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NDICE
1 Caractersticas bsicas das organizaes, natureza, finalidade, evoluo, nveis e
departamentalizao. Pgina - 02
224
foi o apelo
produo,
convico de
para o
Princpios Explcitos
1) Planejamento: Substituir a improvisao pela cincia
2) Preparo: Selecionar os trabalhadores (alm das mquinas,
equipamentos e ambiente), treinando-os para produzirem mais e
melhor
3) Controle: Controlar cientificamente a produo, de acordo com
as normais estabelecidas
4) Execuo: Dividir atribuies e responsabilidades
(preparo/planejamento/controle x execuo)
Princpio Implcitos
1) Estudar cuidadosamente o trabalho, antes de determinar como
dever ser executado
2) Decompor o trabalho em seus movimentos elementares e
cronometr-los, para eliminar os inteis e aperfeioar os teis
3) Selecionar cientificamente os trabalhadores
4) Dar aos trabalhadores instrues tcnicas de como trabalhar
5) Separar precisamente as funes de preparao das de execuo
6) Treinar os trabalhadores nessas funes especficas
7) Estabelecer remuneraes timas para a produo padro e alm
do padro
8) Padronizar os utenslios
9) Dividir entre a empresa, os diretores, os executantes e os
consumidores as vantagens do aumento da produo
10) Controlar a execuo do trabalho, para corrigi-la,
aperfeio-la ou premi-la
11) Classificar as mquinas, equipamentos, processos e materiais
a serem utilizados ou produzidos, para tornar mais fcil seu
trato
Racionalizao
1) Produzir mais, com a mesma ou melhor qualidade e com o mesmo
ou menor custo
2) Remunerar melhor os trabalhadores, com o mesmo ou menor custo
3) Manter o ambiente de trabalho agradvel e higinico,
diminuindo o nmero e a gravidade dos acidentes, com o mesmo ou
menor custo
4) Harmonizar ao mximo as chefias com os subordinados
5) Conciliar os interesses de todos
Crticas
1) Mecanicismo: A organizao como uma "mquina"
2) Supeespecializao do operrio
3) Viso microscpica do homem: Tomando-o individualmente e
ignorando-o como ser humano e social
4) Ausncia de experimentos: Que a dessem base cientfica
5) Abordagem incompleta da organizao: Omitindo a organizao
informal
6) Limitao do campo de aplicao: Restringindo-se produo
7) Abordagem prescritiva e normativa: A organizao como ela
deveria funcionar (um "receiturio"), sem explicaes sobre o seu
funcionamento
8) Visualizao da empresa como um sistema fechado: Sem a
influncia do meio ambiente
Departamentalizao
A especializao decorrente da diviso do trabalho pode ocorrer
em duas direes:
. Vertical - quando h um aumento no nmero de nveis
hierrquicos. uma diviso de trabalho em termos de autoridade
e responsabilidade.
. Horizontal - quando h um aumento no nmero de rgos
especializados, no mesmo nvel hierrquico, cada um em sua
tarefa. tambm chamada de departamentalizao, sendo uma
diviso do trabalho em termos de diferenciao de tarefas.
tpica das grandes organizaes e busca a homogeneidade das
tarefas, em cada rgo.
Diretoria
Depto. Depto. Depto.
Sabonetes Cosmticos Xampus
. por clientela
de acordo com o tipo de cliente para quem o
trabalho desenvolvido, conforme critrios estabelecidos:
idade, classe social, nvel profissional;
Diretoria
Depto. Moda Depto. Moda Depto. Moda
Jovem Masculina Feminina
Diretoria
Zona. Zona. Zona. Zona.
Norte Leste Oeste Sul
Resumo
Conceitos
1) Aumentar a eficincia da empresa atravs da forma, disposio
e inter-relaes dos seus rgos
2) nfase na estrutura e no funcionamento da organizao
3) Abordagem de cima para baixo e do todo para sua partes
(departamentos)
4) Preocupao com a estrutura
Crticas
1) Abordagem simplificada da organizao formal: Sem considerar
os aspectos psicolgicos e sociais da empresa
2) Ausncia de experimentos: Que a dessem base cientfica
3) Extremo racionalismo: Na concepo da administrao
4) "Teoria da mquina" (Tempos Modernos" - Charles Chaplin): A
organizao como uma "mquina"
5) Abordagem incompleta da organizao: Omitindo a organizao
informal
6) Visualizao da empresa como um sistema fechado: Sem a
influncia do meio ambiente
profundamente pesquisada,
nas suas origens.
deixaram organizao
unicamente na organizao
Resumo
Mayo
Conceitos
1) A empresa como um grupo de pessoas
2) Preocupao com as pessoas
3) O homem um ser social
4) Estudo da organizao informal
5) Importncia do contedo do cargo para o empregado (psicologia)
6) Necessidade de conciliao entre a funo econmica e a funo
social da empresa
7) Recompensas no-materiais
Princpios
1)
2)
3)
4)
5)
6)
o
a
a
o
planejamento,
organizao,
direo e
controle.
organizaes humanas.
Em segundo lugar, vamos encontrar algumas semelhanas muito
fortes entre todas estas organizaes:
Todas elas tm objetivos a serem alcanados;
Para alcanar tais objetivos, realizam certo conjunto de
atividades;
Para executar estas atividades, necessitam mobilizar uma
determinada quantidade de recursos (humanos, materiais,
tecnolgicos, financeiros, etc).
Administrao
dentro de
Ateno:
Estes so considerados os quatro processos mais importantes
da Administrao:
Planejamento
processo de definir previamente os objetivos,
as atividades e os recursos; correspondem a decises a serem
tomadas sobre quais so os objetivos a serem perseguidos , em
que prazo , quais so os resultados esperados , que recursos
sero necessrios , qual ser o caminho a ser trilhado , etc...
Organizao
processo de dividir o trabalho a ser realizado,
bem como as responsabilidades e o poder de deciso e comando;
trata-se da distribuio dos recursos de acordo com um
determinado critrio; o processo de organizao d origem a uma
determinada estrutura organizacional, que nas empresas geralmente
representada graficamente atravs de um organograma.
Direo
processo de garantir a execuo das atividades que
foram planejadas; como fazer com que as atividades sejam de fato
executadas dentro das especificaes e dos prazos previstos; como
manter o pessoal motivado, rumo s metas; como gerenciar as
relaes humanas e o clima organizacional.
Controle
processo de assegurar o cumprimento dos objetivos,
e eventualmente identificar a necessidade de modific-los. So
tambm decises sobre como medir o desempenho da organizao, das
PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
O Processo administrativo aceito hoje como as funes bsicas
do administrador, que constitudo de quatro funes essenciais
bsicas: Planejar, organizar, dirigir e controlar.
PLANEJAMENTO
Tipos de Planejamento:
Planejamento estratgico: o planejamento mais amplo e abrange
toda a organizao.
Planejamento ttico:
o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da
organizao.
Suas caractersticas so:
projetado para o mdio prazo, geralmente para o exerccio
anual.
Envolve cada departamento, abrange seus recursos especficos e
preocupa-se em atingir os objetivos departamentais.
definido no nvel intermedirio, em cada departamento da
empresa.
Planejamento Operacional:
o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade especfica.
Suas caractersticas so:
Tipos de Planos:
O planejamento produz um resultado imediato: o plano. O Plano o
produto do planejamento e constitui o evento intermedirio entre
os processos de elaborao e de implementao do planejamento.
Existem quatro tipos de planos: os relacionados a mtodos,
denominados procedimentos; os relacionados a dinheiro,
denominados oramentos, os relacionados com o tempo, denominados
programas ou programaes, e, por fim, os relacionados com
comportamento, denominados normas ou regulamentos.
ORGANIZAO
Estrutura Organizacional
A estrutura organizacional e a maneira pela qual as atividades da
organizao so divididas, organizadas e coordenadas. Funciona
como a espinha dorsal da organizao, o esqueleto que sustenta e
articula suas partes integrantes.
A funo administrativa de organizar conduz necessariamente criao da
estrutura organizacional, que pode ser definida como o conjunto de
tarefas formais atribudas s unidades organizacionais; as relaes de
subordinao e as comunicaes para assegurar coordenao eficaz entre
rgos e pessoas ao longo das unidades organizacionais.
Estrutura vertical
A estrutura vertical refere-se ao aparato que envolve trs
fatores principais: a hierarquia administrativa, a amplitude do
Amplitude Administrativa
A amplitude administrativa ou amplitude de controle significa o nmero
de empregados que se devem reportar a um administrador. Determina quanto
um administrador deve monitorar estreitamente seus subordinados. Quanto
maior a amplitude de controle, maior o nmero de subordinados para
cada administrador, e vice-versa.
A amplitude administrativa estreita provoca custo administrativo
maior, porque existem mais administradores para cuidar de um
nmero menor de pessoas.
Centralizao/Descentralizao
O grau de centralizao/descentralizao refere-se ao quanto a
autoridade para tomar deciso est centrada no topo ou dispersa
na base da organizao.
A centralizao significa:
A autoridade que decide est localizada no topo da organizao.
A descentralizao significa:
A Autoridade para decidir est dispersa nos nveis operacionais
mais baixos.
Desenho Departamental
O Desenho departamental refere-se especializao horizontal da
organizao e o seu desdobramento em unidades organizacionais que
recebem o nome de departamentos ou divises.
Departamentalizao significa o agrupamento de atividades em
unidades organizacionais e o agrupamento dessas unidades em uma
organizao total.
DIREO
Os sistemas administrativos
Sistemas de punies e recompensas: o administrador pode adotar
um esquema de punies que obtenha a obedincia atravs da
imposio de castigos e medidas disciplinares (nfase nas
punies e nos medos) ou pode adotar um esquema de recompensas
CONTROLE
Fases do Controle
O Controle um processo cclico composto de quatro fases, a
saber:
Tipos de Controle
Cada organizao requer um sistema bsico de controles para
aplicar seus recursos financeiros, desenvolver pessoas, analisar
o desempenho financeiro e avaliar a produtividade operacional.
Dica: O desafio saber como utilizar tais controles e aprimoralos para, com isso, melhorar gradativa e incessantemente o
desempenho de toda organizao.
