ASISTENTE

ADMINISTRATIVO CONTABLE:
GUIA 05
EL ALMACEN
Profesor Vctor Campos
Cooperativa CIEASEDEN 467 R.L
Universidad Internacional Negro Primero

AAC GUIA 05: EL ALMACEN

CONTENIDO:
ALMACN: CONCEPTO, EXISTENCIA Y FORMAS
RELACIN CON EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y EL IMPRESOR
CONTROL DE FORMAS EN EL ALMACN
CANTIDADES QUE DEBERN ORDENARSE Y SUS MNIMOS
PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIN DE RDENES
CONTROL DE INVENTARIO, REVISIN Y DESECHO DE FORMAS
INSPECCIN DE FORMAS
RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE FORMAS
CRISIS Y PROBLEMAS DE FORMAS
INSTALACIN DE UN PROGRAMA DE CONTROL DE FORMAS
SISTEMAS DE NUMERACIN DE FORMAS
SISTEMAS DE CLASIFICACIN DE FORMAS
MANEJO DE LAS FORMAS
ARCHIVOS FUNCIONALES Y NMEROS DE CONTROL
ALMACENAMIENTO Y EMISIN DE FORMAS
PONIENDO EN MARCHA EL PROGRAMA
SIMPLIFICACIN DEL PAPELEO
SIMULACRO DEL CONTEO FSICO DE INVENTARIO DESDE EL DISEO DE
FORMAS
EJERCICIO

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ALMACN: Es el lugar donde se tienen mercancas para su custodia o venta.

Las actividades que se desarrollan dentro de un almacn incluyen: el
mantenimiento de registros de existencias, tramitacin y recibo de las
requisiciones de salida, vigilar los niveles de existencia para que no lleguen a ser
menores que las cantidades fijadas como mnimo, originar las requisiciones de
compras o las rdenes al taller de imprenta para reponer existencias, vigilando
despus que las entregas se hagan a tiempo, recibir y almacenar el material, as
como preparar recuentos de inventario, cuando se haga necesario, para verificar
los saldos en los registros de existencias.
1. EXISTENCIA (S): Son mercancas o productos que permanecen en el
almacn, es decir, no se ha producido su salida o venta.
2. FORMAS: Es un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y
que cuenta con espacios para que se anote en ellos una informacin
variable. Generalmente est impresa en papel; puede constar de varias
partes similares o distintas.
RELACIN CON EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y EL IMPRESOR
En las empresas que carecen de una seccin de sistemas o control de
formas, el departamento de compras es el que ejerce un control de formas a
travs de los esfuerzos del impresor que las surte. La calidad y minuciosidad de su
trabajo variar, desde luego, segn sean sus conocimientos de diseo y
elaboracin de formas, lo extenso de su autoridad y el tiempo que pueda dedicar a
esta actividad.
Una vez que haya quedado instalado el grupo de control de formas,
aprovechar los conocimientos y experiencia del proveedor-impresor como una
valiosa ayuda en su trabajo. Todos los contactos con los vendedores e impresores
de formas sern hechos a travs del comprador y ste ser quien efectu todo el
trmite en las compras de rutina. Algunas veces ser necesario que el especialista
en formas y el impresor traten personalmente para mantenerse el primero al
corriente de los nuevos adelantos y procesos.
Los vendedores de formas son a menudo expertos en el diseo de formas y
su construccin, y tienen adems la ventaja de poseer un amplio conocimiento de
los problemas y aplicaciones que en cuanto a formas han tenido otras empresas.
Con frecuencia representan una gran ayuda, pero no debe olvidarse que
bsicamente sus intereses no son los mismos que los de su cliente; de ah que no
se les deba dar carta blanca para disear todas las formas de la compaa.

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CONTROL DE FORMAS EN EL ALMACN: Existen varios principios de

