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Ttulo: Informatizacin de cooperativas agrcolas:

Gua prctica...
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Producido por: Departamento

Econmico y Social
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Ms informacin

4. Elaboracin del plan de ejecucin del proyecto

Antes de desarrollar un plan de este tipo, tmese un tiempo para reflexionar sobre cules son las
cuestiones principales que deber abordar el plan:
Qu ventajas se prev que ofrezca a las partes interesadas?
Cules son los riesgos?

Qu tipo de tecnologa necesita?

Qu servicios de la cooperativa cubrir el plan?

Qu personal se ver involucrado en el proceso?

Cmo podemos garantizar un rendimiento ptimo?

Cmo puede realizarse el mantenimiento del sistema a largo plazo?

Una vez que haya reflexionado sobre las respuestas a estas preguntas, es el momento de dar el
siguiente paso: elaboracin de un plan detallado de ejecucin del proyecto.

Tmese su tiempo, porque los errores pueden tener consecuencias costosas. No olvide tampoco que
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para garantizar el xito del proceso de diseo deber contar con la mxima participacin posible.
Antes de seguir adelante, consulte a otras personas: cuatro ojos ven ms que dos. A continuacin
se describen algunas de las tareas que deber llevar acabo:

El diseo del plan de ejecucin del proyecto constituye un paso MUY importante que requiere una
profunda reflexin, ya que las modificaciones son mucho ms costosas una vez implantados los
sistemas.

DEFINICIN DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Y DE LA META

EMPRESARIAL

Decisin sobre el tamao y la duracin del proyecto. La disponibilidad de fondos

remanentes de la cooperativa, la experiencia de sus empleados y la influencia de los
proveedores locales de equipos informticos repercutirn en el tamao y la duracin del
proyecto. Una de las causas principales de fracaso de proyectos de informatizacin es la
tendencia a comenzar a una escala excesiva. Sera recomendable avanzar con cautela, paso a
paso, de modo que los errores sern menores y el costo que ocasione su correccin se podr
asumir ms fcilmente.

Identificacin de objetivos y metas factibles y cuantificables. Divdalos en: objetivos del

proyecto (por ejemplo, informatizacin de los registros contables, gestin ms rpida de
grandes cantidades de datos, mayor exactitud, acceso a un nuevo mercado, industrializacin de
los productos, etc.) y metas empresariales (por ejemplo, aumento de los beneficios en un 20
%, reduccin de los costos financieros en un 30 %, aumento del nmero de miembros en un 10
%).
Obtencin de un acuerdo entre todos los interesados (cooperativistas, empleados y otros)
acerca de los objetivos y las ventajas del proyecto. Intente llegar a un consenso. Las partes
interesadas deben implicarse en el proyecto cuanto antes.

Desarrollo de un mtodo para el seguimiento de la ejecucin del proyecto. Establezca

indicadores de xito mensurables que permitan controlar el progreso. Si es posible, asigne
valor econmico a algunos de los indicadores. Algunos ejemplos son: dinero ahorrado, nmero
de cooperativistas nuevos, beneficios empresariales, mayor nmero de clientes, etctera.

El uso de los sistemas informticos ha permitido a Manfrey Cooperativa de Tamberos de

Comercializacin e Industrializacin Ltda. (Argentina)disponer de informacin sobre la rentabilidad
empresarial de la cooperativa, lo que ha facilitado el acceso a prstamos bancarios.

PASOS PRELIMINARES

Forme un equipo del proyecto cuya responsabilidad principal consistir en ayudarle a elaborar
el plan y supervisar la ejecucin del proyecto, que mantendr relaciones con los programadores
externos (consultores), los administradores y los cooperativistas.
Determine todas las tareas necesarias para alcanzar cada objetivo: recursos humanos
fundamentales, necesidades de capital y presupuesto, anlisis expreso de riesgos, planes para
probar el software, planes de capacitacin, plan piloto y plan de ejecucin. Defina la duracin y
los recursos necesarios para cada tarea. Determine y calcule los costos. Asigne tareas a
personas o grupos de personas.
Determine todos los factores de riesgo y considere la adopcin de medidas para reducir el
riesgo al mnimo.
Defina las referencias a otros documentos clave necesarios: por ejemplo, documento de
evaluacin de riesgos, plan de capacitacin, plan de pruebas del software.

