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Gua Definitiva para la

Contabilidad Electrnica
2016
ACTUALIZADA A ENERO 2016

CONTADORMX | WWW.CONTADORMX.COM

Contenido
1 Introduccin ..................................................................................................................................... 3
2 Obligacin de llevar contabilidad ..................................................................................................... 3
3 Lo que integra la contabilidad .......................................................................................................... 3
4 Registros o asientos contables ......................................................................................................... 4
5 Marco contable aplicable ................................................................................................................. 7
6 Personas obligadas a llevar contabilidad ......................................................................................... 8
7 Documentos a conservar por contribuyentes no obligados a llevar contabilidad........................... 9
8 Generacin de archivos XML con informacin contable ................................................................. 9
8.1 Catlogo de cuentas .................................................................................................................. 9
8.2 Balanza de comprobacin ....................................................................................................... 10
8.3 Plizas y auxiliares ................................................................................................................... 11
8.4 Auxiliar de Folios ..................................................................................................................... 11
8.5 Auxiliares de Cuentas o Subcuentas ....................................................................................... 11
9 Envo o presentacin de los archivos XML ..................................................................................... 12
9.1 Inicio del envo ........................................................................................................................ 12
9.2 Plazo para el envo .................................................................................................................. 13
9.3 Como y cuando enviar los XMLs de la Contabilidad Electrnica? ........................................... 14
9.4 Validar la Sintaxis de los XML de la Contabilidad Electrnica ................................................. 17
10 Tpicos sobre asientos y registros contables ............................................................................... 17
10.1 Agrupacin del Catlogo de cuentas con Cdigo Agrupador................................................ 17
10.2 Relacin de UUID en pliza en la provisin o en el pago/cobro? ....................................... 18
10.3 Registros contables En moneda extranjera? ....................................................................... 19
10.4 Forma y medio de pago en los registros contables............................................................... 20
10.5 Medio de pago no incluido en pliza XML ............................................................................ 21
10.6 Faltan nodos de otros medios de pago en el XLM de la pliza? ......................................... 21
11 Anexo 24 de la Resolucin Miscelnea Fiscal 2016 ..................................................................... 22
12 Envi de la Contabilidad por medio de un PPSRDD ..................................................................... 22
13 Herramientas Auxiliares para la Elaboracin de la Contabilidad Electrnica .............................. 23
13.1 - XML a Contpaqi ................................................................................................................... 23

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13.2 - CFDI Descarga Masiva (Navaja Suiza del Contador)............................................................ 23


13.3 - CalcImp Servicio de Contabilidad en Lnea ......................................................................... 24
Conclusin ......................................................................................................................................... 25

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1 Introduccin
Bsicamente la elaboracin de la Contabilidad ha cambiado, se obliga a llevar los registros y
asientos contables a travs de medios electrnicos e ingresar de forma mensual su informacin
contable a travs de la pgina de Internet del SAT.
Esta consiste en el envi mensual de informacin contable, nicamente se enviar la balanza de
comprobacin y el catlogo de cuentas con el cdigo agrupador del SAT que permita su
interpretacin.
Adicionalmente, los contribuyentes deben tener la posibilidad de generar informacin electrnica
de sus plizas contables y auxiliares para entregarla al SAT, slo cuando el SAT ejerza facultades de
comprobacin directamente al contribuyente o a terceros relacionados (compulsas) y tambin
cuando el contribuyente solicite una devolucin o realice una compensacin.

2 Obligacin de llevar contabilidad


La obligacin se desprende del Artculo 28 del Cdigo Fiscal de la Federacin (CFF) el cual
establece que las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estn obligadas a llevar
contabilidad, debern hacerlo de conformidad con lo siguiente:

Llevarla en medios electrnicos


Los registros o asientos contables debern cumplir con ciertos requisitos
Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarn en medios electrnicos
Ingresarn de forma mensual su informacin contable a travs de la pgina de Internet del
SAT.

Todo lo anterior se har conforme lo establezcan el Reglamento del CFF y las disposiciones de
carcter general que emita el Servicio de Administracin Tributaria (SAT); es decir, conforme a la
Resolucin Miscelnea Fiscal.

3 Lo que integra la contabilidad


La contabilidad se conforma de varios elementos, esto segn el Cdigo Fiscal de la Federacin que
establece que la contabilidad, para efectos fiscales, se integra por:
Libros, sistemas y registros contables
Registros o asientos contables auxiliares
Catlogo de cuentas
Plizas de registros y asientos
Avisos al Registro Federal de Contribuyentes, as como su documentacin soporte
Declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales,
trimestrales o definitivos
Estados de cuenta bancarios, de inversiones y tarjetas y monederos electrnicos
Conciliaciones de los depsitos y retiros
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Acciones, partes sociales y ttulos de crdito en los que sea parte el contribuyente
La documentacin relacionada con la contratacin de trabajadores, as como la relativa a su
inscripcin y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones
La documentacin relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio
exterior
La documentacin e informacin de los registros de todas las operaciones, actos o actividades,
los cuales debern asentarse conforme a los sistemas de control y verificacin internos necesarios
Papeles de trabajo
Cuentas especiales
Libros y registros sociales
Control de inventarios y mtodo de valuacin
Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos
Los equipos o sistemas electrnicos de registro fiscal y sus respectivos registros
La documentacin comprobatoria de los asientos respectivos
Toda la documentacin e informacin relacionada con el cumplimiento de las disposiciones
fiscales
La que acredite sus ingresos y deducciones
La que obliguen otras leyes
Lo anterior se establece tanto en el Artculo 28 del CFF como en el Artculo 33 de su reglamento.

