Redaccion Comercial Destrezas

30/05/12
Harvard ManageMentor PLUS | Redaccin comercial | La impresin de todo el tema
Resumen del tema

Este tema incluye informacin relevante sobre cmo:
Organizar el documento de acuerdo a las necesidades de sus lectores
Utilizar diversas estrategias para comenzar sus tareas de escritura
Aplicar principios de edicin y diseo para realzar el impacto de su mensaje
Mapa del tema

Descripcin general del tema
Qu hara usted?
Mapa del tema
Resumen del tema
Acerca del mentor
Utilizar el tema
Conceptos bsicos
Principios bsicos de redaccin comercial
Determinar el alcance de su proyecto
Usar estrategias de inicio
Organizar el material segn el propsito
Redactar el primer borrador
Estructurar los prrafos
Editar el contenido
Corregir el estilo
Redactar correo electrnico
Pasos
Pasos para la planeacin de su tarea de redaccin
Pasos para editar el contenido
Pasos para corregir el estilo
delp-courses.dextro.com/courses/hmm/writing/print.htm
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Consejos
Consejos para utilizar el mtodo de orden de importancia
Consejos para utilizar el mtodo de comparacin y contraste
Consejos para escribir un mensaje de correo electrnico
Consejos para redactar un memorando comercial
Consejos para redactar una carta comercial
Consejos para redactar una propuesta
Prctica
Instrucciones
Herramientas
Focus Sheet(tm)
Gua para la organizacin de documentos
Gua de referencia para un diseo que cause un impacto visual
Lista de verificacin para "ser su propio editor"
Autoevaluacin
Instrucciones
Para aprender ms
Artculos en lnea
Artculos
Libros
Acerca del mentor

Deborah Dumaine
Deborah Dumaine es la presidenta y fundadora de Better Communications,
una empresa educadora que imparte talleres de redaccin comercial, de
liderazgo, tcnica, financiera y de ventas reconocidos a nivel mundial. Desde
1978, 86.000 estudiantes han asistido a los talleres de Better
Communications. La Sra. Dumaine es autora de Write to the Top: Writing for
Corporate Success, recientemente actualizado y publicado por Random
House, y de The Instant-Answer Guide to Business Writing (iUniverse). Tambin ha contribuido
con secciones sobre redaccin comercial en World Book Encyclopedia. La Sra. Dumaine obtuvo
los ttulos de B.A. y M.A. en Smith College. Para obtener ms informacin, visite su sitio Web en
www.writetothetop.com.
Qu hara usted?
Normalmente, los compaeros de trabajo de Celeste ofrecan su apoyo, pero ltimamente no
estaban siguiendo sus solicitudes y ella no comprenda por qu. Hace dos semanas, cuando envi
al equipo el resumen de la conferencia por correo electrnico, incluy una nota en la que citaba a
una reunin del equipo para el viernes en la maana. Sin embargo, el viernes slo llegaron dos
personas. Una semana ms tarde, Celeste les volvi a enviar un correo electrnico, esta vez
acerca de los informes mensuales. En su mensaje incluy una nota respecto a la visita de los
ejecutivos a sus reuniones de personal. El grupo se sorprendi cuando el vicepresidente de ventas
corporativas asisti a la siguiente reunin. Sus compaeros de equipo la estaban ignorando? O
simplemente no logr comunicarse con ellos? Qu hara usted?
Qu podra hacer?
Es posible que Celeste no se conecte con sus compaeros de equipo debido a que enva
demasiada informacin en sus correos electrnicos. Como regla general, cada mensaje debe
tratar un solo tema. Si el mensaje de correo electrnico abarca varios temas y es largo, los
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lectores se confundirn y no lo leern completamente. Celeste tambin debe dejar claro el

propsito del mensaje, tanto en la lnea de asunto como al inicio del mensaje en s. Si desea que
las personas asistan a una reunin, tiene que captar su atencin inmediatamente. E, igualmente
importante, Celeste debe enviar correos electrnicos concisos, ya que la brevedad normalmente
beneficia a todos.
En este tema, aprender a organizar sus ideas, escribir un completo primer borrador y hacer de
sus correos electrnicos, memorandos e informes rutinarios algo til, lgico y convincente.
Despus de haber explorado las ideas de este tema, asegrese de hacer clic en "Prctica" para
participar en un escenario interactivo, tomar decisiones y recibir retroalimentacin inmediata sobre
sus alternativas.
Utilizar el tema
Estructura del tema
El contenido de Redaccin comercial se divide en las siguientes secciones. Los vnculos a estas
secciones aparecen en la parte superior de su pantalla.
Descripcin general del tema
Haga clic en Descripcin general del tema para obtener una introduccin al tema. Evale
una situacin hipottica, Qu hara usted?, seguida de una respuesta, Qu podra
hacer? El Mapa del tema proporciona un mapa del sitio con vnculos a todos los
elementos del tema.
Conceptos bsicos
Haga clic en Conceptos bsicos para obtener una presentacin completa de las ideas
principales del tema. Aprenda pautas que lo ayudarn a comunicar en forma eficaz su
mensaje a la audiencia. Estos principios lo ayudarn durante todo el proceso, desde
generar ideas hasta perfeccionar lo que ha escrito.
Pasos
Haga clic en Pasos para obtener procedimientos que le permitirn planear su tarea de
escritura y editar el contenido y el estilo.
Consejos
Haga clic en Consejos para obtener sugerencias sobre cmo escribir mensajes de correo
electrnico, memorandos, cartas y propuestas.
Prctica
Haga clic en Prctica para participar en un escenario interactivo, donde asuma la funcin
de un gerente, tome decisiones y reciba retroalimentacin inmediata sobre sus alternativas.
Tools
Haga clic en Herramientas para obtener formularios que lo ayudarn a: enfocarse en lo que
necesita decir, organizar el material, aprovechar al mximo el diseo visual y editar su
documento para que sea claro, conciso y con el estilo apropiado.
Autoevaluacin
Haga clic en Autoevaluacin para ver lo que ha aprendido. Recibir retroalimentacin
inmediata sobre sus alternativas. Una pgina de resumen proporciona vnculos a material
de referencia.
Para aprender ms
Haga clic en Para aprender ms y podr leer dos artculos relacionados con el tema.
Tambin encontrar una lista de artculos con notas y otros recursos.
Exploracin del tema
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Para explorar el tema, haga clic en los vnculos de la parte superior e izquierda de la pantalla.
Cuando haga clic en un vnculo en la parte superior de la pantalla, los de la izquierda cambiarn.
Para explorar el tema en forma completa y lineal, siga estos pasos:
Visite cada seccin del tema haciendo clic en los vnculos en la parte superior, de izquierda
a derecha.
Revise la informacin de cada seccin haciendo clic en los vnculos de la izquierda, desde
arriba hacia abajo.
En la seccin Prctica, haga clic en Siguiente para continuar explorando el escenario.
Cuando llegue a un punto de decisin, elija una opcin y lea la retroalimentacin. Luego
analice las otras opciones para obtener informacin adicional. Nuevamente, haga clic en
Siguiente para continuar.
En la seccin Herramientas, haga clic en un icono para abrir una herramienta. Puede
imprimir una copia de la herramienta para usarla cuando no est conectado. Tambin
puede completar la herramienta en lnea y grabarla en su disco duro.
Para finalizar, responda la prueba de Autoevaluacin y lea los Artculos en lnea de la
seccin Para aprender ms.
Principios bsicos de redaccin comercial

