Dicas Excel

[ Como Usar Hyperlinks para outros Documentos?
]
O pacote Office permite que voc trabalhe com hyperlinks em documentos, lincando- os a outros documentos.
Com o Excel no diferente:
1.
Clique no boto Inserir Hyperlink na Barra de Ferramentas padro;
2.
Na caixa de dilogo Hyperlink , selecione o arquivo a ser linkado;
H um outro modo, alis bem interessante, de fazer isso usando um trecho do prprio documento a ser linkado:
1.
Selecione e copie um trecho do outro arquivo;
2.
Use o Menu EDITAR para colar esse trecho no documento atual como um hyperlink.
As pessoas podero ver ou ler a parte selecionada do outro documento, e se estiverem interessadas, clicar em
qualquer trecho do hyperlink, e ir diretamente para o outro documento.
[Como Converter Texto para Colunas? ]

Em muitos casos pode- se eliminar o uso de frmulas para dividir uma coluna de texto, em diversas colunas de
textos, quebrando o texto por espaamentoos fixos, ou por tabulao, ou por espao, etc.
Basta lanar mo do menu DADOS * TEXTO PARA COLUNAS
(ou ento pressionar a teclas [ALT]+[D] +[E]).
Selecionando tal comando iniciado um Wizard do Excel que te guiar por todas as etapas necessrios
converso pretendida por voc.
[ Como colocar um boto para imprimir uma regio? ]
Para configurar a impresso de uma regio no EXCEL, voc pode selecionar a rea a imprimir e ento usar a Barra
de Menus para selecionar o comando:
ARQUIVO * REA DE IMPRESSO * DEFINIR REA A IMPRIMIR. Depois s mandar imprimir.
Mas por que usar a Barra de Menus se voc pode usar um BOTO?. Basta voc adicionar o boto DEFINIR REA A
IMPRIMIR sua Barra de Ferramentas:
1. Escolha FERRAMENTAS * PERSONALIZAR;
2. Clique na aba COMANDOS;
3. Sob CATEGORIAS, selecione ARQUIVO;
4. Sob COMANDOS, ache o cone DEFINIR REA DE IMPRESSO e arraste- a para a posio desejada na Barra de
Ferramentas normal;
5. Clique no boto FECHAR;
GEEK BRASIL http: / / w w w . geekb rasil.com.br -
Agora nas prximas vezes que voc quiser imprimir uma rea, bastar apenas selecionar a rea a ser impressa e
clicar no boto recm definido.
[ Como quebrar linhas dentro das clulas? ]
Acho que a maioria sabe que o EXCEL permite que se faa quebra de linhas dentro de cada clula. Entretanto
necessrio clicar com o boto direito na clula desejada e selecionar a opo atravs de alguns nveis de menu.
Porm h um jeito muito mais simples, e talvez at mesmo mais efetivo, de fazer isso, de um modo direto e sem
navegar por menus:
1. Digite algum texto dentro de uma clula;
2. Pressione [Alt]+[Enter] para inserir um RETORNO FORADO, iniciando uma nova linha dentro daquela clula;
3. Digite mais um pouco de texto;
4. Pressione [Enter] quando tiver acabado de digitar todo o resto do texto.
O Excel ir dar uma quebra de linha para que todas as linhas caibam no espao (largura) da clula;
Isto algo muito prtico, voc vai quebrando a linha apenas com o uso do teclado, e enquanto vai digitando.
[ Como copiar dias da semana? ]
O EXCEL permite que voc faa dois tipos de cpias, envolvendo clulas que contenham dias da semana.
Copiando o dia da semana seqenciando os dias, ou copiando o mesmo e fixo dia da semana:
Copiando seqencialmente os dias da semana:
o mtodo mais direto....
1. Digite um dia da semana (por exemplo: tera- feira);
2. Arraste a clula com o dia sobre as demais clulas, at alcanar o nmero de dias desejados;
Pronto em cada clula consecutiva apareceu um dia da semana (a 2 clula escrita quarta- feira, a 3 escrita
quinta- feira, e assim por diante;
Mas se o que voc deseja copiar o mesmo dia da semana
(exemplo: para criar 4 colunas de teras- feiras), faa assim:
1. Digite um dia da semana (por exemplo: tera- feira);
2. Arraste a clula com o dia sobre as demais clulas, mas mantendo a tecla [Ctrl] pressionada, at alcanar o
nmero de dias desejados;
Pronto em cada clula consecutiva apareceu o mesmo dia da semana (na 2 clula estar escrito tera- feira, na 3
estar tera- feira, e assim por diante em todas as clulas que receberam a cpia com o [Ctrl].
Como gerar nmeros realmente randmicos? ]
Muitas vezes precisamos entrar dados de teste, para quando estamos desenvolvendo novas aplicaes. Digitar
nmeros aleatoriamente no fcil, e com certeza nunca sero realmente nmeros randmicos, se apenas
ficarmos "chutando" os nmeros, alm do trabalho todo de digitar uma srie grande de nmeros. Por que no
deixar o Excel fazer isso por voc?
1.
Na clula desejada digite =ALEATRIO() e pressione [ENTER];
2.
A clula mostrar um nmero randmico (no caso entre 0 e 1).
3.
Para outras faixas digite
1.
=ALEATRIO()*10 (para nmeros entre 1 e 10);
2.
3.
e assim por diante...
E o melhor de tudo: cada vez que voc pressionar a tecla [F9], ou entrar novamente na planilha, todos os nmeros
sero novamente gerados).
Como inserir data ou hora de modo rpido? ]
Quando precisar digitar a data ou a hora numa clula, por que digitar toda a informao, correndo o risco de errar
o que est digitando, quando voc pode apenas dar 2 toques?.
Como fazer isso no Excel, fcil:
Para inserir a DATA pressione [CTRL][;] (a tecla CTRL
e a tecla ; juntas)
Para inserir a HORA pressione [CTRL][:] (a tecla CTRL
e a tecla : juntas)
O que significa essa ^&#@##@!X de ##### na minha clula? ]
Quantas vezes caprichamos numa frmula, e gastamos todos os nossos cansados neurnios, numa frmula mais
complicada, tudo para aparecer, como que nos xingando, apenas uns ###### na clula.
No se desespere, o Excel est apenas dizendo - em sua lngua - que no tem espao para mostrar o resultado
numrico da sua frmula.
Para resolver basta dar um duplo clique na margem direita do cabealho da coluna onde a clula afetada reside.
(Nota: tal ao alarga o tamanho de toda a coluna, deixando - a no tamanho da maior clula existente na
coluna)
Como fazer para fazer mltiplas comparaes (funo SE)? ]
Uma das mais usuais operaes que se delega ao Excel, para que ele nos ajude na tomada de decises de forma
automtica, usando a funo SE (como no exemplo abaixo):
=SE(A5>0,5*A4;"ALTO";"BAIXO")
Neste caso o Excel compara o valor na clula A5, e verifica se maior que a metade do valor da clula
A4; se verdadeiro mostra "ALTO", se falso mostra "BAIXO";
Mas s vezes precisamos de lanar mo de mais de uma comparao; no exemplo abaixo necessrio saber se
um aluno foi aprovado, se for reprovado, ou se ficou de recuperao:
=SE(Media<5;"Reprovado";SE(Media=5;Recuperao";"Aprovado"))
Neste exemplo (fornecido pelo amigo Jos Antnio), usada uma referncia nomeada (Media uma
clula que foi nomeada dentro do Excel, assim no precisa ser referida pelo seu endereo fsico - ex.:
C54 - podendo ser usado o nome, dado clula, de modo direto.
Este exemplo usa o ANINHAMENTO de funes SE: como um dos argumentos da funo SE inicial
usada uma outra funo SE, e cujo argumento final (no caso o "Aprovado") a resposta para falso nas
duas condies definidas (Media < 5 e Media = 5);
Explicando melhor, passo a passo:
1.
O Excel checa se o valor da clula Media inferior a 5 (<5 );
2.
Se for verdadeiro ento mostra a palavra "Reprovado" na clula;
3.
Se for falso ento processa a segunda funo SE;
4.
Se esta der verdadeiro para a condio (Media=5 ) ento mostra "Recuperao";
5.
Se for falso ento mostra que o aluno foi "Aprovado";
Mas outras vezes as coisas se enrolam um pouco mais, e necessitamos fazer, por exemplo, 4 comparaes de
faixa, para calcularmos um valor de imposto, por exemplo. Como fazer?
Exemplo: Taxas de Imposto: Custo<100 = = Imposto=8%; Custo> =100 e <150 = = Imposto=10%; Custo> =1 50 e
<200 == Imposto=12%; e Custo> =200 == Imposto=15%.
Vamos por partes (como diria Jack, o Estripador); devemos montar nossa seqncia de SEs de sorte a pegar cada
faixa seqencialmente; colocando os valores da taxa para cada caso "fechado" e partindo para novos SEs nos
casos ainda "em aberto"; veja a frmula abaixo primeiramente (Ateno a linha de baixo deve ser escrita numa
NICA linha):
=SE(Custo<100;Custo*0,08;SE(Custo<150;Custo*0,10;
SE(Custo<200;Custo*0,12;Custo*0,15)))
Explicando melhor, passo a passo:
1.
Se o custo for <100 , o clculo Custo * 8%, direto;
2.
Se o custo for <150 (e ele no era inferior a 100 - SE anterior) o clculo Custo * 10%;
3.
Se o custo for <200 (e ele no era inferior a 150 - SE anterior) o clculo Custo * 12%;
4.
Se o custo no for nenhum dos anteriores (ento ele maior ou igual a 200),
o clculo Custo * 10%;
Como fazer que o diretrio padro seja outro que o Meus Documentos? ]
Quando se instala o Excel, por padro ele aponta o diretrio (pasta) "Meus Documentos" como o local padro para
ler e gravar planilhas. Para mudar tal padro, e permitindo que voc defina um diretrio mais especfico, siga os
passos abaixo:
1.
Selecione o menu Ferramentas * Opes;
2.
Clique na aba Geral;
3.
No campo "Local Padro do Arquivo:" digite o caminho completo;

exemplo: C:\Excel\Planilhas \Secretas;
4.
Pressione o boto [OK];
Minha planilha est protegida e quando clico num boto de macro d erro? ]
Quando se protege uma planilha, na verdade uma regio dessa planilha, nada poder alterar qualquer das clulas
que fazem parte das regies protegidas pelo atributo TRAVAR (obtido pela seleo do menu Formatar * Clulas
* Proteo * Travada), exceto se a planilha for desprotegida instantes antes da alterao requerida ser acionada.
Para que um boto de macro, ao ser acionado, no cause um erro ao tentar alterar alguma das clulas protegidas
voc tem, portanto, trs alternativas:
Altere a regio protegida para que fique destravada; ou
Altere a macro, de tal maneira a no alterar tal regio;
Desproteja a planilha no incio da macro / proteja- a novamente ao final;
Para conhecer maiores detalhes, e checar vrias nuances do modo de proteo do Excel, veja:
Excel: Protegendo o Contedo da Planilha
Como fixar algumas clulas, como um cabealho, para no se moverem? ]
1.
Coloque o cursor 1 clula abaixo da ltima linha, ou direita da ltima coluna (se for nas duas direes
atenda s duas condies simultaneamente), que quer fixar;
2.
Selecione o menu Janela * Congelar Painis;
Pronto ir aparecer um trao horizontal mais grosso, ou um trao vertical (ou os dois), e voc poder se deslocar
vontade que as linhas, ou colunas (ou as duas ao mesmo tempo) selecionadas ficaro estticas, sempre visveis
na tela.
Para remover um painel que foi congelado, basta selecionar o menu Janela * Descongelar Painis;
Como colocar numa clula o menor valor de uma regio? ]
x | __A___ | __B___ | __C___ | __D___|

1:| 123,65 | 322,54 | 321,55 | ?????|
1.
Coloque o cursor na clula onde deseja- se obter o resultado (no exemplo D1 );
2.
Digite a frmula do valor MNIMO (perceba quando 2 pontos e quando ponto&vrgula):
Se for uma regio contnua a frmula : =MNIMO(A1:C1) ; (indique apenas o incio e o fim)
Se for uma regio dispersa a frmula : =MNIMO(A1;B1;C1); (indique cada clula desejada)
3.
Pressione a tecla [ENTER];
O Excel permite algumas outras funes estatsticas similares; veja alguns exemplos:
O maior valor: =MXIMO(A1:C1);
A mdia dos valores: =MDIA(A1:C1);
A somatria dos valores: =SOMA(A1:C1);
Como preencher uma regio com datas sem aparecer os finais - de- semana? ]
1.
Na primeira clula (por exemplo: F5) digite a data inicial desejada;
2.
Na clula seguinte (F6) digite a frmula: =F5 +(MOD(F5;7)=6)*2 + 1;
3.
Formate a clula para que a data aparea no formato desejado;
4.
Clique na clula F6 e, segurando o boto esquerdo do mouse sobre seu canto inferior direito, arraste- a
at preencher toda a regio desejada;
Explicao Tcnica: a funo +(MOD(X;7)=6 quando verdadeira (isto : quando a data anterior uma
sexta - feira) gera a adio de 1*2 (= 2 dias) data anterior, pulando efetivamente de tal data (que uma
sexta - feira) direto para a prxima segunda - feira;
Como preencher uma regio com dados de uma lista do Excel? ]
1.
Digite o dado na primeira clula (exemplos: Janeiro ou segunda);
2.
Clique com o mouse no canto inferior direito da clula inicial (o cursor vai mudar para uma pequena
cruz);
3.
Arraste essa cruz, sempre com o boto esquerdo do mouse pressionado, at marcar toda a regio
desejada;
4.
Solte o boto do mouse;
Como somar os nmeros de uma regio?]
1.
Selecione com o mouse toda a regio que contm os nmeros a somar;
2.
Clique no boto de Soma (marcado com o smbolo de [Somatria (letra grega: Sigma)];
Como usar modelos prontos do Excel? ]
1.
Selecione o menu Arquivo * Novo;
2.
Em Solues de Planilha escolha o tipo de planilha que parece melhor representar a sua planilha;
3.
Clique no boto [OK];
Como mover uma regio de dados? ]
1.
Selecione, com o mouse, toda a regio que quer mudar de lugar;
2.
Clique com o boto esquerdo do mouse em qualquer borda da regio (o cursor muda para uma seta);
3.
Mantenha pressionado o boto enquanto move toda a regio para o novo local;
4.
Solte o boto do mouse;
Usando as Frmulas Matriciais

