1-HEB - Modelos de Facturaccion

Recepcin de Factura Electrnica
Modelos de Facturacin
Septiembre de 2011
HEB Recepcin de Factura Electrnica

Contenido
I. Objetivo. ................................................................................................................................................ 3
II. Acrnimos y Definiciones.................................................................................................................... 4
III. Modelo de facturacin con orden de compra.................................................................................. 5
IV. Modelo de Facturacin DSD (pie de camin)................................................................................... 7
V. Modelo de facturacin con folio de recibo y previa orden de compra. .......................................... 8
VI. Historial de Cambios de Formato.................................................................................................... 10
Este documento es propiedad de Supermercados Internacionales HEB, S.A. de C.V. Copyright (C) 2011. Todos los derechos reservados. Queda prohibida
la copia parcial o total de este documento. Este documento contiene informacin de uso interno, considrese como herramienta de trabajo.

I. Objetivo.
En el presente documento se describen los diversos modelos de facturacin disponibles por
HEB para nuestros proveedores.
Para que se pueda generar una factura debe existir una orden de compra o bien un folio de
recibo, a continuacin se explican los diferentes modelos que pueden seguir los proveedores
de HEB para realizar sus facturas.
Los servicios de salida son consulta de rdenes de compra, consulta de folios de recibo,
consulta de integracin de folios y consulta de hoja de diferencias. Tambin se contara con
un servicio de entrada para recibir la factura.

II. Acrnimos y Definiciones.

Orden de compra
Entindase como una solicitud de compra de artculos realizada a

determinado proveedor.
Folio de recibo
El folio de recibo es aquel identificador asignado al recibo de
mercanca en tienda, identificador para relacionar una orden de
compra con la mercanca recibida.
Integracin de folio Es la valorizacin de la mercanca recibida en tiendas la cual incluye
informacin de los artculos incluidos en la orden de compra, y
cualquier concepto comercial que genere una diferencia entre el
valor de la factura y el valor de la mercanca recibida.
Hoja de diferencias Forma utilizada para expresar la informacin de artculos que
reflejan una diferencia en cuanto a cantidades y montos expresados
entre la factura entregada por el proveedor vs la mercanca recibida
por HEB descrita en el folio de recibo.
Este documento es de gran ayuda para clarificar cualesquier duda
entre lo facturado por el proveedor y lo pagado por HEB.

III. Modelo de facturacin con orden de compra.

Varios proveedores por sus polticas requieren de una factura para poder realizar una salida de mercanca
de sus instalaciones. El modelo de facturacin con orden de compra es el indicado para adoptarlo como
parte de su operacin.
Modelo de Facturacin con Orden de Compra
PROVEEDOR
HEB
$
$
3
6
Genera Orden de Compra
Inventario
Ventas
(TI)
Servicios pblicos de HEB
2
(TI)
A3
RECIBO HEB
A1
A2
8
Registro de salida
Facturacin
Servicios pblicos de HEB:

Ordenes de Compra
Folios de Recibo
Integracin de Folios
Hoja de Diferencias
Recepcin de Factura
(TI)
B1
B3
B2
Empaquetado y embarque
Diagrama de flujo 1. Modelo de facturacin con orden de compra

A continuacin se listan los pasos
1. HEB: Genera la orden de compra para el proveedor.
2. HEB: Publica la orden de compra en el servicio web de HEB.
3. Proveedor: Se conecta y descarga la informacin de las rdenes de compra
publicadas.
4. Proveedor: Carga en sus sistemas la informacin descargada.
5. Proveedor: Cuenta con visibilidad grafica del pedido.
6. Proveedor: Revisa artculos del pedido contra sus existencias en inventario.
7. Si el pedido se cubre con existencias en inventario de proveedor, se disparan los
eventos A (1, 2, 3) y B (1, 2, 3)
A1. Proveedor: Genera la factura basndose en el pedido.

A2. Proveedor: Registra en sistemas de proveedor el envo de la factura.
A3. HEB: Recibe, procesa y registra factura, dependiendo de resultados de
procesos de validacin.

B1. Proveedor: Genera orden de embarque.

B2. Proveedor: Enva la mercanca a direccin de envi de pedido.
B3. HEB: Recibe mercanca y registra folio de recepcin.
8. HEB: publica los resultados del proceso de validacin de la factura. De igual manera,
se publican los documentos de Folio de Recibo, Integracin de Folios, Hoja de
Diferencias (en caso de que apliquen).