La redaccin comercial eficaz se fundamenta en principios bsicos. Si los domina, sabr cmo
manejar las muy diversas tareas de redaccin que enfrentar.
Aclare su propsito al escribir
Al comenzar a redactar un documento comercial, lo primero que se debe preguntar es: "Por qu
estoy escribiendo este documento?" La redaccin comercial est destinada a servir a varios
propsitos, como:
Explicar o justificar acciones: "Puesto que todas las ofertas que recibimos de nuestros
actuales proveedores son altas, decidimos rechazarlas y buscar a otros".
Comunicar informacin: "La administracin desea que todos los empleados sepan que
las ventas trimestrales del nuevo producto superaron las expectativas".
Influir en el lector: "El equipo de ingeniera puede cumplir con estos plazos".
Entregar buenas o malas noticias: "Lamentablemente, el incendio del motor que nos
inform ocurri un da despus del vencimiento de la garanta".
Solicitar una accin: "El equipo de diseo debe finalizar y entregar las especificaciones
del producto a ms tardar el 1 de mayo."
Mantenga su propsito presente al comenzar a escribir. Muchos redactores, al ocuparse de las
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tareas rutinarias de preparar un documento, pierden de vista su propsito. Para mantenerse en el

camino, anote el propsito al principio de su borrador como recordatorio y vuelva a consultarlo
mientras avanza. Cuando termine el borrador, revselo para asegurarse de que cumple con su
propsito inicial.
Adopte un enfoque "centrado en el lector"
Al igual que una empresa no se conectar con sus clientes si no considera sus necesidades o
aptitudes, usted no se conectar con sus lectores si no comprende sus deseos y cmo prefieren
recibir informacin.
Pensar, redactar, organizar y editar desde el punto de vista de sus lectores mejora la claridad e
impulsa la accin. Cuando los lectores comprenden qu intenta comunicarles y cules deberan
ser sus pasos siguientes, les resulta ms fcil su trabajo.
Por qu es importante adoptar un enfoque "centrado en el lector"? Considere esta historia real de
una empresa que no analiz a su audiencia al escribir lo que pareca un simple tarjeta que
anunciaba un cambio de direccin. Al no situarse en el lugar de sus lectores, la empresa olvid
incluir la informacin ms importante: la fecha del traslado. Los clientes saban dnde ponerse en
contacto con la empresa, pero no cundo deberan usar la nueva direccin.
Consulte tambin el tema de Harvard ManageMentor Realizar una presentacin: Preparar su
presentacin.
Establezca claramente su mensaje clave
Una vez que identifique el propsito de su documento y haya considerado a su audiencia, su
prxima tarea es aislar el mensaje clave que desea que recuerden los lectores. Este mensaje
debera ser claro y conciso; por lo general slo una o dos oraciones. Por ejemplo, "Para cumplir
con el plazo de entrega a nuestro cliente, debemos finalizar el diseo del producto a ms tardar el
1 de mayo".
En muchos casos, su mensaje clave se establecer al principio del documento o cerca de ste, y
se usar el resto del documento para desarrollar los detalles y responder la pregunta "Por qu?"
o "Cules son las repercusiones de lo que estoy proponiendo?"
Concntrese en un tema por documento para optimizar la claridad de su documento. Si descubre
que tiene dos mensajes clave que no estn relacionados, escriba dos documentos diferentes.
Escriba un mensaje corto y simple
Los lectores ocupados agradecen los documentos concisos. De hecho, mientras ms breve ser
mejor si el documento sigue comunicando la informacin requerida. Al mantener su documento
breve se asegurar de que su mensaje clave se destaca. El ahorro de palabras tambin ahorra a
sus lectores tiempo valioso.
Considere el siguiente ejemplo:
"A sugerencia de su jefe, y con la ayuda del abogado de la empresa, Viviana escribi una
carta de disculpa a los cinco clientes contrariados que amenazaron con interponer una
demanda".
Como escritor, su desafo es saber cundo una oracin ha alcanzado su capacidad de
comunicacin ptima. En las oraciones de ejemplo anteriores, el conocimiento de la audiencia es
una gua til. Necesitan saber los lectores que el jefe de Viviana sugiri la carta o que se hizo
intervenir al abogado de la empresa? Es relevante el hecho de que haba cinco clientes
contrariados o que amenazaron con interponer una demanda? Si esta informacin no es necesaria
considere eliminarla.
Luego su oracin dira:
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"Viviana escribi una carta de disculpa a los clientes contrariados".

Confirme su estrategia de entrega
Los escritores eficaces saben que incluso un documento bien escrito perder efecto si no proviene
de la persona adecuada, en el momento adecuado y en el formato adecuado.
Antes de comenzar a escribir, considere de quin debe provenir la comunicacin. Debe provenir
de usted? Su jefe? Todo el equipo? Sin duda la decisin marcar una diferencia en el efecto en
los lectores.
Adems, considere si est escribiendo el documento en forma demasiado anticipada o demasiado
tarda. Si escribe en forma demasiado anticipada, la gente no estar preparada para concentrarse
en el tema que est planteando. Si espera demasiado, perder la oportunidad de hacer una
sugerencia o evitar un problema.
Por ltimo, el formato de su redaccin tambin influir en su efecto. Considere su propsito, su
audiencia y la informacin que desea comunicar al elegir un formato. Por ejemplo, para divulgar las
conclusiones de una encuesta sobre satisfaccin del cliente, podra enviar por correo electrnico
un resumen del informe a toda la empresa y proporcionar los detalles de cmo obtener el informe
completo. Es posible que tambin invite a la administracin y a otras partes clave a una
presentacin de las conclusiones del estudio.
Decidir sobre el formato ideal de su comunicacin requiere reflexin. Aun cuando utilice un formato
escrito, es posible que le resulte til complementar un documento con una comunicacin verbal
para lograr el mayor impacto.
Consulte tambin Focus SheetTM.
Determinar el alcance de su proyecto

Antes de comenzar a escribir cualquier documento, primero debe determinar el alcance de su
proyecto. Determinar el alcance significa definir la amplitud de su tema y con qu profundidad lo
tratar. Si determina el alcance del tema en forma adecuada, evitar que usted y su audiencia
empleen innecesariamente una gran cantidad de tiempo y trabajo.
Alcance amplio versus limitado
Al considerar el alcance de cualquier proyecto, puede examinar el tema ya sea en forma amplia o
limitada. Por ejemplo, un informe con un alcance amplio sobre las debilidades de la funcin de
mercadeo de su empresa podra incluir:
Cmo el mercadeo contribuye a las metas corporativas
Desarrollo histrico del departamento de mercadeo de la empresa
Recursos humanos de mercadeo
reas de problemas especficos de desempeo
Posibles soluciones
Una versin de alcance limitado de este tema se concentrara slo en una o dos reas y podra
incluir:
Dos reas de desempeo deficiente: apoyo a los comerciantes y promociones
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Soluciones sugeridas
Como escritor, debe determinar la amplitud o limitacin del alcance de su documento, dado su
propsito y su audiencia. En el caso del informe de mercadeo recin descrito, podra adoptar un
enfoque muy amplio si su propsito es proporcionar informacin a un grupo de trabajo asignado
para estudiar el departamento y las posibles soluciones. Esa audiencia deseara obtener la mayor
cantidad posible de informacin sobre el departamento.
Por otro lado, es probable que aplique la alternativa de alcance limitado si est informando a la
administracin superior sobre las conclusiones reales del grupo de trabajo. En este caso, su
audiencia estara ms interesada en los detalles especficos de los problemas que ha identificado
y las soluciones que recomienda.
Usar estrategias de inicio

Para muchos gerentes, una de las partes ms difciles del proceso de redaccin simplemente es
comenzar. Despus de determinar el alcance del proyecto, comience por identificar los temas que
desea tratar en el documento. Existen varias estrategias para lograr esta tarea.
Formular preguntas
Una forma de comenzar es escribir las preguntas que podran tener sus lectores sobre su tema.
Este mtodo le permite asegurarse de que su documento le informe a los lectores sobre lo que
necesitan saber. Adems, le permite anticiparse a las respuestas de los lectores a su documento.
Por ejemplo, Gabriela tiene que escribir un memorando sobre la introduccin de una reunin
semanal interdepartamental de los empleados que colaboran en el lanzamiento de un nuevo
producto. Al tratar de anticiparse a las inquietudes de sus lectores, genera las siguientes
preguntas:
Por qu tendremos estas nuevas reuniones?
Qu habr en la agenda?
Qu debo preparar para las reuniones?
Al transformar estas preguntas en expresiones afirmativas, Gabriela puede crear la lista de puntos
que necesita tratar en su memorando. Por ejemplo: "Para la primera reunin, vengan preparados
con los planes de trabajo de su unidad".
Al usar este mtodo, considere su conocimiento de los intereses e inquietudes de la audiencia. Si
no est familiarizado con su audiencia, obtenga la ayuda de alguien que si lo est para aumentar
su lista de preguntas anticipadas.
El esquema tradicional
Otra estrategia para comenzar la redaccin es usar un esquema tradicional. Este mtodo parece
funcionar mejor para los que pueden concebir una estructura lgica para un documento antes de
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escribirlo. Es especialmente til si no tiene experiencia en escribir y necesita tratar un tema

complejo.
Un esquema tradicional usa letras y nmeros romanos y arbigos para indicar los niveles de
informacin.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Nmero romano en maysculas, punto

