo determinado.

JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS

Prop. socioeconmico

Misin

Mtodo
descendente

Objetivos generales de la
organizacin (largo plazo-estrat.)

Mtodo
ascendente

Objetivos generales ms especficos

reas claves (Costos-inversin - calidad)
Objetivos Divisionales

Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Individuales: Desempeo y Objetivos de desarrollo personal

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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
La Administracin por Objetivos (APO) es una
tcnica de planeacin y control que implica
establecer y comunicar objetivos
organizacionales, identificando los objetivos
individuales relacionados con ellos y
estudiando la actuacin del personal en torno
a los mismos.

ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
En la administracin por objetivos:
los gerentes y sus subordinados definen en
conjunto sus metas comunes,
especifican las reas principales de
responsabilidad de cada puesto en relacin con
los resultados esperados de cada uno, y
utilizan esas medidas como guas para mejorar la
operacin del rea, verificando a la vez la
contribucin de todos y cada uno de sus
miembros.

ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
La mayor aportacin de la APO a la TGA es la
conceptualizacin del trabajo.
El nfasis se coloca entonces ya no slo en el
qu, sino tambin en el cmo del desempeo
organizacional.

ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no
profundiz en su desarrollo.
La APO represent un gran avance para el
desarrollo de la ciencia administrativa que sus
modelos y tcnicas eran muy precisos y
basados en investigaciones de muchos aos
en diversas empresas.

ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
Adems, su implantacin adecuada incide
directamente en la motivacin y actitud del
personal, ya que los involucra en su trabajo y
con sus objetivos personales y laborales al
hacerlos claros y alcanzables.

ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
La administracin por objetivos es un
conjunto formal de procedimientos que
establecen y revisan el progreso hacia las
metas comunes por parte de los
administradores y sus colaboradores.
La APO explica el proceso mediante el cual los
objetivos caen en cascada por medio de los
diversos niveles de la organizacin.

BENEFICIOS DE LA APO
Mejora la administracin (planeacin
orientada a resultados).
Obliga a los gerentes a clarificar la estructura
de la organizacin.
Estmulo del compromiso personal, tanto con
los objetivos propios como los
organizacionales.

DESVENTAJAS DE LA APO
En ocasiones los administradores dejan de
explicar la filosofa basada en el autocontrol y
autodireccin, y no dan pautas para la fijacin
de objetivos.
Los administradores deben conocer los
objetivos de la empresa.
Hincapi en metas a corto plazo, por encima
de la solidez que ofrece una organizacin en el
largo plazo.

Escobas Don Ramn Valds

Seor, primaria, 56 aos de edad, casado y

tiene 3 hijos
Gan la lotera, $500,000.00
Escobas
Terreno propio, fabricar y vender sus
escobas
Casita propia, montar el negocio, fabricar y
vender
12 Horas en proceso para fabricar 30
escobas, a un costo unitario de $28.

Negocio de Escobas Don

Ramn
Idea del Negocio
Descripcin del
producto
Misin
Visin
Valores
FODA
Estrategias de ventas

Cmo lo va a vender?
A quin lo va a vender?
Formas de pago
Quin nos va a ayudar?
Que va a hacer cada
quin?

Plan para explicarle a

Don Ramn en palabras
sencillas.