4 Registros o asientos contables


De acuerdo con el Artculo 33 del Reglamento del CFF, los registros o asientos contables deben
realizarse de la siguiente manera:
Plazo de registro
Deben efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se
refieran, a ms tardar dentro de los cinco das siguientes a la realizacin de la operacin, acto o
actividad.
Ampliacin de Registro
La Regla 2.8.1.18., de la RMF 2016 dispone que podrn efectuarse a ms tardar el ltimo da
natural del mes siguiente a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.
Descriptivos
Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades
siguiendo el orden cronolgico en que stos se efecten, indicando el movimiento de cargo o
abono que a cada una corresponda, as como integrarse los nombres de las cuentas de la

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contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento
de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.
Libro diario y libro mayor
Podrn llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad
o por cualquier otra clasificacin, pero en todos los casos debern existir los libros diario y mayor
general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente.
Identificacin
Permitir la identificacin de cada operacin, acto o actividad y sus caractersticas, relacionndolas
con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentacin comprobatoria, de tal
forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas,
incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar
contribuciones, de acuerdo a la operacin, acto o actividad de que se trate.
Inversiones
Permitir la identificacin de las inversiones realizadas relacionndolas con la documentacin
comprobatoria o con los comprobantes fiscales, de tal forma que pueda precisarse la fecha de
adquisicin del bien o de efectuada la inversin, su descripcin, el monto original de la inversin,
el porcentaje e importe de su deduccin anual, en su caso, as como la fecha de inicio de su
deduccin.
Relacin con saldos
Relacionar cada operacin, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras
finales de las cuentas.
Estados financieros
Formular los estados de posicin financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable,
de origen y aplicacin de recursos, as como las balanzas de comprobacin, incluyendo las cuentas
de orden y las notas a dichos estados.
Relacin de EPF con cuentas
Relacionar los estados de posicin financiera con las cuentas de cada operacin.
Identificar contribuciones
Identificar las contribuciones que se deban cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se
reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales.
Comprobar estmulos y subsidios
Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estmulos fiscales y de
subsidios.
Inventarios
Identificar los bienes distinguiendo, entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a
materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, as como los
destinados a donacin o, en su caso, destruccin.

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Idioma y moneda
Plasmarse en idioma espaol y consignar los valores en moneda nacional. Cuando la informacin
de los comprobantes fiscales o de los datos y documentacin que integran la contabilidad est en
idioma distinto al espaol, o los valores se consignen en moneda extranjera, debern
acompaarse de la traduccin correspondiente y sealar el tipo de cambio utilizado por cada
operacin.
Centros de costos
Establecer por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada
sucursal o establecimiento, incluyendo aqullos que se localicen en el extranjero.
Datos de operacin y pago
Sealar la fecha de realizacin de la operacin, acto o actividad, su descripcin o concepto, la
cantidad o unidad de medida en su caso, la forma de pago de la operacin, acto o actividad,
especificando si fue de contado, a crdito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de
extincin de dicha obligacin, segn corresponda.
Parcialidades
Tratndose de operaciones a crdito, a plazos o en parcialidades, por cada pago o abono que se
reciba o se realice, incluyendo el anticipo o enganche segn corresponda. Adems de lo sealado
en el prrafo anterior, debern registrar el monto del pago, precisando si se efecta en efectivo,
transferencia interbancaria de fondos, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de
dbito, crdito o de servicios, monedero electrnico o por cualquier otro medio. Cuando el pago
se realice en especie o permuta, deber indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como
contraprestacin y su valor.
Cuentas bancarias
Permitir la identificacin de los depsitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del
contribuyente y conciliarse contra las operaciones realizadas y su documentacin soporte, como
son los estados de cuenta emitidos por las entidades financieras.
Control de inventarios
Los registros de inventarios de mercancas, materias primas, productos en proceso y terminados,
en los que se llevar el control sobre los mismos, que permitan identificar cada unidad, tipo de
mercanca o producto en proceso y fecha de adquisicin o enajenacin segn se trate, as como el
aumento o la disminucin en dichos inventarios y las existencias al inicio y al final de cada mes y al
cierre del ejercicio fiscal, precisando su fecha de entrega o recepcin, as como si se trata de una
devolucin, donacin o destruccin, cuando se den estos supuestos.
Para efectos del prrafo anterior, en el control de inventarios deber identificarse el mtodo de
valuacin utilizado y la fecha a partir de la cual se usa, ya sea que se trate del mtodo de primeras
entradas primeras salidas, ltimas entradas primeras salidas, costo identificado, costo promedio o
detallista segn corresponda.
Arrendamiento financiero
Los registros relativos a la opcin de diferimiento de la causacin de contribuciones conforme a las
disposiciones fiscales, en el caso que se celebren contratos de arrendamiento financiero. Dichos

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registros debern permitir identificar la parte correspondiente de las operaciones en cada ejercicio
fiscal, inclusive mediante cuentas de orden.
Donativos
El control de los donativos de los bienes recibidos por las donatarias autorizadas en trminos de la
Ley del ISR, el cual deber permitir identificar a los donantes, los bienes recibidos, los bienes
entregados a sus beneficiarios, las cuotas de recuperacin que obtengan por los bienes recibidos
en donacin y el registro de la destruccin o donacin de las mercancas o bienes en el ejercicio en
el que se efecten.
IVA
Contener el IVA que le haya sido trasladado al contribuyente y el que haya pagado en la
importacin, correspondiente a la parte de sus gastos e inversiones, conforme a los supuestos
siguientes: a. La adquisicin de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se
utilicen exclusivamente para realizar sus actividades por las que deban pagar el impuesto b. La
adquisicin de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen
exclusivamente para realizar sus actividades por las que no deban pagar el impuesto, y c. La
adquisicin de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen
indistintamente para realizar tanto actividades por las que se deba pagar el impuesto, como
aqullas por las que no se est obligado al pago del mismo. Cuando el destino de los bienes o
servicios vare y se deba efectuar el ajuste del acreditamiento previsto en el artculo 5o.-A de la
Ley del IVA, se deber registrar su efecto en la contabilidad.

