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Trabajo de Grado
CONTENIDO
1.
pg.
INTRODUCCIN .................................................................................................. 10
2.
TTULO ................................................................................................................. 11
3.
OBJETIVOS .......................................................................................................... 11
3.1.
3.2.
OBJETIVOS ESPECFICOS.............................................................................. 11
4.
5.
6.
7.
7.2.
7.3.
ANLISIS DEL MACRO-PROCESO ADMINISTRATIVO DE ATENCIN A
PACIENTES ................................................................................................................ 22
7.4. ANLISIS DE TIEMPO DE LAS OPERACIONES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO DE ATENCIN DE PACIENTES ................................................... 29
7.5.
7.6.
7.7.
8.
8.2.
8.3.
9.
9.2.
10.
SOPORTE TECNICO PARA LA PROPUESTA DEL DESARROLLO DEL SISITEMA
DE INFORMACIN ......................................................................................................... 58
10.2.
PANTALLAS .................................................................................................. 59
10.3.
10.4.
10.6.
10.7.
PERFILES DE USUARIO............................................................................... 76
11.
SIMULADOR DESARROLLADO........................................................................... 80
12.
12.1.
AHORROS CON LA REORGANIZACIN DEL PROCESO CON APOYO DE
UN S.I. 82
12.2.
13.
CONCLUSIONES ................................................................................................. 87
14.
RECOMENDACIONES ......................................................................................... 88
GLOSARIO ...................................................................................................................... 89
BIBLIOGRAFA ................................................................................................................ 90
ANEXOS ......................................................................................................................... 92
LISTA DE TABLAS
pg.
LISTA DE IMGENES
pg.
Imagen 1. Logo AGESO Ltda IPS .................................................................................... 16
Imagen 2. Sede AGESO Ltda .......................................................................................... 16
Imagen 3. Premio Bizz Awards ........................................................................................ 17
Imagen 4. Descripcin general software Odontotcnia .................................................... 54
Imagen 5. Descripcin general software SIGSO .............................................................. 56
Imagen 6. Pantalla ingreso software propuesto ............................................................... 59
Imagen 7. Men principal software propuesto.................................................................. 60
Imagen 8. Ingreso auxiliar software propuesto ................................................................. 61
Imagen 9. Men auxiliar software propuesto.................................................................... 61
Imagen 10. Registrar nuevo paciente software propuesto ............................................... 62
Imagen 11. Asignar nueva historia a paciente existente software propuesto ................... 62
Imagen 12. Asignar programacin de atencin a mdicos software propuesto ................ 63
Imagen 13. Ingreso perfil mdico ..................................................................................... 63
Imagen 14. Inicio historia clnica software propuesto ....................................................... 64
Imagen 15. Visualizar certificado mdico software propuesto .......................................... 65
Imagen 16. Visualizar historias clnicas creadas software propuesto ............................... 65
Imagen 17. Ingreso generador de reportes software propuesto ....................................... 66
Imagen 18. Men principal generador de reportes software propuesto ............................ 67
Imagen 19. Condiciones filtro informe de condiciones de salud software propuesto ........ 68
Imagen 20. Ingresar conclusiones y recomendaciones informe condiciones de salud
software propuesto .......................................................................................................... 68
Imagen 21. Consultar informes condiciones de salud software propuesto ....................... 69
Imagen 22. Filtro informe de desempeo mdico software propuesto ............................. 69
Imagen 23. Men auxiliar contable software propuesto ................................................... 70
LISTA DE DIAGRAMAS
RESUMEN
El proyecto ANLISIS DEL PROCESO DE ATENCIN DE PACIENTES Y DISEO DE
UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA ADMINISTRACIN DE LAS HISTORIAS
CLNICAS OCUPACIONALES EN LA EMPRESA AGESO LTDA IPS, se desarrolla en
una compaa con 10 aos de experiencia en el mercado, que ha experimentado un
crecimiento acelerado y se ha convertido en pionera en la ciudad de Ccuta, donde presta
sus servicios. Teniendo en cuenta los nuevos requisitos legales exigidos por el gobierno
Colombiano para el manejo y la custodia de las historias clnicas ocupacionales, se crea
la necesidad de disear un sistema de informacin que se adapte a las necesidades de la
empresa.
El objetivo de este trabajo, consiste en reorganizar los procesos de atencin de pacientes,
con el soporte de un sistema de informacin, que facilite el manejo de la informacin
confidencial contenida en las historias clnicas y permita tener un control total sobre stas.
Adicionalmente, los registros de las visitas de los pacientes, la creacin de los
diagnsticos de condiciones de salud de las empresas y otros informes, son una
ganancia considerable, ya que se obtienen de manera gil, lo que brinda la oportunidad
de entregar los reportes oportunamente al cliente y permite tener informacin organizada
para mejorar la gestin y tomar decisiones administrativas con mayor rapidez.
ABSTRACT
1. INTRODUCCIN
AGESO LTDA IPS es una empresa familiar con ms de 10 aos en el mercado siendo
pionera en el departamento de Norte de Santander en Salud Ocupacional. Con el paso
del tiempo la empresa ha ido creciendo tanto en su portafolio de sus servicios, como en
su estructura fsica, contando actualmente con una sede en la que puede ofrecer todos
sus servicios.
La empresa ha pasado de ser un consultorio con un mdico especialista y una auxiliar de
enfermera-secretaria, a contar en la actualidad con 21 personas, ofreciendo su amplio
portafolio de servicios a importantes empresas departamentales y nacionales, siendo
calificada con excelente servicio, llevndola a obtener el premio Bizz Awards en el 2008.
En los ltimos 5 aos la empresa ha tenido un crecimiento acelerado, por lo que procesos
como la atencin de pacientes se siguen manejando como un consultorio mdico, razn
por la que los enormes volmenes de informacin se han vuelto un tema difcil de
manejar, llegando a afectar la calidad en la atencin.
La deficiencia en el manejo de la informacin, es producto de no tener un manejo
adecuado de las historias clnicas, documentos cientficos y de carcter confidencial que
deben estar siempre disponibles en cada caso de ser solicitados por la autoridad
competente, no tenerlos sera motivo de sancin y el desconocimiento de la ley no sera
vlido.
Hoy en da la tecnologa aporta grandes soluciones a la vida cotidiana, es por esto que
apoyado en un sistema de informacin se pueden mejorar algunos problemas
administrativos, legales o de satisfaccin en la atencin apoyado en una herramienta
tecnolgica, siendo este el objeto principal del proyecto.
10
2. TTULO
3. OBJETIVOS
3.1.
OBJETIVO GENERAL
Realizar un anlisis del mtodo actual de la atencin de pacientes y rediseo del mismo
con el apoyo de una herramienta tecnolgica permitiendo el almacenamiento y
administracin de las historias clnicas ocupacionales de la empresa AGESO Ltda. IPS.
11
4. MARCO TERICO
12
13
de salud del paciente bajo su consentimiento5, sino que adems, son documentos
cientficos de carcter legal probatorio que deben ser manejados como un documento
jurdico privado o semi-pblico, ya que sta es la consignacin de la informacin que ha
suministrado el paciente en condiciones de estricta confidencialidad, adems de estar
sujetos a los lineamientos exigidos por ley.
La exigencia de la ley colombiana de conservar por un periodo de tiempo determinado las
historias clnicas, llev a que las entidades de salud tuvieran dificultad con el
almacenamiento fsico de todos estos documentos por el tamao que ocupaban. Por esto,
se empez a manejar lo que segn el pas o los autores llaman historias electrnicas,
digitales o informticas, que adems de reducir espacio, mejorar la facilidad y rapidez al
acceso de las mismas, soluciona el problema de la ilegibilidad de la letra de los mdicos.
La historia clnica electrnica es una aplicacin que las administraciones6 pblicas
encuentran atractiva por que facilita y fortalece la prctica mdica, puede trabajar con un
sistema de citas mdicas, sistema de epidemiologa para la direccin, la realizacin de
estudios estadsticos, auditora y evaluacin de los servicios7, trae excelentes beneficios
tanto para el paciente como para el mdico y especialmente a la institucin prestadora del
servicio.
