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Chapitre 5

Mise en uvre : Matrise des outils

Fiche 5.2 : Cahier des charges (CDC)


Introduction
Le cahier des charges exprime le besoin et dcrit les exigences relatives une demande (consultation ou
appel doffre) de fournitures de matriels ou de prestation de service. Il spcifie galement les critres
dacceptation et de slection.
Il peut concerner :
-

des prestations de service : transports, stockage, prparation, expdition et qualifications ;

des fournitures : matriels, dispositifs/moyens de mesure, sources de froid

Les lments constitutifs dun cahier des charges


Un CDC peut contenir les chapitres suivants :
Objectif
Objet du CDC : primtre de la demande
Ce paragraphe peut se rsumer une phrase succincte qui dfinit le besoin et les exigences particulires du
demandeur.
Parties concernes
Indiquer les interlocuteurs, les contacts, les adresses selon spcificits (en annexe selon choix).
Dfinitions
Expliciter les termes techniques utiliss ou propres lapplication dans le CDC et/ou renvoyer au dictionnaire.
Rfrentiels
Exigences Assurance Qualit, BPF, BPD, ISO, code du travail, AMM.
Lgislations : transport, stockage
Normes Afnor : en particulier la norme Emballages isothermes et emballages rfrigrants pour produits de
sant Mthode de qualification des performances thermiques .
Prestations raliser
Description dtaille des prestations souhaites.
Expression des besoins
La partie suivante est celle qui dtaille les besoins qualitativement et quantitativement (voir les deux
exemples prsents).
Documentation
Certificats divers, talonnages, rapports de qualification, fiches technique des matriaux, engagements,
relevs de temprature.
Qualit et Performances
Le client doit sassurer de la qualit et des performances du fournisseur sur la(es) prestation(s) demande(s)

Indicateurs : ce chapitre doit regrouper les diffrents indicateurs : performance, qualit, dactivit ;

Audits : Laudit doit tre pralable toute collaboration puis rgulier en fonction de lavancement des
actions, des changements survenus et des non conformits ventuelles :
o

prvoir un audit du fournisseur sur la base du cahier des charges et du contrat tabli qui
pourront servir de rfrentiels. Lobjectif sera de vrifier la bonne application des conditions
et processus dcrits et approuvs par les diffrentes parties,

Etablir un rapport daudit et un plan dactions correctives aux carts constats sur les
lments cits au chapitre Prestations raliser .

Gestion des anomalies


- dviations,
-

non-conformits,

anomalies,

incidents.

Gestion des changements


Ce chapitre prsente tous les changements des prestations qui doivent faire lobjet dun accord pralable des
deux parties.
Il doit pouvoir tre associ la procdure de matrise des changements de lentreprise.
Sous-traitance
Responsabilits
Annexes

Exemple 1 : fourniture demballages isothermes et/ou rfrigrants


Objet
Fourniture demballages isothermes et de moyens rfrigrants pour le transport de produits pharmaceutiques
sous temprature dirige
Parties concernes
Le donneur dordre
Le fournisseur/prestataire
Dfinitions
Emballages isothermes
Rfrigrants
Unit de vente
Unit de regroupement
Unit dexpdition
Rfrentiels
Exigences Assurance Qualit, BPF, BPD, code du travail, ISO, AMM
Prestations raliser/description des prestations

Produits
o

Nature du produit : forme pharmaceutique et conditionnement pour la dfinition de linertie


thermique

liquide grande contenance (flaconnage),

liquide injectable (3 5 ml),

solide,

poudre (lyophilisat) ;

Contraintes du produit :

Matires dangereuses,

Temprature +2C/+8C ;

Dfinition et dimensions des units logistiques


o

Unit de vente,

Unit de regroupement,

Unit dexpdition ;

Dfinition de la volumtrie des produits expdis


o

Taille de commande standard (statistiques dexpdition),

Extrmes (mini, maxi) ;

Processus
o

Description du mode opratoire,

Dfinition des capacits de stockage des lments rfrigrants (dure et temprature de


conglation, protocole de dconglation,),

Conditions de stockage des emballages et de prparation,

Mthodes et conditions de prparation des commandes :

Environnement,

Temprature, moyens de mesure de temprature,

Suremballage, types de calages,

Temps de prparation, mthodes de prparation (automatisation),

Stockage des commandes en attente dexpdition (dure, environnement, colis ou


palettes, temprature),

Contraintes dapprovisionnement ;

Expditions

Conditions de chargement : quais rguls ou non, palettes ou colis vrac, dure du


chargement (premire dernire palette),

Modes de transport : routier, arien, maritime, mixte,

Plans de transports : points de dparts expdition destination, rupture de charge,


dure,

Description des conditions climatiques si connues : description des conditions


extrmes ;

Emballages

Identification : Il faut que le marquage soit sans ambigut pour tous les acteurs de la
chane de distribution,

Etiquetage,

Marquages rglementaires (matires dangereuses),

Pictogrammes,

Matriaux :
-

Nature,

Epaisseur disolant, lambda, isothermie K,

Epaisseur, cannelure du carton,

Description des sources de froid,

Absence de toxicit des diffrents lments ;

Respect de lenvironnement, valorisation des dchets,

Qualification :
-

Si le donneur dordre la confie au fournisseur, elle fera lobjet dun protocole


et dun rapport de qualification dtailler et qui sera approuv par les 2
parties,

Voir la fiche technique 5.3 relative la qualification dune solution de


transport,

De cette qualification rsulte la configuration finale de lemballage utilis


pour le transport :
o

volume utile,

volume total (hors tout),

poids,

plan de chargement des produits dans le colis, des sources de froid


et des moyens de mesure dans le colis,

caractristiques des expditions demballages et de sources de


froid,

des volumes expdier et des contraintes de lexpditeur rsultera


la dfinition du conditionnement des emballages (nombre de
palettes, dimensions maxi des palettes) et des sources de froid,

back up : demande au fournisseur de dvelopper des back up de


ses fournisseurs critiques de matires premires ( vrifier lors des
audits).

