LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA EMPRESA

LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA
La contabilidad apropiada es importante para el registro de las operaciones de una empresa,
porque sin registros contables se corre el riesgo de tener una serie de problemas relacionados
con:

Flujos de caja.
Derrochar el dinero.
Falta de crecimiento empresarial por la no reinversin de utilidades.
Problemas con el Fisco.

Lo que se debe de tener bien presente, es que la contabilidad debe de llevarse de forma ordenada,
para poder presentar y obtener un producto de calidad, no debe descuidarse ningn detalle
porque la informacin que se obtiene, debe llenar los requisitos de veracidad y oportunidad. La
Veracidad implica de que la informacin debe ser clara, tambin que puede ser verificada,
adems que es informacin real (obviamente no inventada). La Oportunidad se refiere a que la
informacin debe estar preparada y disponible para cuando se requiere, este, quizs es de lo que
ms padecen la mayora de empresas, porque los departamentos contables, casi nunca tienen la
informacin contable cuando la requiere la administracin y an menos cuando existe algn
requerimiento del Servicio de impuestos internos o de Tesorera.
Cumpliendo estos requisitos, puede tenerse la certeza de que la contabilidad cumple con uno de
los objetivos por la que existe, porque tambin servir para administrar adecuadamente el
negocio o empresa, adems se puede permitir que las autoridades tributarias evalen las
operaciones realizadas sin ningn temor a reparos.
Algunos propietarios de empresas pequeas (Pymes) prefieren adquirir software que segn ellos
creen, (por ser an microempresas) les servirn para llevar registros de los diversos aspectos de
su negocio, pero solo se limitan a considerar aspectos que proporcionan informacin limitada,
porque no consideran la totalidad de todos los aspectos econmicos que afectarn los ingresos de
la empresa, por ejemplo, solo se limitan a ver de manera global los ingresos que obtendrn por
ventas de bienes o servicios, pero no se detienen a considerar a detalle el monto de todos los
gastos en que incurrirn.
Un Caso Real:
Hace unos aos se dio un caso muy particular. Un empresario que se dedica a la prestacin de
servicios de mantenimientos de edificios, recibi una llamada para que hiciera la remodelacin de
15 de los edificios que conforman unos condominios habitacionales, esto sucedi a principios de
diciembre de 2009, resulta que este propietario no acostumbrado a obtener contratos de trabajo
tan grandes porque el dinero que ingresara a la empresa considerando las cotizaciones que l
envi sumaban un milln de pesos. El consider que el trabajo, segn su experiencia y despus de
ver las reas a remodelar, lo concluiran en el mes de febrero de 2010. Lo que ms le sorprendi y
a la vez lo alegr es que le anticiparon el 85% del pago. El envi a los trabajadores a empezar con
las actividades en la segunda semana de diciembre de 2009. Todo iba de excelente forma tanto

