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Les ERP : Enterprise Resource Planning

Matire : Construction Rigoureuse 2

Enseignant : Dr. Pascal Fares

Auteurs:
Christine Dahdah,
Laura Dahdah,
Minerva Moawad,
Samir Hammoura

Date: 14 Septembre 2011

Sommaire
ERP: Enterprise Resource Planning............................................................................. 3
Dfinition d'ERP :..................................................................................................... 3
Principes d'un ERP:.................................................................................................. 3
Primtre d'un ERP:................................................................................................. 3
Avantages:.............................................................................................................. 3
Inconvnients :........................................................................................................ 3
Risques d'implmentation:...................................................................................... 3
Les types de produits ERP :..................................................................................... 3
Le march des ERP :................................................................................................... 3
Des faits sur le marche dERP :............................................................................... 3
Exemple d'un ERP propritaire: SAP........................................................................3
ERP Open Source:.................................................................................................... 3
Principaux progiciels Open Source:......................................................................3
Caractristiques:.................................................................................................. 3
Comparaison entre ERP Open Source et ERP Commerciaux :..................................3
Les cots dun projet ERP:.......................................................................................... 3
Rpartition des couts:............................................................................................. 3
Cot total de possession (TCO)............................................................................ 3
Optimisation des couts:........................................................................................ 3
Des pistes pour rduire le TCO.............................................................................3
Calcul du TCO:...................................................................................................... 3
Ngociations sur les couts, Que faire?.................................................................3
Retour sur investissement:...................................................................................3
Conduite d'un projet ERP:........................................................................................... 3
Projet ERP dans une entreprise:..............................................................................3

A- Analyse............................................................................................................ 3
B- Slection des fournisseurs............................................................................... 3
C- La mise en uvre se constitue de 5 tapes principales :................................3
Conseils pour une mise en uvre russie:...........................................................3
Les diffrents environnements de travail dun ERP :............................................3

ERP: Enterprise Resource Planning

Dfinition d'ERP :
ERP vient de langlais Entreprise Ressource Planning . Dans les pays francophones, il
s'agit du PGI Progiciel de Gestion Intgr .
Un systme de gestion intgr ERP est une application informatique qui permet de centraliser
et de grer lensemble des processus dune entreprise en intgrant plusieurs fonctions dans un
mme systme : ressources humaines, gestion comptable et financires, aide la dcision, vente,
fabrication, distribution, production, approvisionnement, commerce lectronique, etc.

En gnral, avant la mise


en place dun ERP,
chaque service dans
lentreprise a son propre
systme dinformation.
Les liens entre ces
diffrents systmes sont
compliqus et parfois
inexistants, ce qui
provoque des doubles saisies, dperdition des donnes, avec toutes les consquences nfastes
pour lentreprise. Un ERP donc est un outil de productivit tout en vitant les doublons, les
informations divergentes entre divers services, et tout en offrant un outil permettant un meilleur
suivi du processus, maitrise des stocks, sans oublier le partage de l'information demeur plus
fiable.
En effet, L'ERP, ou progiciel intgr fonctionne avec une base de donnes unique, de sorte que
les diffrents dpartements peuvent plus facilement partager l'information et communiquer les
uns avec les autres. Cette approche intgre peut avoir un retour sur investissement considrable
condition que le logiciel est install et utilis correctement: l'utilisation d'une base de donnes
unique permet de rassembler l'ensemble des donnes et d'assurer ainsi une mise jour constante
de ces donnes.
L'ERP peut galement tre coupl un site de vente en ligne pour une synchronisation en temps
rel des donnes.
Principes d'un ERP:
1- Modularit

Le principe fondateur dun ERP est la modularit: des applications informatiques. A chaque
fonction de l'entreprise, correspond une module indpendante des autres mais partageant avec
eux une base de donnes unique et commune au sens logique.
Par exemple, la saisie dune vente gnre automatiquement une criture comptable en partie
double dans le journal des ventes avec calcul automatique de la TVA collecte. Le grand livre et
le compte de rsultat sont automatiquement impacts.
2- Le Workflow
L'autre principe qui caractrise un ERP est l'usage systmatique de ce qu'on appelle un moteur de
workflow (qui n'est pas toujours visible de l'utilisateur), et qui permet, lorsqu'une donne est
entre dans le systme d'information, de la propager dans tous les modules du systme qui en ont
besoin, selon une programmation prdfinie.
Ainsi, on parle d'ERP lorsqu'on est en prsence d'un systme d'information compos de plusieurs
applications partageant une seule et mme base de donnes, par le biais d'un systme automatis
prdfini ventuellement paramtrable (un moteur de workflow).
Primtre d'un ERP:
Les ERP vont pouvoir grer et prendre en charge :

plusieurs entits ou organisations


plusieurs associations

plusieurs devises

plusieurs langues pour les utilisateurs et les clients (cas des multinationales)

plusieurs lgislations

plusieurs plans de comptes

plusieurs axes d'analyse en comptabilit analytique

Avantages:
Les avantages dcoulant de l'ERP peuvent dpasser de loin les cots du systme, condition que
le systme soit slectionn avec soin et est appropri pour votre entreprise. On liste dans ce qui
suit certains de ces avantages raliss:

Un systme dInformation intgr unique; Pas dinterface entre les modules, il y a


synchronisation des traitements et optimisation des processus de gestion.
Lintgrit et lunicit du SI; un ERP permet dviter la redondance dinformation entre
diffrents SI de lentreprise.

