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Practica

1: Primeros pasos en Excel

Universitat Jaume I

1
Primeros pasos en Excel

1.

Introduccion

Excel nos permite especificar mediante un conjunto de formulas como calcular determinados
resultados a partir de un conjunto de datos iniciales. En Excel, los ficheros (o, lo que es lo
mismo, archivos) se denominan libros de trabajo. Un libro de trabajo puede contener varias
hojas de calculo relacionadas entre s, lo que facilita su manipulacion conjunta, as como
informacion de otro tipo relacionada con esas hojas. Por su parte, una hoja de calculo se
compone basicamente de celdas, organizadas en forma de cuadrcula: as, cada celda queda
identificada dentro de una hoja por su pertenencia a una fila y a una columna concretas. Cada
celda puede contener o un dato constante o una formula, lo que en cualquiera de los dos
casos dota de valor a la celda; ademas, como se muestre ese valor vendra condicionado por
las opciones de formato que se hayan aplicado sobre la celda.
Construir una hoja de calculo consiste, por una parte, en decidir en que celdas de la hoja
deben introducirse los datos iniciales del problema que la hoja ha de resolver y, por otra,
en introducir en otras celdas las formulas adecuadas de tal forma que, cuando al utilizar la
hoja se introduzcan ciertos datos concretos en las celdas destinadas a ello, la hoja calcule automaticamente, en otras celdas, los correspondientes resultados. Podemos denominar modelo
de calculo al conjunto de formulas que especifican como obtener unos resultados a partir de
unos datos iniciales; as, construir una hoja de calculo consistira en introducir en la misma un
modelo determinado. Del mismo modo, utilizar una hoja de calculo consistira en ver como
responde el modelo de calculo introducido ante diferentes valores de los datos iniciales, lo
que convierte a las hojas de calculo en poderosas herramientas de analisis.
Denominaremos programa de hojas de calculo a todo programa que nos permita construir
y utilizar hojas de calculo. En realidad, estos programas, ademas de diferentes facilidades
para la construccion y utilizacion de hojas, suelen ofrecer otras caractersticas interesantes,
tales como la posibilidad de dotar a las celdas de formato (determinar si se utilizan negritas,
cursivas o bordes, fijar el numero de decimales con el que se mostraran los valores numericos. . . ), presentar diferentes resultados en forma de grafico o limitar el acceso de los usuarios
a las hojas mediante contrasenas. Excel nos ofrece, entre otras, todas estas posibilidades que
acabamos de comentar.


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de la ventana de Excel
Descripcion

Para empezar a trabajar con Excel, comenzaremos por iniciar el programa de cualquiera de
las diferentes formas que Windows nos ofrece (por ejemplo, en el Windows XP de las aulas
de informatica podemos utilizar el boton Inicio, si seleccionamos concretamente Todos los
programas I Aplicacions I Microsoft Office I Microsoft Office Excel 2003).
Cuando arranca, Excel presenta por defecto la primera hoja de calculo de un libro de trabajo
en blanco. Para ello, abre una ventana cuyo aspecto sera parecido al que muestra la figura 1.

Figura 1: Ventana de Excel.


Merecen atencion especial aquellos elementos que son propios de Excel:
Las celdas son las unidades basicas de almacenamiento de informacion en las hojas de
calculo. Cada celda puede contener un dato que, como se comento en la introduccion,
puede ser constante (un numero, un texto, un valor logico. . . ) o una formula, y eso
confiere a la celda un valor. Ademas, a cada celda se le puede asociar un cierto numero
de opciones de formato que determinaran como mostrara Excel el valor de la celda (por
ejemplo, en negrita y, si el valor es numerico, con dos decimales y separador de miles).
Utilizando formulas podemos relacionar unas celdas con otras y, as, introducir en la
hoja de calculo un modelo que se recalcule automaticamente cada vez que se cambie
alguno de sus datos iniciales.
Las lneas de division son las lneas horizontales y verticales que forman la cuadrcula
de la hoja de calculo. Aunque en cada momento la ventana solo nos permita ver unas
pocas celdas de esta cuadrcula, una hoja contiene mas de dieciseis millones (65 536
filas por 256 columnas). Para desplazar la ventana sobre la hoja de calculo y acceder a otras zonas de la cuadrcula, podemos utilizar las barras de desplazamiento,
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arrastrandolas directamente con el raton o haciendo clic en las flechas correspondientes.


Las etiquetas de filas y columnas permiten identificar cualquier celda de la hoja de
calculo. Por ejemplo, la celda C10 es la que se encuentra en la interseccion de la fila 10
con la columna C.
La celda activa es aquella sobre la que esta situado el cursor de celda (rectangulo de
borde mas grueso que rodea siempre a una de las celdas) y es la celda sobre la que, por
defecto, se aplicaran las o rdenes1 que se ejecuten. En realidad, pueden tenerse varias
celdas seleccionadas simultaneamente (una de ellas sera la celda activa) para aplicar
o rdenes sobre todas ellas.
El cuadro de nombres contiene una referencia a la celda activa (un nombre si es que se
ha definido alguno para ella).
La barra de formulas muestra el contenido de la celda activa y tambien sirve para
modificarlo.
El boton Seleccionar todo sirve, como su nombre indica, para seleccionar simultaneamente todas las celdas de una hoja de calculo.
La hoja activa es la hoja de calculo sobre la que se esta trabajando. Para hacer que
la hoja activa sea otra diferente, basta con hacer clic en la correspondiente etiqueta de
hoja. Si la etiqueta de la hoja que se quiere hacer activa no esta visible, se puede acceder
a ella utilizando los correspondientes botones de desplazamiento de las etiquetas.
Por su parte, otros elementos que se aprecian en la imagen son analogos a los que presentan
las ventanas de otros programas de Windows (como, por ejemplo, Word):
La barra de ttulo contiene el nombre del programa (en este caso, Microsoft Excel) y
el del libro con el que se esta trabajando (en la imagen, Libro1).
El menu de control permite, entre otras cosas, salir del programa simplemente haciendo
doble clic con el raton sobre e l. Si quieres ver otras opciones de este menu, haz clic solo
una vez.
La barra de menus contiene ocho menus desplegables, mas el menu de ayuda ?. Al
hacer clic sobre cualquiera de ellos, se visualizan sus correspondientes o rdenes. Si hay
o rdenes en el menu que aparecen en gris (un color que contrasta con el fondo menos
que el negro habitual), ello es debido a que en ese momento no son aplicables. Una
flecha junto a una orden indica que tiene asociado un submenu desplegable, al que se
puede acceder arrastrando el raton en el sentido de la flecha. La seleccion de una orden
acabada en puntos suspensivos provoca la aparicion de un cuadro de dialogo, que sirve
para que el usuario acabe de especificar que es lo que quiere que Excel haga.
1

Resulta habitual denominar comandos a las o rdenes que un programa es capaz de aceptar. No obstante,
en estas paginas intentaremos evitar ese uso del termino comando, ya que proviene de una mala traduccion
de la palabra inglesa command.


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Las barras de herramientas permiten que las o rdenes de uso mas frecuente resulten
accesibles de forma mas comoda. Por ejemplo, se puede ejecutar la orden Guardar del

menu Archivo con solo hacer clic en el boton de la barra de herramientas Estandar
que representa a un disquete, . La otra barra que aparece en la anterior imagen de la

ventana de Excel, bajo la Estandar,


es la barra de herramientas Formato.
La barra de estado presenta informacion acerca de la orden seleccionada o indica si se
esta llevando a cabo alguna operacion como, por ejemplo, abrir o guardar un fichero.
Para ocultar la barra (o mostrarla si estaba oculta) puede utilizarse la orden Barra de
estado del menu Ver.

Ejercicio 1

Asegurate de que Excel te muestra las barras de herramientas Estandar


y Formato en dos
filas distintas, lo que le permite incluir mas botones en cada barra que si ambas comparten
fila. Investiga, haciendo uso de la ayuda de Excel, como controlar la visualizacion de las
barras de herramientas. Un posible punto de partida: accede a la ayuda mediante la tecla F1
y formula la pregunta como mostrar todos los botones.

3.

Mecanismos basicos
de trabajo

En este punto damos los primeros pasos a la hora de trabajar en una hoja de calculo, viendo
como abrir una hoja de calculo, como introducir datos en una celda, como desplazarse entre
las celdas, como seleccionar un conjunto de celdas y como editar los datos contenidos en
una celda para su posterior modificacion. Estudiaremos tambien como crear, guardar, abrir y
cerrar libros de trabajo y como crear y eliminar hojas de calculo dentro de ellos.

3.1.

Manejo de ficheros

Excel permite tener varios libros de trabajo abiertos simultaneamente y, en el menu Archivo,
nos ofrece las siguientes opciones:
Nuevo... (tambien disponible como boton
que permite crear un nuevo libro de trabajo.

en la barra de herramientas Estandar),

Abrir... (boton ), que permite comenzar a trabajar con un libro previamente guardado en disco, y Cerrar, que permite cerrar el libro de trabajo activo cuando ya no se
desea trabajar con e l por un tiempo.
Guardar (boton ) y Guardar como..., para efectuar la grabacion del libro activo
en disco, con la diferencia de que Guardar como... da la oportunidad de especificar
el nombre con el que se desea guardar el libro, as como en que directorio y como
que tipo de archivo (por ejemplo, como un libro de trabajo de una version anterior de
Excel).
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Salir de la hoja de calculo (tambien se puede utilizar el cuadro de control de la ventana), que preguntara, en el caso de que se haya hecho alguna modificacion y no se haya
guardado, si deseamos guardar los cambios en el documento. Debemos hacer clic sobre
la opcion que corresponda y saldremos de la hoja de calculo.

ATENCION:
Es importante guardar periodicamente las modificaciones que vayas introduciendo en tus libros de trabajo, ya que si el ordenador se queda sin corriente electrica o
se produce algun fallo en el sistema y e ste queda bloqueado, perderas el trabajo que hayas
realizado desde la u ltima vez que guardaste.

Ejercicio 2

Crea en el escritorio de Windows una carpeta que se llame Practicas


Excel y que utilizaras
para guardar los diferentes ejercicios que realices en tus practicas de Excel. No olvides,
despues de cada sesion de trabajo, copiar la nueva version de la carpeta en algun lugar que
te permita recuperarla posteriormente, al inicio de una nueva sesion. Para este fin puedes
utilizar, por ejemplo, un lapiz USB o bien tu cuenta de alumno en lynx.uji.es2 .

Ejercicio 3
Inicia la ejecucion de Excel. Al hacerlo, te aparecera como libro de trabajo, por defecto,
uno nuevo con nombre Libro1, su hoja activa sera Hoja1 y el cursor de celda marcara que
la celda activa es la A1.

Guarda este libro de trabajo en blanco en la carpeta Practicas


Excel del escritorio con el
nombre factura.xls (no es necesario que especifiques la extension .xls, ya que Excel la
sobreentendera). Una vez guardado el libro, cierralo con la orden Archivo I Cerrar.
Como ya comentamos, un libro de trabajo puede contener varias hojas de calculo. Si deseamos cambiar el nombre de una hoja, basta con hacer doble clic en su etiqueta, escribir el
nuevo nombre y pulsar la tecla Enter. Si se quiere crear una hoja nueva dentro de un libro de

I
trabajo, puede utilizarse la orden Insertar I Hoja de calculo.
Por el contrario, Edicion
Eliminar hoja permite eliminar la hoja activa (Excel utiliza un cuadro de dialogo para pedir
confirmacion al usuario antes de eliminar cualquier hoja). Tambien es posible alterar el orden
de las hojas dentro del libro, arrastrando sus etiquetas a las posiciones deseadas.

Ejercicio 4
Abre nuevamente el libro factura.xls. Dale el nombre Una factura a una de las hojas y
elimina las demas hojas.

3.2.

de datos
Introduccion

Si tecleamos cierto dato (constante o formula), e ste, ademas de ir apareciendo en la barra de


formulas, podemos introducirlo en la celda activa pulsando la tecla Enter.
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Para transferir ficheros entre el ordenador en el que estes trabajando y lynx.uji.es, un programa del que
puedes hacer uso es FileZilla.
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Recuerda que en una celda puedes introducir dos tipos de datos:


Una constante, que puede ser, por ejemplo, un numero o un texto.
Una formula, que especifica como calcular el valor de la celda en funcion de otros valores. Las formulas empiezan siempre por el signo igual (=). Pueden constar de numeros,
referencias a celdas (por ejemplo, B7), operadores, funciones. . . Algunos operadores
validos son la suma (+), la resta (-), la multiplicacion (*), la division (/), la exponenciacion () y el porcentaje ( %, que significa, simplemente, dividir entre cien). Por supuesto, pueden utilizarse parentesis: por ejemplo, la formula =(A5-A4)*B2 es una formula
valida. Un ejemplo de funcion es la funcion SUMA (por ejemplo, =SUMA(A1:A7)
suma todos los valores que se encuentran entre las celdas A1 y A7; con A1:A7 hemos
expresado un rango o conjunto rectangular de celdas: las comprendidas entre la A1 y
la A7, ambas inclusive).

Ejercicio 5
Haz clic en la celda B2. Observa que, ahora, B2 es la celda activa. Teclea el texto Factura
y despues pulsa la tecla Enter. Observa que el texto ha quedado introducido en la celda B2
de la hoja de calculo Una factura del libro de trabajo factura.xls.

3.3.

Desplazamiento por las celdas

Cuando se desea introducir un dato en una celda determinada, lo que se debe hacer primero es
seleccionarla, por ejemplo, haciendo clic con el raton en dicha celda. De esta forma, el cursor
de celda se situa en la celda seleccionada y en el cuadro de nombres aparece una referencia a
ella.
Para desplazar el cursor de celda desde el teclado existen, entre otras, las siguientes posibilidades:
Las flechas de desplazamiento (, , y ) permiten desplazar el cursor una posicion
en el sentido de la flecha de la tecla.
Las combinaciones CTRL+, CTRL+, CTRL+ y CTRL+ permiten mayores desplazamientos. Si la hoja esta vaca, llevan directamente hasta la u ltima celda de la hoja
en el sentido de la flecha. En el caso general, permiten desplazarse en el sentido de la
flecha saltandose bloques de celdas vacas adyacentes; ante bloques de celdas adyacentes no vacas, estas combinaciones nos llevan a celdas que ocupan posiciones extremas
dentro de esos bloques.
y RePag
desplazan la ventana sobre la hoja de calculo, hacia abajo
Las teclas AvPag
o hacia arriba, en una medida que depende de la altura de la ventana.


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Factura

3
4

Tipo IVA

5
6

Artculo

PVP

Unidades

Subtotales

9
10

Suma

11

IVA

12

Total

Figura 2: Aspecto final de la hoja Una factura tras el ejercicio 6.

Ejercicio 6
Sigue completando la hoja Una factura del libro de trabajo factura.xls. Para ello, introduce
en las celdas correspondientes los textos que aparecen en la figura 2.

3.4.

de celdas
Seleccion

Ademas de poder seleccionar una celda haciendo clic en ella, tambien existe la posibilidad
de seleccionar simultaneamente varias:
Seleccion de un rango o a rea rectangular: se consigue arrastrando el raton desde una
esquina del a rea hasta la esquina diagonalmente opuesta.
Seleccion de multiples rangos: cada rango debe seleccionarse mediante el metodo previamente descrito, con la salvedad de que la seleccion de todos los rangos, excepto la
del primero, ha de hacerse mientras se mantiene pulsada la tecla CTRL.
Seleccion de una fila o columna: haciendo clic sobre la etiqueta de la fila o columna
correspondiente.
Seleccion de todas las celdas de una hoja: haciendo clic en el boton Seleccionar todo
de la hoja correspondiente.

Ejercicio 7
Selecciona el rango B6:E6 y haz clic en el boton Negrita de la barra de herramientas (el
que muestra una ene mayuscula). Observa lo que sucede: los contenidos de esas celdas
siguen siendo los mismos textos, pero ahora se ven con un formato diferente, con trazo mas


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grueso, esto es, en negrita. Intenta seleccionar simultaneamente la celda B2, la B4 y el rango
D10:D12. Vuelve a hacer clic en el boton Negrita.
La seleccion simultanea de varias celdas puede ser u til, por ejemplo, si deseamos introducir datos en todas ellas. Podemos recorrer ordenadamente todas las celdas de un conjunto
previamente seleccionado (y sin salirnos de e l) pulsando Enter tras introducir cada dato. Si
utilizamos la tecla Tabulador en vez de Enter, el orden de recorrido del conjunto sera distinto, pero tambien nos mantendremos siempre dentro de e l.

Ejercicio 8
Completa la hoja para que permita la elaboracion de ciertas facturas sencillas en las que
intervienen dos artculos, A y B. Los datos iniciales del problema seran los precios y las
unidades facturadas de cada artculo y el tipo de IVA aplicable a la factura. A partir de ellos,
la hoja de calculo obtendra automaticamente el importe total de la factura, as como otros
resultados intermedios (subtotales por artculo, suma sin IVA e importe correspondiente a
ese impuesto). Vayamos paso a paso:
1. Introduce en la celda C4 el tipo de IVA, que para nuestra primera factura supondremos
del 16 %. Introducelo en tanto por uno, es decir, como 0,16.
2. Introduce en el rango C7:D8 los precios y unidades facturadas de cada artculo, suponiendo que se facturan 5 unidades del artculo A a 12 cada una y 7 del B, cada
una a 20 .
3. Queremos introducir en E7 una formula que calcule el subtotal correspondiente al
artculo A. Una posibilidad (mala) sera introducir la siguiente formula: =12*5. Hazlo
y observa que esto dota a la celda E7 del valor correcto: el numero sesenta.
4. Que sucedera si queremos utilizar la hoja para elaborar una factura correspondiente
a la venta de solo cuatro unidades del artculo A? Introduce 4 en D7 y observa que el
subtotal calculado no cambia automaticamente para reflejar la nueva situacion. Para
ello, se podra modificar la formula de E7 y dejarla como =12*4, pero e sa no es una
estrategia inteligente: mucho mejor es utilizar una formula que siempre multiplique el
valor que tenga la celda C7 por el que tenga D7. Para ello, introduce =C7*D7 en E7.
Cambia precios y numeros de unidades para comprobar que el subtotal del artculo
A s se recalcula adecuadamente ahora. Al final, vuelve a introducir 12 (como precio
unitario del artculo A en euros) y 5 (como numero de unidades facturadas de ese
artculo A).
5. Introduce en E8 una formula que calcule el subtotal correspondiente al artculo B.
Para introducir esta formula procederemos de un modo diferente al anterior. Haz clic
en E8, teclea un igual (=) para indicar que estas introduciendo una formula, haz clic en
la celda C8 (observa que C8 aparece en la barra de formulas), introduce el operador
de multiplicacion (*), haz clic en la celda D8 (tendras ya la formula =C8*D8) y pulsa
la tecla Enter. Recomendamos utilizar de este modo el raton para introducir en las
formulas referencias a otras celdas.
6. Introduce en la celda E10 la formula correspondiente. Cual es? =60+140?
=E7+E8?


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Factura

3
4

Tipo IVA

0,16

5
6

Artculo

PVP

Unidades

Subtotales

12

60

20

140

9
10

Suma

11

IVA

12

Total

200
32
232

Figura 3: Aspecto final de la hoja Una factura tras el ejercicio 8.


7. Introduce en la celda E11 una formula que aplique a la suma calculada en E10 el tipo
de IVA introducido en C4. Una formula adecuada es =C4*E10 (observa, por ejemplo,
que =0,16*E10 no funcionara correctamente cuando el tipo de IVA se cambiara en
C4, por ejemplo, al 33 %).
8. Introduce en la celda E12 una formula adecuada. Deberas obtener 232 como resultado.

ATENCION:
En general, es muy importante que, all donde tenga sentido, introduzcas
formulas con referencias a otras celdas en vez de constantes. No olvides que tus hojas han
de quedar preparadas para recalcular correctamente sus resultados siempre que cambien
los datos iniciales del problema introducidos en las celdas destinadas a tal fin.

Ejercicio 9
Comprueba que tu hoja de calculo Una factura presenta los resultados que se muestran en
la figura 3.
Supon ahora que el precio que hay que hacerle al cliente para el artculo B son 15 y
que el tipo de IVA aplicable a la factura es del 8 %. Para que tu hoja de calculo rehaga
correctamente toda la factura debera bastar con modificar las constantes que representan
esos datos iniciales del problema: introduce 15 en C8 y 0,08 en C4. Comprueba que, sin
introducir ningun otro cambio, tu nueva factura se corresponde con la que se muestra en la
figura 4. De no ser as, repasa lo que hiciste en el ejercicio 8 o pide ayuda a tu profesor.
Una vez hayas comprobado el buen funcionamiento de la hoja Una factura, guarda el libro
que la contiene, factura.xls. Observa que en este caso ya no es necesario volver a especificar
el nombre, dado que Excel asume que hay que guardarlo en el mismo fichero del que se ha
ledo.


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Factura

3
4

Tipo IVA

0,08

5
6

Artculo

PVP

Unidades

Subtotales

12

60

15

105

9
10

Suma

165

11

IVA

13,2

12

Total

178,2

Figura 4: Aspecto final de la hoja Una factura tras el ejercicio 9.

4.

en hojas de calculo

Edicion

En informatica, por edicion de un documento se entiende la modificacion de la informacion


que contiene haciendo uso de ciertas facilidades que ofrecen los programas con los que se
crean los documentos, tales como, mover parte de la informacion de un lugar a otro dentro
del documento, replicar dicha informacion, borrarla o sustituirla.
Vamos a ver de que tipo es la informacion que Excel permite modificar y diferentes facili e Insertar) para llevar a cabo tales
dades que ofrece (principalmente en sus menus Edicion
modificaciones.

4.1.

asociada a las celdas


Informacion

Asociada a cada celda tenemos, aparte de su contenido, que dota de valor a la celda, informacion de otro tipo: su formato y, posiblemente, un comentario.
El formato de una celda determina con que aspecto se ha de mostrar su valor. Por ejemplo, son
opciones de formato negrita y cursiva. En el caso de que el valor de una celda sea numerico,
tambien es el formato el que determina con cuantos decimales se muestra, y si utilizando o
no separador de miles. Bordes y colores son otros ejemplos de opciones de formato.
Por otra parte, los comentarios no son mas que textos informativos, normalmente ocultos,
que cabe anadir a las celdas con el objeto de poder leerlos mas adelante. Para introducir un
comentario en una celda (as como para posteriormente leerlo, modificarlo o eliminarlo) se
utiliza la orden Insertar I Comentario. Las celdas a las que se ha asociado un comentario suelen identificarse mediante un pequeno triangulo de color rojo en su esquina superior
derecha.

10


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4.2.

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Operaciones de edicion

Algunas de las facilidades de edicion que ofrece Excel son deshacer, rehacer y repetir ciertas
acciones, mover, replicar3 y borrar informacion e insertar y eliminar celdas.

4.2.1.

Deshacer, rehacer y repetir

I Deshacer como el boton Deshacer, , y la combinacion de


Tanto la orden Edicion
teclas CTRL+Z permiten, generalmente, deshacer las u ltimas acciones realizadas, una a una,
dejando la hoja como si estas acciones nunca hubieran sido llevadas a cabo.
I Rehacer (o
Cuando una o varias acciones han sido accidentalmente deshechas, Edicion
o CTRL+Y) permite rehacer la u ltima o u ltimas acciones deshechas.
bien
I
Cuando no hay cambios deshechos que rehacer, puede estar disponible la orden Edicion
Repetir (tambien accesible en este caso como CTRL+Y), que permite repetir la u ltima orden
ejecutada. Puede resultar interesante cuando se desea que Excel ejecute la misma orden en
distintas partes de una hoja de calculo o en hojas distintas.