que el dichoso empresario dispuso del dinero para pagar sueldos y para el aguinaldo que
normalmente lo pagaba en dos cuotas como lo permite la ley, el 15 de diciembre y el 15 de enero,
pero esta vez decidi pagarlo en una sola cuota, adems se fue de vacaciones al extranjero con
toda su familia.
Todo estaba sobre la marcha pero lleg el ao nuevo y el tiempo de preparar y terminar las
declaraciones de impuestos, de IVA y la preliminar de la declaracin jurada anual del impuesto
sobre la renta. El contador de la empresa empez a indicarle que necesitaba que se reunieran para
discutir del asunto de los impuestos a pagar a finales de enero y lo del 31 de marzo de aquel ao.
Cuando lograron reunirse el propietario de la empresa casi se fue de espaldas, porque el contador
de la empresa le indic la cantidad de impuestos que deba pagar. El propietario se puso en contra
del pobre empleado, tanto que le indic que no saba hacer su trabajo y que buscara los servicios
de un contador pblico y auditor externopara que le indicara si eso que deca era verdadEl
problema consisti en que la empresa que contrat los servicios de mantenimiento y que haba
anticipado el 85% del costo de los servicios, como condicin de otorgar esa cantidad de dinero,
pidi que se le emitiera la factura por el total, es decir el milln de pesos. Obviamente esa factura
la pidieron con fecha de diciembre de 2009.
Cul es el meollo del asunto?
Que el Propietario no consider varios factores, primero que ese dinero que estaba recibiendo no
estaba devengado financieramente, aunque ante el SII deba reportarlo porque ya haba emitido la
factura por el total de la venta, primero como parte de los ingresos de diciembre, (lo devengado)
es decir tena que pagar IVA sobre esto y ni todo el crdito fiscal que vena arrastrando durante
casi seis meses le ayud a minimizar el pago, y ahora se vena la declaracin jurada anual, que con
esa factura se haban elevado excesivamente los ingresos, pero los gastos estaban realizndose en
el perodo fiscal posterior. Qu gran lo en el que se haba metido!
Causas? Por no considerar la opinin de su contador. Este es quiz una de los mayores problemas
para los contadores, que casi siempre son los ltimos que se enteran de las cosas y de los asuntos
que afectan directamente su trabajo.
Otra causa, es la falta de conocimiento del empresario, a la hora de preparar un presupuesto,
porque deben de considerarse todos los factores internos y externos que lo afectan.
Conclusin:
Como conclusin puede decirse que: es recomendable delegar algunas funciones al contador que
se tiene contratado, porque este posee conocimientos de las reas financiera y fiscales de la
empresa. Es esencial disponer de los servicios de un contador o tenedor de libros porque de esa
forma el empresario puede librarse de las tareas que le quitan tiempo, ya sea porque no domina
bien las reas contables o bien para as dedicar sus esfuerzos a la ampliacin de su empresa.
Incluso es recomendable confiar a un contador las tareas que slo involucran un par de horas
semanales, esto incluye la preparacin de presupuestos, de esta forma puede usar mejor su
tiempo.

UBICACIN Y ROL DE LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA

La tcnica de la contabilidad es tan antigua como la necesidad de disponer de informacin para
medir los beneficios obtenidos de las operaciones comerciales. En la antigedad existieron
pueblos que se diferenciaron por abarcar grandes mercados, stos pueblos, se vieron en la
necesidad de sostener fuentes confiables de informacin, la misma que pueda ser compartida
entre ellos y sus clientes, tales fuentes tenan carcter primitivo y rudimentario.
Para entender lo importante que es la contabilidad en el mundo de los negocios, especficamente
en las empresas, ha sido necesario hacer un breve repaso de la evolucin desde tiempos antiguos
hasta lo que conocemos y hacemos uso actualmente. ste trabajo pretende ocuparse de hechos
ms importante que caracterizan a la contabilidad, los cambios que ha tenido para acomodar su
desarrollo a la evolucin de los tiempos y a los de la humanidad, manteniendo siempre la misma
esencia metodolgica y transformar los hechos en informacin til dirigida a los usuarios.
La necesidad de disponer de informacin confiable y compartida entre usuarios internos y
externos posibilit la alternativa de adecuar el uso de nuevas herramientas en el registro de las
operaciones, confiriendo as un papel importante a la contabilidad en la interpretacin de los
estados financieros para que sta a su vez prevea y provea de acciones, decisiones que encaminen
el buen funcionamiento y crecimiento de las empresas.
La tcnica de la contabilidad es tan antigua como la necesidad de disponer de informacin para
medir los beneficios obtenidos de las operaciones comerciales. En la antigedad existieron
pueblos que se diferenciaron por abarcar grandes mercados, stos pueblos, se vieron en la
necesidad de sostener fuentes confiables de informacin, la misma que pueda ser compartida
entre ellos y sus clientes, tales fuentes tenan carcter primitivo y rudimentario.
De este modo nacen los instrumentos y medios que los contadores de esa poca hicieron uso,
agregando progresivamente eficacia y lgica para lograr el objetivo, es decir, obtener una
informacin segura entre uno y otro usuario.
Miles de aos despus, con el avance y desarrollo de la civilizacin de uno y otro continente, la
interaccin de sus habitantes conllev a tener fuerte incidencia en el desarrollo mismo de
Contabilidad, posteriormente la economa de algunos pases sufrieron declives por lo que la
Contabilidad no se vio afectada pero si influenciada a enfrentar y adaptarse ante las nuevas
necesidades. Paso a paso ha ido perfeccionndose hasta convertirse en un elemento de
prevencin y anticipacin que ofrece soluciones oportunas.
La inclusin de nuevos conceptos, tanto en el mundo empresarial como en el de las empresas,
tales como la globalizacin, competitividad, productividad, reinvencin de procesos
administrativos y conceptos de calidad han elevado el grado de complejidad en las operaciones de
las empresas; por ende, generando importantes cambios en los negocios adems de agregar
mayor relevancia al rol de la Contabilidad.
Hoy en da la Contabilidad es considerada como el lenguaje de los negocios.

