Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
1 - Introduo
estrutura das bases de dados, criadas para este fim, reproduz os mesmos campos
definidos nas fichas, formulrios e livros de protocolo.
Esses conjuntos arquivsticos no so formados apenas por
documentos em suporte papel. possvel encontrar um nmero significativo de
informaes fixadas em outros tipos de bases materiais, tais como pelculas
fotogrficas, videogrficas e microflmicas. Nos ltimos anos, com o avano e a
banalizao da microinformtica, tem aumentado sensivelmente o nmero de
documentos em suportes informticos. Eles so guardados em armrios de ao ou de
madeira ou, no caso dos disquetes, nas suas embalagens de fbrica ou em pequenos
arquivos de acrlico, postos sobre as mesas de trabalho.
Normalmente, eles no so considerados de arquivo, apesar de terem
sido produzidos ou recebidos no quadro das funes e das atividades dos rgos.
Permanecem, geralmente, nos setores que os acumularam. Em alguns casos, recebem
a denominao tcnicos e so enviados a bibliotecas e a centros de documentao.
Nos rgos governamentais, possvel encontrar conjuntos arquivsticos que so
resultado da transferncia dos documentos dos arquivos montados nos setores de
trabalho. Esses acervos so denominados, comumente, arquivos mortos. Eles so
identificados, tambm, por arquivo geral e arquivo central. Para Lopes (1993),
qualquer organizao pblica ou privada, com mais de dois anos de existncia,
convive com o dilema do que fazer com os documentos produzidos e/ou recebidos no
desenvolvimento de suas funes.
Os americanos intitularam esses acervos de voluminous and loosely
organized bodies of records created by modern institutions. No Brasil, eles ficaram
conhecidos como massas documentais acumuladas. So compostos, segundo LOPES
(1994, p. 41), por documentos: ativos; eliminveis de imediato, isto , sem nenhum
valor administrativo, tcnico, legal ou histrico; de valor intermedirio, ou seja, que
podero ser descartados depois de um prazo administrativo, legal ou guardados para
sempre; de valor permanente, que interessam pesquisa de fundo histrico.
A relao dos arquivos montados nos postos de trabalho com as
massas documentais acumuladas a de depsito. Estes ltimos guardam aquilo o que
foi considerado desnecessrio manter nos primeiros. No h organicidade,
recolhimentos peridicos e controle do fluxo. A transferncia se d, principalmente,
por questes relacionadas com o espao fsico e com o encerramento do ano em que
os documentos foram produzidos ou recebidos. Secundariamente, a perda do valor
administrativo e tcnico, o encerramento de uma atividade e a falta de perspectiva de
utilizao futura norteiam essa passagem.
Nas massas documentais acumuladas, predominam, segundo os
diagnsticos da situao arquivstica elaborados por instituies pblicas, documentos
produzidos e/ou recebidos pelas atividades-meio. Em geral, considera-se documento
de arquivo somente os produzidos por essa atividade. So, principalmente, processos
administrativos e correspondncias. Os produzidos pelas atividades-fim, que, s
vezes, recebem a denominao tcnicos, so mantidos nos prprios setores,
conduzidos para bibliotecas ou transferidos, em menor nmero, queles depsitos.
Salvo excees, h um certo descrdito e ceticismo com relao aos trabalhos
desenvolvidos pelo arquivo geral.
As estimativas, acordo com LOPES (1994, p. 41), a partir dos poucos
levantamentos realizados indicam a existncia de mais de 5.000 km de papis,
medidos como se estivessem armazenados em estantes como livros. Esse nmero se
refere apenas aos documentos dos rgos do governo federal, dispersos por vrias
regies brasileiras. Os acumulados pelos governos estaduais e municipais no foram
computados. possvel encontrar nessa massa documentos produzidos na poca
colonial.
A guarda dos arquivos mortos feita, geralmente, em subsolos,
garagens, pores, almoxarifados, corredores, prdios abandonados etc. Muitos desses
locais tm problemas nas instalaes eltricas e hidrulicas e na ventilao. Os
equipamentos de segurana, quando existem, so inadequados e colocados em locais
de difcil acesso, no caso de um sinistro. No h notcias de planos preparados
previamente para situaes de emergncia. Percebe-se o acmulo de lixo e de poeira.