Controles Tticos: So feitos no nvel intermedirio e referemse a cada uma das unidades organizacionais, sejam departamentos,
divises ou equipes. Geralmente so orientados para o mdio
prazo, isto , para o exerccio anual.
Contudo, a burocracia
tal como ela existe hoje, como a base do
moderno sistema de produo - teve sua origem nas mudanas
religiosas verificadas aps o Renascimento.
Hierarquia da autoridade
A burocracia uma organizao que estabelece os cargos
segundo o princpio da hierarquia. Cada cargo inferior
deve estar sob controle e superviso de um posto superior.
Nenhum cargo fica sem controle ou superviso. Da a necessidade
da hierarquia da autoridade para fixar as chefias nos diversos
escales de autoridade.
Especializao da Administrao
A burocracia uma organizao que se baseia na separao
entre a propriedade e a administrao. Os membros do corpo
administrativo devem estar completamente separados da
propriedade dos meios de produo. Em outros termos, os
administradores da burocracia no so os seus donos ou
proprietrios. O dirigente no necessariamente o dono do
negcio ou um grande acionista da organizao, mas um
profissional especializado na sua administrao.
Resumo
Max Weber (1909)
Conceitos
1) Enfatiza a estrutura formal
2) A empresa um sistema fechado
Princpios
1) Normas e regulamentos escritos
2) Comunicaes formais, documentadas por escrito
3) Racionalizao da diviso do trabalho, de acordo com o
objetivo da empresa
4) Impessoalidade das relaes: "As pessoas mudam, mas os cargos
permanecem"
5) Hierarquia de autoridade
6) Rotinas padronizadas, conforme regras e normas tcnicas
7) Competncia tcnica e meritria: Testes para admisso e
promoo
8) Especializao da administrao: Os donos no so diretores
(surgimento dos administradores profissionais)
9) Profissionalizao do participante: Especialista, ocupante de
cargo, segue carreira
Vantagens
1) Preciso na operao
2) Rapidez nas decises: Devido clareza das atribuies
3) Univocidade de interpretao: Devido normatizao por
escrito
4) Uniformidade das rotinas
5) Continuidade da organizao: Independentemente das pessoas
6) Reduo de atritos entre as pessoas: Devido clareza das
comunicaes
7) Constncia: As mesmas decises so tomadas nas mesmas
situaes, conforme a normatizao escrita
8) Subordinao dos mais novos aos mais antigos
9) Confiabilidade: Uma vez que a empresa dirigida segundo
normas padronizadas (se confia que as decises devidas sejam
tomadas, graas normatizao, pode-se fazer previses)
10) Benefcios pessoais: Com a hierarquia, racionalizao da
diviso do trabalho, treinamentos de especializao, progresso
individual conforme mritos pessoais dentro do plano de carreira
Disfunes
1) Internacionalizao das regras e exagerado apego aos
regulamentos: Os regulamentos passam a ser objetivos, e no meios
2) Excesso de formalismo e de papelrio
3) Resistncia a mudanas: Tudo o que foge s normas no so bem
vindo
4) Despersonalizao do relacionamento
5) Categorizao como base do processo decisrio: Sempre quem
toma a deciso o superior hierrquico, independentemente se
conhece ou no o problema
6) Superconformidade s normas e procedimentos
7) Exibio de sinais de autoridade: Devido valorizao da
hierarquia formal, usa-se uniformes, crachs, tipos de mesa,
tipos de sala, etc
8) Dificuldade no atendimento a clientes e conflitos com o
pblico: O funcionrio atende s normas e ao seu superior,
padronizando o atendimento aos clientes, que desejam tratamento
diferenciado.
Princpios gerais
1) Processo decisrio
diante de uma srie de
alternativas, os decisores selecionam (conscientemente ou
no) a que representa a melhor opo. Seguindo a
hierarquia organizacional, as decises particulares so
reflexos de decises globais. Os processos administrativos
so, por isso, basicamente processos decisrios.
5) Conflito de objetivos
as pessoas que integram uma
organizao devem ser igualmente eficazes (atingindo os
objetivos organizacionais com sua participao) e eficientes
(atingindo suas necessidades individuais).
Resumo
Conceitos
1) O administrador precisa conhecer os mecanismos motivacionais
humanos, para dirigir melhor as pessoas
2) Sempre existe conflito entre os objetivos individuais e
organizacionais, o que deve ser minimizado
3) Processo decisorial: Cada indivduo um tomador de decises,
conforme as informaes que coleta do seu ambiente
4) Comportamento organizacional: O relacionamento entre os
indivduos e a organizao
Princpios
1)
2)
3)
4)
5)
As pessoas
O trabalho
As pessoas
As pessoas
As pessoas
Princpios
1) Apenas quando um nvel de necessidades satisfeito que o
nvel seguinte surge no comportamento
2) Nem todos chegam ao topo da pirmide das necessidades
3) As necessidade inferiores, mais importantes, podem voltar a
ficarem insatisfeitas, motivando novamente o comportamento do
indivduo, sobre as demais
4) Sempre possumos mais de uma motivao e seu efeito sempre
em conjunto
Conceitos
1) O homem essencialmente bom
2) Os indivduos so sobretudo seres humanos
3) O homem um ser em processo de crescimento
4) Aceitao plena e utilizao das diferenas individuais
5) Indivduo com uma personalidade integral
6) Possibilidade ampla de expresso, adequada ao uso eficaz dos
sentimentos
7) Adoo de comportamento autntico
8) Uso do status para o alcance dos objetivos relevantes da
organizao
9) Confiana nas pessoas
10) Desejo e aceitao de riscos
11) O plano de trabalho essencial ao cumprimento de uma tarefa
12) nfase na colaborao entre as pessoas
Princpios
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Etapas
1) Colheita de dados
2) Diagnstico organizacional
3) Ao de interveno
QUADRO COMPARATIVO
NFASE
ESCOLA
PRINCIPAIS ENFOQUES
Tarefas
Cientfica
Racionalizao do Trabalho a Nvel
Operacional
Estrutura
Clssica e
Neoclssica
Organizao Formal
Princpio Gerais do Administrador
Funes do Administrador
Burocracia
Organizao Formal Burocrtica
Racionalidade Organizacional
Estruturalista
Mltipla Abordagem: Organizao Formal e
Informal
Anlise Intra-Organizacional e Anlise
Interorganizacional
Pessoas
Humanstica
Organizao Informal
Motivao, Liderana, Comunicaes e Dinmica
de Grupo
Comportamental
Estilos de Administrao
Teoria das Decises
Integrao dos Objetivos Organizacionais e
Individuais
Desenvolvimento
Organizacional
(DO)
Mudana Organizacional Planejada
Abordagem de Sistema Aberto
Ambiente
Estruturalista e
NeoEstruturalista
Anlise Intra-Organizacional e Anlise
Ambiental
Abordagem de Sistema Aberto
Sistmica
Anlise Comportamental (Imperativo Ambiental)
Abordagem de Sistema Aberto
Tecnologia
Contingencial
Administrao da Tecnologia (Imperativo
Tecnolgico)
Tomada de Deciso
O Administrador de Empresas preocupa-se em manter a solvncia da
empresa e tem toda a flexibilidade para trabalhar as informaes
da forma que melhor lhe convier, sem se preocupar com normas
contbeis. Assim, interessa-lhe receita e despesa quando estas
representam entradas e sadas de Caixa. O Regime de Caixa , pois
a base para a tomada de deciso do administrador financeiro .
a) CONTAS A RECEBER
A cada operao de venda a prazo gera-se um documento, podendo
ser uma cpia da nota fiscal, duplicata, bloquete de cobrana
bancria, ou uma planilha de venda em que registre pelo menos o
nome do cliente, o valor e a data de vencimento:
Data .
TiposSaldo Anterior(+) Vendas a
Prazo(-)
Recebimentos(=) Saldo AtualNota Fiscal100,00 100,00 50,00 150,00
Duplicata500,00 500,00
Cheque Pr-Datado50,00 50,00
Total650,00 100,00 50,00 700,00
Controle Dirio de Contas a ReceberAss. do responsvel
b) CONTAS A PAGAR
A cada compromisso que a empresa assume perante a terceiros deve
ser gerado um documento, podendo ser uma cpia da nota fiscal,
duplicata, bloquete de cobrana bancria, ou uma planilha em que
conste pelo menos o nome do credor, o valor e a data do
compromisso:
Data .
TiposSaldo Anterior(+) Entradas(-) Sadas(=) Saldo AtualFornecedores100,00 10,00 9
0,00
Impostos Diversos250,00 20,00 2,00 268,00
Outras Contas50,00 20,00 30,00
Total400,00 20,00 32,00 388,00
Ass. do responsvelControle Dirio de Contas a Pagar
c) CONTROLE DE BANCOS
Todas as contas bancrias que a empresa movimenta devem ser
controladas atravs de um livro de contas correntes ou com a
utilizao de softwares especficos, que na maioria das vezes,
so disponibilizados pelas prprias instituies financeiras (ex:
Ita Banking Line, BB Personal Banking, Microsoft Money, etc.).
Data .
ObservaesDinheiro100,00
Cheques150,00
Outros250,00
Saldo da Composio500,00
10,00
255,00
351,00
214,00
402,00
1.000,00
200,00
1.200,00
(798,00)
Func. ResponsvelComposioTotal Entregue(-) Troco Anterior...........................
........................
(+) Pagamentos Efetuados.....................................
(+) Vales de Retirada.............................................
(+) Valor para troco que ficou...............................
Diferena do Caixa ( A - B )......(+) ou (-)...................................
ConferenteMovimento Dirio de CaixaMovimento de Recebimentos( A ) Valor Recebido n
o Caixa.........................................
Vendas Vista....................................................................
................
Recebimento Vendas a Prazo......................................................
.......
(B) Total de Recebimentos.......................................................
.....................
Data .