I.
Letra mayscula, punto
A.
Nmero arbigo, punto
1.
Letra minscula, punto
a.
Nmero arbigo, entre parntesis
(1)
Letra minscula, entre parntesis
(a)
Nmero romano en minsculas, entre parntesis
(i)
Para la mayora de los documentos comerciales, tres niveles de encabezados (Nmeros romanos,
letras maysculas y nmeros arbigos) deberan ser suficientes.
Una vez que tenga un esquema, pregntese:
Estn indicados aqu todos los temas que necesito tratar?
Estn dispuestos en una secuencia lgica?
Estn claras la parte inicial, parte central y parte final?
Una vez que se encuentre satisfecho con la lgica y el flujo de su esquema, comience a
desarrollar cada lnea para crear su documento.
El esquema de lluvia de ideas
El esquema de lluvia de ideas es una tcnica de formato libre para anotar ideas en tanto se le
vienen a la mente. La libre asociacin estimulada por el esquema de lluvia de ideas le permite
impulsar la creatividad. Es un mtodo especialmente til al escribir con un grupo, puesto que
capta las ideas de todos al inicio del proceso. Para crear un esquema de lluvia de ideas:
Dibuje un crculo en el centro de una hoja de papel.
Escriba su propsito dentro del crculo. Recuerde, su propsito es el motivo por el cual est
escribiendo el documento. Mantenga la simpleza: comience con la palabra "para" e incluya
un verbo de accin como persuadir".
Mientras piensa en ideas relacionadas con su tema, trace lneas desde el crculo, como los
rayos de una rueda, y escriba cada idea en una lnea.
Si una idea inspira otras ideas relacionadas con sta, trace ms lneas desde esa lnea y
escriba sus ideas en ellas.
Si se le ocurre una idea que es completamente diferente a las ideas que ha escrito hasta
ahora, trace una nueva lnea desde el crculo central.
Contine generando ideas, trazando lneas desde el crculo central y desde otras lneas.
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Preocpese de definir las categoras de la idea principal que salen del crculo central. Una vez que
las haya organizado, esas ideas son los temas que necesitar tratar en su redaccin.
Escritura libre
Cuando se siente bloqueado para escribir, lo que tambin se conoce como "sndrome de pantalla
en blanco", a menudo la escritura libre es la mejor solucin. Al igual que el esquema de lluvia de
ideas, la escritura libre permite que su imaginacin divague, facilitando as la expresin de grandes
ideas, ya sea sobre el papel o la pantalla. La norma ms importante que se debe recordar sobre la
escritura libre es que no hay normas. Para usar el mtodo de escritura libre:
Coloque el lpiz sobre el papel o los dedos sobre el teclado y deje que su mente divague.
Anote todo lo que se le venga a la mente, aun cuando no tenga ninguna relacin con el
tema de su redaccin.
Escriba libremente por lo menos durante 10 minutos para dejar que las ideas fluyan.
Cuando quede estancado, escrbalo tambin. No se detenga.
No edite su trabajo. Si est trabajando con su computadora, oscurecer la pantalla podra
ser til para evitar que edite prematuramente.
Cuando haya terminado la escritura libre, lea lo que anot, destacando los puntos e ideas
importantes. Luego organice esos puntos en categoras lgicas, exactamente como lo hara en un
esquema tradicional o de lluvia de ideas o su contrapartida de lluvia de ideas.
Consulte tambin el Artculo en lnea: "Ayn Rand: acerca de la escritura."
Organizar el material segn el propsito

Lo que escriba se debe organizar en forma lgica; de lo contrario, no cumplir con el propsito
previsto. Al seleccionar el mtodo de organizacin ms adecuado, puede hacer que su mensaje
resulte ms claro para el lector.
Para comenzar, considere las necesidades y preferencias de su audiencia. Seleccione un mtodo
de organizacin formulando y respondiendo preguntas como las siguientes:
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Cul es mi conclusin?
Mi lector probablemente responder en forma receptiva o reacia?
Qu podra necesitar saber mi lector de inmediato?
Mtodo de orden de importancia
Los lectores con frecuencia utilizan un enfoque de "conclusin al principio" (BLOT) para muchos
documentos internos. Al colocar la informacin ms crtica al principio de un documento, permite
que los lectores ocupados vean con rapidez su mensaje ms importante.
Consulte tambin Consejos para utilizar el mtodo de orden de importancia.
Mtodo cronolgico
El mtodo cronolgico de desarrollo describe un tema indicando eventos en el orden en que
ocurrieron. Es til para el contenido que incluye informacin, como la historia del desarrollo de un
producto.
Cuando utilice este mtodo:
Atngase a los hechos principales y trascendentales.
Use un diseo visual para destacar una informacin importante, como su mensaje clave,
que podra perderse en este mtodo de desarrollo.
Evite comenzar cada oracin con una fecha si hay ms de cinco fechas.
Mtodos de proceso y procedimiento
Los mtodos de proceso y procedimiento son tiles tanto para las instrucciones como para los
manuales de usuario.
Un proceso describe, en trminos generales, quin hace qu y qu sucede (o suceder) en
etapas. Puesto que estas etapas ocurren independientemente del lector, use la tercera persona
para describirlas. Por ejemplo: "Una factura primero se enva al departamento que incurri en el
gasto, para su aprobacin, luego se enva a contabilidad para su pago".
Un procedimiento proporciona acciones que el lector efectivamente puede seguir , en el orden
necesario para cumplir la meta. Puesto que un procedimiento es un conjunto de pasos ordenado,
presntelo en la misma forma que lo hara para una receta o para las instrucciones de instalacin
de software. Use la segunda persona para describir los pasos y comience cada paso con un verbo
de accin. Por ejemplo, "Timbre la fecha en la factura", o "Desprenda la copia rosada para los
registros de su departamento".
Al usar cualquiera de estos mtodos:
Coloque los procedimientos formales en una tabla y numere cada paso.
Presente las etapas o los pasos en un proceso o procedimiento en el orden preciso en que
se producen.
Mtodo de disposicin espacial
Este mtodo de disposicin espacial es til para los informes de viajes, descripciones de
maquinaria e informes de investigacin de ventas. Considrelo como un mapa de dos o tres
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dimensiones que permite que sus lectores comprendan su mensaje llevndolos en un viaje a
travs de su tema.
Por ejemplo, para explicar el plan territorial de ventas de una empresa de EE.UU., primero podra
describir las oportunidades en Los Angeles, luego los nuevos clientes de Newark, y finalmente, las
perspectivas del gobierno en Washington, D.C.
Cree un orden coherente y concreto que sea fcil de seguir, como de izquierda a derecha,
de arriba hacia abajo, o del exterior hacia el interior.
Use el detalle para crear una imagen visual para sus lectores mientras los traslada de un
espacio a otro.
Haga un esfuerzo consciente por atraer a sus lectores variando las oraciones y
reemplazando las frases excesivamente usadas por otras nuevas.
Mtodo de comparacin y contraste
El mtodo de comparacin y contraste demuestra de qu manera los conceptos son similares o
diferentes. Funciona bien para los estudios de factibilidad, resultados de investigaciones e
informes de planeacin. Es especialmente eficaz cuando necesita evaluar las ventajas y
desventajas de dos posibilidades.
Por ejemplo, para dar una recomendacin de la ubicacin de una nueva oficina en el centro
despus de estudiar dos posibilidades, podra presentar sus conclusiones en esta secuencia:
Ventajas: Lugar A y Lugar B
Desventajas: Lugar A y Lugar B
Consulte tambin Consejos para utilizar el mtodo de comparacin y contraste.
Mtodo de especfico a general o de general a especfico
El mtodo de especfico a general o de general a especfico es til para las rdenes de trabajo,
materiales de capacitacin y cartas de servicio al cliente. La pregunta clave que se debe plantear
al adoptar cualquiera de estos enfoques es: "Cunto ya sabe mi lector?" Una vez que haya
respondido la pregunta, comience su documento con informacin que sea familiar para el lector.
Por ejemplo, al anunciar una exigencia de que todos los directores de departamento revisen sus
presupuestos mensuales, use un mtodo de especfico a general para desarrollar el memorando
que enviar al departamento de contabilidad. Dado que el equipo de contabilidad origin la
exigencia, estructure su comunicacin primero reformulando los detalles de las revisiones que
solicitaron y luego aborde el efecto de las revisiones a nivel de la empresa en forma ms amplia.
Para todos los dems departamentos, redacte memorandos individuales desde una descripcin de
nivel superior de la exigencia hasta los cambios especficos que cada grupo debe implementar
para proporcionar un presupuesto revisado. Asegrese de explicar los trminos clave que puedan
resultar poco familiares durante el proceso.
Determine cunto ya sabe su lector sobre el tema.
Comience su documento con informacin que sea familiar para el lector.
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Cambie de especfico a general para los lectores familiarizados con su tema.

