Gestión activo circulante

Contabilidad financiera
Unidad 1. Manejo de cuentas de activo circulante
Licenciatura en Gestin y Administracin de PyME
Programa de la asignatura:
Contabilidad Financiera
Clave:
07142419
Unidad 1
Manejo de cuentas de activo circulante
Universidad Abierta y a Distancia de Mxico

UnADM
Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyME
ndice
Unidad 1. Manejo de cuentas de activo circulante .................................................................................................... 3
Presentacin .............................................................................................................................................................. 3
Propsitos .................................................................................................................................................................. 3
Competencia especfica ............................................................................................................................................. 4
1.1. Caja ..................................................................................................................................................................... 4
1.1.1. Registro de operaciones .................................................................................................................................. 5
1.1.2. Arqueo de caja y ajustes .................................................................................................................................. 8
1.1.3. Fondo fijo de caja ............................................................................................................................................. 9
Actividad 1. Activo circulante...................................................................................................................................... 9
1.2. Bancos .............................................................................................................................................................. 10
1.2.1. Transacciones electrnicas ............................................................................................................................ 10
1.2.2. Auxiliares ........................................................................................................................................................ 10
1.2.3. Conciliaciones y ajustes de estados de cuenta ............................................................................................. 11
1.3 Cuentas por cobrar............................................................................................................................................. 14
1.3.1 Caractersticas de las cuentas por cobrar ...................................................................................................... 14
1.3.2. Intereses ......................................................................................................................................................... 16
1.3.3 Descuento de documentos en cuenta complementaria de activos ................................................................ 16
1.3.4 Estimacin de cuentas incobrables ................................................................................................................. 17
1.4. Inventarios ......................................................................................................................................................... 18
1.4.1 Concepto, caractersticas e importancia ......................................................................................................... 18
1.4.2 PEPS ............................................................................................................................................................... 19
1.4.3. UEPS .............................................................................................................................................................. 21
1.4.4 Costo promedio ............................................................................................................................................... 23
Actividad 2. Elementos del activo circulante ............................................................................................................ 24
Autoevaluacin ......................................................................................................................................................... 24
Evidencia de aprendizaje. Tcnicas de operacin de activo circulante .................................................................. 24
Cierre de la unidad ................................................................................................................................................... 25
Para saber ms. ................................................................................................................................................... 25
Fuentes de consulta ................................................................................................................................................. 26
Presentacin
Una de las funciones del administrador de PyME es interpretar de forma adecuada el
manejo de las cuentas que conforman el grupo de activos circulante, es decir, las
principales cuentas de operaciones en una empresa. Este conocimiento es la base para
manejar el estado financiero denominado balance general, estado que se integra por
activos circulantes.
El activo circulante est compuesto de las primeras partidas que contempla el balance
general por su rpida realizacin en efectivo y se clasifican con base en su disponibilidad
iniciando por caja, bancos, cuentas por cobrar e inventario.
A partir del reconocimiento conceptual y procedimental de los elementos anteriores, el
(la) estudiante aplicar el registro de las operaciones de cada una de las cuentas que
conforman el grupo de activo circulante y valorar su importancia en el balance general.
En esta unidad se desarrollarn los temas de caja, bancos, cuentas por cobrar e
inventarios, los cuales son el primer grupo de cuentas del activo circulante que se
encuentra integrado dentro del balance general.
Al finalizar la unidad, el (la) estudiante habr logrado analizar las operaciones que en
forma cotidiana realiza la empresa, los elementos de las cuentas de activo circulante
segn su operacin y la tcnica contable en estados financieros. Con estos elementos
ser competente en la aplicacin de la tcnica contable, el manejo de cuentas especiales
para la elaboracin y presentacin de estados financieros confiables por medio de la
identificacin de las cuentas de activo circulante, fijo, y diferido.
Adelante! Comencemos el estudio de la unidad.
Propsitos
Al trmino de esta unidad logrars:
Identificar las operaciones que en forma cotidiana realiza la empresa para verificar la
capacidad de pago y las caractersticas de las cuentas de activo circulante.
Analizar los elementos de las cuentas de activo circulante segn su operacin.
Aplicar la tcnica contable en un caso prctico mediante el estudio de los estados
financieros.
Competencia especfica
Analizar las caractersticas de las cuentas de activo circulante, fijo y diferido para verificar
sus saldos reales y confiables, mediante la identificacin de la tcnica contable adecuada
para cada caso.
1.1. Caja
En cualquier empresa existe un orden para las cosas y un orden para las personas, pero
tambin uno para el manejo de dinero.
El flujo de caja, llamado tambin flujo de efectivo, presupuesto de caja o cash flow, es un
clculo del volumen de ingresos y de gastos que ocurrirn en una empresa durante un
periodo, lo que permite saber si sobra o falta dinero en determinado momento. Si falta se
busca dnde conseguirlo (bancos, cooperativas de crdito, crdito de proveedores,
prstamos de amigos o familiares).
Lara (2002, p.15) define caja como la representacin del dinero en efectivo, como por
ejemplo, los billetes, monedas, cheques y pagars de tarjetas de crdito (voucher)
recibidos, giros bancarios, y telegrficos.
El concepto de caja implica movimiento de entradas y salidas de efectivo que origina el
negocio; por ejemplo:
Se recibi del sr. Jorge la

