Guia 4 - Subtotales y Filtros

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
GUA DE APRENDIZAJE
Proceso Gestin de la Formacin
Profesional Integral
Procedimiento Formacin Titulada
Versin: 01
Cdigo: F002P003-GFPI
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INFORMACIN GENERAL
IDENTIFICACIN DE LA GUA
FECHA DE APLICACIN:
PROGRAMA DE FORMACIN: Excel bsico
ID:
CENTRO: Automatizacin Industrial
RESULTADOS DE APRENDIZAJE:
Reconocer el entorno de trabajo de Excel, creando tablas y grficos a partir de la misma.
CRITERIOS DE EVALUACIN:
Aplicar subtotales a datos expuestos en clase.
Aplicar filtros segn el criterio a encontrar.
Crear copias de hojas en el libro actual y en otros libros.
Copiar datos de Excel a PowerPoint sin perder informacin ni el formato.
Organizar alfabticamente segn criterio.
NOMBRE DEL INSTRUCTOR- TUTOR: Alejandra Duque Ceballos
DESARROLLO DE LA GUIA
INTRODUCCIN:
La opcin subtotales en Excel permite tener de manera casi inmediata filas con los totales de la
informacin que tenemos en nuestra hoja de clculo.
Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una
lista.
Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar
y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Los subtotales constituyen una manera rpida y sencilla de resumir datos listados ya que no es
necesario crear frmulas, Excel crea la frmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al
total y efecta un esquema de los datos automtico.
As, los datos resultantes son fciles de interpretar, colocar en un grfico e imprimir.
Actividad de Aplicacin:
1. SUBTOTALES
Tenemos un listado de vendedores, de productos y sus respectivas ventas. Podemos
agrupar por vendedores y por productos, de manera que Excel puede calcular cunto
vendi cada trabajador, ya sea de un producto determinado o de todos los productos.
Igualmente agrupar por productos de tal forma que Excel pueda calcular cunto se
vendi de cada producto y cunto vendi cada empleado.
Copiemos esta tabla a Excel a partir de la celda A1:
Vendedor
Juan Carlos
Pedro
Alirio
Pedro
Alirio
Juan Carlos
Pedro
Producto
Producto 3
Producto 1
Producto 1
Producto 3
Producto 2
Producto 1
Producto 2
Venta
$
2.187.000
$
3.050.000
$
1.180.000
$
1.450.000
$
2.789.000
$
3.200.000
$
2.100.000

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Alirio
Producto 1
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1.956.000
El primer paso es ordenar los datos segn el criterio que queremos subtotalizar. Si
queremos agrupar y determinar los subtotales de los vendedores ordenaremos la columna
de los vendedores, o la de productos si es la que queremos agrupar y subtotalizar.
En nuestro caso queremos averiguar las ventas de cada empleado, por lo que
ordenaremos de alfabticamente la columna de los vendedores.
Una vez ordenados los datos, seleccionamos nuestra tabla y en la opcin Datos de la
cinta de opciones de Excel, ubicamos la opcin Subtotal:
All seleccionamos la opcin Vendedor y Ventas como aparece en la siguiente imagen:
Si quisiramos agrupar y subtotalizar los productos, ordenamos la columna de producto

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Y en las opciones de subtotales en Excel aparecern marcadas por defecto las opciones
productos y ventas, y tendramos lo siguiente:
Si deseamos quitar los subtotales y regresar a la tabla original, damos clic en la tabla
nuevamente, vamos al botn de Subtotal y luego en el botn Quitar todos:

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Se puede aplicar subtotales para hallar 2 resultados de diferentes columnas pero que
dependan del orden ascendente o descendente de una sola, por ejemplo, queremos
saber cuntas ventas realiz cada vendedor y su monto total, as de Alirio vamos a
obtener un nmero que nos indique las ventas realizadas y un valor que nos indique el
monto total de las mismas.
Ambos criterios dependen del orden de la columna vendedor, por lo que aplicamos un
subtotal para hallar la cantidad de ventas y luego otro para el total de ventas por
vendedor.
Para contar la cantidad de veces que aparece un texto en una columna se utiliza la
funcin Cuenta
Para aplicar el siguiente subtotal vamos a dar clic sobre la tabla y luego de nuevo al botn
subtotal, all cambiamos la funcin a suma, y agregamos el subtotal a la columna Venta,
y debemos quitar la seleccin a la opcin Reemplazar subtotales actuales y de esta
forma obtenemos 2 resultados en una sola tabla.

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2-FILTROS
Actividad de aplicacin
Los filtros sirven para separar grandes cantidades de informacin de una forma
rpida y fcil.
Ej: tenemos una agencia matrimonial, y vamos filtrar los datos dependiendo de
los requerimientos del cliente.
Nombre
Amparo
Grisales
Miguel Baroni
La bruja del
71
Sebastin
Martnez
Paquita
Gallego
Gnero
Edad
Profesin
Color de
ojos
Color
Cabello
55 Presentadora
Caf
Oscuro
50 Actor
Negro
Oscuro
80 Hogar
Negro
Blanco
25 Actor
Caf
Oscuro
30 Hogar
Caf
Castao
1. Seleccionar solos los ttulos de la tabla y en la pestaa "Inicio" damos

clic en el "Filtro".