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Establezca un sistema de respaldo: contine usando el sistema manual en paralelo durante

las fases de desarrollo y pruebas. Si el sistema nuevo fallase durante estas fases, no se
perdern datos y las funciones de la cooperativa continuarn desempendose con normalidad.

IDENTIFICACIN DE LOS REQUISITOS PRINCIPALES DEL SISTEMA

Puesto que los programas informticos se disean de modo que slo funcionan en algunas
plataformas (una plataforma se compone del equipo, el lenguaje de programacin informtico y el
sistema operativo), es importante elegir la plataforma ms adecuada. Adems, una vez que se han
elaborado programas para una plataforma concreta, no resulta fcil adaptarlos a otra. Para disear un
sistema informtico adecuado a sus necesidades necesitar asesoramiento profesional, aunque
deber tener en cuenta, como mnimo, las siguientes variables:
Equipos: costo y facilidad de actualizacin. Cuntas computadoras va a adquirir? De qu
marca y qu modelo?
Sistema operativo: costo de la licencia, aos en el mercado, lenguaje, estabilidad.

Niveles de acceso: diferentes usuarios precisan diferentes niveles de acceso a la informacin.

Por ejemplo, los miembros de la directiva elegida debern contar con acceso libre a todas las
cuentas de la cooperativa, mientras que un cooperativista ordinario slo necesitar disponer de
acceso a su propia cuenta. Estos niveles de acceso se deben definir para cada recurso de
informacin y cada perfil de usuario.

Requisitos de facilidad de uso: capacidad de los usuarios de navegar por el sistema de

informacin y utilizar sus funciones. Si en un programa se tienen en cuenta los requisitos de
facilidad de uso, los usuarios lo aceptarn ms rpidamente, ya que ser intuitivo, permitir una
navegacin sencilla, dispondr de un sistema de ayuda incorporado y contar con las funciones
e informes ms demandados.

Cdigo fuente: se compone de una serie de instrucciones de programacin consecutivas escritas por
un programador en un lenguaje de programacin determinado para realizar una tarea concreta.
Posteriormente, estas instrucciones se compilan (se traducen a lenguaje mquina).Lenguaje mquina:
conjunto de instrucciones que puede interpretar una computadora. Habitual mente, los programas de
computadora se venden en forma de cdigo objeto compilado y no se incluye el cdigo fuente, por lo
que no es posible modificarlo ni personalizarlo. Cdigo abierto: cualquier programa cuyo cdigo fuente
pueden utilizar o modificar los usuarios u otros programadores segn estimen oportuno.

DESARROLLO DE UN PLAN DE CAPACITACIN PARA EL PERSONAL Y

LOS COOPERATIVISTAS
Asegrese de designar formalmente un Director del proyecto. Consiga, si es preciso, el
compromiso de que podr contar con los recursos humanos necesarios.

Determine qu aptitudes debern tener el administrador y los empleados para manejar y

mantener el nuevo sistema, cules son sus aptitudes actuales y qu nuevas aptitudes debern
desarrollar mediante la capacitacin.
Elabore un plan de capacitacin. Defina el proceso de reciclaje y adaptacin de los
empleados para que superen el temor a perder su puesto de trabajo, adems de fomentar su
participacin y respaldo.

Asigne personal a la tarea de continuar trabajando con el sistema manual durante el

proyecto, como procedimiento de respaldo. Esta labor es fundamental para garantizar que las
operaciones diarias de la cooperativa y los servicios prestados a los miembros no se vern
afectados negativamente por ningn problema que pueda derivarse de la ejecucin del
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proyecto.

Prevea la posible necesidad de modificar los procedimientos y analice el efecto de estos cambios en
la organizacin, la estructura y los incentivos: la informatizacin no se limita a la instalacin de los
equipos y los programas, sino que altera por completo el mtodo de trabajo habitual; por lo tanto, hay
que prestar una atencin especial al personal, proporcionndole la capacitacin y el apoyo pertinentes
para garantizar que podrn adaptarse al ritmo necesario.