Documentation

Certificats divers, talonnages, rapports de qualification, fiches techniques des matriaux,


engagements, relevs de temprature, plans du colis, plan de palettisation, procdure
dutilisation, ;

Proprits physiques, chimiques, biologiques ;

Dimensions, thermosensibles, rsistant, tanche, flexible ;

Non toxique, aspect gnral, propret ;

Tout document sur les performances environnementales (recyclage, mtaux lourds) ;

Pour chaque test :


o

descriptif de la mthode ou procdure utilise,

reproductibilit des tests selon les besoins,

rsultats et conclusions (statut de conformit)

Qualit et Performances
Le client doit sassurer de la qualit et des performances du fournisseur sur la prestation demande.
Indicateurs
Ce chapitre doit regrouper les diffrents indicateurs : performances, qualit, dactivit ;
Audits
Voir fiche 3.2
Gestion des anomalies
- dviations,
-

non-conformits,

anomalies,

incidents.

Gestion des changements


Ce chapitre prsente tous les changements des prestations.
Sous-traitance
Indiquer quelles prestations/services peuvent tre sous-traites : dfinir les conditions, moyens et rsultats.
Responsabilits
Engagements des parties mentionnes au paragraphe Parties concernes .
Annexes

Exemple 2 : prestation de transport routier frigorifique


Objet
Demande dune prestation de transport routier frigorifique de produits pharmaceutiques sous temprature
dirige dun expditeur (laboratoires pharmaceutiques fabriquant) vers les clients finaux (toute
nature possible).
Parties concernes
Le donneur dordre
Le fournisseur/prestataire
Le cahier des charges devra prciser lautorisation ou non de sous-traitance de la prestation de transport et
les conditions requises par le donneur dordre.
Dfinitions

transport routier frigorifique,

vhicule frigorifique,

plan de chargement,

plan de transport.

Rfrentiels
Exigences Assurance Qualit, BPF, BPD, code du travail, ISO, AMM, contrats de transport
Prestations raliser/description des prestations

Produits transporter
o

Nature du produit ;

Forme pharmaceutique et conditionnement pour la dfinition de linertie thermique :

liquide grande contenance (flaconnage),

liquide injectable (3 5 ml),

solide,

poudre (lyophilisat) ;

Contraintes du produit :

Matires dangereuses,

Temprature +2C/+8C ;

Dfinition et dimensions des units logistiques :


o

Unit de vente,

Unit de regroupement,

Unit dexpdition ;

Dfinition de la volumtrie des produits expdis ;

Taille de commande standard (statistiques dexpdition) ;

Processus de transport :
o

Expditions :

Territoire de distribution : France mtropolitaine, DOM TOM, Export,

Modes de transport : express, messagerie, transport direct, ddi ou non ;

Conditions de chargement : quais rguls ou non, palettes ou vrac, dure du chargement


(premire dernire palette), hauteur des palettes/colis, contrles effectus par le chargeur
au moment du chargement (contrle de temprature, autonomie du groupe frigorifique,
propret, odeur,), superposition de palettes autorise ou pas, marchandises transportes

simultanment autorises ou interdites, documentation remise au chauffeur, scell sur le


camion, ;
o

Plans de transports :

points de dparts expdition destination, rupture de charge (conditions, consignes),


dure,

description des conditions climatiques si connues : description des conditions


extrmes,

remise au destinataire : rserves, refus, documentation, marg de livraison en


temps rel ;

Monitoring des expditions

Description des moyens de mesure utiliss, procdures en vigueur ;

Formation du personnel
Il est important dinsister sur la formation du personnel des entreprises de transport : comment se fait
la transmission des consignes aux chauffeurs, comment sont rpercutes ces consignes si
lentreprise fait appel des sous-traitants ?

Documentation
Certificats divers, talonnages, rapports de qualification, fiches techniques des quipements et installations,
contrles des vhicules, des groupes frigorifiques, des lments de mesure (voir chapitre 4 Moyens
de mesure et chapitre 3 Moyens logistique, emballages, transport et stockage).
Tests
Pour chaque test :
o

descriptif de la mthode ou procdure utilise,

reproductibilit des tests selon les besoins,

rsultats et conclusions (statut de conformit)

Qualit et Performances
Le client doit sassurer de la qualit et des performances du fournisseur sur la prestation demande.
Indicateurs
Ce chapitre doit regrouper les diffrents indicateurs : performances, qualit, dactivits.
Audits
Laudit devra en particulier dans ce cas valuer la qualit du systme de formation du personnel et le
systme de gestion de la sous-traitance
Gestion des anomalies
Selon les situations, dfinir les plans daction : retours possibles, validation et maintien de la livraison,
capacit de stockage en temprature dirige positive pour le prestataire, informations en temps rel
des problmes rencontrs, dfinir les conditions de plans de secours selon les anomalies
-

dviations,

non-conformits,

anomalies,

incidents.

Gestion des changements


Ce chapitre prsente tous les changements des prestations du chapitre 5
Sous-traitance
Indiquer quelles prestations/services du chapitre 5 peuvent tre sous traites : dfinir les conditions, moyens
et rsultats et plans de secours/modes dgrads avec le sous traitant ventuel.