O Que uma Frmula Matricial
No Excel uma frmula matricial executa clculos mltiplos e, em seguida, produz um resultado nico, ou resultados
mltiplos. Frmulas matriciais agem sobre um ou mais conjuntos de valores, que so conhecidos como argumentos de
matriz. Cada argumento de matriz deve ser retangular e cada argumento precisa ter o mesmo nmero de linhas e/ou o
mesmo nmero de colunas que os outros argumentos.
Para produzir resultados mltiplos, a frmula deve ser inserida em clulas mltiplas.
No Excel para se inserir uma frmula matricial, deve- se pressionar as teclas [CTRL]+[SHIFT]+[ENTER]
simultaneamente. O Excel coloca frmulas matriciais entre chaves { e }.
Atentar para que essas chaves NUNCA sejam digitadas, pois assim no funcionar.
Recurso Pouco Utilizado

Alm de pouco utilizado, por parecer muito complexo, um recurso que quase ningum conhece. Para facilitar a
compreenso daremos abaixo dois exemplos de sua utilizao prtica. O primeiro exemplo ilustra a utilizao da
frmula matricial como auxiliar na contagem de repeties de nmeros. O segundo exemplo ilustra a utilizao da
mesma na elaborao de uma lista de repeties de nomes. Para facilitar, ainda mais, disponibilizamos uma planilha com
estes exemplos, completos, e que voc pode baixar para checar e adaptar s suas necessidades. O link para o download
est no final desta pgina.
Exemplo 1: Contando o Nmero de Repeties numa Faixa de Clulas
Imaginemos que exista uma faixa de clulas onde so guardados diversos nmeros, nmeros esses que podem, ou no,
se repetir dentro da faixa de entrada dos dados. Queremos ter a condio de saber quantas vezes um determinado
nmero aparece dentro da faixa de entrada.
Cenrio:
Nas clulas de A3 at A15 so colocados
os nmeros, que podem ter, ou no,
repeties. Na clula B3 se digita um
nmero - aquele que se quer conhecer o
nmero de vezes que aparece na faixa de
dados. Finalmente o resultado - o
nmero de vezes que um dado valor
aparece na faixa de entrada dos dados deve aparecer na clula C3.
Aplicando a Frmula Matricial:
Com o cursor na clula C3, digita- se a
seguinte frmula:
=SOMA(SE(A3:A15=B3;1;0)) - s que ao
invs de pressionar a tecla [ENTER], como
se faz em todas as demais situaes,
para inserir uma frmula matricial se
pressionam, simultaneamente, as teclas
[CTRL]+[SHIFT]+[ENTER].
O Excel ir representar a frmula entre

chaves, como mostrado abaixo:
{=SOMA(SE(A3:A15=B3;1;0))}
A
1
Demonstrao de Frmula Matriz # 1
Entradas
Checa este
Nmero
No. De Repeties
10
10
12
10
15
Na clula acima
digita- se o nmero
que se deseja
pesquisar as
repeties
Na clula acima
aparece o nmero
de repeties do
valor digitado
16
15
15
10
12
11
10
12
19
13
18
14
18
15
17
Como Funciona:
O Excel, percebendo se tratar de uma frmula matricial, passa por todas as clulas da faixa demarcada,
comparando- as com o valor digitado na clula B3 - SE(A3:A15=B3) . Quando uma das clulas contiver um
nmero idntico a frmula retorna o valor 1, seno retorna o valor 0. Ao final da faixa ser totalmente
checada o Excel totaliza os zeros e uns (atravs da funo =SOMA) encontrados em cada comparao. Essa
soma exatamente igual ao nmero de vezes que tal nmero aparece na faixa de entrada.
Exemplo 2: Mostrando Nomes Repetidos Apenas Uma nica Vez
Imaginemos que exista uma faixa de clulas onde so guardados diversos nomes de visitantes de nosso estante de arte,
por exemplo. Esses visitantes podem, ou no, retornar e assim podem se repetir dentro da faixa de entrada dos dados.
Queremos ter condio de destacar, por exemplo na coluna ao lado apenas a primeira vez em que algum nome aparece
dentro da faixa de entrada.
Cenrio:
Nas clulas de A3 at A15 so colocados os
nomes, que podem ter, ou no, repeties.
Finalmente o resultado - uma coluna onde cada
nome s aparea uma nica vez - deve aparecer
na clula C3.
Aplicando a Frmula Matricial:
Com o cursor na clula B3, digita- se a seguinte
frmula:
=SE(SOMA(A3=$B$2:B2)*1)=0;A3;"") - s que
ao invs de pressionar a tecla [ENTER], como se
faz em todas as demais situaes, para inserir
uma frmula matricial se pressionam,
simultaneamente, as teclas [CTRL]+[SHIFT]+
[ENTER].
O Excel ir representar a frmula entre chaves,
como mostrado abaixo:
{=SE(SOMA(A3=$B$2:B2)*1) =0;A3;"")}
Em seguida deve- se copiar a frmula em B3 para
o restante da faixa, no caso entre B4 e B15.
A
1
B
Demonstrao de
Frmula Matriz # 2
Visitantes
Visitantes nicos
Andr
Andr
Colombina
Colombina
Matilde
Matilde
Alfredo
Alfredo
Antonio
Antonio
Matilde
Colombina
10
Andr
11
Srgio
12
Matilde
13
Andr
14
Clia
15
Antonio
Srgio
Clia
Como Funciona:
O Excel, percebendo se tratar de uma frmula matricial, passa por todas as clulas da faixa demarcada,
comparando o valor em A3 com todos os valores j definidos pela frmula desde a posio B2 at a clula
da coluna B na linha atual (B2 est vazia naturalmente, ou contm apenas um ttulo, que no representa um
nome). Quando uma das clulas da coluna A contiver um novo nome a frmula retorna o valor 1, ou 2 ou de
quantas vezes se repetiu essa nome at esse momento, se ele no apareceu nenhuma vez (o valor 0) a
frmula SE d resultado verdadeiro e o Excel coloca o nome encontrado na mesma linha na coluna A, seno
(o resultado de SE falso) o Excel apenas coloca um valor vazio ("") na clula.
Experimente um pouco mais com este recurso pouco explorado, mas muito til em diversos momentos de nosso
trabalho com nmeros e/ou nomes.
Procura de Dados em Tabelas
muito comum termos de preencher determinados campos baseado numa informao digitada pelo usurio. Por
exemplo: Numa planilha para controle de servios prestados, precisa- se que sejam preenchidos os campos com
NOME, ENDEREO e TELEFONE, baseados na digitao do cdigo atribudo ao cliente. Com certeza se pode
executar tal tarefa com o Excel. Para isso devemos lanar mo de uma das frmulas de procura em tabelas que o
Excel disponibiliza:
Procura numa Tabela Vertical (onde os registros se posicionam no sentido de cima para baixo);
Procura numa Tabela Horizontal (onde os registros se posicionam no sentido da esquerda para a
direita);
Como a maioria das tabelas so formatadas na vertical, usaremos em nosso exemplo apenas esta opo - para a
outra opo s mudar o nome da funo para =PROCH() ;
Vamos a planilha que nos servir como exemplo, adapte- a para atender s suas necessidades:
Parte A: Regio definida para a Entrada do Dado ser Procurado
10
Exemplo de Procura de Dados em Tabelas
Digite aqui o cdigo:
154444
Nome
Arnaldo
Salrio
2.111,00
Perceba que, no nosso exemplo, temos a digitao do CDIGO definida na clula B2; enquanto os dados
procurados sero apresentados nas clulas D2 e D3 ; so nestas duas clulas que devemos colocar as
frmulas adequadas;
Parte B: Regio definida para a Tabela de Dados Cadastrados (faixa A8:D13)
A
7
8
10
11
12
13
Cdigo
Nome
Departamento
Salrio
123255
Francisco
Compras
4.555,00
123268
Rodrigo
Vendas
4.333,00
126888
Flvia
Tcnico
2.334,00
126998
Rosa
Tcnico
8.999,00
154444
Arnaldo
Vendas
2.111,00
159850
Vanessa
Vendas
3.232,00
Perceba que, para o nosso exemplo, definimos uma faixa de dados na regio A8:D13 . Na coluna 1 (A na planilha
Excel) colocam- se os CDIGOS, na coluna 2 (B) colocam- se os NOMES, na 3 (C) colocam- se os DEPARTAMENTOS,
e na 4 (D) colocam- se os SALRIOS.
Definido todo o layout da planilha, passamos digitao das frmulas (nas clulas D2 e D3 ).
Digite as frmulas indicadas mais abaixo, e verificando na tabela o significado de cada um dos parmetros da
funo =PROCV().
Frmula Utilizada : = PROCV(BuscaOQue;TabeladeBusca;Coluna;lgico)

Onde:
Representa:
=PROCV()
A frmula que faz uma
BuscaOQue
a clula onde ser digitado o dado que ser procurado na tabela
TabeladeBusca
a regio de clulas onde se encontra a tabela com os dados
Coluna
o nmero da coluna que tem o dado ser recuperado (1 coluna=1)
lgico
um valor 0 (FALSO) s apresenta uma resposta CORRETA
PROCura Vertical numa tabela de dados
11
ateno:
um valor 1 (VERDADEIRO) apresenta o dado da linha anterior o valor digitado
No nosso exemplo a frmula (em D3 ) =PROCV(B3;A8:D13;2;0), enquanto a frmula (em D4 ) =PROCV

(B3;A8:D13;3;0)
Detalhamento da frmula utilizada (em D3):
Como queremos buscar o NOME do funcionrio, apenas se for digitado um cdigo (matrcula) correto - digitado
na clula B3, e essa informao se encontra na tabela, cujos dados se apresentam na faixa de A8 at D13, sendo
que o nome a 2 coluna da tabela de dados, temos que definir a frmula exatamente como:
=PROCV(B3;A8:D13;2;0)
Lembre- se que se for necessrio executar cpias dessa frmula, para apresentar diversos resultados diferentes
ao longo de uma coluna do Excel, deve- se ter o cuidado de "bloquear " a regio dos dados, antes da cpia, pois
seno os resultados sero totalmente incorretos (exceto o primeiro). Nesse caso a frmula ficaria assim:
=PROCV(B3;$ A$ 8:$ D$ 13;2;0)

Escrevendo por Extenso (Excel, Word e Access)
Em muitas empresas, vrios profissionais necessitam de preparar relatrios onde, invariavelmente, muitos valores
monetrios aparecem. praxe que num relatrio profissional todos esses valores sejam grafados tanto na sua
forma numrica, quanto na sua forma por extenso. No aceitvel a simples meno do valor monetrio, como
R$ 123,45. mais do que uma praxe citar, entre parntesis, tal valor por extenso, como Cento e vinte e trs reais,
e quarenta e cinco centavos.
uma tarefa tediosa e, principalmente, sujeita a erros. A soluo criar uma macro para resolver tal problema.
Mas melhor do que uma simples macro usar uma biblioteca toda para isso. Assim fizemos anteriormente e
publicamos vrias pginas com as bibliotecas e macros para o Excel 4, 5 e 95 , e para o Word 6 e 95 . Com as
atualizaes que todos acabaram fazendo - para a verso 97 - quem pegou as macros pensando que serviriam
tambm para a nova verso, descobriu porque eu no tinha escrito o nmero mgico (o 97) nessas pginas: era
porque NO SERVIAM para essa verso.
Juntando com alguns de nossos visitantes, que se sentem meio intimidados em mexer nos "meandros" da rea de
macros, resolvi refazer todo o processo j colocando uma aplicao pronta, que bastar apenas adaptar para suas
necessidades, mas j vm com as novas macros j instaladas. Para compensar, temos num NICO DOWNLOAD a
Biblioteca DLL para Extenso e mais as aplicaes prontas para os programas do MS- Office 97.
Assim partir daqui voc ter 3 aplicaes prontinhas, uma para cada aplicativo do Office 97: EXCEL, WORD e
o ACCESS. Vamos ver como fazer:
COMO INSERIR AS MACROS NO MODELO GLOBAL DO WORD:
12
Para que uma macro esteja disponvel para qualquer documento Word, necessrio que a macro esteja gravada
no modelo global (o arquivo NORMAL.DOT). Esse arquivo fica na pasta MODELOS dentro da pasta onde foi
instalado o OFFICE 97. Para aproveitar as duas macros que coloquei no modelo XNORMAL.DOT (a macro de
extenso e uma macro de brinde - mas muito til - que imprime uma amostra de TODAS AS FONTES INSTALADAS
no seu Windows 95/98), voc deve seguir os passos abaixo:
1.
Rode o Word 97 ;
2.
Selecione o menu FERRAMENTAS * MODELOS E SUPLEMENTOS;
3.
Clique no boto [BIBLIOTECA];
4.
Na parte esquerda da janela, onde deve estar escrito Documento 1, clique no boto [FECHAR
ARQUIVO];
5.
Em seguida clique no mesmo boto (s que agora ele mudou seu nome para [ABRIR ARQUIVO]);
6.
Procure o modelo XNORMAL.DOT - se necessrio navegue na estrutura de diretrios at onde voc

deixou gravado esse arquivo (s se voc no seguiu nossa recomendao de colocar o arquivo na pasta
de modelos do Office 97);
7.
Selecione- o com um nico clique do mouse;
8.
Clique no boto [ABRIR];
9.
Selecione as macros EXTENSODLL (que contm a macro que escreve em extenso) e NEWMACROS (que
contm a macro que gera uma amostra de TODAS AS FONTES instaladas em seu Windows 95/98);
10. Clique no boto [COPIAR > > ];
11. Clique no boto [FECHAR ARQUIVO];
12. Clique no boto [FECHAR];