importancia que conviene recordar, a fin que el manejo que se lleve en un almacn
de papelera, sea efectivo y eficiente:
1. Llenar las requisiciones con prontitud. Esto ahorrar quejas, tener que estar
muy pendientes del trmite, tener que recoger personalmente en la
imprenta la papelera ordenada y las prdidas de tiempo causadas por la
carencia de formas en los departamentos afectados.
2. Establecer programas regulares para que los diversos departamentos
ordenen sus formas con oportunidad. Cada departamento utiliza varias
formas en cantidades importantes. stos saben bien cules son sus
necesidades mensuales o semanales y les es posible pasar con
anticipacin sus rdenes, en das determinados de la semana o del mes.
3. Hacer las entregas de formas y papelera en general: Cuando el
departamento solicitante enva un empleado con una requisicin para
recoger formas, se pierde mucho tiempo, porque ste tiene que esperar a
que le surta la orden, el personal de existencias tiene que interrumpir otras
actividades para que no tenga que esperar el empleado y, finalmente, este
tendr que efectuar varios viajes para llevar las formas y papelera a su
departamento. Por otra parte, si las requisiciones se envan mediante los
conductos normales establecidos, el almacn puede organizar su trabajo
eficientemente, con lo cual nadie tendr que esperar mientras se rene lo
solicitado en cada requisicin y el personal del almacn podr acumular
rdenes para un rea determinada del edificio o planta y entregarlas en un
solo viaje. Este ltimo punto deber ser recordado al asignar programas
para las rdenes departamentales, si el almacn sirve a una planta
importante. Si los departamentos del primer piso o del ala oriental ordenan
los lunes o el primer lunes de cada mes, hgase que el segundo piso pase
sus rdenes el martes y as los dems. El programa deber estar dispuesto
de tal manera que todos los das de trabajo no sean das de entrega. Se
deben dejar dos o tres das de cada semana para que el almacn se pueda
dedicar a trabajar en el acomodamiento del material recin llegado y tramite
todas las rdenes de reposicin. Se podra hacer mucho ms si el personal
no tuviera que saltar de una tarea a otra cada media hora.
4. Viglense las fluctuaciones en el uso de las formas: El almacn puede
representar una gran ayuda para el control de formas, mediante la
anotacin de cualquier cambio fuera de lo usual en el consumo de las
formas. Los datos que puede suministrar consistirn en aumentos o
disminuciones de las cantidades retiradas, consumos en nuevos
departamentos, o devoluciones de cantidades en exceso para que se
vuelvan a almacenar, as como la falta de movimiento de alguna forma. Un
almacenista alerta puede, de esta manera, evitar escasez de los artculos
cuyo consumo vaya en aumento y notificar al control de formas o de
sistemas y procedimientos de cualquier cambio imprevisto en los
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procedimientos de la oficina, y puede iniciar la accin necesaria para

aligerar el almacn de artculos que ya no se usen.
5. Mantener controles estrictos sobre artculos especiales, o sea formas
difciles de conseguir: Es innecesario decir que estas formas sern
especiales para las operaciones de oficina que las necesitan. Se deben
vigilar artculos tales como las formas mltiples con carbn intercalado, las
formas continuas para tabular, tarjetas tabuladoras, formas de cheques y
formas de diseo especial o con ventanas, que slo puedan surtir
determinados fabricantes por tratarse de un diseo patentado o que
corresponda de un modo especial a un equipo vendido por la casa que las
surta (por ejemplo: Kardex, Postindex, Acme.
6. No exagerar el control: Los controles mencionados de artculos especiales
debern ser normales menos del 10 por ciento del total de formas. Las
formas comunes son hojas sueltas o tarjetas que pueden conseguirse con
facilidad en la imprenta propiedad de la empresa o con alguna imprenta
local, para entrega normal corta. Si la empresa cuenta con un taller de
imprenta, no es necesario molestarse en conservar un registro de
existencia de tales artculos: lo que deber hacerse es registrar una
cantidad mnima, una tarjeta en la que se diga o recuerde que al usar ese
paquete tendr que ordenarse la reposicin, o depender simple y
sencillamente del aviso, con una semana de anticipacin, del departamento
que utiliza la forma. Las anotaciones de retiro se harn en el registro de
existencias. Sin embargo, al tratarse de artculos especiales en donde las
fluctuaciones del consumo pueden causar serios perjuicios, deber llevarse
un registro cuidadoso y detallado de los retiros que de los mismos se
hagan.
CANTIDADES QUE DEBERN ORDENARSE Y SUS MNIMOS
Numerosas empresas se ven obligadas a pagar altos precios por sus
formas, debido a que los departamentos que las emplean nunca enfocan de un
modo realista el plazo necesario para poder comprar los impresos con una
economa. Esto es cierto especialmente cuando se trata de compaas que
carecen de personal para el control de formas. Una de las funciones ms
importantes del grupo de control de formas consiste en ver que se implanten
tiempos de entrega reales y razonables, y que se ordenen cantidades que resulten
ms econmicas para todas las formas de la empresa. Dichas economas no
podrn ser tan grandes como las que se derivan de los tiempos empleados en los
procesos o trmites de oficina, pero son el tipo de ahorros que es ms fcil contar
y probar.
Si la gerencia visualiza esta clase de economas en monedas, ser ms
fcil creer en lo menos tangible, y ms difcil medir el ahorro derivado del trabajo
del personal de sistemas para el mejoramiento del procesado de formas.
1. El plazo requerido para las entregas vara segn la regin, la poca del ao
y el ambiente de los negocios.
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2. La cantidad que se ordene de una forma puede determinarse mediante la

