Es necesario que el cuaderno de obras que se ejecutan por

administracin directa sean legalizado notarialmente?

Fecha: 22-sep-08 (Tenga en cuenta esta fecha para verificar la vigencia de la base legal de la
informacin presentada a continuacin)
Respuesta

En el caso de ejecucin por administracin directa el cuaderno de obra es obligatoria su legalizacin por un
notario o juez de paz.
Explicacin

El cuaderno de obra en la ejecucin de obras por Administracin Directa o Encargo debe constar
de una hoja original con dos (02) copias desglosables, correspondiendo una de estas a la Entidad
y la otra para el Residente o Coordinador. El original de dicho cuaderno de obra debe permanecer
en la obra hasta su conclusin y al trmino de la misma, dicha hoja original quedar en poder de
la Entidad.
Toda obra deber contar con su respectivo cuaderno de obra, el cual deber estar debidamente
legalizado cuando se trate de obras bajo la modalidad de Administracin Directa o por encargo;
cuando se trate de Obras por Contrata, el cuaderno de Obra ser firmado en toda sus partes por
el Inspector o Supervisor como representantes de la Municipalidad y por el Residente como
representante del Contratista o Empresa Constructora.
Es obligatoria la legalizacin por un notario o juez de paz cuando la obra es ejecutada por
administracin directa.

Base legal

Artculo 193 y 194 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Artculo 1 numeral 5 de la Resolucin de Contralora N 195-88-CG
Recomendacin de buenas prcticas

El cuaderno de Obra en las Obras por Contrata, debe constar de una hoja original con tres (03) copias
desglosables, correspondiendo una de estas a la Entidad, otra al Contratista y la tercera al Inspector o
Supervisor. El original de dicho cuaderno debe permanecer en la obra hasta su conclusin, no pudiendo ser
retenido por ninguna de las partes y al trmino de la misma, esta hoja original del cuaderno quedar en poder
de la Entidad.
Como es un cuaderno nico por obra, el nmero de folio debe iniciar con el nmero 001.
En el caso de obras por contrata, el primer folio del cuaderno de obra debe utilizarse para transmitir el acta de
entrega del terreno y otros datos bsicos, tales como:
- Nombre de la Empresa constructora o contratista.
- Valor referencial de la obra contratada.
- Plazo de ejecucin de la obra.
En el caso de obras por Administracin Directa y Encargo, el primer folio le corresponder para la legalizacin
del cuaderno de obra, el segundo folio para transcribir el Acta de entrega del terreno y otros datos bsicos de

la obra.
En una obra por Contrata, las principales anotaciones que deben realizarse en el cuaderno de obra, son las
siguientes:
a) Fecha de entrega del adelanto directo y/o materiales, asimismo si el contratista ha cumplido con presentar
su Plan de utilizacin del adelanto por materiales.
b) Fecha de inicio del plazo contractual y fechas de aprobacin y cancelacin de las valorizaciones de obra.
c) Proyectos de modificaciones de la obra, debidamente sustentadas, precisando sus causales, as como el
nmero y fecha de resoluciones que aprueban dichas modificaciones.
d) Causales de adicionales y/o deductivos de obra, incluyendo nmero y fecha de las resoluciones que los
aprueben.
e) Cambios de Inspectores, Supervisores y Residentes de
Obra; indicando los documentos oficiales de designacin.
f) Avance fsico semanal de cada una de las partidas que se ejecutan en la obra, con un anlisis comparativo
relacionado con el Calendario Valorizado de Obra.
g) Resultado de pruebas efectuadas para realizar los controles de calidad de ejecucin de la obra. De existir
observaciones se requiere de su inmediata subsanacin y luego de ejecutada la misma, se dejar constancia
de ello.
h) Posibles ampliaciones de plazo, sustentando sus causales y en los casos de concretarse, se indica el
nmero y fecha de las resoluciones que aprueban dichas ampliaciones.
i) Paralizaciones parciales y/o totales de obra, indicando sus causales e informando si fuera quien decidir
sobre la intervencin econmica o resolucin (rescisin) del contrato.
j) Incumplimiento de los avances parciales de la obra, establecidos en los Calendarios Valorizados de Avances
de Obra, precisando sus causales y solicitando al contratista la presentacin de Nuevos Calendarios que
permitan la aceleracin de los trabajos, a fin de garantizar el cumplimiento de la obra, dentro del plazo
establecido.
k) Fecha de trmino de ejecucin de la obra, debiendo el Inspector informar sobre esta fecha a la Entidad, en
el lapso de cinco (05) das naturales.
l) Resolucin de conformacin de la Comisin de Recepcin de la Obra.
m) Trascripcin del Acta de Recepcin de Obra o del Acta de Observaciones de la Obra, si la hubiera.
n) Levantamiento de Observaciones con su Acta respectiva o de incumplimiento de las mismas, por parte del
Contratista.
En una obra por Administracin Directa o Encargo, las anotaciones en el Cuaderno de Obra son similares,
debiendo considerarse bsicamente las siguientes:
- Fecha de Resolucin de aprobacin del expediente tcnico y/o fecha de la firma del Convenio para la
ejecucin de la Obra.
- Resolucin de designacin del Residente o Coordinador.
- Fecha de Entrega del Terreno al Residente o Coordinador
- Fecha de Inicio de Obra y plazo de ejecucin de la Obra
- Informes Tcnicos de Requerimientos de personal, materiales y servicios de maquinaria y equipos, entre
otros
- Los cambios de profesionales pueden ser de Residentes y/o Coordinadores de Obra, oficializados estos
cambios mediante las Resoluciones respectivas.
- Fechas de aprobacin de los Presupuestos Analticos y de sus respectivas reestructuraciones, si las hubiera.
- Informes semanales, quincenales o mensuales de avance fsico y financiero de la Obra; dependiendo del
plazo de ejecucin de la misma.
- En forma similar deben registrarse las pruebas de control de calidad en la ejecucin de la obra, tales como
Anlisis de Suelos y Concretos, etc.
- Paralizaciones de obra y posibles ampliaciones del plazo de ejecucin de la misma.
- Fecha de trmino de la obra, debiendo solicitar el Residente o Coordinador en forma oficial mediante
Informe, la recepcin de la misma
- Resolucin de conformacin de la Comisin de Recepcin de la Obra.
- Trascripcin del Acta de Recepcin de la obra o Acta de Observaciones de la misma.
- Levantamiento de Observaciones con su Acta respectiva o de incumplimiento de las mismas