5 Marco contable aplicable


De acuerdo con la Regla Miscelnea 2016 2.8.1.6., se entender que la informacin contable ser
aquella que se produce de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el
contribuyente en la preparacin de su informacin financiera, o bien, el marco que est obligado
aplicar por alguna disposicin legal o normativa, entre otras:

Las Normas de Informacin Financiera (NIF),


Los principios estadounidenses de contabilidad "United States Generally Accepted
Accounting Principles" (USGAAP), o
Las Normas Internacionales de Informacin Financiera (IFRS por sus siglas en ingls),
Y en general cualquier otro marco contable que aplique el contribuyente.

El marco contable aplicable deber ser emitido por el organismo profesional competente en esta
materia y encontrarse vigente en el momento en que se deba cumplir con la obligacin de llevar la
contabilidad.

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6 Personas obligadas a llevar contabilidad


Las personas obligadas a llevar su contabilidad son las empresas o personas morales con fines no
lucrativos, contribuyentes del sector primario, aquellos contribuyentes que hayan tenido ingresos
acumulables menores a 4 millones de pesos en el ejercicio 2013, personas inscritas al RFC durante
el 2014, 2015, aquellos que se inscriban al RFC en el 2016, as como las personas fsicas
arrendadoras y aquellas con actividad empresarial y profesional con ingresos de dos millones de
pesos o superiores.
Es importante recordar que las personas arrendadoras pueden optar tambin por la opcin de la
deduccin ciega en vez de llevar a cabo la contabilidad electrnica la cual implica deducir el 35%
de los ingresos por arrendamiento as como el impuesto predial de los inmuebles arrendados
correspondientes al periodo durante el cual obtuvieron los ingresos.
Por otro lado, aquellas personas fsicas con actividades empresariales y profesionales, con ingresos
menores a dos millones de pesos, las que reciben ingresos por adquisicin, intereses, premios,
dividendos y las que pertenecen al Rgimen de Incorporacin Fiscal estn exentas de enviar su
contabilidad electrnica a travs de la pgina de internet y tienen el beneficio de llevar su
contabilidad a travs del portal del SAT Mis Cuentas.
El Artculo 30 del CFF, en su segundo prrafo establece que las personas que no estn obligadas a
llevar contabilidad debern conservar en su domicilio a disposicin de las autoridades, toda
documentacin relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, por lo que el hecho
de no estar obligadas a llevar contabilidad, no les libera de la obligacin de conservar esta
documentacin comprobatoria.

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7 Documentos a conservar por contribuyentes no obligados a llevar


contabilidad
El Cdigo Fiscal de la Federacin, en su Artculo 28 establece que las personas que de acuerdo con
las disposiciones fiscales estn obligadas a llevar contabilidad, debern hacerlo en medios
electrnicos conforme lo establezcan el Reglamento del Cdigo y las disposiciones de carcter
general que emita el Servicio de Administracin Tributaria (SAT).
Las leyes establecen, para cada caso, la obligacin de llevar contabilidad segn el rgimen o la
actividad del contribuyente.
No todas las actividades o regmenes obligan al contribuyente a llevar la contabilidad. En el
apartado anterior se indica quienes son sujetos de esta obligacin.
Ahora bien, el Artculo 30 del CFF, en su segundo prrafo establece que las personas que no estn
obligadas a llevar contabilidad debern conservar en su domicilio a disposicin de las autoridades,
toda documentacin relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.
Por lo anterior, el hecho de no estar obligadas a llevar contabilidad, no libera al contribuyente de
la obligacin de conservar esta documentacin comprobatoria, por lo que es altamente
recomendable que, en cada caso, se estructure un archivo adecuado de documentacin
comprobatoria, que facilite la localizacin e identificacin de documentos.

8 Generacin de archivos XML con informacin contable


El Artculo 28 del Cdigo Fiscal de la Federacin, en su fraccin III, establece que los registros o
asientos que integran la contabilidad se llevarn en medios electrnicos conforme lo establezcan
el Reglamento del Cdigo y las disposiciones de carcter general que emita el SAT.
Al respecto, la Regla Miscelnea 2016 2.8.1.5. establece que los contribuyentes que estn
obligados a llevar contabilidad y a ingresar de forma mensual su informacin contable a travs de
la pgina de Internet del SAT, con excepcin de los contribuyentes del Rgimen de Incorporacin
Fiscal (RIF), as como de los que obtengan ingresos por honorarios y por arrendamiento, que
registren sus operaciones en el mdulo de contabilidad de la herramienta electrnica "Mis
cuentas", debern llevarla en sistemas electrnicos con la capacidad de generar archivos en
formato XML, conforme a la estructura sealada en el Anexo 24 de la Miscelnea Fiscal, que
puede consultarse en la seccin Anexos de este documento, que contengan lo siguiente:

8.1 Catlogo de cuentas


El sistema electrnico debe poder generar archivos XML que contenga el catlogo de cuentas
utilizado en el periodo, cumpliendo con lo siguiente:

Se agregar un campo con el cdigo agrupador de cuentas del SAT contenido en el


apartado B, del anexo 24 referido anteriormente, debiendo asociar los valores de la
subcuenta de primer nivel del cdigo agrupador del SAT, con el cdigo que sea ms
apropiado de acuerdo con la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta del
catlogo del contribuyente, debindose cerciorar de que el nmero de cuenta asignado,

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corresponda tanto en el catlogo de cuentas como en la balanza de comprobacin en un


perodo determinado.
No se consideran cuentas de nivel mayor ni subcuentas de primer nivel:
o Los conceptos del estado de posicin financiera, tales como: activo, activo a corto plazo,
activo a largo plazo, pasivo, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo, capital
o Los conceptos del estado de resultados tales como: ingresos, costos, gastos y resultado
integral de financiamiento
o Cuentas de orden
El catlogo de cuentas se enviar al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a
primer nivel con excepcin de los contribuyentes que en su catlogo de cuentas generen
nicamente cuentas de nivel mayor, en cuyo caso deber asociarse a nivel de subcuenta
de primer nivel del cdigo agrupador.