misma frmula matemtica empleada para cualquier tipo de artculo en
existencia y que se basa en factores de costo, espacio disponible para
almacenar, tasa de consumo, costo de colocar una orden, costo de recibir y
almacenar, deterioro sufrido en los estanques y posibilidad de quedar
anticuada. Si no se cuenta con el tiempo suficiente para considerar todo
esto, squense las cuotas de aprovisionamiento en tres, seis y doce meses;
luego, comprense los costos por unidad en estas tres cantidades y
examnese el espacio disponible para el almacenamiento y la posibilidad
que la forma quede fuera de lnea en un momento determinado.
PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIN DE RDENES
1. Un empleado del almacn anota los nmeros de formas que han llegado al
mnimo, en un aviso de existencia baja marcando al mismo tiempo AEB en
el registro de existencias y asentando el saldo, el mnimo y el consumo de
tres meses en el aviso de existencia baja.
2. El que maneja la papelera almacenada hace un recuento y anota la
cantidad en la columna siguiente a la de registro de existencias.
3. El empleado prepara una forma de requisicin de compras, consignando en
ella toda la informacin, excepto la cantidad y fechas requeridas.
4. El supervisor o el departamento de control de formas estudia el aviso de
existencia baja, revisa los renglones dudosos y anota la cantidad que se
ordenar y la fecha requerida en la requisicin de compras.
5. El aviso de existencia baja regresa al empleado del almacn como
notificacin que los artculos han sido ordenados.
6. Despus el departamento de compras acta, el almacn recibe una copia
de la orden de compras y elimina el artculo de su aviso de existencia baja.
Vigila que el departamento de compras no haya omitido ordenar alguno de
los artculos dentro de los diez das siguientes.
7. El departamento de control de formas, si considera necesario detener
alguna requisicin para revisarla o para examinar la forma que se va a
ordenar, deber comprobar el saldo en existencia tanto del almacn como
del departamento que use la forma o formas a intervalos frecuentes, para
cerciorarse que la provisin no est por debajo del mnimo de tiempo
necesario para que la imprenta surta el artculo.
CONTROL DE INVENTARIO, REVISIN Y DESECHO DE FORMAS
Las formas se acomodarn en el almacn en el orden de su numeracin,
con excepcin de aquellas en cantidad muy voluminosa que tendrn referencias
cruzadas para designar los lugares en que estn almacenadas. Cuando se levante
un inventario, todos los lugares sern revisados para obtener una cantidad
correcta. Muchas empresas se ven precisadas a hacer desembolsos y pagar
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precios altos por tener que ordenar la impresin urgente de formas especiales,
debido a que no se hizo una revisin de todas las reas de almacenamiento al
efectuar el inventario, y se pasaron por alto existencias insuficientes que se
convierten en faltantes.
Si llegase a ocurrir una escasez inexplicable, el supervisor har bien en
examinar todas las transacciones, buscar en el almacn, y comprobar los
consumos de los departamentos, para tratar de hallar a donde fueron a dar las
formas faltantes, antes de colocar una costosa orden de urgencia a la imprenta.
Cuando se tome el inventario, deber hacerse todo lo posible para poner en
orden las existencias, retirando la papelera maltratada si est en condiciones
tales que no pueda usarse, viendo que lo que est numerado en serie se
encuentre correctamente colocado (la numeracin menor primero para que se
vaya consumiendo en orden), cerciorndose que la existencia ms antigua est en
posicin que le permita ser utilizada primero, y alerta al polvo que cubra los
paquetes de formas y que denotar el poco uso de las mismas. Al mismo tiempo,
el almacenista deber revisar todos los registros de existencias e informar al
supervisor cules renglones no han tenido movimiento en el curso del ao anterior.
Si hay alguna forma que haya sido usada, no deber ser conservada.
Hgase que el departamento que la emplea d su aprobacin para que se le
deseche. Procdase a eliminarla en caso que no pueda aprovecharse en una
cosa. La mayora de las formas desprendibles no sirven para nada (ni siquiera
para venderse como desperdicio). Sin embargo, las formas que no tengan carbn,
con frecuencia pueden emplearse por el revs para apuntes y clculos. Las
tarjetas de tabular siempre podrn utilizarse por el departamento de tabulacin
para programas internos y las formas continuas de tabulacin a menudo se utilizan
por el citado departamento para pruebas y otros listados que normalmente se
tienen que hacer en papel tabular especial.
INSPECCIN DE FORMAS
El supervisor del almacn inspeccionar todas las formas que lleguen en
cuanto a su aspecto general y en particular para ver si llenan los requisitos
solicitados. Las formas complicadas debern ser llevadas al grupo de control de
formas para tener la certeza que posteriormente, al utilizarse, no vayan a surgir
contratiempos. Al inspeccionar las formas, se debe tomar en cuenta:
1. Que haya nmeros de serie idnticos en cada una de las partes de una
forma mltiple.
2. Que registren bien o coincidan las diversas partes de una forma mltiple.
3. Que los tamaos y tipos de perforaciones o muescas se encuentren en el
lugar debido.
4. Que las copias hechas al carbn salgan legibles (habr que probarlas en
las condiciones ordinarias de uso).
5. Que la secuencia de las distintas partes que integran una forma mltiple
sea correcta.
6. Los pesos y clases de papel.
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7. Que las franjas de carbn y mscaras estn en el lugar que les