Responsabilits
Engagements des parties mentionnes au paragraphe 2 : Parties concernes
Annexes

Chapitre 5
Mise en uvre : Matrise des outils

Fiche 5.3 : Qualification dune solution de transport


Introduction
Selon les Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF), les fabricants sont tenus de dfinir le travail de validation
effectuer en vue de dmontrer quils contrlent les aspects critiques de leurs oprations de production
cest--dire les oprations lies la fabrication et au contrle (analyses de conformit). Une mthode axe
sur une valuation des risques doit tre utilise afin de dterminer le champ dapplication et ltendue de la
validation .
Le principe de base est simple : tout procd valid doit rester valid malgr les changements planifis et
les alas de production ou de transport.

Les changements planifis et susceptibles dinfluer sur la qualit finale dun produit transport
doivent tre analyss et autoriss selon un systme formel par lAssurance Qualit avant leur
application dfinitive.

Les alas de production : les alas rencontrs au cours des transports des mdicaments fabriqus
devraient tre envisags dans une procdure denqute et de documentation des incidents,
dviations, anomalies et traitement des drogations pour ce cadre prcis

Le plan directeur de validation


Selon les BPF, toutes les activits de validation relatives au procd de transport doivent tre mises en
uvre selon un calendrier prtabli. Les lments cls du programme de validation sont dfinis dans un
document particulier : le Plan Directeur de Validation.
Il sagit dun document bref, clair et concis dont la teneur est clairement dfinie dans les BPF.
Le calendrier des activits de validation est priodiquement tabli en fonction de la criticit des oprations et
doit tenir compte des validations en cours ou termines. Ne sont retenus pour tre valids que les lments
critiques dont la matrise insuffisante aurait un impact dterminant ou potentiel sur la qualit du produit
transport au travers des procds mis en uvre.
Une mme politique gnrale est applique quil sagisse dun transport de mdicament sous la matrise
directe du fabricant ou dune opration faisant lobjet dune sous-traitance.
Dans le cas dune sous-traitance, le donneur dordre doit sassurer que le sous-traitant possde toutes les
instructions de travail correspondantes et que la mise en uvre des oprations critiques fait lobjet dune
planification selon des critres qui lui paraissent acceptables lissue de lvaluation initiale du sous-traitant.
Le suivi du calendrier doit tre organis et les rsultats obtenus doivent faire lobjet dune communication
formelle conformment au cahier des charges technique co-sign qui prcise ces modalits.

Dfinitions
Selon les Bonnes Pratiques de Fabrication :
Validation : Etablissement de la preuve, en conformit avec les principes de bonnes pratiques de
fabrication, que la mise en uvre ou lutilisation de tout processus, procdure, matriel, matire premire,
article de conditionnement ou produit, activit ou systme permet rellement datteindre les rsultats
escompts.
Elle a pour but de garantir quon apporte sur un processus de transport de mdicament en chane du froid,
tous les moyens pour aboutir un produit conforme chez le client.
Validation de procd : Preuve documente que le procd, exploit dans le cadre de paramtres tablis,
est en mesure de fonctionner de manire efficace et reproductible en vue de lobtention dun produit
conforme ses spcifications et ses attributs qualitatifs prdfinis.

Validation dun procd de transport


Les diffrents procds de validation
Il existe diffrents procds utilisables pour effectuer une validation dun systme de transport :

La validation rtrospective sappuyant sur un historique de rsultats nest pas une preuve de
validation de procd mais une indication de la matrise acquise sa mise en uvre. Cet historique
de rsultats peut tre utilis dans lanalyse de risques et servir dargumentaire pour dterminer le
degr durgence de validation ou de revalidation dun procd. Il peut donc tre utilis pour justifier le
positionnement dune validation dans le calendrier.

La validation simultane (concomitante) : son utilisation, exceptionnelle, doit tre explique et


justifie au niveau du protocole de validation. Les exigences de la validation simultane sont les
mmes que les exigences de la validation prospective.

La validation prospective est la mthode recommande. Toutes les contraintes techniques du


procd valider doivent tre dfinies dans un document particulier appel protocole de
validation . Les spcifications atteindre sont aussi prcises et les essais effectus, conformes ou
non, seront intgralement et chronologiquement rpertories dans le rapport de validation . Les
raisons probables dun chec seront dcrites et les modifications ou prcautions apportes seront
galement inscrites.

Contenu dune validation


Les diffrents quipements utiliss pour le transport des mdicaments en chane du froid doivent faire lobjet
dune validation pralable avant leur utilisation. Cette validation comporte quatre protocoles successifs
auxquels sont rattachs quatre rapports de validation, dans lordre chronologique suivant :

Qualification de la conception (QC) : Le choix dun quipement ou dun moyen de transport doit
tre en conformit avec les principes des Bonnes Pratiques de Fabrication. La qualification de la
conception a pour objet de dmontrer et de documenter que ces quipements souhaits conviennent
pour les usages auxquels ils sont destins. Cette qualification peut tre assimile la rdaction du
cahier des charges et au choix du fournisseur.

Qualification de linstallation (QI) : Elle a pour objet de dmontrer et de documenter la conformit


des moyens de transport choisis aux Bonnes Pratiques de Fabrication, aux normes Afnor : en
particulier la norme Emballages isothermes et emballages rfrigrants pour produits de sant
Mthode de qualification des performances thermiques , la conception approuve, aux
spcifications (cahier des charges) et aux recommandations des fabricants.

