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Colaborao:
Maria Aparecida Forti
Cristina Correia Dias Barbieri
Cirlene Domingues
Agradecimentos:
Equipe Tcnica do Arquivo Central do Sistema de Arquivos
Agncia de Formao Profissional da Unicamp
CONTATOS:
Telefone: (19) 3521-6456
Site: http://www.siarq.unicamp.br/siarq/
E-mail: siarq@unicamp.br
M379m
Martins, Neire do Rossio
Manual tcnico de organizao de arquivos correntes e intermedirios/ Neire do Rossio
Martins - Campinas: Unicamp, 2011.
47 f.
Apostilas Ideal
SUMRIO
1. Apresentao
2. Fundamentos legais
Lei Federal n 8.159
Deliberao CONSU A-8/95
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5. Documentos Digitais
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5.1 Conceitos
5.2 Tipos Caractersticos de Documentos Digitais
5.3 Qualidade Original
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5.4 Digitalizao
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6. Referncias
7. Anexos
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1. Apresentao
O objetivo deste manual oferecer informaes bsicas e prticas
sobre questes relacionadas organizao de arquivos. Visa facilitar a rotina
daqueles que atuam na Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) e se
deparam no dia-a-dia com questes relacionadas organizao de documentos.
Trata-se de um conjunto de conceitos e tcnicas que proporcionam aos
profissionais um roteiro para a adaptao, implementao e execuo da
organizao de arquivos correntes e intermedirios, incluindo noes de
preparao de planos de classificao e destinao de documentos e demais
rotinas de arquivamento.
Conhecer a legislao e os instrumentos adotados pela UNICAMP
auxilia no estabelecimento de critrios tcnicos dentro de padres especficos
facilitando o acesso e o uso da documentao, contribuindo dessa forma na
preservao dos documentos produzidos e recebidos.
Assim, o cuidado preventivo com os documentos e suas informaes
incluindo armazenamento adequado, higienizao do ambiente e princpios
bsicos de recuperao e acesso s suas informaes constitui algo possvel de
ser alcanado.
As informaes deste manual foram baseadas em experincias dos
autores com a estruturao e organizao de arquivos da UNICAMP e com o
auxlio da bibliografia citada.
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Recursos Humanos
Instalaes Fsicas
Recursos Materiais
Selecionar documentos.
Registrar documentos.
Estabelecer o mtodo de classificao adequado.
Ordenar documentos.
Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado.
Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e
atualizado.
g) Localizar documentos.
h) Controlar a sada de documentos do arquivo.
i) Transferir e descartar documentos.
Para desenvolver estas atividades, o (a) secretrio (a) deve possuir alguns
requisitos indispensveis, dentre os quais destacamos:
a) Estar a par de todas as atividades e interesses da Instituio e da
sua rea de atuao.
b) Conhecer as principais regras para classificar documentos.
c) Conhecer abreviaturas importantes.
d) Possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais
dos documentos.
e) Ser leal e discreto.
f) Ser metdico.
g) Possuir boa memria.
3.1.2 Instalaes Fsicas
A instalao dos arquivos requer anlise dos seguintes aspectos:
a) Iluminao: ampla, mas difusa, isto sem que tenha incidncia direta do
sol.
b) Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel.
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Privados
- Institucional (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associaes).
- Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).
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do
Ateno: O ideal que esse Plano seja elaborado em conjunto com todas as
pessoas que vo utilizar e manter o Arquivo. importante que todos saibam
como que o arquivo est organizado, para que o acesso seja facilitado.
Ex.2 Projeo 1
MATERIAL/SUPRIMENTOS
Compra/Consumo
4. SUPRIMENTOS/MATERIAL
4.1 Compra/Mat. Consumo
Voc poder ainda, alm desses elementos, escolher CORES para identificar
as classes:
Ex.: Amarelo - atividades administrativas
Azul - atividades fim
Ateno: Sempre identifique a pasta ou a caixa com a sigla da unidade e da
rea ou sub-rea que os documentos pertencem, no canto superior esquerdo.
Ex.
FEM/DIR
Secretaria de Eventos
CSS/CECOM
Serv. Atend. Mdico
Agora o critrio a ser adotado para a identificao das pastas deve levar
em conta os usurios do arquivo. Quanto mais simples mais fcil de ser
mantido e utilizado.
Lembre-se: Perceba como a identificao das atividades fundamental.
