Informe de Gestin 2015

Calle 163 B No.45-32.

Contenido
1. REGLAMENTO PARA LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE
COPROPIETARIOS.............................................................................7
2. CONDICIONES PARA SER MIEMBRO DEL CONSEJO DE
ADMINISTRACIN.............................................................................8
2.1. Requisitos..............................................................................8
2.2. Principios orientadores...........................................................8
2.3. Derechos y Deberes................................................................8
3. CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA C. R. LA
ESPERANZA I Y II P.H........................................................................9
4. PODER......................................................................................10
5. PROPUESTAS GENERALES..........................................................11
6. INFORME DE GESTIN DE LOS RGANOS ADMINISTRATIVOS AO
2015-2016.....................................................................................12
6.1. Aspectos Administrativos......................................................12
6.2. Indicadores de Gestin 2015..................................................14
6.3. Aspectos Financieros............................................................15
6.4. Aspectos Jurdicos.................................................................29
6.5. Seguridad.............................................................................30
6.6. Obras y Mantenimiento.........................................................30
6.7. Otras Gestiones:...................................................................33
6.8. RECOMENDACIONES FINALES.................................................33
7. INFORME COMIT DE CONVIVENCIA 2015.....................................34
8. ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS 2014-2015.....................35
8.1. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE
2014 Y 2013................................................................................37
9. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS VS. EJECUCIN
PRESUPUESTAL AO 2015...............................................................42
10. CERTIFICACION ESTADOS FINANCIEROS......................................44
11. INFORME REVISORA FISCAL......................................................46
12. PROYETO DE PRESUPUESTO Y PLAN DE INVERSIN Y
FINANCIACIN AO 2016................................................................50
12.1. PLAN DE INVERSIN Y FINANCIACIN 2016...........................51
13. METODOLOGA Y REGLAS PARA ELECCIN DE REPRESENTANTES AL
CONSEJO........................................................................................52

MISION
La Misin del Conjunto Residencial La Esperanza, es la de conformar un
espacio de vivienda organizado y en donde se busca propiciar espacios
de comunicacin, sana convivencia y en donde reine la armona, la paz, el
respeto mutuo y la equidad para todos los propietarios siguiendo los
lineamientos establecidos en nuestro reglamento con el fin de lograr un
desarrollo humano sostenible.
VISION
La Visin del Conjunto Residencial la Esperanza, es la de constituirse en un
ejemplo a seguir desde el punto de vista de organizacin residencial, armona
con la naturaleza, as mismo motivo de orgullo de todos los propietarios por ser
reconocidos como el mejor conjunto residencial del sector, comprometidos con
el progreso y caracterizados por la integridad, respeto valores y principios
orientados a lo que es justo para todos los Copropietarios.
VALORES
Nuestros valores en el Conjunto Residencial la Esperanza son:
Honestidad: La honestidad forma parte de aquellas cualidades ms gratas
que puede poseer una persona, ella garantiza confianza, seguridad, respaldo,
confidencia, integridad.
Respeto: Trata a las personas con respeto, igual como te gustara que te
trataran. Cuando lidies con personas complicadas, utiliza todo tu conocimiento
para comprender el origen de sus problemas o situacin para estar por encima
de la situacin.
Eficiencia: es el logro de los resultados deseados en el menor tiempo posible y
con la menor cantidad de recursos posibles para llevarlo a cabo.
Trabajo en equipo: Trabajar para que todo el personal de la copropiedad
conozca el objetivo comn y se involucre, y ste sea parte intrnseca de las
conversaciones, reuniones y presentaciones diarias, aportando su experiencia,
formacin, personalidad, aptitudes, etc., que van a influir decisivamente en los
resultados.
Creatividad: Capacidad humana que consiste en la generacin de nuevas
ideas o conceptos o de nuevas asociaciones entre ideas ya conocidas, que
suele producir soluciones originales.
Constancia: persistencia, firmeza, dedicacin o tesn, tanto en las ideas,
como en las actitudes, en la realizacin de algo, en la ejecucin de los
propsitos, y tambin en las resoluciones del nimo, buscando el xito de la
copropiedad de manera firme y perseverante.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 1

Seores Copropietarios:

Reciban un cordial saludo.

Durante el periodo 2015-2016, continuamos trabajando a partir del

gerenciamiento de la copropiedad, orientados en tres ejes: Seguridad,
Optimizacin y Convivencia.
En Seguridad se realiz el estudio y se estn adelantando los trmites para su
implementacin en la medida de la posibilidad del recurso, esto nos har sentir
ms protegidos. En Optimizacin el foco estuvo en realizar gestin de la
cartera, disminucin de gastos, y en asignar los recursos mediante
mecanismos de priorizacin. En Convivencia, realizamos eventos de sano
esparcimiento e integracin con la comunidad, promovimos el buen trato y el
respeto entre residentes y colaboradores.
En el presente informe y siendo fiel a los principios de Transparencia,
encontrarn en detalle las actividades realizadas durante el perodo
comprendido entre el 1 de abril de 2015 al 31 de marzo de 2016, los invito a
que lo lean detenidamente.
Igualmente encontrarn las propuestas de proyectos que no dan espera y que
deben ser realizados, tales como: Pintura de fachadas y ventanas, arreglo de
grietas; Refuerzo, arreglo y pintura de la reja perimetral; plan de Emergencia y
evacuacin del Conjunto, con la sealizacin adecuada; cambio del techo y
mejorar la iluminacin de la Sede Social y pintura de los techos, arreglo,
nivelacin y sealizacin de los parqueaderos.
En conjunto sigamos mejorando nuestra Copropiedad y por ende la inversin
que tenemos en ella. La Asamblea General del 16 de abril de 2016, ser un
espacio de construccin colectiva donde se requiere la participacin de todos
nosotros.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 2

Seores Copropietarios

Reciban un Cordial Saludo

Sea esta la oportunidad para expresar nuestro agradecimiento por la acogida

que tuvo el plan de inversin presentado el 5 de septiembre de 2015, por parte
de ustedes, quienes con su pago puntual, permitieron que los proyectos
propuestos se estn llevando a cabo e incluso se hicieran obras adicionales.
Fue as, como logramos la reparacin e impermeabilizacin de los tanques de
agua potable, el cambio de la red hidrulica, montaje de bombas, cambio de
pasa muros en acero inoxidable, adecuacin de pozos eyectores, el cambio de
bombillos a tecnologa led, se realiz la reparacin y mantenimiento de la
puerta vehicular y se cambi el brazo hidrulico, entre otros.
As mismo es importante mencionar que no todas las mejoras que el Conjunto
requiere fueron realizadas, tales como: un aseguramiento del Conjunt de
acuerdo al avalu que realizo la aseguradora y nos beneficiemos todos en caso
de un desastre, Reacondicionar, remodelar o hacer pintar los Bicicleteros,
renovacin de sillas y mesas del saln Social, reemplazar o Re tapizar los
muebles de la Recepcin y compra de tapetes protectores, Actualizacin del
Reglamento Interno de propiedad horizontal del conjunto, incluyendo el manual
de convivencia.
En cuanto al tema de Convivencia, agradezco al comit, su apoyo y le reitero a
todos los residentes, la importancia de los buenos hbitos y costumbres para
que podamos permanecer en armona, generando paz en nuestro sitio de
vivienda.
Los invito a que lean el presente informe, en el que encontrarn el detalle de
las actividades realizadas durante este perodo.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 3

Me despido, convocndolos a que participen activamente en la prxima

Asamblea General a realizarse el sbado 16 de abril de 2016, y desendoles
xitos al nuevo consejo.

