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La gestion lectronique

de documents
Patricia Plaza Gruber, Domaine IT, patricia.plaza@ep.ch

Quest-ce que cest ?


Au sens large, une GED (gestion lectronique de documents) permet dorganiser et de grer des documents numriques (textuel, graphique, sonore, etc.) laide de diffrents
outils et techniques. A lorigine, ces systmes permettaient
de dmatrialiser les documents papier qui pouvaient alors
tre stocks dans des lieux plus ou moins distants (et souvent
meilleur march) et ainsi dsengorger les bureaux du papier
accumul. Laccs partag aux documents ainsi que les possibilits de recherche offertes par cette technologie sont vite
devenus des atouts de poids.
Selon lAPROGED (association des professionnels de la
GED, www.aproged.org), il existe plusieurs types de GED,
correspondant diffrents usages des documents ou mtiers:
une GED de production et partage de documents, une GED
darchivage, une GED dindexation de ressources documentaires, une GED de gestion de documents techniques, etc.

Comment a marche ?
Un dispositif de GED est intimement li au cycle de vie
des documents, de leur cration leur limination en passant
par leur stockage, archivage, diffusion et retrouvage. Il est
constitu de plusieurs tapes, dont voici les principales:

Lacquisition de donnes

Il existe plusieurs modes dacquisition des documents


dans une GED:
z la capture de documents papier;
z lintgration de documents lectroniques.
Lacquisition de documents papier se fait par numrisation, laide dun scanner, cest la dmatrialisation
proprement dite des documents. Lors de cette tape, diffrentes technologies peuvent tre appliques pour faciliter
ultrieurement le traitement ou la recherche des documents,
comme par exemple:
la reconnaissance automatique de documents (RAD) qui
distingue un type de document dun autre partir de son
image. Grce cette technique les documents peuvent
tre tris automatiquement avant leur traitement;
la lecture automatique de documents (LAD) qui segmente
et extrait des informations des documents numriss. Ces
informations pourront servir la gestion proprement dite
des documents (indexation, classement, etc.);
la reconnaissance optique de caractres (OCR) qui lit les
mots du texte et enregistre un chier texte sous limage
numrise. Cela permettra aux utilisateurs deffectuer une
recherche en texte intgral sur les documents reconnus.

Par documents lectroniques nous entendons les chiers


issus des logiciels de bureautique courants (suite Ofce par
exemple) ou les e-mails. Leur acquisition dans un systme de
GED se fait de manire plus directe que pour les documents
papier, qui doivent tre numriss, et les mtadonnes existantes (les proprits dun document Word, len-tte dun
e-mail) peuvent tre utilises pour faciliter leur classement
ou leur indexation.
La question des formats des chiers acquis dans la GED
est galement traite lors de cette tape. En effet, stocker un
document sous son format natif (une version x de word par
exemple) ne garantit pas son accessibilit ou sa lisibilit dans
le temps. Il est alors conseill de mettre en place un dispositif
de conversion des documents vers un format de chier plus
prenne, standard ou dfaut ouvert (XML, PDF pour les
documents textuels, TIFF ou PNG pour les images).

Lindexation des documents et leur

classement
Lindexation consiste en la description des documents et
a pour but de faciliter leur exploitation ou leur retrouvage.
Cette description peut porter sur la forme du document
(titre, auteur, date, type, etc.) ou sur son contenu (selon le
nombre doccurrences dun terme dans un document, une
liste de mots-cls ou un thsaurus) et se fera en renseignant
un jeu de mtadonnes pralablement dnies.
Si une partie de lindexation peut tre ralise de manire
automatique (en extrayant des donnes des proprits des
documents ou de leur contenu lors de la numrisation), on
ne peut exclure un travail manuel pour certaines donnes (par
exemple la date gurant sur un document). Il est important
alors dvaluer la charge de travail que cette indexation manuelle va reprsenter par rapport au gain attendu (classement
ou recherches plus efcaces).
Le plan de classement est une organisation hirarchique
de dossiers sous forme darborescence. Les documents y sont
regroups en fonction des activits et processus de travail
de lorganisation ou du service dans lequel le systme de
GED est dploy. Cette organisation, familire puisquelle
rappelle celle des chiers sous Windows, offre la fois une
vue synthtique des activits dune organisation et permet
une recherche plus intuitive des documents.