cantidad de $50,000.00
proveniente de la venta de
mercanca.
Este movimiento nos indica

una entrada de efectivo.
A la seorita Pilar se le pag

$10,000.00 en efectivo por
concepto de renta.
Este movimiento es una

salida de efectivo.
1.1.1. Registro de operaciones

En el manejo de las operaciones de las partidas que integran el activo circulante es
necesario identificar con claridad los cargos y abonos, aumentos y disminuciones, as
como el debe y haber.
Reglas o principios:
Toda cuenta del activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotacin
en el debe.
Toda cuenta del pasivo debe comenzar con un abono, es decir, con una
anotacin en el haber.
La cuenta del capital debe empezar con un abono, es decir, con una anotacin
en el haber
Como las cuentas del activo empiezan con un cargo es natural que para aumentar su
saldo se deba cargar. En cambio, para disminuir su saldo se deben abonar.
Principios que deben observarse:
Reglas del cargo y del abono:
Conclusiones de las reglas del cargo y del abono:

a) Las cuentas del activo empiezan con un cargo, aumentan cargndolas,
disminuyen abonndolas y su saldo es deudor.
b) Las cuentas del pasivo empiezan con un abono, aumentan abonndolas, disminuyen
cargndolas y su saldo es acreedor.
c) La cuenta del capital empieza con un abono, aumenta abonndola, disminuye
cargndola, y por lo general, su saldo es acreedor.
d) Las cuentas del capital o de resultados, gastos de venta y gastos de administracin,
siempre se cargan, por ello su saldo es deudor.
e) Las cuentas del capital o de resultados, gastos y productos financieros y otros gastos
y productos, se pueden cargar o abonar, y por tanto, su saldo puede ser deudor o
acreedor.
Forma en que se debe proceder para registrar las operaciones:
Para registrar las operaciones se deben analizar, es decir, determinar la variacin que
sufren las cuentas afectadas, despus se deben aplicar las reglas del cargo y del abono.
Para realizar un registro de operaciones de las cuentas de un activo, es necesario iniciar
con un cargo, es decir, en el debe. El debe representa un incremento en tus cuentas
mientras que cuando existe un movimiento contable en el abono, es decir, en el haber,
representa una disminucin de los activos.
DEBE
CARGO
INCREMENTO
HABER
ABONO
DISMINUYE
Las operaciones bsicas del manejo de activo circulante son dos:

1. Operaciones de caja. Originan los ingresos o los egresos de dinero efectivo; por
ejemplo, las ventas y compras al contado, los abonos recibidos de clientes, los
abonos a proveedores, los pagos por sueldos, rentas, luz, entre lo ms destacado.
2. Operaciones de diario. Promueven movimientos de dinero en efectivo, tales
como ventas y compras a crdito, ventas y compras garantizadas con
documentos, para ser ms especficos.
Ejemplo un registro contable: La empresa vende mercanca por $ 100,000.00, de los
cuales pagaron $ 50,000.00 en efectivo y por el resto firmaron un documento.
INVENTARIOS
$100,000
CAJA
$50,000
CUENTAS X COBRAR
$50,000
Como se puede apreciar, el importe que se encuentra en inventarios est en el haber por
lo que presenta una disminucin (abono) por la venta que se realiza de la mercanca.
En tanto, el importe de caja la encontramos en el debe, por lo que nos indica un
incremento (cargo), ya que estamos recibiendo el 50% de la venta de la mercanca.
Las cuentas por cobrar que tienen un debe, derivado del documento que nos firmaron por
el 50% muestran un incremento (cargo).
El ejemplo anterior demuestra los movimientos del registro de operaciones en cada una
de las cuentas del activo circulante.
1.1.2. Arqueo de caja y ajustes

El ajuste a la cuenta de caja es el saldo de la misma, que expresa la existencia efectiva.
Sin embargo, al terminar el ejercicio es necesario comprobar si en realidad dicho saldo
corresponde al nmero que materialmente existe en la caja, de ah la necesidad de
practicar una operacin que recibe el nombre de arqueo de caja, que es el recuento
material del dinero en efectivo.
Al terminar las operaciones de la empresa se pueden detectar los siguientes casos:
1. Que el valor del arqueo de caja coincida con el saldo de la cuenta de caja. Aqu no es
necesario realizar ajustes, ya que los saldos son iguales.
2. Que el valor del arqueo de caja sea menor al saldo de caja es un faltante, lo cual puede
tener origen en:
Operaciones no reportadas por el cajero. El valor faltante de las operaciones no
reportadas se abona a la cuenta de caja y se carga a las cuentas que procedan
en cada caso.
Cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de ms. Se abona a la cuenta de
caja y se carga a la cuenta personal del cajero para asentar la obligacin que
tiene de pagar dicho faltante.
En otras palabras, el arqueo de caja consiste en el anlisis de las transacciones del
efectivo durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado
todo el efectivo recibido y, por tanto, el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo
que se encuentra fsicamente en caja, dinero efectivo, cheques o vales. Tambin se
utiliza para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente.
Esta operacin es realizada diariamente por el cajero, los auditores o ejecutivos
asignados; para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el
cajero.
1.1.3. Fondo fijo de caja

