PEIS 7.6.03 Con MS Project

Project EIS con MS Project
Contenido:
Project EIS con MS Project................................................................................................................................ 4
Solucin Integral ........................................................................................................................................... 4
Proceso .......................................................................................................................................................... 5
Funciones de Project EIS Agregadas a MS Project............................................................................................ 6
Leer Proyecto ................................................................................................................................................ 7
Consultas e Informes ..................................................................................................................................... 9
Consulta de Materiales ............................................................................................................................. 9
Cubo ....................................................................................................................................................... 10
Herramientas ............................................................................................................................................... 22
Asignar Recursos y Roles al Proyecto .................................................................................................... 22
Asignar Categora a Hito ........................................................................................................................ 23
Asignar Cdigo de WBS ........................................................................................................................ 24
Sumarizar................................................................................................................................................ 25
Importar WBS......................................................................................................................................... 26
Validar Proyecto ..................................................................................................................................... 27
Populate .................................................................................................................................................. 28
Grabar Proyecto........................................................................................................................................... 29
Cerrar Proyecto............................................................................................................................................ 29
Recomendaciones............................................................................................................................................. 30
Tareas .......................................................................................................................................................... 30
Hitos ............................................................................................................................................................ 30
Calendarios.................................................................................................................................................. 31
Niveles en el Plan de Trabajo y Asignaciones............................................................................................. 31
Trabajo Real en Recursos Tipo Horas ......................................................................................................... 31
Trabajo Real en Recursos Tipo Material ..................................................................................................... 31
Costos Fijos en las Tareas ........................................................................................................................... 31
Grupos de Proyectos.................................................................................................................................... 32
Versiones del Plan de Trabajo ..................................................................................................................... 32
Cambios....................................................................................................................................................... 32
Planificacin de los Proyectos..................................................................................................................... 32
Identificando Casos de Sobre Asignacin de Trabajo ............................................................................ 33
Solucin de Sobre Asignacin de Trabajo Un Proyecto a la Vez........................................................... 35
Solucin de Sobre Asignacin de Trabajo Para Un Grupo de Proyectos .............................................. 36
Bloqueo de Seguridad por Proyecto en Uso ................................................................................................ 37
Sistema Bloqueado ...................................................................................................................................... 38
Idioma del Usuario ...................................................................................................................................... 38
Ciclo de Operacin ...................................................................................................................................... 38
Funciones de MS Project.................................................................................................................................. 39
Hitos ............................................................................................................................................................ 39
Dependencias entre Actividades.................................................................................................................. 39
Asignacin de Recursos a Tareas ................................................................................................................ 40
Definicin de Duracin Estimada................................................................................................................ 40
Cambios en Duracin Estimada de Tareas .................................................................................................. 42
Costos .......................................................................................................................................................... 43
Lnea Base ................................................................................................................................................... 45
Personalizacin del Vistas ........................................................................................................................... 46
Aspectos Tcnicos............................................................................................................................................ 48
Instalacin del men de Project EIS para MS Project ................................................................................. 48
Versiones de MS Project compatibles con Project EIS ............................................................................... 48
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Copyright 2006 Gerencia & Tecnologa. Todos los derechos reservados.

Project EIS es una marca registrada de Gerencia & Tecnologa SAC
La informacin incluida en este documento puede cambiar sin previo aviso.
El software descrito en este documento es proporcionado bajo una licencia de uso.
El software podr ser usado o copiado solo de acuerdo a los trminos de tal licencia de uso.
Todos los dems productos y marcas registradas son propiedad de sus respectivos propietarios.
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Solucin Integral
Microsoft Project es la herramienta utilizada para planificar los proyectos.

Project EIS le agrega funciones que permiten su integracin con el sistema.
Los cambios efectuados en MS Project a los planes de trabajo de los proyectos son actualizados en tiempo
real y estn disponibles inmediatamente en las distintas consultas y reportes de Project EIS.
El sistema incluye un proceso de Autorizacin de Trabajo (proceso Populate) que permite generar los planes
de trabajo semanal para cada recurso (Time Report).
Cada recurso se entera as de las actividades que debe ejecutar e informa su avance.
Project EIS incluye un proceso formal de Revisin - Aprobacin para los informes de avance (workflow).
El proceso de Cierre Semanal (proceso Post) permite actualizar automticamente los proyectos a partir de los
informes de avance aprobados. Gracias a este proceso es posible mantener los proyectos actualizados
consistentemente a una misma fecha de corte, facilitando el anlisis y evaluacin del estado de los proyectos.
Toda la informacin del sistema es almacenada en una base de datos, facilitando el desarrollo de programas
ad hoc para integrar la informacin de la base de datos de Project EIS con las de los dems sistemas de la
empresa.
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Proceso
Entrada
Matricular
Proyectos
Matricular
Recursos
Matricular
Usuarios
Administrador Jefe Proyecto
Recursos
Ciclo Semanal de Control

Apoyo
1
Asignar
Recursos al
Proyecto
Crear Periodo
Cerrar Tareas
Completadas
Re Planificar
Defnir
Permisos de
Acceso
2
Generar
Planes
(Populate)
3
Cierre
Semanal
(Post)
Informar
Actividad
4
Planificar
Proyecto
Revisar y
Aprobar
Informes
Ciclo Semanal
Salida
Cerrar proyectos completados
Project EIS permite implementar un Ciclo Semanal de Control.