Ejercicio 10

Copia en la carpeta Practicas


Excel del escritorio el archivo balance.xls disponible en
la web de la asignatura (y, mientras resuelves el ejercicio, no olvides volver a guardarlo
cada cierto tiempo). El libro contiene una sola hoja, Resultados 2005, con textos y datos
iniciales. Tu debes completarlo con las formulas adecuadas teniendo en cuenta lo siguiente:
Los datos iniciales del problema son los valores de ingresos y gastos que aparecen en
los rangos C5:D6 y C10:D12.
Los diferentes totales son el resultado de sumar los valores correspondientes.
El beneficio bruto es la diferencia entre ingresos y gastos totales.
Los impuestos son el 35 % de los beneficios brutos.
El beneficio neto es la diferencia entre beneficio bruto e impuestos.
Comprueba que los resultados obtenidos se corresponden con los que se muestran en la
figura 5. Tambien deberas comprobar que, si cambias alguno de los datos iniciales, los
resultados varan adecuadamente. Finalmente, anade formato negrita a las celdas que lo
necesiten segun la figura 5.
3

Es habitual llamar copiar a la operacion de edicion que nosotros denominamos replicar. Hemos elegido
I Copiar no basta, por s sola,
esta nomenclatura para resaltar el hecho de que la ejecucion de la orden Edicion
para llevar a cabo la correspondiente replica de informacion: como veremos, constituye tan solo un primer paso.

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1
2

Ingresos y Gastos 2005

3
4

Ingresos

Semestre 1

Semestre 2

TOTAL

Ventas

100

150

250

Otros

25

30

55

TOTAL

125

180

305

Semestre 1

Semestre 2

8
9

Gastos

10

Personal

50

50

100

11

Compras

20

30

50

12

Otros

10

10

20

13

TOTAL

80

90

170

TOTAL

14
15

Bo BRUTO

16

Impuestos

47,25

17

Bo

87,75

NETO

135

Figura 5: Aspecto final de la hoja Resultados 2005 tras el ejercicio 10.


4.2.2.

Mover

Mover significa llevar informacion (contenidos, formatos y comentarios de las celdas) de


un rango, que llamaremos de origen, de una hoja de calculo a otro, que llamaremos de
destino, de la misma u otra hoja. Si la operacion se lleva a cabo con e xito, la informacion
quedara en el rango de destino y desaparecera del de origen. Solo se puede mover un rango,
no multiples rangos simultaneamente.
Presentamos dos tecnicas distintas para llevar a cabo el movimiento de informacion:
Cortar y pegar. La informacion del rango de origen puede moverse al de destino mediante
I Cortar (CTRL+X) y Edicion
I Pegar (CTRL+V). Hay que
las o rdenes Edicion
seleccionar el rango de origen, Cortar, seleccionar el rango de destino (o su celda
superior izquierda) y Pegar. La accion puede cancelarse, antes de pegar, utilizando la
tecla ESC.
Mover arrastrando. El rango seleccionado puede moverse muy facilmente dentro de la hoja
de calculo utilizando el raton. Basta para ello con arrastrar el borde de la seleccion hasta
su nueva ubicacion en el rango de destino.

Ejercicio 11
Para empezar, toma nota de la formula contenida en la celda E15.

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Universitat Jaume I

A continuacion, vas a mover los gastos de forma que queden a la derecha de los ingresos
(en vez de debajo de e stos). Para ello, mueve el rango B9:E13 a G4:J8 utilizando cortar y
pegar. Observa nuevamente la formula de E15 y comparala con la que tenas anotada: Excel
la ha modificado para que haga referencia a la nueva ubicacion del segundo operando (los
gastos totales ya no estan en E13, sino en J8, as que la nueva formula de E15 es =E7-J8).
Comprueba que puedes deshacer y rehacer el movimiento utilizando los correspondientes
botones de la barra de herramientas. Despues, haz uso del raton para arrastrar el rango
D15:E17 a B10:C12. Finalmente, guarda y cierra el libro.

4.2.3.

Replicar

Replicar significa llevar informacion de unas celdas a otras sin que e sta desaparezca de las
celdas de origen.
Hay diferentes tecnicas que permiten replicar determinados tipos de informacion de unas
celdas en otras:
Copiar y pegar. Para replicar toda la informacion de las celdas (contenidos, formatos y comentarios), pueden utilizarse las o rdenes Copiar (CTRL+C) y Pegar (CTRL+V) del
La orden Copiar copia toda la informacion de las celdas seleccionamenu Edicion.
das (que quedan marcadas con un borde movil) en un a rea de almacenamiento temporal
que se denomina portapapeles, desde donde se puede pegar en otras celdas si se las se I Pegar. El pegado puede repetirse tantas veces
lecciona y luego se ejecuta Edicion
como replicas se quiera hacer de la informacion copiada. Tambien es posible realizar
varias replicas simultaneamente seleccionando varias ubicaciones de destino antes de
pegar. Cuando no se va a replicar mas la informacion copiada, se puede pulsar ESC y
desaparece el borde movil.
Duplicar arrastrando. Se puede duplicar un rango dentro de una hoja de calculo arrastrando
con el raton el borde de la seleccion mientras se mantiene pulsada la tecla CTRL.
Llenado automatico. Un metodo aun mas comodo que los anteriores para replicar los contenidos y formatos (pero no los comentarios) de un rango seleccionado, en celdas contiguas a e ste, es el llenado automatico. Este metodo permite realizar varias replicas
simultaneas y consiste, simplemente, en arrastrar la esquina inferior derecha del borde
de la seleccion (el cuadro de llenado) hasta que el borde de la seleccion abarque tanto
al rango de origen como al de destino.
Al proceder de este modo, a veces Excel toma algunas decisiones que pueden ser de
utilidad o bien ir en contra de los intereses del usuario. Por ejemplo, si se pretende
replicar mediante llenado automatico una celda cuyo contenido es Enero, las replicas
seran Febrero, Marzo. . . Si no es esto lo que se desea, sino replicar realmente Enero,
se puede realizar el arrastre con el boton derecho del raton y, cuando tras arrastrar
el cuadro de llenado aparezca un menu contextual, seleccionar Copiar celdas. En
las u ltimas versiones de Excel, esta opcion esta disponible incluso si el arrastre se ha
llevado a cabo con el boton principal del raton: junto al cuadro de llenado aparece un
boton Opciones de autorrelleno, , que permite desplegar un menu una de cuyas
opciones es precisamente Copiar celdas.
13


Practica
1: Primeros pasos en Excel

Universitat Jaume I

I Pegado especial... puede utilizarse cuando solo


Pegado especial. La orden Edicion
se desea replicar cierto tipo de informacion de las celdas del rango de origen: solo

sus contenidos (Formulas),


solo sus formatos, solo sus comentarios. . . Tambien sirve,
entre otras cosas, cuando se quiere pegar, como contenido (datos constantes) de un
rango, los valores de otro.
Copiar formato. El boton Copiar formato, , puede utilizarse para replicar los formatos
de un rango del siguiente modo: se selecciona el rango de origen, se hace clic en el
boton y se selecciona el rango de destino.

Ejercicio 12

Copia en la carpeta Practicas


Excel del escritorio el fichero de practicas periodicos.xls,
disponible en la nuestra web. Abre la copia conseguida y observa que se trata de un libro de

trabajo que contiene una u nica hoja de calculo, Periodicos


Reunidos. Selecciona las celdas
C15:C16 y replcalas (triplcalas) sobre C17:C20 mediante llenado automatico (hazlo de
forma que no cambie el ano en las replicas). Modifica el contenido de la celda C15 para que

sea el siguiente: es el objetivo del ano.


Selecciona la celda B16 y haz clic en el boton de barra de herramientas que muestra un
smbolo de tanto por cien ( %). Observa que el valor de la celda, aunque sigue siendo el
mismo, se muestra ahora como 82 % (en tanto por cien y sin decimales, ademas de en
negrita) en vez de como 0,81845. Para que se vea con un decimal, haz clic en el boton
Aumentar decimales, : el aspecto de la celda sera ahora 81,8 %.

4.2.4.

Borrar

Borrar significa eliminar informacion de las celdas, tales como contenidos, formatos y comentarios, pero sin eliminar las propias celdas.
Presentamos a continuacion dos tecnicas de borrado distintas:
ofrece las opciones Borrar I Todo (que elimina casi toda la
Borrar. El menu Edicion
informacion de las celdas seleccionadas: contenidos, comentarios y formatos, excepto
dimensiones de filas y columnas), Borrar I Formatos, Borrar I Contenido y
Borrar I Comentarios.
Vaciado automatico. Similar al llenado automatico, sirve para borrar el contenido (no formatos ni comentarios) del rango seleccionado. En este caso, el cuadro de llenado ha
de arrastrarse hacia la izquierda o hacia arriba, hasta que todas las celdas que se desea
borrar muestren una trama especial, generalmente de color gris.

Ejercicio 13

Utiliza el vaciado automatico para borrar las celdas C17:C20 de Periodicos


Reunidos.

14


Practica
1: Primeros pasos en Excel

4.2.5.

Universitat Jaume I

Insertar

Las o rdenes Insertar I Celdas..., Insertar I Filas e Insertar I Columnas crean nuevas celdas en una hoja de calculo, en las posiciones que se elijan, lo que obliga a desplazar,
entre otras, las celdas que ocupaban esas posiciones (hacia la derecha o hacia abajo).
Para insertar una nueva fila de celdas, puede seleccionarse la fila (haciendo clic en su etiqueta correspondiente) que ocupa la posicion en la que se quiere situar la nueva y ejecutar
Insertar I Filas. Tanto la fila seleccionada como todas las que estaban por debajo de e sta
se desplazaran una posicion hacia abajo, y una nueva fila ocupara el hueco creado. Cada ejecucion de la orden puede crear varias filas simultaneamente, ya que se insertaran tantas filas
como haya seleccionadas al ejecutar la orden. En realidad, no es necesario seleccionar filas
enteras; da lo mismo seleccionar toda una fila que alguna de sus celdas.
La insercion de columnas es analoga, utilizando la orden Insertar I Columnas. Observese
que ahora, al crear una nueva columna en cierta posicion, la columna que la ocupaba anteriormente y todas las que estaban a su derecha habran de desplazarse una posicion a la derecha.
La insercion de celdas es analoga a la de filas y columnas, pero con alguna salvedad. La
correspondiente orden es Insertar I Celdas... y, como en este caso el hueco que han de
ocupar las nuevas celdas puede crearse de dos formas, desplazando celdas hacia la derecha
o hacia abajo, la orden da paso a un cuadro de dialogo donde puede elegirse alguna de estas
dos opciones. Ese mismo cuadro de dialogo tambien permite utilizar la orden para insertar
filas o columnas.

Ejercicio 14
Inserta nuevas celdas en el rango E5:E12 (piensa que tipo de desplazamiento sera mas
logico). Introduce en las nuevas celdas los siguientes datos: en E5, el texto Diario 16; en
el rango E6:E9, las constantes numericas 15000, 40000, 65000 y 45000; finalmente, en
E12, la formula =SUMA(E6:E9).

4.2.6.

Eliminar

I Eliminar... elimina celdas de una hoja de calculo. A diferencia de


La orden Edicion
I Borrar4 , que conserva las celdas borradas, aunque elimine informacion asociada
Edicion
a e stas, la eliminacion de una celda deja un hueco en la posicion que antes ocupaba, lo que
obliga a desplazar otras celdas (hacia la izquierda o hacia arriba) para ocupar el hueco y
preservar la cuadrcula. La diferencia entre borrar y eliminar una celda puede explicarse con
la siguiente analoga: sobre un papel cuadriculado, borrar obligara a utilizar una goma (de
borrar, valga la redundancia), mientras que eliminar obligara a utilizar unas tijeras. La orden
Eliminar... se puede aplicar tanto a celdas como a filas o columnas completas.
Ejecutar Eliminar... para suprimir las celdas seleccionadas da paso, generalmente, a un cuadro de dialogo donde puede decidirse como se cubren los huecos creados por la eliminacion,
4

En la version de Excel de las aulas, en valenciano, ambas opciones del menu Edicio se llaman Suprimeix:
la correspondiente a Borrar es la que va acompanada de una flecha, ya que es la que tiene un submenu asociado.

15


Practica
1: Primeros pasos en Excel

Universitat Jaume I

desplazando celdas hacia la izquierda o hacia arriba; alternativamente, este cuadro de dialogo permite decidir eliminar todas las celdas de las filas o columnas que tengan alguna celda
seleccionada.
I Eliminar..., la
Si se han seleccionado filas o columnas completas antes de elegir Edicion
orden las elimina directamente, sin necesidad de cuadro de dialogo alguno.

Ejercicio 15
Observa que el contenido de la celda B16 es =H12/B15. Elimina las filas 10 y 11. Elimina tambien el rango G5:G10 (que tipo de desplazamiento sera mas logico?). Vuelve a
observar el contenido de celda que miraste antes (ahora en la posicion B14): la formula ha
cambiado para seguir haciendo referencia a las mismas celdas que antes, que ahora ocupan
nuevas ubicaciones. Finalmente, guarda y cierra el correspondiente libro de trabajo.

16

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

Graficos
en Excel

1.

Introduccion

Una vez introducidos en el manejo basico de Excel y tras haber profundizado en el estudio
de sus herramientas mas importantes, las formulas, en esta u ltima practica de Excel vamos a
abordar la presentacion de tablas de valores numericos en forma de grafico.
Excel permite al usuario representar graficamente conjuntos de valores almacenados en sus
hojas de calculo, tanto si e stos corresponden a datos como si se trata de resultados de formulas. Los graficos son habituales en nuestro entorno, ya que ayudan a comprender conjuntos de
valores mejor que las meras tablas numericas. Habitualmente encontramos graficos de lneas
(en bolsa y aplicaciones financieras), de barras (en atlas y aplicaciones demograficas) y de
tarta (para mostrar distribuciones porcentuales). Los de lneas reciben ese mismo nombre en
Excel; los de barras se denominan as si las barras son horizontales y, si son verticales, de
columnas; los de tarta, circulares.
Como acabamos de comentar, un grafico puede servir para representar de forma ventajosa
valores numericos de una tabla como, por ejemplo, la que se muestra en el rango A4:M10 de
la hoja de calculo de la figura 1. En esta tabla en concreto, los valores numericos estan estructurados en seis filas (correspondientes a anos) y doce columnas (correspondientes a meses),

Figura 1: Aspecto de la hoja Tablas del libro lluviasCS.xls de nuestra web.

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

Figura 2: Dos graficos distintos que utilizan la tabla de la figura 1.


y cada fila y columna esta encabezada por un texto que le da nombre. Para empezar a hablar
de graficos con cierto nivel de concrecion, necesitamos manejar conceptos analogos a los de
fila y columna en tablas: estos conceptos son los de serie y categora, con la flexibilidad de
que, segun nos convenga, podremos asociar series del grafico a filas de la tabla y, consecuentemente, categoras a columnas, o bien hacerlo al reves, es decir, asociar series a columnas y
categoras a filas.
En la figura 2 podemos observar dos graficos distintos que muestran valores de la tabla de
la figura 1. El de la izquierda es un grafico de lneas que muestra la evolucion de las preci 2005 y Ano
2006) y
pitaciones mensuales en Castellon en dos anos concretos (series Ano
sus categoras (representadas en el eje horizontal) se corresponden con las columnas de la
tabla. El de la derecha es un grafico de barras verticales que compara las precipitaciones en
dos meses concretos (series Junio y Diciembre) a lo largo de los anos, categoras que se
corresponden con las filas de la misma tabla.
Cabe senalar que los graficos creados a partir de los valores de un conjunto de celdas estan
relacionados con e stas mediante un vnculo dinamico, es decir, cualquier modificacion en el
valor de una de estas celdas repercutira automatica e inmediatamente en los graficos correspondientes.

2.

Elementos de un grafico

Para la descripcion de los principales elementos de los graficos de Excel, vamos a apoyarnos
en el grafico que se muestra en la figura 3. Se trata de un grafico ubicado en una hoja propia
(en vez estar incrustado en una hoja de calculo) y podemos observar el nombre de la hoja

de grafico, en este caso Grafico


2005-2006, en la correspondiente pestana. Respecto a los
principales elementos que forman parte de un grafico, independientemente de su ubicacion,
podemos destacar los siguientes:

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

Figura 3: Principales elementos de un grafico de Excel.


En el a rea del grafico aparecen todos los demas elementos del grafico que vamos a
presentar a continuacion: el ttulo del grafico, sus ejes (con sus correspondientes ttulos,
marcas y rotulos), su a rea de trazado y su leyenda.

El ttulo del grafico, un texto que lo encabeza y que es Precipitaciones en Castellon


en este caso concreto.
Sus dos ejes: el de categoras (horizontal) y el de valores (vertical). Asociados a cada eje podemos ver un ttulo, un conjunto de pequenos segmentos que los cortan, es
decir, sus marcas de graduacion, y un conjunto de rotulos que sirven para identificar
categoras o valores.
Su a rea de trazado (en gris en la figura), delimitada por los ejes del grafico y en la
que se representan las series de datos. En estas representaciones de series, a cada valor
numerico concreto (tomado de una celda de una tabla) le corresponde un marcador de
datos que, segun el tipo de grafico, puede ser un pequeno smbolo (crculos y aspas en
la figura), una barra, un sector circular en un grafico de tarta. . . Como gua visual, en el
grafico pueden aparecer lneas de division que, partiendo de las marcas de graduacion
de los ejes, formen una retcula sobre el a rea de trazado. En la figura 3 solo observamos
lneas de division horizontales; para ver un ejemplo con verticales, puedes recurrir al
grafico de la izquierda de la figura 2.
Una leyenda que, generalmente, ayuda a identificar a que serie de datos pertenece cada
valor representado en el a rea de trazado. La leyenda se compone de entradas, que
en nuestro caso son pares formados por un nombre de serie y una clave visual para
identificar en el grafico los marcadores de datos de esa serie.
3

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

Figura 4: Ficha Tipos estandar


del primer cuadro de dialogo del asistente para graficos.

3.

de graficos

Creacion

En Excel resulta sencillo crear graficos a partir de tablas numericas haciendo uso del asistente para graficos. Para emplearlo, basta con hacer clic sobre el icono
de la barra de

herramientas Estandar
(o bien seleccionar la orden Insertar I Grafico...),
lo que lleva a
una serie de cuadros de dialogo que permiten definir un grafico en cuatro pasos1 . Conviene
haber seleccionado previamente el rango (o rangos, utilizando CTRL) donde resida la tabla
numerica, aunque esto no es estrictamente necesario, ya que esta seleccion podra hacerse
tambien desde el propio asistente.

3.1.

del tipo de grafico

Eleccion

En el primer paso al que nos lleva el asistente para graficos, se debe elegir, haciendo uso del
cuadro de dialogo que se muestra en la figura 4, el tipo de grafico que se desea crear. Los
tipos de graficos mas populares, los que Excel denomina de columnas (barras verticales), de
barras (horizontales), de lneas y circulares, son los que aparecen como primeras opciones
en la lista correspondiente. De los demas, algunos tipos son meras variantes esteticas de los
anteriores: los graficos cilndricos, conicos y piramidales utilizan marcadores (verticales u
horizontales) con esas formas pero, por lo demas, son graficos de barras; y los graficos de
a reas son muy similares a los de lneas.
Una vez elegido el tipo de grafico, la misma ficha del mismo cuadro de dialogo nos permite refinar nuestra eleccion haciendo clic sobre el icono de un subtipo. Bajo el conjunto
1

Desde cualquiera de estos cuadros, el boton Ayuda,


duce a un tema de ayuda especfico del asistente.

, en la parte superior derecha de su ventana, con-

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

Figura 5: Ficha Rango de datos del segundo cuadro de dialogo del asistente para graficos.
de iconos, podremos observar un texto informativo que describe brevemente las principales
caractersticas del subtipo elegido hasta ese momento, as como un boton Presionar para
ver muestra que permite sustituir temporalmente el conjunto de iconos de subtipo por una
representacion del grafico resultante de aplicar a nuestra tabla numerica el subtipo elegido
hasta ese momento.
Observa que la figura 4 ilustra las elecciones adecuadas para, habiendo llamado al asistente
para graficos con el rango A4:M10 de la figura 1 seleccionado, ir construyendo el grafico de
la figura 3.
Una vez hechas las pertinentes elecciones de tipo y subtipo de grafico, hay que pulsar el boton
Siguiente > para que el asistente nos conduzca al segundo paso en la definicion del nuevo
grafico.

3.2.

de los datos de origen


Eleccion

En el segundo paso, el asistente para graficos nos presenta un cuadro de dialogo con dos
fichas, la primera de las cuales es Rango de datos (vease figura 5). En la mitad superior de
esta ficha se nos muestra como esta quedando el grafico hasta el momento; en la inferior se
debe determinar el rango de datos, es decir, que celdas ocupa la tabla numerica (incluyendo
los textos que encabecen sus filas y columnas), y si queremos asociar las series del grafico a
las filas o a las columnas de la tabla. Segun cual haya sido el conjunto de celdas seleccionado
en el momento de llamar al asistente, e ste habra hecho o no una conjetura sobre la informacion que se desea introducir en esta ficha: si la conjetura mostrada es correcta, basta con pasar
a la ficha Serie para seguir con la definicion del grafico; si no, antes habra que modificar la
conjetura. En particular, el rango de datos es una formula (como =Tablas!$A$4:$M$10 en

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

Figura 6: Ficha Serie del segundo cuadro de dialogo del asistente para graficos.
la figura) que, al igual que otras similares que se utilizan en cuadros de dialogo asociados a
graficos, puede introducirse sin necesidad de teclear los caracteres que la forman, sino simplemente seleccionando las celdas de la tabla sobre la correspondiente hoja de calculo.
Observa que la figura 5 ilustra elecciones adecuadas en la ficha Rango de datos para seguir
construyendo el grafico de la figura 3.
En la ficha Serie, cuya mitad superior es analoga a la de Rango de datos, podemos editar tanto las series como las categoras resultantes de nuestras anteriores decisiones. Por lo
que respecta a series, es posible tanto eliminar del grafico alguna serie (boton Quitar) como
anadir una nueva (boton Agregar). Y, de cada serie, es posible modificar tanto su nombre
como su correspondiente secuencia de valores. Lo normal (y, generalmente, lo mas deseable)
es que tanto los nombres de las series como sus valores queden vinculados dinamicamente
a celdas o conjuntos de celdas mediante las correspondientes formulas, pero tambien es posible introducir datos constantes como, por ejemplo, Previsiones (como nombre de serie) o
50;50;50;50;100;20;20;20;80;30;100;50 (como secuencia de valores, doce en este caso).
Por lo que respecta a categoras, es posible modificar la secuencia de sus nombres (o rotulos
del eje de categoras segun la nomenclatura de la ficha Series) del mismo modo: manteniendo una vinculacion dinamica a celdas o introduciendo datos constantes (como, por ejemplo,
e;f;m;a;m;j;j;a;s;o;n;d).
La figura 6 ilustra elecciones adecuadas en la ficha Series para seguir construyendo el grafico
de la figura 3. Observese que cuatro de las seis series originales han sido eliminadas. Si
volvieramos a la ficha anterior, veramos que estas eliminaciones han modificado el rango de
datos del grafico, que ahora es la union de dos rangos, A4:M4 y A9:M10, separados por un
caracter punto y coma en la formula =Tablas!$A$4:$M$4;Tablas!$A$9:$M$10.
Una vez hechas las pertinentes elecciones, pulsar el boton Siguiente > nos conduce al tercer

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

Figura 7: Ficha Ttulos del tercer cuadro de dialogo del asistente para graficos.
paso del asistente para graficos.