Manuel Gutirrez Cubillos

Presidente

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 4

CONSEJO DE ADMINISTRACION 2015 - 2016

Manuel Gutirrez Cubillos
Presidente
Antonio Daz Porras
Vicepresidente
Silia Mara Ardila
Tesorera
Jos Antonio Castro
Augusto Prada

COMIT DE CONVIVENCIA
Eva de Prada
Mery Penagos
Yolanda Garca

COMIT DE OBRAS

Luis Alfredo Prieto

Carlos Ciza
REVISOR FISCAL
Luis Alberto Sarmiento Molano

ADMINISTRADORA
Mara Natalia Alfonso Hasta el 31 de enero de 2016
Martha Beatriz Labrador Pinzn desde el 1 de febrero de 2016

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 5

1. REGLAMENTO PARA LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE

COPROPIETARIOS

1. Podrn participar con voz y voto todos los COPROPIETARIOS personalmente

o por representacin con poder.
2. Cada copropietario podr conferir poder a un tercero para ser representado
en la Asamblea. No se aceptan poderes que se otorguen a menores de
edad.
3. La verificacin del qurum se realizar desde la hora de citacin y hasta
media hora posterior a la hora de iniciacin de la verificacin. As mismo se
verificar el qurum al trmino de la Asamblea.
4. Cada copropietario podr intervenir hasta dos veces sobre un mismo asunto
y durante un lapso no mayor de tres minutos. Slo con autorizacin de la
Asamblea podrn prolongarse estas intervenciones, las cuales debern
ceirse en todos los casos al tema en discusin.
5. En uso de la palabra deber dirigirse a la Asamblea y no a una persona en
particular.
6. El Consejo de Administracin presentar a la Asamblea General un mnimo
de tres aspirantes al cargo de REVISOR FISCAL, junto con los resultados
obtenidos del proceso de preseleccin, adelantado por ste.
7. Todas las proposiciones y recomendaciones se deben ser diligenciado
en el formato adjunto y pasarlo a la Administracin, mnimo dos das
antes a la Asamblea.
8.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 6

2. CONDICIONES PARA SER MIEMBRO DEL CONSEJO DE

ADMINISTRACIN
2.1. Requisitos
1. Ser "propietario" (titular de dominio)
2. Podrn ser elegidos para conformar el Consejo de Administracin
aquellos copropietarios que estn presentes en la Asamblea y que
estn al da en sus pagos.
3. Haber observado siempre una conducta impecable y caracterizarse
por su puntual y estricto cumplimiento de todas las normas del
Reglamento
2.2. Principios orientadores
1. Confidencialidad de los temas tratados en las reuniones
2. Transparencia actuando siempre en beneficio de la comunidad, sin
permitir que relaciones, de amistad, simpata o desafectos hacia otros
miembros de la comunidad, influya sobre sus determinaciones
3. Actuacin colegiada y no a ttulo individual
4. Observacin de Conductos: Cualquier observacin sobre las empresas
o personas contratadas, ser formulada a travs del Administrador.
5. Responsabilidad sobre las decisiones tomadas
6. Prerrogativas: Ningn consejero, puede ser acreedor de prerrogativas
o tratamientos especiales y/o preferenciales, en razn a su condicin
de miembro principal o suplente del Consejo de Administracin.
Asimismo no podr subrogarse ningn derecho especial sobre los
bienes del Conjunto, aprovechando su condicin.
7. Idoneidad: En su papel como consejero, el copropietario se
compromete a aplicar su mxima diligencia y conocimientos en pro
de los intereses de la copropiedad, sin perder la objetividad del
trabajo en equipo como parte del Consejo.
2.3. Derechos y Deberes
1.
2.
3.

4.

Los miembros del Consejo ejercern su cargo "Ad Honorem" y

cumpliendo una funcin social de servicio a la comunidad, por lo
que actuarn siempre en funcin del bien comn.
No podr desempear ningn cargo remunerado en la
copropiedad, simultneamente con el ejercicio como consejero, ni
ser empleado de la administracin.
Durante su investidura deber dar estricto cumplimiento al
reglamento interno de la copropiedad. Como consejero no deber
incurrir en mora en el pago de sus obligaciones pecuniarias con la
administracin.
Cumplir con las funciones contempladas en el artculo 61 del
Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto Residencial La
Esperanza P.H.
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 7

3. CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA CONJUNTO

RESIDENCIAL LA ESPERANZA I Y II P.H.
Fecha Convocatoria : 30 de marzo de 2.016
Fecha Asamblea
: 16 de ABRIL de 2.016
Hora
: 2:00 pm
Lugar
: Saln Social del Conjunto
La suscrita Administradora del Conjunto, Martha Beatriz Labrador Pinzn, se
permite convocar a todos los copropietarios, con base en las facultades
estatuarias y legales consagradas en el reglamento de Propiedad Horizontal
y el artculo 39 de la Ley 675 de 2.001, a la celebracin de la ASAMBLEA
GENERAL ORDINARIA, de acuerdo con lo expuesto en el encabezado.
El orden del da sometido a consideracin de la Asamblea es el
siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Verificacin del Qurum

Lectura y aprobacin del orden del da
Aprobacin Reglamento de la Asamblea
Eleccin de Presidente y Secretario de la Asamblea
Nombramiento de la Comisin Verificadora del Acta de la Asamblea
Presentacin del Informe de Gestin de los rganos Administrativos.
Ao 2015
7. Informe del Comit de Convivencia.
8. Informe de Revisora Fiscal
9. Aprobacin de Estados Financieros 2015
10.Presentacin y Aprobacin del Proyecto de Presupuesto 2016 y Plan
de Inversin
11.Eleccin y Nombramiento del Consejo de Administracin para la
Vigencia 2016-2017
12.Eleccin y Nombramiento del Revisor Fiscal
13.Eleccin y Nombramiento del Comit de Convivencia
14.Proposiciones y Recomendaciones
15.Cierre
En caso de no concretarse el qurum exigido, de conformidad con lo
previsto en el artculo 41 de la Ley 675 de 2001, la Asamblea se reunir y
decidir vlidamente con un nmero plural de copropietarios que asistan el
tercer da hbil siguiente, veinte (20) de abril a las 8:00 pm, en el saln
social del conjunto.
Los libros de contabilidad, estados financieros, correspondencia y dems
documentos de la copropiedad, se encuentran a disposicin de los
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 8

copropietarios para consulta en la oficina de la administracin, en el horario

establecido. De igual manera las inquietudes sobre los estados financieros
sern atendidas por la administracin.
La inasistencia a esta convocatoria tendr una sancin equivalente al 25%
del valor de la cuota de administracin.
MARTHA B. LABRADOR PINZN
Administradora Representante Legal
4. PODER

Seores:
Asamblea General Ordinaria
Conjunto Residencial La Esperanza I y II P.H.
Bogot D.C.

Yo

______________________________________

identificado

(a)

________________

con

cdula

de

mayor

ciudadana

de

edad

No.

vecino

(a)

________________de

en mi calidad de propietario del apartamento No. _____ de la

Torre _____ manifiesto que confiero poder general amplio y suficiente al

seor (a) __________________________________________ identificado con cdula de
ciudadana No. ________________ de ________________ para que en mi nombre y
representacin asista e intervenga con derecho a voz y voto en las
deliberaciones de la Asamblea General Ordinaria, que se celebrara el da 16 de
Abril de 2016 a las 2:00 PM en el Saln Social del Conjunto, Asamblea para la
cual fui citado debidamente por la Administracin del Conjunto.
Si por falta de qurum, no se puede llevar a cabo la reunin en el da citado, el
poder tambin ser vlido para la segunda convocatoria, a las 8:00 PM del da
20 de abril de 2016.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 9

Atentamente,
PROPIETARIO

APODERADO

NOMBRE:_______________________________NOMBRE_______________________________
___
FIRMA:_________________________________FIRMA__________________________________
__
C.C:____________________________________C.C.:___________________________________
__
5. PROPUESTAS GENERALES

Seores:
Copropietarios
Conjunto Residencial La Esperanza I y II P.H.
Bogot D.C.
Con el fin de agilizar el desarrollo de la Asamblea General Ordinaria a
realizarse el da 16 de abril de 2016, a las 2:00 PM y en especial el punto de
proposiciones y varios, nos permitimos remitir a ustedes este formato.
Les recomendamos que stas deben hacerse llegar a la oficina de la
Administracin o al correo electrnico conreslaesperanza@hotmail.com con
el fin de organizarlos para su respectiva presentacin a ms tardar el
mircoles 13 de abril de 2016. Solamente se tendrn en cuenta las que
lleguen dentro de este plazo.
TEMA:______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
______________________.
TEMA:______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 10

_____________________________________________________________________________
______________________.

Cordialmente,

PROPIETARIO
NOMBRE:
____________________________________________________________________
Cdula de Ciudadana
___________________________________________________________
Bloque N_______________________ Apartamento
N________________________________

