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Direccin Administrativa
LISTA DE CAMBIOS
Versin
01
Fecha
Autor
DESCRIPCIN
30/03/2012
David arcos
David arcos
David arcos
02
03
FLUJO DE APROBACIN
Elaborado
Revisado
Aprobado
DETALLE
PGINA
1. OBJETIVO.... .4
2. MBITO DE APLICACIN.... . 4
3. RESPONSIBLE... ..4
4. SUMINISTROS Y MATERIALES.....4
5. REGLAMENTO..5
6. INGRESOS A BODEGA...6
7. EGRESOS DE BODEGA.....8
8. Diagrama Ingresos..9
9. Diagrama Egresos..10
10. Diagrama Informe....11
1. OBJETIVO
Definir el procedimiento para el ingreso, egreso y control de los materiales adquiridos y custodiados en la
Bodega y despachados a institucin central y proyectos.
2. MBITO DE APLICACIN
Este procedimiento aplica a las reas; Financiero, Proveeduria o Adquisiciones, Activos Fijos y Suministros.
3. RESPONSABLES
Independientemente de otras funciones asignadas, los siguientes funcionarios y/o empleados intervendrn en
el procedimiento de ingreso, egreso y control de los materiales adquiridos.
3.1) El Bodeguero como responsable del procedimiento de ingresos, egresos y control de materiales
Custodiados en Bodega.
3.2) El Jefe y Asistente de Compras son responsables de canalizar al Bodeguero las rdenes de compra de los
Materiales que recibir para que realice el control respectivo. El Supervisor es responsable adems
De la supervisin al Bodeguero para el cumplimiento adecuado de los procedimientos asignados.
SUMINISTROS Y MATERIALES
Mantener actualizado los registros auxiliares para el control de los bienes para el consumo interno,
en cantidades y precios
Realizar la entrega-recepcin de los suministros y materiales que sean requeridos por las unidades
administrativas; previa realizacin del trmite interno respectivo;
Informar sobre existencias suficientes de suministros y materiales, tiles de oficina, as como piezas
para el mantenimiento de equipos, maquinaria, vehculos, etc.
Elaborar detalles de las necesidades de materiales, segn los niveles de stocks determinados;
Controlar que los responsables del manejo y control de los inventarios para consumo interno en las
distintas reas administrativas mantengan informacin adecuada, confiable y oportuna para fines de
conciliacin con los registros de la unidad;
Suministrar al Departamento de Contabilidad, dentro de los diez primeros das del mes siguiente un
informe sobre el movimiento del mes, producido en los inventarios para consumo
Realizar constataciones fsicas en forma peridica o rotativa por lo menos una vez al ao en forma
normal o cuando sea requerida por la Direccin Administrativa, autoridad competente, o por
excepcin cuando cambie el custodio a fin de determinar oportunamente las desviaciones respecto a
la utilizacin, control , especificando sus causas y presentando las recomendaciones necesarias;
Efectuar la recepcin de los bienes y equipos que deban estar bajo su responsabilidad y formular el
correspondiente informe;
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y dems normas pertinentes,
establecidas para el sistema de administracin de bienes.
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REGLAMENTO PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES NO
CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS
Art. 1.- Alcance.- El presente Reglamento comprende las disposiciones que, para el control
administrativo de los bienes no considerados activos fijos, debern expedir las entidades del Sector
Pblico y enviar para aprobacin del Contralor General del Estado.
Art. 2.- Bienes que comprende.- Se considerarn como no activos fijos, y por tanto sujetos al control
administrativo, los bienes tangibles de propiedad del Estado o de las entidades del Sector Pblico
que, sin embargo de tener una vida til superior a un ao y utilizarse en las actividades de la entidad,
tengan un costo individual de adquisicin, fabricacin, donacin o avalo, inferior a 5 salarios
mnimos vitales generales, vigentes a la fecha del registro administrativo.
Art. 3.- Clasificacin de los bienes.- Los bienes no considerados activos fijos, sujetos al control
administrativo, son entre otros los siguientes:
- tiles de oficina
- Utensilios de cocina, vajilla, lencera
- Instrumental mdico, insumos y de laboratorio
- Libros, discos y videos
- Herramientas menores
Art. 5.- Responsabilidad del servidor.- La responsabilidad directa por el uso y conservacin de esta
clase de bienes, corresponde a los servidores de la entidad, a los cuales se les haya entregado en
custodia o para el desempeo de sus funciones.