Qualification oprationnelle (QO) : Elle a pour objet de dcrire, deffectuer et de documenter les
essais visant dterminer les limites dexploitation de lquipement ou du systme de transport
choisi. Au cours de cette tape de qualification, il convient de mettre au point les modes
dtalonnage, les modes opratoires, les maintenances des matriels et la qualification des
oprateurs pour toutes les phases des oprations de transport. Elle a pour but de prsenter la
mthodologie de mesure et le mode opratoire de mise en application de la solution. Elle est ralise
au moyen de tests permettant de dfinir, de vrifier et de figer les solutions ou les lments
suivants :

configuration de la solution,

plages dutilisation et tolrances,

rgles pratiques de prparation de commandes et dexpdition dans le respect de la chane


du froid.

Qualification des performances (QP) : Elle a pour objet de prouver et de documenter que
lutilisation dun quipement ou dun systme de transport est conforme ce qui est attendu et ceci
de faon reproductible. Cette phase, qui peut tre intgre dans la qualification oprationnelle, peut
cependant ncessiter une qualification des performances spare, notamment sur le plan de la
rptabilit ou de la reproductibilit des performances dans des conditions relles de transport des
mdicaments en chane de froid.

Les documents
Tout Protocole de validation dun moyen de transport, reposant sur les principes des Bonnes Pratiques
de Fabrication et sur les considrations matrielles lies la technique ou aux outils mis en uvre, doit faire
lobjet dun Rapport de validation correspondant.
Les protocoles et rapports font lobjet dune prsentation formelle soumise lapprobation du systme qualit
de lentreprise.
Validation - Revalidation
Deux conceptions peuvent tre adoptes :

un quipement, systme ou procd de transport initialement valid reste valid partir du moment
o toute modification planifie est value quant sa capacit daffecter la validation initiale ;

une revalidation complte ou partielle peut tre dcide conformment la procdure de Matrise des
Changements ( Change Control ) interne lentreprise.

Une revalidation priodique peut tre choisie pour certains quipements ou procds. Cette dcision relve
de la politique qualit propre lentreprise. Elle peut galement tre applique pour un procd o lhabilet
manuelle est prpondrante dans latteinte des rsultats, donc faire partie de la qualification priodique des
oprateurs, par exemple.
Quel que soit le choix stratgique adopt par lentreprise, il doit tre clairement dfini et planifi dans le Plan
Directeur de Validation.
Responsabilits
Le tableau ci-dessous dfinit les responsabilits des diffrents acteurs concerns pour les diffrentes tapes
dune validation :
Rdaction

Approbation

Mise en uvre

Dcision

Analyse de Risques

Client

NA

NA

NA

Cahier des Charges ou DQ

Client

Client

Rponse du fournisseur

Client

QI Protocole

Client/Fournisseur

Client

Client/Fournisseur

Client

QI Rapport

Client/Fournisseur

Client

NA

Client

QO Protocole

Client/Fournisseur

Client

Client/Fournisseur

Client

QO Rapport

Client/Fournisseur

Client

NA

Client

QP Protocole

Client

Client

Client

Client

QP Rapport

Client

Client

NA

Client

Etapes

Exemple 1 : Qualification dune solution de transport par emballages isothermes ou


rfrigrants
Pr requis :
Cahier des charges rdig, audit fournisseurs finalis et fournisseur choisi.
Attention, il est important de prendre en compte laspect contractuel de la signature ventuelle dun
engagement (contrat, protocole) avec le fournisseur pour les tests effectus avant le dbut de la QI.
Il faut aussi, avant la mise en uvre de ces protocoles de qualification, tenir compte des spcificits entre
marchs publics et marchs privs.
Qualification de Conception :
Elle correspond la rdaction du Cahier des Charges.
Qualification dInstallation :
Vrification de la conformit de la solution retenue selon les critres physiques et qualit dfinis dans le
cahier des charges.
Remarque : Il est ncessaire dindiquer dans le protocole que les matriels et quipements de mesure
utiliss dans la qualification des emballages doivent tre eux-mmes qualifis et prciser le niveau
dexigence mtrologique souhait (laboratoire accrdit COFRAC, raccord COFRAC ou autre).
Qualification Oprationnelle :
Si le donneur dordre la confie au fournisseur, elle fera lobjet dun protocole et dun rapport de qualification
dtailler, qui sera approuv par les deux parties. Le protocole contiendra au minimum :

lintervalle de temprature respecter,

les diffrentes charges tester (min, maxi, worst case),

leur disposition dans le colis,

le positionnement des sources de froid (quantit et nombre dfinis par des pr tests),

les moyens de mesure (caractristiques et talonnage des chanes de mesure, caractristiques et


qualification des enceintes de tests, outils dacquisition de donnes : paramtrage et talonnage,
nombre et schma dimplantation des capteurs dans chaque charge)

nombre de tests par configuration,

diffrents cycles environnementaux dfinis en fonction du schma de distribution rel, dalas


ventuels, tests de stress ventuels,

nombre de tests par cycle,

critres dacceptation,

format du rapport

De cette qualification, rsulte la configuration finale de lemballage utilis pour le transport :

volume utile, volume total (hors tout),

poids,

plan de chargement des produits dans le colis, des sources de froid et des moyens de mesure dans
le colis

Qualification de Performance :
Attention la confusion : on ne valide pas la performance de la caisse mais la performance du process
de transport !!
Elle consiste en la vrification en rel des tests de la Qualification Oprationnelle avec obligation de mesure
des tempratures extrieures, avec contrle de la robustesse de lemballage et vrification de la
dcision de basculer entre les configurations t et hiver.
Choix de destinations pertinentes, reprsentatives, etc.