Le stockage des documents

Le volume et la nature des documents, ainsi que les temps


daccs vont dterminer la manire dont vont tre stocks
les documents.
Ltablissement de la dure de conservation pour chaque
type de document (pratique emprunte larchivistique)
va faciliter llimination priodique de documents ou leur
stockage sur dautres supports an ne pas saturer le systme
dinformations obsoltes.
FI 4 22 avril 2008 page 27

la gestion lectronique de documents

La recherche de documents et la

consultation
Il existe plusieurs manires de rechercher des documents:
la recherche en texte intgral: cest une recherche de
type Google. Elle porte sur les mots des documents et
ncessite une reconnaissance optique de caractres des
documents numriss. La plus simple, elle est aussi la
moins prcise;
la recherche avance: elle concerne les mtadonnes. Elle
permet de rechercher des documents selon des critres
spciques (un auteur, un titre, une date, etc.) pour
autant que le champ sur lequel porte la recherche ait t
renseign lors de lindexation des documents. Il est possible deffectuer des recherches en combinant plusieurs
critres de recherches avec des oprateurs boolens. Certaines GED offrent galement la possibilit de combiner
la recherche en texte intgral avec la recherche avance;
la recherche via le plan de classement: cette recherche
correspond une dmarche plus intuitive. Elle est
utile lorsquon na pas une ide prcise de ce que lon
recherche ou que lon veut avoir une vision complte
dun dossier.

Depuis lcran de rsultat dune recherche, lutilisateur


doit pouvoir visualiser un document, limprimer et avoir accs aux documents voisins (classs dans le mme dossier).

La diffusion des documents

Les documents peuvent tre diffuss selon deux mthodes:


la mthode pull: lusager va chercher lui-mme les documents dont il a besoin. Cest le cas lorsquil effectue
directement une recherche dans la GED;
la mthode push: le systme pousse linformation vers lusager, via son e-mail ou un panier personnel dans la GED.
Cela se ralise grce un systme dabonnement.

Le projet de GED de lEPFL


En 2007, lEPFL a cherch acqurir un systme de GED
pour grer au quotidien les ux de documents de diffrents
services et secrtariats. Le Service acadmique, le Service
des Affaires professorales, le Service du Dlgu la recherche, lEcole doctorale, la Vice-prsidence pour les Affaires
acadmiques, le Secrtariat Gnral, et le Secrtariat de la
Prsidence ont alors exprim le souhait de squiper dun tel
outil. Pour le Service acadmique et les Affaires professorales,
la GED sera utilise pour grer les dossiers des tudiants et
des professeurs. Dans les secrtariats et le service du Dlgu
la recherche elle servira grer le courrier entrant et les
documents produits dans ces units.
A la suite dune procdure dappel doffre publique, le
logiciel Alfresco a t choisi et la ralisation de ce projet
a commenc, au mois de fvrier dernier, par le Service
acadmique.n

Flash informatique spcial t 2008

Concours de la meilleure nouvelle


Le neuvime concours de la meilleure nouvelle est ouvert

Rglement
1. Le concours est ouvert aux tudiants et employs dune des EPF (et autres instituts du domaine du CEPF), dune
universit ou dune HES suisses. Les membres du comit de rdaction du Flash informatique et du jury, ainsi que
leur famille, ne peuvent concourir.
2. La meilleure nouvelle sera rcompense dun prix de 1000.- frs et sera publie dans le numro spcial t 2008 du
Flash informatique. Elle sera aussi publie sur le Web ainsi que les nouvelles retenues par le jury.
3. La forme du concours est la nouvelle, soit un rcit indit rdig en franais de 1500 2500 mots. Lhistoire devra
commencer par ces quelques mots de Victor Hugo tirs des Misrables: II t un pas, referma machinalement la porte
derrire lui, et resta debout, considrant ce quil voyait. Ctait une assez vaste enceinte peine claire, tantt pleine de
rumeur, tantt pleine de silence, .
4. Le thme du concours 2008 doit donner un rle prdominant dans le droulement de son histoire au thme du
spcial t 2008: PrenneIT ou vers une informatique durable et responsable.
5. Les textes numriques (documents Word, OpenOfce, RTF, HTML ou au format texte) doivent tre soumis avant
le dimanche 1er juin 2008 minuit travers le formulaire se trouvant ladresse: ditwww.ep.ch/concoursFI08,
qui garantit lanonymat des auteurs.
Toutes les informations relatives au concours sont accessibles depuis la page dit.ep.ch/ n

FI 4 22 avril 2008 page 28

ISSN 1420-7192