3.3.

de otras opciones
Eleccion

El tercer paso del asistente para graficos, cuyo cuadro de dialogo se muestra en la figura 7, es
el que nos presenta mas posibles decisiones sobre la definicion del nuevo grafico, distribuidas
en seis fichas distintas:
Ficha Ttulos. Permite darle ttulo tanto al grafico como a los ejes de coordenadas.
Ficha Eje. Principalmente permite decidir, en cada eje, si se muestran o no sus marcas
de graduacion y sus correspondientes rotulos.
Permite decidir que lneas de division se muestran y cuales
Ficha Lneas de division.
no. Puede haberlas horizontales y verticales y, en cada orientacion, principales y secundarias.
Ficha Leyenda. Permite decidir si se muestra o no la leyenda del grafico y en que posicion.

Ficha Rotulos
de datos. Permite anadir rotulos a los marcadores de datos, as como
decidir la composicion de tales rotulos; los elementos que pueden formar parte de estos
rotulos son el valor del dato y la categora y la serie a las que pertenece.
Ficha Tabla de datos. Permite mostrar dentro del a rea del grafico, y junto a la representacion grafica de los datos, esos mismos datos en forma de tabla.
Una forma razonable de proceder durante la creacion de un grafico es cumplimentar la ficha
Ttulos, respetar temporalmente las decisiones que el asistente haya tomado para las otras fichas (se podran reconsiderar posteriormente, una vez creado el grafico) y pulsar Siguiente >
para que el asistente nos conduzca a su u ltimo paso.

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

Figura 8: Cuarto cuadro de dialogo del asistente para graficos.


Cabe senalar que la forma de conseguir vinculacion dinamica entre los ttulos de grafico y
ejes y celdas de una hoja de calculo es algo distinta de lo habitual y que, de desearse, tendra
que posponerse, ya que no puede conseguirse durante la creacion del grafico con el asistente.
Observese que la figura 7 ilustra elecciones adecuadas para seguir construyendo el grafico de
la figura 3.

3.4.

de la ubicacion

Eleccion

En el cuadro de dialogo asociado al u ltimo de los pasos del asistente para graficos (vease la
figura 8), el usuario debe elegir la ubicacion del grafico antes de pulsar Finalizar:
Puede ubicarlo en una hoja nueva, que no sera una hoja de calculo, sino una especial
(a la que se da nombre desde el asistente) capaz de contener un u nico grafico. En este
caso, el tamano del a rea del grafico dependera del tamano, en el momento de crear el
grafico, de la ventana asociada al correspondiente libro de trabajo.
Puede ubicarlo como objeto en una de las hojas de calculo del libro sobre el que este trabajando, en cuyo caso hablaremos de un grafico incrustado. En este caso, el grafico
aparecera (con unos cuadritos negros llamados controladores de tamano en sus laterales y sus esquinas) sobre la hoja de calculo elegida y el usuario podra determinar,
utilizando el raton, tanto su posicion (arrastrando el a rea de grafico) como su tamano
(arrastrando los correspondientes controladores).
Observese que la figura 8 ilustra las elecciones adecuadas para ubicar el grafico de la figu
ra 3 como aparece en esta misma figura, es decir, en una hoja propia de nombre Grafico
2005-2006.

Ejercicio 1

Copia en la carpeta Practicas


Excel del escritorio el fichero de practicas lluviasCS.xls,
disponible en nuestra web, y observa que se trata de un libro de trabajo con una u nica hoja
de calculo, Tablas, cuyo aspecto es el que se muestra en la figura 1.

Crea en una nueva hoja de grafico, Grafico


2005-2006, un grafico como el de la figura 3.
Sigue para ello las indicaciones que has ido recibiendo a lo largo de este apartado 3.

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

Figura 9: Aspecto final del rango A11:E18 de la hoja Tablas tras el ejercicio 2.

Figura 10: Un grafico que utiliza la tabla de la figura 9.

Ejercicio 2
El objetivo de este ejercicio es crear en lluviasCS.xls una nueva hoja de grafico como la
que se muestra en la figura 10. Para ello, empieza por crear en el rango A12:E18 de Tablas
una tabla adecuada (vease figura 9), que resuma trimestralmente los valores mensuales de
la tabla del rango A4:M10. En la nueva tabla:
Las celdas de B12:E12 contendran datos constantes.
Las celdas de A13:E13 deben contener cinco formulas distintas que hagan referencia
a celdas del rango A5:M5.
Las formulas de A14:E18 deben obtenerse replicando las de A13:E13.

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

Y no olvides aplicar las opciones de formato adecuadas.


Despues, utiliza el asistente para crear el grafico de la figura 10 y ubicarlo en una nueva hoja
de grafico de nombre Trimestrales.

4.

de graficos

Edicion

Una vez creado un grafico, podemos modificar a posteriori cualquiera de sus elementos, con
lo que estaremos editando ese grafico.
La operacion de edicion mas simple quiza sea la de cambiar la posicion o el tamano de un
grafico incrustado: si hacemos clic sobre su a rea de grafico, Excel nos indicara, mostrando sus
controladores de tamano, que la hemos seleccionado y que podemos arrastrarla para cambiar
su posicion, o bien arrastrar sus controladores para cambiar su tamano.
La misma tecnica, es decir, seleccionar mediante clic y luego cambiar posicion o tamano,
es aplicable a otros elementos de los graficos, tales como a reas de trazado o leyendas; los
ttulos, por su parte, tambien pueden ser movidos de este modo, pero no se puede cambiar
as el tamano de un ttulo, ya que e ste dependera del texto del ttulo y de su formato.
Por otra parte, todas las decisiones tomadas durante la creacion de un grafico pueden modi
ficarse mediante los cuadros de dialogo Tipo de grafico,
Datos de origen, Opciones de

del grafico,

grafico
y Ubicacion
accesibles, respectivamente, desde las opciones Tipo de

grafico...,
Datos de origen..., Opciones de grafico...
y Ubicacion...
del menu contextual al que se accede al hacer clic con el boton derecho sobre, por ejemplo, el a rea del
grafico. Observa que estos cuadros son analogos a los cuatro por los que en su momento nos
condujo el asistente para graficos.
Ademas, cada elemento de un grafico dispone de su propio menu contextual y, en e ste, de
una opcion que da acceso a un cuadro de dialogo para gestionar sus opciones de formato
especficas; y a este mismo cuadro de dialogo puede llegarse haciendo doble clic sobre el
elemento. A veces, para acceder al cuadro de dialogo de formato de un elemento que es parte
de otro (por ejemplo, al de una entrada concreta de una leyenda), es necesario seleccionar primero el elemento contenedor (en nuestro ejemplo, la leyenda), seleccionar luego el elemento
contenido en e ste (en nuestro ejemplo, la entrada) y, finalmente, hacer doble clic.
Respecto a los ttulos, es posible editarlos de forma que queden dinamicamente vinculados a
celdas, para lo cual hay que seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el correspondiente ttulo haciendo clic sobre e l.
2. Escribir un signo igual en la barra de formulas de Excel.
3. Hacer clic en la celda a la que se quiere vincular el ttulo, de modo que en la barra de
formulas aparezca una referencia a esta celda.
4. Pulsar la tecla Enter.

10

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

Figura 11: Aspecto de la hoja de grafico del ejercicio 4 con datos del primer cuatrimestre.
As pues, las posibilidades de edicion de graficos que ofrece Excel son muy variadas y la
mejor forma de familiarizarse con ellas y entender su significado es probandolas y observando
sus efectos sobre diferentes graficos.

Ejercicio 3

El objetivo de este ejercicio es dejar de tener en lluviasCS.xls la hoja de grafico Grafico


2005-2006 y, en su lugar, tener los dos graficos de la figura 2 incrustados en una nueva

hoja de calculo: Otros graficos.


Para ello, comienza por crear la nueva hoja de calculo y

modificar la ubicacion del grafico de Grafico


2005-2006 para que pase a estar incrustado

en Otros graficos.
Haz, ademas, que el orden de las diferentes hojas dentro del libro sea

e ste: Tablas, Trimestrales y Otros graficos.


A continuacion, crea un nuevo grafico a partir de la tabla de precipitaciones mensuales de
la hoja Tablas: un grafico de barras verticales en el que se comparen las precipitaciones
de Junio y Diciembre (series) a lo largo de los seis anos recogidos en la tabla (categoras).

Incrusta ese grafico en Otros graficos,


a la derecha del que compara las precipitaciones de
2005 y 2006 a lo largo de los doce meses del ano.
Despues, ajusta los tamanos y posiciones de esos dos graficos incrustados, de forma que,
entre ambos, ocupen el mismo espacio que el rango de celdas A1:K22.
Finalmente, edita ambos graficos para conseguir un aspecto lo mas similar que te sea posible
al que muestra la figura 2.

11

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

Figura 12: Aspecto de la hoja de calculo del ejercicio 4 con datos del segundo cuatrimestre.

Figura 13: Aspecto de la hoja de grafico del ejercicio 4 con datos del segundo cuatrimestre.

Ejercicio 4
El objetivo de este ejercicio es dotar al libro de trabajo ventas.xls que creaste en la segunda
practica de Excel de un grafico como el que se muestra en la figura 11; ademas, deberas
comprobar la vinculacion dinamica del grafico a la hoja de calculo.
Comienza por cambiar el nombre de esta hoja de calculo, de Cuatrimestre 1 a Un cuatrimestre, ya que estamos pensando en utilizar la misma hoja para, por ejemplo, los datos del
segundo cuatrimestre.

A continuacion, crea un grafico en una hoja propia de nombre Grafico


porcentajes y haz

12

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

(a) Primera version

(b) Version final

Figura 14: Dos versiones de la hoja de grafico del ejercicio 5.


que tenga un aspecto lo mas similar que te sea posible al que se muestra en la figura 11.
Ademas, el ttulo del grafico debe quedar vinculado a la correspondiente celda de la hoja de
calculo Un cuatrimestre.
Para comprobar la correcta vinculacion dinamica del grafico en general (y no solo de su
ttulo) a la hoja de calculo, lleva a cabo la siguiente prueba: actualiza los datos de la hoja
de calculo para que reflejen las ventas del segundo cuatrimestre segun muestra la figura 12
(solo deberas cambiar Primer por Segundo en A1 e introducir nuevos datos en los rangos
A3:A6, B3:D6 y F3:G6) y verifica que el grafico se actualiza automaticamente y queda tal
como muestra la figura 13.

5.

Graficos
de tarta

Los graficos de tarta, circulares en nomenclatura de Excel, se utilizan habitualmente para


mostrar informacion relativa a porcentajes, aunque no es la u nica forma de conseguir esto,
como ya hemos visto en el ejercicio 4, que se resolva con un grafico de barras de los que
Excel clasifica como columna 100 % apilada; y hay otros tipos de graficos de Excel que
tambien presentan versiones 100 % apiladas: barras, lneas, a reas. . . A diferencia de lo que
sucede con estos subtipos, los graficos circulares permiten mostrar la distribucion porcentual
de los valores de una u nica serie de datos2 , lo que conlleva algunas particularidades, como
que en sus leyendas haya una entrada por cada categora (en vez de una por cada serie) o que,
en principio, el ttulo del grafico coincida con el nombre de la u nica serie representada. Otras
particularidades son, por ejemplo, que exista la opcion de que en cada marcador de datos se
muestre el correspondiente porcentaje o que algunos elementos presentes en otros tipos de
graficos (por ejemplo, las lneas de division) no sean aplicables a los graficos circulares.

Ejercicio 5
El objetivo de este ejercicio es crear un nuevo grafico, circular, en el libro ventas.xls con
2

Excel ofrece un tipo de grafico, el de anillos, muy similar a los graficos circulares pero con la posibilidad de representar varias series en el mismo grafico, cada una de ellas en un anillo de un conjunto de anillos
concentricos.
13

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

Figura 15: Aspecto de la hoja Un cuatrimestre tras el ejercicio 6.


el que trabajaste en el ejercicio 4. Para empezar, crea un nuevo grafico a partir del rango
A2:D3 de la hoja Un cuatrimestre (vease figura 12), lo mas parecido que puedas al que se
muestra en la figura 14(a), ubcalo en una hoja de grafico de nombre Europa primer mes

y haz que e sta sea la u ltima hoja del libro, tras Un cuatrimestre y Grafico
porcentajes.
Observa que has tenido que asociar series a filas y que en la leyenda aparece una entrada por
cada una de las tres categoras (ciudades europeas) que se corresponden con columnas de la
tabla. Observa tambien que has podido asociar a cada marcador de datos un rotulo (alineado
en el centro del marcador) que muestra un porcentaje que no aparece calculado en la hoja
Un cuatrimestre, sino que lo calcula automaticamente el propio grafico.
Dado que en un grafico circular hay un solo marcador de datos por cada entrada de leyenda, parece razonable mostrar el correspondiente nombre de categora directamente en cada
marcador y omitir la leyenda, tal y como muestra la figura 14(b). As pues, modifica en este
sentido el grafico de la hoja Europa primer mes y procura que su a rea de trazado quede
aproximadamente centrada respecto a su ttulo.

Ejercicio 6
El objetivo de este ejercicio es volver a modificar el libro ventas.xls de forma que su hoja de
calculo Un cuatrimestre presente el aspecto que muestra la figura 15 y donde se cumplan
las siguientes condiciones:

14

Practica
6: Graficos
en Excel

Universitat Jaume I

El grafico incrustado sobre el rango B13:D23 debe ser el resultado de cambiar la


ubicacion del que ocupaba la hoja de grafico Europa primer mes y editar algunas de
sus propiedades.
El grafico incrustado sobre el rango F13:H23 debe ser el resultado de duplicar el otro
grafico incrustado y editar algunas de sus propiedades.
Los ttulos que muestran los dos graficos deben quedar dinamicamente vinculados a
las celdas E2 y H2, respectivamente.
Los nombres de categoras de los dos graficos deben quedar dinamicamente vinculados a los rangos B2:D2 y F2:G2, respectivamente.
Los valores representados en los dos graficos deberan depender del mes que el usuario
introduzca en C10. Para conseguirlo, puede procederse como sigue:
Introduce la formula =INDICE(A$3:A$6;COINCIDIR($C$10;$A$3:$A$6;0))
en la celda A12 y replcala en B12:H12.
Haz que los dos graficos muestren los valores que encuentren, respectivamente,
en los rangos B12:D12 y F12:G12.
Una vez hayas concluido las modificaciones solicitadas, prueba a introducir diferentes meses en C10 y observa como se actualizan los dos graficos incrustados. Que sucede si introduces un mes que no pertenece al cuatrimestre representado en la hoja?

Ejercicio 7
Finalmente, para comprobar la versatilidad de ventas.xls, introduce u nicamente los siguientes cambios en su hoja Un cuatrimestre, sin modificar directamente ningun grafico:
En A1, sustituye el texto PanBlanco por ViajeGuay, Ventas Mundiales por
Volumen de Ventas y Segundo Cuatrimestre por Tercer Cuatrimestre.
En A3:A6 introduce los nombres de los meses del tercer cuatrimestre.
En B2:H2 sustituye:
Europa y EE. UU. por Costa e Interior.

Pars, Roma y Hamburgo por Cadiz,


Sevilla y Valencia.

Chicago y Los Angeles


por Pirineos y Castilla.
En C10 introduce algun mes del tercer cuatrimestre.
Ves algo raro en el estado en el que queda el libro de trabajo, en Un cuatrimestre o en

Grafico
porcentajes? Unicamente
dos cosas deberan llamar tu atencion, ambas en Un
cuatrimestre. La primera, que la anchura de la columna A es insuficiente para los meses
del tercer cuatrimestre. La segunda, que los contenidos de las celdas D8 y G8 deberan ser
formulas adecuadas (de hecho, una misma formula, duplicada) en vez de textos constantes.
No des por finalizada esta practica sin antes llevar a cabo las correcciones pertinentes.
15


Practica
2: Formato en hojas de Excel

Universitat Jaume I

2
Formato en hojas de Excel

1.

Introduccion

Las distintas facilidades que Excel ofrece para dar formato a las hojas de calculo permiten
modificar el aspecto y la presentacion de los datos, dando a las hojas una apariencia mas
atractiva. La asignacion de formatos a las celdas puede realizarse, indistintamente, antes o
despues de introducir los datos correspondientes.
Los formatos incorporados a las celdas tienen entidad propia, diferenciandose de los datos
contenidos y de los comentarios. As, es posible copiar los formatos de unas celdas a otras, o
bien eliminarlos, sin perder otra informacion de las celdas.
La mayora de las opciones de formato se encuentran disponibles en el cuadro de dialogo
Formato de celdas, algunas de cuyas fichas se muestran en las figuras 1, 2, 3 y 4. Existen
dos formas alternativas de llegar a este cuadro de dialogo: mediante la orden Formato I
Celdas... o seleccionando la opcion Formato de celdas... del menu contextual al que se
accede al hacer clic con el boton derecho sobre una celda, una etiqueta de fila o columna o
el boton Selecciona todo. Ademas, la barra de herramientas Formato cuenta con cuadros
y botones para aplicar las opciones de formato de uso mas frecuente (tipo de letra, tamano,
alineacion. . . ).
Otras opciones interesantes del menu Formato (aparte de Celdas...) son Fila, Columna y
Autoformato.

2.

Dimensiones de filas y columnas

Cuando se crea una nueva hoja de calculo, todas las columnas tienen una anchura estandar
y la altura de las filas se acomoda de forma automatica al tamano de fuente empleado. Sin
embargo, estos valores pueden modificarse de distintas formas:
Puede ajustarse la altura de una fila arrastrando el borde inferior de su etiqueta; para
modificar la anchura de una columna, el borde que hay que utilizar de su etiqueta es el
derecho.


Practica
2: Formato en hojas de Excel

Universitat Jaume I

Figura 1: Ficha Numero

del cuadro de dialogo Formato de celdas.


A traves de los menus Formato I Fila y Formato I Columna pueden establecerse unos valores exactos (ordenes Alto... y Ancho..., respectivamente) o ajustar las
dimensiones automaticamente al tamano de lo que haya que mostrar (orden Autoajus en el de las columnas).
tar en el caso de las filas y Autoajustar a la seleccion
Logicamente, si han sido seleccionadas varias filas o columnas antes de aplicar un cambio a
sus dimensiones, el cambio se producira en todas esas filas o columnas. Por ejemplo, si deseamos modificar el ancho de todas las columnas de la hoja, utilizaremos el boton Seleccionar
todo y, despues, la orden Formato I Columna I Ancho....

Ejercicio 1
En una hoja cualquiera de un nuevo libro de trabajo, prueba a modificar la anchura de las
columnas y la altura de las filas arrastrando directamente sobre las lneas que separan las
correspondientes etiquetas.
Haz que la anchura de la columna A tenga exactamente el valor 5 y que la altura de la fila 1
sea 25.
Introduce en A1 tu nombre y apellidos y haz que la anchura de la correspondiente columna
se ajuste de modo automatico para mostrar todos los caracteres tecleados.


Practica
2: Formato en hojas de Excel

3.

Universitat Jaume I

Formatos numericos

Los formatos numericos, accesibles en la ficha Numero

del cuadro Formato de celdas


(vease figura 1), permiten cambiar la forma de visualizar valores numericos, controlando, por
ejemplo, cuantos decimales se muestran, si se utilizan separadores de miles o la inclusion de
caracteres indicativos de moneda o porcentajes. La barra de herramientas Formato cuenta
con botones para aplicar los formatos numericos mas habituales:

Los botones mostrados son, de izquierda a derecha, los siguientes:


Estilo moneda: mostrara el valor 12 345 como 12.345,00 .
Estilo porcentual: mostrara 0,12 como 12 %.
Estilo millares: mostrara 1 234 567 como 1.234.567.
Aumentar decimales: con cada pulsacion, el valor de la celda se mostrara con una
posicion decimal mas.
Disminuir decimales: con cada pulsacion, se mostrara un decimal menos.
Otros formatos numericos interesantes son los de fecha (con multiples variantes segun como
se muestran los das, los meses mediante nombres o numeros, los anos con mas o menos
dgitos. . . ) y los de hora (hay diversos formatos horarios, tanto de 12 como de 24 horas).
As mismo, puede darse formato de texto a los numeros, para que se muestren tal como
se introducen y evitar que Excel los interprete de otra manera. Por ejemplo, si en una celda
tecleamos 2/3, Excel interpretara que es una fecha (2 de marzo del ano actual). Si lo que
se desea es mostrar exactamente 2/3, bastara aplicar a la celda el formato de texto y luego
teclear el contenido 2/3. Otra manera de introducir numeros como texto es teclear una comilla
simple delante: 2/3.

Ejercicio 2
Introduce en A7 el dato 0,0125 y aplcale formato porcentual. A continuacion, ve anadiendo
decimales para visualizar sucesivamente 1,3 %, 1,25 % y 1,250 % (observa el redondeo
que se lleva a cabo durante la visualizacion).
Introduce en A8 la fecha 1-2-99 y haz que se muestre como 1 de febrero de 1999.

4.

Opciones de alineacion

En principio, Excel aplica a todas las celdas lo que denomina alineacion general, esto es, los
valores numericos se muestran alineados a la derecha en sus correspondientes celdas y los
textos, a la izquierda.
3


Practica
2: Formato en hojas de Excel

Universitat Jaume I

del cuadro de dialogo Formato de celdas.


Figura 2: Ficha Alineacion
La forma mas facil de variar la alineacion es mediante los siguientes botones de la barra de
herramientas Formato:

Con ellos se puede ajustar la visualizacion del correspondiente valor a la izquierda de la celda,
en el centro, a la derecha, o en el centro de varias columnas seleccionadas, respectivamente.
En este u ltimo caso, se realizara la combinacion de las celdas seleccionadas, como si fueran
una sola, antes de centrar la visualizacion en la gran celda resultante. Para otros tipos de
del cuadro de dialogo Formato de celdas
alineaciones, puede utilizarse la ficha Alineacion
(vease figura 2). En este cuadro, encontraremos varios grupos de opciones:
El primero se corresponde con la alineacion del texto propiamente dicha. Dentro de este
grupo podemos determinar la alineacion tanto horizontal como vertical. En la alineacion horizontal, estan disponibles las opciones mas comunes, como son alineacion a la
izquierda, a la derecha, centrada, justificada. . . y tambien existe la opcion de rellenar,
con la cual el valor de la celda se muestra repetidamente hasta ocuparla completamente.
puede determinarse
Otro grupo de opciones corresponde a la orientacion del texto. Esta
escribiendo directamente los grados de inclinacion respecto de la horizontal, o bien
pulsando con el raton en los cuadros que aparecen encima. Mediante e stos podremos
escribir en vertical, o bien con una inclinacion determinada.
Tambien existen opciones denominadas de control del texto, tales como Ajustar texto
a la celda, de forma que lo escrito no ocupara celdas vecinas, sino que se dividira en


Practica
2: Formato en hojas de Excel

Universitat Jaume I

Figura 3: Ficha Fuente del cuadro de dialogo Formato de celdas.


varias lneas en caso de que sea necesario; Reducir hasta ajustar, con lo que se reducira el tamano de la fuente hasta que todo quepa en la celda; y tambien Combinar
celdas, lo que juntara varias en una sola.