Essa situao possibilita a proliferao de roedores e insetos. Os documentos so
armazenados em estantes e arquivos de ao, armrios e estantes de madeira, entre
outros. Observa-se que uma parcela do mobilirio necessita de alguns reparos ou
mesmo de sua substituio. O acondicionamento feito em caixa-arquivo, conhecida
tambm como caixa-box, em pasta suspensa, em pasta A-Z, em pasta polionda, em
caixa de papelo, em pacote ou simplesmente amontoado. Verifica-se a prtica
10
pblica
daqueles
pases.
Os
resultados
do
Programa
de
11
formao existem apenas para algumas carreiras especficas, tais como: a Escola
Superior de Administrao Postal e o Instituto Rio Branco, este ltimo o mais
tradicional centro de formao do servio pblico federal.
A Escola Nacional de Administrao (Enap), antiga Fundao Centro
de Formao do Servidor Pblico (Funcep), ainda no se consolidou como uma
instituio que se encarregasse da formao de profissionais destinados a ocupar altos
escales da administrao pblica. Para os outros nveis, tambm no se tem notcia
de um programa srio e abrangente de formao. Entre as causas dessa situao,
podem-se enumerar as seguintes: a ausncia de uma carreira de dirigente pblico; a
dificuldade para a criao de uma escola nacional de administrao pblica; a
inexistncia de qualquer tipo de formao no estgio probatrio.
O ingresso, que o meio pelo qual o indivduo admitido no servio
pblico, feito, aps a promulgao da Constituio Federal de 1988, por meio de
concurso. Abrucio (1993, p. 61-65) identificou nove problemas relativos a essa
questo: a concepo restrita dos mtodos e critrios de avaliao; o nmero
excessivo de exames desvinculados das especificidades e necessidades de rgos
distintos; a no-aplicao do estgio probatrio; a falta de coordenao na poltica de
concursos pblicos; a politizao das normas reguladoras; a rigidez do atual Regime
Jurdico nico; a no-regulamentao do regime de contratao temporria; a
inexistncia de garantias ou incentivos ao funcionrio efetivo para a ascenso
funcional; a impossibilidade de efetivao de estrangeiros em determinadas
atividades.
O servio pblico federal possua em 1993, segundo dados da
Secretaria de Administrao Federal, cerca de 1.300.000 funcionrios. Destes, 16.363
ocupavam os chamados cargos em comisso. No Brasil, esses exercem o espao que
cabe, nos pases europeus, aos dirigentes pblicos e aos cargos estritamente polticos.
No existe uma continuidade administrativa, pois esto propensos a constantes
mudanas e a critrios de interesses os mais diversos. Para Abrucio (1993, p. 53), isso
no quer dizer que no haja a permanncia de pessoas da administrao em cargos de
confiana, em governos sucessivos, o que falta a institucionalizao de um nicho de
atuao constante dos funcionrios pblicos que devam fazer a ponte entre a
administrao e a poltica.
12
13
4 - Consideraes finais
14
15
Segundo Bellotto
a morosidade na
tramitao pode ser explicada por todo o ritual burocrtico que os envolve, tornando
ainda mais complexa a soluo de simples problemas tcnicos e administrativos.
Pode-se questionar se essa espcie a melhor forma de agilizar a circulao e
resoluo dos assuntos.
O quadro sofrvel do tratamento e do acesso informao evidencia a
inexistncia de uma poltica arquivstica da administrao pblica brasileira e a
inoperncia de um sistema de arquivos construdo e elaborado a partir de modelos
externos e distintos da realidade brasileira. Est claro que a tentativa de se elaborarem
sistemas arquivsticos naufragou pela falta de vontade poltica, em nvel de
capacitao profissional e pela fragilidade das instituies de ensino da Arquivstica
no Brasil. O Arquivo Nacional e as instituies arquivsticas estaduais e municipais
deveriam assumir um papel de formuladores de normas e disseminadores de idias.
Isso, sem dvida, auxiliaria na formao de um corpo profissional capacitado para
16
Referncias Bibliogrficas
Arquivo do Estado (So Paulo). Diagnstico da situao dos arquivos do Estado de
So Paulo. So Paulo : O Arquivo, 1987.
17
18