Caractersticas de la Informacin Contable

Se le conoce como informacin contable a todas aquellas documentaciones (virtuales o fsicas),
estados de cuenta, ingresos y egresos, comprobantes fiscales, (facturas, recibos, recibos de
honorarios, etc.), es decir, toda la informacin que permite la buena administracin de una
empresa o negocio, y permite que los administradores del mismo puedan clasificar, identificar,

medir, analizar, evaluar, y registrar, todas las operaciones y actividades de una organizacin o
entidad econmica, (empresa, comercio, institucin bancaria, etc.). Se diferencia de la informacin
no contable, que bien puede o no afectar el desarrollo pleno de un negocio.
Algunas caractersticas que posee la informacin contable:
Su funcin.- Su funcionalidad es servir como
base para tomar decisiones; en base a los
datos financieros recogidos mediante bases de
datos (hojas o cuadernos de clculo) referentes
al estado financiero de una empresa o negocio,
y las consiguientes evaluaciones basadas en
esa informacin, estos datos influyen en las
decisiones actuales y futuras dentro de la
administracin interna del negocio o empresa.
Informacin veraz.- La informacin contable
debe de ser veraz y confiable para poder ser
eficaz, de no ser as se corre el riesgo de que al
hacer mediciones, proyectos y tomar decisiones en base a esa informacin produzca efectos
adversos para las finanzas.
Comparabilidad.- Este tipo de informacin permite que puedan hacerse comparaciones de un
periodo a otro, en lo tocante a las evaluaciones financieras, que se llevan a cabo cada cierto
tiempo dentro de una empresa.
Valor monetario.- La informacin contable lleva intrnsecamente un sentido monetario, es decir,
esta intrnsecamente ligado al mbito monetario, fiscal y administrativo de una empresa, negocio
o entidad financiera, (que bien puede ser un banco u otra entidad, como es el caso de las
entidades financieras gubernamentales.).
Cuidado de los gastos.- Se calculan los posibles gastos o egresos futuros as como se analizan los
gastos realizados, mediante la informacin contenida en hojas y cuadernos de clculo. De la
misma manera sucede con los ingresos, evaluando en base a estos datos, qu cosas, pueden ser
modificadas para aumentar la productividad o reducir los costos de la empresa.
Es altamente actualizable.- Cambia constantemente, es decir, tiende a ser actualizada
rpidamente, en relacin a los nuevos datos que se obtienen y al ser comparados, verificados,
desmentidos o corroborados, por los nuevos datos o por un anlisis ms detallado de la
informacin obtenida.
Son datos de sucesos ya pasados.- Presenta hechos y acciones ya realizadas, pero que influyen en
las decisiones presentes y futuras, en otras palabras, la informacin contable, nos presenta
siempre datos de movimientos econmicos, y acciones ya realizadas, pero que por los resultados
tienen relevancia para futuras acciones.