Las entidades financieras previstas en el artculo 15-C del CFF, as como la sociedad controladora y
las entidades que sean consideradas integrantes de un grupo financiero en los trminos del
artculo 12 de la Ley para Regular las Agrupaciones Financieras y las sociedades a que se refiere el
artculo 88 de la Ley de Instituciones de Crdito, que estn obligadas a cumplir las disposiciones de
carcter general en materia de contabilidad emitidas por la Comisin Nacional Bancaria y de
Valores, la Comisin Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro, o la Comisin Nacional de
Seguros y Fianzas, segn corresponda, utilizarn el valor nico para uso exclusivo de las entidades
financieras antes referidas del cdigo agrupador contenido en el apartado B del Anexo 24 y el
catlogo de cuentas que estn obligadas a utilizar de conformidad con las disposiciones de
carcter general que les sean aplicables.

8.2 Balanza de comprobacin


El sistema electrnico debe generar archivos XML que contengan la balanza de comprobacin con
las siguientes caractersticas:

Que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una
de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos y resultado
integral de financiamiento) y cuentas de orden.
Que refleje los saldos de las cuentas que permitan identificar:
o Impuestos por cobrar y por pagar
o Impuestos trasladados efectivamente cobrados
o Impuestos acreditables efectivamente pagados
o Las cuentas de ingresos debern distinguir las distintas tasas, cuotas y las actividades por
las que no se deba pagar el impuesto.
En la balanza de cierre del ejercicio se debe incluir la informacin de los ajustes que para
efectos fiscales se registren.
La balanza de comprobacin se enviar al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a
primer nivel con excepcin de los contribuyentes que en su catlogo de cuentas generen
nicamente cuentas de nivel mayor.

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8.3 Plizas y auxiliares


El sistema electrnico debe generar archivos XML con la informacin de las plizas y los auxiliares
de cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel con las siguientes caractersticas:

Que incluyan el nivel de detalle con el que los contribuyentes realicen sus registros
contables.
En cada pliza se deben distinguir los folios fiscales de los comprobantes fiscales que
soporten la operacin. En caso de no poder identificarse, se podr elaborar un reporte
auxiliar donde se relacionen todos los folios fiscales, la clave del RFC y el monto de los
comprobantes de la pliza.
Debe permitir la identificacin de la forma de pago.
Debe permitir la identificacin de las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo
las operaciones exentas.
En las operaciones relacionadas con un tercero deber incluirse la clave en el RFC de este.
Los auxiliares de la cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel debern
permitir la identificacin de cada operacin, acto o actividad.

8.4 Auxiliar de Folios


El auxiliar de folios es un reporte que se presenta cuando los folios de los CFDIs no se pueden
integrar en las plizas o sea ms fciles para el contribuyente enviar la informacin de los
comprobantes fiscales de manera independiente. En este reporte se documenta la fecha y
referencia a la pliza que soporta, mtodos de pago as como informacin especfica de los
comprobantes nacionales y extranjeros.
Este documento se entrega nicamente cuando la autoridad lo solicita que es por lo general en
caso de las devoluciones de impuestos.

8.5 Auxiliares de Cuentas o Subcuentas


Los auxiliares de cuentas detallan todos los movimientos de las cuentas y subcuentas. Es una
informacin que se enva a la autoridad fiscal en formato .xml en caso de que la requiera por
ejemplo en caso de solicitar una devolucin. Para enviar la informacin al SAT es importante que
el periodo contable haya sido cerrado y no se modifiquen posteriormente.

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9 Envo o presentacin de los archivos XML


El Artculo 28 del Cdigo Fiscal de la Federacin, en su fraccin IV, establece que los
contribuyentes ingresarn de forma mensual su informacin contable a travs de la pgina de
Internet del SAT, de conformidad con reglas de carcter general que se emitan para tal efecto.

9.1 Inicio del envo


Al respecto, la Resolucin Miscelnea Fiscal para 2016, establece que los contribuyentes que estn
obligados a llevar contabilidad y a ingresar de forma mensual su informacin contable a travs de
la pgina de Internet del SAT, con excepcin de los contribuyentes del Rgimen de Incorporacin
Fiscal (RIF), as como de los que obtengan ingresos por honorarios y por arrendamiento, que
registren sus operaciones en el mdulo de contabilidad de la herramienta electrnica "Mis
cuentas", debern enviar a travs del Buzn Tributario, conforme a la periodicidad y los plazos que
se indican, lo siguiente:

Contribuyente obligado

Obligacin

Sector financiero
Personas morales y
personas fsicas con ingresos
acumulables iguales o
mayores a 4 millones de
pesos del ejercicio 2013.

Sector financiero y
personas morales con
ingresos acumulables
iguales o mayores a 4
millones de pesos del
ejercicio 2013.

Contribuyentes
cuyos
ingresos acumulables sean
inferiores a 4 millones de
pesos correspondientes al
ejercicio
2013.
Contribuyentes dedicados a
las actividades agrcolas,
silvcolas, ganaderas o de
pesca que cumplan con sus
obligaciones fiscales en los
trminos
del
Ttulo
II,

Catlogo de cuentas con cdigo


agrupador
Balanza de comprobacin

Periodo de cumplimiento
del primer envo
A ms tardar el 30 de abril
de 2015 la informacin de
enero y febrero de 2015.