Processus et workflows rationnaliss

La visibilit globale de lentreprise : la couverture fonctionnelle de lERP doit permettre


de fournir un ensemble dinformation transversale

lamlioration des processus internes, et de leur standardisation

La diminution de la dure de traitement dune commande

La satisfaction des clients

Le temps dintgration de nouveaux systmes

La flexibilit de lentreprise suite au projet

Rduire saisie de donnes redondantes et des processus

tablir des processus uniformes qui sont fondes sur les meilleures pratiques d'affaires
reconnues

Le partage d'informations entre les ministres

Amlioration de l'accs l'information: Lutilisateur a la possibilit de rcuprer des


donnes de manire immdiate, ou encore de les enregistrer. Un avantage important, les
mises jour dans la base de donnes sont effectues en temps rel et propags aux
modules concerns.

Flux de travail amlior et l'efficacit

Satisfaction client amliore base sur l'amlioration des dlais de livraison,


l'augmentation de la qualit, dlais de livraison raccourcis

Un ERP est multilingue et multidevise, il est donc adapt au march mondial et


multinational.

Les cots d'inventaire rduit rsultant d'une meilleure planification, le suivi et la


prvision des besoins

Tournez les collections plus rapidement bases sur une meilleure visibilit sur les
comptes et moins de facturation et / ou erreurs de livraison

Diminution de prix des fournisseurs en tirant davantage profit des pauses quantit et le
suivi des performances des fournisseurs

Suivre les cots rels des activits et d'effectuer la comptabilit par activits

Un tableau consolid de ventes, les stocks et crances; informations financires


consolides permettant une fermeture des livres plus rapidement et offrant une vue exacte
et globale de la performance financire de lentreprise.

optimisation des processus de gestion (flux conomiques et financiers) ;

cohrence et homognit des informations (un seul fichier articles, un seul fichier
clients, etc.) ;

Partage du mme systme dinformation facilitant la communication interne et externe ;

Minimisation des cots : pas dinterface entre les modules, synchronisation des
traitements, maintenance corrective simplifie car assure directement par l'diteur et non
plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde nanmoins sous sa
responsabilit la maintenance volutive : amlioration des fonctionnalits, volution des
rgles de gestion, etc.) ;

globalisation de la formation (mme logique, mme ergonomie) ;

Diminution du nombre de salaris ayant pour mission principale la saisie comptable


(aide-comptable);

Plus grande efficacit oprationnelle, une productivit accrue, une rduction des couts de
gestion de linformation et un meilleur contrle

matrise des cots et des dlais de mise en uvre et de dploiement

Inconvnients :

complexit de mise en uvre et adaptation si le primtre est mal dtermin ou trop


mouvant ou le projet mal pilot ;

cot lev (cependant, il existe des ERP open source, les seuls cots tant alors la
formation des utilisateurs et le service ventuellement assur par le fournisseur du
logiciel);

primtre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'organisation ou de


l'entreprise (le progiciel est parfois sous-utilis) ;

lourdeur et rigidit de mise en uvre ;

difficults d'appropriation par le personnel de l'entreprise ;

ncessit d'une bonne connaissance des processus de l'entreprise

ncessit d'une maintenance continue ;

ncessit d'une bonne connaissance des processus de l'entreprise ncessit parfois


d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel ;

captivit vis--vis de l'diteur : le choix d'une solution est souvent structurant pour
l'entreprise et un changement de logiciel ERP peut tre extrmement lourd grer.

dpendance aux fournisseurs et fragilisation lies la centralisation du systme

des investissements lourds pour raliser de tels systmes

Risques d'implmentation:
Limplantation d'un projet ERP comporte plusieurs risques :
- des risques organisationnels (le progiciel et lorganisation de lentreprise doivent
cohabiter), de mise en uvre (au niveau formation utilisateur)
- des risques fonctionnels (fonctions offertes par le logiciel par rapport aux fonctions
attendues)

- des risques techniques


- des risques contractuels entre lditeur et lentreprise
- des risques conomiques du fait de linvestissement
- des risques de surdimensionnement de l'application
Les types de produits ERP :
On distingue deux sortes dERP :
- Propritaires : ils sont dits par des socits et ncessitent lachat dune licence. On peut
citer par exemple parmi les principaux du march mondial : SAP, People soft, Oracle et
SAGE.
- Open source: ils sont gratuits mais il faut inclure dans le calcul du cout dacquisition total :
les frais de maintenance et dassistance technique. Quelques exemples : Aria, Open Bravo,
Compiere et ERP5.

