2010

Gua de Auditora

Gua para identificar riesgos en el Proceso

de Inventarios

www.auditool.org
Red de Conocimientos en Auditora y Control Interno

31/10/2010

Identificacin de riesgos en el proceso de inventarios

Dentro del proceso de planeacin de la auditora, el auditor identifica las transacciones
significativas.
Teniendo en cuenta la NIA 315, identificacin y evaluacin de los riesgos de error material
mediante el entendimiento de la entidad y sus entorno, en la fase 3 de nuestra
metodologa, el auditor debe entrar a determinar los riesgos de los procesos que
administran las transacciones significativas, enfocando su esfuerzo a determinar aquellos
riesgos que amenazan los siguientes objetivos definidos por COSO:
Objetivo 1: Preparacin y publicacin de informacin financiera confiable
Objetivo 2: Cumplimiento con las leyes y normas aplicables.
Determinados los riesgos que amenazan estos 2 objetivos en el proceso que administra la
transaccin significativa y teniendo en cuenta la NIA 330, Respuestas del auditor a los
Riesgos Evaluados, el auditor debe entrar a identificar los controles relevantes que
mitigan los riesgos y a evaluar el diseo, la implementacin y efectividad de estos
controles. (Ver Gua de Auditora Fase 3)
Relacin de las aseveraciones con los riesgos en el proceso de inventarios
Las aseveraciones le ayudan a comprender al auditor los riesgos que se pueden
materializar partiendo de la base que las aseveraciones son las declaraciones que un
tercero interesado en una compaa esperara encontrar en los estados financieros.
Teniendo en cuenta lo anterior, el auditor debe esperar que la informacin financiara
cumpla con las siguientes aseveraciones dentro de un proceso de inventarios para
cumplir con los objetivos 1 y 2 definidos pos COSO.
Aseveraciones en un proceso de inventarios
Integridad: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso
de inventarios han sido registradas en los estados financieros.
Existencia: Las cuentas relacionadas con el proceso inventarios existen a una fecha
determinada
Exactitud: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso
de inventarios han sido registradas apropiadamente (fechas, conceptos, cantidades,
valores)
Presentacin y revelacin: Todas las transacciones que afectan las cuentas
relacionadas con el proceso de inventarios han sido clasificadas en las cuentas
correspondientes y se han revelado los temas relevantes del proceso de inventarios y sus
cuentas relacionadas, de acuerdo con las polticas contables y el marco legal vigente.

Aseveraciones en las cuentas relacionadas de un Proceso de Inventarios

Cuentas relacionadas

Integridad

Existencia

Exactitud

Inventarios

Presentacin
y revelacin
X

Costo de ventas

Proceso de inventarios
El proceso de Inventarios es nico debido a su estrecha relacin con otros procesos de
operaciones (Compras, Ventas y Recursos Humanos) y a la complejidad de sus
transacciones.
Algunos de los factores que afectan la complejidad de la auditora de inventarios son:
1)

En la mayora de las compaas el inventario es una partida significativa en los

estados financieros

2)

El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado y

dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el
producto es vendido.

3)

Se puede encontrar en diferentes ubicaciones.

4)

La diversidad de inventarios puede generar dificultades para el auditor

relacionadas con la valuacin y observacin (Ejemplo: qumicos, Inventario a
granel, oxigeno, joyas).

5)

La valuacin del inventario tambin es compleja debido a factores como la

obsolescencia.

6)

Existen varios mtodos de valuacin de inventarios que son aceptados pero los
clientes los deben aplicar de manera uniforme ao tras ao

7)

El inventario en trnsito muchas veces no es reconocido por la compaa

teniendo en cuenta los trminos INCOTERMS .

8)

Puede existir inventario en poder de terceros que muchas veces no es

controlado de forma adecuada.

Teniendo en cuenta lo anterior, y antes de entrar a identificar los riesgos y controles del
proceso de inventarios, vamos a nombrar algunos aspectos que el auditor debe tener en
cuenta.
Tipos de inventario:
Se identifican los siguientes tipos de inventario

Materias primas y partes compradas.

Bienes parcialmente terminados, llamados: inventario en proceso.

Inventario de bienes terminados

Partes de reemplazo, herramientas y consumibles.

Bienes en trnsito

Inventario final (que es cada que se cierra el periodo fiscal ms conocido al 31 de

diciembre).

Mtodos de valuacin de inventarios:

Comnmente se utilizan 4 mtodos de valuacin de inventarios:

Promedio

Primeras entradas primeras salidas (PEPS)

Ultimas entradas primeras salidas (UEPS

Identificacin especfica

Contabilidad de costos:
Entre los diferentes tipos generales de Contabilidad existe la llamada Contabilidad de
Costos. La Contabilidad de Costos es interna y se utiliza para medir los costos de
produccin de algn producto o servicio, para tomar diferentes tipos decisiones en cuanto
a produccin, organizacin de la empresa, proveedores de materias primas o servicios
para la empresa, personal, etc. La Contabilidad de Costos tambin se usa para generar y
establecer el Costo Estndar o Estndar de Produccin para las empresas. A
continuacin se describe lo que es un Costo Estndar.
El Costo Estndar se desarrolla con base a los costos directos e indirectos
presupuestados. El Costo Estndar es una medida de qu tanto debe costar producirse
o entregarse una unidad de producto o servicio.
Al cierre de cada mes, la compaa debe ajustar el costo estndar al costo real, que es
como se va a reflejar en los estados financieros.
Inventario en Trnsito: Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro.
Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las
plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