Elle assure aussi les tests de conformit de lemballage.

Exemple 2 : Fournisseurs transports routiers frigorifiques


Pr requis :
Cahier des charges rdig, audit fournisseurs finalis et fournisseur choisi.
Attention, il est important de prendre en compte laspect contractuel de la signature ventuelle dun
engagement (contrat, protocole) avec le fournisseur pour les tests effectus avant le dbut de la QI.
Il faut aussi, avant la mise en uvre de ces protocoles de qualification, tenir compte des spcificits entre
marchs publics et marchs privs.
Qualification de Conception :
Elle correspond la rdaction du Cahier des Charges.
Qualification dInstallation :
Il existe une rglementation, lATP, en vigueur pour lindustrie alimentaire (cf. chapitre transports) et qui, en
tant que rfrentiel, peut servir complter la dfinition de son besoin et aider au choix du
prestataire.
Vrification des lments prsents par le prestataire :
-

les installations techniques,

la documentation,

mise en place dun systme de monitoring,

procdures de chargement, stockage, dchargements, rupture de charges, formation du personnel

Qualification Oprationnelle :
Les tests de QO dpendent :
-

du produit,

du cot,

des dlais,

de lanalyse de risques,

de la faisabilit

Cette qualification repose sur des paramtres divers, non constants et non matriss. Il est donc important de
faire un tat des lieux spcifique chaque situation.
Ce process de transport tant particulirement difficile matriser (rupture de charges, transferts sur hub,
camions diffrents), une obligation de contrles rguliers, rptitifs est prconiser. Chaque
expdition doit pouvoir tre contrle. En effet, une simple Qualification de Performance ne permet
pas de faire la preuve que tous les moyens mis en uvre sont conformes aux exigences dfinies
par le client et de garantir la conformit du produit transport.
Lapport de lAnalyse de Risque dun process prend ici toute son importance. La dtermination des points
critiques et des dfaillances possibles permet de dfinir des mesures prventives ou des priorits
daction dans les domaines les plus critiques.
Qualification de Performance :
Il est difficile, dans certains cas particuliers de ce type de transport, de diffrencier la Qualification
oprationnelle de la Qualification de Performance.
Comme pour la Qualification Oprationnelle, les contrles doivent tre effectus en continu car ce process
est non matris et non constant.

Chapitre 5
Mise en uvre : Matrise des outils

Fiche 5.4 : Matrise des changements


Introduction
Selon les Bonnes Pratiques de Fabrication, tous les changements susceptibles dinfluencer la qualit du
produit ou la reproductibilit du procd doivent tre demands, documents et accepts de faon formelle.
Il convient dvaluer limpact probable de la modification des installations, systmes et quipements sur le
produit, y compris en ralisant une analyse de risques. La ncessit de raliser des requalifications et des
revalidations, ainsi que la porte de celles-ci, doivent tre dtermines .
Leur matrise implique donc la mise en place dun systme de gestion document qui permette dune part
lapprobation de ce changement mais aussi une valuation technique ou scientifique des consquences
sur le processus ou le produit concern. Il sagit dun lment-clef de la matrise de la qualit notamment en
matire de systme damlioration continue des processus.

Dfinitions
Dfinitions

Une modification est un changement prvu, caractre permanent dun ou plusieurs lments
du processus.

Drive : Cest une volution dun paramtre du processus qui, si elle nest pas matrise, peut
conduire une non-conformit.

Drogation : Autorisation crite concernant un non-respect volontaire et limit dans le temps


du processus.

Dviation : Non respect involontaire, non planifi et imprvu, limit dans le temps, du processus.

Dfinition de la matrise des changements (BPF annexe 15)

Matrise des changements : Systme formel par lequel des reprsentants qualifis des disciplines
concernes examinent les changements proposs ou effectifs susceptibles de modifier le
statut valid des installations, systmes, quipements ou procds. Lobjectif est de dterminer les
mesures pouvant savrer ncessaires pour garantir et dmontrer que la validit du systme
perdure.

Domaine dapplication
La Matrise des Changements sapplique tous les changements survenant au cours du processus
dexpdition des mdicaments.
En reprenant le diagramme dIshikawa (ou diagramme en artes de poisson ) utilis dans lanalyse de
risques vue prcdemment, les 6 familles (les 6 M : moyens, mthode, matire, main-duvre, milieu,
1
management) sont assujettis ce processus formalis et document de matrise des changements .
On peut donner pour exemple :
Matire :
Modification de la qualit ou de la quantit dun matriau constitutif de la caisse par le fabricant ou ses soustraitants
Moyens :

Ce qui compte pour les matrises de changement correspond essentiellement aux familles matire, moyens, mthodes et milieux.
Thoriquement, les changements ou les absences de personnel et les formations ou nouvelles habilitations nont pas dimpact sur le
procd ds linstant o ils suivent la procdure dfinie et correspondent au niveau requis pour ce procd. De mme, les
changements en terme de management nont dimpact que sils entranent une modification des modes opratoires.