Le march des ERP :


Des tudes annuelles menes par des cabinets de conseil et dtudes permettent dvaluer les
parts de march des grands diteurs dERP propritaires au niveau mondial et sur le march
franais.
Le schma ci-dessous reprsente la rpartition des parts de march des principaux ERP au niveau
mondial. SAP dominait avec 40% des parts de march. Oracle dtenait 22%, Sage tait bien
plac en particulier avec une clientle de PME.

Dautre part, le schma suivant reprsente la rpartition des parts de march des principaux ERP
en France. SAP domine la aussi le march avec 39 %

De mme, on trouve sur le march quelques ERP Open Source en voici les principaux :
Compire, ERP 5, Tiny ERP, Open aguila
Des faits sur le marche dERP :
1- Un rapport sur les ERP Vendors en 2011:

Adoption acclre du SaaS et de l'accent mis sur l'analyse de rentabilisation et de la ralisation


des avantages sont les deux tendances qui ne sont pas trop surprenant dans cet environnement
conomique.
2- Une enqute mene via un site Web:
Organisations reprsentes: variant dans l'industrie, lemplacement, la taille, les objectifs et
les besoins, mais tous ont mis en uvre un systme ERP dans la dernire anne.
Taille de l'chantillon: 185 participants de 57 pays. 30% des rpondants taient d'Amrique
du Nord et 70% sont internationaux.
Distribution de l'industrie des rpondants: 90 pour cent des rpondants sont lis aux
domaines: Fabrication, industries de services, de transports, de communications,
dlectricit, de gaz, de services sanitaires, l'administration publique, la construction et les
organisations de commerce de gros
3- Rapport rcemment publi sur les tops fournisseurs d'ERP:
a- les dures de mise en uvre d'ERP et les cots ont diminu assez considrablement dans la
dernire anne: mise en uvre tombe de 18 14 mois au cours de la dernire anne, tandis que
le cot moyen total de proprit (TCO) a diminu de 6,9 4,1% de la mise en uvre des revenus
annuels des entreprises.

- Quelques prcisions: Ces dpenses d'implmentation ERP sont minimises suite aux
conomies d'entreprises avec tentative de faire plus avec moins, puisque par contre:
i- le pourcentage qui a dur plus longtemps que prvu mettre en uvre a bondi de 35%
61%
ii- le pourcentage de dpassements de budget escalade de 51% 74%.
Ces chiffres suggrent que mme si les cots de mise en uvre et les dures ont diminu,
plus dentreprises commencent leur projet avec des attentes irralistes et souffrent leur
temps et de ressources budgtaires un rythme alarmant.
b- Oracle a t slectionn un taux plus lev que tous les autres diteurs d'ERP depuis
Consultation Panorama qui a commenc suivre ces donnes en 2006:
i- SAP est toujours prslectionn au taux le plus lev (38% vs 32% pour Oracle)
ii- Oracle est slectionn 22% du temps (y compris eBusiness Suite, PeopleSoft et JD
Edwards), suivie par SAP (19%), et Microsoft Dynamics (14%).
iii- Alors que SAP est toujours considr comme le principal fournisseur d'ERP en termes
de part de march, ces donnes peuvent tre un indicateur avanc qu'Oracle commence
prendre une part de march de SAP (Oracle avec Oracle Applications (v11): rachat
de Peoplesoft qui a lui mme achet J.D. Edwards)

4- Forrester Research, 2009:


i- Le march des ERP en 2009 aprs la crise, a chut de 11% par rapport 2008, pour
totaliser 39 milliards de dollars de revenus.
5- AMR Research:
i- SAP est crdit d'une part de march de 42% (11,75 milliards de dollars) contre 21%
pour Oracle (6,04 milliards de dollars).
6- IDC, 2008:
i- une part de march de 23,5% pour SAP et 12,5% pour Oracle
ii- march global de 33 milliards de dollars - comprenant les revenus lis la fois aux
ventes de licences logicielles, la maintenance ainsi qu' la souscription de nouveaux
contrats de support.
Conclusion: Pas de bouleversement dans le classement des deux plus grands diteurs mondiaux
d'ERP

Exemple d'un ERP propritaire: SAP


Parmi les principaux ERP propritaires, on peut citer SAP qui est le leader mondial du monde
des ERP. Ce progiciel a remport un succs important auprs des grandes entreprises du point de
vue quil est multilingue et multidevises. SAP est une application client-serveur, ses modules
couvrent lensemble des fonctions de gestion de lentreprise et chaque module couvre des
besoins complets de gestion.
SAP est dot de plusieurs modules, voici le primtre de gestion couvert par chacun de ces
modules de SAP :
-

