Unidad 4.

Registros de un Sistema de Gestin de la Calidad

Actividad: Registro y Documentacin de un sistema de calidad
Usted ya conoce sobre los conceptos de calidad, los aspectos ms importantes de
la normalizacin, la documentacin exigida por la norma ISO 9001:2008, tambin
ha desarrollado algunos documentos, ha revisado los aspectos a tener en cuenta
para la caracterizacin de procesos y elaboracin de procedimientos en la
empresa Frutos Veleos S.A.
Ahora bien, dentro de sus obligaciones diarias en la empresa, se presentan
situaciones a las cuales, usted como coordinador de calidad debe dar solucin
inmediata de acuerdo al conocimiento adquirido durante todo el proceso de
formacin. Hoy es un da bastante agitado para usted ya que han surgido
situaciones para las cuales debe, si usted lo considera conveniente, realizar la
documentacin, procedimiento, instructivo, listado, registro u otro medio como
soporte al planteamiento a su solucin.
Las situaciones que se presentan el da de hoy son las siguientes:
1. A usted le es informado que los bocadillos Ref. A1, estn saliendo en dos (2)
tamaos, lo cual hace que la mitad de la produccin no sea empacada.
Anlisis de la situacin # 1
Solucin
Las causas para esta novedad pueden Establecer
una
programacin
ser:
peridica
de
mantenimiento
preventivo y predictivo de la
Falta de mantenimiento preventivo de
maquinaria de la empresa.
la mquina de corte
Darle Capacitacin a los encargados
Falta de atencin por parte del
de operar la maquinaria de corte y
operario en la programacin de la
tamao del bocadillo, y luego tomar
mquina.
las medidas correctivas de caso.
Descalibracin de la maquina.

Verificar que la maquina tenga los

ajustes y est sincronizada para
una perfecta operacin.

2. El jefe de produccin de Frutos Veleos S.A., le informa que la produccin se

est estancando debido a que no se adquiere la suficiente guayaba para suplir
las rdenes del producto, lo cual ha generado malestar en los clientes.
Anlisis de la situacin # 2

Solucin

Esta situacin puede generarse * Generar un procedimiento para que el

debido a:
personal responsable sepa cmo y
cundo se debe conseguir la materia
El personal responsable de
prima.
conseguir la materia prima
no
tiene
claro
el * Conocer oportunamente la cantidad
de pedidos por los clientes, para
procedimiento.
saber cunta materia prima se
El
personal
de
Compras
necesita para la elaboracin de los
encargado de pedir la materia
pedidos y la entrega oportuna del
prima a los proveedores no lo
bocadillo.
estn haciendo correctamente.
* Conseguir nuevos proveedores con el
Algunos proveedores no estn
fin de tener otras posibilidades de
suministrando la calidad y
adquirir la materia prima en caso de
cantidad de materia prima
alguna eventualidad con los pedidos
pedida.
de los clientes.
3. El jefe de recursos humanos de la empresa, le comunica que los trabajadores
estn quejndose porque durante la produccin se cambian los estndares
definidos en el proceso de induccin al cargo, lo cual ha generado que los
trabajadores hayan perdido iniciativa y seguridad en el desempeo de sus
labores.
Anlisis de la situacin # 3
Esta situacin tan comn, puede
deberse a:

La informacin ofrecida en los

estndares del proceso de
induccin a los trabajadores no
es clara ni suficiente.

Falta
aclarar
algunos
aspectos dentro de las
actividades diarias, como la

Solucin
Actualizar
el
Procedimiento
estndar para el proceso de
induccin de cada uno de los
cargos, haciendo nfasis en el
acondicionamiento y adaptacin a
la empresa.
Brindar toda la informacin
necesaria, clara y concisa que le
aclare
al
trabajador
sus

ubicacin y manejo de los

elementos de Proteccin
personal, etc

funciones, y lo ubiquen en las

actividades de produccin.

Los Jefes ubicados en los mandos

medios
no
tienen
buena
experiencia no conocen los
procesos de induccin al cargo.

Los Jefes inmediatos deben

actualizarse para adquirir la
experiencia y los conocimientos
requeridos en los procesos de
induccin.

4. El Jefe de compras de la empresa, le notifica que no se cuenta con parmetros

o criterios para la recepcin de insumos y suministros, el gerente cambia de
proveedores de fruto en promedio cada 2 meses, lo cual ha hecho que la
calidad de los bocadillos desmejore.
Anlisis de la situacin # 4
Esta situacin puede ser causada
por:

Solucin

Exigirle
a
cada
proveedor, la
Tener proveedores no certificados
certificacin respectiva que garantice
y con productos de mala calidad.
que est utilizando las buenas
prcticas agrcolas para ofrecer
No tener bien documentado el
productos de calidad.
proceso para verificar la calidad de
la materia prima, independiente del Documentar correctamente el proceso
Proveedores que la traiga.
de recepcin de la materia prima y
como verificar la calidad de esta.
El gerente no se rige por los
procedimientos
establecidos Exigirle al Gerente la aplicacin de los
sobre cmo seleccionar sus
procedimientos establecidos en la
proveedores.
compaa.

Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo despus del desarrollo de la
actividad.
CONCLUSIONES:
1. La presente actividad me ha permitido identificar y aplicar algunos
conceptos acerca de cmo se controlan los documentos y los registros de
calidad dentro de la organizacin, haciendo unos procesos mejor
documentados.

2. La Mejora documental que menciona la Unidad, me permiti dimensionar la

importancia de llevar registros, y otros documentos necesarios dentro de los
procesos, con el fin de mejorar mi desempeo en las diferentes situaciones
que se presenten en la empresa, ayudndome a garantizar y evidenciar la
eficacia del SGC.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 4 / Actividad Registro y
Documentacin de un sistema de calidad.
No olvide realizar la actividad interactiva, la evaluacin, el aporte al foro temtico y
la actividad de refuerzo de la unidad en los enlaces disponibles en el botn
Actividades / Actividades unidad 4.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluacin
Da solucin a las necesidades de la organizacin en materia de realizacin o
mejora documental.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.