Para usar a macro de extenso no Word basta digitar o nmero desejado (com vrgula e os centavos se
necessrio) e SEM DAR NENHUM ESPAO acionar a macro*.
13
para acionar a macro use o menu FERRAMENTAS * MACRO * MACROS e selecione a macro
EXTENSODLL;
(se desejado pode- se facilitar, ainda mais, o processo colocando um boto na Barra de
Ferramentas que acione a macro)
Formatao Condicional no Excel 97
muito comum termos de colocar como resultado final de um clculo, no o valor puro, mas sim uma resposta,
composta por uma palavra ou sentena, condicionada ao resultado numrico obtido. A isso chamamos de Respostas
Condicionais.
Um bom exemplo o do controle de aprovao de uma classe de alunos. Se um aluno tirar mdia final maior a 6 ele
estar APROVADO, em caso da mdia ficar entre 4 e 6 dever ir para EXAME, enquanto que se tiver mdia inferior a 4
estar REPROVADO.
A
1 NOME
NOTA1 NOTA2 MDIA RESULTADO
2 Francisco
8,0
APROVADO
3 Jos
5,5
EXAME
4 Maria
5,5
EXAME
5 Carla
6,0
EXAME
6 Mota
3,5
REPROVADO
A nossa necessidade: colocar as expresses "Aprovado", "Exame" ou "Reprovado" na coluna E, de acordo com a mdia
final do aluno (que se encontra na coluna D). Como fazer? Simples, siga os passos abaixo:
1.
Coloque o cursor na clula E2 e digite a frmula:

=SE(D2>6; "APROVADO"; SE(D2<4; "REPROVADO"; "EXAME" ));
2.
Copie a frmula por todas as demais clulas da coluna E, no exemplo at a linha 6;
Pronto, j podemos saber e/ou mostrar quem passou, quem no passou, ou mesmo quem vai ter fazer o EXAME FINAL,
sem precisar prestar, muita, ateno aos nmeros da coluna D.
Bem, terminou! No? ah, j sei, tem sempre algum querendo ainda mais, para dar maior e melhor visibilidade aos
resultados, mesmo que j estejam mais claros. O que seria agora? Por que no colocar as respostas diferenciadas em
azul (para os aprovados), verde (para quem vai para os exames) e vermelho (para os no aprovados). Como fazer?.
14
A melhor soluo usar o recurso da FORMATAO CONDICIONAL exclusiva do Excel 97 . Veja como montar essa
planilha:
1.
Entre na planilha e selecione toda a faixa de clulas que devam ser formatadas condicionalmente;
2.
Selecione o menu Formatar * Formatao Condicional;
3.
Ao se abrir a janela "Formatao Condicional" (fig. 1) altere a condio 1 para IGUAL A

e preencha o campo de resultado com a expresso ="REPROVADO";
4.
Nessa mesma janela clique no boto FORMATAR;
5.
Ao se abrir a janela "Formatar Clulas" (fig. 1) selecione as opes desejadas

no caso, pelo menos escolha a cor VERMELHA;
6.
Pressione o boto "ADICIONAR> > ";
7.
Ao se abrir mais um grupo de formatao condicional repita os passos #3 #5

s que desta vez defina expresso ="EXAME" e a cor VERDE;
8.
Pressione o boto "ADICIONAR> > ";
9.
Ao se abrir mais um grupo de formatao condicional repita os passos #3 #5

s que desta vez defina expresso ="APROVADO" e a cor AZUL;
Pronto, o resultado final dever ficar parecido com a tabela abaixo:
A
1 NOME
2 Francisco
8,0
APROVADO
3 Jos
5,5
EXAME
4 Maria
5,5
EXAME
5 Carla
6,0
EXAME
6 Mota
3,5
REPROVADO
15
Figura 1: Montagem da Formatao Condicional; perceba que s se pode alterar o Estilo da Fonte, Sublinhado, Tachado,
e a Cor da Fonte;
PS: O Excel 97 entretanto s permite at 3 condies simultaneamente; a figura #2 mostra a janela de

Formatao Condicional que usa todas as 3 condies simultaneamente:
16
Figura 2: A tela de formatao condicional mostrando 3 opes condicionais diferentes - o mximo possvel no Excel 97;
Uma aplicao mais complexa, mas tambm bem prtica, podemos simplificar, para efeitos didticos como abaixo:
Quero fazer com que seja fornecida uma situao de pagamento em que se uma data do venciment o for menor
que a data de hoje (=hoje()) ento escreva "Pagamento OK", se for igual "Pagamento Hoje" seno "Pagamento
em: dia / m s / a n o ", e se a data estiver em branco escreva "Digite a DATA"; para isso usei a seguinte fr mula,
onde: B10, B11... ficam as datas de vencimento e E3 =hoje():
=SE(B10="";"Digite a data";SE(B10<$E$3;"Pagto OK";SE(B10=($E$3);"Pagto Hoje";"Pagto em: " &DIA(B10) &"/ "
&MS(B10) &" / " &ANO(B10))))
Mas quero que as respostas apaream em cores diferentes, existe alguma forma de se fazer isso?
O problema aqui que h necessidade de 4 condies diferentes:
1.
campo data est em branco;
2.
data preenchida com valor anterior data de hoje;
3.
data preenchida com valor idntico data de hoje;
4.
data preenchida com valor superior data de hoje;
E como colocamos, mais acima, o Excel 97 s permite a existncia de at 3 condies. Como fazer?
17
Simples, basta usarmos as 3 condies que o Excel permite, e a outra condio deixar como a condio normal de
formatao das clulas:
Neste exemplo considera- se que a data de hoje 25/12 /9 8
Vencimento
Comentrios
12/12 / 98
PAGTO. OK
24/12 / 98
PAGTO. OK
28/12 / 98
Pagto em: 28 /1 2 / 1 9 98
25/12 / 98
PAGTO. HOJE
DIGITE A DATA
Como o Excel 97 no permite condies mais complexas na janela de Formatao Condicional deixamos ento a opo
de concatenao de elementos de data fora da janela.
Neste exemplo prtico, utilizamos a frmula do Daniel, copiando- a pela regio dos comentrios. seguir fizemos a
Formatao Condicional, como indicado na figura #3; para todas as clulas da regio entretanto fizemos uma formatao
normal, usando fonte em itlico e cor verde; assim quando no for verdadeira nenhuma das opes da formatao
condicional o Excel j formatar as entradas correspondentes do jeito necessrio para a quarta condio.
Figura 3: A tela de formatao condicional mostrando o exemplo prtico mostrado neste pgina;
Protegendo e Ocultando Frmulas

Para proteger uma frmula de sorte a que a mesma fique oculta, para quem vai utilizar a planilha, deve- se
executar dois comandos em seqncia, conforme detalhamento abaixo:
18
primeiro comando:
Formatar a clula para que assuma as opes OCULTA e PROTEGIDA:
a.
Acione o menu FORMATAR * CLULAS;
b.
na aba PROTEO deixe selecionadas as opes PROTEGIDA e OCULTA;
segundo comando:
Proteger a planilha para que a proteo configurada seja efetivada (ligada):
a.
Acione o menu FERRAMENTAS * PROTEGER * PROTEGER PLANILHA;
b.
Se desejado selecione as opes de objetos a serem protegidos, e tambm a insero de uma senha;
as protees possveis so:
1.
proteger o contedo ;
2.
proteger os objetos;
3.
proteger cenrios;
Para finalizar salve a planilha, para que todas as protees selecionadas sejam gravadas junto com a planilha.
Lembre- se de guardar bem a senha que voc utilizar para a proteo, pois sem ela sua planilha estar perdida,
sem possibilidade de se alterar a frmula - ou os objetos que foram protegidos.
Para desproteger uma planilha, de sorte a que a mesma mostre as frmulas ocultas, permitindo que o
desenvolvedor da planilha possa fazer as alteraes/modificaes necessrias, deve- se executar o comando
conforme detalhamento abaixo:
19
Desproteger a planilha para que a proteo configurada seja desativada (desligada):
a.
Acione o menu FERRAMENTAS * PROTEGER * DESPROTEGER PLANILHA;
b.
Se necessrio digite a senha que abrir a proteo anteriormente gravada(*)
A senha deve ser conhecida - nos casos de senhas que foram esquecidas no h condies de se destravar a
planilha, devendo a mesma ser totalmente refeita para ser novamente utilizada (portanto: NO ESQUEA
JAMAIS DA SENHA)
(*)
O Que Significam as Opes de Proteo do Excel:
Quando voc marca a caixa de seleo Contedo na caixa de dilogo Proteger planilha, os usurios
no podero fazer o seguinte:
Fazer alteraes nas clulas, a menos que voc tenha destravado as clulas antes de proteger a
planilha. Por exemplo, se voc usar uma planilha como um formulrio, pode deixar clulas que
contenham rtulos e instrues travadas, e destravar os campos de entrada de maneira que
outros usurios possam preench- los. Os usurios podem pressionar a tecla TAB para moverse pelas clulas destravadas em uma planilha protegida.
Exibir linhas ou colunas que voc ocultou antes de proteger a planilha.
Exibir as frmulas das clulas para as quais voc ocultou as frmulas antes de proteger a
planilha.
Para folhas de grfico, fazer alteraes nos itens da folha de grfico, como seqncias de
dados, eixos e legendas. O grfico continua refletindo as alteraes feitas nos dados de
origem.
Quando voc marca a caixa de seleo Objetos na caixa de dilogo Proteger planilha, os usurios no
podem fazer o seguinte:
Fazer alteraes nos objetos grficos, incluindo mapas criados como recurso de mapeamento
do Microsoft Excel, grficos incorporados, formas e caixas de texto, a menos que voc destrave
os objetos antes de proteger a planilha. Por exemplo, se uma planilha possui um boto que
executa uma macro, voc pode clicar no boto para executar a macro, mas no pode excluir o
boto.
Fazer quaisquer alteraes, como formatao, em um grfico incorporado. No entanto, se voc

proteger um grfico incorporado, ele continuar a ser atualizado quando a sua origem de
dados for alterada.
20
Atualizar um mapa, se o mapa estiver protegido.
Adicionar ou editar comentrios.
Para folhas de grfico, fazer alteraes em objetos grficos, como caixas de texto, que voc
adicionou ao grfico, a menos que voc destrave os objetos antes de proteger a folha de
grfico.
Quando voc marca a caixa de seleo Cenrios na caixa de dilogo Proteger planilha, os usurios no
podem fazer o seguinte:
Exibir cenrios que voc ocultou.
Fazer alteraes em cenrios que voc protegeu contra alteraes, ou excluir esses cenrios.
Os usurios podem editar os valores nas clulas variveis, se as clulas no estiverem
protegidas, e adicionar novos cenrios.
Observao: No Editor do Visual Basic for Aplications, os programadores podem usar a

propriedade EnableSelection (do Visual Basic for Applications) para proteger as clulas de
maneira que os usurios no possam selecion - las. Voc poder obter maiores informaes
sobre esse tpico consultando a Ajuda do Editor do Visual Basic.
Clculos Trigonomtricos (Topogrficos)
Hoje as planilhas substituram, quase que totalmente, os clculos trigonomtricos, para trabalhos de topografia por
exemplo, que fazamos em calculadoras cientficas poucos anos atrs.
Com as calculadoras cientficas tnhamos aparelhos, especificamente, desenvolvidos para facilitar a entrada e os clculos
de diversos tipos de funes trigonomtricas. Assim entrar ngulos, tais como 23 15' 35" (vinte e trs graus, 15
minutos e 35 segundos) era moleza, assim como entrar com Radianos, etc. Somar , subtrair, e calcular seno, coseno,
tangente, e etc, super moleza.
Hoje, com as planilhas tipo Excel, e outras, que so softwares genricos - no apenas cientficos - temos que dar uma
pequena "volta" para chegar aos resultados esperados. Mas vamos ser honestos: s precisamos fazer uma nica vez, e
depois s digitar e "colher" os resultados, de bandeja.
Vamos dividir nosso problema em duas partes:
1 parte: Como representar as medidas em grau, minuto e segundo no Excel;
2 parte: Como calcular as funes trigonomtricas com os argumentos obtidos na 1 parte;
1 Parte:
21
Para termos clculos com graus teremos de lanar mo de formatao similar,

que a Hora medida em horas (que poderamos chamar de graus) minutos (os
prprios) e segundos (idem). Para tal devemos escolher o formato mais
adequado, que no Excel deve ser o formato obtido atravs da seqncia abaixo,
necessrio para os clculos aritmticos com os ngulos:
1.
Selecione o menu Formatar * Clulas;
2.
Clique na aba Nmero ;
3.
Clique no formato Hora ;
4.
Selecione o formato 26:30:55 (perceba que diferente do formato