Le module MM (Material Management) :


Cest le module logistique de SAP qui gre les achats darticles et les stocks
darticles(les mouvements de stocks : entres et sorties, transferts de stocks). Cette
module permet le calcul des besoins, la gestion des achats, les emplacements magasin
et contrle mme les factures dachats.
Le module PP (Production Planning) :
Il concerne la gestion de la production et gre la nomenclature des produits, il permet
de planifier la production, de calculer les besoins, de prvoir la production et les
ventes au niveau de lentreprise, ainsi de calculer les besoins et les ressources et de
calculer les couts de revient.
Le module SD (Sales and distribution):
Cest le module dadministration des ventes. Ce module gre les offres, les contrats,
les commandes client, le systme dinformation commercial. Il sadapte aux
spcificits des produits vendus par les entreprises. Par exemple, dans le cas dune
entreprise industrielle qui vend des outils, il permet de grer diffrents types de
remises. Dans le cas dune maison ddition, on peut le paramtrer pour le calcul des
doits dauteur.
Le module QM (Quality Management):
Cest le module de gestion de la qualit de SAP. Il permet la planification des
contrles qualit et la documentation des dmarches qualit.
Le module PM (Plant Maintenance):
Ce module gre la maintenance de lusine, la description du rfrentiel technique, les
confirmations dachvements, les historiques.
Le module FI (Financial) :
Ce module contient les critures comptables de ventes, dachats et dimmobilisations,
qui se centralisent dans la comptabilit gnrale.
- FI AR (Accounts Receivable) : Comptabilit client
- FI AP (Accounts Payable) : Comptabilit fournisseur
- FI AM (Assets Management) : comptabilise les immobilisations
- FI GL (General Ledger) : Comptabilit gnrale
Le module CO (Costing) :

Cest le module de contrle de gestion de lentreprise permettant lanalyse des couts


par catgorie de produits/services/projets. Il permet ldition du compte de rsultat,
dtats de reporting et danalyses financires.
Le module PS (Project System) :
Ce module concerne la gestion des projets. Il permet de suivre les budgets
prvisionnels et les couts rels des projets et de grer les plannings des projets. On
peut y importer des fichiers de MS project et dexcel. Il sintgre avec les modules
PM, PP et CO.
Le module TR (Treasury) :
Il permet de grer les flux de trsorie et les paiements.
Le module IM (Investments Management) :
Ce module est ddi la gestion des investissements financiers.
Le module HR :
Il permet de grer les recrutements, les paies des employs, les comptences des
employs, de suivre le travail et les volutions de carrire, de grer les demandes et
les frais de dplacement.

ERP Open Source:


Principaux progiciels Open Source:

Parmi les divers ERP open sources, voici la liste des principaux progiciels Open sources: Aria,
Open Bravo, ERP5, PGI suite,
Le tableau suivant prsente brivement les fonctionnalits principales de ces progiciels

Caractristiques:

On peut dire propos des ERP Open Source:


-Il reste un domaine encore trs novateur
-Il existe pourtant quelques cas dintgrations dERP dans des entreprises importantes tels que:

o EADS Astrium qui a choisi pour sa filiale Infoterra le progiciel ERP 5 avec comme
intgrateur Audaxis
o Yves Rocher a choisi pour une de ses entits dintgrer lERP Compiere avec comme
intgrateur Audaxis
- Lopen source a beaucoup volu ces dernires annes: Les logiciels libres ont cibl les petites
structures ds le dpart: Dvelopps en troite collaboration avec les utilisateurs et les
intgrateurs, ces solutions sont parfaitement adaptes ces entits.

- Linstallation des open sources est assez facile et TinyERP a t conu par exemple de faon
intgrer les processus les plus standards puisque la russite dun projet ERP ne dpend pas
uniquement du logiciel lui-mme mais encore de la prparation et de la ralisation du projet.
- L'Open ERP reprsente un idal de logiciel agile, apte rpondre nimporte quel besoin. Il
combine la fois la force dun diteur et une relle communaut qui balise la plupart des cas
dusages et fournit de prcieux retours, notamment sous forme de modules rutilisables. Tout
ceci a permis lvolution rapide des Open ERP.
Comme conclusion, les ERP Open Source restent encore un domaine novateur qui svolue dans
le march, mais il faut surement attendre quelques temps pour quil devienne vraiment mature.