corresponde.
8. Que los cambios segn especificacin que deben presentar determinadas
copias de una forma mltiple estn de acuerdo.
9. Que la impresin en el reverso, cuando haya sido ordenada, aparezca en el
lugar debido.
10. Que estn adecuadamente engomados los talones de formas
desprendibles.
11. Que las formas estn correctamente empacadas y etiquetadas.
12. Todas las dems caractersticas y detalles consignados en la hoja de
especificacin de formas.
Las formas continuas para el procesamiento de datos deben ser revisadas
para asegurarse que las perforaciones marginales para los punzones
alimentadores, estn libres de residuos de papel que pueden entorpecer el
funcionamiento de las mquinas de alta velocidad o causar impresiones borrosas
en las copias al carbn. Tambin hay que cuidar que dichas perforaciones en los
carbones coincidan con las del papel, pues de lo contrario las formas no corrern
bien.
RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE FORMAS
La actividad del control de formas es responsable de:
1. Asegurarse que cada forma cumpla con los requerimientos bsicos de un
proceso de operacin aprobado.
2. Para disearla de tal modo que llene su propsito de un modo eficiente y
efectivo.
3. A fin de especificar el mtodo de menor costo de manufactura.
4. Establecer un sistema de control de existencias y reabastecimiento, que
permita disponer de suficiente cantidad de formas cuando se necesiten, en
cantidades econmicas y a precios ventajosos.
Todo esto quiere decir que el grupo de control de formas normalmente es el
responsable del control de diseo, revisin, especificaciones, nomenclatura,
numeracin, clasificacin, aprovisionamiento y eliminacin de la totalidad de
formas de la empresa. El especialista en control de formas no necesariamente
aprobar la aplicacin de una forma; esto pertenece a la funcin del analista de
sistemas, quien determina si una nueva forma propuesta es esencial para llevar al
cabo un procedimiento aprobado, antes de turnarla al encargado de formas para
que acte. De igual manera, el encargado de formas remite cualquier problema de
proceso relativo a la forma sometida a su consideracin, al especialista en
sistemas.
Cuando el trabajo de formas y sistemas es ejecutado por el mismo grupo, la
lnea divisoria entre estas dos funciones no tiene por qu ser trazada. Pero cuando
el control de formas se separa del grupo encargado de los sistemas, es importante
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que las responsabilidades de cada grupo sean definidas para prevenir que se
descuiden sus obligaciones. Hay mucho que objetar a la colocacin de actividad
del control de formas como una Sub-Unidad o unidad similar del grupo de
sistemas y procedimientos.
Para establecer un control sobre el diseo y revisin de formas, el programa de
control de stas deber contar, forzosamente, con el respaldo de la direccin y
ganarse la cooperacin de los diversos departamentos de la empresa. El grupo
puede obtener esta cooperacin demostrando que conoce su negocio y que est
dispuesto a proporcionar la asistencia tcnica necesaria en el campo
especializado de los sistemas. Tambin habr de desarrollar un crdito que ayude
en lugar de obstaculizar la labor del autor de las formas, a fin de que stas
resulten ms eficientes y adecuadas.
Al cumplir con su responsabilidad en cuanto a especificaciones y construccin,
el grupo de formas ejercita el conocimiento tcnico del diseo de formas y de los
mtodos de reproduccin que debe poseer para realizar un trabajo apropiado.
La nomenclatura, numeracin, clasificacin y registro de las formas, son
factores que contribuyen a un ordenado sistema de control. La denominacin y los
nmeros proporcionan las necesarias identificaciones de las formas. La
clasificacin y el registro son medidas empleadas por la unidad de control de
formas para verificacin de su programa de reunir todas las formas que sean
iguales y desechar todos los duplicados.
El aprovisionamiento de formas y la decisin de ponerlas fuera de uso, incluye
el establecimiento de las cantidades bsicas que se requieran, mtodos de
almacenamiento, distribucin y reposicin, as como revisiones del empleo o flujo
que tengan. Esta rea del control de formas es una de las ms importantes y es la
ms descuidada por los autores de la materia. Por ms bien diseada que est
una forma, su valor ser casi nulo a menos que est a la mano cuando se le
necesite, as como en el lugar que le corresponda, en el momento oportuno, en la
cantidad correcta, y que sea de la calidad requerida.
CRISIS Y PROBLEMAS DE FORMAS
En el da a da, el especialista de control de formas debe enfrentar
numerosos problemas y crisis, tales como:
1. Cuando haya escasez de alguna forma especial: El especialista,
inmediatamente investigar si el recuento hecho por el almacn es
correcto, si algn otro departamento cuenta con cantidades sobrantes de la
misma forma, si sta puede sustituirse con alguna otra, si pueden usarse
formas duplicadas de uso interno, o si se pueden modificar los programas
de trabajo; al mismo tiempo aplicar la presin que se requiera sobre el
encargado de compras y el proveedor para que se apresure la entrega a fin
de prevenir un colapso de las operaciones. Su responsabilidad no consistir
tan slo en ver que las formas que se necesiten sean entregadas tan
pronto como sea posible, sino en estar pendiente que se entreguen a
tiempo para evitar que el trabajo no sufra retraso. Para mantenerse al tanto
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de todo aquello que pueda afectar la situacin de formas, es necesario que

