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Chapitre 8

Dfinir une requte


En matire de bases de donnes, la requte est quelque chose dimportant car cela sert
beaucoup de choses.
Cest dabord une question quon pose au systme (exemple : quels sont les clients qui habitent
RENNES ? ou Quels sont les bateaux retenus pour telle priode ?). Le systme fournit une
rponse sous forme de liste. Lavantage de dfinir une requte (par rapport une simple
interrogation) est que vous pouvez lenregistrer et vous en resservir plus tard. La rponse
ultrieure du systme tiendra compte, bien entendu, des mises jour qui auraient eu lieu
entretemps.
Avec une requte on peut aussi faire des calculs, des regroupements,etc.
Dans le cas qui nous intresse, vous allez utiliser la requte pour regrouper des tables et ainsi
crer un formulaire qui affiche les donnes venant de ces tables.
Requte slection

Dans la fentre Base de donnes, placez-vous dans longlet Requtes, puis cliquez Crer
une requte en mode Cration.

Double-cliquez ADHRENTS puis fermer.

Double-cliquez
les
suivants :
CodeAd,
Prnom, Ville

Vous obtenez

Sur la ligne Critres du champ


Ville saisissez RENNES. Vous
obtenez :

Excutez la requte en appuyant


sur licne point dexclamation de
la barre doutils.

Le rsultat saffiche : il y a 3 clients


RENNES..

Refermez la requte ; donnez-lui


le nom ADHRENTS RENNES.

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champs
NomAd,

Access initiation

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Requte Tri
Vous voulez disposer tout moment dune liste des clients trie par codes postaux puis
alphabtiquement lintrieur de ce classement.

Requtes, Cration dune requte en mode Cration

Ajoutez la table ADHRENTS. Fermez.

Ajoutez les champs CodePostal, NomAd, Prnom, Adresse, Ville (dans cet ordre-l)

Dans la ligne Tri des champs CodePostal et NomAd, choisissez tri Croissant. Un premier tri
va seffectuer sur le code postal, premier champ rencontr par le systme puis un
deuxime tri sur le champ Nom.

Excutez la requte puis refermez-la en lui donnant le nom Liste des clients par localits.

Requte regroupement de tables


Cette requte a pour but de crer un formulaire regroupant les donnes de plusieurs tables.

Crez une nouvelle requte en mode Cration.

Ajoutez les tables RSERVATIONS, CROISIRES et ADHRENTS. Fermez.

Ajoutez tous les champs de RSERVATIONS et CROISIRES et le champ VILLE de la


table ADHERENTS

Pour linstant, inutile dexcuter la requte, car il ny a pas de donnes saisies dans les
tables. Refermez-la et donnez-lui comme nom Pour formulaire rservations.

Dans la fentre Base de donnes, placez-vous sur la requte que vous venez de crer et
cliquez sur Formulaire instantan de faon crer votre formulaire automatiquement en se
basant sur les tables regroupes dans la requte.

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Access initiation

36

Vous obtenez :

Supprimez le contrle RESERVATIONS.CodeC


Comme vous lavez fait dans le formulaire
LOCATIONS, vous allez remplacer
CodeAd par une liste droulante qui
affichera les noms en clair. Supprimez le
contrle puis dessinez avec la bote outils
une zone de liste modifiable puis laissezvous guider par les crans en choisissant la
talbe ADHRENTS et en demandant
laffichage des champs CodeAd, NomAd,
Prnom. Noubliez pas de stocker la valeur
dans le champ CodeAd.

Remplacez aussi le contrle CROISIERES.CodeCrois par une liste modifiable (choisissez


la talbe CROISIRES et demandez laffichage des 2 premiers champs) et stockez la valeur
dans le champ CodCrois. Supprimez le contrle NomCrois car cela ferait double emploi.

Passez en mode Affichage et remplissez votre formulaire pour tester son fonctionnement
avec cette rservation : Monsieur GUEGUEN Alphonse rserve une croisire AU FIL DE
L'EAU pour le 20/07 pour un groupe de 32 personnes (17 adultes et 15 enfants)

Constatez que lorsque vous choisissez une croisire dans la liste droulante, ses
caractristiques se reportent automatiquement dans les autres champs. Ceci se fait en
fonction de tout ce que vous avez dtermin dans le modle de base. De mme, la ville o
habite ladhrent se reporte automatiquement.