El fondo fijo de caja se refiere al importe de dinero en efectivo que una empresa dispone
para un uso especfico; por ejemplo, el pago de gastos menores o de urgencias. Por lo
general, en las empresas se asigna a una persona que se responsabiliza del manejo y la
custodia del mismo.
El fondo fijo se inicia cuando al responsable le entregan una cantidad especfica en dinero
que al transcurrir el tiempo, y por las necesidades de la empresa, posiblemente debe ser
ampliado, reducido o cancelado. Segn las necesidades de una empresa, se designa un
fondo fijo de caja. Este fondo puede ampliarse segn la dimensin de sus operaciones,
que estar a cargo de una persona responsable de cada rea y departamentos de
Administracin, Ventas y Produccin.
Ejemplo: La seorita Blanca es asistente del Director General de una empresa de
mensajera. El director, por las funciones que desempea, constantemente sale de viaje
y tiene que efectuar gastos.
Para evitar contratiempos en los movimientos contables del efectivo, el gerente designa a
la seorita Blanca como responsable del fondo de caja chica por un monto que cubra y
justifique las necesidades de sus viajes; gastos de gasolina, transporte de taxi, pago de
estacionamiento, gastos de pasaje de autobs, entre otros. Aqu radica la importancia de
designar a un responsable para el manejo de un fondo de caja chica.
Actividad 1. Activo circulante

Para esta primera actividad tendrs que analizar un caso en donde identificars los
movimientos del fondo de caja chica y comprenders cmo se calcula un saldo real;
para ello realiza lo siguiente:
1. Descarga y analiza el Estudio de caso 1.
2. Identifica en qu momento aumenta y disminuye el saldo del fondo fijo de caja.
3. Calcula el saldo real de efectivo del fondo fijo de caja.
4. Elabora un informe con los resultados que obtuviste en el registro de operaciones.
5. Guarda tu documento con la siguiente nomenclatura GCNF_U1_A1_XXYZ y envala
a tu docente mediante la seccin de tareas para que te retroalimente.
1.2. Bancos
La cuenta de bancos es otra cuenta contable que tiene un funcionamiento parecido a la
cuenta de caja, su diferencia radica en que el dinero de la empresa en una cuenta de
bancos representa cuentas de ahorro, inversiones, certificados de depsito, remesas y
documentos mercantiles.
Las cuentas de bancos son cuentas que siempre van en el activo y cuyo saldo ser
positivo, pero nunca negativo. El concepto de banco permite a la empresa controlar en
una forma segura sus entradas y salidas del efectivo derivado de las operaciones de la
empresa, normalmente en un mes donde la institucin financiera le genera un estado de
cuenta bancario. El que una empresa tenga cuenta bancaria le sirve como comprobante
de ingresos para cualquier trmite de financiamiento ante alguna institucin bancaria.
1.2.1. Transacciones electrnicas

La concentracin bancaria es una forma de acelerar el flujo de efectivo de una
organizacin estableciendo centros estratgicos de cobranza. El propsito es acortar el
periodo entre el momento en que los clientes ponen en el correo los pagos, y aquel en
que la organizacin puede utilizarlos. A los clientes, en un rea geogrfica determinada,
se les pide remitir sus pagos a un centro que rene los cobros de esa rea.
Ante los efectos de la globalizacin, muchas empresas han extendido sus relaciones
comerciales en otras regiones, lo que imposibilita que sus clientes y sus proveedores
puedan acudir fsicamente al corporativo para sus respectivos cobros (clientes) y pagos
(proveedores). Adems, existe otro factor que favorece el uso de las transacciones
electrnicas: la inseguridad. Muchas empresas no manejan efectivo en forma fsica por el
riesgo de robo que representa, evitan recibir y entregar efectivo en su oficina, stas
prefieren realizar sus movimientos de efectivo bancario mediante transacciones
electrnicas.
En la actualidad, cada uno puede efectuar su transaccin electrnica desde cualquier
regin del pas o del mundo, lo que facilita que los ciclos de efectivo se realicen de
manera gil.
1.2.2. Auxiliares
El auxiliar de bancos, tambin conocido como conciliacin bancaria, es un documento que
le permite al estudiante localizar los ingresos y los egresos que efecta la empresa en
estado contable comparado con los movimientos que refleja el estado de cuenta bancaria.
La conciliacin bancaria es de utilidad al estudiante para cotejar el saldo proporcionado
por la institucin con los saldos contables de la empresa, y este documento te permite
detectar los errores.
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1.2.3. Conciliaciones y ajustes de estados de cuenta