Recebimento de Venda Vista10,00
Recebimento de Venda a Prazo10,00
Recebimento de Venda a Prazo pelo Banco10,00
Outros15,00
45,00
Pagamentos a Fornecedores5,00
Pagamento de Despesas3,00
Pagamento de Investimentos5,00
13,00
Saldo Anterior do Caixa15,00
(+) Entradas no Caixa20,00
(-) Sadas do Caixa10,00
25,00
Saldo Anterior de Bancos10,00
(+) Depsitos em Conta Corrente25,00
(+) Depsitos Efetuados35,00
(+) Crditos em Conta Corrente10,00
(-) Cheques Emitidos10,00
(-) Outros Dbitos5,00
65,00
EntradasMovimento Dirio de TesourariaTotal das EntradasSadasTotal das SadasPosio de C
aixa e BancosSaldo Atual do CaixaSaldo Atual em BancosVisto do Responsvel
e) CONTROLE DE DESPESAS
As despesas devem ser registradas em controle especfico,
independentemente se as notas forem vista ou a prazo.
Data .
Ord.DescrioSaldo Anterior(+) Compras(-) VendasSaldo Atual- - - - TotaisControle de Estoque
a) INVESTIMENTO FIXO
aquele destinado aos bens necessrios para a empresa operar.
Por exemplo:
1.
2.
3.
4.
Imveis e instalaes;
Mquinas e equipamentos;
Mveis e utenslios;
Veculos.
QuantidadeSalrio Unitrio
(ao ms)
Total Ms- - rea / FunoDesenvolvimentoVendasTotal GeralAdministraoSomaEncargos Sociais
c) ESTIMATIVA DE CUSTOS
Custos Fixos
Ord.
123456789101112Valor / Ms ( R$ )
DepreciaoDespesas de ManutenoAmortizao Investimento em MarketingOutrosSomaAmortizao
nvolvimento do ProdutoTotalDiscriminaoSalrios + Encargos (MOD Adm/Com)
Retirada Pr-LaboreHonorrios do Contadorgua, Luz e TelefoneAluguisMaterial de Expedie
nteOutros ( 3% sobre a soma )
Custo Total
Custos Variveis
RefernciaValor Total em
R$
Valor de Aquisio10,00
Valor de Aquisio5,00
Oramento2,00
-20,00
-37,00
Unidade (Meta)15
-2,466666667Matria-PrimaEmbalagemDescriminaoCustos de EdioMo-de-Obra (excluir MOD Adm
nistrativa)
Custo Total (A)
Quantidade a ser Produzida (B)
Custo de Vendas/Comercializao
Em %Em R$ .
. - Valores aps ter calculado preo de vendaCustoComisso de VendaICMTotalPISExpedioOut
ros
e) PONTO DE EQUILBRIO
Ponto de Equilbrio a quantidade de unidades a ser vendida para
comear a ter Lucro. Neste ponto, o lucro zero.
1 TrimestreAno .
ProdutoQuantidadePreo
2 TrimestreAno .
ProdutoQuantidadePreo
3 TrimestreAno .
ProdutoQuantidadePreo
4 TrimestreAno .
ProdutoQuantidadePreo
-
UnitrioTotal / R$
UnitrioTotal / R$
UnitrioTotal / R$
UnitrioTotal / R$
ItemValor 1
Trimestre%
Valor 2
Trimestre%
Valor 3
Trimestre%
Valor 4
Trimestre%
1.1.01.1.02.1.03.1.04.2.2.01.2.02.2.03.2.04.3.4.4.01.4.02.4.03.4.04.4.05.4.06.4.
07.4.08.4.09.4.10.4.11.5.6.
DiscriminaoRECEITAS TOTAISVendas VistaVendas a PrazoServios VistaServios a PrazoCUS
OS VARIAVEISMteria-PrimaEmbalagensMo-de-Obra DiretaDespesas com ComercilizaoMARGEM D
E CONTRIBUIOgua, Luz e TelefoneAluguisMaterial de ExpedienteCUSTOS FIXOSSalriosEncarg
os SociaisHonorrios da DiretoriaLUCRO OPERACIONALPONTO DE EQUILIBRIODespesas de M
anutenoAmortizao Desenv. de ProdutosAmotizao Invest. MarketingOutrosContador
h) FLUXO DE CAIXA
Entradas
a) vendas/servios vista
b) recebimento de vendas/servios prazo
c) dinheiro dos scios
e) emprstimos
Sadas
a) fornecedores
b) despesas gerais de administrao (custos fixos)
c) pagamento de emprstimos
d) compras vista
e)despesas de comercializao
1.2.2.1.2.2.2.3.2.4.2.5.3.3.1.3.2.3.3.3.4.3.5.4.
Valor 4 TrimestreDiscriminaoValor 1 TrimestreValor 2 TrimestreValor 3 TrimestreSaldo
nicialENTRADASSOMASAIDASCompras VistaFornecedoresDespesas FixasServios a PrazoEmpretimosDinheiro dos SciosVendas/Servios VistaRecebimento Vendas- SOMADespesas de ComercializaoPagamento de Empretimos- - SALDO DO TRIMESTRE (1+2)-(3)- -
Por exemplo:
(-) Obrigaes AtuaisCapital de GiroCapital de Giro Liquido65.000,00
Direitos Atuais150.000,00
85.000,00
20x220x1250.000,00
175.000,00
75.000,00
10.000,00
1 Perodo
2 Perodo
INTRODUO
So trs, os alicerces da Administrao:
a) finanas: mola propulsora;
b) material: condio para o processo produtivo;
c) pessoal: aciona o processo produtivo.
ADMINISTRAO DE MATERIAIS
A gerncia de materiais um conceito vital que pode resultar na
reduo de custos e no aperfeioamento do desempenho de uma
organizao de produo, quando adequadamente entendida e
executada. um conceito que deve estar contido na filosofia da
empresa e em sua organizao.
Qualidade do material
O material dever apresentar qualidade que possibilite sua
aceitao dentro e fora da empresa (mercado).
Quantidade necessria
Dever ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da
produo e estoque, evitando a falta de material para o
abastecimento geral da empresa, bem como
o excesso em estoque.
Prazo de entrega
Dever ser o menor possvel, a fim de levar um melhor atendimento
aos consumidores e evitar falta do material.
Preo
O preo do produto dever ser tal que possa situ-lo em posio
de concorrncia no mercado, proporcionando empresa um lucro
maior.
Condies de pagamento
Devero ser as melhores possveis, para que a empresa tenha maior
flexibilidade na transformao ou venda do produto.
(Follow Up
To Follow =
mesmo instante )
seguir, acompanhar ; Up =
na mosca, no
ADMINISTRAO DE ESTOQUES
A administrao de estoques constitui um componente importante da
administrao de capital de giro, principalmente quando a empresa
utiliza grandes quantidades de materiais e/ou quando precisa
manter um alto volume de estoques.
3. Poltica de Estoque
A administrao geral da empresa dever determinar ao
departamento de controle de estoque o programa de objetivos a ser
atingidos, isto , estabelecer certos padres que sirvam de guias
aos programadores e controladores e tambm de critrios para
medir o desenvolvimento do departamento.
semicontnuo que
os nveis de
semanas e meses)
todos os
o embarque do
CUSTOS DE ESTOQUE
Todo e qualquer armazenamento de material gera determinados
custos, que so:
a) juros;
b) depreciao;
c) aluguel;
d) equipamentos de movimentao;
e) deteriorao;
f) obsolescncia;
g) seguros;
h) salrios;
i) conservao.
Custo de armazenagem ( I )
Motivada pela concorrncia entre as empresas, tm-se dedicado
intensa ateno minimizao de custos.
ESTOQUE MDIO
diversas parcelas.
Assim, temos:
c) Taxa de seguro
IC = 100 x VALOR ESTOQUE EDIFCIOS
CUSTO ANUAL DO SEGURO
e) Taxa de obsolescncia
f) Outras taxas
Taxas como: gua, luz, etc.
Conclui-se que a taxa de armazenamento :
I = Ia + Ib + Ic + Id + Ie + If
Por exemplo:
Mas.: i = ia + ib + ic + id + ie + if
LOTE ECONMICO
Introduo
A deciso de estocar ou no determinado item bsica para o
volume de estoque em qualquer momento. Ao tomar tal deciso, h
I x t x Q/2
c) Outros ajustes:
lote econmico de produo;
mltiplos itens na compra;
limitao de oramento;
frota prpria
O lote econmico :
O nmero de pedidos :
GESTO DE ESTOQUE
Por gesto de estoque, entendemos o planejamento do estoque, o
seu controle e sua retroao sobre o planejamento. O critrio
bsico da gesto de estoque a minimizao dos custos de ter
e/ou no ter estoque.
A frmula do lucro :
LUCRO BRUTO (Lb) = VENDAS (V)
LB = V
Cv
Ef : . Lb = V
(Ei + C
Ef)
Temos:
CUSTO DE REPOSIO (CR) = PREO UNITRIO (PU) + PERCENTUAL DE
INFLAO CR = $ 2.500,00 + 35%CR = $ 3.375,00
. Objetivos operacionais:
obter maior equilbrio possvel entre, de um lado, a produo e
os custos de manuteno do estoque e, do outro, o servio
prestado ao cliente;
ROTATIVIDADE DE ESTOQUES
A rotatividade ou giro de estoque uma relao existente entre o
consumo anual e o estoque mdio do produto.
800 unid/ano
R = = 8 vezes/ano
100 unid.
estoque mdio
Antigiro =
consumo
3.000
Antigiro = = 1,5 ms
2.000
ESTOQUE MNIMO
O estoque mnimo, tambm chamado estoque de segurana, determina
a quantidade mnima que existe no estoque destinada a cobrir
eventuais atrasos no suprimento e objetivando a garantia do
funcionamento eficiente do processo produtivo, sem o risco de
faltas.
ESTOQUE MXIMO
O estoque mximo igual soma do estoque mnimo com o lote de
compra.
CURVA ABC
A mais importante tcnica para administrar os estoques a
chamada anlise ABC.
Uma vez que se consegue ordenar todos os itens pelo seu valor
relativo, passa-se a classific-los em trs grupos chamados A, B
e C, conforme exemplo a seguir:
JUST-IN-TIME
Just-in-time uma filosofia de administrao que se apia em
princpios que priorizam o aumento da produtividade e da
lucratividade, reduzindo retrabalhos, refugos e desperdcios.
A Filosofia do Just-In-Time
A filosofia Just-In-Time consiste em operar um sistema de
manufatura simples e eficiente, capaz de otimizar o uso dos
recursos de capital, equipamentos e mo-de-obra. Isso resulta em
um sistema de produo capaz de atender s exigncias de
qualidade e de entrega de um cliente, ao menor custo.