Las tecnologas de la informacin han permitido mejorar la atencin de los pacientes,
tanto en hospitales como en centros de salud, favoreciendo el trabajo de los
profesionales, la colaboracin entre ellos y el intercambio de la informacin necesaria
para su trabajo.
De acuerdo con la experiencia de las tecnologas de informacin en salud se han
planteado una serie de ventajas:8
Agilidad para encontrar los datos: Facilidad y rapidez en el acceso.
Agilidad para diligenciar: Un click con notas ya pre-escritas.
Agilidad para prescribir: Crear remisiones o frmulas de forma rpida y ser
enviadas va e-mail.
Kit de ayudas: Contiene protocolos de manejo para las patologas ms
frecuentes. El mdico tiene la posibilidad de crear nuevos protocolos.
Seales de alerta: Letreros que aparecen para indicar que ha ocurrido alguna
anormalidad. Para resultados anormales de exmenes, tiene la posibilidad de
establecer restricciones para datos errados y evitar equivocaciones.
5
http://www.ahciet.net/portales/1000/10002/10007/10657/docs/006.pdf
http://medical.comunidadcoomeva.com/blog/
8
Ibd.
7
14
El almacenamiento en medio digital permite tener registros cronolgicos de las visitas del
paciente y as poder hacer un seguimiento en cualquier momento de forma clara y rpida,
adicionalmente, permite al mdico tener ms tiempo con el paciente, tiempo que antes
gastaba diligenciando los formatos.
Sin embargo, existen preocupaciones sobre el acceso a la informacin contenida en
stas, situacin que puede ser manejada de una forma ms confidencial de manera
electrnica con perfiles de usuario, en donde slo tendra acceso el personal autorizado a
travs de contraseas y bloqueando el ingreso o consulta slo a usuarios autorizados,
como lo contempla la ISO 27001:2005 en sus parmetros sobre el control de seguridad en
la informacin que deberan tenerse en cuenta en el diseo del sistema de informacin,
como accesos por contraseas, autenticidad de los usuarios, definicin de roles de
control en la confidencialidad y otros como evaluacin de riesgos, vulnerabilidad del
sistema a accesos no permitidos que deben ser analizados por el desarrollador del
software el cual puede poner a prueba todas las formas de acceso hasta el punto de
identificar los puntos dbiles del sistema en cuanto a seguridad en la informacin.
Estos diseos de controles y procedimientos de respaldo que protejan al sistema y a los
datos, hacen parte de la cuarta fase que corresponde al diseo del sistema recomendado,
as como tambin el uso de herramientas de Ingeniera de Software Asistida por
Computadora (CASE, Computer-Aided Software Engineering). Las herramientas CASE de
Alto Nivel consisten en el diseo de las pantallas e informes que se desea que tenga el
sistema de informacin, y las herramientas CASE de Bajo Nivel consisten en el diseo de
los diccionarios de datos y la lgica de los procesos con la ayuda de diagramas de flujos
de datos y flujos de datos lgicos, diagramas de contexto como el diagrama cero, y un
diagrama de flujo de datos fsico, y los cdigos de programacin, para el caso de este
proyecto la programacin del prototipo.9
Vencer la resistencia al cambio que supone para los profesionales de la salud la
adaptacin a estas facilidades tecnolgicas se contrarresta en la medida en que contrario
a las creencias de muchos, es una ayuda y no un obstculo en el desarrollo de su trabajo,
situacin que puede ser resuelta en el desarrollo de un software que cumpla con sus
expectativas con un adecuado proceso de capacitacin. Adems, durante el proceso de
implementacin se encuentra que se deben corregir errores, complicaciones en
procedimientos, cambios en procesos administrativos y asistenciales, siendo todas estas
razones para generar rechazo hacia el programa.
AGESO ha estado interesado en un sistema de informacin, en el mercado existen
muchas empresas desarrolladoras de software para el manejo de historias clnicas de
9
15
medicina general o especializada, entre las opciones que se han considerado algunas son
nuevas en este mbito por lo que son programas que se encuentran en periodo de
prueba, otros son programas que bsicamente consisten en llenar campos muy extensos
lo cual no resulta beneficioso en cuanto al tiempo de atencin por paciente, por lo que en
vez de agilizarlo lo aumenta.
5. PRESENTACIN DE LA EMPRESA
AGESO LTDA presta servicios como IPS especializada en salud ocupacional de primer
nivel a importantes empresas tanto a nivel nacional como a nivel regional, con una nueva
sede , (imagen 2), desde el 2005 permitiendo prestar todos los servicios de exmenes de
salud en un slo lugar.
16
Actualmente es una empresa con todos los requisitos y exigencias del Ministerio de la
Proteccin Social en cumplimiento de las condiciones para la habilitacin de conformidad
al artculo 28 del Decreto 2309 del 2002.
La empresa cuenta con un amplio portafolio de servicios, que ha ido creciendo al ir
encontrando necesidades de las empresas a las que se les presta el servicio en el mbito
de Salud Ocupacional, Higiene y Seguridad Industrial, es por eso que la empresa en su
crecimiento ha pasado de contar con dos empleados, a tener hoy en da 10 directos y 11
por prestacin de servicios.
17
18
12
13
14
19
15
20
solicite. Por otro lado, el ahorro en tiempo de la persona que debe elaborar los
informes tambin disminuira, pues ya no tendra que tomar los resultados de cada
historia para crear el respectivo informe y obtener la relacin de pacientes con las
cuentas de cobro por empresa para poder realizar la facturacin, pues se
obtendran los resultados filtrados para generar automticamente los resultados
por empresa.
17
21
2
RECIBIR SOLICITUD
PARA PRESTACIN
SERVICIOS
3
REVISAR
PROPUESTA
4
ESTABLECER
PLAN DE EXMENES
REALIZAR, TARIFAS Y
FORMA DE PAGO
5
RECIBIR PACIENTE
6
REGISTRAR
VISITA DE
PACIENTE
REALIZAR TOMA
DE DATOS PARA
EXMENES
GERENCIA GENERAL
AUXILIARES DE
SERVICIOS MDICOS
MDICOS
ESPECIALISTAS EN
S.O.
El trabajador el 30% de
la veces no lleva la
remisin que le entrega
la empresa para la
prestacin de servicios.
ENFERMERA
ESPECIALISTA EN S.O.
AUXILIAR CONTABLE
Contacto
Personal
Correo
Electrnico
Documento
Entrega en
medio
Magntico
Proceso en
aplicativo
Comunicacin
Telefnica
Oportunidad de
mejora
Operacin
Flujo del
proceso
Cuando el paciente no
trae la remisin se corre
el riesgo de ser atendido
sin que quede registro,
por lo que no se efecta
el cobro
El costo en papelera y
tinta por historias clnicas
y remisiones impresas
corresponde a
$1100.000 pesos
mensuales, siendo un
costo bastante alto que
puede ser reducido si el
trabajador recibe
nicamente el certificado
mdico, que corresponde
al resultado del examen.
Queda en libertad del
paciente o la autoridad
competente sea EPS o
ARP el solicitar un copia
de la historia de acuerdo
con la resolucin 2346
de 2007, artculo 16
captulo IV, lo que no es
posible ya que la
empresa no tiene
archivo de todas las
historias, nicamente
aquellas que se
considera importante
guardarlas.
Se genera un dao
ambiental con la
cantidad de papel que
es usado en la empresa.
22
8
REALIZAR
9
ORGANIZAR
RESULTADOS
10
DAR DIAGNSTICO
11
HISTORIAS
PARA
ENTREGAR
12
REALIZAR INFORME
FACTURAR
GERENCIA GENERAL
AUXILIARES DE
SERVICIOS MDICOS
MDICOS
ESPECIALISTAS EN
S.O.
Se encuentra el
problema de la
ilegibilidad en la letra
de los mdicos, lo cual
dificulta conocer con
claridad los resultados
o diagnsticos de la
historia.
ENFERMERA
ESPECIALISTA EN S.O.