La conciliacin bancaria no es un estado financiero bsico, sino un reporte que se
presenta en forma mensual y que se guarda en los archivos permanentes de la compaa.
Conciliar es componer y ajustar los nimos de quienes estaban opuestos entre s. Al
hablar de conciliacin bancaria se hace referencia a componer y ajustar las cuentas
bancarias de la empresa, es decir, cotejar que las cuentas que hay en el banco sean las
mismas que las que estn registradas.
Existen tres razones por las que el saldo del banco no concuerda con la que aparece en
los libros de una compaa o empresa:
Depsitos en trnsito
Cheques pendientes de cobro
Errores del banco
Por el contrario, hay cinco razones fundamentales por las que el saldo que aparece en los
libros no concuerda con el saldo que aparece en los bancos.
Cargos por
servicios
bancarios
Depsito de
cheques sin
fondos
Errores en
los libros
Pago de
documentos
Cobro de
documentos
Una vez recibido el estado de cuenta bancario se procede a preparar una conciliacin
bancaria, se hace para determinar la razn de cualquier diferencia entre el saldo que
aparece en los libros y el que muestra el estado del banco.
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Existen tres formas de conciliar los saldos del banco y el de los registros contables (libros).
2. Con base
en el saldo
de cuenta se
llega al
saldo en
libros.
3. Por conciliacin
cuadrada, en la
que se parte de
ambos saldos
para llegar a un
saldo conciliado.
1. A partir del saldo de

los registros contables
de la empresa se llega
al saldo del estado de
cuenta.
En el procedimiento conciliar el saldo en bancos:
1. Se anota el saldo que aparece en el estado de cuenta del banco con los
comprobantes de depsito, se verifica si los depsitos realizados por la compaa
concuerdan con los depsitos que aparecen en el estado del banco.
2. Se identifican en orden numrico los cheques girados que hayan sido pagados por el
banco de acuerdo al estado de cuenta, despus de completar los puntos 2 y 3 del
esquema anterior, se revisa si existe algn error.
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El procedimiento para conciliar saldo en libros es el siguiente:
1. Anotar el saldo tal como aparece en los libros de la empresa, se revisa si existen
algunos cobros de documentos e intereses realizados por el banco.
2. Se verifica si se han efectuado deducciones por:
a) Cargos por servicios bancarios
b) Cargos por cobro de documentos
c) Pagos de documentos e intereses
d) Depsitos de cheques sin fondos recibidos de clientes
3. Elaborar una relacin desde todas las deducciones, con importes y se restan del
subtotal anterior.
Una vez hecha la conciliacin bancaria, cuando se hacen deducciones o adicciones al
saldo, debe hacerse un asiento para registrarlo en libros.
Despus de anotar el ajuste en el libro Diario y pasarlo al libro Mayor, la cuenta de
bancos presentar el saldo conciliado que es el saldo correcto. La suma del total de
adiciones en la seccin del estado en que se concilia el saldo en libros, se presenta como
un cargo a la cuenta bancos.
Libro Diario
En el cual se registran por orden
progresivo de fechas cada una
de las operaciones que
se van efectuando.
Libro Mayor
Es donde se registran las cuentas
de activos, pasivos y del capital
contable.
La suma total de deducciones en la seccin del estado en que se concilia el saldo en

libros se acredita a esta cuenta.
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1.3 Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar aparecen en el activo circulante por su fcil conversin en dinero
efectivo. Esta cuenta es de fcil recuperacin debido a que en algunas empresas como
las del sector servicios sus plazos para recuperar su cartera de clientes son relativamente
cortos, porque estn constituidas por crditos que otorga la empresa prestadora de
servicios a sus clientes, razn por la cual les es favorable. Los crditos provienen de las
ventas, prestacin de servicios y dems operaciones normales.
Las cuentas por cobrar solamente se incluyen en el activo circulante cuando se espera
convertirlas en dinero durante el ciclo operativo o en un plazo inferior a un ao.
La utilizacin de las cuentas por cobrar es importante porque permite controlar a toda la
clientela activa que se tiene dentro de la empresa y as evitar morosidad en sus pagos, es
decir, que no presente atraso alguno para que sta tenga efectivo.
Es muy importante que se tenga una cartera de clientes que respeten las polticas de la
empresa, y en caso de que exista morosidad en los pagos, el departamento de cartera
ejerza sus funciones para requerir los crditos vencidos a los clientes que no pagaron en
su oportunidad.
1.3.1 Caractersticas de las cuentas por cobrar

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:
Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios: Este grupo de

cuentas por cobrar est formado por aquellas cuyo origen es la venta a crdito de
bienes o servicios y que generalmente estn respaldadas por la aceptacin de una
"factura" por parte del cliente.
Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a crdito: Como el ttulo indica, se

refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por transacciones
diferentes a ventas de bienes y servicios a crdito. Este tipo de cuentas por cobrar
debern aparecer clasificadas en el balance general en el grupo de activo circulante,
siempre que se espere que van a ser cobradas dentro del ciclo normal de operaciones
de la empresa, el cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses.
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De acuerdo con la naturaleza de la transaccin que las origina, las cuentas por cobrar no
provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en
distintos grupos:
Cuentas por cobrar que representen derechos por cobrar en efectivo.
Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes

diferentes a efectivo.
Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobrarn en efectivo.
Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que sern cobrados en efectivo.
El origen de estas cuentas por cobrar es muy variado, entre stas podemos citar las
siguientes:
Cuentas por cobrar a trabajadores: se presenta cuando algn trabajador solicita un

prstamo a la empresa y el trabajador le endosa un documento a la empresa.
Intereses por cobrar: provienen del caso mencionado anteriormente.
Alquileres por cobrar: cuando la empresa tiene en renta un inmueble de su

propiedad y la renta no ha sido cobrada.
Reclamaciones por cobrar a compaas de seguros: cuando mediante algn

