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1.

QUELQUES EXEMPLES DE MAILS EN CONTEXTE FORMEL:


(Parfois, plusieurs possibilits sont notes).
En observant les exemples ci-dessous, vous trouverez un certain nombre de formules
pour :
- Se rfrer qqch
- Confirmer + confirmer la rception du courrier
- Dire qu'il y a une pice jointe
- Exprimer une demande
- Demander une information
- S'excuser
- Remercier

(Expditeur) De: sverine DURAND


(Destinataire) A: X; Y.
Objet: Premire correction de votre expos du 20/10/00.
Bonjour
Merci de votre envoi/mail

ou :
Je vous remercie de votre envoi/ mail

ou:
J'ai bien reu votre mail et vous en remercie.
Comme convenu, vous trouverez ci-joint la premire correction de votre expos. Veuillez m'envoyer/
ou: Merci de m'envoyer la deuxime correction en P.J. (Pice Jointe) sous word jusqu' mercredi
prochain
Sincres salutations/ Cordialement, (Ou " Bonne journe "),
S.D.

De : X
A : Sverine DURAND
Objet: absence au cours du 16/11/00.
Madame (ou : Bonjour),

Je vous prie de bien vouloir m'excuser mais je ne pourrai pas participer au cours de franais du
16/11/00. En effet, j'ai un entretien d'embauche ce jour-l et il n'a pas t possible de dplacer ce rendezvous important.
D'avance, je vous remercie de votre comprhension.
Sincres salutations, (Ou : Bonne journe)
X.

De: cline.dupont@enpc.fr
A: patrick.martin@alcatel.fr
Objet: Candidature pour un stage partir de septembre 2001.
Monsieur, Suite notre conversation tlphonique de ce matin, je vous envoie ci-joint mon
curriculum vitae ainsi que ma lettre de candidature.

OU :
En rfrence votre offre de stage Rf. XY123 parue sur le site (...), je me permets de vous adresser
ci-joint ma candidature.
Dans l'attente de votre rponse, veuillez agrer, Monsieur, l'expression de mes salutations
distingues.
X

(1re possibilit)
De: patrick.martin@alcatel.fr
A: celine.dupont@enpc.fr
Objet: Re: candidature pour un stage partir de septembre 2001.
Mademoiselle (ou : Bonjour),
Nous avons bien reu votre ml et vous en remercions. Votre candidature a retenu toute notre
attention, c'est pourquoi nous souhaitons vous rencontrer lors d'un entretien la semaine prochaine.
Nous vous prions donc de nous faire connatre vos disponibilits ds que possible. Nous vous
contacterons ensuite par ml ou tlphone.
Dans cette attente, veuillez agrer, Mademoiselle, nos sincres salutations.
Patrick Martin.

(2me possibilit)
De: patrick.martin@alcatel.fr

A: celine.dupont@enpc.fr
Objet: Re: candidature pour un stage partir de septembre 2001.
Mademoiselle (ou : Bonjour),
Nous avons bien reu votre ml et vous en remercions. Votre candidature a retenu toute notre
attention, c'est pourquoi nous souhaiterions vous rencontrer lors d'un entretien mardi prochain, 15.00.
Merci de nous faire savoir par ml si vous tes disponible.
Dans cette attente, veuillez agrer, Mademoiselle, nos salutations distingues.
Patrick Martin.

(Rponse 2me possibilit)


De : cline.dupont@enpc.fr
A : Partick.martin@alcatel.fr
Objet : Confirmation de RDV (entretien)
Monsieur,
Je vous remercie de votre mail. Je serai heureuse de vous rencontrer comme convenu mardi prochain
15.00.
Dans cette attente, veuillez agrer, Monsieur, mes salutations distingues.
Cline Dupont.