Cambie de general a especfico para los lectores no familiarizados con su tema.
Destaque su mensaje clave cada vez que sea posible.
Mtodo analtico
Para usar el mtodo analtico, comience por formular una hiptesis y luego pruebe rigurosamente
su validez a travs de un proceso interrogativo. Este mtodo es til para los informes tcnicos,
informes anuales y los anlisis financieros.
Asegrese de incluir cada aspecto de su hiptesis para evitar verse desacreditado, o pero
an, tomar una mala decisin de negocios.
Analice los datos para verificar si hay similitudes, diferencias, vnculos lgicos,
repercusiones y acciones sugeridas.
Simplifique el lenguaje tcnico para el lector no tcnico, en especial al escribir un informe
de la empresa destinado al pblico general.
Consulte tambin Gua para la organizacin de documentos.
Redactar el primer borrador

Al sentarse a escribir su primer borrador, recuerde: Es ms importante escribir que lograr que
cada detalle est correcto. El primer borrador puede ser poco riguroso en estructura, ortografa,
gramtica y puntuacin. Es slo para usted.
Escribirlo en forma de borrador tiene dos beneficios. Primero, permite que se concentre en las
ideas clave que necesitar incluir en este documento. Segundo, puesto que usted slo habr
invertido poco esfuerzo en un borrador poco riguroso, es probable que se sienta ms cmodo si
cambia el orden de su material, o incluso si lo descarta totalmente.
Comience por donde se sienta ms cmodo
No hay ninguna norma que diga que debe comenzar exactamente por el principio. Mantenga su
esquema o plan frente a usted y utilcelo para decidir dnde le acomoda ms empezar a escribir.
Los escritores con ms experiencia guardan el material introductorio para el final; con frecuencia
es ms fcil redactar un prrafo inicial atractivo una vez que sabe cules son sus conclusiones.
Seleccione un ttulo, por ejemplo, y escriba un prrafo para ste. Cuando haya terminado con eso,
seleccione el prximo punto con el cual se sienta cmodo y as sucesivamente. Detngase de vez
en cuando para comparar su borrador con su plan.
Escriba en "categoras"
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La tarea de escribir una carta importante puede parecer desalentadora si no cuenta con un mtodo
para dividirla en partes manejables. Su redaccin seguramente mejorar si la considera como una
serie de tareas ms pequeas.
Las categoras que aparecen con frecuencia en las cartas comerciales, memorandos y correos
electrnicos incluyen:
Anuncio de un cambio
Informacin bsica
Plan de implementacin
Plazo
Explicacin de un proceso
Resultados
Conclusiones
Recomendaciones
Observaciones
Acciones propuestas
Solicitudes de accin
Evaluacin
Las partes estndar de un propuesta formal incluyen:
Pgina de ttulo
Tabla de contenido
Resumen ejecutivo
Introduccin
Declaracin de las necesidades del cliente
Procedimientos propuestos (o plan tcnico)
Beneficios del plan
Impacto del plan
Plan de implementacin
Calificaciones
Anlisis de costos (o su inversin)
Declaracin de acuerdo
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Apndice
Consideraciones especiales para un documento tcnico
Al redactar un documento tcnico para una audiencia no tcnica, dedique un tiempo adicional al
anlisis de sta. Asegrese de que pueda responder con exactitud la pregunta, "Cunto ya
comprende la audiencia sobre este tema?"
Un mtodo que ha resultado til para muchos escritores es utilizar dos columnas. En una
columna, escriba la informacin para un lector tcnico. En la otra, simplifique y condense la
informacin para el lector no tcnico.
Estructurar los prrafos

Los prrafos son los elementos fundamentales de cualquier documento. Introducen los temas a
los lectores y, en algunos casos, seales de que se ha iniciado otro paso en un argumento. En
ese sentido, los prrafos guan al lector y tambin a usted, como escritor, le permiten mantener
las ideas claras y concisas.
Lmite la cantidad de temas en cada prrafo
El control de los temas en todos los prrafos es fundamental para dar a sus lectores una
sensacin de coherencia y simplicidad. Por lo general, un prrafo tendr de tres a doce oraciones.
Cada una de estas oraciones tendr un tema.
Asegrese de mantener la cantidad de temas usada en un prrafo en un mnimo. Emplear ms de
tres o cuatro temas en un prrafo promedio probablemente confundir al lector. No obstante,
recuerde que si bien limitar la cantidad de temas es una buena idea, estructurar todos los temas
dentro de un prrafo exactamente de la misma manera puede hacer que su escritura parezca
demasiado simple e incluso en algunos casos, condescendiente.
Crear transiciones fluidas
Al construir los prrafos, considere cmo cada uno se ajusta al documento en general. Las
transiciones fluidas entre los prrafos y las oraciones dentro de los prrafos pueden permitir a los
lectores percibir la relacin entre las ideas y el desarrollo de un argumento.
Considere la siguiente oracin de transicin (en cursiva):
"Los proponentes de ampliar el nmero de asientos en un restaurante no han proporcionado
ninguna estimacin de los costos de construccin, de operacin, ni impuestos. Sin esas
estimaciones, cualquier intento por evaluar la propuesta de stos ser una prdida de
tiempo.
Aun cuando los costos de construccin fueran razonables y manejables para la operacin,
seguiramos enfrentando un alto nivel de incertidumbre con respecto a los ingresos. Nadie
sabe cmo la duplicacin del nmero de asientos afectar los ingresos anuales. Es
razonable suponer que los ingresos se duplicarn, o un 75% de aumento es una cifra ms
probable?"
Estos prrafos de ejemplo incluyen dos temas muy diferentes: el costo de ampliar un restaurante
existente y cmo podran aumentar los ingresos si se realiza tal ampliacin. La afirmacin de
transicin proporciona a los lectores un paso fluido entre los costos de construccin y los temas
de ingresos.
Entre las oraciones, las palabras o frases pueden efectuar el mismo tipo de conexin que la frase
anterior. Considere el siguiente ejemplo de una transicin (en cursiva):
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"Nuestros gerentes de inventario han controlado estrictamente las existencias o los