seguro a favor de la empresa que previamente sufri algn siniestro y la compaa
aseguradora no ha pagado a la empresa.
Reclamaciones por cobrar a proveedores: cuando la empresa devuelve productos

por mala calidad y el proveedor no ha reintegrado el dinero que ampara la
devolucin.
Reclamaciones judiciales por cobrar: cuando la empresa mediante algn juicio

obtiene veredicto a su favor, y la fianza no ha sido liquidada por la afianzadora.
Depsitos en garanta de cumplimiento de contratos: es muy comn cuando se

contrata el servicio de la luz.
Cuentas por cobrar a los accionistas: en ocasiones la empresa efecta prstamos

a los accionistas.
Dividendos por cobrar sobre inversiones: cuando la empresa tiene invertido

acciones en otra subsidiara y sta le genera dividendos.
Anticipos a contratistas.
Es muy importante conocer la clasificacin de las cuentas por cobrar, ya que

muchas empresas, por ejemplo, del rea turstica, emplean una reserva para
cubrir aquellas que no se
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pueden recuperar por el tiempo que tienen de vencimiento, lo que ocasiona un

gran problema de falta de efectivo.
1.3.2. Intereses
En ciertos casos las cuentas por cobrar generan a las empresas un ingreso adicional que
proviene del inters derivado de la morosidad que presentan algunos clientes, siempre y
cuando no respeten las polticas de pago establecidas por las empresas En otras
situaciones provienen de una inversin que tiene la empresa en alguna institucin
bancaria.
El inters es de utilidad para la empresa, ya que le genera un ingreso proveniente de
algn instrumento financiero.
Los intereses ayudan a generar un ingreso extra a la institucin, lo que representa que
tienen excedentes de efectivo. Lo que se busca es que este excedente le d un beneficio
adicional a la empresa va intereses.
1.3.3 Descuento de documentos en cuenta complementaria de activos

El descuento sobre compras es el importe de las disminuciones en porcentajes (%) que
conceden los proveedores por pronto pago, los cuales se clasifican en descuentos
comerciales y descuentos por pronto pago.
El descuento comercial
Estos documentos los conceden empresarios industriales, comerciales y distribuidores, y
se emplean para sealar los precios de venta en catlogo o listas de precios.
Ejemplo: En la compra de mercancas por $6,000 se establece un descuento comercial
de 10% sobre el precio de catlogo.
Precio de catlogo
- (menos) 10% de descuento comercial
Costo de adquisicin o precio de compra
$ 6,000
600
$ 5,400
Descuentos por pronto pago

Estos documentos los conceden los proveedores como un estmulo al pago anticipado de
las facturas de compra. Con frecuencia se establece de la manera siguiente: 1/15; N/30,
lo cual significa que si se paga en los primeros 15 das, se obtendr un descuento de 1%;
en caso de no pagar en esa fecha, se liquidar el importe total de la factura a 30 das.
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Ejemplo: Compra de mercanca a crdito por $ 6,000 bajo las siguientes condiciones:
5/30: N/60, es decir, si se paga en un plazo de 30 das habr un descuento de 5%; en
caso de no pagar en esa fecha se debe pagar el precio bruto a los 60 das.
Descuento: $ 6,000 x 5% = $ 300
Precio segn factura
- Descuento del 5%
Precio neto
$ 6,000
$ 300
$ 5,700
Estudiar y comprender lo anterior te permitir reconocer qu tan atractivos son los

descuentos que se aplican segn las condiciones que establezcan los proveedores.
1.3.4 Estimacin de cuentas incobrables

Una cuenta incobrable es cuando la empresa ya ha empleado todos los recursos
necesarios para su recuperacin y no ha sido posible cobrarla.
En trminos contables y financieros, las cuentas incobrables debern ser tratadas como
un gasto lo que producir un doble efecto:
o Disminuye el valor del activo, con la consecuente disminucin del capital o
patrimonio.
o Aumenta los gastos, representados en el Gasto por cuentas incobrables, con la
consecuente disminucin de la utilidad.
Las cuentas incobrables no son de ningn beneficio para la empresa, ya que
ocasionan gastos innecesarios, como se menciona a continuacin:
Disminuye el valor del activo (en este caso, las cuentas por cobrar) y
consecuentemente el valor del capital.
Disminuye la utilidad o ganancia del respectivo periodo en el que estas cuentas
se declaran como incobrables, por el aumento del gasto.
Para el clculo de los saldos estimados como incobrable para las cuentas por cobrar, la
teora contable ha establecido diferentes mtodos que tratan de estimar dicho monto y
que son los siguientes:
o
o
o
o
o
Un porcentaje sobre los saldos de las cuentas por cobrar.