el especialista est informado con oportunidad de cualquier cambio
organizativo o de los productos, fluctuaciones en las cargas de trabajo,
cambios en los nombres de las empresas, lugares, direccin, nmeros de
telfono, etctera.
2. Cuando exista carencia repentina de formas continuas para tabular o de
formas desprendibles mltiples: En la mayora de los casos, las primeras
pueden ser improvisadas usando papel para tabular comn y corriente, con
encabezados adheridos. Otro mtodo ser dividir el papel de tabular, de tira
continua, despus que haya pasado por la mquina tabuladora,
convirtindolo en formas individuales o separadas, y sobreimprimir en cada
una de ellas el diseo de la forma usando la mquina de offset propiedad
de la empresa. El improvisar con premura formas desprendibles mltiples,
con carbones intercalados, de ordinario resulta ms costoso. A fin de
prevenir una interrupcin en el trabajo, puede hacerse necesario ordenar
con urgencia la impresin de las distintas partes por separado,
consiguiendo carbones de utilizacin nica y ensamblarlos a mano
formando los juegos o conjuntos necesarios para que la oficina siga
marchando normalmente hasta que se logre que la imprenta entregue
aunque sea una parte de las formas normales. No debern pasarse por alto
otros recursos para apresurar la entrega, como el ir a recoger
personalmente las formas, los embarques por express areo, la
reprogramacin de otros trabajos que se hayan encomendado al mismo
proveedor a fin de dar preferencia a la papelera que se est necesitando, y
autorizar al impresor para apartarse de las especificaciones originales con
objeto de acortar el tiempo de produccin.
3. Cuando exista escasez de tarjetas de tabular: Esto constituye un problema
slo cuando se trata de formas que hayan sido originadas fuera del
departamento de tabulacin, como sucede con las tarjetas de reloj o
boletas de trabajo. De ordinario, puede recurrirse de inmediato a tarjetas
para tabular, en blanco, sin ninguna impresin, e imprimirlas con premura
en el taller de imprenta de la empresa o en alguna imprenta local, evitando
as la paralizacin.
Existen muchos otros problemas que pueden surgir y que el especialista
experimentado tendr que resolver con sus propios medios. Cada problema que
resuelva no slo lo capacitar ms para afrontar el siguiente, sino que ampliar
sus conocimientos de los distintos factores que tienen que tomarse en cuenta para
el diseo y aprovisionamiento de formas, a fin de reducir a un mnimo el nmero
de situaciones crticas.
INSTALACIN DE UN PROGRAMA DE CONTROL DE FORMAS
El mejor camino para iniciar un programa de control de formas es:
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1. Despus de contar con el respaldo de la direccin, anunciar el programa y