Amliorez la prsentation du formulaire en le mettant en couleur,en alignant mieux les


diffrentes tiquettes et zones de texte. Insrer un en-tte de formulaire avec une tiquette
de titre RSERVATIONS DE CROISIRES, comme ci-dessous.

Le formulaire commence
prendre tournure.Toutefois vous
pensez peut-tre avec raison quil
serait intressant de pouvoir
calculer directement le cot de
cette rservation pour le client. Le
nombre dadultes et denfants est
connu, de mme que les tarifs. Il
faudrait pouvoir crer un champ
qui calcule. Cest possible ! Mais
rappelez-vous, le formulaire est
bas sur une requte. Cest dans
celle-ci quil faut prparer le
champ calcul ; ensuite il suffira
dinsrer ce nouveau champ dans
le formulaire.

Base Tertiaire de Quetigny

pour la date, saisir ainsi


20/07/03

Access initiation

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Fermez le formulaire, ouvrez la requte Pour formulaire RSERVATIONS en mode


Cration.

Placez-vous sur le premier champ libre (tout--fait droite de tous les autres) et saisissez
trs exactement lexpression de calcul suivante (attention, toute erreur de crochet ou de
majuscules provoquera un dysfonctionnement). Noubliez pas le signe deux-points aprs
Cot. Rappel : le crochet sobtient en actionnant la touche AltGr et la touche 5 ou .

Remarque : pour saisir en voyant plus clairement ce que vous


crivez, activez le Zoom par la combinaison de touches Shift + F2

Cot:[NbAd]*[TarifAd]+[NbEnf]*[TarifEnf]

Excutez la requte pour voir si le calcul se fait bien.

Il reste insrer le champ calcul dans votre formulaire.

Fermez la requte en lenregistrant. Ouvrez le formulaire RSERVATIONS en mode


Cration.

Cliquez licne Liste des champs. Celle-ci a lavantage de se tenir toujours jour des
modifications que lon pourrait apporter au support de notre formulaire.

En effet, dans la liste qui apparat vous voyez le champ Cot que vous venez de crer.
Prenez-le avec la souris et placez-le dans le formulaire.

Passez en mode Affichage pour voir.

Enregistrez les deux rservations suivantes dans votre formulaire.

Monsieur MALECK Guy

Madame LUCAS

rserve une croisire DETENTE

rserve une croisire EVASION

pour le 23/06 pour 40 adultes et 11 enfants pour le 7 juillet pour 52 personnes


entre 3 et 12 ans
(35 adultes et 17 enfants)

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Proprits des champs


Vous pouvez constater que ds que vous positionnez le nom de la croisire, le reste saffiche
de lui-mme. Toutefois vous avez remarqu que la touche tabulation qui vous permet de passer
dun champ lautre passe un peu du coq lne car les champs ont t dplacs ou rajouts
et cela ne suit pas lordre qui vous faciliterait la saisie. Il y a heureusement un remde.

En mode Cration, cliquez licne


Proprits de la barre doutils.

Cette fentre vous montre toutes les proprits de tous les lments de votre cran. Ici
vous tes dans le formulaire Rservations. Cliquez sur le champ CodeResa et dans la
fentre des proprits, prenez longlet Autres. Regardez la ligne Index Tabulation : il y 0, ce
qui veut dire que cest la premire zone remplir.

Sans fermer la fentre des proprits, cliquez sur CodeAd ; mettez 1 la place de lindex
tab. Continuez de la mme manire pour tous les autres champs, jusquau Cot qui sera le
10e. Dornavant, la touche tabulation vous emmnera du dbut la fin selon votre
paramtrage !