Art. 6.- Del control de los bienes.- Los bienes de que trata este Acuerdo, estarn bajo el control del
Jefe de cada unidad administrativa o del servidor que fuere delegado expresamente por l, quien en
coordinacin con el Guardalmacn General o Bodeguero, mantendr actualizados los registros de
estos bienes.
Art. 8.- Entrega recepcin de bienes.- Los bienes que ingresen al inventario de la unidad
administrativa, sern legalizados mediante una Acta o Formulario de entrega-recepcin, que
suscribirn el jefe de la unidad administrativa y el Guardalmacn, con el detalle valorado de los
mismos.
Art. 9.- Constatacin fsica.- En cada unidad administrativa se efectuar constatacin fsica de los
bienes, por lo menos una vez al ao, en ella podrn intervenir el Guardalmacn o su delegado, el
Auditor Interno o su delegado, el Jefe de la unidad administrativa o su delegado y el funcionario
delegado por la mxima autoridad. De tal diligencia se dejar constancia escrita en una Acta suscrita
por los intervinientes.
INGRESOS A BODEGA
El Jefe de adquisiciones:
1.Segregar las rdenes de compra cuyo lugar de recepcin sea la Bodega ,del total de rdenes de
compras diarias; semanales , mensuales o de cuatrimestre.
El Bodeguero:
4. Archivar en orden cronolgico las rdenes de compra recibidas del Jefe de adquisiciones
6. En la fecha de recepcin recibir los materiales del proveedor exigiendo de su parte la Nota de
Entrega
respectiva o la factura en ausencia de la primera.
7. Comparar la nota de entrega recibida del proveedor contra la orden de compra y cotejar
cantidades,
unidades de medida y codificacin por cada tem recibido. Comparar adems contra la muestra que
mantiene en su poder.
8. Cuando resulte conforme, estampar su sello, su nombre, firma, fecha y hora de la recepcin del
pedido
en el original y en la copia del documento nota de entrega.
9. Conservar el original para sus archivos, entregar al proveedor la copia de la nota de entrega sellada
que servir para solicitar el pago al Jefe de adquisiciones.
10. Con la orden de entrega, elaborar una Orden de Ingreso a bodega en un formulario pre numerado
el mismo que se efectuar en original y tres copias en el cual constaranla especificacin si es de
proyecto o institucional
11. El original de la orden de entrega lo conservar para su archivo secuencial y la primera copia la
entregar a Compras (en el documento quedar la referencia de la orden de compra a la que pertenece)
y la segunda
copia la enviar a Contabilidad para adjuntar a la orden de pago como evidencia que el material se
recibi.
13. Registrar el ingreso en el krdex y sellar la nota de ingreso como registrada en kardex.
14. Si la orden de entrega no cuadra con la orden de compra, no recibir la mercadera ni la nota de
entrega del proveedor.
15. Comunicar al Jefe de adquisiciones que el requerimiento de la orden de compra no coincide con el
de la nota
de entrega.
16. Esperar del Jefe de Adquisiciones el nuevo trmino y plazo acordado con el proveedor.
17. Si no recibe el material en la fecha esperada, que fue informada previamente por el Jefe de
adquisiciones
como se mencion en el numeral 2, informar por escrito del particular al Jefe de Compras.
El Jefe de Adquisiciones:
18. Al ser informado por el Bodeguero que la nota de entrega difiere de la orden de compra o que el
pedido
no se recibi, efectuar el reclamo y seguimiento correspondiente al proveedor.
19. Comunicar por escrito al Bodeguero el nuevo trmino y plazo acordado con el proveedor.
El Bodeguero:
El Jefe de Adquisiciones:
21. Iniciar el reclamo respectivo si despus de la entrega, se detecta que el material recibido no es el
mismo
que el solicitado aunque la nota de entrega o factura coincidan con la orden de compra
EGRESOS DE BODEGA
El Bodeguero:
Conservar el original para sus archivos, entregar la copia 1 al solicitante y la otra al Jefe de
contabilidad
En el caso que el material estuviere agotado o no existiere, notificar el particular al solicitante para
que
canalice a Compras su requerimiento.
CONTROL
Auditora Interna agregar en su plan anual una verificacin de los procedimientos autorizados en este manual
operativo que incluir la verificacin fsica de los materiales de forma sorpresiva en la Bodega e informar a
la Gerencia las observaciones que surgieren del trabajo realizado
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