AUXILIAR CONTABLE
Contacto
Personal
Entrega en
medio
Magntico
Correo
Electrnico
Proceso en
aplicativo
Documento
Oportunidad de
mejora
Comunicacin
Telefnica
Operacin
Flujo del
proceso
No se tiene informacin
de las anteriores historias
del mismo trabajador, por
lo que se debe confiar en
la palabra de ste, quien
por no salir perjudicado
tiende a ocultar sus
antecedentes negativos
de salud. Segn el
captulo III, artculo 15
pargrafo 2. La historia
clnica ocupacional debe
mantenerse actualizada y
se debe revisar
comparativamente, cada
vez que se realice una
evaluacin mdica
peridica.
La bsqueda de la
historia para anexar
los resultado y ser
entregada es a veces
bastante dispendiosa
por el gran volumen
de historias
realizadas.
La clasificacin de
las historias clnicas
por empresa para
ser entregadas, es
un trabajo bastante
dispendioso, que se
traduce en
interrupcin de las
labores de las
auxiliares que hacen
esta operacin de
entrega oportuna de
resultados.
Cuando hay muchas
historias ha ocurrido
que se traspapelan
Algunas, se pierden y
no se pueden
entregar los
resultados.Ocurrieron
dos casos en el mes
de agosto.
23
De acuerdo con la
resolucin 1995 de 1999,
capitulo III articulo 15,
lPS o mdico debe
mantener en custodia la
historia clnica por un
periodo mnimo de 5
aos.
II.
La remisin que llevan los trabajadores, adems de contener informacin del cargo
y la empresa, es un medio de control de cuantos y cuales pacientes llegaron y
permite saber cuales exmenes se deben cobrar, buscando evacuar la sala de
espera se dejan pasar pacientes sin remisin por lo que se corre el riesgo de no
realizar el cobro de los exmenes, situacin que es muy espordica, pero que se
ha presentado.21
III.
Existen dos tipos de pacientes, los que son enviados por alguna empresa, que
corresponde a aproximadamente el 85% y los particulares el 15% restante. De
este 100% de pacientes slo el 67% cuenta con una cita previa asignada, el 33%
restante correspondiente a los pacientes sin cita, genera demoras en el proceso
19
24
de atencin, pues a stos se les asigna espacio poco a poco entre los pacientes
que estaban previamente programados, lo cual genera malestar y reclamos por
demoras en la atencin, por parte tanto de los pacientes que haban solicitado
previamente su cita como los que no la haban solicitado.
Cabe justificar que la razn principal por la que la empresa recibe pacientes sin
cita, es que tiene como poltica no devolver ningn paciente a menos que la
capacidad para atencin de ms pacientes est completa, adems que las bolsas
de empleo con las que trabaja la empresa son presionadas por parte de las
empresas a las que le presta el servicio, a entregar trabajadores para firmar
contrato el mismo da del examen ya que deben comenzar labores el da siguiente.
I.
II.
III.
22
25
Se encontr que las historias clnicas deben tener en cada una de las caras de las
hojas la identificacin del paciente y la fecha del da del examen, tarea bastante
repetitiva si se tiene en cuenta que son 5 caras. Actualmente sta operacin la
realiza la auxiliar cuando llena la informacin socio-demogrfica del paciente con
el fin de ahorrarle tiempo al mdico ya que es ms econmica la hora auxiliar que
la hora especialista.
25
26
II. A pesar de las visitas peridicas de los trabajadores, no se tiene registro histrico
de las mismas, hecho que no slo agrega tiempo ocioso al proceso al tener que
realizar el procedimiento para cada trabajador como si fuese su primera visita, si
no que adems se debe confiar en la palabra de ste, quien por no salir
perjudicado tiende a ocultar sus antecedentes negativos de salud, adems no se
est cumpliendo con el Captulo III, artculo 15 Pargrafo 2 de la resolucin 2346
que comprende que deben tenerse en cuenta las visitas anteriores al examen con
el fin de comparar y mantener actualizada la historia clnica.26
III. El control que se tiene sobre el nmero de pacientes atendidos por cada uno de
los especialistas actualmente se lleva con una boleta que es impresa por el
sistema cuando se ingresa el paciente para facturar los exmenes, muchas veces
el paciente la deteriora o la pierde lo cual es un problema porque no es posible
llevar todo el control sobre el nmero de pacientes atendidos por cada uno de los
mdicos especialistas, esto es importante porque es la manera como se controla si
los mdicos estn cumpliendo con su meta y como se efecta el pago a los
mdicos por horas y por consulta mdica.
IV. La auxiliar debe estar llevando las historias clnicas al consultorio del mdico en el
orden en que deben ser atendidos los pacientes, terminada la consulta vuelve y
recoge las completas, esto genera prdida de tiempo en las dems tareas de la
auxiliar. Sin embargo hay un hecho an ms relevante como oportunidad de
mejora y es que cuando el volumen de pacientes es muy alto, el mdico enva las
historias clnicas con el paciente a la auxiliar y puede decirse que en 1 de cada
1000 pacientes se llevan la historia clnica con o sin intencin.27
V. La molestia que representa para el paciente, retirarse de las instalaciones de la
empresa y tener que regresar porque falt la toma de algn examen.
26
27
II. Organizar los resultados por empresa, una vez han sido adjuntados a la historia,
es una operacin dispendiosa y ocasiona que las auxiliares interrumpan su trabajo
en la recepcin de pacientes y dediquen parte de ste tiempo a la clasificacin de
las historias, para organizar los resultados en el caso de las empresas que no
solicitan informe.
III. Cuando el volumen de historias clnicas que se est organizando es muy alto,
alguna puede traspapelarse o quedar perdida de los resultados de los dems
exmenes, como ocurri en el mes de agosto del presente ao, con dos casos.28
IV. Cuando los resultados deben entregarse el mismo da, los exmenes son
organizados y como los resultados de laboratorio clnico o RX son procesados a
primeras horas de la tarde, cuando estos son entregados para ser adjuntados a la
historia, para que posteriormente el mdico complete las historias con los
resultados de los exmenes mencionados, puede faltar alguno, y en este momento
no se encuentra el personal de laboratorio o RX para revisar si quedo algn
resultado faltando.
28
28
Operacin de facturacin
I.
29
Fuente: Autor
VASQUEZ, Pilar. Auxiliar de servicios mdicos AGESO Ltda.
33
Fuente: Anexo 1
32
30
trabajo para dar la informacin que el otro paciente requiere o darle informacin del
procedimiento al paciente que llega.
La auxiliar tiene que entregar exmenes y llevar historias clnicas a los mdicos, lo que
hace que todo el tiempo de sus operaciones se alargue, este desplazamiento constante34
de la auxiliar ya sea a llevar o recoger la historia, genera adems una prdida de tiempo
constante que no agrega valor al proceso.
Dentro del diagrama de Pareto de los tiempos se encontr que aproximadamente el 31%
de las operaciones demandan el 69% del tiempo total de atencin, por lo que no se
justifica detenerse a analizar los muchos triviales si no los pocos vitales (ver anexo B) que
son en su orden:
Se puede ver que de stas 7 operaciones Pareto existen 3 que no agregan valor al
proceso, como realizar estadstica resumen, llenar informacin socio-demogrfica y
completar campos vacos de la historia.35
Adems de stas operaciones existen otras como organizar historias por empresas,
realizar listado de exmenes para facturar o para entregar, que son operaciones que no
son fundamentales en el proceso de atencin pero que deben realizarse de forma manual,
lo que genera un desperdicio en el tiempo de las auxiliares.