ESTADOS CONTABLES O INFORMES FINANCIEROS

Los Estados Contables, tambin llamados Informes Financieros o Estados Financieros, constituyen
el producto final de la contabilidad. Bsicamente se trata de cuadros y notas aclaratorias que
resumen la situacin econmica y financiera de la empresa. Esta informacin resulta til para
gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.
La contabilidad es un conjunto de tcnicas desarrolladas a efectos de producir sistemtica y
estructuradamente la informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias (cualquier
moneda de curso legal) de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos
eventos econmicos cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los diversos interesados
el tomar decisiones en relacin con dicha entidad econmica.
Caractersticas del informe financiero
el informe financiero es el documento que prepara el contador de la empresa, al finalizar un
periodo, tomando como base los estados financieros, para informar a los propietarios del negocio
sobre el resultado de las operaciones registradas en los libros y dems documentos de
contabilidad.
Como escribir un informe financiero
Los informes financieros son evaluaciones que ayudan a identificar el estado financiero actual de
una compaa o de una organizacin en el ltimo periodo contable. Un informe financiero puede
cubrir un periodo corto de tiempo, como el mes ms reciente, o periodos de hasta un ao. Varios
elementos bsicos estn incluidos en la preparacin de un informe financiero efectivo.
Componentes de un informe financiero
Los componentes del informe financiero son:

estados financieros bsicos, notas dictamen del auditor y anlisis de los estados
financieros.
informacin operacional.
informacin estratgica.

Caractersticas cualitativas del informe financiero

Son las que presentan informacin operacional, e informacin estratgica, la cual no puede ser
presentada en los estados financieros bsicos pero que tambin es importante o relevante como
por ejemplo: unidades fsicas (metros, kilos, toneladas etc) producidas o vendidas, factores de
eficiencia, plantas en operacin etc. Con esta informacin el usuario puede tener una base de
informacin amplia que le ayude a formarse una idea clara del desempeo real de la compaa.
Caractersticas cuantitativas del informe financiero
Son las que presentan informacin contenida en los Estados Financieros, presupuestos etc. En este
apartado deben incluirse las notas a los estados financieros, el dictamen del auditor y el anlisis
financiero.

ESTRUCTURA DEL INFORME FINANCIERO

Encabezado:
Nombre de la empresa y los estados financieros que se van a analizar con su respectivo perodo,
nombre del informe (que haga alusin al tema que se tratar), fecha y lugar del anlisis.
Resumen de los aspectos ms relevantes de la empresa:
Debe incluirse un pequeo resumen de las actividades que realiza la empresa, las caractersticas
mercantiles y jurdicas, y sus principales objetivos a corto y largo plazo.

Objetivos del informe:

Enumeracin de los propsitos que tiene el informe y el rea de la empresa a la que se dirige.

Identificacin de los problemas:

Describir de manera detallada y resumida cada uno de los problemas que llevaron a la elaboracin
del informe. No es aconsejable que en un mismo informe se traten diferentes problemticas que
no estn relacionadas entre s. Generalmente se analizan diferentes indicadores financieros (de
liquidez, endeudamiento, de rentabilidad, etc.), los cuales permiten identificar algunos problemas
de la compaa.
Anlisis de las causas:
Detallar de manera clara y concisa cules han sido las causas de los problemas identificados en el
punto anterior. Se pueden utilizar grficos para que la informacin sea clara y precisa, y resumir
las cifras de los estados financieros resaltando las ms importantes en el estudio que se est
realizando.

Recomendaciones y conclusiones:
Describir de forma clara y breve qu puede y debe hacer la compaa para solucionar los
problemas que se estn presentando (las diferentes estrategias que puede utilizar la empresa).
Adems, se deben incluir unas breves conclusiones de la situacin en la que se encuentra la
organizacin.
Cierre:
Incluir los nombres de las personas que realizaron el informe, con su respectivo nmero de
identificacin y el cargo que ocupan en la compaa.
INSTRUCCIONES PARA ESCRIBIR UN INFORME FINANCIERO
1 Rene los registros financieros. Esto incluir toda la informacin sobre los pasivos que no fueron
pagados durante el periodo y cualquier cuenta pendiente no percibida hasta la fecha del informe.
Todos los activos conocidos, incluyendo propiedades y otras participaciones, tambin deberan ser
compilados en una lista simple.