Integralizao e Otimizao
Talvez a maneira mais fcil e rpida de uma empresa melhorar a
sua situao financeira seja reduzir as despesas, integrando e
otimizando o sistema de manufatura.
empresa.
Melhoramento Contnuo
Muito freqentemente, as empresas se concentram na produo do
produto e ignoram os efeitos que o sistema de manufatura tem na
produo e nos custos do mesmo.
Compreenso do Cliente
Poucos gerentes ou funcionrios consideram a reduo dos custos
internos dos clientes como parte de suas responsabilidades de
trabalho. Entretanto, para o cliente (particularmente se ele for
um fabricante em regime de OEM), o preo de aquisio no o
custo total de um dado produto. Adicionalmente aos custos bvios,
existe uma srie de custos internos que o cliente deve considerar
ao usar um componente. Abaixo temos a lista de cinco categorias
de custos operacionais internos associados ao uso de materiais
(adquiridos ou fabricados). Todos os itens (at um certo limite)
so resultado da aceitao de desempenho fraco de um fornecedor.
Sob condies iguais, um fornecedor que possa reduzir os custos
operacionais internos de um cliente ter uma vantagem
competitiva.
d) Obsolescncia, refugo.
O Guarda-chuva JIT
O Just-In-Time pode muito bem ser representado como uma filosofia
guarda-chuva , com subsistemas de manufatura integrados em um
sistema global. O JIT no uma colcha de retalhos de sistemas;
entretanto, ele deve incorporar aspectos importantes de outros
sistemas e fundi-los em um sistema sinergstico. Algumas das
principais tcnicas de manufatura que exercem influncia em cima
de um sistema JIT so:
a) sistemas kanban dos japoneses;
b) controle total da qualidade;
c) controle estatstico do processo;
d) tecnologia de grupo.
Sistemas kanban.
A palavra kanban significa registro visual e refere-se ao
sistema de controle de manufatura desenvolvido e usado no Japo.
puxada .
Estoque zero.
Estoque zero, fortemente divulgado pela American Pro and
Inventory Control Society (APICS), define as metas de reduo dos
nveis de estoque para prximo do zero. Muito da filosofia do
estoque zero compatvel com a filosofia e conceitos do JIT.
continua
3. Eliminando a expedio.
Concluso
No fcil selecionar um setor em uma empresa e dizer que o JIT
pode ser incorporado sem considerar o processo de manufatura como
um todo. Em primeiro lugar, no h razo para se ter um programa
de fornecedor JIT sem produo JIT, ou produo JIT sem vendas
JIT.
Um sistema de controle de produo puxado no pode se alimentar
de um sistema de produo empurrado. O resultado de tentar
fornecer para um cliente com entregas JIT sem usar o JIT na
produo um excesso de estoque que no usado e uma falta de
produtos que no planejada.
a fim de se
deve estar
sistemas JIT
so rotinas e
LOGSTICA
CONCEITO
Conforme a origem da palavra, logstica, do francs logistique
(fins do sculo XVIII, reinado de Luis XIV, havia o posto de
Marechal
General de logis responsvel pelo suprimento e
transporte de material blico), tem seu significado relacionado a
parte da arte da Guerra referente ao projeto, desenvolvimento,
obteno, armazenamento, transporte, distribuio, manuteno e
evacuao de material (para fins operativos ou administrativos) .
b) Aspectos Informacionais
Processamento de Dados
Tele informtica
c) Aspectos Gerenciais
Processos de Controle
Mo-de-obra
ADMINISTRAO DE MATERIAIS
Transporte
Estoque
Transporte
Estoque
Processamento
Compras
Programao de entregas
Embalagem
Armazenagem
Manuseio
Embalagem protetora
Armazenagem
Manuseio
Comunicaes /Informaes
Comunicaes /Informaes
b) Transportes
seleo de modo e servio de transporte
consolidao
roteiro
programao de veculos
c) Gesto de Estoques
polticas de estoque de insumos e produtos
anlise da previso de vendas no curto prazo
mix de produtos nos pontos de estoque
quantidade, dimenso e localizao de pontos de estoque
estratgia tipo push ou pull
d) Processamento de pedidos
procedimentos de ligao estoque
pedido de venda
b) Manuseio
seleo de equipamento
poltica de reposio de equipamento
procedimentos de retirada por pedido
colocao e recuperao do estoque
c) Compras / Suprimento
seleo de fornecedores
programao de compras
lotes de compra
d) Embalagem protetora
manuseio
armazenagem
proteo de perdas e danos
e) Programao de produo
especificar lotes de produo
sequenciao da produo
f) Informaes
coleta, armazenagem e manipulao de informaes
anlise de dados
procedimentos de controle
Fluxo de Informaes
Existem dois fluxos importantes no sistema e ambiente logstico:
fluxo fsico
fluxo de informaes
INDICADORES LOGSTICOS
Os indicadores de desempenho utilizados pela logstica servem
para medir o desempenho fsico e econmico de um processo. a
medida de capacidade de um processo produzir consistentemente
conforme requerido pelo cliente, na quantidade, qualidade e no
tempo previsto.
Nvel de Servio
Disponibilidade (% de pedidos atendidos do estoque primrio)
Proporo de pedidos entregues em 48 horas (%)
Processamento do Pedido
Tempo mdio de processamento
Proporo de pedidos processados em 24 horas (%)
Homens/Hora por pedido (HH/Pedido)
Custos de proc. do pedido pela quant. total de pedidos
processados ($/Pedido)
Estoques
Rotao do estoque
Proporo de estoque obsoleto (%)
Armazenagem
Proporo de espao utilizado (%)
Tonelagem por homens/hora (T/HH)
Transporte
Custos do frete como porcentagem dos custos de suprimento (%)
Custos de danos e extravios como porcentagem dos custos de frete
(%)
Equipamento
Disponibilidade (% do tempo total terico)
MTBF (Tempo mdio entre falhas)
MTTR (Tempo mdio para reparo)
Distribuio Fsica
A logstica de distribuio trata das relaes empresa-clienteconsumidor, sendo responsvel pela distribuio fsica de
matria- prima, produto em processo e produto acabado at o ponto
de seu consumo e deve assegurar que os pedidos sejam pontualmente
entregues, precisos e completos.
Postergao de Montagem:
Manter produto em estado neutro tanto quanto possvel potencial
para atender diferentes requisitos de clientes.
Pode usar depsitos para executar tarefas industriais simples.
Postergao de Transporte:
Produtos acabados apenas em poucas facilidades centrais at
pedido ser realizado pelo consumidor; uma vez iniciado processo
logstico, a entrega feita por sistema direto.
Distribuio programada;
Localizao de Depsitos
Uma rede logstica pode ser uma interao complexa dos pontos de
fornecimento, estocagem e demanda final.
Etapas de arquivamento
So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo,
classificao, codificao, ordenao e guarda dos documentos.
Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para
verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a
entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia de
antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referncias
cruzadas.
Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas
que lhe sero atribudas atravs de um processo interpretativo.
Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de
arquivamento adotado.
Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e
codificao adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento e
racionalizar o trabalho.
Emprstimo e consulta
Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por
emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos
encarregados das atividades a que se referem os documentos e s
autoridades superiores, na mesma linha hierrquica.
Arquivo setorial
Estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo as funes
de um arquivo corrente.
Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.
Arquivo especial
Guarda documentos de variadas formas fsicas como:
discos
fitas
disquetes
fotografias
microformas (fichas microfilmadas)
slides
filmes, entre outros.
Arquivo especializado
Tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um
campo
especfico, como:
-
hospitalar
medicina
engenharia
imprensa, entre outros.
Documento de arquivo
Documento
todo material recebido ou produzido por um governo, organizao
ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui
elemento de prova ou de informao.
Quanto ao gnero
Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto , o gnero d
os
documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como:
- Documento escrito ou textual;
- Documento Iconogrfico;
- Documento cartogrfico.
folhas de pagamento
livros contbeis
requisies diversas
atas
relatrios
regimentos
regulamentos
editais
certides
tabelas
questionrios
correspondncias
Ostensivo
Cuja divulgao no prejudica a administrao.
Exemplos:
- notas fiscais de uma loja;
- escala de planto de uma imobiliria
Sigiloso
De conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas
especiais de salvaguarda para sua divulgao e custdia.
Ultrassecreto
Seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser
apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu
estudo ou manuseio.
Exemplos:
- documentos relacionados poltica governamental de alto nvel
e segredos de Estado (descobertas e experincias de grande valor
cientifico.
Secreto
Seu assunto exige algo grau de segurana, mas pode ser do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Exemplos:
- planos, programas e medidas governamentais;
Confidencial
Seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve
ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar
um individuo ou criar embaraos administrativos.
Exemplos:
- informaes relativas pessoal, finanas e material de uma
entidade ou um individuo, cujo sigilo deve ser mantido por
interesse das partes.
Reservado
Seu assunto no deve ser do conhecimento do publico em geral.
Exemplos:
a) partes de planos.
c) Cartas.
Mtodos bsicos
Este mtodo subdivide-se em:
- Alfabtico
- Geogrfico
- Numricos
c) Ideogrfico (por assunto)
Mtodo Alfabtico
- Por nome e sobrenome
Regras de alfabetao:
1. Este mtodo o mais simples de todos e, muito usado. Tem
como elemento principal o nome. H empresas que optam pela
classificao por nome e outras por sobrenome. A classificao
por sobrenome pode trazer a vantagem de diminuir o nmero de
classificaes em relao de nome.
Observao:
. A classificao por NOME, obviamente, subentende a
classificao por CLIENTE, FORNECEDOR, etc.
Exemplo:
Armando Teixeira
Paulo Teixeira
Marcela Teixeira
Vtor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Armando
Teixeira, Marcela
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vtor
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
Exemplo:
Waldilson Santo Cristo
Ademar Santa Rita
Carlos So Paulo
Arquivam-se
Santa Rita, Ademar
Santo Cristo, Waldilson
So Paulo, Carlos
Exemplo:
J. Vieira.
Jonas Vieira
Joaquim Vieira Vieira, Jonas
Arquivam-se
Vieira, J.