De: X
A: journal Y
Objet: demande d'abonnement
Bonjour,
J'aimerais m'abonner au journal Y, c'est pourquoi je vous prie de m'envoyer des informations
concernant vos tarifs, et les diffrents modes de paiement possibles.
Dans l'attente de votre rponse,
Sincres salutations (ou : Bonne journe).
X.

De: X
A: office du tourisme de La Baule.
Objet: demande d'informations

Bonjour, Je souhaiterais partir 15 jours en vacances la Baule avec deux personnes, du 15 au 30 juillet
2002.
Je vous prie donc de (bien vouloir) m'envoyer une brochure prsentant la Baule et sa rgion, ainsi que
les possibilits d'hbergement sur place (locations notamment) l'adresse suivante:
.....
De plus, j'aimerais savoir si/ quand/ o (...)
D'avance, je vous remercie.
X.

2. CONSEILS POUR LA REDACTION DE MAILS EN CONTEXTE FORMEL


En France, le "mail" est parfois orthographi "ml". On peut aussi crire "courrier
lectronique". (ou "courriel" - rare -).
L'objet du mail (ou de la lettre) est sans article. Exemples : " demande
dinformations ", " candidature pour un stage ", " Absence au cours du 16/11/00 "...
Attention la conjugaison du verbe "envoyer" :

Prsent: J'envoie, tu envoies, il envoie, nous envoyons, vous envoyez, ils


envoient.
Pass compos: J'ai envoy,
Futur: J'enverrai, tu enverras, il enverra, nous enverrons, vous enverrez, ils
enverront.
Subjonctif: Que j'envoie, que tu envoies, qu'il envoie, que nous envoyions, que
vous envoyiez, qu'ils envoient.

Verbe "recevoir": je reois, tu reois, il reoit, nous recevons, vous recevez, ils
reoivent. - J'ai reu, je recevrai, que je reoive.
Observez bien les formules de dbut et de fin, qui sont toujours adaptes au
destinataire et la situation de communication.
Les exemples de mails donns ici sont dans un contexte assez formel (correspondance
avec un enseignant, une entreprise, un organisme...). Les formules pour commencer et
terminer le mail sont donc bien spcifiques.

Lexpression " Bonjour " au dbut du mail et " Bonne journe " la fin du
mail (ou ventuellement " bon week-end ", " bonne semaine ", " A bientt "...)
sont assez souvent utilises. Mais bien sr, n'crivez jamais "salut" dans un mail
en contexte formel !.

Par contre, il est clair que si vous crivez un ami ou quelqu'un que vous
connaissez dj bien et que vous tutoyez, l'criture par mail est trs libre : vous
pouvez crire comme loral, et la fin du mail vous pouvez utiliser des

formules orales et cordiales comme "salut", "bises", "amitis", "amuse-toi bien",


" plus" (ou " +", voire "@ plus"), qui signifie " bientt", etc.
- Style : en correspondance en contexte formel, il faut essayer de faire des phrases
courtes et claires, et dutiliser des mots de liaison pour relier ces phrases. (Cf. les
exemples ci-dessus : " en effet ", " cest pourquoi ", " de plus "...)
- N'crivez pas "j'aimerais bien" (= ORAL); crivez "j'aimerais" ou "je souhaiterais" (=
crit).
- Attention l'expression "Merci de" + infinitif prsent (Ex: Merci de m'envoyer...),
qui exprime une demande (et non un remerciement). Elle est plus directe que "merci
de bien vouloir"...
- Pour de plus amples informations sur la correspondance crite en contexte formel
(autre que les mails), se reporter la page "Introduction la correspondance" et celle
concernant les candidatures (rdaction de lettres de candidature et CV).