6. INFORME DE GESTIN DE LOS RGANOS ADMINISTRATIVOS AO

2015-2016
El informe que se presenta contiene aspectos financieros, administrativos,
jurdicos, tcnicos y operativos que se desarrollaron durante el 1 de abril de
2015 al 31 de marzo de 2016, en cumplimiento del normal funcionamiento del
Conjunto Residencial la Esperanza P. H.
La gestin administrativa, cont con la participacin efectiva de la
Administracin, Consejo de Administracin, que con su acompaamiento,
seguimiento y control permanente, generaron los resultados que ponemos en
su conocimiento, incluyendo entre otros la valoracin de riesgos y el plan de
inversiones, que fueron estudiados y avalados en estrecha colaboracin,
supervisin..
PRESUPUESTO
De acuerdo con el pronunciamiento oficial del Consejo Tcnico de la Contadura
Pblica de julio 1 de 2008, en lo referente a los estados de propsito especial,
sin duda alguna, la preparacin por parte de la administracin como
responsable de la contabilidad, es el Estado de resultados presupuestal cuya
finalidad es la de mostrar la eficacia de la administracin en la ejecucin del
presupuesto aprobado por la Asamblea General de Copropietarios, igualmente,
la contabilidad llevada de acuerdo con las normas vigentes y de manera
sistemtica y uniforme, constituyendo la base fundamental sobre la cual se
prepara el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia siguiente.
El presupuesto es, una herramienta de gestin que indica que para la
financiacin de las expensas necesarias para la administracin de los edificios
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 11

o conjuntos inmobiliarios y consiste en determinar el monto de los gastos que

dividido entre los ndices de copropiedad determina las cuotas de
administracin a aportar los copropietarios, o arrendatarios segn sea el caso.
A continuacin se relacionan las actividades realizadas durante el periodo de la
siguiente manera:
6.1. Aspectos Administrativos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Actualizacin de libros de contabilidad.

Actualizacin y correcto archivo de comunicaciones internas y externas.
Actualizacin de datos a proveedores de servicios para portera.
Presentacin de medios magnticos y actualizacin del RUT
Actualizacin de la personera jurdica ante la alcalda de suba.
Cancelacin oportuna de la rete-fuente.
Adelantar procesos de cobro de cartera.
Se realiz el cambio de firmas en las cuenta de ahorros para el manejo
de los dineros del Conjunto.
9. Entrega de instrucciones a los vigilantes para la adecuada prestacin del
servicio.
10.Actualizacin de listados de vehculos, empleadas y residentes.
11.Reunin mensual con el consejo de administracin.
12.Se hizo entrega del aguinaldo navideo al personal de vigilancia y aseo
que labora para el Conjunto, se distribuy equitativamente el dinero
recaudado y aportado por los residentes y a este se le sumo el dinero
que se haba incluido en el presupuesto anual de la Copropiedad, en el
ao 2.015. La administracin entrego el dinero a cada uno, de los
trabajadores de la copropiedad.
13.Los gastos y pagos del conjunto fueron evaluados y aprobados por el
Consejo de Administracin.
14.El presupuesto para la vigencia del ao 2015, se ejecut y control
mensualmente.
15.Se realizaron tres (3) jornadas de Normalizacin de Cartera, con el fin de
depurar la cartera.
16.Se elabor el Manual de Convivencia, ya que es una herramienta
importante para el manejo de las normas internas del Conjunto y as
prevenir la ocurrencia de conflictos y socializar el cumplimiento de las
obligaciones de los propietarios y residentes frente a la copropiedad. Es
conveniente que este manual de convivencia haga parte integral del
reglamento interno de la Copropiedad.
17.Para el manejo de la contabilidad bajo la nueva reglamentacin de NIFF
Se contrat con DAYTONA, INTER CLOUD. Este manejo es requerido y
necesario para as parametrizar nuevamente toda la contabilidad y
adecuar al PUC especfico para manejo de contabilidad de propiedad
horizontal.
18.
Se Contrat la Consultora para la implementacin de las NIIF en la
contabilidad del Conjunto.
19.
Se actualizo la informacin y firmas del Conjunto ante las
entidades Financieras, Distritales y Nacionales.
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 12

20.
Se Pag a los proveedores en forma mensual previa verificacin de
las facturas y cuentas de cobro; igualmente se verifico la cancelacin de
aportes laborales obligatorios en cuanto a vigilancia, aseo, contabilidad,
revisora fiscal. De igual forma pago de servicios pblicos y dems
obligaciones a cargo de la copropiedad.
21.
Se firm contrato de portal con pago por transferencia en el Banco
AV Villas. Esta modalidad acabara con la compra de chequeras y con la
tentacin de que los cheques se giren a nombre del Representante Legal
(un ahorro para la Copropiedad) y as podemos tambin tener la
informacin diariamente de los movimientos de la cuenta.
6.1.2. Personal al Servicio del Conjunto
PERSONAL AL SERVIO DEL CONJUNTO RESIDENCIAL LA
ESPERANZA
CANTID
CARGO
EMPRESA
AD4
VIGILANTES
SEGURIDAD SCANNER LTDA.
COORDINADOR DE VIGILANCIA
ASEADORAS
TODERO
JARDINERO
CONTADOR
REVISOR FISCAL
ADMINISTRADOR
TOTAL PERSONAL

1
2
1
1
1
1
1
12

SEGURIDAD SCANNER LTDA.

SERVILIMA S.A.S.
SERVILIMA S.A.S.
SERVILIMA S.A.S.
INDEPENDIENTE
INDEPENDIENTE
INDEPENDIENTE

6.1.2.1. GESTIN DEL TALENTO HUMANO

1. Revisor Fiscal: En Asamblea General de marzo de 2015, se eligi al
Seor Luis Alberto Sarmiento Molano para asumir la revisora y
control de los estados financieros y de la gestin administrativa
del ao 2015.
2. Departamento contable y financiero: Se cont con los servicios de
contabilidad con la seora Gloria Cristina Hernndez Cruz,
contador titulado de alta experiencia en Propiedad Horizontal.
3. Administrador; se hizo convocatoria en el mes de abril del 2015 y
se contrat a la seora MARIA NATALIA ALFONSO MARTINEZ, con
la cual tuvimos inconvenientes varios, entre ellos la falta de
gestin y visin, quien renunci a partir el 1 de enero de 2016. En
este mismo mes se hizo convocatoria nuevamente y se contrat a
la seora MARTHA BEATRIZ LABRADOR PINZON, con muy buena
experiencia como Administradora y conocedora de las Normas y
Leyes de propiedad Horizontal.
6.2. Indicadores de Gestin 2015
Perspec
tiva

Indicador

Unida
d

Fuente de
Informacin

Meta

Resultado

Cumplimi
ento

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 13

Ejecucin
Presupuestal
Cartera Morosa
Financie Valor total de
Energa
ra

Interna

Sistema
Contable

pesos

Sistema
Contable

pesos

Valor Total de Agua

pesos

Recibo Codensa
Recibo
Acueducto

Valor total de ETB

pesos

Recibo ETB

Valor total de Gas

Nmero de
Incidentes

pesos
Nme
ro

Recibo Gas
Informe
Seguridad

$
366.504.00
0
$
179.227.27
3
$
18.984.000
$
2.568.000
$
1.992.000
$
144.000

$
385.699.50
5
$
185.059.27
2
$
18.318.460
$
1.305.830
$
1.152.976
$
138.820

105
%
103
%

ok
ok

96%

ok

51%

58%

96%

ok
x

6.2.1. Contratos
A continuacin describimos los Contratos y su presupuesto para el ao
2016:
a. Contrato de Servicio de Vigilancia: Se suscribi con la firma
Vigilancia Scanner Ltda. desde Noviembre 1 de 2014 hasta Octubre 31
de 2017. Con clusula de indemnizacin en caso de terminacin
equivalente a una (01) mensualidad del servicio de vigilancia
Presupuesto estimado nuevo contrato 163.6 millones de pesos.
b. Contrato de Servicio de Aseo: Se suscribi contrato con la firma
Servilima SAS desde el 01 de febrero de 2015 hasta 31 de enero 2016.
Presupuesto estimado nuevo contrato 68.9 millones de pesos.
c. Contrato Pliza Copropiedad: Se contrat por 1 ao con la firma
CHUBB DE COLOMBIA COMPAA DE SEGUROS S.A., se adquiri la Pliza
N43282214 el 15 de junio de 2015, con cubrimiento del 33,22% del
costo de reconstruccin del conjunto y reconstruccin de los bienes
comunes, a valores de avalo 2015. Presupuesto estimado nuevo
contrato 37,5 millones de pesos.
d. Contrato Administrador y Representante Legal: Se suscribi
contrato con la Sra. Natalia Alfonso desde el 01 de mayo de 2015,
presento renuncia en el mes de enero 2016. Presupuesto estimado 24
millones de pesos.
e. Contrato Contador: Se suscribi contrato con la Sra. Gloria Cristina
Hernndez Cruz desde el 1 de marzo de 2016 al 28 de febrero de 2017.
Presupuesto estimado 8.3 millones de pesos.
f. Contrato Mantenimiento Preventivo Motobombas: Suscrito con
Electrobombas GMS, el cual vence el 30 de marzo 2017 Presupuesto
estimado 1 Milln de pesos.
g. Contrato de Asesora Legal: Contina la Dra. Raquel Helena Zuleta y
el Dr. Diego Armando Sarmiento Ch. 10 de marzo de 2015 y 16 de marzo
2015 respectivamente. Los apartamentos en cobro jurdico por parte del
abogado Sarmiento son: 1-404, 2-103, 6-303, 6-401. Valor $57.973.350
a la fecha, 31 de marzo 2016. Y de la abogada Zuleta son: 3-201, 3-203,
3-501, 4-601, 4-604, 5-503, 6-202, 8-604, 9-301, 9-503, 10-602. Por
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 14