productos terminados. En consecuencia, las necesidades de capital de trabajo han
disminuido en un 8%".
En este caso, el trmino, en consecuencia, establece una relacin causal entre las dos
oraciones. Entre otras transiciones tiles, se incluyen: como resultado, adems, asimismo, entre
tanto, por ejemplo, finalmente, por otro lado, por otra parte, y sin embargo.
Editar el contenido
Al escribir su primer borrador, su meta es asegurarse de que ha expuesto todas sus ideas clave
de manera lgica. Una vez finalizado ese borrador, su siguiente tarea es editar su contenido. La
primera etapa de edicin es finalizar la estructura, la lgica y el mensaje de su documento.
Concntrese en su mensaje.
Los escritores pierden la concentracin porque no tienen claro lo que desean decir. Si un escritor
es poco claro, cmo se puede esperar que los lectores comprendan? Otro error comn que
cometen muchos escritores es concentrarse en sus propias agendas y descuidar las necesidades
de los lectores.
Para evitar estos problemas comunes, revise su primer borrador y pregntese:
Establec claramente mi mensaje clave?
Inclu toda la informacin que mis lectores necesitarn para comprender lo que deben
hacer?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es no, revise lo que ya ha identificado como su
propsito, audiencia y conclusin. Edite su documento para abordar las necesidades de su
audiencia y para establecer claramente su mensaje clave.
Revise si est claro
Al leer el primer borrador, considere si su propsito es fcil de encontrar y comprender. Adems,
revise la precisin y el alcance del contenido.
Al editar para obtener claridad, formlese estas preguntas:
Mi informacin es precisa?
Mi informacin es completa?
Indiqu las solicitudes de accin y los plazos de manera que resulten evidentes para el
lector?
Destaqu los pasos siguientes?
Establezca una secuencia estratgica para su mensaje clave.
Otro elemento que debe observar en su borrador es la ubicacin del mensaje clave. Qu es lo
que usted desea que su lector recuerde? En muchos casos, necesita ubicar esta informacin al
principio de su documento. Cuando el mensaje clave est oculto, es probable que su lector slo le
d un vistazo.
Si ha determinado que es probable que lector se muestre poco receptivo a sus ideas, ubique el
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mensaje clave en una posicin estratgica: en un lugar donde sin duda lo lean y tomen en cuenta.
Quizs descubra que tiene ms sentido crear un contexto para el mensaje clave antes de
presentarlo.
Responda a la pregunta de sus lectores: "Por qu?"
Su documento no slo debe exponer el mensaje clave, sino tambin debe explicar al lector por
qu es importante. Por ejemplo, si su mensaje clave es que necesita ms tiempo para finalizar el
trabajo en un proyecto, no se detenga simplemente una vez que haya explicado su necesidad.
Responda la pregunta "Por qu?" mediante las siguientes afirmaciones:
Qu suceder si no obtiene el tiempo adicional
A quin afectar su extensin
Cmo afectar una extensin a otros proyectos en que est trabajando
Cmo su lector o lectores se vern afectados
Al escribir su documento, asegrese de incluir una afirmacin clara del impacto de su mensaje
clave en trminos adecuados para su audiencia. Por ejemplo, en lugar de simplemente afirmar:
"La Opcin A es mejor que la Opcin B", escriba: "La Opcin A es mejor que la Opcin B porque
nos permitir ahorrar un 30% de nuestros costos generales anuales".
Corregir el estilo
Una vez que est convencido de que tiene toda la materia prima para un mensaje eficaz y
orientado hacia la accin, concntrese en perfeccionar y energizar su documento de entrega.
Disear para causar un impacto visual
La redaccin clara, precisa y coherente por s sola no es suficiente. Es necesario que un lector
pueda mirar su documento y encontrar las ideas clave sin buscar a travs de una redaccin muy
complicada. Cuando un documento es fcil de leer y los puntos clave emergen, tiene impacto
visual.
Tmese el tiempo para crear una estructura visual que atraiga a su audiencia. Usar mejoras
visuales puede hacer que un mensaje se destaque entre los cientos de mensajes que un lector
recibe con regularidad. Pero sea cuidadoso al usar el correo electrnico o cualquier otro
documento electrnico, puesto que es posible que su lector no tenga las capacidades o
programas de formato necesarios para abrir el documento en el formato en que lo cre, o incluso
ni siquiera abrirlo.
Los siguientes son ejemplos de mejoras visuales:
Encabezados que destaquen los puntos ms importantes
Oraciones que no tengan ms de 20 palabras de extensin
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Prrafos cortos y grupos de oraciones de 5 a 6 lneas como mximo

Espacio en blanco suficiente
Tipos de letra negrita y cursiva que destaquen la informacin importante
Vietas o nmeros para las listas, incluso dentro de las oraciones
Tablas para organizar la informacin en grupos
Ajuste su tono a la audiencia
El tono que utiliza al escribir afectar la forma en que el lector recibe lo que usted tiene que decir.
Por ejemplo, un tono informal puede ser adecuado para un colega que conoce bien, pero no lo es
para un cliente o supervisor.
El tipo de lenguaje que use en su mensaje tambin afectar la comprensin de sus lectores.
Muchos escritores utilizan lenguaje confuso o anticuado porque piensan que los hace sonar ms
inteligentes. Por el mismo motivo, muchos escritores seleccionan la palabra o la frase ms larga y
complicada en lugar de la ms corta y simple.
No hay nada malo en desear parecer inteligente. Pero la claridad y la simplicidad, no el lenguaje
rimbombante, cumplirn mejor con su objetivo. Por ejemplo, en lugar de escribir:
"Convocaremos a una reunin de planeacin anticipada, de breve duracin, para consolidar
el trabajo asignado al comit de Nora antes de que prosigan."
Escriba:
"Nos reuniremos brevemente para consolidar el trabajo del comit de Nora antes de que el
grupo contine".
Verifique que sea conciso.
As como su tono debe ser directo, la estructura de las oraciones y prrafos debe ser concisa.
Al verificar si es conciso, formlese estas preguntas:
Limit mis prrafos a 6 lneas?
Concentr mis prrafos en slo un pensamiento?
Limit mis oraciones entre 15 y 20 palabras?
Elimin todas las palabras innecesarias posibles?
Consulte tambin el Artculo en lnea: "Cinco maneras rpidas de sintetizar su redaccin".
Utilice la voz activa
Considere la siguiente oracin: "La voz pasiva es utilizada por demasiados escritores". Qu
sucede con sta? Est escrita en la voz pasiva. Una oracin con mayor impacto dira:
"Demasiados escritores utilizan la voz pasiva".
La diferencia esencial entre las oraciones activas y pasivas consiste en que las activas incluyen
un participante que realiza algo. Por lo general, puede detectar una oracin pasiva al identificar su
verbo: las oraciones pasivas siempre contienen alguna forma del verbo "ser" ms otro verbo. Por
ejemplo, "La reunin es realizada en la sala de conferencias grande".
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Edite para obtener precisin.

Un documento exacto emplea gramtica, puntuacin y ortografa correctas. Evite depender
exclusivamente de la funcin de correccin de ortografa de su computadora, puesto que no
detectar los errores como usar hay en lugar de ah o afecto en lugar de efecto. Solicite a un
colega que tenga buena redaccin que revise los documentos importantes.
Redactar correo electrnico

Es fcil enviar un correo electrnico que a veces parece no haber sido redactado en absoluto. Pero
el correo electrnico es una forma de correspondencia que requiere el mismo tipo de atencin que
las cartas comerciales, los memorandos y los informes que se reciben.
Problemas comunes
En una cantidad creciente de empresas, el correo electrnico se ha convertido en el mtodo
predominante de comunicacin porque es rpido, fcil y poco costoso. Desafortunadamente, la
rapidez y facilidad del correo electrnico tambin ha creado algunos problemas para los
redactores comerciales y sus empresas, como:
Los empleados envan y reciben mensajes innecesarios que hacen perder el tiempo.
Muchos correos electrnicos se escriben en forma deficiente y precipitada.
Los escritores a veces envan mensajes que son emocionales o inadecuados para un
entorno de negocios.
En ocasiones, los mensajes se dirigen incorrectamente o se envan a destinatarios no
previstos, a veces, con consecuencias negativas.
A menudo, los correos electrnicos se leen en forma tan rpida que los destinatarios pasan
por alto detalles importantes.
Con frecuencia, se pueden evitar estos problemas aplicando el sentido comn y algunos slidos
principios de redaccin.
Comience por la lnea de asunto
La lnea de asunto es el encabezado de su mensaje, el atractivo que hace que su lector se
interese e involucre. Tmese el tiempo para escribir una lnea de asunto que:
Contenga el mensaje clave (por ejemplo, "Reunin de ventas reprogramada para el viernes a
las 3 p.m.")
Incluya la accin o respuesta deseada (por ejemplo, "Comentarios requeridos hasta las 4
p.m. de hoy")
Sea especfica pero no demasiada extensa (por ejemplo, "Almuerzo maana?")
Permita a su lector archivar y recuperar el mensaje fcilmente (por ejemplo, "Informe global
de la empresa de Juan")
Si la lnea de asunto es demasiado general o vaga, el lector podra pasarlo por alto. Si la lnea de
asunto est en blanco, el lector podra eliminarlo. Recuerde: La gente ocupada con frecuencia
recibe entre 50 a 100 mensajes de correo electrnico al da. Para asegurarse de que el suyo se
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abra y lea, debe destacarse.