13:30:55 , j que este s representa o formato at 1 dia (no caso 24
horas) limite que para graus no cabe, j que podem ser mais de 24
graus);
Na clula que conter o ngulo final, de uma soma por exemplo, devemos aplicar
outro formato, obtido atravs da seqncia abaixo:
1.
2.
3.
Clique no formato Nmero ;
4.
Selecione quantas casas sejam necessrias para mostrar a quem vai

trabalhar com a planilha (como o formato apenas para efeito externo,
j que o clculo que o Excel faz utiliza de uma preciso interna de at
15 casas decimais, poderia- se at esconder tal clula ou coluna, sem
afetar a legibilidade da planilha, e deixando a preciso mostrada com
qualquer valor);
2 Parte:
Para calcularmos uma funo trigonomtrica, tal como o COSENO, devemos nos
lembrar que as planilhas s utilizam os argumentos no formato RADIANOS.
assim sendo necessrio um clculo anterior, mas que pode ser colocado em
conjunto com a funo trigonomtrica, para ganhar espao na planilha:
22
1.
Digite, como exemplo, a funo:
COS(clula*PI()/180) - isto transforma graus em radianos;
2.
Aplique o formato desejado atravs da seqncia:
a.
b.
c.
Clique no formato Nmero ;
d.
Selecione quantas casas sejam necessrias para mostrar a

quem vai trabalhar com a planilha;
Para firmar conceitos, vamos imaginar uma planilha como a abaixo mostrada:
Angulo A
Angulo B
Soma (A+B)
ngulo Final
Coseno
33:25:40
11:35:20
45:00:00
45,00
0,7071067
Frmulas da linha 2:
=A2 +B2
=C2
=COS(D2*PI() / 1 80)
Nesse nosso exemplo fictcio teramos de aplicar as formataes da primeira parte nas clulas A2, B2 e C2 (formato
hora ), e na clula D2 (formato nmero ). Na clula E2 aplicaremos o formato da segunda parte (formato nmero ).
Protegendo o Contedo da Planilha
Em muitas ocasies nos deparamos com a necessidade de termos um mnimo de proteo para os dados, mas
principalmente frmulas e macros, de nossas mais importantes planilhas. Felizmente o Excel nos coloca disposio
diversos mtodos, e nveis, de proteo; use aquele que for mais conveniente para voc - e seus usurios.
A.
Senhas de Proteo e Gravao: garante que ningum possa abrir o arquivo, se no tiver a senha correta em
mos, ou garante que ningum possa alterar seus dados, e regravar posteriormente o arquivo, se no tiver a
senha;
B.
Travando as Clulas Crticas: evita que o usurio altere dados em clulas crticas, por erro ou falha; pode ter
ou no sua prpria senha de bloqueio;
23
Para a alternativa A, veja o topico "Protegendo Planilhas por Senhas" para uma discusso bastante detalhada sobre as
possibilidades disponveis;
Para a alternativa B, veja os detalhes mais abaixo.
O ideal seria que o autor da planilha some as caractersticas positivas de cada alternativa, no descuidando das
caractersticas negativas que advm dos excessos de proteo colocados sem pesar adequadamente todas as
possibilidades operacionais.
Alternativa B - Travando as Clulas Crticas
importante entender o porque devemos lanar mo do recurso de travamento de parte de uma

planilha. O usurio credenciado para executar o trabalho de atualizao da planilha, assim no h
razo para impedi- lo de trabalhar na mesma; entretanto por ser um trabalho que pode demandar
muita digitao tal planilha pode ficar sujeita a erros operacionais, e que podem causar o
apagamento (ou pior: a alterao de frmulas ou constantes) de dados, frmulas, e macros, que
sejam de difcil reconstituio - ou de difcil auditoria para traar a ocorrncia de erros de modo
rpido e transparente.
A tarefa de travar regies de uma planilha no essencialmente complexa, porm necessrio

compreender certos conceitos, pois seno a ao do responsvel pela elaborao da planilha s trar
problemas, e com certeza s seguidos aborrecimentos adviro como conseqncia:
A.
Uma planilha s est protegida se houver a definio das clulas a ficarem desprotegidas /
protegidas, e concomitantemente for "ligada " a proteo global;
B.
Deve- se explicitar as clulas que sero passveis de alterao - informando ao Excel que
estas sero as clulas NO - PROTEGIDAS;
C.
Todas as demais clulas sero consideradas como PROTEGIDAS, assim que a proteo
global for ativada;
Para facilitar o entendimento, vamos utilizar um exemplo prtico, que pode ser visualizado na tabela
a seguir:
EMPRESA XPTO LTDA
Vendas do Trimestre
3 Produto
4 Papel
JAN
FEV
MAR
TOTAL
300
200
500
5 Caneta
35
15
20
70
6 Lpis
40
50
60
150
7 Caderno
8 Total
1.000
15
20
25
60
390
285
605
1.280
Definies de Projeto da Planilha de Exemplo:
24
Os meses do ltimo trimestre corrido, esto na linha 3, iniciando na coluna B e indo at a

coluna D;
Os resultados do trimestre esto calculados na coluna E;
Os totais mensais esto calculados na linha 8;
As clulas da regio B4:D7 devem sofrem alteraes mensais pelo usurio;
Todas as demais clulas devem ficar indisponveis para o usurio;
As frmulas da linha 8, e tambm as da coluna E, no mudam, mesmo ao mudar de ms,

pois s os valores mudam, as frmulas no;
Uma macro vai cuidar da "rotao" dos meses que so colocados na regio B3:D3, no
haver interveno humana aqui;
Para criarmos a proteo do contedo (ttulos e sub- ttulos, e frmulas) devemos seguir os passos
abaixo:
1.
Com o mouse selecione toda a regio a ficar desprotegida, no exemplo a regio B4:D7;
2.
Use o menu Formatar | Clulas;
3.
Clique na aba Proteo;
4.
V at a caixa de seleo marcada Travar e deixe- a em branco (isto "no - travada ");
5.
Use o menu Ferramentas | Proteger | Proteger a Planilha;
6.
Se desejado coloque uma senha para proteo adicional (s quem souber a senha poder
retirar a proteo);
7.
Salve a planilha;
25
8.
Feche a planilha;
Pronto, sua planilha j est protegida internamente. partir da prxima execuo dessa planilha,
qualquer tentativa de se alterar e/ou incluir qualquer tipo de informao pelo teclado.
No deve ser esquecido que, tambm a planilha onde est a macro que rodar os meses deve ser
integralmente protegida, e com a colocao - muito recomendada - de senha para o desbloqueio;
A ltima definio de projeto - a rotao dos meses - deve ser muito bem analisada; se o
responsvel entender de fazer o que sugerimos nesta pgina, ento ele dever colocar no corpo da
macro um cdigo adicional, que automaticamente destrave a regio dos MESES. No esquecendo que,
com conhecimentos mnimos de programao por macros do Excel, no ser possvel ter a proteo
ativada por senha, j que a macro pedir para fornecer a senha de proteo, porm no a recolocar
ao final do processo. Com isso essa planilha (no as demais - incluindo a da macro) acabar no final
do processo, perdendo a proteo da senha;
Para se ativar - na macro - a desproteo inicial - deve- se incluir no seu incio o seguinte trecho de
cdigo (vlido para a verso 7 do Excel):
PlanilhaAtiva.Desproteger
Intervalo("B3:D3).Selecionar
Seleo.Travada = Falso
Para se ativar - na macro - a proteo final - deve- se incluir no seu final o seguinte trecho de cdigo
:
Intervalo("B3:D3).Selecionar
Seleo.Travada = Verdadeiro
PlanilhaAtiva.Proteger ObjetosDesenho:=Verdadeiro;
Contedo:=Verdadeiro; Cenrios:=Verdadeiro
Fazendo o Excel Dar Respostas Condicionais
muito comum termos de colocar como resultado final de um clculo, no o valor puro, mas sim uma resposta,
composta por uma palavra ou sentena, condicionada ao resultado numrico obtido. A isso chamamos de Respostas
Condicionais.
Um bom exemplo, e que me foi passado por um dos Internautas citados no rodap desta pgina, o do controle de
aprovao de uma classe de alunos. Se um aluno tirar mdia final maior, ou igual, a 5.0 ele estar APROVADO, em caso
negativo estar REPROVADO.
A
1 NOME
2 Francisco
8,0
APROVADO
3 Jos
5,5
APROVADO
4 Maria
5,5
APROVADO
26
5 Carla
6,0
APROVADO
6 Mota
4,5
REPROVADO
A nossa necessidade: colocar as expresses "Aprovado" ou "Reprovado" na coluna E, de acordo com a mdia final do
aluno (que se encontra na coluna D). Como fazer? Simples, siga os passos abaixo:
1.
Coloque o cursor na clula E2 e digite a frmula: =SE(D2> = 5;"APROVADO";"REPROVADO");
2.
Copie a frmula por todas as demais clulas da coluna E, no exemplo at a linha 6;
Pronto, j podemos saber e/ou mostrar quem passou e quem no, sem precisar prestar, muita, ateno aos nmeros da
coluna D.
Bem, terminou! No? h, j sei, tem sempre algum querendo ainda mais, para dar maior e melhor visibilidade aos
resultados, mesmo que j estejam mais claros. O que seria agora? Por que no colocar as respostas diferenciadas em
azul (para os aprovados) e vermelho (para os no aprovados - melhor que reprovados no?). Como fazer?.
Bom aqui a coisa pega um pouco, se no primeiro caso bastava usar uma das mais utilizadas funes internas do Excel, a
formatao de nmeros atravs de cores s est disponvel, de maneira pr- programada, para nmeros negativos e
positivos. Qual a soluo ento:
A primeira s seguir a deixa que dei acima: nmeros negativos x nmeros positivos; como? no h notas abaixo de
zero? (que bom para alguns no?) mas e se ns tirarmos 5 de cada mdia, quem tirasse 4,0 ficaria com - 1,0 (negativo =
vermelho), mas quem tirasse 6,5 ficaria com 1,5 (positivo = preto). Pronto, como? no escutei? Ah! sim verdade, o que
se quer o conceito colorido, no as notas, voltamos a estaca zero. Mas vamos pensar, na outra deixa, que tal
trabalharmos a formatao das clulas dos conceitos?. E aqui temos a resposta, meio estramblica verdade, mas
funciona muito bem:
1.
Apague os dados da coluna E, ou crie uma nova coluna, a coluna F,
2.
L copie a referncia para a clula correspondente coluna das mdias (coluna D):
digite a frmula =D2 na clula E2;
3.
Formate a clula exatamente como indicado nas 2 linhas abaixo:

Menu Formatar * Clulas, aba Nmero , opo Personalizado ; no campo Tipo digite exatamente:
[Azul][> = 5 ]"APROVADO";[Vermelho][ <5]"REPROVADO"
4.
Copie a frmula em E2 para o restante das linhas da coluna E, no exemplo at a linha 6;
Se voce tiver bastante cuidado com os colchetes, aspas, sinais (maior ou igual que, e menor que) e o ponto - e- vrgula,
ento o resultado final dever ficar parecido com a tabela abaixo:
27
1 NOME
2 Francisco

7
8,0
APROVADO
3 Jos
5,5
APROVADO
4 Maria
5,5
APROVADO
5 Carla
6,0
APROVADO
6 Mota
4,5
REPROVADO
Protegendo Planilhas por Senhas
Em muitas ocasies nos deparamos com a necessidade de termos um mnimo de proteo para os dados, mas
principalmente frmulas e macros, de nossas mais importantes planilhas. Felizmente o Excel nos coloca disposio
diversos mtodos, e nveis, de proteo; use aquele que for mais conveniente para voc - e seus usurios.
A.
Senha de Proteo: garante que ningum possa abrir o arquivo, se no tiver a senha correta em mos;
B.
Senha de Gravao: garante que ningum possa alterar seus dados, e regravar o arquivo, se no tiver a
senha;
C.
Somente Leitura : permite que o usurio seja avisado para trabalhar com uma cpia, deixando o original
intocado;
Para cada uma, dessas alternativas, veja os detalhes abaixo:
A - Senha de Proteo
Para usar a denominada senha de proteo deve- se iniciar o processo de Salvar Como no arquivo
desejado:
1.
Selecione o menu Arquivo * Salvar Como;
2.
Digite o nome do arquivo, e selecione a pasta de armazenamento;
3.
Clique no boto [OPES];
4.
Na caixa de dilogo "Opes para Salvar" v at a seo intitulada "Compartilhamento

do Arquivo ";
28
5.
Digite a senha desejada no campo "Senha de Proteo";
6.
Cique no boto [OK] e ao ser solicitado redigite a senha - para garantir que voc digitou a
senha correta, na primeira vez;
7.
Ao final clique no boto [SALVAR];
Observao : no escolha uma senha que for fcil, ou bvia, demais, nem divulgue para as
pessoas erradas; mas, principalmen te, jamais esquea a senha, pois sem ela jamais ser
possvel utilizar sua planilha; nem Bill Gates resolver seu problemo.
B - Senha de Gravao
Para usar a denominada senha de gravao deve- se iniciar o processo de Salvar Como no arquivo
desejado:
1.
2.
3.
4.
Na caixa de dilogo "Opes para Salvar" v at a seo intitulada "Compartilhamento

do Arquivo ";
5.
Digite a senha desejada no campo "Senha de Gravao";
6.
Clique no boto [OK] e ao ser solicitado redigite a senha - para garantir que voc digitou a
senha correta, na primeira vez;
7.
Observao : no escolha uma senha que for fcil, ou bvia, demais, nem divulgue para as
pessoas erradas; mas, principalmen te, jamais esquea a senha, pois sem ela jamais ser
possvel utilizar sua planilha; nem Bill Gates resolver seu problemo.
C - Proteo de Somente Leitura
29
Para usar o esquema de proteo por recomendao de somente leitura deve- se iniciar o processo
de Salvar Como no arquivo desejado:
1.
2.
3.
4.
Na caixa de dilogo "Opes para Salvar" v at a caixa de verificao intitulada

