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Anlisis del rea Logstica

Universidad Nacional
Pedro Ruiz Gallo
Escuela Profesional de Administracin

F
A
C
E
A
C

Integrantes:
Arrascue Alejandra,
Milton
Coronel Montenegro,
Demetrio
Huatay Carrillo, Miguel
Monsalve Gonzales, Leydi
Mundaca Martos, Dante
Sigueas Guevara, Abel

Anlisis del rea Logstica

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE TUMN

Administracin Logstica I

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Anlisis del rea Logstica

INTRODUCCIN
Al pasar de los aos la globalizacin se ha ido dando en nuestro entorno,
en general convierte al mundo en ms competitivo cada da, an ms
para las empresas siendo as que ellas comienzan a dar nfasis en otras
reas de la empresa como recursos humanos, mercadotecnia, logstica
etc. Reconociendo el valor que tiene cada una de ellas y la importancia
que tiene desarrollarlas al mximo con la finalidad de ofrecer lo mejor a
los clientes.
La logstica juega un papel importante como integrador de actividades
que se relacionan con el aseguramiento del flujo dirigido para
suministrar al cliente productos o servicios que requieren y en el
momento que lo requieran, con calidad y al costo justo. Es decir coordina
con todas las variables existentes para asegurar soluciones integrales en
funcin a efectuar un flujo racional y un alto nivel de servicio.
La tendencia es buscar cada vez ms autonoma que los eslabones
ejecutivos de la empresa en conjunto con el aumento de la integracin
de toda la gestin de cadena logstica, lo que permite una elevada
capacidad de reaccin ante clientes, alta innovacin y un incremento del
valor de productos.
No pensemos que esta filosofa del valor que se le da a la logstica en las
empresas esta ajena a las instituciones pblicas, dado que sabemos el
valor que tiene para la organizacin. Es por eso que es necesario
reconocerla y preocuparse por su ptimo desempeo.
En este trabajo mostraremos datos e informacin sobre unidad logstica,
analizaremos, evaluaremos mediante un FODA y propondremos opciones

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de mejora para la Municipalidad Distrital de Tumn; y as poder poner en
prctica conocimientos aprendidos tericamente sobre logstica.

NDICE
Anlisis del rea Logstica de la Municipalidad de Tumn..........3
I. OBJETIVOS.........................................................................3
II. FUNCIONES......................................................................4
III. DOCUMENTOS QUE UTILIZA LA EMPRESA..........................5
IV. SISTEMA DE INFORMACIN...............................................6
V. SISTEMA DE CONTROL.....................................................11
1. PEDIDO DE COMPROBANTE DE SALIDA..........................12
2. CONTROL VISIBLE DE ALMACEN....................................12
3. EXISTENCIAS VALORADASDE ALMACEN.........................13
4. PAPELETA DE SALIDA DE VEHCULOS MUNICIPALES........14
5. PAPELETA DE CONTROL DE ALQUILER DE CARGADOR
FRONTAL.......................................................................... 15
6. REGISTRO GENERAL EN EXCEL......................................16
VI. ORGANIGRAMA QUE MUESTRE LA UBICACIN DEL REA
LOGSTICA..........................................................................18
VII. ORGANIGRMA QUE MUESTRE LAS UNIDADES LOGSTICAS 19
VIII. CAP LOGSTICO............................................................19
IX. MEDIOS Y EQUIPOS LOGSTICOS QUE UTILIZA..................20
X. PROBLEMTICA...............................................................21
XI. CONCLUSIONES..............................................................22
Administracin Logstica I

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Anlisis del rea Logstica


XII. BIBLIOGRAFA...............................................................22
XIII. ANEXOS....................................................................... 23

Anlisis del rea Logstica de la Municipalidad


de Tumn
I. OBJETIVOS
a) Promover la gestin de almacenes con eficiencia, y economa.
b) Asegurar el flujo.
c) Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los
procesos

de

abastecimiento

de

bienes

servicios

en

la

administracin pblica.
d) Propender la recepcin rpida y oportuna de los pedidos y
requerimientos de los bienes y suministros diversos para ello de
las actividades de la entidad y aumento de la precisin.
e) Optimizar los recursos y actividades a travs de una buena
adquisicin y distribucin bienes.
f) Control de inventario y reduccin de los bienes no productivos
(bienes obsoletos, deteriorados, etc.)
g) Procesamiento ms rpido y con mayor exactitud los grandes
volmenes de bienes y suministros.
h) Entrega a tiempo y garanta de mejor nivel de servicio.
i) Monitorizacin del almacn y de las actividades, as como el flujo
de recursos.