Un nouvel adhrent sinscrit (le 3 juin) :


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Jacques FERRUGIA
84 route de Vannes
56740 LOCMARIACQUER
Tl. 02 97 45 78 12 N le 7/3/51
Individuel
Loue un CAT CAMP pour 3 semaines pour
4 personnes compter du 10 aot

Vous allez lenregistrer dans le formulaire ADHRENTS ; toutefois vous avez remarqu
que vous tes oblig de taper en majuscules le nom de famille ; il serait prfrable de
disposer dun systme o la saisie serait faite en majuscules mme si on tape en
minuscules. Il y a une solution !

Ouvrez le formulaire en mode Cration. Placez-vous sur le champ NomAd, ouvrez la


fentre des proprits, onglet Format. Sur la ligne Format, saisissez simplement le
caractre > (il forcera laffichage en majuscules dans ce champ).

Repassez en mode Affichage pour saisir votre nouvel adhrent et constatez que votre
manipulation a port ses fruits.

Enregistrez la location dans le formulaire LOCATIONS.

Requte Mise jour


Malheureusement, les prix des locations de bateaux augmentent de 10 %. Vous allez devoir
changer les tarifs de la table TYPES DE BATEAUX. La mauvaise solution serait de le faire
manuellement ; bien entendu le cas de notre exemple est tellement petit que ce ne serait pas
gnant de faire les oprations la main. Mais il faut toujours penser gros volumes avec une
base de donnes.
Vous allez donc crer une requte qui procdera automatiquement laugmentation des prix.

Dans llment Requtes de la fentre Base de donnes, crez une requte en mode
Cration.

Ajoutez la table TYPES DE BATEAUX, affichez tous les champs sauf les nombres de
personnes.

Cliquez sur le menu Requte et choisissez Requte Mise jour, ce qui aura pour effet
dajouter une ligne Mise jour dans vos champs.

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Saisissez comme ci-dessous les expressions de calcul dans les champs des tarifs
(attention, pas derreur de saisie, sans quoi cela ne marchera pas !)

Excutez la requte. Attention, ne faites la manuvre quune seule fois ! Si vous la lancez
plusieurs fois, les prix seront augments plusieurs fois de 10 %, et chaque fois sur la
base dj augmente Il faudra alors calculer le coefficient capable de ramener les
choses leur tat initial. Donc vous lexcutez une seule fois et vous cliquez sur Feuille de
donnes pour voir le rsultat.

Requte Somme/Regroupement
Vous aimeriez disposer dun moyen permanent de connatre ce qua rapport globalement
chaque type de croisire

Crez une requte en mode Cration, ajoutez la requte Pour formulaire RSERVATIONS,
affichez les champs Cot et CROISIERES.CodeCrois.

Cliquez licne de la barre doutils qui aura pour effet dajouter une ligne Regroupement
dans vos champs.

Dans cette ligne pour le champ Cot, droulez la liste et choisissez Somme. Pour le
deuxime champ, laissez Regroupement.

Excutez la requte. Fermez la requte et enregistrez-la sous le nom Chiffre daffaires


croisires. Vous pourrez tout moment lancer cette requte et connatre ainsi votre chiffre
daffaires croisires.

Requte slection (autre genre)


Vous souhaiteriez disposer moments rguliers de la liste des clients ayant lou un bateau et
de celle des clients ayant rserv une croisire. Cela pourra tre dit sous forme dtat, ce
que vous allez tudier dans le chapitre suivant. Mais il faut dj disposer de la requte qui fait
lextraction de donnes.

Crez une requte en mode Cration, ajoutez les tables ADHRENTS, RSERVATIONS,
CROISIRES.

Affichez les champs :Nom, Prnom, Ville, Individuel de la table ADHRENTS, NbAd et
NbEnf de la table RSERVATIONS, NomCrois de la table CROISIERES.

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Pour connatre le nombre total de personnes de chaque croisire, crez un champ calcul
sur le premier champ vierge, ainsi paramtr :

Nb Total :[NbAd]+[NbEnf]

Excutez la requte.

Vous voudriez que la liste soit trie par ordre alphabtique des clients. Que pouvez-vous
modifier dans la requte pour lobtenir ?

Fermez et enregistrez la requte sous le nom CROISIRES PAR CLIENT.

A vous de jouer !