ELABORACIN DEL PLAN DE TRABAJO Y DEL PRESUPUESTO DEL

PROYECTO

Un mtodo sencillo para elaborar un plan de trabajo es organizar la informacin recopilada sobre lo
que se desea hacer en una secuencia jerarquizada: comience por el objetivo, despus pase a los
resultados que contribuyen a la consecucin de dicho objetivo y, por ltimo, a las tareas que
permitirn lograr los resultados. A continuacin se muestra un plan de trabajo parcial correspondiente
a uno de los diversos objetivos posibles:
PLAN DE TRABAJO
Objetivo

1.
Informatizacin
del sistema de
informacin

Resultado

1.1 Sistema
instalado y en
funcionamiento

Tarea

Actividad

1.1.1 Adquisicin 1.1.1.1 Visita a

de hardware y
proveedores de
software
hardware y
software, y
obtencin del
mejor precio

Responsable Fecha

Director del
proyecto

03.06.04

1.1.1.2
Aprobacin de la
compra por el
consejo

Director del
proyecto

10.06.04

1.1.2.2 Pruebas
elctricas

Tcnico
Tcnico

1.1.2 Instalacin 1.1.2.1 Instalacin Tecnico

y cableado de la y cableado
red de
computadoras

1.1.3 Instalacin 1.1.3.1 Instalacin Consultor

del hardware
de los equipos

11.06.04

12.06.04
15.06.04

1.1.4 Instalacin 1.1.4.1 Instalacin Desarrollador

del software
del software
de software

22.06.04

1.1.5.2
Elaboracin del
material
pedaggico

1.1.5
Capacitacin de
usuarios

1.1.5.1
Monitor
Planificacin de la principal
capacitacin

12.06.04

Monitor
principal

25.06.04

1.1.5.3
Organizacin del
programa de
capacitacin

Monitor
principal

27.06.04

El siguiente paso es analizar la cronologa y el orden de todos estos resultados, tareas y actividades
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para obtener una visin de conjunto. Para ello, se suelen emplear un diagrama de barras o de Gantt,
como se muestra en el anexo 4.4.

El ltimo paso es la asignacin de costos a todas estas acciones ordenadas cronolgicamente, con el
fin de anticipar las necesidades de fondos para cubrir los gastos. Despus, esta informacin se
organiza en forma de un plan de gastos o presupuesto mensual o trimestral, como se muestra a
continuacin:
PROYECTO DE INFORMATIZACIN
Descripcin de la tarea o
actividad
Adquisicin de hardware y
software

Gastos previstos
Primer
trimestre
4.500

Instalacin del hardware y

cableado

Segundo
trimestre

TOTAL

Cuarto Total primer

trimestre
ao
4.500

500

Desarrollo del software

Capacitacin del personal

Tercer
trimestre

4.500

500

500
1.500

1.500

3.000

1.500

1.750

8.250

250

250

ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

PARTICIPATIVO

Adems del plan de ejecucin y del presupuesto, deber tambin crear un mecanismo sencillo que
permita vigilar el cumplimiento de la ejecucin del proyecto. Lo habitual es definir hitos claros y
mensurables, es decir: resultados, tareas y actividades que deben realizarse en un plazo determinado
y que deben cumplir ciertas normas de calidad.
Si ha elaborado correctamente el plan de trabajo del proyecto, deber poder obtener del mismo la
mayor parte de la informacin necesaria para vigilar el cumplimiento de la ejecucin. En definitiva,
cuanto mayor sea el nivel de detalle, ms sencillo resultar supervisar el desarrollo del proyecto.
Aspectos y herramientas de planificacin

En la fase de planificacin del proyecto, usted y su equipo debern tomar cierto nmero de decisiones
importantes en relacin con el hardware y el software. Puesto que las decisiones que afectan al
software repercutirn en las actividades posteriores de desarrollo, pruebas, instalacin, formacin y
asistencia, stas deben meditarse en profundidad y con previsin.