2 Empieza a compilar las secciones para el informe financiero. Esto incluye una seccin que detalle
cada tipo de componente financiero. Un informe bsico incluye una seccin de activos y una de
pasivos. En algunos casos, estas dos secciones se pueden separar en ms detalles. Por ejemplo, los
activos se pueden dividir en subsecciones para mostrar propiedades, participaciones varias y
cuentas pendientes destacadas.
3 Compara los activos y los pasivos. Despus de detallar los ingresos y los gastos, el siguiente paso
es mostrar cmo se comparan. Deduce los gastos de los ingresos para determinar la cantidad
actual de ingresos netos para el periodo. Idealmente, la organizacin ha generado y ha recaudado
suficientes ingresos para compensar los gastos del periodo. Si no, esta cifra final se mostrar como
una cantidad negativa.
4 Relaciona la cifra de ingresos netos con otros activos de la compaa. Si el ingreso neto ha sido
una cifra negativa, la cantidad se deducir del valor de los otros activos. Si el ingreso neto fue
positivo, se aade al valor de los activos. El resultado reflejar el valor total actual de la compaa.

Objetivos de los Informes Financieros

El objetivo de los estados contables es proveer informacin sobre el patrimonio del ente emisor a
una fecha y su evolucin econmica y financiera en el perodo que abarcan, para facilitar la toma
de decisiones econmicas. Se considera que la informacin a ser brindada en los estados
contables debe referirse a los siguientes aspectos del ente emisor:

- Su situacin patrimonial a la fecha de dichos estados

- Un resumen de las causas del resultado asignable a ese lapso;
- La evolucin de su patrimonio durante el perodo;
- La evolucin de su situacin financiera por el mismo perodo,
- Otros hechos que ayuden a evaluar los montos, momentos e incertidumbres de los futuros flujos
de fondos que los inversores y acreedores recibirn del ente por distintos conceptos.

Caractersticas generales de la informacin Contable

La informacin contenida en los estados contables debera reunir para ser til a sus usuarios, las
siguientes caractersticas:
1. Pertinencia
2. Confiabilidad:
2.1 Aproximacin a la realidad:
2.1.1 Esencialidad
2.1.2 Neutralidad
2.1.3 Integridad
2.2 Verificabilidad
3.provisionalidad
4. Sistematicidad
5. Comparabilidad
6. Oportunidad

Los 4 principales informes que genera la contabilidad de una empresa son:

Balance General. Es el informe que refleja la relacin que guardan los bienes y derechos de una
entidad econmica respecto a sus obligaciones con terceros y de la inversin de los socios.
Estado de Resultados o Estado de Prdidas y Ganancias. Es el reporte que muestra la rentabilidad
de una entidad lucrativa, en el entendido de que todas las organizaciones mercantiles tienen como
objetivo primordial obtener ganancias o utilidades, por lo que realizan toda una serie de
operaciones que invierten en recursos para llevarlas a cabo. (En entidades no lucrativas se conoce
como Estado de Actividades).
Estado de Cambios en la Situacin Financiera, de Fuentes y Aplicacin de Fondos o Flujo de
Efectivo. Informe cuyo objetivo primordial es mostrar las fuentes u orgenes de recursos que
obtiene la organizacin lucrativa, as como las aplicaciones o inversiones que efecta de dichos
recursos durante un periodo especifico.
Estado de Variaciones en el Capital Contable, Estado de Variaciones en el Patrimonio, Estado de
Utilidades Retenidas o Estado de Otros Cambios en el Patrimonio o Capital. Muestra la eficiencia
con la que la inversin de los socios genera utilidades y rendimientos; adems, refleja la estructura
del capital contable.
Para general los estados financieros, deben ser procesados todas las operaciones que realice una
entidad, as como los sucesos que ocurran en la economa del pas o de un sector que afecten
directamente a la estructura financiera de aqulla. Esas operaciones deben tener un sustento que
las ampare, conocido como documento fuente.
A partir de las transacciones debidamente identificadas, se procede a hacer un registro contable,
en conceptos especficos, llamados cuentas, en dos libros: diario y mayor. Cuando concluye un
periodo determinado (legalmente un ao, aunque se realizan cortes mensuales) obtenemos
cantidades acumuladas en las cuentas que se llevan a cabo una balanza de comprobacin para,
finalmente, presentar los estados financieros. Esto parece sencillo, pero implica el conocimiento
de toda una serie de factores, reglas y procedimientos los cuales sern presentados con mayor
profundidad en los siguientes temas.