Crez une autre requte pour connatre par type de bateau les locations qui ont eu lieu.

Vous calculerez dans un champ le nombre total de personnes et dans un autre la dure
totale de la location. Les donnes seront tries alphabtiquement sur la catgorie puis sur
le nom de ladhrent.

Le rsultat obtenir devrait ressembler cela :

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Chapitre 9
Crer diffrents types d'tat
L'tat, dans un systme de bases de donnes, est l'lment qui permet d'obtenir une
prsentation des donnes sur papier. Bien sr vous pouvez imprimer n'importe quel autre objet,
table, formulaire, etc. Mais vous aurez une liste exhaustive de toutes les donnes et de tous les
champs, alors qu'un tat donne la possibilit de n'imprimer que certains champs, avec une mise
en forme choisie, et de plus on peut obtenir des calculs et des regroupements. Il est aussi
possible par le biais de l'tat de crer des tiquettes pour envoyer des courriers.
tat-liste
Pour obtenir une tat ainsi prsent, vous allez utiliser l'assistant-tat d'Access.

Cet tat, comme vous le voyez, affiche les adhrents et les classe par ville. Tri alphabtique
l'intrieur de chaque ville.

Dans le fentre Bases de donnes, placez-vous dans l'onglet Etats et cliquez crer un Etat
l'aide de l'assistant.

Double-cliquez les champs suivants : Civilit, NomAd, Prnom, Adresse, CodePostal, Ville,
DateAd. Cliquez Suivant.

Dans le panneau suivant, choisissez le niveau de regroupement : Ville (double-cliquez


dessus). Vous voyez se dessiner l'tat. Cliquez Suivant.

Choisissez NomAd dans le panneau qui suit. Cliquez Suivant.

Cliquez encore deux fois Suivant et la fin acceptez le nom Adhrents pour votre tat.

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L'tat se prsente l'cran en mode Affichage ; mais le fait d'avoir utilis l'assistant ne
vous oblige pas accepter la prsentation exactement telle qu'il la propose ! Vous
prfreriez juste titre avoir une prsentation en Paysage pour ne pas tronquer certains
champs.

Passez en mode Cration. Vous tes l'envers du dcor.

Regardez comment se prsente la structure de cet tat ; dans la section En-tte de page,
vous avez les tiquettes (les titres des colonnes) dans la section En-tte de groupe vous
avez le champ de regroupement (Ville) et dans la section Dtail, ce sont les zones de texte
(l o saffichent les donnes).

Commencez par mettre ltat en Paysage (Fichier Mise en page, Page, Paysage).

Ensuite arrangez, dplacez, agrandissez les tiquettes pour quelles ne soient pas
tronques ; vous pouvez changer leur contenu si vous le souhaitez (par exemple, au lieu
de DateAd saisissez Date dadhsion). Puis modifiez la place des zones de texte de la
section Dtail pour quelles soient conformes au tiquettes. Ne changez rien au contenu
des zones de texte, car comme vous le savez, ces contenus correspondent des champs
bien prcis de la base.

Passez en Affichage pour voir (pour les tats, le mode Affichage est symbolis par licne
Aperu). Les traits bleus sont trop courts maintenant que vous avez mis la page en
Paysage.

Repassez en Cration, reprez les traits (ils sont dans la section En-tte de page au ras en
haut et en bas de cette zone) et agrandissez-les avec la souris.

Changez le titre de ltat : juste aprs ADHRENTS, saisissez PAR VILLE.

Jugez de leffet en mode Affichage. Imprimez votre tat.

Planche dtiquettes

Depuis llment Etats de la


fentre Base de donnes, cliquez
sur
licne Nouvel
Objet,
choisissez Etat, puis Assistant
Etiquette,
et
choisissez
ADHRENTS comme table.

Cliquez deux fois sur Suivant.

Double-cliquez sur les champs insrer dans ltiquette en plaant des espaces entre
eux. Si vous ne mettez pas despaces, ne vous plaignez pas ensuite que la prsentation
est vilaine.

Dans le panneau suivant, choisissez le tri sur le NomAd pour diter vos tiquettes en ordre
alphabtique. Suivant. Terminer. Vos 10 tiquettes doivent tenir sur une page A4.