valor de $107.658.892. Estos contratos se pagan en funcin de los

resultados.
h. Contrato Plan de emergencia: Plan de Emergencia y evacuacin del
Conjunto, con la sealizacin adecuada Presupuesto estimado 2.2
Millones de pesos.
i. Contrato de Soporte Software Contable, Arrendamiento Inter
Cloud: Suscrito con DAYTONA, INTER CLOUD Con vencimiento el 31 de
diciembre 2016. As mismo se adicion el aplicativo NIFF (Normas
Internacionales de Informacin Financiera). Presupuesto estimado 1.5
millones de pesos.
6.2.2. Servicios Pblicos: destacamos el servicio de Energa Elctrica,
Agua, ETB y gas con un Presupuesto estimado de 25.5 millones de pesos
6.2.3. Actividades de Integracin
Nos complace registrar que los residentes cada vez ms, asisten a las
actividades programadas, tales como: Celebracin del Da de la Madre,
la Fiesta de los Nios, la Noche de Velitas, la Novena de Aguinaldo y
Celebracin de la Sagrada Eucarista los domingos. Es as como
generamos espacios que fomentan el compartir como comunidad.
6.3. Aspectos Financieros
6.3.1. INGRESOS, COSTOS Y GASTOS
Los ingresos, costos y gastos de este tipo de entes econmicos deben
registrarse y representarse por el sistema de causacin y su realizacin
no implica necesariamente flujos de efectivo, sino la generacin de
derechos y obligaciones.
Los ingresos de la copropiedad estn integrados por las cuotas con las
cuales contribuyen los copropietarios residentes o arrendatarios para
sufragar las expensas necesarias, a travs de cuotas ordinarias o
extraordinarias, al igual que aquellos que se obtengan por la explotacin
econmica de los bienes comunes, cuando tal actividad se realice.
Las contribuciones a expensas comunes son determinadas en su cuanta
y condiciones de pago por la Asamblea y constituyen una obligacin
inexcusable de los copropietarios y residentes o arrendatarios, as no
hayan participado en la asamblea, de acuerdo con reglamento de
propiedad horizontal y la normatividad vigente.
Los gastos estn representados por las erogaciones necesarias causadas
por la administracin y la prestacin de servicios comunes esenciales
para la existencia, seguridad y conservacin de los bienes comunes, de
acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal y la normatividad
vigente.
Durante la vigencia 2015 el presupuesto se manej como una
herramienta de gestin, razn por la cual el Consejo de Administracin
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 15

realiz un detallado anlisis de los gastos para que cada rubro se

pudiese optimizar, no con el nimo de generar excedentes pues este no
es el objeto social del ente econmico, pero si el de racionalizar el gasto,
tal como se muestra en la ejecucin del presupuesto en cada uno de sus
tems, su resultado fue un excedente en libros de $ 29.041.928 Es
importante resaltar que la administracin advirti al consejo de
administracin que las cuotas no se ajustaban a los coeficientes
de acuerdo con la norma.
Debido bsicamente al ingreso de los intereses de mora y la cuota
extraordinaria y a la no ejecucin de algunos gastos.
La ejecucin presupuestal presento una variacin positiva de los ingresos
frente a los egresos de $488.784.000.00. El recaudo de las cuotas de
administracin se efectu segn lo aprobado por la asamblea de
copropietarios, es decir, del primero (1) al quince (15) de cada mes se
otorgando un descuento del 25%, si un residente no cancela dentro del
mes las expensas de administracin se cobra el 2 % de inters de mora
y sin el descuento.
El presupuesto por ser un proyecto a futuro puede ser afectado por
situaciones imprevistas, que inciden de manera positiva o negativa en su
ejecucin.

Se evidencia un incremento de las cuotas de administracin del 4.6%

debido bsicamente al incremento autorizado por la asamblea para que
se surtieron durante el ao 2015.
Los intereses se disminuyeron en un 32,52 % en referencia ao anterior
debido a la disminucin de la cartera y recuperacin de la misma.
Los descuentos por pronto pago aumentaron en un 8% ya que la
copropiedad en mayor medida a los descuentos mejorando el flujo.
Los otros ingresos como multas y sanciones y alquiler de sede social
fueron los ms relevantes.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 16

Los gastos se disminuyeron en un 3,9% a pesar de que las cuotas se

incrementaron en un 4,6%, lo cual quiere decir que se racionalizo el
gasto con respecto al ao anterior. Como se evidencia en el siguiente
cuadro los gastos presentaron reduccin con respecto al ao anterior
son:

Al racionalizar el gasto se presenta un ahorro de 22.048.541.

6.3.2. MOVIMIENTO DEL DISPONIBLE DEL CONJUNTO
A continuacin damos un resumen del comportamiento del disponible.
Como se evidencia el disponible aumento en un 38%; debido a que el
efectivo operacional aumento en un 100% y la cuenta bancaria de la
provisin en un 27% con ocasin del recaudo de la cuota extraordinaria y
recuperacin de la cartera.

Hasta la fecha el conjunto ha podido responder con sus obligaciones

debido a la apropiacin de provisiones y excedentes que respaldan de
alguna manera la cartera.
Excedentes que respaldan cartera

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 17

Su mayor acreencia es con los copropietarios ya que las provisiones y

excedentes no se encuentran totalmente lquidos.
Obligaciones cubiertas con el disponible

El disponible est compuesto por:

EXCEDENTES AO: Presenta un disminucin del 51% con relacin al

ao anterior pero como ya se explic este no se encuentra disponible
debido a la cartera.
LOS EXCEDENTES DE EJERCICIOS ANTERIORES: debido a que se
llev los excedentes del ao 2014.
FONDO DE IMPREVISTOS: En el fondo de imprevistos se present
una disminucin del (39%) debido a la apropiacin del recurso para
atender obras prioritarias como lo aprob la asamblea.
PROVISION DE FONDO DE IMPREVISTOS PARA OBRAS.
Corresponde a la apropiacin de los recursos aprobados por la
asamblea para la obra de la cubierta.
CUOTA EXTRAORDINARIA: corresponde a la acusacin de tres (3)
de las seis (6) de cuota extraordinaria para la cubierta y de la
aplicacin de la cuota extraordinaria para el contrato de las
motobombas costado norte segunda etapa e impermeabilizacin de
un tanque ms los honorarios de interventora.

INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO: corresponde a los pagos

de administracin de los copropietarios que pagan de forma
anticipada presento un disminucin del 19%
CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR: corresponde a las
consignaciones que no entregaron a fin de mes pero que ya fueron
identificadas en el mes de enero.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 18

Disponible que est representado en:

CAJA: representa el valor de caja menor

BANCOS: El saldo en el banco el cual incremento en un 100% debido
al recaudo de la cuota extraordinaria y recuperacin de cartera.
CTA FONDO DE IMPREVISTOS: Representa el saldo en la cuenta de
la apropiacin de los recursos de la provisin de imprevistos, y
provisin de obras
DEUDORES: Los deudores se mantuvieron de un ao a otro, a pesar
del cobro de la cuota extraordinaria.
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS: Estas corresponden a pago
del seguro de zonas comunes.

6.3.3. COMPORTAMIENTO RECAUDO 2015

Entre los hallazgos que se encontraron es que las cuotas de

administracin estaban mal aplicadas ya que los coeficientes. Se
solicitan los certificados y se evidencia que los coeficientes de los
apartamentos de las torres 1, 2, 9 y 10 tienen como coeficiente un
93% en cada uno de los apartamentos. Se tomaron las reas de cada
uno de los activos de los propietarios para sacar los coeficientes y
poder establecer cuotas.

