CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

Es la denominacin que se da a las distintas fases o etapas por las que va

pasando el documento, desde su creacin a su eliminacin o seleccin para su
custodia permanente. El ciclo de vida de un documento comporta tres etapas
sucesivas: elaboracin, conservacin y eliminacin.

Elaboracin
El documento es creado despus transmitido a uno o varios destinatarios para
pareceres. Es validado luego por una persona que tiene autoridad para hacerlo y
ya no podr, desde entonces, ser modificado, si este no es con el acuerdo de esta
persona.

Conservacin
El documento validado es transmitido en la entidad encargada de conservarlo
tanto tiempo como lo prescriben las reglas y normas vigentes (externas tales que
la reglamentacin, internas tales como los referentes de archivage y los planes de
clasificacin). Esta entidad puede tomar la forma de un sistema electrnico.
Durante toda esta fase, el documento es conservado en condiciones tales que no
slo es siempre visible e inteligible, pero que queda tambin creble y fiable, es
decir que se no puede sospecharlo de haber sido alterado o falsificado.

Eliminacin
La etapa final puede ser la destruccin del documento, si ste no es ms til y si la
ley lo permite. Ella puede ser tambin un cambio de estatus, entrenando el
mantenimiento en vida del documento, pero para otras razones que las que
haban entrenado su creacin y por otra entidad que la que era cargada de
conservarlo; es por ejemplo el caso de todos los documentos que son
conservados nicamente como testimonio histrico.

Como Clasificamos
Clasificar, como proceso, comprende la distribucin de los objetos de cualquier
gnero de clases, sobre la base de rasgos diferenciales correspondientes. Al
clasificar documentos se realiza un anlisis de su contenido y forma, situndolos
en grupos mediante un sistema de clasificacin desarrollado con estos fines.
Los tipos para clasificar un documento seran:

Sistema enumerativo: es aquel, en el cual estn previstas todas las rbricas

y sus ndices, as como las posibles conjunciones o intersecciones entre

sus rbricas.
Sistema precoordinado: sistema de clasificacin en el cual los trminos de
clasificacin o encabezamientos de materia pueden estar compuestos de
varias palabras, que juntas forman una unidad conceptual que no es posible

dividir.
Sistema postcoordinado: sistema de clasificacin que goza de la ventaja de
construir a voluntad la notacin o enunciado de asuntos ms o menos
complejos, al momento de la indizacin (clasificacin) o de la recuperacin
de informacin; estando previstos los elementos (signos o trminos) y

algunas reglas de combinacin.

Sistema jerrquico: sistema en el cual cada subclase va precedida
inmediatamente de una sola clase. En este sistema las materias se
desarrollan de lo ms general a lo ms particular, de lo simple a lo

complejo.
Sistema factico: sistema hospitalario que posee tablas de caractersticas o
aspectos nicos (facetas o categoras) con un sistema de signos que
permiten la clasificacin multifactica de un documento, o sea, permite
combinar las caractersticas de un documento dosificndola de una forma

sinttica y profunda con ayuda de una frmula factica.

Sistema semifactico: sistema que, siendo enumerativo y jerrquico,
permite una indizacin multifactica con bastante profundidad, ya que

posee todo un sistema de signos que permite combinar los trminos de

clasificacin, as como utilizar una frmula factica.

Que es Activo
Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la
documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde
vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los registros no es superior a los
cinco aos y es consultada ms de una vez al mes.

Que es Inactivo
Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad
temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcin.

Como Transferimos
Una vez transcurrido un plazo determinado de conservacin en las unidades
productoras, los documentos deben transferirse al Archivo General, con carcter
obligatorio y de acuerdo con las normas establecidas por esa unidad.
La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la
conservacin de los documentos y mejorar la eficacia de la gestin de los
documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aqullos mantienen su
valor administrativo.
El plazo de conservacin de los documentos en las unidades productoras viene
fijado por la Comisin de Archivo, sobre la base del anlisis de cada una de las
series documentales que produce la Universidad. Se persigue as adecuar al
mximo dicho plazo a las necesidades de la unidad, en funcin de las especiales

caractersticas de cada serie (volumen anual que genera, frecuencia de uso,

espacio disponible, procedimiento que rige la produccin documental).
Conscientes del lapso de tiempo que transcurrir hasta que la Comisin de
Archivo complete de manera exhaustiva la determinacin de los plazos de
conservacin de la totalidad de la documentacin producida por todas las
unidades de la Universidad -salvo excepciones autorizadas por el Archivo
General-, se ha establecido un plazo general de permanencia en las oficinas de
documentos con una antigedad inferior a los dos aos o dos cursos acadmicos
completos. Conforme la documentacin vaya superando esa antigedad, ser
objeto de transferencia en la fecha establecida en el calendario, en la forma que
especifica ms adelante esta norma.
La transferencia de documentos implica traspaso de responsabilidad de custodia,
pero en ningn caso la operacin de transferencia implica el traslado de la
propiedad o de responsabilidad de gestin derivada del procedimiento
administrativo desde la unidad productora hacia el Archivo General en relacin con
los documentos transferidos. Cada unidad mantiene dicha propiedad y
responsabilidad hasta el momento en que prescribe su valor administrativo, o
dicho de otro modo, cuando los documentos adquieren valor histrico o ante la
ausencia de ste, se procede a su eliminacin, de acuerdo con lo que haya
establecido para cada serie documental la Comisin de Archivo.
La plena responsabilidad sobre los documentos llegados al estadio final, o de
conservacin definitiva, corresponde exclusivamente al Archivo General.

Archivo Histrico
El archivo histrico es el "archivo cuya funcin es la custodia y conservacin de los
documentos calificados como de conservacin permanente". El Archivo General
de la UAL tiene la funcin de archivo intermedio y archivo histrico.

Archivo Permanente
Contiene informacin que permite mantener un conocimiento permanente y
actualizado de las actividades o hechos de la compaa auditada relacionada con
el tipo de servicio ofertado. La informacin tiene vigencia por ms de un periodo.

Que es la Eliminacin
Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo,
legal, y que no tiene valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la
tecnologa.

Que es Acta de Creacin

Se informa la fecha de creacin de la empresa o sociedad; se especifica en ella el
giro a que se dedicarn, el nombre de los cooperativistas o socios, el capital en
dinero que aport cada accionista, la reparticin de dividendos y ganancias (en
caso de generarlo), la aceptacin o no de accionistas o de capital forneo, etc.

Que es Documento Contable

Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exijan.
Como es lgico tambin estn organizados en carpetas contenedoras segn el
tipo y concepto, para un fcil acceso a la informacin. En ellas se aplica el filtro del
periodo de trabajo, estableciendo una seleccin de documentos cuya fecha de
expedicin est dentro de ese periodo.

Que es Invitacin
Es un medio de comunicacin por la cual se pide a una persona, personas o
entidad que acuda a cierto acto o celebracin.
La invitacin puede realizarse por diversos medios en funcin de la importancia
del evento: desde los ms informales como una llamada telefnica o un correo
electrnico hasta los ms formales como una carta personalizada. En cualquiera
de los casos, la invitacin debe realizarse directamente por el anfitrin o los
anfitriones al invitado o invitados y en todos los casos es necesario contestar
aceptando o rechazando la invitacin