Vieira, Joaquim
Vieira, Jonas
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d'Andrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d'
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
Exemplo:
Antnio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Jnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se
Almeida filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Arquivam-se
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor Andr Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Peterson Taques
Arquivam-se
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Taques, Peterson (Dr.)
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Muller
Jorge Schmidt
Arquivam-se
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Muller, Paul
Schmidt, Jorge
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O'Brien
Arquivam-se
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, John
O'Brien, Gordon
Exemplo:
Jos de Oviedo y Baos
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ros
Arquivam-se
Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baos, Jos de
Pina de Mello, Francisco de
Ros, Antonio de los
Exemplo:
Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se
Al Ben-Hur
Li Yutang
Exemplo:
Embratel
lvaro Ramos & Cia.
Fundao Getlio Vargas
A Colegial
The Lbrary of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se
lvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundao Getlio Vargas
Lbrary of Congress (The)
Exemplo:
II Congresso de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3 Congresso de Geologia
Arquivam-se
Congresso de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3)
Mtodo Geogrfico
Este mtodo preferido quando o elemento principal a ser
considerado em um documento a Procedncia ou Local. Por
necessidade de classificao geogrfica, pode-se considerar a
Cidade ou Estado, onde uma pessoa reside, trabalha, nasceu, etc.
Isto facilita roteiros de entrega, trabalhos de estatstica, etc.
As melhores ordenaes geogrficas so:
a) Nome do estado, cidade e correspondente.
b) Nome da cidade, estado e correspondente.
a) Nome do estado, cidade e correspondente.
Exemplo:
Braslia (Distrito Federal) - Silva, Jackson
Braslia (Minas Gerais) - Leite, Edson
Itabaiana (Paraba) - Santos, Terezinha
Itabaiana (Sergipe) - Souza, Lourdes da Costa e
Exemplo:
Exemplo:
As espcies documentais (tipo fsico) - so importantes devem ser adotadas como subdivises auxiliares.
Exemplo:
Assistncia jurdica
Correspondncia
Pareceres
Edifcios e salas
Contrato de locao
Atas de reunies de condomnio
DEFINIES E CONCEITOS
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um
instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e
qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no
exerccio de suas funes e atividades.
classificao decimal.
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
1.1
CLASSE 000
ADMINISTRAO GERAL
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
020
PESSOAL
030
MATERIAL
040
PATRIMNIO
050
ORAMENTO E FINANAS
060
DOCUMENTAO E INFORMAO
070
COMUNICAES
080
(vaga)
090
010
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
020
PESSOAL
030
MATERIAL
040
PATRIMNIO
050
ORAMENTO E FINANAS
060
DOCUMENTAO E INFORMAO
070
COMUNICAES
080
(VAGA)
090
029
039
049
059
069
079
1.2
CLASSE 900
ASSUNTOS DIVERSOS
920
CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS. ENCONTROS.
CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS
930
940
VISITAS E VISITANTES
950
(vaga)
960
(vaga)
970
(vaga)
980
(vaga)
990
ASSUNTOS TRANSITRIOS
910
920
930
940
VISITAS E VISITANTES
950 a 980
(VAGAS)
990
ASSUNTOS TRANSITRIOS
2.1
2.1.1
2.1.2
ARQUIVAMENTO
Exemplo:
Pasta: 061
PRODUO EDITORIAL
Dossis: 061.1
061.2
Exemplo:
Pasta: 021.2
EXAMES DE SELEO
2.2
. ESPECIFICAES:
Cor BRANCA
Via- UMA
Formato A-4
Utilizao ANVERSO
. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:
a) CDIGO DO ASSUNTO: indicar o cdigo de classificao referente
ao assunto sob o qual a folha de referncia estar arquivada, e
que corresponde realmente ao assunto secundrio do documento.
b) RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o contedo do
documento.
c) DADOS DO DOCUMENTO:
. NMERO: indicar o nmero do documento a ser arquivado. Se no
houver, indicar s.n.
. DATA: indicar a data do documento.
. ESPCIE: indicar a espcie do documento: ofcio, carta,
memorando, relatrio, aviso ou outra.
. REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do rgo de origem
do documento, ou seja, do rgo onde foi assinado o documento.
. DESTINATRIO: indicar o setor para onde foi destinado o
documento.
d) VER: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto
sob o qual o documento est arquivado.
2.3
. ESPECIFICAES:
Cor BRANCA
Via DUAS
Formato 11 x 15,5cm
Utilizao ANVERSO
. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:
e) CLASSIFICAO: indicar o cdigo de classificao referente ao
assunto do documento a ser emprestado.
CLASSE 000
ADMINISTRAO GERAL
010
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
020
PESSOAL
030
MATERIAL
040
PATRIMNIO
050
ORAMENTO E FINANAS
060
DOCUMENTAO E INFORMAO
070
COMUNICAES
080
(vaga)
090
ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS
010.3 AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES
t) Ordenar por unidade organizacional, quando necessrio.
EDITORIAIS
012.2 DIVULGAO INTERNA
012.3 CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE
- Incluem-se cartazes, folhetos, anncios, folders e outros
documentos de carter promocional.
020 PESSOAL
020.1 LEGISLAO
x) Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, estatutos,
regulamentos, procedimentos, estudos e/ou decises de carter
geral e boletins administrativo, de pessoal e de servio.
024.2 FRIAS
hh) Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de frias e abono
pecunirio, ver 024.137.
024.3 LICENAS
- Incluem-se documentos referentes aos estudos, normas e
procedimentos sobre todas as licenas concedidas aos servidores.
- Ordenar por:
acidente em servio
adotante
afastamento do cnjuge/companheiro
atividade poltica
capacitao profissional
desempenho de mandato classista
doena em pessoa da famlia
gestante
paternidade
prmio por assiduidade
servio militar
tratamento de interesses particulares
tratamento de sade (inclusive percia mdica)
- Ver tambm 024.4, 024.91 e 029.11.
024.4 AFASTAMENTOS
- Quanto ao afastamento para misses fora da sede e viagens a
servio no pas ou no exterior, classificar em 029.21 e 029.22,
respectivamente.
- Ordenar por:
para depor
para exercer mandato eletivo
para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE)
para servir como jurado
fardamento/uniforme
moradia
vale-transporte
- Ver tambm 026.12.
funeral
natalidade
recluso
- Ver tambm 024.92.
026.13 APOSENTADORIA
- Quanto ao abono ou provento provisrio, ver
024.112.
026.131 CONTAGEM E AVERBAO DE TEMPO DE SERVIO
026.132 PENSES: PROVISRIA, TEMPORRIA E VITALCIA
026.19 OUTROS BENEFCIOS
026.191 ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOS A SERVIDORES
026.192 ASSISTNCIA SADE (inclusive pronturio mdico do
servidor e planos de sade)
026.193 AQUISIO DE IMVEIS
026.194 OCUPAO DE PRPRIOS DA UNIO
026.195 TRANSPORTES PARA SERVIDORES
026.2 HIGIENE E SEGURANA DO TRABALHO
- Quanto ao pagamento de adicionais de periculosidade,
insalubridade e atividades penosas, classificar em 024.133,
024.134 e 024.135, respectivamente.
030 MATERIAL
kk) Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes,
procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral.
030.1 CADASTRO DE FORNECEDORES
037 INVENTRIO
- Quanto aos inventrios de documentao bibliogrfica,
classificar em 062.5.
037.1 MATERIAL PERMANENTE
037.2 MATERIAL DE CONSUMO
040 PATRIMNIO
nn) Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes,
procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral.
042 VECULOS
- Sugere-se abrir uma pasta para cada veculo.
051 ORAMENTO
051.1 PROGRAMAO ORAMENTRIA
051.11 PREVISO ORAMENTRIA
051.12 PROPOSTA ORAMENTRIA
051.13 QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA (QDD)
uu) Incluem-se documentos referentes s metas e destinao de
recursos e receitas por fontes.
051.14 CRDITOS ADICIONAIS
vv) Incluem-se documentos referentes aos crditos suplementar,
especial e extraordinrio.
051.2 EXECUO ORAMENTRIA
051.21 DESCENTRALIZAO DE RECURSOS (DISTRIBUIO ORAMENTRIA)
ww) Incluem-se documentos referentes s transferncias,
proviso, destaques, estornos e subvenes.
051.22 ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL (PESSOAL/DVIDA)
051.23 PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
052 FINANAS
052.1 PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO
052.2 EXECUO FINANCEIRA
067 INFORMTICA
067.1 PLANOS E PROJETOS
067.2 PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (inclusive licena e registro de
uso e compra)
067.21 MANUAIS TCNICOS
070 COMUNICAES
fff) Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes,
procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral.
CLASSE 900
910
ASSUNTOS DIVERSOS
940
VISITAS E VISITANTES
950
(vaga)
960
(vaga)
970
(vaga)
980
(vaga)
990
ASSUNTOS TRANSITRIOS
INTRODUO
2. Prazos de guarda
Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos
nas fases corrente e intermediria, visando atender
exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou,
mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode
3. Destinao final
Neste campo registrada a destinao estabelecida que pode ser a
eliminao, quando o documento no apresenta valor secundrio
(probatrio ou informativo) ou a guarda permanente, quando as
informaes contidas no documento so consideradas importantes
para fins de prova, informao e pesquisa.
4. Observaes
Neste campo so registradas informaes complementares e
justificativas, necessrias correta aplicao da tabela.
Incluem-se, ainda, orientaes quanto alterao do suporte da
informao e aspectos elucidativos quanto destinao dos
documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais
avaliados.
No que se refere aos documentos relativos pessoal, adotouse o prazo de 52 (cinquenta e dois) anos para os que contm
informaes passveis de consulta no momento da homologao
da aposentadoria, sendo:
kkk) 35 anos . perodo correspondente ao tempo de contribuio
do servidor;
lll) 17 anos . perodo necessrio para o servidor atingir a
idade mxima para a aposentadoria compulsria 70 (setenta) anos,
conforme a Constituio Federal em vigor.
Para assentamentos individuais, aposentadoria e penses definiuse prazo de guarda de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender
aos direitos de pensionistas e provveis descendentes.