Ejercicio 3
Introduce Hola en B1 y prueba las alineaciones izquierda, derecha y centrada.
Cambia la alineacion de manera que el texto aparezca escrito en vertical, pero sin inclinar
ningun caracter. Despues, utiliza el borde inferior de la etiqueta de la fila 1 para cambiar la
altura de esa fila y conseguir que se vea todo el texto introducido.
Introduce Reducir el texto en B2 y aplcale a la celda la opcion para reducir el texto, de
manera que e ste quepa en su anchura actual.

5.

Formato de los caracteres

El tipo de letra (o fuente) de un texto, el tamano de esa fuente y si el texto esta en negrita,
en cursiva o subrayado son opciones de formato que pueden determinarse desde la barra de
herramientas Formato:

Esto permite cambiar el aspecto con el que se visualizan los valores de las celdas seleccionadas, incluso si su valor es numerico.
5


Practica
2: Formato en hojas de Excel

Universitat Jaume I

Figura 4: Ficha Bordes del cuadro de dialogo Formato de celdas.


Por otra parte, la ficha Fuente del cuadro de dialogo Formato de celdas (vease figura 3)
contiene todas las opciones de formato aplicables a los caracteres. La opcion de formato
elegida se aplicara al contenido de las celdas previamente seleccionadas. En las celdas cuyo
contenido es texto, pueden seleccionarse los caracteres individuales y aplicarles formatos
diferentes. Basta con editar el contenido de la celda e ir aplicando los formatos a los grupos
de caracteres seleccionados.

Ejercicio 4
Cambia el formato de tu nombre y apellidos (celda A1) para que las iniciales aparezcan
con un tamano de letra mayor y en negrita. Luego, haz doble clic en el borde derecho de la
etiqueta de la columna A. Que sucede?
En la celda A5, introduce el texto Excel, centralo y aplcale un subrayado.
En la celda A6, introduce como texto la ecuacion fundamental del interes compuesto,
VF=VA(1+i)n, y aplcale las opciones de formato necesarias para que la ene se muestre
como exponente y todos los nombres de variable aparezcan en cursiva: VF =VA(1+i)n . Finalmente, aplcale un tamano de fuente 24 a la celda.

6.

Bordes y colores

Otra posibilidad para dar vistosidad a las hojas es emplear distintos colores y bordes de
diferentes tipos y grosores en las celdas. La barra de herramientas Formato muestra tres
botones con lista desplegable (Bordes, Color de relleno y Color de fuente) con los que
6


Practica
2: Formato en hojas de Excel

Universitat Jaume I

se pueden aplicar distintos tipos de bordes a las celdas, as como modificar los colores del
fondo y de los caracteres de las celdas seleccionadas:

Nuevamente, el cuadro de dialogo Formato de celdas ofrece todas las posibilidades de los
botones anteriores junto con muchas otras en sus fichas Bordes (vease figura 4), Tramas y
Fuente.
No deben confundirse los bordes con las lneas de division que por defecto se muestran alrededor de las celdas. Que estas guas visuales se muestren o no es algo que se controla desde la
ficha Ver del cuadro de dialogo al que se accede a traves de Herramientas I Opciones...;
que se muestren o no al imprimir la hoja puede controlarse independientemente de lo anterior

mediante Archivo I Configurar pagina...,


ficha Hoja.

Ejercicio 5
Prueba a colocar diferentes bordes a las celdas utilizando el correspondiente boton. Por
ejemplo, dota a C3 de un borde inferior, a D3 de uno inferior doble, recuadra E3, haz que
F3 solo tenga un borde superior. . .
Despues, desactiva la visualizacion de las lneas de division y comprueba que los bordes
siguen siendo visibles.
Cambia los colores de la celda A1, de manera que aparezca con letras azules sobre fondo
amarillo.

7.

Copiar formato

Como ya vimos, el boton Copiar formato de la barra de herramientas Estandar,


, permite copiar los formatos de unas celdas a otras. Para ello, debe seleccionarse en primer lugar
la celda cuyo formato se quiere copiar, a continuacion pulsar el boton Copiar formato y,
por u ltimo, seleccionar (con el cursor transformado en un pincel) la celda o rango donde se
desea aplicar el formato original.
Si en lugar de hacer un clic en el boton se hace doble clic, el cursor se mantendra en forma
de pincel y se podra ir aplicando a distintas zonas el formato copiado, hasta desactivarlo con
un nuevo clic sobre el mismo boton o bien con la tecla ESC.

Ejercicio 6
Copia el formato de la celda A1 a las celdas B1 y A5 y hazlo accediendo a A1 una u nica
vez.


Practica
2: Formato en hojas de Excel

8.

Universitat Jaume I

Autoformato

La orden Formato I Autoformato... permite elegir rapidamente una combinacion de formatos de entre un conjunto de plantillas predefinidas para visualizar tablas de datos de una
forma atractiva. Al seleccionar una de estas plantillas, las correspondientes opciones de formato (de numero, tipo de letra, alineacion, colores, bordes. . . ) seran aplicadas automaticamente a un rango de celdas previamente seleccionado.
El boton Opciones... del cuadro de dialogo Autoformato permite elegir una plantilla predefinida pero desactivando alguna de las opciones de formato que incluye (por ejemplo, para
que se aplique la plantilla pero sin cambiar los tipos de letras ya utilizados en las celdas del
rango seleccionado).

Ejercicio 7
Vuelve a abrir el libro balance.xls que modificaste en la practica anterior. Observa que en
su hoja Resultados 2005 podemos identificar dos tablas de datos: la de ingresos (rango
B4:E7) y la de gastos (G4:J8).
Selecciona la tabla de gastos y ve aplicandole diferentes plantillas de autoformato hasta que
encuentres una de tu agrado. Cuando la hayas encontrado, aplcale exactamente la misma
plantilla a la tabla de ingresos.
Considera que otros cambios de formato deberas aplicar a la hoja para que toda ella tuviera un aspecto armonioso. Cuando consideres que ya has conseguido un aspecto global
satisfactorio, guarda y cierra.

Ejercicio 8

Crea en tu carpeta Practicas


Excel un nuevo libro de trabajo ventas.xls que contenga
una u nica hoja, Cuatrimestre 1. Debes aplicar los formatos necesarios para que tu hoja de
calculo tenga el mayor parecido posible con la que se muestra en la figura 5. Para conseguirlo, has de hacer lo siguiente:
Emplea distintos tamanos de letra, negritas y cursivas donde sea necesario.
Aplica diferentes colores para fuentes y fondos.
Ajusta adecuadamente las dimensiones de filas y columnas.
Aplica los bordes necesarios.
Aplica formatos numericos.
Aplica las alineaciones adecuadas.
Recuerda usar la facilidad de copiar formatos cuando sea aplicable.
No te olvides de introducir formulas adecuadas en E3:E6, H3:H6, B7:H7, E8 y H8, ni de
guardar y cerrar tu libro cuando hayas acabado.
8


Practica
2: Formato en hojas de Excel

Universitat Jaume I

Figura 5: Aspecto final de la hoja Cuatrimestre 1 tras el ejercicio 8.

Ejercicio 9
Repasa las hojas de calculo de la practica anterior y aplcales los formatos que creas mas
adecuados para mejorar su aspecto y legibilidad.


basica

Practica
3: Formulacion
en Excel

Universitat Jaume I

3
basica

Formulacion
en Excel

1.

Introduccion

Las formulas son un componente fundamental de las hojas de calculo, ya que especifican
como se calculan los valores de determinadas celdas a partir de los valores de otras. Relacionando mediante formulas unas celdas con otras, pueden construirse hojas de calculo que
resuelvan problemas concretos de interes, de tal modo que a partir de sus datos iniciales se
obtengan automaticamente los correspondientes resultados.
Merece la pena recordar que las formulas siempre empiezan en Excel con el signo igual (=) y
que al signo igual ha de seguirle una expresion, donde pueden aparecer numeros, referencias
a celdas, operadores, funciones y parentesis.
En realidad, las formulas de Excel son capaces de tratar no solo con valores numericos, sino
tambien con texto y con valores logicos. As, una expresion muy sencilla podra consistir,
simplemente, en un numero (por ejemplo, 18,5), un texto (por ejemplo, "Ventas"), un valor
logico (solo dos posibilidades: VERDADERO o FALSO) o una referencia (por ejemplo,
$C$2).
Por otra parte, combinando expresiones mediante operadores (posiblemente con la ayuda de
parentesis) y funciones, pueden construirse otras expresiones mas complejas. Por ejemplo,
las expresiones 18,5 y $C$2 pueden combinarse, utilizando el operador *, para formar la
expresion 18,5*$C$2. Esta expresion, a su vez, puede combinarse con el rango D$5:D$10,
utilizando la funcion SUMA, para obtener SUMA(18,5*$C$2;D$5:D$10).
Finalmente, la formula =SUMA(18,5*$C$2;D$5:D$10) puede introducirse en una celda,
por ejemplo en D12.
En esta practica y las dos siguientes vamos a profundizar mas en el diseno y en la reutilizacion de formulas. Empezaremos tratando precisamente este segundo aspecto: como escribir
una formula en una celda de modo que para realizar en otras celdas calculos analogos sea suficiente con escribir la formula una sola vez y luego replicarla automaticamente en las celdas
restantes. Como replicar es algo que ya se vio en una practica anterior; en e sta veremos como
escribir correctamente referencias a celdas para que las formulas replicadas se comporten
correctamente.
Despues, en esta misma practica, introduciremos el concepto de literal y presentaremos los
1


basica

Practica
3: Formulacion
en Excel

Universitat Jaume I

operadores mas importantes que pueden utilizarse en Excel, lo que supondra empezar a
profundizar en sus capacidades de calculo a la hora de disenar formulas. Continuaremos
explorando estas capacidades en las practicas siguientes, en las que trataremos las principales
funciones disponibles y consideraremos la posibilidad de que una formula produzca alguno
de los diferentes valores de error contemplados por Excel (por ejemplo, para el caso en el
que obtener el valor de la formula obligara a dividir entre cero).

2.

Referencias

Cuando el contenido de una celda es una formula como =3*A3, decimos que en ella se hace
referencia a la celda A3. La eleccion de tipos de referencia adecuados (referencias relativas,
absolutas o mixtas) permitira, generalmente, reutilizar unas mismas formulas en diferentes
celdas sin tener que modificarlas manualmente.

ATENCION:
Es muy importante saber reutilizar formulas, aprovechando las facilidades
que Excel nos ofrece. La introduccion o modificacion manual de formulas que podran
haberse obtenido directamente como replica de otras en caso de haber utilizado los tipos
de referencia adecuados es una mala practica que denota un profundo desconocimiento
sobre el correcto manejo de la herramienta.

2.1.

Referencias relativas

Las referencias relativas se refieren a una celda por su posicion relativa respecto a la celda
donde se utiliza la referencia. As, una referencia A4 en la celda B6 debe entenderse como
una referencia a la celda que esta dos filas por encima y una columna a la izquierda de la
celda desde donde se hace la referencia. Por eso, al replicar esa misma referencia en C7, se
mostrara como B5 (porque seguira significando, como antes, dos filas por encima y una
columna a la izquierda).

2.2.

Referencias absolutas

Las referencias absolutas son las que se refieren a una celda por su posicion absoluta dentro
de la hoja de calculo. As, una referencia $A$4 en la celda B6 (o en cualquier otra celda)
debe entenderse como una referencia a la celda A4. Por eso, al replicar esa referencia en C7,
se seguira mostrando como $A$4.

2.3.

Referencias mixtas

Es posible escribir referencias donde la columna se especifica de forma absoluta y la fila de


forma relativa (como en $A4) y viceversa (como en A$4). Las denominaremos referencias
mixtas.


basica

Practica
3: Formulacion
en Excel

2.4.

Universitat Jaume I

Referencias a rangos

Siempre que hemos tenido que expresar un rango (es decir, un conjunto rectangular de celdas), lo hemos hecho especificando su celda superior izquierda y su celda inferior derecha
(dos esquinas diagonalmente opuestas) con un caracter dos puntos separando ambas especificaciones.
As pues, en una referencia a rango intervienen, en principio, dos referencias a celda, cada
una de las cuales puede ser relativa, absoluta o mixta independientemente del tipo de la otra.
Por ejemplo, $A$1:$A7 es una referencia a rango correcta en la que una esquina del rango
ha quedado especificada de forma absoluta pero para la otra se ha utilizado una referencia
mixta con columna absoluta y fila relativa.
Ademas, la notacion de rangos permite expresar conjuntos de filas o de columnas completas
tal como ilustran los siguientes ejemplos: B:B (columna B), 9:9 (fila 9), 2:4 (filas de la 2 a
la 4), A:IV (todas las columnas y, por lo tanto, toda la hoja), 1:65536 (todas las filas y, por lo
tanto, tambien toda la hoja).

2.5.

de referencias
Introduccion

Hemos visto cuatro tipos de referencias a celdas: relativas, absolutas y dos tipos diferentes de
mixtas. Para introducir una referencia a celda en una formula, no es necesario teclearla: con
el cursor en el punto de la formula donde se desea introducir la referencia, basta con hacer
clic sobre la celda que se quiere referenciar. Lo mismo es valido para rangos si, en vez de
hacer clic, se arrastra con el raton de una esquina a otra del rango. En cualquier caso, si el
tipo de referencia que se obtiene para una celda no es el que se quiere, bastara con pulsar F4
(a lo sumo tres veces) para obtener el tipo deseado.

2.6.

Referencias a celdas de otras hojas

Para hacer referencia a una celda que esta en una hoja de calculo diferente, hay que anteponer
a la referencia propia de la celda una indicacion de la hoja donde esta, seguida de un signo
de cierre de admiracion (!). Centrandonos en el caso en el que las dos celdas (la referenciada
y la que contiene la referencia) estan en el mismo libro de trabajo, la forma de indicar la
hoja de calculo de la celda referenciada es, simplemente, su nombre (que puede ser necesario
encerrar entre comillas simples si, por ejemplo, contiene algun espacio en blanco). As, si en
una celda de la hoja Resultados de un libro se desea hacer una referencia absoluta a la celda
F7 de la hoja Auxiliar, se debera escribir Auxiliar!$F$7.
En el caso de los rangos, basta con indicar la hoja una sola vez, es decir, Tablas!$A$1:$B$6
sera un ejemplo correcto de referencia absoluta al rango A1:B6 de la hoja Tablas.
En realidad, no es necesario aprender estos convenios de notacion, pues sigue existiendo la
posibilidad de introducir la referencia haciendo, simplemente, clic en la celda referenciada.


basica

Practica
3: Formulacion
en Excel

Universitat Jaume I

Figura 1: Aspecto final de la hoja Mano de obra tras el ejercicio 1.

Figura 2: Aspecto de la hoja Tipo IVA utilizada en el ejercicio 1.

Ejercicio 1

Copia en la carpeta Practicas


Excel del escritorio el fichero de practicas referencias.xls,
disponible en la web de la asignatura. Abre la copia conseguida y observa que se trata de
un libro de trabajo que contiene tres hojas de calculo. Haz que Mano de obra sea la hoja
activa, introduce en la celda C5 la formula =B5*$C$2 y replcala en el rango de celdas
C6:C8. Observa los resultados, comparando las replicas de la referencia relativa B5 con las
de la absoluta $C$2.
Introduce en D5 (y replica luego en D6:D8) una formula que calcule el resultado de incrementar el importe de la correspondiente operacion con la aplicacion del IVA adecuado. La
formula ha de tomar el tipo de IVA de la celda C3 de la hoja Tipos IVA (vease figura 2).
Introduce en C10 (y replica luego en D10) una formula que utilice la funcion SUMA para
calcular el correspondiente importe total de las operaciones (sin IVA en C10, con e l en
D10).
Finalmente, aplica las opciones de formato que necesites para que la hoja Mano de obra
presente el aspecto que se muestra en la figura 1.


basica

Practica
3: Formulacion
en Excel

Universitat Jaume I

Figura 3: Aspecto final de la hoja Descuentos tras el ejercicio 2.

Ejercicio 2
Haz ahora que la hoja activa sea Descuentos. Introduce en la celda C6 la formula
=C$5*(1-$B6) y replcala en el rango de celdas C6:G12. Observa los resultados, comparando las replicas de las dos referencias mixtas, C$5 (que en C6 significa en la misma
columna, en la fila 5) y $B6 (que en C6 significa en la columna B, en la misma fila).
Da al rango C6:G12 formato de moneda (euros con dos decimales) y comprueba, antes de
guardar el libro referencias.xls, que el aspecto de la hoja es el que se muestra en la figura 3.

2.7.

Nombres

Otra forma de hacer referencia a una celda o rango en una formula es utilizando un nombre.
La ventaja de utilizar nombres en las formulas es que e stas pueden ganar en legibilidad:
compara, por ejemplo, =A1*A2 con =pdoble*noches suponiendo que en A1 tenemos el
precio por noche de una habitacion doble de hotel y en A2 el numero de noches que vamos
a pasar en ella. En que version de la formula queda mas claro que estamos calculando el
importe total de nuestra estancia en el hotel? Del mismo modo, =SUMA(gastos) puede ser
preferible a =SUMA(J5:J7) en el contexto adecuado.
Generalmente, la forma mas rapida de asignar un nombre a una celda o rango consiste en
llevar a cabo la correspondiente seleccion, hacer clic en el cuadro de nombres (recuerda: a la
izquierda de la barra de formulas), teclear el nombre elegido (que no puede contener espacios
en blanco, como Tipo IVA, ni poder confundirse con una referencia, como A1) y, finalmente,
pulsar Enter. En los nombres, Excel no distingue entre mayusculas y minusculas.


basica

Practica
3: Formulacion
en Excel

Universitat Jaume I

Ejercicio 3
Vuelve a abrir el libro balance.xls de practicas anteriores y define los nombres necesarios
para poder sustituir las formulas del rango C10:C12 por e stas:
=tingresos-tgastos.
=0,35*bbruto.
=bbruto-gravamen.
Tambien debes hacer lo necesario para poder sustituir la formula de la celda E7 por
=SUMA(ingresos) y la de J8 por =SUMA(gastos).
Despues, guarda el libro.

Ejercicio 4
Accede a la ayuda de Excel con F1 e intenta averiguar como puedes modificar nombres,
eliminarlos o definir un nombre para darle un valor constante, sin hacer referencia a celda
alguna.
Utiliza lo que hayas aprendido para cambiar el nombre de la celda C11 de la hoja de calculo
Resultados 2005: que no sea gravamen, sino importeISB (por Impuesto Sobre Beneficios). As, la formula de C12 debera quedar como =bbruto-importeISB.
Tambien debes definir el nombre tipoISB para poder escribir la formula de C11 como
=tipoISB*bbruto.
Finalmente, guarda y cierra balance.xls.

3.

Literales

Antes dijimos que en las formulas pueden aparecer textos como, por ejemplo, "Ventas" y
mas adelante veremos operadores y funciones capaces de realizar cierto tipo de calculos utilizando textos, aunque el concepto pueda resultar extrano a priori (todo el mundo ve como
un calculo sumar dos numeros, pero juntar dos textos para formar otro mas largo tambien
es, en cierto modo, calcular un resultado). Sin embargo, en practicas anteriores ya utilizaste
textos, como el propio Ventas, pero sin utilizar comillas dobles como delimitadores. Cual
es la diferencia? En aquel caso, Ventas era todo el contenido de la celda y Excel lo reconoca sin mas como un texto formado por seis caracteres: uve mayuscula, e, ene, te, a y ese.
Dentro de una formula, sin embargo, si un elemento representa directamente a un texto, es
necesario marcarlo de algun modo para que Excel lo reconozca como tal y no lo confunda
con otra cosa, como por ejemplo el nombre de una celda. Lo que se hace es encerrar el texto
entre comillas dobles, pero esas comillas dobles no formaran parte del valor representado: la
formula ="Ventas" en una celda la dotara del mismo valor que si se le hubiera introducido,
simplemente, la constante Ventas.
6


basica

Practica
3: Formulacion
en Excel

Universitat Jaume I

As pues, existen diferencias entre un dato constante que se introduce directamente en una
celda y como se puede representar dentro de una formula. Es a esto u ltimo a lo que denominaremos literal1 : a la representacion directa de un valor constante dentro de una formula.
As pues, 4 sera un literal numerico, pero no A1 (cuyo valor no es constante, sino que depende
del de una celda) ni 2+2 (cuyo valor es constante, pero que no esta representado directamente,
sino como resultado de una operacion).
En realidad, solo cuando tratamos con textos existen diferencias entre datos constantes y
literales: numeros y valores logicos se representan igual en ambos casos. Por lo que se refiere
a los textos, bastara con que recuerdes esto:
Fuera de una formula, los textos se escriben sin mas. Si utilizas comillas dobles, esas
comillas formaran parte del texto.
Dentro de una formula, los textos deben encerrarse entre comillas dobles para formar
los correspondientes literales.
Para formar un literal a partir de un texto que contenga comillas dobles, deberas duplicarlas antes de anadir las comillas delimitadoras.

Ejercicio 5
Intenta predecir los valores de celdas cuyos contenidos fueran los siguientes (los puntos finales no son parte de esos contenidos), teniendo en cuenta que algunos pueden ser erroneos:
Hola.
"Hola".
=Hola.
="Hola".
1:2035"59.
="1:2035"59".
="1:2035""59".
Ahora, pruebalas en una hoja de calculo cualquiera de un nuevo libro de trabajo. Si el
resultado obtenido no coincide con tu prediccion y no entiendes el porque, pregunta a tu
profesor.

4.

Operadores

Generalmente, un operador se utiliza para construir una expresion a partir de dos expresiones
de partida, a las que denominaremos operandos. La nueva expresion se forma escribiendo el
1

Aunque en la ayuda de Excel lo encontraras simplemente como constante.


7


basica

Practica
3: Formulacion
en Excel

Universitat Jaume I

primer operando, el operador y, finalmente, el segundo operando. Para determinar el valor


que corresponde a esa nueva expresion (es decir, para evaluarla), hay que realizar la operacion que indica el operador (por ejemplo, el operador * indicara que hay que realizar una
multiplicacion) con los valores de los operandos.
Se presentan a continuacion los principales operadores que ofrece Excel, agrupados en tres
categoras distintas: aritmeticos, de texto y de comparacion.

4.1.

Operadores aritmeticos

Los operadores aritmeticos especifican operaciones que dan lugar a un valor numerico a
partir de otros dos valores numericos o, en el caso de la negacion (cambio de signo) y en el
del porcentaje, a partir de un u nico valor numerico. Los operadores aritmeticos se relacionan
en la siguiente tabla (se ha supuesto que el valor de la celda A1 es el numero siete):
Operador
+
*
/
%

Operacion

Formula

Resultado

Suma
Resta
Negacion
Multiplicacion
Division
Porcentaje
Exponenciacion

=A1+2
=A1-2
=-A1
=A1*2
=A1/2
=A1 %
=A12

9
5
7
14
3,5
0,07
49

Observese que el operador de porcentaje ( %) simplemente divide entre cien el operando al


que sigue y que tanto resta como negacion se especifican con el mismo operador (-).