Modification dun enregistreur de temprature


Changement de systme de traabilit ou denregistrement des mdicaments
Changement dun type de vhicule
Mthodes :
Changements dans les rfrentiels : procdures, dossiers de lots (contrle, conditionnement, et
enregistrements), dossier dAMM.
Plan directeur de validation : changement des conditions de la validation, modifications de calendrier des
oprations prvues
Changement de consignes : consigne de temprature sur un camion frigorifique
Main duvre :
Nouvelles habilitations (certifications) ou pertes dhabilitations
Formation du personnel
Congs (maladie, maternit )
Milieu :
Changement de la quantit de froid (diminution du nombre daccumulateurs de froid pour optimiser les cots)
Modification du plan de transport et de la logistique du transport : consignes de rgulation des camions,
suppression dune agence intermdiaire dun transporteur qui entrane une modification du temps
de transport
Modification du profil des tempratures lie la modification du plan de transport
Modification rglementaire de la vitesse autorise pour les camions
Plan Vigipirate pour le transport arien qui impose le contrle de toutes les palettes (augmentation des dlais
de transport)
Management :
Rachat de socit
Changement de personnel
Matrise de la sous-traitance
Changement dorganisation ou de lorganigramme

Mise en uvre
Demande de changement
Elle doit tre formalise sur un document rserv cet effet et doit apporter les justifications cette
demande, la description de la situation actuelle et souhaite, la date de mise en place prvue.
Selon la structure de lentreprise, cette demande pourra suivre diffrents circuits mais elle devra
systmatiquement tre valide par les diffrents services concerns et tre prise en compte dans le systme
qualit de ltablissement.
Toute demande contraire aux rglementations en vigueur applicables soit au produit transport soit au
processus dexpdition (BPF et BPD en particulier) ne sera pas recevable.
Attention : Les prestataires externes ainsi que leurs sous-traitants sont contraints aux mmes rgles que le
fabricant ou exploitant du produit, ce qui ncessite davoir prcis par contrat que tout changement sera bien
port la connaissance de ce-dernier avant sa mise en uvre et devra tre soumis son approbation.
Analyse de la demande et des impacts
La demande considre comme recevable est analyse. Ceci peut ncessiter des tudes techniques et de
mettre en uvre des tests de conformit (revalidation). Il est indispensable que cette demande circule dans
lentreprise vers tous les acteurs impliqus mais aussi, si ncessaire, auprs des sous-traitants concerns.
Il est surtout important de matriser tous les impacts inhrents ce changement.

Lexamen approfondi des consquences sur les 6 domaines voqus prcdemment (moyens, mthodes,
matire, main-duvre, milieu, management) permet de raliser une analyse de risques qui est, ce niveau,
un lment indispensable de la rflexion.
Lanalyse de risques ainsi que la justification du changement doivent tre soigneusement
argumentes.
Aprs la mise en uvre de ces diffrentes tudes, le changement peut tre accept ou refus (de faon
dfinitive ou temporaire).
Remarque : tout retour en arrire aprs la mise en place dun changement devra faire lobjet dune nouvelle
valuation et analyse.
3 Exemples
exemples de changements :
- consigne sur un camion frigorifique
- changement de la quantit de froid en vue doptimiser la solution de transport
- changement dun matriau constitutif de la caisse

changements par le client : modification de la solution de transport, du produit ou du process


demballage

changements par le fournisseur demballage : modification de la qualit ou de la quantit dun


matriau constitutif de la caisse de transport du produit pharmaceutique

changement par le transporteur :

modification du plan de transport, des consignes de rgulation des camions

suppression dune agence intermdiaire avec augmentation des temps de transport et donc
modification des consignes.

Modification de la rglementation :
o

diminution de la vitesse de transport (passage de 100 90 km/h) pour les transporteurs,

instauration du plan Vigipirate (contrles de toutes les palettes)

Deux exemples de traitement dun changement concernant, dune part, une solution de transport par
emballage isotherme et, dautre part, par transport frigorifique vont tre dvelopps afin de mieux faire
percevoir la complexit de ce domaine rglementaire essentiel pour la matrise de la qualit.

Exemple 1 : Etude des impacts dun changement dans une solution de transport par
emballage isotherme
Lexemple choisi est le suivant :
Changement rglementaire de la composition du matriaux isolant (polyurthane, polystyrne, )
des caisses de transport
Avant de commencer cette tude, il est important dvaluer le temps ncessaire au traitement de la demande
de changement afin de pouvoir la planifier et lorganiser avec tous les acteurs concerns.
Cette tude est mise en uvre en prenant en compte les donnes tudies lors de lanalyse de risques
initiale et en travaillant partir de la mthode des 6M (cf. pages 111 116).
6M

Consquences ventuelles sur :

Changements imposs

moyens de mesure

matriel de prparation de froid


(conglateur)

procdures

modes opratoires

plan de chargement

respect des dures et dlais

lieux de livraison

Pas dimpact

produit transport

Pas dimpact

emballage isotherme

accumulateurs de froid

matriel de calage

Mainduvre

formation

valuation des personnels

Milieu

locaux

conditions de conservation des


consommables

contrles

qualification

audit

Moyens

Mthode

Matire

Management

Pas dimpact

Modification si changement du coefficient


dchange thermique
Modification du dlai de transport ou modification
de la configuration des caisses

Changement des caractristiques techniques


Modification de la nature, la quantit, les
dimensions et la position
Impact sur la nature, la quantit, la position
Formation et valuation revoir si modification du
processus demballage

Pas dimpact sauf si temprature de prparation


modifie.
Contrles nouveaux instaurer pour vrifier les
actions mises en uvre.
Revue du dossier de validation.
Audit fournisseur prvoir

Exemple 2 : Etude des impacts dun changement dans une solution de transport par
transport frigorifique
Lexemple choisi est le suivant :
Modification de la vitesse rglementaire applicable aux vhicules (de 110 km/h 90 km/h sur
route)
6M

Consquences ventuelle sur :