APLICAO DA TABELA
4.1
g) Proceder eliminao;
4.2
g) Proceder eliminao;
(guia/relao/listagem de recolhimento);
4.3
c) os documentos devem ser previamente avaliados, identificandolhes valor que justifique o custo da operao;
4.4
A incinerao
processo condenado , quer pelo aumento do ndice
de poluio que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem
do papel, no deve ser adotada. Quando se faz um contrato para
venda desses papeis, deve-se incluir uma clusula proibindo a sua
revenda como documento. A macerao ou qualquer outro tratamento
sempre aconselhvel quando se tratar de documentos
confidenciais.
organizao.
Valores probatrios
Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como
era a sua organizao e de como funcionava, em todos os seus
numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o
mnimo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o
funcionamento. Mediante uma seleo criteriosa de vrios grupos e
Valores Informativos
Os valores informativos derivam da informao contida nos
documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as
reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as
prprias reparties.
So eles:
a) unicidade;
b) forma; e
c) importncia.
Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a
unicidade da informao, quanto a unicidade dos documentos que
contm a informao. O termo unicidade , aplicado informao,
significa que a informao contida em determinados documentos
oficiais no ser encontrada em outras fontes documentrias de
forma to completa e utilizvel. A informao obviamente nica
se no pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um
corpo de documentos a nica boa fonte de informao sobre um
Forma
Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em
conta:
a) a forma da informao nos documentos, e
Importncia
O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar
a documentao que contenha informao que satisfar s
necessidades do prprio governo, e depois disso, por mais
indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do pblico em
geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve
estar certo de que os documentos satisfazem os testes de
unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a fatores
imponderveis
a matrias que no podem ser avaliadas com real
certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio, referem-se
a fatores ponderveis
a assuntos que so passveis de ser
a) o de seleo especial; e
b) o de amostra estatstica.
Concluses
A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em
suposies arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio, baseada
na anlise total da documentao relativa ao assunto a que se
referem os documentos em questo. A anlise a essncia da
avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores
probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o
conjunto da documentao do rgo que os produziu.
Microfilmagem
Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois:
a) reduzir o seu volume;
Filme (rolo)
a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos
documentos. So gerados um filme original (sais de prata) para
acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo) para
consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos
2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos
so chamados de fotogramas.
Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior.
Tambm so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de
segurana e outro para consulta.
Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs
do sistema COM
Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta
do computador para a microficha, atravs da fita spool, sem
passar pelo papel. No mais necessria a impresso
de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de
armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas
em arquivos que sejam bastante utilizados devido facilidade de
seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas
podem ser simples
unicamente para a leitura
ou conjugados
(leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel.
Tecnologia da Informao
Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem,
apresentam alguns problemas que merecem reflexo e exigem
solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo
legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros
contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos
materiais empregados, tornando necessria a transferncia
peridica das informaes para outros suportes; obsolescncia, em
prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessrios
leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na
fabricao de equipamentos e suportes.
Transferncia e recolhimento
Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no
art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ.
encargos.;
Tipos de transferncia
At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica
clssica considerava apenas duas idades dos arquivos:
. administrativa e
. histrica.
. permanente e
. peridica.
Permanente
a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase
sempre, que se indique em cada documento a data em que dever ser
transferido. S aplicada em casos especiais. Peridica a
remoo de documentos, em intervalos determinados.
Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados,
que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e
recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e
informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao
de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado
no conjunto da documentao de um determinado assunto ou
atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um
rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de
desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a
arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e tornlos disponveis para serem usados.
Atividades de arranjo
Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos
em fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos e, se
necessrio, dos itens documentais dentro das sries.
. intelectuais e
. fsicas.
de
da
a
dos
1234-
guia,
inventrio,
catlogo e
repertrio.
Guia
Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na
utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivos
permanente. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se
prope a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no
arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza,
a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo
integrante do acervo total do arquivo.
Inventrio sumrio
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de
uma de suas divises so identificadas e descritas sucintamente.
Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao
deve refletir o arranjo adotado para a disposio do fundo, ou
parte dele, como uma srie, por exemplo. Sua finalidade
descrever a composio do fundo
ou parte dele, pela enumerao
de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao
mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de
busca para cada fundo.
O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo
informaes sobre os seguintes elementos:
Inventrio analtico
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um
fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas
pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um
Catlogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico,
cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os
documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma
sumria ou pormenorizada. Sua finalidade agrupar os documentos
que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos
num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada
pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou mais fundos.
Repertrio
o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente
documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais
fundos, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou
geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de
valor que estabelece ou no a incluso de determinado documento.
Sua elaborao s se justifica em casos especficos, quando h
inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A
disposio das entradas e demais informaes se assemelha do
catlogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo
a transcrio de documentos na ntegra.
ndice
ISAD(G)
Norma Geral Internacional de descrio
arquivstica
Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de
descries arquivsticas. Deve ser usada em conjuno com as
normas nacionais existentes ou como base para a sua criao.
Descrio multinvel
Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser
representado numa s descrio, utilizando-se os elementos
descritivos apropriados. Se necessria a descrio das suas
partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se
igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as
descries assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o
fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descries.
NO REPETIO DE INFORMAO
Objetivo: Evitar redundncia de informao em descries
hierarquicamente relacionadas.
Elementos de descrio
Esses elementos so divididos em sete reas:
-
rea
rea
rea
rea
rea
rea
rea
de
de
de
de
de
de
de
identificao,
contextualizao,
contedo e estrutura,
condies de acesso e uso,
fontes relacionadas,
notas e
controle da descrio.
ISAAR(CPF)
Norma internacional de registro de
autoridade arquivstica para entidades coletivas,
pessoas e famlias
Atividades de conservao
A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e,
consequentemente, ao local de sua guarda.
H dois fatores
apontados pela Repartio de Normas Tcnicas
(Bureau of Standards)
que afetam a preservao do material sob
a custdia de um arquivo:
b)limpeza;
c) alisamento;
d) restaurao ou reparo.
Desinfestao
O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A
substncia qumica a ser empregada nesse processo deve passar por
testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua
ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de
desenvolvimento, so completamente destrudos.
Limpeza
a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais
para essa operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um
aspirador de p.
Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel,
expondo-os ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a
95%, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida,
so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas.
Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o
emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de
equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
Restaurao
Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se
tentar a restaurao por qualquer mtodo.
Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o
que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a
flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e
infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo,
que natural, tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos
fungos, alm de exigir habilidade do executor.
Tecido
Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito
fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel
aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o
ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios
ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade
e a flexibilidade.
Silking
Este mtodo utiliza tecido
crepeline ou musseline de seda
de
grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de
amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade
quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios
ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no
entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de
alto custo.
Laminao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma
folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocandoo numa prensa hidrulica.
O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento,
juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A
durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas
sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune
ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode
ser removida com gua e sabo.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A
aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de
fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a
passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.
Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se
aproximam do mtodo ideal.
Laminao manual
Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima
bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor nem
presso, que so substitudos pela acetona. A laminao manual,
tambm chamada laminao com solvente, oferece grande vantagem
queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos
mecanizados.
Encapsulao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de
duplo revestimento.
O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas
nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o
documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o
documento solto dentro das duas lminas.
A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de
restaurao de documentos.
CORRESPONDNCIA INFORMAL
a) Particular, familiar ou social
So os bilhetes, cartas, cartes quando trocados entre
particulares sobre assuntos pessoais, ntimos, de amor, de
amizade, de cortesia, de psames, etc..
Nesse tipo de correspondncia a linguagem usada mais literria
ou coloquial.
CORRESPONDNCIA FORMAL
Possui uma linguagem tcnica, pois precisa ser rpida e exata
para poupar tempo. So elas:
a) Bancria: a correspondncia ligada a assuntos bancrios.
b) Comercial: quando ela se ocupa com qualquer transao
comercial ou industrial.
c) Oficial: aquela enviada por rgos de servio pblico para
se manterem relaes de servio de administrao pblica, civil
ou militar de fundaes ou associaes.
HARMONIA: evite o emprego de cacofonias ( Ex.: "la tinha" "latinha"), de palavras rimadas ou ecos (repetio sucessiva de
finais idnticos). So falhas desagradveis que se percebe lendo
o texto em voz alta.
ESQUEMA
Timbre
Envelope
Observaes:
Abreviaturas e Siglas
S I G L A S
Atualmente as siglas so muito usadas em jornais, livros,
revistas e nos mais diversos documentos, onde aparecem em grande
quantidade.
DF = Distrito Federal
AC = Acre
AL = Alagoas
AM = Amazonas
AP = Amap
BA = Bahia
CE = Cear
ES = Esprito Santo
GO = Gois
MA = Maranho
MG = Minas Gerais
MS = Mato Grosso do Sul
MT = Mato Grosso
PA = Par
PB = Paraba
PE = Pernambuco
PI = Piau
PR = Paran
RJ = Rio de janeiro
RN = Rio Grande do Norte
RO = Rondnia
RR = Roraima
RS = Rio Grande do Sul
SC = Santa Catarina
SE = Sergipe
SP = So Paulo
TO = Tocantins
PR
REDAO OFICIAL
todo ato normativo e toda comunicao do Poder Pblico. Deve
caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de
linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade.
1. PECULIARIDADES DA REDAO OFICIAL
1.1. Impessoalidade
1.2. Linguagem
O texto oficial requer o uso do padro culto da lngua. Padro
culto aquele em que:
a) se observam as regras da gramtica formal,
b) se emprega um vocabulrio comum ao conjunto dos usurios do
idioma.
A obrigatoriedade do uso do padro culto na redao oficial
procede do fato de que ele est acima das diferenas lexicais,
morfolgicas ou sintticas regionais, dos modismos vocabulares,
das idiossincrasias lingusticas, permitindo, por essa razo, que
se atinja a pretendida compreenso por todos os cidados.
A linguagem tcnica deve ser empregada apenas em situaes que a
exijam.
1.3. Formalidade
As comunicaes oficiais devem ser sempre formais. No s ao
correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento, mais do
que isso, a formalidade diz respeito polidez e civilidade.
1.4. Padronizao
A clareza de digitao, o uso de papis uniformes e a correta
diagramao do texto so indispensveis padronizao.
1.5. Conciso
A conciso uma qualidade do texto, principalmente o do oficial.
Conciso o texto que consegue transmitir um mximo de
informaes com um mnimo de palavras.