4.2.

Operador de texto

El operador & especifica la concatenacion de dos textos, esto es, a partir de dos operandos
cuyo valor es texto, proporciona como resultado el texto que se obtiene al poner el valor del
segundo operando tras el del primero. En el ejemplo de la siguiente tabla se ha supuesto que
el valor de la celda A3 es el texto bollos:
Operador
&

Operacion

Formula

Resultado

Concatenacion

="zampa"&A3

zampabollos

En principio, la concatenacion solo tiene sentido cuando los valores de los operandos son textos, del mismo modo que los operadores aritmeticos solo son aplicables a valores numericos
(que sentido podra tener, por ejemplo, multiplicar dos textos?). Sin embargo, en algunas
ocasiones Excel lleva a cabo una conversion automatica de tipos que puede sernos de bastante utilidad. Supongamos, por ejemplo, que en la celda B10 de una hoja de calculo se
8


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Practica
3: Formulacion
en Excel

Universitat Jaume I

obtiene un resultado numerico que representa la longitud de un trayecto en kilometros y en

B12 nos gustara obtener textos del estilo Habra que recorrer 600 kilometros.
Podramos

escribir en B12 la formula ="Habra que recorrer "&B10&" kilometros"


y e sta funcionara
correctamente, pero solo gracias a la conversion automatica que realiza Excel: observese que
el primer operador de concatenacion tendra como segundo operando un valor numerico (el
de B10, que supondremos que es seiscientos), pero la concatenacion solo esta definida para
textos, as que Excel, antes de concatenar, transforma ese valor numerico en el texto formado
por un seis y dos ceros: 600.

Ejercicio 6
Utiliza una hoja de calculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a guardar y comprueba
que no tiene sentido multiplicar textos: introduce la formula ="dos"*"tres" y observa lo que
sucede.
Sin embargo, la formula ="2"*"3" no produce un error. Por que?

Ejercicio 7
Utiliza una nueva hoja del libro de trabajo anterior para hacer otra prueba, una cuyo primer
paso consiste en introducir en la celda A1 la constante 1; en la celda A2, la constante 3; y
en la celda A3, la formula ="Resultado="&(A1+A2). Entiendes como evalua Excel esta
formula?
Ahora cambia la formula de A3 por ="A1+A2"&"="&(A1+A2). Entiendes que, mientras
"A1+A2" es un literal que representa al texto de cinco caracteres A1+A2, la expresion
A1+A2 (dentro de una formula y sin comillas alrededor) representa una suma que Excel ha
de evaluar?
Introduce en B1 una formula que concatene la letra B y el valor de la celda A1.
Escribe en B2 la formula ="En B1 pone"&B1. Puedes distinguir claramente los papeles
de las diferentes B1 que aparecen en el contenido y en el valor de B2? Cuando entiendas
bien las diferencias, cierra el libro sin guardar los cambios.

4.3.

Operadores de comparacion

Los operadores de comparacion permiten, como su nombre indica, comparar dos valores
para decidir, por ejemplo, si son iguales, o si son distintos, o si es el primero mayor que el
segundo. . . El resultado de cada comparacion sera un valor logico, uno de los dos u nicos
posibles: VERDADERO y FALSO.
Los operadores de comparacion se relacionan en la tabla siguiente (en los ejemplos se ha
supuesto que el valor de la celda A1 es el numero siete y el de la celda A3 es el texto bollos;
ademas, tengase en cuenta que, en la comparacion entre textos, menor y mayor significan,
respectivamente, anterior y posterior en el orden alfabetico):


basica

Practica
3: Formulacion
en Excel

Operador

4.4.

Universitat Jaume I

Operacion

Formula

Resultado

Igual

=A1=7
=A3="zampa"

VERDADERO
FALSO

<

Menor

=A1<7
=A3<"zampa"

FALSO
VERDADERO

<=

Menor o igual

=A1<=7
="bollos"<="zampa"

VERDADERO
VERDADERO

>

Mayor

=A1>2
=A3>"zampa"

VERDADERO
FALSO

>=

Mayor o igual

=7 %>=2
=("zampa"&A3)>="zampa"

FALSO
VERDADERO

<>

Distinto

=A1<>7
="zampa"<>("zam"&"pa")

FALSO
FALSO

de los operadores
Orden de evaluacion

Los operadores en Excel se muestran en la tabla siguiente de mayor a menor nivel de prioridad:
Operador
%

*y/
+y&
=, <, <=, >, >= y <>

Operacion
Negacion
Porcentaje
Exponenciacion
Multiplicacion y division
Suma y resta
Concatenacion
Comparaciones

Cuando en una expresion aparecen dos operadores que pertencen al mismo nivel, se da preferencia al que aparece a la izquierda en la expresion: es lo que se conoce como asociatividad
por la izquierda. Con parentesis se pueden forzar evaluaciones diferentes de las que Excel
llevara a cabo en ausencia de e stos.

Ejercicio 8
En una hoja de calculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a guardar, introduce las
siguientes formulas en dos celdas distintas: =(2+3)*4 y =2+(3*4). En una tercera celda,
introduce la formula sin parentesis =2+3*4 y observa con que resultado anterior coincide.
Por que?

10


basica

Practica
3: Formulacion
en Excel

Universitat Jaume I

Haz pruebas analogas con los siguientes tros de formulas:


=(10*6)-3, =10*(6-3) y =10*6-3.
=(84/6)/2, =84/(6/2) y =84/6/2.
=(23)2, =2(32) y =232.
=(250*30) %, =250*(30 %) y =250*30 %.
=("Excel"&2000)+3, ="Excel"&(2000+3) y ="Excel"&2000+3.
En cada caso, debes decir si en las expresiones sin parentesis Excel esta decidiendo el orden
de evaluacion haciendo uso de la asociatividad o si le basta con atender al diferente nivel de
prioridad de los operadores.

11


Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

4
Principales funciones en Excel

1.

Introduccion

Los operadores, vistos en la practica anterior, no son la u nica forma en la podemos especificar calculos en las formulas de Excel; el programa ofrece, ademas, una amplia gama de
funciones que permiten manipular la informacion segun el siguiente mecanismo: la funcion
recibe informacion a traves de una serie de argumentos (los argumentos son a las funciones
lo que los operandos a los operadores) y, a partir de esa informacion, devuelve un resultado.
La forma de utilizar una funcion dentro de una formula es la siguiente: primero, se escribe el
nombre de la funcion; inmediatamente a continuacion (sin espacios en blanco intermedios),
una apertura de parentesis; al final, un cierre de parentesis; entre los parentesis, tantas expresiones (del tipo que convenga) como parametros requiera esa funcion, separadas entre s por
smbolos punto y coma (;). Cada funcion tiene su propia sintaxis, esto es, admite un cierto
numero de argumentos, cada uno de los cuales puede ser de cierto o ciertos tipos, pero no de
otros. Incluso hay funciones sin argumentos.
Observese que los argumentos son expresiones y, como tales, no es necesario que sean simples literales, sino que cada uno de ellos puede ser, por ejemplo, una referencia, el resultado
de una operacion o el de otra funcion (dando lugar a lo que se denomina anidamiento de
funciones).
A la hora de introducir una funcion en una formula, puede ser u til emplear el asistente de funciones, ya que gua el proceso y facilita la incorporacion de los argumentos. Para emplearlo,
basta con estar situado en el punto de la formula en el que se quiere introducir la funcion y

1 , : se
seleccionar la orden Insertar I Funcion...
o bien pulsar boton Insertar funcion
que se muestra en la figura 1.
llega as al cuadro de dialogo Insertar funcion
Las funciones en Excel se encuentran agrupadas en diferentes categoras, como se puede
observar al utilizar el asistente de funciones (vease figura 2).
En esta practica y la siguiente veremos algunas funciones pertenecientes a las categoras que
consideramos de uso mas frecuente:
Funciones matematicas y trigonometricas.
1

Este boton se encuentra, en Excel 2003, a la izquierda de la barra de formulas; en versiones anteriores, en

la barra de herramientas Estandar.


1


Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

Figura 1: Cuadro de dialogo Insertar funcion.

con lista de categoras desplegada.


Figura 2: Cuadro de dialogo Insertar funcion
Funciones estadsticas.
Funciones logicas.
Funciones de fecha y hora.
Funciones de informacion.
Funciones de busqueda y referencia.
2


Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

Antes de abordar con mas detalle estas categoras, haremos una primera introduccion a las
que consideramos funciones mas destacadas: SUMA y similares y, por supuesto, la funcion
logica SI.
En la descripcion de las funciones, los nombres de los argumentos apareceran en cursiva,
como numero.

2.

destacadas
Funciones mas

Hace tiempo que en ejercicios y ejemplos venimos utilizando la funcion SUMA, generalmente en la forma SUMA(rango) para obtener la suma de los valores de todas las celdas contenidas en el rango indicado. Se trata de una funcion de uso tan frecuente que tiene un boton
especfico para introducirla en una celda, el boton Autosuma, : si seleccionas una celda
y haces clic en ese boton, Excel iniciara la introduccion de una formula =SUMA(rango) y
te permitira seleccionar facilmente el correspondiente rango. Ademas, Excel suele formular
una hipotesis sobre que rango vas a querer sumar, pero es responsabilidad tuya comprobar
que se trata del rango correcto y, si no es as, modificarlo.
Ademas, la funcion SUMA es bastante flexible por lo que a sus argumentos se refiere: admite varios (separados, logicamente, por caracteres punto y coma) y cada argumento no es
necesario que sea un rango, sino que puede ser cualquier conjunto de celdas (incluso una
simple referencia a celda), un literal numerico o, en general, cualquier expresion numerica.
En cualquier caso, todos los valores numericos que reciba de los argumentos los sumara para
devolver su resultado.

ATENCION:
Es importante saber elegir racionalmente entre el operador de suma + y la
funcion SUMA: ni suele tener mucho sentido utilizar la funcion para sumar dos valores,
como en SUMA(A1;C7), ni es aceptable, por ejemplo, utilizar el operador cinco veces
para sumar los valores de un rango de seis celdas, como en A1+A2+B1+B2+C1+C2,
donde SUMA(A1:C2) sera una alternativa claramente preferible.
Con un comportamiento analogo a SUMA, Excel tambien ofrece PRODUCTO (multiplica
los valores recibidos en vez de sumarlos), MAX (devuelve el valor maximo), MIN (devuelve
el mnimo) y PROMEDIO (la media aritmetica).

Ejercicio 1
En una hoja de calculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a guardar, introduce las
constantes 1, 2, 3, 4, 5 y 6 en el rango A1:C2.
Utiliza el boton Autosuma para introducir en C4 la formula =SUMA(A1:C2) y el asistente de funciones para introducir en C5 la formula =PRODUCTO(A1:C2). Para encontrar
mas facilmente la funcion PRODUCTO, ten en cuenta que se trata de una funcion ma

tematica, as que puedes buscarla dentro de la categora Matematicas


y trigonometricas
en vez de en Todas; en cualquier caso, date cuenta de que las funciones dentro de cada
categora estan ordenadas alfabeticamente, lo que facilita la busqueda (y observa que pasa
si tecleas la inicial del nombre de la funcion buscada). Date cuenta tambien de que en la


Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

casilla correspondiente al primer argumento puedes indicar el rango seleccionandolo con el


raton.
Edita la formula de C5 para convertir sus referencias en absolutas (haz uso de F4) y replica
la formula resultante en el rango D4:D6. Luego, sustituye PRODUCTO en las tres nuevas
replicas por MIN, PROMEDIO y MAX respectivamente.
Fjate en los resultados que obtiene cada formula. Son los que esperabas? Tambien lo son
si sustituyes el seis de C2 por un cero? Y si borras el contenido de C2?
Por su parte, la funcion SI es muy distinta y de una importancia tal que solo es posible
apreciarla a traves de la experiencia practica. Se puede decir que lo que ofrece SI es la
posibilidad de hacer una cosa u otra en funcion de una condicion. Por ejemplo, para aplicar
un 10 % de descuento a un cierto importe (supongamos que definido como nombre), una
formula adecuada sera =importe*(1-10 %); para aplicarle un 15 %, =importe*(1-15 %)...
y si aplicar un descuento u otro dependiera de cierta condicion, por ejemplo del propio
valor del importe? En casos como e ste, la funcion SI nos proporciona la potencia necesaria
para solucionar el problema. Supongamos que el descuento mayor, el del 15 %, solo se debe
aplicar a importes superiores a los 100 , es decir:
Cuando el importe sea mayor que 100 , querremos aplicar =importe*(1-15 %).
En caso contrario, querremos aplicar =importe*(1-10 %).
Resulta que =SI(importe>100;importe*(1-15 %);importe*(1-10 %)) es una formula que
hace exactamente eso, ya que, en general, la funcion SI admite tres argumentos:

prueba logica.
Debe ser una expresion que devuelva VERDADERO o FALSO. Es la
condicion de la que depende que el resultado devuelto se calcule evaluando el segun
es
do argumento o evaluando el tercero. En el ejemplo, el argumento prueba logica
importe>100.

valor si verdadero. Si el resultado de evaluar prueba logica


es el valor VERDADERO,
se evalua este segundo argumento y su resultado sera el valor devuelto por SI. En el
ejemplo, el argumento valor si verdadero es importe*(1-15 %).

es FALSO, SI devuelve el resultavalor si falso. Si el resultado de evaluar prueba logica


do de evaluar este tercer argumento. En el ejemplo, valor si falso es importe*(1-10 %).
Si entiendes bien lo anterior, tambien podras ver que =importe*(1-SI(importe>100;15;10) %)
es una formula completamente equivalente. . . y mas compacta.

Ejercicio 2
Queremos obtener una valoracion muy simple del precio de determinados productos,
de tal forma que si un producto cuesta menos de 15 , el resultado sea el texto
El producto es barato y, si cuesta eso o mas, el resultado sea El producto es caro.


Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

Figura 3: Introduccion de una funcion condicional utilizando el asistente de funciones.


Comenzaremos introduciendo en la celda A1 de una nueva hoja de calculo el texto
Importe del producto y en la celda B1 el precio del producto (supondremos inicialmente
5 e introduciremos, por tanto, la constante 5). En la celda A2, introduciremos el texto
y, finalmente, la formula siguiente en la celda B2:
Valoracion
=SI(B1<15;"El producto es barato";"El producto es caro").
La formula puede teclearse directamente en la barra de formulas o bien haciendo uso del
asistente de funciones (vease figura 3).
Observa que, inicialmente, El producto es barato es la valoracion que proporciona la
formula de B2, ya que el valor de la celda B1 es menor que 15. Prueba ahora a introducir 25 en B1 y observa la nueva valoracion en B2.

Ejercicio 3
Podemos complicar el ejemplo anterior suponiendo que existen tres valoraciones posibles:
El producto es barato cuando su precio es menor que 15 , El producto es caro cuando
su precio es superior a 25 y El producto tiene un precio medio en otro caso, es decir,
cuando su precio esta entre 15 y 25 (ambos extremos incluidos). Para distinguir entre
las tres posibles valoraciones, deberemos anidar dos funciones SI, por ejemplo de la forma
siguiente:
=SI(B1<15;"El producto es barato";SI(B1>25;"El producto es caro";"El producto tiene un precio medio")).


Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

Figura 4: Lista de funciones asociada al cuadro de nombres, desplegada.


Para hacer esto, si estamos utilizando el asistente, cuando lleguemos a la casilla del argumento valor si falso, deberemos insertar otra funcion condicional SI. En general, para
insertar otra funcion, si la que se necesita es la que aparece en el cuadro de nombres, basta
con hacer clic en e l; si es otra, puede hacerse clic en la flecha que esta a la derecha del
cuadro de nombres, lo que despliega una lista (vease figura 4) que nos permitira elegirla.
Modifica la formula de la celda B2 para que quede de la forma anterior y prueba a introducir
en la celda B1 precios de los tres tipos (menores que 15 , entre 15 y 25 y mayores que
25 ).
Da a la hoja sobre la que estes trabajando el nombre Valoraciones, elimina las restantes hojas del libro y guarda el resultado obtenido, con nombre precios.xls, en la carpeta

Practicas
Excel del escritorio.
A veces, utilizar solamente la funcion SI para distinguir entre los diferentes casos posibles
puede dar lugar a formulas innecesariamente largas. Imaginemos una hoja de calculo donde
una celda de nombre nota esta destinada a introducir la nota de un alumno en una prueba
(nota necesariamente comprendida entre 0 y 10) y en la que destinamos otra celda a comprobar si la celda nota ha sido bien utilizada. En esta otra celda queremos que se muestre el
texto error en caso de que alguien introduzca una nota incorrecta, es decir, menor que 0 o
mayor que 10 (y, en caso contrario, no queremos que se muestre nada, lo que conseguiremos
haciendo que la celda tome como valor un texto sin ningun caracter, lo que se conoce como
cadena vaca). Con lo que hemos visto hasta ahora, podramos resolver el problema con la
formula siguiente, anidando dos funciones SI:
=SI(nota<0;"error";SI(nota>10;"error";"")).
Sin embargo, la frase con la que hemos distinguido los dos casos en la explicacion previa era
mas sencilla: habra error si el valor es demasido pequeno o demasiado grande; no lo habra en
caso contrario. Esto puede expresarse en Excel de forma bastante directa:
=SI(O(nota<0;nota>10);"error";"").
Otra forma de compactar la formula podra ser e sta: la nota es correcta si es mayor o igual
que 0 y menor o igual que 10; erronea en caso contrario. Este mismo punto de vista podemos
expresarlo con la siguiente formula de Excel:
6


Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

=SI(Y(nota>=0;nota<=10);"";"error").
Las funciones logicas O e Y son similares a SUMA, PRODUCTO, MAX. . . en el sentido
de que son muy flexibles en cuanto a la forma de recibir argumentos (por ejemplo, tambien
pueden recibir rangos) y en el de descartar de sus calculos celdas vacas o cuyos valores ni
son del tipo esperado ni Excel sabe convertirlos automaticamente a ese tipo. En cuanto a los
valores que devuelven, son e stos:
La funcion Y devuelve VERDADERO solo si todos los valores logicos que recibe son
verdaderos; en caso contrario, devuelve FALSO.
La funcion O devuelve FALSO solo si todos los valores logicos que recibe son falsos;
en caso contrario, devuelve VERDADERO.

Ejercicio 4
Siguiendo con la hoja de los ejercicios 2 y 3, introduce en B3 una formula en la que solo se
utilice una vez la funcion SI y que, haciendo referencia a B1, u nicamente distinga entre productos con precios medios y productos con precios extremos (caros o baratos). La formula
debe empezar por ="El producto tiene un precio " y, utilizando SI, concatenar a ese texto
incompleto medio o extremo segun proceda.
Despues, introduce en B4 la formula siguiente:
="El producto "&SI(B1<15;"es barato";SI(B1<25;"tiene un precio medio";"es caro")).

Finalmente, busca para que valor de B1 las formulas de B2 y B4 proporcionan resultados


distintos. Entiendes por que?
Guarda el libro de trabajo.
El anidamiento de funciones SI del ejercicio anterior podra dar lugar a una formula extremadamente larga si hubiera que distinguir entre un numero elevado de tramos de precios. Por
ejemplo, supongamos los tramos siguientes:
Muy barato. Menos de 6 .
Barato. Al menos 6 y menos de 15.
Precio medio. Al menos 15 y menos de 25.
Caro. Al menos 25 y menos de 60.
Muy caro. 60 o mas.
Distinguir estos cinco casos requerira el anidamiento de cuatro funciones SI pero, afortunadamente, hay alternativas mejores. Supongamos la siguiente tabla en el rango D1:E5:
7


Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

0 muy barato

6 barato

15 medio

25 caro

60 muy caro

Y supongamos tambien la siguiente formula:


="El producto tiene un precio "&BUSCAR(B1;D1:D5;E1:E5).
Sucede que esta compacta formula basta para obtener un texto que valore el precio introducido en B1 distinguiendo entre los cinco tramos antes mencionados. Esto es as porque la
funcion BUSCAR puede admitir tres argumentos e interpretarlos como sigue:
valor buscado. Es el valor que ha de buscarse en el segundo argumento (un vector) para
determinar que elemento del tercero (otro vector) debe devolverse como resultado. En
el ejemplo anterior, el argumento valor buscado es B1.
Debe ser un rango unidimensional (es decir, que solo contenga
vector de comparacion.
una columna o solo una fila) cuyos valores esten ordenados de forma creciente. El
valor del primer argumento se busca aqu para determinar que elemento del vector
(el primero, el segundo, el tercero. . . ) coincide con e l, donde se entiende que un
elemento del vector coincide si su valor es menor o igual que valor buscado y, de
existir elemento siguiente, el valor de e ste es mayor que valor buscado. En el ejemplo,
es D1:D5.
el argumento vector de comparacion
vector resultado. Tambien debe ser un rango unidimensional, y con el mismo numero
de elementos que el segundo argumento. Si valor buscado coincide con el primer
BUSCAR devuelve como resultado el valor
elemento de vector de comparacion,
del primer elemento de vector resultado; si coincide con el segundo, devuelve el segundo de este tercer argumento; y as sucesivamente. En el ejemplo, el argumento
vector resultado es E1:E5.
Entonces, como se evaluara la formula anterior si el valor de B1 es, por ejemplo, 12? La
funcion BUSCAR intentara encontrar un elemento que coincida con 12 en el vector formado
por los valores siguientes: 0, 6, 15, 25 y 60. Empezara con el primero: 0 coincide con 12?
No porque, aunque 0 es menor o igual que 12, el elemento que sigue a 0 es 6, que no es
mayor que el valor buscado. As que BUSCAR probara con el segundo elemento: es 6
quien coincide con el 12 buscado? Pues s, porque 6 es menor o igual que 12 y, ademas,
el elemento que le sigue, 15, ya es mayor que el valor buscado. Una vez que BUSCAR
haya encontrado lo que buscaba en el segundo elemento de D1:D5, lo que devolvera como
resultado sera el valor del segundo elemento de E1:E5, es decir, el texto barato. Finalmente,
barato se concatenara tras el valor del primer operando de & para dar lugar al resultado final
de la formula, El producto tiene un precio barato.


Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

Ejercicio 5
Siguiendo con la hoja del ejercicio anterior, introduce en B5 la formula
="El producto "&BUSCAR(B1;D6:F6;D5:F5)
e introduce en D5:F6 los textos y numeros que necesites para que la nueva formula calcule
los mismos resultados que la de la celda B4, al menos para valores numericos no negativos
de B1.
Que sucede si se introduce la constante -1 en B1? Una vez hecha la comprobacion, introduce un precio valido en B1 y guarda y cierra el libro precios.xls.