Tambin se encontr mal aplicacin de multas y sanciones,

generando una cartera con muchas reclamaciones, sin embargo se
hicieron varios llamados a los residentes para que se acercaran a la
administracin y arreglar sus cuentas, lo cual significo un gran
desgaste ya que muchas de ellas tienen problemas desde hace ms
de 10 aos.

De igual forma se realiz una investigacin de los procesos jurdicos

los cuales estaban abandonados, por ello se debi llegar a acuerdos
de pagos.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 19

6.3.4. Cartera
A diciembre 31 de 2015 la cartera de la copropiedad cerr en $
219.641.847 pesos. Se detalla a continuacin como est conformada:
Composicin de la Cartera

Valor (pesos)

Cuotas de Administracin
Intereses de Mora
Cuotas Extraordinarias
Multas-Sanciones
Tarjetas v Villas
Contribucin
Costos Jurdicos
Anticipos Avances
provisin cartera
Otros deudores

-$

$
102.532.042
$
59.554.718
$
55.749.900
$
1.204.750
$
18.000
$
94.500
$
487.937
$
6.764.200
41.678.775
$
332.000

Porcentaje
55,40%
32,18%
30,13%
0,65%
0,01%
0,05%
0,26%
3,66%
-22,52%
0,18%

6.3.5. RELACION DE CARTERA DETALLADO AL 31 DE DICIEMBE DE 2015

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 20

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 21

Lo preocupante es que la gran mayora de cartera con saldos muy altos

no estaban en cobro jurdico lo cual genero a la copropiedad una
prescripcin como paso con el apto 4-601 que el juzgado solo ordeno el
cobro de los cinco ltimos aos y los dems prescribieron a dems debi
reliquidarse ya que los cobros no coincidan con los coeficientes del
apartamento.
6.3.6. Fondos de Destinacin Especfica
FONDO DE IMPREVISTOS: El registro y control del fondo de
imprevistos ordenado por el artculo 35 de la Ley 675 de 2001 est
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 22

orientado a cubrir erogaciones para la existencia, seguridad y

conservacin de los bienes comunes, no previstas en el presupuesto.
Por su naturaleza y en consideracin a que se toma como parte de los
valores causados y recaudados a cargo de los propietarios debe
contabilizarse en forma simultnea con el reconocimiento de los ingresos
como un pasivo a favor de la copropiedad hasta que cumpla con su
finalidad o destinacin de acuerdo con el mandato de la Asamblea
General de copropietarios, el administrador podr disponer de tales
recursos, previa aprobacin de la asamblea general, en su caso, y de
conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad
horizontal.
As las cosas, el Fondo de Imprevistos tiene como finalidad garantizar los
recursos necesarios en el momento en el que se incurra en situaciones
inciertas, no presupuestadas, que implican la disposicin de recursos
adicionales a los recursos recaudados en las cuotas ordinarias de
administracin. Como consecuencia, la naturaleza del Fondo que
establece la Ley 675 de 2001, corresponde a la separacin de los
recursos monetarios en una cuenta de destinacin especfica, como por
ejemplo una cuenta de ahorros, un fondo fiduciario lquido, que garantice
la disponibilidad inmediata de los recursos, durante esta vigencia se ha
ido abonando porcentualmente. Los valores a la fecha estn
representado en una cuenta de ahorros del BANCO del OCCIDENTE por $
42.906.968.
PROVISION DE IMPREVISTOS MOVIMIENTO

6.3.7. SEGUROS
Se procede a cotizar plizas con otras compaas aseguradoras las culs
se presentan al consejo para su aprobacin, entre las seleccionadas
CHUBB cumple con los requerimiento para poder dar un mejor
cubrimiento con el presupuesto aprobado, adicionalmente se consigui
un valor agregado reflejado en el avalo del Conjunto Residencial La
Esperanza, para as poder tener certeza de lo que se debe asegurar.
Sin embargo se le recomienda al consejo revaluar el presupuesto
asignado a la pliza de acuerdo al avalu dado para el presupuesto del
2016
En cumplimiento de lo consagrado en la ley 675 del 3 de agosto se tom
la pliza de seguros a que obliga la norma. Actualmente el Conjunto
cuenta con la pliza de zonas comunes de la copropiedad, es importante
mencionar que dicha pliza se cie a los lineamientos dados en el
reglamento de copropiedad y sus valores no se ajustan al avalu
calificado. La vigencia de esta, es del 06 de marzo de 2015 hasta el 06
de marzo de 2016.
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 23

Se adquiri la Pliza N43282214 con la empresa CHUBB DE COLOMBIA

COMPAA DE SEGUROS S.A.
El costo de la pliza para el 2015 fue de $ 12.968.001.00 con CHUBB
SEGUROS S.A. y financiado con CREDIVALORES a tres cuotas mensuales
de $ 4.321.221.
Se hizo un avalu de la Reconstruccin del Conjunto Residencial La
Esperanza, a travs de la Inmobiliaria Barrios AREA URBANA E.U INBAU
E.U., certificada por CORPOLONJAS, este valor complementario lo aporto
la COMPAA DE SEGUROS S.A. CHUBB DE COLOMBIA y dio como
resultado:
a. VALOR TOTAL DE RECONSTRUCCION DEL CONJUNTO; SON:
Veintin mil ciento cincuenta y tres millones setecientos
veintinueve mil pesos MCTE. ($21.153.729.000) (Se incluye
mquinas y equipos).
b. VALOR TOTAL DE RECONSTRUCCION DE LOS BIENES COMUNES:
SON: Diecisis mil doscientos cuarenta y un millones
ciento setenta y nueve mil pesos MCTE.
($16.241.179.000.00) (Se incluye mquinas y equipos).
Da como resultado un valor promedio de Reconstruccin de
$1.509.309.00 por M 2 para la copropiedad.
6.3.8. COEFICIENTES DE LA COPROPIEDAD
Son los ndices que establecen la participacin porcentual de cada uno
de los propietarios de bienes de dominio particular en los bienes
comunes del edificio o conjunto sometido al rgimen de propiedad
horizontal. Definen adems su participacin en la asamblea de
propietarios y la proporcin con que cada uno contribuir en las
expensas comunes del edificio o conjunto, sin perjuicio de las que se
determinen por mdulos de contribucin, en edificios o conjuntos de uso
comercial o mixto.
ARTCULO 26. DETERMINACIN. Salvo lo dispuesto en la presente ley
para casos especficos, los coeficientes de copropiedad se calcularn con
base en el rea privada construida de cada bien de dominio particular,
con respecto al rea total privada del edificio o conjunto. El rea privada
libre se determinar de manera expresa en el reglamento de propiedad
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 24

horizontal, en proporcin al rea privada construida, indicando los

factores de ponderacin utilizados.
Estimado lo anterior se encontr que los coeficiente con los cuales se
hacan los cobros no corresponden a los estimados en las escrituras por
ello y con el objetivo de dar certeza se solicitaron los certificados de
libertad de cada uno de los inmuebles registrado en las escrituras, una
vez entregados los certificados se realiza una base de datos con toda la
informacin que los certificados.
Es as como nos dimos cuenta que los certificados tienen un error en los
coeficientes ya que en los certificados de la etapa I nos da por cada uno
94% en los apartamentos, y esto es un error.
De tal forma que se debe tomar todas las reas de cada uno de los
inmuebles de los propietarios y sacar los coeficientes esto nos dara una
certeza de lo que se debera aplicar de acuerdo a la norma.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 25

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 26

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 27

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 28

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 29

6.4. Aspectos Jurdicos

A continuacin se relacionan los procesos jurdicos por concepto de
cartera y estado a la fecha acorde con la gestin realizada tanto por la
Administracin como por los Asesores Jurdicos:
Abogada Raquel Zuleta
Apartamen
to
3
3
3
4
4
5
6
8
9
9
10

201
203
501
601
604
503
202
604
301
503
602

Nombre

MARIA VIRGINIA MARTINEZ GRISALES

RAMIRO BARRAGAN
MARTHA ESPINOSA
MATILDE NUEZ
CECILIA DE ARIAS
CLEOTILDE BELTRAN DE MOSQUERA
EMILIA GONZALEZ
OLGA MERCEDES PERILLA
SANTIAGO PEREZ
CARMEN ELISA QUIROGA ESCOBAR
GLADYS SANCHEZ
TOTAL

$4.992.700
$7.151.700
$4.869.200
$45.754.931
$5.610.890
$2.834.650
$2.481.700
$8.471.481
$4.182.700
$14.818.500
$6.490.437
$107.658.892