A conciso , basicamente, economia lingustica. Isso no quer
dizer economia de pensamento, isto , no se devem eliminar
passagens substanciais do texto no af de reduzi-lo em tamanho.
Trata-se exclusivamente de cortar palavras inteis, redundncias,
passagens que nada acrescentem ao que j foi dito.
Deve-se perceber a hierarquia de ideias que existe em todo texto
de alguma complexidade: ideias fundamentais e ideias secundrias.
Essas ltimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalh-las,
exemplific-las; mas existem tambm ideias secundrias que no
acrescentam informao alguma ao texto, nem tm maior relao com
as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.
1.6. Clareza
A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial.
Claro aquele texto que possibilita imediata compreenso pelo
leitor. A clareza no algo que se atinja por si s: ela depende
estritamente das demais caractersticas da redao oficial. Para
ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretaes
que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;
b) o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de
entendimento geral e por definio avesso a vocbulos de
circulao restrita, como a gria e o jargo;
c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a
imprescindvel uniformidade dos textos;
d) a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos
lingusticos que nada lhe acrescentam.
b) do Poder Legislativo
Deputados Federais e Senadores
Ministros do Tribunal de Contas da Unio
Deputados Estaduais e Distritais
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais
Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais
c) do Poder Judicirio
Ministros dos Tribunais Superiores
Membros de Tribunais
Juzes
Auditores da Justia Militar
Braslia. DF
Braslia. DF
So Paulo. SP
Curitiba. PR
alm da finalidade
destinatrio. Os quinze
simplificados para
as modalidades de
2. O PADRO OFCIO
H dois tipos de expedientes que se diferenciam antes pela
finalidade do que pela forma: o ofcio e o memorando. Nos dois
adota-se uma diagramao nica.
f) fecho
h) identificao do signatrio
2.3. Ofcio
Definio e Finalidade
Ofcio a comunicao que expedida exclusivamente para tratar
assuntos oficiais entre rgos da Administrao Pblica ou a
particulares.
Forma e Estrutura
Quanto sua forma, o ofcio segue o modelo do padro ofcio, com
acrscimo do vocativo, que invoca o destinatrio, seguido de
vrgula.
Exemplos:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica
Senhora Ministra
Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar do cabealho ou do rodap do ofcio as seguintes
informaes do remetente:
nome do rgo ou setor;
endereo postal;
telefone e endereo de correio eletrnico.
2.4. Memorando
Definio e Finalidade
O memorando a modalidade de comunicao entre unidades
administrativas de um mesmo rgo, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Tratase, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna.
Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do
memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela
simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar
desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao
memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de
falta de espao, em folha de continuao.
Forma e Estrutura
Quanto sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio,
com a diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado
pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurdicos
Valor documental
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem
de correio eletrnico tenha valor documental, isto , para que
possa ser aceita como documento original, necessrio existir
certificao digital que ateste a identidade do remetente, na
forma estabelecida em lei.
3. EXPOSIO DE MOTIVOS
Exposio de motivos o expediente dirigido ao Presidente da
Repblica ou ao Vice-Presidente para:
a) inform-lo de determinado assunto;
b) propor alguma medida; ou
c) submeter a sua considerao projeto de ato normativo.
Em regra, a exposio de motivos dirigida ao Presidente da
Repblica por um Ministro de Estado.
4. MENSAGEM
o instrumento de comunicao oficial entre os Chefes dos
Poderes Pblicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do
Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da
Administrao Pblica; expor o plano de governo por ocasio da
abertura de sesso legislativa; submeter ao Congresso
Nacional matrias que dependem de deliberao de suas Casas;
apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicaes de tudo
quanto seja de interesse dos poderes pblicos e da Nao.
5. AVISO
So atos emanados dos Ministros de Estado a respeito de
assuntos afetos aos ministrios. Aviso expedido exclusivamente
por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao
passo que o ofcio expedido para e pelas demais autoridades
6. ATA
o registro sucinto de fatos, ocorrncias, resolues e decises
de assembleia, sesso ou reunio. Tem valor jurdico.
Caractersticas:
Por ser um documento de valor jurdico, no pode haver erros.
Caso haja erros constatados durante a redao, usa-se a palavra
digo e, em seguida, corrija o erro. Mas se constatar erro aps a
redao, escreva a expresso:
Em tempo : Na linha xxx, onde se l xxx, leia-se xxx.
Obs: ata s pode ser assinada depois de aprovada e feita
correo se houver.
- A ata redigida por um secretrio ou por um
eventual, na sua falta.
ad hoc ,
Exemplo de ata:
Aos vinte e cinco dias do ms de junho do ano de dois mil e
sete, na sala dois do curso Fortium, unidade Rdio Center, Asa
Norte, s oito horas e trinta minutos, reuniram-se os alunos do
preparatrio para concurso pblico e a professora Graziely para
tratarem de assuntos relacionados redao oficial. Inicialmente
a professora exps os assuntos que regem o texto ( colocar aqui
as narraes do que houve na aula). Nada mais havendo a tratar,
eu, Fulano de Tal, secretrio, lavrei a presente ata que ser
assinada por mim e demais pessoas presentes. XXXXXXXXXXXXXXXX
Assinatura 1
Assinatura 2
Assinatura 3
7. REQUERIMENTO
o instrumento por meio do qual o signatrio
pede, a uma autoridade pblica, algo que lhe parea justo ou
legal.
Generalidades:
- Pode ser feito por qualquer pessoa que tenha interesse no
servio pblico, seja, ou no, servidor pblico.
- Convm que se faa o requerimento na terceira pessoa no na
primeira: FULANO DE TAL, ..., requer ....
Partes:
Vocativo ttulo( tratamento e nome do cargo ou funo) do
destinatrio. Sem saudaes.
Ex: Senhor Delegado Regional da SE,
Prembulo Nome do requerente ( todo em caracteres maisculos,
de preferncia), sua qualificao: nacionalidade, estado civil,
idade, filiao, naturalidade, domicilio, residncia. No caso de
servidor inclui matricula e lotao.
Obs: O nmero de dados sobre o requerente pode ser maior ou
menor, tudo ir depender da finalidade do pedido.
Texto
exposio do pedido em termos claros, simples, precisos e
concisos. Podem-se invocar leis, decretos e outros documentos em
que se fundamenta o pedido.
Fecho:
So usuais os seguintes:
Nesses temos,
pede deferimento
Ou Nestes termos,
aguarda deferimento. Ou
Pode ser abreviado: N. T. P. D.
Exemplo:
Vocativo,
NOME DO REQUERENTE, (dados pessoais e
profissionais), requer dispensa no ponto com remunerao
ordinria para participar de congresso...
Nestes termos,
Pede deferimento.
Local e data
Assinatura
8. CIRCULAR
Texto enviado a vrios destinatrios com um nico contedo. Pode
ser interna ou externa.
Linguagem que deve ser evitada na redao oficial:
No incio de textos:
Informamos que a senhora Graziely Aparecida de Souza assumiu o
excelente cargo ( subjetivo e prolixo)
Vimos informar que
No fecho:
Nada mais havendo para o momento, aproveitamos o ensejo e
colocamo-nos a inteira disposio para esclarecimentos ou
Nada
mais havendo para o momento, aproveitamos o ensejo para desejarlhe um feliz aniversrio
RESUMINDO:
CARACTERSTICAS E OU QUALIDADES DA REDAO OFICIAL
Impessoalidade Uso de termos e expresses impessoais. O
tratamento impessoal refere-se (ao):
1. ausncia de impresses individuais de quem comunica;
2. impessoalidade de quem recebe a comunicao;
3. carter impessoal do prprio assunto tratado.
Formalidade
Uso adequado de certas regras formais. A
formalidade consiste na observncia das normas de tratamento
usuais na correspondncia e no prprio enfoque dado ao assunto da
comunicao.
Conciso Uso de termos estritamente necessrios. Texto
conciso aquele que transmite o mximo de informao com o
mnimo de palavras.
Clareza
Uso de expresses simples e objetivas, de fcil
entendimento, e utilizao de frases bem construdas que evitem
interpretao dbia.
Preciso Emprego de termos prprios e adequados
expresso de uma idia.
Correo Emprego de termos de acordo com as normas
gramaticais.
A utilizao dos elementos citados resultar na
objetividade, caracterstica bsica de uma comunicao tcnica.
Estilo A escolha dos termos e expresses que comuniquem
com seriedade e imparcialidade a mensagem fator de grande
relevncia. Assim, os adjetivos devem ser evitados,
principalmente os flexionados no grau superlativo.
(TIMBRE)
Tipo no /ano/setor
Local e data.
A Sua Excelncia o Senhor
Deputado [Nome]
Cmara dos Deputados
70.160-900
Braslia
DF
Respeitosamente,
Fulano de Tal
Secretrio do Conselho
I - O INDIVDUO
Sendo o grupo composto de indivduos, evidente que o seu xito
depende, estreitamente, das atitudes dos indivduos que o compe.
1) A SIMPATIA:
Os fatores que levam dois indivduos a se simpatizarem so ainda
pouco conhecidos.
2) PREPARO DO INDIVDUO:
H vrios pontos de vista a considerar para que os indivduos
tenham xito no trabalho em equipe:
II
VI
Evitar o tomar a responsabilidade atribuda a outro, a no
ser a pedido deste ou em caso de emergncia;
VII
VIII
4) Conhea a si mesmo:
Antes de culparmos os outros, numa situao de conflito,
recomendvel analisar-se com o cuidado necessrio, a fim de
verificar se a causa do atrito no provm de nosso prprio
temperamento ou da nossa formao. [Acusar outrem de coisas que
no fez, sinal de uma natureza desconfiada; quem possui esta
caracterstica e sabe reconhec-la, dever desconfiar, antes de
tudo, de si mesmo.]