Qualquer um que consultar o seu arquivo vai verificar que existe uma
coerncia entre os documentos e as atividades desempenhadas pela Unidade
e/ou rgo.
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para arquivamento;
para solicitar informao;
para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc.;
em obedincia a uma rotina.
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a) Identificao do documento.
b) Classificao ou pasta a qual ele pertence.
c) O nome do requisitante e o setor.
d) Assinatura e datas de emprstimo e devoluo.
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rea
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b) Guarda Temporria
As Unidades geralmente possuem depsitos que centralizam o armazenamento
de documentos das suas vrias reas. Para o arquivo ativo encaminhar os
documentos que j esto destitudos de valor administrativo ou cujas aes j se
encerraram, poder utilizar o Formulrio Relao de Destinao de
Documentos.
Este deve ser preenchido em duas vias: sendo uma entregue para o responsvel
pelo depsito e a outra dever ficar arquivada na rea produtora dos documentos
e que servir como instrumento de busca.
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
No dobrar o papel.
No expor documentos luz solar.
No rabiscar os documentos.
Evitar o uso de fita adesiva ou gomada de qualquer espcie, pois as
resinas empregadas se alteram e podem provocar manchas de difcil
remoo.
Evitar utilizar materiais oxidantes como: (clipes metlicos, grampos),
devido s marcas irreversveis que causam no documento, e tambm os
elsticos que podem danificar os documentos.
No perfurar os documentos desnecessariamente.
Manter as mos sempre limpas.
No comer e beber prximo a documentos.
No use saliva para passar pginas de documentos.
Tomar cuidado ao transportar documentos.
No apoiar os cotovelos sobre os documentos.
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5.1 Conceitos
De acordo com o Glossrio de Documentos Arquivsticos Digitais elaborado
pela Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de
Arquivos, seguem as seguintes definies:
Documento Digital
1. Unidade de registro de informaes, codificada por meio de dgitos
binrios.
2. Documento em meio eletrnico, com um formato digital, processado por
computador.
Documento Arquivstico Digital
Documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado
e armazenado por sistema computacional. So exemplos de documentos
arquivsticos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento,
gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases
de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertrio de
diversidade crescente.
Documento arquivstico processado por um computador.
5.2 Tipos Caractersticos de Documentos Digitais
Correspondncia Eletrnica (e-mail): um documento arquivstico, desde
que contenha informaes produzidas ou recebidas no decorrer das
atividades da instituio, ou seja, informaes que se constituem em fontes
de prova dessas atividades. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos)
Pginas de um Website: so documentos arquivsticos na medida em
que tais pginas se constituem em documentos produzidos e recebidos no
decorrer das atividades da instituio que as criou e, portanto, servem como
fonte de prova dessas atividades. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos)
Documento Arquivstico Eletrnico Original: o primeiro documento
completo e efetivo. Para um documento ser original, ele deve ser completo,
isto , sua forma deve ser aquela pretendida pelo seu autor e/ou pelo
sistema jurdico; primitivo, isto , deve ser o primeiro a ser produzido de
forma completa; e efetivo, isto , deve ser capaz de alcanar os efeitos para
os quais foi produzido (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos).
Exemplos: Boletim de notas e freqncia de alunos de graduao emitido
pelas Unidades pelo Sistema Acadmico; Aviso de Frias emitido pelo
Sistema de RH.
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Anexo 3
Regras de Alfabetao
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao.
1 Nos nomes de pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome e depois o
prenome.
Exemplo: Joo Barbosa
Pedro lvares Cabral
Paulo Santos
Maria Lusa Vasconcelos
Arquivam-se: Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Lusa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece ordem alfabtica do
prenome
Exemplo: Anbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vtor Teixeira
Arquivam-se: Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vtor
2 Os sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por
hfen no se separam.
Exemplo: Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a
regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos So Paulo
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Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o
arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para
evitar dvidas futuras
Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior
Jos Flix Alves Pacheco
Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:
Peregrino Jnior, Jos
Flix Pacheco, Jos
Colocam-se remissivas em:
Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha
Pacheco, Jos Flix Alves
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Origem
N do
documento
/Ano
Espcie
documental
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Assunto
Local de
arquivo
Observaes
(classificao)
Data de
Retirada
Data prevista
de entrega
Apostilas Ideal
Nome do
Retirante
Assinatura