Este es un proceso formal de Planificacin / Autorizacin de Trabajo / Ejecucin / Informe de Avance / Re
Planificacin que facilita el control del estado de los proyectos, a la vez que permite mantener los proyectos
actualizados consistentemente a una misma fecha.
Requisitos para planificar un proyecto:

Qu
1. Matricular el proyecto
2. Matricular los recursos
3. Asignar recursos al proyecto
4. Asignar permiso de acceso a proyecto
5. Planificar el proyecto
Quin
Administrador
Administrador
Administrador
Jefe Proyecto
Administrador
Jefe Proyecto
Dnde
Project EIS Manager (Administrador)
MS Project
MS Project
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Funciones de Project EIS Agregadas a MS Project
Men de Project EIS

1. Abrir proyecto desde el repositorio de Project EIS
2. Consultas e Informes
o Consulta de Gastos y Consumos de Materiales
o Project EIS Cube
3. Herramientas
o Asignar Recursos al proyecto
o Asignar Categoras a Hitos Estndar
o Asignar Cdigo de WBS a Tarea
o Sumarizar columnas numricas (1 al 4)
o Importar WBS
o Validar datos del proyecto
o Generar Time Report (Populate)
4. Grabar proyecto en el repositorio de Project EIS
5. Cerrar y Cancelar el bloqueo del proyecto
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Leer Proyecto
Para leer un proyecto del repositorio de Project EIS
Solicita identificacin del usuario

antes de permitir el acceso a los proyectos
Control de mtodo de acceso

Solo Lectura o Actualizacin,
segn los permisos del usuario.
Opcin Importar Proyecto

Permite grabar un proyecto desde el disco.
Utilizado durante la carga inicial del sistema y cuando se requiere actualizar el repositorio con un proyecto sin
contar con Cdigo de Bloqueo.
Importante:
1) Requiere permiso especial.
2) Nombre del Proyecto en el disco debe ser igual a nombre en la base de datos
3) Proyecto en MSP no debe incluir lneas en blanco.
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Plantillas
Permite definir Plantillas (Modelos de
Proyectos), que pueden ser utilizados para
construir automticamente planes de trabajo de
nuevos proyectos.
Al leer un proyecto nuevo, el sistema pregunta si
desea crear el nuevo proyecto en blanco, o
basado en una plantilla preexistente.
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Consultas e Informes
Consulta de Materiales
Permite consultar el detalle de gastos (facturas de

proveedores) y consumos de materiales informados al proyecto.
Desde el Gantt, seleccione una tarea y haga clic en la opcin Consulta de Materiales para conocer el resumen
de las transacciones e importes informados para esa tarea.
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Desde la Lista de Recursos, seleccione un recurso y haga clic en la opcin Consulta de Materiales para
conocer las transacciones e importes informados para ese recurso.
Cubo
Este es el componente de Project EIS que permite acceder a la informacin de sus proyectos y recursos de
manera simple y con importantes capacidades de anlisis.
1. Barra de Herramientas
2. Dimensiones de Anlisis
tambin llamadas Criterios de
Anlisis o Viewpoints,
3. Dimensiones de anlisis
Horizontal.
Puede ser ninguno, uno o
varios.
4. Dimensiones de anlisis
vertical.
Puede ser ninguno, uno o
varios.
5. Datos.
Opciones de consulta:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Proyectos,
Costos de Proyectos,
Disponibilidad de Recursos,
Trabajo Restante (en horas y costo)
Trabajo Real (en horas y costo),
Cambios,
Informes de Avance (Time Report),
Herramientas
a) Grfico,
b) Exportar a Microsoft Excel,
c) Imprimir,
d) Grabar vista como archivo .CUB
e) Leer vista desde archivo .CUB
Salir
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Configurar
Para facilitar el anlisis de la informacin, el sistema permite a cada usuario configurar las consultas,
ubicando las dimensiones en sentido vertical y horizontal, segn sus requerimientos.
Para ello, solo debe hacer clic en el nombre de la dimensin, y sin solar el mouse, ubicarlo en la ubicacin
requerida.
Una lnea verde en el borde izquierdo, indica que la dimensin se insertar en el eje vertical
Una lnea verde en el borde superior, indica que la dimensin se insertar en el eje horizontal
Ejemplo de una consulta utilizando mltiples dimensiones verticales y horizontales
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Filtrar por Dimensiones

