Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Defensa

Universidad Nacional Experimental Politcnica de las Fuerzas Armadas
UNEFA Ncleo Barinas

Sistema de Informacin y Control de Actas de Culminacin de los

Proyectos Comunitarios UNEFA, Extensin Barinas, Barinas 2015

Tutor Acadmico

Apellidos

Ing. Neicker Snchez

Salazar Ramrez Rafael Jos

24.556.764

C.I.: V-16.189.579

Rojas Guanipa

Mara Elena

22.114.439

Tutor Comunitario

Vivas Galviz

Natacha Yeraldin 23.916.457

Abg. Josefa Salazar

Snchez Pernia Ivn Alberto

20.519.668

C.I.: V-4.925.913

Gimenez

Gretzel

24.748.426

Gomez

Elsy

20.961.049

Nombres

Cedula

Caprrera: Ingeniera Sistemas

8vo Semestre, Seccin S81
Barinas, Noviembre de 2015

ndice
Contenido

Pg.

Planteamiento del Problema

Objetivo General

Objetivos Especficos

Metas

Justificacin

Cobertura Geogrfica y Poblacional.

Actividades

Tareas

Recursos

10

Cronograma de Actividades y Tareas

11

rbol del Problema

15

rbol de Objetivos

16

Croquis

17

Fotografas

18

Introduccin

Desde el nacimiento estamos rodeados de libros y documentos de

todo tipo y condicin. Esta cotidianidad hace que la mente no discrimine lo
suficientemente bien la diferencia entre manejar un libro corriente de uno
delicado o valioso; este es un factor crucial en la enseanza del cuidado
hacia los documentos que se custodian. Los documentos son testimonios
vivos del patrimonio histrico y cultural de cada pas y estn ntimamente
relacionados con su historia, con su vida contempornea y con su quehacer
en general, considerndose importantes bienes culturales que a travs del
tiempo se convierten en patrimonio universal.
La conservacin del patrimonio documental que atesoran los
diferentes archivos, bibliotecas y museos constituyen un factor de inters y
preocupacin en la poltica cultural porque estn formados por elementos del
pasado que han modelado la cultura y civilizacin contemporneas del pas.
La prdida de estos documentos traera como consecuencia que las
generaciones futuras permanezcan ignorantes a muchos de los elementos
que han formado el acervo cultural. Para el actual desarrollo cientfico tcnico
es imprescindible poner al alcance de todos, los conocimientos cientficos, y
en ello juega un papel fundamental el empleo de las tecnologas de la
informacin y las comunicaciones. La conservacin es uno de los cuatro
pilares que abarcan las tareas de un archivero, los otros tres son la
recopilacin, la descripcin y la difusin, sin embargo su formacin y
dedicacin,

no

concuerdan

en

realidad

con

esta

enunciacin

de

responsabilidades por lo que el objetivo sera implementar un sistema donde

se logre la preservacin de esta informacin a travs de un sistema evitando
la perdida.

Planteamiento del Problema

En las ltimas dcadas, ha quedado demostrado que las nuevas

tecnologas han aportado grandes beneficios para el tratamiento documental
en los diferentes tipos de archivos. La digitalizacin como herramienta, ha
logrado tener gran xito para la organizacin de gran volumen de
documentos, ya que con este proceso se minimizan los espacios fsicos
utilizados para la custodia de documentos, se obtiene un acceso rpido a la
informacin y el usuario puede consultar un documento original sin tener la
necesidad de manipular el mismo. De igual manera, por medio de la
compilacin, se logra la recoleccin de una serie de documentos logrando
formar una sola pieza, que permite un mejor manejo de la documentacin.

La siguiente investigacin se orientar a la aplicacin de estas herramientas

al archivo de proyectos comunitarios culminados del rea de Desarrollo
Estudiantil de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de las
Fuerzas Armadas (UNEFA), poblacin ubicada en el Estado Barinas. Este
archivo se form por la iniciativa de almacenar documentos para poder
comprobar las culminaciones de los proyectos en caso de reclamo.

La documentacin posee una data desde el ao de 2007 hasta 2014.

Es importante sealar que los documentos descritos anteriormente se
encuentran fsicamente en el archivo de la biblioteca Francisco de Miranda,
pero no de una forma organizada y clasificada, los cuales permanecen
dentro de estantes en una habitacin que presenta condiciones de humedad,
en consecuencia algunos de estos documentos presentan signos visibles de
deterioro. Lo antes sealado demuestra la presencia de un archivo extenso y

que obliga a seleccionar un tema especfico, para ello se tom en cuenta una
seccin en el ao 2014, que present relevancia para los alumnos de la
universidad que tengan que realizar su proyecto comunitario, esto gener
una documentacin importante que muestra diversos documentos con
excepcional redaccin y temas de distintas carreras sin dejar de un lado que
tienen su estructura de acuerdo a las normas actuales de proyectos de
servicios comunitarios. Estos archivos al ser preservados logran mejorar la
calidad de educacin en la institucin, representando gran utilidad para todos
aquellos usuarios interesados en conocer e investigar la documentacin
relacionada para poder realizar sus proyectos con la mejor calidad posible
beneficiando a la comunidad que estn prestando servicio y tambin subir la
reputacin Por lo anteriormente expuesto, se propone la compilacin y la
digitalizacin de dichos documentos, para optimizar y agilizar la bsqueda
sobre este tema y a su vez evitar la manipulacin de los documentos
originales evitando as su deterioro.