34
35
Fuente: Anexo 3
Anexo 3
31
DISMINUIR
ELIMINAR
TIEMPO
TIEMPO
ACTUAL
(seg)
251,83
75,52
TIEMPO
PROPUESTO
(seg)
251,83
75,52
DIFERENCIA
JUSTIFICACIN
(seg)
0,00
0,00
129,26
129,26
166,79
166,79
Cobro
95,70
Armar historia
95,70
31,14
32
0,00
26,14
La historia se arma
dando click sobre el
contenido de hojas que
de la historia, y los
exmenes cancelados
pago de contado
7,07
7,07
0,00
80,62
80,62
0,00
10,05
339,73
141
198,73
Remitir paciente
exmenes
47,87
47,87
0,00
los
10,05
212,85
212,85
12,81
12,81
0,00
20,38
20,38
0,00
21,57
21,57
0,00
33
Esta operacin no la
realiza la auxiliar ya que
todas las historias deben
ser diligenciadas en su
totalidad por el mdico
419,87
419,87
0,00
Organizar paquetes de
historias por empresas
158,86
10
148,86
Llamar a empresa a
reportar casos especiales
362,64
362,64
0,00
Realizar
listado
de
exmenes para entregar
32,64
10
22,64
Realizar
resumen
394,29
80,00
314,29
149,83
0,00
73,74
0,00
32,62
0,00
60,00
1958,06
32,63
0,00
1229,61
20,49
estadstica
Realizar
informe
de
149,83
resultados
Generar cuenta de cobro
73,74
Revisar
exmenes
32,62
completos para entregar
Entregar resultados
60,00
TOTAL EN SEGUNDOS
3187,67
TOTAL EN MINUTOS
53,13
Tabla 1: Justificacin de ahorro en tiempo en las operaciones
34
Esta
operacin
se
reduce a elegir el filtro
de clasificacin
Esta
operacin
se
reduce a elegir el filtro
de clasificacin
Esta
operacin
se
reduce a elegir el filtro
de las caractersticas del
informe
La tabla 1 muestra, tanto las operaciones que fueron eliminadas, fusionadas o en las que
se redujeron los tiempos, como la respectiva justificacin de cada una de las propuestas
de cambio a realizar, con apoyo de una herramienta tecnolgica que permita administrar
las historias clnicas, cumplir con la ley, mejorar el servicio, reducir costos y finalmente
mejorar la satisfaccin del cliente, algunas de estos cambios pueden verse en el
flujograma propuesto (ver anexo F)
Principalmente la reduccin se da en el tiempo de algunas operaciones, con una
diferencia de 20,42 minutos por paciente de acuerdo con la tabla anterior, este tiempo
representa extras que deben quedarse las auxiliares al final de la jornada y los sbados a
organizar resultados. Esta es una reduccin del 38.56% que se puede considerar un gran
ahorro en el tiempo de las operaciones, representa ms agilidad en el servicio y
satisfaccin en el cliente.
7.5. ANLISIS DE LA HISTORIA CLNICA ACTUAL
Teniendo en cuenta que uno de los objetivos de este trabajo es disminuir el tiempo de
atencin, se decidi revisar la parte de consulta mdica, proceso que no debe ser
estandarizado porque es un tiempo que el paciente debe contarle lo que considere al
mdico, ya que es una atencin humana y no una mquina susceptible a estandarizar su
tiempo, sin embargo, se analiz como se puede ayudar al mdico en el diligenciamiento
de las historias clnicas.
La historia clnica actual (ver anexo C) cuenta con el contenido mnimo que debe tener
segn la resolucin 2346, artculo 1836; sta se reform con los mdicos buscando o
reducir el tiempo o mejorar el servicio, se encontr adems que existen algunos
exmenes que agregan informacin importante para el anlisis ocupacional que no
estaban dentro del contenido de la actual, adems de esto se observ que se deban
organizar los exmenes en un orden ms tcnico, de tal forma que se pudiera ir
obteniendo la informacin de manera ms ordenada para orientar mejor el examen hacia
un examen fsico ocupacional y de forma ms detallada el perfil del paciente.
Otra de las oportunidades halladas en la historia clnica ocurre cuando el mdico deja
espacios vacos en la historia, pues no se sabe si el paciente no padeca la enfermedad o
por el contrario el mdico omita este campo.
Por otra parte se identific que el mdico, no siempre llenaba el certificado como resumen
del examen, pues se consideraba que no aportaba mucha informacin ni al paciente ni a
la empresa, nicamente se haca en casos especiales, sin embargo la realidad es que el
certificado en una exigencia de ley, que tampoco se cumple.
36
35
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
SERVICIO
CRITERIO
CUMPLE
NO
CUMPLE
NO
APLICA
OBSERVACIONES
MODO DE VERIFICACIN
36
6.6
No se lleva custodia de la
historia clnica.
No se mantienen los
registros.
6.7
Las historias clnicas cuentan
con registro de consentimiento
informado por cada
procedimiento cuando est
indicado.
CON BENCHMARKING
Enfoque competitivo externo
Ideas innovadoras y formacin
Decisiones basadas en hechos
Cambio revolucionario
El lder de la industria
38
37
mdicos que trabaja con AGESO que presta el servicio espordicamente por horas en
una de las empresas de la competencia. Por otro lado, las llamadas para averiguar
sobre los servicios prestados de la competencia, sus instalaciones y la informacin
recopilada en las pginas web permitieron conseguir los datos para el anlisis del
benchmarking estratgico.
VARIABLES DE MEDICIN
Servicios ofrecidos por la empresa contra
los ofrecidos por la competencia
Dnde prestan los servicios listados?
Nmero de horas mdico/ da
Nmero de sillas en sala de espera
Precios en los exmenes fsicos
% de participacin
% de participacin
38
39
Funcin
Variables de medicin
Dnde prestan
los servicios
listados?
Empresas
PREVENIR
Examen Fsico
Ocupacional
Audiometra
Espirometra
Laboratorio Clnico
RX
ASSOT
Examen Fsico
Ocupacional
Audiometra
Espirometra
Laboratorio Clnico
RX
SISO
Examen Fsico
Ocupacional
Audiometra
Espirometra
Laboratorio Clnico
RX
AGESO
Examen Fsico
Ocupacional
Audiometra
Espirometra
Laboratorio Clnico
RX
Examen Fsico
Ocupacional
En la misma sede
En la misma sede
En la misma sede
En la misma sede
Audiometra
Espirometra
Laboratorio. Clnico
RX
En la misma sede
En la misma sede
Subcontratado
Subcontratado
En la misma sede
En la misma sede
Subcontratado
Subcontratado
Subcontratado
Subcontratado
Subcontratado
Subcontratado
En la misma sede
En la misma sede
En la misma sede
En la misma sede
Capacidad de atencin
16 h medico/da
8 h medico/da
8 h medico/da
24 h medico/da
3 Sillas
9 Sillas
3 Sillas
60 sillas
2 Consultorios
1 Consultorio
1 Consultorio
4 Consultorios
Precios
% de participacin
30%
No exista
30%
40%
% de participacin
30%
5%
5%
60%
SI
NO
NO
SI
Software Personalizado
SIGSO
NO
NO
Terapia respiratoria
NO
En desarrollo
Sistematizacin en el manejo de
historias
Servicios de rehabilitacin postincapacidad
16.000,00
40
15.000,00
18.000,00
22.000,00
41
42
43
Satisfaccin Satisfaccin
Legal Legal Econmico Econmico Ambiental Ambiental
del cliente del cliente TOTAL TOTAL
(1) (2)
(1)
(2)
(1)
(2)
Promedio
(1)
(2)
(1)
(2)
Problema
40% 40%
30%
30%
10%
10%
20%
20%
Llenar informacin de pacientes que ya se han atendido anteriormente
1
1
2
3
3
2
3
2
1,9
1,9
1,9
Constante desplazamiento de la auxiliar al consultorio
1
1
5
4
1
1
1
1
2,2
1,9
2,05
Paciente no entrega remisin al mdico
1
1
3
5
1
1
3
1
2
2,2
2,1
Realizar listado de pacientes atendidos
1
1
4
5
2
2
1
1
2
2,3
2,15
Altos costos en papelera en HC
1
1
5
5
1
1
1
1
2,2
2,2
2,2
Organizacin de historias por empresas
1
1
5
5
1
1
1
1
2,2
2,2
2,2
Generar listado de pacientes para facturar
1
1
4
5
4
2
1
1
2,2
2,3
2,25
Desperdicio de papel
1
1
3
5
5
5
1
1
2
2,6
2,3
El trabajador no presenta la orden para realizar exmenes
1
1
3
3
1
1
5
5
2,4
2,4
2,4
Trabajador llega sin cita
1
1
3
3
1
1
5
5
2,4
2,4
2,4
Llenar informacin del paciente por cada cara de la historia
1
1
4
5
1
1
3
3
2,3
2,6
2,45
Control de pacientes atendidos por mdico segn nmero de remisiones
1
1
4
4
5
5
3
3
2,7
2,7
2,7
Ilegibilidad en la letra
3
4
2
3
1
1
5
5
2,9
3,6
3,25
No se tiene informacin de exmenes anteriores del paciente
5
5
1
1
1
1
4
5
3,2
3,4
3,3
No se lleva registro de consultas de los pacientes
5
5
1
3
1
1
3
3
3
3,6
3,3
No realizar informe de condiciones de salud de la empresa
5
5
2
5
1
1
5
5
3,7
4,6
4,15
No archivar historia clnica
5
5
2
5
1
1
5
5
3,7
4,6
4,15
Paciente se retira sin haber terminado el proceso
5
5
3
5
1
1
5
5
4
4,6
4,3
No llenar informacin socio-demogrfica del paciente
5
5
3
5
1
2
5
5
4
4,7
4,35
Perdida de historia clnica
5
5
3
5
4
3
5
5
4,3
4,8
4,55
Calificaciones: (1) Gerente de AGESO (2) Autor del trabajo
Tabla 6. Matriz de priorizacin
Calificacin de 1 a 5 (1 no impacta, 5 tiene gran impacto)
44
45
46
47
2
RECIBIR SOLICITUD
PARA PRESTACIN
SERVICIOS
3
REVISAR
PROPUESTA
4
ESTABLECER
PLAN DE EXMENES
REALIZAR, TARIFAS Y
FORMA DE PAGO
5
RECIBIR PACIENTE
6
REGISTRAR
VISITA DE
PACIENTE
REALIZAR TOMA
DE DATOS PARA
EXMENES
GERENCIA GENERAL
AUXILIARES DE
SERVICIOS MDICOS
Pasar el registro de
remisiones recibidas
diarias para llevar un
control exacto en la
contabilidad de los
exmenes y de los
pacientes atendidos en el
da.