Abogado Diego Sarmiento

1
2
6
6

404
103
303
401

FERNANDO JOSE ARIAS MORA

KENNETH ERIK CUECHA
FANNY DAZA DE LINARES
ALICIA DUQUE GUTIERREZ
TOTAL

10.998.028
42.654.962
1.586.000
2.734.360
$57.973.350

6.4.1. Aspectos Jurdicos - Demanda en contra del Conjunto

Residencial
1. Les informamos que la copropiedad tiene un proceso de demanda
en el Juzgado Civil Municipal 64 de Bogot proceso
N11001400306420150149000, por la empresa de vigilancia
Toronto, tenemos una medida cautelar en el Banco Av Villas por
valor de $9.100.000.
2. La Seora Ruby Amparo Cleves, propietaria del Apto. 103 del
Interior 9, tiene un proceso de demanda en el Juzgado Civil
Municipal 6 de Bogot proceso N 11001400300620010131001
contra el Conjunto y tenemos una medida cautelar en el Banco Av
Villas por $1.000.000.
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 30

Por estar los Juzgados en Huelga no ha sido posible conseguir los

expedientes y saber los pormenores de las demandas, por esta
razn se le dio poder a la Doctora Martha Lucia Quintero, para que
nos represente y realice los procedimientos que haya lugar en
cada caso.
6.5. Seguridad
1. La administracin del seor Juan Carlos Rueda Navarrete, dejo un
contrato firmado por tres aos, con la empresa Vigilancia Scanner Ltda.,
y solo aportaron 12 cmaras sin instalacin, que es poco el valor
complementario aportado a la comunidad. (Valor Agregado).
2. Durante el ao 2015 no se presentaron eventos de inseguridad
significativos al interior de los apartamentos. Ante las eventualidades
presentadas, la empresa Vigilancia Scanner Ltda. atendi los
requerimientos de los usuarios.
3. A pesar que se ha buscado que haya estabilidad del personal de
vigilancia, no ha sido posible ya que hay una alta rotacin.
4. Se seleccion un sitio en la Recepcin como espacio de
Telecomunicaciones, el cual se implement, con un nuevo cableado
elctrico para la red de datos y video de vigilancia con el traslado de
DVR que estaba en parqueadero.
5. Se implement un sistema de video vigilancia con grabacin electrnica
en dos (2) DVRs ubicados en la Recepcin.
6. El conjunto cuenta con un sistema de video de vigilancia con las
siguientes cmaras:
a. Dos (2) grabacin del Exterior de la paralela de la Autopista Norte
(una hacia el norte y otra hacia el sur)
b. Dos (2) grabacin del Exterior de la calle 163B (una hacia el
oriente y otra hacia el occidente).
c. una (1) grabacin del Exterior de la carrera 43 (una hacia el norte)
d. Uno (1) Domo ubicado en la Recepcin
e. Un (1) cmara entrada y salida de personal
f. Tres (3) cmara entrada y salida de personal hacia el parque.
g. Dos (2) cmaras entrada y sala vehicular
h. Catorce (14) cmaras en el parqueadero en vas de acceso,
estratgicamente colocadas, que han ayudado en diferentes
investigaciones.
7. El evento de seguridad corresponde a un conato de robo en el interior 4
apartamento 104 en el costado noroccidental; la empresa de Vigilancia
Scanner Ltda. Pago el arreglo de la reja de la ventana. En la
Administracin reposan los informes emitidos por la empresa de
seguridad sobre el incidente antes mencionado.
6.6. Obras y Mantenimiento
6.6.1. Reparacin e Impermeabilizacin de los Tanques de agua
potable
Dentro delos contratos celebrados est el del sistema hidrulico el cual
fue aprobado por el consejo de administracin y priorizado por la
asamblea, de tal forma que se inici la adquisicin delos equipos
necesarios para estas reparaciones y adecuaciones delas bombas de
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 31

hidrulica y las bombas de eyeccin de igual forma se impermeabilizo el

tanque, cambio de tres vlvulas de pie, cambio de tres tubos de succin
3en acero inoxidable, cuatro pasa muros en acero inoxidable una
escalera en acero inoxidable, tapa para el tanque.
En el cuarto de equipos se instalaron los siguientes elementos nuevos:
un tablero con tres guarda motores, un logo control, borneras de
conexin, tres botones de tres posiciones, tres pilotos de sealizacin
una puesta a tierra, una flauta de 4, un cheque de 4 un registro de 4,
tres presos tatos, cuatro manmetro de presin, tres vlvulas, tres
registros, dos bombas IHM Ignacio Gmez, un Hidroflo. Dos bombas
sumergibles para los tanque de eyeccin de aguas lluvias, con sus
respectivos tableros de mando y controles Todos los equipos y accesorios
nuevos certificados por IHM, adicionalmente el consejo de
administracin decidi contratar un interventor para supervisar los
trabajos hidrulico ya que consideraban hay sobrecostos sin embargos el
interventor en su informe considera que todo lo contratado fue lo
instalado; de igual forma el reporte del ingeniero de Ignacio Gmez.
Por estas razones el consejo de administracin decide suspender el
contrato del sistema hidrulico incurriendo en incumplimiento en el
contrato y exponiendo a cobros jurdico.
El proyect que ejecutado en un 70% esto se le informa a la nueva
administracin.

6.6.2. Mantenimientos Ejecutados

Durante el periodo comprendido entre el 1 de abril de 2015 al 31 de
marzo de 2016; se adelantaron diversas gestiones de mantenimiento:
1. Mantenimiento de iluminacin en parqueadero-stano y pasillos.
2. Para optimizar el consumo de energa, se colocaron sensores de
movimiento y paneles Redondos LED en las escaleras de la mayora
de las torres. . (ahorro de energa).
3. Para mejorar la iluminacin en el saln Social se colocaron luminariaspaneles Redondos LED.
4. Se revis continuamente la iluminacin del Conjunto interna y
externa y se cambiaron los bombillos corrientes y ahorradores por
LED, se ilumino la parte Occidental de las torras 4, 5y 6; adems en
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 32

los stanos se est implementando la tecnologa LED, en la medida

en que se ha requerido el cambio de luminarias.
5. Se instal lmparas Led en las reas externas alrededor del conjunto.
6. Se realiz el lavado de las cajas de aguas lluvias.
7. Se realiz la limpieza de los pozos eyectores.
8. Se hizo limpieza de las cajas de aguas negras.
9. Se imprimi el Boletn informativo N 1 y 2 y se distribuy a la
comunidad. Tambin se imprimi informes y campaas en las
carteleras de cada torre para conocimiento de los residentes.
10.Se repararon fisuras que estaban ocasionado goteras en los quintos
pisos que tenan filtracin y se destaparon tuberas.
11.Se realizaron las Fumigaciones reglamentarias, en todos los interiores
del conjunto.
12.Compra candados puerta jardn y parque.
6.6.3. Reparaciones Locativas:
Con cargo a la cuota extraordinaria recaudada en el 2015 al 29 de
febrero de 2016, se desarrollaron los siguientes proyectos de acuerdo a
lo aprobado en la Asamblea del 5 de septiembre de 2015:
Demolicin, e Impermeabilizacin y recubrimiento con mortero
en las reas de circulacin y jardines; y acabado con baldosas
marca alfa o similar en las reas de circulacin del conjunto
residencial la esperanza. Primera parte de la obra equivalente a un
55% de la obra total.
Para mantener el valor de la copropiedad, se fimo el 14 de marzo de
2016, el contrato de obra civil con la empresa aprobada en la Asamblea
del 5 de septiembre de 2015, S&G OBRAS CIVILES S.A.S.
Este contrato no fue posible firmarlo en el ao 2015, debido a que los
Copropietarios no cancelaron a tiempo la cuota extraordinaria, por tal
razn el valor inicial se nos increment en un 7% ms, valor que se debe
cargar al presupuesto del ao 2016, VEINTE MILLONES TRESCIENTOS
SESENTA Y UN MIL QUINIENTOS SESENTA Y SIETE PESOS MCTE.
($20.361.567).
6.6.4. Equipos:
1. Se realiz la Reparacin e Impermeabilizacin de Dos Tanques de
Agua Potable, Cambio de la Red Hidrulica, montaje de Bombas,
cambio de pasa muros en acero inoxidable, adecuacin de pozos
eyectores. Las empresas que realizaron esta obra fueron: MECANIMEC
y ELECTROBOMAS G.M.S.
2. Se traslad la caja del DVRs, que estaba en el parqueadero a la
recepcin, con el fin de tener control sobre los videos de seguridad,
tambin para evitarnos gastos futuros ya que se encontraba ubicado
dentro del cuarto de las electrobombas del agua. Pbrazoara poderlos
bajar se requiere que venga un supervisor de la compaa de
vigilancia.
3. Se instal un telfono en la recepcin para facilitar la comunicacin
de la vigilancia en casos de emergencia.
C.R. La Esperanza I y II Pgina N 33