Objetivo General

Realizar un sistema de informacin y control de actas de culminacin de los

proyectos comunitarios UNEFA.

Objetivos Especficos

I.

Organizar y clasificar los documentos tomando en cuenta el orden

cronolgico.

II.

Compilacin y descripcin de los documentos

III.

Digitalizar

las actas de culminacin con los integrantes de los

proyectos comunitarios

Metas

Mejorar y mantener el estado fsico que posee cada documento

permitiendo ahorrar tiempo manteniendo el orden de cada uno de
ellos.

Lograr la manipulacin sencilla sobre un sistema, permitiendo

compilar y obtener la informacin ms clara de estos documentos.

Resguardar las actas de culminacin de proyecto comunitario bajo un

solo archivo con soporte de equipos informticos.

Recursos y Tiempo

Recursos Humanos:

Tutor acadmico.
Tutor comunitario.
Presentadores del servicio comunitario.

Recursos Materiales:

Computador.
Scaner.
Transporte.
Refrigerio.
Lapto.
Espacio fsico

Recursos Financieros:

5.000bsf

Tiempo:
Se inicio

Justificacin

El presente proyecto justifica por cuanto es necesario para el

departamento de desarrollo estudiantil, la implantacin de mecanismos y
herramientas para el buen manejo y conservacin de la documentacin de
manera que contribuyan al acceso adecuado en el momento que se requiera
un documento para su consulta, adems de garantizar la conservacin de los
documentos, ya que la digitalizacin evita la manipulacin de los mismos. La
elaboracin de la compilacin en este archivo es de gran importancia, debido
a que, permite organizar los documentos por asuntos para una mejor y ms
fcil consulta. Por otra parte, los procesos de digitalizacin del archivo resulta
ser un mecanismo muy sencillo e innovador que por medio de software, un
escner y un computador se logran imgenes digitales de los documentos
las cuales pueden ser consultados y reproducidos de forma simultnea por
varios usuarios a la vez y sin el riesgo de prdida, extravo o destruccin de
los mismos.

Igualmente, constituye un aporte a la institucin universitaria, en

relacin a la implantacin de procesos automatizados que permitan mejorar
la atencin de los usuarios interesados en conocer o estudiar la
documentacin de los distintos informes ya elaborados y tambin el verificar
de forma eficaz que alumnos han cumplido con la ley para asi optar por el
ttulo de su respectiva carrera, facilitando el acceso a los documentos en una
forma rpida y eficaz al momento en que requieran un determinado
documento.

Cobertura Geogrfica y Poblacional.

El proyecto se desarrolla en la biblioteca Francisco de Miranda

ubicado en las instalaciones de la sede UNEFA Barinas forma parte de la
unidad de asunto social y participacin ciudadana de la ya mencionada
institucin situada en el estado Barinas. via el Toreo frente la
urbanizacin los smbolos con una poblacin estudiantil de esta misma
se beneficiaran directamente

estudiantes quienes visitan diariamente

esta biblioteca ya que los mismos as como docentes que necesitan esta
informacin son quienes dan a conocer la problemtica que existe al
momento de la solicitud referente a proyectos comunitarios de los aos ya
cursados ya sea para el uso de tutor adquisicin de informacin referente
a ellos o para consultas de los mismos.

10

Actividades

Actividad 1: Clasificacin de la fase de proyectos comunitarios 2010.

Clasificacin de la fase de proyectos comunitarios 2010.

Actividad 2: Clasificacin de la fase de proyectos comunitarios 2013

2014.
Digitalizacin proyectos 2010.

Actividad 3: Digitalizacin proyectos 2008, 2009, 2010.

Discusin grupal de proyecto.

Actividad 4: Digitalizacin proyectos periodo enero 2011.

Digitalizacin proyectos febrero 2011.

Actividad 5: Cumplimiento de horas a pesar de la falla elctrica en la

UNEFA.
Digitalizacin proyectos febrero 2011.

Actividad 6: Digitalizacin proyectos Marzo 2011.

Digitalizacin proyectos Marzo II.

Actividad 7: Digitalizacin Proyectos Comunitarios 2010, 2011, 2012.

11

Evaluacin de Actas, digitalizacin de proyectos comunitarios.

Tareas

Tarea 1: Limpieza de estantes y repisas para la ubicacin de los

proyectos comunitario.
Movilizacin de proyectos comunitarios de un departamento a
otro.

Tarea 2: Orden de los proyectos correspondientes a los aos 20132014 por meses.
Sealizacin con etiquetas de aos respectivos 2013-2014.