INCOTERMS
Surge de la frase en ingles "International Commerce Terms" que bsicamente son los
trminos de compra y venta internacional que establecen y determinan los derechos,
responsabilidades y obligaciones de las partes que intervienen en la operacin. Es muy
importante destacar que los Incoterms regulan entre otras, cuatro puntos crticos que
soporta toda transaccin comercial:

La entrega de la Mercanca

Transferencia de Riesgos

Distribucin de Gastos

Trmites documentales

Administracin del inventario: El Cundo? y Cunto? ordenar son las preguntas en

las que se basa la administracin de inventarios, si se reabastece el inventario en
periodos cortos de tiempo la cantidad pedida debe ser pequea lo cual reduce el costo de
conservacin pero se incrementa el de ordenar; si se reabastece el inventario en periodos
largos de tiempo la cantidad pedida debe ser grande lo cual reduce el costo de ordenar
pero incrementa el costo de conservacin.
En administracin de inventarios existen modelos de reabastecimiento de inventario que
tratan de equilibrar los costos y reducirlos al mximo as con dichos modelos el cliente
puede saber: Cunto inventario ordenar? y Cundo ordenar inventario?

Buenas prcticas para el manejo de inventarios: Las compaas exitosas tienen gran
cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los
inventarios incluyen:
1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual
sistema se utilice
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao
descomposicin
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo
unitario
6. Comprar el inventario en cantidades econmicas
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo
cual conduce a prdidas en ventas
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios

Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de inventarios

1) Entendimiento del proceso de Inventarios

El primer paso es entender el proceso desde la entrada de la materia prima y/o producto
terminado a la bodega hasta la salida del producto terminado de la bodega. Tenga en
cuenta que este proceso lo tenemos que conectar con los procesos de compras, ventas y
nmina.
2) Identificacin de riesgos y controles
Con base en el entendimiento del proceso se identifican los riesgos que amenacen la
integridad, existencia y exactitud de las cifras.
Antes de empezar a revisar cada actividad debemos concluir si el proceso cuenta con
una adecuada segregacin de funciones.
Si en la evaluacin de la segregacin de funciones concluimos que no con confiamos en
esta, el auditor puede tomar la decisin de tomar un enfoque sustantivo, por lo tanto no
realizar pruebas a los controles.
Si estamos tranquilos con la segregacin de funciones podemos pasar al siguiente paso
que es dividir el proceso de compras en actividades susceptibles a la generacin de
riesgos.
Estas actividades son:
1)

Almacenamiento

2)

Registro de utilizacin de materia prima, costos directos e indirectos (Gastos de

personal, servicios pblicos, etc)

3)

Costeo de los productos

4)

Salida de productos

5)

Ajustes al inventario y al costo de ventas

En cada una de estas actividades procedemos a identificar riesgos y controles que los
mitiguen. Seleccionando aquellos controles que cumplan con las siguientes
caractersticas:

Los ms eficientes de probar

Los que mitigan ms nmero de riesgos.

Los que cubren un mayor nmero de aseveraciones

Si se trata de un cliente recurrente se debe tener en cuenta la evaluacin de los

aos anteriores.

A continuacin mostramos un ejemplo de cmo podemos identificar riesgos y controles de

una forma sencilla mediante la utilizacin una matriz de riesgos y controles.
Los ejemplos aqu enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones,
simplemente queremos que sirvan de gua para facilitar la identificacin de riegos y
controles por parte del auditor.

Riesgo

Control
1

Control
2

Control
3

1) Almacenamiento
Que los inventarios adquiridos o
comprados no sean ingresados
fsicamente al almacn.

Que los inventarios sean sustraidos sin

autorizacin

Que el inventario en poder de terceros no

se controle de forma efectiva.

Que los inventarios registrados en el

krdex de almacn no existan

Que la informacin del kardex sea

diferente a la registrada en el libro mayor

Que no se registre una provisin por

inventario obsoleto, daado o de lenta
rotacin.

2) Registro de utilizacin de materia

prima, costos directos e indirectos
(Gastos de personal, servicios
pblicos, etc)
Que no se registren la totalidad de los
costos directos e indirectos de produccin
en el inventario.

Que los costos directos e indirectos de

produccin se registren de forma
incorrecta.

Que los inventarios de materia prima

solicitados al almacn no coincidan con
los utilizados en produccin

3) Costeo de los productos

Sobrevalorizacin o subvaluacin del
inventario y costos de los productos
vendidos

Control
4

Control
5

Riesgo
Que no los inventarios y el costo de
ventas no se ajusten del costo estandar al
costo real.

Control
1

Control
2

Control
3

Control
4

Control
5

4) Salida de productos
Que se retire mercanca sin autorizacin

5) Ajustes al inventario y al costo de

ventas
Que se realicen ajustes al inventario y/o al
costo de ventas no autorizados