Comparaison entre ERP Open Source et ERP Commerciaux :


Flexibilit:
- Les systmes commerciaux ne sont pas flexibles dans la nature. Ils permettent
daffaires avec dautres choix de changer leur faon de lentreprise.
- Quand il sagit de lopen source ERP tout tait dcid par le code. Les entreprises
peuvent faire les modifications ncessaires dans le code et sans beaucoup dappui
auprs du vendeur.
Temps de mise en uvre:
- Le temps allou pour la mise en uvre ERP open source est trs infrieur par
rapport aux commerciaux ERP.
Taux de russite:
- Quand il vient la question de compter sur le fournisseur de lERP, open source
bnficie dun avantage considrable que le commerce ERP du point de vue que
lopen source a permis aux utilisateurs de prendre soin des besoins par euxmmes, la productivit est galement leve dans les systmes ouverts de source
ERP et le taux dchec est trs faible, donc le taux de russite des ERP open
source sont beaucoup plus mieux.
Formation:
- Beaucoup de formation est ncessaire pour lutilisation commerciale ERP. Il appelle
de nombreux investissements en termes de temps et dargent, et si elles ne donnent
pas limpulsion ncessaire les rsultats seront mdiocres. De mme la validit des
sessions de formation conues et gres exclusivement par le vendeur est galement
discutable.

- Open source ne ncessite pas beaucoup de formation, la socit na pas besoin de


dpenser beaucoup sur la formation. Ceci est un autre moyen de rduire le niveau de
dpendance lditeur ERP.
Scurit:
- En comparant commerciaux et open source, les systmes commerciaux sont moins
scuriss. Ils sont en grande partie sujets des piges et les embuches des pirates.
- Mme si lopen source ERP rend tout transparent et disponibles dans le domaine
public, cest mieux de la mettre en lavis de lutilisateur chaque fois quelque chose
va mal.
Fonctionnalit:
- Les avantages dmontrables de produits open source plongent profondment dans
linfrastructure dune entreprise. Vous pouvez valuer et slectionner des entreprises
de logiciels ERP qui donnent des fonctionnalits dont vous avez besoin.

Les cots dun projet ERP:


Les cots d'un projet ERP se composent principalement de quatre parties dont le poids respectif
peut varier dans des proportions importantes. Les chiffres gnralement observs sont les
suivants :
Licences : 15 50%
Matriel : 10 20%
Intgration : 35 80 %
Maintenance : 15 25%
- Traditionnellement, le cot de la licence est le premier domaine de ngociation entre le client et
lditeur.
- A cette dpense initiale, sajoutent des cots de mise en uvre, essentiellement pour
lintgration et ladaptation.
Prix licence vs mise en uvre:

- Les chiffres constats montrent que pour 1 dpens en licence, il faut ajouter de 1 2 pour
la mise en uvre de lERP.
Bnfices:
La question des volutions dun ERP brouille lvaluation des cots et des bnfices. En effet, le
calcul du TCO se fait ncessairement primtre constant. Mais la ralit contredit cette vision
idale. En pratique, un ERP volue constamment, soit parce que l'entreprise veut couvrir de
nouveaux besoins fonctionnels, soit parce que lenvironnement professionnel ou
rglementaire exige des modifications.

Statistiques:
Il est finalement assez rare de voir des projets ERP se terminer dans les dlais en respectant le
budget. Une tude de Panorama Consulting Group, cite par Patrick Rahili, montre que 93% des
projets dpassent les dlais et que les 2/3 dpassent le budget.
Rpartition des couts:
1- Cot des licences: Le cot des licences dpend du primtre envisag pour la solution :
configuration du serveur, nombre d'utilisateurs. Mais les caractristiques mme du progiciel
peuvent fournir des marges de ngociation supplmentaires. Elles restent faibles avec des ERP
monolithiques, souvent surdimensionns. Elles deviennent plus importantes avec des ERP
modulaires, dont la tarification tient compte des modules effectivement choisis.
2- Matriel : un bon dimensionnement et une ngociation avec le fournisseur doivent permettre
den optimiser les cots.
3- Mise en uvre: La mise en uvre et lintgration reprsentent la partie principale des
dpenses dun projet :
a- le cot d'intervention de consultants extrieurs peut tre trs important. Il lest dautant
plus que lERP est peu flexible et que le volume des dveloppements spcifiques effectuer
est important
b- Un ERP doit aussi sintgrer avec les applications existantes de lentreprise
c- Une valuation technique rigoureuse doit tre ralise avant tout engagement chiffr.
d- Cest un domaine dlicat o les surprises sont nombreuses.
4- Maintenance: La maintenance ne reprsente qu'une petite partie du cot d'un projet mais cest
une partie sensible parce que rcurrente. Les hausses de tarifs imposes rcemment par SAP dans
ce domaine ont dfray la chronique. Il est vrai que linitiative de lditeur consistait rattraper
le taux couramment pratiqu sur le march. Mais plus gnralement, se pose la question de la
relation entre le tarif dune maintenance et le niveau de service rendu.
Le TCO et le ROI dun ERP :

Cot total de possession (TCO)

- TCO est un trs bon moyen d'valuer les cots lis un nouveau systme. Vous avez besoin
dinclure non seulement les cots de licences logicielles, mais aussi tous les autres cots directs
et indirects.
- Le TCO (Total Cost of Ownership) ou cot total de possession doit tre tudi ds le choix de
la solution. Il se calcule sur plusieurs annes, en gnral 5 ou 7 ans.
- Il dpend de nombreux critres du progiciel, et en particulier du primtre couvert et du nombre
dutilisateurs (ou taille de lentreprise), du cot rel des licences, remises comprises, et des cots
associs que sont lintgration, le fonctionnement et la maintenance.
- La difficult du calcul du TCO est quil faut prendre en compte tous les cots, aussi bien directs
quindirects. Les diteurs assurent leur client quils leur procurent le meilleur TCO mais ces
calculs thoriques ne peuvent remplacer un calcul sur des chiffres rels.