Permite seleccionar los criterios a incluir en cada dimensin.
Haga clic en la lista de valores de la dimensin y marque / desmarque las opciones, segn requiera
A continuacin, el sistema incluye solo los elementos seleccionados...
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Opciones de Dimensin
Haga clic con el botn derecho del mouse sobre los datos de una dimensin, para indicar:
1. Ordenar Por:
a) Nombre (segn el ejemplo mostrado)
b)Valor Descendente
c) Valor Ascendente
2. Incluir el Total de la dimensin,
3. Mostrar el resumen (colapsar)
4. Mostrar el detalle (expandir)
5. Filtro: Seleccionar solo el elemento seleccionado (donde se encuentra ubicado el mouse)
6. Cancelar el Filtro
Ejemplos:
Ordenado Por Nombre
Ordenado Por Valor Ascendente
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Sin Total
Colapsar: El smbolo ms + indica que hay ms detalle para cada Categora.
Expandir
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Filtrar
Para filtrar por algn elemento de alguna dimensin:
1. Haga clic en el rea de datos del elemento requerido (en el ejemplo, en 03/Nov/2003 de Raquel Camino),
2. Haga clic con el botn derecho sobre los elementos de la dimensin Recursos, y
3. Seleccione la opcin Filtro.
A continuacin el sistema aplica el filtro solicitado.
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Opciones de Datos
Haga clic con el botn derecho del mouse sobre el rea de datos, para indicar:
Mostrar en las celdas:
a) Los valores correspondientes:
b) Porcentaje de contribucin respecto al total de cada columna,
c) Porcentaje de contribucin respecto al total de cada fila.
d) Definir una variable virtual (a partir de una frmula).
e) Seleccionar las variables a ser incluidas en la consulta.
Ejemplo
Mostrar Valores Correspondientes
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Mostrar porcentaje de contribucin respecto al total de cada columna
Mostrar porcentaje de contribucin respecto al total de cada fila
Definicin de variable
virtual:
En el ejemplo, se est
definiendo la variable
Varianza en Costo, que se
calcular aplicando la frmula
(Costo Real + Costo Restante)
Costo Previsto
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Seleccin de variables a incluir en la

consulta:
En el ejemplo, se estn seleccionando
las variables Trabajo Restante y
Varianza en Costo
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Herramientas
Graficar: Seleccione el rango de datos a graficar
Cambiar Estilo de Grfico

Haga clic dos veces sobre en
el grfico
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Girar el Grfico
Facilita su visualizacin desde
distintos ngulos.
Para girar:
1. Presione la tecla control (Ctrl),
2. Sin soltar, haga clic con el
botn izquierdo del mouse, y
3. Seale con el cursor del mouse
la direccin de giro requerida.
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Exportar a MS Excel
Los datos de la consulta son copiados automticamente a MS Excel
Imprimir
Configure la vista segn sus requerimientos y genere el reporte.
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Herramientas
Asignar Recursos y Roles al Proyecto
Los recursos pueden ser asignados a los proyectos

de modo centralizado desde Project EIS Manager, o desde MS Project (se requiere permiso correspondiente).
En MS Project no est permitido definir manualmente nuevos recursos, ni modificar sus datos.
Si requiere efectuar alguna modificacin al equipo de trabajo asignado a su proyecto, comunquese con el
Administrador del Sistema o asgnelos directamente desde MS Project, si cuenta con el permiso
correspondiente.
Si desea eliminar un recurso de su proyecto, asegrese que no tenga Trabajo Real.
Roles
Tambin llamados Perfiles de Recursos.
Es una opcin que ofrece Project EIS
para facilitar la planificacin de
proyectos, cuando aun no ha sido
confirmado el nombre de la persona que
ser asignado al proyecto.
Ejemplo:
Si usted requiere de un Analista
Tcnico para su proyecto, pero
desconoce quin ser la persona
designada para tal funcin, puede
entonces asignar las tareas al rol
Analista Tcnico.
Mas adelante, cuando la persona
indicada sea asignada a su proyecto,
solo necesitar resignar el trabajo
planeado, del Rol al Recurso.
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Asignar Categora a Hito
Desde el Gantt, seleccione una tarea y haga clic en la opcin Asignar Categora a Hito.
El cdigo de Hito es grabado en la variable Texto 3.
La M indica que el hito es