II. FUNCIONES

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a) Planificar, programar, ejecutar y controlar el abastecimiento de
bienes y servicios, as como distribuirlos a las diferentes Unidades
Orgnicas de la Municipalidad.
b) Formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la
Municipalidad, as como las modificaciones cuando corresponda.
c) Conducir

ejecutar

la

programacin,

adquisicin,

almacenamientos y distribucin racional y oportuna de los bienes


materiales que requieren los rganos de la Municipalidad.
d) Efectuar los procesos y control de las adquisiciones de la
Municipalidad a fin de que las mismas se realicen conforme a los
dispositivos legales sobre la materia.
e) Coordinar con el rea usuaria las especificaciones tcnicas para la
adquisicin y contratacin de bienes y servicios, que requiere la
Municipalidad.
f) Responsabilizarse

por

la

planificacin

ejecucin

de

las

adquisiciones y contrataciones de la municipalidad.


g) Efectuar el inventario de bienes en Almacn y conciliarlo con la
Oficina de Contabilidad.
h) Programar, dirigir, ejecutar y supervisar los procesos tcnicos para
la toma de inventarios de los bienes patrimoniales de la
Municipalidad Distrital de Tumn, como son:
1. Inmuebles
2. Maquinarias y Equipos
3. Mobiliarios y Enseres
4. Vehculos
5. Otros Bienes
i) Programar,

ejecutar

supervisar

los

procesos

tcnicos

de

codificacin y asignacin de los bienes, as como coordinar con el


rea competente la valorizacin, reevaluacin, bajas y excedentes
de los inventarios.

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j) Mantener actualizada la informacin sobre la ubicacin, estado de
conservacin,

asignacin

destino

de

todos

los

bienes

patrimoniales de la Municipalidad, ejecutando para tal efecto los


procesos tcnicos de registro, control y verificacin de los bienes
de la Municipalidad.
k) Gestionar en coordinacin con la Gerencia de Asesora Jurdica la
Titulacin y Saneamiento fsico legal de los bienes inmuebles de
propiedad de la Municipalidad;
l) Otras funciones afines que le asigne el Gerente de Administracin.

III. DOCUMENTOS QUE UTILIZA LA EMPRESA


a) Orden de compra.
b) Orden de servicio.
c) Kardex.
d) Control visible de almacn.
e) Formato nico de requerimiento.
f) Papeleta de salida de vehculos municipales.
g) Papeleta de control de alquiler cargador frontal.
h) Pedido de comprobante de salida.

IV. SISTEMA DE INFORMACIN


La municipalidad distrital de Tumn utiliza como sistema de
informacin en logstica lo siguiente:
1. El jefe del rea usuaria presentar su requerimiento de bienes
y/o servicios a la Unidad de Logstica a travs del Formato nico
de Requerimiento-FUR indicando.
Fecha y nmero de FUR.
Centro de gestin.
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Contratacin requerida (bien o servicio).
Cantidad, unidad de medida y descripcin del bien o
servicio.
Las especificaciones tcnicas respectivas, acompaando,
de ser el caso diagrama, fotos, etc.
Justificacin del requerimiento.
En ningn caso el FUR deber incluir requisitos innecesarios,
tales

como:

marcas,

nombres

comerciales,

proveedores

determinados, etc.
Para el caso de la realizacin de eventos, FUR correspondiente
deber ser presentado con una anticipacin de cinco (5) das
calendarios.