4. Se reemplazaron 2 cmaras de grabacin en el circuito cerrado de

televisin y se realiz mantenimiento correctivo en las otras.
5. Se realiz reparacin y mantenimiento preventivo al sistema de
citofona, del conjunto.
6. Se realiz la reparacin y mantenimiento de la puerta vehicular y se
cambi el brazo hidrulico por uno nuevo de la puerta vehicular y se
instal un semforo para sealizacin el ingreso y salida de vehculos
del parqueadero.
7. Se implement el sistema de lector de tarjeta para la entrada y salida
vehicular.
8. Se cambi el brazo hidrulico por uno nuevo y el vidrio de la puerta
de ingreso y salida de los residentes en la recepcin.
9. Se compr guadaa para corte de csped, hierbas, arbustos.(Ahorro
gastos en corte de csped y poda de rboles.
10.Se compr herramientas, como alicates, martillo, llaves de
expansin, llave de tubo, destornilladores, y otras.
11.Se compr impresora multifuncional de tner para ahorrar en
fotocopias.
12.Se Compra de una (1) cartelera para la recepcin.
13.Se remplazaron en dos ocasiones las bombonas y bombillos que
destruyeron vndalos en el costado nororiental, paralela e la auto
norte.

6.7. Otras Gestiones:

1. Se instal la decoracin navidea en todas las zonas de circulacin del
conjunto y la administracin realiz dos novenas de Aguinaldos. As
mismo se instalaron luces navideas en la fachada del Conjunto.
2. Se instalaron en botellas con arena velas encendidas, el da 7 de
diciembre como celebracin del da de las velitas
3. El comit de Obras, adelant el proceso de cotizacin, evaluacin y
seleccin del Contratista del Proyecto de obra civil de Demolicin, e
Impermeabilizacin y Recubrimiento con Mortero en las reas de
circulacin y Jardines; y acabado con Baldosas marca Alfa o similares en
las reas de circulacin del conjunto residencial la esperanza, el cual se
inici la ejecucin el 16 de marzo de 2016.
4. El contrato de las obras comunes se firm el 16 de marzo de 2016,
inmediatamente el Ingeniero Contratista empez a construir su
campamento, el 28 de marzo se inicia en firme el trabajo en las zonas
comunes de nuestro conjunto, primera parte 55%, torres: 2-3-4-5-6-7 y
8. La segunda parte 45% se ejecutara una vez sea entregada la
impermeabilizacin del 55% inicial.
5. Se realizaron diversa gestiones de cotizacin, verificacin y calificacin
para adelantar los proyectos de reparacin e impermeabilizacin de los
tanques de agua potable y cambio de la red hidrulica, montaje de
bombas, cambio de pasa muros en acero inoxidable, adecuacin de
pozos eyectores, obra que ya se ejecut en un 100%.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 34

6.8. RECOMENDACIONES FINALES

El Consejo de administracin y la Administracin pone a consideracin a la
Asamblea y a los prximos integrantes de los rganos administrativos del
Conjunto, el desarrollo de las siguientes actividades:
1. Impulsar el proyecto de ampliacin del Circuito Cerrado de Televisin
para mejorar la vigilancia y reubicacin de cmaras.
2. Realizar estricto control a los trabajos adelantados por la Constructora
de tal manera que se garantice la ejecucin total y con calidad de los
pendientes ya establecidos.
3. Impulsar proyectos comunitarios con el Edil Pablo Emilio Gutirrez para
beneficio de la comunidad del Conjunto. (mejorar el parque, solicitarle la
dotacin de elementos deportivos para el parque, cancha mltiple,
gimnasio ecolgico y el cerramiento definitivo de las puertas del parque,
ya que ha convertido en un bao Pblico para perros y sitio de
drogadictos).
4. Solicitar a la Asamblea Ordinaria la aprobacin para realizar una
auditoria externa de los ltimos 8 aos en que estuvo como
administrador el seor Juan Carlos Rueda.

7. INFORME COMIT DE CONVIVENCIA 2015

Los miembros del Comit de Convivencia elegidos por la ASAMBLEA GENERAL,
reunida en marzo de 2015, design a los residentes Eva de Prada, Mery Penagos,
Yolanda Garca, para contribuir en el cumplimiento de las funciones que estn
consignadas en el Manual de convivencia del Conjunto Residencial La Esperanza
Etapas I II P.H.
En nombre de las integrantes del Comit de Convivencia reciban un salud de
agradecimiento a toda la comunidad por la confianza depositad en nosotras, por su
colaboracin y participacin en cada u no de los eventos realizados; especialmente
a los integrantes del Consejo de Administracin de quienes obtuvimos su
permanente apoyo.
Eventos realizados en el ao 2015
1. Da de las madres
2. Da de los nios
3. Novenas de Aguinaldos
4. Actividad en el parque en horas de la tarde
Agradecimientos especiales
1. Nios del Conjunto, por su activa participacin en todos los eventos, as como a
las madres y abuelas en su da.
2. A la Seorita KAREN CHALOT por su colaboracin en la celebracin de las
novenas.
3. A la persona que dono los helados para una novena

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4. A la seora Eva Prada por los arreglos florales para la recepcin del Conjunto.
Temas preocupantes.
1. Drogadiccin: con tristeza y preocupacin se observ al interior del Conjunto
este flagelo, por lo que recomendamos a los residentes estar atentos de sus
hijos de los amigos.
2. Manejo de Mascotas: Debido al incumplimiento de las normas policivas en
cuanto al uso del collar y bozal, se presentaron agresiones entre los animales y
por ende enfrentamientos entre sus dueos
3. Escndalos, Fumadores, ropas tendidas en las ventanas y arrojo de desperdicios
de comida. Pese a los constantes llamados de atencin tanto verbales como
escritos algunos residentes continan perturbando la tranquilada de los vecinos
con escndalos hasta altas horas de la noche, fumando en las escaleras de los
interiores y en las ventanas de los apartamentos afectando la salud de las
personas y contaminando el ambiente, igualmente se observa a diario como
arrojan por las ventanas que dan a los parqueaderos comida (arroz, pan, maz,
etc.). Se adelant en forma permanente junto con la empresa de vigilancia la
invitacin a que no colgaran ropa a secar en las ventas ya que esto da un mal
aspecto a la Copropiedad.
4. As mismo informamos que hay residentes que arrojan materia fecal y orines en
bolsas plsticas y las botan en el shut; causando infecciones y malos olores a
las personas que manejan las basuras. (Falta de respeto).
5. Manejo inadecuado de basuras y material reciclable: Hacemos un llamado
especial a todos los copropietarios y/o residentes para que tengamos sentido
de pertenencia y compromiso con el manejo de basuras, no arrojar por los Shut
bolsas sin amarrar y tamaos muy grandes ya que ocasiona malos olores y
taponamientos.
Recuerde.
1. Usar bolsas negras para material no reciclable y bolsas blancas para
material reciclable.
2. No arrojar vidrios y materiales de construccin por los shut pueden
ocasionar accidentes al personal que labora en servicios.
3. Informamos que se est normatizando el manual de convivencia como
herramienta para el manejo de la copropiedad.
Eva de Prada
Mery Penagos
Yolanda Garca

8. ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS 2014-2015

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8.1. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2014

Y 2013
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NOTA 1 - ENTIDAD REPORTANTE