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2. Se observa que aparecen unas flechitas al lado de cada ttulo de la tabla

que nos ayudarn a filtrar.
3. Ej: nos piden listar todas las mujeres, al dar clic en la flecha de gnero se
puede seleccionar el criterio F:
4. Y nos piden un rango de edades mayores a 20 y menores e iguales a 50, en

la columna de edad dar clic en Filtros de Nmero y luego en "Filtro
Personalizado"

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5. En el cuadro que aparece ingresamos los rangos solicitados.

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6. Y de esta forma se visualiza la opcin que cumple con las condiciones.
7. Para quitar criterios de filtrado, se da clic sobre los conos en forma de

embudo y damos clic en la opcin "Borrar Filtro de .....". y de esta forma
podemos filtrar otro criterio.
8. Para quitar el Filtro: se selecciona toda la tabla y se presiona el botn de

"Ordenar y Filtrar " de nuevo.

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Ejemplo:
Comisionistas
Elba Cano de Parra
Zoila Reina Gonzlez
Elmo Coso Prez
Donald Berto Valz
Mari Consuelo Reyes
Alberto Cadiscos
Estela Gartija
Felipe Lotas
Francisco Rupto
Hctor Tilla
Leandro Gado
Gnero
F
F
M
M
F
M
F
M
M
M
M
Enero
$ 150.000
$ 250.000
$ 175.000
$ 210.000
$ 155.000
$ 210.000
$ 148.000
$ 162.000
$ 136.000
$ 156.200
$ 145.600
Febrero
$ 208.400
$ 308.400
$ 233.400
$ 268.400
$ 213.400
$ 268.400
$ 206.400
$ 220.400
$ 194.400
$ 214.600
$ 204.000
Marzo
$ 191.200
$ 291.200
$ 216.200
$ 251.200
$ 196.200
$ 251.200
$ 189.200
$ 203.200
$ 177.200
$ 197.400
$ 186.800
Total
$ 549.600
$ 849.600
$ 624.600
$ 729.600
$ 564.600
$ 729.600
$ 543.600
$ 585.600
$ 507.600
$ 568.200
$ 536.400
En la tabla anterior se solicita graficar por separado los totales de hombres y mujeres,
para ello realizaremos primero un filtro:
Seleccionar solo los ttulos:
Vamos al botn de Ordenar y filtrar y seleccionamos la opcin de Filtro:

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Aparecen las flechas:
Y filtramos por Gnero:
Estos son los resultados obtenidos:
No se aconseja aplicar frmulas a un filtro, ya que los nmeros de las filas que aparecen
en azul en la figura anterior indican que existen celdas intermedias, por lo que Excel
aplicara las frmulas a las celdas no visibles tambin.

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Por ello se aconseja copiar y pegar los datos aparte del filtro para no tener problemas:
Seleccionamos los datos filtrados:
Se puede dar clic derecho sobre la seleccin y luego escoger la opcin Copiar o presionar
Ctlr C:
En una hoja nueva o libro nuevo pegamos la tabla con ctrl V o con clic derecho Pegar:
Vemos que los datos pegan sin las flechitas de los filtros, lo que nos permite aplicar
frmular y grficos, vamos a graficar Nombre del comisionista Vs Total.
Recuerden que para seleccionar rangos de celdas que no sean contiguos debemos
presionar Ctlr.
Luego en la pestaa Insertar seleccionamos Columna y damos clic en el primer estilo de

grfico:

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Ya muestra el resultado del grfico y sus datos de origen:
Volvemos a la tabla con los filtros, solo visualizaremos a los hombres y realizaremos el
mismo proceso.

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3- REALIZAR COPIAS DE HOJAS A UN MISMO LIBRO

En ocasiones se necesita copiar los datos de toda una hoja a otra, ya sea a un mismo libro o a otro
que se encuentre abierto.
Al pegar los datos pueden pasar sin formato o se pueden daar las frmulas, por lo que se sugiere
realizar estos pasos:
Dar clic derecho a la hoja que se desea copiar, luego en Mover o copiar.
En la nueva ventana aparece la opcin Crear una copia, la cual se aconseja seleccionar, luego
Aceptar.
Se queremos copiar la hoja a un libro nuevo seleccionamos dicha opcin y listo.