Ejercicio 6

Copia en la carpeta Practicas


Excel del escritorio el fichero de practicas notas.xls, disponible en nuestra web. Abre la copia conseguida y observa que se trata de un libro de trabajo
que contiene una hoja de calculo, XXX.
Da a la hoja XXX el nombre Notas Junio 2008 y observa en la figura 5 el tipo de hoja de
calculo que pretendemos que acabe siendo: una hoja que nos permita aplicar automaticamente a los resultados obtenidos por un grupo de alumnos unos ciertos criterios de evaluacion2 . La asignatura considerada se divide en tres partes, Web, Excel y Access, para las
que no se siguen exactamente los mismos metodos de evaluacion:
La parte relativa a la Web se supera mediante un trabajo obligatorio (diseno y publicacion de una pagina web) que voluntariamente puede extenderse (presentando en clase
la pagina realizada o bien anadiendo complejidad a la web mediante enlaces internos
o paginas secundarias); ademas, los profesores pueden otorgar premios a las mejores
webs.
Los conocimientos sobre Excel y Access se evaluan en el examen de la asignatura,
mediante dos pruebas especficas.
La hoja Notas Junio 2008 vas a ir completandola en ejercicios posteriores. Mientras sigas
modificandola, no olvides ir guardando los cambios periodicamente.

Ejercicio 7
Introduce en la celda K11 de Notas Junio 2008 una formula que determine cuantas celdas
del rango D11:F11 contienen una letra equis y hazlo utilizando referencias relativas para
que, al replicar la formula en K12:K20, cada replica cuente las equis en las correspondientes
tres celdas de su misma fila.
2

El ejercicio se basa en como se evaluaba realmente una asignatura de contenido informatico para estudiantes
de Turismo en el curso 2007/2008.


Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

Una vez conseguido lo anterior, modifica la formula de K11 para que multiplique por el
valor de C3 el numero de equis encontradas. Hazlo de tal modo que, al replicar la formula
en K12:K20, todas las replicas hagan referencia a la misma celda C3.
Date cuenta de lo que estas calculando: asumiendo que cada fila de la 11 a la 20 corresponde
a un alumno, que cada columna de la D a la F corresponde a una extension voluntaria
sobre el trabajo obligatorio de la asignatura y que una equis significa que el correspondiente
alumno ha conseguido el apto en la correspondiente extension, las formulas de la columna K
determinan los puntos extras que cada alumno merece por las extensiones que ha llevado a
cabo.
Contar celdas que cumplan una determinada condicion es una necesidad frecuente en el diseno de hojas de calculo, as que Excel ofrece algunas funciones con el objeto de facilitar esa cuenta. Por ejemplo, podemos pasar rangos de celdas a las funciones CONTAR3 y
CONTARA: la primera contara valores numericos; la segunda, celdas no vacas (aunque algunas puedan tener por valor la cadena vaca). Una funcion mas flexible es CONTAR.SI:
recibe un argumento rango y otro criterio y cuenta cuantas celdas del rango cumplen el
criterio especificado. Por ejemplo, la expresion
SI(D11="x";1;0)+SI(E11="x";1;0)+SI(F11="x";1;0)
queda mas clara como CONTAR.SI(D11:F11;"=x") y, habiendo definido adecuadamente
el nombre rangonotas, se podra utilizar CONTAR.SI(rangonotas;">=5") para contar los
aprobados en un rango de notas numericas en la escala de 0 a 10.

Ejercicio 8
En la hoja Notas Junio 2008, simplifica la formula del rango K11:K20 haciendo uso de la
funcion CONTAR.SI.
Despues, complcala para hacer que tenga en cuenta lo siguiente: los alumnos con premio
en el trabajo (vease la columna G) deben ver su nota extra incrementada en el valor del
premio, que debe tomarse de la celda C4. Obviamente, no se trata de que modifiques solo las
formulas de los alumnos con una equis en la columna G, sino de que escribas una formula
lo suficientemente general como para introducirla en K11, replicarla en K12:K20 y que
funcione correctamente en todos los casos.

Ejercicio 9
Utiliza la ayuda de Excel para buscar la documentacion especfica (con sintaxis, observaciones y ejemplos) de la funcion CONTAR.SI, informate all sobre otros usos de esta funcion
que no hayamos comentado anteriormente y observa que no es necesario incluir un operador de comparacion dentro del valor del argumento criterio si la comparacion que se quiere
llevar a cabo es de igualdad.
Aprovecha tambien para buscar informacion sobre la funcion REDONDEAR, que tendras
que utilizar mas adelante en Notas Junio 2008.
3

En la version de Excel de las aulas, la funcion CONTAR ha sido extranamente traducida como COMPT.
10


Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

Figura 5: Aspecto final de la hoja Notas Junio 2008 tras el ejercicio 17.

Ejercicio 10
Introduce en la celda J11 de Notas Junio 2008 una formula que calcule la media aritmetica
de los valores de las celdas H11 e I11 y hazlo de forma que, al replicar la formula en
J12:J20, cada replica promedie las notas del correspondiente alumno en sus dos pruebas de
examen, calculando as su nota global de examen. No debe preocuparte que a los alumnos
sin notas en las pruebas (no presentados) se les calcule un cero en el examen: sera mas
adelante cuando distingamos entre suspensos y no presentados.
Ademas, introduce en L11 (y replica luego en L12:L20) una formula que calcule para cada
alumno la suma de sus notas de examen (columna J) y extra (columna K).

Ejercicio 11
Observa en la figura 5 que los datos iniciales para Notas Junio 2008 aparecen en azul
(letras iniciales de los alumnos y sus resultados en trabajos y pruebas de examen, parametros del metodo de evaluacion de la asignatura y correspondencias entre notas numericas y
calificaciones textuales) y los calculos intermedios, en gris. Por su parte, los resultados finales aparecen en negro en los rangos O11:Q20 (calificaciones definitivas de los alumnos),
C22:I22, Q3:Q8 y R3:R7 (algunas estadsticas).
Cuando, tras llevar a cabo nuevos ejercicios de formulacion sobre la hoja, la tengas terminada, debera presentar el mismo aspecto que muestra la figura 5; es decision tuya si vas
introduciendo las necesarias opciones de formato gradualmente, mientras completas la hoja
con nuevas formulas, o si le aplicas ahora todo el formato que la hoja necesita.

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Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

Ejercicio 12
Dota a la hoja Notas Junio 2008 de las formulas necesarias para calcular las estadsticas
que se muestran en el rango C22:I22: en C22 se muestra cuantos alumnos tienen apto
el trabajo obligatorio; en D22:F22, cuantos tienen apta cada extension; en G22, cuantos
premios a las mejores webs se han concedido; en H22:I22, la nota media de cada una de
las dos pruebas de examen. Observa que solo has de introducir dos formulas diferentes y
replicarlas adecuadamente.

Ejercicio 13
Dota ahora a la hoja Notas Junio 2008 de las formulas necesarias para completar sus
calculos intermedios. En este ejercicio, de nuevo, solo son dos las formulas que has de
introducir por separado y luego replicar:
La formula del rango M11:M20 debe comprobar, para cada alumno, si los resultados
obtenidos por e ste le van a permitir aprobar (en cuyo caso, el valor devuelto debe ser
el texto x) o no (cadena vaca). Para poder aprobar, el alumno necesita pasar todos
estos filtros:
Debe tener el apto en el trabajo obligatorio.
En cada una de las dos pruebas de examen, su nota debe haber alcanzado el
mnimo cuyo valor ocupe la celda C6.
Su nota de examen (columna J) debe haber alcanzado el mnimo de C7.
Su suma de notas (columna L) debe haber alcanzado el mnimo de O5.
La formula del rango N11:N20 debe determinar, para cada alumno, si e ste se ha
presentado o no al examen. Para ello, comprobara si se le han introducido o no notas
en las columnas H (prueba de Excel) e I (prueba de Access) y, consecuentemente,
devolvera x o la cadena vaca.

Ejercicio 14
De las tres formulas del rango O11:Q20 de calificaciones definitivas de los alumnos, empezaremos por la mas facil: introduce en Q11 (y replica luego en Q12:Q20) una formula
que, simplemente, tome el mismo valor que la celda que esta en la misma fila, pero en la
columna B. Con ello conseguiremos mostrar en Q las mismas iniciales de alumnos que
en B. Entonces, por que no nos hemos limitado a replicar el contenido de B11:B20 en
Q11:Q20? Que diferencia hay entre replicar un rango en otro y lo que hemos hecho?

Ejercicio 15
La formula de O11:O20 debe, para los alumnos aprobados, calcular su nota numerica definitiva; para los demas, debe devolver un texto formado por tres guiones. Consideramos que
un alumno esta aprobado solo si se ha presentado y cumple los mnimos. Respecto a la nota

12


Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

que ha de calcularse para los aprobados, hay que partir de la suma de notas de la columna L
y considerar dos circunstancias especiales: la nota no puede ser mayor que 10 y ha de darse
redondeada a un decimal.
Para truncar a 10 las notas que sean mayores, puede utilizarse, logicamente, una funcion SI;
sin embargo, la formula queda mas compacta (y en cierto modo mas legible) si en su lugar
se hace un uso inteligente de MIN.
Por lo que se refiere al redondeo, observese que no solo se esta pidiendo que el formato
numerico sea de un decimal, sino que el valor calculado en esas celdas no podra ser, por
ejemplo, 7,25. Si no entiendes la diferencia entre el formato numerico y el uso de la funcion
REDONDEAR, pregunta a tu profesor.

Ejercicio 16
La formula de P11:P20 debe asignar una calificacion textual a cada alumno, teniendo en
cuenta no solo los resultados de e ste, sino tambien los datos iniciales del problema marcados
con color azul en la tabla del O2:P7, esto es, la formula ha de ser tal que tenga en cuenta
la posibilidad, por ejemplo, de que en P3:P7 se cambie el idioma en el que se expresan las
calificaciones o de que, por un cambio de normativa, el liston del sobresaliente se rebaje de 9
a 8,5 simplemente introduciendo la constante 8,5 en O7. Una posible formula que cumple
los requisitos exigidos es una que utiliza dos veces la funcion SI y una vez la funcion
BUSCAR, y que no incluye literales como 7 o "Suspenso". De hecho, puedes considerar
que en esta formula se te prohbe utilizar cualquier literal que no sea "" o "x".

Ejercicio 17
Para dejar tu hoja Notas Junio 2008 como la que se te muestra en la figura 5 ya solo te faltan, aparte de las opciones de formato que todava no hayas aplicado, unas pocas formulas,
concretamente tres:
Cada replica de la formula del Q3:Q7 debe contar cuantos alumnos han obtenido una
calificacion igual que la que aparece en la celda inmediatamente a la izquierda de la
replica.
La formula de Q8 ha de sumar los valores de las cuentas anteriores.
Cada replica de la formula de R3:R7 ha de pasar la cuenta de su izquierda a tanto
por uno, aprovechando que el total se habra calculado en Q8 y que, con el formato
adecuado, lo que internamente es un tanto por uno podra mostrarse facilmente como
tanto por cien.

3.

Funciones matematicas
y trigonometricas

Algunas funciones matematicas, como las ya estudiadas SUMA y PRODUCTO, reciben


de sus argumentos un conjunto de valores numericos y operan sobre ellos. Por ejemplo,
13


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4: Principales funciones en Excel

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SUMA.CUADRADOS hace lo que su nombre indica: cada valor recibido lo eleva al cuadrado antes de sumar entre s todos los cuadrados resultantes y devolver el total acumulado.
Otra funcion similar es SUMAR.SI: en este caso, cabe especificar un rango y un criterio que
aplicar sobre las celdas del rango, como en el caso de CONTAR.SI, pero esta vez no para
contar las celdas seleccionadas por el criterio, sino para sumar sus valores; ademas, en vez
de sumar las celdas seleccionadas del primer argumento, pueden sumarse las que ocupan las
mismas posiciones relativas pero en un tercer argumento, rango suma, lo que proporciona
mayor utilidad a la funcion. Observese que, aunque no sea posible expresarlos directamente,
algunos criterios compuestos pueden aplicarse de forma indirecta; por ejemplo, para obtener
la suma de todos los valores mayores o iguales que 10 y menores que 30 del rango A1:E5,
puede utilizarse la formula siguiente:
=SUMAR.SI(A1:E5;"<30")-SUMAR.SI(A1:E5;"<10").

Ejercicio 18

Copia en la carpeta Practicas


Excel del escritorio el fichero de practicas analisis.xls, disponible en nuestra web. Abre la copia conseguida y observa que se trata de un libro de
trabajo que solo contiene una hoja de calculo, Octubre 2007. La hoja recoge los datos de
unos viajes facturados a clientes y es capaz de realizar un par de tipos de analisis:
Calcular en E14 el importe medio facturado por viajes al destino que se introduzca
en D14 (nombre de la celda: eldestino).
Calcular en E16 el importe medio facturado a clientes con edades comprendidas entre las introducidas en D16 (nombre: edadmin) y D17 (nombre: edadmax), ambas
incluidas.
Primero, estudia el funcionamiento de la hoja; en especial, observa el papel que desempenan
las formulas auxiliares de las columnas G y H.
Despues, elimina estas dos columnas y sustituye las formulas en E14 y E16 para que las
nuevas calculen por s solas los mismos resultados que se calculaban antes. Utiliza para
ello las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI y los nombres ya definidos en el libro de
trabajo, entre los que se encuentran los de los rangos redades, rdestinos y rimportes. Ten
en cuenta que necesitaras construir algunos criterios concatenando literales que representan
operadores de comparacion con nombres de celdas.
Otras funciones matematicas admiten un u nico argumento numerico y calculan su raz cuadrada (RAIZ), su factorial (FACT), el resultado de elevar e a ese numero (EXP), su logaritmo
en base e (LN) o base diez (LOG10). . . Y tambien es posible expresar la base en la que se
desea el logaritmo mediante un segundo argumento: LOG(numero;base).

Se le puede quitar el signo a un valor numerico con ABS, o quitarle decimales, segun diferentes criterios, con ENTERO, TRUNCAR, REDONDEAR y similares. Y tambien se dispone
de SIGNO para obtener 1, 0 o +1 segun el argumento sea negativo, nulo o positivo.

14


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4: Principales funciones en Excel

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La funcion sin argumentos PI devuelve el valor de (concretamente, con una precision de


quince dgitos) y, para pasar a ngulos de radianes a grados sexagesimales y viceversa, Excel
ofrece las funciones de conversion GRADOS y RADIANES. Tambien ofrece las funciones
trigonometricas habituales (SENO, COS y TAN) y sus inversas (ASENO, ACOS y ATAN),
donde los a ngulos siempre se consideran en radianes, as como sus variantes hiperbolicas,
con nombres de funcion acabados en hache.
En cualquier caso, antes de hacer uso de cualquier funcion que no utilices habitualmente, lee
su correspondiente documentacion, bien accediendo directamente a la ayuda con F1, bien a
traves del enlace Ayuda sobre esta funcion que ofrece el asistente de funciones.
Hemos dejado para el final del repaso a esta categora de funciones una bastante singular:
ALEATORIO. Se trata de una funcion sin argumentos y que devuelve un numero aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1 utilizando para ello una distribucion de probabilidad uniforme, esto es, todos los numeros posibles son igual de probables. La funcion
puede utilizarse para generar numeros aleatorios en otros intervalos; por ejemplo, si hemos asignado nombres linf y lsup a los lmites inferior y superior del intervalo donde queremos generar uniformemente nuestros numeros aleatorios, podremos utilizar la formula
=linf+(lsup-linf)*ALEATORIO() para generarlos. Por otra parte, si queremos numeros aleatorios enteros en el intervalo de lmites tambien enteros linf y lsup, ambos incluidos, la formula
adecuada sera esta otra: =linf+ENTERO((lsup-linf+1)*ALEATORIO()). Finalmente, pueden simularse distribuciones arbitrarias con un numero finito de casos combinando las funciones ALEATORIO y SI. Es resenable que el uso de la funcion ALEATORIO presenta un
problema adicional: cuando se recalcula? Las formulas vistas antes de presentar esta funcion
calculaban un valor que solo dependa de los valores de otras celdas y, por lo tanto, Excel
poda gestionar por s mismo recalcularlas u nicamente cuando cambiara el valor de alguna de
esas otras celdas; sin embargo, puede tener sentido pedirle explcitamente a Excel que vuelva a evaluar formulas donde intervenga ALEATORIO sin que previamente haya cambiado el
valor de ninguna otra celda. Esta peticion puede hacerse, simplemente, pulsando la tecla F9.

Ejercicio 19
Utiliza quince replicas de la formula
=SI(ALEATORIO()<60 %;"1";SI(ALEATORIO()<50 %;"X";"2"))
para crear un nuevo libro quinielas.xls con una u nica hoja Simple que, cada vez que pulsemos F9, genere una nueva quiniela.
Pruebala y observa que el uno tiene una probabilidad del 60 %; la equis, el 20 % (es decir,
el 50 % del 40 % restante); y el dos, el otro 20 %.
Sabras hacer que las probabilidades de unos y equis hubiera que introducirlas como datos
de entrada y que la de los doses se mostrara automaticamente? Date cuenta de que la probabilidad de las equis interviene en la formula principal de la hoja de una forma algo indirecta:
por ejemplo, aunque antes la probabilidad era del 20 %, en la correspondiente condicion no
apareca ningun 20 %, sino un 50 %.

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4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

Figura 6: Aspecto final de la hoja Octubre 2007 tras el ejercicio 20.

Ejercicio 20
Anade a la u nica hoja del libro analisis.xls la capacidad de realizar un sorteo entre los
clientes de modo que cada cliente tenga una probabilidad proporcional a la cantidad que le
haya sido facturada. El aspecto final de la hoja ha de ser el que se muestra en la figura 6.
Basicamente, la logica de las nuevas formulas ha de ser la siguiente:
En el rango I3:I13 deben aparecer los lmites de los numeros de los boletos asignados a cada cliente: en I3 introducimos un cero y en I4:I13, una formula que vaya acumulando los importes facturados a los diferentes clientes. Por ejemplo, Laura Donate
tendra los boletos del 870 (incluido) al 1 020 (no incluido) ya que 870 era el primer
boleto que ya no le corresponda a Mara Cuevas y a Laura le corresponden 150 boletos por su gasto de 150 : 870 mas 150, 1 020, que es a su vez el primer boleto de
Jon Arribas.
En I15 ha de calcularse el boleto premiado: un numero aleatorio entre el primer boleto
repartido (el cero) y el u ltimo (estara en I13 y debera quedar fuera del sorteo).
En la celda I16 ha de obtenerse el nombre del ganador utilizando adecuadamente la
funcion BUSCAR para encontrar a que cliente le correspondio en el reparto el boleto
premiado.
La formula del rango H3:H12 debe servir, simplemente, para mostrar que porcentaje
de la facturacion total (y, por tanto, que probabilidad en el sorteo) corresponde a cada
cliente.
Utiliza repetidamente F9 y comprueba que el premio debe recaer en Javier Aragon aproximadamente un tercio de las veces.

16


Practica
4: Principales funciones en Excel

4.

Universitat Jaume I

Funciones estadsticas

De la gran cantidad de funciones estadsticas que ofrece Excel, las que vamos a repasar
pertenecen basicamente a dos tipos distintos. Unas sirven para contar cuantas celdas o valores
cumplen una determinda condicion, como CONTAR, CONTARA, CONTAR.BLANCO y
CONTAR.SI, y casi todas las hemos presentado ya previamente: CONTAR cuenta valores
numericos; CONTARA, celdas no vacas; CONTAR.SI permite especificar como segundo
argumento el criterio para incluir o no en la cuenta las celdas del rango pasado como primer
argumento. Por su parte, CONTAR.BLANCO incluye en su cuenta tanto celdas vacas (sin
contenido) como celdas cuyo valor es la cadena vaca. Esto quiere decir que una celda cuyo
contenido fuera, por ejemplo, la formula ="", sera contada tanto por CONTARA (la celda
no esta vaca, ya que contiene una formula) como por CONTAR.BLANCO (el valor que la
formula da a la celda es la cadena vaca). Y lo mismo sucedera, por ejemplo, con la formula
=SI(A1>3;"Mucho";"") si el valor de A1 es tres.
Las otras funciones que vamos a repasar dentro de esta categora se emplean (como las ya
vistas MAX, MIN y PROMEDIO) para obtener informacion estadstica a partir de un conjunto de valores numericos, valores generalmente contenidos en uno o varios rangos pasados
como argumentos. Aparte de PROMEDIO (media), Excel permite obtener otros estadsticos
de posicion como la MODA (valor mas frecuente) y la MEDIANA (valor que ocupara la
posicion central si se ordenasen todos los valores). Y tambien permite obtener estadsticos de
dispersion como la varianza (media aritmetica de los cuadrados de las desviaciones respecto
de la media) y la desviacion tpica (raz de la varianza) mediante VARP y DESVESTP.
Por su parte, VAR y DESVEST calculan estimaciones de la varianza y la desviacion tpica
de un gran conjunto de valores numericos (poblacion) suponiendo que los valores que se les
pasan a las funciones son solo un subconjunto (muestra) del total.

Ejercicio 21
En el rango A1:A8 de una hoja de calculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a
guardar, introduce en cualquier orden tres constantes 1, dos 2, dos 3 y una constante 1000.
Luego, introduce en E2:E4 tres formulas que calculen media, mediana y moda de ese conjunto de ocho valores numericos.
Como cambiaran los estadsticos calculados si sustituyes un uno por un cero y otro uno
por un tres? Compruebalo.
Ahora vamos a calcular en B11 la varianza de los valores en A1:A8 como si Excel no
pudiera hacerlo directamente: introduce en B1:B8 una formula cuyas replicas calculen las
respectivas diferencias, en valor absoluto, de los valores de A1:A8 con la media calculada
en E2; introduce en A9 una formula que cuente que en A1:A8 hay ocho valores numericos;
e introduce en B11 una formula que divida entre el valor de A9 la suma de los cuadrados
de las diferencias en A1:A8.
Obten en B12 la raz cuadrada de B11, es decir, la desviacion tpica de los valores en A1:A8.
Ahora, obten en C11:C12 los mismos estadsticos que en B11:B12, pero directamente a
partir de A1:A8 utilizando las funciones adecuadas.

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Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

Juez 1

Juez 2

Juez 3

Juez 4

Juez 5

Final

1
2
3

Gimnasta 1

9,2

9,1

9,5

9,9

9,2

9,30

Gimnasta 2

9,4

9,3

9,5

9,7

9,2

9,40 <-- Ganador

Gimnasta 3

9,1

9,2

9,1

9,3

9,4

9,20

Figura 7: Aspecto final de la hoja Gimnasia tras el ejercicio 22.


Despues, introduce en D11 una formula similar a la de B11, pero donde se divida entre
(A9-1) en vez de entre A9, e introduce en D12 una que calcule la raz cuadrada de D11.
Finalmente, comprueba en E11:E12 que las estimaciones hechas en D11:D12 pueden obtenerse directamente aplicando a A1:A8 las funciones VAR y DESVEST.

Ejercicio 22
En una competicion de gimnasia se puntua a los participantes de la siguiente forma: cada uno de los cinco jueces otorga una puntuacion de 0 a 10, de estas cinco puntuaciones
se eliminan la mayor y la menor y se obtiene como puntuacion final la media de las tres
restantes.
Debes crear una hoja de calculo que obtenga la puntuacion de tres participantes. Para ello,

comienza creando en tu carpeta Practicas


Excel un libro de trabajo de nombre puntos.xls,
deja en este libro una sola hoja, dale el nombre Gimnasia, e introduce en el rango A2:F5 y
en la celda G2 las constantes que correspondan segun la figura 7.
Despues, introduce en G3 la formula adecuada para calcular la puntuacion final del participante correspondiente, replcala en G4:G5 y fija el numero de decimales del rango G3:G5
en dos. Finalmente, introduce en H3:H5 una formula de modo que, si el correspondiente participante es el ganador de la competicion, se muestre el texto <-- Ganador (en caso
contrario, el valor de la celda ha de ser la cadena vaca).