Moyens

matriels de mesure

adapt au temps de transport

matriel de prparation

pas dimpact

types de vhicule

adapt pour ne pas tre concern par cette


modification

moyens de mesure du vhicule

pas dimpact

itinraire

peut tre modifi

carburant

pas dimpact

mode opratoire

si modification du processus

documentation pour
transporteur

pas dimpact

-plan de chargement

sera adapt au nouveau vhicule si besoin

-tiquetage

pas dimpact

-procdure

si modification du processus

-respect des dlais et dure

augmentation des dlais et dure de


transport

-gestion plate-forme logistique

pas dimpact

-documentation

pas dimpact

-cahier des charges

peut tre modifi

rsistance mcanique

sans impact

produit

sans impact

emballage et calage

sans impact

palettisation

oui si changement volume du camion

pas de palettisation

vrifier si colis correctement arrims

formation

remise au transporteur

personnel sous-traitant

Mthode

Matire

Mainduvre

Changements imposs

Adapte aux nouveaux processus

6M
Milieu

Management

Consquences ventuelle sur :

Changements imposs

chez le client :

adapts aux nouveaux volumes de


conditionnement

quais de dchargement

quais adapts aux volumes des camions

environnement camion

peut tre modifi

locaux

infrastructure

o
o

vhicule

peut tre modifi

plate-forme de transit

si dure augmente, de nouvelles platesformes peuvent tre mises en place

conditions climatiques

sans impact

conditions de trafic ou
circulation

changes si vitesse modifie

prparation

adapte aux nouveaux processus

remise au transporteur

contrle

impact valuer

qualification

responsabilits

non modifies

respect plan de transport

sans impact

schma logistique

revoir si temps de transport augment

audit

mettre en uvre si schma logistique


et type de vhicule modifis

Chapitre 5
Mise en uvre : Matrise des outils

Fiche 5.5 : Gestion des non-conformits


Introduction
On peut considrer comme non conformit tout cart constat par rapport une situation attendue.
Les Bonnes Pratiques de Fabrication exigent du fabricant que toute non-conformit survenue dans le
processus de fabrication du mdicament soit documente et analyse. Il en est de mme pour le processus
de transport.
Pour les Bonnes Pratiques de Distribution (BPD) :
Tout professionnel qui vend, stocke, transporte ou dtient des mdicaments doit entre autre :
-

sassurer que les mdicaments quil prend en charge ont t maintenus dans la zone de temprature
dfinie ;

les conserver en permanence dans cette zone.

En cas de constat dcart, la responsabilit des oprateurs est engage. La cause de la non-conformit doit
tre recherche par les intervenants concerns.

Dfinitions
Les non-conformits constates peuvent tre nommes de diffrentes faons selon leur caractristique :
-

une dviation est un non respect involontaire dun paramtre du processus de transport ou de
contrle ;

un incident est un vnement alatoire non prvisible qui va perturber le processus de transport ;

une anomalie est un cart constat par rapport un processus ou un rsultat ;

une drogation est un non respect volontaire et autoris (avant sa mise en uvre) dun paramtre
du processus de transport ou de contrle.

Domaine dapplication
La politique de gestion des non-conformits sapplique tout le processus dexpdition des mdicaments.
Elle est propre chaque entreprise tout au long de la chane logistique et doit sintgrer la politique qualit.
Cette politique comprend deux aspects :
-

pharmaceutique et rglementaire : analyse et rsolution du problme concern dans le but


dassurer la scurit du patient. Le lot sera, en partie ou totalement, accept ou refus ;

juridique : recherche des responsabilits. Importance du contrat initial entre le client et le fournisseur.

Le point initial essentiel et fondamental est la mise en vidence de la non-conformit. Il est ncessaire de
sintgrer dans un systme permettant la dtection de lcart par rapport la situation attendue, aux points
de contrle et aux moyens de mesure. Ceci implique la mise en uvre de moyens de matrise, de contrle et
de communication adapts.
Lorsquun cart est dtect, il est donc ncessaire et impratif de :
-

le formaliser,

le traiter,

lenregistrer,

le transmettre aux diffrents acteurs.

Ne pas permettre lutilisation du produit concern sans un avis pharmaceutique autoris. Le produit doit tre
mis en quarantaine mais en continuant garantir la chane du froid (et sa traabilit).

Mise en uvre
Lorsquun cart est dtect :

il doit tre formalis, trait et enregistr. Les lots ou parties de lot dont la temprature nest pas
conforme celle requise doivent tre immdiatement tris, identifis et isols. La livraison,
lenlvement ou la mise en vente de ces lots ou parties de lot doivent tre suspendues le temps de la
prise de dcision sur le devenir des produits mais il incombe au dtenteur, qui conserve la garde des
mdicaments, de veiller au stockage de ces produits dans les conditions conformes au cahier des
charges en assurant contrle et traabilit et plus gnralement de prendre toutes les mesures
conservatoires ncessaires.

linformation doit tre transmise aux acteurs concerns. Le donneur dordre et les diffrents
oprateurs connus doivent tre immdiatement avertis.

une enqute rigoureuse doit tre diligente immdiatement, ds la connaissance de la nonconformit, que le lot affect soit destin tre accept ou refus.