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Anlisis del rea Logstica

2. Si el FUR no cuenta con todos los requisitos sealados en el


numeral precedente, la Unidad de Logstica coordinar con el
rea usuaria a fin de completar la informacin faltante.
3. De tratarse de requerimiento de bien y/o servicio especializado,
la Unidad de Logstica podr solicitar a la dependencia tcnica
respetiva el informe que estime pertinente, el cual deber
contar con el visto bueno del responsable del rea usuaria.
4. Sobre la base de las caractersticas tcnicas definidas, la
Unidad de Logstica proceder a evaluar las posibilidades que
ofrece el mercado a travs de la respectiva cotizacin, la misma
que deber efectuarse mediante comunicacin escrita, correo
electrnico o fax, con la finalidad de determinar el valor
referencial.
La cotizacin efectuada deber estar visada tanto por el jefe de
Logstica como por el responsable de la misma.
5. Solamente se considerarn validas aquellas cotizaciones de
proveedores que se encuentres en condicin de activos y
habidos, conforme a los requisitos de la SUNAT.
6. La

Unidad

de

Logstica

suscribir

en

el

recuadro

correspondiente de FUR la conformidad de la determinacin de


las especificaciones tcnicas y del valor referencial.
7. Posteriormente, se remitir el FUR a la oficina de Planeamiento
y Presupuesto para el otorgamiento de la disponibilidad
presupuestal,
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indicando

la

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fuente

de

financiamiento

la

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especifica

del

presupuestal,

gasto

indicando

meta
la

SIAF.

fuente

Dicha

de

disponibilidad

financiamiento,

la

especifica del gasto y meta SIAF. Dicha disponibilidad deber


estar suscrita por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.
8. Una vez que se cuente con la disponibilidad presupuestal, la
Oficina de Administracin y Finanzas proceder a suscribir la
aprobacin del expediente de contratacin.
9. La Unidad de Logstica, segn el caso, elaborar la ORDEN DE
COMPRA O DE SERVICIO, la cual debe contar con la afectacin
en el mdulo del sistema Muniplus

por la Oficina de

Planeamiento y Presupuesto y el compromiso y aprobacin


respectivos en el aplicativo SIAF.
Las rdenes de compra debern ser enviadas al almacn para
la recepcin de los bienes respectivos y posteriores entregar al
rea usuaria.

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Anlisis del rea Logstica

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10.

El rea usuaria debe remitir a la

conformidad respecto al bien o

Unidad de Logstica la

servicio contratado, para

luego trasladar a la Unidad de Contabilidad para su devengado


respectivo.
11.

El expediente de contratacin estar conformado por los

siguientes documentos
Contratacin de bienes:
Formato nico de Requerimiento-FUR
Cuadro comparativo de cotizaciones.
Orden de Compra.
Gua de remisin.
Conformidad de recepcin.
Las unidades de Logstica, de Contabilidad y Cotos, as de
Tesorera, debern contar con dicha documentacin como
sustento de las operaciones ejecutadas segn su competencia
funcional.
La Unidad de Logstica deber remitir copia del FUR y de la
orden de compra oportunamente al encargado del almacn
para los fines correspondientes.
Contrataciones de servicios:
Formato nico de Requerimiento FUR.
Cuadro comparativo de cotizaciones.
Orden de servicio.
Conformidad de servicios.
Las unidades de Logstica, de Contabilidad y Cotos, as de
Tesorera, debern contar con dicha documentacin como
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sustento de las operaciones ejecutadas segn su competencia
funcional.
12.

La Unidad de Logstica tendr a su cargo la custodia y

responsabilidad del expediente de contratacin.

V. SISTEMA DE CONTROL
Para realizar el control en el rea de logstica se debe iniciar por la
recepcin de los Materiales y/o equipos a almacn acompaados
de su respectiva orden de Compra y/o Gua de remisin.
Una vez Ingresado al Almacn Municipal el producto luego de
haber revisado y verificado las caractersticas, especificaciones
tcnicas, el estado del producto, pasara a estar a cargo del rea de
Logstica de La Municipalidad Distrital de Tumn el cual utiliza
diversos instrumentos y documentos para su control respectivo
dentro de los cuales tenemos los siguientes:
1. PEDIDO DE COMPROBANTE DE SALIDA
Este documento es con el cual se efecta el pedido en el cual
se autoriza y registra la salida de bienes del almacn.

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2. CONTROL VISIBLE DE ALMACEN


El Control visible de Almacen nos permitira llevar un control
personalizado por cada articulo que se encuentre en el
almacen; en este documento se Registra las fechas, los montos,
N comprobante, de las entradas, salidas del articulo; y
mediante esto controlar el stock final.
Cuenta con la siguiente informacion:
N de tarjeta de Control Visible.
Nombre del Articulo.
Codigo del Articulo.
Unidad de medida.