Les rgles de rdaction des mails (courriels) en


entreprise
Le mail, email ou courriel en entreprise se rdige diffremment selon son objectif et les
circonstances qui font qu'on crit une personne ou sa fonction
Les progrs aidant, on aurait pu simaginer tre dbarrass de la rdaction des crits
professionnels. Or les changes par mail (courriel) se dveloppent, causant une srieuse
remise en question des comptences en expression crite (voire de lenseignement de
lexpression crite, mais cest un autre sujet).
L'email (ou courriel selon la publication au Journal officiel du 20 juin 2003 de la
dcision de la commission de terminologie de linformatique) est devenu le moyen le
plus couramment employ pour les changes professionnels en tous genres. Cependant,
laissant des traces, contrairement loral, et moins formel que la lettre, le mail (courriel)
embarrasse souvent son rdacteur. On ne saurait en fournir un seul modle mais voici
quelques exemples.

La communication par mail (courriel) sintensifie


Le mail (courriel) sert aux changes courants au sein dun service ou dune entreprise.
Lensemble des collaborateurs reoivent rgulirement des informations et de brves
consignes pour mener bien leur travail. Ils en rendent compte par mail (courriel) aprs
lavoir effectu, ou font part de leurs difficults et demandent des conseils par le mme
moyen.

Ils changent entre eux toujours par ce moyen.


Dans ce type dchanges, on peut distinguer deux genres de mail (courriel) : le mail
(courriel) bref entre collaborateurs qui sont dans laction et qui se considrent entre eux,
le plus souvent, comme des personnes et le mail (courriel) compte-rendu qui
sadresse ceux qui supervisent laction et que l'on doit considrer, ce moment-l,
essentiellement comme la fonction qu'ils occupent.

Le mail (courriel) bref entre personnes qui sont dans laction


Le mail (courriel) chang entre ceux qui sont dans l'action est proche du petit coup de
tlphone ou du message manuscrit laiss pour passer une information ou une consigne.
Il nexige pas de forme particulire. Mais il doit tre clair et prcis. Son objectif est
exclusivement sa comprhension par son destinataire. Ce dernier doit pouvoir sen
servir pour son travail sans complment dinformation. Sa forme dpendra du degr
dintimit entre les correspondants.

Le mail (courriel) compte-rendu qui sadresse aux personnes qui


supervisent laction
Le mail (courriel) adress au superviseur sera plus complet car un responsable supervise
souvent plusieurs oprations et plusieurs projets. Il est indispensable de le remettre dans
le bain avant de lui faire part de lactualit. Ce mail (courriel) sera rdig en trois ou,
ventuellement, quatre parties lorsqu'il est accompagn d'une demande :
Il est tout fait possible que ce compte-rendu soit rdig sur un traitement de texte et
joint un mail (courriel) daccompagnement disant simplement Veuillez trouver cijoint le compte-rendu de la situation ce jour du projet X .
Officiel et susceptible dtre archiv long terme et mme dtre exhum des annes
plus tard, ce mail sera rdig en forme impersonnelle (il ne sadresse pas au destinataire
en tant que personne, mais sa fonction) comme les crits professionnels traditionnels
(sauf la lettre), quel que soit le degr dintimit entre les correspondants.

Le mail (courriel) adress lextrieur de lentreprise


Un mail (courriel) peut tre adress lextrieur de lentreprise pour un simple change
dinformation avec un fournisseur ou un client. Dans ce cas, il est comparable au mail
(courriel) entre personnes dune mme entreprise qui sont dans laction et qui a t
dcrit plus haut. Sa forme volue avec lvolution des rapports entre correspondants.
Cest--dire quil passe progressivement des formules rigides qui sadressent une
fonction, par exemple :

Bonjour,
Je vous envoie ce jour la fiche pratique pour la session X.

Je vous serais reconnaissant de me signaler les dfections.


Cordialement
Y
aux formule plus dcontractes qui sadressent la personne, par exemple :
Si !!!!!!!!!! je suis disponible !
Enfin une date commune !
Au 15 et A+
et du voussoiement au tutoiement. Il faut prendre garde de ne pas brler les tapes pour
que les relations restent dtendues. Pour cela il faut parvenir ressentir ltat desprit du
correspondant : se considre-t-il comme une personne au travail ou essentiellement
comme une fonction ?
Un mail (courriel) peut tre adress lextrieur de lentreprise pour toucher de
nouveaux prospects. Il sagit, ce moment l dune opration marketing qui doit tre
tudie en tant que telle. Ce nest pas lobjet de cet article.