Voici un exemple simplifi dun calcul de TCO en K, provenant dun cas rel dont le primtre
comprend la comptabilit, la finance et la consolidation internationale.
Ce calcul suppose quaucune volution de linstallation na eu lieu, en dehors des prestations de
maintenance.
Optimisation des couts:

Pour optimiser les cots importants quentrane un projet ERP, une entreprise a intrt explorer
le maximum de pistes.
-

Il est important de les passer en revue et de slectionner celles qui correspondent


son profil.
Mais au-del dun catalogue de bonnes pratiques, lexprience vcue par des
entreprises confrontes des situations analogues et les conclusions quelles en ont
tires sont une source dinformations prcieuse.
Mise en uvre: Il faut examiner avec beaucoup dattention les ressources engages,
les mthodes et les solutions. Lexercice est complexe : il doit donc tre ralis de
manire bien contrle.

Des pistes pour rduire le TCO

Pour rduire le cot de possession, il faut la fois:


-

rduire les dpenses,


amliorer les mthodes

augmenter les bnfices.

- Des actions concrtes menes ds la prparation du projet peuvent y contribuer fortement. En


effet, de nombreux projets connaissent de srieuses difficults et nobtiennent pas les rsultats
attendus, faute de stre suffisamment impliqus dans la phase prparatoire.
1- Il faut commencer par bien dfinir lexistant en ralisant une cartographie du fonctionnement
et en dterminant les processus cls.
2- Ensuite, il sagit de bien dfinir les cibles en obtenant une expression complte des besoins, en
dterminant des objectifs clairs et en dimensionnant correctement le projet.
Cest ce qua fait SNPE / Matriaux nergtiques, fabricant de chargements propulsifs et
dquipements nergtiques pour la dfense et les industries aronautique, spatiale et automobile,
lors de la mise en place de lERP Qualiac. Comme lexplique Monique Dardaud, Responsable du
SI chez SNPE / Matriaux nergtiques, le dcoupage fonctionnel en modules a impliqu la
fois des utilisateurs et des informaticiens. Le travail a t men selon une mthode rigoureuse
prne par lditeur.

Calcul du TCO:

Pour pouvoir calculer le TCO du projet aprs son dploiement, il faut se donter doutils de
mesure.
- Tout dabord, il faut dterminer chaque composant du projet et le chiffrer. Il sera galement
ncessaire de disposer dindicateurs de mesure de performance, qui permettront de mesurer la
situation initiale, la situation lors du dploiement, puis les volutions ultrieures. Des outils de
mesure de performance seront dun grand secours.

Ngociations sur les couts, Que faire?

Parfois, les vendeurs vous donnera un faible cot pour les logiciels, mais rattrapera cela plus tard
avec plus de charges. Que faire ?
viter toute ambigut
Vous devez tre trs prcis sur vos besoins afin qu'il y ait un minimum d'ambigut.
Sil ya une ambigut, les vendeurs seront en mesure de dire que les besoins n'ont pas t
communiques assez clairement, et que des cots supplmentaires sont ncessaires.
vitez les cours en temps et matriel
Inclure tous les cots directs
Dans les systmes haut de gamme, les cots de mise en uvre pourraient facilement tre le
double du cot de la licence du logiciel.
Les cots de maintenance.
Les cots de matriel
Inclure tous les cots indirects
Il y aura des cots internes. Vous pouvez avoir besoin d'embaucher des ressources
supplmentaires. Beaucoup demploys en passant du temps sur le projet, ne seront pas en
mesure de complter leurs activits normales de travail.
Parlez-en des rfrences
Vous devriez galement vous renseigner sur les cots d'implantation.
Inclure les cots futurs
Mettez-le dans l'criture
Votre contrat devrait inclure des dtails sur ce qui est inclus dans la mise en uvre.
Les cots de licence
vitez de personnalisation
Ne penser pas automatiquement que vous avez besoin de personnaliser quelque chose que vous
faites actuellement, il pourrait y avoir une solution de contournement qui se prsentera aprs
avoir mieux compris le logiciel.

Retour sur investissement:

Le retour sur investissement ou ROI est difficile calculer.


En pratique, il nexiste pas de ROI gnrique pour un diteur ou un ERP.