Mise en uvre dactions correctives et prventives. La traabilit de toutes ces actions doit tre
enregistre dans un dossier particulier et classe dans un fichier chronologique.

procdure dexpertise : A dfaut d'accord immdiat permettant de rsoudre le problme caus par
lcart constat avec l'agrment de toutes les parties intresses, l'apprciation des dommages et de
leurs causes ncessite une expertise qui peut tre requise, soit par le dtenteur des mdicaments,
soit par toute partie intresse, tels le transporteur, le fabricant

Expertise amiable ou judiciaire


Le dtenteur des mdicaments ne peut s'opposer l'accomplissement de l'expertise, sauf engager sa
responsabilit personnelle. Chacun doit y participer loyalement en apportant les informations et documents
rclams par le (ou les) expert(s).
Lexpertise peut tre amiable ou judiciaire.
Expertise amiable et contradictoire
Le requrant saisit l'expert de son choix et convoque ou fait convoquer aux oprations de cet expert les
autres parties concernes. Il se constitue une preuve crite de ces convocations. Il s'assure que le dlai de
convocation leur permet d'y participer.
Pour tre opposable aux autres parties concernes, l'expertise amiable doit tre contradictoire.
Chacune des parties convoques peut se faire reprsenter ou assister par l'expert de son choix.
L'expertise portera notamment sur :

le constat de l'tat des mdicaments, de leurs lsions visibles sur le moment et aprs remise
temprature,

le contrle des enregistrements de temprature (le contrle de la temprature au cur du produit est
difficilement applicable dans le domaine pharmaceutique),

la dtermination des quantits non-conformes,

la recherche des dispositions propres assurer la conservation des mdicaments et limiter


l'ampleur du sinistre,

la dtermination du devenir des mdicaments en concertation avec le fabricant,

la recherche des causes du sinistre tant dans l'entreposage, les conditions de prparation ou le
conditionnement qu'au cours du transport par :
o

le contrle des appareils et des installations frigorifiques,

l'examen de tous les enregistrements de temprature disponibles,

tout autre moyen de contrle pouvant justifier de la temprature de conservation des


mdicaments, ...

Compte tenu de la technicit des contrles effectuer et des dcisions prendre, les parties auront tout
intrt recourir des experts spcialiss dans le domaine du froid et du domaine pharmaceutique.

Les constatations de cette expertise seront opposables toute personne qui y aura t convoque, mme si
elle ne s'y est pas rendue ou fait reprsenter.
Expertise judiciaire
L'importance et la complexit dune non-conformit peuvent exceptionnellement conduire requrir une
expertise judiciaire, soit ds la survenance de cette non-conformit, soit pendant ou la suite de l'expertise
amiable.
Le requrant qui est, soit le fabricant des mdicaments, soit toute autre partie intresse, doit, par une
procdure approprie (cf. article L-133-4 du Code de Commerce, ou rfr), obtenir du Prsident du Tribunal
comptent la dsignation d'un expert investi de la mission requise telle que prcise par le magistrat dans
son ordonnance.
Sauf dispense du Prsident du Tribunal, il appartient l'expert dsign par voie de rfr, ou au requrant
qui a utilis l'article L-133-4 du Code de Commerce, d'assurer la convocation des autres parties concernes
aux oprations d'expertise.
Chaque partie convoque a intrt se rendre ou se faire reprsenter aux oprations de l'expert judiciaire
puisque mme en son absence les constatations de l'expert judiciaire lui seront opposables.
L'expertise a pour objet de dterminer contradictoirement l'importance et les causes du sinistre afin d'en
faciliter la solution.
En consquence, la suite de ces expertises et avant dengager une action judiciaire sur le fond, les parties
auront intrt engager toute concertation amiable permettant de rgler dans les meilleures conditions
possibles le litige.
Lexpertise judicaire peut aussi conclure la conformit des produits. Dans ce cas, s'il y a eu au pralable
dsaccord au cours du contrle contradictoire et s'il se reproduisait de tels incidents dans des conditions
analogues, le fabricant des produits, leur dtenteur ou tout autre prestataire concern pourrait tre amen
demander rparation des prjudices financiers ou commerciaux qui dcoulent de ce refus abusif.
Remarque : Laspect juridique et contractuel des non-conformits, et en particulier les relations
vendeur-acheteur dfinies par les Incoterms, sont traits en Annexe 2. Les Incoterms (International
Commercial Term) sont des termes commerciaux. Souvent abrgs en sigles de trois lettres, ces termes
dfinissent les responsabilits et les obligations d'un vendeur et d'un acheteur dans le cadre de contrats de
commerce internationaux, notamment en regard du chargement, du transport, du type de transport, des
assurances et de la livraison. Il s'agit d'une norme mise jour rgulirement et qui permet l'acheteur et au
vendeur de se mettre d'accord rapidement et sans ambigut sur les modalits de la transaction.

Amlioration continue de la qualit


Selon les Bonnes Pratiques de Fabrication, la revue annuelle des oprations de production doit inclure la
revue critique des vnements indsirables et donc du fichier chronologique denregistrement des nonconformits. Cette revue constitue un lment majeur de la matrise et de lamlioration continue de la
qualit.
Il est, en effet, important danalyser les diffrentes causes lorigine des carts constats et de pouvoir
mettre en uvre un plan daction permettant dagir sur la survenue de ces vnements indsirables
susceptibles de perturber le processus de transport des mdicaments.
Des mesures prventives et/ou correctives sont prises et lefficacit de ces actions est mesure et value
par des critres prtablis lors de lenqute. Les modifications ventuellement mises en place doivent tre
prises en compte dans le processus de matrise des changements tudi prcdemment (les modes
opratoires et procdures seront mis jour).
Enfin, une remise en question de lanalyse de risque labore doit tre conduite afin de comprendre quelle
carence de celle-ci a pu permettre la survenue dune telle non-conformit.