Un porcentaje sobre los totales de un anlisis de antigedad de saldo.
Calcular un porcentaje sobre las ventas a crdito.
Calcular una provisin por partidas especficas y un porcentaje general adicional.
Un porcentaje sobre los saldos de las cuentas por cobrar.
En resumen, un administrador de empresas necesita estudiar las cuentas incobrables,

pues stas hacen que la empresa disminuya sus recursos financieros y por consiguiente
baje su rentabilidad en el estado de resultado.
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1.4. Inventarios
El inventario es la existencia de las mercancas que tiene el almacn, stas se pueden
clasificar como inventario inicial y final.
El inventario inicial es con lo que inicia la actividad operativa en un periodo

determinado, normalmente el periodo es de un mes.
El inventario final es el cierre de operaciones.
Dentro de las PyME por ejemplo, en las farmacias debe existir con un inventario tanto
inicial como final del conjunto de medicamentos y otros productos de higiene y cuidado
personal, con el propsito de satisfacer las necesidades de los clientes cuando acuden a
dicho establecimiento.
El control de inventarios le es til para el (la) estudiante para conocer la existencia real de
lo que se cuenta y de esta manera poder detectar faltantes y al mismo tiempo tener
abastecimiento oportuno en las reas que as lo requieran, como pueden ser: el rea de
cocina, bar, limpieza y mantenimiento.
1.4.1 Concepto, caractersticas e importancia

La caracterstica principal de los inventarios se relaciona con el tipo de actividad al que se
dedique. La caracterstica especfica de los inventarios se refiere al rea en la cual son
utilizados; por ejemplo, en un restaurante:
Es todo el inventario
utilizado para el proceso
de los alimentos,
mantelera, refractarios y
accesorios.
Toda la herramienta
necesaria que se utiliza
para dar mantenimiento
al inmueble, tales como
taladros, herramientas,
llaves.
Vinos y licores,
mantelera, y accesorios.
Restaurant
Bar
Mantenimiento
Limpieza
Inventario de lquidos
para limpieza, papel
sanitario, toallas,
sbanas, champ y
cobijas.
Es necesario conocer la existencia del inventario en cada rea, para evitar contratiempos
con los suministros y ofrecer un buen servicio.
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Ejemplo del registro de inventarios:

Se comienzan operaciones con $100,000 en inventarios que incluyen vasos,
refrescos, vinos y licores, mantelera y productos de limpieza. Todo se compra en
efectivo.
INVENTARIOS
$100,000
CAJA
$100,000
1.4.2 PEPS
Este tipo de procedimiento de registro de inventarios denominado Primeras Entradas
Primeras Salidas (PEPS), es una metodologa de evaluacin de inventarios que supone
que los primeros productos o mercancas que entrarn al almacn sern los primeros en
salir evitando caducidad de productos porque provocara prdidas para la empresa.
Ejemplo del clculo que se realiza en este mtodo:
El 02 de diciembre de 2001 haba en existencia 1.000 unidades, cuyo costo

unitario era de $10.00.
El 03 de diciembre compra 500 unidades a un costo unitario de $12.00.
El 04 de diciembre vende 1,100 unidades a un precio unitario de $20.00.
El 31 de diciembre vende 1,200 unidades a un precio unitario de $22.00.
Solucin: La informacin anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la

siguiente manera:
Entradas
Salidas
Saldo
Fecha Concepto Q
VU VT
Q
VU VT
Q
VU
VT
02-12 Saldo inicial
1.000 $10
$10.000
03-12 Compras
500 $12 $6.000
500 $12
6.000
04-12 Venta
1.000 $10 $10.000
100 $12 1.200 400 $12
4.800
15-12 Compras
600 $15 9.000
600 $15
9.000
28-12 Compras
500 $18 9.000
500 $18
9.000
31-12 Ventas
400 $12 4.800
600 $15 9.000
5.400
200 $18 3.600 300 18
19
El procedimiento es el siguiente:
Se coloca el saldo inicial que es de 1,000 unidades a $10.00 cada una.
El 3 de diciembre se efecta una compra de 500 unidades a $12.00 cada una. Esta
informacin se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo.
El 4 de diciembre se realiza una venta de 1,100 unidades. Entonces las primeras que
entraron son las del inventario, que fueron 1,000 unidades a $10.00 cada una. Como
estas unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de diciembre,
a un costo de $12.00 cada una, completndose el total de unidades vendidas y quedando
400 unidades valorizadas al ltimo costo, que es de $12.00. Esta accin se repite cada
vez que hay una venta.
Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de
$18.00 para un total de $5,400.00. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del
periodo, las cuales ascendieron a $ 28,600.00
Ntese que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca
una raya simple para separar la situacin anterior de la nueva.
Al utilizar este mtodo de valuacin de inventarios se da un efecto sobre los resultados
financieros de la empresa, tanto por el monto del costo de las ventas como por el valor del
inventario final.
Sacar las unidades que se compraron primero significa que en el inventario final
quedan las ltimas unidades compradas, y estas unidades por lo general se
adquirieron a un mayor costo. Ahora al ser determinado sacando las primeras
unidades compradas, que por lo general fueron ms econmicas, se tiene un costo de
venta relativamente ms bajo, lo que significa que tendr menor efecto sobre la
utilidad, resultando como consecuencia que sta sea ms elevada que si se utilizaran
otros mtodos de valuacin de inventarios.
Este mtodo hace que la utilidad sea menor y que el balance general se sobrevalore
un poco al contener un inventario final de mercancas un tanto ms costoso.
Igualmente se afecta al estado de resultados, en la medida en que se incorpora un
menor costo de venta, producto de costear con las primeras unidades de materias
primas compradas.
Balance general, tambin conocido como

estado de situacin financiera, es un
documento que muestra la situacin
financiera de una empresa a una fecha
determinada
Estado de resultados es un documento