"Recomendar a Abertura da Planilha como Somente Leitura";
5.
D um clique na caixinha de verificao para marcar a opo desejada;
6.
7.
Comentrio Final: no esquea que o Excel trata a senha como uma string, voc pode usar letras e nmeros, em
qualquer combinao. Mas cuidado que as letras maisculas e as minsculas so consideradas diferentes; assim sendo
se digitar SECRETA na hora de criar o arquivo, mas ao tentar entrar na planilha digitar Secreta, o Excel vai informar que
a senha no confere...
O Excel trata de maneira levemente diferente o usurio, na hora em que ele for abrir um arquivo, que foi anteriormente,
gravado com uma das opes acima:
Caso A - Arquivo com Senha de Proteo
O Excel abre uma caixa de dilogo, como na figura 1, informando do esquema de proteo, e solicita
que o usurio digite a senha de proteo:
Figura 1: Tela para abertura de planilha protegida por senha
30
Caso B - Arquivo com Senha de Gravao
que o usurio digite a senha de proteo:
Figura 2: Tela para abertura de planilha protegida por senha de gravao
Caso C - Arquivo com Recomendao de Proteo de Somente Leitura
que o usurio escolha se quer abrir somente como leitura ou no (permite ento regravar sobre a
mesma):
Figura 3: Tela para abertura de planilha protegida por recomendao de abertura como somente
leitura:
Listas de Auto - preenchimento Especficas

Em muitas ocasies nos deparamos com a necessidade de digitar uma srie de informaes que se repetem com
alguma freqncia. Tais como a lista dos produtos de nossa pequena empresa, o nome dos familiares ou amigos,
etc. Se para redigitar duas, trs, no mximo quatro vezes por ano tal tarefa deve ser realizada novamente a cada
vez que a necessidade bater. Se, entretanto, temos que fazer isso mais vezes e, ainda por cima, mantendo a
mesma ordem de digitao, ento devemos lanar mo de um dos, inmeros, recursos escondidos do Excel: a
confeco de uma lista de auto- preenchimento para podermos us- la sempre que necessrio, sem ter de
redigit- la a cada vez.
A tarefa deve ser divida em 2 etapas:
1.
A confeco da lista de auto - preenchimento (s ser feita uma nica vez);
31
2.
A insero da lista na planilha desejada (ser feita a cada vez que a lista precisar ser colocada numa
planilha);
Vamos ver, passo- a- passo, como executar cada uma dessas atividades:
Confeco da Lista de Auto - preenchimento
1.
No Excel 7.0 (deve funcionar no Excel 5.0) crie sua lista selecionando o menu
Ferramentas * Opes * Lista;
2.
Clique no boto [Adicionar ];
3.
Digite cada nome em uma linha, d [ENTER] para mudar de linha;
4.
Repita o passo 3 at esgotar toda a lista;
5.
Cuidado com a ordem em que voc digitar esta lista, pois a lista sair na planilha, que voc a
colocar, na mesma ordem que voc a digitou, originalmente.
Utilizao da Lista de Auto - preenchimento
1.
Digite o primeiro (*) nome da sua lista especfica (veja bem: se digitar a primeira letra
em minscula, ento o Excel colocar toda a sua lista em minsculas, e vice- versa);
2.
Arraste a clula inicial, pelo canto inferior direito da clula, seja para a direita, seja
para baixo, at atingir a quantidade necessria para os dados (se voc definir uma
regio, para a colocao da lista, maior que o nmero de elementos nessa lista, ento
o Excel ir repetir a lista at que preencha toda a regio desejada;
3.
Solte o boto de arraste da clula, e aprecie seu salva- tempo funcionando como uma
flecha;
32
(*) no necessrio comear pelo primeiro elemento na lista, porm como uma lista de produtos, regies, etc,
parece ser mais razovel comear por um comeo conhecido dentro da empresa (que tal a lista Norte- Sul- LesteOeste, virar a seqncia: Sul- Leste- Oeste- Norte, pode ser a mesma coisa, mas que no parece, isso no parece
mesmo).
Ordenando uma Coluna de Acordo com Dados de Outra
Um dos motivos que justificam o uso de uma planilha de clculo, como o Excel, sua capacidade de trabalhar
informaes numricas, que podem ser acopladas informaes alfanumricas. Outrossim o Excel possui uma gama
muito ampla de funes que respondem muitas das nossas necessidades do dia- a- dia. Mais ainda, h condies de
encadear funes, de tal sorte a se atingir resultados impossveis de se obter por modo direto.
Os problemas abaixo foram combinados numa nica planilha, com o mesmo tipo de dados, para atender s solicitaes
de Suporte de dois amigos Internautas: Como Ordenar uma Coluna Baseado nos Valores de Outra Coluna?
Os Dados: Na Tabela ao lado temos na Coluna A os dados referentes
aos NOMES de pessoas (poderiam ser clientes, fornecedores,
funcionrios, etc) enquanto na Coluna B temos os dados referentes s
suas IDADES (poderia ser salrio, valor da ltima compra, etc).
O Problema: como colocar os Nomes em ordem decrescente
(poderia ser crescente) de Idade ?
NOMES
E
Classif_B
IDADES
Classif_A
Adriana
23
LUIZA
Srgio
32
SRGIO
Rodrigo
21
ADRIANA
Ktia
19
RODRIGO
Luiza
39
KTIA
Observaes:
Nos exemplos acima colocamos as duas respostas solicitadas simultaneamente; na prtica pode- se utilizar a
soluo apresentada na coluna D, ou utilizar a soluo apresentada na coluna E;
Os valores e demais informaes apresentadas na tabela exemplo so fictcias e foram simplificadas para
efeitos didticos;
As Trs Respostas:
1.
* 1:
A Soluo Mais Simples para Casos Semelhantes
Selecione toda a matriz de dados (no caso do nosso exemplo: a regio A2 at B6);
Selecione o menu Dados * Classificar;
Na janela Classificar clique na seta ao lado da opo "Classificar por";
33
2.
Escolha o campo desejado para servir de base da classificao (no caso a coluna IDADE);
Selecione se a classificao deve se dar na ordem ASCENDENTE ou DESCENDENTE;
A Soluo de Apresentar a Ordem de Cada Elemento:
.A Soluo
Classificar uma coluna colocando a sua ordem classificatria, correspondente ao geral, isto : 1, 2,
3 ... colocados, alcanado com a utilizao de uma das funes ESTATSTICAS do Excel (a funo
ORDEM());
Digite, na clula D2 , a seguinte funo:
Clique na frmula da clula D2 e arraste at preencher at a clula D6 ;
=ORDEM(B2;$B$2:$B$6;0) * 2 ;
de Apresentar os Prprios Nomes Tambm na Ordem Desejada:
Classificar uma coluna diretamente em funo da ordenao de outra coluna, algo um pouco mais
complicado que a soluo apontada acima; necessrio se criar mais duas colunas (que no
precisam aparecer no material que ser impresso) e combinar 2 funes diferentes numa nica
frmula;
Na coluna F (por exemplo) coloque a mesma funo apresentada na resposta acima (isto , utilize a
funo ORDEM), arrastando a frmula acima pela regio das clulas F2:F6;
Na coluna G (por exemplo) digite a ordem desejada com os nmeros seqenciais: 1, 2, 3 etc (sendo
que o 1 ir ser digitado na clula G2, o 2 na clula G3, e assim por diante);
Na coluna E (a ltima que dever ser apresentada em papel e/ou ficar visvel na tela) digite a frmula:
=NDICE($A$2:$A$6;CORRESP(G2;$F$2:$F$6;0))
* 1)
*3;
Essa soluo atende a maioria das necessidades;
2
(
Se fosse desejado ordenar na seqncia crescente, bastaria substitu ir o 0, no terceiro argument o da
funo ORDEM, pelo 1 como em =ORDEM(B2;$B$2:$B$6;1);
* )
34
3
(
A parte da fr m ula, que correspon de funo CORRESP, trs a correspondncia do nmero da linha - da
matriz de dados - que corresponde ao nmero digitado na coluna G; seguir a funo NDICE trs o valor texto
colocado na coluna A, que correspon de quele nmero de linha da matriz retornado pela funo CORRESP; para o
exemplo em questo na linha 2 teramos que a linha correspondente ao primeiro colocado em idade - o nome
da linha 5 (da matriz) - 6 na planilha - que vai corresponder ao nome de LUIZA; e assim sucessivamen te at a
ltima linha de dados;
* )
Trabalhando com Nmeros Arrendados

(uma discusso terico - prtica sobre esta problemtica)
Uma das maiores dificuldades, quando lidamos com nmeros, como devemos - ou podemos - apresentar esses
nmeros para quem vai utiliz- los. Quando a humanidade s conhecia os nmeros inteiros (lembra da Matemtica que
te ensinaram na Escola: os nmeros inteiros so representados pela seqncia: 1, 2, 3, 4 .....) no havia muito problema.
Somar 3 com 6 deveria dar sempre 9 (ser mesmo?). E com certeza subtrair 2 de 7, no deveria dar nenhum outro
resultado alm de 5.
Mas a a humanidade foi apresentada aos nmeros reais (tal como 2,567 ou o resultado da diviso de um 35 por um 3, o
que gera uma dzima peridica na verdade), e mais tarde - bem mais tarde verdade - nos brindaram com os
computadores, e as planilhas de clculo. A o problema se tornou um pouco mais complexo:
No se trata de ter certeza apenas sobre a preciso dos nmeros (qual a melhor preciso?) mas, principalmente, como
devemos apresentar esses nmeros aos leitores de nossas planilhas. Aqui que a porca torce o rabo. A soluo jamais
esquecermos nossas lies de Matemtica (ser que cada um de ns passou com louvor, ou apenas passamos
raspando?).
Para ajudar a esclarecer alguns pontos mais importantes, que se no cuidados devidamente podem causar estragos em
nosso currculo, vamos dividir a questo (so dois exemplos, cada um apresentado ns por um dos amigos citados no
final deste texto) em duas partes: a TERICA (baseada na Matemtica) e a PRTICA (o que o Excel pode fazer para nos
ajudar), mas antes os dois problemas que nos enviaram:
Problemas apresentados - as planilhas foram modificadas para efeitos didticos, a essncia dos problemas foi
nos 2 casos:
Problema A: Na Tabela ao lado temos clculos de taxas de
B
C
A
D
markup para compor o preo de componentes de um produto,
mas que - sob algumas circunstncias - acabam apresentando 1 PEAS CUSTOS TX.MARKUP MARKUP
o problema da soma no bater com a soma individual de cada
um dos componentes.
2 Eixo
123,50
12,0
14,82
No exemplo ao lado, na coluna E foram digitados os dados da
coluna D, com as 2 casas decimais, e a soma d 41,52. Mas na
coluna D com a frmula do Excel (em D2 temos a frmula:
=C2*B2%), a somatria dos valores das linhas 2 a 5 d o
resultado de 41,51% (a frmula =SOMA(D2:D6 ) est na clula
D7).
mantida
E
TIRATEIMA
14,82
3 Mancal
56,45
15,0
8,47
4 Caixa
29,00
20,0
5,80
5,80
5 M.O.
35,20
35,3
12,43
12,43
41,51
41,52
Diferena
=>
+0,01
6 TOTAL
244,15
35
8,47
Problema B: Na Tabela ao lado temos clculos de distribuio