Mandatario (obligatorio).
El sistema no permite grabar
el proyecto en el repositorio
cuando falta asignar algn hito
mandatorio.
Importante: Los hitos deben tener duracin cero (0).
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Asignar Cdigo de WBS
Desde el Gantt, seleccione una tarea y haga clic en la opcin Asignar Cdigo de WBS.
El cdigo de WBS es grabado en la variable Texto 5.
El sistema asigna a la tarea el cdigo de WBS

correspondiente del nodo seleccionado.
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Sumarizar
Esta opcin permite acumular los importes definidos en las variables numricas 1 al 4.
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Importar WBS
Permite construir automticamente la lista de tareas en MS Project, a partir de las definiciones efectuadas en
la opcin WBS de Project EIS Manager.
La opcin Importar WBS genera la lista de tareas en MS Project a partir de los Entregables definidos en el
WBS.
Incluye adems los recursos asignados a cada entregable, las dependencias y duracin estimada en el WBS.
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Validar Proyecto
Aplica las Reglas de Negocio para validar la Informacin del plan de trabajo.
El sistema genera un archivo de control con el resultado del anlisis.
Importante: Se recomienda utilizar esta opcin antes de grabar el proyecto en el repositorio.
Archivo con resultado del anlisis (fecha de ltimo cierre semanal: 16 Oct 2005):
1. Proyecto tiene Trabajo Restante antes de la fecha del Ultimo Cierre Semanal.
Indica que el plan esta atrasado y deber ser re planificado antes de ser grabado en el repositorio.
2. Proyecto tiene Trabajo Real despus de la fecha del Ultimo Cierre Semanal.
Indica que existen tareas con avance en fechas futuras (posteriores al ltimo cierre semanal).
Esta condicin implica error en el plan, ya que todo trabajo realizado debe corresponder a fechas pasadas
(anteriores al ltimo cierre semanal).
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Populate
Genera Time Report para todos los recursos del proyecto, para la semana seleccionada.
Antes de generar los time reports aplica las Reglas de Negocio para validar la informacin del plan de
trabajo y graba el cronograma en el repositorio.
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Grabar Proyecto
La opcin grabar aplica las reglas de negocio definidas para el proyecto y si se cumplen, entonces actualiza el
repositorio de Project EIS con la informacin del proyecto.
El sistema informa al usuario de las condiciones de error detectadas, que debern ser resueltas por el usuario
antes de grabar el proyecto.
La opcin grabar mantiene el cdigo de bloqueo en el proyecto, evitando que otro usuario pueda hacer
cambios al mismo proyecto hasta que se ejecute la opcin Cerrar.
Importante:
1. Antes de Grabar el sistema verifica que no existan filas en blanco en el proyecto.
2. Las opciones Grabar y Grabar Como de MS Project (se refieren a las opciones estndar de MS Project)
permiten grabar la informacin del proyecto en el disco de la PC.
Estas opciones NO permiten grabar el proyecto en el repositorio de Project EIS.
Solo la opcin Grabar Proyecto del men Project EIS permite grabar los datos de MS Project en Project
EIS.
Cerrar Proyecto
La opcin Cerrar Proyecto da por terminada la sesin de cambios al proyecto en MS Project y cancela el
cdigo de bloque o del proyecto.
Importante:
Al usar la opcin Cerrar (se refiere a la opcin estndar de MS Project) o hacer clic en la opcin X en MS
Project (en la esquina superior derecha de la ventana de MS Project) NO cancelan el cdigo de bloqueo del
proyecto.
Solo la opcin Cerrar Proyecto del men Project EIS da por terminada la sesin de cambios en MS Project y
cancela el cdigo de bloqueo
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Recomendaciones
Tareas
Datos reservados para uso de Project EIS:
1. Textos:
a) Texto 1 (Ayuda)
Nombre del archivo que contiene la ayuda para la tarea.
Si no esta ubicado en el directorio estndar, se deber indicar la ruta.
Casos:
Archivo de Ayuda ubicado en el directorio estndar (...\Pginas\Guidelines):
En este caso, indique el Nombre del Archivo de Ayuda, incluyendo su tipo.
(Ejemplo: Cdigo de Tarea 1010.htm).
Archivo de Ayuda ubicado en un sub directorio creado dentro del estndar (...\Pginas\Guidelines):
En este caso, indique el Nombre del Subdirectorio/Nombre del Archivo de Ayuda , incluyendo su
tipo.
(Ejemplo: Finanzas/Cdigo de Tarea 1010.htm).
b) Texto 2 (Descripcin del Entregable)
Descripcin del entregable de la tarea
c) Texto 3 (Categora de Hito)
Categora del Hito. Solo para hitos estndar (administrados por Project EIS)
d) Texto 4 (Cdigo Externo de la Tarea)
Para relacionar la tarea con el Trabajo Real que son informados va interfase de Actuals Externos.
Este dato es opcional, pero si es asignado, debe ser nico en el proyecto.
Debe ser definido al nivel mas detallado del plan de trabajo y no puede ser modificado si existe
Trabajo Real para los recursos tipo material en dicha tarea.
e) Texto 5 (Cdigo del nodo del WBS)
Permite relacionar cada actividad en el plan de trabajo, con los entregables (WBS)
f) Texto 6 (Nombre del archivo Modelo de Documento)
Permite relacionar cada actividad en el plan de trabajo, con un archivo (modelo de documento)
2. Indicadores (SI / NO)
a) Indicador 1 (Tarea Cerrada)
Permite de identificar las tareas completadas.
Project EIS controla que las Tareas Cerradas NO reciban Trabajo Real desde el Time Report ni va
Interfase de Actuals Externos
b) Indicador 2 (Tarea Crtica)
Permite identificar las Tareas Clave en el plan de trabajo (puede o no formar parte de la Ruta Crtica
del proyecto)
3. Nmeros
a) Nmero 1 al 4
(Valor 1 al 4)
Variables que pueden ser definidos segn los requerimientos de cada de cada proyecto.
La opcin Sumarizar de Project EIS permite acumular los valores 1 al 4 en las Fases y Actividades
del proyecto.
Hitos
o Un hito no es una tarea, es solo un punto de control en el proyecto.
Por esa razn, no se le debe asignar recursos, horas ni costos.
o La duracin de un hito debe ser cero das.
o Una tarea resumen (fase o actividad) no puede ser definida como hito.
o Se considera que la Fecha Planeada es la fecha de inicio del hito.
o Se considera que un hito est Bloqueado (que debe ejecutarse en una fecha determinada), cuando se
especific la restriccin Debe comenzar el
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o Un hito puede tener dos estados: Pendiente o Completado.