Aborde un tema por correo electrnico
Trate cada correo electrnico como un paquete de informacin coherente: para plantear una
pregunta, comunicar su opinin, informar noticias, etc. Para lograr la coherencia, limite cada
correo electrnico a slo un mensaje. Este enfoque tiene dos ventajas principales:
Los destinatarios pueden asimilar y responder un solo mensaje con mayor facilidad.
Permite al destinatario reenviar el mensaje a otra parte sin arrastrar otros mensajes, lo que
podra ser muy inadecuado para esa audiencia.
Deje en claro el propsito del mensaje
Comunique su propsito al lector de inmediato, en la lnea de asunto y al inicio del mensaje.
Informe a su lector si es un llamado a la accin, una solicitud de informacin, una transmisin de
informacin o una recomendacin.
Sea conciso y utilice archivos adjuntos
Los mensajes de correo electrnico largos requieren mucho desplazamiento molesto a travs de
la pantalla por parte del destinatario. De modo que escriba mensajes cortos. Cuando tenga que
enviar un mensaje extenso, envelo como un archivo adjunto en lugar de texto de correo
electrnico. Use el mensaje de correo electrnico para informar al lector de qu se trata el archivo
adjunto y lo que debe hacer el lector con l.
Recuerde su audiencia
Al escribir a sus colegas y amigos, puede ser todo lo informal que desee. Al escribir a un superior
o a un cliente, procure que su correo electrnico luzca como un breve memorando profesional.
Adapte su tono y lenguaje al lector.
Mantenga su formato simple
En el entorno del correo electrnico, no puede controlar cmo aparecer un mensaje en la pantalla
del destinatario, de modo que no espere que un formato extravagante se mantenga despus de la
transferencia. Para los encabezados o nfasis, use maysculas en todas las letras (sin embargo,
no enve todo el mensaje en maysculas, puesto que se considera como gritar). Use espacio en
blanco para que el lector pueda comprender el mensaje con rapidez, demasiado texto junto se
hace difcil de leer.
Revise la poltica de correo electrnico de su empresa.
A pesar de su conveniencia para los negocios, el correo electrnico podra dejar a una empresa
vulnerable a acciones legales por acoso y difamacin. Como resultado, muchas empresas tienen
una poltica que claramente resume cmo se debe usar el correo electrnico en el trabajo.
Averige si su empresa tiene esa poltica, de modo de estar seguro de cumplir con ella.
Sepa cundo no enviar un correo electrnico
El correo electrnico puede ser la forma de comunicacin preferida en muchas organizaciones
actuales, pero no siempre es el mtodo ms eficaz o adecuado. Adems de cumplir con las
polticas de correo electrnico de su empresa, considere las siguientes sugerencias:
Evite enviar mensajes privados a travs del correo electrnico. Llame o renase con alguien
para tratar asuntos personales o confidenciales.
Organice una reunin personal cuando los mensajes de correo electrnico parecen no estar
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funcionando con eficacia. Si mantiene el intercambio de mensajes sin llegar a una solucin,
ya sea durante un perodo de horas o varias semanas, tome el telfono y acuerde una
reunin. Una pauta general es limitar los intercambios de correo electrnico a no ms de
cuatro.
Elimine los correos masivos; no los reenve.
Tenga especial cuidado al expresar emociones en un correo electrnico. El humor puede no
comprenderse, la crtica podra malinterpretarse y los sentimientos de rabia se pueden exaltar an
ms. Si no est seguro si se comprender su intencin, reconsidere enviar el mensaje. Una
reunin personal o una llamada telefnica podra ser una mejor opcin.
Pasos para la planeacin de su tarea de redaccin

1. Aclare su propsito al escribir.
Piense cuidadosamente en la respuesta que deseara recibir de sus lectores. Cul es su
propsito al escribir? Quizs desee:
Explicar
Informar
Influir
Entregar
Solicitar
Considere aclarar an ms su propsito al combinar uno de los verbos de accin anteriores
con informacin detallada.
2. Analice a su audiencia.
Hgase las siguientes preguntas sobre su audiencia:
Respondern mis lectores en forma receptiva, indiferente o intolerante a mi
propuesta?
Qu saben mis lectores acerca del tema?
Cunta informacin tcnica comprenden mis lectores?
Cul es el estilo de mis lectores y cmo puedo ajustarme a l?
Cul es el aporte para mis lectores?
3. Asle y perfeccione su conclusin.
La conclusin es el mensaje clave que usted desea que sus lectores recuerden. Mientras
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ms pronto pueda expresar su mensaje clave en una o dos oraciones, ms fcil le resultar
escribir el documento. Si descubre que tiene dos mensajes clave que no estn
relacionados, escriba dos documentos. Concntrese en un tema por documento para
obtener resultados ptimos de su lector.
4. Planee su estrategia para escribir.
Mientras piensa en su estrategia, hgase las siguientes preguntas:
Soy la persona adecuada para comunicar esta informacin?
Tengo que incluir una carta explicativa junto al documento?
Qu mtodo de transmisin debera usar? Correo electrnico? Courier?
Es muy pronto o demasiado tarde para enviar el mensaje?
Pasos para editar el contenido

1. Asegrese de que su mensaje est enfocado en la audiencia.
Uno de los errores ms comunes es enfocarse en su propia agenda y no abordar las
necesidades de los lectores. Revise cuidadosamente los documentos para asegurarse de
que los mensajes tomen en cuenta las necesidades del lector.
2. Revise si est claro.
Haga que su propsito sea fcil de descubrir y comprender, en especial las acciones o
plazos que el lector debe cumplir. Asegrese tambin de que su redaccin sea precisa y
que el alcance del contenido abordado sea manejable.
3. Establezca una secuencia estratgica para su mensaje.
Para lectores receptivos, coloque la conclusin o mensaje clave en la parte superior del
documento. Si cree que el lector puede mostrarse poco receptivo a sus ideas, ubique el
mensaje clave en una posicin estratgica: en un lugar donde sin duda lo lean y lo tomen
en cuenta. Quizs descubra que tiene ms sentido crear un contexto para el mensaje clave
antes de presentarlo.
4. Asegrese de contestar los "por qu?" No ignore esta pregunta, ya que es clave para su
credibilidad. Asegrese de que su documento explique exactamente por qu el mensaje
clave es importante en trminos que el lector pueda entender.
Pasos para corregir el estilo

1. Utilice un diseo que cause un impacto visual.
Tmese el tiempo para crear una estructura visual que atraiga a los lectores. Lograr un
impacto visual adecuado puede permitir que un mensaje se destaque entre los cientos de
mensajes que un lector recibe con regularidad.
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Ayude a sus lectores a procesar el documento empleando encabezados, columnas, tablas,

fuente en negrita y cursiva, listas con vietas y numeradas y bastante espacio libre.
2. Ajuste su tono a la audiencia.
El tono que utiliza al escribir afectar la forma en que el lector recibe lo que usted tiene que
decir. Un tono informal puede ser adecuado para un colega que conoce bien, pero no lo es
para un cliente o supervisor.
Adems, el tipo de lenguaje que use para su mensaje afectar la forma en que lo entienden
sus lectores. Escoja palabras que aclaren el mensaje y no que lo compliquen.
3. Verifique que sea conciso. Escriba un mensaje breve pero completo.
4. Utilice la voz activa.
Siempre que pueda, use la voz activa para crear afirmaciones enrgicas que generen
acciones. La diferencia esencial entre las oraciones activas y pasivas consiste en que las
activas incluyen un "participante" que realiza activamente algo. Por ejemplo, en lugar de
escribir: "El software fue diseado por el ingeniero en jefe", escriba: "El ingeniero en jefe
dise el software".
5. Edite para lograr mayor precisin. Revise cuidadosamente para asegurarse de no cometer
errores de gramtica, puntuacin u ortografa.
Consejos para utilizar el mtodo de orden de importancia
Cuando escriba para dos lectores o ms, tenga en cuenta la reaccin probable del lector ms
importante, generalmente el encargado de tomar las decisiones. Organice el documento de
acuerdo a esto.
Para los lectores receptivos, ubique su mensaje al principio.
Para lectores poco receptivos o resistentes, deber proporcionar ms contexto y
antecedentes antes de plantear su mensaje clave. Utilice el principio del documento para
convencer al lector de que su recomendacin es buena.
Consejos para utilizar el mtodo de comparacin y contraste
Cuando compare dos temas, mencione primero el ms familiar.