Tarea 3: Instalacin de equipos de cmputo tales como cables de

alimentacin, regulador, Escner y un ordenador.
Bsqueda en cada proyecto comunitario del acta del tutor
comunitario y portada del mismo.

Tarea 4: Escanear
Cumplimiento de horas comunitaria.

Tarea 5: Evaluacin y culminacin de actas.

12

Recursos
Fsicos

U.N.E.F.A. Ncleo Barinas.

Casa de Ivn Snchez.

Biblioteca Francisco de Miranda.

Alcalda del Municipio Barinas.

Humanos

Servidores comunitarios.

Biblioteca Francisco de Miranda (tutor comunitario).

Tutor acadmico.

Tecnolgicos

Internet.

Telfonos, celulares.

Equipos de trascripcin (computadoras).

Pendrive (unidad de almacenamiento masivo).

Cmara fotogrfica.
13

Cronograma de Actividades y Tareas

Total de horas por
Mes : 20 horas

Abril

Actividades

Tareas

Actividad 1:

Tarea 1:

Clasificacin

Semana Semana

Semana

Limpieza

de la fase de

de

proyectos

estantes y

comunitarios

repisas

2010

para

Clasificacin

ubicacin

de la fase de

de

proyectos

proyectos

comunitarios

comunitari

2010

o.

Semana

la
los

Movilizaci
n

de

proyectos
comunitari
os de un

14

7 horas

departame
nto a otro.
Tarea 2:

Actividad 2:

Clasificacin

Orden

de

de la fase de

los

proyectos

proyectos

comunitarios

correspon

2013 2014

dientes

los

Digitalizacin

aos

2013-2014

proyectos

6 horas

por

2010.

meses.

Sealizaci
n

con

etiquetas
de

aos

respectivo
s

2014.
Tarea 3:

Actividad 3:

2013-

Digitalizacin

Instalacin

proyectos

de equipos

2008, 2009,

de

2010

cmputo
tales como

Discusin
grupal
proyecto

de

cables de
alimentaci
n,
regulador,
Escner y

15

7 horas

un
ordenador.

Total de horas por

Mes : 27 horas

Mayo

Actividades

Tareas

Actividad 1:

Tarea 1:

Digitalizacin

Semana

Semana Semana

Semana

Bsqueda

proyectos

en

cada

periodo

proyecto

enero 2011
Digitalizacin

comunitari

proyectos

del

febrero 2011

comunitari

o del acta
tutor 7 horas

portada
del mismo.
Actividad 2:

Cumplimient

Escanear
Tarea 2:

Cumplimie

o de horas a

nto

pesar de la

horas

falla elctrica

comunitari

en la UNEFA
Digitalizacin

a.

proyectos
febrero 2011

de

Bsqueda
en

cada

proyecto

16

8 horas

comunitari
o del acta
del

tutor

comunitari
o

portada
del mismo.
Escanear.
Tarea 3:

Actividad 3:

Digitalizacin

Bsqueda

proyectos

en

cada

Marzo 2011

proyecto
comunitari

Digitalizacin

o del acta

proyectos

del

Marzo II

tutor

8 horas

comunitari
o

portada
del mismo.
Escanear.
Tarea 4:

Actividad 4:

Digitalizacin

Bsqueda

Proyectos

en

Comunitarios

proyecto

2010,

comunitari

2012

2011,

cada

o del acta
del

tutor

comunitari
o

portada

17

4 horas

del mismo.

Escanear

Total de horas por

Mes :6 horas

Julio

Actividades

Tareas

Actividad 1:

Tarea 1:

Evaluacin
de

Actas,

Semana Semana

Semana

Evaluacin
y

digitalizacin

culminaci

de proyectos

n de actas

comunitarios

Semana

Bsqueda
en

cada 6 horas

proyecto
comunitari
o del acta
del

tutor

comunitari
o

portada
del mismo.

Escanear.

Total de Horas: 53 Horas/120 Horas

18

ANEXOS.

19

rbol del Problema

20

rbol de Objetivos.

21

Manejo
adecuado
de
informaci
on
Distribuci
on
eficiente
de
recursos

Desarrollo
del codigo de
la aplicacion
de escritorio
para el
registro y
control

Implantacin de
un sistema de
informacin y
control de
documentos
relacionados con
el servicio
comunitario en la
UNEFA en el
periodo (20072014)

Actualizaci
on de un
sistema de
datos

22

Poco uso
de
papeleria
y
formulari
os en
general

Capacitar al
personal
encargado
del proceso
de registro y
control

Croquis

23

Fotografas

Clasificacin proyectos comunitarios periodos 2008-2009-2010-20112012.

24

Orden por mes y ao, identificacin con etiquetas sealando lo ya

mencionado para empezar la digitalizacin.

Casos especiales proyectos en estado de deterioro.

25

Proceso de instalacin y prueba de equipos as como inicio de

digitalizacin del periodo 2008-2009-2010.

26