A
estatstica de alguns dados, que devem ser dados em forma de
porcentagem, mas que - sob algumas circunstncias - as
1 VENDEDORES
partes somadas podem no bater com o resultado global (que
100,00 %).
2 Carlos Alberto
VENDAS COEFICIENTE
D
TIRATEIMA
125.450,00
15,49%
15,49
176.555,50
No exemplo ao lado, na coluna D foram digitados os dados da
coluna C, com as 2 casas decimais, e a soma d 100,01. Mas na
4 Marcia Gomes 298.445,00
coluna C com a frmula do Excel (em C2 temos a frmula:
=B2 /B7%), a somatria dos valores das linhas 2 a 6 d o
5 Sandra Bullock
98.500,05
resultado de 100,00% (a frmula =SOMA(C2:C6) est na clula
6
James
Mason
111.111,11
C7).
7 Total Geral
810.061,66
21,80%
21,80
36,84%
36,84
12,16%
12,16
Roberto
3
Santos
13,72%
13,72
100,00%
100,01
Diferena = >
+0,01
Observaes:
Nos exemplos acima vemos que h diferenas na ltima casa decimal, os "erros" so obviamente causados
pelo sistema de arredondamento que as planilhas de clculo utilizam (o Excel trabalha com 15 casas decimais
internamente).
Nos dois casos as diferenas deram positivas, mas poderiam dar negativas, bastando alterar algum nmero,
como qualquer um pode verificar se fizer alteraes aleatoriamente em um dos valores.
Finalmente os resultados que o Excel mostrou (no caso A na coluna D, e no caso B na coluna C) esto
CORRETOS, no importando o que paream, aos menos avisados, primeira vista.
A Teoria por Trs dos Nmeros
Muito embora os casos sejam teoricamente idnticos, o caso A de mais fcil compreenso, enquanto o caso B carrega
uma falha grave de interpretao do objeto medido (lembrem - se a Matemtica serve para medir "nmeros"). Vamos
explicar melhor mais frente.
O caso A s envolve o problema do arredondamento de um nmero real, que no caso em questo

feito na 2 casa decimal. Se o nosso leitor verificar por si s, se na coluna D for definida uma
preciso de 3 casas, os nmeros mostrados ficariam apresentados como: 14,820; 8,468 ; 5,800;
12,426 - com o total ficando em 41,513 (cujo arredondamento segundo as leis da Matemtica deve
ser o nmero: 41,51).
Como pode ser visto o uso de uma calculadora, para conferir os clculos de uma planilha de clculo,
o responsvel pelo erro aparente. Na verdade ao arredondar os nmeros, na 2 casa, verificamos
que houveram arredondamentos para cima nas linhas 3 e 5 (so os nmeros em vermelho no
pargrafo anterior), o que acarretou o aparente problema quando se utilizou apenas os resultados
aparentes com a calculadora.
O caso B alm de envolver o problema do arredondamento de um nmero real, que no caso em

questo tambm feito na 2 casa decimal, ainda carrega a falha fundamental de que o objeto
medido - A DISTRIBUIO DE UM BOLO EM VRIAS PARTES - deve ser sempre igual a 1 (em
36
estatstica utilizamos a forma percentual dos 100%). Um exemplo bem prtico: pegue um disquete de
360 KB (aqueles de densidade simples de 5.1/4 de polegada, lembram?) e com uma tesoura faa
vrias fatias. Nem se preocupe em medir cada pedao, faa um bem maior que os outros, no
importa: o resultado de todas as fatias juntas ainda d EXATAMENTE IGUAL a 1 disquete. Jamais a
soma das partes, SOB NENHUMA CIRCUNSTNCIA, poder ser representada por um nmero
diferente de 100%. Qualquer um que apresentar este problema, do ngulo da soma de alguns
nmeros arredondados para a 2 cassa decimal, como no sendo igual a 100,00000000% estar
absolutamente equivocado.
Nesse exemplo, se fizermos o arredondamento dos nmeros da coluna C para a 3 casa decimal,
notaremos que o Excel apresentar os seguintes nmeros: 15,486 ; 21,795 ; 36,842 ; 12,160; 13,716
- com com o total ficando em 99,999 (com o uso daquela calculadora, lembra?) cujo
arredondamento, segundo as leis da Matemtica, deve ser o nmero: 100,00.
Como pode ser visto o uso de uma calculadora, para conferir os clculos de uma planilha de clculo,
o responsvel pelo erro aparente. Na verdade ao arredondar os nmeros, na 2 casa, verificamos
que houveram arredondamentos para cima nas linhas 2, 3 e 6 (so os nmeros em vermelho no
pargrafo anterior), e apenas um arredondamento para baixo na linha 4 ( o nmero em verde), o
que acarretou o aparente problema quando se utilizou apenas os resultados aparentes com a
calculadora.
A Prtica dos Nmeros
Bom agora j sabemos que o Excel est certo, porm no era para isso que iniciamos a discusso, que nossos amigos
enfrentam no seu dia- a- dia. O que precisamos saber :
1.
Como fazer o Excel apresentar os dados de modo acurado, ou mais parecidos com os resultados desejados?;
2.
Como convencer as pessoas a no usar calculadoras (no mximo 12 casas decimais) para conferir trabalhos de
uma planilha de clculo (no mnimo 14 casas decimais)?;
Respondendo as duas questes acima:
1.
O Excel possui uma funo que pode ser utilizada quando se deseja que os resultados fiquem realmente numa
determinada casa decimal:
A funo =ARRED(dado_a_arredondar ; nmero_de_casas_decimais) serve como uma luva aos casos:
No caso A o uso da frmula =ARRED(C2 * B2 % ; 2), ao invs da originalmente utilizada, resolveria o
problema da calculadora, j que os resultados seriam colocados como so externamente apresentados os
nmeros. Aqui haveria um erro de arredondamento ao final, j que o resultado correto (ou pelo menos mais
correto) seria o nmero 41,51 e no o nmero que agora ser apresentado: 41,52 (mas pelo menos os homens
das calculadoras ficaro contentes).
No caso B o uso da frmula =ARRED( B2 / B7 % ; 2 ) no lugar da frmula original no d resultado nenhum,
pelo menos com aqueles nmeros que eu apresentei, j que o erro aqui de conceito, e pega mais em baixo.
Tenho 2 sugestes que amenizam bastante o problema: a primeira usar uma frmula levemente diferente,
que seria:
=ARRED( B2 / B7 % ; 3) ao mesmo tempo que formata - se a apresentao numrica para apenas 2 casas
decimais , e a segunda seria utilizar a frmula original mas formatando a sada com 3 casas decimais;
37
2.
Bata um papinho com os mais reticentes; coloque a Matemtica para eles; e finalmente sugira, com bastante
delicadeza, que joguem suas calculadoras no lixo - ou faam eles prprios, doravante, os clculos
manualmente toda a vez, deixando os amigos internautas com mais tempo para gastar suas energias e
conhecimento em coisas mais teis.
Usando Formulrios para Entrar Dados Numa Planilha
Um Formulrio de Dados uma das maneiras mais prticas que o Microsoft Excel dispe para se preencherem dados
de uma tabela tipo Banco- de- Dados(1). Em geral este recurso colocado pelo autor da planilha para ser usado por
colegas com poucos conhecimentos de informtica, que em geral so os responsveis apenas pela digitao desses
dados.
O Formulrio de Dados garante que os dados sero colocados apenas nas clulas corretas, e que nenhuma outra clula
ser usada para nenhum tipo de digitao espria.
Preparando o Formulrio de Dados:
Antes de poder utilizar o Formulrio de Dados ser necessrio montar adequadamente a TABELA onde os dados devero
ser colocados. Siga os passos abaixo:
1.
Digite os nomes dos campos na primeira linha da planilha (no obrigatrio ser na linha 1, mas ajuda a
melhorar a aparncia global);
2.
Formate os nomes dos campos de tal sorte a serem visualmente diferentes dos dados que viro abaixo (no
obrigatrio colocar em Negrito , ou em MAISCULAS, porm ajuda a melhorar a aparncia global);
3.
Digite os dados do primeiro registro e formate - os adequadamente (tipo, tamanho, frmula, etc)(* );
4.
Cuide que se houverem campos calculados as suas frmulas sejam colocadas na clula correspondente ao
primeiro registro, pois o Excel percebe a existncia da frmula e - alm de utiliz- la em todos os demais
registros - impede que o digitador sobrescreva a frmula, estragando o banco- de- dados;
Se desejado pode o criador da planilha colocar moldura sob a linha dos nomes dos campos, para melhorar a legibilidade
da planilha em si. Jamais deixe uma linha em branco, mesmo que com altura diferente, j que o Excel vai se perder
nessa situao.
(* ) Ateno: lembre- se que o Excel permite uma gama muito ampla na formatao de campos numricos, porm atente
para o fato que nem tudo que formado por algarismos um nmero - na acepo matemtica da palavra); muita gente
tem me perguntado como formatar um RG, ou um CIC, ou mesmo um cdigo especial de produtos, a resposta : isso
NO nmero, e assim a nica maneira que o Excel coloca em nossas mos :
Formate o campo como TEXTO; tudo que voc digitar, como voc digitar, ir sair na clula do Excel
exemplo: se digitado "456.544.678 / 0 0 0 1 - 49 " (sem as aspas obvio) num campo cujas clulas forem
formatadas como texto, ento o Excel ir reproduzir - literalmente - o texto digitado, ficando assim:
456.544.678 / 0 0 0 1 - 49 ;
38
Utilizando o Formulrio de Dados:
Para se utilizar o Formulrio de Dados partir de agora basta que o usurio selecione o menu DADOS *
FORMULRIO, no esquecendo de um pequeno, mas importante detalhe:
O cursor deve estar dentro da lista (sugesto: colocar o cursor na clula A1 clicando [CTRL][HOME])
O Excel vai criar um formulrio dinamicamente, contendo um campo da tabela por linha, mas com os campos calculados
em cinza (isto : indisponveis para digitao direta - por razes bvias). Veja a figura abaixo como exemplo:
Aes Possveis num Formulrio:
NOVO registro: permite incluir um novo registro no fim da tabela do banco- de- dados;
39
EXCLUIR: permite que se exclua o registro que aparece no formulrio;
RESTABELECER: permite que se d um UNDO na alterao efetuada (volta ao que estava digitado);
LOCALIZAR ANTERIOR: vai para o registro anterior (se existir um critrio: vai para o registro anterior que
atenda ao critrio colocado);
LOCALIZAR PRXIMO: vai para o prximo registro (se existir um critrio: vai para o prximo registro que
atenda ao critrio colocado);
CRITRIOS: permite que o usurio pesquise a tabela (banco- de- dados) para consultar, alterar, ou excluir os
registros que atendam a determinado critrio (ver Como Usar o Boto Critrios seguir)
FECHAR: fecha o formulrio, escrevendo os dados, da ficha atual, na planilha se os mesmos forem novos ou
tiverem sido alterados;
Como Usar o Boto Critrios:
O boto Critrios abre um formulrio idntico ao que voc usou at agora, porm com os campos em branco. O usurio
dever preencher o campo (ou campos) que deseje usar como critrio da pesquisa. Para facilitar o entendimento deste
processo, veja alguns exemplos abaixo:
Exemplos Bsicos:
digitando 2* o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha um algarismo 2 no incio desse
campo;
digitando 00??? o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha os algarismos 00 e mais
quaisquer 3 outros algarismos nesse campo (assim s mostrar campos cujo contedo tenha
exatamente 5 algarismos iniciando por 00 );
digitando *Pentium* o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha a string Pentium em
qualquer lugar desse campo;
digitando >548 o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha um contedo de valor maior que
548 nesse campo;
40
digitando =1573,29 o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha exatamente o contedo desse
campo igual ao nmero 1573,29 ;(2 )
digitando no campo x o texto Pentium* e no campo y o booleano <1100 , o Excel vai mostrar o
primeiro registro que tenha AO MESMO TEMPO a string Pentium no incio do campo x e o valor do
campo y seja MENOR QUE 1100 ;
(1)Tabela do tipo Banco- de - Dados uma tabela especial, que simula um banco- de- dados, isto as colunas so os
CAMPOS do banco- de- dados, enquanto as linhas so os diversos registros que compem esse banco- de- dados. Assim
em cada coluna todos os dados so do mesmo tipo (numricos, alfabticos, datas, etc) e formato (1 casa decimal, data
longa, etc.).
(2) Ateno: o que uma planilha, como o Excel e todas as outras, mostra numa clula uma aproximao numrica
apenas. Uma clula com a frmula =21 / 4 tem o contedo real igual a 5,25 , porm se est formatada com 1 casa
decimal o que ser visvel na clula o nmero 5,3 (e para qualquer planilha: 5,3 NO IGUAL A 5,25 )))).
Importando Dados do Quattro Pro
A importao de dados gravados em formatos das planilhas concorrentes nunca foi um processo que a Microsoft
fizesse muitos esforos visando facilitar a migrao dos usurios. Exceto, numa pequena parcela, para o caso das
planilhas do Lotus 1- 2- 3, as demais planilhas no tm conversores eficientes.
Para o Quattro Pro existe possibilidade das planilhas, feitas para o ambiente DOS, serem convertidas at com um certo
grau de converso das macros. Para as verses para o ambiente Windows a situao no to boa.
Abaixo temos duas alternativas, que podem trazer maior ou menor graus de conversibilidade, dependendo de sua
planilha, nvel de utilizao dos recursos avanados do Quattro Pro utilizados pelo usurio, e tambm do nvel de
sofisticao das macros existentes.
Tente a alternativa 1, mais direta, muito boa para planilhas simples. Para os casos em que os resultados sejam pfios
apele para a alternativa 2, pode dar mais trabalho, porm pelo menos voc recupera todos os dados - e a maioria das
funes matemticas. Boa Sorte.
Alternativa 1 (Importao Direta):
1.
No menu Arquivo clique na opo Abrir ;
2.
Na janela que se abre, na caixa "Arquivo do Tipo ", selecione a alternativa "Arquivos do Quattro Pro/DOS";
3.
Nessa mesma janela, na caixa "Nome do Arquivo", clique sobre a planilha do Quattro Pro que deseja abrir;
4.
Clique no boto [Abrir ];
41
Se a planilha for da verso DOS, e tiver macro gravada, tente verificar se a macro funciona ainda, seguindo os passos
abaixo:
1.
Mantendo a tecla [Ctrl ] pressionada, digite a letra do nome da macro do Quattro Pro;
2.
Se aparecer uma mensagem "Pausa do IM" pode ser devido existncia do comando {?} na macro, pressione a
tecla [ENTER] que deve resolver;
Pronto, voc tem sua antiga planilha do Quattro Pro convertida para o Excel. Com sorte voc ter apenas de dar alguns
acabamentos nas formataes, quebras de pginas e margens, e talvez alguns ajustes nas macros.
Alternativa 2 (Ponte com o Ltus):
Se a alternativa acima no funcionou muito bem, ou se voc s conseguiu importar a primeira planilha do seu arquivo,
ou ainda se nem funcionou, ento a nica alternativa de fazer uma ponte com o Ltus, conforme os passos abaixo:
1.
Entre no seu Quattro Pro, e carregue a planilha desejada;
2.
V para a primeira planilha, ou pgina, e salve como uma planilha LOTUS(*);
3.
Execute o passo anterior uma vez para cada planilha ou pgina;
4.
Saia do Quatro Pro;
5.
Entre no seu Excel;
6.
No menu Arquivo clique na opo Novo (ou clique no boto da barra de ferramentas denominado "Nova
pasta de trabalho ";
7.
Salve- a com um nome significativo, pelo menos prximo do nome original do Quattro Pro;
8.
No menu Arquivo clique na opo Abrir ;
9.
Na janela que se abre, na caixa "Arquivo do Tipo ", selecione a alternativa "Arquivos do LTUS 1 - 2- 3";
42
10. Nessa mesma janela, na caixa "Nome do Arquivo", clique sobre a planilha salva (no passo 2) no formato
do
Ltus que deseja abrir;
11. Clique no boto [Abrir ];
12. Selecione todos os dados recuperados (clique no boto no canto superior
esquerdo da planilha (antes da linha
1 e da coluna A), e clique no boto "Copiar ";
13. No menu Janela selecione o arquivo Excel que voc criou nos passos 6 e 7; selecione uma nova aba e nela
selecione a clula A1 e clique no boto "Colar ";
14. Repita os passos de 8 a 13 para cada pgina ou planilha do seu arquivo antigo, no esquecendo que sempre
que passar pelo passo n 13 voc sempre deve selecionar a clula A1 numa aba vazia; se for necessrio crie
novas abas atravs do menu Inserir * Planilha;
15. Salve o arquivo novo do Excel;