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Decisin sobre el tamao del sistema

Su decisin sobre el grado y el alcance de la informatizacin deber tener en cuenta el tamao de la

cooperativa, la experiencia del personal y los recursos financieros disponibles, entre otros factores. Si
la cooperativa es pequea, el personal tiene poca o ninguna experiencia en el uso de computadoras y
dispone de recursos financieros limitados para invertir en el proyecto, el planteamiento ms seguro
ser posiblemente la adquisicin de una computadora, una impresora y software disponible en el
mercado4.

Una vez que usted y su equipo se hayan familiarizado suficientemente con el manejo de la
computadora y han comprendido cmo puede ayudarles a mejorar la gestin de la informacin, puede
ser el momento de adquirir otra computadora y conectarlas en red para compartir informacin ms
fcilmente.
Si su cooperativa es de gran tamao, es posible que algn miembro de su equipo tenga cierta
experiencia en el manejo de computadoras y dispondr de ms recursos. Por lo tanto, puede
comenzar instalando un sistema pequeo de unas 2 3 computadoras, ms una impresora y un
servidor, conectados en red, pero sin olvidar la posibilidad de ampliarlo en un futuro. Este enfoque
precavido es aconsejable por dos motivos: 1) resulta ms econmico, y 2) si se cometen errores y
surgen problemas (lo que con toda probabilidad suceder), tendrn un menor impacto negativo en los
servicios ofrecidos a los cooperativistas o en las actividades comerciales de la cooperativa.

4 La principal ventaja de este planteamiento es que resulta ms econmico y el riesgo es menor. En la actualidad, el costo local de una sola
computadora, con una impresora y un paquete de programas de oficina estndar, es de bastante menos de 2.000 dlares.

Eleccin entre la adquisicin de un paquete de software o el desarrollo de software personalizado En

lo que respecta a la seleccin del software, existen tres posibilidades generales: 1) desarrollar
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(programar) su propio software, 2) personalizar un programa existente, o 3) adquirir un paquete de

software (comercial). El cuadro siguiente puede ayudarle a decidir cul es la mejor opcin en su caso:
Opcin

Desarrollar software
propio:5contratar
programadores para disear
una solucin personalizada.

Ventajas

Desventajas

- Control absoluto de las funciones: el

programa se disea conforme a sus
especificaciones.

- La programacin
informtica es una actividad
compleja.

- Se puede disear en el idioma o

idiomas locales.

- No se puede aprender de
otras organizaciones que
hayan utilizado el software
con anterioridad.

-Se puede corregir, actualizar y ampliar - Se tarda ms en poner en

segn sea necesario.
prctica.

- Se pueden hacer copias del

programa, ya que los derechos de
propiedad intelectual pertenecen a la
cooperativa.

- Puede acabar resultando

ms caro (los
programadores suelen
tardar ms de lo previsto
inicialmente).

- Es necesario contratar a
profesionales informticos
durante un plazo de tiempo
medio.

Personalizar software
existente: contratar a un
desarrollador de software
para adaptar un producto
existente.

- Se tarda menos que en desarrollar un - Control limitado sobre las

programa nuevo partiendo de cero.
funciones y, generalmente,
ningn control sobre la
interfaz.

Adquirir paquetes de
software:7 adquirir una
solucin informtica
preparada aun proveedor
conocido.

- La adquisicin y el mantenimiento
(actualizacin) suelen ser ms
econmicos ya que se produce en
serie.

- La implantacin es ms rpida, ya
que es un producto ya desarrollado y
probado.

- Resulta ms difcil, y
puede ser ms caro, de
mantener6 (actualizar).

- No es posible modificar el
software; slo se puede
configurar en la medida que
lo permita el programa.
- Disponibilidad limitada en
el idioma local.

- Si el programa se ha desarrollado
- Al crecer el sistema, el
para otras cooperativas con
costo de las licencias podra
necesidades parecidas, es probable
llegar a ser alto.
que disponga de ms funciones de las
que necesita inicialmente.
- La asistencia y el mantenimiento son
ms sencillos a largo plazo.

5 Las cooperativas de gran tamao, cuya actividad y transacciones de los cooperativistas son ms complejas, suelen considerar
esta opcin la ms adecuada para sus necesidades.