o Se considera que un hito est Completado cuando tiene 100% Completado
Calendarios
Se recomienda trabajar con calendarios estndar, es decir, NO realizar cambios a los calendarios que MS
Project utiliza por defecto.
Si es necesario efectuar cambios a los calendarios, se recomienda que dichos cambios sean aplicados en todos
los proyectos de manera consistente.
Niveles en el Plan de Trabajo y Asignaciones

Se recomienda definir el Plan de Trabajo en 3 niveles:
a) Nivel 1
Fase
Tarea Resumen
b) Nivel 2
Actividad
Tarea Resumen
c) Nivel 3
Tarea e Hito
Solo se debe asignar recursos a las Tareas
No se debe asignar recursos, horas ni costos a nivel resumen (por ejemplo Fases y Actividades), ni a hitos.
Trabajo Real en Recursos Tipo Horas

Es la actividad informada para recursos tipo Trabajo (Mano de Obra).
Es informada al sistema por medio del mdulo Project EIS Time Report.
Consulta de Trabajo Real informados al proyecto:
En MS Project, se puede utilizar la variable Trabajo Real para consultar la actividad informada hasta el
ltimo proceso de Cierre Semanal ejecutado.
Se recomienda no modificar los valores del Trabajo Real en MS Project.
Existe una opcin en Project EIS Manager - Administrador, que permite actualizar las estadsticas de Project
EIS con el Trabajo Real de recursos tipo hora (mano de obra) definidos en MSP
Trabajo Real en Recursos Tipo Material

Es la actividad informada para recursos tipo Material (Cantidad y Costo).
Son actualizados por medio del proceso Actualizacin de Actuals Externos para Materiales.
Consulta del Trabajo Real informado para materiales en el proyecto:
En MS Project, puede utilizar la Consulta a Actuals Externos.
Adems, puede utilizar la variable Trabajo Real para consultar la actividad informada hasta el ltimo
proceso de Cierre Semanal ejecutado.
Se recomienda no modificar los valores del Trabajo Real en MS Project.
Costos Fijos en las Tareas

Los costos fijos asignados a las tareas no son considerados en las consultas dinmicas de Project EIS.
Se recomienda no utilizar costos fijos en los proyectos.
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Grupos de Proyectos
Project EIS le permite acceder a la informacin de sus proyectos uno a la vez o agrupados.
Para agrupar proyectos, utilice la opcin Grupos en Project EIS Manager - Administrador.
Un proyecto puede pertenecer a ms de un grupo.
Una vez agrupados, usted puede definir dependencias entre tareas de distintos proyectos y planificar todo el
grupo, entre otras opciones.
Versiones del Plan de Trabajo

a) Lnea Base
Se utiliza para mantener (guardar una copia) del plan en un momento determinado, por ejemplo al inicio
del proyecto.
b) Actual (tambin llamado Versin Current)
Es la versin actual del plan.
Una manera de identificar desviaciones en los proyectos consiste en comparar la Lnea Base con la versin
Actual del plan.
Se recomienda actualizar la lnea base nicamente en casos justificados, por ejemplo:
A la aprobacin inicial del proyecto y en caso de aprobarse una modificacin importante en el proyecto.
Cambios
Project EIS le permite documentar los cambios en la Fecha de Termino o Presupuesto de sus proyectos.
Tipos de Log:
a) Automtico
Generado automticamente cuando al grabar el proyecto en el repositorio de Project EIS se identifica un
cambio en la Fecha de Trmino o Presupuesto de la versin Actual del plan.
b) Lnea Base
Generado automticamente cuando al grabar el proyecto en el repositorio de Project EIS se identifica un
cambio en la Fecha de Trmino o Presupuesto de la Lnea Base.
Los registros de cambios Automtico y Lnea Base deben ser documentados por el gerente del proyecto
indicando la razn que motiv el cambio en el plan de trabajo.
Se recomienda hacer referencia a documentos de sustento.
Por ejemplo, una solicitud de cambio del usuario, autorizaciones, etc. que posteriormente faciliten la revisin
y anlisis de las desviaciones y sus causas.
Planificacin de los Proyectos