Il faut mesurer le ROI pour chaque installation spcifique chez un client. Mais autant
il est possible de mesurer quelques processus indicatifs, autant il est difficile de
mesurer un gain de qualit.

Parfois, certains gains de productivit sont immdiatement mesurables, comme la


vcu Caillau lors de la mise en place dIFS Applications. Ce spcialiste des colliers de
serrage dans lautomobile et laronautique avait des cots dexploitation trs levs
sur son site dexpdition : celui-ci employait 40 personnes, et 4 personnes taient
mobilises pour constituer une seule palette. Selon Halim Mahdi, DSI de Caillau, le
gain obtenu avec la mise en place de lERP a t immdiat, grce un nouveau
systme homogne et flexible.

Conduite d'un projet ERP:


La conduite d'un projet ERP doit tre mene de manire raliste. Par exemple, il est essentiel
didentifier les processus prioritaires afin de se concentrer dans un premier temps sur les cibles
essentielles du projet. Le dveloppement et le dploiement pourront ainsi se faire de manire
incrmentale, avec une estimation des rsultats chaque tape. Cest un bon moyen de contrler

les cots, dviter les drives coteuses, mais aussi de rorienter le projet au vu de certains
rsultats inattendus.
Exemple 1:
Client ERP: Csar Group, leader mondial des articles de fte, en particulier masques et
dguisements
Fournisseur ERP: Sage X3
Mise en uvre: le projet a t men de manire progressive et itrative, pays par pays, avec une
bonne matrise des cots.
Bertrand Bouniol, DSI/CIO de Csar Group, dclare : nous avions besoin dun outil standard
et adaptable, car il nexiste pas de solution verticale dans notre domaine. Nous avons commenc
le dveloppement dans un pays, nous avons rutilis et adapt la solution dans un autre et
effectu des retours en arrire quand ctait ncessaire. Le cot du projet a t limit et nous
avons vit leffet tunnel grce aux nombreuses itrations.
Exemple 2:
Un autre type dconomie dans la dure est la prise en main dune solution par le client. Chez
SNPE / Matriaux nergtiques, il y a eu un transfert de comptence de lditeur vers le client.
Monique Dardaud prcise : nous avons maintenant un spcialiste Qualiac en interne, qui sait
raliser des petites modifications sans faire systmatiquement lditeur.

Projet ERP dans une entreprise:

A- Analyse

Commencez avec une comprhension des facteurs critiques de succs (FCS)


Si une exigence ne peut pas tre mappe directement une FCS, alors ce n'est pas critique.
Dfinir des mesures de succs
Avant de commencer tout projet, vous devez savoir comment mesurer le succs en termes
d'conomies, l'augmentation des revenus, l'augmentation de part de march...
Mesures de la loi succs en tant que source de motivation pour le personnel lors de la mise en
uvre, l'aide garder le projet sur les rails et concentrer les efforts sur l'atteinte des objectifs
d'affaires importantes.
Comprendre le processus d'affaires existants et rechercher des opportunits pour
l'amlioration des processus d'affaires
Tant que vous navez compris le processus d'affaires existants, vous n'tes pas prt.
Parler aux gens qui font le travail. Sur le chemin, votre valeur ajoute peut tre trouver des
faons d'amliorer le processus d'affaires.
Ne pas tre ambigu dans la dfinition des exigences

Ne perdez pas de temps sur les fonctionnalits de base


Prioriser
Utilisez un systme de numrotation telle que "5" pour critique,
"4" pour lev, "3" pour les moyennes, "2" pour le bas, "1" pour N / A. Si vous avez la plupart du
temps 5, il ya quelque chose de mal.
Grer porte, le budget et le calendrier
La gestion de projet est le facteur cl pour prdire la russite de tout projet. La gestion de projet
comprend la gestion de la porte, le budget et le calendrier.
Envisager de travailler avec une mthodologie structure de telles que publies par le Project
Management Institute (PMI).
Obtenir la participation des employs
Reconnatre la quantit importante de connaissances des employs et la contribution potentielle
des employs.
Grer les risques
Cherchez les risques ventuels, leur impact et leur probabilit d'occurrence. Encourager tous les
parties intresses laborer des stratgies pour attnuer les risques.
Assurer la gestion de buy-in
Communiquer porte du projet et obtenir buy-in aux tapes critiques le long du chemin.
Slection des fournisseurs
Identifier les fournisseurs potentiels

Critres de choix ERP Open Source

Etendue de la couverture fonctionnelle


Connecteurs natifs pour SGBD Oracle, IBM, SQL, MySQL et PostgreSQL
Support SOAP, XML-RPC et WSDL

B- Slection des fournisseurs

Lancer un appel doffre


Lappel d'est un bon outil pour communiquer vos besoins de manire uniforme des fournisseurs
et de crer une courte liste de fournisseurs. Demandez aux fournisseurs de rpondre des
questions relatives au cot, technologie, base de clientle, le dveloppeur, etc.