MDICOS
ESPECIALISTAS EN
S.O.
ENFERMERA
ESPECIALISTA EN S.O.
AUXILIAR CONTABLE
Contacto
Personal
Correo
Electrnico
Entrega en
medio
Magntico
Documento
Proceso en
aplicativo
Comunicacin
Telefnica
Oportunidad de
mejora
Operacin
Flujo del
proceso
Teniendo el registro de
los pacientes que asisten
y de los resultados de
los exmenes, se puede
facilitar una copia de
stos a la autoridad
competente cuando as
lo solicite
La justificacin
ambiental es
considerable, ya que se
pasara de gastar
mnimo 5 hojas por
historia a gastar
nicamente una hoja.
Ahorros en papelera,
tinta, fotocopias se
traduce en $1'100.000
pesos mensuales
Al abrir la historia
clnica del paciente
generar un cdigo en
orden cronolgico,
identificando hora,
fecha y quin realiz
el examen de
acuerdo con el
artculo 18 del
capitulo III de la
resolucin 1995 de
1999.
Con un SI la informacin
socio-demogrfica del
paciente es llenada una sola
vez, sin necesidad de marcar
el resto de las hojas lo cual
ahorrara tiempo a las
auxiliares.
Con un SI la informacin
socio-demogrfica del
paciente es llenada una sola
vez, sin necesidad de volver
a llenarlo cuando el paciente
regresa, y no se puede
comenzar una historia clnica
sin que sean llenada esta
informacin
Cuando el volumen de
pacientes es alto y el
paciente ya se ha realizado
exmenes en la empresa se
ahorra el tiempo de toma de
datos y puede ser remitido
directamente al mdico, lo
cual da tiempo a las
auxiliares de llenar los datos
de pacientes que llegan por
primera vez.
Diagrama 3. Macro-proceso propuesto del proceso administrativo de atencin de pacientes en la IPS AGESO
Ltda. Parte 1
48
8
REALIZAR
9
ORGANIZAR
RESULTADOS
10
DAR DIAGNSTICO
11
HISTORIAS
PARA
ENTREGAR
12
REALIZAR INFORME
FACTURAR
GERENCIA GENERAL
AUXILIARES DE
SERVICIOS MDICOS
MDICOS
ESPECIALISTAS EN
S.O.
ENFERMERA
ESPECIALISTA EN S.O.
AUXILIAR CONTABLE
Contacto
Personal
Entrega en
medio
Magntico
Correo
Electrnico
Proceso en
aplicativo
Documento
Oportunidad de
mejora
Comunicacin
Telefnica
Operacin
Flujo del
proceso
La bsqueda de la
Teniendo la historia
clnica en medio digital, historia se reduce a
buscar en el sistema
elimina el 100% de
problemas de
interpretacin de
La clasificacin de las
resultados de los
historias clnicas por
exmenes por la letra
empresa se puede
de los mdico.
reducir a una funcin
de filtro del SI,
adems se puede
De acuerdo con el
llevar control sobre el
capitulo III, artculo 15 100% de las historias
pargrafo 2 la historia sin riesgo de prdida
clnica se puede
de la misma
mantener actualizada
y compararla con la
consulta anterior del
Este tiempo de
trabajador sin tener
organizar los
que acudir a la buena resultados se reduce a
fe que el paciente no
la mitad, ya que
est ocultando
nicamente se
informacin.
organizan los
Las historias son
recibidas por el
mdico en medio
digital, evitando el
desplazamiento de la
auxiliar a llevar o
recoger la historia
clnica.
Se puede llevar un
registro exacto del
nmero de pacientes
atendidos por cada
mdico
resultados de los
exmenes paraclnicos
Se debe asignar un
cdigo a los
exmenes y a la
historia para poder
identificarlo con la
historia clnica.
El listado de historias
para entregar puede ser
generado
automticamente al
cerrar la historia el
mdico y puede ser
consultado directamente
por contabilidad.
La realizacin de estos
reportes de patologas se
reduce a una informe que
puede ser sacado
fcilmente con el SI sin
importar el volumen de
historias que se tenga por
empresa. En el captulo 2
parte B del artculo 7 en el
numeral 1, habla que en
la evaluacin mdica el
empleador debe
suministrar los anlisis de
la vigilancia
epidemiolgica para
conocer los riesgos y
enfermedades frecuentes
en la empresa, por lo que
los informes de patologas
son tan importantes.
La auxiliar contable
podra tener acceso al
listado de exmenes
listos para entregar y
le ahorrara tiempo en
la organizacin de
estos para su
facturacin
Se puede dar
cumplimiento a la ley
de acuerdo con la
resolucin 1995 de
1999, capitulo III
articulo 15, lPS o
mdico debe
mantener en
custodia la historia
clnica por un periodo
mnimo de 5 aos.
Diagrama 4. Macro-proceso propuesto del proceso administrativo de atencin de pacientes en la IPS AGESO Ltda.
Parte
2
49
I.
Para eliminar el tiempo ocioso que genera que los trabajadores no lleven la
remisin, el envo de ests va correo electrnico sera la mejor opcin, pues el
trabajador slo tendra que preocuparse por llegar a la hora asignada, la
auxiliar no perdera tiempo llamando y esperando a que le enven la remisin,
sino que con anticipacin sta estara en el correo de AGESO.
II.
El listado de trabajadores a los que se les asigna una historia clnica, junto con
la remisin de los exmenes a realizar puede pasar directamente a
contabilidad, para ahorrar tiempo en la espera hasta el final del proceso con el
listado de los pacientes que recibieron atencin, y hacer el cobro
inmediatamente, de esta forma a penas se encuentren listos los resultados se
tiene igualmente la factura para ser reclamada por la empresa, de esta forma
se garantiza que todos los exmenes sean cobrados.
III.
I.
II.
50
IV.
I.
I.