Use grficos o tablas para comparar informacin tcnica.
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Evite mezclar declaraciones sobre ventajas y desventajas en la misma seccin.

Sea coherente en las comparaciones al usar frases clave como: "por una parte" y "por otra
parte"; "el primero" y "el ltimo"; y "al igual que" y "al contrario de".
Consejos para escribir un mensaje de correo electrnico
Ponga el mensaje clave en la lnea de asunto para asegurarse de que el lector no lo elimine.
Escriba un mensaje corto. Intente incluir toda la informacin importante en la primera pantalla.
Aborde slo un tema por mensaje.
Edite y revise la ortografa del mensaje antes de enviarlo.
Nunca enve un mensaje cuando est enojado. Una buena prueba es preguntarse si le dira
personalmente lo que est pensando. Si la respuesta es no, evite hacerlo por va electrnica.
Cuando reenve un mensaje, revise la lnea de asunto original. Entender el tema el lector
nuevo? Si no es as, modifique lo que sea necesario.
Incluya un conclusin. Para lectores externos, use algo simple como "Atentamente" o
"Saludos". Para mensajes internos, siga las pautas de su organizacin.
Escriba la direccin del remitente slo antes de hacer clic en "Enviar". Esto reduce la
posibilidad de enviar mensajes inconclusos o a la persona equivocada.
Enve mensajes de correo electrnico solamente a las personas que necesitan recibirlos.
Consejos para redactar un memorando comercial
Aborde slo un tema por memorando.

Escriba una lnea de asunto especfica.
Use ttulos claros y especficos para destacar los plazos y las solicitudes de accin.
Agrupe las ideas relacionadas en categoras.
Disee su memorando de manera que cause un impacto visual.
Use la voz activa siempre que sea posible.
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Si conoce a sus lectores, el tono debera ser ms amigable y menos formal que el de una
carta comercial.
Consejos para redactar una carta comercial
Comience con una nota personal.

Capte la atencin de sus lectores en la primera oracin con su mensaje clave.
Escriba oraciones de alrededor de 20 palabras.
Use espacios en blanco para facilitar la bsqueda. Mantenga la longitud de los prrafos en 5
6 lneas aproximadamente.
Prefiera el uso de la voz activa en lugar de la voz pasiva.
Adopte un tono positivo. Por ejemplo, use palabras como inversin en lugar de pagos o
costos.
D formato a su carta para que cause un impacto visual.
Antes del final, resuma los puntos principales o sugiera los prximos pasos para sus lectores.
No mencione los documentos adjuntos en su oracin inicial. Si enva documentos adjuntos
con su carta, mencinelos despus, en el cuerpo del mensaje.
Evite usar un estilo demasiado formal.
Si es apropiado, incluya una breve nota amistosa o un toque personal en la despedida.
Consejos para redactar una propuesta
Antes de comenzar, solicite una reunin para planear la propuesta con el destinatario, a fin de
conocer mejor las necesidades de la empresa
Enfoque su propuesta en el cliente. Indique a sus lectores de qu manera el producto o
servicio cumplir sus necesidades. No mencione todas las caractersticas de su producto o
servicio, ms bien haga coincidir las necesidades del cliente con los beneficios de su
producto y el impacto que tendr en las actividades del cliente.
Responda los "Por qu?".
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Sea especfico: mientras ms concreta es la informacin, ms real y factible parece su

solucin.
Disee su propuesta de manera que cause un impacto visual.
Prctica
La prctica es una actividad en lnea basada en escenario que le da la oportunidad de participar en
un escenario interactivo, donde asume la funcin de un gerente, toma decisiones y recibe
retroalimentacin inmediata sobre sus alternativas. Para obtener ms informacin, visite esta
actividad en lnea.
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Autoevaluacin
Para cul de los siguientes temas sera ms adecuado un informe de amplio alcance?
Informar a un grupo de trabajo recin constituido sobre los problemas de precios que enfrenta
su empresa.
En este caso, su objetivo es que los lectores estn informados sobre los problemas.
Probablemente la audiencia desee saber lo ms posible sobre el tema, ya que el grupo de
trabajo revisar el problema en detalle. Como escritor, debe determinar la amplitud del alcance
de su documento segn el objetivo y la audiencia; en este caso, un alcance amplio dar a los
lectores los antecedentes que necesitan.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Determinar el alcance de su
proyecto
Qu significa la frase "redaccin centrada en el lector"?

"Redaccin centrada en el lector" significa tomar en cuenta las necesidades del lector en
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todos los pasos del proceso de redaccin.

Redaccin centrada en el lector significa tomar en cuenta las necesidades de los lectores en
todos los pasos del proceso de redaccin o, en otras palabras, escribir desde el punto de vista
de los lectores. Imaginar que usted es uno de los lectores le ayudar a anticipar los tipos de
pregunta que pueden tener sobre su tema. Pensar desde la perspectiva de los lectores le
permite, adems, evitar la principal queja que tienen los lectores de documentos comerciales:
no saber qu espera el escritor de ellos.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Redaccin comercial bsica
Cul de las siguientes es una estrategia recomendada para escribir un primer borrador?
Divida el documento en categoras y trabaje en cada una a su propio ritmo.
La tarea de escribir un documento importante puede parecer desalentadora si no cuenta con
un mtodo para dividirla en partes manejables. Su redaccin seguramente mejorar cuando
comience a verla como una serie de tareas ms pequeas y trabaje en cada una de ellas a su
propio ritmo.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Redactar el primer borrador
Cul de las siguientes afirmaciones es un ejemplo de un error de estilo comn en que

incurren muchos escritores?
"Es fundamental que usted tenga en mente que esta solucin fue diseada y desarrollada por
el ingeniero en jefe."
Esta oracin presenta dos ejemplos de uso excesivo de la voz pasiva. La afirmacin tendra
mayor impacto si dijera simplemente: "Considere que el ingeniero en jefe dise y desarroll
esta solucin".
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Corregir el estilo
Las oraciones largas pueden ser engorrosas o provocar que el lector no entienda el mensaje
clave. Cul es una buena pauta para la longitud de las oraciones?
Alrededor de 20 palabras.
Es buena idea limitar las oraciones a aproximadamente 20 palabras y los prrafos a 6 lneas.
Aunque pueda parecer poco, si revisa su primer borrador ver que no es difcil dividir una
oracin en dos y agregar un espacio cada cinco o seis lneas.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Corregir el estilo
Cul de las siguientes no es una estrategia de inicio recomendada?