su finalidad, pidiendo a cada uno de los departamentos que haga entrega
de muestras de las formas que usan. Generalmente, con dos muestras ser
suficiente: una para un archivo numrico y la otra para un archivo funcional.
Debe recalcarse el hecho que debern proporcionarse todas las formas sin
excepcin, tanto las que se han adquirido de un impresor ajeno a la
empresa, como las impresas en la mquina duplicadora del departamento.
Debe conservarse un juego de formas de cada departamento en un sobre
por separado, que se identificar mediante el nombre del departamento. Tal
medida permitir usar, posteriormente, los juegos para organizar el archivo
funcional. Mientras tanto, el otro juego de formas ordenar numricamente,
colocndolo en un archivo numrico, que servir para referencia cruzada.
Cualquier forma a la que le falte nmero se puede identificar con un nmero
provisional, hasta que se le asigne el que le corresponda.
2. Clasificar las formas de cada sobre departamental, de acuerdo con las
funciones de organizacin a que pertenezcan. Para hacerlo, deber
consultarse el sistema de clasificacin de formas. As puede darse inicio
anlisis de las formas de cada departamento, para ver qu mejoramientos
se pueden aplicar. Los esfuerzos iniciales debern encaminarse hacia
aquellos departamentos que:
2.1. Tienen la mayor cantidad de empleados
2.2. Tienen ms problemas en forma y sistemas.
2.3. Presentan los mayores trastornos y las crisis ms frecuentes en sus
actividades.
2.4. Necesitan ms de un mejoramiento de sus formas
2.5. Sean ms accesibles a los esfuerzos que se hagan para ayudarles.
Ser necesario consultar con cada departamento para precisar la cantidad de
formas empleadas, saber cmo las preparan, cmo es que las usan, a quines se
les distribuyen, cmo se llenan, y otros datos que no se puedan obtener de un
examen directo de las formas. Una vez obtenida dicha informacin, las muestras
de formas podrn arreglarse y clasificarse, podr planearse un programa de
integracin de formas y sistemas, hacer un diseo cientfico, y establecer
procedimientos para solicitar nuevas formas revisadas y para el control del
aprovisionamiento de las mismas y su emisin.
Un plan a prueba de fugas para asegurarse de que todas las solicitudes de
formas nuevas o revisadas sean examinadas por el grupo de control de formas, es
conseguir que la direccin expida una orden para que todas las solicitudes de
formas, ya sean impresas fuera o dentro de la empresa, para reponer existencias,
o que se trate de nuevos diseos, debern pasar por el control de formas para su
aprobacin antes de colocar una orden de compras o de impresin.
La unidad de formas actuar con rapidez en la revisin de las solicitudes si
quiere mantener la confianza de los diversos departamentos. Una vez que todos
se den cuenta que demoran las rdenes innecesariamente, ya encontrarn el
medio de pasar por alto la unidad. Las rdenes que se repitan y que no contengan
cambio alguno, se revisarn someramente y se les dar curso con rapidez,
siempre que no requieran mejoramientos o que no existan pendientes de aplicarse
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modificaciones de organizacin o procedimiento que afecten el uso de la forma