8) O controle de si mesmo:
O controle de si mesmo difcil inicialmente, mas, aos poucos,
se torna um hbito, muito til para melhorarmos as relaes
humanas. (Pierre Weil)
Organizao
CONCEITOS:
1.1
Racionalizao
Departamentalizao
2.1
Tipos de departamentalizao
Exemplo:
1)
Presidente
2)
Gerente
Vendas
Filial Filial
A B
1. POR QU A DEPARTAMENTALIZAO ?
2. CAUSAS DA DEPARTAMENTALIZAO
2.2.1
Exemplo:
Diretrio
Departamento Departamento
Vacinas Medicamentos
2.2.2
Exemplo:
Diviso De
Operaes
Agncia Agncia
Recife Belm
2.2.3
Exemplo:
Unidade
X
2.2.4
Exemplo:
Diviso
Vendas
Seo Seo
Roupas Calados
2.2.5
Exemplo:
Departamento
de Fiao
2.2.6
Exemplo:
Gerente
de Projeto
2.3
Estruturas
3.1
Conceito
3.2
Representao
Organograma
empresa.
3.3
Tipos de organograma
Exemplo:
Clssico Circular
C1 C3
B A1
B A B1
C1 C2 A2 C2 C4
A3
Barra
B
C1
C2
3.4
Tcnicas de montagem
Hierarquia
rgos de linha
so os rgos pelos quais a empresa atinge seus
objetivos (so os rgos de produo).
3.6
Tipos de estruturas
3.6.1
Estrutura linear
I - Caractersticas
6.
7.
8.
9.
II - Vantagens
10. Aplicao simples.
11.
12.
13.
14.
15.
III
16.
17.
18.
19.
IV
Desvantagens
Organizao rgida.
No favorece a especializao.
Sobre carregar a direo.
Exigir chefes excepcionais, tornando difcil a substituio.
Aplicaes
Exemplo:
Diretor
Supervisor Supervisor
Operador Operador
Mq. A Mq. B
3.6.2
Organizao linha-staff
I - Caractersticas
Os dirigentes, em quaisquer nveis, podem dispor, segundo suas
necessidades de um rgo de estudos, pesquisas, informaes,
sugestes, planejamento e coordenao, etc. Estes rgos so
denominados staff e tem a finalidade de prestar assessoramento,
exercendo somente a autoridade das ideias.
II
Vantagens
III
Desvantagens
IV
Aplicaes
Exemplo:
Presidente
STAFF
3.6.3
I - Caractersticas
33. Direo plural ou colegiada : a tomada de decises pertence
ao grupo.
34. A responsabilidade da execuo impessoal.
35. Situa-se em nvel hierrquico superior.
36. Embora as ordens partam de um colegiado, os empregados se
reportam um nico chefe.
37. Denominaes caractersticas : junta, comisso, conselho,
tribunal, diretoria, etc.
II
Vantagens
III
Desvantagens
IV
Aplicaes
Exemplo :
Direo Geral
Conselho de Administrao
Comisso Comisso
Consultiva RH
Diretoria Executiva
Assessoria Assessoria
3.6.4
I - Caractersticas
A principal caracterstica deste tipo de agrupamento a natureza
das atividades dos trabalho. Cada empregado pode receber
simultaneamente ordens de mais de um supervisor. Ela d nfase
tcnica e especializao.
II
Vantagens
III
50.
51.
52.
53.
IV
Desvantagens
Difcil aplicao exigindo grande habilidade gerencial.
Exige maior cuidado no processo de coordenao.
Difcil manuteno da disciplina.
Elevado custo de implantao.
Aplicaes
3.6.5
I - Caractersticas
A estrutura divisional caracterizada por vrias atividades mas
vinculadas a um objetivo comum, ou melhor especfico dentro da
unidade organizacional, geralmente denominada diviso de
produo. Esta diviso pode ser constituda como uma verdadeira
empresa no plano gerencial, como um autntico centro de lucro,
devendo seus dirigentes dispor dos recursos indispensveis ao
pleno atendimento das responsabilidades que lhes so conferidas
pela direo superior da empresa.
II
Justificativas
III
Tipos de estrutura
divisional
Exemplo :
General Eletric Company
Conselho de Administrao
Diviso de
Eletrnica
Diviso de
Propulsores
Conselho
3.6.6
I - Caractersticas
61. Sua base exclusivamente a funo.
62. Cada departamento desenvolve uma nica funo.
63. D nfase na tcnica e no processo de trabalho
(especializao).
64. Objetivo permanente. Longo prazo. Rotinizada.
II
65.
66.
67.
68.
69.
70.
III
Vantagens
Solidificao da especializao.
Flexibilidade no uso da mo de obra.
Uniformidade em normas e procedimentos.
Centralizao de recursos similares cada funo.
Conhecimentos so transferidos de um projeto para outro.
Perspectiva de carreira para profissionais.
Desvantagens
Exemplo :
Direo Geral
Diretoria
Executiva
3.6.7
Pressupostos ou Caractersticas
II
Outras Caractersticas
III
Vantagens
IV
Desvantagens da estrutura
Diretoria Executiva
Vice
presidente
Projeto
Vice
presidente
Projeto
Vice
presidente
Marketing
Vice
presidente
Engenharia
Vice
presidente
Produo
Vice
presidente
Servios
Grupo de engenharia de
sistema
Grupo de
planejamento e
controle da produo e
do produto
Direo Geral
Conselho de Administrao
Comisso Comisso
Consultiva Salrios
Comisso Comisso
Tcnica Finanas
Pesquisa e Assessoria e
Desenvolvimento Planejamento
3.6.8
Estrutura Matricial
I - Caractersticas
92. uma excelente alternativa principalmente para as
organizaes que desenvolvem projetos.
93. Multidimensional, por se utilizar de caractersticas de
estruturas permanentes, por funo e por projeto.
94. permanente, sendo temporrio apenas os grupos de cada
projeto.
95. Proporciona a empresa condio de flexibilidade e de
funcionalidade adequada para atender as mudanas ambientais.
II - Vantagens
97. Equilbrio de objetivos tanto pela ateno dispensadas s
reas funcionais quanto s coordenaes de projetos.
98. Grande flexibilidade para enfrentar ambientes
organizacionais de alta complexidade envolvendo riscos,
incertezas e conflitos.
99. Viso dos objetivos dos projetos atravs das coordenaes.
100. Desenvolvimento de um forte e coeso trabalho de equipe que
se identificam com as metas dos projetos.
101. A utilizao de mo de obra pode ser flexvel, porque se
mantm uma reserva de especialistas nas estruturas
permanentes.
102. O conhecimento e a experincia podem ser transferidos de um
projeto para outro.
III - Desvantagens
103. Sub utilizao de recursos, com objetivo de se obter a
cobertura completa dos projetos, gerando insucesso na
obteno de economias.
104. O homem do meio geralmente trabalha para dois chefes :
verticalmente se reporta ao seu gerente funcional e,
horizontalmente ao coordenador de projetos, ficando em
posio incmoda em caso de conflito.
105. O gerente funcional julga que o coordenador de projeto
interfere em seu territrio e esse por sua vez julga que tem
pouca autoridade nas reas funcionais.
Gerente de Projetos:
106. Atividade gerencial de direo e avaliao do projeto.
107. Planejamento, proposio e implementao da poltica de
gerncia do projeto.
108. Assegurar a compatibilidade de projeto com os compromissos
da organizao.
Gerentes Funcionais
109. Manter as tarefas dentro do cronograma e do oramento.
110. Estabelecer a poltica funcional, e as normas de
procedimento.
111. Selecionar elementos de direo devidamente capacitados.
Vice
Presidente de
Servios
Vice
Presidente de
Produo
Vice
Presidente de
Finanas
Vice
Presidente de
Engenharia
Vice
Presidente de
Projetos
Supervisor
de Servios
Supervisor
de Produo
Supervisor
de Finanas
Supervisor
de
Engenharia
Projeto A
Projeto B
Projeto C
Diretoria
Executiva
Assessoria Assessoria
Pesquisa e Planejamento
desenvolvimento
3.7
Mercado
Governo Mo de Obra Concorrncia Consumidor
CARACTERSTICAS
ESTRUTURA POR
ORGANIZACIONAIS
FUNO
PRODUTO
MATRIZ
PROJETO
Ambiente
Estvel
Relativa
instabilidade
Instvel
Muito Estvel
Incerteza
Baixa
Mdia
Alta
Muito Alta
Complexidade
Baixa
Mdia
Alta
Muito Alta
Diferenciao
Baixa
Alta
Alta
Mdia
Dimenso
Pequena
Mdia
Mdia
Grande
Tecnologia
Tradicional
Complexa
Muito
Complexa
Nova
Durao
Curta
Mdia
Mdia
Longa
Cliente
Diversos
Diversos
Mdio
nico
Importncia
Pequena
Mdia
Elevada
Muito Elevada
Tempos Crticos
Baixo
Mdio
Relativamente
Elevado
Elevadssimo
Natureza da
Estrutura
Permanente
Permanente
Mista
Temporria
4.0 - Produtividade
4.1
4.2
4.3
Produtividade = Produo
Recurso + Resultado
4.4 - Produtividade
O que um cliente ?
6.1
Conceitos bsicos
6.2 - Adequao
6.3
Finalidades do controle
7.1
1.
2.
3.
4.
Objetivo
7.2
Consequncias
1. Reduzir os custos.
2. Aumentar a produtividade.
3. Diminuir o tempo.
7.3
7.4
7.5
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Os princpios da administrao so :
Prever
Organizar
Comandar
Coordenar
Controlar
7.6
7.7
Fases:
IC
PDA
TC
UDI
IT
UDA
TT
Folga total.
FL
Folga livre.
FD
Folga dependente.
FI
Folga Independente.
7.8
Vantagens do mtodo
7.9
7.10
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
reas de aplicao
7.11
Pesquisas.
Todos os tipos de construo.
Projeto, plano ou programa novo.
Manuteno.
Planejamento militar.
Montagem em geral.
Projetos administrativos em geral.
Controle de custos.
Os relatrios
20.
21.
22.
23.
24.
25.
7.12
2. Atividades ou tarefas
uma ao ou um conjunto de aes definidas por uma durao de
tempo e recursos.
4. Evento inicial.
5. Evento final.
B
1 2
6. Diagrama ou rede
um grfico de ramos dirigidos, obedecendo a determinadas regras
e normas de montagem.
7.13
CONCEITOS E NORMAS
1.
2.
3.
4.
5.
7.14
N I
N J
Atividade
A D
B E
1 2 1 3
B 2
Precedente Atividade
A C
AB D
A C A C
B D B D
Errado Certo
Nota: Evento ou n
7.15
Numerao da rede