Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
____________________________________________
____________________________________________
ELABORACIN DE TEXTOS:
MARIE ANNE SALNAVE SANIN
SOL BEATRIZ ARANGO RAMIREZ
NOELIA RODRIGUEZ CUARTAS
MARIA CLARA RINCON
MARIA CLAUDIA LUNA
RAUL CASTRO ANTE
ASESORIA TCNICA
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
____________________________________________
Nota de entrada
Como parte de una serie de publicaciones el presente texto, preparado por
funcionarios del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, ha sido
cedido por esa institucin para ser utilizado como material de apoyo a las
actividades del Proyecto Sistema Nacional de Capacitacin Municipal,
PSNCM.
Para enriquecer el debate acadmico sobre aspectos polmicos de la
Administracin Pblica, la serie de publicaciones contiene no pocas veces la
opinin de sus autores. Con todo, el contenido de los documentos los
compromete slo a ellos y no representan posicin alguna del Proyecto.
Se hace la edicin en hipertexto para facilitar su consulta y mejorar la utilidad
a las administraciones municipales. Con la versin en hipertexto, el PSNCM
asume el desafo de adaptarse a las tecnologas modernas y acercarlas a los
servidores pblicos municipales, quienes, dicho sea de paso, son los
principales destinatarios de esta serie de publicaciones.
La misin del Proyecto est descrita en su nombre: construir un sistema de
capacitacin municipal. La labor de capacitacin demanda apoyos didcticos
y pedaggicos. Justo a ello quiere obedecer la serie de publicaciones del
Proyecto. Por tanto sus pretensiones no son las de un tratado sino mas
bien las de una gua, un manual o una cartilla.
El Proyecto Sistema Nacional de Capacitacin Municipal es adelantado por el
Gobierno Colombiano con el apoyo de la Cooperacin Tcnica de la Unin
Europea. Sus operadores son la Escuela Superior de Administracin Pblica
-ESAP- y la Federacin Colombiana de Municipios -FCM- en coordinacin y
concurrencia con entidades de los ordenes nacional, departamental y
municipal.
THEODOR WERNERUS
Codirector Europeo
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
____________________________________________
PRESENTACION
Para el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica es muy grato
presentar una metodologa sobre la administracin del riesgo, acorde con el
accionar de la administracin pblica y basada en los lineamientos
internacionales que sobre el tema se aplican en la actualidad.
Es nuestro inters, al igual que con todas las propuestas metodolgicas,
generar mecanismos que fortalezcan la cultura de la prevencin de riesgos
en el desarrollo de la gestin institucional y la consecucin de los objetivos
propuestos.
Acorde con los principios constitucionales y las polticas de modernizacin
del Estado, la metodologa para la administracin del riesgo ayuda al
conocimiento y mejoramiento de la entidad, contribuye a elevar la
productividad y a garantizar la eficiencia y la eficacia en los procesos
organizacionales, permitiendo definir estrategias de mejoramiento continuo,
brindndole un manejo sistmico a la entidad.
Nuestra intencin es la de propender porque la administracin del riesgo sea
incorporada al interior de la entidades como una poltica de gestin por parte
de la alta direccin y cuente con la participacin y respaldo de todos los
servidores pblicos; para ello el Departamento con el apoyo del Consejo
Asesor en Materia de Control Interno, han diseado esta metodologa que
esperamos facilite a las entidades pblicas establecer mecanismos para
identificar, valorar y minimizar los riesgos a los que constantemente estn
expuestas y poder de esta manera fortalecer el sistema de control interno.
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
____________________________________________
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN
.................................................................................... 3
20
ANEXOS ...............................................................................................
23
BIBLIOGRAFA .....................................................................................
32
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
____________________________________________
INTRODUCCION
El estudio y manejo de los riesgos no es un tema nuevo, de alguna u otra
forma, las entidades, negocios y grandes empresas han venido desarrollando
planes, programas y proyectos tendientes a darle un manejo adecuado a los
riesgos, con el fin de lograr de la manera mas eficiente el cumplimiento de
sus objetivos y estar preparados para enfrentar cualquier contingencia que se
pueda presentar. Es as como se encuentra que existen diferentes formas de
abordar el tema de los riesgos dependiendo del tamao de la entidad, los
objetivos que persigue, la cultura administrativa, la complejidad de sus
operaciones y la disponibilidad de recursos entre otros.
El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su
vinculo con todo el que hacer, casi se podra afirmar que no hay actividad de
la vida, los negocios o de cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo,
es por ello que la humanidad desde sus inicios busc maneras de protegerse
contra las contingencias y desarroll - al igual que la mayora de las especies
animales - maneras de evitar, minimizar o asumir riesgos a travs de
acciones preventivas1.