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3. EXISTENCIAS VALORADASDE ALMACEN


Este documento permitir suministrar informacin sobre el
movimiento de entradas

y salidas de bienes as como

determinar sus existencias en cantidades totales y unitarias


debidamente valorizadas en trminos monetarios.

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4. PAPELETA DE SALIDA DE VEHCULOS MUNICIPALES


El objetivo de este documento es regular el uso, control,
movilizacion, mantenimiento de los vehiculos municipales.
Este documento brindara la sigiente informacion:
Persona Solicitante del Vehiculo Municipal.
Area de Dependencia.
Motivo por el que solicita el Vehiculo Municipal.
La hora y fecha de Salida de vehiculo de las Instalaciones
de Logistica.
Placa de la Unidad Movil.
Persona que conduce el vehiculo.
N de Licencia del Conductor.
Categoria de la licencia del conductor; esto para evitar
infracciones de transito.
Hora y fecha de Llegada del Vehiculo a las instalaciones.

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Esto ademas permitira evitar el uso inadecuado de los equipos


pertenecientes a la Municipalidad Distrital de Tuman.
5. PAPELETA DE CONTROL DE ALQUILER DE CARGADOR
FRONTAL
Este docuemnto tiene como finalidad preservar, optimizar el
buen uso, de La Maquinaria de la Municipalidad Distrital de
Tuman.
Brindara la siguiente informacion:
Nombres y Apellidos del Solicitante.
Doc. De Identidad del Solicitante.
Recibo de Ingreso cancelado a la Municipalidad Distrital
del Tuman.
Institucion a la ue se alquila el Cargador Frontal.
Destino.
N de horas aluiladas: Hora inicial y hora final.
Fecha de Salida.
Placa del Cargador.
Conductor del Cargador frontal.
Fecha de ingreso de Cargador.

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6. REGISTRO GENERAL EN EXCEL


La

municipalidad

Distrital

de

Tuman

ademas

de

estos

instrumentos lleva un control general de todos los equipos,


maquinaria, productos que esten a cargo de el area de logistica,
mediante la utilizacion de el Software de Microsoft Excel, con lo
cual garantizan un adecuado manejo y control en el area de
Logistica.

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VI. ORGANIGRAMA QUE MUESTRE LA UBICACIN DEL REA


LOGSTICA
Organigrama General de la Municipalidad de Tumn

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VII. ORGANIGRMA QUE MUESTRE LAS UNIDADES LOGSTICAS

UNIDAD LOGSTICA

SECRETARIA

CONTROL
PATRIMONIAL

ALMACN

VIII. CAP LOGSTICO


N
DE
OR
D.

CARGO CLASIFICADO
NOMENCLATURA

CODIGO

OBSERVACIONES

01

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO
III

P5-05338-3

JEFE DE UNIDAD

02

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO

P5-05-

ASISTENTE DE ALMACN

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III

338-3

03

TECNICO ADMINISTRATIVO III

T5-05707-3

CONTROL PATRIMONIAL

04

TECNICO ADMINISTRATIVO II

T4-05707-2

ADMINISTRAC.
DOCUMENTARIA

05

TECNICO ADMINISTRATIVO II

T4-05707-2

RESPONSABLE DE ALMACEN

06

TECNICO ADMINISTRATIVO I

T3-05707-1

ASISTENTE ADMIN. Y
CONTABLE

TOTAL UNIDAD ORGNICA

06

IX. MEDIOS Y EQUIPOS LOGSTICOS QUE UTILIZA


EQUIPOS TECNOLGICOS:

Cada oficina cuenta con un equipo de cmputo totalmente


equipado con conexin a internet.

Cada oficina cuanta con su propia lnea de telfono fijo.

EQUIPOS DE MANUTENCIN:

Cuenta con cajas que son utilizadas para guardar pequeos


materiales que llegan a la municipalidad.

Cuenta tambin con estantes que sirven para mantener una


organizacin permanente de los materiales recibidos.

MEDIOS DE TRANSPORTE:

Cuenta con una camioneta para hacer el traslado de los


diversos materiales que requiera la municipalidad hasta sus
almacenes.