Le mail (courriel) de candidature un emploi


Dans le cas dune candidature un emploi, sauf indication contraire du recruteur, le
mail (courriel) ne sert qu transporter la lettre de motivation et le CV qui sont en pices
jointes qui, imprims, auront un meilleur aspect. Il devra donc tre bref. Mais il sera
soign car cest travers lui que le candidat laissera une premire impression au
recruteur et il faut quelle soit positive, par exemple :
Bonjour,
Jai appris par (nommer la source) que vous recherchez un (nommer lemploi)
expriment.
Je me suis accompli dans cet emploi pendant (dure) chez (employeur) que je nai quitt
que parce que (la maison a ferm / jai d dmnager pour des raisons familiales / un
autre employeur ma fait miroiter un poste plus intressant).
Jaimerais revenir au mtier auquel je me suis form par got. Cest pourquoi je vous
prie dexaminer mon CV que vous trouverez en pices jointes.
Cordialement,
(prnom suivi du nom)

La langue franaise et les mails (courriels)

Quel quil soit, en entreprise, un mail (courriel) fait parti des crits professionnel et doit
tre crit dans une langue correcte. Si vous pensez employer trop souvent les mmes
mots et manquez de prcision, utilisez un dictionnaire de synonyme. Attention, il ne
suffit pas den choisir un au hasard, les synonymes apportent toujours une nuance de
sens. Il faut donc vrifier cela dans un dictionnaire. Pour la conjugaison des verbes, Le
Conjugueur est votre disposition. Et si vous avez besoin de conseils supplmentaires
sur le sens, les accords, la concordance des temps, etc. les cotlpapoteurs du forum
Franais notre belle langue se feront un plaisir de vous donner un coup de main.

_______________________________________________
Des formules de politesse pour l'e-mail: ringard?
Votre destinataire aura trs probablement une meilleure image de vous si vous
commencez votre message en le saluant et si vous le terminez en prenant cong.

Mais quelles formules utiliser, la fois courtoises, claires et contemporaines?

Vous trouverez dans ce tableau une srie de formules, classes des plus aux moins
formelles: choisissez celle qui vous semble la plus adquate, en fonction des paramtres
de la situation de communication.

Avez-vous dj rencontr votre destinataire?

Souhaitez-vous tablir ou maintenir avec lui une relation plutt formelle ou


plutt informelle?

Situations de communication (de la


plus la moins formelle)
Relation trs formelle avec un suprieur
hirarchique

Formules pour saluer


Formules pour prendre cong
Madame la Directrice,
Je vous prie dagrer, Madame la Directrice,
lexpression de ma haute considration.
Relation formelle avec quelquun que lon Madame, / Monsieur,
ne connat pas (une institution ou une
Salutations distingues,
administration par exemple)
Relation formelle avec quelquun dont on Madame, / Monsieur,
connat le nom
Cordiales salutations,
Relation relativement formelle avec
Chre Madame, / Bonjour Monsieur,

quelquun que lon apprcie


Relation impersonnelle et formules les
plus standard
Relation informelle
Relation informelle avec quelquun que
lon apprcie
un groupe
Autres formules

Cordialement, / Bien vous (voir le sens de


cette expression sur mon blog),
Bonjour,
Cordialement,
Bonjour Alain,
Cordialement, / Bien toi,
Chre Ingrid,
Bien cordialement, /Trs cordialement,
Chers collaborateurs, Bonjour tous,
Cordialement,
Je vous remercie de votre collaboration.
Davance, merci.
Bon travail, / Bonne journe,