financiero que muestra la utilidad de la
empresa obtenida en una fecha
determinada.
20
1.4.3. UEPS
El procedimiento de ltimas Entradas y Primeras Salidas da salida a los productos que
se compraron ltimamente, con la finalidad de que en el inventario final queden los
productos que se compraron primero. Este procedimiento es muy necesario cuando el
precio de los productos se incrementa en forma constante, normalmente ocurre en
pases donde las tendencias inflacionarias son alcistas.
A manera de que se pueda entender este procedimiento se detallar el siguiente ejemplo:
El responsable del almacn del Restaurante El Encanto compr 10 cajas de Torres 10 a
un precio de $600.00 en el mes de enero del 2011, y para el mes de septiembre del 2011
compra otras 8 cajas a un precio de $ 750.00, tomando en cuenta este procedimiento se
sacarn a la venta las ltimas que entraron.
En conclusin, podemos decir que por las pocas inflacionarias, como actualmente
sucede en nuestro pas, se da salida aquellos productos que han sido comprados
recientemente por ser productos adquiridos a un precio elevado y son los primeros en
salir.
Ejemplo de este mtodo:
El 02 de enero de 2001 haba en existencia 1,000 unidades, cuyo costo unitario era de
$10.00
El 03 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.00.
El 04 de enero vende 1,100 unidades a un precio unitario de $20.00.
El 31 de enero vende1,200 unidades a un precio unitario de $22.00.
21
Solucin: La informacin anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la

siguiente manera:
Entradas
Q
VU VT
Salidas
Q VU
Fecha Concepto
02-01 Saldo inicial
03-01 Compras
500 $12 $6.000
04-01 Venta
500
600
15-01 Compras
600 15 9.000
28-01 Compras
500 18 9.000
31-01 Ventas
500
600
100
VT
Saldo
Q
VU VT
1.000 $10 $10.000
500 12 6.000
$12 $6.000
10
6.000 400
600
500
18
9.000
15
9.000
10
1.000 300
10
15
18
4.000
9.000
9.000
10
3.000
El procedimiento es el siguiente:
Se coloca el saldo inicial, que es de 1,000 unidades a $10.00 cada una.
El 3 de enero se efecta una compra de 500 unidades a $12.00 cada una. Esta
informacin se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo.
El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las ltimas que entraron
son las de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a $12.00 cada una.
Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que estn en el inventario
inicial, a un costo de $10.00 cada una, completndose el total de unidades vendidas,
quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que es de $10.00. Esta accin se
repite cada vez que hay una venta.
Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de
$10.00 para un total de $3,000.00. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del
periodo, las cuales ascendieron a $28,600.00.
Ntese que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca
una raya simple para separar la situacin anterior de la nueva.
Financieramente la utilizacin de este mtodo implica un mayor valor del costo de
venta debido a que es determinado con base en las ltimas unidades adquiridas que
por lo general son ms costosas; igualmente al costear con base en las ltimas
unidades compradas, significa que en el inventario final quedan las primeras unidades
que en la mayora de los casos son ms econmicas, lo que conlleva a que sea de un
menor valor.
22
1.4.4 Costo promedio

Es un mtodo que nos permite poder determinar el costo promedio de los inventarios,
tanto los primero que entraron, con los existentes.
Para poder determinar el mtodo de costo promedio se tiene que hacer lo siguiente:
Primero, se agregan los valores existentes en el inventario con los valores de las compras
ms recientes.
Posteriormente, se divide entre el nmero de unidades existente en el inventario
incluyendo por un lado los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
Ejemplo:
El 02 de febrero de 2001 haba en existencia 1,000 unidades, cuyo costo unitario era de
$10.00.
El 03 de febrero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.00.
El 04 de febrero vende 1,100 unidades a un precio unitario de $20.00.
El 31 de febrero vende 1,200 unidades a un precio unitario de $22.00.
Fecha
02-02
03-02
04-02
15-02
28-02
31-02
Concepto
Saldo
inicial
Compras
Venta
Compras
Compras
Ventas
500
600
500
Entradas
Ing.Tot
P
12
15
18
Salidas
Ing.Tot
P
6,000
1,100
$10.67
$11,737
1,200
$14.84
17,808
9,000
9,000
U
1.000
Saldo
Ing.Tot
P
$10.00 $10,000
1.500
400
1.000
1.500
300
$10.67
$10.67
$13.26
$14.84
$14.84
$16,000
$ 4,263
$13,263
$22,263
$ 4,455
23
Actividad 2. Elementos del activo circulante

En esta actividad tendrs que analizar la informacin que se presenta para que
puedas determinar los saldos correctos, mediante la identificacin de las tcnicas
contables vistas hasta ahora. Para ello:
1. Descarga y analiza el Estudio de caso 2.
2. Desarrolla el registro de operaciones del esquema de mayor anterior.
3. Menciona los elementos del activo circulante en el mismo documento a modo
de conclusin.
4. Guarda tu documento con la siguiente nomenclatura GCNF_U1_A1_XXYZ y
envalo a tu Docente en lnea mediante la seccin de tareas.
Autoevaluacin
A continuacin te pedimos realizar un ejercicio que te permitir medir el avance de tus
conocimientos adquiridos en esta primera unidad. Para ello ingresa a la herramienta de
autoevaluacin, dentro del aula virtual, y contesta las preguntas que ah aparecen.
Evidencia de aprendizaje. Tcnicas de operacin de activo circulante