que se trate. Aunque se requiera algn mejoramiento, no sera prudente detener
una solicitud de impresin si dicha demora se tradujera en una escasez de formas.
El mejor camino a seguir sera darle curso a la solicitud y marcar la forma para
tomar medidas al respecto antes que se presente el siguiente caso.
SISTEMAS DE NUMERACIN DE FORMAS
En este sistema, se asignan los nmeros del uno en adelante, en el plan
que se necesite, presenta muchas ventajas y es preferible a tratar que el nmero
de forma tenga un doble propsito como nmero de clasificacin funcional. Debe
tenerse presente que el objetivo fundamental del nmero de forma es poder
identificar sta y proporcionar un ndice fcil para ser usado en las requisiciones
de almacn, registros de existencias, requisiciones de compras, rdenes de
compras y boletas de recibo, as como en los procedimientos e instrucciones
escritas.
El modo ms fcil de almacenar la mayora de las formas, es emplear
estantes especiales para existencias, siguiendo un orden numrico. De eso se
desprende que cuando los diferentes nmeros de formas estn registrados en su
orden normal, el almacn tiene que reversar espacio para ampliacin, slo en un
lugar: despus del nmero ms alto asignado. Por el contrario, si cada
departamento tuviese una serie independiente de nmeros de formas, el almacn
tendr que dejar el suficiente espacio en varios lugares de los estantes, para las
ampliaciones que se hagan en el futuro, y con frecuencia tendr que mover las
existencias para hacer lugar donde sea necesario. Una alternativa sera colocar
las nuevas existencias en el siguiente estante vaco, sin consideracin del nmero
de formas, y asentar el lugar de almacenamiento en el registro de existencias.
En adicin al nmero de forma, es til usar un prefijo para identificar la
compaa e indicar que el nmero representa una forma. Dicho prefijo puede
constar de una o dos letras y tendr que ser distinto a otros prefijos en uso dentro
de la empresa para otros propsitos. En seguida del nmero de forma puede
indicarse la fecha de revisin mediante un nmero o letra en orden sucesivo, o
dando tan slo el mes y ao de la revisin. El indicador de la revisin es esencial
para controlar las formas en el almacn y tener la seguridad que se le remiten al
impresor muestras de la revisin ms reciente, cuando vayan a reponer
existencias.
SISTEMAS DE CLASIFICACIN DE FORMAS
La finalidad de clasificar las formas es relacionarlas con las funciones de
organizacin en las cuales se emplean. Al hacerlo, se hace posible apreciar mejor
las relaciones de las formas entre s y tambin detectar, con mayor facilidad,
duplicaciones de actividad.
El archivo funcional de formas sirve tambin como un instrumento de
referencia para el experto en control de formas o sistemas que busca informes
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sobre una determinada funcin. En l encontrar los datos que necesite para la
integracin con otras formas, o alguna forma ya en existencia que llenar la
necesidad de una nueva que haya sido solicitada.
MANEJO DE LAS FORMAS
El tipo de registro ms conocido es la forma. Goza de amplia popularidad
debido a que requiere menos tiempo y esfuerzo para su preparacin. Esta
facilidad de preparacin permite incontables nmeros de formas innecesarias que
se ponen en circulacin sin previo examen por parte de la gerencia. El tiempo
relativamente pequeo que se requiere para completar una forma tiende a
oscurecer el enorme total que arroja el completarlas todas. Un programa que
tiende a controlar, mejorar y simplificar el uso de las formas, as como de las
publicaciones administrativas y reportes, puede establecerse siguiendo los pasos
que se anotan:
1. Inventario de todas las formas (publicacin y reportes).
2. Clasificar cada una segn su funcin.
3. Evaluarlas individualmente segn la necesidad que se tenga de ellas.
4. Analizar y mejorar el formato y el sistema de escritura.
5. Instalar archivos funcionales y numricos.
6. Centralizar el control sobre todo el equipo de reproduccin.
7. Hacer una auditora anual de todos los sistemas de escritura.
8. Realizar proyectos de revisin peridicos, con la frecuencia necesaria.
Los inventarios de formas se toman pidindole a cada departamento que
proporcione dos ejemplares de cada forma que tenga en uso. Las formas debern
entregarse con el nombre de la seccin que las emplea, el nmero de copias que
se producen en cada escritura y el consumo anual, todo escrito transversalmente
en el anverso de cada una. Cada juego se clasifica por departamentos o
secciones de origen. Durante esta fase, una cuidadosa observacin puede
descubrir formas que desempeen la misma funcin y que, sin embargo, tengan
distinto formato. Las que estn en estas condiciones sern apartadas para su
estudio posterior al llegar el paso de evaluacin. Las grficas de organizacin, los
manuales de procedimientos y polticas, y las descripciones de trabajo son
instrumentos de importancia para dilucidar el valor que represente cada forma
para la empresa.
ARCHIVOS FUNCIONALES Y NMEROS DE CONTROL
Adems de ostentar un ttulo bien definido y descriptivo, a cada forma se le
asigna un nmero de control para indicar que ha sido aprobada. Estos nmeros
pueden ser tan simples o detallados como sea necesario. Pueden emplearse para
ello prefijos alfabticos y terminaciones decimales indicando las reas de funcin.
El archivo funcional, que suministra una ayuda de importancia en cualquier
programa de mejoramiento de formas, se establece colocando todas las formas
que se refieran a un asunto, tema o funcin comn, en folders o cubiertas bajo un
encabezado comn. Los encabezados en un archivo funcional reflejan la
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naturaleza de la empresa. Un archivo tpico incluira los siguientes ttulos de