Crear una excelente oracin inicial.
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Emplear tiempo en crear una excelente oracin inicial no es una estrategia recomendada.
Tiene ms sentido usar una estrategia que permita elaborar una estructura para el documento.
Las cuatro estrategias recomendadas son: (1) el esquema tradicional, (2) un esquema de lluvia
de ideas, (3) imaginarse a s mismo en el lugar del lector y contestar las preguntas que hara y
(4) escritura libre.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Usar estrategias de inicio
Debido a que el correo electrnico es tan comn y fcil de usar, no es difcil caer en la trampa
de intercambiar mensajes una y otra vez con un miembro del equipo para resolver un problema
en lugar de hacer el esfuerzo de comunicarse verbalmente. En qu momento debe dejar de
enviar mensajes de correo electrnico y comenzar a comunicarse personalmente, o al menos
por telfono?
En general, no ms de cuatro intercambios de mensajes.
Si descubre que ha estado intercambiando mensajes varias veces con un colega o miembro
del equipo, puede ser una seal de que est evitando llegar a una solucin o tomar una
decisin. Discuta el problema personalmente o por telfono.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Redactar correo electrnico
Se est preparando para escribir un prrafo de una longitud promedio. Cuntos temas debe
incluir?
Entre dos y cuatro.
Los escritores eficaces incluyen entre dos y cuatro temas en un prrafo de longitud promedio.
Incluir ms de cuatro temas en un prrafo promedio probablemente confundir al lector.
Aunque limitar la cantidad de temas es una buena idea, estructurar todos los temas de los
prrafos de la misma manera puede provocar que su escritura parezca demasiado simple.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Estructurar los prrafos
Se le ha solicitado que redacte un memorando que describa el flujo de informacin durante el

ciclo de revisin de un nuevo proyecto. Qu mtodo de organizacin sera ms adecuado
para su propsito: procedimiento o proceso?
Proceso, describir quin hace qu y lo que sucede.
Al examinar la tarea solicitada se puede descubrir por qu el proceso es la mejor opcin. La
solicitud era describir un flujo de informacin, en lugar de cmo realizar un trabajo. Un
procedimiento es apropiado cuando necesita escribir un conjunto de pasos en secuencia para
explicar cmo realizar una tarea determinada.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Organizar el material segn el
propsito
Juana est escribiendo un memorando en que solicitar a sus lectores quedarse ms tarde
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para una reunin de trabajo la prxima semana. Sabe que la mayora de las personas que
recibir este memorando se resistirn a su solicitud. En qu parte debe incluir el mensaje
clave?
En el medio del documento y usar el principio para crear el contexto de su solicitud.
No ubicar el mensaje clave al inicio es la opcin recomendada para un memorando al que los
lectores se pueden resistir.
Cuando sabe que habr resistencia por parte de los lectores, elabore un contexto para la
accin que necesita. En este caso, Juana debe usar el principio del memorando para describir
la situacin. Despus de convencer a sus lectores de la importancia de realizar una reunin la
semana siguiente y de los problemas de organizacin que no permiten llevarla a cabo durante
las horas de trabajo, debe solicitar la asistencia de los participantes.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Organizar el material segn el
propsito
Para ver los artculos en lnea, visite la seccin Para aprender ms del tema.
Artculos en lnea
John Clayton. "Cinco maneras rpidas de mejorar su redaccin". Harvard Management
Communication Letter, abril de 2003.
Theodore Kinni. "Ayn Rand y la redaccin". Harvard Management Communication Letter, enero de
2003.
Artculos
Kristen B. Donahue. "Misused Words and Other Writing Gaffes: A Manager's Primer." Harvard
Management Communication Letter, November 2001.
Los gerentes son valorados por su liderazgo, destrezas de administracin y visin, no por
su respeto a las reglas de gramtica o puntuacin. Aun as, la capacidad para comunicarse
a travs de la palabra escrita es fundamental. Los errores gramaticales, la redaccin
forzada y los descuidos pueden hacer que su mensaje sea confuso y socave su
credibilidad. Conozca algunos de los errores ms comunes al redactar y cmo puede
evitarlos para mejorar sus destrezas de escritura y comunicacin.
Kathy Henning. "Brevity isn't Enough-You Need to Write Tight." Harvard Management
Communication Letter, February 2003.
Eliminar palabras al escribir no garantiza claridad. Lo que debera hacer es eliminar las
palabras que sobran. Si no comprende la diferencia, lea consejos de expertos para
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aprender a escribir de manera concisa. Usted necesita claridad, precisin, relevancia,

sinceridad, transparencia y coherencia para que su escritura sea concisa y, en general,
mejor.
Nick Morgan. "Writing Well When Time is Tight." Harvard Management Communication Letter,
May 2002.
Presentar en forma clara y convincente sus ideas es ms fcil de lo que parece, incluso si
usted no es un orador elocuente y enfrenta un plazo inminente. En este artculo se explica
cmo usted, usando principios organizacionales bsicos, puede escribir sus ideas de
manera organizada y persuasiva.
Harvard Business School Publishing. "The Ten Commandments of Writing." Harvard Management
Communication Letter, November 2000.
Ayude a su equipo a lograr una redaccin efectiva y emocionante con estas 10 reglas
comprobadas.
Libros
Deborah Dumaine. Vest-Pock et Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall,
1997.
Ordenada de la A a la Z, esta gua porttil incluye ejemplos de la vida real sobre redaccin
comercial eficaz. Las entradas abarcan todo, desde dar formato a los documentos hasta
redactar propuestas de venta ganadoras. Los lectores se beneficiarn de los 20 aos de
carrera de Dumaine entrenando a gente de negocios en todo el mundo.
Harvard Business School Publishing. The Manager's Guide to Effective Business Writing. Harvard
Management Communication Letter Collection. Boston: Harvard Business School Publishing,
2000.
Esta completa coleccin de Harvard Management Communication Letter ofrece ocho
artculos sobre redaccin comercial eficaz.
University of Chicago Press Staff. The Chicago Manual of Style: The Essential Guide for Writers,
Editors, and Publishers. 15th ed. Chicago: University of Chicago Press, 2003.
Esta referencia clsica es una herramienta invaluable para todos los escritores. Entrega
pautas detalladas y coherentes, como tambin muchos ejemplos de gramtica y uso
correctos.
Kenneth W. Houp, Thomas E. Pearsall, Elizabeth Tebeaux, and Sam Dragga. Reporting Technical
Information. 10th ed. New York: Oxford University Press, 2002.
Los temas tratados incluyen correspondencia comercial, bsqueda de empleo, informes,
instrucciones, propuestas, informes de avance e informes verbales. Los autores practican lo
que predican, ya que esta gran cantidad de informacin tcnica se presenta en un formato
de fcil lectura.
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Notas de fuente
Conceptos bsicos
Tony Buzan, with Barry Buzan. The Mind Map: How to Use Radiant Think ing to Maximize Your
Brain's Untapped Potential. Paris: Plume, 1996.
1997.
Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. New York: Random House,
1989.
Harvard Business School Publishing. Business Communication. Boston: Harvard Business School
Press, 2004.
Pasos
1997.
1989.
Consejos
1997.
1989.
Herramientas
1997.
1989.
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30/05/12

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Resumen del tema

Mapa del tema

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Acerca del mentor

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lectores se confundirn y no lo leern completamente. Celeste tambin debe dejar claro el

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Principios bsicos de redaccin comercial

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tareas rutinarias de preparar un documento, pierden de vista su propsito. Para mantenerse en el

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"Viviana escribi una carta de disculpa a los clientes contrariados".

Determinar el alcance de su proyecto

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Usar estrategias de inicio

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escribirlo. Es especialmente til si no tiene experiencia en escribir y necesita tratar un tema

Nmero romano en maysculas, punto

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Organizar el material segn el propsito

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Cambie de especfico a general para los lectores familiarizados con su tema.

Redactar el primer borrador

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Estructurar los prrafos

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"Nuestros gerentes de inventario han controlado estrictamente las existencias o los

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Prrafos cortos y grupos de oraciones de 5 a 6 lneas como mximo

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Edite para obtener precisin.

Redactar correo electrnico

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abra y lea, debe destacarse.

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Pasos para la planeacin de su tarea de redaccin

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Pasos para editar el contenido

Pasos para corregir el estilo

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Ayude a sus lectores a procesar el documento empleando encabezados, columnas, tablas,

Consejos para utilizar el mtodo de orden de importancia

Consejos para utilizar el mtodo de comparacin y contraste

Cuando compare dos temas, mencione primero el ms familiar.

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Evite mezclar declaraciones sobre ventajas y desventajas en la misma seccin.

Consejos para escribir un mensaje de correo electrnico

Consejos para redactar un memorando comercial

Aborde slo un tema por memorando.

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Consejos para redactar una carta comercial

Comience con una nota personal.

Consejos para redactar una propuesta

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Sea especfico: mientras ms concreta es la informacin, ms real y factible parece su

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