Plizas del periodo


y sus auxiliares de
cuenta y folios
fiscales

A partir del 3 de septiembre de 2015, a


solicitud de la autoridad fiscal, de la
informacin correspondiente a julio de 2015.

Catlogo de cuentas
con cdigo
agrupador

A ms tardar el 3 y 7 de marzo de 2016.

Para las plizas del periodo y sus auxiliares de


cuenta y folios fiscales posteriores a la fecha
antes sealada a solicitud de la autoridad
fiscal.

Balanza de
comprobacin

Gua Definitiva para la Contabilidad Electrnica ContadorMx.Com pg. 12

Captulo VIII de la Ley del


ISR.
Las personas morales a
que se refiere el Ttulo III de
la
Ley
del
ISR.

Plizas del periodo


y sus auxiliares de
cuenta y folios
fiscales

Contribuyentes que se
inscriban al RFC durante el
ejercicio 2014 2015.
A partir del primer da del
mes siguiente a aquel en que
se inscribieron al RFC,
aquellos contribuyentes que
se inscriban a partir del 1 de
enero
de
2016.
Personas fsicas para el
caso de plizas y sus
auxiliares.

9.2 Plazo para el envo


En cuanto a los plazos para el envo de la contabilidad mensual a travs del Buzn Tributario, esto
se har conforme a la periodicidad y los plazos que se indican, lo siguiente:
I. El catlogo de cuentas se enviar de la siguiente manera:

Por primera vez cuando se entregue la primera balanza de comprobacin en los plazos
establecidos en el apartado siguiente.
Cuando el catlogo enviado se modifique, deber enviarse a ms tardar al vencimiento de
la obligacin del envo de la balanza de comprobacin del mes en el que se realiz la
modificacin.

II. La balanza de comprobacin mensual se enviar conforme a los siguientes plazos:

Personas morales: A ms tardar en los primeros 3 das del segundo mes posterior al mes
que corresponde la informacin.
Personas fsicas: A ms tardar en los primeros 5 das del segundo mes posterior al mes que
corresponde la informacin.
Contribuyentes emisores de valores que coticen en las bolsas de valores concesionadas,
as como sus subsidiarias, enviarn la informacin en archivos mensuales por cada
trimestre, conforme al siguiente calendario:

Gua Definitiva para la Contabilidad Electrnica ContadorMx.Com pg. 13

Personas morales y fsicas dedicadas a las actividades agrcolas, silvcolas, ganaderas o de


pesca con pagos provisionales semestrales: De forma semestral, a ms tardar dentro de
los primeros 3 y 5 das, respectivamente, del segundo mes posterior al ltimo mes
reportado en el semestre, mediante seis archivos que correspondan a cada uno de los
meses que reporten.

III. La balanza de comprobacin anual se enviar conforme a lo siguiente:

Personas morales: A ms tardar el da 20 de abril del ao siguiente al ejercicio que


corresponda
Personas fsicas: A ms tardar el da 22 de mayo del ao siguiente al ejercicio que
corresponda.

IV. En cuanto a las plizas y auxiliares, como ya se haba determinado con anterioridad, estas se
presentarn nicamente a requerimiento de la autoridad, o como parte de los trmites de
solicitud devolucin o aviso de compensacin de saldos a favor.

9.3 Como y cuando enviar los XMLs de la Contabilidad Electrnica?


Para poder enviar la contabilidad electrnica a travs de la pgina de Internet del SAT es necesario
contar con la firma electrnica vigente y tener todos los archivos electrnicos en formato XML
comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura establecida por la autoridad fiscal.
El envo de esta documentacin se puede hacer desde la seccin de trmites o bien desde el buzn
tributario en el portal del SAT seleccionando la informacin que se quiere enviar adems de
indicar alguno de los siguientes motivos:
Envo Mensual
Acto de Fiscalizacin
Fiscalizacin Compulsa
Devolucin
Compensacin
Una vez adjuntada la documentacin deseada el sistema requiere la confirmacin de este envo.

Gua Definitiva para la Contabilidad Electrnica ContadorMx.Com pg. 14

Es importante que el contribuyente consulte los acuses que recibi (de recepcin, aceptacin o
rechazo) para verificar si la informacin ingresada fue correcta y aceptada o rechazada y debe
corregirse.
En los acuses se incluirn el nmero de folio, el periodo, la fecha, hora, RFC del contribuyente,
nombre del archivo, tipo de archivo, estatus y motivo.

Gua Definitiva para la Contabilidad Electrnica ContadorMx.Com pg. 15

Gua Definitiva para la Contabilidad Electrnica ContadorMx.Com pg. 16

9.4 Validar la Sintaxis de los XML de la Contabilidad Electrnica


Se ha creado un Validador de Sintaxis en la pgina del SAT para los archivos generados para la
contabilidad electrnica. Como ya se ha dicho la contabilidad electrnica se refiere a la obligacin
de llevar los registros y asientos contables a travs de medios electrnicos e ingresar de forma
mensual su informacin contable a travs de la pgina de Internet del SAT.
Envi de los XML - La informacin se enviar en archivos comprimidos con formato zip a travs
del Buzn Tributario, en el apartado Contabilidad electrnica; el envo debe hacerse con la firma
electrnica vigente.
Este validador lo que hace es ayudarnos a estar seguros de que el archivo XML que subamos a la
plataforma del SAT no contenga errores y si los tiene poder corregirlos para evitar tener
problemas con la base de datos del SAT.

Puedes encontrar este validador en la pgina del SAT en la seccin de Contabilidad Electrnica o
desde el siguiente enlace: Validador de Sintaxis de XML de la Contabilidad Electrnica

10 Tpicos sobre asientos y registros contables


A continuacin se presentan diversos tpicos relativos a la forma de elaborar los asientos y
registros contables, que pueden presentar retos en los procesos administrativos de las empresas.