5.

Funciones logicas

La funcion logica mas importante es, sin lugar a dudas, la funcion SI, que ya hemos estudiado con anterioridad y utilizado repetidamente. Tambien hemos presentado ya otras funciones logicas, Y y O, que permiten expresar de manera bastante natural condiciones complejas, de modo que la u nica funcion logica de importancia que nos queda por ver es NO,
que admite como argumento una expresion con valor logico y proporciona como resultado el valor logico contrario, esto es: si el argumento vale VERDADERO, NO devolvera FALSO; si el argumento vale FALSO, devolvera VERDADERO. As, si el dato no
es mayor que cero, muestra error, podra traducirse directamente a formula de Excel como
=SI(NO(dato>0);"error";""), aunque en casos como e ste se podra evitar facilmente el uso
de la funcion NO con formulas equivalentes como =SI(dato>0;"";"error") o =SI(dato<=0;"error";"").
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Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

Es importante resaltar que, aunque Y, O y NO devuelven valores logicos, una funcion SI devolvera como resultado el valor de su segundo o de su tercer argumento, que normalmente no
sera de tipo logico y, por lo tanto, podra combinarse con otras expresiones de forma bastante
natural utilizando en cada caso operadores o funciones adecuadas. As, una formula como
=3+SI(A2>4;5;6) es perfectamente valida y valdra ocho o nueve dependiendo del valor de
la celda A2.

6.

Funciones de fecha y hora

Antes de ver algunas de las funciones que Excel proporciona para manejar fechas y horas,
convendra entender como representa en general este tipo de informacion. Para Excel, las
fechas son numeros enteros que expresan cuantos das han pasado desde el 0 de enero de
1900, esto es, las fechas normales empiezan con el numero 1 (1 de enero de 1900) y,
ademas, terminan con el 2 958 465 (31 de diciembre de 9999). En cuanto a la hora, para
Excel es una fraccion de las 24 horas del da, de modo que, por ejemplo, 0,56 representa
las 13 horas, 26 minutos y 24 segundos. Finalmente, para obtener la representacion de una
hora concreta de un da concreto, basta con sumar el entero que representa al da con la parte
fraccionaria que representa a la hora y as obtener lo que se denomina numero de serie del
par fecha/hora, un numero real mayor o igual que 1 y menor que 2 958 466.
Si en una celda introduces algo como 20/11/2007, Excel entendera que quieres introducir
la fecha que representa, lo que le llevara a emprender dos acciones complementarias: por una
parte, dara a la celda el valor del correspondiente numero de serie (en este caso, 39 406); por
otra, seleccionara para ella un formato numerico de fecha.
Como fechas y horas no son para Excel tipos de datos distintos del tipo numerico, sino solo
una forma particular de interpretar numeros, puedes operar con fechas y horas con absoluta
normalidad, pero tambien es necesario cierto cuidado si queremos que los resultados puedan
seguir interpretandose como fechas, horas o, por ejemplo, numeros de das transcurridos entre
dos fechas. Observa que si, por ejemplo, queremos saber que fecha fue mil das despues del
intento de golpe de estado del 23-F, no podremos escribir =23/2/1981+1000, ya que esta
formula se interpretara como compuesta por dos divisiones y una suma. S funcionara, sin
embargo, escribir la fecha como literal de cadena y confiar en las conversiones automaticas
de tipos de Excel: ="23/2/1981"+1000. El numero de serie as obtenido, sin embargo, no
resultara muy informativo, por lo que tendremos que dotar a la correspondiente celda de un
formato de fecha adecuado.
En cuanto a las funciones, Excel proporciona, entre otras, las necesarias para extraer de un
(entre
numero de serie los diferentes componentes del par fecha/hora representado: el ANO
1 900 y 9 999), el MES (entre 1 y 12), el DIA del mes (entre 1 y 31), la HORA (entre 0
y 23), el MINUTO (entre 0 y 59) y el SEGUNDO (entre 0 y 59). Y tambien ofrece un
par de funciones especiales, sin argumentos, que devuelven el numero de serie correspondiente al par fecha/hora actual (AHORA) o bien, simplemente, el correspondiente a la fecha
(HOY). Observese que la formula =HOY() es equivalente a =ENTERO(AHORA()), ya que
del numero de serie actual se descarta la parte fraccionaria, correspondiente a la hora, para
conservar u nicamente la entera, que corresponde a la fecha actual. Con AHORA y HOY pasa
como con ALEATORIO: que cada vez que son evaluadas pueden dar lugar a resultados dis-

19


Practica
4: Principales funciones en Excel

Universitat Jaume I

Figura 8: Aspecto final de la hoja Ahora tras el ejercicio 23.


tintos aunque ninguna otra celda haya cambiado en el libro de trabajo donde se utilicen. Y
tambien como en el caso de ALEATORIO, podemos forzar a una nueva evaluacion de estas
funciones pulsando la tecla F9.

Ejercicio 23
Debes crear una hoja de calculo como la que se muestra en la figura 8, fijandote sobre todo
en el uso de funciones de fecha y hora adecuadas a cada caso y en la aplicacion de los
formatos numericos que convengan, que no siempre coincidiran con los que Excel elija por
defecto.
En la celda A1 hay que introducir la formula =AHORA() y todas las formulas de C1 y
C3:C8 deben hacer referencia a la celda A1, en la mayora de los casos para aplicar las
correspondientes funciones. El formato numerico de C3:C8 ha de ser el general, mientras
que para C1 debes introducir un formato personalizado:

Pulsa F9 repetidas veces y observa lo que sucede.


Por lo que respecta a la celda C10, la correspondiente formula ha de averiguar cuantos das
han pasado desde que naciste hasta el da de hoy.
Cuando hayas resuelto los problemas anteriores, haz que la hoja se llame Ahora, borra

las demas hojas del libro y guarda e ste en tu carpeta Practicas


Excel dandole el nombre
fechas.xls.

20


Practica
4: Principales funciones en Excel

7.

Universitat Jaume I

Funciones de informacion

La mayora de las funciones de informacion devuelven un valor logico, VERDADERO o


FALSO, con el que responden a una pregunta sobre una caracterstica de su u nico argumento,
por lo que pueden ser bastante u tiles para construir condiciones dentro de una funcion SI.
Tambien es funcion de informacion la llamada TIPO, que no devuelve un valor logico sino
un entero en el que se codifica si el valor de su argumento es un numero (codigo 1), un texto
(codigo 2), un valor logico (codigo 4), un valor de error (codigo 16). . . De entre las funciones
de informacion que devuelven un valor logico, podemos destacar algunas:
Hay funciones que permiten distinguir entre una referencia a una celda vaca (funcion
ESBLANCO), un valor numerico (ESNUMERO), uno de texto (ESTEXTO) y un
valor de error (ESERROR).
Dentro de los valores de error (que estudiaremos en una practica posterior), hay dos
funciones que nos permiten preguntar si el error es, concretamente, #N/A (ESNOD) u
otro (ESERR).
Tambien se puede preguntar sobre el argumento correspondiente, con ESREF, si se
trata de una referencia a celda o rango, incluyendo nombres.
Resulta curioso como algunas funciones discrepan: suponiendo que A1 sea una celda vaca,
sin ninguna constante ni formula en su interior, mientras TIPO(A1) indicara, devolviendo el
valor 1, que su argumento es de tipo numerico, ESNUMERO(A1) dira que esto es FALSO.

21


Practica
5: Busquedas

y errores en Excel

Universitat Jaume I

5
Busquedas

y errores en Excel

1.

Introduccion

Ya hemos visto como expresar calculos en Excel utilizando operadores y funciones muy
variadas. En particular, hemos presentado una funcion, BUSCAR, muy u til para expresar de
forma compacta ciertos calculos que tambien podan expresarse anidando un cierto numero
de funciones SI. Existe en Excel un conjunto de funciones similares a BUSCAR que merece
la pena conocer en detalle, ya que as seremos capaces de expresar de forma concisa los
calculos necesarios para resolver algunos problemas en los que BUSCAR no sera aplicable.
Al realizar una busqueda, puede darse el caso de que el valor buscado no se encuentre representado en el rango considerado. Lo que hace Excel en este caso es devolver como resultado
un valor especial que indica el tipo de error cometido. Al final de esta practica presentaremos
los diferentes valores de error contemplados por Excel.

2.

Funciones de busqueda

y referencia

Ya hemos presentado anteriormente y estudiado con cierta extension una funcion de busqueda: BUSCAR. Las funciones de esta categora querremos utilizarlas, en general, para recuperar datos concretos de un rango en el que la informacion este dispuesta en forma de tabla.
De nuestra experiencia con BUSCAR, ya conocemos tres elementos que caracterizan el uso
de una funcion de busqueda: que valor se busca (valor buscado), donde se busca (vector de
comparacion) y de donde se extrae el valor devuelto como resultado (vector resultado). Y
sabemos, ademas, que la posicion del vector de comparacion en la que encontremos un elemento coincidente con el valor buscado determinara la posicion en el vector resultado de la
que se extraera el resultado final de la funcion.
Antes de seguir, necesitamos presentar un cuarto elemento que caracterizara a una busqueda:
el tipo de coincidencia requerido. En el caso de BUSCAR, los valores en las celdas del
vector de comparacion delimitaban, en realidad, tramos de valores. As pues, si en el vector
de comparacion tenemos tres valores, por este orden, v1 v2 v3 , los tres casos que estamos
distinguiendo para un cierto valor buscado x son los siguientes:
v1 x < v2 .
1


Practica
5: Busquedas

y errores en Excel

Universitat Jaume I

v2 x < v3 .
v3 x.
Y tendramos un caso adicional de no coincidencia si x < v1 . El tipo de coincidencia que, a
partir de los valores en el vector de comparacion, distingue los casos como hemos visto que
hace BUSCAR es el que denominaremos coincidencia aproximada creciente.
Simetricamente se define la coincidencia aproximada decreciente, que exigira v1 v2 v3
y distinguira los casos siguientes:
v1 x > v2 .
v2 x > v3 .
v3 x.
Y la no coincidencia se producira ahora si x > v1 .
No obstante, el tipo de coincidencia mas natural puede que sea este otro: la coincidencia
exacta. En este contexto no se exige ninguna relacion de orden entre los valores de las celdas
en el vector de comparacion y los casos que se distinguen son e stos:
x = v1 .
x = v2 .
x = v3 .
El cuarto caso, el de no coincidencia, se podra expresar as: x 6 {v1 , v2 , v3 }.

2.1.

BUSCAR

La funcion BUSCAR, con la sintaxis presentada en la practica anterior, se caracteriza por


el hecho de que valor buscado, vector de comparacion y vector resultado se especifican directamente como argumentos de la funcion, lo que le confiere una gran flexibilidad en este
aspecto. Por otra parte, es muy rgida por lo que al tipo de coincidencia se refiere: presupone
coincidencia aproximada creciente y no es posible especificar ninguna alternativa.

Ejercicio 1

Copia en la carpeta Practicas


Excel del escritorio el fichero de practicas busquedas.xls,
disponible en nuestra web. Abre la copia conseguida, haz que la hoja activa sea Vertical
exacta e introduce en F4 la formula =BUSCAR(F3;B3:B7;C3:C7).
Introduce en F3 el texto Rebollo. Se encuentra en F4 el despacho correcto?
Ahora prueba con el texto Adell. Parece logico que no se encuentre ningun despacho para
ese profesor. Y si pruebas con Marzal? Por que la formula devuelve ahora el despacho
del profesor Castellanos? No es e ste el tipo de coincidencia que nos interesa para esta hoja.
2


Practica
5: Busquedas

y errores en Excel

Universitat Jaume I

Ejercicio 2
En la hoja Horizontal aproximada, introduce en C7 (y replica en C8:C18 y E7:E18) una
formula que utilice la funcion BUSCAR para asignar un texto a la respuesta numerica de
su izquierda. Ten en cuenta que un uno significa muy mal; dos y tres, mal; de cuatro a
seis, regular; siete y ocho, bien; y nueve, muy bien.

Ejercicio 3
En la celda E9 de la hoja Retroceso, introduce una formula que calcule el valor de la oferta
mas barata.
En E10 se quiere introducir una formula que muestre el nombre de la empresa que presenta
la oferta mas barata. Es posible hacerlo con BUSCAR? Por que?

2.2.

COINCIDIR e INDICE anidadas

Para disponer de mas de un tipo de coincidencia donde elegir, y sin perder la flexibilidad
que en otros aspectos ofrece BUSCAR, podemos recurrir al uso conjunto de dos funciones:
COINCIDIR e INDICE. La primera nos permitira determinar la posicion relativa del valor
buscado dentro del vector de comparacion; la segunda, recuperar del vector resultado el elemento que all ocupe esa misma posicion.
Aunque la funcion COINCIDIR sea en realidad mas general, el uso que nosotros le demos se
cenira siempre a una sintaxis con los tres argumentos siguientes:
valor buscado. Como es habitual, que se quiere buscar.
Como es habitual, en que rango unidimensional se ha de buscar.
vector de comparacion.
tipo de coincidencia. Con un codigo numerico se debe indicar si se desea coincidencia
exacta (valor 0), aproximada creciente (valor +1) o aproximada decreciente (valor 1).
Recuerdese que cada tipo de coincidencia aproximada exige a los valores en el segundo
un tipo concreto de ordenacion.
argumento, vector de comparacion,

Ejercicio 4
En la celda E10 de la hoja Retroceso, introduce =COINCIDIR(E9;E3:E7;1). Que resultado devuelve esta formula? Por que?
Modifica el argumento adecuado para indicar a la funcion que se desea coincidencia exacta.
Que resultado devuelve la funcion ahora? Por que?
Por su parte, la funcion INDICE, aunque tambien tiene mas usos, solo vamos a utilizarla con
dos argumentos con el significado siguiente:


Practica
5: Busquedas

y errores en Excel

Universitat Jaume I

vector resultado. Como es habitual, un rango unidimensional de donde se ha de extraer


el valor devuelto como resultado.
Un numero que debe indicar que elemento de vector resultado es concretaposicion.
mente el que debe devolverse: el primero (valor 1), el segundo (valor 2), el tercero
de INDICE una
(valor 3). . . Lo habitual sera que utilicemos como argumento posicion
funcion COINCIDIR anidada.
As, la sintaxis de una busqueda tpica, haciendo un uso conjunto de las dos funciones que
acabamos de presentar, sera e sta:

INDICE(vector resultado;COINCIDIR(valor buscado;vector de comparacion;tipo


de coincidencia)).

Ejercicio 5
Modifica la formula de la celda E10 de la hoja Retroceso de modo que COINCIDIR se
utilice conjuntamente con INDICE para obtener como valor de la celda el nombre de la
empresa que presenta la oferta mas barata.

Ejercicio 6
Modifica la formula de la celda F4 de la hoja Vertical exacta para que el tipo de coincidencia utilizado sea el adecuado: coincidencia exacta. Se comporta la formula como esperas?
Prueba ahora introduciendo apellidos en F3 ntegramente en minusculas o ntegramente en
mayusculas. Varan los resultados obtenidos?

Ejercicio 7
una formula que intente traducir a ingles el texto
Introduce en la celda D4 de Extrana
castellano encontrado en C3, que se espera que haga referencia a un numero entre uno y
diez. Despues, prueba la formula introduciendo en C3 tanto palabras esperadas como otras
que no coincidan con e stas.

Ejercicio 8
Aunque las busquedas llevadas a cabo con BUSCAR en Horizontal aproximada ya sean
correctas (deberan estar utilizando el tipo de coincidencia adecuado), demuestra en el rango C7:C18 que eres capaz de conseguir el mismo comportamiento con COINCIDIR e
INDICE. No olvides introducir la nueva formula una sola vez y luego replicarla.


Practica
5: Busquedas

y errores en Excel

2.3.

Universitat Jaume I

BUSCARH y BUSCARV

Las funciones de busqueda BUSCARH y BUSCARV son muy similares entre s: solo se diferencian en que BUSCARH espera que tanto el vector de comparacion como el vector resultado sean horizontales (concretamente, filas de un rango de celdas), mientras que BUSCARV
los espera en vertical (como columnas de un rango). Los cuatro argumentos que esperan son
e stos:
valor buscado. Como es habitual, que se quiere buscar.
rango. Ha de ser un rango que incluya tanto al vector de comparacion como al vector resultado: concretamente, la funcion tomara como vector de comparacion la primera fila
(BUSCARH) o la primera columna (BUSCARV) de ese rango y, como vector resultado, la fila o columna que indique el argumento siguiente.
del vector resultado. La posicion del vector resultado dentro del segundo arposicion
gumento, rango, debe indicarse mediante un entero positivo, donde 1 indicara que el
vector resultado coincide con el vector de comparacion. En el caso de BUSCARH, el
valor 2 indicara la segunda fila de rango (no la fila 2 de la hoja); 3, la tercera. . . En el
caso de BUSCARV, logicamente, este argumento numerico no se referira a la posicion
relativa de una fila de rango, sino a la de una columna.
tipo de coincidencia. En este caso, el tipo de coincidencia se debe especificar mediante
un valor logico, donde VERDADERO se interpretara como coincidencia aproximada
creciente y FALSO, como exacta. Recuerdese que la coincidencia aproximada creciente exige cierto tipo de ordenacion a los valores en el vector de comparacion. Excel
denomina a este cuarto argumento ordenado, lo que no es del todo acertado ya que,
aunque el vector de comparacion este ordenado, podemos querer buscar coincidencia
exacta, en cuyo caso este argumento ha de valer FALSO.
Observa que estas funciones son mas flexibles que BUSCAR (y menos que COINCIDIR) en
cuanto al tipo de coincidencia se refiere; y algo rgidas al exigir que el vector de comparacion
y el vector resultado puedan verse como filas o columnas de una misma tabla, y nunca con el
vector resultado por encima o a la izquierda del vector de comparacion.

Ejercicio 9
Solo en dos de las cuatro hojas del libro busquedas.xls es posible sustituir las formulas
que llevan a cabo busquedas por otras equivalentes en las que la u nica funcion utilizada
sea BUSCARH o BUSCARV. Lleva a cabo esas sustituciones y determina por que no es
posible la sustitucion en cada uno de los otros dos casos.

2.4.

Errores de busqueda

Ya habras observado, en las celdas ocupadas por funciones de busqueda, que en caso de no
coincidencia se muestra #N/A. Se trata, como veras en el proximo apartado, de un codigo
asociado a un valor de error. Eso implica que el valor devuelto es bastante especial, no un
5


Practica
5: Busquedas

y errores en Excel

Universitat Jaume I

texto que pueda compararse con el texto #N/A para determinar si la busqueda ha tenido e xito
o no. Para comprobar dentro de una formula si cierta busqueda ha producido el error #N/A,
debe recurrirse a la funcion de informacion ESNOD, que se presento en la practica anterior.
Otro error que se puede manifestar utilizando nuestras funciones de busqueda es #REF!,
fuera
generalmente por haber indicado mal un parametro de posicion en INDICE (posicion
del vector resultado fuera
de vector resultado) o en BUSCARH o BUSCARV (posicion
de rango). En realidad, esto es lo que sucede si la posicion incorrecta es positiva; si no es as,
el error producido es #VALOR!.
Por otra parte, una equivocacion frecuente consiste en intentar algun tipo de busqueda aproximada sobre un vector de comparacion que no esta adecuadamente ordenado. Hay que evitar
cuidadosamente este tipo de confusiones, ya que el comportamiento de la funcion de busqueda en estos casos puede resultarnos bastante inesperado.

Ejercicio 10
por esta otra:
Sustituye la formula de la celda D4 de la hoja Extrana
=SI(NO(ESNOD(COINCIDIR(C3;B1:K1;0)));INDICE(A2:A11;COINCIDIR(C3;B1:K1;0));"Intraducible!").

Despues, completa un poco mas la formula para que su comportamiento final sea e ste: si lo
que hay en C3 puede traducirse de castellano a ingles, se traduce; si no, si puede traducirse
de ingles a castellano, se traduce; si tampoco, se muestra el mensaje de texto Intraducible!.

3.

Tipos de error

Cuando Excel no es capaz de evaluar adecuadamente una formula, produce como resultado
un determinado valor de error. Excel representa esos valores de error utilizando diferentes
codigos que comienzan siempre con el smbolo #.
Los diferentes codigos de error, su significado y como intentar solucionar los errores que
representan es una informacion que puede consultarse en la ayuda de Excel. Por ejemplo,
si tras pulsar F1 hacemos clic en el correspondiente enlace Tabla de contenido, no nos
sera difcil localizar los temas de ayuda pertinentes (uno por cada posible codigo de error)
dentro de Trabajar con datos, Formulas, Corregir formulas.
A modo de pequeno extracto de esa informacion, presentamos a continuacion los correspondientes codigos de error, junto con un pequeno comentario sobre cada uno de ellos:
#####. El codigo de error formado ntegramente por smbolos # es el u nico que no indica necesariamente que el valor de la celda sea erroneo: generalmente, informa de que
la anchura de la celda es insuficiente para mostrar el valor de e sta con sus actuales
opciones de formato, as que lo primero que cabe hacer es ensanchar la columna correspondiente. Por ejemplo, obtendras un codigo de este tipo si introduces 999 en una
celda y estrechas su columna hasta una anchura aproximada de dos caracteres. Tambien
6


Practica
5: Busquedas

y errores en Excel

Universitat Jaume I

se muestra este codigo de error si a un valor negativo se le aplica un formato de fecha


u hora.
#VALOR!. Puede deberse a que algun operando o argumento no sea del tipo adecuado. Por
ejemplo: ="dos"+2.
#DIV/0!. Indica un intento de division entre cero (o entre el valor de una celda vaca). Por
ejemplo: =1/(2-2).
#NOMBRE?. Indica que se ha intentado utilizar un nombre desconocido. Por ejemplo:
="zampa"&bollos (salvo que antes se haya definido el nombre bollos).
#N/A. El error probablemente se deba a una funcion de busqueda mal empleada. Por ejemplo: =BUSCAR(3;A1:A2;B1:B2) tras haber introducido 5 en A1.
#REF!. Indica una referencia incorrecta a una celda. Por ejemplo: al introducir =A2 en A1
y luego eliminar la fila 2; o bien al introducir =A65536 en A1 y luego intentar replicar
la formula en A2.
#NUM!. Generalmente indica que una funcion que esperaba un numero como argumento
ha recibido uno cuyo valor no puede aceptar. Por ejemplo: =LOG10(-8).
#NULO!. Indica que se ha intentado hacer referencia a un conjunto vaco de celdas. Por
ejemplo: =SUMA(A1:A2 A4:B5), donde se expresa la interseccion de dos rangos disjuntos1 .
Conviene tener en cuenta que una formula puede devolver un valor de error sin ser ella misma
incorrecta: el error puede haberse originado en otra celda de cuyo valor depende, directa o
indirectamente, el calculado por la formula sospechosa. Una herramienta muy u til para
ayudar a detectar la celda realmente responsable de un error es la orden Herramientas I

Auditora de formulas
I Rastrear error: cuando una celda nos muestre un codigo de
error que no sea #####, la seleccionaremos y aplicaremos la orden anterior para que Excel
nos muestre mediante flechas rojas el camino que siguio el correspondiente valor de error
hasta llegar a la celda sospechosa.