Cuentan con una retroexcavadora

Con 2 volquetes

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MEDIOS DE ALMACENAMIENTO:

Cuenta con 3 almacenes.

Archivadores donde se tienen los documentos propios del


rea.

Estanteras metlicas donde colocar los archivadores.

MEDIOS HUMANOS:

La unidad logstica cuenta con un total de 4 trabajadores que


cumplen funciones especficas dentro de la unidad.

MEDIOS DE CONTROL:

Son los registros que guarda la unidad orgnica de todas sus


compras y traslados de materiales. Estos registros se
encuentran plasmados en los libros de Excel y en los
archivadores de la unidad.

PROBLEMA

CAUSA

EFECTO

Existe
retraso en la
bsqueda de
informacin
sobre
proveedores
cuando se
hace una
compra que
no pasa de
las 3 UIT.

La Inexistencia
de sistema de
informacin.

La planificacin
sobre las
compras en
algunos casos
son inadecuados
y con mucha
demora.

Existe un
gran riesgo
de seguridad

La
Infraestructura
est muy

Miedo por parte


de los
trabajadores ya

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SOLUCIN
Crear una base de
datos sobre
proveedores ms
concurridos de la
regin con sus datos
y precios de los
productos
actualizados por lo
menos de 3 meses,
para tener una
referencia, y ahorrar
tiempo de ir a verlos,
adems eso
beneficiara en el
ahorro de tiempo y
costos.
Poner medidas de
seguridad dentro de
los almacenes como

Anlisis del rea Logstica

dentro de los
almacenes y
no hay una
distribucin
muy clara de
los mismos.

deteriorada y
antigua.
Falta de una
distribucin
estandarizada
dentro de cada
almacn.

que no tienen
una seguridad
garantizada,
adems
deterioro de
insumos y
productos.

sealizacin de
lugares de seguridad,
tambin reparar o
cambiar la
infraestructura
defectuosa de
acuerdo a las
posibilidades de la
institucin, para que
los trabajadores se
sientan ms seguros
al realizar sus
actividades. Tambin
distribuir cada
almacn por
pequeos sectores
para tener un mejor
cuidado de los
insumos y productos.

Existen
retrasos en el
desarrollo de
los procesos
dentro del
rea y
cumplimiento
de
requerimient
os.

Burocracia
existente dentro
de las
instituciones
pblicas, es
decir la
respuesta del
rea de
contabilidad
frente al
presupuesto
demandado por
la unidad
logstica.

Dificultades para
desarrollar los
procesos dentro
del rea y
malestar de las
dems reas por
falta de rapidez
de sus
requerimientos.

Creando relaciones
informales entre
reas con la finalidad
de eliminar
formalidades que
permitan agilizar
procesos, e innovar
un plan de accin
gil en su ejecucin.

X. PROBLEMTICA
XI. CONCLUSIONES

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Las instituciones pblicas tienes ms problemas para recibir
respaldo econmico en comparacin de las privadas lo que no les
permite una actualizacin o modernizacin en la estructura e
instrumentos logsticos. Sumado a la burocracia existente dentro
de ellas lo que las limita y complica

el

trabajo a realizar,

volviendo lento a un rea dinmica que tiene que coordinar con las
dems reas.
Pese a esas dificultades que encontramos en la Municipalidad
Distrital de Tumn encontramos a un personal de la unidad
logstica capacitado porque los nuevos decretos exigen eso lo que
resulta beneficioso para la municipalidad; tambin a pesar de no
tener un sistema de informacin claro y preciso se maneja una
muy buena organizacin interna existiendo una comunicacin y
coordinacin fluida entre los trabajadores de dicha rea y por
ltima a pesar no contar con un sistema de control adecuado, se
desarrolla uno que pese a ser sper bsico ayuda a mantener un
efectivo control de las actividades que se desarrollan.

XII. BIBLIOGRAFA
Manual de Organizacin y Funciones de la Municipalidad Distrital
de Tumn - MOF.
Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad
Distrital de Tumn - ROF.
Logstica Integral. La Gestin operativa/ Gestin Empresarial. (Julio
Juan Anaya Tejero).

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XIII. ANEXOS
rea de Logstica de la Municipalidad de Tumn

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Almacenes del rea de Logstica de la Municipalidad de Tumn

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