10.1 Agrupacin del Catlogo de cuentas con Cdigo Agrupador


Una de las obligaciones relativas al XML del catlogo de cuentas, es que a las cuentas del catlogo
del contribuyente se les asigne el Cdigo Agrupador de cuentas del SAT, contenido en el Apartado
B del Anexo 24 de la Resolucin Miscelnea Fiscal. De acuerdo con este anexo, cada cuenta que se
informe se debe relacionar con un cdigo agrupador.
Cada empresa disea y lleva su contabilidad segn sus necesidades y prcticas administrativas,
atendiendo a sus requerimientos de informacin, y segn la utilidad o practicidad qu esta le
pueda dar, equilibrando el detalle y la multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y
finalidad de la informacin. Esto implica que cada empresa disea su propio catlogo de cuentas
atendiendo a los elementos referidos anteriormente.
Ahora bien, el Cdigo Agrupador de Cuentas del SAT est basado en un catlogo de cuentas y
subcuentas que no necesariamente empata con las agrupaciones que los contribuyentes hacen de
sus cuentas, pero se debe asignar segn la categora que mejor corresponda a cada cuenta, como
se ejemplifica a continuacin.

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Cabe aclarar que no es obligacin del contribuyente el adaptar sus cuentas o su catlogo de
cuentas al establecido por el SAT en su catlogo agrupador. La obligacin del contribuyente se
limita nicamente a asignarle a sus cuentas el cdigo agrupador. Las empresas no tienen
necesidad de llevar a cabo cambios a su catlogo de cuentas el cual, se reitera, atiende a las
necesidades de cada empresa en lo particular.

10.2 Relacin de UUID en pliza en la provisin o en el pago/cobro?


A travs del Anexo 24 de la Resolucin Miscelnea Fiscal para 2014 publicado en el Diario Oficial
de la Federacin el 27 de diciembre de 2014, se da respuesta a una de las dudas ms generalizadas
sobre los asientos y registros contables.
Dado que una de las nuevas obligaciones en materia de contabilidad electrnica es la de relacionar
el UUID de cada comprobante fiscal digital por Internet (CFDI) con el registro o asiento contable al
cual el documento da soporte, un cuestionamiento recurrente de los contribuyentes es si esta
relacin se tiene que hacer desde el momento que se crea la provisin, o bien, nicamente en el
registro de cobro o pago.
De acuerdo con el Anexo 24 referido, el SAT indica que se considera que se debe identificar, el
soporte documental, tanto en la provisin, como en el pago y/o cobro de cada una de las cuentas
y subcuentas que se vean afectadas.
La aplicacin de este criterio tendr una serie de consecuencias importantes en los procesos
contables de las empresas e, inclusive, en la configuracin y funcionamiento de los actuales
sistemas contables, ya que en aquellos casos en que la factura se obtenga con posterioridad al
pago, el contribuyente debe tener la capacidad de relacionar el dato del UUID en el asiento de la
provisin el cual habra sido creado en una fecha anterior; es decir, los sistemas contables debern

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tener la posibilidad de adicionar informacin a registros pasados, de forma que se puedan incluir
datos que al momento de su creacin no se conocan.
Se debe tomar esto en consideracin para hacer las modificaciones operativas y de sistemas
conducentes con anticipacin suficiente, de manera que se cumpla con esta obligacin en tiempo
y forma.

10.3 Registros contables En moneda extranjera?


Existen diversos mtodos para registrar en la contabilidad transacciones en moneda extranjera; sin
embargo, una de las modificaciones a los requisitos para llevar la contabilidad previstas en el
Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin vigente a partir del 3 de abril de 2014, es que todos
los registros o asientos contables deben realizarse en idioma espaol y consignar los valores en
moneda nacional.
Lo anterior se establece en el Artculo 33, apartado B, fraccin XI del ordenamiento referido.
Obligacin primordial en el RCFF
Hasta aqu se tiene que la obligacin primordial, emanada del Reglamento, es que los asientos o
registros se efecten en pesos mexicanos.
El segundo prrafo de la fraccin citada establece lo siguiente:
Cuando la informacin de los comprobantes fiscales o de los datos y documentacin que
integran la contabilidad estn en idioma distinto al espaol, o los valores se consignen en
moneda extranjera, debern acompaarse de la traduccin correspondiente y sealar el
tipo de cambio utilizado por cada operacin;
La anterior disposicin pareciera dar la idea de que abre la posibilidad de que los registros o
asientos se efecten en moneda distinta a la nacional; sin embargo, es importante identificar que
esa posibilidad nicamente se prev para:

La informacin de los comprobantes fiscales


Datos
Documentacin que integra la contabilidad

Esto quiere decir que el Reglamento del Cdigo no prev que los asientos o registros contables se
puedan efectuar en moneda extranjera, sino nicamente los elementos aqu enlistados.