En la evidencia de aprendizaje aplicars todos los conocimientos
adquiridos de esta unidad, para ello realiza lo siguiente:
1. Descarga y lee con atencin el documento Tcnicas de
operacin de activo circulante.
2. Realiza lo que se solicita dentro del documento.
3. Incluye tus conclusiones al final del documento.
4. Al finalizar, guarda tu documento con la siguiente nomenclatura
GCNF_U1_EA_XXYZ y envalo a tu Docente en lnea y espera
retroalimentacin.
* Para conocer los criterios por evaluar, revisa la rbrica de evaluacin.
Despus de haber enviado tu evidencia de aprendizaje, ingresa al foro Preguntas de
autorreflexin y lee los cuestionamientos que formul tu Docente en lenea;
posteriormente, sal del foro e ingresa a la seccin Autorreflexiones y enva tu ejercicio.
24
Cierre de la unidad
Muy bien! Has finalizado la primera unidad de la asignatura Contabilidad financiera. En
esta unidad se identificaron las operaciones que en forma cotidiana realiza la empresa,
los elementos de las cuentas de activo circulante segn su operacin y la tcnica
contable en estados financieros. Con estos elementos el (la) estudiante ser competente
en la aplicacin de la tcnica contable en el manejo de cuentas especiales, para la
elaboracin y presentacin de estados financieros confiables, por medio de la
identificacin de las cuentas de activo circulante, fijo y diferido.
Si consideras que te hace falta profundizar en alguno de los temas mencionados, te
sugerimos que vuelvas a revisarlo.
Para saber ms.

A continuacin se enlistan algunos documentos que te pueden ayudar a complementar los
conocimientos adquiridos en esta primera unidad. Estos documentos se encuentran
disponibles dentro la seccin Material de apoyo.
El documento Conciliacin bancaria te aporta aspectos concretos sobre este

proceso. Recuperado de http://www.gerencie.com/conciliacion-bancaria.html
Filcun, J. (2006), en su captulo 11 Cuentas por cobrar de Los conocimientos

bsicos de contabilidad, explica a detalle cmo se registra este tipo de cuenta.
Recuperado de http://www.mailxmail.com/curso-conocimientos-basicoscontabilidad/cuentas-cobrar
25
Fuentes de consulta
Bibliografa bsica
Flores Lara, E. (2007). Contabilidad General, Primer Curso. Mxico: Trillas.
Horngreen T., C. (2010). Contabilidad. Mxico: Prentice Hall.
Romero A., J. (2010). Principios de contabilidad (4 ed.). Mxico: MC Graw-Hill.
Warren C. (2010). Contabilidad Administrativa.Mxico: Cengage learning.
Bibliografa complementaria
Amat, O. (2010) Contabilidad y finanzas para no financieros. Espaa: Deusto
S.A. Ediciones.
Horngren, Sundem y Elliott. (2000). Introduccin a la contabilidad financiera. Mxico:
Prentice Hall.
Nio, J. (2009). Contabilidad gerencial. Chile: Andrs Bello.
Warren C. (2010). Contabilidad Financiera. Mxico: Cengage learning.
Fuentes electrnicas
Warren, C., Reeve, J. y Fess, P. (2005). Captulo 8. Cuentas y documentos por cobrar.
En Contabilidad Financiera. Mxico: Thomson. Recuperado de
http://books.google.com/books?id=Wa4qIaYJAI8C&pg=PA317&hl=es&source=gbs_toc
_r& cad=4#v=onepage&q&f=false
26

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1.2.1. Transacciones electrnicas

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1.2.3. Conciliaciones y ajustes de estados de cuenta

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1. A partir del saldo de

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1.3.1 Caractersticas de las cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios: Este grupo de

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a crdito: Como el ttulo indica, se

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Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes

Cuentas por cobrar a trabajadores: se presenta cuando algn trabajador solicita un

Intereses por cobrar: provienen del caso mencionado anteriormente.

Alquileres por cobrar: cuando la empresa tiene en renta un inmueble de su

Reclamaciones por cobrar a compaas de seguros: cuando mediante algn

Reclamaciones por cobrar a proveedores: cuando la empresa devuelve productos

Reclamaciones judiciales por cobrar: cuando la empresa mediante algn juicio

Depsitos en garanta de cumplimiento de contratos: es muy comn cuando se

Cuentas por cobrar a los accionistas: en ocasiones la empresa efecta prstamos

Dividendos por cobrar sobre inversiones: cuando la empresa tiene invertido

Es muy importante conocer la clasificacin de las cuentas por cobrar, ya que

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pueden recuperar por el tiempo que tienen de vencimiento, lo que ocasiona un

1.3.3 Descuento de documentos en cuenta complementaria de activos

Descuentos por pronto pago

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Estudiar y comprender lo anterior te permitir reconocer qu tan atractivos son los

1.3.4 Estimacin de cuentas incobrables

Un porcentaje sobre los saldos de las cuentas por cobrar.

En resumen, un administrador de empresas necesita estudiar las cuentas incobrables,

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1.4.1 Concepto, caractersticas e importancia

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