Pode ser trabalhoso, e com certeza o , porm neste caso voc ter sempre de volta todos seus dados, e praticamente
todas suas funes. Voc ter que dar alguns acabamentos nas formataes, quebras de pginas e margens, e com
certeza recriar suas macros.
(*) Em minha experincia profissional o for mato que melhor trs garantias de recuperao mxima - dos dados
- a opo pelo formato wk1 (entretan to sinta - se livre para tentar outros format os mais avanados do Ltus); o
problema que neste formato voc perde muito das formataes e comandos avanados; mas se voc precisa
dos dados, ento o trabalho compensar.
Grficos Combinados (Barra e Linha)
Quase sempre geramos grficos baseados em tabelas dentro do Excel. O Excel permite se utilizar de diversos tipos de
grficos, tal como: COLUNA, BARRA, LINHA, PIZZA, etc. O que o Excel no tem o grfico combinado, isto , misturando
seqncias no formato COLUNA e seqncias no formato LINHA (por exemplo).
Para se criar tais grficos combinados, que permitem destacar um, ou mais, elemento dentre os demais, de uma forma
visualmente fcil, e clara, devemos lanar mo de alteraes manuais na(s) seqncia(s) desejada(s).
No exemplo abaixo temos um grfico de COLUNA simples, onde a venda de quatro produtos mostrada ao longo de trs
meses.
43
Grfico original (no caso todas as seqncias esto no format o COLUNA)
Vamos executar a ao de trocar a seqncia referente ao ms de fevereiro para LINHA, deixando as demais como
COLUNA:
1.
Clique com o boto do mouse sobre uma das barras que representam a seqncia do ms FEVEREIRO;
2.
Pressione o boto direito do mouse, em cima da seqncia marcada;
3.
Selecione, na janela de opes que se abriu, a opo TIPO DE GRFICO;
4.
Dentre os TIPOS PADRO selecione o tipo LINHA;
5.
Pressione o boto [OK];
Automaticamente o Excel altera toda a seqncia selecionada para o tipo LINHA. Como pode ser visualizado no grfico
abaixo:
44
Grfico alterado (no caso a seqncia referente a FEVereiro est no format o LINHA)
Opes do Menu Salvar
O Menu Arquivo * Salvar Como do Excel muito poderoso, mas vrias de suas opes so quase desconhecidas dos
usurios, mesmo alguns que detm bons conhecimentos desta planilha de clculos.
O menu Arquivo * Salvar Como do Excel representado pela janela abaixo, que se abre ao selecionar a opo Salvar
Como dentro do menu Arquivo , ou quando se usa o menu Arquivo * Salvar com uma planilha recm criada:
Janela do Menu Salvar Como
Campo Salvar Em:
Permite que o documento seja salvo em qualquer diretrio (que se denomina pasta no Windows 95 ), no
necessariamente na ltima pasta, ou na default . Pode- se digitar diretamente neste campo ou, o que muito melhor,
selecionar a pasta desejada navegando atravs da estrutura do seu disco. Para navegar basta pressionar aseta para
baixo existente direita do campo Salvar Em: e ir clicando duplamente nas pastas desejadas, at chegar naquela
desejada.
45
Pode- se tambm realizar tal navegao clicando- se na pasta com uma seta para cima desenhada em seu centro
(est a direita da seta para baixo do campo Salvar Em). A diferena deste mtodo que ele leva o usurio apenas um
nvel acima donde ele se encontra, enquanto que o mtodo anterior j leva o usurio ao nvel mximo (o Meu
Computador ) que permite inclusive mudar de drive.
Outra opo de se salvar o documento numa das pasta de Favoritos , em geral a pasta "Meus Documentos" que
criada na instalao do Windows 95 , mas pode ser utilizada qualquer outra que o usurio tenha criado e colocado em
Favoritos (1 )
Campo Nome do Arquivo:
Permite que seja dado um nome - ou alterado o j existente - a planilha. importante notar que no necessrio digitar
a extenso (.XLS) pois o prprio Excel cuida dessa parte. Mas se a inteno dar um nome sem extenso ento o
usurio deve digitar o ponto ( . ) logo ao final da ltima letra do nome da planilha.
Campo Salvar Como Tipo:
Permite que seja selecionado um tipo de documento diferente do default (que a Pasta de Trabalho (*.xls)). Clicando- se
sobre a seta para baixo desse campo o Excel mostra os tipos possveis para o documento, cujas opes mais comuns
so:
1.
Modelo do Excel (.XLT) - serve para se criar um modelo, com base no arquivo atual, para uso futuro;
2.
Texto Separado por Tabulaes (.TXT) - serve para se criar um documento apenas com o texto, sem
nenhuma formatao;
3.
CSV (Separado por Vrgulas (.CSV) - serve para se criar um documento formatado, com o contedo das
clulas separado por vrgulas, que outros softwares - principalmente bancos- de- dados reconhecem;
Outras opes so menos comuns, mas voc pode colocar as suas opes mais usuais para converso em outros
formatos atravs do processo de instalao e/ou reconfigurao do Excel, tal como converso para verses anteriores
do Excel, planilhas do Lotus 1- 2 - 3, planilhas do Quattro Pro, DBase, etc.
Boto Opes:
Ao ser pressionado, abre a janela do menu Ferramentas * Opes diretamente na aba Salvar (que na verdade a nica
disponvel atravs daquele boto), como pode ser verificado na figura abaixo (mostrando apenas a regio que interessa,
referente s sub- opes de "Compartilhamento do Arquivo", e de "Criar Sempre Backup"):
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O usurio pode definir se deseja:
1.
criar sempre um backup da planilha (assim sempre haver a possibilidade de retornar uma planilha atrs);
2.
que uma senha proteja o arquivo (assim s quem souber a senha correta poder abrir a planilha protegida);
3.
que uma senha proteja o arquivo contra regravaes (assim s quem souber a senha correta poder abrir
a planilha para edio, os demais podem apenas editar se salvarem a planilha com outro nome);
4.
se o Excel deve abrir como Somente Leitura (impede alteraes na planilha original, quaisquer alteraes s
se o usurio salvar a planilha com outro nome);
Ateno: as senhas fazem distino entre letras maisculas e minsculas e podem ter um tamanho mximo de 15
caracteres, sejam eles letras , nmeros ou smbolos - ou qualquer combinaes entre eles. Assim a senha Aaber23 / 1
completamente diferente de AABER23 /1 . Se voc esquecer a senha correta: adeus, nem Bill Gates vai te sanar a perda.
Boto Cancelar:
Permite ao usurio cancelar a solicitao de salvamento, quando o usurio tem dvidas sobre alguma das alteraes
efetuadas, ou pressionou a opo de Arquivo * Salvar Como por engano;
Boto Salvar:
Finalmente, aps o usurio ter selecionado quaisquer das opes citadas anteriormente, pode- se realizar o salvamento
do documento para o disco, bastando dar um clique nesse boto (o boto Salvar ).
Inserindo Grficos
Se voc precisar inserir um grfico numa planilha Excel, para dar melhor clareza aos ridos nmeros que, em geral, ns
colocamos em nossas planilhas, vrias alternativas so disponibilizadas pelo produto da Microsoft . Nesta Super- Dica
iremos mostrar um dos mais simples e eficazes mtodos para inserir um grfico diretamente na sua planilha.
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Imaginando que seus dados, incluindo cabealhos de colunas e de linhas, estejam dentro da regio A5:F10 , e que voc
deseja colocar seu grfico logo abaixo, por exemplo ocupando a regio A12:F25 , a primeira coisa a fazer marcar toda
a regio onde seus dados residem (no esquea da linha e coluna de cabealhos). Para tal basta clicar com o mouse na
clula A5 e arrastar o mouse at que toda a regio, at a clula F10 , esteja selecionada.
seguir pressione no boto do "Auxiliar Grfico", que representado por um desenho de um grfico encimado por
uma vara mgica. Perceba que o cursor do mouse mudou para uma pequena cruz com um pequeno grfico ao lado.
Posicione no ponto inicial desejado (em nosso exemplo em alguma lugar da clula A12 ) e pressionando o boto
esquerdo do mouse arraste o cursor at que fique marcada toda a rea onde o grfico dever ficar (em nosso exemplo
em algum lugar da clula F25 ).
Ao soltar o boto do mouse aparecer a primeira das diversas janelas do "Auxiliar Grfico". Siga abaixo cada funo de
cada uma das 5 janelas que aparecem em seguida:
Etapa 1 de 5:
Serve para indicar a regio onde ficam seus dados. Se voc seguiu os passos, corretamente, a faixa correta (A5:F10 ) j
estar indicada; seno marque agora a faixa correta.
Pressione o boto "Continuar > ".
Etapa 2 de 5:
Serve para selecionar um tipo bsico de grfico. O Excel permite escolher um dos 15 grficos bsicos relacionados
abaixo:
Grfico de rea;
Grfico de Barras ou Colunas;
Grfico de Linhas;
Grfico de Torta ou Rosca;
Grfico tipo Radar;
Grfico de Disperso;
Grfico de Combinao (Barras e Linhas ao mesmo tempo);
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Grficos 3- D de rea ou de Superfcie;
Grficos 3- D de Barras, Colunas, Linhas ou Torta;
Selecione o tipo de grfico desejado e pressione o boto "Continuar > ".
Etapa 3 de 5:
Serve para selecionar um formato para seu tipo de grfico, na verdade um sub- tipo do grfico selecionado na etapa
anterior.
Selecione o sub- tipo desejado e pressione o boto "Continuar > ".
Etapa 4 de 5:
Serve para definir como a seqncia dos dados, se por linha ou por coluna, e quantas linhas e/ou colunas ocupam os
ttulos para os rtulos dos dados (o eixo X) e para a legenda do grfico.
Se voc ficar em dvida quanto a melhor seqncia para seu caso especfico, fique vontade para selecionar
alternativamente as opes por linha e por coluna. Uma imagem reduzida, mas real, de seus dados apresentada
esquerda da janela desta etapa.
Quando estiver satisfeito pressione o boto "Continuar > ".
Etapa 5 de 5:
Nesta ltima janela do "Auxiliar Grfico" voc poder escolher se:
inclui, ou no, uma legenda para seu grfico;
um ttulo para o seu grfico; e
os ttulos para os eixos X e Y de seu grfico;
A cada alternativa selecionada e/ou preenchida o Excel ir atualizar a amostra do grfico que voc est montando.
Assim sendo cada passo de cada etapa pode ser visualizado diretamente. Isto facilita muito a tarefa de incluir um grfico
que represente mais que 1000 palavras (ou seria: mais que 1000 nmeros?).
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Finalmente pressione o boto "Finalizar " e o grfico ser inserido na posio escolhida, e do jeito que voc foi indicando
passo a passo.
Formatando Pginas
Uma das mais importantes aes que voc pode tomar, para tornar suas planilhas mais profissionais, com uma
apresentao adequada, dar uma passada no menu Arquivo * Configurar * Pgina.
Ao entrar nessa opo, aparece na tela uma janela com as opes disponveis para executar as aes de configurao da
pgina, conforme pode ser visualizado na figura abaixo:
Como pode ser verificado a janela aberta possui 4 abas, cada uma delas cuidando de um pedao especfico da
formatao da pgina:
Aba Pgina:
Nesta aba o usurio pode- se configurar vrios itens, sendo que os itens abaixo so os mais comuns:
Orientao : as opes so Retrato (papel na vertical) e Paisagem (Papel na horizontal);
Escala: ajuste para um porcentual do tamanho normal, ou ajuste para que a planilha impressa caiba em tantas
pginas de largura por tantas pginas de altura;
Tamanho do Papel: A4, A5, Ofcio, Carta, entre outros;
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Nmero da Primeira Pgina: defini- se a numerao das pginas da planilha de acordo com o documento em
que as mesmas sero encartadas;
Veja que no lado direito da janela aparecem 4 botes, cuja funo est descrita abaixo:
OK: executa a formatao conforme as selees efetuadas pelo usurio;
Cancelar : cancela todas as alteraes efetuadas nessa aba;
Imprimir : imprime a planilha na impressora, conforme ajustes anteriores e/ou configurao padro da
impressora;
Visualizar : permite que o usurio visualize a planilha do mesmo jeito que seria impressa (WYSIWYG);
Opes: permite alterar a configurao atual da impressora, para adaptar a necessidade do momento;
Aba Margens:
Nesta aba o usurio pode alterar cada uma das margens pr- configuradas, de sorte a deixar a planilha do jeito exato
que se deseja ver impresso. Tanto as margens Inferior , Superior , Esquerda e Direita podem ser alteradas, quanto as
distncias do Cabealho e do Rodap em relao s bordas da pgina;
Tambm pode centralizar a planilha, tanto na Horizontal quanto na Vertical , de tal sorte a deix- la com um aspecto
mais profissional, evitando- se a concentrao da parte escrita muito para um dos lados, o que considerado um grave
desleixo do autor, j que d uma aparncia desagradvel de desequilbrio do material.
Veja que no lado direito da janela voltam a aparecer os 4 botes, cuja funo voltamos a descrever abaixo:
OK: executa a formatao conforme as selees efetuadas pelo usurio;
Cancelar : cancela todas as alteraes efetuadas nessa aba;
Imprimir : imprime a planilha na impressora, conforme ajustes anteriores e/ou configurao padro da
impressora;
Visualizar : permite que o usurio visualize a planilha do mesmo jeito que seria impressa (WYSIWYG);
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Opes: permite alterar a configurao atual da impressora, para adaptar a necessidade do momento;
Aba Cabealho e Rodap:
Aqui o usurio consegue personalizar tanto o Cabealho quanto o Rodap . O ato de se selecionar um dos dois botes
de personalizao leva o usurio a uma segunda janela (vide figura abaixo) onde le poder definir para o cabealho,
e/ou para o rodap at 3 sees em cada uma:
Seo Esquerda: alinha- se esquerda da folha de impresso;
Seo Central : alinha- se centralizada em relao a folha de impresso;
Seo Direita : alinha- se direita da folha de impresso;
Para cada uma dessas sees o usurio poder fazer uma simples digitao de um texto, ou poder aplicar uma
determinada formatao da fonte, ou se utilizar da insero de certos campos especiais de cdigo, que permitiro
automatizar certos processos, saber da esquerda para a direita:
boto FONTE: permite selecionar um novo fonte, alm de seu tamanho e estilo;
boto NMERO DA PGINA: permite inserir um campo especial, automaticamente alterado;
boto TOTAL DE PGINAS: permite inserir um campo especial que mostra o nmero total de pginas na
planilha;
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boto DATA DE USO: permite inserir um campo especial que mostra a data atual da visualizao ou da
impresso;
boto HORA DE USO: idem para a data atual;
boto NOME DO ARQUIVO: permite inserir um campo especial que mostra o nome do arquivo atual;
boto NOME DA ABA: permite inserir um campo especial que mostra o nome da aba atual;
Veja que no lado direito da janela voltam a aparecer os 4 botes, cuja funo j descrevemos anteriormente.
Aba Planilha:
Finalmente nesta aba o usurio poder configurar aspectos gerais, relativos rea de impresso, que melhoram o modo
como (e o que) ser impresso:
rea de Impresso: digitando - se $A$1:$X$123 (ou selecionando- se tal rea atravs do mouse) restringe- se a
rea de impresso regio indicada, no importando se outras clulas possuem ou no qualquer coisa
registrado; com isso ganha- se clareza para o digitador, que poder ter dados explicativos apenas para se guiar
no processo de digitao dos dados, e evita- se que dados de clculos intermedirios "sujem" o material
impresso;
Imprimir Ttulos: selecionando- se uma certo nmero de linhas a repetir no topo da planilha, ou ento um
certo nmero de colunas a repetir esquerda da planilha, consegue- se repeti- las por todas as pginas
impressas, o que serve para repetio de ttulos importantes em planilhas muito longas em qualquer uma
dessas direes;
Imprimir Detalhes: selecionando- se ou deselecionando- se cada um dos itens liga- se ou desliga- se tal opo
na hora da impresso; ideal para diferenciar o rascunho, ou a documentao tcnica, do trabalho final;
Ordem da Pgina: permite que se imprimam as folhas na seqncia "de cima para baixo e da esquerda para a
direita" ou ento na seqncia "da esquerda para a direita e de cima para baixo";
Veja que no lado direito da janela voltam a aparecer os 4 botes, cuja funo j descrevemos anteriormente.
Formatando Clulas
A formatao das clulas no Excel pode ser feita de duas maneiras diferentes. Quando o que voc deseja aplicar uma
formatao mais rpida e simplificada, basta utilizar - se dos botes da Barra de Formatao que o Excel fornece por
default. Quando voc necessita de ter controle total sobre a formatao da clula ento deve utilizar a opo do menu
Formatar * Clulas.
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Usando a Barra de Formatao:
Estilo do Texto: clique sobre um dos botes marcados como Negrito, Itlico, ou Sublinhado, e todo o texto da clula
ser formatado com o estilo escolhido;
Alinhamento do Texto: clique sobre um dos botes desenhados com tracinhos representando (da esquerda para a
direita) as opes de Alinhamen to Esquerda , Alinhamento Centralizado , e Alinhament o Direita ;
Formatao de Nmeros: clique sobre um dos botes desse grupo e voc pode formatar clulas numricas nas
seguintes opes: formato Moeda (ex: R$ 2.100,03), formato porcentagem (ex: 12,30%), formato Separador de
Milhares e 2 Casas Decimais (ex: 12.345,67), formato Aumenta o Nmero de Casas Decimais , e Dimin ui o Nmero
de Casas Decimais ;
Molduras : clique sobre a seta ao lado do boto de molduras para selecionar uma das 12 opes de moldu ras
disponveis no boto (sem moldura, moldura simples horizontal em baixo, moldura vertical esquerda, moldura vertical
direita, moldura dupla horizontal em baixo, moldura grossa horizontal em baixo, molduras simples horizontal em baixo
e em cima, molduras horizontais simples em cima e dupla em baixo, molduras horizontais simples em cima e grossa em
baixo, molduras internas verticais e horizontais, borda externa fina, e borda externa grossa);
Preenchimento de Cor: clique sobre a seta ao lado do boto de Cores para selecionar uma das diversas cores
disponveis para preenchimento de clulas;
Cor da Fonte: clique sobre a seta ao lado do boto de Cor da Fonte para selecionar uma das diversas opes de cores
disponveis para aplicao no texto da clula;
Estes ltimos 3 botes, aqueles que possuem as setas ao lado do boto para escolher uma das opo entre muitas,
permitem uma reutilizao expressa de suas respectivas formataes bastando apenas selecionar a nova clula e clicar
diretamente sobre o boto (no sobre a sua seta) para reutilizar o ltimo formato selecionado.
Usando o Menu Formatar * Clulas:
O uso do menu Formatar * Clulas poderoso, e com ele voc pode usar qualquer tipo de formatao que o Excel
permita. Quando no h soluo com o uso da Barra de Formatao ento a nica alternativa usar esse menu. No
sempre, portanto, que deve ser usado tal menu, apenas nos casos que os botes da Barra de Formatao no dm o
efeito que voc deseja.
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A figura acima most ra uma tela tpica aps selecionado o menu Formatar * Clulas , aba Fonte
A janela do menu Formatar * Clulas possui 6 abas, cada uma delas especializada num determinado tipo de
formatao, conforme explanado nos itens abaixo:
Aba Nmero : permite formatar o contedo da clula em uma dentre diversas opes disponveis (as mais comuns so:
Nmero, Moeda, Data, Porcentagem, Cientfico, e Personalizado); para cada opo em geral existem diversas subconfiguraes, que do uma ajuste fino na formatao da clula;
Aba Alinhamento : permite formatar o texto tanto na horizontal (esquerda, direita, justif icado, preenchido entre
outros) quanto na vertical (superior, centralizado , etc), definir a orientao vertical do texto, em 3 modos diferentes,
alm de incluir uma opo para permitir - se desejado - o retorno automtico do texto quando o texto maior que a
largura da clula;
Aba Fonte: permite formatar o texto de modo a selecionar qualquer fonte disponvel no Windows, definir o tamanho e
cor do texto, alm de permitir selecionar um ou mais estilos (negrito, itlico, sublinhado, etc; Alm disso tudo pode- se
escolher um efeito para o texto(tachado, sobrescrito ou subscrito);
Aba Borda: permite selecionar qualquer efeito de borda para a clula selecionada, incluindo os quatro lados
simultaneamente; para cada lado pode- se escolher um estilo e espessura de borda, alm de poder usar cor para as
bordas;
Aba Padres: permite escolher uma cor e um tipo de preenchimento para a clula;
Aba Proteo: permite utilizar o recurso de proteger e desproteger uma determinada clula, evitando - se assim que um
usurio menos atento possa destruir frmulas, formataes e/ou macros em clulas especiais, de tal sorte que a
integridade da planilha seja preservada de acidentes; (ateno : esta proteo s fica disponvel se for ligada a opo
"Proteger a Planilha " existente no Menu Ferramentas * Proteger);
55
56