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10.4 Forma y medio de pago en los registros contables


El Artculo 33 del Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin, en su apartado B, fracciones III y
XIII, establece que los registros o asientos contables deben identificar la forma y medio de pago,
de la siguiente manera:
Forma de pago
Para efectos de la forma de pago de la operacin, acto o actividad, debe indicarse si esta se
efectu:

De contado
A crdito
A plazos
En parcialidades

Medio de pago
Para cada operacin debe indicarse el medio de pago, precisando si es:

En efectivo
Transferencia interbancaria de fondos
Cheque nominativo para abono en cuenta
Tarjeta de dbito, crdito o de servicios
Monedero electrnico o por cualquier otro medio
Cuando el pago se realice en especie o permuta, deber indicarse el tipo de bien o servicio
otorgado como contraprestacin y su valor

En el caso en que la operacin se realice a crdito, a plazos o en parcialidades, se debe indicar el


medio de pago para cada pago o abono que se reciba o se realice.
Facilidad
Dado que no en todas las operaciones es posible identificar los datos del medio de pago,
principalmente en aquellas operaciones que son de cobro para el contribuyente, la Regla
Miscelnea 2016 2.8.1.18. establece que se podr incorporar en los registros, la expresin 'NA', y
que podr no especificarse si fue de contado, a crdito, a plazos o en parcialidades, y el medio de
pago o de extincin de dicha obligacin, segn corresponda.
Problema de interpretacin
Cabe resaltar que esta regla tiene un problema de interpretacin y, por ende, de aplicacin, ya
que la regla establece la facilidad especficamente para las fracciones I y IV del apartado B del
Artculo 33 del Reglamento referido, las cuales hacen referencia nicamente a los registros de
inversiones, por lo que podra interpretarse que el resto de las operaciones o actos del
contribuyente no son objeto de esta facilidad, quedando obligados a identificar el medio de pago
correspondiente.
No parece que esta sea la intencin de la autoridad; sin embargo, deber esperarse una aclaracin
al respecto.

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10.5 Medio de pago no incluido en pliza XML


El Artculo 33 del Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin (CFF), en su apartado B, fracciones
III y XIII, establece que los registros o asientos contables deben identificar, entre otras cosas, el
medio de pago; es decir, si ste se hace en efectivo, transferencia, cheque, etc.
Por su parte, el Anexo 24 de la Resolucin Miscelnea Fiscal para 2016, establece los lineamientos
para generar la informacin contable que se presentar al SAT en archivos formato XML. Uno de
estos lineamientos se refiere a la generacin de los archivos con la informacin de las plizas
contables.
En el estndar XML de la pliza contable no existe ningn campo en el que se refleje el 'medio de
pago' como tal. Existe un par de nodos que se utilizan en aquellos casos en que la operacin se
paga mediante cheque o transferencia; sin embargo, no hay ningn nodo en donde se especifique
el dato del 'medio de pago'.
Esta aparente omisin del Anexo 24 ha llevado a algunos contribuyentes a pensar que, al no existir
el campo, no ser necesario que el registro o asiento contable incluya este dato, interpretacin
que sera incorrecta.
Lo anterior es as porque se debe tener muy clara la diferencia entre los requisitos de los registros
o asientos contables, y la informacin que se incluye en el archivo XML de las plizas; esto es, el
hecho de que algn dato no se incluya en el Anexo 24, no implica una liberacin al contribuyente
de lo que especficamente dispone el Reglamento del CFF.
Los requisitos de los registros o asientos establecidos en el Reglamento del CFF deben cumplirse
cabalmente, so pena de incurrir en sanciones. El Anexo 24, por su parte, se trata de otra obligacin
que, aunque relacionada, se limita a establecer los lineamientos para la presentacin de la
informacin que en especfico se presentar al SAT.
Por lo anterior, se debe tener claro que el hecho de que un dato no est previsto en el Anexo 24
(en este caso el medio de pago), no libera al contribuyente de la obligacin de incluirlo en sus
registros o asientos contables.

10.6 Faltan nodos de otros medios de pago en el XLM de la pliza?


El Anexo 24 de la Resolucin Miscelnea Fiscal contiene la estructura de los archivos XML que se
utilizar para la presentacin de la informacin de la contabilidad al SAT en lo que se refiere a:
Catlogo de cuentas, cdigo agrupador de cuentas del SAT, balanza de comprobacin y plizas.
Dentro de la estructura de la pliza, para cada transaccin se prev que se indiquen los datos
especficos del cheque o de la transferencia electrnica, segn sea el caso, sin hacer referencia a
ningn otro medio de pago.
De una primera aproximacin a esta estructura podra parecer que la autoridad fue omisa en
cuanto a los datos de los pagos mediante tarjeta de crdito, dbito, o mediante el uso de otras
formas de pago como el pago en especie, o bien, otros medios de extincin de obligaciones como
la compensacin, novacin, etc.
No obstante lo anterior, esta supuesta omisin puede encontrar una razn al analizarse el objetivo
de la autoridad, que es, precisamente, el allegarse de la informacin de los pagos realizados a
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travs de sistema financiero. En este sentido, se tendra que a la autoridad de poco le servira
conocer, para los pagos en especie, datos de los bienes afectos a la transaccin, menos an la
informacin sobre compensaciones, novaciones y u otras formas de pago, ya que no estn
efectuadas a travs del sistema financiero.
Al margen de estos medios de pago o extincin de obligaciones, queda la duda sobre los datos de
las tarjetas de crdito, sobre las cuales no se solicita ningn dato, y que s son transacciones que se
realizan mediante sistema financiero.
Para comprender el origen de esta situacin es necesario conocer cmo es que funcionan los
pagos mediante tarjeta de crdito, que consisten en un mecanismo en donde el tarjetahabiente
firma un documento de pago, que es cubierto al receptor del documento por la institucin que
respalda la tarjeta (institucin financiera), generando un crdito para el tarjetahabiente, quien
queda obligado a liquidar el adeudo a el emisor de la tarjeta.
En este orden de ideas se tiene que el pago de la operacin lo realiza un tercero (institucin
financiera), con quien el contribuyente contrae una deuda.
Al finalizar el perodo de corte, generalmente un mes, la institucin financiera expide un estado de
cuenta al tarjetahabiente, quien se ve obligado a liquidar el importe del adeudo so pena de
penalizaciones e intereses.
Para liquidar esa deuda con la institucin financiera podr utilizar cheque, transferencia, o bien,
efectivo. En los dos primeros casos, los registros contables de dicha transaccin deber incluir los
datos ya sea del cheque o de la transferencia, segn se haya utilizado.
En resumen, no existe un nodo para tarjetas de crdito, porque finalmente ese crdito se liquidar
con cheque o transferencia y es ah donde se identificarn los datos de estas operaciones. De
llegar a pagarse en efectivo, no habra necesidad de incluir informacin del pago en el XML de las
plizas, pues al no realizarse mediante institucin financiera, por la naturaleza de la operacin,
difcilmente habra datos qu reportar, como ser el caso de los otros medios de pago o de
extincin de obligaciones referidos anteriormente.