51
III. El control de atencin de pacientes por mdico, se lleva actualmente con unas
boletas que el profesional en salud va recibiendo por cada consulta y que al final
de da suma para conocer el total de citas atendidas; con un SI el control sera
ms fcil pues directamente el programa generara el reporte de cantidad de
consultas lo que permitira llevar un histrico y medir si el especialista est
cumpliendo o no con el objetivo establecido.
IV. Con un SI se evitara el constante traslado de la secretaria al consultorio mdico a
entregar o recoger las historias clnicas pues stas estaran disponibles en el
sistema.
I.
II. Se propone que el cdigo que identificar la historia clnica corresponda al mismo
que tengan los exmenes paraclnicos para homogeneizar los criterios de
identificacin.
I.
El mdico, que es la nica persona que puede dar el concepto final y tiene acceso
a la historia clnica, despus de recibir los exmenes paraclnicos completa los
campos correspondientes de stos en la historia para darle el estatus de cerrada y
as poder clasificar los pacientes a los cuales se les pueden emitir sus resultados.
II. Al permitir cerrar las historias clnicas nicamente cuando se tienen todos los
resultados de los exmenes paraclnicos se garantizan informes correctos,
certificados completos y un historial del paciente confiable.
I.
El listado de los pacientes cuya historia fue revisada y cerrada, deba realizarlo la
auxiliar, ahora puede generarse automticamente cada vez que el mdico cierre
una historia clnica, teniendo la posibilidad de ser consultado el listado por
contabilidad.
52
Operacin de facturar
I.
El listado de exmenes para facturar que era realizado manualmente por la auxiliar
contable, buscando cules historias clnicas ya haban sido diligencias por el
mdico con los resultados de los exmenes paraclnicos, pasa a ser una bsqueda
por filtro dentro del sistema de aquellas historias que ya estn cerradas y pueden
ser facturadas.
53
El siguiente diagrama muestra los mdulos por los que est compuesto el software.
Imagen 4. Descripcin general software Odontotcnia
FUENTE: http://www.odontotecnia.com/Conformacion.aspx
54
MODLO
Administracin
anlisis
JUSTIFICACIN
Nmina
Pagos realizados por los pacientes.
Procedimientos terminados.
Mediante el cdigo de
cada mdico se podra
conocer el pago que se
debe efectuar tanto a los
mdicos por consulta
como a los fijos.
Estado de cuenta de las
empresas y el tipo de
pago que puede ser
contado o crdito.
Status de las historias
clnicas terminadas o
abiertas.
55
El software fue revisado y analizado por AGESO, ya que ste lo tiene una empresa de
Bogot con la cual se tiene convenio de representacin en la ciudad de Ccuta. La
primera experiencia obtenida con el software fue que no era conveniente para AGESO los
tiempos de consulta de 40 a 50 minutos, debido a los extensos campos que utiliza para
diligenciar informacin.
56
BENEFICIOS
Genera de manera secuencial rdenes
de servicios para proveedores de salud
externos, permitiendo llevar un registro
del nmero de emitidas y de los costos
por stos servicios.
JUSTIFICACIN
Poder llevar registro de las
remisiones realizadas a exmenes
especializados que no son prestados
por la empresa
57
de
los
ingresos
generados
diariamente por la empresa
mdico, Hacer seguimiento del desempeo
mdico
Entidades externas
-
Empresa: Se refiere a las empresas que solicitan los servicios de AGESO para
exmenes de ingreso de retiro de sus trabajadores as como informes de
condiciones de salud.
Entidades internas
-
58
Gerencia: lleva el control y seguimiento del trabajo de los mdicos, estipula las
tarifas y condiciones del contrato de las empresas.
10.2.
PANTALLAS
FUENTE: Autor
59
FUENTE: Autor
El men principal muestra cuatro alternativas diferentes de acceso segn la funcin
que quiera realizar e usuario.
60
FUENTE: Autor
Despus de ingresar la contrasea la auxiliar tiene tres opciones:
Imagen 9. Men auxiliar software propuesto
?
Bienvenida
YULIETH
Paciente registrado
FUENTE: Autor
61
Nuevo paciente
Asignar consulta
Ingresar nuevo paciente, permite a la auxiliar abrir una nueva historia clnica.
Imagen 10. Registrar nuevo paciente software propuesto
ADMINISTRADOR DE HISTORIAS CLNICAS AGESO IPS
FUENTE: Autor
-
Regresar
FUENTE: Autor
62
Guardar
Asignar pacientes para atender a cada uno de los mdicos, permite a la auxiliar asignar
los pacientes que debe atender cada uno de los mdicos, en el orden en que ste los
debe atender.
Imagen 12. Asignar programacin de atencin a mdicos software propuesto
FUENTE: Autor
Formulario Doctor: A este perfil tiene acceso cualquiera de los tres mdicos
registrados. Cuando el mdico ingresa, automticamente se le abre una
historia clnica que tiene asignado un cdigo que reemplaza su firma porque
representa la identificacin del especialista en la historia.
FUENTE: Autor
63
FUENTE: Autor
64
FUENTE: Autor
FUENTE: Autor
65
Bienvenido Administrador
Contrasea
******
Ingresar
FUENTE: Autor
66
FUENTE: Autor
La pantalla anterior es el men principal del generador de reportes, el acceso a cada una
de la opciones depende de los privilegios que tenga el usuario ya que el ingreso es
exclusivo para los usuarios autorizados con su contrasea, cabe tener en cuenta que la
informacin ya sea de los reportes o las historias clnicas no puede ser modificado por
ninguna persona, ya que es un documento cientfico y confidencial.
En el ingreso para obtencin del resumen estadstico, la enfermera debe seleccionar las
condiciones del filtro, por fechas de exmenes realizados, empresa a la cual se le elabora
el informe, as como la posibilidad de obtener los reportes requeridos.
67
Conclusiones y recomendaciones
01/09/2010
Fecha Fin
06/09/2010
Empresa a filtrar
Carbonorte S.A.
Contenido Informe
Resumen Edades
Patologas Venovasculares
Patologas Oculares
Resumen escolaridad
Patologas Auditivas
Resumen escolaridad
Patologas Osteomusculares
Otras Patologas
Generar reporte
Salir
Generando informe
FUENTE: Autor
Es importante resaltar que ac se tiene la posibilidad de guardar el informe estadstico
nicamente. Despus de este filtro los resultados son exportados directamente a una hoja
de Excel, y las conclusiones y recomendaciones son ingresadas en la ventana siguiente
para as dejar registro completo de los informes.
Conclusiones y recomendaciones
Conclusiones
Recomendaciones
Guardar reporte
Escriba en los campos las conclusiones y recomendaciones
FUENTE: Autor
68
Salir
Conclusiones y recomendaciones
CARBONORTE SA 19/08/10
TRANSTONCHALA 12/06/10
BANCOLOMBIA 05/03/09
TRANSORIENTAL 09/07/10
DAVIVIENDA 06/05/10
Abrir reporte
Salir
FUENTE: Autor
01/09/2010
Fecha Fin
06/09/2010
Mdico
Dr. Germn Wilches
Generar reporte
Generando informe
FUENTE: Autor
69
Salir
Men auxiliar contable: En este men la auxiliar tiene tres opciones registrar
exmenes cancelados, revisar el estado de la cartera, y los exmenes para
facturar
Imagen 23. Men auxiliar contable software propuesto
GENERADOR DE REPORTES ADMINISTRADOR DE HISTORIAS CLNICAS AGESO IPS
Revisar cartera
Salir
Seleccionar una opcin
FUENTE: Autor
En este men la auxiliar contable selecciona la operacin que va a realizar, todos estos
datos son abiertos en tablas en Excel para facilitar su manejo.
o
70
10.3.
DIAGRAMA DE CONTEXTO
71
10.4.