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[ Como Usar Hyperlinks para outros Documentos?

Clique no boto Inserir Hyperlink na Barra de Ferramentas padro;

Na caixa de dilogo Hyperlink , selecione o arquivo a ser linkado;

Selecione e copie um trecho do outro arquivo;

[Como Converter Texto para Colunas? ]

[ Como colocar um boto para imprimir uma regio? ]

GEEK BRASIL http: / / w w w . geekb rasil.com.br -

[ Como quebrar linhas dentro das clulas? ]

[ Como copiar dias da semana? ]

Como gerar nmeros realmente randmicos? ]

Na clula desejada digite =ALEATRIO() e pressione [ENTER];

A clula mostrar um nmero randmico (no caso entre 0 e 1).

Para outras faixas digite

GEEK BRASIL http: / / w w w . geekb rasil.com.br -

=ALEATRIO()*10 (para nmeros entre 1 e 10);

=ALEATRIO()*100 (para nmeros entre 1 e 100);

=ALEATRIO()*1000 (para nmeros entre 1 e 1000);

e assim por diante...

Como inserir data ou hora de modo rpido? ]

Como fazer isso no Excel, fcil:

Para inserir a DATA pressione [CTRL][;] (a tecla CTRL

Para inserir a HORA pressione [CTRL][:] (a tecla CTRL

O que significa essa ^&#@##@!X de ##### na minha clula? ]

Como fazer para fazer mltiplas comparaes (funo SE)? ]

GEEK BRASIL http: / / w w w . geekb rasil.com.br -

Explicando melhor, passo a passo:

O Excel checa se o valor da clula Media inferior a 5 (<5 );

Se for verdadeiro ento mostra a palavra "Reprovado" na clula;

Se for falso ento processa a segunda funo SE;

Se esta der verdadeiro para a condio (Media=5 ) ento mostra "Recuperao";

Se for falso ento mostra que o aluno foi "Aprovado";

GEEK BRASIL http: / / w w w . geekb rasil.com.br -

Explicando melhor, passo a passo:

Se o custo for <100 , o clculo Custo * 8%, direto;

Selecione o menu Ferramentas * Opes;

Clique na aba Geral;

No campo "Local Padro do Arquivo:" digite o caminho completo;

Pressione o boto [OK];

GEEK BRASIL http: / / w w w . geekb rasil.com.br -

Altere a regio protegida para que fique destravada; ou

Altere a macro, de tal maneira a no alterar tal regio;

Desproteja a planilha no incio da macro / proteja- a novamente ao final;

Excel: Protegendo o Contedo da Planilha

Como fixar algumas clulas, como um cabealho, para no se moverem? ]

Selecione o menu Janela * Congelar Painis;

Como colocar numa clula o menor valor de uma regio? ]

x | __A___ | __B___ | __C___ | __D___|

Coloque o cursor na clula onde deseja- se obter o resultado (no exemplo D1 );

Digite a frmula do valor MNIMO (perceba quando 2 pontos e quando ponto&vrgula):

GEEK BRASIL http: / / w w w . geekb rasil.com.br -

Pressione a tecla [ENTER];

O maior valor: =MXIMO(A1:C1);

A mdia dos valores: =MDIA(A1:C1);

A somatria dos valores: =SOMA(A1:C1);

Na primeira clula (por exemplo: F5) digite a data inicial desejada;

Na clula seguinte (F6) digite a frmula: =F5 +(MOD(F5;7)=6)*2 + 1;

Formate a clula para que a data aparea no formato desejado;

Como preencher uma regio com dados de uma lista do Excel? ]

Digite o dado na primeira clula (exemplos: Janeiro ou segunda);

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Solte o boto do mouse;

Como somar os nmeros de uma regio?]

Selecione com o mouse toda a regio que contm os nmeros a somar;

Como usar modelos prontos do Excel? ]

x | A_ | B_ | C_ | D_|