IV. Modelo de Facturacin DSD (pie de camin).

El modelo de facturacin DSD o tambin conocido como a pie de camin, es para aquellos proveedores
que entregan sus mercancas directo a tienda y que no requieren de una orden de compra previamente
elaborada. Sus facturas la generan en base a lo entregado en la tienda.
Modelo de Facturacin DSD (Pie de camin)
HEB
PROVEEDOR
Distribucin
$
$
1
7
Bodega / Tiendas
(TI)
3
9
(TI)

Ordenes de Compra
Folios de Recibo
Hoja de Diferencias
Recepcin de Factura
Facturacin
(TI)
A continuacin se describe el diagrama de flujo de la imagen.

1. Proveedor: Entrega mercanca en tiendas de HEB.
2. HEB: Recibe y confirma la mercanca, generando un folio de recibo.
3. HEB: Publica los folios de recibo generados.
4. Proveedor: Se conecta y descarga la informacin de los folios de recibo publicados.
5. Proveedor: Carga en sus sistemas la informacin descargada, cuenta con visibilidad
del folio de recibo para poder facturar basando en los folios de recibo.
6. Proveedor: Registra en sus sistemas el envo de la factura.
7. Proveedor: Enva la factura a HEB por medio de los servicios web.
8. HEB: Recibe, Valida y registra la factura.
9. HEB: Publica los resultados de los procesos de validacin.

V. Modelo de facturacin con folio de recibo y previa orden de

compra.
Este modelo es una mezcla de los modelos con orden de compra y con folio de recibo; y tiene como
principal finalidad el evitar diferencias en la informacin de la orden de compra, el folio de recibo y la
factura.
Modelo de Facturacin sin Orden de Compra
HEB
$
$
PROVEEDOR
4
6
Compras / Resurtido
Ventas
(TI)
1
2
11
Inventario
7
13
12
17
(TI)
16
10
HEB

Ordenes de Compra
Folios de Recibo
Hoja de Diferencias
Recepcin de Factura
Registro de pedido
y orden salida
(TI)
15
14
(TI)
Facturacin
Empaquetado y embarque
1. HEB: Genera la orden de compra para el proveedor.

2. HEB: Publica la orden de compra en el servicio web de HEB.
3. Proveedor: Se conecta y descarga la informacin de las rdenes de compra
publicadas.
4. Proveedor: Carga en sus sistemas la informacin descargada.
5. Proveedor: Cuenta con visibilidad grafica del pedido.
6. Proveedor: Revisa artculos del pedido contra sus existencias en inventario.
7. Proveedor: Genera registro de pedido y orden de salida.
8. Proveedor: Genera y ejecuta orden de embarque.
9. Proveedor: Enva la mercanca a direccin de envi especificada en el pedido.
10. HEB: Recibe mercanca y registra folio de recepcin.
11. HEB: Publica los folios de recibo para el proveedor.
12. Proveedor: Se conecta y descarga la informacin de los folios de recibo publicados.
13. Proveedor: Carga en sus sistemas la informacin descargada, ya cuenta con
visibilidad del folio de recibo, aqu ya puede generar la factura basndose en el folio
de recibo.

14. Proveedor: Registra en sistemas de proveedor el envo de la factura.

15. Proveedor: Enva la factura a HEB por medio de los servicios web.
16. HEB: Recibe, valida y registra factura.
17. HEB. Publica los resultados de los procesos de validacin.

VI. Historial de Cambios de Formato.

Versin
1.0
Fecha
18/05/2011
Descripcin
Versin Inicial
Autor
Luis Demetrio Vazquez
10

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II. Acrnimos y Definiciones.

Entindase como una solicitud de compra de artculos realizada a

HEB Recepcin de Factura Electrnica

III. Modelo de facturacin con orden de compra.

Servicios pblicos de HEB

Servicios pblicos de HEB:

Diagrama de flujo 1. Modelo de facturacin con orden de compra

A1. Proveedor: Genera la factura basndose en el pedido.

HEB Recepcin de Factura Electrnica

B1. Proveedor: Genera orden de embarque.

HEB Recepcin de Factura Electrnica

IV. Modelo de Facturacin DSD (pie de camin).

Servicios pblicos de HEB

Servicios pblicos de HEB:

A continuacin se describe el diagrama de flujo de la imagen.

HEB Recepcin de Factura Electrnica

V. Modelo de facturacin con folio de recibo y previa orden de

Servicios pblicos de HEB

Servicios pblicos de HEB:

1. HEB: Genera la orden de compra para el proveedor.

HEB Recepcin de Factura Electrnica

14. Proveedor: Registra en sistemas de proveedor el envo de la factura.

HEB Recepcin de Factura Electrnica

VI. Historial de Cambios de Formato.

Luis Demetrio Vazquez

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