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tat de regroupement et de synthse

Vous avez cr prcdemment une requte qui prsente les locations par types de
bateaux. Vous souhaiteriez disposer dun Etat bas sur cette requte qui effectuerait des
calculs : dabord le nombre total et le nombre moyen de participants un sjour pour un
type de bateau, ensuite la dure moyenne dun sjour ainsi que la dure totale par type de
bateau.

Dans Etats, cliquez Crer un tat laide de lassistant. Basez-vous sur la requte
LOCATIONS PAR TYPE DE BATEAU.

Ajoutez les champs Catgorie, NomBateau, NomAd, Nb total, Dure. Cliquez 3 fois
Suivant.

Cliquez Options de synthse.

Cochez Somme et Moyenne pour les deux lignes.

Laissez Dtail et Total, cliquez Ok. Choisissez NomAd comme critre de tri, cliquez 3 fois
suivant. Donnez comme nom ltat : TAT DES CROISIRES PAR CATGORIE DE
BATEAUX.

Passez en cration ; supprimez les zones en italiques synthse.. ;

<

Revenez en Affichage pour voir si cela vous convient. Si vous le souhaitez, vous pouvez
apporter des amliorations la prsentation.

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Vous allez enregistrer quelques rservations supplmentaires et ensuite vous raliserez un


autre type dtat, visant calculer le chiffre daffaires des croisires.

Madame MARIN

Monsieur LE GUEN

Monsieur MALECK

AU FIL DE L'EAU

AU FIL DE L'EAU

DETENTE

24 adultes
enfants

et

15 adultes
enfants

et

18

27 adultes 0 enfants
2 aot

24 juillet

26 juillet

Madame MARIN

Monsieur GUEGUEN

Mademoiselle
DURUEL

EVASION

EAU FRAICHE

EAU FRAICHE

34 adultes

15
adultes
enfants

5 aot

7 aot

12

20
adultes
enfants

13

10 aot

Vous allez crer un tat qui permettra de connatre le chiffre d'affaires des croisires, avec le
dtail par croisire. Il aura cette allure :

Vous allez d'abord pour plus de facilit crer une requte qui regroupe les tables utiles, d'o
vous pourrez extraire les champs que vous voulez utiliser.

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Crez une nouvelle requte en mode Cration. Ajoutez les tables ADHRENTS,
RSERVATIONS et CROISIRES.

Ajoutez les champs NomCrois, NomAd, NbAd, NbEnf.

Crez la suite des champs affichs deux champs calculs comme suit :

Nb Pers : [NbAd]+[NbEnf]
Cot total : [TarifAd]*[NbAd]+[TarifEnf]*[NbEnf]

Excutez la requte pour voir le rsultat puis fermez-la et enregistrez-la sous le nom POUR
TAT CROISIRES.

Dans l'lment Etats, cliquez Crer un Etat avec l'aide de l'assistant.

Choisissez la requte POUR TAT CROISIRES, ajoutez tous les champs en cliquant sur
le double chevron.

Cliquez Suivant. Regroupez sur le NomCrois. Cliquez Options de synthse, cochez


Somme pour Nb Pers et pour Cot et Moyenne pour Nb Pers. Ok.

Triez selon les NomAd. Suivant. Allez jusqu'au bout, donnez comme nom CHIFFRE
D'AFFAIRES CROISIRES.

Passez en Cration, agrandissez les tiquettes et/ou les zones qui pourraient tre
tronques (faites notamment attention aux zones qui contiennent des chiffres, car si elles
sont tronques, on peut croire que les calculs sont faux alors qu'ils sont cachs).

Supprimez la mention en italique "Synthse;" qui n'est pas utile.

Pour peaufiner, rapprochez les mots Somme et Moyenne des chiffres concerns. Ecrivez
en clair les intituls.

A vous de jouer !

Crez une requte puis un tat bas sur elle pour obtenir un tat des dates de locations de
bateaux, classes par Type de bateau puis par Nom de bateau. Il faudra avoir aussi le nom
de l'adhrent et bien entendu les dates.