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4- COPIAR DATOS DE EXCEL A POWERPOINT

Vamos a realizar una presentacin con los datos y grficos que acabamos de obtener del
ejercicio anterior.
En una de las grficas damos clic derecho en el borde y luego en copiar:
Abrimos PowerPoint (PP) y seleccionamos una diapositiva solo con ttulo:
Ya en la diapositiva damos clic derecho y luego pegar o con Ctrl V:

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La idea tambin es traernos la tabla con los datos, para ello volvemos a Excel,
seleccionamos la tabla y copiamos:
De nuevo en PP vamos al botn Pegar de la pestaa Inicio, pero damos clic en la parte
baja del botn y seleccionamos Pegado especial, esta opcin tambin aparecen al dar
clic derecho en la diapositiva.
Aparecer una ventana como est, de la cual seleccionamos Objeto de hoja de clculos
de Ms Excel y luego Aceptar:

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La tabla se pega conservando su formato, facilitando su desplazamiento por la diapositiva

y su edicin:

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Si necesitamos corregir algn dato solo tenemos que dar doble clic sobre la tabla pegada
en PP para crear un acceso a Excel y corregir los datos:
Al dar doble clic por fuera en la diapositiva la tabla vuelve a la normalidad y nuestra los
datos actualizados:
Esto no ahorra tener que copiar de nuevo la tabla del archivo de Excel y pegarla de nuevo.

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5- ORGANIZACIN ALFABTICA
A partir de Excel 2007 existe una forma ms sencilla para organizar datos alfabticamente.
Basta con dar clic en el primer dato de la columna por la cual se desee organizar, luego pueden dar
clic en la pestaa Datos y luego en el botn Az.
Por ejemplo, vamos a ordenar alfabticamente por modelo.
Cuadro ordenado alfabticamente por la columna modelo:
Se puede ordenar mediante cualquier columna, sin importar si est en primer lugar o en un
intermedio.
No significa que el mtodo anterior no sirva, an funciona seleccionando toda la tabla y luego
dando clic en el botn de orden ascendente o descendente.
PERO no se recomienda seleccionar una sola columna al organizar alfabticamente, ya que no se
conserva la integridad de los datos.
Tambin se puede ordenar alfabticamente teniendo en cuenta varias columnas al mismo tiempo,
por ejemplo, queremos ordenar por vendedor y luego por modelo. En este caso, cuando se desea
el orden alfabtico dependiendo de otra columna SI se recomienda seleccionar toda la tabla y
luego en la pestaa Datos se selecciona Ordenar:

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En la ventana de ordenar, se selecciona la columna que se va a ordenar primero, para el ejemplo

es Vendedor, luego se Agrega un nivel y se selecciona la columna que se ordenar dependiendo
de la primera, para este caso Modelo.
Se muestra a continuacin la tabla ordenada por vendedor y luego por modelo:

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FORMULACIN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD 1
Desarrolla las actividades propuestas en el archivo 2.7 Func Estadsticas y subtotales - Ejercicio venta de
zapatos contando con la asistencia permanente del instructor.
BIBLIOGRAFIA DE ANEXOS:
Se solicita verificar la siguiente bibliografa en caso de tener dudas con el tema expuesto.
http://www.mailxmail.com/curso/informatica/funcionesexcel/capitulo2.htm
EVALUACIN:
Se socializarn los ejercicios en clase.

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Si quisiramos agrupar y subtotalizar los productos, ordenamos la columna de producto

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1. Seleccionar solos los ttulos de la tabla y en la pestaa "Inicio" damos

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2. Se observa que aparecen unas flechitas al lado de cada ttulo de la tabla

4. Y nos piden un rango de edades mayores a 20 y menores e iguales a 50, en

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5. En el cuadro que aparece ingresamos los rangos solicitados.

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6. Y de esta forma se visualiza la opcin que cumple con las condiciones.

7. Para quitar criterios de filtrado, se da clic sobre los conos en forma de

8. Para quitar el Filtro: se selecciona toda la tabla y se presiona el botn de

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Vamos al botn de Ordenar y filtrar y seleccionamos la opcin de Filtro:

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Aparecen las flechas:

Y filtramos por Gnero:

Estos son los resultados obtenidos:

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Luego en la pestaa Insertar seleccionamos Columna y damos clic en el primer estilo de

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Ya muestra el resultado del grfico y sus datos de origen:

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3- REALIZAR COPIAS DE HOJAS A UN MISMO LIBRO

Se queremos copiar la hoja a un libro nuevo seleccionamos dicha opcin y listo.

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4- COPIAR DATOS DE EXCEL A POWERPOINT

Abrimos PowerPoint (PP) y seleccionamos una diapositiva solo con ttulo:

Ya en la diapositiva damos clic derecho y luego pegar o con Ctrl V:

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La tabla se pega conservando su formato, facilitando su desplazamiento por la diapositiva

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Cuadro ordenado alfabticamente por la columna modelo:

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En la ventana de ordenar, se selecciona la columna que se va a ordenar primero, para el ejemplo

Se muestra a continuacin la tabla ordenada por vendedor y luego por modelo:

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