Como parte del proceso de formulacin inicial del plan; luego del proceso de cierre semanal (proceso Post) y
luego de algn cambio importante es necesario que el jefe de proyecto evale el estado del proyecto y la
necesidad de resolver casos de sobre asignacin de trabajo y planificacin adicional de los proyectos.
a) El proceso Cierre Semanal (Post) actualiza en los proyectos:
a.1) Trabajo Real, con las horas informadas por los recursos en los Time Reports que fueron aprobados.
a.2) Trabajo Restante, con las horas informadas por los recursos en el dato Propuesto en los Time
Report que fueron aprobados (si se seleccion la opcin Actualizar el Trabajo Restante con el ETC
Propuesto, en los parmetros del sistema).
b) Luego del Cierre Semanal (Post), se debe re-planificar el Trabajo Restante en los proyectos.
Todas las tareas pendientes deben estar planificadas para fechas posteriores al ltimo proceso de Cierre
Semanal (Post).
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c)
Ejemplo : Si se ha Cerrado hasta el 31 de Diciembre, entonces todas las tareas pendientes deben estar
planeadas a partir del 1ro Enero.
No debe existir Trabajo Real para fechas posteriores al ltimo proceso de Cierre Semanal.
Ejemplo : Si se ha Cerrado hasta el 31 de Diciembre, entonces no debe existir Trabajo Real para fechas
posteriores al 31 de Diciembre.
Importante:
Project EIS permite planificar un proyecto a la vez o en grupos de proyectos relacionados.
En el caso de grupos, es posible definir relaciones de dependencia entre tareas de distintos proyectos y
planificar todos los proyectos del grupo, considerando las prioridades, dependencias y disponibilidad de
recursos.
Identificando Casos de Sobre Asignacin de Trabajo

El caso ocurre cuando un recurso tiene trabajo planificado en una cantidad de horas superior a su
disponibilidad.
Ejemplo: Un recurso trabaja 40 horas semanales, pero tiene trabajo asignado por 60 horas en una semana
Diagrama Gantt: En las semanas del 14 y 21 se ha planificado trabajo en exceso para el recurso.
Grfico de Recursos: Antes de Redistribuir Recursos muestra sobre asignacin de trabajo
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Para Redistribuir Recursos (balancear asignacin de trabajo y corregir excesos)

Herramientas / Redistribuir Recursos
Diagrama Gantt: Proyecto despus de Redistribuir Recursos
Grafico de Recursos: Despus Redistribuir Recursos muestra asignacin de trabajo del recurso
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Solucin de Sobre Asignacin de Trabajo Un Proyecto a la Vez

Sobre asignacin de trabajo debido a que en un proyecto se ha asignado trabajo en exceso a la disponibilidad
de los recursos.
Usando la funcin Leer

Proyecto para leer desde MS
Project el proyecto Inversiones
Las tareas 1 y 4 tomarn una semana, estn asignadas al mismo recurso y han sido planeadas para ejecutarse
en la misma fecha.
La disponibilidad del recurso es 40 horas semanales, lo que implica sobre asignacin de trabajo en la semana
1 del proyecto.
Lista de Recursos en MS Project muestra aviso Recurso Sobre Asignado.
La opcin Herramientas / Redistribuir Recursos de MS Project permite resolver la sobre asignacin de trabajo
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Las tareas del proyecto son re planificadas de acuerdo a las dependencias y disponibilidad de los recursos.
Lista de Recursos en MS Project ya no muestra aviso Recurso Sobre Asignado.
Solucin de Sobre Asignacin de Trabajo Para Un Grupo de Proyectos

Sobre asignacin de trabajo en un recurso debido a que la suma de las asignaciones de trabajo asignado en
todos los proyectos excede su disponibilidad.
En estos casos se recomienda balancear la carga de trabajo utilizando un grupo de proyectos que incluya
todos los proyectos que consideran al recurso sobre asignado.
Usando la funcin Leer Grupos

para acceder desde MS Project
a todos los proyectos que
conforman el grupo
Inversiones
La funcin de Project EIS Leer Grupos muestra todos los proyectos que componen el grupo Inversiones.
Lista de Recursos en MS Project muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