Actualmente la direccin moderna concibi una disciplina denominada
Administracin de riesgos o Gerencia de riesgos que es una funcin
de muy alto nivel dentro de la organizacin para definir un conjunto de
estrategias que a partir de los recursos (fsicos, humanos y financieros)
busca, en el corto plazo mantener la estabilidad financiera de la empresa,
protegiendo los activos e ingresos y, en el largo plazo, minimizar las prdidas
ocasionadas por la ocurrencia de dichos riesgos.
En este contexto, las entidades de la administracin pblica no pueden ser
ajenas al tema de los riesgos y deben buscar como manejarlos partiendo de
la base de su razn de ser y su compromiso con la sociedad; por esto se
debe tener en cuenta que los riesgos no solo son de carcter econmico y
estn directamente relacionados con entidades financieras o con lo que se
ha denominado riesgos profesionales, sino que hacen parte de cualquier
1
____________________________________________
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
____________________________________________
GENERALES
ESPECIFICOS
I. Brindar una herramienta que facilite a las entidades una adecuada
administracin del riesgo.
II. Generar una visin general acerca de la administracin y
evaluacin de riesgos, as como del papel de la alta y media
gerencia en coordinacin con la Oficina de Control Interno, con
relacin a los mismos.
III. Proteger los recursos del Estado.
IV. Introducir dentro de los
administracin del riesgo.
procesos
procedimientos
la
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
____________________________________________
2. MARCO LEGAL
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
la
10
____________________________________________
MARCO CONCEPTUAL
11
____________________________________________
los cuales puede actuarse e incurrirse en riesgos que atentan contra la buena
gestin, la consecucin de objetivos, la obtencin de resultados adecuados y
la satisfaccin del inters general como objetivo ltimo de la administracin
pblica.
Pero cules son los riesgos a los que est expuesta una entidad
pblica?
Toda entidad pblica est expuesta a riesgos que estn determinados por
factores de carcter externo, tambin denominados del entorno y que atentan
contra la naturaleza misma de la entidad; igualmente hay factores de carcter
interno que pueden en un momento determinado afectar el cumplimiento de
los objetivos.
Entre los factores externos encontramos: la normatividad en la medida que
se hace parte de un Estado social de derecho; a va de ejemplo se pueden
mencionar cambios constitucionales como el de 1991; jurisprudenciales
como los que se expresan en sentencias que declaran sin efecto normas que
venan aplicndose y que en un momento determinado pueden afectar las
funciones especficas de una entidad pblica y por lo tanto sus objetivos.
Tambin pueden mencionarse las reformas a la administracin y los
constantes recortes presupuestales que contribuyen a minimizar la capacidad
de gestin de las entidades pblicas, lo cual sumado a la reduccin o
eliminacin total del presupuesto de inversin, obliga a considerar en todo
momento el riesgo en que incurre la entidad de no poder cumplir con su
objeto social.
Entre los factores internos encontramos: el manejo de los recursos, los
controles existentes, los procesos y procedimientos, la disponibilidad
presupuestal, la forma como se vinculan las personas a la entidad, los
intereses de los directivos, el nivel del talento humano, la motivacin y los
niveles salariales, entre otros.
Por lo anterior, se hace necesario adems de la identificacin de los riesgos
en las entidades, su anlisis, valoracin e implementacin de un plan de
manejo del riesgo al cual se le haga una evaluacin o monitoreo
permanentes.
En este sentido, es importante sealar el papel de la Oficina de Control
Interno dentro este proceso, el cual es de dos clases, directo e indirecto:
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
12
____________________________________________
Rol directo: Incluir dentro de los hallazgos de los informes de evaluacin del
Sistema de Control Interno realizados conforme a la ley 87 de 1993, Mapas
de Riesgos con enfoque sistmico sobre el rea evaluada, especificando el
riesgo, las causas y los efectos; para con base en ellos realizar
recomendaciones preventivas y/o correctivas y realizar seguimiento a la
evolucin de dichos riesgos con el fin de verificar el cumplimiento de las
recomendaciones propuestas.
Rol indirecto: velar porque al interior de la entidad se implementen polticas
de administracin del riesgo, se conformen grupos que lideren dicho proceso
y propendan por que se implementen mecanismos reales para la
administracin del riesgo.