DIAGRAMA CERO
D8
Informe condiciones
De salud anteriores
Informe condiciones
de salud
Informacin para
diligenciar
Medico
Archivo empresas
clientes
D4
Historias clnicas
anteriores
Informacin para
diligenciar
Informe empresa
Auxiliar de
servicios
mdicos
Cdigo
Medico
Cdula paciente
Numero historia
clnica
Registro de visita
paciente e
identificar tipo de
pago
Tipo de pago
2
D3
Archivo historia
clnicas creadas
Historia
clnica vaca
Exmenes a
realizar
Diligenciar
historias clnicas
D5
Historia clnica
completa
Informacin socio
demogrfica del paciente
D6
D2
Registro pacientes
Agregar
nuevo
paciente
Historia clnica
incompleta
Registro pacientes
Archivos de los
mdicos
Informacin de
los mdicos
Historias clnicas
cerradas
Historias clnicas
cerradas
Historia clnica
completa
Informacin socio
demogrfica del paciente
D1 Archivo de pacientes
Historias clnicas
abiertas
3
4
5
Informe condiciones
D8
de salud
Informe
Condiciones
De salud
Crear informe
Resultados
Para informe
D2
Resultados
historias clnicas
Consolidar
resultados
Resultados
consolidados
Crear certificado
mdico
Historias clnicas
Realizadas por
mdico
Certificado
mdico
6
Certificado mdico
D7
Empresa
Informe
Registrar para
cobrar
Archivo certificados
medicos
Lista de exmenes
facturados
Enfermera SO
Estadsticas
resumen
8
Tarifa a pagar
Gerencia
9
Datos mdicos
Agregar mdico
Condiciones y
tarifas
D2
Archivos de los
mdicos
72
Precios
Agregar nueva
empresa
Tipo de contrato
D4
Archivo empresas
D4
clientes
Datos mdicos
Exmenes
cancelados
Datos empresa
Informacin
empresa
Archivo empresas
clientes
Aux. Contable
10.5.
DIAGRAMA ENTIDAD-RELACIN
Diagrama 7. Entidad-Relacin
73
10.6.
TABLAS DE ATRIBUTOS
74
75
10.7.
PERFILES DE USUARIO
Para la propuesta del sistema de informacin se debe tener en cuenta los usuarios o
entidades internas que intervienen en el proceso, adems tener claro que no todos
pueden contar con los mismos privilegios, ya que es un sistema que maneja
informacin altamente confidencial.
Existen algunos parmetros contemplados en la ISO 27001:2005, norma del sistema
de gestin en seguridad de la informacin, que se pueden tener en cuenta para el
manejo de proteccin de la informacin, como establecer identificacin de usuarios
por contraseas, definir los roles de los usuarios para identificar los privilegios de
acceso que tiene en el sistema, asegurando que la distribucin de informacin y
documentos sea controlada.43
Teniendo en cuenta el control que se debe llevar sobre la informacin, se proponen
los siguientes perfiles de usuario de acuerdo al nivel jerrquico que tienen en la
empresa, dando mayores privilegios a los que se encuentran ms arriba en la
pirmide organizacional de AGESO.
Las tablas a continuacin muestran los accesos a los diferentes mens y funciones en
el sistema propuesto, que tienen acceso cada uno de los usuarios.
43
Nueve claves para el xito , Una visin general de la implementacin de la norma NTC-ISO/IEC
27001
76
GERENCIA
Caracterstica
Generador de reportes
Seguridad
Funcin en el
men
Resumen
historia
clnica
Consultar
historia
Formulario
doctor
Archivo
historias
clnicas
Consultar
certificado
mdico
Consulta
de historia
clnica
Modificar la
historia
cuando
tiene status
de abierta
Consulta
de
historia
clnica
Imprimir
certificado
mdico
Imprimir
historia
clnica
Poner
el
status de
terminada
a la historia
Imprimir
historia
clnica
Sub-funcin
77
Pacientes
atendidos
por
mdico
Resumen
estadstica
resultados
historias
Listado de
exmenes
para
facturacin
MDICO
Caracterstica
Seguridad
Funcin en el
men
Generador de reportes
Cada mdico tiene su
contrasea
Diligenciar historias
clnicas
Modificar la historia
cuando tiene status de
Sub-funcin
abierta
Poner el status de
terminada a la historia
Tabla 18 Perfil usuario mdico
Resumen historia
clnica
Consulta de
historia clnica
Consultar certificado
mdico
Consulta de
historia clnica
Consulta de informes de
condiciones de salud
Imprimir certificado
mdico
Caracterstica
Seguridad
ENFERMERA SO
Generador de reportes
Cada mdico tiene su contrasea
Funcin en el men
Sub-funcin
78
AUXILIAR CONTABLE
Caracterstica
Generador de reportes
Seguridad
Funcin en el men
Sub-funcin
Tabla 20 Perfil usuario auxiliar contable
Caracterstica
Seguridad
Funcin en el
men
79
10.8.
80
81
12.1.
AHORROS CON LA REORGANIZACIN DEL PROCESO CON APOYO
DE UN S.I.
Cargo
Auxiliar
de
$
$ 7.798,29 915,32
0,25
$ 1.982,76
$15.862,07
servicios
348.965,51
Mdicos
Enfermer $
$
314,29
0,09
$ 983,40
a S.O.
11.264,25
$7.867,20
173.078,46
$
$
19.062,54 1229,61
0,34
$ 2.966,16
$ 23.729,27 522.043,96
TOTAL
Tabla 22 Resumen de ahorro aproximado en trabajo de auxiliares y Enfermera de
S.O.
Ahorro en papelera
$ 1.111.111,11
522.043,96
$ 1.633.155,07
82
Inversin en hardware
Costo de inversin hardware44
Costo servidor
Intel Xeon X3430 2,4 Ghz
Windows server 2008
Memoria RAM 4 Gb
2 discos duros 160 Gb
Flat panel monitor 18,5
x1
$ 2.877.265
Costo computadores
Intel Core 2 duo 2.93 GHz
Memoria RAM 4Gb
Disco duro 750 Gb
$
1.694.000,00
x3
$ 5.082.000
$ 7.959.265
Tabla 24 Inversin de hardware
Inversin en capacitacin
44
83
Profesional
Mdico
Auxiliar
mdicos
$
servicios
$
Enfermera SO
Auxiliar Contable
base
Valor H/H
$
3.500.000,00 30.326,70
$
900.000,00 7.798,30
$
11.264,25
$
900.000,00 7.798,30
Nmero
profesionales
Costo
por Horas
profesional
capacitacin
$
121.306,82
$
23.394,89
$
11.264,25
$
7.798,30
4
3
1
1
40
40
40
40
Total
capacitacin
por profesional
$
4.852.272,73
$
935.795,45
$
450.570,00
$
311.931,82
$
6.550.570,00
Costo software
Costo
hardware
$
$
2.000.000,00
7.959.265,00
$
$
47
SIGSO
6.000.000,00
7.959.265,00
Tabla 26 Costo inversin total y beneficio
Inhouse46
Beneficio
Ahorro anual Econmico
en
un ao
$
$ 3.088.025,00
$ 16.509.835,00
19.597.860,00
$
$ (911.975,00)
$ 20.509.835,00
19.597.860,00
Costo
Total inversin
capacitacin
$
6.550.570,00
$
6.550.570,00
45
84
En la anterior tabla se puede ver que con el desarrollo de un software inhouse se obtienen
mayores beneficios ya que no slo se recupera la inversin en el primer ao si no que se
cuenta con la historia que conocen los mdicos disminuyendo el tiempo de aprendizaje
Mientras que con el software SIGSO casi que se recupera la inversin en su totalidad en
el primer ao, pero el tiempo de llenado de la historia clnica es de aproximadamente 45
minutos comparado con 20 minutos que es el tiempo esperado con el manejo de una
historia clnica diseada con las necesidades de la empresa y con asesora de los
mdicos.
Si se contemplan las 2 alternativas planteadas se nota un importante beneficio de la
inversin en el software a la medida, ya que ofrece las ventajas requeridas por la
empresa, un bajo costo de la licencia y un servicio tcnico, adems de ser una empresa
con experiencia y reconocimiento en grandes hospitales de la ciudad de Ccuta.
Por lo que se puede decir que la mejor alternativa para la empresa es el desarrollo de un
software inhouse.
12.3.