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La opcin Herramientas / Redistribuir Recursos de MS Project permite resolver la sobre asignacin de trabajo
Las tareas de todos los proyectos que conforman el grupo inversiones son re planificadas de acuerdo a las
dependencias y disponibilidad de los recursos.
Lista de Recursos en MS Project ya no muestra aviso Recurso Sobre Asignado.
Bloqueo de Seguridad por Proyecto en Uso

Esta opcin tiene dos propsitos:
1) Asegurar que un proyecto no sea modificado, mientras un usuario lo est actualizando, y
2) Facilitar el control de versiones de los proyectos que pueden ser actualizados en el repositorio.
Procedimiento:
a) Cada vez que un usuario solicita un proyecto del repositorio en modo Actualizacin, el sistema asigna
un Cdigo de Bloqueo de Seguridad a dicho proyecto, identificando adems qu usuario y cundo inicio
la sesin de actualizacin.
b) Si posteriormente:
b.1) El mismo usuario intenta leer en modo Actualizacin el mismo proyecto, el sistema le informar que
dicho proyecto ya tiene un Cdigo de Bloqueo de Seguridad a su nombre, requiriendo confirmacin
antes de leer nuevamente el proyecto del repositorio y otorgar un nuevo Cdigo de Bloqueo de
Seguridad.
En este punto, es importante sealar que el sistema permitir grabar en el repositorio, solo la copia
del proyecto que corresponda al ltimo Cdigo de Bloqueo otorgado.
Si hiciera falta actualizar el repositorio con otra copia del proyecto, ste deber ser importado.
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c)
b.2) Otro usuario intenta leer en modo Actualizacin el mismo proyecto, el sistema le informar que
dicho proyecto tiene un Bloqueo de Seguridad a nombre de otro usuario, permitindole acceder en
modo Solo Lectura.
Una vez que el usuario concluya los cambios al proyecto, debe Grabarlo y Cerrarlo en el repositorio.
Notas:
1) La opcin Grabar el proyecto en el repositorio NO cancela el Bloqueo de Seguridad, el que se mantiene
hasta que el usuario ejecute la opcin Cerrar el proyecto en el repositorio.
2) Si el usuario termina su sesin en MSP sin haber Cerrado del proyecto, el Bloqueo se mantiene.
Sistema Bloqueado
Esta opcin tiene por finalidad, evitar que la informacin de los proyectos y Time Reports, pueda ser
actualizada mientras se ejecuta un proceso crtico en el sistema, por ejemplo, el Cierre Semanal.
Mientras el sistema se encuentre bloqueado, No se permite leer ni actualizar proyectos.
Idioma del Usuario
Los mensajes de Project EIS son mostrados en el idioma definido para cada usuario.
Estos mensajes pueden ser personalizados.
Ciclo de Operacin
Administrador
Hra Lun
Mar
Jefe de Proyecto
Mie
Jue
Recursos
Vie
Sab
Dom
8
9
Aprobacin Time Reports
10
11
12
Cierre Semanal
13
14
Re Planificar Proyectos
15
16
Generar Plan de Trabajo Personal
17
Informar Actividad
18
Cundo
Lunes
8:00
Lunes 13:00
Lunes 14:00
Lunes 17:00
Diariamente
-12:00
-14:00
-17:00
-17:30
-17:30
Qu
Aprobacin de Informes de Avance (Time Reports)
Cierre Semanal (Post)
Re Planificacin de Proyectos
Generacin Planes de Trabajo (Populate)
Informar Actividad del Da
Quin
Jefe de Proyecto
Administrador Sistema
Jefe de Proyecto
Administrador Sistema
Cada Recurso
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Funciones de MS Project
Hitos
Permite definir hitos.

Los hitos pueden usarse como puntos de control en el proyecto, para indicar el momento en que se completar
una fase o entregable importante en el proyecto.
Tambin puede usarse para sealar puntos de coordinacin entre proyectos.
Dependencias entre Actividades
Opciones para definir relaciones de dependencia entre tareas:

Fin a Comienzo, Comienzo a Comienzo, Fin a Fin y Comienzo a Fin
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Asignacin de Recursos a Tareas
Permite asignar los recursos a cargo de cada tarea del proyecto.
Definicin de Duracin Estimada
Permite definir la duracin puntual para cada actividad
Permite definir la duracin por rangos (Optimista, Esperada, Pesimista)
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Para estimacin Pert, permite definir los pesos
Clculo de holgura por tarea
Grfico en formato Gantt
Grfico en formato Red (Pert)

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Cambios en Duracin Estimada de Tareas
Permite modificar la duracin de tareas.