6 Esto se debe a que los derechos de propiedad intelectual del software (las instrucciones que componen el programa)

pertenecen a una empresa de desarrollo de software. Las modificaciones de las versiones principales llevan tiempo y responden
a las necesidades de todos los clientes, por lo que puede tardarse ms tiempo en realizar cambios o actualizaciones concretos y
resultan ms caros.
7 Las cooperativas ms pequeas, o las que tienen poca o ninguna experiencia con computadoras, suelen considerar esta
opcin como la ms adecuada.

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Instrumentos para la planificacin del proyecto

Existen diversos instrumentos de administracin que pueden ayudar a los administradores a definir y
controlar las tareas y los recursos utilizados, de una forma fcil y organizada. Tres mtodos habituales
son: la tormenta de ideas estructurada, el diagrama de barras (o Gantt) y el diagrama PERT.
Tormenta de ideas estructurada

Una forma fcil de comenzar a definir las metas, los objetivos y las tareas del proyecto es reunir a un
pequeo grupo de personas y emprender un proceso colectivo de resolucin de problemas, lo que se
conoce como tormenta de ideas. Todo lo que se necesita es: una pared difana, una remesa de
hojas en blanco, algunos lpices o rotuladores y cinta adhesiva. En primer lugar, el moderador pega
las hojas de papel en la pared, en posicin vertical, mostrando la estructura lgica del proyecto, como
se ha descrito anteriormente en el apartado sobre el plan de trabajo y el presupuesto, es decir,
comenzando por los objetivos del proyecto, seguidos por los resultados que deben obtenerse para
lograr el objetivo, seguidos a su vez por las tareas necesarias para conseguir cada resultado, las
estimaciones de los tiempos necesarios para completar cada tarea y, por ltimo, la identificacin de
los responsables de las tareas.
A los participantes se les pide que escriban en cada hoja, en muy pocas palabras, cules deberan
ser, en su opinin, los objetivos, los resultados y las tareas del proyecto. El moderador pegar las
hojas en la pared de forma aleatoria y, a continuacin, pedir a los participantes que las agrupen y
clasifiquen por orden de importancia. De este modo, se consigue que todos participen en la definicin
de los aspectos que hay que tratar. Es preferible comenzar con los objetivos y seguir con los
resultados, las tareas, las personas, etc., agrupando y clasificando las ideas en cada etapa, antes de
pasar a la siguiente. Al final de esta actividad, todos los participantes tendrn una perspectiva ms
clara del modo en que se va a estructurar y ejecutar el proyecto.
Diagrama de barras o de GANTT

Los diagramas de Gantt o de barras, como se les suele denominar, se emplean con frecuencia en
la gestin de proyectos; representan grficamente un calendario que ayuda a planificar, coordinar y
controlar las tareas concretas de un proyecto. En un lado del diagrama se enumeran las tareas o
actividades en el orden en que deben realizarse y a la derecha de cada una se representa el tiempo
necesario para completarlas mediante una lnea o barra. Cuanto mayor sea la longitud de la barra,
ms tiempo se necesitar para completar la tarea o actividad. Si mantiene este grfico actualizado
con informacin real del proyecto, podr controlar, detectar e incluso estimar el costo de un retraso en
el proyecto. Elsiguiente es un ejemplo de un diagrama de Gantt muy sencillo.
TAREA

das

Borrador del plan de actividades

Reunin del consejo

Investigacin de las opciones de software

disponibles
Plan de actividades final

El anexo 4-4 comprende un diagrama ms complejo elaborado con un programa de planificacin de

proyectos (MS Project).
Diagrama PERT

PERT es el acrnimo de Program Evaluation and Review Technique (tcnica de evaluacin y revisin
de programas), un mtodo desarrollado por la marina estadounidense en la dcada de 1950. Se trata
de otro instrumento de planificacin empleado para programar, organizar y coordinar las tareas de un
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proyecto. Una de las ventajas del diagrama PERT radica en que ilustra las relaciones entre tareas y
actividades de un modo visualmente ms explcito. El anexo 4.2 es un ejemplo de un diagrama PERT.

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