El CONJUNTO RESIDENCIAL LA ESPERANZA P.H es una entidad sin nimo de
lucro, con domicilio en la Calle 163 B No.45-32 en la ciudad de Bogot D.C. Su
objeto social es el de administrar en forma correcta y eficiente las zona
comunes y en especial mejorar la calidad de vida de los copropietarios del
conjunto, utilizando para ello los recursos que de acuerdo con el
presupuesto anual sern destinados a garantizar la seguridad de la
copropiedad, mantenimiento de zonas comunes y dems gastos relacionados
con la conservacin de las reas comunes. El Conjunto se identifica para
efectos tributarios y fiscales con el NIT 800.166.969-6.
No es responsable de los Impuestos de Renta, IVA, y de Industria y Comercio; la
nica obligacin tributaria es la Retencin en la Fuente.
Mediante Escritura Publica N 622 del 04 febrero de 2.003, de la Notaria
diecinueve de Bogot, la unidad residencial protocolizo el reglamento de
propiedad horizontal de acuerdo con lo establecido por la ley 675 del 3 de
Agosto de 2001 la cual se encuentra registrada en la Oficina de Instrumentos
Pblicos en el folio de matrcula 50N 142105 y cuya representacin legal est
inscrita en la Alcalda local de Suba.
NOTA 2 - POLTICAS Y PRACTICAS CONTABLES
El Conjunto se acogi voluntariamente al Plan nico de Cuentas (P.U.C.)
vigente para sociedades comerciales en lo que respecta al cdigo contable; se
observan principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia que
son prescritos por el Decreto 2649 de 1993, vigente a partir del 1 de Enero de
1994 el cual modific algunas normas en materia contable.
La contabilidad de la unidad residencial se maneja en forma sistematizada,
utilizando para ello el Programa " DAYTONA, que adquiri la Copropiedad, el cual
cuenta con la respetiva licencia de uso de los programas y que pertenece al
Conjunto.
NOTA 3 DISPONIBLE
El saldo del disponible al 31 de diciembre de 2015, comprenden los saldos
de las siguientes cuentas, que estn debidamente conciliadas y dichas
conciliaciones forman parte integral de la informacin contable.

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NOTA 4 INVERSIONES
El saldo del disponible al 31 de diciembre comprende:

Este CDT fue redimido el 5 de febrero de 2015, conforme a los registros

contables.
NOTA 5 DEUDORES
El saldo de la cuenta de Deudores al 31 de diciembre comprende los
siguientes valores:

NOTA 6 - PROPIEDAD
ACUMULADA

PLANTA

EQUIPO

DEPRECIACIN

La propiedad planta y equipo comprende los siguientes grupos de activos, los

cuales se encuentran depreciados en su totalidad.

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NOTA 7 DIFERIDOS
Representa el saldo por amortizar de la Pliza de reas comunes N43282214
adquirida el da 15 de junio de 2015, a travs de la empresa CHUBB DE COLOMBIA
COMPAA DE SEGUROS S.A., con un cubrimiento del 33,22% del costo de
reconstruccin del conjunto y reconstruccin de los bienes comunes, con vencimiento
el 14 de junio del 2016. El saldo a diciembre 31 es el siguiente:

NOTA 8 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

El saldo de las cuentas por pagar corresponde a los siguientes conceptos:

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NOTA 9 RETENCION EN LA FUENTE

El saldo corresponde al pago pendiente de la Declaracin de Rete fuente a 31 de
diciembre de 2015.

NOTA 11 DIFERIDOS
Corresponde al saldo de cuotas de Administracin pagadas por anticipado y
consignacin sin identificar:

NOTA 12 FONDOS
El saldo
a Diciembre 31/2015 se origina una vez
destinaciones, las cuales se relacionan a continuacin:

realizadas las

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NOTA 13 PATRIMONIO
Corresponde al valor de las reservas, y valor de los excedentes del ejercicio
por el ao terminado el 31 de diciembre comprende:

El origen de los recursos proviene de las cuotas de administracin que son

canceladas por sus copropietarios. En el desarrollo de su objeto social pueden
reflejar en un momento determinado excedentes o prdidas que afectan el
patrimonio de la copropiedad.
NOTA 14 - INGRESOS OPERACIONALES
El saldo de los Ingresos NO operacionales por el ao terminado el 31 de
diciembre de 2015 comprende:

NOTA 15 - GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACION

El saldo de los gastos operacionales de administracin por el ao terminado
el 31 de diciembre comprende los siguientes conceptos y valores:

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NOTA 16 - INGRESOS NO OPERACIONALES

NOTA 17 GASTOS NO OPERACIONALES

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9. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS VS. EJECUCIN

PRESUPUESTAL AO 2015

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C.R. La Esperanza I y II Pgina N 46

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 47

10. CERTIFICACION ESTADOS FINANCIEROS

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11. INFORME REVISORA FISCAL

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12. PROYETO DE PRESUPUESTO Y PLAN DE INVERSIN Y

FINANCIACIN AO 2016

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12.1. PLAN DE INVERSIN Y FINANCIACIN 2016

Teniendo en cuenta las necesidades de la Copropiedad y atendiendo las
normas que rigen actualmente, ponemos a consideracin de la Asamblea el
siguiente plan de inversin, que involucra para su atencin los recursos propios
y el cobro de una cuota extraordinaria.
1. PROYECTO DE INVERSION 2016 CON RECURSOS PROPIOS
a. Ejecucin de las siguientes obras con recursos propios:
b. Mejorar el aseguramiento del Conjunt de acuerdo al avalu que realizo
la aseguradora y nos beneficiemos todos en caso de un desastre.
c. Reacondicionar, remodelar o hacer pintar los Bicicleteros.
d. Compra de extintores que hacen falta en los interiores.
e. Magnetizacin Digital de Copropietarios y visitantes. Y chalecos o un
sistema de identificacin a domiciliarios.
f. Renovacin de sillas y mesas del saln Social
g. Adecuacin de Juegos Electrnicos y medios de Entretenimiento para el
saln social.
h. Reemplazar o Re tapizar los muebles de la Recepcin y compra de
tapetes protectores.
i. Construccin de un cuarto para los materiales reciclables.
j. Canecas de Reciclaje
K. Numerar los Depsitos con placa, de acuerdo a los Certificados de
Libertad.
L. Actualizacin del Reglamento Interno de propiedad horizontal del
conjunto, incluyendo el manual de convivencia.
2. PROYECTOS A FUTURO PARA MEJORAR ELCONJUNTO
RESIDENCIAL:
La Administracin y el Consejo de Administracin; con el fin de mejorar el
aspecto del conjunto, est realizando una evaluacin con personal calificado
de las mejoras ms urgentes que debemos adelantar, paso a paso y
estamos cotizando:
a. Pintura de fachadas y ventanas, arreglo de grietas; para darle un realce
y embellecimiento a nuestro conjunto.
b. Refuerzo, arreglo y pintura de la reja perimetral del conjunto.
c. Plan de Emergencia y evacuacin del Conjunto, con la sealizacin
adecuada.
d. Cambio del techo y mejorar la iluminacin de la Sede Social.
e. Pintura de los techos, arreglo, nivelacin y sealizacin de los
parqueaderos
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13. METODOLOGA Y REGLAS PARA ELECCIN DE REPRESENTANTES AL

CONSEJO
Segn el Artculo 38 de la ley 675 de 2001. Naturaleza y funciones: La
asamblea general de propietarios es el rgano de direccin de la persona
jurdica que surge por mandato de esta ley
Dentro de sus funciones bsicas, se establece en el numeral 5, la siguiente:
5. Elegir y remover los miembros del consejo de administracin y, cuando
exista, al Revisor Fiscal y su suplente, para los perodos establecidos en el
reglamento de propiedad horizontal, que en su defecto, ser de un ao.
Conforme al artculo 58 del Reglamento de Propiedad Horizontal, anualmente la
Asamblea General de Copropietarios elegir por votacin, por el sistema de
cociente electoral, el Consejo de Administracin, el cual estar integrado por
un nmero impar de por lo menos cinco (5) miembros y mximo once (11), los
cuales debern ser copropietarios o mandatarios de personas titulares del
dominio.
Teniendo en cuenta estas consideraciones, a continuacin se expone la
metodologa para la eleccin de los representantes al Consejo de
Administracin 2016-2017:
Se llamar torre por torre comenzando desde el nmero 1 hasta la 10 y se
invitar a las personas que voluntariamente deseen postularse como miembros
del Consejo de Administracin. Es de aclarar que los postulados pueden
postularse por voluntad propia o a solicitud de otros asamblestas. En todo caso
la postulacin debe ser expresamente aceptada por la persona.
La mesa directiva verificar que los postulados cumplan con las condiciones
establecidas en el numeral 3 de este documento.
Se preguntar a los asamblestas si alguien tiene alguna objecin en la
postulacin de alguna de las personas. En caso afirmativo, quien exprese la
objecin, debe argumentarla.
Si llegare a postularse ms de dos personas por una torre, los postulados se
sometern a votacin por parte de los asamblestas presentes en la reunin. En
dicha votacin se tendr en cuenta el voto simple para determinar los
resultados. Quedarn elegidas las dos personas que hayan obtenido la mayora
de votos.
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Una vez elegidos los representantes al Consejo de Administracin, se dar por

conformado el Consejo de Administracin 2016-2017.

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