Ejemplo, modifica duracin de tarea 2, de 5 a 15 das.
Recalcula automticamente las fechas de inicio y fin de las tareas relacionadas
Muestra:
a) Holguras o tiempos de reserva de actividades (flechas en lado izquierdo)
b) Gantt con Lnea Base y Plan Actual del proyecto (flechas en lado derecho)
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Muestra:
a) Holguras o tiempos de reserva de actividades e indicacin de tarea en Ruta Critica (lado izquierdo)
b) Gantt con identificacin de tareas de Ruta Critica
Costos
Muestra costos asociados a actividades, entregables, recursos
Costo Previsto (lnea base), Real (incurrido a la fecha), Restante y Total

Por Tarea y Entregable

Por Recurso y Tarea. Total y por semana
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Por Tarea y Recurso. Total y por semana
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Lnea Base
Duracin, Horas de Trabajo, Costo, Fecha de Inicio y Fin por Actividad (lado izquierdo).
Gantt mostrando plan Lnea Base y Versin Actual (lado derecho).
Duracin, Horas de Trabajo, Costo, Fecha de Inicio y Fin por Actividad y Recuso (lado izquierdo).
Costo Previsto (Lnea Base) por semana (lado derecho).
Duracin, Horas de Trabajo, Costo, Fecha de Inicio y Fin por Recurso y Actividad (lado izquierdo).
Costo Previsto (Lnea Base) por semana (lado derecho).
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Personalizacin del Vistas
Muestra amplia variedad de vistas pre definidas con opcin de modificar y crear nuevas.
Opcin para modificar vistas. Permite definir los datos a ser incluidos en cada vista.
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Opcin para definir smbolos y colores a ser utilizados en los grficos.
Opcin para personalizar la presentacin del diagrama Gantt.
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Aspectos Tcnicos
Instalacin del men de Project EIS para MS Project
Desde MS Project, lea el archivo GTAddIns.mpp ubicado en el directorio Project EIS/Bin
Y siga las instrucciones.
Importante: Durante la instalacin, a la pregunta: Desea habilitar macros, responda SI.
Versiones de MS Project compatibles con Project EIS

Project EIS es compatible con MS Project 2000 SR-1, 2002 y 2003 estndar
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Project EIS con MS Project

Microsoft Project es la herramienta utilizada para planificar los proyectos.

Administrador Jefe Proyecto

Ciclo Semanal de Control

Cerrar proyectos completados

Project EIS permite implementar un Ciclo Semanal de Control.

Requisitos para planificar un proyecto:

Funciones de Project EIS Agregadas a MS Project

Men de Project EIS

Para leer un proyecto del repositorio de Project EIS

Solicita identificacin del usuario

Control de mtodo de acceso

Opcin Importar Proyecto

Permite consultar el detalle de gastos (facturas de

Ejemplo de una consulta utilizando mltiples dimensiones verticales y horizontales

Filtrar por Dimensiones

A continuacin, el sistema incluye solo los elementos seleccionados...

Ordenado Por Valor Ascendente

Colapsar: El smbolo ms + indica que hay ms detalle para cada Categora.

A continuacin el sistema aplica el filtro solicitado.

Mostrar porcentaje de contribucin respecto al total de cada columna

Mostrar porcentaje de contribucin respecto al total de cada fila

Seleccin de variables a incluir en la

Graficar: Seleccione el rango de datos a graficar

Cambiar Estilo de Grfico

Los datos de la consulta son copiados automticamente a MS Excel

Configure la vista segn sus requerimientos y genere el reporte.

Los recursos pueden ser asignados a los proyectos

Asignar Categora a Hito

La M indica que el hito es

Importante: Los hitos deben tener duracin cero (0).

Asignar Cdigo de WBS

El sistema asigna a la tarea el cdigo de WBS

o Un hito puede tener dos estados: Pendiente o Completado.

Niveles en el Plan de Trabajo y Asignaciones

Trabajo Real en Recursos Tipo Horas

Trabajo Real en Recursos Tipo Material

Costos Fijos en las Tareas

Versiones del Plan de Trabajo

Planificacin de los Proyectos

Identificando Casos de Sobre Asignacin de Trabajo

Grfico de Recursos: Antes de Redistribuir Recursos muestra sobre asignacin de trabajo

Para Redistribuir Recursos (balancear asignacin de trabajo y corregir excesos)

Diagrama Gantt: Proyecto despus de Redistribuir Recursos

Solucin de Sobre Asignacin de Trabajo Un Proyecto a la Vez

Usando la funcin Leer

Lista de Recursos en MS Project muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

Lista de Recursos en MS Project ya no muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

Solucin de Sobre Asignacin de Trabajo Para Un Grupo de Proyectos

Usando la funcin Leer Grupos

Lista de Recursos en MS Project muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

Lista de Recursos en MS Project ya no muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

Bloqueo de Seguridad por Proyecto en Uso

Generar Plan de Trabajo Personal

Permite definir hitos.

Dependencias entre Actividades

Opciones para definir relaciones de dependencia entre tareas:

Asignacin de Recursos a Tareas

Permite asignar los recursos a cargo de cada tarea del proyecto.

Definicin de Duracin Estimada

Permite definir la duracin puntual para cada actividad

Permite definir la duracin por rangos (Optimista, Esperada, Pesimista)