Igualmente el Decreto 1537 de 2001 en su artculo 4: Administracin de
riesgos especifica que la identificacin y el anlisis del riesgo debe ser un
proceso permanente e interactivo entre la administracin y las oficinas de
control interno o quien haga sus veces con miras a establecer acciones
efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los
responsables de las reas o procesos y dichas oficinas.3
13
____________________________________________
4. METODOLOGIA
DIRECTRICES GENERALES
14
____________________________________________
4.2
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
15
____________________________________________
DESCRIPCION
POSIBLES
CONSECUENCIAS
16
____________________________________________
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
17
____________________________________________
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
18
____________________________________________
ALTA
BAJA
BAJO
IMPACTO
ALTO
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
19
____________________________________________
20
____________________________________________
21
____________________________________________
4.5
IMPACTO
PROBABILIDA
D
CONTROL
EXISTENTE
NIVEL DE
RIESGO
ACCIONES
RESPON
SABLES
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
CRONO
GRAMA
22
INDICADOR
ES
____________________________________________
MONITOREO
23
____________________________________________
AUTOEVALUACIN
La evaluacin del plan de manejo de riesgos se debe realizar con base en los
indicadores de gestin diseados para tal fin y los resultados de los
monitoreos aplicados en diferentes perodos. As mismo, se evaluar como
ha sido el comportamiento del riesgo y si se han presentado nuevos riesgos
que deban ser combatidos.
Si bien es cierto se esta realizando una evaluacin, no se puede entender
que esta es la etapa final del proceso, todo lo contrario con la evaluacin se
esta obteniendo informacin importante para reformular el plan de manejo de
riesgos, agregar las acciones para combatir los nuevos riesgos detectados,
generar dentro de las dependencias y reas un ambiente de compromiso,
pertenencia y autocontrol y posibilitar a travs de la retroalimentacin el
mejoramiento en el logro de los objetivos institucionales.
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
24
____________________________________________
5. DEFINICION DE TERMINOS
I.
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
25
____________________________________________
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
26
____________________________________________
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
27
____________________________________________
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
28
____________________________________________
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Instrucciones Generales
Jefe Oficina
Jefes de Grupo
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
29
de
____________________________________________
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
responsable
de
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
30
No.
RIESGO
POSIBLES CONSECUENCIAS
Sistema de informacin deficiente Deficiencias en el sistema de informacin automatizado que limita la atencin de
los
requerimientos,
objetivos
y compromisos adquiridos.
Mala calidad e el trabajo del Falta de actitudes y aptitudes del personal personal
para desarrollar su trabajo con calidad.
Descontextualizacin
en
los Desactualizacin y repeticin de los temas expuestos.
temas trabajados
-
____________________________________________
Poco Respaldo de la alta Insuficiente respaldo de la alta direccin Direccin a la cultura de para apoyar y promover el fortalecimiento
de la cultura de control interno a nivel autocontrol
nacional.
Inadecuada seleccin del capacitador al no tener en cuenta el perfil y las condiciones necesarias para adelantar la
capacitacin.
de Ausencia de un plan de contingencia que contenga las instrucciones para que el procedimiento sea soportado por un
sistema
alterno
que
cubra
las
eventualidades tanto internas como
externas.
Metodologa poco apropiada para Inapropiada metodologa para ejecutar las la entidad
actividades.
Poca seguridad para dar las Situacin de orden pblico inseguro y -
8
9
Ausencia de
contingencia
capacitaciones
un
plan
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
32
____________________________________________
La capacitacin no responde a El servicio ofrecido no est avante con las 11 las necesidades
necesidades
y
expectativas
que continuamente surgen en los clientes.
12 No hay tecnologa apropiada para No se est acorde con las exigencias las tareas a realizar
derivadas de los avances en las tecnologas informticas.
Obsolescencia organizacional
Incidencia en el procesamiento y calidad de la
informacin; asi como en la agilidad, costos y
credibilidad.
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
33
____________________________________________
MAPA DE RIESGOS
VALORACIN DE RIESGOS Y ACCIONES DEPENDENCIA O ENTIDAD:
DE CONTROL
ENTIDAD DEL ESTADO
No.
RIESGO
Poca cobertura
de la planta de
personal
Sistema
de
informacin
deficiente
IMPACTO
PROBA
BILIDAD
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
34
____________________________________________
Mala calidad e
el trabajo del
personal
ALTO
Adopcin de programas de
capacitacin para incentivar al
personal
y
hacerlo
ms
competitivo.
Lder
proceso
Funcionarios
incentivados
Funcionarios a
incentivar
Lder
procedim
iento
4
Descontextualiz
acin en los
temas
trabajados
MEDIO
Investigacin
y
estudio
permanente de los temas que
estn en boga, relacionados
con control interno.