Faites de mme pour obtenir un tat des croisires classes par nom de croisire puis par
adhrent, avec la date, le nombre d'adultes et le nombre d'enfants.

Exemple de rsultat pour le deuxime point :

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Chapitre 10
Liaisons avec Excel et Word
Vous savez dj qu'un certain nombre de possibilits d'change entre logiciels est offert par
Windows. Access aussi peut exporter ou importer des donnes, ou servir de base des travaux
faits sous d'autres logiciels.
Dans ce chapitre vous allez tudier trois exemples d'application :
crer un tableau sous Excel et le transformer directement en table Access,
transfrer des donnes d'Access vers Excel et ensuite tracer un graphique,
utiliser un fichier Access comme base de mailing Word.

Intgrer des donnes Excel dans une table Access existante

Votre collgue a rcupr deux nouveaux clients dont il a saisi les coordonnes sur son
micro-ordinateur portable. ll faut les intgrer dans la base de donnes (pour la cohrence
du cas, imaginez qu'il n'y en a pas 2 mais 50)

Ouvrez Excel et saisissez le tableau ci-dessous (respectez bien la saisie des ttes de
colonnes)

Enregistrez ce fichier sous le nom ADH.XLS

Depuis la fentre Base de donnes d'Access, placez-vous dans l'lment Tables et faites
Fichier Donnes externes, Importer.

Dans le panneau qui suit, pensez bien choisir dans la fentre Type de fichier, les fichiers
Excel puisque c'est un tableau Excel que vous devez importer.

Choisissez le fichier ADH.XLS. Cliquez deux fois Suivant.

Dans le panneau suivant, cochez dans une table existante et choisissez ADHRENTS.

Cliquez Terminer. Allez vrifier si les champs se sont bien insrs dans la table (les
donnes manquantes seront compltes quand les nouveaux adhrents viendront au club
pour la premire fois).

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Crer une table Access par importation d'un tableau Excel


Vous disposez d'une liste du personnel sur Excel et vous souhaitez en faire directement une
table Access.

CodePers

Saisissez ce tableau sur Excel, enregistrez-le sous le nom PERSONNEL, fermez le fichier.
Ville

DateEmb

DateNaiss

GREVAL

NomPers

Fabrice

Prnom

23 rue Pasteur

Adresse

CodePostal
56000

VANNES

10/06/95

05/03/63

Directeur

Poste

H/sem
35

HAMON

Raymond

15 rue Henri Dunant

56000

VANNES

23/09/98

12/09/79

Homme d'entretien

25

LE COADEC

Yann

44 route de Rosporden

29334

QUIMPER

04/06/00

07/08/89

Instructeur permis

20

LE GOFF

Yvon

10 route de St Symphorien

22370

PLENEUF

12/06/99

28/05/78

Moniteur

20

KERGELEC

Elise

23 rue de l'Arbalte

56400

AURAY

19/09/01

05/10/74

Assistante

20

Passez sur Acess. Depuis la fentre Bases de donnes, cliquez Fichier, Donnes externes,
Exporter, allez chercher le fichier PERSONNEL sans oublier de demander les fichiers de
type Excel.

Ensuite, laissez-vous guider par les crans ; demandez index : Oui sans doublons, posez
la cl primaire sur le champ CodePers.

Nommez la table PERSONNEL.

Vous avez maintenant une nouvelle table dans Access. Ouvrez-la pour voir.

Passez en mode cration.

Vous constatez que votre nouvelle


table a exactement la mme
apparence de structure que les
autres cres prcdemment.

Refermez.

Exporter des donnes Access vers Excel


Vous voudriez faire un graphique reprsentant les cots selon les diffrentes croisires. Les
donnes dont vous avez besoin se trouvent dans une requte que vous avez nomme Pour
tat Croisires.

Depuis la fentre Base de donnes d'Access, dans l'lment Requtes, placez-vous sur
Pour Etat Croisires.

Cliquez Fichier Exporter. Donnez le type de fichier : Excel.