Assister des dmonstrations


Les vendeurs devraient maintenant connatre vos facteurs de succs et les exigences essentielles
et devrait tre donne un ordre du jour afin que le temps est allou correctement. You should
attend no more. Vous devez suivre pas plus de 4 dmonstrations, et limiter le temps de 2-3
heures. Il y aura du temps pour un examen dtaill plus tard. Demandez chaque participant
d'identifier les principales forces et faiblesses,
Prouver que le systme va travailler pour vous
Prparer un script qui contient un chantillon de transactions qui devraient tre traites par
l'ensemble du systme. Le script est une journe dans la vie de votre entreprise contient les plus
importants processus d'affaires important avec des modles de documents et de rapports.
Connatre le cot total de possession (TCO)
Vous avez besoin de comprendre tous les cots, y compris les frais de licence, la mise en uvre,
le support, le matriel, les rseaux et les communications avant de prendre une dcision.
Sur Internet
Pensez faire une dmonstration sur l'Internet, surtout si certains vendeurs ne sont pas locaux. Il
ya d'excellents outils pour dmontrer des systmes sur Internet.
Crer une quipe
Vous avez besoin d'une quipe de personnes pour assister la dmonstration qui reprsentent
tous les principaux processus oprationnels de l'entreprise.
Gardez un calendrier serr
Fournir un calendrier, qui montre exactement combien de temps ils disposent sur chaque section.
Gardez le score
Vous avez besoin d'un moyen d'valuer chaque fournisseur. Chaque personne de votre entreprise
participant la dmonstration devrait tre de compter les points. (Atouts, Faiblesses, Rsultat,
Suivi, ncessits, Vendeur et Dveloppeur, qualifications/background, Fonctionnalits,
Cot total de possession, Mise en uvre /Support, Technologies, etc.)
Preuve de Concept
L'ide est de rduire le champ seulement deux vendeurs et concentrer votre attention sur eux.
Envoyez-leur un script d'une journe dans la vie de votre entreprise.

C- La mise en uvre se constitue de 5 tapes principales :

1 Cadrage
Dfinition des objectifs, Dfinition du primtre du projet, Validation des planning, Vrification
et Validation de la disponibilit des ressources externes et internes, Construction de lquipe

projet, Estimation et validation du budget, Mise en place de lassurance qualit, Lancement du


projet
2 Conception et Modlisation
Modlisation de lorganisation de lentreprise, Modlisation des processus
3 Paramtrage et Dveloppement
Paramtrage, Dveloppement spcifique, Tests unitaires
4 - Prparation Au Dmarrage
Formation ( loutil), Reprise des donnes
5 Mise en production et Support
Mise en production, Vigilance sur les caractristiques techniques, Hot line

Conseils pour une mise en uvre russie:

Lamlioration des processus daffaires


Ne prsumez pas que vos processus d'affaires existants est le meilleur moyen de faire le travail.
Mme pire, ne pas insister sur la modification du nouveau systme pour faire exactement ce qui
a t fait avant. D'abord, s'assurer qu'il existe une comprhension des processus d'affaires
existants.
Gestion de projet
La gestion de projet est un facteur cl pour prdire la russite de tout projet.
La gestion comprend la gestion de la porte, le budget et le calendrier.
Champion interne
Un champion interne doit tre allou au projet.
Il est prfrable d'attribuer le champion interne au dbut du projet.
Participation des employs
Vous avez besoin de leur implication pour de nombreuses raisons. Sans elle, vous pourriez
risquer de manquer des critiques processus d'affaires qu'ils sont seuls connatre.
Best People
Vous voulez que vos meilleures personnes soient impliques dans la mise en uvre. Ils ont la
confiance des leurs collgues, connaissent l'entreprise ainsi, et gnralement ont la bonne
attitude.
La mise en uvre va prendre du temps. Vous devez rduire leur charge de travail normale.
Gestion des risques
Cherchez les risques potentiels, leur impact et leur probabilit d'occurrence. Encourager tous les
parties intresses laborer des stratgies pour attnuer les risques.
Communiquer
Communiquer officiellement, officieusement et frquemment.
Prototypage vaste
Mfiez-vous des Customizations
Examen de l'application Apres-Implementation
Apprenez de vos erreurs et il ya toujours place amlioration
Les diffrents environnements de travail dun ERP :

Un ERP contient gnralement trois environnements de travail :

- Un environnement de dveloppement "DEV" qui permet dadapter le progiciel standard


des besoins spcifiques de lentreprise.
- Un environnement de test "TEST" qui permet de raliser des simulations permettant de
tester de nouveaux paramtrages et de vrifier le fonctionnement correct du progiciel par
rapport un processus de gestion donn (une vente, un achat, une sortie de stock, )
Un environnement de production "PROD" qui correspond au progiciel utilis par les
gestionnaires de lentreprise au quotidien.