COSTOS INTANGIBLES
Existen otros costos intangibles por no tener organizado el proceso o apoyado en una
herramienta informtica que podran traer perjuicios a la empresa; comparar el beneficio
contra estos costos, dara como resultado que la inversin debe ser inmediata, ya que
nicamente traera beneficios.
ser el doble de lo que cuesta la inversin en un sistema de informacin, razn por la que
la adquisicin e implementacin de un sistema de informacin es importante.
Impacto ambiental: Costo intangible que tiene que ver con los desperdicios
generados por las enormes cantidades de papel que utiliza en la empresa, lo cual genera
un impacto negativo en el medio ambiente.
Cabe resaltar que muchos de estos problemas pueden ser solucionados con una baja
inversin comparado con las fatales consecuencias que son el no cumplir con la ley.
86
13. CONCLUSIONES
87
14. RECOMENDACIONES
Adecuar un sistema de digi-turno para los pacientes que van llegando y as brindar
un mejor servicio y una informacin ms oportuna y adecuada a los pacientes, que
cada una de las auxiliares desarrolle su tarea, ya que las aglomeraciones causan
perdida de historias, insatisfaccin del cliente y que no cobranza de exmenes.
Realizar una mejor distribucin de las citas dando intervalos para poder organizar
a los pacientes que no tenan cita y as evitar represamiento de pacientes y largas
esperas en la sala.
Los pacientes que no tienen cita asignarles un turno y una hora para que regresen
y evitar largas esperas en la sala.
88
GLOSARIO
48
89
BIBLIOGRAFA
CALDER, Alan. Una visin general de la implementacin de la norma NTCISO/IEC 27001. ICONTEC
KENDALL, KennethE. Y KENDALL, Julie E. Anlisis y diseo de sistemas
Pearson Prentice Hall Education, 2005.
ANEXOS
92
ANEXO A
DIAGRAMA DE PARETO DE TIEMPOS DE CADA UNA DE LAS OPERACIONES DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO DE ATENCIN DE PACIENTES
CONCEPTO
1
2
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
VALOR*
FRECUENCIA
ACUMULADO
CAUSAL
CORTE
V. ABS
419,9 seg
394,3 seg
13,424%
13,424%
4,348%
17,772%
82,228%
12,606%
26,031%
8,696%
34,726%
65,274%
362,6 seg
11,595%
37,625%
13,043%
50,669%
49,331%
339,7 seg
251,8 seg
10,862%
48,487%
17,391%
65,879%
34,121%
8,052%
56,539%
21,739%
78,278%
21,722%
212,8 seg
166,8 seg
6,805%
63,344%
26,087%
89,431%
10,569%
5,333%
68,677%
30,435%
99,112%
0,888%
158,9 seg
149,8 seg
129,3 seg
95,7 seg
80,6 seg
75,5 seg
73,7 seg
47,9 seg
5,079%
73,756%
34,783% 108,539%
8,539%
4,791%
78,547%
39,130% 117,677%
17,677%
4,133%
82,680%
43,478% 126,158%
26,158%
3,060%
85,739%
47,826% 133,565%
33,565%
2,578%
88,317%
52,174% 140,491%
40,491%
2,415%
90,732%
56,522% 147,253%
47,253%
2,358%
93,089%
60,870% 153,959%
53,959%
1,530%
94,619%
65,217% 159,837%
59,837%
32,6 seg
1,044%
95,663%
69,565% 165,228%
65,228%
32,6 seg
31,1 seg
21,6 seg
1,043%
96,706%
73,913% 170,619%
70,619%
0,996%
97,701%
78,261% 175,962%
75,962%
0,690%
98,391%
82,609% 181,000%
81,000%
20,4 seg
12,8 seg
0,652%
99,043%
86,957% 185,999%
85,999%
0,410%
99,452%
91,304% 190,757%
90,757%
10,1 seg
0,321%
99,774%
95,652% 195,426%
95,426%
7,1 seg
0,226%
3127,67
100%
93
100,000%
80,000%
60,000%
40,000%
20,000%
0,000%
94
ANEXO B
DIAGRAMA DE PARETO SOBRE PARETO DE TIEMPOS DE CADA UNA DE LAS
OPERACIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE ATENCIN DE PACIENTES
CONCEPTO
1
2
4
5
6
7
VALOR*
FRECUENCIA
ACUMULADO
CAUSAL
CORTE
V. ABS
419,9 seg
394,3 seg
13,424%
13,424%
14,286%
27,710%
72,290%
12,606%
26,031%
28,571%
54,602%
45,398%
362,6 seg
11,595%
37,625%
42,857%
80,482%
19,518%
339,7 seg
251,8 seg
10,862%
48,487%
57,143% 105,630%
5,630%
8,052%
56,539%
71,429% 127,968%
27,968%
212,8 seg
166,8 seg
6,805%
63,344%
85,714% 149,059%
49,059%
5,333%
68,677%
2.148
69%
*segundos
Realizar
estadistica
resumen
Llamar a empresa
Llenar
a reportar casos informacin socioespeciales
demogrfica
95
Recepcin
Completar
Ingresar oden al
campos vacios de
sistema
la historia
ANEXO C
HISTORIA CLNICA ANTERIOR
PROYECTO
A LA PROPUESTA REALIZADA EN
96
ESTE
97
98
99
100
ANEXO D
NUEVA HISTORIA CLNICA REFORMADA E IMPLEMENTADA
101
102
103
104
105
ANEXO E.
FLUJOGRAMA ACTUAL
Proceso: Atencin de pacientes desde llegada hasta entrega de resultados por parte
del personal administrativo (actual)
Revis y Aprob: Mara Paula
Empresa: AGESO LTDA. IPS
Goyeneche
Diagram:, Andrs Goyeneche
Fecha: 25/11/10
Fecha: 25/11/10
Hoja: 1 de 2
INICIO
Paciente
entrega remisin
Si
Tiene cita?
No
No
Se le asigna turno
Contado
Recibir pago
Si
Solicitar remisin
a la empresa
Qu tipo de
pago es?
Crdito
Archivar orden
entregada por
paciente
Dar indicaciones
para toma de
peso y talla
Entregar remisin
de exmenes a
realizar
Verificar historia
completa
2
Llenar
encabezado
historia clnica
Remitir paciente a
examen
Realizar
exmenes
mdicos
106
Proceso: Atencin de pacientes desde llegada hasta entrega de resultados por parte
del personal administrativo (actual)
Revis y Aprob: Mara Paula
Empresa: AGESO LTDA. IPS
Goyeneche
Diagram:, Andrs Goyeneche
Fecha: 25/11/10
Fecha: 25/11/10
Hoja: 2 de 2
Llevar historia
clnica al
consultorio
Recoger historias
clnicas completas
Historia clnica
tiene campos
vacios?
Si
Adjuntar
resultados a la
historia
Dar diagnstico
final y cerrar
historias
Organizar
resultados por
empresas
Llamar empresa
por casos
especiales
Realizar listado
de exmenes
para entrega
Realizar
estadstica de
patologas
Realizar informe
de resultados y
recomendaciones
Generar cuenta
de cobro
No
Estn
exmenes
completos para
entregar?
Si
Si
Entregar
exmenes
107
ANEXO F
FLUJOGRAMA PROPUESTO
Proceso: Atencin de pacientes desde llegada hasta entrega de resultados por parte
del personal administrativo (propuesto)
Revis y Aprob: Mara Paula
Empresa: AGESO LTDA. IPS
Goyeneche
Diagram:, Andrs Goyeneche
Fecha: 25/11/10
Fecha: 25/11/10
Hoja: 1 de 1
INICIO
Tiene cita?
No
Se le asigna turno
Contado
Recibir pago
Si
Qu tipo de
pago es?
Crdito
Dar indicaciones
para toma de
peso y talla
Verificar historia
completa
Llenar
encabezado
historia clnica
Si
Es la primera
visita del
paciente?
No
Remitir paciente a
examen
Realizar
exmenes
mdicos
Recibir resultados
exmanes
Dar diagnstico
final y cerrar
historias
Llamar empresa
por casos
especiales
Realizar filtro de
estadisticas
Realizar informe
de resultados y
recomendaciones
Generar cuenta
de cobro
108
Entregar
exmenes