Lder
proceso
Lder
procedim
iento
Poco Respaldo
de
la
alta
Direccin a la
cultura
de
autocontrol
Capacitador
poco
competente
MEDIO
ALTO
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
Temas de
actualidad
incorporados en
programas de
capacitacin
Temas de
actualidad a
Incorporar en
programas de
capacitacin
Directivos
sensibilizados
Grado de
satisfaccin
personal
capacitado
35
____________________________________________
Ausencia de un
plan
de
contingencia
MEDIO
Lder
proceso
Plan de
contingencia
elaborado
Lder
procedim
iento
8
Metodologa
poco apropiada
para la entidad
MEDIO
Lder
proceso
Lder
procedim
iento
Poca seguridad
para dar las
capacitaciones
BAJO
Programacin
de
capacitaciones en sitios que
representen menor peligro.
Lder
proceso
Grado de
satisfaccin
personal
capacitado
Anlisis
Costos.
de
Determinacin
zonas de alto
riesgo.
Lder
procedim
iento
10
No
existe
coherencia
entre
las
polticas
aplicadas
ALTO
Anlisis
jurdico
de
las
regulaciones y presentacin de
propuestas de mejoramiento, si
lo amerita.
Lder
proceso
Polticas y
normatividad
actualizadas.
Lder
procedim
iento
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
36
____________________________________________
11
La capacitacin
no responde a
las necesidades
ALTO
Lder
proceso
Grado de
satisfaccin
personal
capacitado.
Lder
procedim
iento
12
No
hay
tecnologa
apropiada para
las tareas a
realizar
ALTO
Lder
proceso
Grado
actualizacin
tecnolgica
Lder
procedim
iento
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
37
ANEXO II
CUESTIONARIO SOBRE LA ADMINISTRACION DEL RIESGO
A continuacin se presenta un cuestionario que le permite a las personas
encargadas de adelantar la administracin del riesgo, realizar un diagnostico
sobre el estado en que se encuentra la entidad. Es una ayuda metodolgica
que puede ser utilizada para obtener mayor informacin.
Est usted listo para administrar el riesgo?
Responda las siguientes preguntas usando la escala desde 1 (nunca,) 3 (a
veces) hasta 5 (siempre), con valores intermedios. Deje la casilla en blanco si
no conoce la respuesta:
Nunca
A veces
Siempre
1. Nuestro equipo administrativo discute el
1
2
3
4
5
riesgo en comits directivos
1
2
3
4
5
2. Nuestros reportes sobre decisiones
importantes se refieren al riesgo de dichas
decisiones
1
2
3
4
5
3. La administracin de riesgos es tema de
discusin en nuestros comits de control interno
y directivo.
1
2
3
4
5
4. Administradores asisten a los talleres (tanto
internos como conferencias pblicas) sobre
prcticas de administracin del riesgo
5 Hemos afrontado varias dificultades
1
2
3
4
5
sorpresivas.
1
2
3
4
5
6 Cuando una de mis decisiones se torna
insatisfactoria, el equipo administrativo trata de
aprender de ello.
7 Estoy provisto de las herramientas que
1
2
3
4
5
necesito para valorizar el riesgo.
8 Mi jefe respalda la administracin del riesgo.
1
2
3
4
5
Puntaje < 24:
Administracin del riesgo no es parte de su
organizacin actual. Trabaje en la construccin y apreciacin para el manejo
del riesgo
Puntaje 24-36:
Administracin del riesgo es parte de su organizacin,
pero se requiere su ayuda para convertirla en una mayor parte de la cultura
corporativa de la gerencia.
____________________________________________
Objetivos de la organizacin
Total Desac
desacu uerdo
erdo
Total
Indifer
De
ente acuerd acuerdo
o
1.1
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
39
____________________________________________
Total
Indifer
De
ente acuerd acuerdo
o
2.1
2.2
2.3
2.4
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
40
Total
acuerdo
____________________________________________
2.5
3.1
3.7
3.8
Total
acuerdo
SI
NO
accountability
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
41
____________________________________________
De
Total
Total Desa Indife
desacu cuerd rente acuerdo acuerdo
o
erdo
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
42
____________________________________________
SI
NO
Aumen Disminui
No ha
tado
do
cambiado
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
43
No
est
seguro
____________________________________________
Toma de
decisiones
Monitorea y
reporta
Desacu Indifer De
Total
ente
acuer
desacuer erdo
do
do
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
44
Total
acuer
do
____________________________________________
Total
Desacu Indifere De
erdo
nte
acuer acuer
do
do
45
____________________________________________
Total
Desacu Indifere De
erdo
nte
acuer acuer
do
do
Total
desacuer
do
Desac Indifer
uerdo ente
46
____________________________________________
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
47
____________________________________________
BIBLIOGRAFIA
Cepeda Gustavo. Auditoria y control Interno. McGraw Hill, 1997.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA, Riesgos
de corrupcin en la administracin pblica, Tercer Mundo, 2000
Auditoria Integral.
_____________________________________________________________________
Carrera 6 No. 12-62 Telfono: 3344080 Fax: 3 410515 Bogot D. C., Colombia
48