amplio significado, en adicin a determinados asuntos especializados:
Contabilidad, Muebles y enseres, Bienes races. Administracin, Inspeccin,
Ventas, Publicidad, Departamento legal, Seguridad.y.Proteccin de la planta
Edificios, Gerencia, Cobranzas, Trabajo de oficina, Servicios. Comunicaciones,
Personal, Embarques, Equipo de Produccin, Viajes, Abastecimientos, Compras,
Servicios pblicos
Bajo cada categora general pueden crearse subdivisiones, a medida que
vaya siendo necesario. Un archivo numrico manual y prctico viene a ser un
ndice cruzado para el archivo funcional, y puede ser organizado simplemente
archivando un ejemplar de cada forma de acuerdo con su nmero de control.
ALMACENAMIENTO Y EMISIN DE FORMAS
El almacenamiento y emisin de formas no exige un sistema elaborado de
almacn o de contabilidad. Llenar, procesar y completar formas representa una
fuerte inversin en personal, pero el costo de impresin es slo una fraccin de
ese desembolso. Los procedimientos intrincados de inventario y contabilidad para
controlar las formas son innecesarios. Mientras ms sencillo el sistema, mejor
ser. Al cargarse el costo total de la impresin de formas en una cuenta especfica
de gastos, se eliminarn los detalles contables. Las cantidades correspondientes a
los consumos para establecer los niveles de reposicin de existencias, las
proporcionarn los departamentos operadores.
PONIENDO EN MARCHA EL PROGRAMA
Cuando todas las formas han quedado inventariadas, revisadas y
simplificadas, se procede a preparar un instructivo de procedimiento que se
distribuye a todos los departamentos, estableciendo la siguiente rutina:
1. Todas las solicitudes de nuevas formas sern enviadas al control de formas
con un esquema de la forma propuesta y su procedimiento de operacin.
2. Todas las solicitudes sern confrontadas con el archivo funcional para ver si
no existen duplicaciones.
3. Todos los procedimientos operatorios se analizarn para determinar cul es
el mejor camino.
4. A todas las formas aprobadas se les asignar una identificacin o nmero
de control.
5. Todas las formas aprobadas estarn diseadas para lograr un trabajo
rpido y mxima utilizacin.
Las formas tienen la tendencia de aumentar. El no seguir vigilando las formas
aprobadas, da como resultado una acumulacin de papeles de trabajo
innecesarios y fuera de uso. La validez de las formas previamente aprobadas y de
los sistemas de escritura podr ser descubierta procediendo al anlisis de las
formas especficas sobre la base de un programa.
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SIMPLIFICACIN DEL PAPELEO

Existen dos (2) mtodos bsicos para simplificar el papeleo. El primero
consiste en prescindir de toda la organizacin y sistemas actuales, y determinar la
informacin exacta que se necesite para participar en los negocios. Partiendo de
este modelo de informacin, idear la organizacin correcta y adecuada a la
persona debida en el momento oportuno. El segundo consiste en analizar los
procedimientos existentes, eliminar los pasos innecesarios y mejorar las
operaciones pertinentes, as como la afluencia de trabajo.
Este mtodo requiere tambin una revisin de la organizacin y las
polticas, a fin de eliminar toda aquella informacin que sea intil, est duplicada o
carezca de autorizacin. El primero de estos mtodos o sea el llamado revolucin
del trabajo, rompe por completo con la costumbre y la tradicin para producir
sistemas econmicos de registros, y necesita un apoyo absoluto por parte de
todos los niveles de la administracin y empleados. El segundo, o simplificacin
del trabajo, mejora el papeleo de un modo evolucionista; requiere la constante
eliminacin de rutinas no necesarias.
SIMULACRO DEL CONTEO FSICO DE INVENTARIO DESDE EL DISEO DE
FORMAS
Personas actuantes:
1. Diseador de Formas: Es quien hace las formas o formatos empleados en
la empresa.
2. Supervisor de Almacn: Inspecciona las formas que se elaboran para
verificar que cumplan con las necesidades de la empresa.
3. Etiquetador: Coloca a cada producto la etiqueta con el precio incluido.
4. Jefe del Departamento de Compras: Es la mxima autoridad en este
departamento, vela porque las adquisiciones y suministros sean las
adecuadas.
5. Auditor Administrativo: Se encarga de hacer examen a las reas y
funciones administrativas, entre ellas realizar el conteo fsico al inventario o
almacn de productos. Generalmente tiene ayudantes.

EJERCICIO

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El facilitador suministrar objetos para ser inventariados en equipo, entonces

efecte el siguiente procedimiento:
1. Diseador de Formas: Disea en la etiqueta donde va el precio y el cdigo
del producto.
2. Supervisor de Almacn: Inspecciona las formas que se elaboran para
verificar que cumplan con las necesidades de la empresa.
3. El Etiquetador: Coloca la etiqueta al producto.
4. Supervisor de Almacn: Anotar todas las entradas y salidas de inventario
(productos o artculos), en el sistema computarizado o en una hoja de
papel, si se realiza de manera manual, entregar el reporte al jefe del
Departamento de Compras.
5. Jefe de Departamento de Compras: Verifica la informacin suministrada por
el jefe de almacn y firma.
6. Auditor Administrativo: Realiza el conteo fsico, deber considerar si hay
objetos o productos daados o defectuosos y har su informe.
Finalmente, entregue al facilitador Informe del auditor donde exprese la cantidad
de objetos encontrados, su estado, las recomendaciones que se dan a la Gerencia
y la hoja donde el Supervisor del Almacn cheque el Inventario

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