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49

Vous obtenez ceci :


NomCrois
DETENTE
DETENTE

NomAd
MALECK
MALECK

NbAd NbEnf Nb pers Cot


40
11
51 359,80
27
0
27 199,80
1 560,00
EVASION
LUCAS
35
17
52

EVASION
MARIN
24
0
24 720,00
1 184,20
AU FIL DE L'EAU MARIN
24
7
31

1 260,60
AU FIL DE L'EAU LE GUEN
15
18
33

1 222,40
AU FIL DE L'EAU GUEGUEN
17
15
32

EAU FRAICHE
GUEGUEN
15
12
27 756,00
EAU FRAICHE
DURUEL
20
13
33 924,00

Vous pouvez maintenant travailler sur le tableau Excel.

Les croisires sont dtailles, mais vous n'avez pas les regroupements par croisires ;
vous allez utiliser la fonction Donnes Sous-Totaux, en demandant une somme chaque
changement de NomCrois avec synthse sous les donnes.

Lorsque les sous-totaux sont affichs, crez un graphique secteurs qui reprsente la part
de chiffre d'affaires de chaque croisire (sous-total) dans le chiffre d'affaires total. Dans le
tableau des sous-totaux, amnagez les contenus de cellules pour que le mot Somme
n'apparaisse pas.

Affichez tiquettes et pourcentages ; n'affichez pas la lgende. Insrez un titre.

Vous devriez obtenir :

Rpartition du chiffre d'affaires croisires


DETENTE
7%

EAU FRAICHE
21%

EVASION
28%

AU FIL DE L'EAU
44%

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50

Crer un mailing Word bas sur un fichier de donnes Access


Vous voudriez contacter par courrier les adhrents appartenant un comit d'entreprise. Pour
cela, il faudra dj les slectionner dans la base de donnes Access par une requte. La lettre
sera saisie sous Word ; il suffira ensuite de relier les deux fichiers.

Depuis Access, crez une requte en mode cration en prenant la table Adhrents et en
ajoutant les champs utiles pour le mailing ( vous de les choisir).

Pour le champ Individuel, dterminez le critre suivant : =Faux (les champs cocher sont
de type OUI/NON ou VRAI/FAUX ; donc si le champ = Faux, vous n'aurez dans le rsultat
que les non individuels). Otez la coche du champ pour qu'il soit pris en compte mais ne
s'affiche pas.

Excutez la requte pour voir. Enregistrez-la sous le nom ADHRENTS CE et fermez-la. Il


est prfrable de fermer aussi Access

Passez sous Word.

Saisissez le texte de courrier suivant.


Cher Adhrent,
Vous tes inscrit dans notre club de navigation de plaisance par le biais d'un Comit
d'entreprise, et ce titre, nous avons le plaisir de vous faire la proposition suivante :
pour toute rservation de croisire de plus de 30 personnes en une fois, vous
bnficierez d'une remise de 10 % sur les tarifs de location de bateau.
Persuads que vous saurez profiter sans tarder de cette offre particulirement tudie
pour vous, nous vous souhaitons de trs bonnes vacances.
Le Directeur,
Fabrice GREVAL

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Access initiation

51

Il reste relier les deux fichiers.

Comme d'habitude, faites un publipostage.

Lorsqu'il s'agit de rfrencer le fichier de donnes : faites Ouvrir le fichier de donnes, puis
dans le panneau suivant pensez bien dterminer le type de fichier (Access). Dsignez le
fichier AURAY.MDB.

Dans le panneau suivant, vous allez choisir quel lment de cette base va tre utilis.

Cliquez l'onglet Requtes

Prenez la requte ADHRENTS CE

Faites OK.

Comme d'habitude dans un


publipostage, vous vous retrouvez
avec les champs de fusion
disponibles ; il n'y a plus qu' les
insrer en bonne place.

Dans ce cas prcis, une liaison Access


prsente deux avantages:
1) votre publipostage ne sortira que les
lettres destines des membres de CE.
2) la requte se mettra jour automatiquement ds que vous l'ouvrirez ; donc si vous la
rutilisez ultrieurement, le publipostage prendra en compte les modifications qui auraient pu
tre effectues dans Access.

Base Tertiaire de Quetigny

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