Ejercicio 11
En la hoja Octubre 2007 de la practica anterior, introduce artificialmente un error cambiando el cero de la celda I3 por una letra o. Esto hara que muchas celdas muestren el codigo
de error #VALOR!. Selecciona, por ejemplo, la I16 y pdele a Excel que rastree el error,
pero no como hemos explicado antes, sino seleccionando la opcion Rastrear error en el
menu al que se accede haciendo clic sobre el icono que aparecera junto a la celda erronea
seleccionada. Observa que la celda I4 se te mostrara como origen u ltimo de las flechas rojas, quedara seleccionada y junto a ella aparecera un nuevo icono de error. Accede a su
menu y evalua si alguna de sus primeras opciones (Ayuda sobre este error o Mostrar

pasos de calculo...)
podra resultarte u til a la hora de detectar un error que no hubieras
introducido intencionadamente.

El espacio en blanco puede utilizarse en Excel como un operador de referencia que expresa la interseccion
de dos conjuntos de celdas.
7


Practica
5: Busquedas

y errores en Excel

Universitat Jaume I

Ejercicio 12
La hoja Notas Junio 2008 del libro notas.xls, con el que estuviste trabajando en la practica
anterior, es mejorable en el aspecto siguiente: puedes hacer que ayude a detectar posibles
errores en la introduccion de datos en el rango C11:I20. Hay muchas cosas que pueden
comprobarse automaticamente con las formulas adecuadas:
En las celdas no vacas de C11:G20 solo debe haber equis.
En las celdas no vacas de H11:I20 solo debe haber valores numericos comprendidos
entre cero y diez, ambos extremos incluidos.
Solo los alumnos con trabajo obligatorio apto pueden tener extensiones voluntarias o
notas en pruebas de examen.
Solo los alumnos sin presentacion oral pueden tener las otras extensiones.
Solo los alumnos con enlaces internos y paginas secundarias en su web pueden tener
premio.
Los alumnos deben tener nota en ambas pruebas del examen (si se han presentado a
e ste) o en ninguna, pero nunca en solo una de las pruebas.
Una posible forma de organizar las comprobaciones anteriores es e sta:
Destina una columna distinta a cada una de las seis comprobaciones anteriores.
En cada una de esas columnas, introduce una formula cada una de cuyas replicas (entre las filas 11 y 20) lleve a cabo la correspondiente comprobacion sobre los datos del
correspondiente alumno. El criterio para representar el resultado de la comprobacion
puede ser, por ejemplo, el texto x para indicar error y la cadena vaca para indicar que
los datos del alumno superan con e xito la comprobacion.
Destina una columna proxima a las calificaciones definitivas de los alumnos (por
ejemplo, la R o la S) para una formula que, a partir de los resultados de las formulas
de comprobacion anteriores, detemine para cada alumno si se ha detectado algun error
en los datos introducidos. Es conveniente que lo que se muestre destaque en caso de
error (una equis, un asterisco, unos signos de interrogacion. . . por ejemplo en rojo y
negrita) y que no se muestre nada en caso contrario.
Considera la posibilidad de introducir en notas.xls las mejoras sugeridas y probar las nuevas formulas mediante errores intencionados en los datos de entrada.


Practica
10: Primeros pasos en Zoho

Universitat Jaume I

10
Primeros pasos en Zoho

Zoho es el nombre de un conjunto de aplicaciones web desarrolladas por la empresa estadounidense ZOHO Corporation1 . La gran mayora de estas herramientas son de caracter gratuito,
sobre todo si son para uso personal, pero para poder utilizarlas es necesario registrarse en el
sitio web de la suite de aplicaciones.
En este documento vamos a indicar como registrarse en el sitio web de Zoho y a introducir
uno de sus servicios, Zoho Reports, que es una herramienta de analisis de la informacion
que permite realizar tratamientos de datos similares a los que ya hemos estudiado con Excel.

1.

Introduccion

Las aplicaciones de Zoho comparten una serie de caractersticas generales, entre las que
podemos destacar las siguientes:
Se ejecutan en cualquier navegador.
Manejan interfaces WYSIWYG (What You See Is What You Get) limpias, claras y faciles de usar.
Estan dirigidas a cualquier tipo de usuario:
El que requiere crear o editar documentos y no desea usar (o no tiene) una suite
de oficina comun.
El que tiene a su cargo una empresa y no cuenta con los medios para conseguir
un paquete de software administrativo y de gestion.
El estudiante o experto en programacion que desea aplicar sus conocimientos en
la creacion de widgets.
Zoho clasifica sus aplicaciones en tres grupos, de acuerdo a sus caractersticas: Productivity
& Collaboration Apps, Business Apps y Utilities.
En la seccion Productivity & Collaboration Apps podemos encontrar, entre otras aplicaciones:
1

Anteriormente se denominaba AdventNet Inc.


1


Practica
10: Primeros pasos en Zoho

Universitat Jaume I

Zoho Writer. Procesador de textos, equivalente a Microsoft Word u OpenOffice.org Writer, que cuenta con corrector ortografico, opciones de deshacer/rehacer multinivel (se
pueden recargar o eliminar varias acciones realizadas, una tras otra), apertura de archivos DOC, ODT, SXW (los de OpenOffice.org), HTML, RTF, JPG, GIF y PNG, y
ofrece un almacenamiento ilimitado de documentos.
Zoho Sheet. Hoja de calculo, muy similar a Microsoft Excel u OpenOffice.org Calc, que
permite el desarrollo de formulas y graficos y el uso de mashups. Tambien da soporte
al formato OpenDocument y un almacenamiento ilimitado de libros de trabajo.
Zoho Show. Editor de diapositivas parecido a Microsoft PowerPoint u OpenOffice.org
Impress. Cuenta con diferentes plantillas predisenadas y apertura de archivos PPT,
PPS (los de Microsoft), ODP y SXI (los de OpenOffice.org). Tambien ofrece un almacenamiento ilimitado de presentaciones.
Zoho Wiki. Editor de wikis que permite crear wikis privadas o publicas. Las wikis publicas
seran indexadas y apareceran en los resultados de los buscadores. Ademas, facilita la
creacion de grupos de trabajo y cuenta con un almacenamiento ilimitado de paginas.
Zoho Notebook. Aplicacion multiproposito que, ademas de posibilitar el trabajo con textos e imagenes, permite la insercion de vdeo, audio y fuentes RSS en los proyectos que
se realicen. Por otra parte, permite el establecimiento de permisos de lectura y edicion
y ofrece un almacenamiento ilimitado de proyectos.
Zoho Planner. Organizador personal que combina una lista de tareas, un bloc de notas y
una lista de recordatorios. Permite la insercion de imagenes y archivos en las notas
y la gestion de una lista de tareas pendientes (marcandolas cuando se han realizado).
Tambien dispone de un almacenamiento ilimitado de paginas.
Zoho Chat. Aplicacion de chat que facilita la agrupacion de contactos y la comunicacion
con grupos, ademas de la individual, la incrustacion del chat en blogs o sitios web, y la
comunicacion con multiples redes de mensajera instantanea.
Zoho Mail. Software colaborativo (groupware) que incluye un cliente de correo electronico,
una aplicacion de sincronizacion de archivos y un calendario, entre otras aplicaciones
relacionadas. Es gratuito si es para uso personal.
Por su parte, en la seccion Business Apps podemos encontrar, entre otras:
Zoho Meeting. Aplicacion de conferencias web que posibilita la conversacion interactiva a
distancia con otras personas y facilita la creacion de canales para dicho fin y el acceso
remoto al ordenador anfitrion.
Zoho Projects. Administrador de proyectos que ofrece una gestion integral para proyectos de cualquier tipo. Entre otras actividades, permite la asignacion de tareas a los
miembros vinculados y de plazos de realizacion a las tareas, y facilita el control de las
acciones realizadas y las pendientes. Es una aplicacion gratuita tanto para proyectos
colectivos open source como para proyectos personales.
Zoho CRM. Aplicacion de administracion y gestion que, entre otras acciones, permite la
organizacion de una agenda de contactos, las tareas pendientes y los grupos de usuarios.
2


Practica
10: Primeros pasos en Zoho

Universitat Jaume I

Zoho Creator. Aplicacion de creacion de miniaplicaciones web y mashups mediante el


lenguaje Deluge, que se presenta y explica en el propio sitio web. Zoho Creator facilita la insercion de estas miniaplicaciones en blogs u otros sitios web y ofrece un
almacenamiento ilimitado de creaciones.
Zoho Reports. Aplicacion que permite analizar datos y realizar informes interactivos, aproximandose a lo que se conoce como Business Intelligence.
Y finalmente, en la seccion Utilities podemos encontrar, entre otras:
Zoho Polls. Aplicacion de desarrollo de encuestas que facilita su creacion, gestion e inclusion en blogs o sitios web. Tambien ofrece un almacenamiento ilimitado de encuestas.
Site 24x7. Aplicacion de control y seguimiento de sitios web. Site 24x7 genera informes
cada tres das que se envan al correo del usuario (si e ste lo permite). Es una aplicacion
gratuita si se aplica solo a uno o dos sitios web.

2.

de una cuenta en Zoho


Creacion

Como probablemente aun no tendras una cuenta en Zoho, lo primero que debes hacer es crear
una cuenta basada en tu cuenta de correo electronico de la UJI: alXXXXX@alumail.uji.es
(con tus propios seis dgitos). Enseguida veras que Zoho requiere una cuenta de correo
electronico asociada a cada una de sus cuentas.
Comienza accediendo a la pagina principal de Zoho (http://www.zoho.com) y haz clic en el
enlace New User? Sign Up for Free de la seccion Sign In (figura 1).

Figura 1: Identificacion para entrar a la cuenta de Zoho.


En la pagina a la que accedes, Create a Zoho Account, debes rellenar los cuadros de texto
Username, Email Address, Password y Re-enter Password de la seccion Account
3


Practica
10: Primeros pasos en Zoho

Universitat Jaume I

Information para identificarte y proteger la cuenta que vas a crear. Asimismo, debes rellenar
el cuadro Image text siguiendo las indicaciones dadas en la seccion Word Verification y
marcar la casilla de verificacion asociada a I agree to the Terms of Service and Privacy
Policy (deberas leer las condiciones antes de marcar la casilla) en la seccion Terms of
Service. Tras rellenar los cuadros y marcar la casilla, pulsa el boton Sign up Now.
Si todo ha ido bien, debes ver un cuadro de aviso Account Confirmation en el que te informa
de que te ha enviado un correo electronico de verificacion, a la cuenta de correo que acabas
de indicar, y de que debes hacer clic en el enlace que hay en dicho correo para confirmar
el registro de tu cuenta. Si no lo confirmas, no creas realmente una cuenta en Zoho. Por
consiguiente, accede tu cuenta de correo en la UJI, localiza este correo electronico y confirma
el registro de tu cuenta pinchando en el enlace que contiene a tal efecto.
Cuando hayas confirmado el registro de tu cuenta, ya puedes ir a la pagina de entrada (figura 1) y escribir tus datos, Username y Password, para entrar en tu cuenta.

3.

Base de datos y tablas en Zoho Reports

Tras crear la cuenta en Zoho, entra en ella y accede a Zoho Reports.

Figura 2: Paso 1 de la importacion: denominacion de la base de datos, especificacion del


formato y localizacion del fichero.


Practica
10: Primeros pasos en Zoho

3.1.

Universitat Jaume I

Importar una tabla

Para ilustrar todos los tratamientos subsiguientes, emplearemos los datos contenidos en el
fichero peaje.xls, disponible en la web de la asignatura en Aula Virtual. Descarga este fichero
en tu ordenador y pulsa sobre el enlace Import .XLS, .CVS, .HTML. . . de la pagina web a
la que has accedido al entrar en Zoho Reports.
Al pulsar dicho enlace por primera vez, inicias el proceso de creacion de la base de datos de
informes e importacion de su primera tabla (despues podras incorporar mas tablas a la base

de datos). Como primer paso tienes que escribir el nombre de la base de datos, BD Analisis,
indicar que se trata de un fichero Excel y se localiza en Local Drive, y escribir o encontrar
(mediante el boton Examinar) su ruta de acceso, tal como se muestra en la figura 2.
Tras pulsar Next, en el segundo paso debes seleccionar la hoja que deseas importar, de entre

las disponibles en el libro. En este caso, selecciona la hoja Basico,


tal como se muestra en
la figura 3, y pulsa Next nuevamente.

Figura 3: Paso 2 de la importacion: seleccion de la hoja a cargar.

En el u ltimo paso, escribe Peaje-basico


como nombre de la tabla (ver figura 4). Observa
ademas que en este paso podras modificar algunas caractersticas de los datos importados (la
primera fila contiene o no nombres de columnas, campos que importas o no, tipos de datos
de los campos, etc.). En nuestro caso, no alteres nada, ya que Zoho Reports ha elegido por
defecto los valores que nos interesan, y termina pulsando Create.
Al finalizar la importacion de la tabla, Zoho Reports muestra un informe con los detalles
de la importacion realizada, como el que puedes ver en la figura 5. Ademas, como Zoho
Reports puede generar informes automaticos con los datos, tras cerrar el informe de importacion (por ejemplo, mediante el boton Close), te preguntara si deseas obtenerlos. De
momento, pulsa el boton No.
5


Practica
10: Primeros pasos en Zoho

Universitat Jaume I

Figura 4: Paso 3 de la importacion: denominacion de la tabla y creacion de la base de datos.

Figura 5: Informe de los detalles de la importacion de datos.

3.2.

Tablas dinamicas
y filtros basicos

Una vez importada la tabla, ya puedes crear una tabla dinamica. Para ello, selecciona la orden
New H I New Pivot View:


Practica
10: Primeros pasos en Zoho

Universitat Jaume I

En el a rea de diseno de la tabla dinamica, en la ficha Pivot que incluye los cuadros de
campos Columns, Rows y Data, debes incluir los campos que desees para construir la tabla
dinamica. Los campos de la tabla importada aparecen en el a rea izquierda de la pagina web.
En este caso comenzaremos colocando:
Semana en Columns.
Vehculo en Rows.
Cantidad en Data.
Una vez guardado el diseno con el nombre TD-1 Vehculo por Semana (mediante el boton
Save), pulsa sobre el enlace Click Here to Generate Pivot y obtendras una tabla dinamica
como la de la figura 6.

Figura 6: Tabla dinamica TD-1 Vehculo por Semana.


Ahora, en la seccion de edicion/diseno de la tabla dinamica, en vez de seguir trabajando sobre
la ficha Pivot, activa la ficha Filter, pulsandola, para crear dos filtros. Para ello, arrastra los
campos Semana y Vehculo al cuadro Filter. Sobre estos campos, crea los siguientes filtros:
Pulsa sobre el campo Semana, para activar sus opciones de filtrado y, seguidamente,
pulsa sobre el enlace/ficha Individual Values para all marcar solamente el 3 y el 4.
solamente.
Pulsa sobre el campo Vehculo y marca all los valores Auto y Camion
Seguidamente, pulsa de nuevo Click Here to Generate Pivot y obtendras una tabla como la
mostrada en la figura 7.

Figura 7: Aspecto de la tabla dinamica TD-1 Vehculo por Semana tras aplicarle los filtros.
No guardes esta modificacion del diseno y cierra ahora la ficha TD-1 Vehculo por Semana (cuya pestana puede verse en la zona superior de la pagina web), confirmandole a Zoho
Reports que no deseas guardar los cambios cuando te lo pregunte.
7


Practica
10: Primeros pasos en Zoho

3.3.

Universitat Jaume I

filtros y subtablas
Modificaciones, mas

A continuacion, y desde la carpeta Tables & Reports que hay a la izquierda, vuelve a abrir
(haciendo clic sobre su nombre) la tabla dinamica que acabamos de cerrar y crea una copia
mediante H I Save As, el menu que hay inmediatamente a la derecha del boton Save.
Llama TD-2 Semana por Vehculo a esta copia y pulsa sobre el boton Edit Design para
realizar los siguientes cambios:
Mueve el campo Vehculo a Columns.
Mueve el campo Semana a Rows, y ademas cambia la indicacion de Range [Actual(R)] por la de Dimension [Actual(D)] en la lista desplegable que tiene el propio
campo.
Tras esta modificacion, obtendras una tabla como la de la figura 8.

Figura 8: Tabla dinamica TD-2 Semana por Vehculo.


A continuacion guarda esta tabla pulsando en Save y despues activa la ficha Filter, donde
debes crear los siguientes filtros:
Muestra solo los valores 1 y 3 de Semana.

Muestra solo los valores Auto y Omnibus


de Vehculo.
La tabla que obtendras tras regenerarla sera similar a la que aparece en la figura 9.

Figura 9: Aspecto de la tabla dinamica TD-2 Semana por Vehculo tras aplicarle los filtros.
Para finalizar las acciones sobre esta tabla dinamica, pulsa sobre la segunda fila de la columna
Auto, es decir, el dato que corresponde a la semana 3 y tiene como valor 122 350, con lo que
obtendras la subtabla a partir de la cual se genera ese valor, como puedes apreciar en la
figura 10.
Cierra la tabla, cerrando la ficha TD-2 Semana por Vehculo (recuerda, su pestana esta en
la zona superior de la pagina web) y guardando, esta vez s, los cambios cuando Zoho Reports te lo pregunte.
8


Practica
10: Primeros pasos en Zoho

Universitat Jaume I

Figura 10: Subtabla asociada a los valores 3 de Semana y Auto de Vehculo.

4.

operaciones sobre tablas en Zoho Reports


Mas

Comienza importando datos del mismo libro de Excel que en la seccion anterior, con la
salvedad de que ahora debes seleccionar la hoja Extendido (que ya se poda apreciar en la
figura 3) y llamar Peaje-extendido a la nueva tabla. Para ello, en la ficha Explorer (cuya
pestana esta en la zona superior de la pagina web), pulsa el boton Import y utiliza los cuadros
de dialogo que ya conoces para importar la hoja Extendido del libro peaje.xls de Excel (ver
seccion 3.1).
Cuando aparezca la ficha correspondiente a la tabla Peaje-extendido, mostrando todos los
datos que se han importado, crea una tabla dinamica (New H I New Pivot View) con el
siguiente diseno:
El campo Vehculo en Columns.
El campo Mes en Rows.
El campo Recaudado en Data.
Al pulsar sobre el enlace Click Here to Generate Pivot, obtendras una tabla dinamica como
la de la figura 11. Guardala con el nombre TD-3 Mes por Vehculo.

4.1.

Sumas, maximos,
mnimos, promedios y cuentas

Seguidamente vas a cambiar el tipo de calculo que se realiza sobre los datos. Por ejemplo, en
el diseno de la tabla dinamica, es decir, en la ficha Pivot, cambia el item Sum por Average


Practica
10: Primeros pasos en Zoho

Universitat Jaume I

Figura 11: Tabla dinamica TD-3 Mes por Vehculo.

Figura 12: Tabla dinamica TD-3 Mes por Vehculo con promedios.
[Avg] en el campo Recaudado, mediante la lista desplegable que hay en el propio campo.
Tras regenerar la tabla, obtendras una tabla dinamica parecida a la de la figura 12.
En la lista desplegable del campo que situas en Data, date cuenta que puedes especificar que
se realicen calculos diferentes: Sum, Maximum [Max], Minimum [Min], Average [Avg]
o Count. Y accediendo a la nueva lista desplegable que obtienes al situar el raton sobre
el triangulo I que hay a la derecha de cada tipo de calculo, puedes especificar diferentes
formas de mostrar los resultados: Normal, % of Row, % of Column, % of Total, Running
Total (totales acumulados), Difference From, % of y % of Difference From.
Si ahora pulsas sobre el valor promedio 5 093,67 que esta en la interseccion de la cuarta fila
y la tercera columna de la tabla dinamica TD-3 Mes por Vehculo con promedios, es decir,
del campo
sobre el resultado asociado al valor Junio del campo Mes y al valor Camion
Vehculo, obtendras la subtabla (ver figura 13) que contiene los tres valores (de la tabla de
datos Peaje-extendido) con los que se calcula este promedio en la tabla dinamica.

4.2.

Tablas dinamicas
de tres dimensiones

Las tablas dinamicas de tres dimensiones que podamos crear en Excel, con filas, columnas
y paginas, no existen como tales en Zoho. No obstante, mediante el uso de filtros podemos
lograr un resultado similar. Para ello, tras incluir campos en filas y columnas en el diseno
de una tabla dinamica, podemos introducir otros campos como filtros en la ficha Filter e
indicar que nos interesara seleccionar Individual Values (en los campos en los que esto se
pueda seleccionar). Si inicialmente no marcamos ningun valor individual y generamos la
tabla dinamica, obtendremos una tabla que correspondera al caso en el que seleccionabamos

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Practica
10: Primeros pasos en Zoho

Universitat Jaume I

de Vehculo en la tabla
Figura 13: Subtabla asociada a los valores Junio de Mes y Camion
dinamica TD-3 Mes por Vehculo con promedios.
(Todas) mediante el filtro de la tercera dimension (pagina) en las tablas dinamicas de Excel.
Si en otro momento volvemos al filtro y seleccionamos un valor individual, obtendremos otra
tabla dinamica que correspondera al caso en el que seleccionabamos dicho valor individual
mediante el filtro de la tercera dimension en Excel.
Para ilustrar este proceso de simulacion de la tercera dimension en Zoho Reports, modifica
la tabla dinamica TD-3 Mes por Vehculo incluyendo el campo Turnos en el cuadro de
filtros de la ficha Filter. Si no marcas ningun valor de Turnos en este momento y, en la ficha
Pivot, recuperas el calculo Sum y la forma de mostrar Normal en las listas desplegables
del campo Recaudado en Data, al tiempo que conservas las configuraciones anteriores de
los campos Mes y Vehculo, al regenerar la tabla dinamica obtendras la misma tabla que se
mostraba en la figura 11. Esto equivale a seleccionar (Todas) mediante el filtro de la tercera
dimension en Excel.
Si despues vuelves a la ficha Filter y en el filtro del campo Turnos marcas el valor Noche,
al regenerar la tabla dinamica conseguiras la tabla que se muestra en la figura 14. Ahora, esto
produce el mismo resultado en la tabla dinamica que al seleccionar Noche en el filtro de la
tercera dimension en Excel.

5.

Compartir tablas e imprimirlas en PDF

Para compartir las tablas debes seleccionar la orden Share H I Share this View to New
Users. A continuacion, en la ficha Specify Users debes escribir el correo electronico de la
persona con la que quieres compartir la tabla y seleccionar en la ficha Permissions todos
los permisos de Read Options. Finalmente, en la ficha Send Invitation Mail debes pulsar
el boton Share.

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Practica
10: Primeros pasos en Zoho

Universitat Jaume I

Figura 14: Tabla dinamica TD-3 Mes por Vehculo que resulta al anadir Turnos como
tercera dimension y elegir en ella el valor Noche.
Si quieres imprimir todas las tablas en PDF, debes seleccionar la orden Export H I Export
Multiple Views (PDF). En el cuadro de dialogo que aparece, Export As PDF Settings,
puedes configurar diversas caractersticas de la generacion del fichero PDF; en particular
puede interesarte elegir Portrait o Landscape segun la anchura de las tablas. Para finalizar,
debes pulsar sobre el boton Export para hacer efectiva la exportacion a PDF. Seguidamente,
te aparecera el cuadro de dialogo habitual de Windows para guardar el fichero resultante o
abrirlo con el lector apropiado de PDF.

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