11 Anexo 24 de la Resolucin Miscelnea Fiscal 2016


Anexo 24 de la Resolucin Miscelnea Fiscal para 2016. Publicado en el Diario Oficial de la
Federacin el 13 de enero de 2016.
Descargar el anexo desde el siguiente enlace: Anexo 24 de la Resolucin Miscelnea Fiscal para
2016

12 Envi de la Contabilidad por medio de un PPSRDD


Uno de los objetivos que tiene el SAT es agilizar todo tipo de obligacin y trmites que deben de
realizar los contribuyentes; esto como parte de sus estrategias para terminar con la evasin fiscal.
Con base a esto y debido a la constante saturacin de la pgina de internet del SAT se cre una
nueva figura llamada Prestador de Servicios de Recepcin de Documentos Digitales.

Gua Definitiva para la Contabilidad Electrnica ContadorMx.Com pg. 22

Para esto la autoridad fiscal invit a todos los Proveedores Autorizados de Certificacin a formar
parte de esta nueva figura en la que recibirn todos los documentos digitales de los
contribuyentes, validarn esta informacin, asignarn un folio que identifique al contenido,
sellarn la informacin con un sello digital del SAT y notificarn al contribuyente mediante un
acuse de recibo o de rechazo.
Las personas morales podrn aplicar para ser Prestador de Servicios de Recepcin de Documentos
Digitales a travs del trmite 176/CFF. Para ello debern de estar al corriente con todas sus
obligaciones fiscales, tener un capital suscrito y pagado de mnimo diez millones de pesos y
dictaminar sus estados financieros para efectos fiscales. De igual manera debern de cumplir con
la proteccin de datos personales de toda la informacin recibida, conservarlos durante 3 meses y
proporcionar acuses electrnicos.
En el 2016 se trabajar para que los PSRDD puedan ser receptores no slo de declaraciones de IVA
pero tambin de contabilidad electrnica, pagos provisionales y declaraciones anuales.

13 Herramientas Auxiliares para la Elaboracin de la Contabilidad


Electrnica
13.1 - XML a Contpaqi
Si lo que quieres es NO perder tiempo en la captura de plizas, lo que puedes hacer
es hacerte de un programa que genere las plizas de Ingresos, Egresos y sobre todo
Diario a partir de los XMLs que emites por tus ventas y recibes por concepto de
gastos.
Lo que hace este tipo de herramientas es leer la informacin de los XMLs y en
base a los montos, RFCs, Impuesto, tipo de cambio y otros datos que ya traen por
default los CFDIs genera el tipo de Pliza. Todo esto lo hace como si estuvieras
trabajando con un Excel y al final crea el txt que se carga en tu sistema contable.
Existen varios programas que lo hacen, pero el que me ha funcionado es el de XML
a Contpaqi que est disponible para su demostracin desde el siguiente
enlace: XML a Contpaqi en ContadorMx

13.2 - CFDI Descarga Masiva (Navaja Suiza del Contador)


Esta herramienta ya es un clsico y en ContadorMx se le bautizo como la Navaja
Suiza del Contador, por el hecho de que no solo descarga los XMLs del SAT sino
que tiene estas otras utilices funciones.

Gua Definitiva para la Contabilidad Electrnica ContadorMx.Com pg. 23

Verifica la vigencia de los XMLS directo del SAT

Organiza los XMLs por RFC, tipo, ao, mes


Exporta a Excel la informacin contenida en el XML
Genera el XML para la contabilidad electrnica
MultiRFC
Genera el PDF del XML con un formato estndar

Si te interesa puedes utilizarlo GRATIS durante 30 das, solo tienes que solicitarlo
desde el siguiente enlace: CFDI Descargas Masivas (Navaja Suiza del Contador)

13.3 - CalcImp Servicio de Contabilidad en Lnea


El sistema CalcImp va dirigido a Personas
Fsicas y Morales que lo nico que necesitan
es saber cunto tienen que pagar de
impuestos basados en sus Ventas y Gastos.
Para eso el sistema descarga masivamente
los XMLs (ingresos y egresos)
directamente del SAT y el usuario (contador
o contribuyente) les asigna el tipo de gasto
se trata, de que banco sali o entro el
dinero.
Una vez que se asign el concepto contable
al XML el resultado es muy satisfactorio y el
tiempo que se le dedica es muy corto
comparado con otros sistema contables.

Se obtiene lo siguiente:

Impuestos a pagar del mes (ISR, IVA, IEPS, etc)


XML de la Contabilidad Electrnica (Balanza, Estado de Resultados y
Plizas)
Catlogo de Activos Fijos
Cuentas por cobrar y por pagar

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DIOT

Otras funciones como respaldos en lnea, recepcin de xmls de proveedores,


etc

Si te interesa conocer ms de este sistema de contabilidad en line accede


a: Contabilidad en Lnea

Conclusin
Tenemos que cambiar el Chip en la elaboracin de la Contabilidad Electrnica, debemos estar
atentos a los cambios que se suscitan da a da. Y sobre todo apoyarnos de los avances
tecnolgicos disponibles que nos facilitaran esta transicin de la elaboracin tradicional de la
Contabilidad a la Contabilidad Electrnica.

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